DGICO-CA-PO-018-04 - Secretaría de Educación PúblicaI. Nombre y antecedentes de la práctica 1....

Resumen Ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

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Resumen ejecutivo DGICO-CA-PO-018-04

I. Nombre y antecedentes de la práctica

1. Anote el nombre de la práctica (tal y como se nombró en la solicitud de registro)

eCOBAEM

2. Describa brevemente la situación o estado del proceso que se está mejorando,

previo a la implantación de la práctica (máximo 350 palabras).

Antes Actualmente

La inscripción de los alumnos se realizaba en forma personal en cada centro de trabajo.

La inscripción de los alumnos se realiza por medio de Internet.

Los procesos se elaboraban en forma manual por el personal de cada centro de trabajo.

Los procesos son a través del un sistema de computo.

Los formatos utilizados eran elaborados en imprenta y se concentraban a nivel central.

Los formatos se diseñan en el sistema de cómputo.

La información se capturaba a nivel central. La información se captura de origen y se valida a nivel central.

La inscripción a eventos de formación se realizaba de manera presencial y manual, teniendo los docentes que trasladarse a los centros de registro y los responsables de estos a la ciudad de Morelia.

El personal se registra sin limitantes de tiempo o lugar.

La certificación de acreditación de las unidades de formación se diseñaba, imprimían y entregaban de manera centralizada e individual.

Los participantes acreditados obtienen los documentos de certificación vía internet.

Todas las unidades de formación se realizaban de manera presencial.

Existe una plataforma tecnológica que permite su operación en línea.

Los programas asignaturales se capturaban, imprimían y fotocopiaban para su posterior distribución, originando grandes gastos.

Se ofrecen en línea.

Los manuales de prácticas para laboratorio se reproducían y distribuían de manera individualizada.


El plan de estudios se encontraba en marcado en el Departamento de Control Escolar de cada plantel.

Además se ofrece en línea.

Los materiales de apoyo académico se distribuían de manera personalizada.


Los exámenes para la evaluación del Programa de Estímulos al Desempeño del personal Docente, se realizaba en pocas sedes, en forma escrita.

Los exámenes se aplican en varias sedes, en línea y tiempo real.

Los resultados de la evaluación se entregaban por escrito después de varios días.

El resultado de la evaluación se conoce inmediatamente una vez terminado el examen.

Los documentos de la inscripción al La inscripción es en línea.



programa se entregaban físicamente.

La evaluación de alumnos a docentes participantes, se desarrollaba en forma escrita.

La evaluación se desarrolla en línea.

3. Anote de manera específica el o los grupos de beneficiarios/usuarios que cubre

la práctica (población objetivo).

La práctica “eCOBAEM” atiende a los siguientes usuarios:

a) Población estudiantil b) Personal docente c) Personal de apoyo académico d) Personal administrativo y de servicios e) Directivos f) Instituciones de Nivel Básico, Medio Superior y Superior

Presenta como beneficiarios a: 1.- Padres de familia 2.- Comunidades de influencia 3.- Ayuntamientos 4.- Comunidades migrantes en Dallas, Texas; Chicago Illinois y Los Ángeles, Cal.

4. Describa la(s) necesidad(es) o problema(s) a los que la práctica está dando

respuesta (máximo 1000 palabras).

SISTEMAS Y TECNOLOGIA DE VANGUARDIA Uno de los principales problemas que tenía la institución era la falta sistemas y tecnologías de vanguardia, este problema ocasionaba el desarrollo de los procesos académicos y administrativos de una forma manual, siendo esto un factor importante para la falta de agilización de dichas tareas y un alto costo de implementación. El uso de las nuevas tecnologías no solo permitió estar a la vanguardia sino que también permitió optimizar el tiempo de trabajo a menor costo. PORTAL ACADEMICO La institución no contaba con un portal académico lo cual provocaba que el personal docente y administrativo no tuviera acceso a información relevante en tiempo real, esto debido a que el proceso que se utilizaba para la publicación de información era en forma de cascada, es decir la institución se divide en 10 coordinaciones sectoriales y estas a la vez cuentan con un número determinado de planteles, por consiguiente la forma de hacer llegar la información a un docente era a través de los medios ya mencionados, de igual forma en el proceso inverso es decir para que oficinas centrales reciba cierta información de un docente tendría que pasar por su respectivo plantel, coordinación y por último a oficinas centrales, la implantación de dicho portal dio solución a los problemas de acceso a la información en tiempo



real, cabe mencionar que con los servicios que cuenta la plataforma da solución a muchos de los problemas con los que se contaba. Otro de los problemas a los que se le dio solución con la implantación de dicho medio fue el ahorro en papelería, algunos de los departamentos más beneficiados fueron el área de Investigación Educativa y el departamento de Apoyo Académico, presentando una reducción del 60 y 80% respectivamente, siendo esto posible a través de la plataforma ya que anteriormente se emitían copias para la presentación de exámenes y programas de apoyo, ahora no solamente lo descargan del portal electrónico sino que además se encuentra disponible en cualquier momento que sea requerido esto refiriéndonos al material de apoyo. CONSTANCIAS Y DIPLOMAS EN LINEA El proceso para la entrega de constancias y diplomas de cursos para la formación del personal era de forma manual provocando la entrega tardía de dichos documentos y en ocasiones la perdida de los mismos generando el tener que realizar el trámite nuevamente con la molestia generada al personal y al interesado, cabe mencionar que este no era el único problema ya que el proceso era capturar a cada uno de los participantes y posteriormente generar cada una de sus respectivas constancias. Actualmente estos procesos ya no los elabora el departamento a cargo sino el propio interesado siendo esto posible utilizando el registro en línea y posteriormente de igual forma obteniendo su constancia por el mismo medio electrónico, dichos procesos son generados de forma automática por medio del sistema. CURSOS EN LINEA Con la implantación de cursos en línea se dio solución al desplazamiento de largas distancias, beneficiando a todo aquel personal que tiene dificultad para desplazarse y asistir a cursos de modalidad presencial tomando en cuenta que existen planteles que se encuentran a varias horas de distancia. AUTOMATIZACION DE PROCESOS ACADEMICOS Uno de los departamentos más beneficiados en este rubro fue Servicios Estudiantiles tomando en cuenta que todos los procesos que se realizaban para concentrar la información a nivel estatal era de forma manual es decir sin apoyo de sistemas informáticos, actualmente con la utilización del sistema se realizan los procesos de forma automatizada y por medio del portal académico los procesos de control escolar de cada uno de los planteles tales como: preinscripción, inscripción, captura de calificaciones, emisión de listas de alumnos, grupos, reportes, estadísticas, pagos, creación de grupos, entre otros.



II. Novedad de la práctica

5. Anote los objetivos que pretende alcanzar la práctica (máximo tres).

1. Automatizar los procesos clave, administrativos y académicos de la institución.

2. Ofrecer un portal académico accesible a cualquier usuario interno y externo que les permita tener acceso a información relevante de las actividades y procesos institucionales.

3. Posicionar a la institución dentro del nivel medio superior, contando con sistemas y tecnología de vanguardia que responda a las necesidades de usuarios y beneficiarios.

6. Describa las estrategias o acciones emprendidas para alcanzar los objetivos

(máximo 2000 palabras).

ESTRATEGIAS:

- Modernización de la plataforma, para garantizar la eficiencia de la práctica.

- Instalación de internet satelital en centros educativos, que permita el acceso a los servicios y procesos de la práctica.

- Capacitación del personal encargado de los sistemas, para unificar criterios de desarrollo de los sistemas de la práctica.

- Conformación del "Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012", para determinar los procesos clave-académicos y administrativos- a automatizar.

- Integración de las áreas y departamentos a la determinación de procesos clave, al ser usuarios internos potenciales de la práctica.

- Adquisición de equipo de cómputo adecuado para oficinas centrales y centros educativos.

- Diseño de formatos digitales: exámenes de la Jornada Académica para alumnos; registro de docentes aspirantes al Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente"; solicitud de examen para acceder al Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente"; exámenes asignaturales del Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente; evaluación y resultados del examen del Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente; registro de docentes y personal administrativo a los Cursos Intersemestrales de enero y julio de 2008; listas de asistencia por grupo y sede del personal a atender los Cursos Intersemestrales de enero y julio del 2008; evaluación de Cursos Intersemestrales de enero y julio del 2008; constancias de participación



en los Cursos Intersemestrales de enero y julio del 2008; registro de docentes y personal de apoyo académico al "Encuentro de Profesionalización Docente 2007"; evaluación del "Encuentro Estatal de Profesionalización Docente 2007"; constancias de asistencia al "Encuentro de Profesionalización Docente 2007"; registro de docentes participantes en las Reuniones de Academia Sectorial de enero y julio del 2008; constancias de participación en Reuniones de Academia Sectorial de enero y julio del 2008; publicación de las líneas de acción de las unidades y áreas dentro del "Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012"; ficha de inscripción para alumnos, semestre 2008-1; registro de inscripción de alumnos, semestre 2008-1; constancias de inscripción de alumnos; constancias de estudios de alumnos; carta compromiso para entrega de documentos oficiales de alumnos; notificación de la situación académica del alumno; credenciales de alumnos; registro de participantes del curso en línea "Elaboración del Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012"; evaluación del curso en línea "Elaboración del Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012", constancias de acreditación del curso en línea "Elaboración del Proyecto educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012"; registro de participantes en el diplomado en línea "Uso de las TIC'S como herramienta didáctica"; evaluación del diplomado en línea "Uso de las TIC'S como herramienta didáctica"; constancias de acreditación del diplomado en línea "Uso de las TIC'S como herramienta didáctica"; registro y solicitud del software de la Editorial ST; registro de participantes en el Segundo Encuentro Deportivo de Colegios de Bachilleres 2008;

- Publicación de documentos oficiales: Convocatoria del "Encuentro de Profesionalización Docente 2007"; Convocatoria para Cursos Intersemestrales de enero y julio del 2008; Convocatoria para actualización de programas del Componente de Formación para el Trabajo de 3o y 4o semestres; Convocatoria para Reuniones de Academia de enero y julio del 2008; Convocatoria para el diseño del uniforme oficial; Calendario oficial 2008-2009; Invitación a la Reunión Estatal de Orientación Educativa 2008; Cuadro de asignaturas optativas para cursar las carreras de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo; Convenio con la Editorial ST; Cronograma Semestre 2008-1; Sistema Integral del COBAEM; Convocatoria del IV Congreso Internacional de Calidad Educativa; Convocatoria del Segundo Encuentro Nacional Deportivo; Becas UNID; Catálogo de Universidades; Convocatoria Presea COBAEM 25 Aniversario; Documentos diversos (8) sobre la Reforma Integral del la Educación Media Superior; Requisitos para acreditar el bachillerato a través del Acuerdo 286 de la SEP-CENEVAL.

- Divulgación de eventos oficiales: galería de fotos y video de la XXIV Jornada Académica, Cultural y Deportiva; resultados de la XXIV Jornada Académica, Cultural y Deportiva.

- Accesibilidad para la descarga de documentos oficiales: Plan de



Estudios; programas asignaturales; manuales de prácticas; materiales de apoyo académico; calendario oficial; constancias de participación en eventos de formación y actualización del personal; Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-2012; Libro "Geometría Analítica"; Honores a la Bandera; Trucos Windows Vista; Artículo "50 formas para ser mejor fotógrafo"; formatos oficiales (oficios y circulares);

- Formación y capacitación del personal docente, administrativo y directivo en las tecnologías de la información y comunicación, para acceder a los beneficios de la práctica.

- Promoción permanente del uso de la práctica entre los usuarios internos de la misma.

- Promoción de las ventajas de la práctica entre los usuarios externos de los diversos niveles educativos.

- Divulgación a Padres de Familia de las ventajas de los sistemas automatizadas que involucra la práctica, para mantenerse al tanto de la formación de sus hijos.

7. Describa aquellos elementos o procesos novedosos que se han adoptado en la

operación con la implantación de la práctica y que, según su perspectiva, justificarían la obtención del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión (máximo 500 palabras).

EN LO GENERAL:

Mejor control.

Reducción de costos.

Permanencia del personal docente y administrativo en sus centros de trabajo

Bajo costo de operación

Optimiza los recursos humanos, materiales y de tiempo en el registro, evaluación, acreditación y certificación de procesos de formación de alumnos y personal de la institución.

Eficiencia en los procesos.

Unificación de actividades de las áreas en un solo sistema.

Propicia el acceso inmediato a la información por usuarios internos y externos, fomentando la transparencia de la misma.

Eficacia en el desarrollo de los procesos y realización de trámites.

Favorece la satisfacción de los usuarios de las herramientas que proporciona la práctica.

Facilita la toma de decisiones al agilizar la concentración de información

Favorece la evaluación.

Se adapta a las necesidades de crecimiento natural de los centros educativos



Favorece la evaluación y seguimiento del desarrollo de los procesos, permitiendo su retroalimentación oportuna.

Propicia la el procesamiento y análisis de la información, que la practica sistematiza.

Fomenta el uso de las TIC´S (Tecnologías de la Información y Comunicación) en el personal directivo, administrativo y docente.

Estar a la vanguardia en cuanto a la tecnología se refiere.

EN LO PARTICULAR:

Reducir el margen de error, disminuyendo los filtros y manipulación por los que pasa la información de origen, aumentando su confiabilidad.

Automatización del registro de control escolar.

Unificar el proceso, evitando su dispersión y duplicidad de actividades.

Unificar un solo formato de registro, reduciendo en un 50% el desplazamiento de oficinas centrales y reduciendo así costo semestral en al menos $25,000 por concepto de viáticos.

Reducir el margen de desperdicio de formatos del 10% al 1%.

Elevar la funcionalidad del formato, adaptándose a cualquier plan de estudios.

Reducir los tiempos de certificación en un 50% (de 4 a2 semanas).

Elevar la eficiencia en el desarrollo de la práctica educativa, proporcionando la información académica de manera expedita.

Permitir el acceso a los documentos del Modelo Educativo, para ser consultados por aspirantes, alumnos, padres de familia y personal en general.

Transparentar el proceso de selección de docentes, aspirantes al beneficio del Programa de Estímulos al Desempeño del Personal Docente (PEDPD).

Estandarizar la información captada, disminuyendo errores de interpretación.

Responsabilizar a los participantes en el manejo de la información vertida, evitando su manipulación.

Eficientar el proceso del PEDPD.

Reducir la permanencia del comité de evaluación del PEDPD en la fase del proceso que les compete.



Reducir el uso de la papelería en un 60%, al implementar formatos digitales.

Favorecer la correcta operación institucional bajo un proyecto a mejora continua a mediano plazo.

Fomentar la cultura de calidad al permitir la formación continua a bajo costo del personal.

Registrar, evaluar y emitir constancias y diplomas de formación y actualización en línea.

Divulgar información relevante sobre los procesos de formación y actualización favoreciendo su retroalimentación.

III. Efectividad y eficiencia de la práctica

8. Describa los resultados que se han alcanzado con la implantación de la práctica en función de los objetivos que fueron descritos en el punto 5 (máximo 2000 palabras). Si considera necesario, puede anexar al final del documento estadísticas o gráficas para robustecer la descripción de la práctica. Es importante que los anexos estén numerados y se haga referencia a ellos en el texto.

1.

Automatizar los procesos clave, administrativos y académicos de la institución. Automatización de procesos en los diferentes departamentos del área académica: GESTIÓN DE CALIDAD Hasta el momento se han automatizado algunos de los principales procesos en este departamento, uno de los cuales es la impartición de cursos en línea. Se impartió el diplomado “GESTIÓN PÚBLICA Y CALIDAD EDUCATIVA”, dirigido a todos los directores de plantel de la institución y teniendo como primer proceso automatizado el registro de inscripción; la confirmación de los participantes fue por medio de internet lo cual permitió primeramente el ahorro de horas/hombre de trabajo ya que anteriormente el proceso consistía en capturar de forma manual a cada uno de los interesados. Otro resultado positivo fue la publicación del proyecto de trabajo de cada plantel y que fue el producto final del diplomado, teniendo varias ventajas ya que esto permitió que todos los participantes fueran publicando sus avances del proyecto hasta tener el producto terminado,



esto permitió que cualquier plantel pudiera consultar cada uno de los proyectos publicados, dando por consiguiente transparencia y fácil acceso a la información. Esta modalidad permitió dar la oportunidad al personal que por problemas de distancia no pudo cursar el diplomado de manera presencial. Para esta fase se utilizo un software prediseñado que cumple con las características necesarias para impartir cursos en línea, la herramienta utilizada fue “MOODLE” el cual es muy potente informáticamente hablando y que cumple con las expectativas de los usuarios. FORMACIÓN Y ACTUALIZACION DEL PERSONAL Como ya se ha venido mencionando, este departamento ha sido uno de los más beneficiados tomando en cuenta que cada semestre se imparten cursos de formación al personal y donde resultaba muy tedioso el llevar acabo dichos procesos, siendo el registro, formación de grupos y emisión de constancias los procesos donde se les dedicaba más tiempo y por consiguiente fueron los procesos que actualmente ya se hacen de forma automatizada, iniciando con el registro en línea por medio del portal académico; posteriormente formación de grupos en base al número de registrados. Cabe mencionar que a cada curso se le asigna la información relevante como por ejemplo el cupo y permitiendo con esto no sobre saturar las aulas. Uno de los procesos automatizados de mayor relevancia en este departamento es la emisión de constancias en línea, dando como solución la entrega en cuanto el participante es acreditado. INVESTIGACION EDUCATIVA Los procesos automatizados en este departamento han sido hasta el momento en el proceso del PEDPD (Programa para el Desempeño al Personal Docente), siendo la evaluación de los alumnos al docente por medio de internet (Ficha Pedagógica), generando con esto ahorro de papelería y de de horas trabajo ya que son en promedio más de 300,000 preguntas las que resultan por la combinación de reactivos, alumnos y docentes. Otro de los procesos que se automatizaron fue el examen de conocimiento, siendo el mismo caso que el anterior donde era muy tedioso el hacer la calificación de cada uno de los participantes y ahora se emite el resultado en el mismo instante en el que se termina el examen, evitando la entrega tardía de los resultados y la subjetividad en su procesamiento y entrega. SERVICIOS ESTUDIANTILES



En este departamento se han automatizado la mayoría de los procesos, solo por mencionar algunos: EN PLANTELES: Preinscripción Inscripción Captura de calificación de examen de nuevo ingreso Documentación Pagos Reportes Listas de alumnos por grupo Graficas EN OFICINAS CENTRALES: Consulta de todos las transacciones en los planteles tales como: Listas y reportes de alumnos inscritos así como sus respectivos “status” Documentación entregada inscritos METODOLOGÍA DUCATIVA: Se han mejorado varios procesos en este departamento, uno de ellos es el registro en línea para las academias sectoriales que se llevan a cabo cada semestre y de igual forma se emiten las constancias de los participantes acreditados. Cabe mencionar que la acreditación se basa en el cumplimiento del 100% de la asistencia, siendo esta también registrada de forma electrónica.

2.

Ofrecer un portal académico accesible a cualquier usuario interno y externo que les permita tener acceso a información relevante de las actividades y procesos institucionales. Por medio de este medio se publica toda la información referente a la dirección académica siendo los siguientes departamentos los que hasta el momento han utilizado el portal para la publicación de alguna información: Gestión de Calidad Acuerdo 286 Formación y actualización Apoyo académico Investigación educativa Metodología educativa Servicios estudiantiles



En la grafica 1.0 ubicada al final de este documento se muestra la información de visitas, descargas, entre otras, al portal académico.

3.

Posicionar a la institución dentro del nivel medio superior, contando con sistemas y tecnología de vanguardia que responda a las necesidades de usuarios y beneficiarios. Actualmente, El Colegio de Bachilleres del Estado de Michoacán se encuentra posicionado a la vanguardia en cuanto a sistemas y tecnología se refiere, siendo esto posible por contar con un sistema que no solamente es un portal académico sino porque cuenta con un Sistema Integral (SICOBAEM) el cual integra de manera automatizada la mayoría de los procesos desarrollados en la institución.

9. Describa en qué medida se han alcanzado los objetivos planteados por la

práctica y qué se está haciendo para cerrar la brecha. En caso de haber cubierto todos los objetivos al cien por ciento, describa qué mejoras se están planteando o realizando a la práctica (máximo 1000 palabras). En ambos casos incluya como anexo el programa de trabajo correspondiente.

Con el propósito de lograr los objetivos planteados, actualmente se trabaja de la siguiente manera:

Objetivo 1.

Se tienen en línea un 100% de los programas asignaturales del Componente de Formación Básica, del Componente de Formación Propedeútica y de la capacitación para el trabajo por normas de competencia laboral, en el espacio correspondiente. En cuanto a los de capacitación por objetivos, se llega al 40%. Para reducir este déficit, se trabaja en la actualización de los restantes programas para estar en la posibilidad de integrarlos a la sección correspondiente.

Se cuenta ya con un 95% de los manuales de prácticas de laboratorio, que corresponden a las asignaturas de Física I y II; Química I y II; Biología I y II, Geografía, Ecología y Medio Ambiente e Inglés I, II y III, únicamente falta el correspondiente a Inglés IV, por no estar actualmente disponible. El Departamento planea convocar a los profesores para su elaboración durante el semestre 2009 – I y de esta forma tener condiciones para ofrecerlo a la comunidad.

Se mantienen actualizados el Plan de Estudios y Calendario Escolar publicados.

Se encuentra sistematizado al 100% el proceso de registro de asistencia,



inscripción, evaluación y emisión de constancias en los eventos de formación y actualización de personal docente, directivo y administrativo.

Se creó el espacio para el diseño e implementación de cursos y diplomados en línea, hasta el momento se han operado únicamente 2, se espera ampliar gradualmente la oferta de la modalidad.

Los exámenes para la evaluación del desempeño al personal docente se realizan en tiempo real, en sedes determinadas, se espera lograr su aplicación en tiempo virtual y desde su centro de trabajo. Se trabaja actualmente en la conformación de instrumentos que permitan esta modalidad.

La evaluación que actualmente realizan los alumnos de personal docente en línea en tiempo real, para el próximo periodo de evaluación se ofrecerá la posibilidad de acceso libre para de esta forma los puedan trabajar desde cualquier lugar.

La convocatoria, registro y emisión de constancias a las reuniones de academia sectoriales y a los encuentros estatales de profesores, se auxilia por las diversas herramientas tecnológicas en línea por lo que se considera objetivo cubierto al 100%.

El proceso de inscripción y verificación de alumnos participantes en eventos académicos, culturales y deportivos se realiza en línea, se consideran cubiertos los objetivos en este particular.

Los procesos administrativos se encuentran en etapa de planeación, se espera operar las primeras acciones en el semestre 2009 – II, una vez creados los sistemas correspondientes.

En el área administrativa se encuentra en una etapa de desarrollo e implementación, definiéndose los factores a ser considerados para la automatización de los procesos en las áreas de planeación y dirección administrativa, tales como departamento de organización y métodos, informática, tesorería y recursos humanos.

Objetivo 2.

El portal académico se encuentra en la dirección web www.cobamich.edu.mx en la liga correspondiente. En su interface de inicio se pueden observar a su vez los módulos:

Circulares y convocatorias.

Entrega de constancias.

http://www.cobamich.edu.mx/



Calidad educativa.

2º. Encuentro Nacional Deportivo.

Calendario escolar.

Cronograma 2008 – 2

Diplomado, etc.

Por lo anterior se considera cubierto el objetivo al 100%.

La automatización de procesos clave en el área académica alcanza al 90% de los Departamentos de la Dirección Académica, estableciendo el desarrollo e implementación de procesos, dentro de los cuales, en la mayoría, se encuentran ya operando y sólo en el Departamento de Servicios Estudiantiles, por la naturaleza de sus funciones, al considerar la captura y registro de matricula de ingreso, evaluaciones y certificaciones obtenidas en cada semestre, el proceso se encuentra en una etapa de implementación, debido a que se desarrollará de acuerdo a los ciclos de ingreso estudiantil por año escolar, llevando hasta el presente la captura del primer semestre pero cabe señalar que en el semestre mencionado ya se tienen automatizados los procesos de inscripción, captura de calificaciones del examen de nuevo ingreso, entre otros.

Objetivo 3.

El COBAEM, se posiciona en el ámbito local, como una institución de vanguardia al automatizar muchos de sus procesos ahorrando en recursos, tiempos y proporcionando servicios de manera eficaz, evitando desplazamientos de personal, al descentralizar el control de los mismos. Para lograr cubrir al 100% el objetivo, actualmente se trabaja en la sistematización de otros procesos.

10. Describa la manera en que se ha mejorado el uso de los recursos (humanos,

económicos, informáticos o materiales) asignados al proceso en el que se ha implantado la práctica (máximo 500 palabras)

En lo general, la practica permite registrar un promedio de 160 visitas diarias al portal donde es alojado esta, que en términos de asistencia a las oficinas centrales, evita un gasto mínimo en viáticos de $9,000 pesos diarios tomando en cuenta únicamente el promedio relativo equivalente a 60 personas (ya sea directores, docentes ó personal administrativo) en la tarifa I.

Relativo a la formación y actualización de personal docente y



administrativo:

Elimina horas-hombre en la elaboración de documentos

Evita el desplazamiento del personal a oficinas centrales y/o oficinas centrales.

Disminuye en un 100% costos en papelería.

Permite manejar información en tiempo real.

Fomenta el uso de laboratorio de informática de cada centro educativo.

Referente al registro de control escolar:

a) Evita el desplazamiento del personal a oficinas centrales en un 50%.

b) Reduce el costo semestral de viáticos en $25,000 pesos.

c) Disminuye los tiempos de certificación en un 50%.

d) Reduce el margen de desperdicio de formatos del 10 al 1%.

En lo que toca a la divulgación de materiales de apoyo académico:

a) Reduce en un 75% la reproducción de plan y programas de estudio, semestralmente.

b) Favorece el uso del laboratorio de informática en los centros educativos por parte de alumnos y docentes.

c) Permite concentrar en medios de almacenamiento digital los materiales de apoyo académico.

Con respecto del PEDPD:

a) Se disminuye la movilidad del personal docente y administrativo, favoreciendo la permanencia en sus centros de trabajo.

b) Reduce el uso de material de papelería, tras la implementación de formatos digitales.

c) Fomenta el uso de las TIC´S en el personal docente.

11. Anote las evidencias (verificables) con las que cuenta la práctica para

demostrar los resultados alcanzados (archivos, registros, bases de datos, etc). Describa brevemente sus contenidos (máximo 50 palabras por cada una).



Se cuentan con diversas evidencias que hacen que el programa esté dando resultados favorables, como lo son:

ARCHIVOS. Se realizó una contratación de un espacio designado para el portal académico, los cuales han sido repartidos para las bases de datos, sistemas, descargas, galería de imágenes, videos, etc.

REGISTROS. El portal académico cuenta con una opción de estadísticas y registros que incluyen últimos visitantes, transferencia de datos, registros de accesos, registros de errores y una opción muy novedosa llamada “webalizer” el cual nos maneja los accesos por día, por mes y por año.

BASES DE DATOS. Contamos con diversas bases de datos por cada sistema que se está realizando, utilizamos un proyecto de código abierto en PHP para administrar la base de datos MySQL a través de una interfaz web llamado “phpMyAdmin” el cual nos permite realizar, altas, bajas, modificaciones entre otras opciones.

Cabe mencionar que en la sección de anexos (al final del documento) está incluida toda la información relacionada con evidencias. (Figura1, Grafica 1, 2 y 3).

IV. Impacto de la práctica

12. Describa los beneficios que se ofrecen a los usuarios/beneficiarios de la práctica (máximo 350 palabras).

Se cuenta con un portal académico el cual ofrece diferentes servicios tales como: USUARIOS EXTERNOS:

Descarga de material de apoyo académico, tutoriales, software, calendario escolar, etc.

Publicación de circulares, convocatorias, evaluaciones y estadísticas, entre otras beneficiando al personal docente, administrativo y alumnos.

Cursos en línea, permitiendo al personal capacitarse sin la necesidad de ausentarse de su área de trabajo.

Registro en línea para cursos de formación.

Emisión de constancias y diplomas de participación y de acreditación en un solo tiempo para todo el subsistema, evitando la entrega tardía de dichos documentos.

Propicia el acceso inmediato a la información (calificaciones, reportes, estadísticas) por usuarios internos y externos, fomentando la transparencia de la misma.



Aplicación de exámenes en línea para el Programa de Despeño al Personal Docente (PEDPD) permitiendo la entrega de resultados en tiempo real así como transparencia de información.

Se ha equipado de mejor manera a los planteles en cuanto a equipo de cómputo se refiere beneficiando directamente a los docentes y alumnos permitiéndoles mayor disponibilidad de dichas computadoras.

Galería fotográfica y de video.

USUARIOS INTERNOS (Oficinas centrales y planteles):

Control y manejo de información de cada uno de los planteles a nivel estado siendo esto posible utilizando el Sistema Integral (SICOBAEM) el cual cuenta con las siguientes funciones para el primer semestre:

Preinscripción

Inscripción

Captura de calificaciones del Examen de Diagnostico de Nuevo Ingreso (EXADI).

Creación y asignación de grupos.

Emisión de listas.

Altas, bajas y Edición de personal.

Emisión de reportes y estadísticas de alumnos en base a edad, sexo y semestre.

Acceso inmediato a la información durante y después de los cursos impartidos al personal, siendo esto posible ya que el registro es electrónico y permite crear ó eliminar grupos según sea la situación.

Información en tiempo real de conformación de grupos por sede.

Un solo concentrado de participantes, eliminando los listados concentrados por coordinación sectorial.

Reducción de costos.

Ahorro de papelería.

13. Describa el impacto que se ha alcanzado en los usuarios/beneficiarios de la

práctica, a partir de sus resultados (máximo 350 palabras).

A nivel institución se llega al parte agua de una administración tradicionalista, basada en el centralismo pasando paulatinamente a una visión de trabajo basada en los planteles que son en los que se genera la información, logrando de una manera importante la participación de los involucrados y llegando a una toma de decisiones de una manera rápida y



oportuna.

En el aspecto económico se ha notado una reducción drástica en los costos de operación en procesos que tienen que ver con el control, registro y certificación de estudiantes, la formación y actualización de personal, la evaluación de la práctica docente, difusión de documentos académicos oficiales, promoción de la cultura de calidad entre otros.

Ocurre una satisfacción de los usuarios internos y externos, dentro de los primeros se encuentran directivos, docentes, trabajadores administrativos, alumnos y padres de familia, el segundo grupo se integra entre otros por la dirección de incorporación, acreditación y revalidación, la subsecretaria de educación media superior y superior en el estado, diversas universidades y tecnológicos.

Desde el impacto estatal se posiciona el colegio como la institución de nivel medio superior no solo como la mayor presencia en el estado sino con un servicio tendiente a la mejora continua de los procesos logrando con esto un tiempo menor para la respuesta de solicitudes y problemas una vez que la información fluya rápido y eficiente.

Con la visión de trabajo que se tiene y la proyección a mediano y corto puede impactar a nivel nacional porque se presenta como una propuesta concreta, factible, económica y operativamente, y que presenta resultados favorables y muy corto plazo.

V. Promoción de la participación

14. Describa los procesos, mecanismos o la manera en que la práctica está promoviendo la participación ciudadana, administrativa o de la comunidad escolar (máximo 250 palabras)

Se genera una mayor participación de la comunidad docente y administrativa al haber una mayor accesibilidad a la información de cada uno de los procesos departamentales, al obtener respuestas más rápidas a sus solicitudes, trámites y procesos administrativos requeridos.

Incremento en la participación docente en eventos de formación.

Simplificar el llenado y envío de formatos oficiales del registro y control de calificaciones.

Existe una mayor participación docente en las promociones del programa de estímulos al desempeño del personal docente, al



simplificar el proceso y otorgar mayor transparencia en la evaluación aplicada.

Se incrementa la participación del personal administrativo al observar la eliminación de procesos y evitar problemas que generan retrasos en las entregas de información.

En los eventos de la vigésimo cuarta jornada académica, cultural y deportiva, en su fase estatal al realizarse el registro electrónico de los participantes, teniendo un mejor control en los criterios de inscripción en cada uno de los concursos de participación.

Se observa la conveniencia de contar con una base de datos que permite concentrar y compartir la información de cada docente y personal administrativo por los diferentes departamentos y áreas, logrando con ello el ahorro de tiempo en la consulta y atención a los diferentes usuarios.

Al contar el personal con un mayor conocimiento y capacitación de la tecnología les ha permitido un mayor desenvolvimiento en su utilización, al vencer la resistencia y adecuarla a su práctica docente.

La facilidad del acceso al servicio de internet a cada trabajador en cada centro de trabajo.

VI. Sustentabilidad de la práctica

15. Describa las principales acciones que han sido tomadas para institucionalizar la práctica, es decir, para asegurar su permanencia más allá de la administración en turno (máximo 350 palabras).

Se conformo el “Proyecto Educativo para la Gestión del Desarrollo 2008-20012” con la participación de directivos, docentes y personal administrativo de la totalidad de centros de trabajo para garantizar el desarrollo de los procesos, estrategias y acciones que involucren los proyectos institucionales, en general y la practica en particular, para el corto y mediano plazo.

Se han establecido convenios con instituciones de nivel superior para acreditar los eventos de formación y capacitación en línea.

El registro, evaluación y acreditación de los eventos de formación y acreditación se realiza sin excepción, a través del portal que aloja la



práctica.

Se ha capacitado en forma permanente al personal directivo y de control escolar para garantizar el acceso a los procesos de registro, acreditación y certificación de alumnos que contempla la práctica del SICOBAEM.

La participación en el PEDPD, en su XIII edición se realizo exclusivamente a través del portal que aloja la práctica en lo que corresponde a las fases de registro, aplicación y evaluación en el examen de admisión, conformación de expedientes y evaluación de alumno al docente (Ficha pedagógica).

El registro, evaluación y certificación de los eventos de formación y actualización, participación en reuniones de academias y en el encuentro de profesionalización docente (Periodo Julio-2007 a Julio-2008), se realizo mediante la plataforma exclusivamente.

La inscripción de alumnos XXIV jornada académica, cultural y deportiva en su fase estatal tuvo lugar por medio la pagina web de la practica.

Se han incrementado los espacios de capacitación en el manejo de las TIC´S, para personal docente, directivo y administrativo, que favorezca el acceso a la práctica y su funcionalidad.

Se propicia y apoya la gestión para la instalación de la infraestructura necesaria en los centros educativos, al ser de exigencia para la operatividad de la práctica.

16. Describa cuáles son los principales problemas a los que se enfrentó en el

proceso de implantación de la práctica y cómo fueron resueltos (máximo 350 palabras).

1.-Resistencia del personal al uso de la tecnología. Se dieron pláticas informativas y de motivación rescatando las bondades de la práctica y evidenciando las mejoras logradas por instituciones educativas del Nivel Medio Superior y Superior en las que se usan herramientas similares. 2.- Falta de personal capacitado. Se contrató un equipo operativo con formación especializada al que se le brindó asesoría externa. 3.- Falta de equipo informático adecuado. Se buscaron estrategias económicas que permitieron la adquisición de equipo tecnológico suficiente para el soporte con cobertura estatal. 4.- Modificación de procesos por áreas y procesos adaptándose al uso de la Tecnología.



Se revisaron los procesos y documentos normativos para su simplificación y adecuación a los nuevos registros electrónicos en los tiempos marcados por cada área y departamento. 5.- Falta de capacitación y motivación en el usuario para el manejo del nuevo programa informático. Planeación y realización de eventos de capacitación por cada uno de los procesos por departamento y área, se estableció un canal de comunicación con el usuario para asesoría y despeje de dudas y seguimiento a los procesos individuales. 6.- Existencia de centros de trabajo en áreas de difícil acceso a la señal de internet. Se solucionó realizando la gestión ante la Secretaría Técnica para la autorización del presupuesto y cobertura de señal por vía satelital. 7.- Existencia de equipos de cómputo obsoleto e insuficiente en algunos centros de trabajo. Establecimiento de convenios con autoridades municipales, padres de familia y Dirección General para la dotación de equipo suficiente y adecuado en cada centro de trabajo.

ESTADÍSTICAS POR MES

MES DIARIAMENTE TOTAL POR MESES

clics Archivos Páginas Visitas Sitios KBytes Visits Páginas Archivos clics

ENE -08 20715 9444 1388 105 1044 2370636 2958 38889 264436 580025

FEB-08 13212 6272 1154 85 1187 3837851 2479 33474 181896 383148

MAR - 08 10336 5131 790 55 1045 3932039 1708 24491 159076 320438

ABR - 08 12637 4014 1001 80 1567 2002255 2411 30038 120428 379125

MAY - 08 6759 3070 519 87 1723 2030289 2706 16115 95195 209537

JUN - 08 26647 9453 2354 171 3457 10614802 5133 70647 283617 799414

JUL - 08 15930 6064 1151 169 3893 7407101 5264 35704 187984 493832

AGO - 08 10013 4279 885 179 3031 5139252 5578 27455 132659 310433

SEP - 08 11562 5139 883 181 2178 4735067 4534 22078 128494 289060

https://cobaemich.com:2083/tmp/eras3g/webalizer/usage_200801.html











Totals 42069292 32771 298891 1553785 3765012

Figura 1.

Gráfica relacionada a las visitas por día, los archivos descargados

y las páginas internas visitadas, datos obtenidos de la Figura 1

Relación de Páginas diarias vs. Visitas por mes.

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

clics

Archivos

Páginas



La siguiente gráfica muestra el número de kBytes que se han descargado por mes, todos los datos son

obtenidos de la Figura 1.

“Certificamos que toda la información contenida en este resumen ejecutivo y sus anexos es verdadera”

0

500

1000

1500

2000

2500

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Páginas

Visitas

0

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

12000000

1 2 3 4 5 6 7 8 9

KBytes

KBytes



VII. Replicabilidad de la práctica (opcional)

17. Sugiera algunos temas en los cuales podría replicarse la práctica en otros ámbitos o áreas de la Secretaría (máximo 250 palabras).

C.P J. Jesús Vega Covarrubias Ing. Erasto Mendoza Pérez

Nombre y firma del Titular de la unidad administrativa, plantel o centro

de trabajo que propone la práctica

Nombre y firma del responsable de la operación de la práctica

propuesta

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DGICO-CA-PO-018-04 - Secretaría de Educación PúblicaI. Nombre y antecedentes de la práctica 1....

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