Date post: | 10-Feb-2016 |
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FORMACIÓN DE AUDITORES
EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
“Es un elemento clave en la Organización, o te llevaa tu meta de calidad o te desvía”
El Auditor Interno
Presentación del instructor y participantes
Primero,vamos a enmarcar el taller
¿A quién va dirigido? A todos los que:
Están iniciando un equipo de trabajo en la EmpresaTienen el privilegio de tener un trabajo que tiene que ver con la MejoraA los curiosos que siempre desean explorar nuevas oportunidadesLos que creen en las oportunidades de hacer crecer la OrganizaciónA aquellos que creen en las personas
Son muchos motivos. Y yo, ¿por qué estoy aquí?..........
Mis expectativas o …qué me quiero llevar
1. .............................................................................
2. .............................................................................
3. .............................................................................
Sugerencias por parte del grupoExternar dudas por mínimas que parezcanSer tolerante y respetoParticipación y comunicación dentro y fuera del curso3:00 pm la comidaCelular en vibrador
Reglas del curso
Al finalizar el curso los participante estarán en condiciones de aplicar métodos, técnicas y
comportamientos para realizar auditorías con base en la norma ISO 19011: 2011 a un Sistema
de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2008)
Objetivo General
MODULO TEMA HORASI. El Sistema de Gestión de Calidad y sus Principios 1
II. Interrelación de las normas ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, ISO 19011 2
III. Enfoque por procesos en un Sistema de Gestión y el ciclo PHVA. 1
IV. Las normas ISO 9000 desde la perspectiva de auditoría y el valor al usuario. 1
V.Terminología, diferencias entre requisitos de la norma ISO 9001 (conformance) y legales (cumpliance) 1
VI.Rol del Auditor en la Planificación, Conducción, Reporte y Seguimiento de una auditoría de un sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 19011 2
VII. Responsabilidades del auditor 2
VIII. Planificación de una auditoría 4
IX. Conducción de una auditoría 4
X. Reporte y seguimiento de una auditoría 4
XI.Practica de planificar, conducir, reportar y hacer seguimiento de una auditoría según los requisitos de la ISO 19011, mediante estudio de casos. Explicación del método. 1
XII. Planificación de Auditoría 4
XIII. Conducción de una Auditoría 4
IX. Reporte y Seguimiento 5
X. Aplicación de examen final para evaluación de conocimiento 2 Total 40
Recordando la Norma ISO 9001:2008
0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 - 6 – 7 - 8NO AUDITABLES AUDITABLES
INTRODUCCIÓN
OBJETO Y C
AMPO DE
APLICACIÓN
REFERENCIAS NORMATIVAS
TÉRMINOS Y DEFIN
ICIONES
SISTEMA DE GESTIÓ
N DE LA CALID
AD
RESPONSABILID
AD DE LA DIRECCIÓN
GESTIÓN DE LO
S RECURSOS
REALIZACIÓN DEL
PRODUCTO
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y M
EJORA
ESTRUCTURA DE LA NORMA
Sección 4: Sistema de Gestión de Calidad
Diseño del Sistema de Gestión de Calidad (4.1)
Manual de Calidad (4.2.2)
Documentos y Registros del Sistema de
Calidad (4.2.1)Control
de Documentos y Registros(4.2.4)
Cualquier nivel de documentación en esta jerarquía puede ser separada,
usada con referencias, o combinada.
Procedimientos
Manual de
Calidad
Generación de Registros
RegistrosDocumentos de origen externo
Instrucciones trabajo
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Sección 5 : Responsabilidad
de la Dirección
Compromiso de la Dirección (5.1)
Planificación (5.4)
Responsabilidad, Autoridad y
Comunicación (5.5)
Revisión Directiva (5.6)
Enfoque al
Cliente (5.2)
Política de Calidad (5.3)
5.4.1. Objetivos de Calidad
OBJETIVOS DE CALIDAD
Establecidos por la Organización
Necesarios para cumplir con los requisitos del producto= +
Consistentes con la Política de Calidad
Llevados a niveles y funciones relevantes
Sección 6 : Gestión de Recursos
Infraestructura (6.3)
Recursos Humanos
(6.2)
Ambiente de trabajo
(6.4)
Provisión de
Recursos (6.1)
Sección 7 : Realización del
ProductoPlanificación
de la realización del
Producto7.1 Procesos
relacionados con el cliente
7.2
Diseño y Desarrollo
7.3
Compras7.4
Producción y prestación del
servicio 7.5
Control de los dispositivos de seguimiento y
medición 7.6
Preservación del Producto
Propiedad del
Cliente
Identificación y Trazabilidad
Validación de los Procesos
Control de la Producción
Sección 8 : Medición, Análisis y Mejora
Satisfacción del Cliente (8.2.1)
Auditorias Internas (8.2.2)
Seguimiento y medición a
procesos (8.2.3)
Seguimiento y Medición al
Producto (8.2.4)
Control del Producto No
Conforme (8.3)
Análisis de Datos (8.4)
Mejora continua (8.5) Generalidades
de Medición,
Análisis y Mejora (8.1)
ClientesInsumos ¨Productos
Partes interesadas•Clientes•Proveedores•Accionistas
RequisitosEvaluación de
la satisfacción
8.1 Planificar procesos seguimiento, medición, análisis y mejora
• Conformidad del producto• Conformidad del SGC• Mejora continua de eficacia del SGC
8.2 Seguimiento y medición8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.2 Auditoría interna8.2.3 Procesos8.2.4 Producto
8.3 Control de producto no conforme• Identificación, control.• Responsabilidad y autoridad para su manejo• Acciones para eliminar la no conformidad• autorización de uso o liberación• impedir su uso o aplicación
8.4 Análisis de datos
8.4Análisis de datos• Resultados del seguimiento y medición• Satisfacción del cliente (8.2.1)• Conformidad de los requisitos (7.2.1)• Procesos y productos, • Oportunidades para acciones preventivas• Proveedores
8.5.1 Mejora continua• Política y Objetivos de calidad• Resultados de auditorias• análisis de datos• acciones correctivas y preventivas• revisión por la dirección
8.5.2 Acciones correctivas
8.5.3 Acciones preventivas
8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medición
8.3 Control de producto no conforme
8.5 Mejora
8. Medición Análisis y Mejora
Entrada
Nombre del Proceso
Salida
¿Quién?
¿Indicadores?¿Procesos
de Soporte?
¿Instrucciones- Procedimientos?
¿Equipo-Recursos?
VerificarVerificar HacerHacer
ActuarActuar PlanearPlanear
8.1 Planificación8.1 Planificación 6.0 Gestión delos Recursos
6.0 Gestión delos Recursos
7.0 Realizacióndel producto
7.0 Realizacióndel producto
8.2 Seguimiento ymedición
8.2 Seguimiento ymedición
8.3 Control deProducto No
Conforme
8.3 Control deProducto No
Conforme8.4 Análisis de
datos8.4 Análisis de
datos
5.0 Responsabilidadde la Dirección
5.0 Responsabilidadde la Dirección
8.5 Mejora8.5 Mejora
8. Medición Análisis y Mejora
Implementación Verificación y acción correctiva
Auditorias internas
Revisión porla dirección
Planificación de los procesos
Política y objetivos
Enfoque al clienteMejora
Innovación yAprendizaje
8.5.1.Mejora Continua
EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SUS PRINCIPIOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Un sistema de gestión de la calidad es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.
En otras palabras, un Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.
Enfoque alCliente
Liderazgo
Participación del personal
Beneficiomutuo con
proveedores
Decisionescon hechos einformación
MejoraContinua
Enfoque deProceso
Enfoque deSistema
de Gestión
Los 8 Principios
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
ISO 9000:2005 Fundamentos y
VocabularioISO 9001:2008
Requisitos
ISO 9004:2010 Directrices para el
Éxito SostenidoNORMAS DE APOYO
(Serie 10000)
Guías de aplicación474R2/524R2/544R3/525R/630R2
ISO 19011:2011 Directrices para la
Auditoría
ISO 9000:2005 Fundamentos y Vocabulario
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.
ISO 9001:2008 RequisitosINTERRELACION DE LAS
NORMAS ISO 9000
La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.
ISO 9004:2010 Directrices para el
Éxito Sostenido
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.
ISO 19011:2011 Directrices para la
Auditoría
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental.
NORMAS DE APOYO(Serie 10000)
Guías de aplicación
INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000
Todas estas normas juntas forman un conjunto coherente de normas de sistemas de gestión de la calidad que facilitan la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional.
PROCESOS Y CICLO PHVA
¿Qué es un proceso?
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan y transforman elementos de entrada en salidas o
resultados
Proveedor Usuario
Salida (Requisito)
Entrada (Requisito)
InformaciónInterna Externa
Diagrama de flujo
Recursos:
FinancierosMaterialesHumanos
Mediciones:
Indicadores Criterios(mín / máx)
P
HV
A
Enfoque Basado en Procesos
Solicitud Producto o Servicio
OPORTUNIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN(Antes, durante y después del proceso)
Proveedor
Organización o persona que proporciona un producto (que se constituye en un elemento
de entrada para un proceso de la organización).
Ejemplo: productor, distribuidor, minorista, contratista o vendedor de un producto o prestador de un servicio o
información.Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.
Entrada
Producto, servicio o insumo proporcionado por un proveedor a la organización para la realización de uno o más procesos.
Pueden ser máquinas, equipos, componentes, refacciones, materias primas, materiales, productos en proceso o terminados, energía, información, recursos financieros y recursos humanos.
Cliente o UsuarioOrganización o persona que recibe
un producto.
El cliente puede ser interno o externo a la organización.
Es lo que se obtiene de un proceso
Producto tangibleProducto intangible
”Software”: generalmente información, intangible (ejemplo: métodos, conocimientos, sistemas, transacciones)
“Hardware”: bien tangible y la cantidad es una de sus características.
Producto o Resultado
ENFOQUE DE PROCESOS
Procesos de la alta dirección incluyen actividades relacionadas con: definir la política y los objetivos de la calidad, comunicación, planificación del SGC, asignación de recursos, revisión por la dirección.
Procesos de realización del producto incluyen actividades relacionadas con: planificación de la calidad, relaciones con el cliente, diseño y desarrollo del producto, producción del producto, compras.
Procesos de soporte incluyen actividades relacionadas con: formación, mantenimiento de instalaciones, medición de la satisfacción del cliente, auditorias internas.
Proveedor Proceso de realización del
productoENTRADAS SALIDAS
Procesos de la alta dirección
Procesos de apoyo
Clientes
CICLO PHVA
PLANEARESTABLECER
METAS Y OBJETIVOS
DETERMINAR MÉTODOS PARA
ALCANZAR METAS
PERSONAL COMPETENTE
REALIZAREL
TRABAJOHACER
MEDIREL
DESEMPEÑOVERIFICAR
COMPARAR CONTRA METAS Y
OBJETIVOS
ACTUAR
TOMARAC. CORRECTIVA,AC. PREVENTIVA
Y/O AC. MEJORA
ESTANDARIZAR
Modelo de un SGC basado en procesos
Modelo de un SGC basado en procesos
Información
C
L
I
E
N
T
E
REQUISITOS
Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad
ResponsabilidadDe la Dirección
Gestión de Recursos
Medición, Análisis y Mejora
EntradasSalidas
ProductoRealización del
Producto
Valor Agregado
Satisfacción
C
L
I
E
N
T
E
Sistema de Gestiónde la Calidad
TERMINOLOGIA
TERMINOLOGIAAuditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Criterios de auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
TERMINOLOGIA
Evidencia de la auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Hallazgos de la auditoríaResultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los
criterios de auditoría.
TERMINOLOGIA
Programa de auditoríaConjunto de una o más auditorías planificadas para un intervalo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de auditoríaDescripción de las actividades en sitio y de los preparativos para una
auditoría.
TERMINOLOGIACompetencia
Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
RequisitoNecesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
TERMINOLOGIA
Conclusiones de la auditoríaResultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Cliente de la auditoríaOrganización o persona que solicita una auditoríaNOTA El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.
AuditadoOrganización que es auditada.
TERMINOLOGIAAuditor
Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.
Equipo auditorUno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Alcance de la auditoríaExtensión y límites de una auditoría.
Programa de auditoríaConjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de auditoríaDescripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
Alcance de la auditoríaExtensión y límites de una auditoría.
TERMINOLOGIA
Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
Corrección.- Acción tomada para eliminar una no-conformidad detectada.
No conformidad.- Incumplimiento de un requisito.
TERMINOLOGIA
3.1.2requisitonecesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoriaNOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la organización (3.3.1), sus clientes (3.3.5) y otras partes interesadas (3.3.7) que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.NOTA 2 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.NOTA 3 Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento (3.7.2).NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas (3.3.7).NOTA 5 Esta definición difiere de la proporcionada en el apartado 3.12.1 de las Directivas ISO/IEC, Parte 2:2004.3.12.1requisitoexpresión en el contenido de un documento formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y para los que no se permite ninguna desviación.
EL AUDITOR
El auditor:• Debe asegurar que los requisitos que contiene “cuando
sea aplicable” sean “aplicables” en relación al alcance.
• Necesitará entender cómo los requisitos “cuando sean aplicables” entran en el contexto de cómo el proceso es desarrollado y los resultados esperados de éste y auditar con la evidencia objetiva para demostrar que el sistema es eficaz y los requisitos se cumple consistentemente.
• Debería ser seleccionado para asegurar que tiene la competencia específica para la institución.
Atributos personales del auditor de calidad
* Observador
* Diplomático
* Mentalidad abierta
* Tenaz
* Imparcialidad * Ético
*Versátil
*Decidido
*Perceptivo
* Seguro de si mismo
Mensaje de 1 minuto
• Bienvenida.- Agradecimiento por estar presentes.• Presentarse como auditor interno de ISO
9001:2008• Explicación de el objetivo de la auditoría:
– Evaluar el sistema de gestión de la calidad para determinar su avance.
• Mensaje amable.
IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN DEL AUDITOR LIDER EN LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
• Es la imagen del grupo auditor• Coordina las actividades del equipo auditor
desde el inicio del programa de auditorías.• Unifica criterios.• Ayuda a llegar a conclusiones sobre el grado
de implementación y madurez del sistema de calidad.
• Ayuda a identificar áreas de mejora. • Lleva al equipo auditor a la identificación y
corrección de problemas y definición de acciones preventivas.
• Ayuda a evitar y resolver conflictos.• Auxiliar importante en la mejora del proceso
de auditorías
El Rol el Auditor Interno
Hay cambios vertiginosos que operan en el contexto de negocios frente al concepto de “Calidad”. Este contexto lo es también para el auditor interno, quien puede y debería asumir un rol destacado.Más aún, la participación de la auditoría interna en la calidad es factible plantearla endos dimensiones:
a) participando en los procesos de calidad de la organización
b) desarrollando un proceso de calidad dentro de la auditoría interna
En la primera de las alternativas, el auditor interno puede brindar su asesoramiento y experiencia, conformando un servicio de alto valor agregado a partir de:− Su ubicación jerárquica dentro de la organización− Su visión global.− Su comprensión sobre las variables potenciales de distorsión y conflicto.− Su actitud juiciosa y metodológica.− Su habilidad de integración a grupos o equipos de trabajo de conformación habitualen este tipo de proyectos.
El Rol el Auditor Interno
Y en ese rol, la posibilidad de brindar una evaluación independiente respecto de si el Sistema de Calidad implementado por la organización, se encuentra adecuadamente descrito, documentado e implementado.
Si consideramos la segunda alternativa, nos encontramos frente a un nuevo desafío:
Desarrollar un proceso de aseguramiento de calidad dentro de la actividad de Auditoría Interna.
Responsabilidades del auditor
3 principios de los auditores:
Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad
Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud
Debido cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio al auditar
Responsabilidades del auditor
2 principios de la auditoría:
Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría
Enfoque basado en la evidencia – el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático
PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
Planificación de una auditoría
Autoridad para el programa de auditoría(5.1)
Establecimiento del programa de auditoría(5.2, 5.3)
Implementación del programa de auditoría(5.4, 5.5)
Seguimiento y revisión del programa de auditoría
(5.6)
Mejora del programa de
auditoría(5.6)
Actuar
Verificar
Hacer
Planificar
Competencia y evaluación de los
auditores
Actividades de auditoría
5.1 AUTORIDAD PARA EL RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA:
Identificar recursos y asegurarse que se proporcionan
Mejorarlo
Revisarlo
Darle seguimiento
Implementarlo
Establecer programa
5.2 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (PLANIFICAR)
Amplitud del programa.- Incluye conceptos como alcance, duración, frecuencia, número e importancia de las actividades a auditar, normas aplicables, auditorías previas, sitios, etc.
Incluir todo tipo de auditorías.- Internas, de certificación, de vigilancia, a proveedores, de clientes, etc.
Objetivos.- Se definen para cada auditoría.
• Responsabilidades.- Definición de objetivos, recursos, implementación, registros, seguimiento, revisión, mejoras, evaluaciones, etc.
5.3 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (PLANIFICAR)
• Recursos.- Identificarlos para realización, mantenimiento de competencia, formación, viáticos, etc.
• Procedimientos.- Incluir planificación, calendario, competencia, selección del equipo auditor, asignación de funciones, realización , registros, desempeño, comunicaciones,
5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (HACER)
Registros.- De la propia auditoría, del programa de auditoría y los relacionados con los auditores.
Auditorías.- Realización vs. Programa, informes y seguimiento eventual.
Auditores.- Evaluación, desarrollo, selección de equipos y provisión de sus recursos.
Calendario.- Elaboración, comunicación y coordinación.
5.5 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (HACER)
Registros relacionados con el personal de la auditoría.
Resultados de la revisión del programa de auditoría.
Registros relacionados con auditorías individuales.
5.6 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (VERIFICAR / ACTUAR)
Indicadores. Comportamiento en la calidad, conformidad con programas, satisfacción de clientes.
Actuar. Aplicar acciones correctivas, acciones preventivas o acciones de mejora, según proceda.
Revisar. Resultados y tendencias del programa, conformidad con procedimientos, control de registros, practicas de auditoría.
CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
FINALIZACIÓN DELA AUDITORIA (6.7)
INICIO
DE LA
AUDITORÍA (6.2)
REVISIÓN
DE LA
DOCUMENTACIÓN (6.3)
PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
IN SITU (6.4)
ACTIVIDADES TÍPICAS DE AUDITORÍA
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
IN SITU (6.5)
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
INFORME DE AUDITORÍA (6.6)
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA (6.8)
INICIO DE LA AUDITORÍA• Designación del líder
• Definición de objetivos, alcance y criterios
• Determinar la viabilidad
• Selección del equipo auditor
• Contacto inicial con el auditado
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Se realiza antes de la auditoría para verificar el apego con la norma
Debe incluir todo lo que demanda la norma
Debe incluir la interacción
Debe incluirse los registros
Debe incluir procedimientos
PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES IN SITU
o PLAN DE AUDITORÍA
o PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS
o ASIGNACIÓN DE TAREAS
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADESIN SITU
REUNIÓN DE APERTURA
REUNIÓN DE CIERRE
PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES
GENERACIÓN DE HALLAZGOS
RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE AUDITORÍA (APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA)
PAPEL DE GUÍAS Y OBSERVADORES
COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA
TÉCNICAS DE AUDITORÍA• Lista de verificación.- Orden, control de tiempo,
atención al auditado, tipo de preguntas, utilizar el lenguaje de la norma en forma de pregunta.
Observación.- Abierta, inicio, solicitar permiso, poco tiempo, agradecer.
Muestreo.- Experiencia, tiempo disponible, horizonte a muestrear, criticidad del proceso.
Entrevista.- Inicio, tranquilizar, notas breves, contacto visual, confirmar comprensión, aplicar el 80-20 para el auditado, agradecer.
• Siguiendo el hilo.- De principio a fin del proceso, de final a principio, de arriba hacia abajo de documentos.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Enfoque de procesos.- Planeación de todo el proceso, su ”Hacer, el “Verificar” sus resultados y las Acciones conducentes; incluye recursos, infraestructura, competencia, seguimiento del producto, mejora continua, A.C., A.P.
Punto profundo.- De la punta del “iceberg” hasta el fondo.
LISTA DE VERIFICACIÓN
• ¿Para qué sirve?• ¿Qué ventajas da?• ¿Cómo se hace?• ¿Qué preguntar?• ¿Qué no preguntar?• ¿Cómo preguntar?• ¿Cómo no preguntar?
Métodos para auditar* Entrevista personal * Revisión documental
* El rastreo
* Observación directa
*Punto profundo o microcosmos
Otros métodos para auditar…
REPORTE Y SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORIA
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME
• Preparación del informe
• Aprobación del informe
• Distribución del informe
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES• ¿En dónde se encontró algo?
• ¿Qué se encontró?
• ¿Qué evidencias hay de ello?
• ¿Qué punto de la norma no se respetó?
• ¿Qué dice ese punto?
FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA• Finaliza con la distribución del informe al
responsable del SGC
• Conservación o destrucción de documentos recabados durante la auditoría
• Salvo por ley, no se revela el resultado de la auditoría
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, según sea
aplicable.
Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran
parte de la auditoría.
Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría
posterior.
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA• Identificar y acordar la no conformidad• Especificar las acciones correctivas• Programar pasos clave incluyendo fechas para: Identificar la causa raíz Desarrollar una solución Implementar una solución Evaluar su efectividad Volver a auditar
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA• El reporte de acción correctiva debe ser:• Rastreable• Descriptivo de los resultados de la auditoría• Incluye:– Identificación de la no conformidad– Plan de acción correctiva– Cuándo y cómo las acciones fueron tomadas– Efectividad de las acciones– Cuándo fueron terminadas las acciones
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA•Verificar acciones correctivas•Dar seguimiento con el auditado Son los pasos finales en la clausura de una auditoría.Recuerde que el objetivo final de la auditoría esMejorar la operación.No es suficiente la simple identificación de los problemas u oportunidades.Asegúrese que se haya establecido un límite de tiempo con fechas para puntos clave en el proceso de la acción correctiva.
Reglas del Grupo (ejemplos)• Puntualidad• Breaks• Respeto• Participación• Comunicación• Ser Concreto• Hacer espacio para dudas y respuestas• No suponer• Relevante • Tolerante