Date post: | 12-Jan-2015 |
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
MARIA DEL PILAR GALAT
OBJETIVO
Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
SUMINISTROS
COLABORADORES
MARCELA DIAZ
LEONARDO BENITES
COLABORADORES
JUAN CARLOS ROJAS
COLABORADORES
LUZ YADIRA VARGAS
COLABORADORES
AMPARO JIMENEZ
COLABORADORES
MARIA DEL PILAR GALAT
COLABORADORES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
MEDIOS AUDIOVISUALES
CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES
TECNOLOGIA Y SOFTWARE
INFORMATICA Y SISTEMAS
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
LIBROS
BIBLIOTECA
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD
COMUNICACIÓN Y MERCADEO
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD
MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA
PLANTA FISICASERVICIOS GENERALES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
EMPASTE DE LIBROS ARCHIVO GENERAL E HISTORICO
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
DOTACIONES DESARROLLO HUMANO
EVENTOS COMPRAS
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 UsuariosSOLICITUD DE PEDIDORealizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área.
2 Asistente de Compras
RECEPCION DE SOLICITUDRevisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición.
3 Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACIONDigita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda.
4 ProveedorCOTIZACION DEL PROVEEDORRealizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax.
5 Secretaria de Compras RECEPCION DE COTIZACIONESSelecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación.
6Jefe de Compras y
Suministros
APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORESRevisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1.
7 Asistente de ComprasGENERACION DE LA ORDEN DE COMPRARealiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto.
8 Secretaria de Compras
ENVIO DE ORDEN DE COMPRAEnvía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales).
9 Almacenista
RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIORecibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén.En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor.
10 AlmacenistaENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIOSe realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario.
11 UsuarioRECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIORecibe los productos comprados.
EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
USUARIO COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE PEDIDO
RECEPCION DE SOLICITUD
VERIFICACIÓN DE INVENTARIO SOLICITUD DE
COTIZACIONCOTIZACION DEL
PROVEEDOR
RECEPCION DE COTIZACIONES
GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA
APROBACION DEL GASTO
ENVIO DE ORDEN DE COMPRA
ENVIO DE ORDEN DE COMPRA
INGRESO AL SISTEMA
ENTREGA DE PRODUCTO O
SERVICIO
RECEPCION DE PRODUCTO O
SERVICIO
NO
SI
NO
SI
RECEPCION Y VERIFICACION DEL
PRODUCTO O SERVICIO
SI NO
FIN
EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
SISTEMA DE INFORMACION
SISTEMA DE INFORMACIONLISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION
DESTINOSDEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD
DESTINO FONDO FUNCION
1 3009901Rectoria Dr. Jose Galat Noumer 1 1 1512 3099901Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat 1 1 1513 5059901Seguridad y Vigilancia 1 1 1514 3119901Fundacin Ictus TV Amiga 1 1 1515 3129901Incubar Colombia 1 1 1516 3029901Secretaria general Dr. Carlos A Pulido 1 1 1517 3020101Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado 1 1 1518 3020201Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido 1 1 1519 3059901Planeacion Dr. Humberto Lisarazo 1 1 151
10 3079901Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon 1 1 15111 3039901Control Interno Dr. Roberto Sanchez G 1 1 15112 2009901Consiliatura Dr. German D Ledesma 1 1 15113 4009901Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C 2 1 12114 4039901Direccion y Docencia Dr. 2 1 12115 1009901Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B 1 1 15116 5019901Division Financiera Dra. Martha A ParejaT 1 1 15117 5020101Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo 1 1 15118 5010101Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega 1 1 15119 5010201Presupuesto Dra. Edna Muñoz 1 1 15120 5010401Cartera Dra. Deisy Alarcon 1 1 15121 5010301Pagaduria Sra. Cecilia Carreño 1 1 15122 5009901Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero 1 1 15123 5089901C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez 1 1 15124 5079901Centro de Medios Audiovisuales - Cemav 1 1 15125 5029901Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo 1 1 15126 5040101Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano 1 1 15127 5039901Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R 1 1 15128 5030101Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera 1 1 15129 3089901Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo 1 1 15130 5069901Compras Dra. Mª del Pilar Galat 1 1 15131 4210501universidad virtual 2 1 12132 1019901Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas 1 1 15133 4049901Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar 1 1 11134 PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 1 11235 INVESTIGACION 2 1 11136 4029901D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez 2 1 14137 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 2 1 14338 4059901D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda 2 1 12139 4069901Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco 2 1 13140 4050201Biblioteca Dr Jonh Garzon M 2 1 12141 4050101Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda 2 1 12142 4409901Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero 2 1 12143 4019901Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia 2 1 13144 3109901Centro de Etica Dr. 2 1 12145 4209901Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R 2 1 12146 4219901Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio 2 1 12147 4210201Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo 2 1 12148 4210301Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio 2 1 12149 5049901Centro de Computo Academico Claudia R 2 1 12150 4210401Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio 2 1 12151 4220101Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A 2 1 121
52 4240201Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A 1 1 121
53 4400201Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion 2 1 12154 4400202Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno 2 1 12155 4229901Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas 2 1 12156 4259901Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta 2 1 12157 4240201Consultorio Juridico Gloria Maecha 2 1 14158 3060101C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez 1 1 15159 Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa 1 1 15160 3030101control Academico Roberto Sanchez 1 1 12161 4060201salud Ocupacional Jaime saul Prada 2 1 121
62 4060101Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez 2 1 131
63 Conmuntador 1 1 15164 3069901Proyectos especiales cesar riazcos 2 1 151
65 3049901Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez 2 1 121
66 4020201Egresados Gilma Guerra 2 1 142
DATOS IMPORTANTES
CONCEPTODESTIN
O FUNCION
INVESTIGACION 2 111
PROYECTOS DE INVESTIGACION 2 112
DOCENCIA 2 121
BIENESTAR UNIVERSITARIO 2 131
PROYECCION SOCIAL 2 141
EGRESADOS 2 142
PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 2 143
APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES 2 121
APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151
UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 2 164
REGISTRO DE SOLICITUD
REGISTRO DE SOLICITUD
CONSULTA SUMINISTRO
FORMATO DE PEDIDO
DEVOLUCION DE ELEMENTOS
PRODUCTO NO CONFORME
EVENTOS
EVENTOS
RECUERDEUn pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de ComprasSolicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestrePedir los productos con todas las especificaciones y cantidades clarasEl tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles
MUCHAS
POR SU
ATENCION