DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

TESIS PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO COMERCIAL

ANÁLISIS Y PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE COMPRAS DE LA

CORPORACIÓN SALUD

AUTOR: JOSÉ MIGUEL ENCALADA JIMÉNEZDIRECTOR: ING. JORGE RODRÍGUEZ

CODIRECTOR: ING. CÉSAR LLUMIQUINGA

SANGOLQUÍ, ENERO 2013

1.AS

PECT

OS

GEN

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A

2.D

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ANÁLISIS Y PROPUESTA DE MEJORA DE LOS PROCESOS DE COMPRA DE LA CORPORACIÓN SALUD

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

EMPRESAS QUE FORMAN PARTE DE LA CORPORACIÓN SALUD

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA CORPORACIÓN SALUD

Tener un equipo humano que contribuya al cumplimiento de objetivos.

Reducir gastos de administración (eficiencia).

Mejorar los resultados generales de la compañía (eficacia).

Mejorar el objetivo de “ventas” de la compañía.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA CORPORACIÓN SALUD

Tener clientes más contentos (indicadores de satisfacción).

Medir la satisfacción del cliente por cambio en productos y mejoras en servicio.

Incrementar la satisfacción del cliente.

Mejorar el índice de rotación de cartera.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

PROBLEMÁTICA DE LA EMPRESALa Corporación Salud ha experimentado un notable crecimiento en los últimos años.

Se crearon nuevas áreas y se dividieron otras.

En esta constante evolución, la velocidad de los cambios internos y del mercado, evidenciaron la necesidad de una continua mejora de los procesos y procedimientos

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

PROBLEMÁTICA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA CORPORACIÓN SALUD

Falta de procesos documentados actualizados genera variabilidad en las gestiones.

Descenso en la efectividad de entrega de pedidos, en tiempo y características de los productos.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN

Realizar una propuesta de mejora de los procesos de compras de la Corporación Salud, que permitan cumplir con sus objetivos de calidad, de reducir los gastos de administración (eficiencia), mejorar los resultados generales de la compañía (eficacia), e incrementar la satisfacción del cliente, en el cumplimiento de requisiciones de compras

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN

1. Realizar un diagnóstico del departamento de compras y los subprocesos que se encuentran documentados.

2. Realizar la identificación y levantamiento de los subprocesos de compras que se aplican actualmente y documentarlos.

3. Analizar los subprocesos para determinar los problemas de eficiencia o eficacia.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN

4. Rediseñar, proponer la mejora de los subprocesos analizados y documentarlos.

5. Realizar un análisis de costo de los procesos mejorados.

6. Proponer indicadores de eficiencia/eficacia, para los subprocesos de compras.

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Se utilizó el estudio descriptivo para delimitar los hechos del problema de investigación, en base a:

Revisión del manual de calidad.

Observación participante.

Encuesta mediante formularios, para levantar cómo se desarrollan los procesos actualmente.

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

40%

30%

30%

Apreciación general de la gestión de compras

Muy mala

Mala

Ni buena ni mala

Buena

Muy buenaElaborado por: José Miguel Encalada

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

CAPACIDAD FINANCIERA

La capacidad financiera de la Corporación Salud es buena para realizar los pagos a proveedores, y debido a su correcta planificación, nunca excede un periodo de pago de un mes.

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

- No existen manuales de puesto.

- No existen programas de determinación de las necesidades de formación para el área.

- Los asistentes de compras no han recibido capacitaciones de las funciones que deben cumplir.

-Los programas de motivación son inexistentes.

CAPACIDAD DE TALENTO HUMANO

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

CAPACIDAD DE INFRAESTRUCTURA

- Las instalaciones son apropiadas para el desempeño de trabajo de oficina.

-Las oficinas del personal de compras que sirve a la ciudad de Quito se encuentran en Cumbayá.

- Disponen de equipos de computación y programas aptos para sus funciones.

-Se mantiene un programa BPM para registro de las órdenes de compra, llamado VECTOR.

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

REVISIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS EXISTENTES

Los procesos documentados existentes, correspondientes a la gestión de compras dentro del manual de calidad de la Corporación Salud, son los siguientes:

• Preselección, selección y evaluación de proveedores

• Compras

• Licitaciones.

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

REVISIÓN DE PROCESOS DOCUMENTADOS EXISTENTES

• Los formatos IT (instrucción de trabajo), de cada uno de los tres procesos se encuentran desactualizados en cuanto a definiciones y políticas, además de la responsabilidad de supervisión.

• Los tres diagramas de flujo suprimen actividades muy importantes de la gestión.

OBSERVACIONES GENERALES

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS QUE SE REALIZAN ACTUALMENTE

Para el levantamiento de los procesos de la gestión de compras se utilizó como instrumento la encuesta, cuestionario levantamiento inicial.

El formato se desarrolló teniendo en cuenta los elementos: objetivo (en base a la misión), líder, límites, clientes, productos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados, y los recursos físicos y/o tecnológicos

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

FORMATO DE CUESTIONARIO DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS (EXTRACTO)

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

SUBPROCESOS ACTUALES DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS ACTUALES

• La descripción de los procesos actuales, se realiza mediante diagramas de flujo usando la metodología SIPOC, ya que ayuda a entender de manera clara el propósito y alcance de un proceso, que es un acrónimo de:

- Suppliers (Proveedores) - Inputs (Entradas)- Proceso (Proceso) - Outputs (Productos) - Customers (Clientes)

3. ANÁLISIS DE PROCESOS

SIPOC PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRASPROVEEDORES ENTRADAS

Órdenes decompra

Contratos

ASISTENTE DECOMPRAS

JEFE DECOMPRAS

CLIENTESSALIDAS

Revisar fechasde las órdenes

de comprarealizadas

Revisar fechasde vigencia de

contratos

Registrar fechasen cronograma

de comprasanuales

Revisarcronograma de

comprasanuales

Aprobarcronograma de

comprasanuales

Cronogramade compras

anualesactualizado

Procesos derealización

Procesosgerenciales

Procesos desoporte

Administraciónde

infraestructuray servicio al

cliente interno

Gestión decompras

Gestión decompras

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

MEJORAMIENTO DE PROCESOSPara la propuesta de mejora de los procesos se utilizó el análisis de valor agregado, con la simbología ASME:o Se definen las actividades dentro de los subprocesos de la gestión de compras que agregan valor para el cliente o para la organización, y las actividades que no lo hacen. o Se recomendará su eliminación o disminución en tiempo, mediante cambios o automatización dentro del proceso.

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO DE LOS SUBPROCESOS25/05/2012

1 de 1

AV NAV AV NAV

1 Asistente de comprasRevisar las fechas de las compras del año anterior.

x x 240 17,52

2 Asistente de comprasRevisar las vigencias de los contratos del año anterior.

x x 180 13,14

3 Asistente de comprasRegistrar fechas en cronograma de compras anuales.

x x 120 8,76

4 Jefe de comprasRevisar cronograma de compras anuales.

x x 20 2,40

5 Jefe de comprasAprobar cronograma de compras anuales.

x x 2 0,24

EFICIENCIA

FRECUENCIA

Jefe de compras

Jefe de compras

21,35%TOTALES

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD AV NAV

FECHA:

PÁGINA:

CÓDIGO: PRC-001

Necesidad de entrar a cada registro de compra para verif icar datos, Vector / K2 deberían tener un reporte automático con campos: fecha, área, descripción, monto.

ANUAL

COSTOSTIEMPOS

ANÁLISIS DE SUBPROCESOS

RESPONSABLE:

RESPONSABLE:

GESTIÓN DE COMPRAS

PLANIFICACIÓN ANUAL DE COMPRAS

PROCESO:

SUBPROCESO:

OBSERVACIONES

562 42,06$

No existe un adecuado archivo de contratos para acceder a la información de forma rápida.

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

HOJA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

Este formato fue utilizado para describir las propuestas de mejora para las actividades de los subprocesos de compra levantados.

Detalla la situación actual del subproceso, los problemas detectados, y describe las mejoras propuestas.

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

FORMATO DE HOJA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS (EXTRACTO)

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS PROCESOS ACTUALES Y MEJORADOS

Una vez incluídas las propuestas de mejora en los subprocesos, se realiza nuevamente el análisis de valor agregado.

Con la finalidad de comparar los subprocesos actuales de la gestión de compras, con los resultados una vez realizadas las mejoras propuestas, a continuación se presentan cuadros y gráficas que detallan los siguientes aspectos:

• Tiempo total• Eficiencia• Costo

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

RESUMEN DE TIEMPOS DEL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS SUBPROCESOS

Planificación anual de compras

Adminis-tración del banco de

proveedores

Compras generales

Licitaciones Elaboración de contratos

Adminis-tración de contratos

Evaluación de proveedores

Manejo de producto

adquirido no conforme

TIEMPO ACTUAL

562 516 1790 2948 2664 50 280 1475

TIEMPO MEJO-RADO

252 26 1068 1502 744 50 40 515

250

750

1250

1750

2250

2750

3250

Min

utos

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

RESUMEN DE EFICIENCIA DEL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS SUBPROCESOS

Planificación anual de compras

Adminis-tración del banco de

proveedores

Compras generales

Licitaciones Elaboración de contratos

Adminis-tración de contratos

Evaluación de provee-

dores

Manejo de producto

adquirido no conforme

EFI-CIENCIA ACTUAL

0.213523131672598

0.0484496124031008

0.177094972067039

0.325305291723203

0.271771771771772

0.8 0.142857142857143

0.349152542372882

EFI-CIENCIA MEJO-RADA

0.476190476190476

0.961538461538462

0.29681647940075

0.638482023968043

0.973118279569893

0.8 1 1

10.00%

30.00%

50.00%

70.00%

90.00%

110.00%

Porc

enta

je

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

RESUMEN DE COSTOS RESULTANTES DEL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS SUBPROCESOS

Planificación anual de compras

Adminis-tración del banco de

proveedores

Compras generales

Licitaciones Elaboración de contratos

Adminis-tración de contratos

Evaluación de provee-

dores

Manejo de producto

adquirido no conforme

COSTO ACTUAL

42.06 37.668 132.92 221.916 319.68 4.12 20.44 173.475

COSTO MEJO-RADO

18.96 1.898 79.66 114.976 89.28 4.12 2.92 58.275

$ 25.00

$ 75.00

$ 125.00

$ 175.00

$ 225.00

$ 275.00

$ 325.00

DÓLA

RES

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

PROPUESTA DE PROCESOS MEJORADOS EN FORMATO IT Para documentar los procesos de la gestión de compras mejorados de la Corporación Salud, se presenta cada uno de los mismos con un encabezado de instrucción de trabajo (IT), que se utiliza en las empresas para definiciones, formatos y procesos de forma indistinta.

Para darle una estructura acorde al enfoque de procesos, cada documento contiene lo siguiente:

Control de cambios y mejoras, Objetivo, Alcance, Responsable, Definiciones, Políticas, Diagrama de flujo, Procedimiento, Referencias

4. PROPUESTA DE MEJORA DE PROCESOS

PROPUESTA DE FORMATO IT (EXTRACTO)

5. INDICADORES

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES

Existen muchos indicadores posibles que se pueden desarrollar, pero se debe tener en cuenta que los recursos de toda organización son limitados, por lo que se deben desarrollar solo los que son rentables, esto quiere decir, aquellos para los cuales la importancia de la información que simbolizan, justifica el esfuerzo necesario para su obtención.

5. INDICADORES

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES

Los criterios a utilizarse son los siguientes:

• Relación con los objetivos corporativos

• Costo de los recursos necesarios para establecer el indicador.

• Fiabilidad del proceso de cálculo.• Motivación del personal producida

por el indicador.

5. INDICADORES

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES

5. INDICADORES

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE INDICADORES

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

• Se cumplió con el objetivo específico de realizar un diagnóstico del departamento de compras y los subprocesos que se encuentran actualmente en el manual de calidad, evidenciando que no están documentados de forma estructurada y estandarizada. Las instrucciones de trabajo que se utilizan para este fin únicamente brindan información sobre políticas de los subprocesos, y los diagramas de flujo no contemplan todas las actividades que se realizan.

• Se cumplió con el objetivo específico de identificar y levantar los procesos aplicados actualmente.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

• Se cumplió con el objetivo específico de analizar los procesos para determinar problemas de eficiencia y eficacia, realizando un análisis de valor agregado, constatando que siete de los ocho subprocesos definidos tienen una eficiencia menor al 50%.

• En base a los resultados del análisis de valor agregado, se cumplió con el objetivo específico de rediseñar y proponer mejoras de los subprocesos además de documentarlos, logrando que la eficiencia de cinco de los ocho subprocesos levantados supere el 80%.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

• Se cumplió con el objetivo específico de realizar un análisis de costo de los procesos mejorados.

• Se cumplió con el objetivo específico de realizar una propuesta de indicadores de eficiencia y eficacia para controlar los resultados de los subprocesos, que sirvan como base para tomar acciones correctivas en caso de que existan desviaciones que perjudiquen los resultados.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

• Terminando todos los objetivos específicos, se ha logrado en el presente trabajo cumplir con el objetivo general de realizar una propuesta de mejora de los subprocesos de compras de la Corporación Salud, enfocados en la eficiencia y eficacia, para incrementar la satisfacción del cliente con el cumplimiento de sus requisiciones de compra.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

• La administración del Sistema de Gestión de Calidad de la Corporación Salud, debe trabajar conjuntamente con el área de procesos, para documentar de manera estructurada y estandarizada los procesos de las empresas.

• Todas las gestiones de compra deben ser realizadas por el área destinada para este fin.

• Es necesario realizar una actualización de los documentos que se encuentran dentro del Manual de Calidad de la Corporación Salud.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

• Deben aplicarse indicadores de eficacia y eficiencia que permitan a la gerencia financiera revisar de manera periódica los resultados de la gestión de compras.

• Se deben actualizar las descripciones de los puestos del área de compras, además de la implementación de manuales para los cargos.

• Se recomienda la asignación de presupuesto anual para programas de capacitación específica para el área de compras.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

• Se recomienda implementar el formato de instrucción de trabajo desarrollado en el presente trabajo, incluyendo versión, objetivo, alcance, responsable, definiciones, políticas, diagrama de flujo, procedimiento y referencias.

GRACIAS.