Calle 43 N° 57-14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C. PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953 www.mineducacion.gov.co - [email protected]FICHA TÉCNICA PARA EL MICROSITIO “CRUZAR LA META” Nombre de la Institución: ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES Nombre del proyecto: PROGRAMA DE ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL Director del proyecto: CLAUDIA CASTELBLANCO - DIRECTORA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL Teléfono de contacto: 3537171 EXT. 138 Correo de contacto: [email protected]Breve descripción del proyecto: La convocatoria No. 620 de Permanencia y graduación, la cuál denominamos Programa de acompañamiento integral PAI, busco fortalecer la permanencia estudiantil desde diversos componentes y actividades relacionadas con cada componente. Desde el componente de sensibilización y posicionamiento se crea un documento el cuál consolida las políticas y estrategias de Permanencia, aprobando desde Consejo Superior el cual contempla, las iniciativas desarrolladas desde las dependencias y coordinaciones para garantizar la permanencia y graduación estudiantil ,adicionalmente se incluye el programa de permanencia y graduación en el plan de desarrollo institucional 2012-2016 dando la debida relevancia al tema, la perdurabilidad en el trabajo, análisis, apoyos, seguimientos y evaluación a los estudiantes, así como la formalización del mismo. La ECCI comprometida con este tema, mantiene la contratación del Personal idóneo nombrado de Planta para coordinar de forma exclusiva todas las actividades pertinentes al programa, visualizando dentro del departamento de Bienestar el área de permanencia y graduación.
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La convocatoria No. 620 de Permanencia y graduación, la cuál denominamos Programa de acompañamiento integral PAI, busco fortalecer la permanencia estudiantil desde diversos componentes y actividades relacionadas con cada componente.
Desde el componente de sensibilización y posicionamiento se crea un documento el cuál consolida las políticas y estrategias de Permanencia, aprobando desde Consejo Superior el cual contempla, las iniciativas desarrolladas desde las dependencias y coordinaciones para garantizar la permanencia y graduación estudiantil ,adicionalmente se incluye el programa de permanencia y graduación en el plan de desarrollo institucional 2012-2016 dando la debida relevancia al tema, la perdurabilidad en el trabajo, análisis, apoyos, seguimientos y evaluación a los estudiantes, así como la formalización del mismo. La ECCI comprometida con este tema, mantiene la contratación del Personal idóneo nombrado de Planta para coordinar de forma exclusiva todas las actividades pertinentes al programa, visualizando dentro del departamento de Bienestar el área de permanencia y graduación.
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Se consolida el proyecto institucional del programa de permanencia y graduación ECCI a partir de la formalización de reuniones semestrales sobre informes de deserción, estrategias de permanencia y graduación implementadas, mas los apoyos brindados a los estudiantes, para ello se realizan compromisos con los docentes y personal administrativo lo cuál reafirma que el trabajo articulado y coordinado desde varias instancias es vital para la motivación del estudiante, Se llevan a cabo reuniones con Consejo Superior, vicerrectorías, coordinadores y Bienestar Institucional, para el reporte de casos de ausencias, análisis de las estrategias de Permanencia utilizadas, y número de estudiantes abordados. Adicionalmente la formalización de las reuniones semestrales con los diferentes estamentos institucionales quedaron consignadas en el documento de políticas y estrategia de Permanencia y Graduación Institucional. Se sensibilizaron los estudiantes de las dos jornadas diurna y nocturna en las inducciones institucionales. En esta actividad se informa sobre trámites académicos , administrativos, beneficios, manual de convivencia fundamentales en el proceso de formación que inician,. Además se socializa los programas del Departamento de Bienestar Institucional, áreas, programas y servicios, haciendo énfasis en las estrategias de Permanencia y Graduación: Plan de acompañamiento integral (PAI), tutorías académicas, seguimientos psico-académico, asesoría psicológica, orientación vocacional, servicio médico y de enfermería, etc. con el fin de sensibilizar a los estudiantes frente al fenómeno de la deserción y los factores asociados a la misma, buscando que los alumnos acudan a las estrategias para que culminen con éxito su proyecto de vida académico.
Desde este componente de sensibilización; se trabajaron las charlas de Inducción a la vida universitaria, que se realizan al inicio del semestre en todos los programas y para todos los estudiantes de primer semestre, adicional a ello se elige al representante estudiantil con el objetivo de empoderarlos, motivarlos y sensibilizarlos frente al fenómeno de la Deserción y còmo ellos de acuerdo al protocolo establecido pueden ayudar a mitigar este fenómeno. A estos estudiantes se les indican las funciones, compromisos y el proceso del trabajo colaborativo donde, cada representante de grupo colabora con los reportes que efectúan al seguimiento y detecciòn de situaciones de vulnerabilidad.
Es relevante el acercamiento con los padres de familia, el brindarles información acerca de la institución y reflexionar acerca de la importancia que tiene la familia en la permanencia y culminación del proyecto académico de sus hijos, ya que ellos son la primera y más importante red de apoyo para los estudiantes,.
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Se les informa sobre las estrategias de Permanencia y Graduación, con el fin de sensibilizarlos, frente al fenómeno de la deserción y factores asociados a la misma, buscando que los padres también sean parte activa dentro del proceso de formación académica de los estudiantes. El proyecto permitio contar con un software denominado RI-EFE: Red de Integración ECCI, familias y estudiantes. Este software permitirá tener un contacto con padres y estudiantes para orientarlos frente a dudas, inquietudes o sugerencias que puedan tener, además podrán contar con foros en temas de interés y chats que permitirán la participación activa de los padres. En el componente de Cultura de la información y de la evaluación de resultados, se incluyó, dentro de la política de calidad, el tema de permanencia, con el objetivo de formalizarlo en el Sistema de Gestión de Calidad, se determinaron los formatos que van a alimentar el aplicativo de alertas y seguimiento a estudiantes con vulnerabilidad, caracterizando el proceso de permanencia.
En este componente también se realizó una revisión exhaustiva del sistema SPADIES de cinco años atrás, adicionalmente, se implementaron capacitaciones para coordinadores, docentes y personal de bienestar para entender más la herramienta y facilitar e incentivar su uso, se formaliza el proceso de carga de información basado en el Sistema de seguimiento a la deserción .
Adicionalmente, se logró reunir toda la información desde el año 2008 respecto a la deserción para poder estimar los costos de la misma, este trabajo fue arduo y riguroso por la cantidad de información recogida pero se pudo observar los datos arrojados sobre el costo de la deserción, los cuáles permitirán el análisis y acciones de mejora semestre a semestre.
Con el aplicativo de seguimientos y alertas se abordará a los estudiantes de manera preventiva, con los a los reportes que arrojará de acuerdo a vulnerabilidad académica, socioeconómica, además de permitir el análisis del impacto de los apoyos y consolidar los brindados en las coordinaciones y dependencias para poder reportarlos al SPADIES y mantener al día la información. Las coordinaciones y Bienestar Institucional podrán hacer los análisis, abordajes y seguimientos de los estudiantes desde el primer momento y con ello mitigar la deserción. Este aplicativo; extrae información de los sistemas de información de la institución, de archivos como Excel, y de los formatos construidos para tal fin, permitiéndonos conocer el número de estudiantes reportados desde el aplicativo, número de estudiantes redireccionados a estrategias de apoyo y evaluar el impacto de las mismas. Este Datamart permitirá organizarnos, alinearnos y orientar el trabajo para el seguimiento y revisión del impacto de las estrategias utilizadas por los estudiantes.
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Dentro del Mejoramiento del rendimiento académico y de la articulación entre niveles educativos, se desarrollaron los diplomados para docentes en pedagogía, currículo, evaluación, en manejo y uso de TIC, lo que permitió sensibilizar y brindar competencias a los docentes que impacten en la permanencia. Estos productos a cargo del MEN dejaron para la Institución objetos virtuales de aprendizaje, lo que permitirá su uso permanente.
Adicionalmente, se desarrollaron cursos virtuales para los estudiantes en temas de lectoescritura y matemáticas por medio de objetos virtuales de aprendizaje, a estos cursos se redireccionan a los estudiantes que no alcanzan los objetivos de los cursos presenciales de nivelación o los que por tiempo no puedan hacerlos, ya que la virtualdad permite organizar su propio tiempo; además se convierte en una herramienta útil de apoyo a las asignaturas en estas áreas permitiendo a los estudiantes suplir las deficiencias que traen. Se llevó a cabo el Primer Encuentro de Orientadores Escolares, “Aportando Herramientas para la toma de Decisión Acertada”, dirigida a rectores, orientadores y coordinadores de instituciones de carácter oficial y privada Se presentaron dos ponencias, una estuvo una cargo del Dr. Carlos Acosta, quien abordó el tema “Cómo orientar a los profesionales que afrontarán los desafíos de la mitad del siglo XXI”. En la segunda ponencia intervino el Dr. Amilkar Brunal, con el tema “Orientación y asesoría Educativa, Derecho Ciudadano para toda la Vida”. Las memorias se ubicaron en el Link de noticias que se encuentra en la página web de la ECCI en la segundo fase se trabajo con 13 colegios para sensibilizarlos sobre el trabajo desde grados inferiores al grado once, en toma de decisiones para que los estudiantes puedan hacer una elección de carrera consciente y racional frente a su proyecto de vida, se socializó el software de orientación vocacional.
Este software de orientación vocacional surge tambièn como resultado de esta convocatoria, en la cuál se adapta las pruebas de preferencias vocacionales e inteligencias múltiples y se sistematiza la información lo que permitirá abordar a más estudiantes.
La ECCI continua presentándose a convocatorias que posibiliten el acceso y la permanencia estudiantil las cuàles permitan beneficiar a más personas que ingresen a educación superior y permanecen en ella.
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Se establece el modelo a desarrollar respecto a la gestión de recursos, logrando apoyos significativos con las empresas que se unieron para el beneficio de estudiantes en condiciones de vulnerabilidad socioeconómica.
La ECCI en su preocupación y compromiso con la permanencia estudiantil destina un rubro para brindar apoyos a estudiantes con vulnerabilidad económica, luego de pasar por un proceso, se brinda un beneficio que se traduce en un descuento aplicable sobre el valor de la matrícula; estos estudiantes se acercan a Bienestar y se postulan al beneficio. O durante el semestre se acercan o se presentan situaciones que ameritan dejarse en el listado para asignar el descuento en el momento de la matrícula.
Desde el componente de fortalecimiento del programa de fomento de la permanencia se fortalecen los cursos nivelatorios presenciales en matemáticas, los cuáles se realizan antes de iniciar el semestre con el objetivo de reforzar los vacios conceptuales que traen los estudiantes, los resultados de estos cursos se cargarán al aplicativo de seguimiento y alertas a la deserción e ingresan al plan de acompañamiento integral para el seguimiento por Bienestar Institucional. El programa de tutorías y monitorias académicas se llevó a cabo dentro de lo programado y planeado, como resultdo de la convocatoria se incluye la evaluación de los tutores y monitores.
El acompañamiento a estudiantes con vulnerabilidad por medio de consejerías se formalizó y se ejecuta, las coordinaciones reportaron su informe y realizaron un seguimiento y abordaje evidenciado en el informe presentado ante Consejo Superior y relacionado en el componente de sensibilización y posicionamiento.
Desde el departamento de Bienestar se brindan asesorías en psicología clínica que se centran en la formulación de estrategias orientadas a intervenir las dificultades y problemas emocionales que pueden influir en la deserción de los estudiantes. Como estrategia de evaluación a las actividades realizadas se han utilizado Informes de Participación Mensual, planilla de registro de asistencia individual, historias clínicas, planilla de registro de datos personales de los consultantes y registro en el aplicativo de seguimientos y alertas.
Desde el componente de familias se desarrollaron talleres con temáticas de interés familiar y se abordaron a los padres de manera presencial en los espacios abiertos para ellos, estos talleres tienen una buena recepción por parte de los padres y familiares.
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Se abordaron a las Instituciones de Educación Superior de Teusaquillo, Chapinero y Mártires a las cuàles se les realizó un diagnóstico sobre necesidades e intereses en temas de permanencia, se socializó la experiencia de la ECCI con la convocatoria del MEN y se realizó una actividad de análisis de factores que pueden llevar a la deserción al interior de las IES .
Costo del proyecto $120.000 Recursos del MEN y $222.222.000 de la ECCI
Duración del proyecto: 1 año
Recursos Humanos necesarios: Profesionales idóneos y con experiencia en los temas desarrollados y descritos en el espacio descripción de los procesos. Ingenieros en su gran mayoría con experiencia en desarrollo de software, en implementación de ovas, psicólogos, líderes de programas académicos, docentes, contadores.
Recursos técnicos necesarios: internet, software, intranet, servidores, página web institucional.
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Información DataMart – SISE: Sistema Integrado de Seguimiento Estudiantil PANTALLA DE INICIO
El DataMart es una herramienta creada para realizar un seguimiento efectivo y eficaz a los factores relacionados con la deserción estudiantil. La herramienta funciona extrayendo datos de diferentes fuentes de información (sistemas de información de la institución (Arca y Sophia) y formatos donde se registra información (tramites, tutorías, asesorías, apoyos, etc., realizados con los estudiantes) de las diferentes dependencias de la institución) para después realizar cruces de variables y así lograr identificar los estudiantes con alto riesgo de vulnerabilidad. Para la identificación de las variables, se realizó una revisión teórica, sobre los diferentes factores que influyen sobre la deserción estudiantil; basado en esto se crearon los requerimientos para generar los diferentes informes para hacer seguimiento a los estudiantes. Estos requerimientos fueron los siguientes:
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RF01. ¿Cuáles son los estudiantes matriculados a primer semestre por programa y por curso? : Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, notas por corte (es decir, primer corte, segundo corte y tercer corte). RF02. ¿Cuál es la nota del examen de admisión de todos los estudiantes de primero? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Género, correo electrónico, teléfono y nota del curso. RF03. Cuáles estudiantes obtuvieron nota inferior a 11 en el examen de admisión, (alerta roja). Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, correo electrónico, teléfono y notas inferiores del examen de admisión. RF04. ¿Qué estudiantes deben presentar el curso nivelatorio de matemáticas? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, correo electrónico, teléfono y (si o no). RF04. ¿Cuáles estudiantes obtuvieron nota inferior a 9 en el examen del curso nivelatorio de matemáticas? (alerta roja) Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, correo electrónico, teléfono y la nota. RF05. ¿Qué estudiantes asisten a tutorías y de que semestres? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, teléfono. RF06 ¿A cuántas tutorías asiste el estudiante? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, teléfono y número de tutorías. RF07. ¿Qué estudiantes están tomando el curso virtual de matemáticas y de que semestre? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, teléfono. RF08. ¿Qué estudiantes aprobaron el curso virtual de matemáticas? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, Aprobó o réprobo. . RF07. ¿Qué estudiantes están tomando el curso virtual de lectoescritura de que semestre? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, teléfono. RF08 ¿Qué estudiantes aprobaron el curso virtual de lectoescritura? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, semestre, correo electrónico, Aprobó o réprobo. . RF09 ¿Cuáles estudiantes de Lenguas Modernas obtienen nota inferior a 11 en el curso nivelatorio de lectoescritura? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, correo electrónico, teléfono y notas inferior a 11 en el curso nivelatorio. RF10 ¿Qué estudiantes asistieron a inducción institucional? el documento debe asociarse al código del estudiante, una vez este sea asignado Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, categoría de asistencia a la inducción (si o no) RF11. ¿Qué estudiantes fueron abordados en la inducción a la vida universitaria? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono. RF12. ¿Qué estudiantes aplican al software de orientación vocacional? ¿Se puede asociar el documento con el código del estudiante? Documento, Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Género, correo electrónico, teléfono, Resultado Clave Test de Holland, Resultado Test Inteligencias múltiples (Mayor incidencia en la persona). RF13 ¿Qué estudiantes tienen inconsistencia entre el programa académico y los resultados de la prueba? Documento, Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Género, correo electrónico, teléfono, Resultado Clave Test de Holland, Resultado Test Inteligencias múltiples (Mayor incidencia en la persona). RF14¿A qué estudiantes abordamos con el proceso de orientación vocacional? Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, Correo electrónico, Teléfono, Observación resultado de la prueba. RF15 ¿Qué estudiantes obtuvieron resultados inferiores a 3.0? esta información la necesitamos por corte e incluyendo la definitiva Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, nota inferior 3,0
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por corte (es decir, primer corte, segundo corte y tercer corte). RF16 ¿Qué estudiantes obtienes notas inferiores a 3,0 en tres o más asignaturas? ¿Qué asignaturas por corte y nota final? Código, Nombre y Apellido, Programa, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, nota inferior 3,0 por corte (es decir, primer corte, segundo corte y tercer corte). RF17¿Qué estudiantes participaron en el semestre anterior en actividades deportivas y culturales y cuál fue su promedio en ese periodo? Código, Nombre y Apellido, Programa, semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Actividad deportiva y cultural y promedio del periodo. RF18¿Qué apoyos obtuvo cada estudiante? En el momento de paramétrica se define los tipos de apoyos y se enuncian. Apoyos académicos (seguimiento a la nota inferior a 3.0, tutorías, monitorias , lectoescritura, asesorías, consultorías matemáticas virtual y lectoescritura, ), apoyos financieros (becas, auxilios, descuentos por participación en eventos, descuento por permanencia, descuentos por convenios descuento plan piloto y otros), otros apoyos: orientación vocacional, asesoría clínica, participación en talleres (sentirá, promoción y prevención salud, manejo ansiedad, hábitos de estudio, organización de tiempo, técnicas para hablar en público, manejo del estrés, asesoría para realizar exposición) participación en conferencias, simposios o congresos, asesorías en temas financieros, académicos e institucionales, portal del empleo, pasantías, práctica y programas de movilidad, participación en grupos de investigación, participación en deportes, cultura, asesoría espiritual, participación en programa de acompañamiento estudiantes fuera de Bogotá, y participación en otras actividades, abordaje grupal. Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Tipo de apoyo que se brinda y apoyo que se brinda. RF19¿Cuál fue el impacto de las estrategias en términos de permanencia estudiantil? Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Tipo de apoyo que se brinda, apoyo, promedio académico del semestre anterior y estado de matrícula. RF20¿Estudiantes graduados del ciclo tecnológico y profesional? Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Ciclo de grado. (Técnico, Tecnológico y Profesional) RF21¿De los prerrequisitos de grado estipulados para el programa, cuales tiene cumplidos? se deben colocar todos los prerrequisitos y se debe alimentar a medida que el estudiante los va cursando.
Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Ciclo en curso. (Técnico, Tecnológico y Profesional), Ingles, presentar saber pro, evalúame, encuesta de egresados, paz y salvo de crédito y cartera, laboratorio y talleres, biblioteca, bienestar, Expediente completo, entrega de carné, libreta militar, resultados saber-pro, recibo de derechos de grado (Blanco y rosado). RF22¿Qué estudiantes congelaron y aplazaron el semestre, causas y de que semestre?
Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Causa de congelamiento de semestre y observaciones. RF23¿Qué estudiantes cancelaron asignaturas y cuáles fueron, por semestre?
Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, materias canceladas, observaciones. RF24¿Qué estudiantes realizan trámites académicos y administrativos, cuáles son y cuál es el estado del trámite?
Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Tipo de trámite, tramite solicitado y estado del trámite (Resuelto y Pendiente). RF25¿Qué estudiantes son homologados, de que programa, de que semestre? Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, Estudiantes con homologación registrada. RF26 ¿Qué estudiantes tienen alta vulnerabilidad a desertar por factores económicos?
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Código, Nombre y Apellido, Programa, Semestre, Jornada, Genero, correo electrónico, teléfono, grado de mayor vulnerabilidad (5 Alerta alta a desertar – 3 Alerta media a desertar – 1 Alerta baja), Factor económico con porcentaje de mayor incidencia.
A continuación se realizará una descripción de los informes más relevantes presentados por el DataMart y se mostraran de cómo son visualizados desde el aplicativo, esto con el fin de identificar cual es el tipo de información que nos brinda el aplicativo. Estos informes nos permiten evaluar e identificar estudiantes que presenten un alto nivel de vulnerabilidad.
Tabla 2. Tutorías a las que asiste el estudiante
En la Tabla 2, se logra identificar los estudiantes que han asistido a las diferentes tutorías a las que pueden ingresar (coordinación, Bienestar, Ciencias básicas o Virtual), esta información facilita identificar, cuantos apoyos de este tipo ha tenido un estudiante.
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Tabla 3. Estudiantes que han asistido a la inducción institucional y charlas
universitarias. El reporte de la Tabla 3, facilita identificar cuantos estudiantes han asistido a estas dos actividades, siendo este un apoyo que se les brinda a todos los estudiantes. Esta actividad asegura un acercamiento al 80% de la población de primer semestre,
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En la Tabla 4, se evidencia el reporte generado para identificar los apoyos brindados a los estudiantes, Apoyos Académicos (seguimiento a la nota inferior a 3.0, tutorías, monitorias , lectoescritura, asesorías, consultorías matemáticas virtual y lectoescritura, ), Apoyos Financieros (becas, auxilios, descuentos por participación en eventos, descuento por permanencia, descuentos por convenios descuento plan piloto y otros), Otros Apoyos (orientación vocacional, asesoría clínica, participación en talleres (sentirá, promoción y prevención salud, manejo ansiedad, hábitos de estudio, organización de tiempo, técnicas para hablar en público, manejo del estrés, asesoría para realizar exposición) participación en conferencias, simposios o congresos, asesorías en temas financieros, académicos e institucionales, portal del empleo, pasantías, práctica y programas de movilidad, participación en grupos de investigación, participación en deportes, cultura, asesoría espiritual, participación en programa de acompañamiento estudiantes fuera de Bogotá, y participación en otras actividades, abordaje grupal. Estos apoyos se cargan en las diferentes dependencias encargadas de brindar los diferentes beneficios ya descritos a los estudiantes.
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Tabla 5. Reporte de estudiantes de prueba vocacional
En la Tabla 5, facilita analizar a los estudiantes que han presentado la prueba de orientación vocacional. Mostrando datos de estudiantes activos en la institución que presentan inconsistencias en relación a la prueba vocacional. Esto se realiza con el fin de mejorar los procesos de orientación y elección en los estudiantes de la institución.
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Tabla 6. Reporte de estudiantes con Nota Inferior a 3,0.
Desde Bienestar se realizan actividades de seguimiento para asegurar la permanencia del estudiante, estos seguimiento se hacen a estudiantes que hayan perdido más de 3 materias con nota inferior a 3,0, esta información se realizaba de forma manual y una vez solicitada al departamento de información presentaba una demora mientras llegaba a Bienestar, con el aplicativo se ahorrará tiempo lo cual redundará en beneficio de los estudiantes, en la tabla 6, se evidencia el reporte que arroja el aplicativo en este sentido, el pantallazo permite observar a los estudiantes que en el 2013-2 cumplieron con las características del reporte, el aplicativo permitirá realizar este proceso de una manera más efectiva en vía de lograr identificar a los estudiantes y proceder a realizar el seguimiento ya establecido.
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Tabla 7, Informe del impacto de estrategias de Permanencia.
En la Tabla 7, facilita visualizar el impacto que han tenido los apoyos otorgados en los estudiantes, este impacto se determinó al evidenciar la matricula del semestre posterior en que el estudiante recibió los apoyos. Este informe nos permite realizar un seguimiento a los estudiantes que han recibido los diferentes apoyos y así determinar su continuidad en el siguiente semestre.
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Tabla 8. Informe del reporte de alertas de Vulnerabilidad Socio Económica
En la Tabla 8, evidenciamos los datos de estudiantes que por circunstancias Socioeconómicas, presentan una alta vulnerabilidad para desertar. Las alertas son arrojadas en tres categorías (Alerta Baja, Alerta Media y Alerta Alta). Después de generado este informe desde Bienestar se realiza un seguimiento a los estudiantes con Alertas altas y bajas, con el fin de poder brindarles los diferentes beneficios que tienen los estudiantes dentro de la institución y así mismo posibilitar su permanencia. Esta herramienta ha permitido agilizar procesos y permitirá hacer los abordajes a tiempo, realizar un mayor seguimiento a los estudiantes con diferentes dificultades, evaluar la pertinencia de las estrategias y consolidar todos los apoyos que se brindan no sólo desde Bienestar, también de las coordinaciones o dependencias y contar con la información actualizada para ser reportada al SPADIES emás de la descripción general hacer énfais en los elementos estratégicos que dieron viabilidad al proyecto.
Costo de la experiencia, MEN: $12.000.000
Periodo de duración: 10 meses
Recursos humanos utilizados : Ingenieros desarrolladores de software y psicólogos para el análisis de la información
Describir los procesos de elaboración de los productos y anexarlos.
PROCESOS: Indicar para cada producto los siguientes puntos: Justificación Objetivo Público objetivo
Implementación Factores críticos de éxito.
Indicadores Lecciones aprendidas
I. * Acuerdo de Consejo Superior o rectoría en el que aprueba el programa de Fortalecimiento a las inicaitivas desarrolladas para garantizar la permanencia y graduación * Inclusión del programa de permanencia y graduación en el plan de desarrollo institucional * Organigrama que integre el área de Permanencia y Graduación dependiendo de Bienestar Insitucional. * Mantener la contratación del Personal idóneo nombrado de Planta para coordinar de forma exclusiva todas las actividades pertinentes al programa *Evaluación y seguimiento del programa
Institucionalizar el programa de "permanencia y graduación" a través de un acto administrativo y la inclusión en el plan de desarrollo institucional para dar un posicionamiento al tema garantizando la trascendencia del trabajo en permanencia y graduación estudiantil.
Acuerdo con la política y estrategias de permanencia y graduación
*Acto administrativo con las políticas, el cual plantee el compromiso institucional frente al fenómeno de la deserción. *Operativdad del programa de permanencia, desglosado en el plan de desarrollo.
Trabajar articuladamente e involucrar a todos los actores para generar un mayor compromiso.
2. Formalización de reuniones semestrales
Consolidar el proyecto institucional del programa de permanencia y graduación ECCI a partir de la formalización de reuniones semestrales sobre los informes de deserción, estrategias de permanencia y graduación, mas los apoyos brindados a los estudiantes.
Establecer el compromiso de las las altas directivas
* Dos reuniones al año donde se socialice y sensibiloce a la comunidad sobre el programa de Permanencia y graduación. *No. de asistentes a las reuniones. *No. de estrategias presentadas sobre permanencia.
Tener protocolos claramente establecidos y lograr el compromisos de las altas directivas para lograr el trabajo en equipo.
3. Charlas de sensibilización a la vida universitaria
Fortalecer las Charlas de sensibilizaciòn a la Vida
Organizar agenda de trabajo para las charlas y
*Número de charlas.
Buscar abordar a todos los estudiantes de primeros
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Universitaria: Estrategia de divulgación de las actividades del Programa de Permanencia y Graduación como acompañamiento en su vida universitaria, también se socializa aspectos relevantes del manual de convivencia y sistemas de crédito. Población objetivo: estudiantes
temáticas de impacto en la permanencia
*No. De estudiantes informados.
semestres y hacer seguimiento.
4. Trabajo colaborativo con representantes,
Trabajar colaborativamente con Representantes de Grupo, empoderándolos como líderes, motivadores y socializadores de causas que se evidencien en el aula. Población objetivo: estudiantes
Lograr el compromiso de los representantes, posibilitar un auxilio o descuento económico.
*N° de Representantes de Grupo colaborando con las actividades del Plan de Permanencia y Graduación (Diligenciamiento de encuestas) *Reporte de estudiantes en cualquier tipo de Vulnerabilidad asociada a la deserción estudiantil) *N° de estudiantes remitidos.
Brindar un descuento para comprometer a los representantes con las tareas específicas de reporte de estudiantes inasistentes.
5. Presentación a los estudiantes y padres de familia de los factores relacionados con la deserción, así como las estrategias propias de la ECCI para su mitigación.
Posibilitar la sensibilización frente al fenómeno de la deserción estudiantil a estudiantes y padres de familia.
Verificar la asistencia a los espacios que se abran para la socialización en los temas de deserción.
*Número de padres de familia conocedores del los factores determinantes de la deserción. *Número de padres de familia a quienes se les socializa las estrategias de mitigación de la deserción que tiene la ECCI.
Lograr el compromiso y asistencia de los padres y familiares a los diversos espacios.
6. Software de acompañamiento on-line que permita un seguimiento y acompañamiento virtual a los estudiantes y por medio de la pagina web institucional, posibilitando el uso de las TIC como herramienta de comunicación.
Diseñar e implementar un software de acompañamiento integral que permita tener asesorìas y orientaciones
Parametrizar los requerimientos
*el Número de ingresos al sistema. *No. de usuarios y visitantes que
El desconocimiento en herramientas informáticas por parte de los padres.
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on line y contestar las preguntas, inquietudes o sugerencias de estudiantes y padres .Se busca fortalecer el papel de los padres en la formación y motivación de sus hijos, y en los estudiantes el acompañamiento en su proceso de adaptación..
ingresan al sistema. *Informe de seguimiento y resultados por semestre y vigencia anual del programa
7. * Levantamiento del proceso y procedimiento e incluir en la polìtica de calidad * Documento de la Caracterización. * Documento de indicadores de Gestión * Documento Acciones de Mejora.
Integrar en el SGC el proceso de "Permanencia y graduación "
Documentar todas las mejoras que se realicen
*100 % documentado el proceso en el SGC
Documentar los procesos realizados
8.*Actualización, monitoreo y análisis de la información del Spadies. *Capacitacion de personas responsables del cargue y manejo de la información, así como de las personas encargadas de actividades propias de la permanencia. * Documento que integre toda la información acerca del correcto uso de la herramienta.
Capacitar en el manejo de SPADIES para el mejoramiento de la calidad y completitud de la información en dicha herramienta, proponer procedimientos o protocolos que garanticen de manera permanente la disponibilidad, integridad y confiabilidad de los datos relativos a la permanencia y graduación de estudiantes. Igualmente capacitar a las personasde manera presencial , en el uso de la información arrojada por el Spadies como herramienta para la elaboración de informes y toma de decisiones. Población objetivo: docentes
Documento del proceso técnico y funcional del SPADIES
*Formalización del proceso de cargue de información al Spadies, particularmente de estudiantes beneficiarios de apoyos institucionales *100% de personas responsables del cargue de la información capacitadas en la herramienta.
Garantizar el acceso y uso de SPADIES.
9. *Diseño de manual que contenga la metodología y procedimientos para la estimación del valor institucional asociado a la deserción por ciclo propedéutico, por programa académico y por jornada. *Realización de informe con los costos institucionales semestrales asociados a la deserción
Se hace pertinente estimar los costos semestrales asociados a la deserción para generar acciones que mitiguen la deserción
Definir las variables objeto de análisis, definir la metodología a usar.
Presentación de un manual que contenga la metodología y procedimientos para la estimación del valor institucional asociado a
Trabajar con un equipo interdisciplinario para garantizar la efectividad y la continuidad del proceso.
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la deserción. Un informe semestral con la estimación del valor de la deserción institucional y por ciclo propedéutico, por programa académico y por jornada.
10. Implementación y puesta en marcha de un aplicativo de seguimiento y alertas de vulnerabilidad
Implementar un aplicativo que reuna las estrategias brindadas a cada estudiante, genere las alertas tempranas para el abordaje y realizar el seguimiento integral para evaluar el impacto de las mismas, posibilitando y contribuyendo con la disminución a la deserción. Población objetivo: estudiantes
Parametrización efectiva de las variables a medir y definir los reportes o informes a consultar.
Número de estudiantes reportados desde el aplicativo. Número de estudiantes redireccionados a estrategias de apoyo. Evaluaciòn del impacto de las estrategias.
Análisis detallado sobre las necesidades institucionales, parametrizar todas las variables que se requieran, definir los requerimientos técnicos con el líder técnico institucional.
11. Grupo creado y clasificado en Colciencias en Calidad y desarrollo educativo.
Crear y consolidar el grupo de investigación en calidad y desarrollo educativo para promover la investigación en temas que redunden en la permanencia.
Definir perfiles de los investigadores, productos a entregar, informes periódicos.
No. De Productos relacionados con el proyecto de permanencia y graduación desde el enfoque de investigación y reportados en CvLac y GrupLac. Índice de clasificación en Colciencias.
Solicitar plan de trabajo, informes periódicos, articular a todas las dependencias y coordinaciones.
12. Documento con Programa de capacitación en: pedagogía, curriculum, evaluación y didáctica activas, por medio de objetos virtuales de aprendizaje.
Implementar un programa de capacitación, por medio de 4 Objetos Virtuales de Aprendizaje sobre los temas: pedagogía, curriculo, evaluación y didácticas activas orientado a docentes, tutores y monitores que permitan la calidad académica e incida en la motivación del estudiante y mitigación de la deserción
Definir el perfil de los profesionales a cargo, el del autor intelectual como del desarrollador, definir parámetros para la virtualización
*No. de docentes capacitados. *No. de tutores y monitores capacitados
Contar con aprobación del contenido temático, Tener protocolos claros para virtualizar los contenidos temáticos, seguimiento del desarrollo de los objetos virtuales de aprendizaje, contratar personal con experiencia en OVAS y en virtualidad.
13. Curso de matemáticas en dos módulos utilizando Objetos Virtuales de Aprendizaje.
Implementar un programa virtual de matemáticas básicas en
Definir el perfil de los profesionales a cargo, el del autor intelectual
*Nùmero de estudiantes que toman el curso,
Contar con aprobación del contenido temático, Tener protocolos claros para virtualizar
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dos niveles utilizando las TIC por medio del desarrollo de Objetos Virtuales de Aprendizaje, para garantizar el acceso y la comprensión del contenido, dada las altas tasas de repitencia en matemáticas y teniendo en cuenta las caracteristicas de la población
como del desarrollador, definir parámetros para la virtualización
(1000 estudiantes)
los contenidos temáticos, seguimiento del desarrollo de los objetos virtuales de aprendizaje, contratar personal con experiencia en OVAS y en virtualidad.
14. Un módulo del curso de lectoescritura, utilizando un Objeto Virtual de Aprendizaje para garantizar la perdurabilidad del producto.
Implementar un curso de Lectoescritura utilizando un Objeto Virtual de Aprendizaje para estudiantes.
Definir el perfil de los profesionales a cargo, el del autor intelectual como del desarrollador, definir parámetros para la virtualización
*N° de estudiantes que acceden al curso. *Impacto del curso evidenciado en el resultado de la evaluación del curso.
Contar con aprobación del contenido temático, Tener protocolos claros para virtualizar los contenidos temáticos, seguimiento del desarrollo de los objetos virtuales de aprendizaje, contratar personal con experiencia en OVAS y en virtualidad.
15.Curso en TIC por medio de OVAS diseñado para la capacitación de los docentes, tutores y monitores
Capacitar a los docentes, tutores y monitores en el uso y manejo de las TIC, por medio del desarrollo e implentación de 4 objetos virtuales de aprendizaje como estrategia de refuerzo de los contenidos de la materia.
Definir el perfil de los profesionales a cargo, el del autor intelectual como del desarrollador, definir parámetros para la virtualización
*Número de docentes, tutores y monitores capacitados. *Número de productos resultantes del diplomado, estos productos serán utilizados en las clases.
Contar con aprobación del contenido temático, Tener protocolos claros para virtualizar los contenidos temáticos, seguimiento del desarrollo de los objetos virtuales de aprendizaje, contratar personal con experiencia en OVAS y en virtualidad.
16. Encuentro de psicoorientadores y documento con la construcción colectiva sobre experiencias significativas del proceso de Orientación vocacional
Encuentro de Psicoorientadoras y rectores de Colegio con el objetivo de sensibilizarlos sobre la importancia de la orientación vocacional para la consolidación de los proyectos de vida de los estudiantes que arroje un cronograma de trabajo semestral para la elaboración de un documento que recopile acciones concretas de orientación vocacional.
Consolidar propuetas y experiencias exitosas de os procesos de orientación vocacional.
*Número de colegios convocados. *Número de colegios comprometidos para lograr la meta.
Desde políticas públicas generar mayor compromiso y espacios a coordinadores y rectores de colegios para el análisis de este tema tan importante, ya que se realizo una convocatoria aproximadamente a 1000 colegios públicos y privados y fueron pocos los asistentes
17. Implementación de un software de orientación vocacional que permita obtener reporte individual de cada estudiante que aplique la prueba, e incorpore la recepciòn de antecedentes académicos y personales.
Implementación de un software de orientación
Definir la prueba o pruebas a implementar,
*Número de colegios convocados.
Articular el trabajo del profesional que adecue o
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vocacional apoyado en las TIC que permita, a través del informe arrojado, realizar la intervención sobre proyecto de vida y toma de decisiones racional respeto a la elección de su carrera profesional de acuerdo a sus habilidades, intereses y preferencias para estudiantes de Educación Media y para estudiantes de primer semestre de la ECCI.
contratación de personal idóneo.
*Número de convenios firmados para lograr la meta. *Número de estudiantes a quienes se les aplica la prueba.
elabore la prueba de orientación vocacional con el profesional que desarrolle el software para la efectiva articulación. Parametrización clara de las variables a visualizar.
18. Presentación a convocatorias que brinden recursos para apoyar a estudiantes en vulnerabilidad económica, tanto para el acceso como para la permanencia en la educación superior, o en convocatorias para el mejoramiento de la calidad académica.
Participación y Aplicación a convocatorias que brinden recursos a estudiantes en vulnerabilidad socio-económica y que le pemitan acceder y permanencer en Educación superior
Dependencia delegada para la revisión y participación en las diferentes convocatorias que pueda beneficiar a los estudiantes a realizar su proeyecto de vida académico.
Número de estudiantes beneficiados como resultado de las convocatorias ganadas.
Aprovechar las convocatorias que sacan las distintas entidades públicas para el beneficio de los estudiantes.
19. Vinculación de empresas públicas o privadas, o personas naturales al Plan Padrino el cuál posibilitará el apoyo financiero a estudiantes en condiciones de vulnerabilidad.
Implementar y consolidar el programa de gestión de recursos y fuentes de financiación bajo una estrategia clara que permita obtener recursos de empresas privadas, públicas o personas naturales que se unan a esta labor bajo el marco del Plan Padrino.
Construcción de un modelo de gestión de recursos claro y efectivo Contar con un equipo comercial fuerte conocedor de la propuesta institucional y sensible a los temas de vulnerabilidad.
Número de empresas vinculadas al plan padrino. Número de estudiantes beneficiados por las empresas aliadas.
El sensibilizar a las empresas públicas, privadas o personas naturales ante este fenómeno social de abandono de la educación superior
20. Culminar exitosamente el convenio FODESEP_ECCI el cual la Secretaria de Educación Distrital financia la Educación de estudiantes estrato 1 y 2 en el ciclo técnico .
*Finalizar el convenio mediante el cual la Secretaria de Educación Distrital financia la Educaciòn de estudiantes estrato 1 y 2 en el ciclo tècnico
Aplicar a las convocatorias que abre FODESEP, para aumentar los beneficios a los estudiantes más vulnerables.
*Nùmero de estudiantes beneficiados *Valor pagado por la Secretaria de Educaciòn según el Nùmero de estudiantes beneficiados *Registro de Asistencia diaria firmada por beneficiarios del programa
Seguimiento psicoacadémico a estos estudiantes para fortalecer su formación integral.
21. Apoyos Brindados a estudiantes con alta vulnerabilidad a desertar por temas económicos.
Apoyar económicamente a estudiantes con alta vulnerabilidad a desertar por factores económicos,
Realizar una caracterización de la población y contar con una base de datos de
*Número de estudiantes apoyados por reintegros *Número de estudiantes apoyados por el proyecto
Crear un modelo para brindar el apoyo, teniendo en cuenta las variables que pueden
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realizando un estudio socioeconómico sujeto a rendimiento académico.
estudiantes posibles merecedores del apoyo.
de Permanencia y Graduación. *Valor asignado semestre a semestre
determinar su vulnerabilidad.
22. Plan de curso nivelatorio de matemáticas presencial.
Curso Nivelatorio de matemáticas para estudiantes de primer y segundo semestre
Detectar las debilidades y con base en ellas fortalecer las competencias necesarias
*Número de estudiantes que toman el curso nivelatorio. *Diagnóstico de vulnerabilidad académica en matemáticas de acuerdo a los resultados del diagnóstico realizado al finalizar el curso nivelatorio. *Impacto del curso, medido por el rendimiento en matemàticas de los estudiantes que tomaron el curso
Medir el nivel de avance y generar acompañamiento a quienes no alcancen los objetivos.
23. Tutorías en ciencias básicas
Programa de Tutorias Académicas: Docentes- Tutores y Programa de estudiantes Monitores- para estudiantes de primer a 4 semestre
Establecer el modelo de tutorías, dar inicio la primera semana de clases, tomar el registro de asistentes y su percepción sobre las tutorías, así como la percepción de los docentes tutores.
N° de estudiantes asistentes a tutorias y monitorias *Impacto medido con el rendimiento acadèmico *Mortalidad de las ciencias bàsicas al finalizar los semestres
Realizar seguimiento y acompañamiento a los estudiantes asistentes.
24. Consolidar el "Plan Padrino Académico", el cual busca apoyar a aquellos estudiantes de primer y segundo semestre que, por iniciativa propia, solicitan el acompañamiento académico
Fortalecer el acompañamiento a estudiantes con vulnerabilidad académica a través de consejerias.
Detectar las debilidades académicas a tiempo para poder fortalecerlas
*Número de coordinaciones académicas que acogen el "Plan Padrino Académico". *Número de estudiantes abordados por la estrategia.
Consolidar todas las consejerías y realizar seguimiento posterior para verificar en que medida estos apoyos están contribuyendo con la permanencia.
25. Registro de atención de las asesorias psicológicas
Asesoria psicológica dirigida a los estudiantes para ayudarlos a afrontar y superar dificultades de orden personal que incidan en su proceso académico.
Contar con un profesional idóneo que genere empatía con los estudiantes.
Número de estudiantes atendidos en asesoría psicológica.
Realizar la medición de esta asesoría frente a la permanencia estudiantil.
26. Documento con talleres dirigidos a padres y familiares.
Implementar un programa de capacitación a padres que incluya temas de formación integral, los cuales permitan a las familias afrontar situaciones como hábitos
Contar con las temáticas mas relevantes de acuerdo a las problemáticas detectadas y a las necesidades manifestadas.
*Número de talleres diseñados. *Número de padres abordados con estos talleres.
Involucrar mucho más a los familiares en la nueva decisión que han tomado sus hijos o esposos.
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de estudio, manejo de conflictos, comunicación, manejo de la autoridad, taller de empleabilidad: manejo de hoja de vida, entrevista y pruebas.
27. Espacio que permita el intercambio de experiencias de las IES de Teusaquillo.
Compartir información y brindar apoyo a otras IES en temas de fortalecimiento de la permanencia estudiantil.
Número de instituciones de educación superior que participan en red compartiendo experiencias pro de la permanencia.
Generar un plan de acción que contenga las actividades a trabajar con las Instituciones y que contemple el compromiso de cada una en la permanencia estudiantil.
PRODUCTO Requerimientos por producto: Producto Anexo I. * Acuerdo de Consejo Superior o rectoría en el que aprueba el programa de Fortalecimiento a las inicaitivas desarrolladas para garantizar la permanencia y graduación
Políticas y estrategias de permanencia y graduación
2. Formalización de reuniones semestrales.
Incluído en el documento de políticas
3. Charlas de sensibilización a la vida universitaria
Documento con temáticas
4. Trabajo colaborativo con representantes
Documento con funciones
5. Presentación a los estudiantes y padres de familia de los factores relacionados con la deserción, así como las estrategias propias de la ECCI para su mitigación.
Presentación en power point
6. Software de acompañamiento on-line que permita un seguimiento y acompañamiento virtual a los estudiantes y por medio de la pagina web institucional, posibilitando el uso de las TIC como herramienta de comunicación.
Documento técnico que contiene el uso y link
7. Levantamiento del proceso y procedimiento e incluir en la polìtica de calidad
Docuento Política de calidad, caracterización, indicadores y acciones de mejora
8. Actualización, monitoreo y análisis de la información del Spadies. Capacitacion de personas
Documento con la información sobre el manejo de SPADIES
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responsables del cargue y manejo de la información, así como de las personas encargadas de actividades propias de la permanencia. Documento que integre toda la información acerca del correcto uso de la herramienta.
9. Diseño de manual que contenga la metodología y procedimientos para la estimación del valor institucional asociado a la deserción por ciclo propedéutico, por programa académico y por jornada. *Realización de informe con los costos institucionales semestrales asociados a la deserción
Documento con el procedimiento de la estimación de costos
10. Implementación y puesta en marcha de un aplicativo de seguimiento y alertas de vulnerabilidad
Documento con los beneficios y variables del aplicativo
11. Grupo creado y clasificado en Colciencias en Calidad y desarrollo educativo.
Informe del grupo 2013
12. Programa de capacitación en: pedagogía, curriculum, evaluación y didáctica activas, por medio de objetos virtuales de aprendizaje
Documento con Temáticas y link
13. Curso de matemáticas en dos módulos utilizando Objetos Virtuales de Aprendizaje.
Documento con Contenido y link
14. Un módulo del curso de lectoescritura, utilizando un Objeto Virtual de Aprendizaje para garantizar la perdurabilidad del producto.
Documento con Temáticas y link
15. Curso en TIC por medio de OVAS diseñado para la capacitación de los docentes, tutores y monitores
Documento con el Contenido y link
16. Encuentro de psicoorientadores y documento con experiencias significativas del proceso de Orientación vocacional
Memorias y Documento con experiencias significativas
17. Implementación de un software de orientación vocacional que permita obtener reporte individual de cada estudiante que aplique la prueba, e incorpore la recepciòn de antecedentes académicos y personales
Documento explicatorio y link
18. Presentación a convocatorias que brinden recursos para apoyar a estudiantes en vulnerabilidad económica, tanto para el acceso como para la permanencia en la educación superior, o en
Informe sobe el proceso llevado a cabo en la ECCI
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convocatorias para el mejoramiento de la calidad académica.
19. Vinculación de empresas públicas o privadas, o personas naturales al Plan Padrino el cuál posibilitará el apoyo financiero a estudiantes en condiciones de vulnerabilidad.
Modlo e informe del Plan padrino-gestión de recursos.
20. Culminar exitosamente el convenio FODESEP_ECCI el cual la Secretaria de Educación Distrital financia la Educación de estudiantes estrato 1 y 2 en el ciclo técnico
Informe
21. Apoyos Brindados a estudiantes con alta vulnerabilidad a desertar por temas económicos.
Informe y monto asignado por estudiante y total
22. Plan de curso nivelatorio de matemáticas presencial.
Contenido e informe
23. Tutorías en ciencias básicas Informe
24. Consolidar el "Plan Padrino Académico", el cual busca apoyar a aquellos estudiantes de primer y segundo semestre que, por iniciativa propia, solicitan el acompañamiento académico
Informes
25. Registro de atención de las asesorias psicológicas
Informe
26. Documento con talleres dirigidos a padres y familiares.
Documento con talleres
27. Espacio que permita el intercambio de experiencias de las IES de Teusaquillo.
Presentación con el resumen de lo realizado con las IEST
