Organización Empresarial
1. Introducción a la Organización como Sistema Abierto
Características de las Organizaciones como
Sistemas
• El enfoque de sistema procura contemplar la
organización como un todo y como parte del
ambiente externo.
• Considera que una actividad de un
segmento de la organización afecta a la
actividad del resto de los segmentos de la
misma.
• Es un todo organizado compuesto por dos o
mas partes, componentes o subsistemas
interdependientes y delineado por límites
identificables de su suprasistema ambiental.
• Conjunto de partes coordinadas y en
interacción para alcanzar un conjunto de
objetivos
CONCEPTO DE SISTEMAS
• Un conjunto de elementos
• Dinámicamente relacionados
• Formando una actividad
• Para alcanzar un objetivo
• Operando sobre datos
/ energía / materia
• Para proveer información
/ energía / materia
Principales Conceptos del Enfoque de Sistema
Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas
Proceso: Transforma una entrada en salida.
Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema.
Retroalimentación: Son las influencias del ambiente que
ingresan como recursos.
Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos.
Límite: Separa al sistema de su ambiente y mantiene
autonomía e interdependencia.
Ejemplo
Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico
RECURSOS
(INSUMOS)
• INFORMACIÓN
• ENERGIA
• RECURSOS
• MATERIALES
(PRODUCTOS)
• BIENES
• SERVICIOS
• OTROS
PROCESO
TRANSFORMACION
CONVERSIÓN
SISTEMA
Retroalimentación
Ambiente
Mercado
Ambiente
Mercado
• Componentes del sistema Organizacional
Características de las Organizaciones como
Sistemas
• Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre
sí para alcanzar un OBJETIVO. Pueden clasificarse de la siguiente manera...
Formales: estructuradas
con cargos y jerarquías
Informales: de
organización libre
Primarias: con dedicación
completa y emocional
Secundarias: con
relaciones de tipo
contractual
ORGANIZACIÓN
Inte
gra
n e
l m
icro
sis
tem
a
Componentes Fundamentales del Sistema
Organizacional
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJO
ADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOS
OBREROS
INSTITUCIONES
FINANCIERAS
GRUPOS DE INTERES
ESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLES
SOCIALES
VARIABLES
ECONOMICAS
VARIABLES
TECNOLOGICAS
VARIABLES
POLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA
ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
DIRECTORES
GERENTES
JEFES
SUPERVISORES
FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS
NIVEL INSTITUCIONAL
NIVEL INTERMEDIO
NIVEL OPERATIVO
EJECUCION DE TAREAS
Y OPERACIONES
Componentes Fundamentales del Sistema
Organizacional
Componentes Fundamentales del Sistema
Organizacional
Procesos Estructuras
Personas
Aspectos
Dinámicos
Aspectos
Estáticos
• Liderazgo y Poder
• Motivación
• Comunicaciones
• Toma de Decisiones
• Clima Organizacional
• Cooperación - Participación
• Trabajo en Equipos
• Conflictos
• Diseño Organizacional
• Tamaño
• Complejidad Organizacional
• Formalización
• División del Trabajo
• Niveles y ámbito de autoridad.
• Tramo y amplitud de control.
• Reglamentos y normas
• Manuales (varios)
OBJETIVOS
• Actividad: Acción que se realiza dentro de un
proceso
Actividad
Proceso
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas
Estructura:
Forma en quese dividen,organizan ycoordinan lasactividades deunaorganización.
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Función:
Clasificación de
un grupo de
actividades
similares dentro
de una
organización
(marketing,
logística)
Logística Marketing Producción
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Método:
Determina laformasistemática derealizar unaactividad
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA
ORGANIZACIÓN
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
(GENERAL O
ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Operación:
Conjunto de
actividades
contenida
dentro de
un proceso
Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte
del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace
con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama
de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma
temporal o permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo
en donde se debe tomar una decisión entre dos o más
alternativas.
Documento. Representa un documento en general que
entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
acción o lugar, además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
REPRESENTASIMBOLO
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Procedimientos:Planes queestablecen unmétodo paramanejaractividadesfuturas, sonseriescronológicas deaccionesrequeridas.
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA
ORGANIZACIÓN
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
(GENERAL O
ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Productividad: Razón entreproducción – insumo en unperiodo.
• Simplificación de trabajo:Realizar actividades de unproceso mediante un método.
• Sistemas: Conjunto deelementos relacionados ointerdependientes y que seafectan mutuamente para formaruna unidad compleja, que tienelimites que lo separan de suambiente
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJO
ADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOS
OBREROS
INSTITUCIONES
FINANCIERAS
GRUPOS DE INTERES
ESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLES
SOCIALES
VARIABLES
ECONOMICASVARIABLES
TECNOLOGICAS
VARIABLES
POLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA
ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Áreas de asesoría en el sector público y privado para el diseño de estructuras.
• Organización lineal y de staff
– Función de asesoramiento.
– Staff o asesor
• El por que de los servicios de una área de staff oasesoramiento.
• Factores importantes del proceso de organizar
La Organización de la Empresa
Organización funcional, lineal y de staff
• Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentesmultiples, que origino algunos roblemas en especial en la coordinación yde control ocacionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresapequeña integrada de equipo de especialistas integrado.
• Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa deljefe sobre los subordinados”. Ejemlplo la estructura militar. Vale parapequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexiblepara adaptarse a los cambios del entorno.
• En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales deautoridad directa con las de consulta y asesoramiento con losdepartamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de lasdecisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.
Ejemplos
La Organización de la Empresa
Gerencia
RR.PP.
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
Ventas
Gerencia
UEN
Contador
General
Gerencia
Legal
Gerencia
General
Presidencia
Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerenciaa
Adm. Fin.
Gerencia
Sistemas
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Organización
Horizontal UEN
Gerencia
RR.PP.
Control de
Gestión
Tesorería
Cobranza
Facturación
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
Gerencia Ventas
Ggerencia
Contraloría
General/Finan.
Gerencia Legal
Gerencia
Sistemas
Gerencia
Administración
Gerencia
General
Presidencia
Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Organización
Centralizada
Contador
General
Gerencia
RR.PP.
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
General
Presidencia
Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Organización Lineal / Staff
• Staff o asesor
Las principales funciones del staff son:
– Servicios
– Consultoría y asesoría
– Monitoreo
– Planeación y control
– Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto
• El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento
– Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.
– Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
– Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor
La Organización de la Empresa - Sistemas
• Diseño orientado hacia el cliente
• Unidades autónomas, descentralizadasadministradas por objetivos.
• Orientación y objetivos claros y medibles
• Control de la no calidad en el origen del proceso
• Impulso, formación, delegación del personal
• Retroalimentación de 360° en las labores
La Organización de la Empresa - Sistemas
Sistema Actual
• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa
• Principios claves de la organización:
La especialización.
La unidad de mando.
Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad
Principio del equilibrio dirección - control.
La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
A. CárdenasGerente Administración
C. DíazGerente Finanzas
F. HidalgoGerente RR.HH
Julio EspinozaGerente General
Principios claves de la organización:
Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas,
RR.HH. y Logística
La especialización.
La cadena de mando.
El tramo de control - administrativo
Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad
Principio del equilibrio dirección - control.
La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Especialización
• Grado en que las tareas en laorganización se subdividen enpuestos separados
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Cadena de Mando
• Por cada función un solo jefe
• Línea de toma de disiciones:
• Por ejemplo del Gerente General al
Gerente de Finanzas al Jefe de
Tesorería al Contador de Tesorería.
Tramo de Control o Administrativo
• Es la respuesta a: ¿Cuántos
subordinados tiene un jefe?
• Puede ser grande o breve.
Principio autoridadresponsabilidad
• Grado de responsabilidad quecorresponde al jefe de cadanivel organizacional vs.responsabilidad, la autoridadse ejerce de arriba abajo.
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Coordinación
• Acción ordenada del equipo con vista
hacia un propósito común.
• Sincronizar la acción individual y de
equipo.
Principio dirección control
• A cada delegación se le
establece los mecanismos de
control
• La administración no existe
sin delegación.
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Coordinación
por equipo
Cad
en
a d
e M
an
do
Au
tori
dad
resp
on
sab
ilid
ad
Coordinación
individual
Tramo de Control o Administrativo
Acrópolis Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Organización D
ivis
ión
del
Tra
bajo
Niv
el Jerá
rqu
ico
Co
ord
inació
n
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Concepto
Un organigrama es la representación
gráfica de la estructura orgánica de una
organización
Objeto
Son el instrumento idóneo para plasmar la
composición de una organización
Como herramienta de comunicación y análisis
Proporcionan una imagen formal de la
organización
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de la organización
Determinar fallas internas
Definición de niveles
Representan un elemento valioso para el análisis
organizacional
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Criterios para su preparación
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Vigencia
Por su ámbito:
• Generales
• Específicos
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
Por su
contenido:
• Integrales
• Funcionales
• De puestos,
plazas y
unidades
Por su forma o
presentación:
• Verticales
• Horizontales
• Mixtos
• De bloque
Por su Diseño
• Dimensión
• Relación
POR SU AMBITO
ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN
DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO.
DIR.
GENERAL
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA
DEPTO. DEPTO. DEPTO.
GERENCIA
POR SU AMBITO
ORGANIGRAMA ESPECIFICO
Por su contenido:
• Integrales
• Funcionales
• De puestos, plazas y unidades
TIPOS DE
ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
ORGANIGRAMA INTEGRAL
DIRECCIÓN
1.1
DEPTO.
1.1.1
DEPTO.
1.1.2
DEPTO.
1.2.1
DEPTO.
1.2.3
DEPTO.
1.3.1
DEPTO.
1.3.2
DIR.
GENERAL
1.0
DIRECCIÓN
1.3
DEPTO.
1.2.2
DIRECCIÓN
1.2
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA
JUNTA ADMINISTRATIVA
2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO
DE LOS PROBLEMAS
3. COORDINAR A LAS
DIRECCIONES
4. FORMULAR EL PROYECTO DEL
PROGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
1. EVALUAR Y CONTROLAR LA
APLICACIÓN Y DESARROLLO DE
LOS PROGRAMAS
2.FORMULAR EL PROGRAMA
ANUAL DE LABORES
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA
DIRECCIÓN TÉCNICA
1.OBTENER RESULTADOS
NECESARIOS
2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL
DE FINANCIAMIENTO
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU AREA
DIRECCIÓN FINANCIERA
1. ESTABLECER RELACIONES DE
ASISTENCIA PROMOCIONAL
2. ESTABLECER RELACIONES DE
COOPERACIÓ Y APOYO
3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS
4. FORMULAR PROGRAMA DE
TRABAJO
5. ORGANIZAR Y COORDINAR
SEMINARIOS
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y
COORDINACIÓN
ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES
22SECRETARIAS *
11AUXILIAR *
11DIRECTOR *
44DIRECCIÓN GENERAL
22SECRETARIAS *
22ANALISTAS *
11DIRECTOR *
55DIRECCIÓN “A”
22SECRETARIAS *
42ANALISTAS *
11DIRECTOR *
75DIRECCIÓN “B”
22DIBUJANTES *
43SECRETARIAS *
86ANALISTAS *
11JEFE *
1512DEPARTAMENTO
11DIBUJANTES *
22SECRETARIAS *
77ANALISTAS *
11JEFE *
1111DEPARTAMENTOE = EXISTENTES
R = REQUERIDOS
* = NOMBRE DE LA PERSONA
E R
E R
E RE R
E R
Por su forma o presentación:
Verticales
Horizontales
Mixtos
De bloque
TIPOS DE
ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
ORGANIGRAMA VERTICAL
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL
DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. B
DEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B
DEPTO. CDEPTO. C
DEPTO. D
DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C
DEPTO. E
DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D
DIR.
GENERAL
DIRECCIÓN
A
DIRECCIÓN
B
DIRECCIÓN
C
DIRECCIÓN
D
DIRECCIÓN
E
ORGANIGRAMA MIXTO
DISEÑO REPLEGADO
DIR. GENERAL
OFICINA AOFICINA A
OFICINA B
OFICINA A
OFICINA BOFICINA B
DEPTO. BDEPTO. B
SECCIÓN A
OFICINA A OFICINA A
OFICINA A OFICINA A
DIRECCIÓN CDIRECCIÓN BDIRECCIÓN A
DEPTO. ADEPTO. ADEPTO. A
OFICINA A
DEPTO. B
ORGANIGRAMA DE BLOQUE
SECRETARIO
OFICIALIA MAYOR
SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B”
5. DIRECCIÓN
5.1. DEPARTAMENTO
5.1.1 OFICINA
5.1.2 OFICINA
5.1.3 OFICINA
5.2 DEPARTAMENTO
5.2.1 OFICINA
5.2.2 OFICINA
5.2.3 OFICINA
6. DIRECCIÓN
6.1 DEPARTAMENTO
6.1.1 OFICINA
6.1.2 OFICINA
6.1.3 OFICINA
6.2 DEPARTAMENTO
6.2.1 OFICINA
6.2.2 OFICINA
6.2.3 OFICINA
1. DIRECCIÓN
1.1. DEPARTAMENTO
1.1.1 OFICINA
1.1.2 OFICINA
1.1.3 OFICINA
1.2 DEPARTAMENTO
1.2.1 OFICINA
1.2.2 OFICINA
1.2.3 OFICINA
2. DIRECCIÓN
2.1 DEPARTAMENTO
2.1.1 OFICINA
2.1.2 OFICINA
2.1.3 OFICINA
2.2 DEPARTAMENTO
2.2.1 OFICINA
2.2.2 OFICINA
2.2.3 OFICINA
3. DIRECCIÓN
3.1. DEPARTAMENTO
3.1.1 OFICINA
3.1.2 OFICINA
3.1.3 OFICINA
3.2 DEPARTAMENTO
3.2.1 OFICINA
3.2.2 OFICINA
3.2.3 OFICINA
4. DIRECCIÓN
4.1 DEPARTAMENTO
4.1.1 OFICINA
4.1.2 OFICINA
4.1.3 OFICINA
4.2 DEPARTAMENTO
4.2.1 OFICINA
4.2.2 OFICINA
4.2.3 OFICINA
Por su Diseño
• Dimensión
• Relación
Bases del Diseño de la Estructura
Organizacional
TIPOS DE
ORGANIGRAMAS
SUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIA
SECRETARIO
UNIDAD UNIDADUNIDAD
DIMENSIÓN
COLOCACIÓN DE
UNIDADES
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
DIR. DE PRODUCC.
HUMANA
DIRECCIÓN
GENERAL
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
DIR. TÉCNICO
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE
FINANZAS
DIRECCIÓN
COMERCIAL
DIR. DE PRODUCC.
INDUSTRIAL
GERENCIA DE
PERSONAL
GER. PROVEEDU-
RIA Y ALMACÉN
GER. MECANIZA-
CIÓN YCOMPUT.
GERENCIA DE
EXPLORACIÓN
GERENCIA DE
EXPLOTACIÓN
GERENCIA DE
REFINACIÓN
GERENCIA DE
PETROQUÍMICA
GER. DE VENTAS
INTERIORES
GER. DE VENTAS
EXTERIORES
TESORERÍA
GENERAL
GERENCIA DE
FINANZAS
UNIDAD DE
PROGRAMACIÓN UNIDAD DE ORG. Y
MÉTODOS
DIMENSIÓN
SECUENCIALES POR
FUNCION
GERENCIA
PROMOCION
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
GENERALVENTAS
GER. RR. HH. Y
LOGISTICADIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE
FINANZAS
PRODUCTOS
MARKETING
GERENCIA DE
EXPL/REFINACIÓN
GERENCIA DE
MERCADEO
GER. SISTEMAS Y
COMPUTACIÓN
TESORERÍA
GENERAL
GERENCIA DE VENTAS
INTERNACIONAL
GERENCIA DE VENTAS
LOCAL
GERENCIA DE
PETROQUÍMICA
CONTRALORÍA
GERENCIA DE
FINANZAS
DIMENSIÓN
POR RELACIÓN LINEAL I - II
INCORRECTO CORRECTO
INCORRECTOCORRECTO
POR RELACIÓN LINEAL III - IV
INCORRECTOCORRECTO
CORRECTOINCORRECTO
RELACIÓN DE ASESORÍA
INTERNA
RELACIÓN DE ASESORÍA
EXTERNA
RELACIÓN DE
AUTORIDAD FUNCIONAL
POR SU AUTORIDAD - ASESORIA
POR RELACIÓN DE COORDINACIÓN
Departamentalización
Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente
secuencia:
• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
Departamentalización
Al departamentalizar, es conveniente observar la
siguiente secuencia:
– Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad,
y obligación entre las funciones y los puestos.
– Establecer líneas de comunicación e interrelación entre
los departamentos.
– El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un
departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa y las funciones
involucradas.
Departamentalización
Diseños Organizacionales más Comunes
Simple Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de
control, autoridad centralizada y poca formalización
Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por
especialización, muy formalizada, tareas por departamentos
funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de cortos y
cadena de mando para la toma de decisiones.
Matricial Crea líneas dobles de autoridad, combina la
departamentalización funcional con la de producto.
Por Función Empresarial
( Organización Funcional)
Empresa SAA
Gerencia General
Producción Ventas Finanzas
Simple
Ventajas
Sigue el principio de la especialización
Mantiene el poder y prestigio de las funciones mayores
Simplifica el entrenamiento
Desventajas
Limita el desarrollo de gerentes generales
Reduce la coordinación entre funciones
Diseños Organizacionales más Comunes
Gerencia
RR.PP.
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
UEN
Gerencia
Ventas
Gerencia
UEN
Contador
General
Gerencia
Legal
Gerencia
General
Presidencia
Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerenciaa
Adm. Fin.
Gerencia
Sistemas
Organización
Burocrática
Burocracia
Ventajas
Eficiencia
Fiabilidad
Precisión
Coherencia
Desventajas
Organización mecanicista
La obsesión por el control conduce a problemas humanos
en el nivel operativo
Problemas de coordinación en la estructura administrativa
Problemas de adaptación en el nivel directivo
Diseños Organizacionales más Comunes
Proyecto A
Función A Función B Función C Función Z
Gerencia General
La estructura matricial crea
líneas dobles de autoridad;
generalmente combina
departamentalización
funcional con la de producto.
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
Matricial
Diseños Organizacionales más Comunes
Matricial
Ventajas
Esfuerzos en la línea de productos
Mejora la coordinación de las actividades funcionales
Crecimiento y diversificación de productos y servicios
Desventajas
Requiere personas con habilidades administrativas
Dificulta el mantenimiento económico de los servicios
centrales
Dificulta el control al nivel más alto
Diseños Organizacionales más Comunes
• Diferencia Vertical Organizacional:
Distribución de autoridad para la toma de decisiones.
Estructura plana – downsizing
Achatamiento, niveles menos complejos
Estructura alta
– Problemas de Coordinación, Información, Motivación,
– Cantidad de Gerentes.
Diseños Organizacionales más Comunes
Estructura Plana
Se reduce el número de niveles de jerarquía complejas y se canaliza las
comunicaciones y el comportamiento organizacional.
Se determinan las funcionalidades horizontalmente se realiza con más
precisión si se sustenta en un análisis de procesos.
Se debe determinar responsabilidades, para lo cual el ENPOWERMENT,
pasa es fundamental en una estructura empresarial
Estructuras Planas
DG
El Sistema Organizacional
Estructuras Altas
DG
Estructura Alta
Es jerárquica (típico organigrama) se mide por el número de niveles entre
el gerente y los empleados en los niveles inferiores.
Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel más alto, dejando
prácticamente sin poder los niveles intermedios.
Estas diferencias ocasionan a las organizaciones problemas de control,
comunicación y coordinación.
El Sistema Organizacional
Diferencias Vertical
• Autoridad única
• Problemas Coordinación
• Difusión de la información
• Problemas de motivación
• Cantidad de Gerentes
Diferencias Horizontal
Estructura Funcional
Estructura Multidivisional
Estructura Geográfica
Estructura por Productos
Estructura por Clientes
Estructura por Procesos
Estructura Matricial
Estructura de Equipos
Estructura alta
Diseños Organizacionales más Comunes
Diferencia Horizontal:
– Distribución de personas y tareas a las
funciones y divisiones
– Segunda Evaluación
El Sistema Organizacional
• Diferencia Horizontal:
Forma en que las tareas
realizadas se subdividen entre
sus miembros.
Se dan a especialistas las
actividades claves a realizar.
Subdividir las tareas de
manera que los no
especializados puedan
realizarlas (burocracia)
Diferencias Horizontal
Estructura Funcional
Estructura Geográfica
Estructura Multidivisional
Estructura por Productos
Estructura por Clientes
Estructura por Procesos
Estructura Matricial
El Sistema Organizacional
La estructura por función
Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de
una empresa. Depende de su sector para crear sus departamentos.
– Ventajas:
• Funciones lógicas que se desarrollan en la empresa.
• Poder en las funciones principales.
• Facilita la eficiencia del personal.
• Facilita la capacitación en las funciones básicas están cerca de los
niveles superiores Permite un control estricto desde el alto nivel.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
La estructura por función
Desventajas:
• Resta importancia a los resultados globales.
• Exagera la especialización.
• Reduce la coordinación entre funciones.
• Responsabilidad final reside en la alta dirección.
• Lenta frente a los cambios.
• Dificulta la formación de gerentes.
– La departamentalización por funciones se utiliza en empresas quetrabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos oservicios y que sus tareas sean rutinarias.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Gerencia
RR.PP.
Control de
Gestión
Tesorería
Cobranza
Facturación
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
Gerencia Ventas
Ggerencia
Contraloría
General/Finan.
Gerencia Legal
Gerencia
Sistemas
Gerencia
Administración
Gerencia
General
Presidencia
Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Organización
Por Función
Contador
General
Tipos de Estructuras: - I
La estructura multidivisional
– Esta estructura crea sub. unidades organizativas que funcionan
autónomamente y coordinadas por una dirección general que
apoya a divisiones y controla los resultados.
Las características a considerar son :
– Autonomía de las subdivisiones es una unidad casi independiente
que funciona bajo un responsable y con un conjunto de objetivos
definidos.
– La Dirección asume labores de coordinación, como por ejemplo
apoyo jurídico, financiero, se encarga de controlar los resultados
alcanzados por cada una de las subdivisiones.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Ventajas:
– Mejora la coordinación de los objetivos de cada división.
– Libera a la alta dirección del día a día.
– Permite la formación de futuros gerentes.
– El buen o mal funcionamiento de una división no afecta a la marcha del resto
– Crea negocios autónomos en el seno de una empresa.
Desventajas:
– Duplicidad de actividades, instalaciones y recursos (aumenta el coste y reduce laeficiencia).
– Autonomía de los responsables aunque es amplia, está en los límites impuestospor el nivel estratégico.
– Dificultad de coordinación.
– Adecuada para empresas con diversificación de sus negocios, con tecnologíasseparables en segmentos de cada una de las divisiones.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Negocio 1
Negocio 2
Negocio 3
Negocio 4
Presidente
Gerente
Marketing
Gerente
I+D
Gerente
Producción
Gerente
Pruebas
Centr
os d
e U
tilid
ad
Centros de costo
La estructura multidivisional
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Tipos de Estructuras: - I
La estructura territorial – geográfica
– Depende del área de mercado, producción y operación, aumentan
los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un
determinado mercado.
Ventajas:
– Responsabilidad se coloca en niveles superiores.
– Aprovecha los mercado locales
– Mejora la coordinación regional.
– Proporciona la formación de directores generales.
Desventajas:
– Requiere personal de más alto nivel.
– Dificulta la centralización de las funciones.
– Dificulta el control de la empresa.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
RR. HH.
VICEPRESIDENTE
MERCADOTEC.
VICEPRESIDENTE
AMERICA DEL NORTE
VICEPRESIDENTE
EUROPA Y AFRICA
VICEPRESIDENTE
PRODUCCION
VICEPRESIDENTE
FINANZAS
VICEPRESIDENTE
AMERICA LATINA
VICEPRESIDENTE
USA - CANADA
VICEPRESIDENTE
MEXICO.
VICEPRESIDENTE
SUD AMERICA
VICEPRESIDENTE
BRASIL.
VICEPRESIDENTE
AFRICA
VICEPRESIDENTE
EUROPA
La estructura territorial
– geográfica
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: IILa estructura por productos
– Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para darimportancia a distintos productos.
Ventajas:
– Focaliza la acción sobre el producto.
– Facilita la especialización por producto.
– Mejora la coordinación de las funciones.
– Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
– Proporciona formación para los futuros gerentes.
– Aumenta la diversificación de la empresa.
Desventajas:
– Requiere más empleados de alta dirección.
– Dificulta la centralización de las funciones económicas.
– Problemas de control para la dirección general.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Tipos de Estructuras: II
La estructura por productos:
– Organización por producto
• Organiza en divisiones que reúnen a las personas involucradascon un tipo dado de producto
– Organización mercado
• Organiza en divisiones que reúnen a las personas en relación conun mercado a atender
– Organización tipo división
• Departamento de una organización que parece un negocioindependiente; se pueda dedicar a producir y vender productosespecíficos en un mercado específico
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Producto
Ayudin
Producto
Esponja Verde
Gerente
Línea Hogar
Producto
Humectantes
Producto
Maquillaje
Gerente
Línea Belleza
Gerencia General
La estructura por productos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
I & D
VICEPRESIDENTE
Marketing
GERENTE GENERAL
Productos de PatenteGERENTE GENERAL
Productos Farmacéuticos
GERENTE GENERAL
Productos para el
cuidado personal
VICEPRESIDENTE
Producción
VICEPRESIDENTE
Finanzas
La estructura por productos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: II
– La Estructura por Clientes• Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.
Ventajas:
– Estimula la especialización
– El cliente tiene la impresión de ser el único.
– Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.
Desventajas:
– Difícil coordinación demandas puestas por un mismo cliente.
– Requiere un staff muy especializado.
– Difícil de orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.
Conclusión: Está orientada al exterior de la empresa, se utilizacuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente eslo más importante.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Vicepresidente
Línea Hogar
Vicepresidente
Línea Bebes
Vicepresidente
Línea Team
Presidente
La Estructura por Clientes
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: II
La estructura por procesos
– En el área de fabricación es frecuente la división del
trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en
varias fases que se encargan a distintos departamentos.
– Eliminar las discontinuidades existentes en los
organigramas, es decir, los espacios en blanco
– A partir de la identificación de los procesos de una
organización podemos mejorarlos e innovarlos utilizando
dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniería.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Santa Leche
Gerencia General
Comercialización Producción Finanzas RRHH
Líquidos Polvo
Preparación
Leche Evaporada
Preparación
Leche Condensada
Preparación
Café Instantáneo
Preparación
Leche En Polvo
La estructura por
procesos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Jefe
Compras Industriales
Jefe
Corte y Control
Jefe
Confección Chompas
Gerente
Producción
La estructura por procesos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PROCESOS
ORGANIZACIONES POR
PROCESOS
ORGANIZACIONES
TRADICIONALES
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Instrumentos Claves en la Organización
Compendiar en forma ordenada los
aspectos metodológicos básicos para el
diseño, elaboración, presentación,
aprobación, manejo y revisión de manuales
administrativos
OBJETIVO
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Concepto
Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Objetivos
• Presentar una visión de conjunto de laorganización
• Precisar las funciones asignadas a cada unidadadministrativa
• Establecer claramente el grado de autoridad yresponsabilidad de los distintosniveles jerárquicos
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Clasificación básica
Por su naturaleza:
Meso administrativos - Medio
Macro administrativos - Mayor
Por su ámbito:
Generales
Particulares
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Clasificación básica
Por su contenido
Entre los más representativos están:
• De organización
• De procedimientos
• De historia de la organización
• De políticas
• De contenido múltiple
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
• Identificación
• Índice o contenido
• Prólogo o introducción
• Objetivo (s) de los
procedimientos
• Áreas de aplicación o
alcance
• Responsables
• Atribuciones
• Estructura orgánica
• Organigrama
• Funciones
• Descripción de puestos
• Directorio
El Partes del Manual de Funciones / Procedimiento
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
Análisis de la información
Preparación del proyecto de
manual
Presentación del manual
para su aprobación
Reproducción e implantación
del manual
Revisión y actualización
Diseño del proyecto
Definición del responsable
Delimitación del universo de
estudio
Estudio preliminar
Preparación del proyecto
Presentación del proyecto
Captación e integración de la
información
Procedimiento para desarrollar manuales
administrativos
DIAGRAMACIÓN
OBJETIVOs
Brindar a toda organización los
elementos de juicio idóneos para
la representación de
procedimientos y procesos, así
como las pautas para su manejo
en sus diferentes versiones
SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR
DIAGRAMAS DE FLUJO.
Almacenamiento permanente. Indica el depósito de un documento
o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en
un almacén.
Depósito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de
los hechos.
Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los
empleados, material y equipo de un lugar a otro.
Inspección. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
Operación. Indica las principales fases del proceso, método o
procedimiento.
REPRESENTASIMBOLO
S I M P L E S
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR
DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación Adm.)
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama
de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o
permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe
tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice,
se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas en el procedimiento.
Inicio o término es principio o fin del flujo, acción, lugar, se usa para
indicar unidad administrativa, persona que recibe o da información.
REPRESENTASIMBOLO
Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:
• De uso: Facilita su empleo
• De destino: Permite la correcta identificación de
• actividades
• De comprensión e interpretación: Simplifica su
comprensión
• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación
• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad
• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de
• recursos sofisticados
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la
Organización
En cuanto a dibujo:
No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas deentrada y salidaPor claridad no debe haber más de una línea de uniónentre dos símbolosEl símbolo de decisión es el único que puede tener hastatres líneas de salidaLas líneas de unión se deben representar con líneas rectasEs conveniente que los símbolos tengan un tamañouniforme
Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
En cuanto a su contenido y uso:
La redacción del contenido del símbolo de operación debeser realizada con frases breves y sencillasEvitar usar siglas anotando el nombre completo de lasunidades administrativasEl símbolo de documento debe contener el nombreoriginalde la forma que se utiliceEl símbolo de conector puede ser alfabético o numérico,pero debe coincidir en los conectores de entrada y salidaCuando existen una gran cantidad de conectores, esconveniente adicionar un color al símbolo
Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
Por su presentación:
•De bloque: Se representan en términos generales con el objeto dedestacar determinados aspectos
•De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión
Por su formato:
•De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
•De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su formato
•De formato tabular: También conocido como deformato columna o panorámico, en el que sepresenta en una sola carta el flujo total de lasoperaciones, correspondiendo a cada puesto ounidad una columna
•De formato arquitectónico: Muestra el movimiento oflujo de personas, formas, materiales, o bien lasecuencia de las operaciones a través del espaciodonde se realizan
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su propósito:
• De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos conpoca o ninguna descripción de operaciones
• De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, asícomo quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
• De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona quelas realiza y la manera de hacerlas
• Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómohacer cada operación, sino para qué sirven
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su propósito:
• De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona
• Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada
• De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos
• Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software
Clasificación de los diagramas de flujo
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL
Pide material
mediante
solicitud de
material
Departamento solicitante
Soicita
material
mediante
requ-isición
de compra
Pide material
mediante
orden de
compra
Utiliza
material
Comunica
deficiencia al
proveedor
Surte
material
Surte
material
Surte
material
FIN
Departamento solicitanteAlmacén Proveedor
Departamento de comprasAlmacén
¿Material requerido?¿Origen del materia?l
¿Material requerido?
Existencia suficiente
B
A
C
A
A
Comunica
deficiencia al
almacén
B
SI
Proveed
or
NO
NO
SI
Almacé
n
SI
NO
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
Pide material
mediante
solicitud de
material
INICIO
Soicita material
mediante requ-
isición de
compra
Pide material
mediante orden
de compra
Comunica
deficiencia al
proveedor
Surte material
FIN
¿Origen del materia?l
¿Existencia suficiente?
B
A
A
Comunica
deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR
Surte material
Surte material
Utiliza material
¿Material requerido? ¿Material requerido?
NO
Transferir
Preparar
DocumentosResolver
ExcepciónIntroducir
Datos
Examinar
DatosExaminar
Documentos
Comunicar
Junta
TeléfonoCalcular
Fax
Telex
Archivar
Conciliar
Fotocopiar
Símbolo de
Decisión
SIMBOLOS ADICIONALES PARA PROCESOS
(CLÁSICO)
Departamento Solicitante
Solicitud de
Materiales
Revisa
Existencias
Elabora Requisición
de Compra
Lleva Requisición
de Compra
Inspección de
Materiales
Surte Materiales
Elabora Orden de
Compra
Surte Orden de
Compra
Selecciona Proveedor
Almacén Departamento de Compras Proveedor