DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA
INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
NAIRA KARINA DÁVILA PIÑERES
HANS CAGUA RODRÍGUEZ
FABIAN CARRILLO GUERRERO
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN VIRTUAL EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C OCTUBRE – 2018
DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA
INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
NAIRA KARINA DÁVILA PIÑERES
HANS CAGUA RODRÍGUEZ
FABIAN CARRILLO GUERRERO
Tutor: MARCELA VELOSA GARCÍA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN VIRTUAL EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C OCTUBRE - 2018
iii
Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................. xii
Resumen ejecutivo ....................................................................................................................... xiii
Abstract ......................................................................................................................................... xiv
Objetivo .......................................................................................................................................... xv
1. Antecedentes .............................................................................................................................. 17
1.1 Descripción de la organización fuente del problema o necesidad ........................................ 17
1.1.1. Objetivos estratégicos de la organización. ............................................................... 18
1.1.2. Políticas institucionales. ........................................................................................... 19
1.1.3. Misión, Visión y Valores. ........................................................................................ 19
1.1.4. Estructura organizacional. ........................................................................................ 17
1.1.5. Mapa estratégico. ..................................................................................................... 17
1.1.6. Cadena de valor de la organización. ......................................................................... 17
2. Marco metodológico .................................................................................................................. 18
2.1. Tipos y métodos de investigación ....................................................................................... 18
2.2. Herramientas para la recolección de información ............................................................... 18
2.3. Fuentes de información ....................................................................................................... 19
2.4. Supuestos y restricciones para el desarrollo del proyecto ................................................... 19
2.4.1. Supuestos. ..................................................................................................................... 19
2.4.2 Restricciones. ................................................................................................................. 19
3. Estudios y evaluaciones ............................................................................................................ 20
3.1 Estudio técnico ..................................................................................................................... 20
3.1.1. Diseño conceptual de la solución. ................................................................................. 20
3.1.2. Análisis y descripción del proceso. ............................................................................... 20
3.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto....................................................... 21
iv
3.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos, infraestructura, personal e
insumos). ................................................................................................................................. 21
3.2. Estudio de mercado ............................................................................................................. 22
3.2.1. Población....................................................................................................................... 22
3.2.2. Dimensionamiento de la demanda. ............................................................................... 22
3.2.3 Dimensiones de la oferta .......................................................................................... 23
3.2.4 Precios ...................................................................................................................... 23
3.2.5 Punto de equilibrio oferta – demanda ...................................................................... 25
3.3 Estudio Económico-financiero ............................................................................................. 25
3.3.1. Estimación de costos de inversión del proyecto. .......................................................... 25
3.3.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto. .............................. 25
3.3.3. Flujo de caja del proyecto caso. .................................................................................... 26
3.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos. ............. 27
3.3.5. Evaluación financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio -costo o
de análisis de valor o de opciones reales). .............................................................................. 27
3.4. Estudio Social y Ambiental ................................................................................................. 28
3.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales. ............................... 28
3.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas. ..................................................................... 29
3.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. .......................................................... 30
4. Evaluación y formulación (Metodología del marco lógico) ...................................................... 30
4.1. Planteamiento del problema ................................................................................................ 30
4.1.1. Análisis de involucrados. ............................................................................................. 31
4.1.2 Árbol de problemas. ....................................................................................................... 32
4.1.3 Árbol de objetivos. ......................................................................................................... 33
4.2 Alternativas de solución ....................................................................................................... 34
v
4.2.1. Identificación de opciones y alternativas. ..................................................................... 34
4.2.2. Descripción de alternativa seleccionada ...................................................................... 36
4.2.3. Justificación del proyecto. ........................................................................................... 36
5 Inicio del proyecto .................................................................................................................. 37
5.1 Caso de negocio ............................................................................................................... 37
5.2 Plan de gestión de la integración ..................................................................................... 41
5.2.1 Acta de constitución del proyecto (Project Charter). ............................................... 41
5.2.2 Informe final del proyecto ........................................................................................ 47
5.2.3 Registro de lecciones aprendidas. ............................................................................ 48
5.2.4 Control integrado de cambios .................................................................................. 48
6 Planes de gestión ..................................................................................................................... 52
6.1 Plan de gestión del Alcance ............................................................................................. 52
6.1.1 Enunciado del alcance. ............................................................................................. 52
6.1.2 Estructura de desglose de trabajo (EDT). ................................................................. 53
6.1.3 Diccionario de la EDT. ............................................................................................. 53
6.1.4 Matriz de trazabilidad de requisitos. ........................................................................ 53
6.1.5 Validación del alcance ............................................................................................. 53
6.2 Plan de gestión del cronograma ....................................................................................... 55
6.2.1 Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas. ............................ 55
6.2.2 Línea base del Cronograma – Diagrama de Gantt (producto de la programación en
Ms Project). ............................................................................................................................. 58
6.2.3 Diagrama de Red. ..................................................................................................... 59
6.2.4 Diagrama Ruta crítica ............................................................................................... 60
6.2.5 Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma: Nivelación de
recursos. 60
vi
6.3 Plan de gestión del costo ................................................................................................. 63
6.3.1 Estimación de costos. ............................................................................................... 64
6.3.2 Línea base de costos. ................................................................................................ 64
6.3.3 Presupuesto por actividades. .................................................................................... 67
6.3.4 Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto. ............................... 68
6.3.5 Aplicación técnica del valor ganado con curva S avance ........................................ 69
6.4 Plan de gestión de calidad ............................................................................................... 78
6.4.1 Métricas de Calidad. ................................................................................................. 80
6.4.2 Documentos de prueba y evaluación ........................................................................ 81
6.4.3 Entregables verificados ............................................................................................ 85
6.5 Plan de gestión de recursos .............................................................................................. 85
6.5.1 Estructura de desglose de recursos. .......................................................................... 85
6.5.2 Asignaciones de recursos físicos y asignaciones del equipo del proyecto. .............. 87
6.5.3 Calendario de recursos. ............................................................................................ 91
6.5.4 Plan de capacitación y desarrollo del equipo. .......................................................... 91
6.6 Plan de gestión de comunicaciones ................................................................................. 93
6.6.1 Sistema de información de comunicaciones ............................................................ 93
6.6.2 Diagramas de flujo de la información incluyendo con la posible secuencia de
autorizaciones, lista de informes, planes de reuniones, plazo y frecuencia, etc. .................... 95
6.6.3 Matriz de comunicaciones ........................................................................................ 96
6.7 Plan de gestión del riesgo. ............................................................................................... 96
6.7.1 Risk breakdown structure RBS ................................................................................ 97
6.7.2 Matriz de probabilidad impacto y el umbral ............................................................ 98
6.7.3 Matriz de riesgos. ....................................................................................................... 107
6.7.3.1 Valor monetario esperado. .................................................................................. 108
vii
6.8 Plan de gestión de adquisiciones. .................................................................................. 110
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores .............................................. 110
6.8.1.1 Identificación de las adquisiciones. .......................................................................... 110
6.8.1.2Análisis hacer o comprar ........................................................................................... 112
6.8.2 Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos .................. 115
6.8.3 Cronograma de adquisiciones y responsables ........................................................ 118
6.9 Plan de gestión de interesados ....................................................................................... 120
6.9.1 Registro de interesados ........................................................................................... 121
6.9.2 Matriz de evaluación del involucramiento de interesados ..................................... 122
6.9.3 Estrategias para involucrar los interesados ............................................................ 123
Conclusiones ................................................................................................................................ 125
Referencias ................................................................................................................................... 126
Apendices ..................................................................................................................................... 127
Términos y definiciones. .............................................................................................................. 248
viii
Lista de tablas
Tabla 1 Requerimientos para el desarrollo del proyecto ............................................................... 21
Tabla 2 Sondeo de mercado para las tres fases del proyecto ........................................................ 23
Tabla 3 Costo de inversión ............................................................................................................ 25
Tabla 4 Costos de operación y mantenimiento anual del proyecto ............................................... 26
Tabla 5 Flujo de caja del proyecto ................................................................................................ 26
Tabla 6 Indicadores financieros .................................................................................................... 27
Tabla 7 Matriz de involucrados ..................................................................................................... 31
Tabla 8 Matriz de alternativa A ..................................................................................................... 34
Tabla 9 Matriz de alternativa B ..................................................................................................... 35
Tabla 10 Análisis costo -beneficio ................................................................................................ 38
Tabla 11 Objetivos del proyecto ................................................................................................... 39
Tabla 12 Validación del alcance. .................................................................................................. 53
Tabla 13 Actividades con estimación de duraciones esperadas .................................................... 55
Tabla 14 Costos estimados del proyecto ....................................................................................... 64
Tabla 15 Línea base de costos ....................................................................................................... 65
Tabla 16. Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto ..................................... 68
Tabla 17 Roles y responsabilidades de calidad ............................................................................. 79
Tabla 18 Métricas de calidad ........................................................................................................ 80
Tabla 19 Matriz de roles y responsabilidades ............................................................................... 87
Tabla 20 Competencias requeridas para el equipo ........................................................................ 88
Tabla 21 Matriz de adquisiciones del personal del proyecto ........................................................ 90
Tabla 22 Matriz de interesados comunicaciones ........................................................................... 94
Tabla 23 Categorización del riesgo RBS ...................................................................................... 98
Tabla 24 Roles y responsabilidades en riesgos. ............................................................................ 99
Tabla 25 Apetito al riesgo del interesado. ................................................................................... 102
Tabla 26 Probabilidad e impacto de los riesgos. ......................................................................... 105
Tabla 27 Análisis cualitativo ....................................................................................................... 107
Tabla 28 Intervalos de riesgos ..................................................................................................... 107
Tabla 29 Valor monetario esperado (EMV) ................................................................................ 108
ix
Tabla 30 Cronograma y presupuesto de adquisiciones ............................................................... 111
Tabla 31 Análisis hacer o comprar .............................................................................................. 113
Tabla 32 Lista de verificación, seguimiento y control de las adquisiciones. .............................. 116
Tabla 33 Roles y responsabilidades en las adquisiciones. .......................................................... 119
Tabla 34 Registro de interesados. ............................................................................................... 121
Tabla 35 Matriz de involucramiento de interesados ................................................................... 122
Tabla 36 Estrategias para involucrar a los interesados. .............................................................. 123
Tabla 37 Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 1) ............................. 127
Tabla 38 Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 2) ............................. 130
Tabla 39 Matriz P5. ..................................................................................................................... 132
Tabla 40 Descripción de la matriz P5. ........................................................................................ 140
Tabla 41 Matriz de trazabilidad de requisitos ............................................................................. 159
Tabla 42 Matriz de comunicaciones. ........................................................................................... 188
Tabla 43 Identificación de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo. ....................................... 191
Tabla 44 Plan de respuesta a los riesgos ..................................................................................... 207
Tabla 45 Matriz planificar adquisiciones. ................................................................................... 222
Tabla 46 Matriz ejecutar adquisiciones. ...................................................................................... 225
Tabla 47 Plantilla de calificación del riesgo. .............................................................................. 242
x
Lista de figuras
Figura 1. Organigrama de la EAB-ESP ......................................................................................... 17
Figura 2. Mapa estratégico de la organización ............................................................................... 17
Figura 3. Cadena de Valor – Mapa de procesos ............................................................................. 17
Figura 4. Comparativo de precios del mercado fase diseño de software ....................................... 24
Figura 5. Flujo de entradas y salidas .............................................................................................. 29
Figura 6. Árbol de problemas ......................................................................................................... 32
Figura 7. Árbol de Objetivos .......................................................................................................... 33
Figura 8. Cronograma – Diagrama de Gantt .................................................................................. 58
Figura 9. Diagrama de Red ............................................................................................................ 59
Figura 10. Uso de recursos del proyecto ........................................................................................ 61
Figura 11. Sobre asignación de recursos ........................................................................................ 61
Figura 12. Corrección sobre asignación de recursos ...................................................................... 62
Figura 13. Asignación optima de recursos ..................................................................................... 63
Figura 14. Costos de proyecto sin reserva de contingencia ni reserva de gestión ......................... 67
Figura 15. Indicadores del proyecto primer corte .......................................................................... 69
Figura 16. Curvas S del proyecto primer corte .............................................................................. 70
Figura 17. Indicadores del proyecto segundo corte ........................................................................ 72
Figura 18. Curvas S del proyecto segundo corte ............................................................................ 72
Figura 19. Indicadores del proyecto tercer corte ............................................................................ 75
Figura 20. Curvas S del proyecto tercer corte ................................................................................ 75
Figura 21. Estructura detallada de trabajo de recursos humanos ................................................... 85
Figura 22. Diagrama de comunicaciones ....................................................................................... 95
Figura 26. Estructura categorización del riesgo ............................................................................. 97
Figura 24. Matriz de probabilidad e impacto ............................................................................... 106
Figura 25. Cronograma de adquisiciones ..................................................................................... 118
Figura 26. Estructura de desglose de trabajo EDT ....................................................................... 150
Figura 27. Estructura desagregación de costos ............................................................................ 165
xi
Apéndice
Apéndice A. Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 1) ........................ 127
Apéndice B. Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 2) ........................ 130
Apéndice C. Matriz P5 ................................................................................................................. 132
Apéndice D. Descripción Matriz P5 ............................................................................................ 140
Apéndice E. Lecciones aprendidas ............................................................................................... 145
Apéndice F. Formato de solicitud de cambios. ............................................................................ 147
Apéndice G. Estructura desglose de trabajo (EDT) ..................................................................... 150
Apéndice H. Diccionario EDT ..................................................................................................... 151
Apéndice I. Matriz de trazabilidad de requisitos .......................................................................... 159
Apéndice J. Estructura de desglose de costos .............................................................................. 163
Apéndice K. Solicitud de cambios ............................................................................................... 166
Apéndice L. Formato o lista de verificación de entregables ........................................................ 169
Apéndice M. Formato o lista de verificación de entregables diligenciados ................................. 175
Apéndice N. Actas de reuniones .................................................................................................. 181
Apéndice O. Matriz de comunicaciones. ..................................................................................... 188
Apéndice P. Matriz de riesgos (Parte 1). ...................................................................................... 191
Apéndice Q. Matriz de riesgos (Parte 2). ..................................................................................... 207
Apéndice R. Matriz planificar adquisiciones ............................................................................... 222
Apéndice S. Matriz ejecutar adquisiciones .................................................................................. 225
Apéndice T. Entregables del proyecto ......................................................................................... 229
xii
Introducción
Actualmente las empresas cuentan con plataformas informáticas como herramienta de gestión
empresarial, estas plataformas mejoran y facilitan los procesos que se realizan tanto interna como
externamente dentro de la empresa, a la vez estas plataformas por la cantidad de información que
soportan se ven constantemente vulnerables a diferentes riesgos que se ven reflejadas en pérdidas
administrativas, financieras o perdidas de información, por tal motivo dentro de cada empresa
debe haber un sistema de riesgo que genere soluciones oportunas y eficientes para disminuir el
impacto presentado.
La empresa pública de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá (EAB-ESP), cuenta varias
dependencias que a su vez se soportan en el área de tecnología de la información y comunicación
(TIC), por tal razón esta área de tecnología está en constante búsqueda de mejora, bajo este
criterio y considerando las constantes operaciones que se realizan a diario sobre las líneas de
operación en que se distribuye la empresa, se hace necesario presentar una propuesta y diseño de
un software que permita realizar una adecuada gestión del riesgo en la plataforma informática de
esta entidad.
xiii
Resumen ejecutivo
Este proyecto tiene como finalidad el diseño de un Software para la gestión del riesgo en la
plataforma informática de la EAB-ESP; dichos riesgos se generan como consecuencia de los
cambios generados en la plataforma informática, dicho software tendrá como funcionalidad el
registro, almacenamiento, actualización y cuantificación de la información sobre los riesgos
presentados en la plataforma informática de la EAB-ESP y en el que se incluye además
documentación sobre riesgos presentados, impacto generado, planes de contingencia ante la
materialización de riesgos, manuales técnicos del tratamiento de riesgos y toda aquella información
que sirva como apoyo a la gestión de riesgos en la plataforma informática de la EAB-ESP. Con los
anteriores aspectos funcionales se pretende mejorar el desempeño, eficiencia y rendimiento para el
proceso de gestión del riesgo en la plataforma.
xiv
Abstract
The purpose of this Project is to design a software for risk management on the EAB-ESP’s
computer platform; these risks are generated as a result of the changes made in the computer
platform, these software will have as functionality the registration, storage, update and
quantification of the information on the risks presented in the EAB-ESP's computer platform and
which also includes documentation about risks presented, generated impact, contingency plans
before the materialization of risks, technical manuals for the treatment of risks and all that
information that works as support for risk management in the EAB-ESP's computer platform. The
aim of all this functional aspect is to improve the efficiency and performance for the risk
management process in the platform.
xv
Objetivo
Realizar el diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP.
Objetivos específicos
• Aplicar las 10 áreas de conocimiento con sus procesos, de acuerdo con la guía PMBOK y los
conocimientos adquiridos en los módulos durante el desarrollo de la especialización.
• Aumentar la efectividad en la gestión de riesgos a los que se ve expuesta la plataforma
informática de la EAB-ESP como consecuencia de los cambios generados por la operación de
está.
• Realizar el diseño de Software que le permita a la EAB-ESP tener a disposición, almacenada,
organizada, actualizada y cuantificada toda la información posible sobre los riesgos a los que
está expuesta la plataforma informática.
17
1. Antecedentes
1.1 Descripción de la organización fuente del problema o necesidad
Descripción general – Marco histórico de la organización.
Empresa pública prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial.
Nuestros 124 años de experiencia nos permiten abastecer, con una de las mejores aguas del
continente, cerca de 1 millón 700 mil usuarios en la capital del país y prestar nuestros servicios a
11 municipios vecinos.
Pioneros en el país en el empleo de tecnologías de punta que disminuyen los impactos
ambientales y de movilidad producidos por las obras. A través de nuestro Centro de
Control operamos en tiempo real y de manera automática más de 17 mil kilómetros de redes.
Primera empresa en Colombia en generar Mecanismos de Desarrollo Limpio (MDL) para reducir
los gases de efecto invernadero en el planeta, mediante la producción de energía limpia en la
hidroeléctrica de Santa Ana.
Cuenta con certificados por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación –
ICONTEC- la Gestión comercial; los procesos de captación, transporte y tratamiento de agua; de
operación y control del sistema matriz; de interventoría y el de contratación y compras. Los
laboratorios de medidores, así como el de aguas, cuentan con acreditaciones que permiten
suministrar datos confiables a clientes nacionales e internacionales.
A nivel de las TICS Cumple con lo establecido por el estado colombiano, por el distrito y por
disposiciones internas. en la actualidad tiene dos centros de procesamiento de datos, 5 centros de
procesamiento SCADA, más de 2000 usuarios internos de servicios de TIC distribuidos en más de
20 centros con ventanillas de atención al público, 43 sedes urbanas y 3 rurales en las cercanías de
Bogotá con computadores de puestos de trabajo en arrendamiento. Los líderes de las líneas de
operación de la plataforma informática.
Direccionamiento estratégico de la organización.
Los lineamientos estratégicos de la empresa de acueducto alcantarillado y aseo de Bogotá
EAB-ESP son los siguientes:
18
Excelencia empresarial
• Sostenibilidad financiera: Garantizar la sostenibilidad financiera, a través de mecanismos
de maximización de ingresos, ejecución de inversiones y optimización de costos y gastos.
• Sostenibilidad operativa: Ejecutar las inversiones para lograr la eficiente prestación del
servicio.
• Sostenibilidad regulatoria: Ser proactivos en el cumplimiento e implementación de la
normativa regulatoria
Eficiencia operacional
• Prestación del servicio: Garantizar la prestación del servicio con altos estándares de
calidad.
• Gestión organizacional: Fortalecer los procesos de apoyo para contar con una adecuada
gestión organizacional.
Aporte a la calidad de vida
• Sostenibilidad ambiental: Promover acciones orientadas al cuidado del recurso hídrico.
• Dividendos sociales: Contribuir al bienestar social con la oferta de servicios ambientales.
Liderazgo
• Tecnología e innovación: Contar con procesos sistematizados y promover prácticas
innovadoras que faciliten la gestión de la empresa.
Reputación y credibilidad
• Relacionamiento: Mejorar la percepción de los grupos de interés hacia la empresa.
• Gobernabilidad: Fortalecer la gobernabilidad empresarial, a través de prácticas de
transparencia y calidad.
1.1.1. Objetivos estratégicos de la organización.
• Excelencia empresarial: Alcanzar la excelencia en la gestión empresarial.
• Eficiencia operacional: Ser eficiente en la prestación de los servicios de acueducto y
alcantarillado.
• Aporte a la calidad de vida: Ser corresponsable con la gestión integral del agua, brindando
calidad de vida y bienestar social.
• Liderazgo: Ser líderes en innovación y estar a la vanguardia tecnológica para garantizar la
prestación del servicio.
19
• Reputación y credibilidad: Consolidar el posicionamiento institucional con prácticas de
relacionamiento y gobernabilidad.
1.1.2. Políticas institucionales.
La EAB-ESP está orientada a la gestión empresarial del agua generando bienestar para la
gente, en el marco de la responsabilidad ambiental y social. Estamos comprometidos con el
mejoramiento continuo para lograr la excelencia empresarial, la eficiencia operacional, la
satisfacción de nuestros usuarios y grupos de interés, con un talento humano competente, la gestión
y la protección de la salud y la seguridad de los trabajadores y contratistas, la administración y
conservación de los documentos, el mantenimiento y seguridad de la información, prácticas de
transparencia y el cumplimiento de los requisitos legales a través de un Sistema Integrado de
Gestión sostenible
1.1.3. Misión, Visión y Valores.
Visión
Excelencia en la gestión empresarial del agua, compromiso y empresa para todos.
Misión
Agua para la vida, generando bienestar para la gente.
Valores Corporativos
• Orgullo: Promovemos sentido de pertenencia por la empresa, para ser percibida como
empresa insignia de la ciudad.
• Vocación de servicio: Nos debemos a los usuarios y a la satisfacción de sus necesidades y
expectativas.
• Solidez: Somos una empresa sólida, sostenible y confiable que garantiza vocación de
permanencia en el tiempo.
• Conocimiento técnico: Contamos con la experiencia e idoneidad técnica para cumplir
nuestra misión, a través del trabajo en equipo y gestión del conocimiento.
• Eficiencia: Estamos comprometidos a adoptar las mejores prácticas orientadas al
cumplimiento de los resultados.
17
1.1.4. Estructura organizacional.
Figura 1. Organigrama de la EAB-ESP
Fuente: Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
17
1.1.5. Mapa estratégico.
Figura 2. Mapa estratégico de la organización
Fuente: Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
1.1.6. Cadena de valor de la organización.
Figura 3. Cadena de Valor – Mapa de procesos
Fuente: Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
18
2. Marco metodológico
2.1. Tipos y métodos de investigación
Para llevar a cabo el presente proyecto, se realizara una investigación de tipo explicativo
basada en la información que se tiene como base al interior de la organización frente al tema de
líneas de operación de la plataforma informática y riesgos generados en la misma por dicha
operación, teniendo en cuenta el análisis de datos históricos, que permitan obtener como resultado
la solución al problema identificado, en este caso se busca realizar el diseño de un software para la
gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP.
2.2. Herramientas para la recolección de información
Las herramientas por utilizar para recolectar la información necesaria, para el desarrollo del
proyecto son:
• Información general y extraída de herramientas de TI de la EAB-ESP: La información
de riesgos informáticos generados a partir de cambios en las líneas de operación dentro de la
plataforma correspondientes al primer semestre de 2017, que se requiere para el proyecto se solicita
al gerente de tecnología y al director de informática de la EAB-ESP. El equipo del proyecto
realizara el levantamiento y la extracción de la información de los archivos físicos y digitales de la
compañía.
• Análisis de información: La información recopilada sobre los riesgos informáticos será
analizada por el equipo del proyecto para determinar los riesgos de mayor impacto y los de mayor
ocurrencia en la plataforma informática de la EAB-ESP
• Juicio de expertos en el tema: Se tendrá la experiencia de los líderes de las líneas de
operación de la plataforma informática para apoyar el proceso de desarrollo de la metodología de
cuantificación del riesgo.
• Lluvia de ideas: Con el objetivo de obtener información sobre los requerimientos
funcionales del software se realizará una lluvia de ideas con la participación de los interesados del
proyecto, en pro de establecer los requerimientos funcionales que esperan obtener.
• Reuniones Se realizarán reuniones con el gerente de proyecto, equipo del proyecto y
gerente de tecnología con el fin de solicitar los permisos necesarios para acceder a la información
de la plataforma informática del área de TI de la EAB-ESP.
19
2.3. Fuentes de información
Las fuentes por utilizar para obtener la información necesaria para el desarrollo del proyecto son:
• Información suministrada por la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
referente a riesgos asociados a la plataforma informática, líneas de operación, cambios en la
plataforma que impliquen riesgos, indicadores, servicios de la plataforma a usuarios internos y
externos, está información es confidencial.
• Se tiene como fuente de información la guía PMBOK.
• Políticas, estándares y normatividad que rige a la EAB - ESP
• Libros Biblioteca Universidad Piloto de Colombia (Administración de proyectos. Lledó
Pablo ; Evaluación de proyectos. Baca Urbina Gabriel
• Consulta de información en la Web
• Plan estratégico de la EAB - ESP 2016-2020
2.4. Supuestos y restricciones para el desarrollo del proyecto
Para el desarrollo del proyecto se identificaron los siguientes supuestos y restricciones:
2.4.1. Supuestos.
• La información suministrada por la EAB - ESP es suficiente.
• Recursos bibliográficos y electrónicos en la biblioteca de la Universidad Piloto de
Colombia como fuentes de documentación.
• Acceso del grupo del proyecto a las instalaciones donde se opera la plataforma informática
de la EAB-ESP.
• Viabilidad de la propuesta del proyecto avalada por el sponsor.
2.4.2 Restricciones.
• La información suministrada por la EAB - ESP no es suficiente, ya que es de acceso
restringido y sólo se entrega a personal autorizado por políticas de seguridad de la empresa.
• Documentación insuficiente sobre diseño de Software para la gestión de riesgos en
ambientes informáticos.
• Falta de planificación en las actividades a desarrollar por parte del gerente de proyecto y su
equipo.
20
3. Estudios y evaluaciones
3.1 Estudio técnico
3.1.1. Diseño conceptual de la solución.
En la actualidad las empresas u organizaciones cuentan con plataformas informáticas que
agilizan y mejorar los diferentes procesos que se llevan internamente, estas plataformas se ven
vulnerables y amenazadas por diferentes riesgos, generando probabilidades de impacto a las
mismas organizaciones, reflejadas en pérdidas financieras, administrativas y en algunas molestias
a los usuarios. Esta situación crea la necesidad de tener sistemas de riesgo para agilizar la solución
en el momento de una contingencia, disminuir y evitar el impacto.
Es de gran importancia para la EAB-ESP contar con un Software para la gestión del riesgo
en la plataforma informática del área de tecnología de la información y comunicación TIC, debido
a las constantes operaciones y cambios que se realizan dentro de ella, donde se almacene, recolecte,
organice, actualice y cuantifique toda la información posible que permita tener un adecuada,
eficiente y oportuna gestión de riesgo.
3.1.2. Análisis y descripción del proceso.
El diseño de un software donde se registre almacene, organice, actualice y cuantifique la
información sobre los riesgos presentados en la plataforma informática de la EAB- ESP, es el
resultado de este proyecto; esta información estará a disposición exclusiva del área TIC bajo los
siguientes ítems:
• Registro y actualización de documentos: el software permitirá el registro de documentos
asociados a la gestión del riesgo de acuerdo con su línea de operación, además de permitir actualizar
la información registrada.
• Almacenamiento y clasificación: el software almacenara y clasificara la información
proveniente de documentos y archivos, dependiendo del origen del formato, características, y área
de especialidad. Además, permitirá la categorización de la información, de acuerdo con la línea de
operación a la cual pertenece el riesgo, ej.: infraestructura, almacenamiento, soluciones, seguridad
de la información etc.
• Estantería: El software tendrá una sección donde se depositarán todos los archivos para su
consulta.
• Cuantificación del riesgo: El Software contara con una sección en donde se verán los ítems
de comparación contra los cuales se validará cualquier cambio que genere riesgo en la plataforma
21
informática, dicha comparación mostrara como resultado la evaluación riesgo/impacto en una
escala de 0 a 5.
• Sección interactiva: El software contará con una sección interactiva, donde los usuarios
internos y externos tendrán capacitación básica sobre el riesgo y su proceso de gestión.
• Foros: El software contara con un módulo de foros, donde los usuarios podrán interactuar
ej: dejar preguntas, responder, compartir información, etc.
• Resultado esperado: Diseño conceptual de un software para la gestión del riesgo en la
plataforma de la EAB-ESP, que al implementarlo permita mejorar el desempeño, eficiencia y
rendimiento de dicha área, además tener la satisfacción del servicio del área de tecnología con los
usuarios internos y externos de la entidad.
3.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.
Se implementará el proyecto para el área de Tecnología de la información y comunicación
(TIC) de la EAB-ESP denominada gerencia de tecnología, bajo la cual está la dirección servicios
de informática, dicha área de TIC presta soporte a todas las dependencias internas y externas
(usuarios). La EAB- ESP cuenta con esta gerencia y dirección en la sede principal ubicada en la
Av. Calle 24 No. 37-15 en la ciudad de Bogotá, además posee 2 centros de procesamiento de datos,
3 sedes rurales en la cercanía de Bogotá y 43 sedes urbanas.
3.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos, infraestructura,
personal e insumos).
Una vez terminado el presente proyecto que va hasta la fase de diseño, se entregara para su
futuro desarrollo e implementación, en ese momento se sugieren los siguientes requerimientos para
el desarrollo del proyecto.
Tabla 1 Requerimientos para el desarrollo del proyecto
Requerimientos para el desarrollo del proyecto
Recurso Nombre del recurso Cantidad
Personal
Analista 1
Diseñador de software 1
Desarrollador de software 2
Analista de pruebas 1
Ingeniero de implementación 1
Ingeniero de soporte 1
22
Requerimientos para el desarrollo del proyecto
Recurso Nombre del recurso Cantidad
Capacitador 1
Equipo de trabajo 3
Software para desarrollo Paquete visual studio enterprise 1
Infraestructura
Puesto de trabajo 8
Centro de computo sede principal
EAB-ESP 1
Equipos
Teléfonos celulares 8
Servidor de producción 1
Servidor virtual para pruebas 1
Insumos
Elementos de oficina 1
Papelería 1
Licenciamiento para servidor físico
y virtual 1
Fuente: Construcción del autor
3.2. Estudio de mercado
3.2.1. Población.
El proyecto se implementará y desarrollará para la dirección de servicios de informática, la
cual está bajo el gobierno de la gerencia de tecnología de la EAB-ESP y esta subdividida en líneas
de operación que están bajo la jurisdicción de los líderes de cada una de ellas. Los usuarios internos
asociados a la plataforma informática llegan a los 2.887 de todas las áreas de la EAB-ESP, además
los usuarios externos interactúan con la plataforma en procesos que pueden generar riesgos.
3.2.2. Dimensionamiento de la demanda.
El proyecto se ofrece como una solución interna para la gestión del riesgo informático de la
plataforma tecnológica de la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá, que permita
mediante un software realizar la gestión de los riesgos generados a partir de cambios en dicha
plataforma. En el mercado no es fácil encontrar un software que esté específicamente orientado a
realizar la gestión del riesgo en plataformas informáticas debido a la complejidad de adaptarlo a
los escenarios de las organizaciones por ser estas muy dinámicas además de tener una
infraestructura y plataformas tecnológicas muy variadas, lo que hace que el software se deba
diseñar, desarrollar e implementar para una organización en particular y de ahí su dificultad para
obtenerlo con bajos costos económicos en el mercado.
23
Por lo anterior el proyecto genera un valor agregado muy importante para la EAB-ESP por
contribuir a la gestión del riesgo de su plataforma en particular y apoyar el funcionamiento efectivo
de la misma
3.2.3 Dimensiones de la oferta
El proyecto se plantea como una mejora interna de la EAB-ESP para la gestión del riesgo de
la plataforma informática de está, debido al tamaño del proyecto la gerencia de tecnología de la
compañía plantea desarrollarlo en tres fases así: diseño del software, desarrollo e implementación,
el presente proyecto se ocupa de la primer fase, el diseño del software, aunque al realizar el sondeo
de mercado se solicita a los proveedores la cotización de las tres fases como referencia para los
costos totales del proyecto.
3.2.4 Precios
La empresa contempla dentro de su portafolio presupuesto para el desarrollo de estos
proyectos que contribuyen a incrementar los índices de mejora en el servicio prestado. a
continuación, se muestra el sondeo de mercado realizado para desarrollar el proyecto de forma
externa.
Tabla 2 Sondeo de mercado para las tres fases del proyecto
Fase del proyecto Proveedor externo Desarrollo
interno
Linalca Arus Procibernetica Itelca Comware
Proyecto In House
Precios
Diseño de Software para la gestión del riesgo en la
plataforma informática de
la EAB-ESP
$ 97.815.960 $ 99.094.606 $ 101.038.060 $ 94.120.592 $ 95.280.031 $ 70.122.440
Subtotal Diseño $ 97.815.960 $ 99.094.606 $ 101.038.060 $ 94.120.592 $ 95.280.031 $ 70.122.440
Desarrollo del Software $ 56.723.415 $ 54.678.903 $ 56.890.542 $ 54.673.421 $ 55.763.421 $ 55.000.000
Subtotal Desarrollo $ 56.723.415 $ 54.678.903 $ 56.890.542 $ 54.673.421 $ 55.763.421 $ 55.000.000
Implementación del
Software $ 12.546.789 $ 10.985.643 $ 12.435.678 $ 10.897.654 $ 11.435.678 $ 11.000.000
Subtotal Implementación $ 12.546.789 $ 10.985.643 $ 12.435.678 $ 10.897.654 $ 11.435.678 $ 11.000.000
TOTAL, PROYECTO $ 167.086.164 $ 164.759.152 $ 170.364.280 $ 159.691.667 $ 162.479.130 $ 136.122.440
Fuente: Construcción del autor
24
De la tabla anterior se puede observar que la mayor diferencia de precios se encuentra en la
primera fase del proyecto correspondiente al diseño de software. Los precios del mercado externo
son muy elevados en comparación con desarrollar el proyecto in house.
No sucede así en las fases de desarrollo e implementación en donde se observa que los precios
de realizar estas fases in house o contratarlas por fuera no tienen mayor diferencia en costos, por
lo cual se dejan estos precios como referencia para proyectos futuros en donde se planee realizar
estas fases.
Teniendo en cuenta que este proyecto consiste en el desarrollo de la primera fase, se muestra
de forma gráfica un análisis más detallado del estudio de mercado para ésta:
Figura 4. Comparativo de precios del mercado fase diseño de software
Fuente: construcción del autor
Al realizar el estudio de mercadeo para la fase de diseño de software se concluye que la opción
más económica para la EAB-ESP es desarrollar el proyecto in house.
EMPRESAS PARTICIPANTES VALOR OFERTA
Linalca Informatica $ 97.815.960
Arus $ 99.094.606
Procibernetica $ 101.038.060
Itelca $ 94.120.592
Comware $ 95.280.031
Proyecto In House $ 70.122.440
COMPARATIVO DE PRECIOS DE MERCADO
$ 0
$ 20.000.000
$ 40.000.000
$ 60.000.000
$ 80.000.000
$ 100.000.000
$ 120.000.000
Linalca
Informatica
Arus Prociberneti
ca
Itelca Comware Proyecto In
House
VALOR OFERTA $ 97.815.960 $ 99.094.606 $ 101.038.060 $ 94.120.592 $ 95.280.031 $ 70.122.440
$ 97.815.960 $ 99.094.606 $ 101.038.060$ 94.120.592 $ 95.280.031
$ 70.122.440
Mil
lon
es d
e P
esos
Compañias
COMPARATIVO DE PRECIOS DEL MERCADO FASE DISEÑO DE SOFTWARE PARA GESTION
DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMATICA DE LA EAB-ESP
25
3.2.5 Punto de equilibrio oferta – demanda
No es posible determinar un punto de equilibrio en la primera fase correspondiente al diseño,
la cual es el objeto de este proyecto ya que en este punto no se perciben beneficios aun siendo una
etapa netamente de inversión. Es decir, los beneficios se perciben una vez sea puesto en marcha el
software, debido a que el proyecto se desarrolla en tres fases y solo es funcional después de la
implementación.
3.3 Estudio Económico-financiero
3.3.1. Estimación de costos de inversión del proyecto.
A continuación, se presentan los costos estimados de las tres fases del proyecto, las cuales
son: diseño del Software, desarrollo del software e implementación de este. Es importante aclarar
que el objeto del presente proyecto es el desarrollo de la primera fase, diseño del software.
Tabla 3 Costo de inversión
Costos estimados del proyecto
Fase del proyecto Costo
Diseño de software para la gestión de riesgo en la plataforma
informática de la EAB - ESP $ 70.122.440
Desarrollo del software $ 55.000.000
Implementación $ 11.000.000
Presupuesto total $ 136.122.440
Fuente: Construcción del autor
3.3.2. Definición de costos de operación y mantenimiento del proyecto.
Los costos de operación y mantenimiento del software iniciaran a partir de la puesta en
marcha, la cual se dará una vez completadas las tres fases: diseño, desarrollo e implementación
Dichos costos de operación y mantenimiento se estiman y se discriminan de la siguiente
manera para el primer año:
26
Tabla 4 Costos de operación y mantenimiento anual del proyecto
COSTOS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ANUAL
Ítem Descripción Valor
1 Servicios profesionales de ingeniería $ 2.000.000
2 Licenciamiento de la plataforma que soporta el software $ 6.000.000
3 Renovación de la plataforma que soporta el software $ 7.000.000
Total $ 15.000.000
Fuente: Construcción del autor
3.3.3. Flujo de caja del proyecto caso.
A continuación, se presenta el flujo de caja del proyecto estimado para un periodo de cinco
años.
La recuperación de la inversión y los ingresos del proyecto se ven reflejados a partir del tercer
año cuando entrará en funcionamiento el software evitando gastos por reprocesos y pérdidas de
tiempo e información por la materialización de los riesgos generados por cambios en la plataforma
de la EAB-ESP.
La EAB-ESP tiene estimado un costo por riesgo materializado de $5.500.000 y una media de
48 riesgos materializados por año lo cual representa un costo de $264.000.000 anuales.
Se estima que la entrar en funcionamiento el software la materialización de los riesgos disminuya
en un 50%, de esto se puede inferir un ahorro de $132.000.000 para el año tres, este valor será
tomado como ingreso en el año tres para la proyección del flujo de caja del proyecto y se
incrementara para los siguientes periodos.
Tabla 5 Flujo de caja del proyecto
Flujo de caja del proyecto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Egresos/ costo de inversión
Diseño de software para la gestión de riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
$ 70.122.440 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0
Desarrollo del software $ 0 $ 55.000.000 $ 0 $ 0 $ 0
Implementación $ 0 $ 11.000.000 $ 0 $ 0 $ 0
Mantenimiento de software $ 0 $ 0 $ 15.000.000 $ 15.660.000 $ 16.350.000
Total, egreso $ 70.122.440 $ 66.000.000 $ 15.000.000 $ 15.660.000 $ 16.350.000
27
Flujo de caja del proyecto Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
INGRESOS
Beneficio por no materialización de los riesgos presentados en la plataforma informática de la
EAB-ESP
$ 0 $ 0 $ 132.000.000 $ 140.272.000 $ 148.555.000
Total, ingreso $ 0 $ 0 $ 132.000.000 $ 140.272.000 $ 148.555.000
Flujo neto total -$ 70.122.440 -$ 66.000.000 $ 117.000.000 $ 124.612.000 $ 132.205.000
Flujo neto acumulado -$ 70.122.440 -$ 136.122.440 -$ 19.122.440 $ 105.489.560 $ 237.694.560
Fuente: Construcción del autor
3.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y uso de fondos.
Debido a que el proyecto fue concebido como solución a una problemática interna (gestión
del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP), la inversión total $136.122.440 para la
realización del proyecto será con recursos netamente de la EAB - ESP, por este motivo no se
recurrirá a ningún tipo de financiación por parte de entidades externas; esta inversión será
destinada al desarrollo de las tres fases del proyecto: diseño, desarrollo e implementación del
software.
3.3.5. Evaluación financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio -
costo o de análisis de valor o de opciones reales).
De acuerdo con los costos estimados, el proyecto tendrá una inversión de $136.122.440, para
el desarrollo de las tres fases que lo componen.
Tabla 6 Indicadores financieros
Indicadores financieros
Tasa de Oportunidad = 7%
VPN = $ 189.982.962
TIR = 72%
B / C = 1,0
Fuente: Construcción del autor
De acuerdo con los indicadores financieros del proyecto se observa lo siguiente:
• La tasa de oportunidad establecida es de un 7% según los parámetros establecidos por la
EAB-ESP para este tipo de proyectos.
• El valor presente neto mayor a uno indica que la inversión del proyecto es rentable.
28
• El proyecto tiene una tasa interna de retorno TIR mayor a la tasa del costo de oportunidad
lo cual indica que es favorable su realización
• La relación beneficio-costo es igual a uno por lo tanto el proyecto cumple con la
rentabilidad esperada.
Es importante aclarar que el proyecto tendrá beneficios después de desarrolladas las tres fases
que lo componen y su puesta en marcha.
3.4. Estudio Social y Ambiental
3.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales.
La norma GTC 104 define los aspectos ambientales como los elementos de las actividades,
productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente. Por ejemplo,
podrían implicar la descarga, emisión, desecho, consumo o reutilización de un material o el
empaque utilizado para contener sustancias peligrosas.
Partiendo de esta definición se realiza el respectivo análisis al proyecto que se va a desarrollar
“Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP” por
las características intrínsecas del proyecto este se desarrollara en oficinas y se identifican los
siguientes riesgos ambientales:
• Consumo de papel
• Generación de residuos especiales (Tonner, bombillos, baterías, partes electrónicas)
• Consumo de energía
• Consumo de agua
• Generación de residuos ordinarios (envolturas de alimentos, envases desechables, etc.)
• Uso de sustancias químicas (productos de aseo y limpieza)
• Generación de riesgos biológicos
Al aplicar el método RAM se determina que los riesgos presentan una valoración global media
y baja dando como mayor riesgo la disposición de residuos especiales por su alto costo en general
y el impacto negativo que puede generar al ambiente.
En conclusión, los riesgos ambientales a los que se ve expuesto el proyecto son fácilmente
controlables con acciones de tratamiento permitiendo el buen desarrollo del proyecto.
29
Ver apéndice A Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 1)
Ver apéndice B Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 2)
3.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas.
Figura 5. Flujo de entradas y salidas
Fuente: construcción del autor
Papel Residuos reutilizables
Energia electrica Calor
Tinta Residuos solidos
Agua Aguas residuales
Combustible Emisiones
Baterias Residuos peligrosos
Papel Residuos reutilizables
Energia electrica Calor
Tinta Residuos solidos
Agua Aguas residuales
Papel Residuos reutilizables
Energia electrica Calor
Tinta Residuos solidos
Agua Aguas residuales
Papel Residuos reutilizables
Energia electrica Calor
Tinta Residuos solidos
Agua Aguas residuales
Papel Residuos reutilizables
Energia electrica Calor
Tinta Residuos solidos
Agua Aguas residuales Computador, escaner, impresora,
fotocopiadora, memorias USB,
tonner, Cds
PROPUESTA Y DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA
INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
PROCESO DE REQUERIMIENTOS
DEL DISEÑO DEL SOFTWARE
Computador, escaner, impresora,
fotocopiadora, memorias USB,
tonner, Cds
PROCESO DE DISEÑO DE LA
INTERFAZ GRAFICA
Computador, escaner, impresora,
fotocopiadora, memorias USB,
tonner, Cds
PROCESO DE GESTION DE
PROYECTO
PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE
INFORMACION
Computador, escaner, impresora,
fotocopiadora, memorias USB,
tonner, Cds, dispositivos
moviles, transporte
PROCESO DE ANALISIS DE
INFORMACION
Computador, escaner, impresora,
fotocopiadora, memorias USB,
tonner, Cds
30
3.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental.
La matriz de sostenibilidad permite identificar el efecto de los impactos en las 5 fases del
proyecto y poder buscar para cada una de las categorías técnicas o métodos que puedan mitigar y
controlar dichos impactos. (Ver apéndice C y D)
La categoría más crítica en el proyecto es la referente a sostenibilidad ambiental en los
aspectos de transporte, energía, residuos y agua.
La categoría más positiva en el proyecto es la referente a sostenibilidad social, puesto que la
empresa EAB-ESP donde se desarrollará el proyecto cuenta con la normatividad vigente al igual
que las políticas y estrategias para una buena sostenibilidad.
4. Evaluación y formulación (Metodología del marco lógico)
4.1. Planteamiento del problema
En la actualidad la EAB-ESP (Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá -
empresa de servicios públicos) cuenta con una plataforma informática bajo la cual se soportan los
procesos misionales de la entidad, además de la prestación de servicios de tecnologías de la
información y comunicaciones a usuarios internos y externos frente a los cuales debe ofrecer
eficiencia, eficacia y calidad. Sin embargo, durante este proceso de gestión se presentan cambios
que tiene riesgos asociados, que de materializarse pueden afectar la operación normal de las
actividades soportadas en la plataforma, afectando los niveles de servicio establecidos, por lo
anterior es importante realizar una gestión del riesgo sobre las actividades de la plataforma para
prevenir, controlar o en su defecto mitigar el impacto de estos al presentarse.
31
4.1.1. Análisis de involucrados.
Tabla 7 Matriz de involucrados
Matriz de involucrados
Grupos Intereses Problemas percibidos Recursos y mandatos
Gerente de tecnología
EAB-ESP
Eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma informática
de acuerdo a objetivos corporativos, mediante la adecuada gestión del
riesgo.
Posibilidad de disminuir la eficiencia,
eficacia y calidad de los servicios de
la plataforma informática EAB-ESP de acuerdo con riesgos presentados en
la operación de esta
Solicitar un sistema de gestión del
riesgo para los procesos de operación asociados a las líneas de operación
Director de
informática de la
EAB-ESP
Eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma informática mediante la adecuada gestión del
riesgo.
Posibilidad de disminuir la eficiencia, eficacia y calidad de los servicios de
la plataforma informática EAB-ESP
de acuerdo con riesgos presentados en la operación de esta
Solicitar un sistema de gestión del
riesgo para los procesos de operación
asociados a las líneas de operación
Líderes de cada línea
de servicio de TI
Eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma
informática, mediante la adecuada gestión del riesgo desde el punto de
vista de cada línea de operación
Materialización de riesgos asociados
a TI en la plataforma informática de la EAB-ESP
Solicitar un sistema de gestión del
riesgo para los procesos de operación asociados a las líneas de operación
Usuarios finales internos
Tener disponibilidad y calidad del
servicio para las funciones diarias a
realizar
Caída de servicios de la plataforma que generan atraso en sus actividades
Interponer quejas ante la dirección servicios de informática
Usuarios finales Externos
Tener disponibilidad de los servicios
en línea soportados en la plataforma
informática de la entidad
Indisponibilidad de los servicios para
usuarios externos ofrecidos a través
de la plataforma informática
Interponer quejas ante la EAB-ESP y entes de control
Entes de control de la
administración publica
Velar por la correcta prestación de
servicios de las entidades publicas
Posibles bajas en la medición de indicadores de servicio de la EAB-
ESP, asociadas a riesgos en la
plataforma informática
Solicitar mejoras y resultados a la
gerencia de Tecnología de la EAB-ESP
Gerente de proyecto Proponer y diseñar un Software para la gestión del riesgo en la plataforma
informática de la EAB-ESP
Falta de un sistema para la gestión del riesgo en la plataforma informática de
la EAB-ESP
Solicitar al equipo del proyecto el
apoyo necesario en cada fase de este
Equipo de proyecto
Apoyar al gerente de proyecto en toda
la gestión y realización del proyecto
desde el inicio hasta el cierre de este
Falta de un sistema para la gestión del
riesgo en la plataforma informática de
la EAB-ESP
Cumplir con las tareas asignadas en cada fase del proyecto hasta su cierre
Fuente: Construccion del autor
32
4.1.2 Árbol de problemas.
Materialización de riesgos en la
plataforma informática de la EAB-ESP
por cambios generados en la operación de
la misma
Indisponibilidad
de servicio
Reinicio de
procesos
Insatisfacción de
usuarios
Retraso en
actividades del
´personal
Caída de procesos
de la plataforma
Falta de gestión de
riesgos
Cambios
ejecutados en la
plataforma sin
control
Desconocimiento
del tema de riesgos
por parte del
personal
Quejas y reclamos
Llamados de
atencion
Perdida de tiempo
Ineficacia en
procesos
Perdidas
económicas para la
empresa
Falta de
planificacionNo implementación de
un mecanismo para la
gestión del riesgo
Falta de
coordinación del
personal
No cumplimiento
en el cronograma
de acciones sobre
la plataforma
No existencia de
información de
riesgos anteriores
Falta de
capacitación del
oersonal
Figura 6. Árbol de problemas
Fuente: Construcción del autor
33
4.1.3 Árbol de objetivos.
No materialización de riesgos en la
plataforma informática de la EAB-ESP
por cambios generados en la operación de
la misma
Disponibilidad de
servicio
No reinicio de
procesos
Satisfacción de
usuarios
Continuidad en
actividades del
personal
Continuidad de
procesos de la
plataforma
Gestión de riesgos
Cambios
controlados
ejecutados en la
plataforma
Conocimiento del
tema de riesgos
por parte del
personal
Ausencia de
quejas y reclamos
Ausencia de
llamados de
atención
Efectividad en el
uso de tiempo
Eficacia en
procesos
Ausencia de
perdidas
económicas para la
empresa
Planificación
adecuadaImplementación de un
mecanismo para la
gestión del riesgo
Coordinación del
personal
Cumplimiento en
el cronograma de
acciones sobre la
plataforma
Existencia de
información de
riesgos anteriores
Capacitación del
personal
Figura 7. Árbol de Objetivos
Fuente: Construcción del autor
34
4.2 Alternativas de solución
4.2.1. Identificación de opciones y alternativas.
Alternativa A.
Diseño de Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP.
Tabla 8 Matriz de alternativa A
ALTERNATIVA A: Propuesta y diseño de un Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP.
Factor de análisis Ponderación
del factor Elementos de análisis
Ponderación del
elemento 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Calificación
ponderada
PERTINENCIA 25%
Necesidades de la población
60% 1,50
Desafíos del desarrollo 40% 0,90
COHERENCIA 20%
Relación entre
problema y la solución
propuesta
35% 0,70
Relación entre el fin y
el propósito 30% 0,54
Relación entre el
propósito y los resultados
35% 0,63
VIABILIDAD 20%
Comprensible en su entorno cultural
20% 0,40
Deseable en el aspecto
social 30% 0,60
Manejable en términos
de la organización
existente
20% 0,36
Factible en sus
aspectos técnicos y
económicos
30% 0,54
SOSTENIBILIDAD 15%
Económica 25% 0,33
Ambiental 30% 0,36
Social 25% 0,33
Política 20% 0,27
IMPACTO 20% Contribuirá a mejorar la calidad de vida de
los involucrados
65% 1,30
35
ALTERNATIVA A: Propuesta y diseño de un Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP.
El impacto que
generara es
significativo
35% 0,70
TOTAL, CALIFICACIÓN PONDERACIÓN 9,46
Fuente: Construccion del autor
Alternativa B.
Realizar capacitaciones sobre el tema de riesgos para el personal involucrado en la operación
de la plataforma informática de la EAB-ESP.
Tabla 9 Matriz de alternativa B
ALTERNATIVA B: Realizar capacitaciones sobre el tema de riesgos para el personal involucrado en la operación de la plataforma
informática de la EAB-ESP.
Factor de análisis ponderación
del factor Elementos de análisis
ponderación
del
elemento
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Calificación
ponderada
PERTINENCIA 25%
Necesidades de la
población 60% 1,35
Desafíos del desarrollo 40% 0,90
COHERENCIA 20%
Relación entre
problema y la solución
propuesta
35% 0,56
Relación entre el fin y el propósito
30% 0,48
Relación entre el
propósito y los resultados
35% 0,56
VIABILIDAD 20%
Comprensible en su entorno cultural
20% 0,40
Deseable en el aspecto
social 30% 0,54
Manejable en términos
de la organización existente
20% 0,32
Factible en sus aspectos técnicos y
económicos
30% 0,48
SOSTENIBILIDAD 15%
Económica 25% 0,30
Ambiental 30% 0,40
Social 25% 0,33
36
ALTERNATIVA B: Realizar capacitaciones sobre el tema de riesgos para el personal involucrado en la operación de la plataforma
informática de la EAB-ESP.
Factor de análisis ponderación
del factor Elementos de análisis
ponderación
del
elemento
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Calificación
ponderada
Política 20% 0,27
IMPACTO 20%
Contribuirá a mejorar la calidad de vida de
los involucrados
65% 1,17
El impacto que
generara es
significativo
35% 0,56
TOTAL, CALIFICACIÓN PONDERACIÓN 8,62
Fuente: Construccion del autor
4.2.2. Descripción de alternativa seleccionada
Con una calificación total ponderada de 9.46 se definió como objetivo del proyecto la
alternativa A, la cual consiste en realizar el diseño de un software para la gestión del riesgo en la
plataforma informática de la EAB-ESP.
Dicha alternativa consiste en proponer y diseñar conceptualmente un software en el que se
registre, almacene, actualice y cuantifique la información sobre los riesgos presentados en la
plataforma informática de la EAB-ESP, en el que se incluya además documentación sobre riesgos
presentados, impacto generado, cuantificación, planes de contingencia ante la materialización de
riesgos, manuales técnicos del tratamiento de riesgos y toda aquella información que sirva como
apoyo a la gestión de riesgos en la plataforma informática de la EAB-ESP.
4.2.3. Justificación del proyecto.
Es necesario realizar el diseño de Software para la gestión del riesgo que le permita a la
dirección de informática de la EAB-ESP tener a disposición, almacenada, organizada, actualizada
y cuantificada toda la información posible que le permita realizar una adecuada gestión del riesgo
en la plataforma informática de la entidad, dadas las constantes operaciones que se desarrollan a
diario sobre esta y que conllevan riesgos que deben ser gestionados y en caso de materializarse
para ejecutar un plan de contingencia. Luego del análisis de las opciones, el diseño de un software
para la gestión del riesgo es la que brinda la mejor alternativa de manejo al problema identificado.
37
5 Inicio del proyecto
5.1 Caso de negocio
Descripción del producto del proyecto.
El diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
manejara los módulos de registro, almacenamiento, actualización y cuantificación de la
información sobre los riesgos presentados en la plataforma informática y en el que se incluye
además documentación sobre riesgos presentados, impacto generado, planes de contingencia ante
la materialización de riesgos, manuales técnicos del tratamiento de riesgos y toda aquella
información que sirva como apoyo a la gestión de riesgos para el área de tecnología en la
plataforma informática de la EAB-ESP. quien es la que por medio de su equipo de trabajo deben
dar oportuna respuesta al riesgo que se genere para que no se afecten los usuarios internos y
externos que diariamente utilizan la plataforma.
Teniendo en cuenta que el presente proyecto solo se ocupa del diseño del software (primera
fase) este se entregara para que a futuro pueda ser desarrollado e implementado en la plataforma.
En referencia a la plataforma en la que se va a soportar y su ubicación (servidor o en la nube) serán
definidos en las fases de desarrollo e implementación.
38
Alineamiento del proyecto.
El proyecto busca adoptar las mejores prácticas orientadas al cumplimiento a través del uso
de la tecnología y la innovación, por lo tanto, está en concordancia con dicho lineamiento
estratégico el cual a su vez hace parte del objetivo estratégico de liderazgo.
Análisis costo – beneficio.
Tabla 10 Análisis costo -beneficio
Análisis costo - beneficio
(Descripción de la acción que origina el costo)
(Beneficios que tendrá la organización una vez
que el producto del proyecto este operativo o sea
entregado)
Levantamiento de información $ 18.467.000
Reducción de impacto sobre
la infraestructura informática
por riesgos materializados.
$ 132.000.000
Análisis de información $ 19.893.920
Requerimientos del diseño del
Software $ 7.647.000
Diseño Interfaz Grafica $ 15.045.120
Gestión de proyecto $ 9.069.400
Presupuesto Total $ 70.122.440
Reserva de Contingencia $ 12.030.000
Total, Línea Base $ 82.152.440
Reserva de gestión (1% del valor
total de la línea base) $ 821.524
Total, presupuesto $82.973.964 $ 132.000.000
NOTA: Los beneficios mencionados sólo se verán
reflejados después de la puesta en marcha de todo
el proyecto, es decir después de terminadas las tres
fases (diseño, desarrollo e implementación del
software).
Fuente: Construcción del autor
39
Objetivos del proyecto.
Tabla 11 Objetivos del proyecto
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA INDICADOR
DE ÉXITO
1. ALCANCE Cumplimiento de los requisitos de
acuerdo con el alcance definido
Numero de entregables cumplidos
por fecha de entrega 100 %
2. TIEMPO
Cumplimiento del cronograma
establecido para el desarrollo del
proyecto
Se medirán los tiempos del
proyecto por el SPI del plan de
trabajo
SPI>= 1
3. COSTO Desarrollo del proyecto sin sobre
costos según lo planeado
Se medirán los costos del proyecto
por el CPI del plan de trabajo CPI>= 1
4. CALIDAD
Entrega del producto final dando
solución a cada uno de los
requerimientos
Numero de entregables con
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos en el alcance
100 %
5. SATISFACCIÓN
DEL CLIENTES
Cumplimiento de las expectativas
a través de la validación del
alcance
Numero de entregables aceptados
por el cliente 100 %
Fuente: Construcción del autor
Necesidades del negocio.
En búsqueda de adoptar mejores prácticas dentro de la organización orientadas al
cumplimiento a través del uso de la tecnología y la innovación lo cual deriva en mejorar los
procesos internos de la misma, es necesario realizar el diseño de un software para la gestión del
riesgo que le permita a la dirección de informática de la EAB-ESP tener a disposición, registrada,
almacenada, organizada, actualizada y cuantificada toda la información posible que le permita
realizar una adecuada gestión del riesgo en la plataforma informática de la entidad, dadas las
constantes operaciones que se desarrollan a diario sobre las diferentes líneas de operación que
componen esta y que conllevan riesgos que deben ser gestionados y en caso de materializarse para
ejecutar un plan de contingencia.
40
Finalidad del proyecto.
La gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP bajo la cual se soportan los
procesos misionales de la entidad, además de la prestación de servicios de tecnologías de la
información y comunicaciones a usuarios internos y externos de la entidad frente a los cuales debe
ofrecer eficiencia, eficacia y calidad. Además de prevenir durante el proceso de gestión
mencionado posibles riesgos asociados que de materializarse pueden afectar la operación normal
de los procesos realizados en la plataforma afectando los niveles de servicio.
Factores críticos del éxito del proyecto.
• Cumplir los requerimientos de los clientes que se encuentren dentro del alcance
• Culminar el proyecto dentro de los plazos establecidos en el cronograma
• Realizar estricto control a los costos del proyecto tratando de evitar el aumento de estos
41
5.2 Plan de gestión de la integración
5.2.1 Acta de constitución del proyecto (Project Charter).
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 CDC Proyectos Gerente de tecnología
EAB-ESP 17 de octubre de 2017
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Proyecto
(nombre del proyecto)
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El proyecto consiste en generar un software para apoyar la gestión del riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP, debido al tamaño del proyecto la gerencia de tecnología de la compañía plantea desarrollarlo en tres
fases así: diseño del software, desarrollo e implementación, el presente proyecto se ocupa de la primera fase, el
diseño del software.
En la fase de diseño se tendrá en cuenta que el software deberá registrar, almacenar, actualizar y cuantificar la
información sobre los riesgos presentados en la plataforma informática de la EAB-ESP, además se incluirá
documentación sobre riesgos presentados, impacto generado, cuantificación, planes de contingencia ante la
materialización de riesgos, manuales técnicos del tratamiento de riesgos y toda aquella información que sirva como
apoyo a la gestión de riesgos.
El desarrollo del proyecto estará a cargo del siguiente personal:
Gerente de tecnología de la EAB-ESP como sponsor
Gerente del proyecto
Equipo del proyecto
La fase de diseño del software se iniciará el día 17 de octubre de 2017 y terminará el día 17 de agosto de 2018. Y
el levantamiento de información se llevará a cabo en las instalaciones de la EAB-ESP con el apoyo del director de
informática y los líderes de cada línea de operación de la plataforma. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El software propuesto a diseñar para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP, tendrá las
siguientes características de funcionalidad:
Registro de información
Actualización de Información
Almacenamiento de Información
Cuantificación del riesgo
Sección interactiva
Documentación sobre riesgos
Con los anteriores aspectos funcionales se pretende mejorar el desempeño, eficiencia y rendimiento para el
proceso de gestión del riesgo en la plataforma.
El Software se entregará en la primera fase que es diseño.
Quedará listo para iniciar las siguientes fases correspondiente al desarrollo e implementación (pruebas y aceptación)
42
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS MÉTRICA INDICADOR
DE ÉXITO
ALCANCE Cumplimiento de los requisitos de
acuerdo con el alcance definido
Numero de entregables
cumplidos por fecha de entrega 100%
TIEMPO
Cumplimiento del cronograma
establecido para el desarrollo del
proyecto
Se medirán los tiempos del
proyecto por el SPI del plan de
trabajo
SPI>= 1
COSTO Desarrollo del proyecto sin sobre
costos según lo planeado
Se medirán los costos del
proyecto por el CPI del plan de
trabajo
CPI>= 1
CALIDAD
Entrega del producto final dando
solución a cada uno de los
requerimientos
Numero de entregables con
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos en el alcance
100 %
SATISFACCIÓN DEL
CLIENTES
Cumplimiento de las expectativas a
través de la validación del alcance
Numero de entregables
aceptados por el cliente 100 %
DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
INVOLUCRADO NECESIDADES, DESEOS, EXPECTATIVAS ENTREGABLE DEL PROYECTO
Gerente de proyecto
Diseñar un Software para la gestión del
riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP
Informe con la documentación del proyecto y
las lecciones aprendidas
Equipo del proyecto Realizar el levantamiento de información
necesaria para realizar el proyecto
Informe general con el levantamiento de
información de la plataforma informática de la
EAB-ESP.
Equipo del proyecto Realizar el análisis de la información
recopilada
Informe detallado con el análisis de la
información recopilada en el levantamiento de
información.
Equipo del proyecto Idear los requerimientos del diseño del
Software
Informe de los requerimientos del diseño del
Software donde se explique la funcionalidad de
cada requerimiento.
Equipo del proyecto Realizar el diseño de la interfaz grafica Informe con el diseño de la interfaz gráfica del
Software en donde se especifiquen las
visualizaciones de navegación.
43
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
CRONOGRAMA E HITOS DEL PROYECTO
Hito o Evento Significativo Fecha programada
Firma de acta de constitución del proyecto 17 de octubre de 2017
Inicio del proceso de levantamiento de información 17 de octubre de 2017
Inicio del proceso de análisis de información 1 de noviembre de 2017
Control de cronograma de actividades 15 de marzo de 2018
Control de Presupuesto ejecutado 15 de marzo de 2018
Inicio de definición de requerimientos del diseño del Software 5 de diciembre de 2017
Inicio de diseño de la interfaz grafica 11 de abril de 2018
Inicio del proceso de documentación de la gestión del proyecto 20 de junio de 2018
Fin del proyecto 17 de agosto de 2018
RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
Demoras en la aprobación del presupuesto por políticas internas Reglamentaciones de entes de control a nivel
presupuestal aplicadas a entidades publicas
Información limitada por parte de la EAB-ESP
44
SUPUESTOS
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
La información suministrada por la EAB - ESP es
suficiente.
Se tiene acceso a una documentación solida sobre
Software para gestión del riesgo por parte del gerente
del proyecto y su equipo
Acceso del grupo del proyecto a las instalaciones donde
se opera la plataforma informática de la EAB-ESP.
Viabilidad de la propuesta del proyecto avalada por el
sponsor.
PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL
Políticas internas de la EAB-ESP que puedan impactar en el proyecto
No tener estructurada la triple restricción (alcance, tiempo, costos) por parte del gerente y equipo del proyecto
Demoras en los tiempos de asignación de presupuesto por parte del sponsor por políticas presupuestales de entidad
publica
Tener la línea base del alcance mal estructurada por parte del gerente y equipo del proyecto
PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO MONTO ($)
Levantamiento de información $ 18.467.000
Análisis de información $ 19.893.920
Requerimientos del diseño del Software $7.647.000
Diseño Interfaz Grafica $15.045.120
Gestión de proyecto $ 9.069.400
Reserva de Contingencia $12.030.000
TOTAL, LÍNEA BASE $ 82.152.440
Reserva de gestión (1% del valor total de la línea base) $ 821.524
TOTAL, PRESUPUESTO $ 82.973.964
45
LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
NOMBRE ROL EN EL
PROYECTO
FASE DE MAYOR
INTERÉS EXPECTATIVAS PRINCIPALES
CLASIFICACIÓN
INTERNO /
EXTERNO
APOYO /
NEUTRAL /
OPOSITOR
Gerente de
tecnología
EAB-ESP
Sponsor Todas las fases del
proyecto
Eficiencia, eficacia y calidad de
los servicios de la plataforma
informática para dar
cumplimiento a los objetivos
corporativos de la entidad.
Interno Apoyo
Dirección
servicios de
informática
Apoyo al
sponsor
Levantamiento de
información
Eficiencia, eficacia y calidad de
los servicios de la plataforma
informática mediante la
adecuada gestión de los riesgos
dentro de la operación de esta a
nivel general.
Interno Apoyo
Líderes de las
líneas de
operación de
la plataforma
Apoyo a la
dirección
de
informática
Levantamiento de
información
Continuidad de los servicios de
la plataforma informática,
mediante la adecuada gestión
del riesgo desde el punto de
vista de cada línea de operación
Interno Apoyo
Gerente de
proyecto
Director
del
proyecto
Todas las fases del
proyecto
Diseñar un Software para la
gestión del riesgo en la
plataforma informática de la
EAB-ESP
Interno Apoyo
Equipo del
proyecto
Apoyo a la
dirección
del
proyecto
Todas las fases del
proyecto
Apoyar al gerente de proyecto
en toda la gestión y realización
del proyecto desde el inicio
hasta el cierre de este
Interno Apoyo
Usuarios
finales
internos
Usuario
interno
Todas las fases del
proyecto
Tener disponibilidad y calidad
del servicio para las funciones
diarias a realizar
Interno Neutral
Usuarios
finales
externos
Usuario
externo
Todas las fases del
proyecto
Tener disponibilidad de los
servicios en línea soportados en
la plataforma informática de la
entidad
Externo Neutral
Entes de
control de la
administración
publica
Ente de
control
Todas las fases del
proyecto
Velar por la correcta prestación
de servicios de las entidades
publicas
Externo Neutral
46
NIVELES DE AUTORIDAD
ÁREA DE AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE AUTORIDAD
DECISIONES DE PERSONAL
(STAFFING)
Las decisiones del personal serán coordinadas por el gerente de proyecto en
todas las fases, por lo tanto, tendrá un nivel de autoridad total frente a las
decisiones del personal.
GESTIÓN DE PRESUPUESTO Y DE
SUS VARIACIONES
En cuanto a la gestión del presupuesto y sus variaciones el gerente de proyecto
tendrá un nivel de autoridad moderado, dado que quien tendrá el máximo nivel
de autoridad en este ítem será el sponsor.
DECISIONES TÉCNICAS
Las decisiones técnicas referentes al proyecto serán tomadas por el gerente de
proyecto y el sponsor quien en dado caso podría ampliar el alcance del proyecto,
por lo tanto, el gerente de proyecto tendrá un nivel de autoridad moderado frente
a este tipo de decisiones.
RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
La resolución de posibles conflictos que se generen durante el proyecto será
solucionada por el equipo del proyecto, en caso de persistir el conflicto se
escalara al gerente del proyecto y en caso de persistir se escalara al sponsor por
lo tanto el gerente de proyecto tendrá un nivel de autoridad moderada frente a
este tipo de decisiones.
DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE HANS CAGUA RODRIGUEZ NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A GERENTE DE TECNOLOGÍA EAB-ESP MODERADA
SUPERVISA A EQUIPO DEL PROYECTO
APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Gerente de Tecnología EAB-ESP 17 de octubre de 2017
47
5.2.2 Informe final del proyecto
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 CDC Proyectos Gerente de
Tecnología EAB-ESP 17/08/2018
INFORME FINAL DE PROYECTO
Proyecto
(nombre del proyecto)
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-
ESP.
Nombre Del Cliente O
Sponsor Gerente de Tecnología
Financiador Del Proyecto: Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
Entidad Ejecutora: Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá
Gerente Del Proyecto Hans Cagua Rodríguez
Fecha Inicio: 17/10/2017 Fecha Fin: 17/08/2018
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
La fase de diseño del software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP una vez
verificadas las necesidades del área de Tecnología de la EAB-ESP se establecieron las siguientes características de
funcionalidad:
• Registro de información
• Actualización de Información
• Almacenamiento de Información
• Cuantificación del riesgo
• Sección interactiva
• Documentación sobre riesgos
Con los anteriores aspectos funcionales se pretende mejorar el desempeño, eficiencia y rendimiento para el proceso
de gestión del riesgo en la plataforma una vez dicho diseño entre a una fase de desarrollo.
El Software se entrega en la primera fase que es diseño.
Queda listo para iniciar las siguientes fases desarrollo e implementación (pruebas y aceptación)
CRITERIOS DE ÉXITO
CONCEPTO RESULTADOS
Costo El proyecto termino su ejecución de acuerdo con el presupuesto asignado
Tiempo El proyecto termino de acuerdo con el cronograma establecido
Alcance El proyecto cumplió con el alcance definido mediante la validación por parte del
sponsor de los entregables establecidos
Calidad El proyecto cumplió con los requisitos de calidad establecidos en sus entregables
ESTADO GENERAL DEL PROYECTO
El proyecto se entrega terminado en la fase de diseño del software, con los requerimientos funcionales para sus
futuras fases de desarrollo e implementación. Lo que motiva la creación de futuros proyectos para llevar a cabo su
implementación
48
ACEPTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO
OBJETIVOS ENTREGABLES FECHA OBSERVACIONES
1. OBTENER
ACEPTACIÓN FINAL.
Informe levantamiento de
información de la plataforma
informática de la EAB-ESP.
28/12/2017 Entregable Aceptado
Informe análisis de la información 14/03/2018 Entregable Aceptado
Informe de los requerimientos del
diseño del Software 13/04/2018 Entregable Aceptado
Informe con la propuesta de diseño de
la interfaz gráfica 20/06/2018 Entregable Aceptado
Informe gestión del proyecto 17/08/2018 Entregable Aceptado
2. TRASLADAR
TODOS LOS
ENTREGABLES A LA
EAB-ESP
Aceptación Documentada Por
Parte de la EAB-ESP 17/08/2018 Entregable Aceptado
ACEPTADO POR
NOMBRE DEL CLIENTE, SPONSOR U OTRO
FUNCIONARIO
FECHA
Gerente de Tecnología EAB-ESP 17/08/2018
DISTRIBUIDO Y ACEPTADO
NOMBRE DEL STAKEHOLDER FECHA
Director de informática EAB-ESP 17/08/2018
Líderes de cada línea de operación 17/08/2018
5.2.3 Registro de lecciones aprendidas.
Durante el desarrollo del proyecto diseño de software para la gestión del riesgo en la
plataforma informática de la EAB-ESP, se realizó el registro de las lecciones aprendidas Ver
apéndice E., producto de situaciones presentadas que quedaron como experiencia de mejora para
futuros proyectos.
5.2.4 Control integrado de cambios
Roles de la gestión de cambio
• Sponsor: será la persona responsable para aprobar o rechazar los cambios que se presenten
cuando el tipo de cambio solicitado sea un cambio interno o externo que afecte al plan del proyecto
de forma crítica, por lo tanto, tendrá un nivel de autoridad alto.
• Gerente de proyecto: será la persona responsable para aprobar o rechazar los cambios que
se presenten cuando el tipo de cambio solicitado sea cambio interno que afecte al plan del proyecto
de forma no crítica por lo tanto tendrá un nivel de autoridad medio.
49
• Equipo de proyecto: serán los encargados de evidenciar, reportar y diligenciar las
solicitudes de cambio que se presenten y su nivel de autoridad será bajo.
• Responsables de reportar los cambios: será cualquiera de los interesados del proyecto que
tenga injerencia en el desarrollo de este tanto de forma interna como externa, dependerán de la
aprobación de los cambios que presenten.
Tipos de cambios
Cambios Internos
Se entenderán como los cambios que afecten directamente alguna de las restricciones definidas
en el acta de constitución del proyecto como costos, cronograma, alcance etc, es decir cambios al
plan del proyecto, además de disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros y que
sean ocasionados internamente durante el proceso de gestión del proyecto.
Acción correctiva
Realizar la gestión e implantación del cambio que originó la corrupción del alcance, costos o
cronograma de acuerdo con el plan de gestión de cambios y la criticidad de este.
Acción preventiva
Administrar y gestionar correctamente el proyecto por parte del director de proyectos y de su
equipo de tal forma que en lo posible se presenten la mínima cantidad de cambios y que si se
presentan sean de baja criticidad.
Cambios externos
Se entenderán como los cambios que afecten directamente alguna de las restricciones definidas
en el acta de constitución del proyecto como costos, cronograma, alcance etc, es decir cambios al
plan del proyecto, además de disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros y que
sean ocasionados por factores externos como necesidades o requerimientos del cliente, necesidades
o requerimientos del resto de stakeholders, aspectos tecnológicos y cuestiones políticas, sociales y
macroeconómicas.
Acción correctiva
Realizar la gestión e implantación del cambio que originó la corrupción del alcance, costos o
cronograma de acuerdo con el plan de gestión de cambios y la criticidad de este.
Acción preventiva
50
Tener en claro la identificación de los interesados del proyecto por parte del director de
proyectos y de su equipo de tal forma que en lo posible se presenten la mínima cantidad de
requerimientos externos no contemplados que originen cambios y que si se presentan sean de baja
criticidad para el proyecto.
Proceso general de la gestión de cambios
• Solicitud de cambios
Los cambios que sean requeridos se realizaran por escrito en el formato definido y aprobado
para tal fin, diligenciado por el interesado solicitante del cambio.
• Verificar solicitud de cambios
Posterior a la solicitud del cambio se verifica que sea justificable en las reuniones semanales
del comité (el sponsor y el gerente del proyecto y los integrantes del equipo de trabajo que ellos en
su momento consideren pertinente.) y si es viable se aprueba para dar pronta solución y no generar
retrasos al proyecto.
• Evaluar impactos
Todo cambio tendrá un impacto positivo o negativo, por lo tanto, el sponsor o el gerente del
proyecto junto con su equipo, dependiendo del tipo de cambio, evaluaran su tipo y que parte del
proyecto afecta, es decir, si genera un atraso en la programación, altera el costo o si definitivamente
interfiere en el alcance o los objetivos del proyecto.
• Tomar decisión y replanificar
Luego de la verificación y evaluación del cambio que se va a realizar, el sponsor dependiendo
el tipo de cambio o el gerente proyecto tomarán la decisión de aceptarlo, replanificarlo o rechazarlo,
sin embargo, en el caso que sea un cambio drástico que afecte considerablemente el desarrollo del
proyecto estos aprobadores darán voz y voto al director de informática y a los líderes de línea de
operación dentro del comité de cambios para tomar en cuenta sus opiniones de acuerdo con su
experticia.
• Implantar el cambio
Aprobado el cambio se debe proceder a su implantación documentando todo el procedimiento
y realizándolo de manera eficaz para lograr el éxito de este, además de realizar el proceso de
seguimiento y control del cambio mencionado además de comunicarlo a todos los interesados que
se vean involucrados directa o indirectamente en el cambio ya aprobado.
51
• Concluir el proceso de cambio
Para concluir con el proceso del cambio se debe verificar por parte del sponsor o gerente de
proyecto según corresponda que todo esté debidamente documentado en el plan de gestión de
cambios del proyecto e informar de manera oportuna a todos los interesados.
Plan de contingencia ante solicitudes de cambio urgentes
El plan de contingencia para atender solicitudes de cambio sumamente urgentes que no pueden
esperar a que se reúna el comité de control de cambios estará definido por la aprobación del
sponsor, quien es la única persona con la autoridad para dar dicha aprobación puesto que conoce a
fondo todos los aspectos que involucra el proyecto y como interactúan entre sí.
Todos los soportes se desarrollarán posteriormente para dejar evidencia del cambio implantado
y poder actualizar el sistema para la gestión del cambio del proyecto a través del formato para
solicitud de cambios ver apéndice F.
52
6 Planes de gestión
6.1 Plan de gestión del Alcance
6.1.1 Enunciado del alcance.
Entregables.
• 1.1 Levantamiento de información: Informe general con el levantamiento de información
de la plataforma informática de la EAB-ESP.
• 1.2 Análisis de información: Informe detallado con el análisis de la información adquirida
en el levantamiento de información.
• 1.3 Requerimientos del diseño del software: Informe de los requerimientos del diseño del
Software donde se explica la funcionalidad de cada requerimiento.
• 1.4 Diseño de la interfaz gráfica: Informe con la propuesta de diseño de la interfaz gráfica
del Software en donde se especifiquen las visualizaciones de navegación.
• 1.5 Gestión de proyecto: Informe con la documentación del proyecto y las lecciones
aprendidas.
Criterios de aceptación.
Especificaciones o requisitos de rendimiento, funcionalidad, etc, que deben cumplirse antes
que se acepte el producto del proyecto:
Técnicos
• Realización de un adecuado levantamiento de información.
• Realización de un análisis detallado de la información recopilada.
• Cumplimiento de todos los requerimientos del diseño del Software.
• Cumplimiento de todos los requerimientos de la interfaz gráfica.
Calidad
• Cumplimiento de estándares de calidad definidos por la EAB-ESP.
Administrativos
• Se debe tener en cuenta no superar el presupuesto asignado para el proyecto
• Todos los entregables deben ser aceptados por el sponsor.
• Cumplimiento de la ejecución y cierre del proyecto en un plazo no superior a 10 meses.
Sociales
• Concepción de una visión positiva dentro del entorno de las TIC en la EAB-ESP con el
cumplimiento del objetivo del proyecto.
53
Comerciales
• Generación de un adecuado análisis costo – beneficio para generar ahorros económicos con
la ejecución del proyecto.
Exclusiones.
• El Software no se llevará a la fase de desarrollo e implementación.
6.1.2 Estructura de desglose de trabajo (EDT).
La estructura de desglose de trabajo (EDT) del proyecto se puede observar en el Apéndice G.
6.1.3 Diccionario de la EDT.
Se realizó el diccionario de la EDT, el cual contiene información detallada sobre tiempo, costo,
responsables y entregables de cada uno de los componentes del proyecto. Ver Apéndice H
6.1.4 Matriz de trazabilidad de requisitos.
Se construye la matriz de trazabilidad de requisitos Ver Apéndice I.
6.1.5 Validación del alcance
El proceso de validación del alcance para el proyecto “Diseño de Software para la gestión del
riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP.” , se realizó mediante la aceptación de los
entregables completos al final del proyecto como se muestra en la siguiente tabla:
Tabla 12 Validación del alcance.
Validación del alcance
Id Entregable Requisitos Fecha de
aceptación Usuario Observaciones
1.1
Informe
levantamiento
de información
de la plataforma
informática de
la EAB-ESP.
- Debe contener información básica
de la empresa para contextualización
del proyecto
28/12/2017 Sponsor Aprobado
- El informe tiene clasificado la
información de acuerdo con las
diferentes líneas de operación del
EAB-ESP como infraestructura,
almacenamiento, soluciones,
seguridad de la información entre
otras.
- El informe contiene información
por periodos establecidos de los
riesgos e impactos generados en la
plataforma de las TIC en la empresa
EAB-ESP.
54
Validación del alcance
Id Entregable Requisitos Fecha de
aceptación Usuario Observaciones
- La información obtenida es precisa,
concisa, verídica y suficiente para
analizarla según la necesidad del
proyecto
1.2
Informe
análisis de la
información
- El informe contiene organizada la
información de los riesgos para cada
línea de operación de acuerdo con la
frecuencia y al mayor impacto
generado. 14/03/2018 Sponsor Aprobado
- Establecer un mecanismo para la
gestión del riesgo basado en un
software y los requerimientos
funcionales del mismo.
1.3
Informe de los
requerimientos
del diseño del
Software
- La información Debe contener los
parámetros para El registro de
documentos asociados a la gestión
del riesgo de acuerdo con las líneas
de operación de la EAB-ESP
13/04/2018 Sponsor Aprobado
- Contiene como deberá el software
almacenar, clasificar y categorizar los
archivos y documentos dependiendo
el origen del formato, área de
especialidad y líneas de operación al
cual pertenece el riesgo.
- Se tiene como y cuando se debe
actualizar la información registrada
para el diseño del software
- La información contiene los ítems
de comparación para validar los
cambios en la plataforma informática
y mostrar la evaluación de
riesgo/impacto en escala de 0 a 5.
- La información mostrara las
diferentes secciones para depositar
los archivos de acuerdo a la línea de
operación y su acceso para cuando
se realice descarga del documento.
- El informe debe contener los
requisitos mínimos para generar un
tutorial básico del software para el
usuario sobre el sistema de riesgo y
su proceso de gestión.
1.4
Informe con la
propuesta de
diseño de la
interfaz gráfica
- La información determina las
visualizaciones de la navegación en
la interfaz.
20/06/2018 Sponsor Aprobado - La información permite identificar
dentro de las herramientas existentes
cual se adapta mejor para el diseño de
la interfaz de acuerdo con las
visualizaciones de navegación
55
Validación del alcance
Id Entregable Requisitos Fecha de
aceptación Usuario Observaciones
1.5 Informe gestión
del proyecto
- El informe contiene toda la
documentación requerida y realizada
durante el proyecto
17/08/2018 Sponsor Aprobado - La información debe contener
documentos para el registro de
lecciones aprendidas durante el
desarrollo del proyecto.
Fuente: Construcción del autor
6.2 Plan de gestión del cronograma
El plan de gestión del cronograma mediante el cálculo de duración PERT, al igual que las
actividades provenientes de los paquetes de trabajo de la EDT y el diagrama de red, reflejan la
información necesaria para el análisis del cronograma en el programa Project donde se incluyen
recursos y se verificara las asignaciones de cada uno de ellos a las actividades, logrando que se
estabilice el proyecto teniendo un excelente seguimiento.
6.2.1 Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas.
Tabla 13 Actividades con estimación de duraciones esperadas
Id. Actividad Actividad Descripción Predecesora
Duración
optimista
(días)
Duración
esperada
(días)
Duración
pesimista
(días)
Duración
pert (días)
1 Inicio 0 0 0 0
2 A Extraer la información general de la estructura de la empresa
1 7 10 14 10,2
3 B Extraer la información general de la
plataforma respecto al área de las TICS 1 7 10 14 10,2
4 C Identificar las líneas de operación de la
plataforma informática de la EAB-ESP 3 7 10 14 10,2
5 D identificar el funcionamiento de cada línea de operación de la plataforma informática
de la EAB-ESP
4 7 10 14 10,2
6 E Obtener la información base sobre los riesgos en la operación de la plataforma
5 7 10 14 10,2
7 F Obtener la información base sobre los
impactos en la plataforma 5 7 10 14 10,2
56
Id. Actividad Actividad Descripción Predecesora
Duración
optimista
(días)
Duración
esperada
(días)
Duración
pesimista
(días)
Duración
pert (días)
8 G Identificar los riesgos de alto impacto por
cada línea de operación 6,7 40 50 70 51,7
9 H
Identificar los riesgos que se presentan con
más frecuencia por cada línea de operación
6,7 40 50 70 51,7
10 I Establecer un mecanismo para la gestión del riesgo basado en un software
2,3 7 10 14 10,2
11 J Establecer los requerimientos funcionales
del software 2,3 7 10 14 10,2
12 K
Establecer un esquema que permita
organizar la información para una fácil
consulta
8,9 2 3 5 3,2
13 L Delimitar la información que se debe registrar en el esquema asociando las
líneas de operación
8,9 1 2 4 2,2
14 M Generar las condiciones de almacenamiento, clasificación y
categorización de la información
13 2 3 5 3,2
15 N
Categorizar la información dependiendo
del origen del formato, el área de especialidad y línea de operación al cual
pertenece el riesgo
14 2 3 5 3,2
16 Ñ Definir un esquema de actualización de la
información que se registre 15 1 2 4 2,2
17 O Delimitar la información que se debe
actualizar en el esquema 16 1 2 4 2,2
18 P
Definir una escala de cuantificación del
riesgo de la actividad dependiendo del
impacto generado
8,9 1 2 4 2,2
19 Q Diseñar un esquema que permita realizar
el cálculo del impacto 18 1 2 4 2,2
20 R Definir las secciones para depositar los archivos
13 2 3 5 3,2
21 S Definir las plantillas de impresión de los
formatos 20 2 3 5 3,2
22 T Establecer el tipo de tutorial a implementar
11 1 2 4 2,2
23 U
Establecer los puntos mínimos que tendrá
el tutorial básico del software para el usuario
22 2 3 5 3,2
24 V Establecer un entorno grafico amigable e intuitivo para la interacción con el
software
12,13,15,16,17,21 20 30 50 31,7
25 W Establecer un entorno grafico amigable e
intuitivo para la visualización del tutorial 23 10 15 25 15,8
26 X
Identificar dentro de las herramientas existentes cual se adapta mejor para el
diseño de la interfaz de acuerdo con las
visualizaciones de navegación
24,25 4 6 10 6,3
27 Y
Definir los requerimientos técnicos para
estructurar la interfaz en base a la
herramienta seleccionada
26 4 6 10 6,3
28 Z Elaborar los entregables de acuerdo con
las fases del proyecto 8,9,18,19,24,25,26,27 10 15 25 15,8
57
Id. Actividad Actividad Descripción Predecesora
Duración
optimista
(días)
Duración
esperada
(días)
Duración
pesimista
(días)
Duración
pert (días)
29 AA Realizar la entrega del consolidado con
todos los entregables aprobados 28 10 15 25 15,8
30 AB Documentar las lecciones aprendidas
durante el desarrollo del proyecto 28 10 15 25 15,8
31 AC Socializar las lecciones aprendidas
durante el desarrollo del proyecto 30 4 6 10 6,3
32 0 0 0 0,0
Fuente: Construcción del autor
58
6.2.2 Línea base del Cronograma – Diagrama de Gantt (producto de la programación en Ms Project).
Figura 8. Cronograma – Diagrama de Gantt
Fuente: Construcción del autor
60
6.2.4 Diagrama Ruta crítica
De acuerdo al diagrama de red anterior donde se identifica que al tener dos actividades
paralelas se pueden presentar dos rutas críticas, para el caso de las actividades de este proyecto se
toma la ruta con la duración más larga, por lo tanto, la ruta crítica del proyecto está dada por las
siguientes actividades: 3-4-5-6-7-8-9-13-14-15-16-17-24-26-27-28-30-31 y se observa resaltada
en la figura 9 . Diagrama de red.
6.2.5 Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma: Nivelación de
recursos.
Como técnica para desarrollar el cronograma se utilizó la nivelación de recursos como se
muestra a continuación:
1. Después de realizar la respectiva asignación de los recursos en Project se tiene:
61
Figura 10. Uso de recursos del proyecto
Fuente: Construcción del autor
2. Como se puede observar se presentan sobre asignaciones en los recursos del proyecto
Figura 11. Sobre asignación de recursos
Fuente: Construcción del autor
62
3. Para resolverlas se redistribuyeron los recursos como se observa en la siguiente imagen
Figura 12. Corrección sobre asignación de recursos
Fuente: Construcción del autor
4. Al solucionar la sobreasignación de los recursos por redistribución de estos el tiempo del
proyecto se incrementa quedando con un total de 202.88 días.
63
Figura 13. Asignación optima de recursos
Fuente: Construcción del autor
6.3 Plan de gestión del costo
Con base en la gestión del cronograma es evidente la necesidad de realizar la gestión del costo
que permite establecer la línea base del presupuesto o costo del proyecto, incluyendo los valores
de contingencia que debemos tener en todo proyecto, igualmente evidenciar el gasto total de cada
uno de los entregables de la EDT.
64
6.3.1 Estimación de costos.
El proyecto se desarrollará con recursos propios de la EAB-ESP, a continuación, se presentan
los costos estimados del proyecto diseño de software para la gestión de riesgos en la plataforma
informática de la EAB-ESP.
Tabla 14 Costos estimados del proyecto
Costos estimados del proyecto
Fase del proyecto Costo
Levantamiento de información $ 18.467.000
Análisis de información $ 19.893.920
Requerimientos de diseño del software $ 7.647.000
Diseño interfaz grafica $ 15.045.120
Gestión de proyecto $ 9.069.400
Reserva de contingencia $ 12.030.000
Total, Línea Base $ 82.152.440
Reserva de gestión (1% del valor total
de la línea base) $ 821.524
Presupuesto total $ 82.973.964
Fuente: Construccion del autor
6.3.2 Línea base de costos.
Se realiza la línea base de costos para determinar el presupuesto necesario para el desarrollo
del proyecto, sin embargo, el presupuesto aumenta en esta línea base porque se tuvieron en cuenta
reservas de gestión por cada actividad y por cuenta de control.
65
Tabla 15 Línea base de costos
Línea base de costos
Cuenta
control
Paquete de
trabajo Id actividad
Costo por
actividad
Reserva
contingencias por
actividad
Total, costos
por actividad
Costo por
paquete de
trabajo
Reserva
contingencia por
cuenta de control
Total, de costos
por cuenta de
control
Línea base de
costos
Reserva de
gestión Presupuesto
CC1
1.1.1 A $ 5.017.000 $ 802.000 $ 5.819.000 $
10.838.000
$ 4.812.000 $ 23.279.000
$ 82.152.440 $ 821.524 $ 82.973.964
B $ 4.217.000 $ 802.000 $ 5.019.000
1.1.2 C $ 4.217.000 $ 802.000 $ 5.019.000
$ 7.493.000 D $ 1.672.000 $ 802.000 $ 2.474.000
1.1.3 E $ 1.672.000 $ 802.000 $ 2.474.000
$ 4.948.000 F $ 1.672.000 $ 802.000 $ 2.474.000
CC2
1.2.1 G $ 8.124.960 $ 601.500 $ 8.726.460 $
17.152.920 $ 2.406.000 $ 22.299.920
H $ 7.824.960 $ 601.500 $ 8.426.460
1.2.2 I $ 1.972.000 $ 601.500 $ 2.573.500
$ 5.147.000 J $ 1.972.000 $ 601.500 $ 2.573.500
CC3
1.3.1 K $ 1.029.000 $ 233.667 $ 1.262.667
$ 2.373.334
$ 2.804.004 $ 10.451.004
L $ 877.000 $ 233.667 $ 1.110.667
1.3.2 M $ 1.029.000 $ 233.667 $ 1.262.667
$ 2.104.334 N $ 608.000 $ 233.667 $ 841.667
1.3.3 Ñ $ 456.000 $ 233.667 $ 689.667
$ 1.379.334 O $ 456.000 $ 233.667 $ 689.667
1.3.4 P $ 456.000 $ 233.667 $ 689.667
$ 1.379.334 Q $ 456.000 $ 233.667 $ 689.667
1.3.5 R $ 608.000 $ 233.667 $ 841.667
$ 1.683.334 S $ 608.000 $ 233.667 $ 841.667
1.3.6 T $ 456.000 $ 233.667 $ 689.667
$ 1.531.334 U $ 608.000 $ 233.667 $ 841.667
CC4
1.4.1 V $ 5.115.360 $ 300.750 $ 5.416.110
$ 8.424.540
$ 1.203.000 $ 16.248.120 W $ 2.707.680 $ 300.750 $ 3.008.430
1.4.2 X $ 3.761.040 $ 300.750 $ 4.061.790
$ 7.823.580 Y $ 3.461.040 $ 300.750 $ 3.761.790
66
CC5
1.5.1 Z $ 2.798.680 $ 201.996 $ 3.000.676
$ 5.920.356
$ 804.996 $ 9.874.396 AA $ 2.718.680 $ 201.000 $ 2.919.680
1.5.2 AB $ 2.498.680 $ 201.000 $ 2.699.680
$ 3.954.040 AC $ 1.053.360 $ 201.000 $ 1.254.360
Fuente: Construccion del autor
67
6.3.3 Presupuesto por actividades.
Figura 14. Costos de proyecto sin reserva de contingencia ni reserva de gestión
Fuente: Construcción del auto
68
Estructura de desglose de costos.
La estructura de desglose de costos Ver apéndice J muestra los costos del proyecto por paquete
de trabajo.
6.3.4 Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto.
Tabla 16. Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Fecha Inicio del proyecto: 17/10/2017 Fecha terminación del proyecto: 17/08/2018
Indicador
Fechas de corte
Observaciones Corte 1 Corte 2 Corte 3
22/12/2017 09/03/2018 17/08/2018
(%) Porcentaje de avance
del proyecto 23% 45% 100%
Porcentaje de avance del
proyecto en cada una de las
fechas elegidas para el
corte.
(BAC) Línea Base de costo $ 70.122.440 $ 70.122.440 $ 82.152.440 Línea base de costo del
proyecto
(PV) Costo presupuestado
del trabajo programado $ 17.653.828 $ 33.570.067 $ 70.122.440
Costo planificado del
proyecto a la fecha de cada
uno de los cortes.
(EV) Costo presupuestado
del trabajo realizado $ 10.279.887 $ 21.305.658 $ 67.163.045
Costo presupuestado de los
trabajos realizados del
proyecto a la fecha de cada
uno de los cortes.
(AC) Costo real del trabajo
realizado $ 13.148.764 $ 30.618.618 $ 78.286.100
Costo real del proyecto a la
fecha de cada uno de los
cortes.
(SV) Variación de
programación -$ 7.373.942 -$ 12.264.410 -$ 2.959.395
La variación en el
cronograma muestra la
diferencia entre el costo
planificado (PV) y el costo
presupuestado de los
trabajos realizados (EV) en
cada una de las fechas que
se realizó el corte.
(CV) Variación del costo -$ 2.868.878 -$ 9.312.960 -$ 11.123.055
La variación en el costo
muestra la diferencia entre
el costo real (AC) y el
costo presupuestado de los
trabajos realizados (EV) en
cada una de las fechas que
se realizó el corte.
(SPI) Índice de rendimiento
de la programación 0,58 0,63 0,96
Indica que se tiene un
atrasado en el cronograma
respecto a lo que se tenía
planeado, sin embargo, se
realizaron técnicas de
compresión del
cronograma para poder
terminar el proyecto en la
fecha establecida, lo cual se
evidencia en el tercer corte.
69
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Fecha Inicio del proyecto: 17/10/2017 Fecha terminación del proyecto: 17/08/2018
Indicador
Fechas de corte
Observaciones Corte 1 Corte 2 Corte 3
22/12/2017 09/03/2018 17/08/2018
(CPI) Índice de rendimiento
de los costos 0,78 0,70 0,86
Indica que va un poco más
alto en costos de lo
presupuestado para la fecha
de corte mencionada, en la
fecha del tercer corte se
utilizó la reserva de
contingencia del proyecto
Fuente: Construcción del autor
La materialización de un riesgo en la etapa de levantamiento de información se intentó
subsanar durante el desarrollo del proyecto aplicando la técnica de compresión de cronograma,
nivelación de recursos, sin embargo al revisar los indicadores en la fecha del segundo corte (9 de
marzo de 2018) persiste el atraso en el cronograma, por lo cual se procede a solicitar un cambio
para pagar horas extras al gerente y equipo del proyecto, para lo cual fue necesario utilizar los
recursos económicos de la reserva de contingencia definida en el plan de gestión de riesgos. Esto
se observa en los indicadores SPI y CPI relacionados en la tabla anterior, los cuales permiten
evaluar las desviaciones en tiempo y costo que se presentaron en la ejecución del proyecto, el cual
se logra culminar en la fecha planeada.
6.3.5 Aplicación técnica del valor ganado con curva S avance
Informe de valor ganado primer corte diciembre 22 de 2017
Figura 15. Indicadores del proyecto primer corte
Fuente: Construcción del autor
70
Figura 16. Curvas S del proyecto primer corte
Fuente: Construcción del autor
La curva S muestra que el valor actual está por encima del valor planeado a la fecha indicada
para el seguimiento.
En cuanto al valor ganado, se puede observar que inicio igual que el valor planeado, pero con
el pasar del tiempo empezó a quedarse por debajo tanto del costo actual como del valor planeado.
Al analizar los indicadores de desempeño de cronograma y costos del proyecto se puede observar
lo siguiente:
• De acuerdo con la fecha del primer corte de seguimiento al proyecto, este se encontraba en
un avance del 23% y se tenía planeado un presupuesto de $17.653.828.
• Al 22 de diciembre de 2017 fecha en la cual se realizó el primer corte de seguimiento al
proyecto se evidencio que solamente se ha avanzado en la primera tarea correspondiente al
Levantamiento de información y algunas actividades de la tarea análisis de información que
0
2000000
4000000
6000000
8000000
10000000
12000000
14000000
16000000
Semana
42
Semana
43
Semana
44
Semana
45
Semana
46
Semana
47
Semana
48
Semana
49
Semana
50
Semana
51
T4
2017
Co
sto
Informe valor ganado fecha seguimiento 22-12-2017
Valor acumulado Valor planeado AC
71
dependen de la primera, para tal momento el porcentaje de avance de la primera tarea es un 83%
con un presupuesto planeado de $13.377.000.
• Se tiene un valor ganado (EV) de $10.279.887 hasta el momento con un 23% de avance
indicando que vamos un poco atrasados en cuanto al trabajo que se está realizando, considerando
que a este momento el costo actual (AC) es mayor.
• Considerando que existe atraso en el trabajo que se está realizando, se miden otros
indicadores como el SPI y SV para conocer el desempeño y la variación del cronograma
respectivamente, evidenciando resultados menores a 1 y presupuestos negativos evidenciando que
las actividades no se están cumpliendo en las fechas indicadas, es decir, existe un atraso respecto
a lo planeado y afecta la fecha de finalización del proyecto.
• Otro aspecto importante para revisar en esta fecha es el costo, por lo tanto, se miden
indicadores de costo como el desempeño (CPI) y la variación (CV), teniendo como resultado un
CPI de 0.78 menor a 1 y una variación negativa, indican que el proyecto a nivel de costo está por
encima de lo planeado en la fecha estimada pero aún no se ha afectado tanto como el cronograma.
Con el análisis realizado al proyecto en esta fecha y midiendo los resultados hasta el momento
con los indicadores, es importante utilizar el indicador de eficiencia para el resto del proyecto
(TCPI) que al ser mayor indica que es necesario realizar un esfuerzo mayor para poder llegar al
éxito del proyecto.
Acciones por seguir para corregir las variaciones
Las variaciones que se presentaron al momento de realizar el análisis de valor ganado en la fecha
de seguimiento 22 de diciembre de 2017 en la primera etapa del proyecto, surgen por la
materialización de un riesgo en el levantamiento de información, relacionada en el entregable N°1,
es decir que se está teniendo considerable afectación en el cronograma y en menor medida en el
costo del proyecto por la materialización de dicho riesgo, por lo tanto se utilizara la técnica de
compresión del cronograma llamada nivelación de recursos, consistente en resolver las
sobreasignaciones de los recursos del proyecto en el entregable de análisis de información,
reprogramando las tareas en un tiempo donde se puedan realizar ya que fueron afectadas por las
actividades predecesoras en la ruta crítica del entregable anterior, con esta técnica se pretende
72
solucionar las variaciones y encaminar el proyecto nuevamente a lo planeado para alcanzar los
objetivos con éxito.
Informe de valor ganado segundo corte marzo 9 de 2018.
Figura 17. Indicadores del proyecto segundo corte
Fuente: Construcción del autor
Figura 18. Curvas S del proyecto segundo corte
Fuente: Construcción del autor
0
5000000
10000000
15000000
20000000
25000000
30000000
35000000
Semana
1
Semana
2
Semana
3
Semana
4
Semana
5
Semana
6
Semana
7
Semana
8
Semana
9
Semana
10
T4 T1
2017 2018
Cost
o
Informe valor ganado fecha seguimiento 09-03-2018
Valor acumulado Valor planeado AC
73
Al observar la curva S se puede concluir que el proyecto va elevado en costos, dado que el
costo actual va por encima del valor planeado.
En cuanto al valor ganado, se puede observar que inicio cercano al valor planeado, pero con
el pasar del tiempo empezó a quedarse por debajo y constante tanto del costo actual como del valor
planeado.
Frente al corte anterior del proyecto se evidencia un avance frente a las actividades ejecutadas,
dado que la fase de levantamiento de la información paso de un 83% a estar terminada en un 100
%, la fase de análisis de información paso de un 12% a un 58% de avance y la fase requerimientos
de diseño del software paso de no haber iniciado a un avance de un 21%.
Sin embargo, en líneas generales aún existe retraso en el cronograma.
Al observar los indicadores de desempeño de cronograma y costos del proyecto en las tareas
resumen generales del proyecto se puede evidenciar lo siguiente:
• El costo actual AC es mayor que el valor planeado PV lo cual indica que el proyecto esta
con costos un poco elevados para la fecha de corte mencionada
• Se observa que la variación del cronograma SV da un valor negativo, lo cual indica que el
proyecto va atrasado en el cronograma
• El proyecto va un poco pasado en costos de acuerdo con el resultado negativo de la
variación de costos CV
• El proyecto tiene un índice de desempeño de cronograma SPI de 0.63 lo cual indica que va
atrasado respecto a lo planeado en el cronograma
• El proyecto tiene un índice de desempeño de costos CPI de 0.70 lo cual indica que va más
alto en costos de lo presupuestado para la fecha de corte mencionada
• Para esta fecha de corte el BAC o presupuesto total del proyecto es de $ 70.122.440
• El nuevo presupuesto EAC del proyecto de acuerdo con las variaciones presentadas para la
fecha de corte es de $ 80.838.057, se utilizó la formula
AC + (BAC - EV) / CPI
Debido a que en el proyecto se presentan variaciones que son constantes
74
• El ETC que es el indicador que muestra cuanto más se tiene que gastar teniendo en cuenta
las variaciones es de cero en la primera fase debido a que esta fase “levantamiento de información”
ya está terminada en un 100%., en las actividades que tienen porcentaje de avance como por
ejemplo “identificar los riesgos de alto impacto por cada línea de operación” que tiene un
porcentaje de avance de 53% el ETC es de $3.818.731
• La variación entre los presupuestos del proyecto VAC es negativa lo que indica que se ha
gastado un poco más de lo establecido
• El indicador de eficiencia para el resto del proyecto TCPI es alto (mayor que 1), lo que
quiere decir que se debe tener una alta eficiencia en lo que queda del proyecto para lograr los
resultados esperados
Acciones por seguir para corregir las variaciones
Frente al actual corte (segundo corte con fecha viernes 9 de marzo de 2018) se observa de
acuerdo con los indicadores en general que el proyecto va atrasado en su cronograma, por lo cual
para el control número tres que será al final del proyecto se pretende mejorar el comportamiento
de este y que esto se vea reflejado en los indicadores realizando las siguientes acciones correctivas:
• Se pretende mejorar el valor ganado del proyecto de forma tal que se refleje más avance en
el trabajo realizado relacionado con el valor presupuestado
• A pesar de haber implementado la técnica de compresión del cronograma denominada
nivelación de recursos la cual se utilizó para resolver las sobreasignaciones de los recursos del
proyecto en el entregable de análisis de información, reprogramando las tareas en un tiempo donde
se pudieran realizar ya que fueron afectadas por las actividades predecesoras en la ruta crítica del
entregable anterior, se sigue evidenciando un atraso en el cronograma en el presente corte.
Por lo anterior a partir de esta segunda fecha de corte (9 de marzo de 2018) se solicitará un cambio
interno consistente en la necesidad de pagar horas extras al equipo del proyecto incluido el gerente
de proyecto durante el tiempo restante hasta el final del proyecto (17 de agosto de2018). Lo anterior
implica agregar recursos económicos adicionales a las actividades de la ruta crítica (técnica
Crashing) y por ende es necesario solicitar los recursos de las reservas de contingencia establecidas
en el plan de gestión de riesgos del proyecto para poder cumplir con el cronograma de este.
75
• Se debe trabajar en las lecciones aprendidas referente al atraso en el cronograma y aumento
en los costos para verificar que fue lo que se hizo mal y aplicar acciones correctivas.
Informe de valor ganado tercer corte agosto 17 de 2018.
Figura 19. Indicadores del proyecto tercer corte
Fuente: Construcción del autor
Figura 20. Curvas S del proyecto tercer corte
Fuente: Construcción del autor
0
10000000
20000000
30000000
40000000
50000000
60000000
70000000
80000000
90000000
Semana
27
Semana
28
Semana
29
Semana
30
Semana
31
Semana
32
Semana
33
T4 T1 T2 T3
2017 2018
Cost
o
Informe valor ganado fecha seguimiento 17-08-2018
Valor acumulado Valor planeado AC
76
Al observar la curva S se puede concluir que el proyecto termino con los costos totales
presupuestados incluida la reserva de contingencia lo que hace que el costo actual vaya por encima
del valor planeado.
En cuanto al valor ganado, se puede observar que inicio cercano al valor planeado y al costo
actual, pero con el pasar del tiempo empezó a quedarse por debajo tanto del costo actual como del
valor planeado a pesar de que fue creciendo con el pasar del tiempo.
Frente al corte anterior del proyecto se evidencia la terminación total de las actividades del
proyecto, dado que las fases de levantamiento de la información, análisis de información,
requerimientos de diseño del software, diseño de la interfaz gráfica y gestión del proyecto están
terminadas en un 100 %, lo que muestra que el proyecto fue terminado satisfactoriamente.
Sin embargo, para lograr la terminación exitosa del proyecto se debió solicitar y ejecutar un
cambio una vez se detectó el atraso que seguía teniendo el cronograma en la fecha del segundo
corte (9 de marzo de 2018), dicho cambio interno consistió en la necesidad de pagar horas extras
al equipo del proyecto incluido el gerente de proyecto durante el tiempo restante hasta el final del
proyecto (17 de agosto de 2018). Lo anterior implico agregar recursos económicos adicionales a
las actividades de la ruta crítica (técnica Crashing) y por ende fue necesario solicitar los recursos
de las reservas de contingencia establecidas en el plan de gestión de riesgos del proyecto para poder
cumplir con el cronograma de este.
La anterior medida se tomó al ver que persistía el atraso a pesar de haber implementado la
técnica de compresión del cronograma denominada nivelación de recursos la cual se utilizó una
vez terminado el primer corte para resolver las sobreasignaciones de los recursos del proyecto.
El presupuesto total utilizado incluyendo la reserva de contingencia del proyecto fue de
$82.137.280
Al observar los indicadores de desempeño de cronograma y costos del proyecto al finalizar
el mismo, en las tareas resumen generales se puede evidenciar lo siguiente:
77
• El costo actual AC es mayor que el valor planeado PV lo cual indica que en el proyecto se
utilizó la reserva de contingencia establecida
• Se observa que la variación del cronograma SV da un valor negativo, lo cual indica que el
proyecto estuvo atrasado en el cronograma
• De acuerdo con el resultado negativo de la variación de costos CV se observa que se utilizó
la reserva de contingencia, lo cual muestra aumento de los costos planeados
• El proyecto tiene un índice de desempeño de cronograma SPI de 0.96 lo cual indica que
termino bien respecto a lo planeado en el cronograma
• El proyecto tiene un índice de desempeño de costos CPI de 0.86 lo cual indica que termino
un poco más alto en costos de lo presupuestado siendo aceptable, esto se dio porque se utilizó la
reserva de contingencia
• Para esta fecha de terminación el BAC o presupuesto inicial del proyecto es de $ 70.122.440
• El nuevo presupuesto EAC del proyecto de acuerdo con las variaciones presentadas para la
fecha de terminación del proyecto es de $ 81.735.609, se utilizó la formula
AC + (BAC - EV) / CPI
Debido a que en el proyecto se presentaron variaciones que eran constantes
• El ETC que es el indicador que muestra cuanto más se tiene que gastar teniendo en cuenta
las variaciones es de cero en la terminación del proyecto debido a que el mismo ya está terminada
en un 100%.
• La variación entre los presupuestos del proyecto VAC es negativa y correspondiente a un
valor de -$ 11.613.169 lo que indica que se gastó la reserva de contingencia la cual es
correspondiente a este valor
• El indicador de eficiencia para el resto del proyecto TCPI es de – 0.36 , lo que muestra que
el proyecto no requiere esfuerzos adicionales dado que termino satisfactoriamente
Como conclusión se observa que el proyecto termino satisfactoriamente, a pesar de que tuvo la
materialización de un riesgo en el entregable “levantamiento de la información”, lo que conllevo a
un atraso importante que se intentó remediar utilizando la técnica de compresión de cronograma
llamada nivelación de recursos, pero en el segundo corte no surtió el efecto esperado y se siguió
evidenciando un atraso, por lo que se tomó la decisión de utilizar la técnica “crashing” lo cual
implico solicitar un cambio (ver apéndice K) para solicitar los recursos de la reserva de
78
contingencia del proyecto y con ellos pagar horas extras al gerente y equipo del proyecto, con lo
cual finalmente se pudo subsanar el atraso y el proyecto culmino de forma satisfactoria en la fecha
establecida.
6.4 Plan de gestión de calidad
El plan de gestión de la calidad presenta el proceso mediante el cual se manejará la calidad
dentro del proyecto y el producto en cuanto a la planificación, gestión y control con el fin de
cumplir con los objetivos y alcance planteado dentro del proyecto para todos los involucrados. El
plan también incluye los roles y responsabilidades de los interesados dentro del proceso de calidad.
Además, el plan de gestión pretende mostrar las herramientas necesarias en la calidad del proyecto
como las métricas utilizadas y la frecuencia con la que se realizara las mediciones.
Adicionalmente se enfocará el plan de gestión de calidad a los lineamientos estratégicos o
políticas de calidad de la organización en materia de las TICS las cuales están definidas a nivel
interno por el PETIC (plan estratégico de las TIC), algunas políticas de calidad son las siguientes:
• Buscar que el grado de madurez para las dimensiones de las tecnologías de la información
y comunicaciones estén entre un nivel “Bueno” y “Muy Bueno” de manera progresiva en un lapso
de tres años
• Estructurar un programa para la entrega de beneficios y capacidades sostenibles en materia
de tecnologías de la información y comunicaciones (TICS) que permitan a la EAB - ESP contar
con un soporte de TICS adecuado para satisfacer las necesidades de manera integral y los nuevos
retos de la empresa.
• Realizar el diseño de un Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de
la EAB-ESP que este comprometida con la satisfacción de los usuarios internos y externos, al igual
que aporte una mejora continua a los procesos desarrollados dentro de la plataforma informática.
79
Roles y responsabilidades de calidad
Tabla 17 Roles y responsabilidades de calidad
Roles y responsabilidades de calidad
Id Nombre interesado Rol dentro del
proyecto
Rol dentro del proceso
de calidad
Responsabilidades dentro del
proceso de calidad
1 Gerente de Tecnología
EAB-ESP Sponsor
Supervisión de
calidad
Supervisar el cumplimiento de la
calidad basándose en los
lineamientos estratégicos de la
EAB-ESP
2 Director de informática
de la EAB-ESP
Director de la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
Verificación de
calidad
1) Verificar la calidad de los
servicios de la plataforma
informática de la EAB-ESP
2) Realizar inspecciones internas
para verificar la calidad
3 Líderes de cada línea
de operación de TI
Líder de cada línea
de operación de la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
Verificación de
calidad
1) Verificar la calidad de los
servicios de la plataforma
informática de la EAB-ESP
partiendo de la línea de operación
respectiva
2) Realizar inspecciones internas
para verificar la calidad
4 Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Verificación, gestión
y seguimiento de
calidad
1) Cumplir de las políticas y
objetivos de calidad del proyecto de
acuerdo con los lineamientos
estratégicos de la organización
2) Realizar inspecciones internas
para verificar, gestionar y hacer
seguimiento la calidad
5 Equipo de proyecto Equipo del proyecto
Verificación, gestión
y seguimiento de
calidad
1) Cumplir de las políticas y
objetivos de calidad del proyecto de
acuerdo con los lineamientos
estratégicos de la organización
6 Usuarios finales
internos Usuario interno Usuario
Exigir servicios de calidad basados
en la plataforma informática de la
EAB-ESP
7 Usuarios finales
externos Usuario Externo Usuario
Exigir servicios de calidad basados
en la plataforma informática de la
EAB-ESP
80
Roles y responsabilidades de calidad
Id Nombre interesado Rol dentro del
proyecto
Rol dentro del proceso
de calidad
Responsabilidades dentro del
proceso de calidad
8 Entes de control de la
administración publica
Ente de control
externo Control de calidad
1) Realizar el seguimiento de las
quejas de los usuarios
2) Realizar inspecciones externas
para controlar la calidad de los
servicios prestados por la
organización
Fuente: Construcción del autor
6.4.1 Métricas de Calidad.
Tabla 18 Métricas de calidad
Métricas de calidad
Factor de
calidad Objetivo Método de medición Frecuencia de medición
Consistencia de
la información
La información
levantada sobre
riesgos en la
plataforma
informática de la
EAB-ESP es y
verificable
Contiene la información suficiente clara y
concisa necesaria para rendir cuentas
sobre la fase del proyecto a la cual
corresponde
Se realizará después del
levantamiento de la
información
Organización
de la
información
El informe contiene
organizada la
información de los
riesgos para cada
línea de operación
de la EAB-ESP
El informe contiene organizada la
información de los riesgos para cada línea
de operación de acuerdo con la frecuencia
y al mayor impacto generado.
Se realizará después del
análisis de la información
Cuantificación
del riesgo
Realizar una
adecuada
cuantificación del
riesgo.
La información contiene los ítems de
comparación para validar los cambios en la
plataforma informática y mostrar la
evaluación de riesgo/impacto en escala de
0 a 5, siendo 0 el riesgo más bajo y 5 el más
crítico
Se realizará a la mitad y al
final de la ejecución del
entregable Requerimientos
del diseño del software
Parámetros de
requerimientos
de diseño del
software
Establecer la
funcionalidad de
cada uno de los
requerimientos de
diseño del software
La información contiene de forma clara y
suficiente la funcionalidad de cada uno de
los siguientes requerimientos:
- Registro de información
- Almacenamiento y actualización
de la información.
- Cuantificación de la información
- Documentación sobre riesgo
- Sección interactiva
Se realizará desde el inicio
hasta la aceptación del
entregable de requerimientos
del diseño del software.
81
Métricas de calidad
Factor de
calidad Objetivo Método de medición Frecuencia de medición
Herramientas
adecuadas para
diseño de
interfaz.
Establecer las
herramientas más
adecuadas que se
adapten al diseño
de la interfaz
gráfica del software
para la gestión del
riesgo en la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
La información debe contener las
herramientas más adecuadas que se
adapten al diseño de la interfaz gráfica del
software para la gestión del riesgo en la
plataforma informática de la EAB-ESP.
Se realizará después de la
definición de la interfaz
gráfica para el software
Fuente: Construcción del autor
6.4.2 Documentos de prueba y evaluación
Especificaciones técnicas del proyecto y los entregables
El proyecto “diseño de un software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de
la EAB-ESP”, contiene las siguientes especificaciones técnicas:
Especificaciones técnicas del proyecto:
• Verificar el registro de información
• Comprobar la actualización de Información
• Constatar el almacenamiento de Información
• Probar la cuantificación del riesgo
• Comprobar la sección interactiva
• Verificar la documentación sobre riesgos
Especificaciones técnicas generales para todos los entregables
El proyecto cuenta con cinco entregables los cuales deben contener a nivel general las
siguientes especificaciones técnicas:
• Se entrega en la fecha indicada en el cronograma del proyecto
• Referencia el número de entregable
82
• Hace referencia a los objetivos de la etapa a la que corresponde el entregable
• Contiene la información suficiente, clara y concisa necesaria para rendir cuentas sobre la
fase del proyecto a la cual corresponde
• Desarrolla un análisis de la información contenida para una fácil comprensión.
• Concluye de forma clara la fase
• Es firmado por el personal que corresponda según sea el caso
Especificaciones técnicas específicas para cada uno de los entregables
Adicional a cada una de las anteriores especificaciones generales que debe contener cada
entregable del proyecto, se tendrán las siguientes especificaciones para cada entregable así:
Levantamiento de la información
• La información proviene de la plataforma informática, líneas de operación y base sobre
riesgo e impacto de la EAB-ESP
• La información suministrada por la EAB-ESP es suficiente
• La información obtenida es precisa, concisa, verídica y suficiente para analizarla según la
necesidad del proyecto.
Análisis de la información
• El informe tiene clasificada la información de acuerdo con las diferentes líneas de operación
de la EAB-ESP como infraestructura, almacenamiento, soluciones, seguridad de la información
entre otras
• El informe contiene información por periodos establecidos de los riesgos e impactos
generados en la plataforma de las TIC en la empresa EAB-ESP
• El informe contiene organizada la información de los riesgos para cada línea de operación
de acuerdo con la frecuencia y al mayor impacto generado.
83
Requerimientos del software
• Contiene los requerimientos del diseño del Software donde se explique la funcionalidad de
cada requerimiento.
• Contiene los parámetros de cada uno de los requerimientos de diseño del software
• Registro y actualización de información: Documentos asociados a gestión del riesgo de
acuerdo con su línea de operación, además de permitir actualizar la información registrada.
• Almacenamiento de información: Información proveniente de documentos y archivos,
dependiendo del origen del formato, características, y área de especialidad.
• Cuantificación de la información: sección en donde se verán los ítems de comparación
contra los cuales se validará cualquier cambio en la plataforma informática, dicha comparación
mostrará como resultado la evaluación riesgo/impacto en una escala de 0 a 5.
• Documentación de la información
• Sección interactiva: sección donde los usuarios internos y externos tendrán capacitación
básica sobre el riesgo y su proceso de gestión.
Diseño de la interfaz gráfica
• Contiene la propuesta de diseño de la interfaz gráfica del Software en donde se especifiquen
las visualizaciones de navegación.
• El diseño de la interfaz debe ser amigable y generar confort a los usuarios.
Gestión del proyecto
• Relaciona la documentación del proyecto y las lecciones aprendidas.
84
Durante el desarrollo del proyecto se aplicarán:
Listas de verificación y Reuniones
Se han seleccionado estas herramientas ya que la estructura del proyecto y la poca cantidad de
personas que intervienen en sus diferentes etapas simplifican el controlar la calidad
Las listas de verificación
Las listas de verificación deben responder a la especificidad de cada requerimiento. Éstas
deben ser simples, objetivas y de fácil uso, lectura y entendimiento, además de identificar datos y
hechos. Con ese objetivo, las preguntas incluidas en ellas se construirán con base en la EDT así se
realizará control a todas las actividades garantizando que cumplan con los requerimientos de
calidad necesarios para llevar buen término cada etapa del proyecto.
Las reuniones serán la herramienta más utilizada ya que permite de una manera más rápida
identificar el estado de cada actividad e identificar ágilmente si está cumpliendo con los estándares
de calidad deseados y poder implementar las medidas correctivas necesarias a tiempo.
Se realizarán reuniones de proyecto con una periodicidad semanal
Reuniones individuales: para tratar temas puntuales con algún miembro o miembros del
proyecto
Revisión de proyecto: en estas se realizará la entrega de los entregables al cliente
A continuación, se muestran las listas de verificación de entregables de acuerdo con las cinco
fases del proyecto Ver apéndice L:
1) Levantamiento de la información
2) Análisis de la información
3) Requerimientos del Software
85
4) Diseño de la interfaz grafica
5) Gestión del proyecto
6.4.3 Entregables verificados
A cada uno de los entregables del proyecto: levantamiento de información, análisis de
información, requerimientos del diseño del software, diseño de la interfaz gráfica y gestión del
proyecto, se les realizó una revisión mediante el formato de listas de verificación diligenciadas.
Ver apéndice M, los entregables levantamiento de información, análisis de información y
requerimientos del diseño del software se relacionan en el apéndice T.
6.5 Plan de gestión de recursos
El plan de gestión de recursos humanos comprende los procesos que organizan, gestionan y
conducen el equipo de trabajo, en cuanto al organigrama, habilidades y cualidades de los perfiles
a la vez que se definirán los roles y responsabilidades, incentivos y evaluaciones de desempeño
entre otros.
Se orientó el plan de gestión de recursos humanos en los cuatro macroprocesos de la gestión
de los recursos humanos, con el fin de asegurar que los recursos sean eficaces y contribuyan al
éxito del proyecto, siendo esto una gran ventaja puesto que permite ser organizados en los procesos,
tener criterios para todo lo que se desarrolla durante el plan de gestión.
6.5.1 Estructura de desglose de recursos.
Figura 21. Estructura detallada de trabajo de recursos humanos
Fuente: Construcción del autor
86
ID 1.1 Cuenta de
Control 2.0.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Planificar la gestión de los recursos humanos
DESCRIPCIÓN Identificar los roles, responsabilidades y habilidades de cada integrante del
grupo de trabajo
ACTIVIDADES Desarrollar el organigrama, la descripción de los cargos y roles
SALIDAS Plan de gestión de los recursos humanos roles y responsabilidades
DURACIÓN Una semana
RESPONSABLES Director del proyecto y departamento de recursos humanos
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Todos los perfiles quedan definidos por completo
ID 1.2 Cuenta de
Control 2.0.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Adquirir el equipo del proyecto
DESCRIPCIÓN
Consiste en confirmar la disponibilidad del recurso humano para el proyecto ya
sea asignado de otras áreas de la compañía o mediante contrataciones nuevas o
subcontrataciones
ACTIVIDADES
Negociación con otras dependencias de la compañía, otras compañías etc.
Adquisición que consiste en nuevas contrataciones, contratación de personal
independiente o subcontratar con empresas especializadas
SALIDAS Asignación del recurso humano y calendario de recursos definidos
DURACIÓN 2 semanas
RESPONSABLES Director del proyecto y departamento de recursos humanos
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Todo el personal necesario es asignado
ID 1.3 Cuenta de
Control 2.0.3. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Desarrollar el equipo del proyecto
DESCRIPCIÓN Mejorar las competencias y la interacción del personal del equipo del trabajo
ACTIVIDADES Capacitaciones, Actividades de refuerzo de trabajo de equipo, cubicación
SALIDAS Evaluaciones de desempeño
DURACIÓN Cuatro semanas
RESPONSABLES Director del proyecto y departamento de recursos humanos
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Cumplimiento de los objetivos de mejora planteados
ID 1.4 Cuenta de
Control 2.0.4. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD Dirigir el equipo del proyecto
DESCRIPCIÓN Proceso de seguimiento de desempeño del equipo
ACTIVIDADES Seguimiento, Evaluaciones de desempeño, Gestión de conflictos.
SALIDAS Solicitudes de cambio, actualizaciones del plan de dirección del proyecto.
DURACIÓN Duración del proyecto
RESPONSABLES Director del proyecto
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Entregables recibidos a satisfacción por el cliente
87
6.5.2 Asignaciones de recursos físicos y asignaciones del equipo del proyecto.
Tabla 19 Matriz de roles y responsabilidades
Matriz de roles y responsabilidades
Entregables
Roles
Ger
ente
de
tecn
olo
gía
EA
B-E
SP
Dir
ecto
r d
e in
form
átic
a
de
la E
AB
-ES
P
Líd
eres
de
cad
a lí
nea
de
serv
icio
de
TI
Ger
ente
de
pro
yec
to
Eq
uip
o d
e p
roy
ecto
Arq
uit
ecto
de
soft
war
e
Des
arro
llad
or
de
soft
war
e
Dis
eñad
or
grá
fico
Ing
enie
ro d
e p
rueb
as
Informe general con el levantamiento de
información de la plataforma informática de
la EAB-ESP
A R P
Información general de la plataforma
informática EAB-ESP V R P
Líneas de operación de la plataforma V R P P
información base sobre riesgo e impacto de
la plataforma V R P
Análisis de información V R
Categorización del riesgo por línea de
operación V R
Identificación del riesgo de alto impacto por
línea de operación V R
Identificación del riesgo por frecuencia V R
Mecanismos para la gestión del riesgo A V V R
Requerimientos del diseño del software A V V R
Registro de la información R V P
Almacenamiento de información R V P
Actualización de información R V P
Cuantificación de la información R V P
Documentación de la información R V P
Sección interactiva R V P
Diseño de la matriz grafica A P P R
88
Matriz de roles y responsabilidades
Entregables
Roles
Ger
ente
de
tecn
olo
gía
EA
B-E
SP
Dir
ecto
r d
e in
form
átic
a
de
la E
AB
-ES
P
Líd
eres
de
cad
a lí
nea
de
serv
icio
de
TI
Ger
ente
de
pro
yec
to
Eq
uip
o d
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roy
ecto
Arq
uit
ecto
de
soft
war
e
Des
arro
llad
or
de
soft
war
e
Dis
eñad
or
grá
fico
Ing
enie
ro d
e p
rueb
as
Determinar la visualización de navegación A P P R
R
Responsable del
entregable
A
Aprueba el
entregable
P Participa
V Revisa
Fuente: Construcción del autor
Tabla 20 Competencias requeridas para el equipo
Competencias requeridas para el equipo
Rol Responsabilidad Competencia Autoridad
Gerente de
tecnología EAB-
ESP
Coordinar la ejecución de planes,
programas y proyectos de tecnología con
el propósito de impulsar el logro de los
objetivos estratégicos con especial énfasis
en la excelencia operacional
Ejecuta las labores de alta
dirección además de manejo de
los recursos para el proyecto
Alta
Director de
informática de la
EAB-ESP
Administrar la plataforma de tecnologías
de la información y comunicaciones e
identificar sus necesidades promoviendo
su uso para apoyar las labores
empresariales dentro de la gestión de la
organización.
Ejecuta labores de supervisión
técnica sobre la plataforma
informática de la EAB-ESP
Moderada
Líderes de cada
línea de servicio de
TI
Garantizar la eficiencia, eficacia, calidad y
continuidad de los servicios de la
plataforma informática desde el punto de
vista de cada línea de operación. Además
de ser necesario realizaran capacitaciones
al personal del proyecto sobre el
funcionamiento de la plataforma
informática de la EAB-ESP
Ejecutan labores específicas
sobre cada una de las líneas de
operación realizando la
coordinación de los cambios de
su línea correspondiente y
garantizando la funcionalidad
de esta
Moderada
89
Competencias requeridas para el equipo
Rol Responsabilidad Competencia Autoridad
Gerente de
proyecto
Proponer y diseñar un Software para la
gestión del riesgo en la plataforma
informática de la EAB-ESP
Ejecuta labores de dirección del
equipo del proyecto, es el
responsable de la planeación,
ejecución, seguimiento y cierre
del proyecto, solicita al sponsor
los recursos del proyecto
Moderada
Equipo de proyecto
Apoyar al gerente de proyecto en toda la
gestión y realización del proyecto desde el
inicio hasta el cierre de este
Ejecutan las labores de apoyo a
la dirección del proyecto y
realizan tareas específicas como
lo son el levantamiento y
análisis de información en la
que se va a basar el proyecto
Baja
Arquitecto de
software
Realizar el desarrollo de la arquitectura
del Software teniendo en cuenta aspectos
como los diagramas de clases, estados,
actividades, secuencias , relaciones y
definición de recursos tecnológicos
Ejecuta labores de arquitectura
de software Baja
Desarrollador de
software
Realizar el desarrollo del Software de
acuerdo con los requerimientos de
propuesta y diseño, además de los
requerimientos de arquitectura del
Software
Ejecuta labores de desarrollo de
software Baja
Diseñador gráfico
Realizar la interfaz gráfica del software
basado en las visualizaciones de
navegación definidas por el gerente y
equipo del proyecto
Ejecuta labores de diseño
gráfico de interfaces para
software
Baja
Ingeniero de
pruebas
Realizar las respectivas pruebas al
Software en cuanto a funcionalidad con el
objetivo de documentar los ajustes a los
hallazgos de las pruebas
Ejecuta labores de diseño
gráfico de interfaces para
software
Baja
Fuente: Construcción del autor
90
Tabla 21 Matriz de adquisiciones del personal del proyecto
Matriz de adquisiciones del personal del proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO: Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Rol Tipo de adquisición Fuente de
adquisición Modalidad de adquisición Sede de trabajo asignado
Fecha de inicio
contratación
Fecha requerida de
disponibilidad
Gerente de
tecnología EAB-ESP
Asignación de
la EAB-ESP EAB-ESP Decisión de la EAB-ESP instalaciones EAB-ESP 1/01/2013 17/08/2018
Director de
informática de la
EAB-ESP
Asignación de
la EAB-ESP EAB-ESP Decisión de la EAB-ESP instalaciones EAB-ESP 1/06/2015 17/08/2018
Líderes de cada línea
de servicio de TI
Asignación de
la EAB-ESP EAB-ESP Decisión de la EAB-ESP instalaciones EAB-ESP 1/06/2015 17/08/2018
Gerente de proyecto Asignación del
Sponsor EAB-ESP Decisión del Sponsor instalaciones EAB-ESP 17/10/2017 17/08/2018
Equipo de proyecto
Asignación del
gerente de
proyecto
EAB-ESP Decisión del gerente de
proyecto instalaciones EAB-ESP 17/10/2017 17/08/2018
Fuente: Construcción del autor
91
6.5.3 Calendario de recursos.
Los días de trabajo del proyecto serán solo días hábiles, no se trabajarán sábados, domingos y
festivos
Horarios.
El horario de trabajo del proyecto es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 5pm de lunes a
viernes.
Criterios de liberación.
En cuanto a los criterios de liberación de personal del proyecto no se aplicarán dichos criterios
durante el desarrollo de este, dado que todos los involucrados como lo son el gerente de tecnología
(sponsor), el director de informática, los líderes de las líneas de operación, el gerente del proyecto
y finalmente el equipo del proyecto estarán ligados al proyecto de su inicio hasta su terminación.
6.5.4 Plan de capacitación y desarrollo del equipo.
Las competencias del equipo de trabajo se desarrollarán mediante capacitaciones que refuercen
sus habilidades personales, su experiencia laboral además involucrarlos con los lineamientos de la
empresa y el cargo asignado, igualmente se realizará una evaluación de desempeño buscando medir
el éxito de su trabajo.
Capacitación.
Para contribuir al desarrollo de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo se realizarán
capacitaciones al inicio del proyecto, asegurando que todos estén enterados para quien trabajan al
igual de lo que se va a desarrollar. Las capacitaciones por desarrollar son las siguientes:
• Reconocimiento y certificación corporativa de la Empresa de acueducto Alcantarillado y
Aseo de Bogotá EAB-ESP en cuanto a los aspectos más importantes como son lineamientos,
objetivos estratégicos, factores ambientales, estructura organizacional, procedimientos y procesos
dentro de la organización durante 2 días.
• Introducción y conocimientos al objetivo, alcance del proyecto que se va a desarrollar,
procesos que desarrollará en el cargo asignado, al igual que el contrato laboral.
• Capacitación para mejorar el desempeño laboral mediante las mejoras de habilidades
personales tales como resolución de conflictos, manejo de estrés, comunicación entre otras.
92
Evaluación de desempeño.
• Esquema de evaluación de desempeño
Para realizar la evaluación de desempeño se tendrá en cuenta los siguientes criterios:
- Descripción y perfil de cargo
- Establecer objetivos de cumplimiento
- Indicadores de cumplimiento de objetivos
- calificación de los criterios anteriores
Esta evaluación se realizará a los primeros 2 meses, luego a los 6 meses y se repetirá cada año
de trabajo.
• Recompensas
El proceso de desarrollo del equipo se complementa realizando un reconocimiento o
recompensa al desempeño realizado durante sus actividades, estas recompensas serán siempre
tratando de satisfacer a la persona como diplomas de reconocimiento al mejor empleado del mes,
una ancheta por cumplimiento de objetivos entre otros.
93
• Castigos
Más que considerar un castigo es realmente un punto negativo debido a una mala evaluación
de desempeño, en la cual se refleja que no se cumplido con los objetivos y puede que esto afecte
el desarrollo del proyecto, en tal caso sería necesario reemplazar y adquirir nuevo personal.
6.6 Plan de gestión de comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones presenta el proceso mediante el cual se manejarán
las comunicaciones dentro del proyecto, se analizan las necesidades de la información para cada
uno de los interesados y los canales a usar, es decir qué tipo de información y a quién se dirige para
que le de manejo a la misma.
Por lo anterior se deben tener claros los tipos de comunicación, ya sea verbal o escrita, en qué
momento se debe realizar la comunicación, quienes deben recibir esta información, el impacto de
esta comunicación en los objetivos del proyecto y finalmente identificar los procesos necesarios en
la planificación, generación y distribución de la información.
6.6.1 Sistema de información de comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones para el proyecto “Diseño de un software para la
gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP” se desarrolla para asegurar que las
necesidades de información del proyecto y los interesados se satisfagan a través de los procesos de
planificación de las comunicaciones, gestión de las comunicaciones y el control de las mismas esto
para garantizar un intercambio de información eficaz y eficiente que permita a cada uno de los
interesados estar al tanto del desarrollo del proyecto en cada una de las etapas y poder
retroalimentar oportunamente cada actividad en pro de alcanzar cada uno de los objetivos
propuestos.
94
Tabla 22 Matriz de interesados comunicaciones
Matriz de interesados comunicaciones
Interesados Canales de comunicación
Gerente de tecnología EAB-ESP Formal escrita, Formal verbal, informal escrita
Director de informática de la EAB-ESP Formal escrita, Formal verbal, informal escrita
Líderes de cada línea de operación de TI Formal escrita, Formal verbal, informal escrita
Gerente de proyecto Formal escrita, Formal verbal, Informal verbal,
informal escrita
Equipo de proyecto Formal escrita, Formal verbal, Informal verbal,
informal escrita
Usuarios finales internos Formal verbal, informal escrita
Usuarios finales externos Informal escrita
Entes de control de la administración publica Formal escrita
Fuente: Construcción del autor
Dentro de los sistemas de información de comunicaciones para el desarrollo del proyecto se
definieron guías para eventos de comunicaciones siendo las más importantes las actas de reuniones,
en el proyecto se desarrollaron siete (7) actas de reuniones las cuales se aprecian en el apéndice N,
los temas tratados en estas actas se definieron de acuerdo con los hitos del proyecto, la frecuencia
con la que se realizaron las actas fue una vez, de acuerdo a la fecha del hito.
95
6.6.2 Diagramas de flujo de la información incluyendo con la posible secuencia de
autorizaciones, lista de informes, planes de reuniones, plazo y frecuencia, etc.
Figura 22. Diagrama de comunicaciones
Fuente: Construcción del autor
96
6.6.3 Matriz de comunicaciones
La matriz de comunicaciones (ver apéndice O) contiene información detallada referente a los
requerimientos y necesidades de comunicación para el proyecto y entre los interesados.
6.7 Plan de gestión del riesgo.
El plan de gestión de riesgos evidencia el proceso mediante el cual se manejará la
planificación, identificación, análisis, respuesta, implementación y seguimiento a los riesgos que
se presenten dentro del proyecto. Para esto se define la probabilidad y el impacto que se genera en
el proyecto para los riesgos positivos y negativos que se identifiquen, igualmente es importante
definir los roles y responsabilidades que tiene cada uno de los interesados dentro del plan de gestión
de riesgos. Además, el plan de gestión pretende mostrar la categorización de los diferentes riesgos
(RBS) del proyecto, la frecuencia con la cual se realizará las actividades de gestión del riesgo, los
formatos en los cuales se deja registrado el riesgo presentando y las herramientas y técnicas con
las cuales se dará respuesta para mitigarlo.
97
6.7.1 Risk breakdown structure RBS
Figura 23. Estructura categorización del riesgo
Fuente: Construccion del autor
98
Tabla 23 Categorización del riesgo RBS
Categorización del riesgo RBS
Nivel 0 de RBS Nivel 1 de RBS Nivel 2 de RBS
Diseño de software
para la gestión del
riesgo en la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
1.1 Técnicos
1.1.1 Riesgos de levantamiento de información
1.1.2 Riesgos de análisis de información
1.1.3 Riesgos de requerimiento de diseño del software
1.2 Externos 1.2.1 Riesgos ambientales
1.2.2 Riesgos sociales
1.3 Organización 1.3.1 Riesgos de recurso humano
1.3.2 Riesgos financiamiento
1.4 Dirección del
proyecto
1.4.1 Riesgos de alcance
1.4.2 Riesgos de cronograma
1.4.3 Riesgos de costo
1.4.4 Riesgo calidad
Fuente: Construcción del autor
6.7.2 Matriz de probabilidad impacto y el umbral
Para realizar la identificación de riesgos positivos y negativos en el proyecto “Diseño de
Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP”, se utilizarán
herramientas que involucren a los interesados y expertos como los líderes de cada línea de
operación de la plataforma , esto con el fin de realizar una identificación de riesgos de acuerdo al
apetito tolerancia y umbral de cada una de las partes interesadas , entre las herramientas de
recopilación de información para la identificación de riesgos se utilizarán:
Lluvia de ideas: Mediante esta técnica los interesados darán a conocer los diferentes riesgos
que han identificado en las diferentes fases del proyecto, esta socialización se realizará en reuniones
periódicas donde los participantes llevarán un listado con los riesgos conocidos y desconocidos y
allí se definirá la categorización e impacto que estos puedan generar sobre los objetivos si estos se
llegaran a materializar.
Juicio de Expertos: Esta técnica permitirá identificar riesgos que pueden surgir en la
implementación del sistema de gestión de conocimiento gracias a la experticia de personas que han
trabajado con anterioridad en este tipo de proyectos, esta técnica, al igual que la lluvia de ideas
99
permite llevar un registro de riesgos y de esta forma socializarlos con el grupo de trabajo y demás
interesados.
A continuación, se definirán los roles y responsabilidades de los interesados del proyecto con
el fin de complementar el desarrollo del plan de gestión de riesgos:
Tabla 24 Roles y responsabilidades en riesgos.
Roles y responsabilidades riesgos
Id Nombre interesado Rol dentro del proyecto Rol dentro del proceso de
riesgos
Responsabilidades dentro del proceso de
riesgos
1 Gerente de Tecnología
EAB-ESP Sponsor Supervisión de los riesgos Supervisar el plan de gestión del riesgo
2 Director de informática de la EAB-ESP
Director de la plataforma informática de la EAB-ESP
Verificación de los riesgos Verificar el plan de gestión del riesgo
3 Líderes de cada línea de
operación de TI
Líder de cada línea de
operación de la plataforma informática de la EAB-ESP
Verificación de los riesgos
1) Verificar el plan de gestión de riesgos 2)Realizar observaciones internas para
asegurar el cumplimiento del plan de gestión
del riesgo
4 Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Aprobación, verificación,
planificación, análisis,
seguimiento y control al riesgo.
1) Aprobar y verificar el plan de gestión del
riesgo para el proyecto a desarrollar en la plataforma informática de la EAB-ESP.
2) Realizar seguimiento y control
constantemente al plan de gestión del riesgo.
5 Equipo de proyecto Equipo de proyecto
Verificación, planificación,
análisis, seguimiento y
control al riesgo.
1) Planificar el plan de gestión del riesgo para
el proyecto a desarrollar en la plataforma
informática de la EAB-ESP. 2) Identificar los riesgos que afecten los
objetivos del proyecto alineados con la
plataforma informática de la EAB-ESP.
3) Análisis de los riesgos que puedan
presentarse.
4) Acciones, implementación y registro de la respuesta al riesgo.
5) Cumplir, hacer seguimiento y verificación
en la ejecución de la respuesta al riesgo.
6 Usuarios finales internos
Usuarios finales internos Usuario
Exigir y disfrutar del uso de la plataforma
informática con la menor posibilidad de materialización de riesgos en la plataforma
informática.
7 Usuarios finales
externos Usuarios finales externos Usuario
Disfrutar de un servicio seguro en la
plataforma informática de la EAB-ESP.
8 Entes de control de la administración publica
Ente de control externo No aplica No aplica
Fuente: Construccion del autor
100
Una vez identificados los riesgos, se definirán las siguientes estrategias a seguir dependiendo
de la clasificación de los riesgos en positivos y negativos:
Riesgos positivos:
Se buscará aumentar el impacto generado por los riesgos positivos de acuerdo a las siguientes
tres estrategias:
a) Explotar el riesgo
Consistirá en capitalizar en beneficio propio las oportunidades que se presenten a raíz de
situaciones coyunturales que se presenten durante el desarrollo del proyecto, además de tener en
cuenta las fortalezas que se tengan a lo largo de las fases de este
b) Compartir el riesgo
Una vez identificadas las oportunidades y fortalezas traducidas en riesgos positivos estos se
compartirán a otros miembros del equipo del proyecto con el fin de que puedan sacar provecho de
estas situaciones en beneficio de este.
c) Aceptar el riesgo
Esta estrategia consistirá en aceptar el riesgo debido a su naturaleza positiva y aun cuando se
sepa que se puede seguir presentando reiteradamente permitir el suceso con el objetivo de sacarle
utilidad
d) Mejorar el riesgo
Esta estrategia consistirá en mejorar el riesgo positivo existente para sacarle mayor provecho
del que genera en condiciones normales.
Riesgos negativos:
Se buscará disminuir el impacto generado por los riesgos negativos de acuerdo con las
siguientes tres estrategias:
a) Evitar el riesgo
Consistirá en evitar el riesgo a toda costa tomando medidas preventivas que impidan que se
presente, esto debido a que el riesgo puede tener un alto impacto negativo para el proyecto
b) Transferir el riesgo
Radicara en transferir el riesgo a otro interesado quien pueda tener mayor conocimiento para
darle tratamiento.
101
c) Mitigar el riesgo
La estrategia de mitigar el riesgo consistirá en tomar medidas para minimizar los impactos
que puedan tener los riesgos a niveles aceptables y factibles dentro del proyecto.
d) Aceptar el riesgo
La estrategia de aceptar el riesgo solo se tendrá en cuenta cuando el riesgo sea catalogado
con un impacto muy bajo.
Para el análisis de los riesgos se define el umbral de nivel de riesgo asumido por los interesados
en el entorno de cada uno de los objetivos del proyecto como se muestra en la tabla 20 apetito al
riesgo del interesado, al igual que se realizan las definiciones de la probabilidad e impacto de los
riesgos mostrada en la taba 21 probabilidad e impacto de los riesgos.
102
Tabla 25 Apetito al riesgo del interesado.
Apetito al riesgo de los interesados del proyecto
Interesado
Riesgos
Negativos
APETITO AL RIESGO DE
ACUERDO CON MATRIZ DE
PROBABILIDAD E IMPACTO Objetivos del proyecto
Escala de riesgo
asumida
Umbral Tiempo Costo Alcance Calidad Satisfacción al
cliente
1) Gerente de
Tecnología EAB-
ESP (Sponsor)
2) director de
informática de la EAB-ESP
3) Lideres de cada línea de operación
de TI
MUY BAJO 0 - 0.005
Menos de 5
días de
retraso
Aumento del 2% del valor
sobre el
presupuesto definido.
No entregar menos del 2%
de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance igual o superior al
98%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente igual o superior al 98%
BAJO 0.01 - 0.03
Entre 6 y 10
días de
retraso
Aumento del
3% al 5% del
valor sobre el
presupuesto definido.
No entregar
menos dentro
del 3% al 5% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de
requisitos de
calidad definidos
en el alcance entre el 95% al
97.9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 95% al 97,9%
4) Gerente de
proyecto
5) Equipo de
proyecto
MUY BAJO 0 - 0.005 Menos de 5 días de
retraso
Aumento del
2% del valor sobre el
presupuesto
definido.
No entregar
menos del 2% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de
requisitos de calidad definidos
en el alcance
igual o superior al 98%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente igual o
superior al 98%
BAJO 0.01 - 0.03 Entre 6 y 10 días de
retraso
Aumento del
3% al 5% del valor sobre el
presupuesto
definido.
No entregar
menos dentro
del 3% al 5%
de los requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de
requisitos de calidad definidos
en el alcance
entre el 95% al 97.9%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente entre el 95%
al 97,9%
MEDIO 0.02 - 0.05
Entre 11 y 15
días de retraso
Aumento del
6% al 10% del valor
sobre el
presupuesto definido.
No entregar
menos dentro del 6% al 10%
de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de cumplimiento de
requisitos de
calidad definidos en el alcance
entre el 90% al
94.9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el 90%
al 94,9%
6) Usuarios finales
internos
7) Usuarios finales externos
8) Entes de control de la administración
publica
NO APLICA NO APLICA Estos interesados son externos al proyecto por lo tanto no tienen
apetito al riesgo frente al desarrollo de los objetivos del mismo
103
Apetito al riesgo de los interesados del proyecto
Interesado
Positivos
APETITO AL RIESGO DE
ACUERDO CON MATRIZ DE
PROBABILIDAD E IMPACTO Objetivos del proyecto
Escala de
riesgo asumida
Umbral Tiempo Costo Alcance Calidad Satisfacción al
cliente
1) Gerente de
Tecnología EAB-
ESP (Sponsor)
2) director de informática de la
EAB-ESP
3) Lideres de cada
línea de operación de TI
MUY BAJO 0 - 0.005
Adelanto hasta 5 días
de la fecha
definida.
Reducción del 2% del
valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más del 2% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance hasta el 85%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente hasta el 85%
BAJO 0.01 - 0.03
Adelanto entre 6 y 10
días de la
fecha definida.
Reducción
del 3% al 5%
del valor sobre el
presupuesto
definido.
Entregar más dentro del 3%
al 5% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance entre el 85% al
89.9%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 85% al 89,9%
MEDIO 0.02 - 0.05
Adelanto
entre 11 y 15 días de la
fecha definida.
Reducción del 6% al
10% del valor sobre el
presupuesto
definido.
Entregar más
dentro del 6% al 10% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de
requisitos de calidad definidos
en el alcance entre el 90% al
94.9%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente entre el 90% al 94,9%
ALTO 0.06 - 0.18
Adelanto
entre 16 y 20 días de la
fecha
definida.
Reducción del 10% al
15% del
valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más
dentro del 10% al 15% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de
requisitos de calidad definidos
en el alcance
entre el 95% al 97.9%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente entre el 95%
al 97,9%
MUY ALTO 0.20 - 0.72
Adelanto más de 21 días de
la fecha definida.
Reducción
mayor al 15% del
valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más del 15% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de cumplimiento de
requisitos de calidad definidos
en el alcance
igual o superior al 98%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente igual o
superior al 98%
4) Gerente de
proyecto
5) Equipo de
proyecto
MUY BAJO 0 - 0.005
Adelanto hasta 5 días
de la fecha
definida.
Reducción
del 2% del
valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más del 2% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance hasta el 85%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente hasta el 85%
104
Apetito al riesgo de los interesados del proyecto
BAJO 0.01 - 0.03
Adelanto
entre 6 y 10
días de la fecha
definida.
Reducción
del 3% al 5% del valor
sobre el
presupuesto definido.
Entregar más
dentro del 3%
al 5% de los requerimientos
establecidos
Porcentaje de cumplimiento de
requisitos de
calidad definidos en el alcance
entre el 85% al
89.9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el 85%
al 89,9%
MEDIO 0.02 - 0.05
Adelanto
entre 11 y 15
días de la
fecha
definida.
Reducción
del 6% al 10% del
valor sobre el
presupuesto definido.
Entregar más
dentro del 6%
al 10% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de cumplimiento de
requisitos de
calidad definidos
en el alcance
entre el 90% al
94.9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 90%
al 94,9%
ALTO 0.06 - 0.18
Adelanto entre 16 y 20
días de la
fecha definida.
Reducción
del 10% al
15% del valor sobre el
presupuesto
definido.
Entregar más dentro del 10%
al 15% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance entre el 95% al
97.9%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 95% al 97,9%
MUY ALTO 0.20 - 0.72
Adelanto más
de 21 días de
la fecha
definida.
Reducción
mayor al
15% del
valor sobre el
presupuesto
definido.
Entregar más
del 15% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
cumplimiento de requisitos de
calidad definidos
en el alcance igual o superior al
98%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente igual o superior al 98%
6) Usuarios finales internos
7) Usuarios finales externos
8) Entes de control de la administración
publica
NO APLICA NO APLICA Estos interesados son externos al proyecto por lo tanto no tienen
apetito al riesgo frente al desarrollo de los objetivos de este
Fuente: Construccion del autor
105
Definiciones de la probabilidad e impactos de los riesgos
Tabla 26 Probabilidad e impacto de los riesgos.
Negativos
Impacto Probabilidad de ocurrencia Objetivos del proyecto
Escala Impacto Escala Probabilidad de
ocurrencia
Tiempo Costo Alcance Calidad Satisfacción del
cliente
MUY
BAJO 0,05
MUY
ALTO 0,90
Menos de
5 días de retraso
Aumento del
2% del valor
sobre el presupuesto
definido.
No entregar
menos del 2%
de los requerimientos
establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente igual o
superior al 98%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente igual o
superior al 98%
BAJO 0,10 ALTO 0,70
Entre 6 y
10 días de retraso
Aumento del
3% al 5% del
valor sobre el presupuesto
definido.
No entregar
menos dentro del 3% al 5%
de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
95% al 97,9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
95% al 97,9%
MEDIO 0,20 MEDIO 0,50
Entre 11 y
15 días de retraso
Aumento del
6% al 10% del
valor sobre el presupuesto
definido.
No entregar
menos dentro del 6% al 10%
de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
90% al 94,9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
90% al 94,9%
ALTO 0,40 BAJO 0,30
Entre 16 y
20 días de retraso
Aumento del
10% al 15% del
valor sobre el presupuesto
definido.
No entregar
menos dentro del 10% al 15%
de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
85% al 89,9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
85% al 89,9%
MUY
ALTO 0,80
MUY
BAJO 0,10
Más de 21
días de retraso
Aumento
mayor al 15%
del valor sobre el presupuesto
definido.
No entregar
más del 15% de
los requerimientos
establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente menor al
85%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente menor al
85%
Positivos
Impacto Probabilidad de ocurrencia Objetivos del proyecto
Escala Impacto Escala Probabilidad de
ocurrencia
Tiempo Costo Alcance Calidad Satisfacción del
cliente
MUY
BAJO 0,05
MUY
ALTO 0,90
Adelanto
hasta 5 días de la
fecha
definida.
Reducción del
2% del valor sobre el
presupuesto
definido.
Entregar más
del 2% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente hasta el
85%
Porcentaje de
aceptación de los entregables por el
cliente hasta el
85%
BAJO 0,10 ALTO 0,70
Adelanto entre 6 y
10 días de
la fecha definida.
Reducción del 3% al 5% del
valor sobre el
presupuesto definido.
Entregar más dentro del 3%
al 5% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 85% al 89,9%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 85% al 89,9%
MEDIO 0,20 MEDIO 0,50
Adelanto
entre 11 y
15 días de la fecha
definida.
Reducción del
6% al 10% del
valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más
dentro del 6%
al 10% de los requerimientos
establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
90% al 94,9%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente entre el
90% al 94,9%
106
ALTO 0,40 BAJO 0,30
Adelanto entre 16 y
20 días de
la fecha definida.
Reducción del 10% al 15% del
valor sobre el
presupuesto definido.
Entregar más dentro del 10%
al 15% de los
requerimientos establecidos
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 95% al 97,9%
Porcentaje de aceptación de los
entregables por el
cliente entre el 95% al 97,9%
MUY
ALTO 0,80
MUY
BAJO 0,10
Adelanto
más de 21
días de la fecha
definida.
Reducción
mayor al 15%
del valor sobre el presupuesto
definido.
Entregar más del 15% de los
requerimientos
establecidos
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente igual o
superior al 98%
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el cliente igual o
superior al 98%
Fuente: Construccion del autor
Finalmente, para poder realizar un análisis cualitativo de los riesgos es necesario basarse en
la siguiente matriz de probabilidad e impacto.
Figura 24. Matriz de probabilidad e impacto
Fuente: Construcción del autor
Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto Muy Alto Alto Medio Bajo Muy Bajo
0,05 0,10 0,20 0,40 0,80 0,80 0,40 0,20 0,10 0,05
Muy Alta 0,90 0,045 0,09 0,18 0,36 0,72 0,72 0,36 0,18 0,09 0,045
Alta 0,70 0,035 0,07 0,14 0,28 0,56 0,56 0,28 0,14 0,07 0,035
Media 0,50 0,025 0,05 0,10 0,20 0,40 0,40 0,20 0,10 0,05 0,025
Baja 0,30 0,015 0,03 0,06 0,12 0,24 0,24 0,12 0,06 0,03 0,015
Muy Baja 0,10 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,08 0,04 0,02 0,01 0,005
RIESGOS NEGATIVOS RIESGOS POSITIVOS
MATRIZ DE IMPACTO
Probabilidad
107
6.7.3 Matriz de riesgos.
Los riesgos identificados mediante las técnicas descritas anteriormente serán registrados en la
matriz que se definirá para el plan de la gestión de riesgos del proyecto, en esta matriz se incluirá
el riesgo, los responsables, la clasificación y característica del riesgo, así como el análisis y
tratamiento que se requiera, ver apéndices P y Q
Tabla 27 Análisis cualitativo
Análisis cualitativo
Número de objetivos 5
Riesgo= probabilidad x Impacto x N. Objetivos
Probabilidad x Impacto (90% * 80%) 0,72
Riesgo = 3,6
Categorías = 5
Incremento de intervalo= 0,72
Fuente: Construccion del autor
Tabla 28 Intervalos de riesgos
Intervalos
Intervalos máximos Intervalos mínimos
Clasificación del riesgo Clasificación del riesgo
Muy alta >2.88 Muy alta >2.88
Alta 2,88 Alta 2.17 - 2.88
Media 2,16 Media 1.45 - 2.16
Baja 1,44 Baja 0.73 - 1.44
Muy baja <0.72 Muy baja <0.72
Fuente: Construccion del autor
108
6.7.3.1 Valor monetario esperado.
Tabla 29 Valor monetario esperado (EMV)
Calculo de valor económico esperado (EMV)
Riesgo Tipo Impacto ($) Probabilidad
de riesgo EMV ($)
Reserva
Usual
R 001 Amenaza $ 11000000 70% $ 7.700.000 $ 7.700.000
R 002 Amenaza $ 5.000.000 10% $ 500.000 $ 500.000
R 003 Amenaza $ 3.000.000 50% $ 1.500.000 $ 1.500.000
R 004 Oportunidad -$ 500.000 10% -$ 50.000 $ -
R 005 Amenaza $ 3.500.000 30% $ 1.050.000 $ 1.050.000
R 006 Amenaza $ 2.000.000 10% $ 200.000 $ 200.000
R 007 Amenaza $ 2.000.000 30% $ 600.000 $ 600.000
R 008 Oportunidad -$ 1.300.000 90% -$ 1.170.000 $ -
R 009 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 010 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 011 Amenaza $ 2.000.000 30% $ 600.000 $ 600.000
R 012 Oportunidad -$ 1.200.000 50% -$ 600.000 $ -
R 013 Amenaza $ 300.000 10% $ 30.000 $ 30.000
R 014 Amenaza $ 300.000 10% $ 30.000 $ 30.000
R 015 Amenaza $ 600.000 10% $ 60.000 $ 60.000
R 016 Oportunidad -$ 600.000 10% -$ 60.000 $ -
R 017 Amenaza $ 6.000.000 10% $ 600.000 $ 600.000
R 018 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 019 Amenaza $ 1.200.000 10% $ 120.000 $ 120.000
R 020 Oportunidad -$ 1.200.000 90% -$ 1.080.000 $ -
R 021 Amenaza $ 600.000 30% $ 180.000 $ 180.000
R 022 Amenaza $ 1.200.000 30% $ 360.000 $ 360.000
R 023 Amenaza $ 1.200.000 30% $ 360.000 $ 360.000
R 024 Oportunidad -$ 1.200.000 90% -$ 1.080.000 $ -
R 025 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 026 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 027 Oportunidad -$ 1.200.000 90% -$ 1.080.000 $ -
R 028 Amenaza $ 3.400.000 10% $ 340.000 $ 340.000
109
Calculo de valor económico esperado (EMV)
Riesgo Tipo Impacto ($) Probabilidad
de riesgo EMV ($)
Reserva
Usual
R 029 Amenaza $ 4.000.000 10% $ 400.000 $ 400.000
R 030 Amenaza $ 500.000 50% $ 250.000 $ 250.000
R 031 Amenaza $ 3.000.000 30% $ 900.000 $ 900.000
R 032 Oportunidad -$ 600.000 10% -$ 60.000 $ -
R 033 Amenaza $ 600.000 50% $ 300.000 $ 300.000
R 034 Amenaza $ 1.800.000 10% $ 180.000 $ 180.000
R 035 Amenaza $ 600.000 10% $ 60.000 $ 60.000
R 036 Oportunidad -$ 600.000 50% -$ 300.000 $ -
R 037 Amenaza $ 1.200.000 10% $ 120.000 $ 120.000
R 038 Amenaza $ 1.200.000 10% $ 120.000 $ 120.000
R 039 Amenaza $ 3.800.000 30% $ 1.140.000 $ 1.140.000
R 040 Oportunidad -$ 1.800.000 90% -$ 1.620.000 $ -
R 041 Amenaza $ 1.200.000 10% $ 120.000 $ 120.000
R 042 Amenaza $ 3.000.000 10% $ 300.000 $ 300.000
R 043 Amenaza $ 500.000 10% $ 50.000 $ 50.000
R 044 Oportunidad -$ 600.000 90% -$ 540.000 $ -
Total, impacto
monetario 68.900.000
Reserva de contingencia
$ 12.030.000
Reserva usual $ 19.670.000
Fuente: Construccion del autor
110
6.8 Plan de gestión de adquisiciones.
Para desarrollar el plan de gestión de adquisiciones se debe tener en cuenta el contexto del
proyecto, el cual se caracteriza por ser un proyecto de diseño y mejora interna dentro de la EAB-
ESP, por lo tanto, se tomará como supuesto que algunas de las fases o entregables del proyecto se
deben subcontratar con el fin de poder desarrollar el alcance de la especialización.
El plan de gestión de adquisiciones y contratos evidencia el proceso mediante el cual se maneja la
identificación de las adquisiciones realizando el respectivo análisis hacer o comprar definiendo las
restricciones y supuestos; roles y responsabilidades; y como se realizará la ejecución; además
definiendo con claridad cuál será el seguimiento y control que se realizará para lograr gestionar las
adquisiciones sin contratiempos ajustadas al cronograma y la matriz de adquisiciones
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores
6.8.1.1 Identificación de las adquisiciones.
De acuerdo con el análisis “hacer o comprar” que se muestra en el siguiente numeral del
presente documento se logran identificar dentro del proyecto tres adquisiciones de servicios
profesionales para tareas específicas que representan fases de este con su respectivo entregable
• Análisis de información (Entregable según EDT 1.2): Se deben adquirir servicios
profesionales para analizar la información de riesgos informáticos generados por cambios dentro
de la plataforma del EAB de acuerdo con las líneas de operación y con una duración de 6 meses
correspondientes al primer semestre de 2017, teniendo como entregable informe detallado con el
análisis de la información adquirida en el levantamiento de información.
• Requerimientos del diseño del Software (Entregable según EDT 1.3): Se deben adquirir
servicios profesionales para establecer los requerimientos funcionales del Software de tal forma
que cumpla con el objeto del proyecto, teniendo como entregable informe de los requerimientos
del diseño del Software explicando su funcionalidad.
• Diseño de la Interfaz Gráfica (Entregable según EDT 1.4): : Se deben adquirir servicios
profesionales para establecer las visualizaciones de navegación y características técnicas de la
interfaz gráfica del Software, teniendo como entregable Informe con la propuesta de diseño de la
interfaz gráfica del Software en donde se especifiquen las visualizaciones de navegación.
Para las anteriores adquisiciones se define el siguiente cronograma y presupuesto:
111
Tabla 30 Cronograma y presupuesto de adquisiciones
Cronograma y presupuesto de adquisiciones
Adquisición Presupuesto Cronograma
Servicios profesionales para realizar el análisis de información $ 19.893.920 1/11/2017
Servicios profesionales para definir los requerimientos del diseño del software $ 7.647.000 5/12/2017
Servicios profesionales para diseñar la interfaz grafica $ 15.045.120 11/04/2018
Fuente: Construccion del autor
Una vez identificadas las anteriores adquisiciones se deben gestionar de acuerdo con los
procedimientos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAB-ESP) mediante una
justificación técnica por parte del gerente y equipo del proyecto, luego se realizará por parte de la
dirección de informática con el apoyo de los líderes de líneas de operación un estudio de mercado
con diferentes proveedores del servicio en donde se tendrá una referencia económica de las
adquisiciones requeridas.
Con el anterior insumo dichas adquisiciones serán gestionadas por el sponsor del proyecto que
es el Gerente de Tecnología de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAB-ESP)
ante la Dirección de presupuesto de la entidad, donde se debe justificar la necesidad que se suple
al realizar las adquisiciones, luego de esto se presentaran las justificaciones económica (estudio de
mercado) y técnica a la Dirección Contratación y Compras de la entidad quien es la dependencia
que a partir de dicho insumo realizara las evaluaciones jurídicas, financieras y legales a los
proveedores para finalmente escoger al más idóneo para realizar la contratación, además teniendo
en cuenta la normatividad en materia de contratación que rige la entidad se definirá de acuerdo al
costo de la adquisición si se realiza invitación directa al proveedor que cumpla con todos los
requerimientos (técnico, económico, jurídico, financiero y legal) o si por el contrario se realiza una
licitación pública, para el caso del costo de las adquisiciones relacionadas se efectuara la
contratación directa y se le exigirán pólizas de cumplimiento y calidad al proveedor.
112
6.8.1.2Análisis hacer o comprar
El proyecto se constituye de cinco fases cada una de las cuales consta de un entregable, las
fases mencionadas son las siguientes:
• Levantamiento de información
• Análisis de información
• Requerimientos del diseño del Software
• Diseño de la Interfaz Grafica
• Gestión de proyecto
Tomando como base las fases mencionadas a continuación se muestra el análisis hacer o
comprar, incluyendo algunas de las restricciones y supuestos del proyecto que pueden llegar a
afectar las adquisiciones así:
113
Tabla 31 Análisis hacer o comprar
Análisis hacer o comprar
Código
EDT
Entregable
actividad
¿Debo
hacerlo yo? ¿Lo sé hacer?
¿lo puedo
hacer?
¿Tengo
tiempo de
hacerlo?
¿tengo los
recursos para
hacerlo?
Lo voy a
hacer
Lo voy a
adquirir
Restricciones del
proyecto
Supuesto del
proyecto
1.1 Levantamiento de información
Si, las políticas
confidencial
idad de la
EAB-ESP
restringen el
grupo de personas que
pueden acceder a la
información
Sí, se debe
solicitar la
información
formalmente al
departamento que
corresponde
Sí, se cuenta
con los recursos
necesarios
Si, la
actividad se
encuentra
contemplada
en el cronograma
del proyecto
Si, esta actividad fue se incorporó
en todos los
análisis previos del proyecto y se
designaron los recursos para su
desarrollo
SI NO
La información
suministrada por
la EAB - ESP no es suficiente, ya
que es de acceso
restringido y sólo se entrega a
personal autorizado por
políticas de
seguridad de la empresa.
La
información
suministrada por la EAB es
suficiente.
1.2 Análisis de información
No, se debe
realizar por
personal especializad
o en dicha
labor
No, ninguno de los integrantes
del grupo de
trabajo tiene la experiencia en
el análisis de
este tipo de información
No, no se tiene
la experticia
necesaria
Si, la
actividad se encuentra
contemplada
en el
cronograma
del proyecto
Si, esta actividad se incorporó en
todos los análisis
previos del proyecto y se
designaron los
recursos para su desarrollo
NO SI
La información
suministrada por
la EAB - ESP no es suficiente, ya
que es de acceso
restringido y sólo se entrega a
personal
autorizado por políticas de
seguridad de la
empresa.
La
información
suministrada por la EAB es
suficiente.
1.3
Requerimientos
de diseño del software
No, se debe
realizar por personal
especializad
o en dicha labor
No, ninguno de los integrantes
del equipo de
trabajo tiene la experiencia en
esta área de
conocimiento
No, no se tiene
la experticia necesaria
Si, la actividad se
encuentra
contemplada en el
cronograma
del proyecto
Si, esta actividad
se incorporó en
todos los análisis previos del
proyecto y se
designaron los recursos para su
desarrollo
NO SI
Documentación
insuficiente sobre
diseño de Software para la
gestión de riesgos
en ambientes informáticos.
La
información
suministrada por la EAB es
suficiente.
114
Análisis hacer o comprar
Código
EDT
Entregable
actividad
¿Debo
hacerlo yo? ¿Lo sé hacer?
¿lo puedo
hacer?
¿Tengo
tiempo de
hacerlo?
¿tengo los
recursos para
hacerlo?
Lo voy a
hacer
Lo voy a
adquirir
Restricciones del
proyecto
Supuesto del
proyecto
1.4 Diseño de la
interfaz grafica
No, se debe
realizar por personal
especializad
o en dicha labor
No, ninguno de los integrantes
del equipo de
trabajo tiene la experiencia en
esta área de
conocimiento
No, no se tienen los
conocimientos
sobre el tema
Si, la actividad se
encuentra
contemplada en el
cronograma
del proyecto
Si, esta actividad
se incorporó en
todos los análisis previos del
proyecto y se
designaron los recursos para su
desarrollo
NO SI
Documentación
insuficiente sobre
diseño de Software para la
gestión de riesgos
en ambientes informáticos.
La
información
suministrada por la EAB es
suficiente.
1.5 Gestión de
proyecto
Si, puesto
que es el área de
conocimient
o que le compete al
equipo de
trabajo
Si, el personal
de equipo de
trabajo está cursando la
especialización
en la gerencia de proyectos
Si, se tiene la
herramientas y
recursos necesarios
Si, la
actividad se
encuentra contemplada
en el
cronograma del proyecto
Si, esta actividad
fue se incorporó en todos los
análisis previos
del proyecto y se designaron los
recursos para su
desarrollo
SI NO
La información suministrada por
la EAB - ESP no
es suficiente, ya que es de acceso
restringido y sólo
se entrega a personal
autorizado por
políticas de seguridad de la
empresa.
Viabilidad de la propuesta
del proyecto
avalada por el sponsor.
La
información suministrada
por la EAB es
suficiente.
Fuente: Construccion del autor
115
6.8.1.3 Criterios de valoración de proveedores
Los criterios de valoración de proveedores se seguirán de acuerdo con los parámetros
establecidos por el área de contratación y compras de la EAB-ESP, en los cuales se tiene en cuenta
la experiencia en el área del objeto a contratar, certificaciones, cumplimiento de requisitos técnicos,
legales, jurídicos y el menor valor de la oferta.
6.8.2 Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos
La planificación de las adquisiciones para el desarrollo del proyecto se encuentra de forma
detallada en la matriz planificar las adquisiciones ver apéndice R, donde se especifica información
como el objetivo del servicio, quien es el responsable, cuanto tiempo se requiere la adquisición, los
documentos que debe tener el contrato, las garantías y demás información que complementa el
proceso para las adquisiciones.
Tipos de contrato
De acuerdo con las adquisiciones que se van a hacer para realizar el proyecto, se tendrán
contratos de prestación de servicios profesionales a precios fijos donde se establece un precio fijo
para el servicio prestado.
6.8.2.1 Ejecución de las adquisiciones
Considerando que para el proyecto real no se requiere de adquisiciones hacer comprar o
contratos externos, por tal razón no se presenta información asociada con este proceso. Sin
embargo, para cumplir con el alcance del trabajo de grado se muestra la matriz efectuar
adquisiciones y adicional se menciona el siguiente proceso como se realizará:
• Definición y selección del proveedor de acuerdo con la evaluación de la experiencia en el
área del objeto a contratar, certificaciones, cumplimiento de requisitos técnicos, legales, jurídicos
y por último menor valor de la oferta, este se define de acuerdo con la calificación entre el área de
contratación y compras de la EAB-ESP
• Ofertas diligenciadas por los proveedores de acuerdo con requerimientos del bien o servicio.
• Definición de la modalidad del contrato.
• Elaboración del acuerdo o minuta del contrato a realizar con el proveedor.
• TDR (términos de referencia) con especificaciones de los requerimientos del servicio,
perfiles, cronograma, pagos, requisitos habilitantes entre otros
116
• El proveedor debe adoptar el reglamento del manual de contratación interno de la EAB-ESP,
en donde se establecen las condiciones para pago y la modalidad de contrato a suscribir de acuerdo
con el requerimiento solicitado.
• El proveedor debe adquirir las pólizas de cumplimiento del contrato, calidad del servicio y
pago de salarios y prestaciones.
• Documentación y actualización al plan de dirección del proyecto y al plan de gestión de
adquisiciones.
Se muestra matriz efectuar adquisiciones Ver apéndice S
6.8.2.3 Seguimiento y control de las adquisiciones
El proceso de seguimiento y control de las adquisiciones se realizará de la siguiente forma para
cumplir con el alcance del módulo, debido a que el proyecto no requiere adquisiciones:
• Inspecciones al informe de gestión mensual por parte del gerente de proyecto para ser
avalado por el sponsor
• Calificación de los requerimientos de adquisición
• Reuniones
Con la finalidad de complementar lo mencionado se tendrá una lista de chequeo de la siguiente
forma:
Tabla 32 Lista de verificación, seguimiento y control de las adquisiciones.
LISTA DE VERIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE LA ADQUISICIÓN
Entregable N°
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma de adquisiciones
2 Referencia el número de entregable
de la adquisición
117
3
Hace referencia al estado de avance
del contrato físico, tiempo y
financiero de acuerdo a las metas
establecidas.
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para saber
el estado y avance del entregable
5
Contiene certificado de pago de
aportes al sistema de seguridad
social para el periodo evaluado.
6 Es firmado por el personal que
corresponde
7
El informe cumple con los
parámetros de calidad de la EAB-
ESP
8 Contiene copia de las garantías,
pólizas y seguros.
9 Contiene copia de las actas de
reuniones que se realicen.
Fuente: Construcción del autor
118
6.8.3 Cronograma de adquisiciones y responsables
Figura 25. Cronograma de adquisiciones
Fuente: Construcción del autor
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Servicios profesionales para realizar el
analisis de información
Servicios profesionales para definir los
requerimentos del diseño del software
Servicios profesionales para diseñar la
interfaz grafica
Preparación
Contratación
Ejecución del contrato
Cierre
Hitos de entrega
mar-18 abr-18 may-18 jun-18 jul-18 ago-18feb-18ADQUISICIÓN
oct-17 nov-17 dic-17 ene-18
119
A continuación, se describe cada uno de los roles y responsabilidades de los interesados
relativos a las adquisiciones:
Tabla 33 Roles y responsabilidades en las adquisiciones.
Roles y responsabilidades en las adquisiciones
Id Rol dentro del
proceso Responsabilidades
1 Sponsor • Supervisar las adquisiciones y contratación del proyecto
2 Gerente del proyecto
• Aprobar las adquisiciones y contratación del proyecto.
• Aprobar la matriz planificar las adquisiciones
• Revisar y aprobar la matriz efectuar las adquisiciones
• Aprobar los entregables de las adquisiciones.
3 Equipo del proyecto
• Definir la documentación asociada a las adquisiciones con el
apoyo del área de compras y la aprobación del gerente de
proyecto.
• Elaborar la matriz de planificar las adquisiciones y hacerla firmar
por el gerente del proyecto.
• Enviar la matriz de planificar las adquisiciones al área de
compras.
• Hacer seguimiento y control a los entregables de las
adquisiciones.
4 Área de compras y
contratación
• Proceso de contratación de las adquisiciones.
• Cierre de los contratos para las adquisiciones.
• Definir la documentación asociada a las adquisiciones con el
apoyo del equipo del proyecto y aprobación del gerente.
• Tramitar la matriz de efectuar las adquisiciones y hacerla llegar
al gerente del proyecto.
• Control y seguimiento administrativo a los contratos.
Fuente: Construcción del autor
120
6.9 Plan de gestión de interesados
El plan de gestión de los interesados se desarrolla para asegurar que las necesidades de
información del proyecto y los interesados se satisfagan a través de los procesos para identificar,
planificar, gestionar y monitorear el involucramiento de las personas que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto, logrando la integración de los interesados tanto en las decisiones como
en la ejecución de proyecto de acuerdo con sus niveles de influencia e impacto.
121
6.9.1 Registro de interesados
Tabla 34 Registro de interesados.
Registro de interesados
Id Nombre interesado Rol proyecto / organización Fases de mayor interés Información de contacto
Clasificación
Interno /
Externo
Apoyo /
Neutral /
Opositor
1 Gerente de Tecnología EAB-ESP Sponsor Todas las fases del
proyecto
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia
Interno Apoyo
2 Director de informática de la
EAB-ESP Apoyo al sponsor
Levantamiento de
información
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia
Interno Apoyo
3
Líder de cada línea de operación
de la plataforma informática de la
EAB-ESP
Apoyo a la dirección de
informática
Levantamiento de
información
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia
Interno Apoyo
4 Gerente de proyecto Director del proyecto Todas las fases del
proyecto
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia
Interno Apoyo
5 Equipo de proyecto Apoyo a la dirección del
proyecto
Todas las fases del
proyecto
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia
Interno Apoyo
6 Usuarios finales internos Usuario interno Todas las fases del
proyecto
Oficina principal Av. Calle 24
No. 37-15 Bogotá D.C -
Colombia y demás sedes del
acueducto.
Interno Neutral
7 Usuarios finales externos Usuario externo Todas las fases del
proyecto No aplica Externo Neutral
8 Entes de control de la
administración publica Ente de control
Todas las fases del
proyecto
Contraloría (Carrera 32A N° 26
A - 10 Bogotá D.C - Colombia)
Personería ( Cra. 7 # 21-24 -
Bogotá D.C. - Colombia)
Externo Neutral
Fuente: Construcción del autor
122
6.9.2 Matriz de evaluación del involucramiento de interesados
Tabla 35 Matriz de involucramiento de interesados
Matriz de involucramiento de interesados
Plan de gestión interesados Frecuencia de
comunicación Prioridad de atención
Id Nombre interesado Rol proyecto /
organización
Dia
ria
Sem
anal
Qu
ince
nal
Men
sual
P1
- g
esti
on
ar
alta
men
te
P2
- m
ante
ner
sati
sfec
ho
P3
- m
ante
ner
info
rmad
o
P4
- m
on
itore
ar
1 Gerente de Tecnología EAB-ESP Sponsor
2 Director de informática de la EAB-
ESP
Director de la plataforma
informática de la EAB-ESP
3 Líderes de cada línea de operación
de TI
Líder de cada línea de
operación de la plataforma
informática de la EAB-ESP
4 Gerente de proyecto Gerente de proyecto
5 Equipo de proyecto Equipo del proyecto
6 Usuarios finales internos Usuario interno
7 Usuarios finales externos Usuario Externo
8 Entes de control de la
administración publica Ente de control externo
Fuente: Construcción del autor
123
6.9.3 Estrategias para involucrar los interesados
Tabla 36 Estrategias para involucrar a los interesados.
Plan de gestión interesados
Id Nombre interesado Rol proyecto /
organización Requisitos / necesidades Expectativas / observaciones
Estrategia de aproximación
y gestión
1
Gerente de
Tecnología EAB-
ESP
Sponsor
Cumplir con los objetivos
corporativos de la gerencia
de tecnología de la EAB-
ESP
Eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma informática para
dar cumplimiento a los objetivos
corporativos de la entidad.
Mantener satisfecho
2
Director de
informática de la
EAB-ESP
Director de la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
Garantizar la eficiencia,
eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma
informática de la EAB-ESP
Eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios de la plataforma informática
mediante la adecuada gestión de los riesgos
dentro de la operación de la misma a nivel
general.
Informar
3 Líderes de cada línea
de operación de TI
Líder de cada línea
de operación de la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
Monitorear los riesgos
asociados a TI en la
plataforma informática de la
EAB-ESP por cada línea de
operación
Continuidad de los servicios de la
plataforma informática, mediante la
adecuada gestión del riesgo desde el punto
de vista de cada línea de operación
Informar
4 Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Brindar solución a la
problemática de la EAB-
ESP frente a los riesgos que
se presentan en la plataforma
informática de la entidad
Proponer y diseñar un Software para la
gestión del riesgo en la plataforma
informática de la EAB-ESP
Informar
5 Equipo de proyecto Equipo del proyecto
Brindar solución a la
problemática de la EAB-
ESP frente a los riesgos que
se presentan en la plataforma
informática de la entidad
Apoyar al gerente de proyecto en toda la
gestión y realización del proyecto desde el
inicio hasta el cierre del mismo
Monitorear
6 Usuarios finales
internos Usuario interno
Realizar sus actividades
laborales diarias
Contar con disponibilidad y calidad del
servicio de la plataforma informática para
no tener inconvenientes en las actividades
diarias a realizar
Gestionar de cerca
124
Plan de gestión interesados
Id Nombre interesado Rol proyecto /
organización Requisitos / necesidades Expectativas / observaciones
Estrategia de aproximación
y gestión
7 Usuarios finales
externos Usuario Externo
Utilizar los servicios
ofrecidos a través de la
plataforma informática para
facilitar tramites
Contar con disponibilidad de los servicios
en línea y de portal soportados en la
plataforma informática de la entidad
Gestionar de cerca
8
Entes de control de la
administración
publica
Ente de control
externo
Velar por la correcta
prestación de servicios de las
entidades publicas
Medición de indicadores de niveles de
servicio de la EAB-ESP a sus usuarios Informar
Fuente: Construcción del autor
125
Conclusiones
• El diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-
ESP permite a partir de un levantamiento de información y un análisis de la misma establecer los
requerimientos funcionales del software, los cuales una vez identificados permitirán en el futuro
desarrollarlo e implementarlo logrando un eficaz proceso de gestión de riesgos generados como
consecuencia de constantes cambios dentro de la plataforma, ya sea por los avances tecnológicos
o por los requerimientos de los usuarios internos y externos de la entidad, dicha implementación
generara beneficios al área de tecnología de la EAB-ESP.
• Para el desarrollo del proyecto se aplicaron los conocimientos adquiridos de las diez áreas
de conocimiento de acuerdo con la guía PMBOK.
• Con el diseño del software se tiene un amplio estudio que permitirá aumentar la efectividad
en la gestión de riesgos a los que se ve expuesta la plataforma informática de la EAB-ESP como
consecuencia de los cambios generados por la operación de está.
• Se realizo el diseño de Software que le permita a la EAB-ESP tener a disposición,
almacenada, organizada, actualizada y cuantificada toda la información posible sobre los riesgos
a los que está expuesta la plataforma informática.
126
Referencias
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Lledó, P. (2013). Administración de proyectos: EL ABC para un director de proyectos exitoso (3
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http://www.um.es/ceee/jornadas/desarrollo-profesional/material/6.pdf:
http://www.um.es/ceee/jornadas/desarrollo-profesional/material/6.pdf
127
Apendices
Apéndice A. Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 1)
Tabla 37 Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 1)
Proyecto
Diseño de software para
la gestión del riesgo en
la plataforma
informática de la EAB-
ESP
Gerencia del proyecto CDC proyectos
Estimado de costos ($cop) $ 70.122.440,00
Duración (días) 202
Categoría Riesgo
Valoración de impacto y probabilidad
Personas Daños a
instalaciones Ambiental
Económicos
(costos) Tiempo
Imagen y
clientes Otros
Valoración impacto
/ probabilidad
Valoración
global
AMBIENTAL Consumo de papel 0B 0A 3B 0A 0A 3A 0A 16 L
AMBIENTAL
Generación de
residuos especiales
(tonner, bombillos, baterías, partes
electrónicas)
2B 0A 4B 1C 0A 3A 0A 21 M
AMBIENTAL Consumo de energía 0B 1A 4C 1B 0A 3A 0A 22 M
AMBIENTAL Consumo de agua 1B 0A 4C 1B 0A 3B 0A 22 M
AMBIENTAL
Generación de
residuos ordinarios
(envolturas alimentos, envases
desechables, etc)
1B 0A 4C 1A 0A 3B 0A 22 M
AMBIENTAL
Uso de sustancias
químicas (productos
de aseo y limpieza) 2B 2B 2A 1A 1A 3B 0A 16 L
AMBIENTAL Generación de
residuos biológicos 0A 0A 2A 1A 0A 3B 0A 16 L
128
Plan de tratamiento a los riesgos
Categoría Riesgo Plan de
respuesta
Acción de
tratamiento
Valor para
índice seg. Personas Daños a instalaciones Ambiental
Económicos
(costos) Tiempo
Imagen y
clientes
AMBIENTAL Consumo de papel Mitigar
Realizar la
revisión
documental en formato digital
solo imprimir los
documentos completamente
aprobados
1 0 0 16 0 0 15
AMBIENTAL
Generación de
residuos especiales
(tonner, bombillos, baterías, partes
electrónicas)
Mitigar
Realizar la
disposición de estos elementos
con entidades
debidamente autorizadas y
solicitando la
respectiva acta de disposición final
2 12 0 21 9 0 15
AMBIENTAL Consumo de energía Mitigar
Utilizar tecnologías con
índice de
eficiencia energética A
2 0 8 22 4 0 15
AMBIENTAL Consumo de agua Mitigar Utilizar sanitarios de bajo consumo
2 4 0 22 4 0 16
AMBIENTAL
Generación de
residuos ordinarios
(envolturas alimentos, envases
desechables, etc)
Mitigar
Evitar el uso de
envases desechables
2 4 0 22 8 0 16
AMBIENTAL Uso de sustancias químicas (productos
de aseo y limpieza)
Mitigar Adquirir sustancias
biodegradables 1 12 12 5 8 8 16
129
AMBIENTAL Generación de
residuos biológicos Mitigar
Utilizar papel
higiénico
biodegradable, realizar la
disposición de
otros residuos biológicos con
empresas
debidamente autorizadas
solicitando el acta
de disposición final
1 0 0 5 8 0 16
Fuente: Construcción del autor
130
Apéndice B. Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 2)
Tabla 38 Matriz de evaluación semi-cuantitativa de riesgos RAM (Parte 2)
Matriz de evaluación semi-cuantitativa (impacto y probabilidad) de riesgos para proyectos
Estimado de
costos ($cop) $ 70.122.440,00 Programa de ejecución: 202
Probabilidad de ocurrencia
A B C D E
Consecuencias OTRA
<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%
Severidad
HSE y Seg. Física Alcance
Imag
en y
cli
ente
s
OT
RA
Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto
Per
son
as
Dañ
os
a in
stal
acio
nes
Am
bie
nte
Eco
nó
mic
os
($)
Pro
gra
mac
ión
(d
ías
cron
og
ram
a)
Ocurre en
1 de 100 proyectos
Ocurre en
1 de 20 proyectos
Ocurre en
1 cada 4 proyectos
Ocurre
en 1 de 3 proyectos
Ocurre en
1 cada 2 proyectos
5 Muy Alto Una o más
fatalidades
Daño
Total
Contaminación
Irreparable
Catastrófica
>10%
Programa
Ejecución Impacto
Internacional 23 26 27 29 30
10% o más 20,2
4 Alto
Incapacidad
permanente (parcial o
total)
Daño Mayor
Contaminación Mayor
Grave 6->10%
Programa
Ejecución Impacto Nacional
20 21 22 25 28
8% 12,1
3 Medio
Incapacidad
temporal (>1 día)
Daño
Localizado
Contaminación
Localizada
Severo
2->6%
Programa
Ejecución Impacto
Regional 15 16 18 19 24
5% 4,0
2 Bajo
Lesión menor
(sin
incapacidad)
Daño Menor
Efecto Menor
Importante
1->2%
Programa
Ejecución
Impacto Local
5 12 13 14 17
131
4% 2,0
1 Insignificante
Lesión leve
(primeros auxilios)
Daño
leve
Efecto
Leve
Marginal
<1%
Programa
Ejecución Impacto
Interno 3 4 9 10 11
2% 0,0
0 Nulo Ningún Incidente
Ningún Daño
Ningún Efecto
Ninguna
0%
Programa Ejecución
Ningún Impacto
1 2 6 7 8
0 0
Fuente: Construcción del autor
132
Apéndice C. Matriz P5
Tabla 39 Matriz P5.
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Producto Objetivos y
metas
Vida útil del
producto
Servicio
posventa del
producto
Sostenibilidad
económica
Retorno de la
inversión
Beneficios
financieros
directos
0 0 0 0 0 0,00
Proceso Impactos
Madurez del
proceso
Eficiencia y
estabilidad del
proceso
Valor
presente neto 0 0 0 0 0 0,00
Agilidad del
negocio
Flexibilidad/
Opción en el
proyecto
0 0 0 0 0 0,00
Flexibilidad
creciente del
negocio
0 0 0 0 0 0,00
133
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Estimulación
económica
Impacto
local
económico
0 0 0 0 0 0,00
Beneficios
indirectos 0 0 0 0 0 0,00
Sostenibilidad
ambiental Transporte
Proveedores
locales 0
Para el
desarrollo del
proyecto no se
contarán con
proveedores.
0
Para el
desarrollo del
proyecto no se
contarán con
proveedores.
0
Para el
desarrollo del
proyecto no se
contarán con
proveedores.
0
Para el
desarrollo del
proyecto no se
contarán con
proveedores.
0
Para el
desarrollo del
proyecto no se
contarán con
proveedores.
0,00
Comunicació
n digital 3
Se utiliza
recursos que
generen
reducción en
los materiales
no renovables
3
Se utiliza
recursos que
generen
reducción en
los materiales
no renovables
3
Se utiliza
recursos que
generen
reducción en
los materiales
no renovables
3
Se utiliza
recursos que
generen
reducción en
los materiales
no renovables
3
Se utiliza
recursos que
generen
reducción en
los materiales
no renovables
15,00
Promover el
uso de
tecnología con
energía
renovable y
limpia, al
igual que
maximizar 8
horas diarias
el uso de
tecnología.
Viajes -2
No se realizan
viajes largos
para el
desarrollo del
proyecto
-2
No se realizan
viajes largos
para el
desarrollo del
proyecto
-2
No se realizan
viajes largos
para el
desarrollo del
proyecto
-2
No se realizan
viajes largos
para el
desarrollo del
proyecto
-2
No se realizan
viajes largos
para el
desarrollo del
proyecto
-
10,00
134
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Transporte 2
El personal
debe
movilizarse en
transporte
normal
público o
personal
2
El personal
debe
movilizarse en
transporte
normal
público o
personal
2
El personal
debe
movilizarse en
transporte
normal
público o
personal
2
El personal
debe
movilizarse en
transporte
normal
público o
personal
2
El personal
debe
movilizarse en
transporte
normal
público o
personal
10,00
Realizar
campañas para
uso de
bicicletas o
transporte
compartido.
Energía
Energía
usada 3
Se requiere
energía para el
uso de
equipos como
computadores,
impresoras
durante todo
el proyecto
3
Se requiere
energía para el
uso de
equipos como
computadores,
impresoras
durante todo
el proyecto
3
Se requiere
energía para el
uso de
equipos como
computadores,
impresoras
durante todo
el proyecto
3
Se requiere
energía para el
uso de
equipos como
computadores,
impresoras
durante todo
el proyecto
3
Se requiere
energía para el
uso de
equipos como
computadores,
impresoras
durante todo
el proyecto
15,00
Realizar
campañas de
concientizació
n sobre el
ahorro de
energía
eléctrica.
Emisiones
/CO2 por la
energía
usada
3
El CO2 se
emite de la
energía usada
y será durante
todo el
proyecto
3
El CO2 se
emite de la
energía usada
y será durante
todo el
proyecto
3
El CO2 se
emite de la
energía usada
y será durante
todo el
proyecto
3
El CO2 se
emite de la
energía usada
y será durante
todo el
proyecto
3
El CO2 se
emite de la
energía usada
y será durante
todo el
proyecto
15,00
Realizar
campañas de
concientizació
n sobre el
ahorro de
energía
eléctrica.
Retorno de
energía
limpia
0
No se genera
energía
renovable en
ningún
momento del
proyecto
0
No se genera
energía
renovable en
ningún
momento del
proyecto
0
No se genera
energía
renovable en
ningún
momento del
proyecto
0
No se genera
energía
renovable en
ningún
momento del
proyecto
0
No se genera
energía
renovable en
ningún
momento del
proyecto
0,00
135
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Residuos
Reciclaje -1
En esta fase se
utilizará las
políticas de
reciclaje en el
consumo de
papel dentro
de la empresa.
-1
En esta fase se
utilizará las
políticas de
reciclaje en el
consumo de
papel dentro
de la empresa.
-1
En esta fase se
utilizará las
políticas de
reciclaje en el
consumo de
papel dentro
de la empresa.
-1
En esta fase se
utilizará las
políticas de
reciclaje en el
consumo de
papel dentro
de la empresa.
-1
En esta fase se
utilizará las
políticas de
reciclaje en el
consumo de
papel dentro
de la empresa.
-5,00
Disposición
final -3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Reusabilidad -3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Energía
incorporada 2
El consumo
de papel para
los informes
del proyecto
2
El consumo
de papel para
los informes
del proyecto
2
El consumo
de papel para
los informes
del proyecto
2
El consumo
de papel para
los informes
del proyecto
2
El consumo
de papel para
los informes
del proyecto
10,00
Promover el
uso de papel
producto de
reciclaje.
Residuos -3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-3
Se seguirá las
políticas y
estrategias de
la empresa
EAB
-
15,00
136
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Agua
Calidad del
agua 2
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
10,00
Realizar
campañas
educativas de
ahorro de
agua.
Consumo del
agua 2
El consumo
estará definido
por el
personal que
se encuentre
en las oficinas
de la empresa
y se tendrá las
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
El consumo
estará definido
por el
personal que
se encuentre
en las oficinas
de la empresa
y se tendrá las
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
El consumo
estará definido
por el
personal que
se encuentre
en las oficinas
de la empresa
y se tendrá las
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
El consumo
estará definido
por el
personal que
se encuentre
en las oficinas
de la empresa
y se tendrá las
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
2
El consumo
estará definido
por el
personal que
se encuentre
en las oficinas
de la empresa
y se tendrá las
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
10,00
Realizar
campañas
educativas de
ahorro de
agua.
Sostenibilidad
social
Prácticas
laborales y
trabajo decente
Empleo 0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0,00
Relaciones
laborales 0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0,00
Salud y
seguridad 0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0,00
137
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Educación y
capacitación 0
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0,00
Aprendizaje
organizacion
al
-1
No afecta el
desarrollo del
proyecto, sin
embargo, se
contará con
estrategias de
ahorro de
agua de
acuerdo con
las políticas
de la empresa
-1
Adaptación al
proyecto por
parte de los
empleados de
la empresa
-1
Adaptación al
proyecto por
parte de los
empleados de
la empresa
-1
Adaptación al
proyecto por
parte de los
empleados de
la empresa
-1
Adaptación al
proyecto por
parte de los
empleados de
la empresa
-5,00
Diversidad e
igualdad de
oportunidade
s
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0
No afecta el
desarrollo del
proyecto.
0,00
Derechos
humanos
No
discriminació
n
-3
No se genera
discriminació
n durante el
desarrollo del
proyecto, la
empresa
cuenta con
políticas para
esta situación.
-3
No se genera
discriminació
n durante el
desarrollo del
proyecto, la
empresa
cuenta con
políticas para
esta situación.
-3
No se genera
discriminació
n durante el
desarrollo del
proyecto, la
empresa
cuenta con
políticas para
esta situación.
-3
No se genera
discriminació
n durante el
desarrollo del
proyecto, la
empresa
cuenta con
políticas para
esta situación.
-3
No se genera
discriminació
n durante el
desarrollo del
proyecto, la
empresa
cuenta con
políticas para
esta situación.
-
15,00
138
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Libre
asociación -3
Todos los
profesionales
son libres de
pertenecer a
cualquier
agrupación
dentro de la
ley.
-3
Todos los
profesionales
son libres de
pertenecer a
cualquier
agrupación
dentro de la
ley.
-3
Todos los
profesionales
son libres de
pertenecer a
cualquier
agrupación
dentro de la
ley.
-3
Todos los
profesionales
son libres de
pertenecer a
cualquier
agrupación
dentro de la
ley.
-3
Todos los
profesionales
son libres de
pertenecer a
cualquier
agrupación
dentro de la
ley.
-
15,00
Trabajo
infantil -3
No se permite
el trabajo
infantil dentro
del proyecto
ni la empresa
ya que se
sigue la
legislación
vigente
-3
No se permite
el trabajo
infantil dentro
del proyecto
ni la empresa
ya que se
sigue la
legislación
vigente
-3
No se permite
el trabajo
infantil dentro
del proyecto
ni la empresa
ya que se
sigue la
legislación
vigente
-3
No se permite
el trabajo
infantil dentro
del proyecto
ni la empresa
ya que se
sigue la
legislación
vigente
-3
No se permite
el trabajo
infantil dentro
del proyecto
ni la empresa
ya que se
sigue la
legislación
vigente
-
15,00
Trabajo
forzoso y
obligatorio
-3
No se realiza
trabajos
forzados y
obligados para
el proyecto.
-3
No se realiza
trabajos
forzados y
obligados para
el proyecto.
-3
No se realiza
trabajos
forzados y
obligados para
el proyecto.
-3
No se realiza
trabajos
forzados y
obligados para
el proyecto.
-3
No se realiza
trabajos
forzados y
obligados para
el proyecto.
-
15,00
Sociedad y
consumidores
Apoyo de la
comunidad -3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Políticas
públicas/
cumplimient
o
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Salud y
seguridad del
consumidor
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Etiquetas de
productos y
servicios
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
139
DISEÑO DE UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
Fecha de
elaboraci
ón:
11/02/2018
Elaborad
o por: NAIRA DAVILA_HANS CAGUA_FABIAN CARRILLO
Integradores del P5 Indicadores Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos Fase 1 Justificación Fase 2 Justificación Fase 3 Justificación Fase 4 Justificación Fase 5 Justificación Total
Acciones de
mejora/respue
sta
Mercadeo y
publicidad -3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Privacidad
del
consumidor
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Comportamiento
ético
Prácticas de
inversión y
abastecimien
to
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Soborno y
corrupción -3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
Comportami
ento antiético -3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-3
Se seguirá las
políticas de la
empresa EAB
-
15,00
TOTAL -35 -35 -35 -35 -35
-
175,0
0
Fuente: Construcción del autor
140
Apéndice D. Descripción Matriz P5
Tabla 40 Descripción de la matriz P5.
Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos
Sostenibilidad
económica
Retorno de la inversión
Retorno de la Inversión (ROI) ganancia financiera
directa a obtenerse producto de la inversión en un
portafolio, programa o proyecto. Esta subcategoría cubre la ganancia financiera y el valor presente
neto de un proyecto individual.
Beneficios financieros directos
El beneficio económico de la organización como resultado de un proyecto
Valor presente neto El total monetario que se produce cuando el valor descontado de los costos esperados de un portafolio, programa o proyecto,
se deducen del valor descontado de los beneficios esperados
Agilidad del negocio
P5 ve la agilidad del negocio como la capacidad de
una organización para adaptarse con facilidad
(desde una perspectiva financiera) en respuesta a los cambios en la cartera, programa o proyecto
para cumplir con los resultados del proyecto desde una perspectiva de sostenibilidad. Esta
subcategoría se centra en dos elementos,
flexibilidad / opcionalidad en el proyecto y el
aumento de la flexibilidad del negocio.
Flexibilidad/Opción en el
proyecto
La flexibilidad en el proyecto para ajustar los requisitos para lograr un mayor grado de sostenibilidad para aumentar el
beneficio social y mejorar los impactos ambientales
Flexibilidad creciente del
negocio
El grado de flexibilidad que una organización obtiene como
resultado de un proyecto
Estimulación económica
P5 ve estimulación económica como la estimulación financiera que se produce como
resultado del proyecto. Las dos medidas son de
Impacto Económico Local y beneficios indirectos.
Impacto local económico Impacto de la economía local como resultado de la
implementación del portafolio, programa o proyecto.
Beneficios indirectos
Los beneficios financieros a la economía que se realicen como consecuencia del portafolio, programa o proyecto que no están
definidas en el plan de negocios, pero se materializó como
resultado de la inversión
Sostenibilidad
ambiental Transporte
Esta subcategoría cubre los procesos de proyectos y productos impactos que se relacionan con el
transporte y se centra en cuatro áreas: Contratación
Local, Comunicación Digital, Viajar y Transporte. Mientras que cada elemento de esta categoría se
clasifica en la línea de fondo del medio ambiente,
cada uno tiene impactos sociales y económicos importantes que deben tenerse en cuenta cuando
teniendo en cuenta el impacto global
Proveedores locales
La política de una organización y procedimiento para la adquisición de bienes y servicios a partir de fuentes locales
para reducir el impacto ambiental (también sirve para
disminuir negativo social y económico impactos.)
Comunicación digital
Políticas y procedimientos para utilizar la tecnología para la
comunicación de una organización para reducir el consumo de recursos no renovables
141
Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos
Viajes
La política de una organización que limite los viajes
innecesarios y asegura que el uso de recursos para los viajes
tiene el menor impacto sobre el medio ambiente como sea posible
Transporte La política de una organización en el transporte de mercancías o materiales que garantiza los aspectos logísticos y el embalaje
son lo más ecológica posible
Energía
Esta subcategoría cubre los procesos del proyecto
y los impactos de los productos, se centra en tres
áreas principales: la energía utilizada, Emisiones/Co2 y cambio a energía limpias.
Energía usada
El tipo y la cantidad de energía que se consume en todo el ciclo
de vida del proyecto y la cantidad de energía que el resultado
del proyecto consumirá durante su vida útil
Emisiones /CO2 por la
energía usada
La cantidad de las emisiones de carbono que se emite durante el ciclo de vida del proyecto y la impacto en la calidad del aire
durante el ciclo de vida del producto del proyecto
Retorno de energía limpia
El tipo y la cantidad de energía renovable que se genera por el
proyecto o productos del proyecto que puede ser devuelto y
reasignado
Residuos
Esta subcategoría cubre los procesos del proyecto
y los impactos de productos, ya que pertenecen a los residuos
durante la extracción de las materias primas, el
procesamiento de las materias primas en intermedia y de los productos finales y el consumo
de los productos finales y se centra en cinco
primarias áreas: Reciclaje, reutilización, energía incorporada
y los residuos.
Reciclaje La política de la organización y la práctica en relación con el suministro y el uso de productos y material reciclado, y la
adherencia del proyecto a tener prácticas de reciclaje
Disposición final
La política de la organización para la disposición de los
recursos y los activos, y del impacto de los productos del
proyecto al finalizar su ciclo de vida en la sociedad y el medio ambiente
Reusabilidad
La política de la organización de reutilizar los materiales en la
creación de nuevos productos y la reutilización del producto al
final de su vida
Energía incorporada
La cantidad de energía procedente de fuentes renovables que
se incorpora en el proyecto de producto y el consumo de energías renovables durante el ciclo de vida del proyecto.
Residuos
La política y las prácticas de la organización con respecto a la
eliminación de residuos, el tratamiento de residuos durante el
ciclo de vida del proyecto, y el tipo y cantidad de residuos
generados por los productos del proyecto
Agua
Esta subcategoría cubre los procesos de proyectos
y productos impactos que se relacionan con el agua
y se centra en tres áreas principales: Calidad de
Calidad del agua
El impacto en la calidad del agua que el proyecto y otros
productos del proyecto tendrán en los hábitats y las especies
afectadas
142
Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos
Agua, Consumo de Agua y
Disposición del Agua. Consumo del agua
La cantidad de agua que será consumida por el proyecto o producto y del proyecto durante su ciclo de vida
Sostenibilidad social
Practicas labores y trabajo decente
Esta subcategoría cubre las políticas de gobierno
de proyectos que se relacionan con las prácticas de trabajo, la relación con la política establecida en las
normas de organización y operaciones,
procedimientos de contratación de la organización
y dotación de personal, el trato de los empleados y
su bienestar.
Empleo
Las prácticas de empleo y el abastecimiento de los individuos
que componen el proyecto organización, que van desde el comité directivo del proyecto hasta los miembros del equipo
del proyecto miembros, se pueden medir por
• Tipo de empleo (a tiempo completo o por contrato) • Género
• Edad
Relaciones laborales
Enfoque de una organización y su relación con los proyectos
propietarios / patrocinadores / partes interesadas en lo que respecta para interferir con mutuas derechos legítimos y
humanos: políticas para abordar los problemas, los riesgos y el
rendimiento; y procedimientos para la mediación justa
Salud y seguridad
Aproximación y procedimientos de salud y seguridad y de
emergencia de una organización. Gestión y su relación con el equipo de proyecto, el entorno del proyecto durante el ciclo de
vida, y el medio ambiente en que el producto está cuando se
pone en producción
Educación y capacitación
Enfoque de una organización para la gestión de habilidades y de formación que apoya la capacidad del personal para llevar
a cabo las actividades del proyecto, maximizando el valor para
el proyecto y una contribución positiva a sus carreras
Aprendizaje organizacional
Enfoque de una organización para la gestión del conocimiento
que mejora su capacidad colectiva para aceptar y hacer uso de los nuevos conocimientos en beneficio del avance de la
organización y de mitigar el riesgo
Diversidad e igualdad de oportunidades
Políticas de una organización con respecto a la no
discriminación de personal y de recursos de los proyectos basados el grupo de edad, sexo, grupo minoritario y otros
indicadores de diversidad.
Derechos humanos
Esta subcategoría cubre los procesos del proyecto
y los impactos de productos, relacionados con los derechos humanos. Entre las cuestiones de
derechos humanos incluidos son la no
discriminación, la igualdad de género, la libertad
No discriminación
Política de la organización en materia de no discriminación por
motivos de raza, color, origen nacional o étnico, edad, religión, discapacidad, sexo, orientación sexual, identidad y expresión
de género, condición de veterano o
cualquier otra característica protegida por la ley aplicable
143
Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos
de asociación, la negociación colectiva, el trabajo
infantil y el trabajo forzoso u obligatorio. Libre asociación
Políticas y procesos organizacionales que garantizan los
derechos del personal a afiliarse o retirarse de los grupos de su
elección y de los grupos a emprender acciones colectivas para defender los intereses de sus miembros
Trabajo infantil
Políticas y medidas de la organización que salvaguarden contra el trabajo infantil y trabajadores jóvenes. Evitando que
estén expuestos a trabajos peligrosos, ya sea directamente o a
través de canales de proveedores
Trabajo forzoso y obligatorio Políticas y medidas de organización que salvaguarden contra el trabajo forzoso u obligatorio, ya sea directamente o a través
de los canales de proveedores
Sociedad y
consumidores
Esta subcategoría cubre los impactos de una
cartera, programa o proyecto en la sociedad en la
que el producto del proyecto tendrá un impacto en los usuarios finales o los clientes que hagan uso de
ella
Apoyo de la comunidad
El nivel de apoyo de la comunidad hacia el proyecto tendrá un
impacto en forma directa e indirecta desde una perspectiva
nacional y global-local, regional
Políticas públicas/cumplimiento
Legislación, políticas públicas y normas que el proyecto debe cumplir
Salud y seguridad del consumidor
La adhesión a las medidas que aseguren que el proyecto no pone en peligro o genera efectos adversos para el usuario final
Etiquetas de productos y
servicios
El etiquetado de la información de productos y servicios del
proyecto, para asegurar la precisión del contenido, el uso
seguro, eliminación y cualquier factor que pueda tener impactos ambientales o sociales
Mercadeo y publicidad La notificación de los incidentes relacionados con el cumplimiento normativo, los derechos humanos, las leyes o
políticas públicas
Privacidad del consumidor
Las políticas y procedimientos de la organización relacionadas
con el tratamiento de la información de los clientes, quejas, cuestiones de reglamentación o la pérdida de información de
los clientes
Comportamiento ético
Esta subcategoría cubre los procesos de proyectos
y productos impactos, relacionados con el
comportamiento ético y se centra en tres áreas:
Inversiones y Adquisiciones, soborno, corrupción
y anti-Competencia.
Prácticas de inversión y
abastecimiento
Los procesos de la organización para seleccionar las
inversiones y las prácticas para proveer el proyecto de los recursos.
Soborno y corrupción La política de una organización y la práctica, y la comunicación transparente con respecto a las formas de
corrupción, incluyendo la extorsión y el soborno
144
Categorías de
sostenibilidad Sub Categorías Elementos
Comportamiento antiético
La política, acciones de una organización y reportes sobre el
comportamiento anticompetitivo, incluyendo cualquier acción
legal o quejas de los organismos reguladores
Fuente: Construcción del autor
145
Apéndice E. Lecciones aprendidas
REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS
PROYECTO Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
FECHA
CÓDIGO DE
LECCIÓN
APRENDID
A
CATEG
ORÍA
ENTREGABL
E AFECTADO DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO ACCIÓN CORRECTIVA LECCIÓN APRENDIDA
26/10/17 CDC – LA 01
Gestión de
la
integració
n
Levantamiento
de información
Cuando se inició la
solicitud de
información no se
obtuvo un buen
resultado debió que
el acceso era
restringido y no se
tuvo
acompañamiento
del Gerente de
proyecto o el
Gerente de
Tecnología.
Al designar los
responsables de la
actividad no se
delegó a la persona
con autoridad para
facilitar la
información
Tuvo impacto bajo
en los objetivos
puesto que el
retraso fue solo un
par de días
El
acompañamiento
del Gerente de
tecnología y del
proyecto como
apoyo y respaldo
para solicitar la
información.
Si la información
es de difícil acceso
debe tenerse
siempre
colaboración de los
gerentes ya sea del
proyecto o de la
empresa donde se
esté realizando.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por: Revisada por: Aprobada por: Fecha Motivo
1.0
Equipo
del
proyect
o.
Gerente del
proyecto
Gerente del
proyecto 26/05/2018
146
FECHA
CÓDIGO DE
LECCIÓN
APRENDID
A
CATEG
ORÍA
ENTREGABL
E AFECTADO DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO ACCIÓN CORRECTIVA LECCIÓN APRENDIDA
8/11/17 CDC – LA 02
Gestión de
la
integració
n
Levantamiento
de información
La información que
se entregó al
equipo del
proyecto no estaba
completa debido a
que faltaba dos
meses de los seis
que fueron
solicitados, esto
por distracción del
funcionario
encargado.
No se realiza la
verificación
inmediata de la
información
recibida
Tuvo impacto bajo
en los objetivos
puesto que solo se
recolecta la
información por
partes
Verificar siempre
que la información
levantada sea lo
solicitada y no
esperar a hacer un
reproceso e
identificar que falta
información.
Evitar reprocesos
constatando que la
información
obtenida sea la
adecuada para
desarrollar el
proyecto.
30/11/17 CDC – LA 03
Gestión de
la
integració
n
Análisis de la
información
El análisis de
información se
inició sin tener en
cuenta las líneas de
operación de la
plataforma de la
EAB- ESP, debido
a que no identifico
bien el objetivo del
entregable.
Al definir la
información
necesaria no tienen
en cuenta la
totalidad de las
líneas de operación
Tuvo impacto bajo
en los objetivos
puesto que solo se
recolecta la
información por
partes
Iniciar verificando
y definiendo los
lineamientos
principales para
cada actividad del
proyecto.
Cuando se inicie a
procesar la
información
verificar que este
completa y
definida de acuerdo
con lo que se busca
con el proyecto.
147
Apéndice F. Formato de solicitud de cambios.
Solicitud de cambio
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP [01]
Fecha [dd/mm/aaaa]:
Datos de la solicitud de cambio
Nro. control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto
Categoría de cambio
Marcar todas las que apliquen:
Alcance Cronograma Costos Calidad Recursos
Procedimientos Documentación Otro
Causa / origen del cambio
Solicitud de cliente Reparación de defecto Acción correctiva
Acción preventiva Actualización / Modificación de documento
Otros
Descripción de la propuesta de cambio
Justificación de la propuesta de cambio
Impacto del cambio en la línea base
Alcance:
Cronograma:
148
Costo:
Calidad:
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
Implicaciones para los interesados
Implicaciones en la documentación del proyecto
Riesgos
Comentarios
150
Apéndice G. Estructura desglose de trabajo (EDT)
Diseño de Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
1
Levantamiento de información
Requerimientos del diseño del Software
Diseño de la Interfaz grafica
Gestión de proyecto
1.31.4
Documentación proyecto
Lecciones aprendidas
1.5.1
1.5.2
Análisis de información
1.11.5
Información general de la plataforma
informática EAB-ESP
Líneas de operación de la plataforma
Información base sobre riesgos/impacto
de la plataforma
Registro de la información
Visualizaciones de navegación
1.3.1 1.4.1
Categorización del riesgo por línea de
operación1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.2.1
Mecanismos para gestión del riesgo
1.2.2
Almacenamiento de la informacion
Actualización de la informacion
Cuantificación de la informacion
Documentación sobre riesgos
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
Sección interactiva
1.3.6
Características técnicas de la interfaz
1.4.2
Figura 26. Estructura de desglose de trabajo EDT
Fuente: Construcción del autor
151
Apéndice H. Diccionario EDT
ID 1.1 Cuenta de
Control 2.0.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Levantamiento de información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN La información proveniente de la plataforma informática, líneas de operación y
base sobre riesgo e impacto de la EAB-ESP.
ENTREGABLES Informe general con el levantamiento de información de la plataforma
informática de la EAB-ESP.
SUPUESTOS La información suministrada por la EAB-ESP es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Sponsor – director de proyecto - Equipo de proyecto
DURACIÓN 44 días
HITOS 17 de octubre de 2017 – Firma del acta de constitución de proyecto
17 de octubre de 2017 - Inicio proceso levantamiento de información
COSTO $18.467.000
ID 1.1.1 Cuenta de
Control 2.0.1.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Información general de la plataforma de informática EAB-ESP
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe debe contener información básica de la empresa para
contextualización del proyecto.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información suministrada por la EAB-ESP es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 44 días
HITOS 17 de octubre de 2017 - Inicio proceso levantamiento de información
COSTO $9.234.000
152
ID 1.1.2 Cuenta de
Control 2.0.1.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Líneas de operación de la plataforma
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
El informe tiene clasificado la información de acuerdo a las diferentes líneas de
operación del EAB-ESP como infraestructura, almacenamiento, soluciones,
seguridad de la información entre otras.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información suministrada por la EAB-ESP es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 44 días
HITOS 17 de octubre de 2017 - Inicio proceso levantamiento de información
COSTO $5.889.000
ID 1.1.3 Cuenta de
Control 2.0.1.3. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Información base sobre riesgo e impacto de la plataforma
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe contiene información por periodos establecidos de los riesgos e
impactos generados en la plataforma de las TIC en la empresa EAB-ESP
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información suministrada por la EAB-ESP es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 44 días
HITOS 17 de octubre de 2017 - Inicio proceso levantamiento de información
COSTO $3.344.000
ID 1.2 Cuenta de
Control 2.0.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Análisis de Información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN La información es aprobada de acuerdo al análisis para los lineamientos del
software.
ENTREGABLES Informe detallado con el análisis de la información adquirida en el levantamiento
de información.
SUPUESTOS La información obtenida durante el levantamiento es precisa, concisa, verídica y
suficiente para analizarla según la necesidad del proyecto.
RECURSOS ASIGNADOS Sponsor - Equipo de proyecto
DURACIÓN 85 días
HITOS 1 de noviembre de 2017 - Inicio del proceso de análisis de información
COSTO $19.893.920
153
ID 1.2.1 Cuenta de
Control 2.0.2.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Categorización del riesgo por línea de operación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe contiene organizada la información de los riesgos para cada línea de
operación de acuerdo a la frecuencia y al mayor impacto generado.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información de cada línea de operación es clara, precisa y suficiente
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 85 días
HITOS 1 de noviembre de 2017 - Inicio del proceso de análisis de información
COSTO $15.949.920
ID 1.2.2 Cuenta de
Control 2.0.2.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Mecanismos para gestión del riesgo
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe permite establecer un mecanismo para la gestión del riesgo basado en
un software y los requerimientos funcionales del mismo.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 85 días
HITOS 1 de noviembre de 2017 - Inicio del proceso de análisis de información
COSTO $3.944.000
ID 1.3 Cuenta de
Control 2.0.3. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Requerimientos del diseño del software
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Aprobación de los requerimientos funcionales para el diseño del software
ENTREGABLES Informe de los requerimientos del diseño del Software donde se explique la
funcionalidad de cada requerimiento.
SUPUESTOS Se cuenta con toda la documentación de los requerimientos para cubrir la
necesidad del proyecto.
RECURSOS ASIGNADOS Sponsor - director del proyecto - equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $7.647.000
154
ID 1.3.1 Cuenta de
Control 2.0.3.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Registro de información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
La información debe contener los parámetros para el registro de documentos
asociados a la gestión del riesgo de acuerdo a las líneas de operación de la EAB-
ESP.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $1.906.000
ID 1.3.2 Cuenta de
Control 2.0.3.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Almacenamiento de información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
El informe contiene como deberá el software almacenar, clasificar y categorizar
los archivos y documentos dependiendo el origen del formato, área de
especialidad y líneas de operación al cual pertenece el riesgo.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $1.637.000
ID 1.3.3 Cuenta de
Control 2.0.3.3. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Actualización de información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se tiene como y cuando se debe actualizar la información registrada para el
diseño del software
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS Se realiza actualizaciones cada vez que se realice una operación al sistema de
riesgo
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $912.000
155
ID 1.3.4 Cuenta de
Control 2.0.3.4. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Cuantificación de la información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
La información contiene los ítems de comparación para validar los cambios en la
plataforma informática y mostrar la evaluación de riesgo/impacto en escala de 0 a
5.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $912.000
ID 1.3.5 Cuenta de
Control 2.0.3.5. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Documentación de la información
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
La información mostrara las diferentes secciones para depositar los archivos de
acuerdo a la línea de operación y su acceso para cuando se realice descarga del
documento.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $1.216.000
ID 1.3.6 Cuenta de
Control 2.0.3.6. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Sección interactiva
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe debe contener los requisitos mínimos para generar un tutorial básico
del software para el usuario sobre el sistema de riesgo y su proceso de gestión.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS La información es suficiente
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 84 días
HITOS 5 de diciembre de 2017 - Inicio de definición de requerimientos del diseño del
Software
COSTO $1.064.000
156
ID 1.4 Cuenta de
Control 2.0.4. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Diseño de la interfaz gráfica
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Aprobación y documentación de la propuesta de diseño de la interfaz
ENTREGABLES Informe con la propuesta de diseño de la interfaz gráfica del Software en donde
se especifiquen las visualizaciones de navegación.
SUPUESTOS Se contempla toda la información necesaria.
RECURSOS ASIGNADOS Sponsor - director del proyecto - Equipo de proyecto
DURACIÓN 46 días
HITOS 11 de abril de 2018 - Inicio de diseño de la interfaz grafica
COSTO $15.045.120
ID 1.4.1 Cuenta de
Control 2.0.4.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Determinar la visualización de navegación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN La información determina las visualizaciones de la navegación en la interfaz
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS Se contempla toda la información para crear las visualizaciones de navegación
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 46 días
HITOS 11 de abril de 2018 - Inicio de diseño de la interfaz grafica
COSTO $7.823.040
ID 1.4.2 Cuenta de
Control 2.0.4.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Características técnicas de la interfaz
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
La información permite identificar dentro de las herramientas existentes cual se
adapta mejor para el diseño de la interfaz de acuerdo a las visualizaciones de
navegación
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS Se contempla toda la información para definir los requerimientos técnicos para
estructurar la interfaz .
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 46 días
HITOS 11 de abril de 2018 - Inicio de diseño de la interfaz grafica
COSTO $7.222.080
157
ID 1.5 Cuenta de
Control 2.0.5. Actualización 0 Responsable Sponsor
DESCRIPCIÓN Gestión de proyecto
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Aprobación final del proyecto y documentación del mismo.
ENTREGABLES Informe con la documentación del proyecto y las lecciones
aprendidas.
SUPUESTOS Se completo el proyecto sin cambios en el objetivo.
RECURSOS ASIGNADOS sponsor – Director del proyecto - Equipo de proyecto
DURACIÓN 39 días
HITOS
15 de marzo de 2018 – Control de cronograma de actividades
15 de marzo de 2018 – Control de presupuesto ejecutado
20 de Junio de 2018 - Inicio del proceso de documentación de la gestión del
proyecto
17 de agosto de 2018 – Fin del proyecto
COSTO $9.069.400
ID 1.5.1 Cuenta de
Control 2.0.5.1. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Documentación del proyecto
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El informe contiene toda la documentación requerida y realizada durante el
proyecto.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS Se aprobará toda la documentación realizada en el proyecto.
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 39 días
HITOS
15 de marzo de 2018 – Control de cronograma de actividades
15 de marzo de 2018 – Control de presupuesto ejecutado
20 de junio de 2018 - Inicio del proceso de documentación de la gestión del
proyecto
COSTO $5.517.360
158
ID 1.5.2 Cuenta de
Control 2.0.5.2. Actualización 0 Responsable Director de proyecto
DESCRIPCIÓN Lecciones aprendidas
CRITERIO DE ACEPTACIÓN La información debe contener documentos para el registro de lecciones
aprendidas durante el desarrollo del proyecto.
ENTREGABLES Informe escrito
SUPUESTOS Se documenta la lección aprendida inmediatamente se produce
RECURSOS ASIGNADOS Equipo de proyecto
DURACIÓN 39 días
HITOS 20 de junio de 2018 - Inicio del proceso de documentación de la gestión del
proyecto
COSTO $3.552.040
<
159
Apéndice I. Matriz de trazabilidad de requisitos
Tabla 41 Matriz de trazabilidad de requisitos
Matriz de trazabilidad de requisitos
Proyecto: diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Requisitos de la información entregada por parte de la eab para el diseño del software
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
DEL REQUISITO VERSIÓN
ÚLTIMA FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTADO
ACTUAL
(AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD (A,
M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD
(A, M, B)
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN
ENTREGABLES
(EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER)
DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
01
01.1
Información general de la
plataforma
informática
EAB-ESP
1.0 30/09/2017 DI A M
Debe contener información básica de la
empresa para
contextualización del
proyecto
Informe escrito Gerente del proyecto
Alto
01.2
Líneas de
operación de la plataforma
informática de la
EAB-ESP
1.0 30/09/2017 DI A M
El informe tiene
clasificado la
información de acuerdo a las diferentes líneas de
operación del EAB-ESP
como infraestructura, almacenamiento,
soluciones, seguridad de
la información entre otras.
Informe escrito Gerente del
proyecto Alto
01.3
información base sobre riesgo /
impacto de la
plataforma informática de la
EAB-ESP
1.0 30/09/2017 DI A M
El informe contiene
información por periodos
establecidos de los riesgos e impactos
generados en la
plataforma de las TIC en la empresa EAB-ESP.
Informe escrito Gerente del
proyecto Alto
160
Requisitos del análisis de la información
CODIGO
DESCRIPCIÓN
DEL
REQUISITO
VERSIÓN
ÚLTIMA
FECHA ESTADO
REGISTRADO
ESTADO
ACTUAL (AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD
(A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD
(A, M, B)
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
ENTREGABLES (EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER) DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE PRIORIDAD
02
02.1
Categorización
del riesgo por la
línea de operación
1.0 30/09/2017 DI A M
El informe contiene
organizada la información de los
riesgos para cada línea de
operación de acuerdo con la frecuencia y al
mayor impacto
generado.
Informe escrito Gerente del
proyecto Alto
02.2
Mecanismos para
la gestión del riesgo
1.0 30/09/2017 DI A M
Establecer un
mecanismo para la gestión del riesgo basado
en un software y los
requerimientos funcionales del mismo.
Informe escrito Gerente del
proyecto Alto
Requisitos funcionales del software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
CODIGO
DESCRIPCIÓN
DEL REQUISITO
VERSIÓN
ÚLTIMA FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTADO ACTUAL
(AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD (A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD (A, M, B)
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN
ENTREGABL
ES (EDT)
INTERESADO (STAKEHOLDE
R) DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
03
03.1 Registro de la
información 1.0 30/09/2017 DI A A
La información debe
contener los parámetros
para el registro de documentos asociados a
la gestión del riesgo de
acuerdo con las líneas de operación de la EAB-
ESP
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Alto
03.2
Almacenamiento
de la
información
1.0 30/09/2017 DI A A
Contiene como deberá el
software almacenar,
clasificar y categorizar los archivos y
documentos
dependiendo el origen del formato, área de
especialidad y líneas de
operación al cual pertenece el riesgo.
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de
Tecnología EAB-
ESP
Alto
161
03.3 Actualización de
la información 1.0 30/09/2017 DI A A
Se tiene como y cuando
se debe actualizar la
información registrada para el diseño del
software
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Alto
03.4 Cuantificación de la
información
1.0 30/09/2017 DI A A
La información contiene
los ítems de comparación para validar los cambios
en la plataforma
informática y mostrar la evaluación de
riesgo/impacto en escala
de 0 a 5.
Informe escrito
Gerente de
proyecto - Gerente de
Tecnología EAB-
ESP
Alto
03.5 Documentación
sobre riesgo 1.0 30/09/2017 DI A A
La información mostrara
las diferentes secciones para depositar los
archivos de acuerdo con
la línea de operación y su acceso para cuando se
realice descarga del documento.
Informe escrito Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Alto
03.6 Sección
interactiva 1.0 30/09/2017 DI A A
El informe debe contener los requisitos mínimos
para generar un tutorial
básico del software para el usuario sobre el
sistema de riesgo y su
proceso de gestión.
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Medio
Requisitos de diseño de la interfaz grafica
CODIGO
DESCRIPCIÓN
DEL
REQUISITO
VERSIÓN
ÚLTIMA
FECHA ESTADO
REGISTRADO
ESTADO
ACTUAL (AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD
(A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD
(A, M, B)
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
ENTREGABLES (EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER) DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE PRIORIDAD
04 04.1
Visualizaciones
de navegación en
el software
1.0 30/09/2017 DI A M
La información determina las
visualizaciones de la
navegación en la interfaz.
Informe escrito
Gerente de proyecto -
Gerente de
Tecnología EAB-ESP
Medio
162
04.2
Características
técnicas de la interfaz
1.0 30/09/2017 DI A M
La información permite
identificar dentro de las
herramientas existentes cual se adapta mejor para
el diseño de la interfaz de
acuerdo a las visualizaciones de
navegación
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Medio
Requisitos gestión del proyecto
CODIGO
DESCRIPCIÓN
DEL
REQUISITO
VERSIÓN
ÚLTIMA
FECHA ESTADO
REGISTRADO
ESTADO
ACTUAL (AC, CA,DI,
AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD
(A, M, B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD
(A, M, B)
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
ENTREGABLES (EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER) DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE PRIORIDAD
05
05.1 Documentación
del proyecto 1.0 30/09/2017 DI A A
El informe contiene toda la documentación
requerida y realizada durante el proyecto
Informe escrito
Gerente de
proyecto - Gerente de
Tecnología EAB-
ESP
Alto
05.2 Lecciones
aprendidas 1.0 30/09/2017 DI A A
La información debe
contener documentos para el registro de
lecciones aprendidas
durante el desarrollo del proyecto.
Informe escrito
Gerente de
proyecto -
Gerente de Tecnología EAB-
ESP
Medio
Fuente: Construcción del autor
163
Apéndice J. Estructura de desglose de costos
1
1.1
Extraer la información general de la estructura de la empresa $ 5,017,000
1.1.1 Extraer la información general de la plataforma respecto al area de las TICS $ 4,217,000
Identificar las lineas de operación de la plataforma informatica de la EAB-ESP $ 4,217,000
1.1.2 identificar el funcionamiento de cada linea de operación de la plataforma informatica de la EAB-ESP $ 1,672,000
Obtener la informacion base sobre los riesgos en la operación de la plataforma $ 1,672,000
1.1.3 Obtener la informacion base sobre los impactos en la plataforma $ 1,672,000
1.2
Identificar los riesgos de alto impacto por cada linea de operación $ 8,124,960
1.2.1 Identificar los riesgos que se presentan con mas frecuencia por cada linea de operación $ 7,824,960
Establecer un mecanismo para la gestion del riesgo basado en un software $ 1,972,000
1.2.2 Establecer los requerimientos funcionales del software $ 1,972,000
Análisis de información
Categorización del riesgo por línea de operación
Mecanismos para gestón del riesgo
Propuesta y diseño de un software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
$ 70,122,440
$ 18,467,000
Información general de la plataforma informatica de la EAB-ESP
Lineas de operación de la plataforma
información base sobre riesgos / impactos de la plataforma
Levantamiento de informacion
$ 3,344,000
$ 5,889,000
$ 9,234,000
$ 19,893,920
$ 3,944,000
$ 15,949,920
164
1.3
Establecer un esquema que permita organizar la informacion para una facil consulta $ 1,029,000
1.3.1 Delimitar la información que se debe registrar en el esquema asociando las lineas de operación $ 877,000
Generar las condiciones de almacenamiento, clasificacion y categorizacion de la informacion $ 1,029,000
1.3.2 Categorizar la informacion dependiendo del origen del formato, el area de especialidad y linea de operación al cual pertenece el riesgo $ 608,000
Definir un esquema de actualizacion de la informacion que se registre $ 456,000
1.3.3 Delimitar la información que se debe actualizar en el esquema $ 456,000
Definir una escala de cuantificacion del riesgo de la actividad dependiendo del impacto generado $ 456,000
1.3.4 Diseñar un esquema que permita realizar el calculo del impacto $ 456,000
Definir las secciones para depositar los archivos $ 608,000
1.3.5 Definir las plantillas de impresión de los formatos $ 608,000
Establecer el tipo de tutorial a implementar $ 456,000
1.3.6 Establecer los puntos minimos que tendra el tutorial basico del software para el usuario $ 608,000
$ 7,647,000
Requerimientos del diseño del software
Sección interactiva
$ 1,064,000
$ 1,216,000
$ 912,000
$ 912,000
$ 1,637,000
$ 1,906,000
Registro de la información
Cuantificación de la información
Documentación sobre riesgos
Almacenamiento de la información
Actualización de la información
165
Figura 27. Estructura desagregación de costos
Fuente: Construcción del autor
1.4
Establecer un entorno grafico amigable e intuitivo para la interaccion con el software $ 5,115,360
1.4.1 Establecer un entorno grafico amigable e intuitivo para la visualizacion del tutorial $ 2,707,680
Identificar dentro de las herrramientas existentes cual se adapta mejor para el diseño de la interfaz de acuerdo a las visualizaciones de $ 3,761,040
1.4.2 Definir los requerimientos tecnicos para estructurar la interfaz en base a la herramienta seleccionada $ 3,461,040
1.5
Elaborar los entregables de acuerdo a las fases del proyecto $ 2,798,680
1.5.1 Realizar la entrega del consolidado con todos los entregables aprobados $ 2,718,680
Documentar las lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto $ 2,498,680
1.5.2 Socializar las lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto $ 1,053,360
Caracteristicas tecnicas de la interfaz
$ 7,222,080
$ 3,552,040
$ 5,517,360
$ 7,823,040
$ 15,045,120
Visualizaciones de navegación
Diseño de la interfaz grafica
Documentación proyecto
Lecciones aprendidas
Gestión de proyecto
$ 9,069,400
166
Apéndice K. Solicitud de cambios
Solicitud de cambio
Diseño de software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP [01]
Fecha [09/03/2018]:
Datos de la solicitud de cambio
Nro. control de solicitud de cambio C-01
Solicitante del cambio Gerente de proyecto
Área del solicitante TIC
Lugar Instalaciones EAB-ESP
Patrocinador del proyecto Gerente de Tecnología
Gerente del proyecto Hans Cagua Rodríguez
Categoría de cambio
Marcar todas las que apliquen:
Alcance Cronograma Costos Calidad Recursos
Procedimientos Documentación Otro
Causa / origen del cambio
Solicitud de cliente Reparación de defecto Acción correctiva
Acción preventiva Actualización / Modificación de documento
Otros
Descripción de la propuesta de cambio
Por motivo de la materialización del riesgo “La información es entregada en un lapso mayor a 7 días después
de la fecha estimada” el cual afecto la fase de levantamiento de la información y una vez realizada la técnica
de nivelación de recursos, se observa el comportamiento del avance del proyecto en el corte numero 2 (marzo
09 de 2018) y se concluye que el proyecto aun va atrasado, por lo cual la propuesta del cambio interno consiste
en la necesidad de pagar horas extras al equipo del proyecto incluido el gerente de proyecto durante el tiempo
restante hasta el final del proyecto (17 de Agosto de2018). Lo anterior implica agregar recursos económicos
adicionales a las actividades de la ruta crítica (técnica Crashing) y por ende es necesario solicitar los recursos
de las reservas de contingencia establecidas en el plan de gestión de riesgos del proyecto para poder cumplir
con el cronograma de este.
Justificación de la propuesta de cambio
Es necesario utilizar las reservas de contingencia del proyecto para poder agregar recursos económicos
adicionales a las actividades de la ruta crítica (técnica Crashing), mediante el pago de horas extras al gerente
y equipo del proyecto en el tiempo restante para finalizar el mismo de acuerdo con el cronograma establecido.
Impacto del cambio en la línea base
Alcance:
No genera impacto en el alcance
167
Cronograma:
El impacto en el cronograma con la ejecución del cambio sería positivo ya que permitiría cumplir con el
mismo
Costo:
El impacto en los costos del proyecto consiste en solicitar la reserva de contingencia del proyecto la cual
tiene un monto equivalente a $ 12.285.634
Calidad:
No genera impacto en la calidad
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
En cuanto al recurso humano las implicaciones son las de trabajar horas extras durante el tiempo faltante para
la finalización del proyecto
Implicaciones para los interesados
Las implicaciones más significativas serán para el gerente y equipo del proyecto por el cambio en sus horarios
laborales
Implicaciones en la documentación del proyecto
Documentar el cambio de acuerdo con el formato establecido para este fin
Riesgos
Si no se liberan las reservas de contingencia el riesgo es la no terminación del proyecto dentro del cronograma
establecido
168
Comentarios
Se requiere el uso de la reserva de contingencia del proyecto para pagar horas extras al personal del proyecto
y de esta forma cumplir con el cronograma establecido
Aprobación
Se aprueba la liberación de $ 12.285.634correspondientes al monto de la reserva de contingencia del proyecto
por parte del sponsor.
Firmas del comité de cambios
Nombre Rol / Cargo Firma
Gerente de Tecnología
Sponsor
Hans Cagua Rodríguez
Gerente de Proyecto
Naira Karina Dávila Piñeres
Equipo de proyecto
Fabián Carrillo Guerrero
Equipo de proyecto
169
Apéndice L. Formato o lista de verificación de entregables
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°1 Levantamiento de la información
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto
2 Referencia el número de entregable
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
6 Concluye de forma clara la fase
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso
8
La información proviene de la
plataforma informática, líneas de
operación y base sobre riesgo e
impacto de la EAB-ESP
170
9 La información suministrada por la
EAB-ESP es suficiente
10
La información obtenida es precisa,
concisa, verídica y suficiente para
analizarla según la necesidad del
proyecto.
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°2 Análisis de la información
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto
2 Referencia el número de entregable
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
6 Concluye de forma clara la fase
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso
171
8
El informe tiene clasificada la
información de acuerdo a las
diferentes líneas de operación del
EAB-ESP como infraestructura,
almacenamiento, soluciones,
seguridad de la información entre
otras
9
El informe contiene información por
periodos establecidos de los riesgos
e impactos generados en la
plataforma de las TIC en la empresa
EAB-ESP
10
El informe contiene organizada la
información de los riesgos para cada
línea de operación de acuerdo con la
frecuencia y al mayor impacto
generado.
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°3 Requerimientos del diseño del software
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto
2 Referencia el número de entregable
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
4 Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
172
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
6 Concluye de forma clara la fase
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso
8
Contiene los requerimientos del
diseño del Software donde se
explique la funcionalidad de cada
requerimiento.
9
Contiene los parámetros de cada uno
de los requerimientos de diseño del
software
• Registro de información
• Almacenamiento de
información
• Actualización de información
• Cuantificación de la
información
• Documentación de la
información
• Sección interactiva
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°4 Diseño de la interfaz grafica
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto
173
2 Referencia el número de entregable
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
6 Concluye de forma clara la fase
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso
8
Contiene la propuesta de diseño de
la interfaz gráfica del Software en
donde se especifiquen las
visualizaciones de navegación.
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°5 Gestión del proyecto
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA RESPONSABLE
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto
2 Referencia el número de entregable
174
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
6 Concluye de forma clara la fase
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso
9 Relaciona la documentación del
proyecto y las lecciones aprendidas.
175
Apéndice M. Formato o lista de verificación de entregables diligenciados
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°1 Levantamiento de la información
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA 26/12/2017 RESPONSABLE Gerente de Proyecto
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto X Se entregó con dos días de retraso
2 Referencia el número de entregable X Ninguna
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
X Ninguna
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
X Ninguna
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
X Se detalla la información realizada en el
levantamiento
6 Concluye de forma clara la fase X Ninguna
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso X Ninguna
8
La información proviene de la
plataforma informática, líneas de
operación y base sobre riesgo e
impacto de la EAB-ESP
X Ninguna
176
9 La información suministrada por la
EAB-ESP es suficiente X Inicialmente falto, pero luego fue completada
10
La información obtenida es precisa,
concisa, verídica y suficiente para
analizarla según la necesidad del
proyecto.
X Ninguna
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°2 Análisis de la información
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA 12/03/2018 RESPONSABLE Gerente de proyecto
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto X Se entregó con dos días de retraso
2 Referencia el número de entregable X Ninguna
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
X Ninguna
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
X Ninguna
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
X Se detalla la información analizada
6 Concluye de forma clara la fase X Ninguna
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso X Ninguna
177
8
El informe tiene clasificada la
información de acuerdo con las
diferentes líneas de operación del
EAB-ESP como infraestructura,
almacenamiento, soluciones,
seguridad de la información entre
otras
X Ninguna
9
El informe contiene información por
periodos establecidos de los riesgos
e impactos generados en la
plataforma de las TIC en la empresa
EAB-ESP
X
Se visualizan informes por cada mes de
análisis de información dentro del lapso
definido
10
El informe contiene organizada la
información de los riesgos para cada
línea de operación de acuerdo con la
frecuencia y al mayor impacto
generado.
X
Se visualizan informes por cada mes de
análisis de información dentro del lapso
definido
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°3 Requerimientos del diseño del software
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA 11/04/2018 RESPONSABLE Gerente de proyecto
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto X Ninguna
2 Referencia el número de entregable X Ninguna
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
X Ninguna
4 Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir X Ninguna
178
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
X Ninguna
6 Concluye de forma clara la fase X Ninguna
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso X Ninguna
8
Contiene los requerimientos del
diseño del Software donde se
explique la funcionalidad de cada
requerimiento.
X
Se desarrolla la información con los
requerimientos de diseño del software
explicando la funcionalidad de cada modulo
9
Contiene los parámetros de cada uno
de los requerimientos de diseño del
software
• Registro de información
• Almacenamiento de
información
• Actualización de información
• Cuantificación de la
información
• Documentación de la
información
• Sección interactiva
X
Se desarrolla la información con los
requerimientos de diseño del software
explicando la funcionalidad de cada modulo
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°4 Diseño de la interfaz grafica
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA 20/06/2018 RESPONSABLE Gerente de proyecto
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto X Ninguna
179
2 Referencia el número de entregable X Ninguna
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
X Ninguna
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
X Ninguna
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
X Ninguna
6 Concluye de forma clara la fase X Ninguna
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso X Ninguna
8
Contiene la propuesta de diseño de
la interfaz gráfica del Software en
donde se especifiquen las
visualizaciones de navegación.
X
Se especifican las visualizaciones de
navegación y los requerimientos técnicos
para estructurar la interfaz
LISTA DE VERIFICACIÓN ENTREGABLES
Entregable N°5 Gestión del proyecto
PROYECTO DISEÑO DE SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA
PLATAFORMA INFORMÁTICA DE LA EAB-ESP
FECHA 17/08/2018 RESPONSABLE Gerente de proyecto
ITEM ASPECTO CUMPLE
OBSERVACIONES SI NO
1 Se entrega en la fecha indicada en el
cronograma del proyecto X Ninguna
2 Referencia el número de entregable X Ninguna
180
3
Hace referencia a los objetivos de la
etapa a la que corresponde el
entregable
X Ninguna
4
Contiene la información suficiente,
clara y concisa necesaria para rendir
cuentas sobre la fase del proyecto a
la cual corresponde
X Contiene la información general del proyecto
5
Desarrolla un análisis de la
información contenida para una fácil
comprensión
X Ninguna
6 Concluye de forma clara la fase X Se concluye el proyecto
7 Es firmado por el personal que
corresponda según sea el caso X Ninguna
9 Relaciona la documentación del
proyecto y las lecciones aprendidas. X Contiene la información general del proyecto
181
Apéndice N. Actas de reuniones
ORGANIZACIÓN:Empresa de Acueducto, Alcantarillado y
Aseo de Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª001
PROYECTO:
Diseño de software para la gestión del
riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP
FECHA:17/10/2017 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente de tecnología de la EAB-ESP
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1 Gerente del proyecto x
2
3
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Definir nombre del proyecto Sponsor Gerente de tecnología de la EAB-ESP
Descripción del proyectoGerente
proyectoHans Cagua Rodríguez
Descripción del producto del proyectoEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Objetivos del proyectoEquipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
Definición de requerimientos del proyecto
Cronograma
OBSERVACIONES
Firma del acta de constitución del proyecto
Orden del dia:
Verificación y firma del acta de constitución del proyecto
1) Se realiza la verificacion del acta de constitucion del proyecto por parte del gerente de proyecto y el sponsor
2) Una vez validada el acta se procede a firmar la misma por parte del sponsor
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Dar inicio al proyecto de acuerdo al cronograma 17/10/2017 Se da inicio al proyecto
Vo. Bo. Asistentes:
182
ORGANIZACIÓN:Empresa de Acueducto, Alcantarillado y
Aseo de Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª002
PROYECTO:Diseño de software para la gestión del riesgo en
la plataforma informática de la EAB-ESPFECHA:17/10/2017 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente del proyecto
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
3Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Gerente proyecto Hans Cagua Rodríguez
Definir responsables de la entrega de la información por parte de la EAB-ESPEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Información general de la plataforma informaticaEquipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
Información base sobre riesgo e impacto en la plataformaDireccion de
informatica
Director de informatica de la EAB-
ESP
Levantamiento del acta y firmaRepresentante
lineas de
Lider de linea de infraestructura de la
EAB-ESP
OBSERVACIONES
Orden del dia:
Inicio del proceso de levantamiento de la información
1) Se establece en que frentes se va a realizar el levantamiento de la informacion para el desarrollo del proyecto asi:
a) Informacion general de la plataforma informatica EAB-ESP
b) Lineas de operación de la plataforma
c) Informacion base sobre riesgos/impacto de la plataforma
2) Se definen los mecanismos para realizar el levantamiento de la informacion
3) Se definen los interesados con los que se va a gestionar la consecucion de la informacion mencionada asi:
a) Director de la plataforma informatica de la EAB-ESP
b) Lideres de lineas de operacion de la plataforma informatica de la EAB-ESP
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Levantamiento de Informacion general de la plataforma informatica
EAB-ESP21/12/2017 Se inicia el proceso
Levantamiento de informacion de lineas de operación de la
plataforma21/12/2017 Se inicia el proceso
Levantamiento de informacion base sobre riesgos/impacto de la
plataforma21/12/2017 Se inicia el proceso
Vo. Bo. Asistentes:
183
ORGANIZACIÓN:Empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de
Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª003
PROYECTO:Diseño de software para la gestión del riesgo en
la plataforma informática de la EAB-ESPFECHA:01/11/2017 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente del proyecto
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
3
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Gerente proyecto Hans Cagua Rodríguez
Definir las responsabilidades de cada integrante del equipo en el analisis de la informaciónEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Aprobación de la información de acuerdo a los linemaientos del softwareEquipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
Categorización del riesgo por linea de operación
Levantamiento del acta y firma
Socialización de incidentes
OBSERVACIONES
Orden del dia:
1) Revision compromisos acta de comite N° 002 del 17 de Octubre de 2017
2) Inicio del proceso de análisis de información
3) Revision de cumplimiento a los compromisos del acta de comite numero 002 del 17 de Octubre de 2017
Al revisar los compromisos del acta mencionada se observa que se presento el incidente que se muestra a continuacion relacionado con el levantamiento de la
informacion:
a) Acceso restringido a la información, se solicito la información a la persona encargada en su momento y se retraso unos días en el la entrega.
Ante esto se definieron estrategias, actividades y coordinaciones para resolver el incidente consistentes en Identificar el encargado real y efectivo que debe
suministrar la información, dando solucion a dicho incidente.
4) Con la informacion levantada hasta el momento se da inicio al proceso de analisis de la misma por parte del gerente y equipo del proyecto
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Solicitar la información siguiendo los conductos reglamentarios 21/12/2017
Se inicia el proceso para
evitar nuevos incidentes
durante el levantamiento
de la informacion faltante
Proceso de analisis de la informacion 8/03/2018 Se inicia el proceso
Vo. Bo. Asistentes:
184
ORGANIZACIÓN:Empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de
Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª004
PROYECTO:Diseño de software para la gestión del riesgo en
la plataforma informática de la EAB-ESPFECHA:05/12/2017 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente del proyecto
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
3Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Gerente proyecto Hans Cagua Rodríguez
Definir las responsabilidades de cada integrante del equipo en la definición de los requerimientosEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Requerimientos funcionales del softwareEquipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
Aprobación de los requerimentos del diseño del software y su funcionalidad
Levantamiento del acta y firma
OBSERVACIONES
Orden del dia:
1) Revision compromisos acta de comite N° 003 del 1 de Noviembre de 2017
2) Inicio de definición de requerimientos del diseño del software
3) Revision de cumplimiento a los compromisos del acta de comite numero 003 del 1 de Noviembre de 2017
Al revisar los compromisos del acta mencionada se observa que se cumplieron satisfactoriamente, sin embargo se presentaron dos incidentes que se muestran a
continuacion
a) Relacionado con el levantamiento de la informacion:
Se solicito 6 meses de información y solamente entregaron 4 meses
Ante esto se definieron estrategias, actividades y coordinaciones para resolver el incidente consistentes en escalar el tema al gerente de tecnología para que
cordinara la entrega de los meses restantes lo antes posible, dando solucion a dicho incidente.
b) Relacionado con el analisis de la informacion:
Se inicio el analisis sin tener en cuenta las lineas de operación de la EAB-ESP
Ante esto se definieron estrategias, actividades y coordinaciones para resolver el incidente consistentes en reiniciar el analisis de la información, dando solucion
a dicho incidente.
4) Con la informacion levantada y analizada hasta el momento se da inicio al proceso de definicion de requerimientos de diseño del Software por parte del gerente
y equipo del proyecto
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Recibir la información que se encuentre completa para evitar algun
tipo de retraso21/12/2017
Se inicia el proceso para
evitar nuevos incidentes
durante el levantamiento
de la informacion faltante
Seguir y atender el alcance de cada uno de los entregables del
proyecto.8/03/2018
Se inicia el proceso para
evitar nuevos incidentes
durante el analisis de la
informacion faltante
Proceso de definicion de requerimientos de diseño del Software 11/04/2018 Se inicia el proceso
Vo. Bo. Asistentes:
185
ORGANIZACIÓN:Empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de
Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª005
PROYECTO:Diseño de software para la gestión del riesgo en
la plataforma informática de la EAB-ESPFECHA:15/03/2018 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente del proyecto
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2
3
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Gerente proyecto Hans Cagua Rodríguez
Realizar el seguimiento al cronograma de actividadesEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Levantamiento del acta y firmaEquipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
OBSERVACIONES
Orden del dia:
1) Revision compromisos acta de comite N° 004 del 5 de Diciembre de 2017
2) Control del cronograma de actividades
3) Revision de cumplimiento a los compromisos del acta de comite numero 004 del 5 de Diciembre de 2017
Al revisar los compromisos del acta mencionada se observa que se cumplieron satisfactoriamente,
4) Se realiza un control del cronograma de actividades encontrando que a la fecha se ha cumplido satisfactoriamente con el cronograma establecido, estando
actualmente en la actividad "generar las condiciones de almacenamiento, clasificacion y categorizacion de la informacion", perteneciente a la fase de
requerimientos de diseño del Software
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Cumplir con las actividades restantes de acuerdo al cronograma 17/08/2018Se continuara con el
cronograma establecido
Vo. Bo. Asistentes:
186
ORGANIZACIÓN:Empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de
Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª006
PROYECTO:Diseño de software para la gestión del riesgo en
la plataforma informática de la EAB-ESPFECHA:15/03/2018 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente de tecnología de la EAB-ESP
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2
3
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Sponsor Gerente de tecnología de la EAB-ESP
Verificación del presupuesto ejecutado Gerente proyecto Hans Cagua Rodríguez
Levantamiento del acta y firmaEquipo del
proyectoNaira Karina Davila Piñeres
Equipo del
proyectoFabian Carrillo Guerrero
OBSERVACIONES
Orden del dia:
1) Revision compromisos acta de comite N° 004 del 5 de Diciembre de 2017 y N° 005 del 15 de Marzo de 2018
2) Control de presupuesto ejecutado
3) Revision de cumplimiento a los compromisos del acta de comite numero 004 del 5 de Diciembre de 2017
Al revisar los compromisos del acta mencionada se observa que se cumplieron satisfactoriamente,
4) Revision de cumplimiento a los compromisos del acta de comite numero 005 del 15 de Marzo de 2018
5) Se realiza un control del presupuesto ejecutado encontrando que a la fecha se han ejecutado $ 30.618.618, estando actualmente en la fase de requerimientos de
diseño del Software
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Cumplir con las actividades restantes de acuerdo al presupuesto a
ejecutar faltante17/08/2018
Se continuara con el
presupuesto a ejecutar
establecido
Vo. Bo. Asistentes:
187
ORGANIZACIÓN:Empresa de acueducto, alcantarillado y
aseo de Bogotá (EAB-ESP)COMITÉ Nª007
PROYECTO:
Diseño de software para la gestión del
riesgo en la plataforma informática de la
EAB-ESP
FECHA:11/04/2018 JD S EP C P O S Q M O
CONVOCADA POR: Gerente del proyecto
1
2
3
4
5
6
7
SI NO
1Gerente de proyecto/equipo de
proyectox
2
3
4
5
ACTA DE REUNIONES
TIPO DE COMITÉ FRECUENCIA
AGENDA DE LA REUNIÓNASISTENTES
ROL NOMBRE
Verificación de asistencia Gerente Hans Cagua Rodríguez
Definir las responsabilidades del personal en el diseño de la interfaz grafica Equipo del Naira Karina Davila Piñeres
Aprobación y documentación de la interfaz grafica del software Equipo del Fabian Carrillo Guerrero
Levantamiento del acta y firma
OBSERVACIONES
Orden del dia:
1) Revision compromisos actas de comite N° 005 y 006 del 03 de Marzo de 2018
2) Inicio de diseño de la interfaz grafica
3) Revision de cumplimiento a los compromisos de las actas de comite numero 005 y 006 del 15 de Marzo de 2018
Al revisar los compromisos de las actas mencionadas se observa que se cumplieron satisfactoriamente hasta la fecha de dichas actas el cronograma de
actividades y el presupuesto ejecutado,
4) Con la fase de requerimientos de diseño del Software terminada se inicia por parte del gerente y equipo del proyecto la fase de inicio de diseño de la interfaz
grafica
TEMAS TRATADOS
COMPROMISOS DE LA REUNIÓN
ASUNTO RESPONSABLEFECHA
MÁXIMA
CUMPLI
Proceso de inicio de diseño de la interfaz grafica 20/06/2018 Se inicia el proceso
Vo. Bo. Asistentes:
188
Apéndice O. Matriz de comunicaciones.
Tabla 42 Matriz de comunicaciones.
Matriz de comunicaciones.
ORGANIZACIÓN: CDC Proyectos
PROYECTO: Diseño de Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Comunicación Rol - nombre Control
Tipo Método Motivo Frecuen
cia
Contenido /
apéndices Urgencia Sensibilidad Emisor Destinatario Autoriza Asistentes
Registros -
documentos
Seguimien
to
Observacion
es
INT
ER
AC
TIV
A
LLAMAD
AS TEL
Temas del
proyecto Alta
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a/Baja Alta/Moderada/Baja
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
N/A N/A N/A N/A Ninguna
CHAT Temas del
proyecto Alta
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a/Baja Alta/Moderada/Baja
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
N/A N/A Registro en el
teléfono móvil
Cuando se
requiera Ninguna
TELECON
FERENCI
A
Temas del
proyecto Baja
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a Alta/Moderada
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Emisor de la
comunicación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
N/A N/A Ninguna
VIDEOCO
NFERENC
IA
Temas del
proyecto Baja
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a Alta/Moderada
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Emisor de la
comunicación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Grabación
videoconferencia
Cuando se
requiera Ninguna
REUNIÓN
EQUIPO
PROYECT
O
Temas del
proyecto Alta
Temas del
proyecto Moderada Moderada Equipo del proyecto Gerente de proyecto
Gerente de
proyecto
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Ayuda de memoria
reunión
Cuando se
requiera Ninguna
COMITÉ
SEGUIMI
ENTO
PROYECT
O
Temas del
proyecto
Modera
da
Temas del
proyecto Alta Alta
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Gerente de
proyecto
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Ayuda de memoria
reunión
Cuando se
requiera Ninguna
JUNTA
DE
SOCIOS
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
PU
SH
CARTAS Comunicac
ión oficial Baja
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a Alta/Moderada
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Emisor de la
comunicación N/A
Repositorio
documental
Cuando se
requiera Ninguna
MEMORA
NDOS
Comunicac
ión oficial
Una vez
al inicio
del
proyecto
Acta de
constitución
proyecto
Alta Alta Gerente de proyecto Sponsor Sponsor N/A Repositorio
documental Semanal Ninguna
189
Matriz de comunicaciones.
ORGANIZACIÓN: CDC Proyectos
PROYECTO: Diseño de Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Comunicación Rol - nombre Control
Tipo Método Motivo Frecuen
cia
Contenido /
apéndices Urgencia Sensibilidad Emisor Destinatario Autoriza Asistentes
Registros -
documentos
Seguimien
to
Observacion
es
MEMORA
NDOS
Comunicac
ión oficial
Una vez
al inicio
del
proyecto
Plan para la
dirección del
proyecto
Alta Alta Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto Gerente de proyecto
Gerente de
proyecto N/A
Repositorio
documental Semanal Ninguna
CORREO
ELECTRÓ
NICO
Temas del
proyecto Alta
Temas del
proyecto
Alta/Moderad
a/Baja Alta/Moderada/Baja
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Emisor de la
comunicación N/A
Buzón de correo
electrónico
Cuando se
requiera Ninguna
INFORME
ESTADO
Y
PRONÓST
ICO
Comunicad
o oficial
Modera
da
Informe
solicitado por
entes de control
para medición de
indicadores de
niveles de
servicio de la
EAB-ESP a sus
usuarios
Alta Alta Director de informática Entes de control Sponsor N/A Repositorio
documental Mensual
Se proyecta el
informe
cuando lo
requieran los
entes de
control
COMUNIC
ADO DE
PRENSA
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
COMUNIC
ADO
INTERES
ADOS
Comunicad
o oficial
Modera
da
Estado de los
servicios internos
y externos de la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
Alta Alta
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto,
director de
informática, lideres
líneas de operación
Usuarios finales
externos e internos
de la plataforma
informática
Sponsor N/A Repositorio
documental Semanal
Se publica
mediante
comunicado
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 001
Una vez
al inicio
del
proyecto
Verificación y
firma del acta de
constitución del
proyecto
Inicio del proceso
de levantamiento
de la información
Alta Alta Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Sponsor, Gerente de
proyecto
Sponsor,
Gerente de
proyecto
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto, director de
informática, lideres
líneas de operación
Repositorio
documental Semanal Ninguna
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 002 Una vez
Inicio del proceso
de análisis de
información
Alta Alta Equipo de proyecto Gerente de proyecto Gerente de
proyecto
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Repositorio
documental Trimestral Ninguna
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 003 Una vez
Control del
cronograma de
actividades
Alta Alta Equipo de proyecto Gerente de proyecto Gerente de
proyecto
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Repositorio
documental
A la mitad
del
proyecto
Ninguna
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 004 Una vez
Control de
presupuesto
ejecutado
Alta Alta Gerente de proyecto Sponsor Sponsor
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto
Repositorio
documental
A la mitad
del
proyecto
Ninguna
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 005 Una vez
Inicio de
definición de
requerimientos
del diseño del
software
Alta Alta Equipo de proyecto Gerente de proyecto Gerente de
proyecto
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Repositorio
documental Mensual Ninguna
190
Matriz de comunicaciones.
ORGANIZACIÓN: CDC Proyectos
PROYECTO: Diseño de Software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP
Comunicación Rol - nombre Control
Tipo Método Motivo Frecuen
cia
Contenido /
apéndices Urgencia Sensibilidad Emisor Destinatario Autoriza Asistentes
Registros -
documentos
Seguimien
to
Observacion
es
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 006 Una vez
Inicio de diseño
de la interfaz
grafica
Alta Alta Equipo de proyecto Gerente de proyecto Gerente de
proyecto
Gerente de proyecto,
Equipo de proyecto
Repositorio
documental Bimestral Ninguna
ACTA
COMITÉ
PROYECT
O
Acta
comité 007
Una vez
al cierre
del
proyecto
Inicio del proceso
de
documentación
de la gestión del
proyecto
Alta Alta Equipo de proyecto Sponsor , Gerente de
proyecto
Sponsor ,
Gerente de
proyecto
Sponsor, Gerente de
proyecto, Equipo de
proyecto
Repositorio
documental
Al cierre
del
proyecto
Ninguna
ACTA
SOCIOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Fuente: Construccion del autor
191
Apéndice P. Matriz de riesgos (Parte 1).
Tabla 43 Identificación de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo.
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
R 001
Levantamient
o de
información
Recopilar la
información
necesaria
proveniente de
la plataforma
informática,
líneas de
operación y
baso sobre
riesgo e
impacto de la
EAB-ESP
La información
es entregada en
un lapso mayor a
7 días después de
la fecha estimada
1.1.1 Riesgo
de
levantamiento
de
información
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
por parte de la
EAB-ESP no se
entregó a
tiempo.
Atraso en la
programación del
proyecto
La solicitud de
la información
no se realizó en
la fecha
planeada
Informe
general con el
levantamiento
de información
de la
plataforma
informática de
la EAB-ESP.
70%
Alcance 10
% 0,0300
Baja Detectable -
Controlable
Cronograma 80
% 0,0300
Costo 40
% 0,0150
Calidad 40
% 0,0150
Satisfacción
al cliente
40
% 0,0150
Total =
Probabilida
d * Impacto
1.4700
R 002
Levantamient
o de
información
Recopilar la
información
necesaria
proveniente de
la plataforma
informática,
líneas de
operación y
baso sobre
riesgo e
impacto de la
EAB-ESP
La información
no es entregada
por políticas de
confidencialidad.
1.1.1 Riesgo
de
levantamiento
de
información
gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
En una primera
oportunidad no
se entregó la
información
debido a las
políticas de
confidencialida
d que posee la
empresa
Atraso en la
programación del
proyecto
No se realizó el
proceso para
solicitar este tipo
de información a
través del área y
personal de la
empresa
adecuado.
Informe
general con el
levantamiento
de información
de la
plataforma
informática de
la EAB-ESP.
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja
Urgente -
Conectividad -
Propincuo
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 5% 0,0050
Calidad 40
% 0,0400
Satisfacción
al cliente
40
% 0,0400
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,2050
R 003
Levantamient
o de
información
Recopilar la
información
necesaria
proveniente de
la plataforma
informática,
líneas de
operación y
baso sobre
riesgo e
No toda la
información
solicitada
corresponde a los
criterios
solicitados
1.1.1 Riesgo
de
levantamiento
de
información
gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
no se encuentra
completa para
continuar con el
proceso de
análisis
Atraso en la
programación del
proyecto
La solicitud de
la información
no era clara por
lo tanto no se
entregó lo
solicitado.
Informe
general con el
levantamiento
de información
de la
plataforma
informática de
la EAB-ESP.
50%
Alcance 20
% 0,1000
Muy baja
Urgente -
Controlable -
Conectividad
Cronograma 20
% 0,1000
Costo 5% 0,0250
Calidad 5% 0,0250
192
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
impacto de la
EAB-ESP Satisfacción
al cliente
20
% 0,1000
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,3500
R 004
Levantamient
o de
información
Recopilar la
información
necesaria
proveniente de
la plataforma
informática,
líneas de
operación y
baso sobre
riesgo e
impacto de la
EAB-ESP
La información
es entregada 8
días antes de la
fecha estimada.
1.1.1 Riesgo
de
levantamiento
de
información
gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
por parte de la
EAB-ESP se
entregó a
tiempo.
Adelanto en la
programación del
proyecto
Buen
desempeño del
gerente y el
equipo del
proyecto
Informe
general con el
levantamiento
de información
de la
plataforma
informática de
la EAB-ESP.
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 10
% 0,0100
Costo 10
% 0,0100
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0100
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0500
R 005 Análisis de
información
Analizar la
información
recopilada de
acuerdo a cada
línea de
operación y
según la
frecuencia y el
impacto
generado por
cada uno de
los riesgos
técnicos de la
plataforma
informática.
La información
no corresponde a
lo necesario para
el análisis
1.1.2 Riesgo
de análisis de
información
Equipo del
proyecto
El análisis de la
información
recopilada se
inició con
información
incompleta.
El entregable no
es aceptado
Falta de
experiencia para
el análisis
Informe
detallado con
el análisis de la
información
adquirida en el
levantamiento
de
información.
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 5% 0,0150
Costo 5% 0,0150
Calidad 20
% 0,0600
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0300
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1500
R 006 Análisis de
información
Analizar la
información
recopilada de
acuerdo a cada
línea de
operación y
según la
frecuencia y el
impacto
generado por
cada uno de
los riesgos
técnicos de la
No se utilizaron
métodos
adecuados para
el análisis
1.1.2 Riesgo
de análisis de
información
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
no fue analizada
de forma
adecuada por la
falta de
experiencia en
este tipo de
análisis.
El entregable no
es aceptado
Falta de
experiencia para
el análisis
Informe
detallado con
el análisis de la
información
adquirida en el
levantamiento
de
información.
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja
Controlable -
Próximo -
Conectividad
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 80
% 0,0800
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
80
% 0,0800
193
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
plataforma
informática. Total =
Probabilida
d * Impacto
0,4000
R 007 Análisis de
información
Analizar la
información
recopilada de
acuerdo a cada
línea de
operación y
según la
frecuencia y el
impacto
generado por
cada uno de
los riesgos
técnicos de la
plataforma
informática.
El tiempo para
analizar la
información es
inadecuado
1.1.2 Riesgo
de análisis de
información
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La
programación
para el análisis
de la
información fue
demasiado
corta.
- El entregable no
es aceptado
- Atraso en la
programación del
proyecto
Los tiempos
estimados no
fueron los
adecuados
Informe
detallado con
el análisis de la
información
adquirida en el
levantamiento
de
información.
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 5% 0,0150
Calidad 20
% 0,0600
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0600
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,2250
R 008 Análisis de
información
Analizar la
información
recopilada de
acuerdo a cada
línea de
operación y
según la
frecuencia y el
impacto
generado por
cada uno de
los riesgos
técnicos de la
plataforma
informática.
La información
analizada cumple
con las
especificaciones
requeridas
1.1.2 Riesgo
de análisis de
información
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
El análisis de la
información
recopilada es
claro, especifico
y completo.
El entregable es
aceptado
Buena
experiencia del
personal para el
análisis de la
información
Informe
detallado con
el análisis de la
información
adquirida en el
levantamiento
de
información.
90%
Alcance 80
% 0,7200
Muy alta Detectable -
controlable
Cronograma 80
% 0,7200
Costo 80
% 0,7200
Calidad 80
% 0,7200
Satisfacción
al cliente
80
% 0,7200
Total =
Probabilida
d * Impacto
3,6000
R 009
Requerimient
os de diseño
de software
Describir la
funcionalidad
de cada uno de
los
requerimiento
s que tendrá el
software,
especificando
como
almacenar,
clasificar,
actualizar y
categorizar los
archivos y
Los
requerimientos
de diseño del
software no
cumplen con las
especificaciones
esperadas
1.1.3 Riesgo
de
requerimiento
s de diseño del
software
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
Todos los
requerimientos
funcionales para
el diseño del
software no se
especificaron en
forma correcta
El entregable no
es aceptado
Falta de
experiencia en el
tema
Informe de los
requerimientos
del diseño del
Software
donde se
explique la
funcionalidad
de cada
requerimiento.
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Cronograma 5% 0,0050
Costo 5% 0,0050
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0100
194
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
documentos
dependiendo
el origen del
formato, área
de
especialidad y
líneas de
operación de
la EAB-ESP al
cual pertenece
el riesgo.
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0400
R 010
Requerimient
os de diseño
de software
Describir la
funcionalidad
de cada uno de
los
requerimiento
s que tendrá el
software,
especificando
como
almacenar,
clasificar,
actualizar y
categorizar los
archivos y
documentos
dependiendo
el origen del
formato, área
de
especialidad y
líneas de
operación de
la EAB-ESP al
cual pertenece
el riesgo.
El alcance de los
requerimientos
no es el adecuado
1.1.3 Riesgo
de
requerimiento
s de diseño del
software
Sponsor -
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
de los
requerimientos
no permite que
sea claro lo que
tendrá que
ejecutar el
software
- El entregable no
es aceptado
- Atraso en la
programación del
proyecto
Falta de
experiencia en el
tema
Informe de los
requerimientos
del diseño del
Software
donde se
explique la
funcionalidad
de cada
requerimiento.
10%
Alcance 40
% 0,0400
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Cronograma 5% 0,0050
Costo 5% 0,0050
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0200
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0800
R 011
Requerimient
os de diseño
de software
Describir la
funcionalidad
de cada uno de
los
requerimiento
s que tendrá el
software,
especificando
como
almacenar,
clasificar,
actualizar y
categorizar los
archivos y
documentos
dependiendo
el origen del
formato, área
de
especialidad y
líneas de
operación de
El tiempo para
definir los
requerimientos
de diseño del
software es
inadecuado
1.1.3 Riesgo
de
requerimiento
s de diseño del
software
Equipo del
proyecto
La
programación
de tiempo para
definir los
requerimientos
de diseño de
software fue
muy corta.
El entregable no
es aceptado
Los tiempos
estimados no
fueron los
adecuados
Informe de los
requerimientos
del diseño del
Software
donde se
explique la
funcionalidad
de cada
requerimiento.
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 5% 0,0150
Calidad 20
% 0,0600
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0600
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,2250
195
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
la EAB-ESP al
cual pertenece
el riesgo.
R 012
Requerimient
os de diseño
de software
Describir la
funcionalidad
de cada uno de
los
requerimiento
s que tendrá el
software,
especificando
como
almacenar,
clasificar,
actualizar y
categorizar los
archivos y
documentos
dependiendo
el origen del
formato, área
de
especialidad y
líneas de
operación de
la EAB-ESP al
cual pertenece
el riesgo.
Adelanto de 11 a
15 días de la
fecha estimada
para definir los
requerimientos
de diseño del
software.
1.1.3 Riesgo
de
requerimiento
s de diseño del
software
Sponsor -
Gerente del
proyecto -
Equipo del
proyecto
La información
de los
requerimientos
no permite que
sea claro lo que
tendrá que
ejecutar el
software
Adelanto en la
programación del
proyecto
Buen
desempeño del
gerente y el
equipo del
proyecto
Informe de los
requerimientos
del diseño del
Software
donde se
explique la
funcionalidad
de cada
requerimiento.
50%
Alcance 20
% 0,1000
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,1000
Costo 20
% 0,1000
Calidad 20
% 0,1000
Satisfacción
al cliente
20
% 0,1000
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,5000
R 013 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión
ambiental del
proyecto
Inadecuada
disposición de
residuos
especiales
1.2.1 Riesgos
ambientales
Equipo del
proyecto
Se desechan
residuos como
tonners,
bombillos,
baterías como
ordinarios
Sanciones
ambientales
Mala gestión de
los residuos;
desconocimient
o del
procedimiento
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20
% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0400
R 014 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión
ambiental del
proyecto
Inadecuado uso
de sustancias
químicas
1.2.1 Riesgos
ambientales
Equipo del
proyecto
No se utilizan
los productos de
limpieza según
las indicaciones
Riesgo para la
salud
Desconocimient
o del tema
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable Cronograma 5% 0,0050
Costo 20
% 0,0200
196
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0400
R 015 Gestión del
proyecto
Gestión del
proyecto
Alto consumo de
agua
1.2.1 Riesgos
ambientales
Equipo del
proyecto
Incremento
injustificado en
el consumo de
agua potable
Impacto negativo
en los
indicadores
Campañas de
sensibilización
ineficaces
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20
% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0400
R 016 Gestión del
proyecto
Gestión del
proyecto
Bajo consumo de
agua
1.2.1 Riesgos
ambientales
Equipo del
proyecto
Consumo de
agua por debajo
de los planeado
Impacto positivo
en los
indicadores
Campañas de
sensibilización
eficaces
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20
% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,0400
R 017 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
riesgos
sociales
Atentado
terrorista
1.2.2 Riesgos
sociales Sponsor
Daño a las
instalaciones de
la empresa y/o
equipos
Daño a la
propiedad;
perdida de
información
Inseguridad en
el sector de la
compañía
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 80
% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
197
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1400
R 018 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
riesgos
sociales
Hurto 1.2.2 Riesgos
sociales Sponsor
Hurto de
equipos,
información o
las personas
Perdida de
equipos y/o
información
Inseguridad en
el sector de la
compañía
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 80
% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1400
R 019 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
riesgos
sociales
Lesiones
personales
1.2.2 Riesgos
sociales Sponsor
Lesiones a
cualquier
miembro del
equipo del
proyecto
Incapacidad
medica de
personal
Inseguridad en
el sector de la
compañía
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 80
% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1400
R 020 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
riesgos
sociales
No se presentan
lesiones
personales
1.2.2 Riesgos
sociales Sponsor
Lesiones a
cualquier
miembro del
equipo del
proyecto
Incapacidad
medica de
personal
Inseguridad en
el sector de la
compañía
Transversal a
todos los
entregables
90%
Alcance 10
% 0,0900
Baja Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,3600
Costo 80
% 0,7200
Calidad 5% 0,0450
Satisfacción
al cliente 5% 0,0450
198
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
1,2600
R 021 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
RRHH
Cambio de
personal
1.3.1 Riesgo
de recurso
humano
Gerente del
proyecto
/RRHH
Cambio
constante del
personal
Constante
definición de
roles y
responsabilidade
s
deficiencias en
el plan de
gestión de los
RRHH
Transversal a
todos los
entregables
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 10
% 0,0300
Calidad 10
% 0,0300
Satisfacción
al cliente 5% 0,0150
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1650
R 022 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
RRHH
Personal sin
experiencia en el
cargo
1.3.1 Riesgo
de recurso
humano
Gerente del
proyecto
/RRHH
El personal no
tiene la
experiencia
específica para
las labores
Errores en el
desarrollo de las
actividades
deficiencias en
el plan de
gestión de los
RRHH
Transversal a
todos los
entregables
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 10
% 0,0300
Calidad 10
% 0,0300
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0300
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1800
R 023 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
RRHH
Personal no
cuenta con las
competencias
para el cargo
1.3.1 Riesgo
de recurso
humano
Gerente del
proyecto
/RRHH
El personal no
tiene las
competencias
necesarias para
el cargo
Errores en el
desarrollo de las
actividades
deficiencias en
el plan de
gestión de los
RRHH
Transversal a
todos los
entregables
30%
Alcance 10
% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 10
% 0,0300
Calidad 10
% 0,0300
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0300
199
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1800
R 024 Gestión del
proyecto
Adecuada
gestión de los
RRHH
Personal cuenta
con las
competencias
para el cargo
1.3.1 Riesgo
de recurso
humano
Gerente del
proyecto
/RRHH
El personal no
tiene las
competencias
necesarias para
el cargo
Errores en el
desarrollo de las
actividades
deficiencias en
el plan de
gestión de los
RRHH
Transversal a
todos los
entregables
90%
Alcance 80
% 0,7200
Media Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,3600
Costo 10
% 0,0900
Calidad 40
% 0,3600
Satisfacción
al cliente
40
% 0,3600
Total =
Probabilida
d * Impacto
1,8900
R 025 Gestión del
proyecto
Adecuada
administración
de los recursos
económicos
del proyecto
Recursos
económicos
insuficientes
1.3.2 Riesgo
financiamient
o
Sponsor
Los recursos
destinados al
proyecto son
insuficientes
Se paran las
actividades
Errores en el
estudio
económico-
financiero
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
propincuo
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 40
% 0,0400
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0100
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1500
R 026 Gestión del
proyecto
Adecuada
administración
de los recursos
económicos
del proyecto
Retraso en el
desembolso del
dinero
1.3.2 Riesgo
financiamient
o
Sponsor
El desembolso
de los recursos
se realiza
después de la
fecha
programada
Se retrasan las
actividades
Errores en la
planeación de
las actividades
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 40
% 0,0400
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0100
200
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1500
R 027 Gestión del
proyecto
Adecuada
administración
de los recursos
económicos
del proyecto
Desembolso
puntual del
dinero
1.3.2 Riesgo
financiamient
o
Sponsor
El desembolso
de los recursos
se realiza
después de la
fecha
programada
Se retrasan las
actividades
Errores en la
planeación de
las actividades
Transversal a
todos los
entregables
90%
Alcance 80
% 0,7200
Muy alta Detectable -
Controlable
Cronograma 80
% 0,7200
Costo 40
% 0,3600
Calidad 80
% 0,7200
Satisfacción
al cliente
80
% 0,7200
Total =
Probabilida
d * Impacto
3,2400
R 028 Gestión del
proyecto
Adecuada
administración
de los recursos
económicos
del proyecto
Sobre costos
1.3.2 Riesgo
financiamient
o
Sponsor /
Gerente del
proyecto
Los costos sobre
pasan los
estimados
Se deben solicitar
más recursos,
sobre costos, bajo
margen de
utilidad o nulo
Inadecuada
gestión del
proyecto
Transversal a
todos los
entregables
10%
Alcance 10
% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 40
% 0,0400
Calidad 10
% 0,0100
Satisfacción
al cliente
10
% 0,0100
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1500
R 029 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Definir de forma
incorrecta el
alcance del
proyecto
1.4.1 Riesgos
de alcance
Sponsor /
Gerente de
Proyecto
No tener claro
los
requerimientos
a desarrollar en
el proyecto
Se afectan las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto por no
tener claros los
requerimientos
de este
Mala planeación
del objetivo
principal del
Proyecto
Acta de
constitución,
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja
Propincuo -
Impacto
estratégico
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 80
% 0,0800
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
80
% 0,0800
201
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,4000
R 030 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No entregar
menos dentro del
6% al 10% de los
requerimientos
establecidos
1.4.1 Riesgos
de alcance
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Entregar
requerimientos
de forma
atrasada
Se afectan las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto por no
realizar la entrega
de los
requerimientos a
tiempo
Mala gestión del
gerente y equipo
del proyecto
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas
50%
Alcance 20
% 0,1000
Muy baja
Detectable -
Controlable -
propincuo
Cronograma 20
% 0,1000
Costo 20
% 0,1000
Calidad 20
% 0,1000
Satisfacción
al cliente
40
% 0,2000
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,6000
R 031 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No tener en
cuenta los
factores
ambientales de la
Empresa al
momento de
definir el alcance
1.4.1 Riesgos
de alcance
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
No contar con el
análisis de
factores
ambientales de
la empresa que
puedan influir
negativamente
en el alcance del
proyecto
Se afecta la
definición del
alcance del
proyecto
Falta de tener
em cuenta las
entradas para
definir el
alcance
Acta de
constitución,
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas
30%
Alcance 80
% 0,2400
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 20
% 0,0600
Costo 10
% 0,0300
Calidad 40
% 0,1200
Satisfacción
al cliente
40
% 0,1200
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,5700
R 032 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Entregar más del
15% de los
requerimientos
establecidos
1.4.1 Riesgos
de alcance
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Entregar
requerimientos
de forma
adelantada
Se avanza en el
alcance del
proyecto al
entregar antes del
plazo establecido
Buena gestión
del gerente y
equipo del
proyecto
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas
10%
Alcance 40
% 0,0400
Muy baja Detectable -
Conectividad
Cronograma 20
% 0,0200
Costo 10
% 0,0100
Calidad 40
% 0,0400
Satisfacción
al cliente
40
% 0,0400
202
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1500
R 033 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Tener un atraso
de las actividades
del cronograma
de entre 11 y 15
días
1.4.2 Riesgos
de cronograma
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Atrasarse en las
actividades a
realizar de
acuerdo al
cronograma
Se afecta el
alcance y el costo
por afectación al
componente
tiempo de la
triple restricción
No realizar
técnicas para la
compresión del
cronograma una
vez se evidencia
el atraso
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas,
además de los
informes de las
fases del
proyecto
50%
Alcance 20
% 0,1000
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 40
% 0,2000
Costo 20
% 0,1000
Calidad 20
% 0,1000
Satisfacción
al cliente
20
% 0,1000
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,6000
R 034 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Definir el
cronograma sin
tener en cuenta
costos y alcance
1.4.2 Riesgos
de cronograma
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Definir el
cronograma del
proyecto solo en
función de
tiempo
Tener atrasos
importantes en el
cronograma
No tener en
cuenta el alcance
y costos del
proyecto a la
hora de definir el
cronograma
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas,
además de los
informes de las
fases del
proyecto
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja
Detectable -
Próximo -
Urgente -
Conectividad-
Propincuo
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 80
% 0,0800
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
80
% 0,0800
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,4000
R 035 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No definir
correctamente las
actividades de
duración cero o
hitos del
proyecto
1.4.2 Riesgos
de cronograma
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
No definir de
manera clara los
hitos del
proyecto
Se genera
afectación al
cronograma por
no tener en
cuenta las
actividades de
alto nivel
Mala
planificación del
cronograma
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y
además de los
informes de las
fases del
proyecto
10%
Alcance 40
% 0,0400
Muy baja Controlable -
Manejable
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 20
% 0,0200
Calidad 20
% 0,0200
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0200
203
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1800
R 036 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Tener un
adelanto de las
actividades del
cronograma de
entre 11 y 15 días
de la fecha
definida.
1.4.2 Riesgos
de cronograma
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Adelantar la
realización de
actividades de
cronograma de
acuerdo a lo
establecido
Tener avance
general del
proyecto
Buena gestión
del gerente y
equipo del
proyecto
Informe con la
documentació
n general del
proyecto y las
lecciones
aprendidas,
además de los
informes de las
fases del
proyecto
50%
Alcance 20
% 0,1000
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Manejable
Cronograma 20
% 0,1000
Costo 20
% 0,1000
Calidad 20
% 0,1000
Satisfacción
al cliente
20
% 0,1000
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,5000
R 037 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No tener en
cuenta los costos
de las reservas de
contingencia
1.4.3 Riesgos
de costo
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
En el momento
de definir el
presupuesto del
proyecto no
tener en cuenta
reservas de
contingencia
Tener afectación
en el presupuesto
general del
proyecto que está
establecido
No realizar el
cálculo del
presupuesto
contemplando
costos por
riesgos
planificados
Informes de
todas las fases
del proyecto en
donde se
visualiza la
ejecución
presupuestal
10%
Alcance 40
% 0,0400
Muy baja Urgente -
Propincuo
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 80
% 0,0800
Calidad 20
% 0,0200
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0200
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,2000
R 038 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No utilizar la
técnica del valor
ganado dentro
del proyecto
1.4.3 Riesgos
de costo
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
No tener una
técnica que
permita calcular
por medio de
indicadores el
estado del
proyecto
No tener control
del costo
presupuestado
del trabajo
realizado
No utilizar
técnicas para
indicadores de
costo
Informes de
todas las fases
del proyecto en
donde se
visualiza la
ejecución
presupuestal
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja Detectable -
Controlable
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 80
% 0,0800
Calidad 20
% 0,0200
Satisfacción
al cliente
40
% 0,0400
204
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,3000
R 039 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Teniendo un CPI
<1 incurrir en
más gastos
adicionales en el
proyecto
1.4.3 Riesgos
de costo
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Teniendo el
proyecto en
determinado
punto de corte
donde los costos
van por encima,
gastar más
presupuesto
Afectación en el
presupuesto del
proyecto
Mala
implementación
de la gestión de
costos
Informes de
todas las fases
del proyecto en
donde se
visualiza la
ejecución
presupuestal
30%
Alcance 20
% 0,0600
Muy baja
Detectable -
urgente -
Controlable -
Propincuo
Cronograma 80
% 0,2400
Costo 80
% 0,2400
Calidad 20
% 0,0600
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0600
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,6600
R 040 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Definir el
presupuesto del
proyecto
teniendo en
cuenta reservas
de contingencia y
de gestión
1.4.3 Riesgos
de costo
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
En el momento
de definir el
presupuesto del
proyecto se
tuvieron en
cuenta las
reservas de
contingencia y
de gestión
Tener el
presupuesto
general del
proyecto bien
definido
Realizar el
cálculo del
presupuesto
contemplando
costos por
riesgos
planificados y
no planificados
Informes de
todas las fases
del proyecto en
donde se
visualiza la
ejecución
presupuestal
90%
Alcance 80
% 0,7200
Muy alta
Detectable -
Controlable -
propincuo
Cronograma 80
% 0,7200
Costo 80
% 0,7200
Calidad 80
% 0,7200
Satisfacción
al cliente
80
% 0,7200
Total =
Probabilida
d * Impacto
3,6000
R 041 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No tener en
cuenta las
normas internas
de calidad de la
empresa para el
desarrollo del
proyecto
1.4.4 Riesgo
de calidad
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Realizar los
entregables sin
tener en cuenta
las normas de
calidad de la
empresa
Tener rechazo de
los entregables
por no aplicar
normas de
calidad internas
No alinear el
proyecto a los
objetivos
estratégicos de
la organización
Entregables de
todas las fases 10%
Alcance 40
% 0,0400
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Impacto
estratégico
Cronograma 40
% 0,0400
Costo 20
% 0,0200
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
40
% 0,0400
205
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,2200
R 042 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No cumplir con
el diseño de los
requerimientos
funcionales del
Software para la
gestión de
riesgos en la
plataforma
informática de la
EAB-ESP
1.4.4 Riesgo
de calidad
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
El Software no
cumple a
cabalidad con el
diseño de sus
requisitos
funcionales
Insatisfacción del
cliente y el
Sponsor
No tener en
cuenta los
requisitos de
calidad del
software
Entregable
diseño de los
requerimientos
funcionales del
Software
10%
Alcance 80
% 0,0800
Muy baja
Controlable -
Detectable -
Propincuo
Cronograma 80
% 0,0800
Costo 80
% 0,0800
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
80
% 0,0800
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,4000
R 043 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
No definir
métricas para
medir la calidad
de un producto
del proyecto
1.4.4 Riesgo
de calidad
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
No definir
métodos que
puedan servir
para realizar el
proceso de
controlar la
calidad
Tener
inconvenientes
para controlar la
calidad
Mala
implementación
del plan de
gestión de
calidad
Entregables de
todas las fases
donde se
evidencie la
calidad
10%
Alcance 20
% 0,0200
Muy baja Urgente -
controlable
Cronograma 20
% 0,0200
Costo 20
% 0,0200
Calidad 80
% 0,0800
Satisfacción
al cliente
20
% 0,0200
Total =
Probabilida
d * Impacto
0,1600
R 044 Gestión del
Proyecto
Desarrollar las
actividades
referentes a la
dirección del
proyecto a
partir del
objetivo de
este
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por
el cliente hasta el
85%
1.4.4 Riesgo
de calidad
Gerente de
Proyecto /
Equipo de
proyecto
Cumplir con la
aceptación de
entregables por
parte del cliente
Satisfacción del
cliente y el
Sponsor
Realizar los
entregables con
estándares de
calidad y
cumplimiento de
requisitos
Entregables de
todas las fases 90%
Alcance 80
% 0,7200
Muy alta Propincuo
Cronograma 80
% 0,7200
Costo 80
% 0,7200
Calidad 80
% 0,7200
Satisfacción
al cliente
80
% 0,7200
206
Registro de riesgos; análisis cuantitativo y cualitativo
Código Proceso Objetivo del
proceso Riesgo
Categoría del
riesgo (RBS)
Responsable
del riesgo Descripción Efecto Causa
Entregables
afectados
Estimación
de la
probabilidad
de ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características
del riesgo
Total =
Probabilida
d * Impacto
3,6000
Fuente: Construccion del autor
207
Apéndice Q. Matriz de riesgos (Parte 2).
Tabla 44 Plan de respuesta a los riesgos
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
La información es
entregada en un lapso
mayor a 7 días
después de la fecha
estimada
R 001
Gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
70%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
a la solicitud de la
información ante la
EAB-ESP
Mitigar Gerente del proyecto
- Equipo del proyecto
Primer y segundo
mes después de la
fecha de inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,0300
Costo 40% 0,0150
Calidad 40% 0,0150
Satisfacción
al cliente 40% 0,0150
Total =
Probabilidad *
Impacto
1.4700
La información no es
entregada por
políticas de
confidencialidad.
R 002
gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja
Urgente -
Conectividad -
Propincuo
Revisar las políticas
del manejo de
información de la
empresa
Evitar gerente del proyecto -
Equipo del proyecto
Primer y segundo
mes después de la
fecha de inicio del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 5% 0,0050
Calidad 40% 0,0400
Satisfacción
al cliente 40% 0,0400
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,2050
No toda la
información
solicitada
corresponde a los
criterios solicitados
R 003
gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
50%
Alcance 20% 0,1000
Muy baja
Urgente -
Controlable -
Conectividad
Realizar una
adecuada, clara y
especifica solicitud
de la información
requerida para el
proyecto
Aceptar gerente del proyecto -
Equipo del proyecto
Primer y segundo
mes después de la
fecha de inicio del
proyecto
Cronograma 20% 0,1000
Costo 5% 0,0250
Calidad 5% 0,0250
Satisfacción
al cliente 20% 0,1000
208
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,3500
La información es
entregada 8 días antes
de la fecha estimada.
R 004
gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
y control a la
solicitud de la
información ante la
EAB-ESP
Explotar gerente del proyecto -
Equipo del proyecto
Primer y segundo
mes después de la
fecha de inicio del
proyecto
Cronograma 10% 0,0100
Costo 10% 0,0100
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 10% 0,0100
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0500
La información no
corresponde a lo
necesario para el
análisis
R 005 Equipo del proyecto 30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
y control a la
información que se
levantó para el
análisis
Mitigar Equipo del proyecto
Segundo mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 5% 0,0150
Costo 5% 0,0150
Calidad 20% 0,0600
Satisfacción
al cliente 10% 0,0300
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1500
No se utilizaron
métodos adecuados
para el análisis
R 006
Gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja
Controlable -
Próximo -
Conectividad
Revisar la
experiencia de los
profesionales que
realizan el análisis de
información en
proyectos similares
Evitar Gerente del proyecto
- Equipo del proyecto
Segundo mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,0800
Costo 80% 0,0800
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 80% 0,0800
209
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,4000
El tiempo para
analizar la
información es
inadecuado
R 007
Gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
a las actividades del
cronograma que
relacionan el análisis
de información
Mitigar Gerente del proyecto
- Equipo del proyecto
Segundo mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 5% 0,0150
Calidad 20% 0,0600
Satisfacción
al cliente 20% 0,0600
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,2250
La información
analizada cumple con
las especificaciones
requeridas
R 008
Gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
90%
Alcance 80% 0,7200
Muy alta Detectable -
controlable
Realizar seguimiento
las especificaciones
del entregable.
Explotar Gerente del proyecto
- Equipo del proyecto
Segundo mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,7200
Costo 80% 0,7200
Calidad 80% 0,7200
Satisfacción
al cliente 80% 0,7200
Total =
Probabilidad *
Impacto
3,6000
Los requerimientos de
diseño del software
no cumplen con las
especificaciones
esperadas
R 009
Gerente del proyecto
- Equipo del
proyecto
10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Revisar la
experiencia de los
profesionales en el
diseño de los
requerimientos del
software en proyectos
similares
Mitigar Gerente del proyecto
- Equipo del proyecto
Tercer al sexto mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 5% 0,0050
Costo 5% 0,0050
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 10% 0,0100
210
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0400
El alcance de los
requerimientos no es
el adecuado
R 010
Sponsor - Gerente
del proyecto -
Equipo del proyecto
10%
Alcance 40% 0,0400
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Revisar las
especificaciones del
entregable.
Evitar
Sponsor - Gerente del
proyecto - Equipo del
proyecto
Tercer al sexto mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 5% 0,0050
Costo 5% 0,0050
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 20% 0,0200
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0800
El tiempo para definir
los requerimientos de
diseño del software es
inadecuado
R 011 Equipo del proyecto 30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
a las actividades del
cronograma que
relacionan la
definición de los
requerimientos de
diseño del software
Mitigar Equipo del proyecto
Tercer al sexto mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 5% 0,0150
Calidad 20% 0,0600
Satisfacción
al cliente 20% 0,0600
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,2250
Adelanto de 11 a 15
días de la fecha
estimada para definir
los requerimientos de
diseño del software.
R 012
Sponsor - Gerente
del proyecto -
Equipo del proyecto
50%
Alcance 20% 0,1000
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
y control al
cronograma de
acuerdo a las
actividades definidas
Explotar
Sponsor - Gerente del
proyecto - Equipo del
proyecto
Tercer al sexto mes
después de la fecha
de inicio del
proyecto
Cronograma 20% 0,1000
Costo 20% 0,1000
Calidad 20% 0,1000
Satisfacción
al cliente 20% 0,1000
211
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,5000
Inadecuada
disposición de
residuos especiales
R 013 Equipo del proyecto 10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Entregar los residuos
a un tercero
especializado en el
manejo de estos y
solicitar los
respectivos soportes
Transferir Equipo del proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0400
Inadecuado uso de
sustancias químicas R 014 Equipo del proyecto 10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Aplicar los
procedimientos de
manejo de sustancias
químicas
Aceptar Equipo del proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0400
Alto consumo de agua R 015 Equipo del proyecto 10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
periódico a los
indicadores de
consumo de agua
Mitigar Equipo del proyecto Mensual
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
212
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0400
Bajo consumo de
agua R 016 Equipo del proyecto 10%
Alcance 5% 0,0050
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
periódico a los
indicadores de
consumo de agua
Mejorar Equipo del proyecto Mensual
Cronograma 5% 0,0050
Costo 20% 0,0200
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,0400
Atentado terrorista R 017 Sponsor 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Aplicar los
protocolos de
seguridad física para
este tipo de eventos
Escalar Sponsor
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 80% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1400
Hurto R 018 Sponsor 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Aplicar los
protocolos de
seguridad física para
este tipo de eventos
Escalar Sponsor
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 80% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
213
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1400
Lesiones personales R 019 Sponsor 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Aplicar los
protocolos de
seguridad física para
este tipo de eventos
Escalar Sponsor
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 80% 0,0800
Calidad 5% 0,0050
Satisfacción
al cliente 5% 0,0050
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1400
No se presentan
lesiones personales R 020 Sponsor 90%
Alcance 10% 0,0900
Baja Detectable -
Controlable
Aplicar los
protocolos de
seguridad física para
este tipo de eventos
Escalar Sponsor
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,3600
Costo 80% 0,7200
Calidad 5% 0,0450
Satisfacción
al cliente 5% 0,0450
Total =
Probabilidad *
Impacto
1,2600
Cambio de personal R 021 Gerente del proyecto
/RRHH 30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Asegurar que el plan
de RRHH contemple
este riesgo y
contenga las medidas
adecuadas para dar
respuesta
Aceptar Gerente del proyecto
/RRHH
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 10% 0,0300
Calidad 10% 0,0300
Satisfacción
al cliente 5% 0,0150
214
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1650
Personal sin
experiencia en el
cargo
R 022 Gerente del proyecto
/RRHH 30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Asegurar que el plan
de RRHH contemple
este riesgo y
contenga las medidas
adecuadas para dar
respuesta
Aceptar Gerente del proyecto
/RRHH
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 10% 0,0300
Calidad 10% 0,0300
Satisfacción
al cliente 10% 0,0300
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1800
Personal no cuenta
con las competencias
para el cargo
R 023 Gerente del proyecto
/RRHH 30%
Alcance 10% 0,0300
Muy baja Detectable -
Controlable
Asegurar que el plan
de RRHH contemple
este riesgo y
contenga las medidas
adecuadas para dar
respuesta
Aceptar Gerente del proyecto
/RRHH
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 10% 0,0300
Calidad 10% 0,0300
Satisfacción
al cliente 10% 0,0300
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1800
Personal cuenta con
las competencias para
el cargo
R 024 Gerente del proyecto
/RRHH 90%
Alcance 80% 0,7200
Media Detectable -
Controlable
Asegurar que el plan
de RRHH contemple
esta oportunidad y
contenga las medidas
adecuadas para
aprovecharla
Aceptar Gerente del proyecto
/RRHH
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,3600
Costo 10% 0,0900
Calidad 40% 0,3600
Satisfacción
al cliente 40% 0,3600
215
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
1,8900
Recursos económicos
insuficientes R 025 Sponsor 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
propincuo
Realizar seguimiento
al estudio económico-
financiero, así como
al manejo del
presupuesto
Mitigar Sponsor Mensual
Cronograma 80% 0,0800
Costo 40% 0,0400
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 10% 0,0100
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1500
Retraso en el
desembolso del
dinero
R 026 Sponsor 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
a la planeación de las
actividades
(cronograma)
Mitigar Sponsor Mensual
Cronograma 80% 0,0800
Costo 40% 0,0400
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 10% 0,0100
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1500
Desembolso puntual
del dinero R 027 Sponsor 90%
Alcance 80% 0,7200
Muy alta Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
a la planeación de las
actividades
(cronograma)
Mejorar Sponsor Mensual
Cronograma 80% 0,7200
Costo 40% 0,3600
Calidad 80% 0,7200
Satisfacción
al cliente 80% 0,7200
216
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
3,2400
Sobre costos R 028 Sponsor / Gerente
del proyecto 10%
Alcance 10% 0,0100
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Conectividad
Realizar seguimiento
a la gestión del
proyecto
Mitigar Sponsor / Gerente del
proyecto Mensual
Cronograma 80% 0,0800
Costo 40% 0,0400
Calidad 10% 0,0100
Satisfacción
al cliente 10% 0,0100
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1500
Definir de forma
incorrecta el alcance
del proyecto
R 029 Sponsor / Gerente de
Proyecto 10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja Propincuo - Impacto
estratégico
Realizar una
adecuada definición
de los requerimientos
del proyecto teniendo
en cuenta la triple
restricción
Evitar Sponsor / Gerente de
Proyecto
Al inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,0800
Costo 80% 0,0800
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 80% 0,0800
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,4000
No entregar menos
dentro del 6% al 10%
de los requerimientos
establecidos
R 030 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 50%
Alcance 20% 0,1000
Muy baja
Detectable -
Controlable -
propincuo
Realizar seguimiento
periódico a las
entregas de los
requerimientos
establecidos
Mitigar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Mensual
Cronograma 20% 0,1000
Costo 20% 0,1000
Calidad 20% 0,1000
Satisfacción
al cliente 40% 0,2000
217
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,6000
No tener en cuenta los
factores ambientales
de la Empresa al
momento de definir el
alcance
R 031 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 30%
Alcance 80% 0,2400
Muy baja Detectable -
Controlable
Revisar a fondo los
factores que
ambientales que
inciden en la
organización
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Al inicio del
proyecto
Cronograma 20% 0,0600
Costo 10% 0,0300
Calidad 40% 0,1200
Satisfacción
al cliente 40% 0,1200
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,5700
Entregar más del 15%
de los requerimientos
establecidos
R 032 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 40% 0,0400
Muy baja Detectable -
Conectividad
Realizar seguimiento
periódico a las
entregas de los
requerimientos
establecidos
Explotar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Mensual
Cronograma 20% 0,0200
Costo 10% 0,0100
Calidad 40% 0,0400
Satisfacción
al cliente 40% 0,0400
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1500
Tener un atraso de las
actividades del
cronograma de entre
11 y 15 días
R 033 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 50%
Alcance 20% 0,1000
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar reuniones de
seguimiento para
verificar el estado de
avance de las
actividades
propuestas
Mitigar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Mensual
Cronograma 40% 0,2000
Costo 20% 0,1000
Calidad 20% 0,1000
Satisfacción
al cliente 20% 0,1000
218
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,6000
Definir el cronograma
sin tener en cuenta
costos y alcance
R 034 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja
Detectable -
Próximo - Urgente -
Conectividad-
Propincuo
Definir el
cronograma teniendo
en cuenta los costos y
el alcance del
proyecto
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Al inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,0800
Costo 80% 0,0800
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 80% 0,0800
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,4000
No definir
correctamente las
actividades de
duración cero o hitos
del proyecto
R 035 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 40% 0,0400
Muy baja Controlable -
Manejable
Realizar seguimiento
a las actividades
propuestas en el
cronograma de
actividades
Mitigar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 80% 0,0800
Costo 20% 0,0200
Calidad 20% 0,0200
Satisfacción
al cliente 20% 0,0200
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1800
Tener un adelanto de
las actividades del
cronograma de entre
11 y 15 días de la
fecha definida.
R 036 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 50%
Alcance 20% 0,1000
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Manejable
Realizar seguimiento
a las actividades
propuestas en el
cronograma de
actividades
Explotar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Mensual
Cronograma 20% 0,1000
Costo 20% 0,1000
Calidad 20% 0,1000
Satisfacción
al cliente 20% 0,1000
219
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,5000
No tener en cuenta los
costos de las reservas
de contingencia
R 037 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 40% 0,0400
Muy baja Urgente - Propincuo
Revisar el plan de
gestión de riesgos del
proyecto para tener
definidas las reservas
en dinero en caso de
que se materialicen
riesgos
Mitigar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Al inicio del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 80% 0,0800
Calidad 20% 0,0200
Satisfacción
al cliente 20% 0,0200
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,2000
No utilizar la técnica
del valor ganado
dentro del proyecto
R 038 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja Detectable -
Controlable
Realizar seguimiento
al plan de gestión de
costos del proyecto
para revisar
indicadores de costos
que muestren el
estado actual del
proyecto
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Trimestral
Cronograma 80% 0,0800
Costo 80% 0,0800
Calidad 20% 0,0200
Satisfacción
al cliente 40% 0,0400
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,3000
Teniendo un CPI <1
incurrir en más gastos
adicionales en el
proyecto
R 039 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 30%
Alcance 20% 0,0600
Muy baja
Detectable - urgente
-Controlable -
Propincuo
Realizar seguimiento
al plan de gestión de
costos del proyecto
para revisar
indicadores de costos
que muestren el
estado actual del
proyecto
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto Trimestral
Cronograma 80% 0,2400
Costo 80% 0,2400
Calidad 20% 0,0600
Satisfacción
al cliente 20% 0,0600
220
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,6600
Definir el presupuesto
del proyecto teniendo
en cuenta reservas de
contingencia y de
gestión
R 040 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 90%
Alcance 80% 0,7200
Muy alta
Detectable -
Controlable -
propincuo
Revisar el plan de
gestión de riesgos del
proyecto para tener
definidas las reservas
en dinero en caso de
que se materialicen
riesgos
Aceptar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Al inicio del
proyecto
Cronograma 80% 0,7200
Costo 80% 0,7200
Calidad 80% 0,7200
Satisfacción
al cliente 80% 0,7200
Total =
Probabilidad *
Impacto
3,6000
No tener en cuenta las
normas internas de
calidad de la empresa
para el desarrollo del
proyecto
R 041 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 40% 0,0400
Muy baja
Detectable -
Controlable -
Impacto estratégico
Revisar el plan de
gestión de calidad y
su alineación con los
objetivos estratégicos
de la organización
teniendo en cuenta
las normas de calidad
de la organización
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 40% 0,0400
Costo 20% 0,0200
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 40% 0,0400
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,2200
No cumplir con el
diseño de los
requerimientos
funcionales del
Software para la
gestión de riesgos en
la plataforma
informática de la
EAB-ESP
R 042 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 80% 0,0800
Muy baja
Controlable -
Detectable -
Propincuo
Revisar los
requerimientos del
proyecto
Evitar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 80% 0,0800
Costo 80% 0,0800
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 80% 0,0800
221
Plan de respuesta a los riesgos
Riesgo Código Responsable del
riesgo
Estimación
de la
probabilidad
de
ocurrencia
Objetivo afectado Probabilidad
* Impacto
Clasificación
nivel de
riesgo
Características del
riesgo
Respuestas
planificadas Tipo de estrategia
Responsable de la
respuesta Fecha planificada
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,4000
No definir métricas
para medir la calidad
de un producto del
proyecto
R 043 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 10%
Alcance 20% 0,0200
Muy baja Urgente -
controlable
Revisar el plan de
gestión de calidad y
su alineación con los
objetivos estratégicos
de la organización
teniendo en cuenta
las normas de calidad
de la organización
Mitigar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 20% 0,0200
Costo 20% 0,0200
Calidad 80% 0,0800
Satisfacción
al cliente 20% 0,0200
Total =
Probabilidad *
Impacto
0,1600
Porcentaje de
aceptación de los
entregables por el
cliente hasta el 85%
R 044 Gerente de Proyecto
/ Equipo de proyecto 90%
Alcance 80% 0,7200
Muy alta Propincuo
Realizar seguimiento
periódico a las
entregas y aceptación
de los requerimientos
establecidos
Explotar Gerente de Proyecto /
Equipo de proyecto
Durante el
desarrollo del
proyecto
Cronograma 80% 0,7200
Costo 80% 0,7200
Calidad 80% 0,7200
Satisfacción
al cliente 80% 0,7200
Total =
Probabilidad *
Impacto
3,6000
Fuente: Construccion del autor
222
Apéndice R. Matriz planificar adquisiciones
Tabla 45 Matriz planificar adquisiciones.
P
LA
NIF
ICA
CIÓ
N D
E L
AS
AD
QU
ISIC
ION
ES
ÍTEM 1 2 3
Sub-entregable EDT Análisis de la
Información
Requerimientos del
diseño del Software
Diseño de la Interfaz
Grafica
Tipo de servicio
Tres (3) Profesionales en
Ingeniería de Sistemas
con posgrado en el área
de análisis de datos o
afines
Un (1) Profesionales en
Ingeniería de Sistemas
con posgrado en el área
de diseño de Software
o afines
Dos (2) Profesionales
en Ingeniería de
Sistemas con posgrado
en el área de diseño de
interfaces graficas para
Software o afines
Enunciado del trabajo
de adquisiciones
(alcance detallado)
Cuatro (4) Informes
técnicos detallados con el
análisis de información
de categorización del
riesgo por cada línea de
operación, además de
análisis de mecanismos
para la gestión del riesgo,
dichos informes contarán
con estudios estadísticos
de la información
analizada en un lapso de
6 meses, que vendrán
como apéndices, el
cuarto informe contendrá
el análisis de la
información terminado
Cuatro (4) Informes
técnicos detallados con
la definición de los
requerimientos de
diseño del Software a
nivel de funcionalidad,
información e
interacción con el
usuario que debe tener
el mismo, el cuarto
informe contendrá la
definición de los
requerimientos de
diseño del Software
establecidos
Dos (2) Informes
técnicos detallados con
el diseño propuesto de
la interfaz gráfica para
el Software que
contengan las
visualizaciones de
navegación
establecidas y las
características técnicas
de la interfaz. El primer
informe como avance y
el segundo informe con
la documentación del
diseño de la interfaz
gráfica terminado
Cantidades que
contratar
Cuatro (4) Meses siete
(7) Días de servicio
Cuatro (4) Meses seis
(6) Días de servicio
Dos (2) Meses nueve
(9) Días de servicio
Entregables
Cuatro (4) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y avances
ejecutados en cada
periodo
Cuatro (4) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y
avances ejecutados en
cada periodo
Dos (2) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y
avances ejecutados en
cada periodo
Criterios de aceptación
de entregables
Informe detallado con el
avance y estado del
análisis de la información
a la fecha, estado de
avance del contrato en
físico, tiempo y
financiero de acuerdo
con las metas
establecidas y certificado
de pago de aportes al
sistema de seguridad
social para el periodo
Informe detallado con
el avance y estado de
los requerimientos de
diseño del Software a
la fecha, estado de
avance del contrato en
físico, tiempo y
financiero de acuerdo
con las metas
establecidas y
certificado de pago de
aportes al sistema de
seguridad social para el
periodo
Informe detallado con
el avance y estado del
diseño de la interfaz
gráfica para el
Software a la fecha,
estado de avance del
contrato en físico,
tiempo y financiero de
acuerdo con las metas
establecidas y
certificado de pago de
aportes al sistema de
seguridad social para el
periodo
223
Restricciones y
supuestos
Se tiene como restricción
que la información
consolidada en el
levantamiento este
completa y como
supuesto que dicha
información ha sido
entregada para empezar
el análisis
Se tiene como
restricción que no se
entregue a tiempo el
análisis de la
información realizado
anteriormente y como
supuesto que se
manejaran casos de uso
y diagramas de clases
por parte del proveedor
para poder realizar el
diseño, otro supuesto
es que se trabajara con
infraestructura
(computadores)
provistos por la EAB-
ESP y en las
instalaciones de la
entidad
Se tiene como
restricción que no se
entregue a tiempo la
definición de
requerimientos de
diseño del software
realizado
anteriormente y como
supuesto que se
trabajara con
infraestructura
(computadores)
provistos por la EAB-
ESP y en las
instalaciones de la
entidad
Observaciones o
condiciones especiales
para contratación
Adoptar el reglamento
del manual de
contratación interno de la
EAB-ESP en donde se
establecen las
condiciones para pago y
la modalidad de contrato
a suscribir de acuerdo
con el requerimiento
solicitado,
adicionalmente tener el
perfil de Ingeniero de
Sistemas con posgrado
en el área de análisis de
datos o afines
Adoptar el reglamento
del manual de
contratación interno de
la EAB-ESP en donde
se establecen las
condiciones para pago
y la modalidad de
contrato a suscribir de
acuerdo con el
requerimiento
solicitado,
adicionalmente tener el
perfil de Ingeniero de
Sistemas con posgrado
en el área de diseño de
Software o afines
Adoptar el reglamento
del manual de
contratación interno de
la EAB-ESP en donde
se establecen las
condiciones para pago
y la modalidad de
contrato a suscribir de
acuerdo con el
requerimiento
solicitado,
adicionalmente tener el
perfil de Ingeniero de
Sistemas con posgrado
en el área de diseño de
interfaces graficas para
Software o afines
Actividad incluida en
ruta crítica Si Si Si
Inspecciones, control y
pruebas
Inspección al informe de
gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser avalado
por el patrocinador,
reuniones y calificación
de los requerimientos de
adquisición
Inspección al informe
de gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser
avalado por el
patrocinador,
reuniones y
calificación de los
requerimientos de
adquisición
Inspección al informe
de gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser
avalado por el
patrocinador,
reuniones y
calificación de los
requerimientos de
adquisición
Documentos de las
adquisiciones
1) TDR (términos de
referencia) con
especificaciones de los
requerimientos del
servicio, perfiles,
cronograma, pagos,
1) TDR (términos de
referencia) con
especificaciones de los
requerimientos del
servicio, perfiles,
cronograma, pagos,
1) TDR (términos de
referencia) con
especificaciones de los
requerimientos del
servicio, perfiles,
cronograma, pagos,
224
requisitos habilitantes
entre otros
2) Ofertas diligenciadas
por los proveedores de
acuerdo a requerimientos
del servicio
3) Minuta del contrato a
realizar con el proveedor
requisitos habilitantes
entre otros
2) Ofertas
diligenciadas por los
proveedores de
acuerdo con
requerimientos del
servicio
3) Minuta del contrato
a realizar con el
proveedor
requisitos habilitantes
entre otros
2) Ofertas
diligenciadas por los
proveedores de
acuerdo con
requerimientos del
servicio
3) Minuta del contrato
a realizar con el
proveedor
Proveedores sugeridos* Arus (Servicios
profesionales)
Pro-cibernética
(Servicios
profesionales)
Itelca (Servicios
profesionales)
Criterios de selección
del proveedor
Experiencia en el área del
objeto a contratar,
certificaciones,
cumplimiento de
requisitos técnicos,
legales, jurídicos y por
último menor valor de la
oferta
Experiencia en el área
del objeto a contratar,
certificaciones,
cumplimiento de
requisitos técnicos,
legales, jurídicos y por
último menor valor de
la oferta
Experiencia en el área
del objeto a contratar,
certificaciones,
cumplimiento de
requisitos técnicos,
legales, jurídicos y por
último menor valor de
la oferta
Presupuesto asignado $ 18.993.920 para tres
(3) Profesionales
$ 6.384.000 para un
(1) Profesional
$ 14.145.120 para dos
(2) Profesionales
Vr. Unitario $ 6.331.306 por cada
Profesional
$ 6.384.000 por un (1)
Profesional
$ 7.072.560 por cada
Profesional
Tipo de contrato
sugerido
Contrato de precio fijo en
modalidad de prestación
de servicios
Contrato de precio fijo
en modalidad de
prestación de servicios
Contrato de precio fijo
en modalidad de
prestación de servicios
Fecha estimada de
inicio de contrato
miércoles, 01 de
noviembre de 2017
martes, 05 de
diciembre de 2017
miércoles, 11 de abril
de 2018
Fecha estimada de
finalización de contrato
jueves, 08 de marzo de
2018
miércoles, 11 de abril
de 2018
miércoles, 20 de junio
de 2018
Garantías-pólizas-
seguros
Pólizas de cumplimiento
del contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Pólizas de
cumplimiento del
contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Pólizas de
cumplimiento del
contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Fuente: Construccion del autor
225
Apéndice S. Matriz ejecutar adquisiciones
Tabla 46 Matriz ejecutar adquisiciones.
EF
EC
TU
AR
LA
S A
DQ
UIS
ICIO
NE
S
ÍTEM 1 2 3
Sub-entregable EDT Análisis de la
Información
Requerimientos del
diseño del Software
Diseño de la Interfaz
Grafica
Tipo de servicio
Tres (3) Profesionales
en Ingeniería de
Sistemas con posgrado
en el área de análisis de
datos o afines
Un (1) Profesionales en
Ingeniería de Sistemas
con posgrado en el área
de diseño de Software o
afines
Dos (2) Profesionales
en Ingeniería de
Sistemas con posgrado
en el área de diseño de
interfaces graficas para
Software o afines
Enunciado del trabajo
de adquisiciones
(alcance detallado)
Cuatro (4) Informes
técnicos detallados con
el análisis de
información de
categorización del
riesgo por cada línea
de operación, además
de análisis de
mecanismos para la
gestión del riesgo,
dichos informes
contarán con estudios
estadísticos de la
información analizada
en un lapso de 6 meses,
que vendrán como
apéndices, el cuarto
informe contendrá el
análisis de la
información terminado
Cuatro (4) Informes
técnicos detallados con
la definición de los
requerimientos de
diseño del Software a
nivel de funcionalidad,
información e
interacción con el
usuario que debe tener
el mismo, el cuarto
informe contendrá la
definición de los
requerimientos de
diseño del Software
establecidos
Dos (2) Informes
técnicos detallados con
el diseño propuesto de
la interfaz gráfica para
el Software que
contengan las
visualizaciones de
navegación
establecidas y las
características técnicas
de la interfaz. El
primer informe como
avance y el segundo
informe con la
documentación del
diseño de la interfaz
gráfica terminado
Cantidades que
contratar
Cuatro (4) Meses siete
(7) Días de servicio
Cuatro (4) Meses seis
(6) Días de servicio
Dos (2) Meses nueve
(9) Días de servicio
226
Entregables
Cuatro (4) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y
avances ejecutados en
cada periodo
Cuatro (4) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y
avances ejecutados en
cada periodo
Dos (2) Informes de
gestión mensuales con
las actividades y
avances ejecutados en
cada periodo
Criterios de
aceptación de
entregables
Informe detallado con
el avance y estado del
análisis de la
información a la fecha,
estado de avance del
contrato en físico,
tiempo y financiero de
acuerdo con las metas
establecidas y
certificado de pago de
aportes al sistema de
seguridad social para
el periodo
Informe detallado con el
avance y estado de los
requerimientos de
diseño del Software a la
fecha, estado de avance
del contrato en físico,
tiempo y financiero de
acuerdo con las metas
establecidas y
certificado de pago de
aportes al sistema de
seguridad social para el
periodo
Informe detallado con
el avance y estado del
diseño de la interfaz
gráfica para el
Software a la fecha,
estado de avance del
contrato en físico,
tiempo y financiero de
acuerdo con las metas
establecidas y
certificado de pago de
aportes al sistema de
seguridad social para
el periodo
Inspecciones, control
y pruebas
Inspección al informe
de gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser
avalado por el
patrocinador,
reuniones y
calificación de los
requerimientos de
adquisición
Inspección al informe
de gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser
avalado por el
patrocinador, reuniones
y calificación de los
requerimientos de
adquisición
Inspección al informe
de gestión mensual por
parte del gerente de
proyecto para ser
avalado por el
patrocinador,
reuniones y
calificación de los
requerimientos de
adquisición
Proveedor
seleccionado
Se definirá de acuerdo
a calificación al
proveedor por parte del
área de contratación y
compras de la EAB-
ESP
Se definirá de acuerdo a
calificación al
proveedor por parte del
área de contratación y
compras de la EAB-ESP
Se definirá de acuerdo
a calificación al
proveedor por parte del
área de contratación y
compras de la EAB-
ESP
227
Fecha de inicio del
contrato
miércoles, 01 de
noviembre de 2017
martes, 05 de diciembre
de 2017
miércoles, 11 de abril
de 2018
Fecha de finalización
del contrato
jueves, 08 de marzo de
2018
miércoles, 11 de abril de
2018
miércoles, 20 de junio
de 2018
Garantías-pólizas-
seguros
Pólizas de
cumplimiento del
contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Pólizas de
cumplimiento del
contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Pólizas de
cumplimiento del
contrato, calidad del
servicio y pago de
salarios y prestaciones
Valor del contrato (sin
iva)
$ 17.111.640 sin
retención por servicios
profesionales (10 %) y
sin ICA (0.99 %)
$ 5.751.351 sin
retención por servicios
profesionales (10 %) y
sin ICA (0.99 %)
$ 12.743.351 sin
retención por servicios
profesionales (10 %) y
sin ICA (0.99 %)
Iva
$ 1.882.280 valor de la
retención por servicios
profesionales (10 %) y
por ICA (0.99 %)
$ 632.649 valor de la
retención por servicios
profesionales (10 %) y
por ICA (0.99 %)
$ 1.401.769 valor de la
retención por servicios
profesionales (10 %) y
por ICA (0.99 %)
Forma de pago
Cuatro (4)
Mensualidades
vencidas previa
entrega del informe de
gestión para cada
periodo
Cuatro (4)
Mensualidades vencidas
previa entrega del
informe de gestión para
cada periodo
Dos (2) Mensualidades
vencidas previa
entrega del informe de
gestión para cada
periodo
Requiere anticipo
(si/no) No No No
Valor del anticipo (si
aplica) No Aplica No Aplica No Aplica
Fecha de pago del
anticipo No Aplica No Aplica No Aplica
Fecha estimada de
facturación final
jueves, 08 de marzo de
2018
miércoles, 11 de abril de
2018
miércoles, 20 de junio
de 2018
228
No. de contrato
Lo definirá el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
Lo definirá el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
Lo definirá el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
Observaciones
El proceso de efectuar
las adquisiciones lo
realiza el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
El proceso de efectuar
las adquisiciones lo
realiza el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
El proceso de efectuar
las adquisiciones lo
realiza el área de
contratación y compras
de la EAB-ESP
Fuente: Construccion del autor
229
Apéndice T. Entregables del proyecto
A continuación, se relacionan los soportes de Tres (3) de los cinco (5) entregables del proyecto:
Entregable número 1
ID: 1.1
Nombre: Informe general con el levantamiento de información de la plataforma
informática de la EAB-ESP
Fecha de entrega: 26/12/2017
Fecha de aceptación: 28/12/2017
Observaciones: Aceptado
Firmas
Elaboro: Gerente de Proyecto Aprobó: Sponsor
Informe general con el levantamiento de información de la plataforma
La empresa pública de Acueducto Alcantarillado y Aseo de Bogotá (EAB-ESP), es una
empresa pública prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial, se
encuentra ubicada en la Av. Calle 24 No. 37-15 en la ciudad de Bogotá, además posee 2 centros de
procesamientos de datos, 3 sedes rurales en la cercanía de Bogotá y 43 sedes urbanas. Cuenta con
varias dependencias que a su vez se soportan en el área de tecnología de la información y
comunicación (TIC).
Para el desarrollo de esta fase se procede a solicitar la información de riesgos informáticos
dentro de la plataforma del EAB-ESP de acuerdo con las líneas de operación y con una duración
de 6 meses correspondientes al primer semestre de 2017.
230
Dicha información suministrada por la Empresa de Acueducto Alcantarillado y Aseo de
Bogotá referente a riesgos asociados a la plataforma informática, líneas de operación y cambios en
la plataforma que impliquen riesgos, es confidencial para la compañía por lo tanto no se muestra
en su totalidad en el presente documento.
De acuerdo con lo definido en el marco metodológico la fuente de información es la dirección
de informática de la EAB-ESP mediante el director de informática y los líderes de cada línea de
operación de la plataforma y la herramienta de recolección de información es la documentación
existente facilitada.
ID Línea de
operación Descripción Criticidad Estado
FND-
20383
Riesgos TI -
Configuración
Perdida de paquetes entre LAN y DMZ e internet
que genera intermitencia en la disponibilidad de la
red. y Obsolescencia de equipos de red que han
causado caídas de los servicios de tecnología.
Bajo Closed
FND-
21198
Riesgos TI -
Configuración
No se cuenta con herramientas que permitan
apoyar las investigaciones de modificaciones en el
fileserver.
Alto Closed
FND-
21209
Riesgos TI -
Configuración Gestionar la actualización de Veritas Netbackup Bajo Closed
FND-
21210
Riesgos TI -
Configuración
No disponibilidad de servicios de TI por tener
puntos únicos de falla en el proveedor de
telecomunicaciones ETB y no contar con salidas
internacionales. Lo cual podría ocasionar
intermitencia o pérdida del servicio de internet en
EAB
Bajo Closed
FND-
21473
Riesgos TI -
Vulnerabilidades
Si no se reinicia la plataforma de SAP Productiva,
reinicio que va ligado al backup off line, podría
ocurrir que servicios, sesiones, conexiones a la DB,
procesos fantasmas, etc, afecten el desempeño de la
plataforma, ocasionando degradación del servicio y
su posible interrupción.
Alto Closed
FND-
21837
Riesgos TI -
Operación
No disponibilidad de datacenter de Centro Nariño
ante caídas de potencia por que la UPS
tiene baterías agotadas.
Alto Closed
FND-
21841
Riesgos TI -
Operación
En el datacenter de Centro Nariño se encuentran
bombas de aire acondicionado con posibilidad de
fallo.
Alto Closed
231
ID Línea de
operación Descripción Criticidad Estado
FND-
21851
Riesgos TI -
Cuidado al
usuario
No disponibilidad de los aplicativos por cambios
en el sistema operativo de los pc, lo cual puede
generar retrasos en el cronograma de instalación de
equipos
Medio Closed
FND-
21853
Riesgos TI -
Cuidado al
usuario
Resistencia al cambio lo cual puede producir mala
percepción de los usuarios sobre el servicio,
generando impedimentos para realización de
pruebas y retrasos en el cronograma de instalación
de los equipos.
Bajo Closed
FND-
21195
Riesgos TI -
Configuración
No se cuenta con una configuración de activo -
activo en la red core, lo que podría ocasionar
afectación en los servicios de TI de EAB.
Alto Open
FND-
21804
Riesgos TI -
Configuración
Los puertos de red donde realizar el scan de
servidores, no se encuentra aislado de la red de
servidores de EAB
Alto Open
FND-
21842
Riesgos TI -
Operación
En Datacenter de Modelia se encuentra el Sistema
de extinción de incendios esta descargado. Alto Open
FND-
21843
Riesgos TI -
Operación
En Datacenter de Modelia se encuentra en fallas la
transferencia en la planta eléctrica podría afectar la
no disponibilidad de los servicios TI.
Bajo Open
De acuerdo con lo anterior se tiene la siguiente información:
1) 175 riesgos presentados en la plataforma informática de la EAB-ESP en el periodo
comprendido entre enero de 2017 a Julio de 2017, de donde 127 estaban cerrados y 48 estaban
abiertos a fecha de corte julio de 2017.
232
2) Los riesgos están asociados a las líneas de configuración, continuidad, seguridad (datos
personales), vulnerabilidades y operación (EOL, operación no soportada, perdida de datos)
3) Cada riesgo está asociado a un código para su identificación
4) Por ser información confidencial para la compañía no se publican los riesgos de forma
explícita y solo son manejados por los interesados que deben tener acceso a ella de acuerdo con las
fases del proyecto.
233
Entregable número 2
ID: 1.2
Nombre: Informe detallado con el análisis de la información recopilada en el
levantamiento de información.
Fecha de entrega: 12/03/2018
Fecha de aceptación: 14/03/2018
Observaciones: Aceptado
Firmas
Elaboro: Gerente de Proyecto Aprobó: Sponsor
Informe detallado con el análisis de la información recopilada en el levantamiento de
información.
Con la información base obtenida en la fase de “levantamiento de la información” se realiza
un análisis de esta por parte del gerente y equipo del proyecto teniendo como resultado lo siguiente:
1) Gestión de los riesgos por mes:
a. Corte uno (enero a febrero de 2017)
234
Riesgos
Cerrados 0
Abiertos (En gestión) 6
Faltantes por gestionar 76
Total 82
b. Corte dos (febrero a marzo de 2017)
Riesgos
Cerrados 48
Abiertos (En gestión) 19
Faltantes por gestionar 108
Total 175
235
c. Corte Tres (marzo a abril de 2017)
Riesgos
Cerrados 48
Abiertos (En gestión) 30
Faltantes por gestionar 108
Total 175
d. Corte cuatro (abril a mayo de 2017)
Riesgos
Cerrados 48
Abiertos (En gestión) 50
Faltantes por gestionar 108
Total 77
236
e. Corte cinco (mayo a junio de 2017)
f. Corte Seis (junio a julio de 2017)
Riesgos
Cerrados 48
Abiertos (En gestión) 80
Faltantes por gestionar 47
Total 175
Cerrados 49
Abiertos (En gestión) 66
Faltantes por gestionar 55
Total 170
Riesgos
237
2) Nivel de impacto de los riesgos presentados en la plataforma informática en el
periodo de los 6 meses:
De acuerdo con la afectación a la plataforma informática se clasificaron los riesgos en los
siguientes niveles de impacto:
• Critico
• Muy alto
• Alto
• Medio
• Bajo
Logrando obtener las siguientes conclusiones después del análisis realizado:
• Crítico: 0 Riesgos
• Muy alto: 39 Riesgos
• Alto: 99 Riesgos
• Medio: 24 Riesgos
• Bajo: 13 Riesgos
A continuación, se muestra el grafico con este análisis:
Nivel de Impacto de los Riesgos presentados en la
plataforma informática periodo de 6 meses
(enero a junio de 2017)
238
Critico 0
Muy Alto 39
Alto 99
Medio 24
Bajo 13
Total 175
De acuerdo con la estadística anterior se observa que la mayoría de los riesgos que se
presentaron en los 6 meses relacionados (enero a Julio de 2017) de haberse materializado
generarían un impacto alto y muy alto a la plataforma informática generando bastante afectación a
la misma.
Con base a los análisis de la información realizados se tiene una base para el inicio de la
siguiente fase del proyecto.
Por último, los resultados obtenidos y mencionados se puede establecer un mecanismo para
gestionar el riesgo basados en el funcionamiento de un software, el cual debe cumplir con algunos
requerimientos como son:
• Registro y actualización de documentos: permitirá el registro de documentos asociados a
gestión del riesgo de acuerdo con su línea de operación, además de permitir actualizar la
información registrada.
• Almacenamiento y clasificación: Almacenara y clasificara la información proveniente de
documentos y archivos, dependiendo del origen del formato, características, y área de especialidad.
• Estantería: Tendrá una sección donde se depositarán todos los archivos.
• Cuantificación del riesgo: Contara con una sección en donde se verán los ítems de
comparación contra los cuales se validará cualquier cambio en la plataforma informática.
• Sección interactiva: Contará con una sección interactiva, donde los usuarios tendrán
capacitación básica sobre el riesgo.
• Foros: Tendrá un módulo de foros, donde los usuarios podrán interactuar.
239
Entregable número 3
ID: 1.3
Nombre: Informe de los requerimientos del diseño del Software donde se explique la
funcionalidad de cada requerimiento
Fecha de entrega: 11/04/2018
Fecha de aceptación: 13/04/2018
Observaciones: Aceptado
Firmas
Elaboro: Gerente de Proyecto Aprobó: Sponsor
Informe de los requerimientos del diseño del Software donde se explique la
funcionalidad de cada requerimiento
Partiendo de la información analizada se realiza la fase de requerimientos de diseño del
Software en la cual se explica la funcionalidad de cada requerimiento para el diseño de este así:
1) El software para la gestión del riesgo en la plataforma informática de la EAB-ESP tendrá
como funcionalidad el registro, almacenamiento, actualización y cuantificación de la información
sobre los riesgos expuesto presentados en la plataforma informática existente de la EAB-ESP y en
el que se incluye además documentación sobre riesgos presentados, impacto generado, planes de
contingencia ante la materialización de riesgos, manuales técnicos del tratamiento de riesgos y toda
aquella información que sirva como apoyo a la gestión de riesgos para el área de tecnología en la
plataforma informática de la EAB-ESP quien es la que por medio de su equipo de trabajo deben
dar oportuna respuesta al riesgo que se genere para que no se afecten los usuarios internos y
externos que diariamente utilizan la plataforma.
2) El software se entregará en la fase la diseño para que a futuro pueda ser desarrollado e
implementado en plataformas definidas por los desarrolladores de software, sin embargo, se
recomienda como software de desarrollo el paquete Visual Estudio Enterprise, sistema operativo
240
Windows Server 2010, los módulos que va a manejar son registro, almacenamiento, actualización
y cuantificación de la información, el Software podrá funcionar en un servidor en producción el
cual le asigne recursos a un servidor virtual para pruebas.
En cuanto a funcionalidad manejara todos los riesgos que se presentan en las líneas de
operación bajo un único proyecto que es el objeto de estudio y como se mencionó anteriormente
generara informes para soporte como apoyo a la gestión de riesgos.
3) Con el software se pretende registra almacenar, organizar, actualizar y cuantificar la
información sobre los riesgos presentados en la plataforma informática de la EAB- ESP, a
continuación, se muestran los requerimientos del diseño del software con lo definido para
establecer el funcionamiento de cada módulo:
• Registro y actualización de documentos: para este módulo del software, el registro de
documentos asociados a gestión del riesgo de acuerdo con su línea de operación se realizará en un
repositorio que generará el software ordenado con el nombre de cada línea de operación, dicha
información podrá estar en diferentes formatos y será actualizada de forma periódica de acuerdo
con las opciones diaria, semanal, mensual o anual.
• Almacenamiento y clasificación: el software almacenara la información referente a la
gestión del riesgo por cada línea de operación, con la que se ha alimentado el repositorio generado,
la cual después de un año será catalogada como “histórica”, en cuanto a clasificación la información
proveniente de documentos y archivos dependiendo del tipo del formato, características, y área de
especialidad se categorizara de acuerdo a los siguientes ítems: código del riesgo, línea de operación,
criticidad y estado.
• Estantería: En el repositorio mencionado se almacenarán todos los archivos para su
descarga.
• Cuantificación del riesgo: El Software contara con una sección de calificación de los
riesgos generados en cualquier cambio a ejecutar dentro de la plataforma, para este fin el software
validara una información de evaluación riesgo/impacto basándose en una plantilla base
fundamentada en estándares para gestión del riesgo la cual utiliza como herramienta once preguntas
clasificadas en tres fases las cuales buscan validar la información, dichas fases son: riesgo, impacto
y rollback (volver al estado inicial). Para las anteriores preguntas dependiendo de su clasificación
existen cinco opciones de respuesta las cuales van asociadas a un factor definido de acuerdo a la
criticidad en una escala de 0 a 5 siendo 0 el riesgo más bajo y 5 el más crítico, además de la columna
241
con el total de la ponderación, así mismo estará la casilla a diligenciar por el usuario que es la
casilla “valor” y se diligenciara colocando el número 1 en alguna de las opciones, finalmente se
encontraran las columnas “responsable del riesgo” la cual asociara de forma automática a los
líderes de las líneas de operación de la plataforma de acuerdo a la naturaleza del riesgo, tendrá
también la columna “condiciones de riesgo adicional” la cual mostrara opciones a escoger por el
usuario y por último la columna “plan de mitigación” en la cual el software generara de acuerdo a
la calificación del impacto un plan de mitigación a seguir, un ejemplo de esto puede ser establecer
horas en las cuales se pueda efectuar un cambio en la plataforma informática sin tener impacto en
el entorno productivo de la empresa.
Para el proceso de calificación el software calculará dos totales en las columnas “factor” y
“valor”, en la columna “factor” estará de forma predeterminada el número 55 que es el resultado
de multiplicar el número de preguntas entre el número de respuestas es decir 11*5, y en la columna
“valor” estará la sumatoria de la calificación de acuerdo con lo ingresado por el usuario. La
sumatoria de las anteriores variables da como resultado el valor para impacto el cual se dará en
términos de porcentaje. Para verificar en que rango esta esté porcentaje se manejara una escala de
0% a 100% de acuerdo con lo siguiente:
• Bajo en el rango de 0% a 30%
• Medio en el rango de 31% a 60%
• Alto o muy Alto en el rango de 61% a 70%
• Critico en el rango de 71% a 100%
• Y se clasificara de acuerdo con su criticidad.
Finalmente, en cuanto a la probabilidad de ocurrencia del riesgo al ejecutar el cambio en la
plataforma, esta estará dada por los valores cualitativos bajo, medio, alto o muy alto según
corresponda y crítico; el software la definirá teniendo en cuenta también las respuestas a las
preguntas.
A continuación, como ejemplo, se muestra una visualización de la plantilla a utilizar por el
software generando una calificación de riesgo para un cambio en la plataforma informática
consistente en la migración de un servidor de la plataforma Unix:
242
Tabla 47 Plantilla de calificación del riesgo.
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
Riesgo
1. En relación con la
implementación
(Seleccionar una
opción)
a. Nunca se ha instalado
este cambio en ningún
ambiente
5 0
b. Ha sido realizado y ha
presentado inconvenientes 4 0
c. Ha sido realizado
exitosamente en ambientes
diferentes al que se desea
instalar
1 2 2
d. Ha sido realizado
exitosamente en ambientes
similares o en el mismo
ambiente
1 0
2. En relación con
pruebas / certificación
(Seleccionar una
opción)
a. No se realizaron pruebas
o no se tiene certificación
de las pruebas
1 5 5
no se han realizado
pruebas
b. Se realizaron pruebas,
aunque no de la totalidad de
los pasos
3 0
243
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
c. Se realizaron pruebas de
la totalidad de los pasos y/o
fue certificado
1 0
d. No corresponde
certificación (caso excepto) 1 0
3. Tipo de aplicaciones
que afecta
(Seleccionar la opción
de más impacto, que
aplique)
a. Aplicaciones Productivas
Core (críticas) 1 5 5
SAP, LDAP
b. Aplicaciones
Productivas no Core 4 0
c. Aplicaciones de Apoyo
Administrativo 3 0
d. Aplicaciones de bajo
impacto 2 0
d. Aplicaciones No
Productivas 1 0
4. Contingencia
(Seleccionar una
opción)
a. No hay plataforma de
contingencia 5
b. No hay contingencia,
pero existe backup y un
plan de restablecimiento
del servicio a partir del
mismo
3 0
c. Hay plataforma de
contingencia o redundante 1 1 1 no aplica rollback
Impacto
244
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
5. Afectación del
servicio, en caso de
corte tener en cuenta el
tiempo de Rollback
(Seleccionar una
opción)
a. Con corte Más de 6 horas 5 0
b. Con corte > 4 y <= 6
horas 4 0
c. Con corte > 2 y <= 4
horas 3 0
d. Con corte <= 2 horas o
Intermitencia 2 0
e. Lentitud / Encolamiento /
Ventana de Riesgo 3 0
f. Ninguna de las anteriores 1 1 1 no genera
indisponibilidad
6. Cantidad de Usuarios
asociados al ítem
afectado por el cambio
y/o asociados a los
servicios relativos al
cambio
(Seleccionar una
opción)
a. Todos 5 0
b. Algunos 3 0
c. Ninguno 1 1 1
7.
Servicios/Componentes
en los cuales se realizan
cambios:
- Aplicación, Base de
Datos, Sistema
a. Más de 3 Componentes /
Servicios 5 0
245
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
Operativo,
Almacenamiento,
Hardware, Redes,
Infraestructura eléctrica
(Seleccionar una
opción)
b. De 2 a 3 Componentes /
Servicios 3 0
c. 1 Componente / Servicio 1 2 2 administrador UNIX
8. Recursos requeridos
para el cambio
(Seleccionar una
opción)
a. Más de 5 áreas (incluye
proveedores, personal
interno, usuarios)
involucradas en la
implementación y pruebas
5 0
b. 3-5 áreas (incluye
proveedores, personal
interno, usuarios)
involucradas en la
implementación y pruebas
3 0
c. Menos de 3 áreas
(incluye proveedores,
personal interno, usuarios)
involucradas en la
implementación y pruebas
1 2 2 Personal interno y
proveedor
a. 3 o más aplicativos 5 0
246
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
9. Número de
aplicativos afectados
por el cambio
(Seleccionar una
opción)
b. 2 aplicativos 3 0
c. 1 aplicativos 2 0
d. Ninguno 1 1 1
Rollback
10. Posibilidad de
Rollback
(Seleccionar una
opción)
a. No Existe rollback, no
hay posibilidad de
devolverse y se tiene un
impacto alto al no poder
devolver el ambiente a su
estado inicial.
5 0
b. Implica la recuperación
de todo el ambiente 5 0
c. Implica la devolución de
los cambios realizados y
tiene una complejidad alta
3 0
d. Implica la devolución de
los cambios realizados y
tiene una complejidad baja
2 0
247
EVALUACIÓN RIESGO / IMPACTO
Pregunta Opciones de Respuesta
Valor
(Escribir 1 en la
opción a
seleccionar)
Factor Total Responsable del
Riesgo
Condiciones de riesgo
adicional Plan de Mitigación
e. No Aplica Rollback, pero
el impacto es bajo al no
devolver el ambiente a su
estado inicial (ej.: partes
dañadas que se reemplazan
en caliente, algunos scripts
de actualización de datos)
1 1 1
11. Tiempo de Plan de
Rollback
(Seleccionar una
opción)
a. Más de 3 horas 5 0
b. > 1 hora y <= 3 horas 3 0
c. <= 1 hora 1 1 1
TOTALES 55 22
VALOR PARA
IMPACTO 40%
Bajo 0% 30%
Medio 31% 60% Medio
Alto 61% 70%
Crítico 71% 100%
IMPACTO: Medio
PROBABILIDAD Bajo
Fuente: Construccion del autor
248
Términos y definiciones.
• EAB-ESP: Siglas de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá
• Plataforma Informática: Plataforma que soporta todos los procesos informáticos de la
EAB-ESP
• Dirección de informática: Dependencia encargada de supervisar y coordinar todas las
líneas de operación de la plataforma informática
• Líneas de operación de la plataforma informática: líneas específicas que componen la
plataforma informática de la EAB-ESP, como por ejemplo infraestructura, seguridad de la
información, soluciones, atención al usuario, capacidad, activos y configuración, entre otras.
• Cambios en la plataforma informática: cambios que se realizan constantemente en la
plataforma informática de acuerdo con la naturaleza dinámica de la misma por los avances
tecnológicos y las solicitudes de usuarios internos y externos, van asociados a las líneas de
operación
• Riesgos en la plataforma informática: riesgos que se presentan a partir de cambios que
se ejecutan dentro de la plataforma informática pueden ser de impacto crítico, muy alto, alto, medio
y bajo
• TIC: Tecnologías de la información y comunicaciones
• PETIC: Plan estratégico establecido para las TIC dentro de la EAB-ESP.
• Sección interactiva: El software contará con una sección interactiva, basada en la plataforma
Moodle donde los usuarios internos (área de TIC) y externos (otras áreas de la compañía)
tendrán capacitación básica sobre el riesgo y su proceso de gestión.
• Foros: El software contara con un módulo de foros, donde los usuarios podrán interactuar
ej: dejar preguntas, responder, compartir información, etc., de forma asíncrona.
• Resultado esperado: Diseño conceptual de un software para la gestión del riesgo en la
plataforma de la EAB-ESP, que al implementarlo permita mejorar el desempeño, eficiencia y
rendimiento de dicha área, además tener la satisfacción del servicio del área de tecnología con los
usuarios internos y externos de la entidad.