Agosto 2016 Secretaría de Finanzas y Planeación Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de Administración Subdirección de Organización y Procesos Administrativos
MA
NU
AL
DE PROCEDIMIENTOS
Subsecretaría de Finanzas y Administración Tesorería Subdirección de Registro y Control
Departamento de Conciliaciones Bancarias
SFA/T/SRC-P-02-A4
COPIA N
O CONTROLA
DA
AGOSTO 2016
ÍNDICE
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
Presentación
Estructura Orgánica de la Secretaría...........................................................................................................................................................................
Estructura Orgánica del Departamento.....................................................................................................................................................................
Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Conciliaciones Bancarias
Descarga de Información de Impuestos en las Plataformas de Sistemas Bancarios...............................................................
Registro y Control de Rendimientos y Comisiones..................................................................................................................
Manejo y Respaldo de los Estados de Cuenta Electrónicos en el Sistema Integral
de Información (SIIB)..................................................................................................................................................................
Seguimiento de las Solicitudes de Validación de Inconsistencias de Ingresos por Recaudación.......................................
Elaboración y Depuración de las Conciliaciones Bancarias......................................................................................................
Recepción, Registro y Resguardo de la Documentación de Estados deCuenta y Conciliaciones Bancarias.............................................................................................................................................
Alta de los Estados de Cuenta en el Sistema de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV)....................................................................................................................................................
Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................
1
2
3
5
8
12
16
20
24
27
30
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
AGOSTO 2016
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Conciliaciones Bancarias ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:
• Estructura Orgánica de la Secretaría: Representa la estrucutra general de la Dependencia con el registro estatal,autorizada por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General de conformidad con la normatividad
vigente.
• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual
en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.
• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.
• Frecuencia de realización.
• Procedimientos con los que conecta.
• Normas que rigen el procedimiento.
• Firma de validación del procedimiento.
• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que
deben llevarse a cabo para operar el proceso.
• Diagrama correspondiente.
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AGOSTO 2016 1PÁG.
Enero 2016
SECRETARÍA DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍA DE INGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA
INFORMÁTICA
SUBDIRECCIÓN DE GOBIERNO ELECTRÓNICO
SUBPROCURADURÍA DE ASUNTOS
CONTENCIOSOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
FISCALIZACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL
SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN DE LA FISCALIZACIÓN Y CONTRIBUYENTES
ESPECIALES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS Y ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECAUDACIÓN
SUBPROCURADURÍA DE LEGISLACIÓN
Y CONSULTA
PROCURADURÍAFISCAL
DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
SUBPROCURADURÍA DE ASUNTOS FISCALES Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO
PÚBLICODE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DE FINANCIAMIENTO
Y APOYO INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN GENERAL DE FINANCIAMIENTO
Y SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS DE DESARROLLO
SUBSECRETARÍA DE PLANEACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN PARA EL DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
SUBDIRECCIÓN DE CONTROLFINANCIERO
SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE
INVERSIONES
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERAL DE INVERSIÓN
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS E INTEGRACIÓN DE LA CUENTA
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓN DE FIDEICOMISOS
DIRECCIÓN GENERAL DE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓN DE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN PARA LA
DESINCORPORACIÓN DE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DE BIENESINMUEBLES
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN
DE SUELO Y CONTRATACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE REGULARIZACIÓN DE LA TENENCIA
DE LA TIERRA
DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN DE ASESORES
UNIDAD DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA
UNIDAD DE GÉNERO
SUBSECRETARÍA DE EGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA
FISCAL
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
DELEGACIONESREGIONALES DEL
PATRIMONIODEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓNY COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE COMERCIO
EXTERIOR
INSTITUTO DE PENSIONES DEL
ESTADO
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
ÓRGANO DESCENTRALIZADO
LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSecretario de Finanzas y Planeación
DR. RICARDO GARCÍA GUZMÁNContralor General
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE
AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DE INTEGRACIÓN Y
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS DE
DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DE VISITAS
DOMICILIARIAS Y REVISIONES DE
GABINETE
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO
Y CONTROL DE OBLIGACIONES
SUBDIRECCIÓNDE EJECUCIÓN
FISCAL
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónEstructura Orgánica
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
COPIA N
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DA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
2PÁG.AGOSTO 2016
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
UNIDAD DEGÉNERO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
PROCURADURÍAFISCAL
COORDINACIÓN DEASESORES
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓNDE OPERACIÓN
FINANCIERA
SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y
CONTROL
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS
Y DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO
ANALISTA ADMINISTRATIVODE ELABORACIÓN Y
DEPURACIÓN DECONCILIACIONES BANCARIAS
ANALISTA ADMINISTRATIVODE INTEGRACIÓN
DE DATOS BANCARIOS
DEPARTAMENTO DECONCILIACIONES
BANCARIAS
DEPARTAMENTO DEREGISTRO Y SEGUIMIENTODE INGRESOS Y EGRESOS
DEPARTAMENTO DEDEUDA PÚBLICA
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3PÁG.
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
AGOSTO 2016
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivoinformático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
4PÁG.
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
AGOSTO 2016
DEPARTAMENTO DECONCILIACIONES BANCARIAS
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NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
5PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
Diaria.
Descarga de Información de Impuestos en las Plataformas de Sistemas Bancarios.
Obtener de manera electrónica, la información de los impuestos ingresados a través de las instituciones bancarias, así como surespaldo en la carpeta de Bacomeriso en el servidor ALPHA1, para su posterior consulta.
• Las instituciones bancarias tendrán sus propios programas y claves de acceso a su red, de acuerdo con loscontratos establecidos con el Gobierno del Estado, para la realización de este procedimiento.
• Los impuestos referenciados que deberán ser descargados de las plataformas de sistemas bancarios serán:- Impuesto sobre tenencia o uso vehicular (ISTUV).- Otros impuestos (pagos referenciados).- Impuestos del 2% sobre la nómina.- Impuesto del 2% sobre el hospedaje.- Impuesto sobre automóviles nuevos (ISAN).- Otros impuestos.
• La información electrónica será guardada en el servidor asignado para impuestos.
• Los archivos que contienen la información de los impuestos recabados en las cuentas bancarias serán convertidosa formato de texto o en excel según sea el caso.
Ninguno.
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
6PÁG.AGOSTO 2016
Descarga de Información de Impuestos en las Plataformas de Sistemas Bancarios.
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
6.
Accesa a la Página de internet o back office del banco, según sea elcaso y registra la clave de acceso o NIP correspondiente.
Importa de la Página de internet o back office del banco a su Discoduro la Información de los impuestos ingresados diariamente yverifica si está completa la información o se encuentra en un formatocompatible (.txt).
¿Está completa la información o se encuentra en un formatocompatible?
En caso de no estar completa la información o no se encuentra en unformato compatible:
Solicita a la institución bancaria vía telefónica la información faltanteo el envío de la información en el formato compatible.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de estar completa la información o se encuentra en unformato compatible:
Agrega la carpeta electrónica de Información de impuestosBacomeriso en el servidor correspondiente, de acuerdo a lossiguientes conceptos:- Tipo de impuesto.- Banco.- Año.- Mes.- Ventanilla.- Internet.
Asigna nombre al archivo electrónico de Información de losimpuestos ingresados diariamente con las primeras siglas del banco,el tipo de impuesto al que corresponde y la fecha y respalda el archivoen la carpeta electrónica de Información de impuestos, para futurasconsultas.
Confirma en la carpeta electrónica de Información de impuestos en elservidor correspondiente la información enviada por los bancos.
Realiza el cambio de la clave de acceso o NIP, cada vez que los sistemasde los bancos lo requieran por seguridad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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DESCARGA DE INFORMACIÓN DE IMPUESTOS EN PLATAFORMAS DE SISTEMAS BANCARIOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DE DATOS BANCARIOS
ACCESA
PÁGINA DE INTERNET O BACK OFICCE
INICIO
CLAVE DE ACCESO O NIP CORRESPONDIENTE
IMPORTA AL DISCO DURO Y VERIFICA
PÁGINA DE INTERNET O BACK OFICCE
INFORMACIÓN DE LOS IMPUESTOS INGRESADOS
¿ESTÁ COMPLETA LA INFORMACIÓN
O SE ENCUENTRA EN UN FORMATO
COMPATIBLE?
NO
SI
SOLICITA LA INFORMACIÓN FALTANTE O EL ENVÍO DE LA
INFORMACIÓN EN EL FORMATO COMPATIBLE VÍA TELEFÓNICA
1
1
AGREGA LA CARPETA ELECTRÓNICA EN EL
SERVIDOR CORRESPONDIENTE
INFORMACIÓN DE IMPUESTOS
BACOMERISO
DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES DATOS: TIPO DE IMPUESTO, BANCO, AÑO, MES,
VENTANILLA E INTERNET
ASIGNA NOMBRE AL ARCHIVO ELECTRÓNICO Y
RESPALDA
INFORMACIÓN DE LOS IMPUESTOS INGRESADOS
CON LAS PRIMERAS SIGLAS DEL BANCO, TIPO
DE IMPUESTO Y FECHA
INFORMACIÓN DE IMPUESTOS
CONFIRMA EN EL SERVIDOR CORRESPONDIENTE
INFORMACIÓN DE IMPUESTOS
REALIZACAMBIO DE LA CLAVE DE
ACCESO O NIP
FIN
INSTITUCIÓN BANCARIA
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
COPIA N
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NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
8PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
Mensual.
Registro y Control de Rendimientos y Comisiones.
Descargar los estados de cuenta para cada institución bancaria en formato texto y registrar en la carpeta compartida llamada“Estados de cuenta”.
• El Jefe de Departamento de Conciliaciones Bancarias debe enviar los Recibos oficiales en original a la Subdirecciónde Operación Financiera con el Oficio firmado por el Subdirector de Registro y Control.
Ninguno.
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
9PÁG.AGOSTO 2016
Registro y Contol de Rendimientos y Comisiones.
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios
1.
2.
2A.
2B.
2B.1.
2B.2.
2B.3.
2B.4.
2B.5.
Descarga los estados de cuenta para cada institución bancaria enformato texto y registra en la carpeta compartida llamada «estadosde cuenta».
Verifica el tipo de cuenta.
¿El tipo de cuenta es rendimiento o comisión?
En caso de ser rendimiento:
Verifica cuenta por cuenta el monto de interés generado en el mes yrevisa si es una cuenta federal o estatal.
¿La cuenta es federal o estatal?
En caso de ser una cuenta federal:
Captura el monto de dicho interés en el archivo de Excel queconcentra la información de todas las instituciones bancarias.
Elabora Oficio de solicitud de emisión de recibos oficiales de cadauno de los importes que se relacionaron en el archivo de Excel en lascuentas de la institución bancaria por los importes señalados enoriginal y copia y turna al Subdirector de Operación Financierarecabando acuse de recibo en la copia, la cual archiva de maneracronológica temporal.
Envía correo electrónico al Departamento de Caja con archivo Exceldonde se detalle la información sobre importes de rendimientosfederales, anexando la leyenda que se incluirá en los recibos.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Caja los Recibos oficiales en original yregistra los datos en el concentrado final de interes federalesgenerando la Póliza con cargo a la cuenta30.415152010005.21111.190C11001.000.0.0.0.000.0.399912.0,abonando los importes a cada una de las Instituciones bancariascorrespondientes.
Escanea los Recibos oficiales en original y los guarda en línea.
Elabora Oficio de envío en original y copia y recaba firma delSubdirector de Registro y Control.
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
10PÁG.AGOSTO 2016
Registro y Contol de Rendimientos y Comisiones.
Turna a la Subdirección de Operación Financiera el Oficio de envío enoriginal con los Recibos oficiales en original y recaba acuse de reciboen la copia, la cual archiva de manera cronológica temporal.
Fin.
En caso de ser una cuenta estatal:
Verifica el monto de interés generado en el mes e integra elConcentrado estatal por cuenta y por institución bancaria con losrendimientos generados.
Elabora Póliza y anexa el Concentrado estatal en Excel con cargo atodas las cuentas correspondientes y abono a la cuenta30.415152010001.21111.190C11001.000.0.0.0.000.0.100114.0.
Respalda los archivos en línea.
Fin.
En caso de ser comisión:
Verifica cuenta por cuenta el monto de la comisión mensual y realiza elarchivo acumulado en Excel.
Elabora Póliza con cargo a la cuenta30.11230003001.21111.190C11001.000.0.0.0.000.0.100114.0 yabona a todas las cuentas correspondientes por los montos decomisión, anexando la Póliza en el concentrado Excel.
Ordena y respalda los archivos en línea.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
2B.6.
2C.
2C.1.
2C.2.
3.
4.
5.
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios
COPIA N
O CONTROLA
DA
CONCENTRADO DE EXCEL
PÓLIZA
CONCENTRADO ESTATAL
OFICIO DE ENVÍO
REGISTRO Y CONTROL DE RENDIMIENTOS Y COMISIONES
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DE DATOS BANCARIOS
DESCARGA Y REGISTRA EN LA CARPETA “ESTADOS DE
CUENTA”
INICIO
VERIFICA EL TIPO DE CUENTA
¿EL TIPO DE CUENTA ES RENDIMIENTO O COMISIÓN?
RENDIMIENTO
COMISIÓN
VERIFICA EL MONTO DEL INTERÉS Y REVISA SI ES
FEDERAL O ESTATAL LA CUENTA VÍA TELEFÓNICA
VERIFICA CUENTA POR CUENTA LA COMISIÓN
MENSUAL
ARCHIVO ACUMULADO EN EXCEL
INSTITUCIÓN BANCARIA
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 2A )
( 3 )
¿LA CUENTA ES FEDERAL O ESTATAL?
FEDERAL
ESTATAL
CAPTURA EL MONTO
EXCEL( 2B )
O
OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE RECIBOS OFICIALES
ELABORA, TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
( 2B.1. )
SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA
C
ENVÍA Y SOLICITA RECIBOS
ARCHIVO EXCEL
POR CORREO ELECTRÓNICO
( 2B.2. )
ELABORA Y ANEXA
FIN
DEPARTAMENTO DE CAJA
DEPARTAMENTO DE CAJA
PÓLIZA
RECIBOS OFICIALES
RECIBE Y GENERA
O
( 2B.3. )
OFICIO DE ENVÍO
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-1
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y
CONTROL
( 2B.5. )
RECIBOS OFICIALES
OFICIO DE ENVÍO
TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO
O
1
O
C
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONTROL
FIN
VERIFICA EL MONTO DEL INTERÉS E INTEGRA
CONCENTRADO ESTATAL
( 2C )
PÓLIZA
ELABORA Y ANEXA
( 2C.1. )
RESPALDA
ARCHIVOS( 2B.3. )
FIN
( 4 )
ORDENA Y RESPALDA
ARCHIVOS( 5 )
RECIBOS OFICIALES
ESCANEA Y GUARDA
O
( 2B.4. )
COPIA N
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NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
12PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZASY PLANEACIÓN
Mensual.
Manejo y Respaldo de los Estados de Cuenta Electrónicos en el Sistema Integral de Información Bancaria (SIIB).
Realizar el manejo de los estados de cuenta bancarios de manera electrónica, para darle el formato requerido y respaldo en elServidor, a fin de efectuar las conciliaciones bancarias del Gobierno del Estado.
• Las cuentas bancarias deberán estar dadas de alta en el SIAFEV y ligadas a sus correspondientes cuentascontables.
• La información contenida en los archivos de estados de cuenta deberán contar con seis columnas de información.
• Los estados de cuenta deberán ser cargados electrónicamente en el módulo del SIIB correspondiente a gasto einversión pública.
• La información que será cargada en el SIIB deberá ser procesada previamente para su referenciación con losregistros contables existentes.
• La información electrónica después de ser formateada y referenciada deberá ser validada con los Estados decuenta físicos.
Ninguno.
COPIA N
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
13PÁG.AGOSTO 2016
Manejo y Respaldo de los Estados de Cuenta Electrónicos en el Sistema Integral de Información Bancaria (SIIB).
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6A.
7.
8.
9.
Recibe de las instuticones bancarias los Estados de cuenta.
Accesa a la Página de internet o back office de cada banco según sea elcaso, con clave de acceso o NIP correspondiente.
Importa de las Plataformas de los bancos la información electrónicareferente a los Estados de cuenta electrónicos .
Respalda los Registros del banco, en el formato TXT que se requierepara el SIIB y de acuerdo a las columnas de información necesarias parala referenciación.
Elabora e imprime el Reporte de transacciones disponibles delSIAFEV en un tanto, para realizar la referenciación de los movimientosbancarios en los estados de cuenta.
Compara los saldos del estado de cuenta electrónico y del estado decuenta físico.
¿Son correctos los saldos?
En caso de no ser correctos los saldos:
Solicita la información correcta a la Institución Bancaria.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de ser correctos los saldos:
Realiza la referenciación del Reporte de transacciones disponibles delSIAFEV en un tanto con los Estados de cuenta electrónicos, estaactividad es indispensable para realizar la conciliación automática.
Respalda los Estados de cuenta electrónicos en el SIAFEV, para suconciliación automática y procede a archivar de manera cronológicatemporal el Reporte de transacciones disponibles del SIAFEV en untanto.
Verifica si los Estados de cuenta en un tanto, contemplan los interesesgenerados, las comisiones y bonificaciones cobradas en las cuentas.
¿Existen intereses generados por los saldos en las cuentas?
COPIA N
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Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
14PÁG.AGOSTO 2016
Manejo y Respaldo de los Estados de Cuenta Electrónicos en el Sistema Integral de Información Bancaria (SIIB).
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios.
9A.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
En caso de no existir intereses generados por los saldos en las cuentas:
Realiza comentario de intereses sin generar en los Estados de cuentaen un tanto.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de existir intereses generados por los saldos en las cuentas:
Elabora e imprime la Tarjeta de solicitud de elaboración de recibosoficiales de ingreso en dos tantos, por los importes a los interesesgenerados por cada una de las cuentas bancarias.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Conciliaciones Bancarias enla Tarjeta de solicitud de elaboración de recibos oficiales de ingresoen dos tantos.
Recaba sello de recibido del Departamento de Caja en la Tarjeta desolicitud de elaboración de recibos oficiales de ingreso en segundotanto.
Entrega al Departamento de Caja la Tarjeta de solicitud deelaboración de recibos oficiales de ingreso en primer tanto y procedea archivar de manera cronológica temporal el segundo tanto.
Elabora e imprime el Concentrado de las comisiones y bonificacionesque presentan los estados de cuenta en un tanto, para el control yseguimiento de los mismos y lo procede a archivar de maneracronológica temporal junto con los Estados de cuenta en un tanto.
Elabora e imprime el Concentrado de los intereses y rendimiento delas cuentas bancarias en un tanto y lo procede a archivar de maneracronológica temporal, para su control y revisión posterior.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
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ESTADOS DE CUENTA
MANEJO Y RESPALDO DE LOS ESTADOS DE CUENTA ELECTRÓNICOS EN EL SIAFEV
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
INICIO
ACCESA
PÁGINA DE INTERNET O BACK OFFICE
CON LA CLAVE DE ACCESO O NIP
CORRESPONDIENTE
IMPORTA
PLATAFORMAS DE LOS BANCOS
ESTADOS DE CUENTA
RESPALDA EN DISCO DURO
REGISTROS DEL BANCO
EN EL FORMATO TXT QUE SE REQUIERE PARA EL SIAFEV Y DE ACUERDO A LAS COLUMNAS DE
INFORMACIÓN NECESARIAS PARA LA REFERENCIACIÓN
REPORTE DE TRANSACCIONES DISPONIBLES DEL SIAFEV
ELABORA E IMPRIME
1T
PARA LA REFERENCIACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS
BANCARIOS EN LOS ESTADOS DE CUENTA
REPORTE DE TRANSACCIONES DISPONIBLES DEL SIAFEV
RESPALDA
ESTADOS DE CUENTA
C
PARA SU CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA
ESTADOS DE CUENTA
VERIFICA
1T
SI CONTEMPLAN LOS INTERESES GENERADOS, LAS COMISIONES Y BONIFICACIONES COBRADAS EN
LAS CUENTAS
¿EXISTEN INTERESES GENERADOS POR
LOS SALDOS EN LAS CUENTAS?
NO
SI
ESTADOS DE CUENTA
REALIZA
1T
COMENTARIOS DE INTERESES SIN
GENERAR
1
TARJETA DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE RECIBOS
ELABORA E IMPRIME
1-2T
POR LOS IMPORTES A LOS INTERESES
GENERADOS POR CADA UNA DE LAS CUENTAS
BANCARIAS
TARJETA DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE RECIBOS
RECABA FIRMA
1-2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
TARJETA DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE RECIBOS
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2T
DEPARTAMENTO DE CAJA
TARJETA DE SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE RECIBOS
ENTREGA
1T
DEPARTAMENTO DE CAJA
2T
C
CONCENTRADO DE LAS COMISIONES Y BONIFICACIONES
ELABORA E IMPRIME
1T
1T
C
CONCENTRADO DE LOS INTERESES Y REDIMIENTO
ELABORA E IMPRIME
1T
FIN
C
PARA SU CONTROL Y POSTERIOR REVISIÓN
1T
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DE DATOS BANCARIOS
1
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
ESTADOS DE CUENTA
RECIBE
REPORTE DE TRANSACCIONES DISPONIBLES DEL SIAFEV
REALIZA LA REFERENCIACIÓN
1T
ESTADOS DE CUENTA
ESTA ACTIVIDAD ES INDISPENSABLE PARA
REALIZAR LA CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA
¿SON CORRECTOS LOS SALDOS?
NO
SI
SOLICITA LA INFORMACIÓN CORRECTA
INSTITUCIÓN BANCARIA
ESTADOS DE CUENTA
COMPARA
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 6A )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 9A )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
( 15 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
16PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZASY PLANEACIÓN
• Cualquier aclaración realizada con la institución bancaria se deberá informar a la Subdirección de Ingresos, concopia al Secretario, Subsecretario de Ingresos y al Director General de Recaudación.
• La Subdirección de Registro y Control revisará diariamente de manera electrónica el reporte de validación que leremita el Departamento de Control de Recaudación y de manera mensual le informará por escrito el resultado delas validaciones diarias.
Seguimiento de las Solicitudes de Validación de Inconsistencias de Ingresos por Recaudación.
Verificar las solicitudes de inconsistencias por los montos de los ingresos de la hacienda pública recaudados a travésde las Oficinas de Hacienda del Estado, presentadas por la Subdirección de Ingresos en los sistemas bancarios, asícomo en su caso requerir ante la institución bancaria la aclaración correspondiente.
Eventual.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
17PÁG.AGOSTO 2016
Departamento de ConciliacionesBancarias.
1.
2.
3.
3A.
3A.1
3A.2
3A.3
3A.4
3B.
3B.1
3B.2
Recibe de la Subdirección de Política de Coordinación Hacendaria, elOficio de solicitud de validación de inconsistencias en original y copiay las Fichas de depósito o Tiras de depósito en original.
Sella de recibido y devuelve a la Subdirección de Política deCoordinación Hacendaria, el Oficio de solicitud de validación deinconsistencias en copia.
Accesa al Sistema de los Bancos y verifica si coincide el depósito con lasFichas de depósito o Tiras de depósito en original.
¿Coincide el depósito con las Fichas de depósito o Tiras de depósito?
En caso de no coincidir el depósito con las Fichas de depósito o Tirasde depósito:
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de aclaración deinconsistencia en dos tantos.
Recaba firma del Subdirector de Registro y Control en el Oficio desolicitud de aclaración de inconsistencia en dos tantos.
Recaba sello de recibido de la Institución Bancaria correspondiente elOficio de solicitud de aclaración de inconsistencia en segundo tanto yprocede a archivarlo de manera cronológica temporal.
Envía a la Institución Bancaria correspondiente el Oficio de solicitud deaclaración de inconsistencia en primer tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Institución Bancaria correspondiente la Aclaración deinconsistencia en original y verifica si se solventó la inconsistencia.
¿Se solventó la inconsistencia?
En caso de no solventarse la inconsistencia:
Elabora e imprime el Oficio de confirmación de inconsistencia en cincotantos.
Recaba firma del Subdirector de Registro y Control en el Oficio deconfirmación de inconsistencia en cinco tantos.
Distribuye el Oficio de confirmación de inconsistencia de la siguientemanera:
Seguimiento de las Solicitudes de Validación de Inconsistencias de Ingresos por Recaudación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
18PÁG.AGOSTO 2016
- Primer tanto junto con las Fichas de depósito o Tiras de depósito enoriginal a la Subdirector de Política de Coordinación Hacendaria.
- Segundo tanto al Secretario de Finanzas y Planeación.- Tercer tanto al Subsecretario de Ingresos.- Cuarto tanto al Director General de Vinculación y Coordinación
Hacendaria.- Quinto tanto junto con el Oficio de solicitud de validación de
inconsistencias en original al archivo cronológico temporal.
Fin del procedimiento.
En caso de solventarse la inconsistencia:
Elabora e imprime el Oficio de aclaración de inconsistencia en dostantos.
Recaba firma del Subdirector de Registro y Control en el Oficio deaclaración de inconsistencia en dos tantos.
Turna a la Subdirección de Política de Coordinación Hacendaria elOficio de aclaración de inconsistencia en primer tanto y las Fichas dedepósito o Tiras de depósito en original, procediendo a archivar demanera cronológica temporal el Oficio de aclaración en segundo tantojunto con el Oficio de solicitud de validación de inconsistencias enoriginal.
Fin del procedimiento.
En caso de coincidir el depósito con las Fichas de depósito o Tiras dedepósito:
Elabora e imprime el Oficio de confirmación de la ficha de depósito otira de depósito en dos tantos.
Recaba firma del Subdirector de Registro y Control en el Oficio deconfirmación de la ficha de depósito o tira de depósito en dos tantos.
Turna a la Subdirección de Política de Coordinación Hacendaria elOficio de aclaración de inconsistencia en primer tanto y las Fichas dedepósito o Tiras de depósito en original, procediendo a archivar demanera cronológica temporal el Oficio de aclaración en segundo tantojunto con el Oficio de solicitud de validación de inconsistencias enoriginal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3C.
3C.1
3C.2
4.
5.
6.
Seguimiento de las Solicitudes de Validación de Inconsistencias de Ingresos por Recaudación.
Departamento de ConciliacionesBancarias.
COPIA N
O CONTROLA
DA
O
OFICIO DESOLICITUD DEVALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS
2T
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
OFICIO DE SOLICITUD DE
VALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE VALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS DE INGRESOS POR RECAUDACIÓN
FIN
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE
COORDINACIÓN HACENDARIA
FICHAS DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO
OFICIO DE SOLICITUD DE VALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS
RECIBE
O
O-1C
OFICIO DE SOLICITUD DE VALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS
SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE
1C
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE
COORDINACIÓN HACENDARIA
FICHAS DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO
ACCESA Y VERIFICA SI COINCIDE EL DEPÓSITO
SISTEMA DE BANCOS
O
¿COINCIDE EL DEPÓSITO CON LAS FICHAS
DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO?
NO
SI
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
ELABORA
1-2T
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONTROL
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2T
INSTITUCIÓN BANCARIA CORRESPONDIENTE
C
ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
RECIBE Y VERIFICA SI SE SOLVENTÓ LA
INCONSISTENCIA
O
INSTITUCIÓN BANCARIA
¿SE SOLVENTO LA INCONSISTENCIA?
NO
SI
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
ELABORA E IMPRIME
1-5T
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
RECABA FIRMA
1-5T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y
CONTROL
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
FICHAS DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO
OFICIO DE CONFIRMACIÓN DE INCONSISTENCIA
DISTRIBUYE
1T
O
2T
3T
4T
5T
O
CFIN
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE
COORDINACIÓN HACENDARIA
SECRETARIO DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
SUBSECRETARIO DE INGRESOS
DIRECTOR GENERAL VINCULACIÓN Y COORDINACIÓN
HACENDARIA
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
ELABORA E IMPRIME
1-2T
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y
CONTROL
FICHAS DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
TURNA
O
1T
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE COORDINACIÓN
HACENDARIA
C
FIN
OFICIO DE CONFIRMACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1-2T
OFICIO DE CONFIRMACIÓN
RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y
CONTROL
OFICIO DE SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
ENVÍA
1T
INSTITUCIÓN BANCARIA CORRESPONDIENTE
O
OFICIO DESOLICITUD DEVALIDACIÓN DE INCONSISTENCIAS
2T
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
FICHAS DE DEPÓSITO O TIRAS DE DEPÓSITO
OFICIO DE ACLARACIÓN DE INCONSISTENCIA
TURNA
O
1T
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE COORDINACIÓN
HACENDARIA
C
FIN
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1. )
( 3A.2. )
( 3A.3. )
( 3A.4. )
( 3B )
( 3B.1. )
( 3B.2. )
( 3C )
( 3C.1. )
( 3C.2. )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
20PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZASY PLANEACIÓN
Mensual.
Elaboración y Depuración de las Conciliaciones Bancarias.
Realizar en tiempo y forma la elaboración y depuración de las conciliaciones bancarias de todas las cuentas que el Gobierno delEstado tiene aperturadas para el manejo de sus ingresos y egresos en las instituciones bancarias.
• La cuenta bancaria deberá tener cargado en el SIAFEV el estado de cuenta del mes que se va a conciliar.
• Las conciliaciones bancarias deberán contener los siguientes conceptos:
- Carátula de la conciliación.- Reporte de líneas de estado de cuenta no conciliadas.- Reporte de transacciones disponibles.- Reporte de cheques cancelados (en su caso).
• Las conciliaciones bancarias deberán estar elaboradas en los 30 días siguientes al mes inmediato anterior.
• Las partidas en conciliación deberán ser analizadas y reclasificadas mediante pólizas según sea el caso.
• Las partidas de registros contables en el SIAFEV realizados por las Oficinas de Hacienda que no se correlacionancon los estados de cuenta bancarios, se deberán enviar en el concentrado de estos registros a la Subdirección deIngresos para su aclaración o modificación a que tenga lugar.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
21PÁG.AGOSTO 2016
Elaboración y Depuración de las Conciliaciones Bancarias.
Ana l i sta Admin istrat ivo deElaboración de ConciliacionesBancarias.
1.
2.
3.
3A.
4.
5.
5A.
5A.1.
5A.2.
Accesa y verifica en el módulo de Conciliaciones bancarias del SIAFEV,que el estado de cuenta electrónico se encuentra cargado (Gasto oInversión pública).
Realiza la Conciliación automática en el SIAFEV, de dicho estado decuenta.
Revisa en el SIAFEV si después de la conciliación automática quedarontodas las líneas conciliadas.
¿Están todas las líneas conciliadas?
En caso de no estar todas las líneas conciliadas:
Realiza la conciliación en forma manual, solicitando las transaccionesdisponibles en el Sistema y efectuando el cruce con las bancarias.
Continúa con la actividad No. 4
En caso de estar todas las líneas conciliadas:
Emite a través del SIAFEV los siguientes documentos:- Carátula de conciliación en un tanto.- Transacciones disponibles en un tanto.- Líneas de estado conciliadas en un tanto.- Pagos anulados (en su caso) en un tanto.
Verifica en el SIAFEV si el importe de la Carátula de conciliación en untanto está correcto o tiene diferencia.
¿Está correcto el importe?
En caso de no estar correcto el importe:
Realiza el análisis de las líneas conciliadas y efectúa las correccionespertinentes en las Líneas de estado no conciliadas en un tanto.
Analiza las partidas pendientes de conciliar y le da seguimiento a losdocumentos soporte del registro.
Elabora e imprime la Póliza de reclasificación entre cuentas en untanto, según sea el caso para su registro en el siguiente mes.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
22PÁG.AGOSTO 2016
Turna al Departamento de Registro y Control de Ingresos, Egresos yDeuda Pública la Póliza de reclasificación entre cuentas en un tanto,para su captura y registro en el lote.
Elabora e imprime el Concentrado de partidas pendientes deconciliar en un tanto y el Oficio de aclaración de partidas por ingresosrecaudados en dos tantos.
Recaba firma del Subdirector de Registro y Control en el Oficio deaclaración de partidas por ingresos recaudados en dos tantos.
Turna a la Subdirección de Política de Coordinación Hacendaria elConcentrado de partidas pendientes de conciliar en un tanto y elOficio de aclaración de partidas por ingresos recaudados en primertanto.Nota: Se turna para su validación por parte de la Subdirección deIngresos con la información soporte que generan las Oficinas deHacienda, a fin de que esta información coincida con los movimientosque presenta la conciliación bancaria correspondiente.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Política de CoordinaciónHacendaria en el Oficio de aclaración de partidas por ingresosrecaudados en segundo tanto y procede a archivarlo de maneracronológica temporal.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de estar correcto el importe:
Turna al Jefe del Departamento de Conciliaciones Bancarias para sufirma, control y reguardo los siguientes documentos:
- Carátula de conciliación en un tanto.- Transacciones disponibles en un tanto.- Líneas de estado conciliadas en un tanto.- Pagos anulados (en su caso) en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Elaboración y Depuración de las Conciliaciones Bancarias.
Ana l i sta Admin istrat ivo deElaboración de ConciliacionesBancarias.
5A.3.
5A.4.
5A.5.
5A.6.
5A.7.
6.
COPIA N
O CONTROLA
DA
OFICIO DE ACLARACIÓN DE PARTIDAS
1-2T
PAGOS ANULADOS
LÍNEAS DE ESTADO CONCILIADAS
TRANSACCIONES DISPONIBLES
CARÁTULA DE CONCILIACIÓN
ELABORACIÓN Y DEPURACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
INICIO
ACCESA Y VERIFICA QUE EL ESTADO DE CUENTA SE ENCUENTRE CARGADO
CONCILIACIONES BANCARIAS DEL SIAFEV
GASTO O INVERSIÓN
PÚBLICA
REALIZA
CONCILIACIÓNAUTOMÁTICA EN EL
SIAFEV
REVISA SI ESTÁN TODAS LAS LÍNEAS CONCILIADAS
SIAFEV
¿ESTÁN TODAS LAS LÍNEAS CONCILIADAS?
NO
SI
REALIZA LA CONCILIACIÓN EN FORMA MANUAL
SOLICITANDO LAS TRANSACCIONES
DISPONIBLES EN EL SISTEMA Y
EFECTUANDO EL CRUCE CON LAS BANCARIAS
EMITE
SIAFEV
1T
1T
1T
1T
CARÁTULA DE CONCILIACIÓN
VERIFICA EL IMPORTE
1T
¿ESTÁ CORRECTO EL IMPORTE?
NO
SI
LÍNEAS DE ESTADO NO CONCILIADAS
REALIZA EL ANÁLISIS Y EFECTÚA LAS
CORRECCIONES PERTINENTES
1T
ANALIZA Y DA SEGUIMIENTO
LAS PARTIDAS PENDIENTES DE
CONCILIAR
PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
SEGÚN SEA EL CASO PARA SU REGISTRO EN
EL SIGUIENTE MES
PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN
TURNA
1T
DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS, EGRESOS
Y DEUDA PÚBLICA
CONCENTRADO DE PARTIDAS PENDIENTES DE CONCILIAR
ELABORA E IMPRIME
1T
1
PAGOS ANULADOS
LÍNEAS DE ESTADO CONCILIADAS
TRANSACCIONES DISPONIBLES
CARÁTULA DE CONCILIACIÓN
TURNA PARA SU FIRMA, CONTROL Y RESGUARDO
1T
1T
1T
1T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
FIN
1
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
OFICIO DE ACLARACIÓN DE PARTIDAS
RECABA FIRMA
1-2T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONTROL
OFICIO DE ACLARACIÓN DE PARTIDAS
1T
CONCENTRADO DE PARTIDAS PENDIENTES DE CONCILIAR
TURNA
1T
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE
COORDINACIÓN HACENDARIA
OFICIO DE ACLARACIÓN DE PARTIDAS
RECABA SELLO DE RECIBIDO
2T
SUBDIRECCIÓN DE POLÍTICA DE
COORDINACIÓN HACENDARIA
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 4 )
( 5 )
( 5A )
( 5A.1. )
( 5A.2. )
( 5A.3. )
( 5A.4. )
( 5A.5. )
( 5A.6. )
( 5A.7. )
( 6 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
24PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZASY PLANEACIÓN
Mensual.
Recepción, Registro y Resguardo de la Documentación de Estados de Cuenta y Conciliaciones Bancarias.
Llevar el control y resguardo de los Estados de cuenta y Conciliaciones bancarias originales, para las revisiones y aclaracionespor parte de los despachos auditores.
• Las instituciones bancarias, deberán entregar los Estados de cuenta en original en los primeros 15 días del mesinmediato siguiente.
• Las conciliaciones bancarias deberán estar respaldadas de manera electrónica antes de su recepción de maneradocumental.
• Los Reportes de transacciones disponibles y líneas de estado deberán coincidir en saldo con la Carátula de laconciliación.
• El Concentrado de las cuentas bancarias deberá actualizarse mensualmente, en relación con las altas ycancelaciones en banco.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
25PÁG.AGOSTO 2016
Recepción, Registro y Resguardo de la Documentación de Estados de Cuenta y Conciliaciones Bancarias.
Ana l i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios.
1.
2.
3.
3A.
4.
5.
6.
7.
8.
Elabora e imprime el Concentrado de las cuentas bancarias enoriginal en relación con las altas y cancelaciones.
Recibe de las instituciones bancarias los Estados de cuenta en originaly los clasifica.
Verifica si falta algún estado de cuenta.
¿Están completos?
En caso de no estar completos:
Solicita a la institución bancaria los estados de cuenta faltantes.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de estar completos:
Registra y actualiza los Estados de cuenta en original.
Elabora las Conciliaciones bancarias en un tanto.
Registra en el Concentrado de las cuentas bancarias en original, lasconciliaciones bancarias elaboradas.
Recaba firma de visto bueno del Subdirector de Registro y Control enlas Conciliaciones bancarias en un tanto y procede a archivarlas demanera cronológica temporal junto con los Estados de cuenta enoriginal y el Concentrado de las cuentas bancarias en original.
Pasa el tiempo.
Atiende las solicitudes de las áreas involucradas, para la consulta deestados de cuenta y conciliaciones bancarias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
RECEPCIÓN, REGISTRO Y RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN DE ESTADOS DE CUENTA Y CONCILIACIONES BANCARIAS
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DE DATOS BANCARIOS
INICIO
CONCENTRADO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
ELABORA E IMPRIME
O
EN RELACIÓN CON LAS ALTAS Y
CANCELACIONES
ESTADOS DE CUENTA
RECIBE Y LOS CLASIFICA
O
INSTITUCIONES BANCARIAS
VERIFICA SI FALTA ALGÚN ESTADO DE CUENTA
¿ESTÁN COMPLETOS? NO
SI
SOLICITA LOS ESTADOS DE CUENTA FALTANTES
INSTITUCIÓN BANCARIA
1
1
ESTADOS DE CUENTA
REGISTRA Y ACTUALIZA
O
CONCILIACIONES BANCARIAS
ELABORA
1T
CONCENTRADO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
REGISTRA
O
CONCENTRADO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
ESTADOS DE CUENTA
CONCILIACIONES BANCARIAS
RECABA FIRMA DE VISTO BUENO
ATIENDE LAS SOLICITUDES
FIN
ÁREAS INVOLUCRADAS
PARA LA CONSULTA DE ESTADOS DE CUENTA Y
CONCILIACIONES BANCARIAS
O
O
1T
SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONTROL
C
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
27PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONESBANCARIAS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
AGOSTO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA SECRETARÍA DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
Mensual.
Alta de los Estados de Cuenta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Dar de alta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) los estados de cuenta que se generanen el Sistema Integral de Información Bancaria (SIIB).
• El Jefe de Departamento de Conciliaciones Bancarias debe dar de alta los Estados de cuenta en el Sistema deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) los primeros 5 días hábiles del mes inmediato anterior.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
28PÁG.AGOSTO 2016
Alta de los Estados de Cuenta en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Anal i sta Admin istrat ivo deIntegración de Datos Bancarios.
1.
2.
3.
3A.
4.
5.
6.
Ingresa el usuario y contraseña y accesa al Sistema Integral deInformación Bancaria.
Registra el nombre de la institución bancaria, el número de cuenta y elmes a conciliar para realizar la operación.
Verifica si se encuentran movimientos realizados en la cuenta.
¿Se encuentran movimientos en la cuenta?
En caso de no encontrarse movimientos en la cuenta:
Modifica en los datos del mes a conciliar en el Sistema Integral deInformación Bancaria.
Continúa con la actividad No.3.
En caso de encontrarse movimiento en la cuenta:
Ingresa los montos en las cuentas correspondientes.
Corrobora los datos para cargar el estado de cuenta en el SIAFEV.
Recibe el mensaje de que fue capturado correctamente el estado decuenta en el SIAFEV y finaliza la operación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
ALTA DE LOS ESTADO DE CUENTA EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE INTEGRACIÓN DE DATOS BANCARIOS
INICIO
¿SE ENCUENTRAN MOVIMIENTOS EN LA CUENTA
NO
SI
MODIFICA EL MES A CONCILIAR
INGRESA LOS MONTOS EN LAS CUENTAS
CORRESPONDIENTES
DEPARTAMENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
AGOSTO 2016
( 1 )
( 2 )
( 3A )
( 3 )
CORROBORA LOS DATOS Y CARGA EL ESTADO DE
CUENTA
( 4 )
INGRESA USUARIO Y CONTRASEÑA Y ACCESA
SISTEMA DE INTEGRAL DE INFORMACIÓN
BANCARIA
FIN
( 6 )
REGISTRA EL NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA, EL NÚMERO DE CUENTA Y EL
MES A CONCILIAR
VERIFICA SI SE ENCUENTRAN MOVIMIENTOS REALIZADOS
EN LA CUENTA
SISTEMA DE INTEGRAL DE INFORMACIÓN
BANCARIA
SIAFEV( 5 )
RECIBE MENSAJE DE QUE FUE CAPTURADO
CORRECTAMENTE EL ESTADO DE CUENTA
SIAFEVCOPIA
NO C
ONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Registro y ControlManual de Procedimientos
30PÁG.AGOSTO 2016
ARNULFO OCTAVIO GARCÍA FRAGOSOTESORERO
COPÉRNICO GÓMEZ ECHEGOYENSUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONTROL
VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN
REVISIÓN
ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, agosto 2016.
AUTORIZACIÓN
JOSÉ MANUEL HERNÁNDEZ RODRÍGUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DECONCILIACIONES BANCARIAS
COPIA N
O CONTROLA
DA