Date post: | 06-Jul-2015 |
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CORRESPONDENCIA
COMBINADA
¡Hay que trabajar por instruirse cada día más,
La sabiduría te dará muchas alegrías
Y te librará de muchos males!.
José Gabriel Cruz Ramos
CORRESPONDECIA COMBINADA
La herramienta Combinar correspondencia es una delas más interesantes que incluye Word. Estaherramienta le permite combinar un documentoprincipal (un documento cuyo contenido se mantienepor lo general igual excepto por información como elnombre de la persona a que va dirigido) con uno dedatos (un documento que incluye los nombres y lasdirecciones a donde se enviará el documentoprincipal).
Una vez realizada la combinación (que se puedellevar a cabo directamente en la impresora o en unarchivo para ser revisado antes de mandar aimprimir), usted tendrá un tercer documento con todala información unificada.
CORRESPONDECIA COMBINADA
El documento de origen de datos puede ser un documento
nuevo1 un archivo existente, una base de datos de Access
o la libreta de direcciones de su computador. El
procedimiento incluye cuatro pasos:
1. Abrir o crear el documento principal
2. Definir o crear un origen de datos.
3. Modificar el documento principal, insertando los
campos de datos.
4. Combinar los datos con el documento principal.
1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO
PRINCIPAL
Es importante analizar y planificar la información que seincluirá en el origen de datos, antes de comenzar. Estaherramienta evita escribir cada vez que se necesitan losnombres las direcciones y otros datos en cada uno de losdocumentos que se envían. Es aplicable acartas, boletines, comunicados, postales y etiquetas. Loprimero que se debe hacer es crear una carpeta en dondese guardará la carta o correspondencia junto a la lista dedestinatarios.
NOTA: TODOS LOS ARCHIVOS QUE CREE O QUE ELSISTEMA PIDA QUE GUARDE, DEBEN ESTAR EN UNAMISMA CARPETA, SINO GUARDA EN UN MISMOLUGAR, LA BASE DE DATOS NO FUNCIONA.
1. ABRIR O CREAR EL DOCUMENTO
PRINCIPALa. Abra o cree un documento
principal sin incluir la
información que varía.
b. Seleccione del menúHerramientas la opciónCartas y correspondencia-Combinarcorrespondencia paraactivar el panel Combinarcorrespondencia, ubicado ala derecha del área detrabajo de Word. Estecuadro de diálogo lemuestra cada uno de lospasos que debe realizarpara llevar a cabo laoperación.
c. Sigue los pasos deasistente:
2. DEFINIR EL ORIGEN DE LOS DATOS
Puede crear un listadonuevo de destinatarios outilizar uno ya creado enuna base de datos deExcel por ejemplo; eneste caso vamos a crearun nuevo listado:
d. Guarda dicha lista enla carpeta donde vaya aestar el ejercicio.
d
.
3. MODIFICAR EL DOCUMENTO
PRINCIPAL, INSERTANDO LOS CAMPOS DE
DATOS.
Inserta los campos creados, con el botón ·mas elementos” que se encuentra en el panel de combinación de correspondencia.
Al presionarlo aparece laventana: Insertar campo decombinación.
Utiliza el botón insertar paraagregar cada campo en el lugardonde corresponda según eldiseño de la plantilla.
4. COMBINAR LOS DATOS CON EL
DOCUMENTO PRINCIPAL
Se abre un cuadro contextual llamado
“Combinar en nuevo documento” seleccione
todos si desea crear la correspondencia para
los destinatarios de la lista creada, esta
acción genera un nuevo documento con la
correspondencia para todos los
destinatarios, guárdelo junto con la base de
datos de todos los registros que utilizó en la
carpeta de trabajo al igual que la plantilla.
Con el botón:
Editar cartas
individuales.
4. COMBINAR LOS DATOS CON EL
DOCUMENTO PRINCIPAL
NOTA. EN LA CARPETA DEBE
ESTAR LOS TRES ARCHIVOS:
1. PLANTILLA.
2. ORIGEN DE DATOS (BASE
DE DATOS).
3. DOCUMENTO COMBINADO.
COMBINAR CORRESPONDECNIA 1 WORD 2007
DURACIÓN : 4:32
http://www.youtube.com/watch?v=QEryXnjHgLM&noredirect=1
VIDEO RECOMENDADO
WEBGRAFIA
http://www.aulaclic.es/word2007/t_14_1.htm
http://office.microsoft.com/es-es/word-help/combinar-correspondencia-
paso-1-elegir-un-tipo-de-documento-y-un-documento-principal-
HA001109549.aspx