DISEÑO DE UN PLAN PARA MEJORAR EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA AGROSAGI S.A.
JUAN FELIPE PINO YELA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTA DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA.
SANTIAGO DE CALI
2018
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DISEÑO DE UN PLAN PARA MEJORAR EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA AGROSAGI S.A.
JUAN FELIPE PINO YELA
Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar por el título
de Contador Público
Director: WILLIAM ANDRES POLO DIAZ
PROFESOR DE LA PONTIFICIA UNIVERSISAS JAVERIANA CALI
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2018
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ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6
de 1946
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no contenga ataques o polémicas puramente personales; antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y la Justicia”.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 15
1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 17
1.1 ESTUDIOS PREVIOS ............................................................................................... 17
1.1.1 La implementación del control interno de inventarios para el sector droguista de
acuerdo con las normas internacionales de auditoria – NIAS (Villamil Torres, 2015) 17
1.1.2 Propuesta de mejoramiento para el manejo de inventarios de materia prima en una
empresa de confecciones (Mendoza Castaño & Mosquera Maya, 2013)..................... 18
1.1.3 Implementación y desarrollo de un sistema de inventarios para el control de
materiales, equipos y herramientas dentro de la empresa Construcción Ingeniería Sólida
Ltda. (Gómez Sandoval & Guzmán Gómez, 2016)...................................................... 19
1.1.4 Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa importadora de
vinos y licores global wine and spirits Ltda. (Gonzalez Torrado & Sánchez Barajas ,
2010) ............................................................................................................................. 20
1.1.5. Implementación de un sistema de inventarios y análisis del plan estratégico de la
Fundación Trabajando por Colombia (FUNTRACOL) (Barbosa García & Reyes Marín,
2013) ............................................................................................................................. 21
1.1.6. Propuesta para control de inventarios de insumos en la compañía “AGRICOLA
DÍAZ SAS” (García Diaz, Medina Marroquín, Serrano Pájaro, & Zuluaga Ramírez,
2011) ............................................................................................................................. 22
1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .................................................................. 23
1.2.1 Planteamiento del problema ................................................................................ 23
1.2.2 Formulación del problema ................................................................................... 25
1.2.3 Sistematización de la pregunta de investigación ................................................. 25
1.3 OBJETIVOS ...................................................................................................................
.......................................................................................................................................... 26
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1.3.1Objetivo general ................................................................................................... 26
1.3.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 26
1.4 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 26
1.5 MARCO REFERENCIAL ......................................................................................... 27
1.5.1 Marco teórico ....................................................................................................... 27
1.5.1.1El control interno: enfoques y prácticas ............................................................ 27
1.5.1.2 Breves enfoques sobre control interno ............................................................. 29
1.5.1.3 El Modelo COSO: Una aproximación estructural ............................................ 31
1.5.1.5 Importancia de los inventarios .......................................................................... 34
1.5.1.6 La adminstración como método de control de los inventarios ......................... 35
1.5.2 Marco conceptual .................................................................................................... 38
1.5.3 Marco contextual ..................................................................................................... 39
1.5.3.1 Agrosagi: una aproximación institucional ........................................................ 40
1.6 METODOLOGÍA ....................................................................................................... 42
1.6.1 Tipo de estudio ........................................................................................................ 42
1.6.2 Método de investigación ...................................................................................... 43
1.6.3 Fuentes de información ........................................................................................... 43
1.6.4 Técnicas de recolección de la información.............................................................. 45
1.6.5 Fases de la investigación ..................................................................................... 46
2. CICLO DE INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS EN LA EMPRESA AGROSAGI
S.A ........................................................................................................................................ 47
2.1 PROCESOS DE RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA ........................................... 47
2.1.1 Desarrollo del proceso ......................................................................................... 47
2.1.2 Almacenamiento de materia prima ...................................................................... 49
2.1.3 Despacho de mercancía ....................................................................................... 50
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3. GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO .................................................. 52
3.1.1 Política de administración del riesgo ................................................................... 52
3.1.2 Identificación del Riesgo ..................................................................................... 55
3.1.3 Los riesgos identificados ..................................................................................... 57
3.1.4 Valoración del riesgo ........................................................................................... 58
3.1.5 Matriz de riesgo ................................................................................................... 61
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 70
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 71
11
DIAGRAMAS
Diagrama de flujo 1 ................................................................................................. 48
12
FIGURAS
Figura 1. Componentes del Control Interno modelo COSO .......................................... 31
Figura 2. Actividades de control ................................................................................ 33
Figura 3. Monitoreo ................................................................................................. 34
Figura 4. Ciclo de inventario ..................................................................................... 35
Figura 5. Organigrama ingreso de mercancía .............................................................. 41
Figura 6. Materias primas empleadas en Agrosagi S.A ................................................. 50
Figura 7.Niveles jerárquicos en al área de almacén ...................................................... 53
Figura 8. Matriz del riesgo ........................................................................................ 61
Figura 9. indicadores de riesgo por zona ..................................................................... 62
13
FOTOS
Foto 1 Plan de producción empresa Agrosagi S.A. ...................................................... 51
14
TABLAS
Tabla 1. Factores para cada categoría de contexto ........................................................ 56
Tabla 2. Factores para cada categoría del contexto ....................................................... 57
Tabla 3. Probabilidad ............................................................................................... 59
Tabla 4. Impacto ...................................................................................................... 60
Tabla 5. Indicadores de riesgo, probabilidad e impacto en Agrosagi S.A. ....................... 62
Tabla 6. Matriz de mejora ......................................................................................... 66
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INTRODUCCIÓN
Los incesantes retos que afrontan las empresas en la economía del siglo XXI, debido a la
competitividad del mercado, el tamaño de sus organizaciones y la creciente interdependencia
de los mercados, hace que los procesos de administración se modernicen para lograr niveles
de optimización organizacional, fundados en la eficacia y la eficiencia.
De esta manera, el control interno ocupa un lugar importante en el desarrollo de la
organización, así como en la consecución de sus objetivos estratégicos. Por ello el control
interno de inventarios o la administración eficiente y eficaz de estos, se convierte en un
componente estructural de la organización que produce los bienes materiales.
En el caso del sector agrícola, y en especial para las empresas dedicadas a la comercialización
de fertilizantes foliares, la administración de inventarios es cada vez más necesaria. En primer
lugar por ser el agro un sector sensible a las variables económicas y a las políticas de Estado.
En segundo lugar, por los riesgos ambientales de fenómenos climáticos que impactan al
campo, lo cual se traduce en des estimulación del consumo de fertilizantes, por la contracción
del sector agrícola. Si a esta suma de variables contextuales y exógenas, se le agrega una
inadecuada o inexistente administración de los inventarios, el riesgo de planificaciones
inadecuadas, tomas de decisión y pérdidas económicas, serán de un gran impacto para la
empresa comercializadora de fertilizantes.
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De allí que este estudio pretenda esbozar los aspectos contextuales de la empresa Agrosagi
S.A, así como la descripción de su control de inventarios, para determinar un procedimiento
que permita ser la una guía de los procesos de control en los inventarios, que evite los riesgos
asociados a los inventarios.
De esta manera, en el Capítulo 1, se describen los aspectos generales de la investigación,
contextualizándola con estudios previos, el planteamiento del problema, las teorías más
recientes y disponibles, así como la metodología y contexto empresarial a intervenir.
En el Capítulo 2 se describe el ciclo de inventarios de la empresa Agrosagi S.A., en el cual
se hace hincapié en los procesos de recepción de la materia prima, los procesos
protocolizados y el despacho de la mercancía.
En el Capítulo 3, se realiza la guía para la administración del riesgo y se determina los
posibles riesgos de la empresa Agrosagi S.A.
Finalmente se presentan una serie de recomendaciones y conclusiones, sobre la base de la
matriz de riesgo elaborada en el proceso.
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1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 ESTUDIOS PREVIOS
1.1.1 La implementación del control interno de inventarios para el sector droguista de
acuerdo con las normas internacionales de auditoria – NIAS (Villamil Torres, 2015)
En este estudio la autora se propone implementar un control interno de inventarios para el
sector droguista, debido a que se ha detectado insuficiencias en el manejo de los registros en
las farmacias o en algunos casos no se cuenta con un sistema o procedimiento que permita el
control de inventarios. Esta carencia de control de inventarios se considera muy sensible
porque comporta costos altos, pérdidas e ineficaces tomas de decisiones. A esto se suma que
el sector droguista es un sector con participación de multinacionales que se instalan con
mejores prácticas, con lo cual las droguerías minoritarias sin un buen control de inventarios,
no logran una competencia plausible.
La metodología del estudio se centra en la investigación acción participativa para diseñar el
sistema de control interno en los inventarios custodiados por las droguerías, contando con la
participación de un contador público, auditor y un asesor especialista en diseños de sistemas
de control de inventarios, que mediante debates y compartiendo conocimientos se puede
evaluar, detectar y prevenir las causas que provocan las debilidades en el inventario.
18
1.1.2 Propuesta de mejoramiento para el manejo de inventarios de materia prima en
una empresa de confecciones (Mendoza Castaño & Mosquera Maya, 2013)
Los autores plantean que la empresa Manutex, donde se realiza el estudio, ha crecido
considerablemente, lo cual ha implicado que se produzca un cambio en el proceso productivo
que no ha sido previsto en la planificación de inventarios, generando pérdidas considerables.
…un giro en el sistema productivo de la empresa, ya que este tipo de clientes piden un número
mayor de lotes pero con un número de unidades por cada lote mucho menor. Esto le genera
a Manutex la necesidad de agilizar sus procesos de corte y producción, pues la reducción del
tamaño en los lotes, forja la necesidad de saber con precisión la cantidad real de materia prima
existente en inventario.
Estos saldos se originan debido a la incertidumbre que se maneja en la industria textil, pues
el rendimiento de las telas es variable dadas sus características (Mendoza Castaño &
Mosquera Maya, 2013, pág. 5).
Por otra parte, el estudio revela que la práctica manual de los inventarios genera unos costos
importantes y unos reprocesos, que afectan la calidad de la información y generan una
incertidumbre en compras de materia prima, que luego se reflejan en desperdicio de material
y pérdidas económicas. De allí que los autores propongan un desarrollo de software
(herramienta DSI MODA) para el control de inventarios.
Los autores reconocen una mejora en la implementación de la herramienta de control de
inventarios, sin embargo también aducen distintos obstáculos en su implementación, como
es, la lentitud en la incorporación de las nuevas tecnologías a los procesos.
19
El estudio se destaca a nivel metodológico, por el uso del marco lógico, con el cual se
pretende una mirada de proceso, así como un acercamiento cualitativo al fenómeno, sin
desdeñar la mejora cuantitativa de la producción.
El aporte de este estudio consiste en una mejora en la metodología que se le da al inventario
de materia prima, compartiendo el mismo objetivo de poder suministrar una oportunidad de
mejora al control interno en los inventarios que para este caso sería en la empresa Agrosagi.
1.1.3 Implementación y desarrollo de un sistema de inventarios para el control de
materiales, equipos y herramientas dentro de la empresa Construcción Ingeniería
Sólida Ltda. (Gómez Sandoval & Guzmán Gómez, 2016)
De acuerdo con los autores, en un almacén de obra es necesario tener un control riguroso del
flujo de materiales, ya que una acción no controlada de los inventarios genera pérdidas
ostensibles y retrasos frecuentes. Esta situación se agrava si se tienen obras simultáneamente,
y que por el manejo de materiales y equipos, que son objeto de despilfarro, pérdida o robo,
las pérdidas terminan siendo incalculables y trasladadas a los clientes, con lo cual los precios
de competencia tienden en algún momento a obstaculizar la actividad productiva o a generar
pasivos. Por esta razón se advierte que:
Los inventarios constituyen un activo para cada proceso constructivo que hace que las
materias primas, las máquinas y las herramientas se trasforman en obras mediante la gestión
y el trabajo del talento humano. Por este motivo las empresas que no hacen una valoración
adecuada de sus existencias corren el peligro de incurrir en sobrecostos exagerados que
muchas veces se trasladan a los clientes aumentando el valor de las construcciones (Gómez
Sandoval & Guzmán Gómez, 2016, pág. 25).
20
En relación con el aspecto metodológico, Gómez Sandoval & Guzmán Gómez (2016),
emplean una metodología proyectiva y de trabajo de campo, que les permite realizar el
diagnóstico de los procedimientos de inventarios y herramientas, pero a su vez, realizar el
diseño de un plan de inventarios acorde con las necesidades de la empresa.
Al desarrollar un sistema de inventario, este estudio ayuda al presente trabajo de
investigación como una base para el cumplimiento de los objetivos, ya que su enfoque es el
desarrollo de un sistema que permita tener un control en sus inventarios.
1.1.4 Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa importadora de
vinos y licores global wine and spirits Ltda. (Gonzalez Torrado & Sánchez Barajas ,
2010)
La importadora de vinos y licores Global Winw and Spirits Ltda durante un análisis en el
2009, reflejó que los productos almacenados en las bodegas de renta y consumo, no contaron
con las cantidades ni con los momentos requeridos por el cliente. En otras palabras, en
algunos casos hay un exceso de capital estático, mercancía que se vende poco, y en otras
ocasiones pérdidas por no contar con mercancía disponible en las bodegas.
Este trabajo tiene como objetivo sincronizar los procesos de la cadena de abastecimiento
mediante el diseño de un modelo de inventario para la empresa importadora de vino y licores
Global Wine and Spirits.
La metodología utilizada se compone de una serie de análisis de comportamiento a base del
método de pronósticos, donde se recolectaran datos de ventas históricas por meses,
21
referencias, ciudades y canales, que luego se consolidan en resultados para que después de
su respectivo análisis se proceda al diseño de gestión de los inventarios.
De acuerdo con las características del negocio se determina un modelo que se ajuste para
prevenir y sistematizar los inventarios y posteriormente se realiza la implementación
determinando un seguimiento a las implementaciones. Esto se puede tomar como ejemplo
para este trabajo que realizará en la empresa Agrosagi, porque después de formular las
recomendaciones, se implementará el seguimiento para observar si sugerencias fueron
implementadas por parte de la administración.
1.1.5. Implementación de un sistema de inventarios y análisis del plan estratégico de la
Fundación Trabajando por Colombia (FUNTRACOL) (Barbosa García & Reyes
Marín, 2013)
Los autores plantean que la Fundación Trabajando por Colombia (FUNTRACOL) ha venido
ejecutando diversos proyectos para su propia sostenibilidad, pero no ha sido fácil la ejecución
de algunos de estos proyectos ya que entidades gubernamentales como la Alcaldía de Bogotá
ha congelado los recursos que se tenían presupuestados para estas acciones. Es por esta razón
que FUNTRACOL ve la necesidad de optimizar su plan estratégico para poder cubrir la
sostenibilidad de sus proyectos y de la misma fundación.
A partir de esta situación, los autores han propuesto la implementación de un sistema de
inventarios, que mediante el análisis del plan estratégico que tiene FUNTRACOL, se pueda
mejorar la administración de los recursos.
22
Al diseñar el sistema de inventarios, le permitan mantener un control en los manejos de los
productos, se podrá obtener una mayor eficiencia de los recursos que se tiene presupuestados
para los proyectos a desarrollar por la fundación.
La metodología utilizada en este estudio es de investigación acción participativa, que
propende por un “conocimiento propositivo y transformador, por medio de un proceso de
debate y conocimiento colectivo para lograr la transformación social” (Barbosa García &
Reyes Marín, 2013, pág. 49).
El trabajo ayuda a tener una visión más amplia de los inventarios, no solo como un sistema
que mitiga riesgos y evita fraudes sino como un sistema que administra correctamente los
recursos.
1.1.6. Propuesta para control de inventarios de insumos en la compañía “AGRICOLA
DÍAZ SAS” (García Diaz, Medina Marroquín, Serrano Pájaro, & Zuluaga Ramírez,
2011)
Los autores señalan que la empresa AGRICOLA DÍAZ SAS se ve en la necesidad de mejorar
la comunicación entre los siguientes empleados: agrónomo, administrador de campo y de
compras, debido a que los inventarios evidencian fugas, las hectáreas presentaron merma en
la producción y un alza en los costos de insumos como fertilizantes y fumigaciones.
Los autores realizan una propuesta que consiste en un sistema para administrar y controlar
los inventarios de insumos con la metodología internacional de manejo optimización y
operación de inventarios. Con este sistema se pretende eliminar los excesos y los kilos
agotados, reducir el capital de trabajo y aumentar el servicio al cliente.
La metodología utilizada por los autores es una investigación aplicada de carácter descriptivo
donde parten de un conocimiento de la empresa para posteriormente aplicar unos formatos
23
que sirven de herramientas para circularización de los inventarios de insumos para obtener
unos resultados óptimos.
Esta investigación ayuda a tener una visión más amplia de cómo funciona, se maneja,
controla y administra los inventarios agrícolas. De esta manera, se optimiza los recursos para
tener un adecuado control de inventarios.
1.2 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.2.1 Planteamiento del problema
Con el advenimiento de la globalización económica, la apertura del mercado nacional y el
influjo decidido, por parte del Estado, a sectores industriales y minero energéticos, la
situación del sector agrícola presenta una disminución ostensible ( Arango Nieto, 2017).
En el año 2016, el crecimiento de la economía colombiana estaba alrededor de 2,0%, mientras
que el sector agropecuario, en su conjunto, lo hizo tan solo en un 0,5% ( Arango Nieto, 2017).
Esta contracción económica afecta directamente el consumo de la línea de fertilizantes de
todo tipo. A esto se adiciona el hecho del influjo de la importación de fertilizantes en
Colombia. Así lo demuestra el estudio realizado por la Superintendencia de Industria y
Comercio, cuando aduce:
Adicional a la aparente reducción de la producción nacional, se encontró una
reducción del perfil exportador de la cadena con una tasa de apertura exportadora que
se redujo en 10,8% entre 2002 y 2013, mientras la tasa de penetración de
importaciones mostró una participación importante y constante alrededor del 45%, lo
24
cual indicaría una dependencia significativa del mercado doméstico al ingreso de
productos importados para satisfacer su demanda. Este hecho también explica en
parte los altos grados de correlación obtenidos del análisis comparativo entre los
precios domésticos y los precios internacionales en los productos de referencia
(Sánchez Navarro, Lis Gutierrez, Campo Robledo, & Herrera Saavedra, 2013, pág.
195)
De esta manera, las diferentes condiciones como el contexto del sector, que es más que
resultado de un mercado muy competido por las importaciones, a la par de la crisis del campo,
tanto a nivel económico como medioambiental y de una política de Estado que no logra la
reactivación del agro, impulsan a las empresas de fertilizantes a tener que afrontar los retos
actuales desde su organización interna para la toma de decisiones efectivas que permitan su
sostenibilidad y reduzcan las pérdidas y aumenten las utilidades.
Con un buen control de inventarios en las empresas agrícolas se puede hacer frente a las
pérdidas económicas para el sector, porque se pueden realizar controles y proyecciones sobre
la base de los datos reales disponibles y la situación actual del mercado, factores importantes
en cualquier toma de decisión estratégica en la organización.
En este contexto del sector agrícola, la empresa Agrosagi, cuyo objeto social es la producción
y comercialización de fertilizantes foliares en las líneas de Chelakel, Extractum, Zincobor,
Nutrex, Macronutrex, micronutrex y potabor, presenta inconvenientes en los inventarios de
las materias primas, porque sus registros nominales presentan diferencias cuantitativas con
respecto a su stock real.
25
Uno de las causas de esta situación es por no contar con el equipo calibrado para determinar
el peso de los materiales, generando información errónea que se registra en el sistema. Esto
se evidencia al final de cada toma física de los inventarios donde se comparan las unidades
que se evidenciaron físicamente con las unidades en el sistema contable Sofland, generando
siempre diferencias como sobrantes o faltantes de mercancía. Este problema le ha generado
a Agrosagi sobrecostos en la administración de su mercancía y por lo tanto a una pérdida de
dinero por los ajustes que se generan en el sistema contable. Esta variable interna de la
empresa resulta ser costosa, si se tiene en cuenta el estado del sector agrícola y la línea de los
fertilizantes.
Es así como un plan de control interno de inventarios es una necesidad imperiosa para la
empresa que le permita asumir el control, mejorar la información y la calidad de los datos,
así como la toma de decisiones y la reducción de costos. En caso de no mejorar la gestión de
inventarios, las pérdidas progresivas afectarían la toma de decisiones y colocarían en peligro
la sostenibilidad de la empresa.
1.2.2 Formulación del problema
¿Cómo mejorar el procedimiento de control de inventarios de materias primas en la empresa
Agrosagi S.A.?
1.2.3 Sistematización de la pregunta de investigación
Pregunta 1: ¿Cuáles son los aspectos administrativos y operativos relacionados con el ciclo
de inventarios?
Pregunta 2: ¿Cuáles son los riesgos que acfetan el control interno?
26
Pregunta 3: ¿Cómo se puede fortalecer los procedimientos de control interno, relacionados
con el ciclo de inventarios de materias primas de la empresa Agrosagi S.A.?
1.3 OBJETIVOS
1.3.1Objetivo general
Diseñar un plan para mejorar el control de los inventarios de materias primas de la empresa
Agrosagi S.A.
1.3.2 Objetivos específicos
- Describir el funcionamiento del ciclo de inventarios de materias primas al nivel
administrativo y operativo.
- Identificar los riesgos a los cuales están expuesto los inventarios en Agrosagi S.A
- Plantear las mejoras necesarias para el fortalecimiento para los procedimientos de
control de inventarios de materias primas de la empresa Agrosagi S.A.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Para el caso de la empresa Agrosagi S.A. que reporta información no confiable en control de
inventarios, a pesar de disponer de una herramienta informática, resulta pertinente realizar
un estudio para el diseño de un plan de control de inventario que permita la racionalidad y la
obtención de mayores utilidades sobre la base de la disminución de los costes por control de
inventarios.
27
De lo anterior resulta, que el caso de la empresa Agrosagi S.A. se convierte en un interesante
objeto de estudio académico para colocar en práctica los conocimientos teóricos y prácticos
de las disciplinas contables y administrativas.
De la misma forma, el problema de falta de gestión de inventarios que reporta la empresa
posibilita la investigación aplicada, con la cual se pretende resolver un problema específico,
el cual implica para el estudiante o practicante, un abordaje más contextualizado de la
disciplina contable, al realizar un plan de control interno para mitigar los riesgos en los
inventarios.
Este estudio también se justifica a nivel práctico, porque permite adelantar iniciativas que
incidan en los procesos internos de la empresa, como lo es el diseño y planificación del
control de inventarios, para la minimización de las pérdidas para la empresa, así como la
toma oportuna de decisiones.
Si le logra optimizar el sistema de control interno en la empresa Agrosagi S.A., no solo se
logra mitigar los riesgos en los inventarios, sino que la información para la toma de
decisiones será más clara y oportuna, siendo de esta manera una información confiable
1.5 MARCO REFERENCIAL
1.5.1 Marco teórico
1.5.1.1El control interno: enfoques y prácticas
28
El control interno es una práctica de supervisión que ha ido cambiando con las
modificaciones estructurales de la economía y el desarrollo tecnológico. Se pasó de una
cultura de control físico de las existencias y los procesos, a una cultura telefónica y telemática
en red (Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 11). Los desarrollos de la tecnología han influido
sustancialmente en el cambio de los procesos organizacionales, tanto en el control interno,
así como en el control de inventarios; porque así cómo las herramientas cambian la naturaleza
de los procesos internos, también aumentan los riesgos de fraude en los inventarios, así como
en la relaciones externas de la empresa. Estupiñan ha descrito algunas razones para esta nueva
cultura del control:
• Los riesgos varían
• Las necesidades son otras y
• Las culturas se transforman, por lo tanto debemos cuestionarios si estamos
asumiendo una nueva cultura de control o si nos quedamos estáticos en esta materia
frente a cambios como los siguientes:
• Por muchos años se habló en economía de sus elementos básicos: tierra, capital y
trabajo, siendo más importantes: el conocimiento, la información y la tecnología.
• Tradicionalmente se observan grandes infraestructuras que requerían mayor
esfuerzo para su control, hoy gracias al outsoursing y a otras estrategias, las
compañías adelgazan permanentemente su infraestructura y se facilita su control.
• La segregación de funciones en las actividades está cambiando por el autocontrol
ante la inminente reducción de personal de las organizaciones.
• En las organizaciones la presencia de personal está variando por el teletrabajo.
• Los inventos hasta la década de los 80 fueron muy lentos, transcurrieron grandes
períodos de tiempo entre uno y otro, hoy en muchos casos ni se perciben, prueba de
ello está en la tecnología de las comunicaciones.
• Los valores morales se invirtieron : antiguamente la tramitología era menos porque
se creía en la buena fe de las personas, hoy en cambio, es mayor y se facilita la
29
corrupción, es así como las cláusulas excesivas en los contratos incrementan los
controles por el alto riesgo que se asume al verificar lo escrito.
• La delincuencia común se organizó y con el producto de sus fraudes cuenta con
mejor tecnología y conocimiento que las mismas autoridades de control.
• Las fronteras se derrumban facilitando la globalización, mientras que las normas y
procedimientos por país se modifican lentamente o permanecen inmodificables en el
peor de los casos, atadas a un pasado que impide muchas veces la investigación de
delitos (Estupiñán Gaitán, 2006, págs. 13-14).
En la literatura especializada se encuentra un sinnúmero de definiciones acerca del control
interno, pero en cuanto al objetivo que persiguen, casi la gran mayoría coinciden. Estas
perspectivas teóricas o enfoques coinciden en que el control interno debe “lograr las metas
empresariales, promover eficiencia operativa y la confiabilidad en la información financiera
de las unidades económicas” (Santacruz Marín, 2014, pág. 36).
En este sentido, el objetivo del control interno en función de las metas organizacionales
permite la adhesión a los principios y se constituye en un norte estratégico en continua
revisión. Por otra parte, al adherirse a la eficiencia operativa, busca minimizar costos,
reprocesos, reducir pérdidas y hacer más eficiente a la organización. Y finalmente, el control
interno se delimita por la naturaleza objetiva del dato en los procesos de comunicación, en
tanto sobre esta base se diseñan los planes estratégicos y financieros de la empresa, así como
la trazabilidad de los inventarios y las toma de deción bajo condiciones de razonabilidad, al
minimizar la incertidumbre.
1.5.1.2 Breves enfoques sobre control interno
De acuerdo con Santacruz (2014), existen al menos dos enfoques identificables de control
interno: enfoque tradicional y el enfoque Committee of Sponsoring Organizations de la
30
Treadway Commission (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de
normas, COSO).
Enfoque Tradicional. En el enfoque tradicional se pueden destacar la organización, los
sistemas y procedimientos, el personal y la supervisión. Según estos componentes se pueden
describir así:
Organización: Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas
claras de autoridad y responsabilidad.
• Sistemas y procedimientos: Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y
procedimientos seguros para registrar los resultados en términos financieros.
• Personal: el personal debe tener aptitud, capacitación y experiencia requerida para cumplir
sus obligaciones satisfactoriamente.
• Supervisión: Las operaciones deben ser examinadas o procedimientos de autocontrol en las
dependencias administrativas y de apoyo logístico (Estupiñán Gaitán, 2006).
Enfoque COSO. El enfoque COSO se caracteriza por ser un modelo contextual, en el que el
ambiente de control cobra gran relevancia, porque en este se distribuye la responsabilidad y
organiza la estructura (Ver Figura 1). De igual manera, el modelo COSO le otorga un lugar
preponderante a la evaluación de los riesgos frente a los cambios, aspecto importante para
las organizaciones, en tanto enfrentan retos internos y externos derivados del mercado y la
creciente innovación tecnológica. A su vez este modelo integra el control, como una forma
de regulación normativa a través de las políticas organizacionales y operacionales de la
empresa. Finalmente este modelo acoge la información y la comunicación, con el propósito
31
de generar reportes confiables para la toma de decisiones. Según Santacruz (2014) este
modelo es muy integral y eficaz porque “….incluye todos los aspectos a ser considerados,
tales como ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación, así como el monitoreo” (Santacruz Marín, 2014, pág. 40).
Figura 1. Componentes del Control Interno modelo COSO
Fuente: Tomado de (Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 26).
1.5.1.3 El Modelo COSO: Una aproximación estructural
El modelo COSO concibe el control interno como un proceso gerencial en el que prima la
efectividad y eficiencia de las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento del orden jurídico, así como de las regulaciones pertinentes
(Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 25).
1.5.1.4 Componentes del Modelo Coso
Ambiente de control. Se concibe como el contexto de la organización en el que se
estructuran las actividades del negocio, Se asigna autoridad y responsabilidad, se organiza y
desarrolla la gente, se comparten y comunican los valores y creencias, y el personal toma
32
conciencia de la importancia del control (Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 27). En este ambiente
de control el liderazgo es importante así como las buenas prácticas, maneras y ejemplos de
los que gerencian la organización, de allí la importancia de la transmisión de los valores
éticos organizacionales.
Evaluación de riesgos. Como la realidad interna y externa de una organización es dinámica,
quienes son encargados del control tienen que prever los posibles factores de riesgo que
puede tener la organización, no solo a nivel de procesos o incorporación de recursos
tecnológicos para el ahhorro de tiempos y reprocesos y calidad del dato, sino en cuanto a
pérdidas ocasionadas por una inadecuada gestión de inventarios y opciones de corrupción o
fraude, que generen déficit, con lo cual las decisiones estratégicas puede verse seraimente
comprometidas. Estupiñan advierte que la evaluación del riesgo:
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riegos deben ser mejorados. Así mismo,
se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización
como en el interior de la misma (2006, pág. 28).
Actividades de control. Son las acciones que están demarcadas en políticas, sistemas y
procedimientos para realizar los controles (Ver Figura 2).
33
Figura 2. Actividades de control
Fuente: Tomado de (Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 32)
Sistemas de información y comunicación. La comunicación es un componente importante
porque de la calidad del dato y la eficiencia del proceso se pueden tener mayores logros, así
como restructuracines frente a los cambios y a los riesgos. De allí dependen diversos sistemas
o prácticas que sostiene la organización para, tales como:
- Algunos sistemas apoyan iniciativas
- Estratégicas Sistemas en línea en los bancos
- Sistemas en línea proveedor-cliente
- Otros sistemas están integrados con
- las operaciones y soportan todas las
- fases de la operación: sistemas de manufactura, sistemas de inventario permanente
(Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 34).
34
Supervisión y monitoreo. Proceso diseñado para supervisar la vigencia, calidad y
eficiencia del sistema de control (Ver Figura 3).
Figura 3. Monitoreo
Fuente: Tomado de (Estupiñán Gaitán, 2006, pág. 38)
1.5.1.5 Importancia de los inventarios
Para un funcionamiento eficiente en las organizaciones los inventarios juegan un papel muy
importante, y esto se debe a las siguientes razones, la primera por la cantidad de dinero que
representan los inventarios en los activos de la compañía. La segunda razón es el impacto
que los inventarios tienen en la operación diaria de las organizaciones (Felipe Valdés &
Guerra Valverde, 2014).
Al ser Agrosagi S.A una empresa que fabrica su propia línea de productos, sus inventarios
representan una catidad de dinero significativo en sus activos, siendo el 26.93% del total de
35
los activos, por lo que si no se controla adecuadamente puede afectar los estados financieros
de la compañía Agrosagi.
1.5.1.6 La adminstración como método de control de los inventarios
Los inventarios actuan como reguladores entre los ritmos de salida de unas fases y los de
entrada de las siguentes. Los inventarios se deben de clasificar en materias primas, de
productos en proceso y productos terminados. La problemática más frecuente es la regulación
de los inventarios ya que un ambiente perfecto o ideal, sería si la simetría de un proveedor al
momento de servir la materia prima y demás fuera la misma simetría en que se utilizan las
materias primas en el proceso de producion. Pero se sabe que la realidad es que los
proveedores entregran la mercancía periódicamente, y por el contrario la mercancía es
consumida continuamente por las áreas de produción. Por esta problemática surge la
necesidad de administrar correctamente los recursos y optimizar los tiempos (Ver Figura 4).
Figura 4. Ciclo de inventario
36
Fuente: Tomado de Aguar & Perez (2011).
Para Agrosagi S.A el poder gestionar correctamente sus inventarios les permitirá mitigar los
riesgos asociados a los inventarios. Tener un adecuando y eficiente control interno en sus
inventarios facilitará una adecuada administración.
1.5.1.7 Riesgos de los inventarios
De no llevar un buen control interno en los inventarios las empresas lograrán caer en unos
riesgos o problemas que pueden poner en riesgo la productividad del negocio, estos riesgos
o problema son mencionados en el artículo “Riesgo de un mal control de los inventarios” en
la página web de Vendty, donde los riesgos o problema se debe tener especial cuidado con
la gestión y evitarlos.
• Robo
El robo es unos de los mayores riesgos asociados al control de los inventarios y en especial
si el inventario es de un alto valor, las grandes compañías gastan millones cada año para crear
políticas de control de inventarios y de esta manera mitigar el riesgo de hurto o robo. El robo
se puede dar de varias maneras, puede ser un robo de un ente externo o por lo contrario se
pude presentar por un personal propio de la compañía. El robo es el riesgo con mayor
importancia para las administraciones de las compañías y poder mitigar este riesgo es la tarea
de todos los días.
• Pérdidas
Se sabe que los inventarios son parte del activo de las empresas y cualquier pérdida de
mercancía o de productos en el inventario conlleva a una disminución en el activo y si se
recuerda que el capital de una empresa es la suma del total de sus activos menos sus pasivos,
se estaría reducción de igual manera el patrimonio de la compañía. Las pérdidas se pueden
37
presentar por un mal registro de mercancía que erróneamente se ingresa. Las empresas
pueden mitigar este riesgo con estrictas políticas del control de los inventarios en conjunto
con un personal altamente calificado que reduzca el riesgo de errores.
• Daño
Las compañías o empresas normalmente están expuestas a que algunos productos se dañen
por las operaciones cotidianas, es por esta razón que las compañías deben identificar cuáles
son los productos más propensos a dañarse y de esta manera establecer políticas de control
de inventarios que permitan un debido cuidado y poder minimizar los daños.
• Vida útil
La vida útil de los productos registrados en los inventarios son otro riesgo el cual las
compañías están expuestas y es que todos los productos pasan por unos ciclos de vida y
cuando se aproximan a su etapa final las compañías deben recurrir a estrategias para poder
salir de estos productos lo más rápido posible, estas estrategias lo que permiten es que la
compañía no se quede con la mercancía hasta el final de su ciclo y por lo tanto tener un
inventario obsoleto (Vendty, 2016).
• Errónea valoración de inventario
El empleo de los modelos de valoración como PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir),
UEPS (Últimas en Entrar Primeras en Salir) y Promedio Ponderado, todos aplicables en el
sistema permanente. De acuerdo con las NIIF, el empleo de estos modelos afecta a la empresa
financieramente porque genera la subvaloración del inventario.
• Inventarios inoficiosos
Cuando un empresario dice que tiene su dinero en el inventario, en los tiempos modernos
esto es un error porque con el paso del tiempo ese inventario será obsoleto, poder manejar
38
los inventarios estáticos es un riesgo para la empresa, cuando se analiza la rotación de la
mercancía y se dan cuenta que casi el 90% de esta tiene una baja rotación están enterrando
el dinero en el inventario, además de los costos y gastos que se tienen que incurrir para
mantener la mercancía almacenada, si la empresa no evita el riesgo de los inventarios
inoficiosos estará próxima a salir del mercado (Alcántara, 2017).
1.5.2 Marco conceptual
Control: comprenden el plan de corporación incluyendo todos los métodos y procedimientos
cuya misión es salvaguardar los activos y la finalidad de los registros financieros y deben
diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable (Mantilla, 2002, pág. 42).
El control tiene como primer escalón el ambiente de control el cual es la esencia de cualquier
negocio, su gente -sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la
competencia – y el ambiente en que opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el
fundamento sobre el cual todas las cosas descansan” (Mantilla, 2002, pág. 18). Prácticamente
el ambiente de control es toda aquella normatividad que regula el comportamiento y el
desarrollo de las actividades de los trabajadores en una compañía.
Riesgo: el riesgo tiene una connotación negativa la cual se le adjudica relaciones con peligro,
perdida, siniestro o daño, a pesar de esta relacione, el riesgo es un factor importante en la
toma decisiones en las organizaciones o empresas, ya que identificando y cuantificando los
riesgos se pueden obtener probabilidades que ayudan a asociar cada beneficio a un riesgo y
de esta manera tomar las mejores decisiones (De Lara, 2005, Pág.13).
39
Inventarios: los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se
utilizará o consumirá en la producción, de otros que van a ser vendidos¨ Decreto2649 (1993).
Dentro de los inventarios podemos identificar Inventarios permanentes el cual es el que se
viene exponiendo con el presente ejercicio y su particularidad radica en que la mercancía
comprada se lleva directamente a la cuenta 1435 inventarios. El cual permite el control
permanente de costos y número de existencias y por cada venta se contabiliza el costo de la
mercancía vendida6135. El saldo de control son las existencias reales de le empresa. El
método exige mayor laboriosidad y costo de mantenimiento del sistema (Fierro A. , 2008,
pág. 127).
1.5.3 Marco contextual
Agrosagi S.A. es una empresa productora y comercializadora de insumos agrícolas. Cuenta
con 16 empleados, y con unas políticas de calidad y medio ambiente que le garantizan tener
los certificados (ISO 9001) y (ISO 14001). Origina y garantiza el cumplimiento eficiente de
las especificaciones pactadas para mejorar la productividad en el sector agro.
Misión
AGROSAGI mejora la productividad en el sector agro al promover el uso de insumos
agrícolas, utilizando la tecnología, el recurso humano y la información científica.
Visión
40
AGROSAGI será reconocido como especialista en insumos agrícolas, por el productor del
agro, a través de eficiencia y calidad.
1.5.3.1 Agrosagi: una aproximación institucional
Agrosagi S.A. como toda empresa industrial y comercializadora cuenta con 2 tipos de
inventarios comunes para este tipo de empresas. El primero es el inventario de materias
primas, las cuales son utilizadas para la fabricación de los productos propios de Agrosagi
S.A, entre algunas materias primas están:
- Sulfato de amonio
- Sulfato de magnesio
- Cobalto
- Ácido fosfórico
Entre otros materiales más, el segundo tipo de inventario es el de producto terminado, el cual
puede ser fabricado por Agrosagi S.A. por lo que sería un producto terminado de marca
propia o por lo contrario como es una empresa comercializadora, compra productos
terminados de otras compañías para venderlos, algunos productos para la venta nacional e
internacional como fertilizantes y ayudantes químicos de medios de aspersión para todo tipo
de cultivo, algunos tipos de formulación son:
- Foliares líquidos (mayores, segundarios y menores)
- Foliares y fertirriego polvos
- Quelatados
41
- Complejos orgánicos
- Granulados de elementos menores
- Bioestimulantes por etapa fonológica del cultivo
Y muchos más tipos de fórmulas. En Agrosagi S.A. hay cierto tipo de productos que rotan
con más frecuencia en el inventario de productos terminados, entre estos productos están:
Micronutrex, zincobor y los productos de la línea aqualines, para calcular el costo de estos
inventarios se utiliza el método de costeo por promedio ponderado, se utiliza este método ya
que calcula el costo por unidad como un costo promedio por unidad durante un periodo
determinado.
El proceso que utiliza Agrosagi S.A para el ingreso de mercancía a sus bodegas e inventarios
es el siguientes: El proveedor envía la mercancía en conjunto con la factura, copia de factura,
orden de compra, certificados de laboratorio y ficha técnica y la recibe el señor Miquel
Sepúlveda – Asistente de producción responsable de los inventarios en la empresa, compara
las unidades físicas con las cantidades en cada uno de los documentos y confirma el buen
estado de la mercancía en conjunto con el certificado del laboratorio que garantiza la calidad.
Después de que las cantidades coincidan y que el producto cumpla con todos los documentos
requeridos, el Asistente de producción procede a llenar un formato de ingreso y después se
ingresa las cantidades por cada tipo de producto al sistema de informe contable,
posteriormente se procede al almacenamiento de la mercancía teniendo en cuenta los
productos de alto riesgo como los Ácidos, que requieren de un almacenaje espacial.
Figura 5. Organigrama ingreso de mercancía
42
Fuente: Informe de 2016 Agrosagi S.A.
1.6 METODOLOGÍA
La metodología es un camino para acercarse a los problemas teóricos o prácticos en el terreno
de las ciencias teóricas o fácticas. La metodología permite conocer de manera proximal la
realidad objeto de estudio. Es una guía que con una secuencia permite comprender los
fenómenos y resolver problemas (Naghi Namakforoosh, 2000).
1.6.1 Tipo de estudio
La investigación descriptiva es una forma de saber el quién, dónde, cuándo, cómo y por qué,
en el estudio de un caso. La investigación descriptiva debe de recolectar la mayor
información posible sobre la situación que pretende identificar el investigador, de igual forma
el investigador debe de tener una idea clara de cuál va hacer el problema de estudio, se puede
apoyar en una o más hipótesis para dirigir la investigación (Naghi Namakforoosh, 2000).
43
El trabajo de investigación es de tipo descriptivo, en el que se recopila la información para
poder emitir una serie de recomendaciones al control interno en los inventarios de Agrosagi
S.A. Se recopila la información para realizar análisis cualitativo, como el conocimiento de la
entidad y su entorno, políticas asociadas a los inventarios y demás información que
garanticen la solución al problema del estudio.
1.6.2 Método de investigación
El método inductivo - deductivo como un razonamiento que consiste en poder exponer
explicaciones particulares a partir de premisas generales, es importante para la investigación
porque permite comparar los antecedentes sobre el mismo objeto de estudio (Bernal, 2010).
El método parte del análisis de los postulantes, teoremas, leyes y principios que sean
universales y tengan validez y poder aplicarlas a soluciones o hechos particulares.
El método de estudio que se empleará será deductivo, porque en primer lugar se recopila la
información para poder ser analizada y posteriormente obtener unas conclusiones y
desglosarlas hasta llegar a unas particulares donde después de recolectar información de la
empresa Agrosagi S.A, se pueda emitir una serie de recomendaciones que mejoren el control
interno en sus inventarios.
1.6.3 Fuentes de información
La fuente de información es el lugar donde se obtiene datos o información que habrá de
ocuparse como parte del trabajo de investigación. Se pueden obtener fuentes de información
por medio de dos grupos, medios impresos y medios electrónicos; entre ellos se pueden
utilizar la bibliografía y la hemerografía, para el método impreso o de igual manera la
44
televisión, la radio, el internet que son métodos electrónicos. Se debe de partir de una serie
de información que apliquen al desarrollo del objetivo de la investigación ( Reza Becerril ,
1997).
Por otra parte, se empleará la Guía para la Administración del Riesgo (Departamento de la
Función Pública, 2014), con la que se valoran las responsabilidades en el control de
inventarios para la mejora.
Primarias
Son todas aquellas de las cuales se obtiene información directa, es decir, de donde se origina
la información. Es también conocida como información de primera mano o desde el lugar de
los hechos. Estas fuentes son las personas, las organizaciones, los acontecimientos, el
ambiente natural (Bernal, 2010, pág. 191). Se obtendrán datos a partir de entrevistas de
personal y observaciones del contexto.
Secundarias
Son todas aquellas que ofrecen información sobre el tema que se va a investigar, pero que no
son la fuente original de los hechos o las situaciones, sino que sólo los referencian. Las
principales fuentes secundarias para la obtención de la información son los libros, las revistas,
los documentos escritos (en general, todo medio impreso), los documentales, los noticieros
y los medios de información (Bernal, 2010, pág. 192).
Para la recolección de la información se usarán fuentes secundarias como libros, revistas
especializadas y portales web, que documenten las experiencias de diseño e intervención en
control de inventarios, así como aspectos organizacionales relevantes para empresas del
sector agrícola y además se utilizará como fuente primaria la entrevista semiestructurada, con
el propósito de obtener información cualitativa y cuantitativa sobre los procesos.
45
1.6.4 Técnicas de recolección de la información
Hay una diferencia entre el conjunto de información y un conjunto de datos científicos, el
primero adquiere tal condición en tanto poseen alguna significancia o han sido significados
por alguna teoría. Obtener información consiste en generar algún tipo de registro ya sea
escrito, numérico, visual, auditivo, etc., que tengan significado para explicar los fenómenos
de la investigación (Juni & Urbano, 2014).
Entrevista
La técnica de entrevista se utiliza para realizar estudios de carácter exploratorios, debido a
que la entrevista permite recopilar información básica del problema de investigación. Una
entrevista estructurada o dirigida se empleará cuando no exista suficiente material
informativo que expliquen ciertos fenómenos del objetivo de estudio. Una entrevista
estructurada o dirigida permite obtener información para estructurar un marco teórico y
conceptual y permita el desarrollo del tema de investigación, la entrevista va dirigida a los
funcionarios a los cuales estén involucrados en el proceso de los inventarios (Cerda, 1992).
Análisis de datos
En el análisis de datos se manipulan hechos y números que permitan lograr una colaboración
a ciertas técnicas que ayuden en la toma de decisiones (Naghi Namakforoosh, 2000).
Básicamente se manejan siete objetivos que tiene el análisis de datos, a continuación, se
mencionan estos siete objetivos:
• ¿Qué hay en los datos?
• ¿Qué tanto varían los datos?
• ¿Cómo están distribuidos los datos?
• ¿Qué relación existe entre las variables?
46
• ¿Qué estimaciones y predicciones resultaran de los datos?
• ¿Qué diferencia existe entre grupos y variables?
• ¿Qué variables causan variaciones en otras? (Naghi Namakforoosh, 2000)
1.6.5 Fases de la investigación
Para abordar al problema de investigación orientado a diseñar un plan de control interno que
permita mitigar los riesgos en los inventarios de la empresa Agrosagi S.A, se presentan tres
fases que tendrá el trabajo investigativo:
Fase 1
En la fase inicial se buscará toda la información teórica que permita al trabajo de
investigación identificar los procesos sobre inventarios de materias primas que tiene la
empresa Agrosagi S.A., Con esta teoría se pretende adquirir un conocimiento necesario para
poder desarrollar y elegir las actividades necesarias para poder identificar los riesgos a los
cuales está sujeta la gestión de inventarios en Agrosagi S.A.
Fase 2
En su segunda fase, en el trabajo se realizará análisis de datos obtenidos mediante las políticas
y procedimientos que tiene la empresa Agrosagi S.A. de los inventarios de materias primas,
de los cuales se identificará donde se encuentran los riesgos y errores potenciales que afecten
a los inventarios. Aquí se procederá a realizar entrevistas, revisar la información disponible
de los inventarios y los problemas documentados en la gestión de inventarios que se hayan
documentado.
Fase 3
En su fase final del trabajo, se plasmará las conclusiones de los resultados evidenciados en
los análisis de datos, bajo el análisis de las conclusiones se procederá a diseñar el control
interno que permita mitigar los errores y riesgos encontrado.
47
2. CICLO DE INVENTARIOS DE MATERIAS PRIMAS EN LA EMPRESA
AGROSAGI S.A
2.1 PROCESOS DE RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA
La empresa Agrosagi S.A. cuenta con el proceso número PP003- Recepción de materia
prima, pasos que se realizan consistentemente para el adecuado ingreso al almacén de la
empresa.
El proceso PP003- Recepción de materia prima tiene pretende determinar las actividades
para la recepción e identificación de la materia prima, entregándole la responsabilidad al
asistente de logística.
El proceso PP003- Recepción de materia prima empieza con una breve enunciación de la
materia prima que se define como:
Todos los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia
prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final. Un
producto terminado tiene incluido una seria de elementos y subproductos, que
mediante un proceso de transformación permitieron la confección del producto final
(PP003- Recepción, p.1).
2.1.1 Desarrollo del proceso
El proceso inicia con una solicitud de materia prima, la cual es realizada y autorizada por el
Gerente de operaciones y se diligencia en el formato de solicitud de insumos o servicios
(FC002). Esta solicitud llega al proveedor quien despacha los insumos de materia prima.
Cuando llegan los insumos al almacén de Agrosagi S.A, la recepción de materia prima y
material de empaque está a cargo del asistente de logística quien registra el ingreso en el
formato control de recepción (FP019). Posteriormente, se identifica el producto en la bodega
48
y el mismo asistente de logística procede a realizar un muestreo mediante una guía para
muestreo de fertilizantes y de suministros (GP002). Lo anterior se realiza con el fin de
determinar si el producto está conforme con los parámetros que exige la empresa. Este trabajo
lo realiza un laboratorio externo quien emite un certificado de análisis. Si el producto está
conforme se determina que está disponible para utilización y el asistente de logística le coloca
cartel con sello de aprobado (Ver Diagrama1).
Diagrama de flujo 1
ACTIVIDAD CICLO PHVA
EVIDENCIA RESPONSABLE
P
H
H
FC 002
FP 019
Cartel
Marcación en
Bodega
Gerente
Operaciones
Asistente de
Logística,
Asistente de
Logística
Inicio
2. Recepción Materia Prima y
Material de Empaque
3. Identificación Producto en
Bodega
1. Solicitud de Materia Prima
1
49
Fuente: Agrosagi S.A
2.1.2 Almacenamiento de materia prima
Mediante una entrevista con personal responsable del almacenamiento de las materias
primas, el señor Miguel Sepúlveda, asistente de logística menciona que la empresa Agrosagi
S.A maneja 58 referencias de materias como lo muestra la Figura 6.
ACTIVIDAD CICLO PHVA
EVIDENCIA RESPONSABLE
H
V-A
H
GP 002.
Certificado De
Análisis
FP 031
Cartel con Sello
de Aprobado.
Asistente de
Logística
Laboratorio
Externo
Asistente de
Logística
Asistente de
Logística
6. Disponible para Utilización
5.¿Producto
Conforme?
Fin
4. Muestreo
1
A
FP 004
Si
No
50
Figura 6. Materias primas empleadas en Agrosagi S.A
Dentro de las materias primas anteriormente mencionadas la empresa Agrosagi S.A., no
cuenta con alguna sustancia química controlada; por esta razón no reporta el uso de las
Materias primas a SICOQ, pero sí requiere de un certificado de estupefacientes para el
manejo y trabajo con nitratos, ya que dentro de las materias primas a utilizar está el nitrato
de potasio de calcio.
Para el buen almacenamiento de la materia prima, el almacén tiene una tabla donde cuenta
con el grado de flamabilidad, salud, reactividad y contacto de cada material, y bajo estas
condiciones se almacena en los lugares pertinentes para controlar que estén con las
condiciones requeridas.
2.1.3 Despacho de mercancía
El departamento de producción de la empresa Agrosagi S.A. cuenta dentro del proceso de
producción con la solicitud de pedido de materia prima, en primer lugar el gerente de
operaciones realiza un plan de producción, dentro de este se estipula un estimado de cuánta
materia prima van a requerir. El Gerente de compra y venta (Gerente Comercial) aprueba la
solicitud de compras y el operador de planta lleva esta solicitud al almacén donde el asistente
51
de logística recibe la solicitud y entrega las cantidades solicitadas al operador de planta. La
salida de la materia prima se realiza en el sistema contable (Ver Foto 1).
Foto 1 Plan de producción empresa Agrosagi S.A.
52
3. GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
3.1.1 Política de administración del riesgo
¿Qué es la política de administración de riesgos? la definición que da la guía para la
administración del riesgo del departamento administrativo de la función pública es “La
gestión o la administración del riesgo establece unos lineamientos acerca del tratamiento,
manejo y seguimiento a los riesgos”
Para establecer la política de administración de riesgo se tomó en cuenta los siguientes
aspectos:
Objetivos
Agrosagi S.A. tiene como objetivo mejorar la productividad en las empresas que forman el
sector agro mediante la promoción del uso de insumos agrícola. Para el complimiento de este
objetivo la empresa debe determinar unos objetivos a cada departamento que conforma la
empresa, para el caso del inventario de materia prima se debe colocar como objetivo ser
eficientes en los tiempos de almacenamiento mejorando de esta forma la rotación de los
inventarios y de esta forma los costos asociados al almacenamiento se verían reducidos y no
solo los costos se verían reducidos sino también los riesgos asociados al tener mucho tiempo
en stock los inventarios, ( Perdida de mercancía, robo de mercancía, deterioro de mercancía
entre muchos más.
Niveles de responsabilidad
Se debe establecer unos niveles de responsabilidad que garanticen el cumplimiento de los
objetivos que se tracen en el área de almacenamiento, se debe establecer niveles de
responsabilidad según las habilidades y destrezas de empleados que conforman el área, de
53
esta manera cada empleado debe tener un manual de funciones que garanticen el
cumplimiento de los objetivos trazados por el área (Ver Figura 7).
Figura 7.Niveles jerárquicos en al área de almacén
Administrador
El administrador de la Empresa Agrosagi S.A. tiene diversas funciones que debe realizar
para el cumplimiento de los objetivos de cada departamento y por su puesto del objetivo
principal. Una de estas funciones se relaciona con el inventario de materias primas. La
primera función que tiene el administrador con relación al inventario de materia prima es
coordinar, supervisar y dirigir las tomas físicas de inventarios de materias primas para ser
comparadas con las cantidades físicas que reporta el sistema de información contable
Sofland. Frente al ajuste de las cantidades en el sistema, el administrador tiene como tarea
aprobar estos ajustes. La segunda función relacionada con el inventario de materia prima
es la autorización de las compras, revisando las cantidades físicas solicitadas para la
compra con relación a las cantidades estipuladas en el plan de operación además de las
negociaciones con los proveedores en conjunto con el gerente de operaciones.
54
Gerente de operaciones
El gerente de operaciones tiene como responsabilidad el cumplimiento de los objetivos
de la producción, es la persona que tiene el conocimiento para definir las cantidades que
se requieren en la producción y es por esta razón que es el encargado de realizar las
compras de materias primas y de negociar con los proveedores con la debida autorización
de la administración. Otra función del gerente de operación con relación al inventario es
realizar un muestreo cuando esta llega para ser entregado a la empresa Labsag (Empresa
vinculada) quien determina si la materia prima cumple con todos los requisitos.
Asistente de logística
el asistente de logística es el funcionario que más tiene contacto con el inventario de
materias primas, entre sus funciones esta la recepción de la materia prima, al momento
en que llega el proveedor con la materia prima solicitada el asistente de logística es el
encardado de recibirla, compararla cantidad solicitada en la orden de compra con la
cantidad que viene en la factura, además el asistente de logística pesa la materia prima y
esta deben coincidir con las cantidades de la orden de compre y la facturada por el
proveedor, las 3 cantidades deben de coincidir y el material debe ser el solicitado para
que el función ingrese las materias primas con el valor y las cantidades al sistema contable
Sofland, posteriormente el asistente de logística debe localizar el lugar de
almacenamiento adecuado para cada material en la bodega, una vez el certificado de
producto acto emitido por el laboratorio Labsag, es el asistente de logística quien le
coloca la etiqueta al aprobado y lo pasa para producción.
Mecanismos de comunicación
55
Se deben utilizar mecanismo de comunicación como correo electrónico, reuniones
corporativas y pancartas, todo esto con el objetivo de comunicar a los funcionarios los
objetivos, seguimiento de actividades y controles. Estos mecanismos de comunicación
deben garantizar que la información llegue a los distintos funcionarios que intervienen en
el inventario de materias primas.
3.1.2 Identificación del Riesgo
En la segunda etapa se deben establecer unos factores de riesgo o fuentes, los eventos o
riesgos, sus causas y consecuencias. En el caso del análisis se pueden incluir análisis
teóricos, datos históricos, opiniones informadas y necesidades de la empresa Agrosagi
S.A.
Establecimiento del contexto
• Externo: su énfasis son los eventos o aspectos esenciales del ambiente externo
en las cuales opera la empresa Agrosagi S.A. y en específico en el inventario de
materias primas. Se tendrán en cuenta evento o aspectos como:
Medioambientales, sociales, económicos y políticos.
• Interno: su énfasis son los eventos o aspectos esenciales con los cuales Agrosagi
S.A. busca alcanzar sus objetivos para el inventario de materias primas. Se
tendrán en cuenta eventos o aspectos como: personal, financieros, procesos,
Tecnología y estratégicos.
• Proceso: su énfasis son los eventos o aspectos esenciales de los procesos que
conforman el inventario de materias primas con los cuales Agrosagi. S.A. realiza
56
su operación. Se tendrán en cuenta eventos o aspectos como: Diseño del proceso,
interacción con otros procesos y responsables del proceso.
En la Tabla 1 se muestra cada uno de los factores que afectan el contexto en la
empresa Agrosagi S.A.
Tabla 1. Factores para cada categoría de contexto
Medioambi
entalesCatástrofes naturales.
Económicos Mercado de las materias primas.
politicosPoliticas de sustancias quimicas
controladas.
Personal
Rotacion del personal, Seguridad y
salud del personal, personal
competente.
FinancierosInfraestructura del almacen, Capacidad
instalada.
Procesos Capacidad, diseño, ejecución.
ProcesosProveedores, entrada de materia
prima, salida de materia prima.
Tecnologia Disponibilidad del Sistema contable,
mantenimiento del sistema contable.
Diseño del
proceso
Claridad en la descripción del alcance y
la objetivo del proceso.
Interaccion
con otros
procesos
Relación con el proceso de producción.
Reponsable
del proceso
Responsabilidad de los funcionarios
frente al procesos.
Tabla # - Factores para cada categoria del contexto.
Contexto
Externo
Contexto
interno
Contexto
procesos
57
3.1.3 Los riesgos identificados
Con base en los contextos anteriormente mencionados (Externo, Interno y Procesos) se identificarán una serie de riesgos determinando
las causas con las que estarán asociadas a aquellos eventos o situaciones que pueden afectar el logro de los objetivos.
Tabla 2. Factores para cada categoría del contexto
Riesgo Que puede suceder Como puede suceder Cuando puede sucederQue consecuencias tedria su
materializacion
Medioambientales Catástrofes naturales.Inadecuada atención en un desastre
natural.
Desorientacion del personal por
falta de un plan o una guia de
acción al monto de un desastre
natural.
Al no capacitar ni tener un plan
estratégico de riesgo.
Al momento del desarrollo de
un desastre natural
Pérdidas de vidas humanas, multa por
incumplimiento al no tener un plan
estratégico de riesgo.
Económicos Mercado de las materias primas.Subida de precio de las materias
primas.
Se encarece el producto
terminado.
Con un acuerdo entre las
empresas del sector.
Cuando se tenga escases de
materia prima.
Baja de ventas devido al ingremento en
el precio del producto terminado.
politicosPoliticas de sustancias quimicas
controladas.
Desconocimiento de la actualización a
las políticas de sustancias químicas
controladas.
Incumplimiento a las
actualizaciones realizadas en las
políticas de sustancias químicas
controladas.
Por decisiones del gobierno de
turno de modificar las politicas
de sustancias quimicas
controladas.
Cuando se realice la
actualización de la política de
sustancias químicas
controladas.
Multa por incumplimiento a la política
de sustancias químicas controladas por
parte del Gobierno.
PersonalRotacion del personal, Seguridad y salud
del personal, personal competente.
Baja productividad y desempeño del
personal.
El personal encargado del
almacen tenga mucha rotacion.
Por desmotivación del personal
y desconocimiento del proceso
de almacenamiento.
Con cada salida de personal.Alto gastos economicos por salidas de
personal.
FinancierosInfraestructura del almacen, Capacidad
instalada.
Condiciones de almacenamiento
inadecuados.
Afecta la cálida y vida útil del
producto.
Falta de una adecuada
intraestrutura para el
almacenamiento de la materia
prima.
Al paso de los días después del
ultimo mantenimiento.
Aumento de gastos por perdida de
mercancia.
Procesos Capacidad, diseño, ejecución. Daño o deterioro de la materia prima. Perdida de materia prima.Por mala administracion de la
vida util de las materias primas.
Al término de la vida útil de las
materias primas.
Aumento de gastos por perdida de
mercancia.
ProcesosProveedores, entrada de materia prima,
salida de materia prima.
Perdida,hurto y (o) desorden al
seguimineto de las materias primas.
Incumplimiento en el plan de
producción, por no contar con la
materia prima necesaria.
Por entrega inadecuada de
soportes al monto del ingreso o
salida de materias primas.
Con cada ingreso o salida de
materias primas desde y asi el
almacen.
Contar con información errónea y
afectaria negativamente la economía
porque se incurre en ajustes.
Tecnologia Disponibilidad del Sistema contable,
mantenimiento del sistema contable.
No contar con información confiable y
de forma efectiva.
Se generan fallos en el sistema
contable.
Por no contar con un plan de
mantenimiento preventivo.
Al paso de los días después del
ultimo mantenimiento.
Atraso en los registros, retiros y
consulta de saldo de las materias
primas.
Diseño del procesoClaridad en la descripción del alcance y el
objetivo del proceso.Demora y errores de ejecución.
Los empleados no siquin los
procesos establecidos de
almacenamiento.
Por desconocimiento del
personal de almacenamiento.
Puede generarse en cualquier
momento, el proceso se ejecuta
a diario.
Contar con información errónea y
afectaria negativamente la economía
porque se incurre en ajustes.
Interaccion con otros
procesosRelación con el proceso de producción.
Entrega de cantidad erronea a
producion.Falla en la producion.
Se entrega la cantidad erronea
de materia prima para
producion
En cada entrega que se realice
de maeria prima a prodcucion El costo de la producin aumentarian.
Reponsable del procesoResponsabilidad de los funcionarios frente
al procesos.Retraso en la toma de decisiones.
Se atrasan los procesos de
compra, almacenamiento y
producción.
Al momento de delegar las
actividades del proceso de
almacenamiento.
Con cada solicitud.Aumento de gastos en el reproceso de
almacenamiento.
Tabla # - Factores para cada categoria del contexto.
Contexto
Externo
Contexto
interno
Contexto
procesos
58
3.1.4 Valoración del riesgo
Se establece para cada uno de los riesgos la probabilidad de ocurrencia y el nivel de
ocurrencia o consecuencia con el fin de estimar las zonas de riesgos.
Análisis del riesgo
El análisis de riesgo cuenta con aspectos como la tabla para determinar el riesgo, tabla
para determinar el impacto o consecuencias y la matriz de evaluación del riesgo para
establecer las zonas de riesgo.
Determinar probabilidad
De acuerdo con la guía de para la administración del riesgo se entiende por probabilidad “la
posibilidad de ocurrencia del riesgo, ésta puede ser medida con criterios de frecuencia o
factibilidad”. En el caso de la frecuencia es todo número de eventos que se analizan en un
periodo establecido, se pueden basar en hechos históricos asociados a cada riesgo. Por otra
parte, mediante el criterio de la factibilidad se examinan factores internos y externos que
pueden generar los riesgos.
A continuación, se presenta, en la Tabla 3, la probabilidad.
59
Tabla 3. Probabilidad
Fuente: Guía para la administración del riesgo del departamento administrativo de la
función pública (p. 19).
Determinar consecuencias o nivel de impacto
El impacto lo podemos comprender como las consecuencias que se tiene al momento de
materializarse los riesgos en la empresa Agrosagi S.A. Se tendrá encueta las posibles
consecuencias que se establecieron en el punto 2 - identificación de los riesgos para medir el
impacto de cada riesgo.
A continuación, se presenta, en la Tabla 3 el impacto.
60
Tabla 4. Impacto
Fuente: Guía para la administración del riesgo del departamento administrativo de la
función pública (p. 20).
61
3.1.5 Matriz de riesgo
La matriz de riesgo se asemeja a un plano cartesiano donde la probabilidad de ocurrencia
seria el eje “Y” y el nivel de impacto correspondería al eje “x”. si se intercepta un punto entre
estos ejes se determinará un estimado del nivel de riesgo de acuerdo a la zona de riesgo donde
se ubique el riesgo identificado. Riesgo inherente se le denomina a este primer análisis
realizado donde es aquel riesgo que Agrosagi S.A. tiene que afrontar por ausencia de acciones
por parte de la administración, para modificar su probabilidad y ocurrencia, como lo indica
la Figura 8.
Figura 8. Matriz del riesgo
Fuente: Guía para la administración del riesgo del departamento administrativo de la
función pública (p. 22).
Se analizaron cada uno de los riesgos evidenciados en cada contexto de la empresa Agrosagi
S.A. donde se midieron la probabilidad, ocurrencia y el impacto que tendrían dentro de la
compañía, y se obtuvieron los resultados que aparecen en la Tabla 4.
62
Tabla 5. Indicadores de riesgo, probabilidad e impacto en Agrosagi S.A.
Una vez se determinarán la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto para cada riesgo,
se procede a tabular cada riesgo para determinar en qué zona de nivel de riesgo se encuentra:
zona de riesgo bajo, moderado, alto y zona de riesgo extrema, como lo indica la Figura 9.
Figura 9. Indicadores de riesgo por zona
Numeracion Riesgo Probabilidad Impacto
1Inadecuada atención en un
desastre natural.3-Posible 5-Catastrofico
2Subida de precio de las materias
primas.4-Probable 2-Menor
3
Desconocimiento de la
actualización a las políticas de
sustancias químicas controladas.
4-Probable 2-Menor
4Baja productividad y
desempeño del personal.2-Improbable 3-Moderado
5Condiciones de
almacenamiento inadecuados.2-Improbable 4-Mayor
6Daño o deterioro de la materia
prima.2-Improbable 3-Moderado
7
Perdida,hurto y (o) desorden al
seguimineto de las materias
primas.
2-Improbable 3-Moderado
8No contar con información
confiable y de forma efectiva.5-Casi siempre 2-Menor
9 Demora y errores de ejecución. 1-Rara Vez 3-Moderado
10Entrega de cantidad erronea a
producion.3-Posible 3-Moderado
11Retraso en la toma de
decisiones.3-Posible 3-Moderado
63
Se puede evidenciar en la matriz de riesgo que no hay riesgos en la zona de riesgo bajo. Por
otra parte, los riesgos enumerados 4,6 y 8 se encuentran en la zona de riesgo moderado. Los
riesgos 2,3,5,7,9 y 10 están en la zona de riesgo alto y el único riesgo en la zona de riesgo
extremo, es el 1.
5 Casi seguro 8
4 Probable 2.3
3 Posible 10.11 1
2 Improbable 4.6,7 5 ZONA RIESGO
EXTREMO
ZONA RIESGO
MODERADO
1 Rara Vez 9 ZONA RIESGO
ALTO
ZONA RIESGO
BAJA
1
Insignificante2 Menor 3 Moderado 4 Mayor
5
Catastrofico
Pro
bab
ilid
ad d
e o
curr
enci
a
64
4. MEJORAS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
INVENTARIOS DE LA EMPRESA AGROSAGI S.A
De acuerdo con los riesgos identificados anteriormente para el almacén de materias primas
en la empresa Agrosagi S.A., se proponen unas mejoras para fortalecer los procesos de
control en el almacén de materias primas.
Acciones fundamentales
Mejora del proceso
Las mejoras ayudan a los procesos a evolucionar, permitiendo una mayor eficiencia y eficacia
en cada una de las actividades que se desarrollan. Con cada mejoría que se realice a los
controles, el nivel de riesgo será menor, mitigando de esta forma los riesgos asociados a los
procesos.
¿Quién lleva a cabo el control?
Cada actividad en los controles requiere de un personal responsable quien se haga cargo del
cumplimiento de dichas actividades para que el control funcione sin ninguna anomalía. Es
pertinente que las responsabilidades sean asignadas al personal idóneo con las competencias
y la jerarquía necesarias para asumir los retos que se pueden presentar en el desarrollo de las
activadas de control durante el proceso.
Fecha de realización
65
Cuando se plantea realizar una mejora a un proceso es indispensable establecer la fecha en
que se dé inicio a la ejecución de la mejora, dando tiempo para la planeación y posterior
seguimiento de las actividades dentro del control seleccionado. Al establecer una fecha de
realización se tiene pleno conocimiento del tiempo en cada una de las etapas de
implementación, y de esta manera poder difundir a empleados de la organización lo
implementado.
Se procede a realizar una matriz para mejorar los procedimientos de los controles en la
bodega de materia prima. La guía muestra una serie de mejoras para los controles efectuados
en los procesos del almacén de materias primas, determinado el personal responsable de
aplicar las mejoras, una fecha estimada de la implementación y el tipo de control aplicable a
la mejora.
66
Tabla 6. Matriz de mejora
67
68
Cada una de las mejoras fue discutida con Carolina Fernández – Seguridad y salud en el
trabajo, la persona líder en las nuevas políticas que va a implementar el cambio de gerencia.
Además se cuenta con el visto bueno de la nueva administradora - Zoraida y el nuevo Gerente
general – Richard Javier Salazar. En síntesis, la Figura 10 se muestra la relación entre lo
parcialmente mejorado, lo efectuado y lo no efectuado por la propuesta.
Figura 10 Porcentaje de mejora
Se puede observar que Agrosagi S.A. ha implementado el 80% de las oportunidades de
mejora en los procesos para el almacén de materias primas, el 10% que se encuentra
parcialmente implementado se debe a la los cambios que han venido teniendo en la
elaboración del plan estratégicos de riesgos para desastres naturales, pero se tiene previsto
que se terminara y se implementara para junio de este año. Para el caso del 10% que no se va
10%
10%
80%
Parcialmente
No efectuado
Efectuado
69
a efectuar este se debe al problema que presenta la empresa en sus cuentas por pagar a
proveedores por eso la nueva gerencia tiene estimado que mientras se recuperan el gerente
de operaciones realice las compras a proveedores diferentes, ya que a todos los proveedores
se les deben, se pagan 1 o 2 facturas a un proveedor en específico para que este pueda
despachar la materia prima.
70
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las mejoras propuestas para los controles en los procesos del inventario de materias primas
dan solución al riesgo existente y evidenciado en la empresa Agrosagi S.A., modificando los
procesos existentes para dar una mayor cobertura a los controles y de esta forma mitigar los
riesgos ya mencionados.
La comunicación entre las personas encargadas directamente e indirectamente del inventario
de materias primas es fundamental para el cumplimiento de cada una de las mejoras
propuestas y de esta forma poder cumplir con los objetivos trazados para el inventario de
materias primas.
Por otra parte, es necesario que cualquier proceso de intervención en los procesos internos
de una empresa, en especial el del control de inventarios para Agrosagi S.A., se realicen con
base en los protocolos vigentes a través de guías operacionales, teorías probadas, así como
de un contexto empresarial de los procesos que permita el diagnóstico y la intervención
oportuna.
71
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