CONVOCATORIA NO. 001 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2017 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA QUE GARANTICEN LA ADECUADA PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS, BIENES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, NIT. 805023423 – 1, EN LA MODALIDAD FIJA Y MÓVIL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA LA ACTIVIDAD DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA. INDICE 1 CAPITULO CONDICIONES GENERALES .................................................................. 3 1.1 PARTICIPANTES .................................................................................................. 3 1.2 REGÍMEN JURÍDICO APLICABLE ....................................................................... 3 1.3 PRINCIPIOS .......................................................................................................... 3 1.4 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER - CONSECUENCIAS ..... 4 1.5 INTERPRETACION DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER ................................ 4- 5 1.6 ADENDAS DE LA INVITACION ............................................................................ 5 1.7 EXCLUSION Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL…..6 1.8 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION............................................... ...... 6 – 7 1.9 POLITICA DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS............7 1.10 DOMICILIO....................................................................................................7 1.11 SUFUCIENCIA DE LA INFORMACION ENTREGADA................................7 1.12 REQUISITOS PARA PARTICIPAR..............................................................8 1.13 VIGENCIA DEL CONTRATO.......................................................................8 2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS....................................................... 8 2.1 FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS ................ 8 2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS.................. 8 9 2.3 VALOR DE LA PROPUESTA ..................................................................... 9
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CONVOCATORIA NO. 001 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2017 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA QUE GARANTICEN LA ADECUADA PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS, BIENES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, NIT. 805023423 – 1, EN LA MODALIDAD FIJA Y MÓVIL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA LA ACTIVIDAD DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.
1.4 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER - CONSECUENCIAS ..... 4
1.5 INTERPRETACION DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER ................................ 4- 5
1.6 ADENDAS DE LA INVITACION ............................................................................ 5 1.7 EXCLUSION Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL…..6 1.8 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION............................................... ...... 6 – 7 1.9 POLITICA DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS............7 1.10 DOMICILIO....................................................................................................7 1.11 SUFUCIENCIA DE LA INFORMACION ENTREGADA................................7 1.12 REQUISITOS PARA PARTICIPAR..............................................................8 1.13 VIGENCIA DEL CONTRATO.......................................................................8
2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS ....................................................... 8
2.1 FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS ................ 8
2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS .................. 8 -‐ 9
2.3 VALOR DE LA PROPUESTA ..................................................................... 9
OBJETO DE LA INVITACIÓN. Convocatoria No. 001 del 15 de Septiembre de 2017 para la contratación del Servicio De Vigilancia y Seguridad Privada que garanticen la adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, Nit. 805023423 – 1, en la modalidad fija y móvil de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de vigilancia y seguridad privada. 1. CAPITULO CONDICIONES GENERALES.
1.1. PARTICIPANTES.
Podrán participar personas jurídicas, cuyo objeto social contemple las actividades objeto de esta convocatoria y estén legalmente autorizadas para ejercerlas y de conformidad al proceso de Contratación de CLÍNICA NUESTRA. 1.2. REGÍMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso y el contrato que de él se origine, se regirá por el Derecho Privado: Código de Comercio, Código Civil y las demás disposiciones que regulen la materia o resulten pertinentes de acuerdo con las leyes colombianas. 1.3. PRINCIPIOS Los proponentes deberán cumplir con los siguientes principios básicos: a) En Materia de Derechos Humanos:
- Apoyar y respetar la protección de los derechos humanos. - No permitir y ejecutar abusos de los derechos.
b) En Materia Laboral:
- Apoyar los principios de la libertad de asociación sindical y el derecho a la negociación colectiva.
- Eliminar el trabajo forzado y obligatorio. - No usar cualquier forma de trabajo infantil. - Eliminar la discriminación en materia de empleo y ocupación.
c) En Materia de Protección al Medio Ambiente.
- Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos medioambientales - Promover mayor responsabilidad medioambiental - Alentar el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas del medio ambiente
d) En cuanto a mecanismos de anticorrupción.
- Las empresas deberán trabajar contra la corrupción en todas sus formas.
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1.4. NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER - CONSECUENCIAS
La presente invitación no constituye una oferta mercantil en los términos del artículo 845 del Código de Comercio, por consiguiente, el alcance del presente documento no va más allá de ser una simple invitación a presentar una propuesta económica y de servicios, la cual podrá ser aceptada o rechazada por la convocante. El proponente será el que dirija a la entidad una propuesta. La entidad que será destinataria de la propuesta, podrá aceptarla o no, de acuerdo con las reglas generales contenidas en el presente documento o la normatividad contenida en el ordenamiento jurídico colombiano.
El recibo de cualquier propuesta que provenga de las personas destinatarias de esta invitación no equivale a la aceptación de una propuesta ni a la celebración de un negocio o contrato jurídico, ni siquiera condicionado a la inexistencia de una postura mejor de la que se presenta. Si con posterioridad a la fecha de la invitación desaparece el interés de la entidad interesada en recibir propuestas, ellas así lo harán saber mediante una adenda. Por lo que a la presente invitación no le son aplicables los artículos 857 y 860 del Código de Comercio. LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S – CLINICA NUESTRA, no expresan en este instrumento su voluntad inequívoca de contratar, ni la de hacerlo en unas determinadas condiciones, en tal sentido, se reservan el derecho de suspender o terminar en cualquier momento el presente proceso de selección o de contratar o no, aún en el evento en que se hayan recibido propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos para ser consideradas. Decisión que comunicará por el mismo medio mediante el cual se publicó esta Invitación.
NOTA IMPORTANTE: Se advierte que el presente documento y todo el proceso que se derive del mismo no constituye una oferta o propuesta de contrato por parte de LA SOCIEDAD N.S.D.R. SAS, ni una oferta pública de una prestación o premio, ni un pliego de cargos, según los términos establecidos en los artículos 845, 856 y 860 del Código de Comercio Colombiano. 1.5. INTERPRETACIÓN DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER.
Con respecto a la interpretación y entendimiento de los términos de referencia, se deben considerar los siguientes aspectos: a) En la interpretación de esta invitación se preferirá siempre aquel sentido posible de las declaraciones hechas en ella que más se ajuste a su naturaleza, que es la que acaba de indicarse en el numeral inmediatamente anterior. b) Este criterio de interpretación y esta definición de naturaleza prevalecerán sobre cualquier declaración que se haga en este mismo documento y que pueda considerarse contradictoria con aquel o con ésta. c) Sólo son partes integrantes de esta Invitación a Proponer todos sus anexos (si los hubiere) y todas las adendas aclaratorias o modificatorias que LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S expida con posterioridad a la fecha de la invitación señalada en el recuadro inicial de referencia. d) Cualquier otra declaración que ambas entidades hagan y que no esté
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incorporada en una adenda a la Invitación a proponer no será interpretada como si formara parte de la invitación. Prevalecerán en todo caso las declaraciones contenidas en esta invitación sobre cualquier otra declaración que no se encuentre contenida en adendas y que modifique o contraríe lo establecido en esta invitación. e) Si existiere conflicto entre el contenido de esta invitación y alguno o algunos de sus adendas, o entre el contenido de las distintas adendas, prevalecerá lo que se declare en la última adenda sobre todo lo demás. La declaración posterior sólo prevalecerá sobre la anterior si tiene un nivel de especialidad en razón de la materia idéntico o superior al de ésta última. f) Las adendas que tengan función aclaratoria se considerarán como interpretaciones auténticas de las declaraciones aclaradas. g) A las palabras utilizadas en esta invitación se les reconocerá el sentido que tengan de acuerdo con la definición que de ellas mismas se haga en este instrumento. En ausencia de definición en este instrumento, será aplicable la definición que esté contenida en el derecho aplicable. Si el derecho aplicable no contiene una definición, será aplicable el sentido técnico que en el respectivo arte u oficio se le reconoce habitualmente, en lo que se refiera a las palabras técnicas empleadas. A las palabras que carecen de significado técnico se les asignará el que corresponde al lenguaje ordinario. En caso de existir contradicción entre los anexos y los términos de esta invitación, prevalecerá lo establecido en los términos. 1.6. ADENDAS DE LA INVITACIÓN. En el proceso de la presente invitación, LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S puede considerar la incorporación de aclaraciones o precisiones que darán lugar a ADENDAS bajo los siguientes lineamientos: a) Las entidades convocantes pueden modificar o aclarar esta Invitación a Proponer. La modificación puede hacerse mediante la adición de nuevos elementos o mediante la sustracción de algunos de los existentes. La aclaración consiste en precisar el sentido de alguna de sus partes. b) Las nuevas declaraciones que ella haga se harán constar por escrito en un documento que se denominará adenda, y que será puesto a disposición de las personas interesadas por el mismo medio a través del cual se haya puesto a disposición esta Invitación a Proponer. Para que un documento sea considerado como adenda, es necesario que se denomine con ese nombre o con cualquiera otro similar que sea suficientemente indicativo de su naturaleza modificatoria o aclaratoria de esta invitación. c) LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S hará estas adendas con una antelación razonable a la fecha señalada como límite temporal para la presentación de las propuestas y en ellas se puede disponer la ampliación del plazo de presentación de las propuestas cuando la naturaleza de la adenda así lo exija. Siempre prevalecerá el contenido de la última Adenda publicada sobre cualquier documento anterior.
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1.7. EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL a) Los actos o comunicaciones que ambas entidades emitan dentro de la presente invitación
de manera individual o conjunta hacia o con los proponentes no deberán entenderse como actos precontractuales, razón por la cual no habrá lugar al reconocimiento por parte de LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S de la indemnización de que trata el artículo 863 del Código de Comercio. b) Los proponentes deben examinar todas las instrucciones, condiciones, especificaciones, formularios, formatos, anexos, Adendas y documentos aclaratorios que hagan parte de esta Invitación, todo lo cual constituye la fuente de información para la elaboración de la propuesta. En este orden de ideas, las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en esta invitación, serán de su exclusiva responsabilidad. Por tanto, LA SOCIEDAD N.S.R.D.R S.A.S, no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, interpretaciones equivocadas u otros hechos en los que incurra el proponente que le sean desfavorables o favorables, y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta. c) El hecho que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos y/o servicios objeto de la presente Invitación, no se considerará como fundamento válido de futuras reclamaciones. El proponente debe elaborar su propuesta de acuerdo a lo establecido en los términos de ésta Invitación y anexar la documentación exigida.
1.8. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los proponentes deben tener en cuenta los siguientes aspectos: se obligan a guardar absoluta reserva en relación con la información que por motivo de la presente invitación a cotizar se genere, conozca o se le entregue. Así las cosas, la información, políticas y procedimientos que las partes lleguen a conocer en virtud de esta invitación a cotizar tendrán el carácter confidencial. Por lo tanto, los proponentes se comprometen a que ni ellos ni sus colaboradores, revelarán ni utilizarán dicha información en contra de la SOCIEDAD NS.D.R. S.A.S o para el ejercicio de su propia actividad, ni la utilización para su propio beneficio o de terceros, la duplicarán o compartirán con terceras personas. En consecuencia, cada una de los proponentes, se obliga a adoptar todas las medidas o precauciones que resulten necesarias o convenientes para garantizar la reserva de dicha información. La información que cada una de las partes llegue a conocer en virtud del desarrollo del objeto de ésta invitación a cotizar, se utilizará exclusivamente para los fines del mismo. La información obtenida en desarrollo de este documento, no será divulgada a terceros, ni utilizada de cualquier manera por cada uno de los proponentes, sin el consentimiento escrito de entidad y aún con posterioridad a la terminación de la presente invitación a cotizar.
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PARÁGRAFO. Cada una de los proponentes hace constar que cumple con las normas de protección de datos personales establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y se responsabiliza de cualquier infracción a las mismas. 1.9. POLÍTICA DE CONTROL Y PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS: Los proponentes declaran que con el fin de apoyar la acción del Estado Colombiano en la lucha contra el narcotráfico; el origen de los fondos, empréstitos, inversiones, aportes y participaciones económicas a cualquier nivel y concernientes a la presente invitación a cotizar, no provienen de actividades ilícitas ni de actividades relacionadas en cualquier forma en el tráfico de estupefacientes, lavado de activos y/o cualquier otra actividad proscrita por la legislación nacional e internacional. De igual forma los proponentes declaran que: 1) Cumplen con las normas generales y particulares sobre control y prevención de Lavado de Activos. 2) Adoptaron medidas, códigos de conducta y demás requerimientos para la prevención de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo. 3) En el desarrollo de la actividad objeto de la presente invitación, desplegarán todos sus esfuerzos para cumplir estrictamente con todas las normas de precaución y prevención de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo. 4) Mantendrá soportes documentales de todas las normas, procedimientos y manuales que a su interior desarrolle para la prevención y control de lavado de activos, en desarrollo de lo mencionado en puntos anteriores. 5) Declarar que los recursos que incorpora para la prestación del servicio, proceden de actividades completamente lícitas e igualmente que los recursos que se pretendan incorporar en forma adicional o a futuro deberán ser informados en forma previa y por escrito certificando a la SOCIEDAD N.S.D.R S.A.S su origen, para su autorización y posterior suscripción del otrosí.
1.10. DOMICILIO
Para todos los efectos legales, el domicilio para el presente proceso de selección, como para el contrato que de él se derive será la ciudad de Santiago de Cali. 1.11. SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA El proponente declarará que ha recibido toda la información necesaria para elaborar su propuesta y que asume las consecuencias negativas que puedan seguirse de no haber solicitado información complementaria en las oportunidades señaladas en esta invitación y sus anexos. Esta declaración se entiende hecha, solo con el hecho de presentar propuesta.
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1.12. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección de contratistas las personas jurídicas, nacionales y extranjeras, que no se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad de acuerdo con el Código de Ética (Documento anexo) de LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S y la normatividad vigente y estén debidamente habilitadas para desarrollar el objeto del contrato que pueda surgir del presente proceso de selección.
La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, o de prohibiciones especiales se debe adjuntar a la propuesta.
1.13 VIGENCIA DEL CONTRATO El término de vigencia para la ejecución de las actividades objeto de este proceso y del eventual contrato será de 1 año.
2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 2.1 FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. Las propuestas deberán presentarse dentro del plazo establecido (Anexo 2). Es importante tener en cuenta que las propuestas deben entregarse antes de las 17:00 horas después de esta hora no se recibirán más propuestas. La propuesta deberá ser entregada en medio física, en sobre cerrado original y una copia, no se aceptará propuestas vía fax, ni por correo electrónico. ni aquellas que se radiquen en lugar diferente al domicilio de CLÍNICA NUESTRA – sede administrativa ubicada en la Carrera 33 # 10 -12 de Cali. 2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberá presentarse en original por escrito y una copia; sus hojas deben estar foliadas y se debe allegar de acuerdo con lo siguiente:
a) La propuesta debe ser presentada en idioma castellano, sin tachones y/o enmendaduras de ninguna clase. Si llegaré a existir inconsistencia entre los valores indicados en letras y en números, prevalecerá lo que dice en letras.
b) La propuesta debe venir con índice en que organice la información que se presente, donde
se destaquen claramente los capítulos y subcapítulos de la propuesta debidamente referenciados con la página que corresponde.
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c) Los costos en que incurran los participantes al elaborar sus propuestas son por su cuenta y riesgo.
d) Las propuestas deben presentarse en sobre rotulado de la siguiente manera:
CLÍNICA NUESTRA Dirección Administrativa PAOLA ANDREA MURILLO PINEDA Directora Administrativa Convocatoria No. 001 del 15 de Septiembre de 2017 para la contratación del Servicio De Vigilancia y Seguridad Privada que garanticen la adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA. DATOS DEL PROPONENTE 2.3 VALOR DE LA PROPUESTA. El proponente debe indicar claramente cuál es el valor de su propuesta y lo expresará en pesos colombianos incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y demás impuestos a que haya lugar por ocasión del contrato junto con todos los costos directos e indirectos que su celebración y ejecución conlleven. Los valores indicados en la propuesta no pueden ser inferiores a las tarifas establecidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada. 2.4 REQUISITOS MÍNIMOS Sin la presentación de alguno de estos requisitos la propuesta será rechazada: 2.4.1 Carta de presentación de la propuesta. Se debe anexar a la propuesta una carta de presentación en la que deberá constar inequívocamente la aceptación de las condiciones de la invitación y las generales del contrato eventual que se señalan en el anexo 1 de este documento. La carta deberá ser firmada por el representante legal de la misma o la persona facultada al efecto para lo cual deberá allegar el poder respectivo. 2.4.2 Especificaciones técnicas de la propuesta de acuerdo con lo señalado en estos términos de invitación a proponer.
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El proponente debe allegar documento con especificaciones técnicas de acuerdo con el requerimiento hecho por la Clínica, indicando claramente los aspectos del bien o servicio ofertado y su propuesta económica. 2.4.3 Certificado de existencia y representación legal: Las personas jurídicas, deben presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con fecha de expedición inferior a 30 días, cuyo objeto social sea acorde con el servicio ofertado, la matrícula mercantil debe estar debidamente renovada. 2.4.4 Autorización del órgano competente según corresponda: Las personas jurídicas proponentes en caso de que su representante legal tenga algún tipo de limitación para contratar, deberán allegar acta del órgano competente en la que se autorice de manera expresa a su representante legal para contratar con CLÍNICA NUESTRA. 2.4. 5 Certificaciones de experiencia El proponente deberá allegar dos (2) certificaciones relacionadas con el objeto de esta contratación, de las cuales al menos una (1) deberá ser experiencia específica en sector salud. Cada certificación debe indicar lo siguiente:
1. Los servicios objeto de cada certificación no deben haber sido realizados en una fecha que supere los 5 años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación.
2. El valor total facturado anual por los servicios prestados no puede ser inferior a 800 SMLMV. Valor facturado por cada certificación.
3. Las certificaciones deben ser expedidas por diferentes personas jurídicas a las cuales el proponente haya prestado sus servicios. En caso de presentarse dos (2) o más certificaciones expedidas por una misma persona jurídica, solo se tendrá en cuenta la de mayor valor, siempre y cuando cumpla con los requisitos aquí exigidos.
En la certificación debe constar:
1. Razón Social del cliente.
2. Valor total facturado por contrato.
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3. Número del contrato bajo la cual se realizó la prestación de los servicios referentes a la invitación.
4. Nombre y teléfono del contacto
5. La certificación debe ser explicita sobre la calidad del servicio, cumplimiento y
su expedición no debe exceder de cinco (5) años, contados a partir del cierre de la presente convocatoria.
2.4.6 Estados financieros.
• Estados financieros, notas a los Estados Financieros y Suficiencia patrimonial, certificados por representante legal y contador titulado (adjuntar copia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios) o revisor fiscal a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de solicitar aclaraciones a los mismos.
2.4.7 Aceptación de condiciones y Código de Ética y Buen Gobierno. Todos los proponentes deberán declarar que aceptan sin reservas todas las condiciones de esta invitación a cotizar y las del contrato eventual. El proponente deberá decir expresamente que ha examinado el contenido del documento denominado ‘Código de Ética y Buen Gobierno” (Anexo No. 3). 2.4.8 Garantía de seriedad de la propuesta y constancia del pago del valor de la prima. Deberá anexarse a la propuesta el original de la póliza de seriedad de la propuesta expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con un valor asegurado mínimo equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta y con una vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha límite para la presentación de las propuestas firmada por el proponente como tomador y el recibo original de pago de la prima. 2.4.9 Anexos contenidos en los presentes términos de invitación a proponer debidamente diligenciados. El proponente deberá diligenciar en su totalidad y firmar los formatos que se anexan a los presentes términos de invitación a proponer. 2.4.10 Certificación de la Contraloría General de la República tanto del Represente Legal como de la Empresa.
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El proponente presentará la certificación que expide la Contraloría General de la República tanto del Represente Legal como de la Empresa, vigente en la fecha límite de presentación de las ofertas donde se acredite que no está incluido en el Boletín de Responsables Fiscales. 2.4.11 Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación tanto del Represente Legal como de la Empresa. El proponente presentará la certificación que expide la Procuraduría General de la Nación tanto del Represente Legal como de la Empresa, vigente en la fecha límite de presentación de las ofertas. 2.4.12 Aceptación “instructivo de seguridad y salud en el trabajo para contratistas”. El proponente deberá decir expresamente que ha examinado el contenido del documento denominado “Instructivo de seguridad y salud en el trabajo para contratistas” el cual hace parte integral de la presente invitación. 2.4.13 Copia Registro Único Tributario El proponente deberá presentar copia del RUT Registro Único Tributario actualizado. 2.4.14 Copia de la licencia de funcionamiento El proponente deberá aportar copia de la licencia de funcionamiento vigente para empresa con armas y sin armas otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Dicha licencia debe ser expedida por un término mínimo de cinco (5) años. 2.4.15 Certificado de no sanción El proponente deberá aportar certificación de no sanción en los últimos cinco (5) años expedida por la superintendencia de seguridad privada, no mayor a 90 días. 2.5 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS CLÍNICA NUESTRA evaluará las propuestas allegadas de conformidad con lo aquí establecido a través de las personas designadas para el efecto y de acuerdo con capítulo (3) de estos términos de invitación a proponer. 2.6 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
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Las propuestas presentadas podrán ser rechazadas por CLÍNICA NUESTRA en los siguientes casos: Será causal de rechazo inmediato que la propuesta no venga con la totalidad de los requisitos señalados en el numeral 2.4 de estos términos de invitación a proponer. 2.6.1 Cuando la carta de presentación de la propuesta no venga suscrita por el representante legal del proponente o la persona facultada al efecto, para lo cual deberá allegar el poder respectivo. 2.6.2 Cuando no se presente en original la garantía de seriedad de la propuesta. 2.6.3 Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad de acuerdo con el proceso de contrataciónde Clínica Nuestra, su Código de Ética y Buen Gobierno así como en las demás disposiciones legales vigentes. 2.6.4 Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicas que no cumplan con los requisitos para participar. 2.6.5 Cuando se compruebe que los documentos presentados por el proponente no corresponden a la realidad, caso en el cual se iniciaran las acciones correspondientes, si a ello hubiere lugar. 2.6.6 Cuando se compruebe que el proponente o un agente suyo ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o a la adjudicación del contrato. 2.6.7 Cuando el proponente se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Nación. CLÍNICA NUESTRA queda autorizada por el proponente para revisar verificar y considerar toda la información recibida. Asimismo, el proponente acepta y autoriza que CLÍNICA NUESTRA efectué consultas de información en cualquier base de datos nacional o internacional con el fin de determinar la idoneidad y capacidad del proponente y la calidad de los servicios a prestar. Esto incluye la autorización expresa para consultar el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
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2.7 ADJUDICACIÓN CLÍNICA NUESTRA adjudicará el contrato que se origine en la presente contratación al oferente cuya propuesta se considere la más favorable a los intereses de la Clínica. La decisión se comunicará a través de cualquier medio a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. PARÁGRAFO: CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales así como la devolución de las propuestas a los proponentes no favorecidos. 3 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 3.1 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD JURÍDICA: Este análisis estará a cargo del Comité de Gerencia de CLÍNICA NUESTRA y no tiene ponderación alguna. Tiene por objeto determinar que las propuestas y los proponentes cumplan con los requerimientos legales y normativos previstos en las disposiciones legales y los presentes términos de invitación a proponer. Cuando la observación hecha a un proponente o propuesta constituya causal de rechazo, el Comité de Gerencia lo dirá expresamente en su informe. Cuando el Comité de Gerencia considere que la observación hecha no es causal de rechazo podrá requerir por escrito a los proponentes las aclaraciones y explicaciones o la corrección de la garantía de seriedad de la oferta cuando lo considere necesario. El proponente deberá dar respuesta escrita a esos requerimientos dentro del plazo que para el efecto le otorgue el Comité de Gerencia, bajo el entendido que tales aclaraciones y explicaciones no constituyen modificaciones a los aspectos objetivos de comparación de las propuestas, ni sirven para completar, adicionar, modificar o mejorar las propuestas. 3.2 VERIFICACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OFRECIDAS: El ordenador del gasto y/o área contratante verificará que el proponente en su propuesta ofrezca expresamente las especificaciones técnicas mínimas requeridas en los presentes términos de invitación a proponer. 3.3 EVALUACIÓN DEL PRECIO: El Comité de Gerencia, comparará los precios por ítems ofrecidos y señalará el mejor precio por ítem. CLÍNICA NUESTRA escogerá la propuesta más favorable a sus intereses, no se
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aceptaran propuestas con precios inferiores a los establecidos por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada. PARÁGRAFO: El área contratante encargada de realizar la evaluación de las especificaciones técnicas, realizará su labor de forma concomitante e independiente. Si al realizar la evaluación encuentra que debe hacer un requerimiento a algún proponente lo deberá solicitar al proponente por correo electrónico con copia al Comité de Gerencia. No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por el área contratante. 3.4 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
CRITERIOS FACTORES PUNTAJE
Precio
Evalúa la parte económica de la oferta para lo cual debe considerarse el precio. Obtendrá mayor puntaje la oferta que ofrezca mejor precio y las siguientes de manera descendente con intervalos de Diez puntos.
100
Experiencia
Se califica la presentación de las certificación Adicional de las requeridas en el numeral 2.4.5., cada una válida por 50 puntos, de contratos de monto igual o superior a 800 SMMLV. Se calificarán máximo 2 Certificaciones
100
Programa de
capacitación
Corresponde a la presentación del programa de capacitación. Se otorgarán 100 puntos de la siguiente forma: Presentación de certificaciones de escuelas de capacitación de vigilancia y seguridad y/o similares debidamente autorizadas donde conste que el personal de vigilancia vinculado a su empresa, ha recibido servicio al cliente para el mejoramiento capacitación continua de la calidad en la prestación del servicio de los vigilantes, efectuadas en el año 2016.
100
Cobertura adicional en póliza RCE
Si el proponente dispone de una póliza de mayor cobertura a los 1000 SMMLV se asignara puntaje adicional de la siguiente manera Entre 1001 y 1200 SMMLV se asignaran veinte puntos. Entre 1201 y 1400 SMMLV se asignaran cuarenta puntos. Entre 1401 y 1600 SMMLV se asignaran sesenta puntos. Entre 1601 y 1800 SMMLV se asignaran ochenta puntos. Entre 1801 y 2000 SMMLV se asignaran cien puntos.
100
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Capacidad de
supervisión
Corresponde al número de supervisores disponibles vs la cantidad de guardas de seguridad, el proponente deberá suministrar el numero de guardas vinculados en la ciudad de cali y numero de supervisores, esta información debe ser consistente con la suministrada por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada, No. supervisores/No de guardas*100. Se asignara el mayor puntaje al proponente que presente una mejor relación a los demás proponentes se le asignara puntaje de manera descendente con intervalos de veinte puntos.
200
Capacidad operativa
El proponente deberá suministrar un listado donde relacione el parque automotor propio con el que cuenta la empresa para supervisión se asignara el mayor puntaje al que tenga mayores recursos disponibles, con relación al número de servicios para lo anterior deberá aportar copia de la tarjeta de propiedad y SOAT vigente y relación de servicios atendidos en la ciudad de Cali. No de vehículos / No de servicios *100. se le asignara el mayor puntaje al proponente que presente la mejor relación, los demás proponentes se le asignara puntaje de manera descendente con intervalos de quince puntos. 150
Indicadores Financieros
Se evaluaran los siguientes indicadores financieros; Razón corriente Nivel de endeudamiento Rentabilidad del patrimonio Rentabilidad del activo Cobertura de intereses La asignación del puntaje será por cada indicador teniendo cincuenta puntos al mejor resultado y los siguientes se calificaran de manera descendente con intervalos de 5 puntos. 250
3.5 EMPATE. Si después de aplicar los criterios anteriormente expresados a las ofertas recibidas, se tiene que dos o más de ellas obtienen el mismo resultado, prevalecerá entre las empatadas la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de indicadores financieros. Si el empate persiste, prevalecerá entre las empatadas la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de capacidad de supervisión. Si el empate persiste, decidirá el respectivo comité evaluador de CLÍNICA NUESTRA por sorteo. 4 CAPITULO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Las especificaciones técnicas requeridas por CLÍNICA NUESTRA en este proceso de contratación se encuentran indicadas en el Anexo 4 de la invitación a proponer.
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5 CAPITULO EL CONTRATO 5.1 FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El proponente seleccionado debe suscribir el contrato y legalizarlo dentro del plazo que le señale CLÍNICA NUESTRA en la comunicación en la cual le informe que el mismo se encuentra listo para su firma. Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos requeridos para la celebración del contrato, CLÍNICA NUESTRA procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato al proponente que siga en orden de elegibilidad. 5.2 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO EVENTUAL La aceptación expresa de estos términos de invitación a proponer, comporta la aceptación de la inclusión en el contrato que puede celebrarse de todas las regulaciones contractuales indicadas en esta sección. No obstante, la expresión que se hace de algunas cláusulas no limita las posibilidades de inclusión de otras adicionales. La expresión que se hace del contenido de algunas de las cláusulas no limita las posibilidades de inclusión en ellas de nuevas materias. Si en el contrato no se incorporan estas cláusulas, ellas se entenderán pactadas entre las partes en todo caso. 5.2.1 Descripción del objeto del posible contrato Convocatoria no. 001 del 15 de septiembre de 2017 para la contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada que garanticen la adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, en la modalidad fija y móvil, de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de vigilancia y seguridad privada. 5.2.2 Servicios requeridos
a. Dos (2) servicios de vigilancia física fija, dotado con equipo de comunicación sin arma 24 horas de lunes a domingo todo el mes. • Uno (1) en la entrada del servicio de Urgencias • Uno (1) en el sector de Parqueadero
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b. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación sin arma 16 horas de lunes a domingo, todo el mes de 6:00 a las 22:00. • Uno (1) en Ronda interna persona de sexo femenino
c. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna Motorizado dotado con equipo de
comunicación con arma, 16 horas de lunes a domingo todo el mes de 6:00 a las 22:00 horas
• Uno (1) en Ronda Externa
d. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación
sin arma, 14 horas de lunes a viernes de 06:00 a 19:00 y sábado de 06:00 a 14:00 horas
• Uno (1) en Consulta Externa
e. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación
sin arma, 14 horas de lunes a viernes de 06:00 a 20:00, sábados 13 horas 07:00 a 20:00 horas, Domingo 12 horas 08:00 a 20:00 todo el mes
• Uno (1) en el sector de la puerta principal.
5.2.3 Principales obligaciones a cargo del contratista.
a) El contratista asumirá la obligación de cumplir con todo lo ofrecido y con todas las obligaciones legales que le corresponden de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.
b) Adicionalmente, el contratista se obligará a:
Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato, de acuerdo con lo establecido en las especificaciones técnicas, el cronograma aprobado y las instrucciones de CLÍNICA NUESTRA. Emplear el personal que sea necesario para la ejecución del contrato dentro de los términos establecidos. Retirar el personal y/o el equipo que según CLÍNICA NUESTRA no sea necesario o conveniente para la ejecución del contrato.
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Cumplir dentro de los términos legales o contractuales con todas las obligaciones de carácter laboral respecto de los empleados que utilice para la ejecución del presente contrato, especial pero no exclusivamente las que se refieren a salarios, prestaciones sociales y afiliación a Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales. El eventual contratista deberá cumplir con todas las indicaciones para la seguridad de su personal y la prestación de los servicios que le indique CLÍNICA NUESTRA. Realizar el servicio contratado, según las especificaciones y plazos estipulados. Presentar los informes que le exija CLÍNICA NUESTRA, y asistir a las reuniones periódicas o extraordinarias de seguimiento que CLÍNICA NUESTRA le indique. El contratista deberá informar a CLÍNICA NUESTRA de cualquier reclamo que vaya a realizar. Archivar toda la información que se produzca como consecuencia o con ocasión del presente contrato. Responder por todas las fallas, errores, negligencias, anomalías, inconsistencias que se presenten en desarrollo de la ejecución del presente contrato. Dar cumplimiento a todas las normas legales, técnicas o de otra índole en la ejecución del presente contrato. 5.2.4 Principales obligaciones a cargo de CLÍNICA NUESTRA. CLÍNICA NUESTRA asumirá en el contrato las obligaciones que se derivan de la naturaleza del contrato y las que le corresponden de acuerdo con la oferta aceptada por ella. 5.2.5 Sistema de contratación y remuneración. Para la ejecución del servicio, el sistema de contratación y remuneración será variable, correspondiente a la suma que resulte de multiplicar los puestos de vigilancia fija y móvil establecidos por el número de horas prestadas en el mes más las horas adicionales causadas en el mes pertinente. El valor del contrato será ajustado anualmente con base en las tarifas autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 5.2.6 Forma de pago del contrato. Se pagará mes vencido, noventa (90) días hábiles después de la fecha de radicación de la factura. Se recibirá la factura el día 25 de cada mes o el día hábil siguiente si dicho día no es hábil. 5.2.7 Instrumentación del eventual contrato.
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El proponente que resulte seleccionado se obliga a devolver el contrato a CLÍNICA NUESTRA debidamente firmado y con los respectivos documentos exigidos por CLÍNICA NUESTRA, dentro de los 4 días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por CLÍNICA NUESTRA que el documento se encuentra listo para ser firmado, luego de que las partes hayan estado de acuerdo en su contenido. En caso de que el contratista incumpla el término aquí señalado y no entregue a CLÍNICA NUESTRA oportunamente firmado el contrato y los documentos atrás señalados, CLÍNICA NUESTRA podrá:
1. Imponerle multas del uno por mil (0.1%) sin superar la suma de 10 SMMLV por cada día de retardo una vez cumplido el plazo antes señalado. Esta multa se cobrará hasta que el contratista allegue el contrato y los documentos requeridos para su legalización.
2. Desistir de contratar lo previsto, sin que se genere indemnización alguna y sin que se requiera para ello notificación de cualquier naturaleza.
Si se suscribe el contrato y se legaliza por fuera del tiempo o plazo estipulado, EL CONTRATISTA acepta que CLÍNICA NUESTRA podrá descontar el valor de las multas de las sumas que llegue a adeudarle al CONTRATISTA, ya sea en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto, sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato, en caso de que exista. 5.2.8 Pólizas. CLÍNICA NUESTRA podrá exigir la constitución de las pólizas indicadas a continuación, con los siguientes valores asegurados y con las vigencias en cada caso indicada:
Tipo de póliza Valor mínimo Asegurado.
Vigencia mínima de la
Póliza. Póliza de responsabilidad civil extracontractual que incluya responsabilidad civil profesional vigente para empresas de vigilancia, exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
1000 SMMLV vigencia del contrato
Póliza de cumplimiento 15% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y dos meses mas
Póliza de calidad 15% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y dos meses mas
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Póliza de pago de prestaciones sociales 5% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y tres años mas
CLÍNICA NUESTRA exigirá que las pólizas sean expedidas por aseguradoras autorizadas para funcionar en Colombia en el ramo respectivo. Las pólizas deberán ser expedidas a favor de CLÍNICA NUESTRA. CLÍNICA NUESTRA exigirá que enlas pólizas que sean pertinentes, o en un documento separado la compañía de seguros se adhiera al pacto arbitral suscrito entre el contratista y CLÍNICA NUESTRA. La iniciación del contrato se encuentra supeditada a la aprobación de CLÍNICA NUESTRA, de las pólizas con la respectiva constancia del pago de la prima. 5.2.9 Control y supervisión del contrato. CLÍNICA NUESTRA ejercerá el control técnico y administrativo del eventual contrato y de su correcto cumplimiento a través de la Jefatura de Seguridad de CLÍNICA NUESTRA. 5.2.10 Cláusula compromisoria. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato una cláusula compromisoria de lasiguiente forma: CLÁUSULA COMPROMISORIA. Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja entre las partes con ocasión de la suscripción, ejecución, interpretación, terminación o liquidación del presente contrato, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente, por las siguientes reglas:
1. El Tribunal estará integrado por un árbitro nombrado de común acuerdo entre las partes. En caso de que las partes no puedan ponerse de acuerdo en el nombramiento del árbitro dentro del mes siguiente al surgimiento de la diferencia, el nombramiento se delega de forma directa al Director del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali para que lo designe conforme al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.
2. El Árbitro deberá ser abogado colombiano, inscritos en las listas de árbitros del
Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.
3. La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali, en lo no regulado en la presente cláusula.
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4. El Tribunal funcionará en la ciudad de Cali, en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.
5. El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material
de última instancia y en consecuencia, será final y obligatorio para las partes, sin perjuicio del recurso de nulidad que consagra la Ley.
6. Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del Tribunal estarán a
cargo de la parte vencida. 5.2.11 Indemnidad por reclamaciones de terceros. CLÍNICA NUESTRA incorporará en el contrato cláusulas por medio de las cuales el contratista se compromete a mantenerla indemne patrimonialmente contra toda reclamación de terceros relacionada con la ejecución del contrato. La indemnidad deberá garantizarse frente a reclamaciones judiciales o administrativas y frente a las reclamaciones laborales o no laborales. La cláusula de indemnidad incorporará como obligaciones del contratista:
a. La de defender a CLÍNICA NUESTRA en el proceso judicial o en el procedimiento administrativo de que se trate.
b. La de indemnizar a CLÍNICA NUESTRA cualquier daño padecido como
consecuencia de la acción o la omisión de sus dependientes o subcontratistas.
c. La de pagar las indemnizaciones que pudieren imponerse a cargo de CLÍNICA NUESTRA.
5.2.12 Cláusula penal. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato una cláusula penal para el caso en que el contratista incumpla sus obligaciones. De acuerdo con ella, la inejecución absoluta, la ejecución tardía o la ejecución imperfecta de cualquier obligación darán derecho a CLÍNICA NUESTRA a aplicar una sanción del 30% del valor total del contrato. El pago de la cláusula penal no exime al contratista del cumplimiento de la prestación principal ni del pago de la indemnización o la posibilidad de queCLÍNICA NUESTRA de por terminado el respectivo contrato de manera anticipada y sin lugar al reconocimiento de indemnización alguna. 5.2.13 Multas y Sanciones. CLÍNICA NUESTRA previo análisis de parte del órgano competente, impondrá multas diarias hasta del uno por ciento (1%) del valor total o estimado del contrato que se incumpla, hasta que el contratista cese la conducta que dio origen a la multa o hasta cumplir un porcentaje
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máximo del quince por ciento (15%), por el incumplimiento parcial o total de las obligaciones contraídas por el contratista, en los siguientes eventos:
a) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones estipuladas en el contrato o en sus anexos, dentro del plazo contractual previsto para cada una de ellas.
b) Por haber cumplido las obligaciones imperfectamente.
c) Por la desatención a las órdenes escritas o verbales impartidas por CLÍNICA NUESTRA o sus delegados.
Las multas se causarán por el solo hecho del incumplimiento del contratista, sin que sea necesaria reconvención previa para constituirlo en mora. En el evento que se haya otorgado un término para subsanar el incumplimiento y éste se cumpla sin que el contratista cumpla la obligación, CLÍNICA NUESTRA podrá aplicar la cláusula penal, y en caso que se configure un incumplimiento grave, podrá terminar unilateralmente el contrato. El contratista acepta que el monto de las multas podrá ser descontado de las sumas pendientes de pago a favor del contratista o de la retención en garantía. CLÍNICA NUESTRA podrá adicionalmente al cobro de las multas previstas, hacer efectivas las garantías contractuales. 5.2.14 Confidencialidad. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato obligaciones de confidencialidad. Por las obligaciones de confidencialidad, el contratista se comprometerá a no comunicar a terceros información confidencial de CLÍNICA NUESTRA, y a evitar que susempleados o subcontratistas divulguen la información que hayan conocido por su calidad de tales. 5.2.15 Duración. La vigencia del contrato será de un (1) año. CLÍNICA NUESTRA podrá dar por terminado el contrato en cualquier momento durante su vigencia o cualquiera de sus prórrogas, sin que dicha terminación genere responsabilidad alguna a CLÍNICA NUESTRA u otorgue al contratista derecho a indemnización alguna. 5.2.16 Cesión del contrato. EL CONTRATISTA no estará facultado para ceder el presente contrato nisubcontratar la realización de su objeto, sin autorización previa y por escrito de CLÍNICA NUESTRA. Es entendido que en ningún caso la cesión o el subcontratoeximirán al contratista escogido, de su responsabilidad para con CLÍNICA NUESTRA en el caso de aceptarse la cesión.
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5.2.17 Causales de terminación. Además de otras causales previstas en el presente documento, el contrato terminará:
a. Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes.
b. Cuando la calidad de alguno de los aspectos de la prestación del servicio no sea aceptable por no ajustarse a lo dispuesto en el contrato.
c. Por el vencimiento del término de duración.
d. Por decisión unilateral de CLÍNICA NUESTRA y de forma inmediata, en los
siguientes eventos:
1. Por incumplimiento del contratista, en sus obligaciones laborales frente a sus empleados, (pago de salarios, seguridad social y/o parafiscal).
2. Cuando el contratista (incluidos socios, miembros de la junta directiva o
representantes legales) resulte reportado o figure en una lista de control de lavado de activos y financiación del terrorismo o sea vinculado en un proceso judicial por este tipo de actividades, o por actividades disciplinarias, penales o fiscales.
e. Por mutuo acuerdo entre las partes.
f. Por la terminación anticipada del Contrato vigente. g. Cuando el contratista se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad
o incompatibilidad para contratar con CLÍNICA NUESTRA. 5.2.18 Otras condiciones contractuales. CLÍNICA NUESTRA podrá incluir en el respectivo contrato, términos adicionales a losseñalados en este documento que sean pertinentes para la regulación de la relación contractual. Fin de los términos de invitación a proponer.
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ANEXO No. 1
CARTA PRESENTACIÓN Santiago de Cali, Señores Clínica Nuestra Paola Andrea Murillo Pineda Dirección Administrativa Ciudad Referencia: Convocatoria No. 001 del 15 de septiembre de 2017 para la contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada que garanticen la adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, en la modalidad fija y móvil de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de vigilancia y seguridad privada. El suscrito ______________________, identificado con la C.C. No._________________obrando en nombre y representación legal de_____________________ , atentamente se permite presentar propuesta dentro del proceso de selección de contratistas citado en la referencia. Así mismo declaro:
1. Que la propuesta y el contrato que se llegue a celebrar, sólo compromete al firmante.
2. Que ninguna entidad o persona distinta, tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato que de ella pueda derivarse.
3. Que acepto expresamente las condiciones, especialmente indicadas de la invitación a
proponer.
4. Que acepto las condiciones relacionadas con los aspectos técnicos solicitados en el Capítulo 4 y Anexo 4 (Especificaciones Técnicas) de esta invitación a proponer.
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5. Que no me encuentro incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata el código de ética de CLÍNICA NUESTRA y estoy habilitado legalmente para desarrollar las actividades objeto del eventual contrato.
6. Que en caso de resultar favorecido con la adjudicación de un contrato me
comprometo a firmarlo, legalizarlo y constituir las garantías exigidas en el mismo.
7. Que dispongo de la capacidad administrativa necesaria para ejecutar el eventual contrato y cumpliré cabalmente con las obligaciones que surjan del mismo, con los términos de referencia y con los ofrecimientos hechos en mi oferta.
8. Que los valores ofrecidos incluyen todos los impuestos, tasas y contribuciones
nacionales, departamentales y municipales y los costos directos e indirectos para la ejecución del contrato.
9. Que he revisado y aceptado incondicionalmente el contenido del documento
denominado “PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
10. PARA CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS”. Así mismo, me comprometo a cumplir todas las obligaciones y deberes que allí se me imponen como contratista (le imponen a la sociedad que represento)
Atentamente, NOMBRE Proponente NIT NOMBRE DE QUIEN SUSCRIBE LA CARTA DE PRESENTACIÓN CC No. ______________ De __________ Dirección ___________________________ Teléfono __________________________ Fax_______________________________ Correo electrónico___________________ Ciudad____________________
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ANEXO 2
CRONOGRAMA DEL PROCESO
ETAPA FECHA Apertura de la invitación 15 de Septiembre de 2017. Fecha de visita obligatoria y audiencia aclaratoria para presentar preguntas.
20 de Septiembre de 2017 a las 14:00 Horas en el auditorio de la clinica nuestra en la direccion Calle 10 # 33 – 51.
Cierre de la invitación. 22 de Septiembre de 2017 a las 16:00 horas área de contrataciones, Jackeline Camacho en la direccion Carrera 33 # 10 -12 sede administrativa.
Publicación de oferente seleccionado. 28 de Septiembre de 2017.
Legalización de contrato. 28 de Septiembre de 2017. Fecha inicio de contrato. 01 de Octubre de 2017 a las 00:00 horas.
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ANEXO 3
DECLARACIÓN DE CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
Por medio de la suscripción del presente documento, declaro que: He revisado y aceptado incondicionalmente el contenido del documento denominado “Código de Ética y Buen Gobierno” y declaro que no me encuentro incurso (la sociedad que represento no se encuentra incursa) en ninguna de los supuestos allí consagrados que podrían impedirle (impedirme) contratar con la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, Así mismo, me comprometo a cumplir todas las obligaciones y deberes que allí se me imponen como contratista (le imponen a la sociedad que represento).En caso de que en algún momento, tenga alguna sospecha de que puedo estar incurso (la sociedad que represento pueda estar incursa) en alguno de los supuestos mencionados, me obligo a informar esta situación inmediatamente a la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA. En caso de que esta concluya que efectivamente se configura alguno de los supuestos, acepto que el contrato que llegare a celebrar sea terminado unilateralmente por la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, sin que ello genere el pago de indemnización alguna. Nombre – Proveedor: ___________________________ Número de Identificación: NIT C.C. Otro _________________ Nombre del Representante Legal: ______________________ Firma: _______________________ Fecha de la Declaración: ___________________
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ANEXO 4
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, está interesada en recibir ofertas o propuestas para contratar los servicios de vigilancia y seguridad privada que garanticen la adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles, en la modalidad fija y móvil de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de vigilancia y seguridad privada. Para ello el proponente acepta y garantiza, mediante la presentación de este anexo, debidamente firmado por el representante legal, que cumple, acepta y garantiza a SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, el acatamiento de todas las especificaciones técnicas aquí descritas. El servicio se prestará bajo exclusiva responsabilidad del contratista, por tanto en la prestación del servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en cada uno de los puestos señalados, deberá suministrar todos los recursos de personal, medios tecnológicos, medios de comunicación, detectores de metales, armas, controles de personal, coordinación y supervisión, capacitación y demás requerimientos tendientes a lograr la adecuada, suficiente y eficiente prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, de acuerdo con las condiciones técnicas establecidas en los términos de invitación y en el presente Anexo.
1. Acepto que CLÍNICA NUESTRA consulte cualquier base de datos nacional o internacional, incluida la consulta en Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
2. Garantizo el cumplimiento de todas las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la prestación del servicio objeto de la invitación como son: a) Decreto Ley 356 de 1994, conocido como el Estatuto de Vigilancia y
Seguridad, el cual rige todas las actividades relacionadas con el servicio. b) Decreto 4950 de 2007 que impone las tarifas para los servicios de
Vigilancia y Seguridad Privada. c) Las circulares externas No. 201532000000255 del 30 de diciembre de
2015 y No. 20163200000015 del 5 de enero de 2016, por medio de la cual se reglamenta el Decreto 4950 de 2007.
d) Todas las demás normas que modifiquen, aclaren, adicionen o complementen las normas mencionadas o que regulen expresamente los servicios de Vigilancia y Seguridad Privada.
3. La sociedad que represento tiene una antigüedad mínima de diez (10) años de constitución.
4. La Sociedad que represento tiene oficina de operación permanente y representación en la ciudad de Santiago de Cali, en la cual se encuentra un jefe
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de operaciones quien cuenta con formación y experiencia suficiente para el cargo y tendrá como función servir de contacto y enlace permanente entre CLÍNICA NUESTRA y el proponente seleccionado para la coordinación efectiva de los servicios objeto de esta de invitación. CLÍNICA NUESTRA se reserva la facultad de realizar en cualquier momento visitas de verificación.
5. Garantizo que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento prestará el servicio en los sectores, horarios, número de puestos requeridos y demás aspectos que se indican en la convocatoria. CLÍNICA NUESTRA se reserva la opción de realizar modificaciones, de acuerdo con las necesidades temporales o permanentes de servicio de la CLINICA.
6. Garantizo que la empresa que represento presta los servicios en las modalidades de vigilancia fija y móvil, a través de vigilantes con y sin armas y está legalmente autorizada para ello.
7. Garantizo que al momento de presentar la propuesta la empresa que represento cuenta con la licencia vigente, expedida por un término mínimo de 10 años, de funcionamiento para empresa con armas y sin armas otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que incluye la utilización de medios tecnológicos en la prestación de su servicio, documento que adjunto con mi propuesta.
9. Garantizo que la empresa que represento dispondrá de los siguientes elementos
para la prestación del servicio: a) Un (1) radio con dos (2) baterías para cada puesto de vigilancia. b) Control de supervisión física y electrónica de rondas. c) Revolver calibre 38mm largo para uso de los vigilantes y supervisor de
puesto. Las armas deben tener dos cargas por cada una, con los accesorios necesarios y los respectivos permisos aplicables vigentes.
d) Cuatro (4) detectores manuales de metales marca GARRET. 10. El proponente seleccionado deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
a) Entregar un protocolo de descripción de los puestos y sus funciones. b) Entregar un organigrama del centro de operaciones. c) Entregar un protocolo para la administración de reportes y comunicados
de seguridad. d) Entregar estudio de seguridad física de las instalaciones de CLÍNICA
NUESTRA dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma del contrato. e) Realizar durante la vigencia del contrato la práctica de quince (15) pruebas
de polígrafo a las personas que CLÍNICA NUESTRA determine. 11. Acepto que la Sociedad que represento celebrará bajo su responsabilidad un contrato
de trabajo directamente con cada una de las personas que conformen el personal que asigne a CLÍNICA NUESTRA y que el personal no se contratará a través de
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cooperativas, empresas de servicios temporales u otras figuras donde el personal no sea nómina directa del proponente.
12. Garantizo que en caso de ser seleccionada la compañía que represento el personal que se asigne para el cumplimiento del contrato debe haber sido sometido a un proceso de selección que incluya como mínimo la etapa de entrevista, así como un estudio de seguridad que incluya mínimo visita domiciliaria, prueba de polígrafo, referenciación, verificación de antecedentes en las instituciones de seguridad del Estado tales como procuraduría, contraloría, policía nacional y Fiscalía, además dispone de la credencial otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. CLÍNICA NUESTRA puede solicitar copia de los informes de selección y estudio de seguridad para evidenciar la aptitud de los trabajadores asignados al servicio. Los gastos del estudio de seguridad deber ser asumidos por el contratista. CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de solicitar mayores estudios del personal que a su juicio no ofrezca las garantías de seguridad suficientes, así como el derecho de revisar y aprobar la selección del personal asignado al contrato.
13. Garantizo que los procedimientos de selección para el personal asignado a CLÍNICA NUESTRA, serán realizados por personal calificado en las instalaciones del proponente.
14. Garantizo que en cumplimiento de las obligaciones legales, especialmente las de carácter laboral, respecto del personal asignado para el cumplimiento del objeto de la presente invitación, específicamente en lo que se refiere al pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes fiscales y parafiscales, afiliación y pago de los aportes al régimen de seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales. Todo lo anterior con los respectivos incrementos de ley. El incumplimiento o retraso establecido en el presente numeral, a criterio de CLÍNICA NUESTRA, dará lugar a la terminación anticipada del contrato con el proponente seleccionado sin lugar a requerimiento previo por parte de CLÍNICA NUESTRA o al pago de indemnización alguna a favor del proponente seleccionado.
15. Acepto que en caso de resultar seleccionado, en la ejecución del contrato se deberá adjuntar a la factura mensual una fotocopia de los recibos de pago de los aportes parafiscales y seguridad social del personal asignado a CLÍNICA NUESTRA, el incumplimiento de esta obligación dará lugar a la terminación inmediata y anticipada del contrato sin lugar a: (i) requerimiento previo de cumplimiento alguno y (ii) al pago de perjuicio o indemnización alguna por parte de CLINICA NUESTRA.
16. Acepto que en caso de resultar seleccionado, la empresa que represento programará los turnos requeridos y los respectivos descansos del personal asignado a CLÍNICA NUESTRA de acuerdo con la ley.
17. Acepto que en caso de resultar seleccionado, en la ejecución del contrato la empresa que represento mantendrá actualizados y a disposición de CLÍNICA NUESTRA los
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libros de vacaciones donde se registre el disfrute por parte de los funcionarios asignados a CLÍNICA NUESTRA, de acuerdo con lo establecido por ley.
18. Garantizo que la empresa que represento cuenta con un programa de seguridad y salud en el trabajo que da cumplimiento a la normatividad legal vigente y que incluye el cronograma de actividades para el año de acuerdo con los riesgos asociados a la labor que van a desempeñar, la inducción sobre prevención de riesgos, elementos de protección personal y condiciones de seguridad e higiene industrial y medicina del trabajo, de la misma manera cumplir con los lineamientos de seguridad y salud en el trabajo para contratistas definido por CLINICA NUESTRA (Anexo 5). En caso de resultar seleccionada la empresa que represento me comprometo a entregar a CLÍNICA NUESTRA dentro de los 8 días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato el programa de seguridad y salud en el trabajo antes mencionado.
19. Acepto que en caso de ser seleccionada la empresa que represento capacitará al personal que destine para el cumplimiento de las actividades objeto de esta invitación, en servicio al cliente y garantizo que el personal cumple con las capacitaciones realizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual adjuntará las constancias respectivas y credenciales actualizadas.
20. Así mismo, acepto que CLÍNICA NUESTRA, podrá exigir o solicitar capacitaciones adicionales relacionadas con el objeto de la presente invitación, de acuerdo con las exigencias que reporte para los cargos que debe proveer el proponente seleccionado. En cualquier tiempo CLÍNICA NUESTRA podrá verificar el cumplimiento de las capacitaciones que el proponente se obliga a impartir al personal asignado para la labor.
21. Garantizo que en caso de ser seleccionada la empresa que represento pondremos a disposición de CLÍNICA NUESTRA todo el personal requerido en el contrato.
22. Garantizo que la compañía que represento cuenta con personal disponible para cubrir las eventualidades que puedan presentarse con el personal que prestará el servicio en CLÍNICA NUESTRA; las modificaciones programadas en la prestación del servicio se comunicaran por escrito con una anterioridad mínimo de 1 día a la aplicabilidad del cambio o modificación. De la misma manera garantizo personal adicional que se pueda requerir de acuerdo con las necesidades temporales o permanentes del servicio.
23. Garantizo que cada vez que se cambie o rote el personal asignado a CLÍNICA NUESTRA se enviará la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos de capacitación, credenciales, procesos de selección, estudios de seguridad, hoja de vida y los demás aspectos descritos en el presente anexo.
24. Me comprometo a que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento exigirá y controlará que el personal que se asigne a CLÍNICA NUESTRA en el día del turno portara los siguientes documentos:
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• Carné de identificación, debidamente diligenciado y con foto reciente, Cédula de Ciudadanía.
• Carné vigente de la EPS o documento que acredite el derecho para ser atendido en caso de presentarse alguna situación médica.
• Carné A.R.L. • Permisos necesarios para el porte de armas si se requiere.
25. Acepto que en caso de ser seleccionada la empresa que represento dotará al
personal asignado a CLÍNICA NUESTRA de los elementos indispensables para la prestación del servicio, tales como pitos, bolillos, linternas, impermeables, guantes de seguridad livianos, dotación para invierno, protectores de nariz, guantes, overol y demás elementos necesarios para la correcta prestación del servicio, los cuales deben estar acordes con los lineamientos y características aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
26. Garantizo que el personal asignado a la prestación del servicio estará completamente uniformado de acuerdo con lo señalado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de acuerdo a las Resoluciones 2852 de 2006, 5351 de 2007 y cualquier norma que la modifique, adicione, aclare y complemente.
27. En caso de resultar seleccionada la empresa que represento acepto y me comprometo a proporcionar al personal de control y operativo destinado para la prestación del servicio, las dotaciones de ley y los uniformes, que cumplan con la normatividad vigente establecida y autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El uniforme debe ser homogéneo para todos los guardas de seguridad que presten servicios. Para la firma del acta de iniciación del contrato, acreditare haber entregado la dotación mínima para la correcta prestación del servicio, a la totalidad del personal destinado a la prestación del servicio tanto como a los controladores como al personal operativo, dicha condición será verificada por los Supervisores de los contratos.
28. Acepto que CLÍNICA NUESTRA realice una evaluación del servicio prestado antes de la fecha estipulada para la terminación del contrato, con el fin de evaluar la continuidad del servicio, sin perjuicio de las evaluaciones mensuales que podrá efectuar con los informes periódicos solicitados.
29. Presento con mi propuesta los siguientes documentos de carácter técnico:
a) Copia de la Resolución vigente expedida por el Ministerio de Comunicaciones, mediante la cual se otorga el permiso para la utilización de frecuencias radioeléctricas, el uso de espectro radioeléctrico, actividades de telecomunicaciones, autorización de red privada y la utilización de equipos de radiocomunicación. La licencia debe encontrarse vigente al momento de la presentación de la propuesta, y en caso de suscripción del contrato debe cubrir el término de ejecución del mismo. En el evento que el término de vigencia sea menor al señalado y de ser adjudicado el contrato, el proponente seleccionado se encuentra en la obligación de realizar los
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trámites correspondientes para mantener la vigencia señalada, dentro de los términos establecidos en el Decreto 930 de 1992 y demás disposiciones concordantes. En caso de que el proponente vaya a usar otro sistema de comunicación que no requiera el permiso citado en el presente numeral deberá señalar en la propuesta técnica como cumplirá con la exigencia de comunicación e indicará en la carta de presentación de la propuesta que se compromete a suscribir los contratos respectivos con las empresas de comunicaciones para asegurar el servicio. En todo caso para el inicio del contrato deberá tener la infraestructura de comunicaciones que se requiera.
b) Autorización vigente del Ministerio de Trabajo para laborar horas extras.
c) Certificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada en la cual conste no haber sido sancionado durante los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de la oferta. Dicha certificación debe tener una fecha de expedición no mayor noventa (90) días hábiles.
d) Copia de la licencia de funcionamiento vigente expedida por un término
mínimo de diez (10) años por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en el cual se autoriza el servicio con armas y sin armas y la utilización de medios tecnológicos de conformidad con la legislación vigente. La licencia debe encontrarse vigente al momento de la presentación de la propuesta y en caso de suscripción del contrato debe cubrir el término de ejecución del mismo. En el evento que el término de vigencia sea menor al señalado y de ser adjudicado el contrato, el proponente seleccionado se encuentra en la obligación de realizar los trámites correspondientes para mantener la vigencia señalada, dentro de los términos establecidos en el Decreto 356 de 1994 artículo 85 y demás disposiciones concordantes.
e) Constancia de afiliación a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana. f) Póliza de seriedad de la oferta por el 10% del valor anual del contrato. g) Póliza de responsabilidad civil extracontractual que incluya responsabilidad civil
profesional vigente para empresas de vigilancia, exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada por un monto no inferior a 1000 SMLMV.
Adjudicado el contrato se aportara las siguientes pólizas adicionales;
• Póliza de cumplimiento por el 15% del valor anual del contrato con una vigencia de la duración del contrato y dos meses más.
• Póliza de calidad por 15% del valor anual del contrato con una vigencia de la duración del contrato y dos meses más.
• Póliza de pago de prestaciones sociales por el 5% del valor anual del contrato con una vigencia de la duración del contrato y tres años más.
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h) Descripción detallada del estudio seguridad que aplicará en su empresa, así como el tiempo que se tarda en realizar el estudio de seguridad del personal asignado a CLÍNICA NUESTRA desde que esta hace el requerimiento.Una fotografía del uniforme autorizado con la correspondiente licencia de uso, vigente, otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
i) El proponente deberá anexar copia de la licencia de funcionamiento vigente de la Escuela de Capacitación y Entrenamiento en Vigilancia y Seguridad Privada o del Departamento de Capacitación de la Empresa en caso de que lo tenga y este autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que provea enseñanza, capacitación, entrenamiento y actualización de conocimientos relacionados con vigilancia y seguridad privada a su personal. En caso de que el proponente no posea escuela de capacitación, deberá anexar una certificación vigente de la Escuela en la cual se capacita a su personal, en que conste que la empresa de vigilancia recibe capacitación allí. En caso de suscripción del contrato la licencia debe cubrir el término de ejecución del mismo. En el evento que el término de vigencia sea menor al señalado y de ser adjudicado el contrato, el proponente seleccionado deberá indicar en la carta de presentación de la oferta, que se compromete a realizar los trámites correspondientes con el tiempo suficiente para mantener la vigencia durante todo el tiempo antes citado.
j. Copia del permiso vigente para uso de armas de fuego de acuerdo con los
requisitos establecidos en el Título IX del Decreto 2535 del 17 de Diciembre de 1993, así como informar que cuenta con todos los permisos y salvoconductos requeridos de conformidad con las normas legales para el uso de armas
35. Garantizo que el personal seleccionado para el cargo de Supervisor cuenta con
destreza en el manejo de personal, empleo de armas de fuego, uso de equipo de comunicaciones, experiencia en la administración de crisis de orden operativo y está debidamente certificado (credencial vigente) como Supervisor por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
36. Acepto que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento previo al inicio a la ejecución del objeto contratado entregará al supervisor del contrato de CLÍNICA NUESTRA las certificaciones que acrediten el cumplimiento de la experiencia solicitada al personal que integra el dispositivo de seguridad y las credenciales vigentes emitidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
37. Acepto que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento, si se
requiere el cambio de algún miembro del dispositivo de seguridad, ésta pondrá a
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disposición de CLÍNICA NUESTRA una persona que cumpla todas las condiciones establecidas en esta invitación a proponer.
38. Acepto que una vez ocurrido un incidente de seguridad el supervisor del contrato o quien este delegue deberá informar al proponente que resulte seleccionado a fin de realizar las investigaciones correspondientes en el lugar del incidente. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del incidente el proponente seleccionado deberá entregar el respectivo informe en el que se sustente la asignación de responsabilidades si fueren del caso. Se entiende por incidente de seguridad física, cualquier hecho o evento que afecta la seguridad personal, la seguridad de la organización, su infraestructura y los bienes que se encuentren dentro de la misma.
Atentamente, _______________________________________________ Nombre y firma del Representante Legal C.C. No. ………………. Expedida en
TIPO DE DOCUMENTO:
MANUAL
Código:
MN-GH-001
Versión:
02
TITULO:
CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
Fecha Aprobación:
2015-08-30
Paginas: 1 de 32
INDICE
INTRODUCCION
PRESENTACION
1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD
1.1 DEFINICION DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO Y ETICA
1.2 OBJETIVOS DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO Y ETICA
1.3 ALCANCE
2. ORIENTACION ESTRATEGICA
2.1 MISION
2.2 VISION
2.3 VALORES INSTITUCIONALES
2.3.1 CALIDEZ
2.3.2 CALIDAD
2.3.3 COMPROMISO
2.3.4 RESPECTO
2.3.5 HONESTIDAD
2.4 NORMATIVIDAD
2.4.1 LEY 100/1993
2.4.2 LEY 1122/2007
2.4.3 DECRETO 1011/2006
2.4.4 RESOLUCION 1043/2006
2.4.5 RESOLUCION 1445/2006
2.4.6 RESOLUCION 1446/2006
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3. PROCEDER DE LA CLINICA COMO ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS
DE SALUD
3.1 CON EL PERSONAL INSTITUCIONAL
3.2 CON LOS USUSARIOS
3.3 CON EL MANEJO DE LA INFORMACION
3.4 CON LOS RECURSOS MATERIALES, FINANCIEROS Y ELECTRONICOS
3.5 CON LOS CONFLICTOS DE INTERESES
4. TIPOS DE CONTROLES
4.1 FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL
4.2 FUNCIONES DE AUDITORIA MEDICA
4.3 COMITES
4.3.1 COMITÉ DE FARMACIA
4.3.2 COMITÉ TECNICO-CIENTIFICO
4.3.3 COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS
4.3.4 COMITE DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
4.3.5 COMITÉ DE TRANSFUSION
4.3.6 COMITÉ DE MORTALIDAD
4.3.7 COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL
5. CODIGO DE ETICA
5.1 DEFINICION
5.2 PRINCIPIOS ETICOS
5.3 POLITICAS EN LA GESTION ASISTENCIAL
5.4 RESOLUCION DE CONFLICTOS
6. SOCIALIZACION DEL CODIGO DE ETICA
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7. CONTROL DEL CODIGO DE BUEN GOBIERNO Y DE ETICA
8. COMITÉ DE ETICA
8.1 ESTANDARES DE SEGUIMIENTO
8.2 COMPOSICION Y REUNIONES DEL COMITÉ DE ETICA Y NOMBRAMIENTO
DE SUS MIEMBROS
8.3 FUNCIONES DEL COMITÉ DE ETICA Y BUEN GOBIERNO
9. MECANISMOS DE DIFUSION
10. INDICADORES, EVALUACION Y SEGUIMIENTO
11. VIGENCIA
12. REVISION
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INTRODUCCIÓN
Se crea el código de buen gobierno y ética como un instrumento que permite guiar el actuar
bajo una serie de normas enmarcados en la ética, la correcta administración con
responsabilidad social hacia la comunidad, como dentro de la organización.
Este documento registra el manejo Empresarial que ha permitido el desarrollo sostenible,
presencia y reconocimiento a nivel Local, Regional y Nacional.
El código del buen gobierno y de ética, registra las normas, principios y políticas que
direccionan las relaciones entre los partes interesadas de la Clínica Nuestra como: los
pacientes y su familia; clientes corporativos, comunidad, colaboradores, junta directiva, entes
de control. A continuación se presentarán varios ítems que hacen parte del Buen Gobierno y
de Ética.
El Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad reglamenta el cumplimiento de los Códigos de
Ética para la prestación de los servicios y la Ley 1122 le asigna responsabilidades a la
Superintendencia de Salud para controlar la gestión de las partes involucradas en este
sistema. Razón por la cual la superintendencia en cumplimiento del literal H del articulo 40
de la Ley 1122 se expide la Circular Instructiva 045 de Agosto de 2007, por medio de la cual
se ordena implementar el Código del Buen Gobierno y de Ética.
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PRESENTACIÓN
El Código de Ética constituye para la Clínica Nuestra, una norma de conducta orientada al
desempeño integral que deben tener sus colaboradores, directivos, contratistas y
proveedores, que buscan alcanzar las metas trazadas en la Misión y Visión, con
fundamentos en los Principios y Valores de la Institución, y que, en coherencia con el
Código de Buen Gobierno, todo directivo y/o colaborador de la Clínica debe cumplir en el
desempeño de sus funciones.
Lo que se busca es fomentar un compromiso de trabajo con la institución, promoviendo las
reglas de ética, de compromiso moral, de rectitud y todos aquellos valores que nos lleven a
mantener un bienestar laboral, permitiéndonos hacer de la clínica una institución competitiva
y manteniéndonos en el compromiso de brindarle bienestar y el mejor servicio a nuestros
usuarios.
1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD
La Clínica Nuestra es una Institución Privada, nace de la idea de un grupo de inversionistas
(Sociedad N.S.D.R. S.A), iniciando sus labores el 1 de Septiembre del 2002 y desde su
apertura los inversionistas han concebido la prestación de servicios con calidad, como el
principal eje que mueve el crecimiento y los resultados esperados, la clínica empieza a ser
reconocida y rápidamente llega a niveles muy altos de ocupación, lo que consecuentemente
llevó a las ampliaciones locativas permitiendo expandir el portafolio de servicios a nuestros
usuarios.
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La Clínica ofrece un completo portafolio en servicios integrales de atención en salud, con un
selecto grupo de especialidades y subespecialidades como: Pediatría, Cirugía Pediátrica,
Gastroenterología, Ortopedia y Traumatología, Radiología, Cirugía Cardiovascular, Cirugía
de Mano. Cirugía Maxilofacial, Cirugía vascular, Hemodinamia sservicios de hospitalización,
Unidad de Cuidado Intermedio y Critico, consulta externa, cirugía y urgencias, además
apoyo diagnóstico en laboratorio e imagenología y programas especiales.
La acreditación, con un enfoque sistemático y permanente control de sus indicadores genera
mejoramiento continuo de la entidad, con la minimización de riesgos en la atención de los
pacientes. Para lo cual la Organización ha realizado inversiones en infraestructura, Talento
Humano, Cultura Organizacional, Sistemas de información, que se traduce en un sistema de
gestión de calidad efectiva.
1.1. DEFINICIÓN DEL CODIGO DEL BUEN GOBIERNO Y DE ETICA
Es el documento que guía el comportamiento de los funcionarios de la Clínica Nuestra en la
gestión, toma de decisiones e interrelaciones con los grupos de interés: los pacientes y su
familia; clientes corporativos, comunidad, colaboradores, junta directiva y entes de control.
1.2. OBJETIVOS DEL CODIGO DEL BUEN GOBIERNO Y DE ETICA
1.2.1 Asegurar que todas las actividades de los funcionarios de la Clínica se guíen
dentro de los principios éticos y las políticas de la entidad.
1.2.2 Crear con el Código del Buen Gobierno una cultura organizacional basada en
normas transparentes y definidas.
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1.2.3 Generar confianza a las partes interesadas que conlleve a un desarrollo sostenido
1.2.4 Cumplir con los requerimientos legales.
1.3. ALCANCE
El Código del Buen Gobierno aplica a todos los miembros de la Junta Directiva, Director,
jefes de Área, Coordinadores de Sección, Colaboradores tanto Asistenciales como
Administrativos.
2. ORIENTACION ESTRATEGICA
2.1 MISION
Prestar a la población colombiana, servicios de salud de mediana y alta complejidad, fundamentados en la Calidad y Seguridad, con un Soporte Tecnológico Óptimo y un Recurso Humano Idóneo; trabajando por satisfacer las necesidades del paciente y su familia, propendiendo por el Bienestar Laboral de nuestros colaboradores y la Estabilidad financiera de la institución.
2.2 VISION
En el 2016 una entidad de salud reconocida por sus altos estándares de calidad y
seguridad, con una atención centrada en la humanización del servicio y fidelización de sus
pacientes.
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2.3 VALORES INSTITUCIONALES
2.4 NORMATIVIDAD
La Clínica Nuestra en su Sistema de Gestión y Garantía de la Calidad sigue los
lineamientos presentados en la siguiente normatividad:
2.4.1 Ley 100 de 1993: En sus artículos 186 y 227 establece la creación de un Sistema de
Garantía de Calidad y de Acreditación en Salud.
2.4.2 Ley 1122 DE 2007: Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
2.4.3 Decreto 1011 del 2006: por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía
de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y
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establece responsabilidades para cada uno de sus actores, es decir, el Ministerio mismo, la
Superintendencia Nacional de Salud, los Prestadores de Servicios de Salud, las Entidades
Promotoras de Salud, las Administradoras del Régimen Subsidiado, las Entidades
Adaptadas, las Empresas de Medicina Prepagada y las Entidades Departamentales,
Distritales y Municipales de Salud.
Define y reglamenta “el Modelo de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la
Atención de Salud que será implantado de conformidad con los ámbitos de acción de las
diversas entidades. Se deberán adoptar indicadores y estándares que les permitan precisar
los parámetros de calidad esperados en sus procesos de atención, con base en los cuales
se adelantarán acciones preventivas, de seguimiento y coyunturales consistentes en la
evaluación continua y sistemática de la concordancia entre tales parámetros y los resultados
obtenidos, para propender por el cumplimiento de sus funciones de garantizar el acceso, la
seguridad, la oportunidad, la pertinencia y la continuidad de la atención, y la satisfacción de
los usuarios”.
2.4.4 Resolución 2003 del 2014: por la cual se establecen las condiciones que deben
cumplir los prestadores de Servicios de Salud para Habilitar sus servicios e implementar el
componente de auditoria para el mejoramiento de calidad de la atención.
2.4.5 Resolución 1445 (08 de Mayo de 2006): Por el cual se definen las funciones de la
Entidad Acreditadota y se adoptan otras disposiciones
2.4.6 Resolución 1446 del 2006: por la cual se define el Sistema de Información para la
Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad de la Atención en Salud.
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3. PROCEDER DE LA CLINICA COMO INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS DE
SALUD
Se describen a continuación las políticas a observar por parte de la Clínica en su interacción
con los diferentes grupos de interés:
3.1 De la Clínica Nuestra con el personal Institucional:
Brindar un ambiente de trabajo adecuado, que garantice la integridad personal de sus
empleados, y con las herramientas necesarias para el desempeño de sus funciones.
Garantizar la igualdad de oportunidades sin discriminación de ninguna índole.
Propender por mantener las buenas relaciones entre los miembros de la Clínica.
Divulgar y exigir el entendimiento y práctica de las normatividades internas y externas
que regulan el sector salud.
Exigir el cumplimiento de las normas de bioseguridad en el desarrollo de las labores
de todos sus empleados, proveedores y usuarios.
3.2. De la Clínica Nuestra con los usuarios:
Brindar información clara y cierta a los usuarios, atendiendo oportunamente sus
inquietudes y buscando siempre una respuesta positiva de su parte.
Mantener al usuario informado de manera clara y precisa informándole sobre su
atención, tratamiento y demás aspectos pertinentes a su condición.
Dar a conocer a los usuarios sus derechos y deberes como paciente.
Proveer a los usuarios un ambiente seguro, que permita su reposo y confortabilidad
durante su estancia en la Clínica.
Mantener la privacidad en la información clínica de los pacientes.
Mantener una comunicación permanente y clara con los familiares de los pacientes
acerca de su estado.
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3.3. De la Clínica Nuestra con el manejo de la información:
Utilizar la información de la Historia Clínica de los pacientes de manera confidencial y
responsable.
La información de la Historia Clínica de los pacientes esta bajo la custodia de la
Clínica, y debe ser de uso exclusivo de la Clínica, salvo expresa autorización escrita
por parte del paciente.
Se tendrá acceso a la información de la Historia Clínica por parte de las entidades
que así lo soliciten, previa autorización de la Dirección Médica.
3.4. De los Funcionarios de la Clínica Nuestra con el uso de los recursos, materiales,
financieros y electrónicos:
Mantener en óptimas condiciones los recursos que le hayan sido asignados para el
desempeño de sus labores.
Informar los riesgos y las necesidades de mantenimiento.
Cumplir con las políticas de seguridad informática.
Reportar los riesgos detectados.
3.5. De los Funcionarios de la Clínica Nuestra y los conflictos de interés:
Desempeñar su trabajo libre de conflictos de intereses afectivos, financieros, vínculos
afectivos y personales que influyan o lo conduzcan a la toma de decisiones contrarias
a las políticas de la Clínica.
Renunciar a recibir dadivas u otro tipo de obsequios ofrecidos por los pacientes,
familiares, visitantes, proveedores y terceros como contraprestación para obtener
beneficios.
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Reportar al Coordinador de cada Área, toda aquella actuación observada en los
funcionarios de la Clínica, que viole las leyes, los reglamentos o este Código.
4. TIPOS DE CONTROLES
Los entes de control utilizados en la Clínica son:
• Revisoría Fiscal
• Auditoria médica
• Comités
4.1. FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL
El Reviso Fiscal y sus suplentes serán designados por la Asamblea General de Accionistas
para periodos de (1) año, simultaneo al de la junta Directiva, pero pueden ser removidos en
cualquier tiempo por la Asamblea y reelegidos indefinidamente. El suplente reemplazara al
principal en todos los casos de falta absoluta o temporal.
El revisor fiscal y su suplente deberán ser contadores públicos, estarán sujetos a las
inhabilidades, prohibiciones, incompatibilidades y responsabilidades que establezcan las
leyes.
Son Funciones del Revisor Fiscal cerciorarse que las operaciones que se celebran
por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las
decisiones de la Asamblea General y la Junta Directiva.
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Dar oportuna cuenta, por escrito a la Asamblea de Accionistas, a la Junta directiva o
al gerente según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento
de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerce la inspección de la
compañía y rendirles los informes a los que haya lugar.
Velar porque se lleve regularmente la contabilidad de la sociedad y las cartas de las
reuniones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen
oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que
ella tenga en custodia o a cualquier otro titulo.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean
necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe
correspondiente.
Convocar a la Asamblea de Accionistas a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue
necesario, cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la sociedad, o
cuando lo solicite un número de accionistas representantes de la cuarta parte del
capital suscrito de la sociedad.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que,
siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea de Accionistas.
4.2. FUNCIONES DE AUDITORIA MÉDICA
Evaluar, vigilar y controlar la calidad de atención de los pacientes y su familia
Evaluara, vigilara y controlara la atención de los pacientes
Formular recomendaciones para mejorar y mantener la calidad en la prestación de
servicios de salud.
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Evaluar, vigilar y controlar la aplicación de los protocolos o guías de manejo medico.
Evaluar, vigilar y controlar la racionalidad técnica científica: pertinencia en apoyos
diagnósticos, estancias inactivas, oportunidad.
4.3. COMITES
Los Comités evalúan la gestión de cada una de la Unidades Funcionales, para la
implementación y seguimiento de las acciones preventivas y correctivas.
FUNCIONES DE LOS COMITES
4.3.1. COMITÉ DE FARMACIA
Establecer Los criterios de selección para la compra de los medicamentos.
Seleccionar los medicamentos e insumos necesarios para el tratamiento de las
principales causas de Morbimortalidad por hospitalización y consulta externa.
Elaborar y actualizar el Vademécum de la Institución.
Realizar farmocovigilancia y apoyo terapéutico a las unidades funcionales en la
atención de los pacientes.
Ser un órgano consultor en lo referente a la utilización de los medicamentos e
insumos.
Evaluar las probables reacciones medicamentosas (PRM) presentadas en la
utilización de los medicamentos
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4.3.2. COMITÉ TECNICO CIENTIFICO
Evaluar, sugerir e implementar soluciones para superar debilidades de diferentes
unidades funcionales que beneficien la prestación del servicio
Velar por el cumplimiento de normas técnico – científicos dadas por el Ministerio de la
Protección Social
Analizar y estudiar propuestas para mejorar el funcionamiento de las unidades
funcionales
Sugerir mejoras encaminadas a lograr una optima actividad profesional.
Promover el mantenimiento de un alto nivel científico y técnico de los profesionales
que hacen parte de la institución.
Propender por el ejercicio ético de la practica medica
Promover y emplear métodos de evaluación y control que garanticen el normal
funcionamiento de los servicios.
Revisar y sugerir las guías de atención para que garanticen un buen servicio.
Promover el proceso de gestión clínica y seguimiento a eventos adversos
4.3.3. COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS
Promover en la institución la adopción de las normas nacionales sobre historia clínica
y velar porque estas se cumplan
Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de
los registros clínicos del prestador, incluida las historias clínicas.
Elevar a la dirección y al comité técnico – científico, recomendaciones sobre los
formatos de los registros específicos y anexos que deben contener la historia clínica,
así como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados.
Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administración y
funcionamiento del archivo de historias clínicas.
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4-3.4 COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
Revisar y aprobar el programa anual de actividades de vigilancia y prevención.
Revisar los datos de vigilancia epidemiológica e identificar las áreas apropiadas para
intervención (participación en brotes)
Evaluar y promover mejores prácticas de los procesos relacionados con el control y
prevención de la IIH, además de identificar los posibles contactos hospitalarios, los
cambios en la flora microbiana, la resistencia a los antibióticos, las condiciones
medioambientales como la disposición de basuras y residuos, así como los aspectos
administrativos.
Asegurar la identificación de necesidades de capacitación y dar la apropiada para el
personal d enfocada al control de infecciones y seguridad.
Solicitar, sugerir, recursos apropiados para los programas de vigilancia de las
infecciones
Comunicarse y cooperar con otros Comités de la IPS con intereses comunes, como
los Comités de Farmacia y Terapéutica, Historias Clínicas, Calidad, Banco de Sangre,
Ética Hospitalaria, Técnico Científico, Salud Ocupacional y demás establecidos
4.3.5. COMITÉ DE TRANSFUSION
El principal objetivo será el fomentar el uso más adecuado de la sangre y sus
derivados.
Establecer la normativa para la práctica transfusional en el Hospital, elaborando una
guía transfusional.
Desarrollar criterios de auditorias sobre la práctica transfusional.
Revisar y analizar las estadísticas del Banco de Sangre.
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Auditar el uso de la sangre y sus derivados; de las reacciones transfusionales
incluidas las hepatitis postransfusionales.
Promover la educación continuada de los miembros del staff del Hospital, mediante
cursos, etc.
Asegurar el cumplimiento de las normas de Acreditación de Bancos de Sangre de
asociación Española de Hematología y Hemoterapia, de la Sociedad Española
deTransfusión Sanguínea y del Consejo de Europa.
4.3.6 COMITÉ DE MORTALIDAD
Analizar las causas de mortalidad en la institución a lo largo del periodo analizado y a
lo largo de los años.
Valorar la causa de la muerte:
· en relación a la enfermedad de base
· en relación al estado del paciente al ingreso
· en relación al motivo de ingreso
· como complicación previsible o imprevista
Valorar la existencia de errores médicos o de enfermería
Valorar la calidad de la historia clínica en su conjunto, especialmente en lo que
respecta al relato de las causas del fallecimiento, tratamientos empleados e
información a la familia.
Valorar el resultado de la necropsia en relación con los diagnósticos clínicos. Si ésta
no se practicó, valorar los motivos.
Establecer las causas de la muerte: causa inmediata, causa intermedia y patología
primaria.
Catalogar el fallecimiento como evitable o inevitable.
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4.3.7 COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL
Servir como organismo de coordinación entre los directivos de la compañía y los
trabajadores, en la solución de problemas relacionados con la Salud Ocupacional.
Proponer a la compañía medidas y actividades relacionadas con la salud en el
trabajo, adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y
mantengan la salud en los puestos de trabajo.
Auditar el cumplimiento de las actividades del programa de Salud Ocupacional y de
las actividades de Medicina e Higiene Industrial.
Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales, proponer medidas correctivas y hacer seguimiento al cumplimiento de
las mismas.
Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional.
Visitar periódicamente los puestos de trabajo e inspeccionar los métodos, máquinas,
equipos, personal y ambientes con el fin de identificar los factores de riesgo.
Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Salud Ocupacional,
en actividades que éstos adelanten dentro de la empresa.
Evaluar las sugerencias que presenten los trabajadores, relacionadas con medicina,
higiene y seguridad industrial.
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COMITÉ DE ETICA MÉDICA DE LA CLINICA NUESTRA
1. JUSTIFICACIÓN
La obligación de mejorar continuamente la capacidad profesional y de evaluar los métodos utilizados está incluida en los códigos de ética médica y hace parte del direccionamiento estratégico de Clínica Nuestra.
Las IPS y el personal asistencial tienen la obligación de esforzarse por tener un mejoramiento continuo de los servicios. El objetivo de estas normas es reforzar este propósito por medio de revisiones de la calidad y la creación de fundamentos éticos para dichas prácticas, como la revisión clínica.
En la evaluación de la calidad se deben respetar los principios éticos de atención médica generalmente aprobados y los códigos nacionales de ética médica.
2. MARCO LEGAL Decreto 1757 de Agosto 3 de 1994, en los Artículos 15 y 16 y la Resolución 13437 de Noviembre 1 de 1991 del Ministerio de Salud. 3. DEFINICIÓN Es un espacio de la comunidad y de los usuarios en la gestión de los servicios de salud de las instituciones públicas o privadas. Este comité tiene por finalidad, velar por la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios y la defensa de los deberes y derechos de los ciudadanos en salud. 4. Conformación
Un representante del equipo médico de la institución elegidos por y entre el personal de la institución
Un representante del personal de enfermería de la institución elegidos por y entre el personal de la institución
Dos representantes de la asociación de usuarios de la Institución.
Dos delegados de las organizaciones de la comunidad que formen parte de los comités de participación comunitaria.
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Jefe de calidad
Dirección medica
Director técnico científico
Coordinador medico
Coordinador Unidad de Cuidados intensivos En los representantes que aplique serán elegidos para periodos de tres años y podrán ser reelegidos hasta por dos periodos consecutivos. 5. Funciones Los Comités de Ética Médica tendrán las siguientes funciones:
Promover programas de promoción y prevención en el cuidado de la salud individual, familiar, ambiental y los dirigidos a construir una cultura del servidor público.
Divulgar entre los funcionarios y la comunidad usuaria de servicios los derechos y deberes en salud.
Velar porque se cumplan los derechos y deberes en forma ágil y oportuna.
Proponer las medidas que mejoren la oportunidad y la calidad técnica y humana de los servicios de salud y preserven su menor costo y vigilar su cumplimiento.
Atender y canalizar las veedurías sobre calidad y oportunidad en la prestación de servicios de salud.
Atender y canalizar las inquietudes y demandas sobre prestación de servicios de la respectiva institución, por violación de los derechos y deberes ciudadanos en salud.
Reunirse como mínimo una vez al mes y extraordinariamente cuando las circunstancias así lo requieran, para lo cual deberán ser convocados por dos de sus miembros.
Llevar un acta de cada reunión y remitirlas trimestralmente a la Dirección Municipal y Departamental de Salud.
Elegir un representante ante los comités de ética profesional del sector salud, de que habla el artículos 3º de la ley 60, y enviar para su estudio los casos que considere pertinentes.
6. Periodicidad. Ordinaria una vez al mes y extraordinaria por convocatoria de dos de sus miembros.
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7. Identificación de casos para el comité
1. Todo caso que el usuario solicite llevar a comité de ética 2. Casos reportados por el personal asistencial y/o el área de servicio al cliente con la
connotación de falta de ética por parte del personal asistencial y administrativo. 3. Análisis de solicitudes por sociedades científicas, universidades y demás para
investigaciones en la institución (Anexo 5) 8. Dinámica del comité. De cada reunión se levantara un acta la cual será firmada por los asistentes y remitida bimensualmente a la subdirección de desarrollo institucional del sector del Ministerio de Protección Social.
El desarrollo de la reunión debe abarcar como mínimo los siguientes puntos:
a. Verificación del quórum. b. Comentarios al acta anterior y al orden del día previamente distribuidos entre los
participantes. c. Verificación del cumplimiento de tareas. d. Análisis de situaciones prioritarias e. Proposiciones y varios
ANEXO 1 DEL COMITÉ DE ÉTICA
DERECHOS DE LOS PACIENTES. Resolución 13437 de Noviembre 1 de 1991.
Todo paciente debe ejercer sin restricciones por motivos de raza, sexo, edad, idioma, religión, opinión política o de cualquier índole, origen social, posición económica o condición social:
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1. Su derecho a elegir libremente al médico y en general a los profesionales de la salud, como también a las instituciones de salud que le presten la atención requerida, dentro de los recursos disponibles del país.
2. Su derecho a disfrutar de una comunicación plena y clara con el médico apropiadas a
sus condiciones psicológicas y culturales, que le permita obtener toda la información necesaria respecto a la enfermedad que padece, así como a los procedimientos y tratamientos que se le vayan a practicar y al pronóstico y riesgo que dicho tratamiento conlleve. También su derecho a que él, sus familiares o representantes, en caso de inconsciencia o minoría de edad consientan o rechacen estos procedimientos dejando expresa constancia, ojala escrita de su decisión.
3. Su derecho a recibir un trato digno respetando sus creencias y costumbres, así como
las opiniones personales que tenga sobre la enfermedad que sufre.
4. Su derecho a que todos los informes de la historia clínica sean tratados de manera confidencial y secreta y que solo con su autorización puedan ser conocidos.
5. Su derecho a que se le preste durante todo el proceso de su enfermedad, la mejor
asistencia médica disponible, pero respetando los deseos del paciente en el caso de enfermedad irreversible.
6. Su derecho a revisar y recibir explicaciones acerca de los costos por los servicios
obtenidos, tanto por parte de los profesionales de la salud como por las instituciones sanitarias. Al igual que el derecho a que en casos de emergencias, los servicios que reciba no estén condicionados al pago anticipado de honorarios.
7. Su derecho a recibir o rehusar apoyo espiritual o moral cualquiera que sea el culto
religioso que profese.
8. Su derecho a que se le respete la voluntad de participar o no en investigaciones realizadas por personal científicamente calificado, siempre y cuando se haya enterado acerca de los objetivos, métodos, posibles beneficios, riesgos previsibles e incomodidades que el proceso investigativo pueda implicar.
9. Su derecho a que se le respete la voluntad de aceptar o rehusar la donación de sus
órganos para que éstos sean transplantados a otros enfermos.
10. Su derecho a morir con dignidad y a que se le respete su voluntad de permitir que el proceso de la muerte siga su curso natural en la fase Terminal de su enfermedad.
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ANEXO 2 DEBERES DE LOS PACIENTES Y ALLEGADOS
1. Presentar la documentación que certifique su identidad. 2. Velar por el cuidado de sus pertenencias y de la dotación de la unidad de prestación
de servicio
3. Cuidar su salud y la de los demás. 4. Informar en forma oportuna, clara, veraz y completa las circunstancias relacionadas
con su estado de salud y los hechos ó situaciones causantes de su deterioro, las circunstancias administrativas relativas a la seguridad social y todas las necesarias para que se le pueda brindarle el cuidado idóneo.
5. Comprometerse con el consentimiento informado. 6. Expresar por escrito su voluntad de no aceptar algún tratamiento o procedimiento. 7. Designar, cuando esté en condiciones de hacerlo y si así lo desea, el tercero en el
que subroga la obtención de su consentimiento informado. 8. Facilitar el cumplimiento de las normas legales y éticas. 9. Cuidar y hacer uso racional de los recursos, instalaciones, dotación, servicios y
prestaciones sociales y laborales. 10. Colaborar con el cumplimiento de normas, reglamentos e instrucciones de la Institución y del equipo tratante. 11. Acatar los criterios de ingreso y egreso a la Unidad de Cuidados intensivos. Solicitar el cumplimiento de sus derechos, en equilibrio justo con los derechos de los demás. 12. Respetar la intimidad de los demás pacientes. 13. Tratar con respeto y dignidad a las personas que lo atienden, a los demás pacientes y a los familiares y allegados. 14. Hacerse a sí mismo y hacer a los suyos parte activa del equipo humano de tratamiento.
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15. Pagar oportunamente y/o facilitar el pago de los servicios y honorarios profesionales. 16 .Analizar por el conducto regular sus quejas, reclamos y sugerencias. 17. Informar oportunamente de hechos dolosos que perciba durante su permanencia en el Hospital y colaborar con los administradores y autoridades competentes para subsanarlos.
ANEXO 3 CODIGO INTERNACIONAL DE ETICA MÉDICA
DEBERES DE LOS MÉDICOS EN GENERAL
1. El médico debe mantener siempre el nivel más alto de conducta profesional.
2. El médico no debe permitir que motivos de ganancia influyan el ejercicio libre e independiente de su juicio profesional en favor de sus pacientes.
3. El médico debe, en todos los tipos de práctica médica, dedicarse a proporcionar su servicio médico competente, con plena independencia técnica y moral con respeto y compasión por la dignidad humana.
4. El médico debe tratar con honestidad a pacientes y colegas, esforzarse por dejar al descubierto a aquellos médicos débiles de carácter, deficientes en competencia profesional, o a quienes incurran en fraude o engaño.
5. Las siguientes prácticas se consideran conducta no ética: a) La publicidad hecha por un médico, a menos que esté permitida por las leyes del país y el Código de Ética de la Asociación Médica Nacional. b) El pagar o recibir cualquier honorario u otro emolumento con el sólo propósito de obtener un paciente, el recetar o enviar a un paciente a un establecimiento.
6. El médico debe respetar los derechos del paciente, de los colegas y de otros profesionales de la salud y debe salvaguardar las confidencias de los pacientes.
7. El médico debe actuar solamente en el interés del paciente al proporcionar atención médica que pueda tener el efecto de debilitar la condición mental y física del paciente.
8. El médico debe obrar con suma cautela al divulgar descubrimientos, nuevas técnicas o tratamientos a través de canales no profesionales.
9. El médico debe certificar únicamente lo que él ha verificado personalmente.
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DEBERES DE LOS MÉDICOS HACIA LOS ENFERMOS
1. El médico debe recordar siempre la obligación de preservar la vida humana.
2. El médico debe a sus pacientes todos los recursos de su ciencia y toda su lealtad. Cuando un examen o tratamiento sobrepase su capacidad, el médico debe llamar a otro médico calificado en la materia.
3. El médico debe, aún después de la muerte de un paciente, preservar absoluto secreto en todo lo que se le haya confiado
4. El médico debe proporcionar el cuidado médico en caso de urgencia como un deber humanitario, a menos que esté seguro que otros médicos puedan y quieran brindar tal cuidado
DEBERES DE LOS MÉDICOS ENTRE SI
1. El médico debe comprometerse hacia sus colegas como él desearía que ellos se comportasen con él.
2. El médico no debe atraer hacia sí los pacientes de sus colegas.
3. El médico debe observar los Principios de "La Declaración de Ginebra" aprobada por la Asociación Médica Mundial
4. (Código Internacional de Ética Médica. Adoptado por la III Asamblea General de la Asociación Médica Mundial. Londres, Inglaterra, Octubre 1949)
ANEXO 4
DERECHOS DE LOS MEDICOS 1. Ejercer la profesión en forma libre y sin presiones de cualquier naturaleza
El médico tiene derecho a que se respete su juicio clínico (diagnóstico y terapéutico) y su libertad prescriptiva, así como su probable decisión de declinar la atención de algún paciente, siempre que tales aspectos se sustenten sobre bases éticas, científicas y normativas. 2. Laborar en instalaciones apropiadas y seguras que garanticen su practica profesional
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El médico tiene derecho a contar con lugares de trabajo e instalaciones que cumplan con medidas de seguridad e higiene, incluidas las que marca la ley, de conformidad con las características del servicio a otorgar. 3. Tener a su disposición los recursos que requiere su práctica profesional
Es un derecho del médico, recibir del establecimiento donde presta su servicio: personal idóneo, así como equipo; instrumentos e insumos necesarios, de acuerdo con el servicio a otorgar. 4. Abstenerse de garantizar resultados en la atención médica
El médico tiene derecho a no emitir juicios concluyentes sobre los resultados esperados de la atención médica. 5. Recibir trato respetuoso por parte de los, pacientes y sus familiares, así como del personal relacionado con su trabajo profesional
El médico tiene derecho a recibir del paciente y sus familiares trato respetuoso, así como información completa, veraz y oportuna relacionada con el estado de salud. El mismo respeto deberá recibir de sus superiores, personal relacionado con su trabajo profesional y terceros pagadores. 6. Tener acceso a educación médica continua y ser considerado en igualdad de
oportunidades para su desarrollo profesional El médico tiene derecho a que se le facilite el acceso a la educación médica continua y a ser considerado en igualdad de oportunidades para su desarrollo profesional, con el propósito de mantenerse actualizado. 7. Tener acceso a actividades de investigación y docencia en el campo de su profesión El médico tiene derecho a participar en actividades de investigación y enseñanza como parte de su desarrollo profesional. 8. Asociarse para promover sus intereses profesionales
El médico tiene derecho a asociarse en organizaciones, asociaciones y colegios para su desarrollo profesional, con el fin de promover la superación de sus miembros y vigilar el ejercicio profesional, de conformidad con lo prescrito en la ley. 9. Salvaguardar su prestigio profesional
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El médico tiene derecho a la defensa de su prestigio profesional ya que la Información sobre el curso de una probable controversia se trate con privacidad, y en su caso a pretender el resarcimiento del daño causado.
10. Percibir remuneración por los servicios prestados El médico tiene derecho a ser remunerado por los servicios profesionales que preste, de acuerdo a su condición laboral, contractual o a lo pactado con el paciente
ANEXO 5
LEY 55/2003 16 DICIEMBRE
ESTATUTO MARCO DEL PERSONAL ESTATUTARIO DE LOS SERVICIOS DE SALUD
CAPÍTULO IV Derechos y deberes
Artículo 17. Derechos individuales.
1. El personal estatutario de los Servicios de Salud ostenta los siguientes derechos:
a) A la estabilidad en el empleo y al ejercicio o desempeño efectivo de la profesión o funciones que correspondan a su nombramiento.
b) A la percepción puntual de las retribuciones e indemnizaciones por razón del servicio en cada caso establecidas.
c) A la formación continuada adecuada a la función desempeñada y al reconocimiento de su cualificación profesional en relación a dichas funciones.
d) A recibir protección eficaz en materia de Seguridad y Salud en el trabajo así como sobre riesgos generales en el centro sanitario o derivados del trabajo habitual, y a la información y formación específica en esta materia conforme a lo dispuesto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.
e) A la movilidad voluntaria, promoción interna y desarrollo profesional, en la forma en que prevean las disposiciones en cada caso aplicables.
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f) A que sea respetada su dignidad e intimidad personal en el trabajo y a ser tratado con corrección, consideración y respeto por sus jefes y superiores, sus compañeros y sus subordinados.
g) Al descanso necesario, mediante la limitación de la jornada, las vacaciones periódicas retribuidas y permisos en los términos que se establezcan.
h) A recibir asistencia y protección de las Administraciones Públicas y Servicios de Salud en el ejercicio de su profesión o en el desempeño de sus funciones.
i) Al encuadramiento en Régimen General de la Seguridad Social, con los derechos y obligaciones que de ello se derivan.
j) A ser informado de las funciones, tareas, cometidos, programación funcional y objetivos asignados a su unidad, centro o institución, y de los sistemas establecidos para la evaluación del cumplimiento de los mismos.
k) A la no discriminación por razón de nacimiento, raza, sexo, religión, opinión, orientación sexual o cualquier otra condición o circunstancia personal o social.
l) A la jubilación en los términos y condiciones establecidas en las normas en cada caso aplicables.
m) A la acción social en los términos y ámbitos subjetivos que se determinen en las normas, acuerdos o convenios aplicables.
2. El régimen de derechos establecido en el número anterior será aplicable al personal temporal, en la medida en que la naturaleza del derecho lo permita.
Artículo 18. Derechos Colectivos.
El personal estatutario ostenta, en los términos establecidos en la Constitución y en la legislación específicamente aplicable, los siguientes derechos colectivos:
a) A la libre sindicación.
b) A la actividad sindical.
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c) A la huelga, garantizándose en todo caso el mantenimiento de los servicios que resulten esenciales para la atención sanitaria a la población.
d) A la negociación colectiva, representación y participación en la determinación de las condiciones de trabajo.
e) A la reunión.
f) A disponer de servicios de prevención y de órganos representativos en materia de seguridad laboral.
Artículo 19. Deberes.
El personal estatutario de los Servicios de Salud viene obligado a:
a) Respetar la Constitución, el Estatuto de Autonomía correspondiente y el resto del ordenamiento jurídico.
b) Ejercer la profesión o desarrollar el conjunto de las funciones que correspondan a su nombramiento, plaza o puesto de trabajo con lealtad, eficacia y con observancia de los principios técnicos, científicos, éticos y deontológicos que sean aplicables.
c) Mantener debidamente actualizados los conocimientos y aptitudes necesarios para el correcto ejercicio de la profesión o para el desarrollo de las funciones que correspondan a su nombramiento, a cuyo fin los centros sanitarios facilitarán el desarrollo de actividades de formación continuada.
d) Cumplir con diligencia las instrucciones recibidas de sus superiores jerárquicos en relación con las funciones propias de su nombramiento, y colaborar leal y activamente en el trabajo en equipo.
e) Participar y colaborar eficazmente, en el nivel que corresponda en función de su categoría profesional, en la fijación y consecución de los objetivos cuantitativos y cualitativos asignados a la Institución, centro, o unidad en la que preste servicios.
f) Prestar colaboración profesional cuando así sea requerido por las autoridades como consecuencia de la adopción de medidas especiales por razones de urgencia o necesidad.
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g) Cumplir el régimen de horarios y jornada, atendiendo a la cobertura de las jornadas complementarias que se hayan establecido para garantizar de forma permanente el funcionamiento de las Instituciones, centros y servicios.
h) Informar debidamente, de acuerdo con las normas y procedimientos aplicables en cada caso y dentro del ámbito de sus competencias, a los usuarios y pacientes sobre su proceso asistencial y sobre los servicios disponibles.
i) Respetar la dignidad e intimidad personal de los usuarios de los Servicios de Salud, su libre disposición en las decisiones que le conciernen, y el resto de los derechos que les reconocen las disposiciones aplicables, así como a no realizar discriminación alguna por motivos de nacimiento, raza, sexo, religión, opinión o cualquier otra circunstancia personal o social, incluyendo la condición en virtud de la cual los usuarios de los centros e instituciones sanitarias accedan a los mismos.
j) Mantener la debida reserva y confidencialidad de la información y documentación relativa a los centros sanitarios y a los usuarios obtenida, o a la que tenga acceso, en el ejercicio de sus funciones.
k) Utilizar los medios, instrumental e instalaciones de los Servicios de Salud en beneficio del paciente, con criterios de eficiencia y evitar su uso ilegítimo en beneficio propio o de terceras personas.
l) Cumplimentar los registros, informes y demás documentación clínica o administrativa establecidos en la correspondiente Institución, centro o servicio de salud.
m) Cumplir las normas relativas a la seguridad y salud en el trabajo, así como las disposiciones adoptadas en el centro sanitario en relación con esta materia. n) Cumplir el régimen sobre incompatibilidades.
o) Ser identificados por su nombre y categoría profesional por los usuarios del Sistema Nacional de Salud
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ANEXO 5
PRESENTACION Y ANALISIS DE CASOS DE LAS SOCIEDADES CIENTIFICAS
1. Recepción de la solicitud a través del correo del comité de ética. 2. Análisis por parte de epidemiologia sobre la viabilidad del proyecto. 3. Presentación ante el comité por los interesados. 4. En comité se genera espacio de discusión e interacción con los ponentes. 5. Votación por los integrantes del comité para aprobación, la cual se dará con los votos
de la mitad más uno. 6. Posterior a la aprobación se entrega carta con la firma de los integrantes, se hará
seguimiento por parte de quien designe el comité al proceso de difusión, implementación, resultados etc.
La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las anteriores, por lo tanto se constituye en herramienta clave para el funcionamiento del comité de Ética de la Clínica Nuestra. Para constancia se firma a los 20 días del mes de Agosto de 2015. _______________________ _____________________________ Dirección Médica Dirección Científica John Fernando Quevedo Diego Mauricio Gómez _______________________ _____________________________ Jefe Nacional de Calidad Coordinación Médica Alexander Barco Juan Carlos Sarmiento A.
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_______________________ _____________________________ Coordinación UCI Representante Enfermería Juan Sebastián Martínez Erika López ________________________ _____________________________ Representante Equipo médico Representante asociación de Usuarios __________________________ ___________________________ Representante Asociación usuarios Representante COPACOS _________________________ Representante COPACOS
ELABORO Nombre: Juan Carlos Sarmiento Cargo: Coordinador Medico
Firma: Fecha: 2015-08-30
REVISO Nombre: Alexander Barco Salas Cargo: Jefe de Calidad y Servicio al Cliente Firma: Fecha: 2015-08-30
7.1 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES/PROCESOS A REALIZAR
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El Contratista debe identificar todos los procesos, tareas y/o actividades
que vayan a desarrollar para la Sociedad N.S.D.R S.A.S. Se recomienda
que los procesos se caractericen dependiendo si son estratégicos,
misionales o de apoyo, para de esta manera hacer un análisis
transversal a nivel de SST.
7.2 DESCRIPCION DE MAQUINARIA, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
El Contratista debe identificar todas sus máquinas, equipos y
herramientas manuales y electromanuales; debiendo tener para cada
una de ellas por lo menos los siguientes ítems:
Nombre de la máquina, equipo o herramienta.
Identificación.
Modelo.
Características técnicas.
Manual de operación y mantenimiento.
Cronograma de mantenimientos.
Responsables.
Cabe destacar que para las herramientas manuales se tendrá
información general ya que su rotación, por las condiciones intrínsecas
de la obra, será muy dinámica y se consideraran en algunos casos como
consumibles.
7.3 DESCRIPCION DE MATERIALES, MATERIAS PRIMAS E INSUMOS
El Contratista debe identificar, de acuerdo a su sistema de
documentación propia, todos sus materiales, materias primas e
insumos; debiendo tener para cada una de ellos, y para aquellos que
aplique; por lo menos los siguientes ítems:
Nombre del material, materia prima o insumo.
Identificación.
Ficha técnica (según su proveedor).
Hoja de seguridad (si aplica).
Instrucciones básicas de uso (según su proveedor).
Responsables.
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7.4 PERFILES DE CARGO DEL RECURSO HUMANO
El Contratista debe asegurar que sus colaboradores tengan el perfil
conforme, no solo a la realización de las actividades contratadas, sino la
necesaria para el cumplimiento de los lineamientos concernientes a la
SST. Dicho perfil debe estar definido por tres ítems principales:
Educación: Realizada en instituciones reconocidas con soportes
trazables de la misma.
Formación: Proceso continuo de mejora de las competencias en
temas específicos, como la SST.
Experiencia: Practica continua y permanente de las competencias
en temas específicos, como las SST.
Cabe resaltar que en los casos en que el personal no cumpla con
alguno de los ítems definidos, será potestad de la Sociedad N.S.D.R
S.A.S. validar y aprobar el cierre de brecha (GAP) en los casos que
corresponda.
7.5 RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
DEL RECURSO HUMANO
7.5.1 GERENCIA O REPRESENTANTE LEGAL
Las responsabilidades mínimas que debe ejercer la Gerencia o el
Representante Legal del Contratista en cuanto al SG-SST se
relacionan a continuación.
7.5.2 LIDER EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Las responsabilidades mínimas que debe ejercer el Líder en SST
del Contratista en cuanto al SG-SST se relacionan a
continuación.
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7.5.3 LIDERES DE ACTIVIDADES
Las responsabilidades mínimas que debe ejercer cada uno de los
líderes de actividades del Contratista en cuanto al SG-SST se
relacionan a continuación.
7.5.4 PERSONAL EN GENERAL
Las responsabilidades mínimas que debe ejercer todo el personal
en general del Contratista en cuanto al SG-SST se relacionan a
continuación.
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7.5.5 COPASST/VIGIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Las responsabilidades mínimas que deben ejercer el COPASST o
el Vigía SST, según sea el caso, del Contratista en cuanto al SG-
SST se relacionan a continuación.
7.5.6 COMITÉ DE CONVIVENCIA
Las responsabilidades mínimas que debe ejercer el Comité de
Convivencia del Contratista en cuanto al SG-SST se relacionan a
continuación.
7.6 IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION Y VALORACION DE
RIESGOS, Y DETERMINACION DE CONTROLES.
El Contratista debe contar con una herramienta que facilite una
metodología sistemática para la identificación de los peligros a los
cuales está expuesto con el desarrollo de sus labores, y así mismo
evaluar su riesgo. Es importante que la mencionada metodología incluya
por lo menos los siguientes ítems:
Peligros a los cuales se está expuesto.
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Consecuencias posibles, sobre la salud, la seguridad, el medio
ambiente y la propiedad.
Los tipos de control con los que se cuenta en la actualidad tanto
en la fuente generadora del peligro, al ambiente que lo trasmite y
el colaborador que se encuentra expuesto.
Determinar qué tan efectivas son las medidas de control que se
tienen en la actualidad.
Establecer la frecuencia con la cual el colaborador está expuesto
al peligro.
Calcular la probabilidad de que se materialice el peligro teniendo
como punto de partida la efectividad de las medidas y la
exposición.
Proyectar la consecuencia que puede tener la materialización del
peligro.
Valorar el nivel de riesgo partiendo de la base de la probabilidad
de materialización y la consecuencia de la misma.
Evaluar si el riesgo es o no aceptable.
Establecer la cantidad de colaboradores expuestos y la existencia
de requisitos legales para priorizar las medidas de intervención.
Jerarquizar las medidas de intervención (eliminación, sustitución,
re-ingeniería, controles administrativos y EPP).
7.7 ADQUISICIONES Y CONTRATACION DE SERVICIO.
Para todo caso en que el Contratista requiera de adquisición de
materiales, insumos, materias primas, equipos y herramientas y/o la
contratación de alquiler de maquinaria, servicios específicos o cualquier
tipo de servicio; deberá realizar una evaluación y validación del
desempeño del ofertante del producto y/o servicio en cuanto a las
condiciones de cumplimiento en torno la SST. Los resultados y las
decisiones que se tomen en torno a estos serán necesarios para la
permanencia del Contratista en el desarrollo de las actividades.
7.8 PLAN DE PREVENCION, PREPARACION Y RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS.
El Contratista debe alinearse con el Plan de Prevención, Preparación y
Respuesta ante Emergencias de la Sociedad N.S.D.R. S.A.S sin que
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ello le exima de la responsabilidad legal que le corresponde sobre el
particular. Como mínimo el Contratista debe contar con:
La destinación de los recursos (humanos, técnicos y financieros)
necesarios para el funcionamiento del Plan.
Análisis de la vulnerabilidad a la que está expuesta su
organización y sus colaboradores en el desarrollo de las
actividades para la sociedad N.S.D.R S.A.S.
Valoración y evaluación de riesgos según número de
colaboradores y activos.
Comprensión de los PON’s generados por la Sociedad N.S.D.R
S.A.S para atención de emergencias.
Participar activamente de los simulacros, sensibilizaciones y
capacitaciones en torno a las emergencias que desarrolle
Sociedad N.S.D.R S.A.S.
Asegurar por sus propios recursos la existencia y permanencia en
obra de elementos básicos para atención de emergencias.
8. INSPECCIONES Y AUDITORIAS
El contratista debe tener dentro de su plan anual de trabajo, un programa
de inspecciones planeadas las cuales deben ser metodológicas para
evaluar la conformidad en la implementación del SG-SST. Dichas
inspecciones deben abarcar por lo menos los siguientes ítems:
Entrega, uso y mantenimiento adecuado de los EPP.
Observación de comportamientos seguros (estándares).
Operación segura de maquinarias, equipos y herramientas.
Almacenamiento seguro de materiales, materias, primas e insumos.
Espacios seguros de trabajo.
Tareas de alto riesgo.
Además de lo anterior, la Gerencia o Representante Legal debe programar
una evaluación periódica donde realice la validación del desempeño de
acuerdo a lo establecido en los denominados “Estándares Mínimos”, a
modo de auditoria, generando un informe donde se establezca el
cumplimiento del desempeño en torno a la SST.
De igual manera Sociedad N.S.D.R S.A.S destinará personal para que se
ejecuten auditorias periódicas al desempeño de cada uno de los
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Contratistas, los cuales deben, dependiendo el resultado, implementar un
plan de acción (numeral 9.4) para mejorar su desempeño, dentro de los
plazos que establezca Sociedad N.S.D.R S.A.S.
9. DESVIACIONES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
En los casos en los cuales el SG-SST tenga desviaciones a los procesos, lo
que se considerará como incidentes y accidentes de trabajo; el Contratista
debe hacer gestión sobre los mismos para corregir, prevenir y mejorar las
condiciones que lo hayan provocado. Para cada caso se hará la gestión
que, según el tipo, corresponda.
9.1 INCIDENTES
El Contratista deberá responsabilizarse por la identificación de
condiciones inseguras, los reportes de incidentes, su respectiva
investigación y la generación de un plan de acción para su corrección.
De la misma manera, Sociedad N.S.D.R S.A.S, durante la ejecución de
la Interventoría y/o auditoria podrá reportar las condiciones inseguras y
los incidentes para que el Contratista continúe con la debida gestión.
9.2 ACCIDENTES
El Contratista deberá responsabilizarse por el reporte de todos los
accidentes, su respectiva investigación y la generación de un plan de
acción para su corrección. Los soportes de la gestión deben ser
trazables y debe remitirse copia a Sociedad N.S.D.R S.A.S a más tardar
tres semanas después de haber reportado el accidente a su respectiva
ARL.
9.3 ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
Para cada una de las no conformidades evidenciadas en las
inspecciones, auditorias, investigación de incidentes y accidentes; se
deben establecer planes de acción correctiva y de mejora en la cual se
establezcan los siguientes aspectos.
Tipo de medida (correctiva o de mejora).
Actividades a desarrollar en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar).
TITULO:
LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS
Código:
MN-SST-001
Página:
36 DE 37
Recursos a utilizar (humano, técnico y financiero).
Tiempos de gestión.
10. INDICADORES DE GESTION
El contratista debe mantener actualizados los indicadores de gestión donde
se evidencien, de forma trazable, el estado de cumplimiento de las
diferentes actividades proyectadas en cuanto a SST. Los indicadores de
gestión mínimos que deben mantener los Contratistas son:
Ausentismo.
Incidencia.
Prevalencia.
Índice de Lesión Incapacitante.
Índice de Severidad.
Índice de Frecuencia.
Cumplimiento de requisitos legales.
Reportes e investigación de incidentes y accidentes.
Inspecciones ejecutadas.
Control efectivo de riesgos (según IPEVRDC).
Efectividad de los planes de acción.
Ejecución de recursos.
Cumplimiento de responsabilidades según cargo.
Asimilación de lineamientos y objetivos.
Efectividad del plan de formación.
Cumplimiento del plan de trabajo anual.
11. DOCUMENTACION
El Contratista debe tener actualizada y disponible la documentación que
soporte la gestión realizada en torno a la SST. La documentación mínima
con la cual debe contar el Contratista será:
Asimilación de Lineamientos.
Socialización de Responsabilidades.
Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos, y
Determinación de Controles.
Perfil Sociodemográfico y Condiciones de Salud.
Plan Anual de Trabajo.
Registros de Plan de Formación.
TITULO:
LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS
Código:
MN-SST-001
Página:
37 DE 37
Entrega de EPP.
Estándares de Operación.
Operatividad del Vigía/COPASST.
Reportes e investigación de Incidentes/Accidentes.
Actividades del Plan de Emergencias.
Seguimientos a condiciones de Salud.
Inspecciones.
Marco Legal Actualizado.
Registros de las Medidas de Intervención.
12. ANEXOS
12.1 Instructivo para Trabajo Seguro en Alturas.
12.2 Instructivo para Trabajo en Espacios Confinados.
12.3 Instructivo para Trabajo con Sustancias Químicas.
12.4 Instructivo para Trabajos en Caliente.
12.5 Instructivo para Izaje de Cargas.
12.6 Instructivo para Trabajo con Sustancias Radioactivas.
12.7 Instructivo para Trabajo en Excavaciones.
CONVOCATORIA NO. 001 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2017 PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA QUE GARANTICEN LA ADECUADA PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS, BIENES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA, NIT. 805023423 – 1, EN LA MODALIDAD FIJA Y MÓVIL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA LA ACTIVIDAD DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.
1.4 NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER - CONSECUENCIAS ...... 4
1.5 INTERPRETACION DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER ................................ 4- 5
1.6 ADENDAS DE LA INVITACION ........................................................................... 5 1.7 EXCLUSION Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL…..6 1.8 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION............................................... ....... 6 – 7 1.9 POLITICA DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS............7
1.10 DOMICILIO....................................................................................................7 1.11 SUFUCIENCIA DE LA INFORMACION ENTREGADA................................7 1.12 REQUISITOS PARA PARTICIPAR..............................................................8 1.13 VIGENCIA DEL CONTRATO.......................................................................8
2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS ....................................................... 8
2.1 FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS ................. 8
2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS .................. 8 - 9
2.3 VALOR DE LA PROPUESTA ..................................................................... 9
OBJETO DE LA INVITACIÓN. Convocatoria No. 001 del 15 de Septiembre de 2017 para la contratación del Servicio De
Vigilancia y Seguridad Privada que garanticen la adecuada protección de las personas,
bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA,
Nit. 805023423 – 1, en la modalidad fija y móvil de acuerdo con la normatividad vigente para
la actividad de vigilancia y seguridad privada. 1. CAPITULO CONDICIONES GENERALES.
1.1. PARTICIPANTES.
Podrán participar personas jurídicas, cuyo objeto social contemple las actividades objeto
de esta convocatoria y estén legalmente autorizadas para ejercerlas y de conformidad al
proceso de Contratación de CLÍNICA NUESTRA.
1.2. REGÍMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso y el contrato que de él se origine, se regirá por el Derecho Privado:
Código de Comercio, Código Civil y las demás disposiciones que regulen la materia o
resulten pertinentes de acuerdo con las leyes colombianas.
1.3. PRINCIPIOS
Los proponentes deberán cumplir con los siguientes principios básicos:
a) En Materia de Derechos Humanos:
- Apoyar y respetar la protección de los derechos humanos.
- No permitir y ejecutar abusos de los derechos.
b) En Materia Laboral:
- Apoyar los principios de la libertad de asociación sindical y el derecho a la
negociación colectiva.
- Eliminar el trabajo forzado y obligatorio.
- No usar cualquier forma de trabajo infantil.
- Eliminar la discriminación en materia de empleo y ocupación.
c) En Materia de Protección al Medio Ambiente.
- Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos medioambientales
- Promover mayor responsabilidad medioambiental
- Alentar el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas del medio ambiente
d) En cuanto a mecanismos de anticorrupción.
- Las empresas deberán trabajar contra la corrupción en todas sus formas.
4
1.4. NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER - CONSECUENCIAS
La presente invitación no constituye una oferta mercantil en los términos del artículo 845 del
Código de Comercio, por consiguiente, el alcance del presente documento no va más allá de
ser una simple invitación a presentar una propuesta económica y de servicios, la cual podrá
ser aceptada o rechazada por la convocante. El proponente será el que dirija a la entidad una
propuesta. La entidad que será destinataria de la propuesta, podrá aceptarla o no, de acuerdo
con las reglas generales contenidas en el presente documento o la normatividad contenida en
el ordenamiento jurídico colombiano.
El recibo de cualquier propuesta que provenga de las personas destinatarias de esta
invitación no equivale a la aceptación de una propuesta ni a la celebración de un negocio o
contrato jurídico, ni siquiera condicionado a la inexistencia de una postura mejor de la que se
presenta. Si con posterioridad a la fecha de la invitación desaparece el interés de la entidad
interesada en recibir propuestas, ellas así lo harán saber mediante una adenda. Por lo que a
la presente invitación no le son aplicables los artículos 857 y 860 del Código de Comercio. LA
SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S – CLINICA NUESTRA, no expresan en este instrumento su
voluntad inequívoca de contratar, ni la de hacerlo en unas determinadas condiciones, en tal
sentido, se reservan el derecho de suspender o terminar en cualquier momento el presente
proceso de selección o de contratar o no, aún en el evento en que se hayan recibido
propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos para ser consideradas. Decisión
que comunicará por el mismo medio mediante el cual se publicó esta Invitación.
NOTA IMPORTANTE: Se advierte que el presente documento y todo el proceso que se
derive del mismo no constituye una oferta o propuesta de contrato por parte de LA
SOCIEDAD N.S.D.R. SAS, ni una oferta pública de una prestación o premio, ni un pliego de
cargos, según los términos establecidos en los artículos 845, 856 y 860 del Código de
Comercio Colombiano.
1.5. INTERPRETACIÓN DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER.
Con respecto a la interpretación y entendimiento de los términos de referencia, se deben
considerar los siguientes aspectos: a) En la interpretación de esta invitación se preferirá
siempre aquel sentido posible de las declaraciones hechas en ella que más se ajuste a su
naturaleza, que es la que acaba de indicarse en el numeral inmediatamente anterior. b) Este
criterio de interpretación y esta definición de naturaleza prevalecerán sobre cualquier
declaración que se haga en este mismo documento y que pueda considerarse contradictoria
con aquel o con ésta. c) Sólo son partes integrantes de esta Invitación a Proponer todos sus
anexos (si los hubiere) y todas las adendas aclaratorias o modificatorias que LA SOCIEDAD
N.S.D.R. S.A.S expida con posterioridad a la fecha de la invitación señalada en el recuadro
inicial de referencia. d) Cualquier otra declaración que ambas entidades hagan y que no esté
5
incorporada en una adenda a la Invitación a proponer no será interpretada como si formara
parte de la invitación. Prevalecerán en todo caso las declaraciones contenidas en esta
invitación sobre cualquier otra declaración que no se encuentre contenida en adendas y que
modifique o contraríe lo establecido en esta invitación. e) Si existiere conflicto entre el
contenido de esta invitación y alguno o algunos de sus adendas, o entre el contenido de las
distintas adendas, prevalecerá lo que se declare en la última adenda sobre todo lo demás. La
declaración posterior sólo prevalecerá sobre la anterior si tiene un nivel de especialidad en
razón de la materia idéntico o superior al de ésta última. f) Las adendas que tengan función
aclaratoria se considerarán como interpretaciones auténticas de las declaraciones aclaradas.
g) A las palabras utilizadas en esta invitación se les reconocerá el sentido que tengan de
acuerdo con la definición que de ellas mismas se haga en este instrumento. En ausencia de
definición en este instrumento, será aplicable la definición que esté contenida en el derecho
aplicable. Si el derecho aplicable no contiene una definición, será aplicable el sentido técnico
que en el respectivo arte u oficio se le reconoce habitualmente, en lo que se refiera a las
palabras técnicas empleadas. A las palabras que carecen de significado técnico se les
asignará el que corresponde al lenguaje ordinario. En caso de existir contradicción entre los
anexos y los términos de esta invitación, prevalecerá lo establecido en los términos.
1.6. ADENDAS DE LA INVITACIÓN.
En el proceso de la presente invitación, LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S puede considerar la
incorporación de aclaraciones o precisiones que darán lugar a ADENDAS bajo los siguientes
lineamientos: a) Las entidades convocantes pueden modificar o aclarar esta Invitación a
Proponer. La modificación puede hacerse mediante la adición de nuevos elementos o
mediante la sustracción de algunos de los existentes. La aclaración consiste en precisar el
sentido de alguna de sus partes. b) Las nuevas declaraciones que ella haga se harán constar
por escrito en un documento que se denominará adenda, y que será puesto a disposición de
las personas interesadas por el mismo medio a través del cual se haya puesto a disposición
esta Invitación a Proponer. Para que un documento sea considerado como adenda, es
necesario que se denomine con ese nombre o con cualquiera otro similar que sea
suficientemente indicativo de su naturaleza modificatoria o aclaratoria de esta invitación. c)
LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S hará estas adendas con una antelación razonable a la fecha
señalada como límite temporal para la presentación de las propuestas y en ellas se puede
disponer la ampliación del plazo de presentación de las propuestas cuando la naturaleza de
la adenda así lo exija. Siempre prevalecerá el contenido de la última Adenda publicada sobre
cualquier documento anterior.
6
1.7. EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL
a) Los actos o comunicaciones que ambas entidades emitan dentro de la presente invitación
de manera individual o conjunta hacia o con los proponentes no deberán entenderse
como actos precontractuales, razón por la cual no habrá lugar al reconocimiento por parte
de LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S de la indemnización de que trata el artículo 863 del
Código de Comercio. b) Los proponentes deben examinar todas las instrucciones,
condiciones, especificaciones, formularios, formatos, anexos, Adendas y documentos
aclaratorios que hagan parte de esta Invitación, todo lo cual constituye la fuente de
información para la elaboración de la propuesta. En este orden de ideas, las
interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en esta
invitación, serán de su exclusiva responsabilidad. Por tanto, LA SOCIEDAD N.S.R.D.R
S.A.S, no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones,
interpretaciones equivocadas u otros hechos en los que incurra el proponente que le sean
desfavorables o favorables, y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta. c) El
hecho que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y
condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos y/o servicios objeto de la
presente Invitación, no se considerará como fundamento válido de futuras reclamaciones.
El proponente debe elaborar su propuesta de acuerdo a lo establecido en los términos de
ésta Invitación y anexar la documentación exigida.
1.8. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los proponentes deben tener en cuenta los siguientes aspectos: se obligan a guardar
absoluta reserva en relación con la información que por motivo de la presente invitación a
cotizar se genere, conozca o se le entregue. Así las cosas, la información, políticas y
procedimientos que las partes lleguen a conocer en virtud de esta invitación a cotizar tendrán
el carácter confidencial. Por lo tanto, los proponentes se comprometen a que ni ellos ni sus
colaboradores, revelarán ni utilizarán dicha información en contra de la SOCIEDAD NS.D.R.
S.A.S o para el ejercicio de su propia actividad, ni la utilización para su propio beneficio o de
terceros, la duplicarán o compartirán con terceras personas. En consecuencia, cada una de
los proponentes, se obliga a adoptar todas las medidas o precauciones que resulten
necesarias o convenientes para garantizar la reserva de dicha información. La información
que cada una de las partes llegue a conocer en virtud del desarrollo del objeto de ésta
invitación a cotizar, se utilizará exclusivamente para los fines del mismo. La información
obtenida en desarrollo de este documento, no será divulgada a terceros, ni utilizada de
cualquier manera por cada uno de los proponentes, sin el consentimiento escrito de entidad y
aún con posterioridad a la terminación de la presente invitación a cotizar.
7
PARÁGRAFO. Cada una de los proponentes hace constar que cumple con las normas de
protección de datos personales establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
2013 y se responsabiliza de cualquier infracción a las mismas.
1.9. POLÍTICA DE CONTROL Y PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS:
Los proponentes declaran que con el fin de apoyar la acción del Estado Colombiano en la lucha
contra el narcotráfico; el origen de los fondos, empréstitos, inversiones, aportes y participaciones
económicas a cualquier nivel y concernientes a la presente invitación a cotizar, no provienen de
actividades ilícitas ni de actividades relacionadas en cualquier forma en el tráfico de
estupefacientes, lavado de activos y/o cualquier otra actividad proscrita por la legislación
nacional e internacional. De igual forma los proponentes declaran que: 1) Cumplen con las
normas generales y particulares sobre control y prevención de Lavado de Activos. 2) Adoptaron
medidas, códigos de conducta y demás requerimientos para la prevención de Lavado de Activos
y Financiación de Terrorismo. 3) En el desarrollo de la actividad objeto de la presente invitación,
desplegarán todos sus esfuerzos para cumplir estrictamente con todas las normas de
precaución y prevención de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo. 4) Mantendrá
soportes documentales de todas las normas, procedimientos y manuales que a su interior
desarrolle para la prevención y control de lavado de activos, en desarrollo de lo mencionado en
puntos anteriores. 5) Declarar que los recursos que incorpora para la prestación del servicio,
proceden de actividades completamente lícitas e igualmente que los recursos que se pretendan
incorporar en forma adicional o a futuro deberán ser informados en forma previa y por escrito
certificando a la SOCIEDAD N.S.D.R S.A.S su origen, para su autorización y posterior
suscripción del otrosí.
1.10. DOMICILIO
Para todos los efectos legales, el domicilio para el presente proceso de selección, como
para el contrato que de él se derive será la ciudad de Santiago de Cali.
1.11. SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA
El proponente declarará que ha recibido toda la información necesaria para elaborar su
propuesta y que asume las consecuencias negativas que puedan seguirse de no haber
solicitado información complementaria en las oportunidades señaladas en esta invitación
y sus anexos. Esta declaración se entiende hecha, solo con el hecho de presentar
propuesta.
8
1.12. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección de contratistas las personas
jurídicas, nacionales y extranjeras, que no se encuentren incursas en causales de
inhabilidad o incompatibilidad de acuerdo con el Código de Ética (Documento anexo) de
LA SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S y la normatividad vigente y estén debidamente
habilitadas para desarrollar el objeto del contrato que pueda surgir del presente proceso
de selección.
La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, o de
prohibiciones especiales se debe adjuntar a la propuesta.
1.13 VIGENCIA DEL CONTRATO El término de vigencia para la ejecución de las actividades objeto de este proceso y del
eventual contrato será de 1 año.
2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 2.1 FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS. Las propuestas deberán presentarse dentro del plazo establecido (Anexo 2).
Es importante tener en cuenta que las propuestas deben entregarse antes de las 17:00
horas después de esta hora no se recibirán más propuestas. La propuesta deberá ser
entregada en medio física, en sobre cerrado original y una copia, no se aceptará propuestas
vía fax, ni por correo electrónico. ni aquellas que se radiquen en lugar diferente al domicilio
de CLÍNICA NUESTRA – sede administrativa ubicada en la Carrera 33 # 10 -12 de Cali.
2.2 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberá presentarse en original por escrito y una copia; sus hojas deben estar
foliadas y se debe allegar de acuerdo con lo siguiente:
a) La propuesta debe ser presentada en idioma castellano, sin tachones y/o enmendaduras de ninguna clase. Si llegaré a existir inconsistencia entre los valores indicados en letras y en números, prevalecerá lo que dice en letras.
b) La propuesta debe venir con índice en que organice la información que se presente, donde
se destaquen claramente los capítulos y subcapítulos de la propuesta debidamente referenciados con la página que corresponde.
9
c) Los costos en que incurran los participantes al elaborar sus propuestas son por su cuenta y riesgo.
d) Las propuestas deben presentarse en sobre rotulado de la siguiente manera:
CLÍNICA NUESTRA Dirección Administrativa PAOLA ANDREA MURILLO PINEDA Directora Administrativa Convocatoria No. 001 del 15 de Septiembre de 2017 para la contratación del Servicio De
Vigilancia y Seguridad Privada que garanticen la adecuada protección de las personas,
bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA.
DATOS DEL PROPONENTE
2.3 VALOR DE LA PROPUESTA. El proponente debe indicar claramente cuál es el valor de su propuesta y lo expresará en
pesos colombianos incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y demás impuestos a
que haya lugar por ocasión del contrato junto con todos los costos directos e indirectos que
su celebración y ejecución conlleven. Los valores indicados en la propuesta no pueden ser
inferiores a las tarifas establecidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
privada. 2.4 REQUISITOS MÍNIMOS Sin la presentación de alguno de estos requisitos la propuesta será rechazada: 2.4.1 Carta de presentación de la propuesta. Se debe anexar a la propuesta una carta de presentación en la que deberá constar
inequívocamente la aceptación de las condiciones de la invitación y las generales del
contrato eventual que se señalan en el anexo 1 de este documento. La carta deberá ser
firmada por el representante legal de la misma o la persona facultada al efecto para lo cual
deberá allegar el poder respectivo. 2.4.2 Especificaciones técnicas de la propuesta de acuerdo con lo señalado en estos
términos de invitación a proponer.
10
El proponente debe allegar documento con especificaciones técnicas de acuerdo con el
requerimiento hecho por la Clínica, indicando claramente los aspectos del bien o servicio
ofertado y su propuesta económica.
2.4.3 Certificado de existencia y representación legal: Las personas jurídicas, deben presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con fecha de expedición
inferior a 30 días, cuyo objeto social sea acorde con el servicio ofertado, la matrícula
mercantil debe estar debidamente renovada. 2.4.4 Autorización del órgano competente según corresponda:
Las personas jurídicas proponentes en caso de que su representante legal tenga algún tipo
de limitación para contratar, deberán allegar acta del órgano competente en la que se
autorice de manera expresa a su representante legal para contratar con CLÍNICA
NUESTRA. 2.4. 5 Certificaciones de experiencia El proponente deberá allegar dos (2) certificaciones relacionadas con el objeto de esta
contratación, de las cuales al menos una (1) deberá ser experiencia específica en sector
salud. Cada certificación debe indicar lo siguiente:
1. Los servicios objeto de cada certificación no deben haber sido realizados en
una fecha que supere los 5 años, contados a partir de la fecha de cierre de la
invitación.
2. El valor total facturado anual por los servicios prestados no puede ser inferior a
800 SMLMV. Valor facturado por cada certificación. 3. Las certificaciones deben ser expedidas por diferentes personas jurídicas a las
cuales el proponente haya prestado sus servicios. En caso de presentarse dos
(2) o más certificaciones expedidas por una misma persona jurídica, solo se
tendrá en cuenta la de mayor valor, siempre y cuando cumpla con los
requisitos aquí exigidos.
En la certificación debe constar:
1. Razón Social del cliente.
2. Valor total facturado por contrato.
11
3. Número del contrato bajo la cual se realizó la prestación de los servicios
referentes a la invitación.
4. Nombre y teléfono del contacto
5. La certificación debe ser explicita sobre la calidad del servicio, cumplimiento y
su expedición no debe exceder de cinco (5) años, contados a partir del cierre
de la presente convocatoria. 2.4.6 Estados financieros.
Estados financieros, notas a los Estados Financieros y Suficiencia patrimonial,
certificados por representante legal y contador titulado (adjuntar copia de la tarjeta
profesional y antecedentes disciplinarios) o revisor fiscal a 31 de diciembre del año
inmediatamente anterior. CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de solicitar
aclaraciones a los mismos.
2.4.7 Aceptación de condiciones y Código de Ética y Buen Gobierno. Todos los proponentes deberán declarar que aceptan sin reservas todas las condiciones de
esta invitación a cotizar y las del contrato eventual. El proponente deberá decir
expresamente que ha examinado el contenido del documento denominado „Código de Ética
y Buen Gobierno” (Anexo No. 3). 2.4.8 Garantía de seriedad de la propuesta y constancia del pago del valor de la prima. Deberá anexarse a la propuesta el original de la póliza de seriedad de la propuesta expedida
por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con un valor asegurado
mínimo equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta y con una vigencia de
tres (3) meses contados a partir de la fecha límite para la presentación de las propuestas
firmada por el proponente como tomador y el recibo original de pago de la prima.
2.4.9 Anexos contenidos en los presentes términos de invitación a proponer
debidamente diligenciados. El proponente deberá diligenciar en su totalidad y firmar los formatos que se anexan a los
presentes términos de invitación a proponer. 2.4.10 Certificación de la Contraloría General de la República tanto del Represente
Legal como de la Empresa.
12
El proponente presentará la certificación que expide la Contraloría General de la República
tanto del Represente Legal como de la Empresa, vigente en la fecha límite de presentación
de las ofertas donde se acredite que no está incluido en el Boletín de Responsables
Fiscales.
2.4.11 Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría
General de la Nación tanto del Represente Legal como de la Empresa.
El proponente presentará la certificación que expide la Procuraduría General de la Nación
tanto del Represente Legal como de la Empresa, vigente en la fecha límite de presentación
de las ofertas. 2.4.12 Aceptación “instructivo de seguridad y salud en el trabajo para contratistas”. El proponente deberá decir expresamente que ha examinado el contenido del documento
denominado “Instructivo de seguridad y salud en el trabajo para contratistas” el cual hace
parte integral de la presente invitación. 2.4.13 Copia Registro Único Tributario El proponente deberá presentar copia del RUT Registro Único Tributario actualizado.
2.4.14 Copia de la licencia de funcionamiento El proponente deberá aportar copia de la licencia de funcionamiento vigente para empresa
con armas y sin armas otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Dicha licencia debe ser expedida por un término mínimo de cinco (5) años.
2.4.15 Certificado de no sanción
El proponente deberá aportar certificación de no sanción en los últimos cinco (5) años expedida
por la superintendencia de seguridad privada, no mayor a 90 días.
2.5 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS CLÍNICA NUESTRA evaluará las propuestas allegadas de conformidad con lo aquí
establecido a través de las personas designadas para el efecto y de acuerdo con capítulo
(3) de estos términos de invitación a proponer. 2.6 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
13
Las propuestas presentadas podrán ser rechazadas por CLÍNICA NUESTRA en los
siguientes casos: Será causal de rechazo inmediato que la propuesta no venga con la totalidad de los
requisitos señalados en el numeral 2.4 de estos términos de invitación a proponer.
2.6.1 Cuando la carta de presentación de la propuesta no venga suscrita por el
representante legal del proponente o la persona facultada al efecto, para lo cual deberá
allegar el poder respectivo. 2.6.2 Cuando no se presente en original la garantía de seriedad de la propuesta. 2.6.3 Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna causal de
inhabilidad o incompatibilidad de acuerdo con el proceso de contratación
de Clínica Nuestra, su Código de Ética y Buen Gobierno así como en las demás
disposiciones legales vigentes. 2.6.4 Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicas que no cumplan con los
requisitos para participar. 2.6.5 Cuando se compruebe que los documentos presentados por el proponente no
corresponden a la realidad, caso en el cual se iniciaran las acciones correspondientes, si a
ello hubiere lugar. 2.6.6 Cuando se compruebe que el proponente o un agente suyo ejecute cualquier acción
tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas
o a la adjudicación del contrato.
2.6.7 Cuando el proponente se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales
de la Contraloría General de la Nación. CLÍNICA NUESTRA queda autorizada por el proponente para revisar verificar y considerar
toda la información recibida. Asimismo, el proponente acepta y autoriza que CLÍNICA
NUESTRA efectué consultas de información en cualquier base de datos nacional o
internacional con el fin de determinar la idoneidad y capacidad del proponente y la calidad de
los servicios a prestar. Esto incluye la autorización expresa para consultar el Sistema de
Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo –
SARLAFT.
14
2.7 ADJUDICACIÓN CLÍNICA NUESTRA adjudicará el contrato que se origine en la presente contratación al
oferente cuya propuesta se considere la más favorable a los intereses de la Clínica. La
decisión se comunicará a través de cualquier medio a todos los oferentes que participaron
en el proceso de selección. PARÁGRAFO: CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales
así como la devolución de las propuestas a los proponentes no favorecidos. 3 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 3.1 VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD JURÍDICA: Este análisis estará a cargo del Comité de Gerencia de CLÍNICA NUESTRA y no tiene
ponderación alguna. Tiene por objeto determinar que las propuestas y los proponentes
cumplan con los requerimientos legales y normativos previstos en las disposiciones legales y
los presentes términos de invitación a proponer. Cuando la observación hecha a un proponente o propuesta constituya causal de rechazo, el
Comité de Gerencia lo dirá expresamente en su informe. Cuando el Comité de Gerencia
considere que la observación hecha no es causal de rechazo podrá requerir por escrito a los
proponentes las aclaraciones y explicaciones o la corrección de la garantía de seriedad de la
oferta cuando lo considere necesario. El proponente deberá dar respuesta escrita a esos requerimientos dentro del plazo que para
el efecto le otorgue el Comité de Gerencia, bajo el entendido que tales aclaraciones y
explicaciones no constituyen modificaciones a los aspectos objetivos de comparación de las
propuestas, ni sirven para completar, adicionar, modificar o mejorar las propuestas. 3.2 VERIFICACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OFRECIDAS: El ordenador del gasto y/o área contratante verificará que el proponente en su propuesta
ofrezca expresamente las especificaciones técnicas mínimas requeridas en los presentes
términos de invitación a proponer.
3.3 EVALUACIÓN DEL PRECIO: El Comité de Gerencia, comparará los precios por ítems ofrecidos y señalará el mejor precio
por ítem. CLÍNICA NUESTRA escogerá la propuesta más favorable a sus intereses, no se
15
aceptaran propuestas con precios inferiores a los establecidos por la superintendencia de
vigilancia y seguridad privada. PARÁGRAFO: El área contratante encargada de realizar la evaluación de las
especificaciones técnicas, realizará su labor de forma concomitante e independiente. Si al
realizar la evaluación encuentra que debe hacer un requerimiento a algún proponente lo
deberá solicitar al proponente por correo electrónico con copia al Comité de Gerencia. No se
tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por el área
contratante. 3.4 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
CRITERIOS FACTORES PUNTAJE
Precio
Evalúa la parte económica de la oferta para lo cual debe considerarse el precio. Obtendrá mayor puntaje la oferta que ofrezca mejor precio y las siguientes de manera descendente con intervalos de Diez puntos.
100
Experiencia
Se califica la presentación de las certificación Adicional de las requeridas en el numeral 2.4.5., cada una válida por 50 puntos, de contratos de monto igual o superior a 800 SMMLV. Se calificarán máximo 2 Certificaciones
100
Programa de
capacitación
Corresponde a la presentación del programa de capacitación. Se otorgarán 100 puntos de la siguiente forma: Presentación de certificaciones de escuelas de capacitación de vigilancia y seguridad y/o similares debidamente autorizadas donde conste que el personal de vigilancia vinculado a su empresa, ha recibido servicio al cliente para el mejoramiento capacitación continua de la calidad en la prestación del servicio de los vigilantes, efectuadas en el año 2016.
100
Cobertura adicional en póliza RCE
Si el proponente dispone de una póliza de mayor cobertura a los 1000 SMMLV se asignara puntaje adicional de la siguiente manera Entre 1001 y 1200 SMMLV se asignaran veinte puntos. Entre 1201 y 1400 SMMLV se asignaran cuarenta puntos. Entre 1401 y 1600 SMMLV se asignaran sesenta puntos. Entre 1601 y 1800 SMMLV se asignaran ochenta puntos. Entre 1801 y 2000 SMMLV se asignaran cien puntos.
100
16
Capacidad de
supervisión
Corresponde al número de supervisores disponibles vs la cantidad de guardas de seguridad, el proponente deberá suministrar el numero de guardas vinculados en la ciudad de cali y numero de supervisores, esta información debe ser consistente con la suministrada por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada, No. supervisores/No de guardas*100. Se asignara el mayor puntaje al proponente que presente una mejor relación a los demás proponentes se le asignara puntaje de manera descendente con intervalos de veinte puntos.
200
Capacidad operativa
El proponente deberá suministrar un listado donde relacione el parque automotor propio con el que cuenta la empresa para supervisión se asignara el mayor puntaje al que tenga mayores recursos disponibles, con relación al número de servicios para lo anterior deberá aportar copia de la tarjeta de propiedad y SOAT vigente y relación de servicios atendidos en la ciudad de Cali. No de vehículos / No de servicios *100. se le asignara el mayor puntaje al proponente que presente la mejor relación, los demás proponentes se le asignara puntaje de manera descendente con intervalos de quince puntos. 150
Indicadores Financieros
Se evaluaran los siguientes indicadores financieros; Razón corriente Nivel de endeudamiento Rentabilidad del patrimonio Rentabilidad del activo Cobertura de intereses La asignación del puntaje será por cada indicador teniendo cincuenta puntos al mejor resultado y los siguientes se calificaran de manera descendente con intervalos de 5 puntos. 250
3.5 EMPATE. Si después de aplicar los criterios anteriormente expresados a las ofertas recibidas, se tiene
que dos o más de ellas obtienen el mismo resultado, prevalecerá entre las empatadas la
oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de indicadores financieros. Si el
empate persiste, prevalecerá entre las empatadas la oferta que haya obtenido el mayor
puntaje en el criterio de capacidad de supervisión. Si el empate persiste, decidirá el
respectivo comité evaluador de CLÍNICA NUESTRA por sorteo. 4 CAPITULO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Las especificaciones técnicas requeridas por CLÍNICA NUESTRA en este proceso de
contratación se encuentran indicadas en el Anexo 4 de la invitación a proponer.
17
5 CAPITULO EL CONTRATO 5.1 FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El proponente seleccionado debe suscribir el contrato y legalizarlo dentro del plazo que le
señale CLÍNICA NUESTRA en la comunicación en la cual le informe que el mismo se
encuentra listo para su firma. Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos requeridos
para la celebración del contrato, CLÍNICA NUESTRA procederá a hacer efectiva la garantía
de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir
los perjuicios que haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a
adjudicar el contrato al proponente que siga en orden de elegibilidad. 5.2 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO EVENTUAL La aceptación expresa de estos términos de invitación a proponer, comporta la aceptación
de la inclusión en el contrato que puede celebrarse de todas las regulaciones contractuales
indicadas en esta sección. No obstante, la expresión que se hace de algunas cláusulas no
limita las posibilidades de inclusión de otras adicionales. La expresión que se hace del
contenido de algunas de las cláusulas no limita las posibilidades de inclusión en ellas de
nuevas materias. Si en el contrato no se incorporan estas cláusulas, ellas se entenderán
pactadas entre las partes en todo caso. 5.2.1 Descripción del objeto del posible contrato Convocatoria no. 001 del 15 de septiembre de 2017 para la contratación del servicio de
vigilancia y seguridad privada que garanticen la adecuada protección de las personas,
bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA NUESTRA,
en la modalidad fija y móvil, de acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de
vigilancia y seguridad privada.
5.2.2 Servicios requeridos
a. Dos (2) servicios de vigilancia física fija, dotado con equipo de comunicación sin
arma 24 horas de lunes a domingo todo el mes.
• Uno (1) en la entrada del servicio de Urgencias
• Uno (1) en el sector de Parqueadero
18
b. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación
sin arma 16 horas de lunes a domingo, todo el mes de 6:00 a las 22:00.
Uno (1) en Ronda interna persona de sexo femenino
c. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna Motorizado dotado con equipo de
comunicación con arma, 16 horas de lunes a domingo todo el mes de 6:00 a las
22:00 horas
Uno (1) en Ronda Externa
d. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación
sin arma, 14 horas de lunes a viernes de 06:00 a 19:00 y sábado de 06:00 a
14:00 horas
Uno (1) en Consulta Externa
e. Un (1) servicio de vigilancia física fija diurna dotado con equipo de comunicación
sin arma, 14 horas de lunes a viernes de 06:00 a 20:00, sábados 13 horas 07:00
a 20:00 horas, Domingo 12 horas 08:00 a 20:00 todo el mes
• Uno (1) en el sector de la puerta principal.
5.2.3 Principales obligaciones a cargo del contratista.
a) El contratista asumirá la obligación de cumplir con todo lo ofrecido y con todas
las obligaciones legales que le corresponden de acuerdo con la naturaleza del
contrato a celebrar.
b) Adicionalmente, el contratista se obligará a:
Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato, de
acuerdo con lo establecido en las especificaciones técnicas, el cronograma aprobado y las
instrucciones de CLÍNICA NUESTRA. Emplear el personal que sea necesario para la ejecución del contrato dentro de los términos
establecidos. Retirar el personal y/o el equipo que según CLÍNICA NUESTRA no sea necesario o
conveniente para la ejecución del contrato.
19
Cumplir dentro de los términos legales o contractuales con todas las obligaciones de
carácter laboral respecto de los empleados que utilice para la ejecución del presente
contrato, especial pero no exclusivamente las que se refieren a salarios, prestaciones
sociales y afiliación a Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos
Laborales. El eventual contratista deberá cumplir con todas las indicaciones para la
seguridad de su personal y la prestación de los servicios que le indique CLÍNICA NUESTRA.
Realizar el servicio contratado, según las especificaciones y plazos estipulados. Presentar los informes que le exija CLÍNICA NUESTRA, y asistir a las reuniones periódicas
o extraordinarias de seguimiento que CLÍNICA NUESTRA le indique. El contratista deberá informar a CLÍNICA NUESTRA de cualquier reclamo que vaya a
realizar. Archivar toda la información que se produzca como consecuencia o con ocasión del
presente contrato. Responder por todas las fallas, errores, negligencias, anomalías, inconsistencias que se
presenten en desarrollo de la ejecución del presente contrato.
Dar cumplimiento a todas las normas legales, técnicas o de otra índole en la ejecución del
presente contrato. 5.2.4 Principales obligaciones a cargo de CLÍNICA NUESTRA. CLÍNICA NUESTRA asumirá en el contrato las obligaciones que se derivan de la naturaleza
del contrato y las que le corresponden de acuerdo con la oferta aceptada por ella. 5.2.5 Sistema de contratación y remuneración. Para la ejecución del servicio, el sistema de contratación y remuneración será variable,
correspondiente a la suma que resulte de multiplicar los puestos de vigilancia fija y móvil
establecidos por el número de horas prestadas en el mes más las horas adicionales
causadas en el mes pertinente. El valor del contrato será ajustado anualmente con base en
las tarifas autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 5.2.6 Forma de pago del contrato. Se pagará mes vencido, noventa (90) días hábiles después de la fecha de radicación de la
factura. Se recibirá la factura el día 25 de cada mes o el día hábil siguiente si dicho día no es
hábil. 5.2.7 Instrumentación del eventual contrato.
20
El proponente que resulte seleccionado se obliga a devolver el contrato a CLÍNICA
NUESTRA debidamente firmado y con los respectivos documentos exigidos por CLÍNICA
NUESTRA, dentro de los 4 días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por
CLÍNICA NUESTRA que el documento se encuentra listo para ser firmado, luego de que las
partes hayan estado de acuerdo en su contenido. En caso de que el contratista incumpla el
término aquí señalado y no entregue a CLÍNICA NUESTRA oportunamente firmado el
contrato y los documentos atrás señalados, CLÍNICA NUESTRA podrá:
1. Imponerle multas del uno por mil (0.1%) sin superar la suma de 10 SMMLV por
cada día de retardo una vez cumplido el plazo antes señalado. Esta multa se
cobrará hasta que el contratista allegue el contrato y los documentos requeridos
para su legalización.
2. Desistir de contratar lo previsto, sin que se genere indemnización alguna y sin
que se requiera para ello notificación de cualquier naturaleza. Si se suscribe el contrato y se legaliza por fuera del tiempo o plazo estipulado, EL
CONTRATISTA acepta que CLÍNICA NUESTRA podrá descontar el valor de las multas de
las sumas que llegue a adeudarle al CONTRATISTA, ya sea en virtud de este contrato o de
cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto,
sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de cumplimiento del contrato, en caso de que
exista. 5.2.8 Pólizas.
CLÍNICA NUESTRA podrá exigir la constitución de las pólizas indicadas a continuación, con
los siguientes valores asegurados y con las vigencias en cada caso indicada:
Tipo de póliza Valor mínimo Asegurado.
Vigencia mínima de la
Póliza.
Póliza de responsabilidad civil extracontractual que incluya responsabilidad civil profesional vigente para empresas de vigilancia, exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
1000 SMMLV vigencia del contrato
Póliza de cumplimiento 15% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y dos meses mas
Póliza de calidad 15% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y dos meses mas
21
Póliza de pago de prestaciones sociales 5% del valor anual del contrato
Vigencia del contrato y tres años mas
CLÍNICA NUESTRA exigirá que las pólizas sean expedidas por aseguradoras autorizadas
para funcionar en Colombia en el ramo respectivo. Las pólizas deberán ser expedidas a
favor de CLÍNICA NUESTRA. CLÍNICA NUESTRA exigirá que en
las pólizas que sean pertinentes, o en un documento separado la compañía de seguros se
adhiera al pacto arbitral suscrito entre el contratista y CLÍNICA NUESTRA. La iniciación del contrato se encuentra supeditada a la aprobación de CLÍNICA NUESTRA,
de las pólizas con la respectiva constancia del pago de la prima. 5.2.9 Control y supervisión del contrato. CLÍNICA NUESTRA ejercerá el control técnico y administrativo del eventual contrato y de su
correcto cumplimiento a través de la Jefatura de Seguridad de CLÍNICA NUESTRA. 5.2.10 Cláusula compromisoria. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato una cláusula compromisoria de lasiguiente
forma: CLÁUSULA COMPROMISORIA. Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja
entre las partes con ocasión de la suscripción, ejecución, interpretación, terminación o
liquidación del presente contrato, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento,
que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente, por las
siguientes reglas:
1. El Tribunal estará integrado por un árbitro nombrado de común acuerdo entre las
partes. En caso de que las partes no puedan ponerse de acuerdo en el
nombramiento del árbitro dentro del mes siguiente al surgimiento de la diferencia,
el nombramiento se delega de forma directa al Director del Centro de Arbitraje y
Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali para que lo designe conforme al
reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de
Cali.
2. El Árbitro deberá ser abogado colombiano, inscritos en las listas de árbitros del
Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.
3. La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el
efecto por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de
Cali, en lo no regulado en la presente cláusula.
22
4. El Tribunal funcionará en la ciudad de Cali, en el Centro de Arbitraje y
Conciliación de la Cámara de Comercio de Cali.
5. El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material
de última instancia y en consecuencia, será final y obligatorio para las partes, sin
perjuicio del recurso de nulidad que consagra la Ley.
6. Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del Tribunal estarán a
cargo de la parte vencida. 5.2.11 Indemnidad por reclamaciones de terceros. CLÍNICA NUESTRA incorporará en el contrato cláusulas por medio de las cuales el
contratista se compromete a mantenerla indemne patrimonialmente contra toda reclamación
de terceros relacionada con la ejecución del contrato. La indemnidad deberá garantizarse
frente a reclamaciones judiciales o administrativas y frente a las reclamaciones laborales o
no laborales. La cláusula de indemnidad incorporará como obligaciones del contratista:
a. La de defender a CLÍNICA NUESTRA en el proceso judicial o en el
procedimiento administrativo de que se trate.
b. La de indemnizar a CLÍNICA NUESTRA cualquier daño padecido como
consecuencia de la acción o la omisión de sus dependientes o subcontratistas.
c. La de pagar las indemnizaciones que pudieren imponerse a cargo de CLÍNICA NUESTRA.
5.2.12 Cláusula penal. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato una cláusula penal para el caso en que el
contratista incumpla sus obligaciones. De acuerdo con ella, la inejecución absoluta, la
ejecución tardía o la ejecución imperfecta de cualquier obligación darán derecho a CLÍNICA
NUESTRA a aplicar una sanción del 30% del valor total del contrato. El pago de la cláusula
penal no exime al contratista del cumplimiento de la prestación principal ni del pago de la
indemnización o la posibilidad de que
CLÍNICA NUESTRA de por terminado el respectivo contrato de manera anticipada y sin lugar
al reconocimiento de indemnización alguna. 5.2.13 Multas y Sanciones. CLÍNICA NUESTRA previo análisis de parte del órgano competente, impondrá multas diarias
hasta del uno por ciento (1%) del valor total o estimado del contrato que se incumpla, hasta
que el contratista cese la conducta que dio origen a la multa o hasta cumplir un porcentaje
23
máximo del quince por ciento (15%), por el incumplimiento parcial o total de las obligaciones
contraídas por el contratista, en los siguientes eventos:
a) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones estipuladas en el
contrato o en sus anexos, dentro del plazo contractual previsto para cada una de
ellas.
b) Por haber cumplido las obligaciones imperfectamente.
c) Por la desatención a las órdenes escritas o verbales impartidas por CLÍNICA
NUESTRA o sus delegados. Las multas se causarán por el solo hecho del incumplimiento del contratista, sin que sea
necesaria reconvención previa para constituirlo en mora. En el evento que se haya otorgado un término para subsanar el incumplimiento y éste se
cumpla sin que el contratista cumpla la obligación, CLÍNICA NUESTRA podrá aplicar la
cláusula penal, y en caso que se configure un incumplimiento grave, podrá terminar
unilateralmente el contrato. El contratista acepta que el monto de las multas podrá ser descontado de las sumas
pendientes de pago a favor del contratista o de la retención en garantía. CLÍNICA NUESTRA
podrá adicionalmente al cobro de las multas previstas, hacer efectivas las garantías
contractuales. 5.2.14 Confidencialidad. CLÍNICA NUESTRA incorporará al contrato obligaciones de confidencialidad. Por las
obligaciones de confidencialidad, el contratista se comprometerá a no comunicar a terceros
información confidencial de CLÍNICA NUESTRA, y a evitar que sus
empleados o subcontratistas divulguen la información que hayan conocido por su calidad de
tales.
5.2.15 Duración. La vigencia del contrato será de un (1) año. CLÍNICA NUESTRA podrá dar por terminado el
contrato en cualquier momento durante su vigencia o cualquiera de sus prórrogas, sin que
dicha terminación genere responsabilidad alguna a CLÍNICA NUESTRA u otorgue al
contratista derecho a indemnización alguna.
5.2.16 Cesión del contrato. EL CONTRATISTA no estará facultado para ceder el presente contrato nisubcontratar la
realización de su objeto, sin autorización previa y por escrito de CLÍNICA NUESTRA. Es
entendido que en ningún caso la cesión o el subcontratoeximirán al contratista escogido, de
su responsabilidad para con CLÍNICA NUESTRA en el caso de aceptarse la cesión.
24
5.2.17 Causales de terminación. Además de otras causales previstas en el presente documento, el contrato terminará:
a. Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes.
b. Cuando la calidad de alguno de los aspectos de la prestación del servicio no
sea aceptable por no ajustarse a lo dispuesto en el contrato.
c. Por el vencimiento del término de duración.
d. Por decisión unilateral de CLÍNICA NUESTRA y de forma inmediata, en los
siguientes eventos:
1. Por incumplimiento del contratista, en sus obligaciones laborales frente a
sus empleados, (pago de salarios, seguridad social y/o parafiscal).
2. Cuando el contratista (incluidos socios, miembros de la junta directiva o
representantes legales) resulte reportado o figure en una lista de control
de lavado de activos y financiación del terrorismo o sea vinculado en un
proceso judicial por este tipo de actividades, o por actividades
disciplinarias, penales o fiscales.
e. Por mutuo acuerdo entre las partes.
f. Por la terminación anticipada del Contrato vigente.
g. Cuando el contratista se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad
o incompatibilidad para contratar con CLÍNICA NUESTRA. 5.2.18 Otras condiciones contractuales. CLÍNICA NUESTRA podrá incluir en el respectivo contrato, términos adicionales a
losseñalados en este documento que sean pertinentes para la regulación de la relación
contractual. Fin de los términos de invitación a proponer.
25
ANEXO No. 1
CARTA PRESENTACIÓN Santiago de Cali, Señores Clínica Nuestra Paola Andrea Murillo Pineda Dirección Administrativa Ciudad Referencia: Convocatoria No. 001 del 15 de septiembre de 2017 para la contratación del
servicio de vigilancia y seguridad privada que garanticen la adecuada protección de las
personas, bienes e inmuebles de propiedad de la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S. – CLÍNICA
NUESTRA, en la modalidad fija y móvil de acuerdo con la normatividad vigente para la
actividad de vigilancia y seguridad privada.
El suscrito ______________________, identificado con la C.C. No._________________obrando en nombre y representación legal de_____________________ , atentamente se permite presentar propuesta dentro del proceso de selección de contratistas citado en la referencia. Así mismo declaro:
1. Que la propuesta y el contrato que se llegue a celebrar, sólo compromete al firmante.
2. Que ninguna entidad o persona distinta, tiene interés comercial en esta propuesta, ni
en el contrato que de ella pueda derivarse.
3. Que acepto expresamente las condiciones, especialmente indicadas de la invitación a
proponer.
4. Que acepto las condiciones relacionadas con los aspectos técnicos solicitados en el
Capítulo 4 y Anexo 4 (Especificaciones Técnicas) de esta invitación a proponer.
26
5. Que no me encuentro incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que
trata el código de ética de CLÍNICA NUESTRA y estoy habilitado legalmente para
desarrollar las actividades objeto del eventual contrato.
6. Que en caso de resultar favorecido con la adjudicación de un contrato me
comprometo a firmarlo, legalizarlo y constituir las garantías exigidas en el mismo.
7. Que dispongo de la capacidad administrativa necesaria para ejecutar el eventual
contrato y cumpliré cabalmente con las obligaciones que surjan del mismo, con los
términos de referencia y con los ofrecimientos hechos en mi oferta.
8. Que los valores ofrecidos incluyen todos los impuestos, tasas y contribuciones
nacionales, departamentales y municipales y los costos directos e indirectos para la
ejecución del contrato.
9. Que he revisado y aceptado incondicionalmente el contenido del documento
denominado “PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
10. PARA CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS”. Así mismo, me comprometo a
cumplir todas las obligaciones y deberes que allí se me imponen como contratista (le
imponen a la sociedad que represento)
Atentamente, NOMBRE Proponente NIT NOMBRE DE QUIEN SUSCRIBE LA CARTA DE PRESENTACIÓN CC No. ______________ De __________ Dirección ___________________________ Teléfono __________________________ Fax_______________________________ Correo electrónico___________________ Ciudad____________________
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ANEXO 2
CRONOGRAMA DEL PROCESO
ETAPA FECHA
Apertura de la invitación 15 de Septiembre de 2017.
Fecha de visita obligatoria y audiencia aclaratoria para presentar preguntas.
20 de Septiembre de 2017 a las 14:00 Horas en el auditorio de la clinica nuestra en la direccion Calle 10 # 33 – 51.
Cierre de la invitación. 22 de Septiembre de 2017 a las 16:00 horas área de contrataciones, Jackeline Camacho en la direccion Carrera 33 # 10 -12 sede administrativa.
Publicación de oferente seleccionado.
28 de Septiembre de 2017.
Legalización de contrato. 28 de Septiembre de 2017.
Fecha inicio de contrato. 01 de Octubre de 2017 a las 00:00 horas.
28
ANEXO 3
DECLARACIÓN DE CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
Por medio de la suscripción del presente documento, declaro que: He revisado y aceptado incondicionalmente el contenido del documento denominado
“Código de Ética y Buen Gobierno” y declaro que no me encuentro incurso (la sociedad que
represento no se encuentra incursa) en ninguna de los supuestos allí consagrados que
podrían impedirle (impedirme) contratar con la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA
NUESTRA, Así mismo, me comprometo a cumplir todas las obligaciones y deberes que allí
se me imponen como contratista (le imponen a la sociedad que represento).En caso de que
en algún momento, tenga alguna sospecha de que puedo estar incurso (la sociedad que
represento pueda estar incursa) en alguno de los supuestos mencionados, me obligo a
informar esta situación inmediatamente a la SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA
NUESTRA.
En caso de que esta concluya que efectivamente se configura alguno de los supuestos,
acepto que el contrato que llegare a celebrar sea terminado unilateralmente por la
SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, sin que ello genere el pago de
indemnización alguna. Nombre – Proveedor: ___________________________
Número de Identificación: NIT C.C. Otro _________________ Nombre del Representante Legal: ______________________ Firma: _______________________ Fecha de la Declaración: ___________________
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ANEXO 4
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, está interesada en recibir ofertas o
propuestas para contratar los servicios de vigilancia y seguridad privada que garanticen la
adecuada protección de las personas, bienes e inmuebles, en la modalidad fija y móvil de
acuerdo con la normatividad vigente para la actividad de vigilancia y seguridad privada.
Para ello el proponente acepta y garantiza, mediante la presentación de este anexo,
debidamente firmado por el representante legal, que cumple, acepta y garantiza a
SOCIEDAD N.S.D.R. S.A.S.- CLÍNICA NUESTRA, el acatamiento de todas las
especificaciones técnicas aquí descritas.
El servicio se prestará bajo exclusiva responsabilidad del contratista, por tanto en la
prestación del servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en cada uno de los puestos
señalados, deberá suministrar todos los recursos de personal, medios tecnológicos, medios
de comunicación, detectores de metales, armas, controles de personal, coordinación y
supervisión, capacitación y demás requerimientos tendientes a lograr la adecuada, suficiente
y eficiente prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, de acuerdo con las
condiciones técnicas establecidas en los términos de invitación y en el presente Anexo.
1. Acepto que CLÍNICA NUESTRA consulte cualquier base de datos nacional o
internacional, incluida la consulta en Sistema de Administración de Riesgo de
Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT. 2. Garantizo el cumplimiento de todas las disposiciones legales y reglamentarias
que regulan la prestación del servicio objeto de la invitación como son: a) Decreto Ley 356 de 1994, conocido como el Estatuto de Vigilancia y
Seguridad, el cual rige todas las actividades relacionadas con el servicio. b) Decreto 4950 de 2007 que impone las tarifas para los servicios de
Vigilancia y Seguridad Privada. c) Las circulares externas No. 201532000000255 del 30 de diciembre de
2015 y No. 20163200000015 del 5 de enero de 2016, por medio de la cual
se reglamenta el Decreto 4950 de 2007. d) Todas las demás normas que modifiquen, aclaren, adicionen o
complementen las normas mencionadas o que regulen expresamente los
servicios de Vigilancia y Seguridad Privada. 3. La sociedad que represento tiene una antigüedad mínima de diez (10) años de
constitución. 4. La Sociedad que represento tiene oficina de operación permanente y
representación en la ciudad de Santiago de Cali, en la cual se encuentra un jefe
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de operaciones quien cuenta con formación y experiencia suficiente para el
cargo y tendrá como función servir de contacto y enlace permanente entre
CLÍNICA NUESTRA y el proponente seleccionado para la coordinación efectiva
de los servicios objeto de esta de invitación. CLÍNICA NUESTRA se reserva la
facultad de realizar en cualquier momento visitas de verificación. 5. Garantizo que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento
prestará el servicio en los sectores, horarios, número de puestos requeridos y
demás aspectos que se indican en la convocatoria. CLÍNICA NUESTRA se
reserva la opción de realizar modificaciones, de acuerdo con las necesidades
temporales o permanentes de servicio de la CLINICA. 6. Garantizo que la empresa que represento presta los servicios en las
modalidades de vigilancia fija y móvil, a través de vigilantes con y sin armas y
está legalmente autorizada para ello. 7. Garantizo que al momento de presentar la propuesta la empresa que represento
cuenta con la licencia vigente, expedida por un término mínimo de 10 años, de
funcionamiento para empresa con armas y sin armas otorgada por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que incluye la utilización de
medios tecnológicos en la prestación de su servicio, documento que adjunto con
mi propuesta.
9. Garantizo que la empresa que represento dispondrá de los siguientes elementos
para la prestación del servicio: a) Un (1) radio con dos (2) baterías para cada puesto de vigilancia. b) Control de supervisión física y electrónica de rondas. c) Revolver calibre 38mm largo para uso de los vigilantes y supervisor de
puesto. Las armas deben tener dos cargas por cada una, con los
accesorios necesarios y los respectivos permisos aplicables vigentes. d) Cuatro (4) detectores manuales de metales marca GARRET.
10. El proponente seleccionado deberá cumplir con las siguientes obligaciones: a) Entregar un protocolo de descripción de los puestos y sus funciones. b) Entregar un organigrama del centro de operaciones. c) Entregar un protocolo para la administración de reportes y comunicados
de seguridad. d) Entregar estudio de seguridad física de las instalaciones de CLÍNICA
NUESTRA dentro de los dos (2) meses siguientes a la firma del contrato. e) Realizar durante la vigencia del contrato la práctica de quince (15) pruebas
de polígrafo a las personas que CLÍNICA NUESTRA determine. 11. Acepto que la Sociedad que represento celebrará bajo su responsabilidad un contrato
de trabajo directamente con cada una de las personas que conformen el personal que
asigne a CLÍNICA NUESTRA y que el personal no se contratará a través de
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cooperativas, empresas de servicios temporales u otras figuras donde el personal no
sea nómina directa del proponente.
12. Garantizo que en caso de ser seleccionada la compañía que represento el personal
que se asigne para el cumplimiento del contrato debe haber sido sometido a un
proceso de selección que incluya como mínimo la etapa de entrevista, así como un
estudio de seguridad que incluya mínimo visita domiciliaria, prueba de polígrafo,
referenciación, verificación de antecedentes en las instituciones de seguridad del
Estado tales como procuraduría, contraloría, policía nacional y Fiscalía, además
dispone de la credencial otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada.
CLÍNICA NUESTRA puede solicitar copia de los informes de selección y estudio de
seguridad para evidenciar la aptitud de los trabajadores asignados al servicio. Los
gastos del estudio de seguridad deber ser asumidos por el contratista.
CLÍNICA NUESTRA se reserva el derecho de solicitar mayores estudios del personal
que a su juicio no ofrezca las garantías de seguridad suficientes, así como el derecho
de revisar y aprobar la selección del personal asignado al contrato. 13. Garantizo que los procedimientos de selección para el personal asignado a CLÍNICA
NUESTRA, serán realizados por personal calificado en las instalaciones del
proponente. 14. Garantizo que en cumplimiento de las obligaciones legales, especialmente las de
carácter laboral, respecto del personal asignado para el cumplimiento del objeto de la
presente invitación, específicamente en lo que se refiere al pago de salarios,
prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes fiscales y parafiscales, afiliación y
pago de los aportes al régimen de seguridad social en salud, pensión y riesgos
laborales. Todo lo anterior con los respectivos incrementos de ley. El incumplimiento o
retraso establecido en el presente numeral, a criterio de CLÍNICA NUESTRA, dará
lugar a la terminación anticipada del contrato con el proponente seleccionado sin lugar
a requerimiento previo por parte de CLÍNICA NUESTRA o al pago de indemnización
alguna a favor del proponente seleccionado.
15. Acepto que en caso de resultar seleccionado, en la ejecución del contrato se deberá
adjuntar a la factura mensual una fotocopia de los recibos de pago de los aportes
parafiscales y seguridad social del personal asignado a CLÍNICA NUESTRA, el
incumplimiento de esta obligación dará lugar a la terminación inmediata y anticipada
del contrato sin lugar a: (i) requerimiento previo de cumplimiento alguno y (ii) al pago
de perjuicio o indemnización alguna por parte de CLINICA NUESTRA.
16. Acepto que en caso de resultar seleccionado, la empresa que represento programará
los turnos requeridos y los respectivos descansos del personal asignado a CLÍNICA
NUESTRA de acuerdo con la ley.
17. Acepto que en caso de resultar seleccionado, en la ejecución del contrato la empresa
que represento mantendrá actualizados y a disposición de CLÍNICA NUESTRA los
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libros de vacaciones donde se registre el disfrute por parte de los funcionarios
asignados a CLÍNICA NUESTRA, de acuerdo con lo establecido por ley.
18. Garantizo que la empresa que represento cuenta con un programa de seguridad y
salud en el trabajo que da cumplimiento a la normatividad legal vigente y que incluye
el cronograma de actividades para el año de acuerdo con los riesgos asociados a la
labor que van a desempeñar, la inducción sobre prevención de riesgos, elementos de
protección personal y condiciones de seguridad e higiene industrial y medicina del
trabajo, de la misma manera cumplir con los lineamientos de seguridad y salud en el
trabajo para contratistas definido por CLINICA NUESTRA (Anexo 5). En caso de
resultar seleccionada la empresa que represento me comprometo a entregar a
CLÍNICA NUESTRA dentro de los 8 días hábiles siguientes al cumplimiento de los
requisitos de ejecución del contrato el programa de seguridad y salud en el trabajo
antes mencionado.
19. Acepto que en caso de ser seleccionada la empresa que represento capacitará al
personal que destine para el cumplimiento de las actividades objeto de esta invitación,
en servicio al cliente y garantizo que el personal cumple con las capacitaciones
realizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual
adjuntará las constancias respectivas y credenciales actualizadas.
20. Así mismo, acepto que CLÍNICA NUESTRA, podrá exigir o solicitar capacitaciones
adicionales relacionadas con el objeto de la presente invitación, de acuerdo con las
exigencias que reporte para los cargos que debe proveer el proponente seleccionado.
En cualquier tiempo CLÍNICA NUESTRA podrá verificar el cumplimiento de las
capacitaciones que el proponente se obliga a impartir al personal asignado para la
labor.
21. Garantizo que en caso de ser seleccionada la empresa que represento pondremos a
disposición de CLÍNICA NUESTRA todo el personal requerido en el contrato. 22. Garantizo que la compañía que represento cuenta con personal disponible para cubrir
las eventualidades que puedan presentarse con el personal que prestará el servicio
en CLÍNICA NUESTRA; las modificaciones programadas en la prestación del servicio
se comunicaran por escrito con una anterioridad mínimo de 1 día a la aplicabilidad del
cambio o modificación. De la misma manera garantizo personal adicional que se
pueda requerir de acuerdo con las necesidades temporales o permanentes del
servicio.
23. Garantizo que cada vez que se cambie o rote el personal asignado a CLÍNICA
NUESTRA se enviará la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos
de capacitación, credenciales, procesos de selección, estudios de seguridad, hoja de
vida y los demás aspectos descritos en el presente anexo. 24. Me comprometo a que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento
exigirá y controlará que el personal que se asigne a CLÍNICA NUESTRA en el día del
turno portara los siguientes documentos:
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Carné de identificación, debidamente diligenciado y con foto
reciente, Cédula de Ciudadanía.
Carné vigente de la EPS o documento que acredite el derecho para
ser atendido en caso de presentarse alguna situación médica. Carné A.R.L. Permisos necesarios para el porte de armas si se requiere.
25. Acepto que en caso de ser seleccionada la empresa que represento dotará al
personal asignado a CLÍNICA NUESTRA de los elementos indispensables para la
prestación del servicio, tales como pitos, bolillos, linternas, impermeables, guantes de
seguridad livianos, dotación para invierno, protectores de nariz, guantes, overol y
demás elementos necesarios para la correcta prestación del servicio, los cuales
deben estar acordes con los lineamientos y características aprobadas por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 26. Garantizo que el personal asignado a la prestación del servicio estará completamente
uniformado de acuerdo con lo señalado por la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada de acuerdo a las Resoluciones 2852 de 2006, 5351 de 2007 y
cualquier norma que la modifique, adicione, aclare y complemente. 27. En caso de resultar seleccionada la empresa que represento acepto y me
comprometo a proporcionar al personal de control y operativo destinado para la prestación del servicio, las dotaciones de ley y los uniformes, que cumplan con la normatividad vigente establecida y autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El uniforme debe ser homogéneo para todos los guardas de seguridad que presten servicios. Para la firma del acta de iniciación del contrato, acreditare haber entregado la dotación mínima para la correcta prestación del servicio, a la totalidad del personal destinado a la prestación del servicio tanto como a los controladores como al personal operativo, dicha condición será verificada por los Supervisores de los contratos.
28. Acepto que CLÍNICA NUESTRA realice una evaluación del servicio prestado antes de
la fecha estipulada para la terminación del contrato, con el fin de evaluar la
continuidad del servicio, sin perjuicio de las evaluaciones mensuales que podrá
efectuar con los informes periódicos solicitados.
29. Presento con mi propuesta los siguientes documentos de carácter técnico:
a) Copia de la Resolución vigente expedida por el Ministerio de
Comunicaciones, mediante la cual se otorga el permiso para la utilización de
frecuencias radioeléctricas, el uso de espectro radioeléctrico, actividades de
telecomunicaciones, autorización de red privada y la utilización de equipos de
radiocomunicación. La licencia debe encontrarse vigente al momento de la
presentación de la propuesta, y en caso de suscripción del contrato debe
cubrir el término de ejecución del mismo. En el evento que el término de
vigencia sea menor al señalado y de ser adjudicado el contrato, el
proponente seleccionado se encuentra en la obligación de realizar los
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trámites correspondientes para mantener la vigencia señalada, dentro de los
términos establecidos en el Decreto 930 de 1992 y demás disposiciones
concordantes. En caso de que el proponente vaya a usar otro sistema de
comunicación que no requiera el permiso citado en el presente numeral
deberá señalar en la propuesta técnica como cumplirá con la exigencia de
comunicación e indicará en la carta de presentación de la propuesta que se
compromete a suscribir los contratos respectivos con las empresas de
comunicaciones para asegurar el servicio. En todo caso para el inicio del
contrato deberá tener la infraestructura de comunicaciones que se requiera.
b) Autorización vigente del Ministerio de Trabajo para laborar horas extras.
c) Certificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada en la cual conste no haber sido sancionado durante los cinco (5)
años anteriores a la fecha de presentación de la oferta. Dicha certificación
debe tener una fecha de expedición no mayor noventa (90) días hábiles.
d) Copia de la licencia de funcionamiento vigente expedida por un término
mínimo de diez (10) años por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada, en el cual se autoriza el servicio con armas y sin armas y la
utilización de medios tecnológicos de conformidad con la legislación vigente.
La licencia debe encontrarse vigente al momento de la presentación de la
propuesta y en caso de suscripción del contrato debe cubrir el término de
ejecución del mismo. En el evento que el término de vigencia sea menor al
señalado y de ser adjudicado el contrato, el proponente seleccionado se
encuentra en la obligación de realizar los trámites correspondientes para
mantener la vigencia señalada, dentro de los términos establecidos en el
Decreto 356 de 1994 artículo 85 y demás disposiciones concordantes.
e) Constancia de afiliación a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana. f) Póliza de seriedad de la oferta por el 10% del valor anual del contrato. g) Póliza de responsabilidad civil extracontractual que incluya responsabilidad civil
profesional vigente para empresas de vigilancia, exigida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada por un monto no inferior a 1000 SMLMV.
Adjudicado el contrato se aportara las siguientes pólizas adicionales;
Póliza de cumplimiento por el 15% del valor anual del contrato con una
vigencia de la duración del contrato y dos meses más.
Póliza de calidad por 15% del valor anual del contrato con una vigencia
de la duración del contrato y dos meses más.
Póliza de pago de prestaciones sociales por el 5% del valor anual del
contrato con una vigencia de la duración del contrato y tres años más.
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h) Descripción detallada del estudio seguridad que aplicará en su empresa, así
como el tiempo que se tarda en realizar el estudio de seguridad del personal
asignado a CLÍNICA NUESTRA desde que esta hace el requerimiento.Una fotografía
del uniforme autorizado con la correspondiente licencia de uso, vigente, otorgada por
la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
i) El proponente deberá anexar copia de la licencia de funcionamiento vigente
de la Escuela de Capacitación y Entrenamiento en Vigilancia y Seguridad Privada o
del Departamento de Capacitación de la Empresa en caso de que lo tenga y este
autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que provea
enseñanza, capacitación, entrenamiento y actualización de conocimientos
relacionados con vigilancia y seguridad privada a su personal. En caso de que el
proponente no posea escuela de capacitación, deberá anexar una certificación
vigente de la Escuela en la cual se capacita a su personal, en que conste que la
empresa de vigilancia recibe capacitación allí. En caso de suscripción del contrato la
licencia debe cubrir el término de ejecución del mismo. En el evento que el término
de vigencia sea menor al señalado y de ser adjudicado el contrato, el proponente
seleccionado deberá indicar en la carta de presentación de la oferta, que se
compromete a realizar los trámites correspondientes con el tiempo suficiente para
mantener la vigencia durante todo el tiempo antes citado.
j. Copia del permiso vigente para uso de armas de fuego de acuerdo con los
requisitos establecidos en el Título IX del Decreto 2535 del 17 de Diciembre de 1993,
así como informar que cuenta con todos los permisos y salvoconductos requeridos de
conformidad con las normas legales para el uso de armas
35. Garantizo que el personal seleccionado para el cargo de Supervisor cuenta con
destreza en el manejo de personal, empleo de armas de fuego, uso de equipo
de comunicaciones, experiencia en la administración de crisis de orden
operativo y está debidamente certificado (credencial vigente) como Supervisor
por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
36. Acepto que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento previo
al inicio a la ejecución del objeto contratado entregará al supervisor del contrato
de CLÍNICA NUESTRA las certificaciones que acrediten el cumplimiento de la
experiencia solicitada al personal que integra el dispositivo de seguridad y las
credenciales vigentes emitidas por la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada.
37. Acepto que en caso de resultar seleccionada la empresa que represento, si se
requiere el cambio de algún miembro del dispositivo de seguridad, ésta pondrá a
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disposición de CLÍNICA NUESTRA una persona que cumpla todas las
condiciones establecidas en esta invitación a proponer.
38. Acepto que una vez ocurrido un incidente de seguridad el supervisor del
contrato o quien este delegue deberá informar al proponente que resulte
seleccionado a fin de realizar las investigaciones correspondientes en el lugar
del incidente. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del
incidente el proponente seleccionado deberá entregar el respectivo informe en el
que se sustente la asignación de responsabilidades si fueren del caso. Se
entiende por incidente de seguridad física, cualquier hecho o evento que afecta
la seguridad personal, la seguridad de la organización, su infraestructura y los
bienes que se encuentren dentro de la misma.
Atentamente, _______________________________________________ Nombre y firma del Representante Legal C.C. No. ………………. Expedida en
