DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA
FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA MULTICOMPUTO LTDA.
LEIDY PAOLA MESA RICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA, JUNIO 2019
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DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA
FINANCIERA Y CONTABLE DE UNA EMPRESA MULTICOMPUTO LTDA
LEIDY PAOLA MESA RICO CÓDIGO: 17381039
TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO
ASESORES METODOLÓGICOS
CAROLINA MARTÍNEZ HERRERA
DIRECTOR TRABAJO DE GRADO
SANDRA MILENA PÉREZ ORTIZ
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER– UDES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
BUCARAMANGA, JUNIO 2019
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Agradecimiento
Agradezco a Dios por proveerme Salud, fortaleza, y capacidad para terminar con el presente
proyecto. También agradezco a mis familiares y amigos quienes nos brindaron apoyo,
comprensión y fortaleza durante todo el proceso.
Agradezco a los docentes del programa ya que de una forma u otra contribuyeron para
culminar con este trabajo, en especial a la docente Sandra Milena Pérez Ortiz por su
colaboración, orientación y buena disposición durante todo el proceso.
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Tabla de contenido
1. Introducción ......................................................................................................................... 11
2. Planteamiento del problema ................................................................................................. 12
3. Formulación del problema ................................................................................................... 13
4. Objetivos .............................................................................................................................. 14
4.1. Objetivo general ............................................................................................................ 14
4.2. Objetivos específicos .................................................................................................... 14
5. Justificación .......................................................................................................................... 15
6. Alcance ................................................................................................................................. 16
7. Diseño Metodológico. .......................................................................................................... 17
8. Marco conceptual ................................................................................................................. 18
8.1. Proceso .......................................................................................................................... 18
8.2 Manual ............................................................................................................................ 19
8.3 Objetivos de los manuales de procedimientos ............................................................... 19
8.4 Tipos de manuales por función especifica ..................................................................... 20
8.5 Control ............................................................................................................................ 22
8.6 El control interno contable ............................................................................................. 23
8.7. Gestión Financiera ........................................................................................................ 23
9. Desarrollo de objetivos ........................................................................................................ 25
Información general de la empresa ...................................................................................... 25
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Reseña Histórica ............................................................................................................... 25
Lineamientos estratégicos .................................................................................................... 26
Visión ............................................................................................................................... 26
Misión .............................................................................................................................. 27
Principios corporativos ..................................................................................................... 27
Valores corporativos ........................................................................................................ 28
9.1. Identificar los procesos y procedimientos del área contable financiera de la empresa
Multicomputo Ltda. .................................................................................................................. 31
9.2. Diseñar los instrumentos recolectores de información de cada uno de los procesos
financieros y contable de la empresa Multicomputo Ltda. ....................................................... 34
9.3. Aplicar y tabular los instrumentos recolectores de información ................................... 36
10.Conclusiones ....................................................................................................................... 48
11. Recomendaciones ............................................................................................................... 49
12. Bibliografía ........................................................................................................................ 50
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Lista de Figuras
Figura 1. Organigrama de la empresa………………………………………………….29
Figura 2. Área financiera y contable…………………………………………………...30
Figura 3. Modelo de entrevista………………………………………………………...34
Figura 4. Modelo plantilla recolección de información………………………………..35
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Tabla de ilustraciones
Ilustración 1-Digitacion de costos y gastos .............................................................................. 36
Ilustración 2 Digitación cuadres de caja .................................................................................. 37
Ilustración 3-Digitación reembolso de caja menor .................................................................. 38
Ilustración 4-Revision y liquidación de cuentas de capacitadores ........................................... 39
Ilustración 5-Conciliacion bancaria ......................................................................................... 40
Ilustración 6-Revision de nomina ............................................................................................ 41
Ilustración 7-Digitación devolución de facturas ...................................................................... 42
Ilustración 8-Elaboracion y preparación de Estados Financieros ............................................ 43
Ilustración 9-Elaboracion y preparación de impuestos mensuales-bimestral .......................... 44
Ilustración 10-Elaboracion y preparación informe RU ............................................................ 45
Ilustración 11-Entrevista Tesorería .......................................................................................... 46
Ilustración 12-Entrevista Cartera ............................................................................................. 47
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Resumen
Título: Diseño del manual de procesos y procedimientos del área financiera y contable
de la empresa MULTICOMPUTO Ltda.
Autor: Leidy Paola Mesa Rico
Palabras clave: manual, procesos, control, eficacia, seguimiento.
Descripción
MULTICOMPUTO Ltda. Es una empresa Santandereana, fundada en 1990 dedicada a prestar
servicios de educación para el trabajo y desarrollo humano y a otros servicios con la venta de
repuestos y suministros relacionados con infraestructura tecnológica, equipos de cómputo, redes,
mantenimiento y servicio técnico. Multicomputo Educación, uno de nuestros dos frentes, se
enfoca en capacitación para el desempeño laboral y la capacitación continua.
El desarrollo de este proyecto será de aporte para la empresa, Por tanto, el presenten proyecto
tiene como objetivo sistematizar y estandarizar los procesos y procedimientos de
MULTICOMPUTO Ltda. En el área el área financiera y contable mediante el desarrollo de un
manual de procesos y procedimientos para aumentar la competitividad de la empresa para
mejorar la eficiencia y eficacia de sus actividades y reducir los riesgos.
Para la realización de este proyecto fue utilizada en la metodología descriptiva cualitativa por
cuanto se observaron y analizaron los procesos y procedimientos del área de financiera y
contable, en los que se evidenciaron 17 procedimientos y 3 procesos que interviene en el área,
documentando cada procedimiento con su correspondiente formato haciendo practico dichas
actividades, para el diseños de los procedimientos se aplicaron cargos entrevistas y planilla
recolectoras de información a los directivos y empleados con el fin de sistematizar y estandarizar
los procesos y procedimientos.
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Abstract
Title: Design of the manual of processes and procedures of the financial and accounting
area of the Company MULTICOMPUTO Ltda.
Author: Leidy Paola Mesa Rico
Keywords: manual, processes, control, efficiency, monitoring.
Description
MULTICOMPUTO Ltda. It is a Santandereana company, founded in 1990 dedicated to
providing education services for work and human development and other services with the sale
of spare parts and supplies related to technological infrastructure, computer equipment,
networks, maintenance and technical service. Multicomputo Education, one of our two fronts,
focuses on training for job performance and continuous training.
The development of this project will be of contribution to the company, Therefore, the present
project aims to systematize and standardize the processes and procedures of MULTICOMPUTO
Ltda. In the area the financial and accounting area through the development of a process and
procedures manual to increase the competitiveness of the company to improve the efficiency and
effectiveness of its activities and reduce risks.
For the realization of this project, it was used in the qualitative descriptive methodology, since
the processes and procedures of the financial and accounting area were observed and analyzed,
in which 17 procedures and 3 processes that intervene in the area were evidenced, documenting
each procedure with its corresponding format by practicing said activities, for the design of the
procedures, interviews and spreadsheet information were applied to managers and employees in
order to systematize and standardize the processes and procedures.
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1. Introducción
La importancia de los implementar manuales de procesos radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos
pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones.
Además, son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado
departamento.
El diseñar un manual de procesos y procedimientos, son un aporte muy importante para la
empresa ya que ayuda a mejorar el control interno además es fundamental para la estructura
administrativa y contable, debido a que se relaciona directamente con la confiabilidad de los
registros contables y estados financieros, siendo vital la razonabilidad .Todo esto en conjunto
con la competencia e integridad del personal y la independencia de las funciones asignadas a
cada cargo y los procedimientos descritos en cada proceso.
La empresa Multicomputo Ltda. Está en un crecimiento continuo en el volumen de sus
operaciones y no posee con un manual de procesos y procedimientos para el area financiera y
contable, que sirvan para medir la eficiencia, eficacia de las actividades; y que generar
confiablidad en la formación financiera, que es un elemento vital para la adecuada toma de
decisiones dentro de la empresa.
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2. Planteamiento del problema
MULTICOMPUTO LTDA que brinda servicio de Educación para el Trabajo y Desarrollo
Humano, capacitaciones para desempeño laboral y el desarrollo humano especializado y en el
suministro de productos y servicios en el área de la informática, formando personas íntegras en
las competencias laborales para responder a las necesidades de la demanda laboral y contribuir al
desarrollo del país con el enfoque tecnológico. Debido a esto la empresa se ve enfrentada a un
mercado altamente competitivo, por lo que, debe buscar nuevas formas para mejorar sus niveles
de aprobación e innovación ante los clientes, es por esto, la importancia de implementar normas,
que permita mejorar sus estándares de calidad. Esta norma asegura la Calidad de los procesos y
actividades de la organización y se ve reflejada en el enfoque de mejora continua.
Actualmente, en su proceso de mejoramiento continuo y optimización de procesos, detecta una
serie de debilidades que deben ser punto de partida para establecer objetivos estratégicos que
permitan convertir esas mismas debilidades en fortalezas u oportunidades encaminadas a ser
cada vez más competitivos.
En materia contable y financiera no cuenta con manuales de procesos y procedimiento que permita
establecer parámetros que ayuden a un buen manejo de las actividades del área financiera y
contable, dando como muestra la falta de controles en el desarrollo de las actividades que
desempeña cada trabajador en el área, evidenciando que no posee los controles respectivos dando
como resultado una serie de riesgo en el área.
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3. Formulación del problema
1. ¿Bajo qué criterios se deben manejar la implementación de los manuales de procesos y
procedimientos en el área financiera y contable?
2. ¿Qué afecta a la entidad el no poseer manuales de procesos y procedimientos para el área
financiera y contable?
3. ¿Bajo qué parámetros control interno o el sistema de calidad evalúa las actividades del
área?
4. ¿Cuál es el objetivo de implementar manuales de procesos y procedimientos?
5. ¿Qué tipo de correctivos se manejan al momento de encontrar las malas prácticas contables,
diferentes a las establecidas en el manual de funciones?
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4. Objetivos
4.1. Objetivo general
Diseñar el manual de procesos y procedimientos en el área financiera y contable de la
empresa MULTICOMPUTO LTDA.
4.2. Objetivos específicos
1. Identificar los procesos y procedimientos del área financiera y contable
2. Diseñar los instrumentos recolectores de información.
3. Aplicar los instrumentos recolectores de información.
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5. Justificación
Las directivas de una empresa MULTICOMPUTO, ha tomado conciencia sobre la necesidad de
apropiarse de un mecanismo que sirva para evaluar, medir el desempeño de su área financiera y
contable , ya que de acuerdo al volumen en aumento de sus ingresos y gastos, el aumento de
personal y las obligaciones constantes que se viene presentando, se le hace imprescindible
establecer un manual de procesos y procedimientos que se ajuste a sus necesidades presentes y
tenga cabida al avance que produce el constante desarrollo competitivo en el cual se encuentra.
Teniendo en cuenta que el manual de procesos y procedimientos es una de las herramientas
más usadas y empleadas para ejercer un adecuado control dentro de cualquier ente económico,
sin importar su actividad económica, su efectividad depende de los parámetros fijados y tenidos
en cuenta a la hora de elaborar su diseño; tales como: las características correspondientes al ente
económico, la forma como se llevan a cabo las actividades en esta área de la organización, en
este caso se toma el área financiera y su continuo seguimiento.por lo que se hace necesario el
desarrollo , ya que hasta el momento no se han adelantado acciones al respeto y se carece de los
elementos constitutivos de la planeación estratégica.
Con el diseño del manual de procesos y procedimientos se desea que el personal de la
organización los utilice como una herramienta en función de una constante reafirmación para la
mejora de los procesos y facilitar las actividades del área financiera y contable.
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6. Alcance
La finalidad de este Manual de procesos y procedimientos es contribuir a diseñar y validar
una herramienta de trabajo, que incluya todos los procedimientos vinculados de manera
específica al área financiera y contable, así como su software (SIIGO) de una manera práctica y
operativa y, que además pueda ser utilizada con un considerable grado de sencillez por todos los
posibles usuarios.
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7. Diseño Metodológico.
Este estudio es de tipo exploratorio descriptivo por cuanto se parte de la observación e
información suministrada por los actores involucrados.
Mediante la observación se puede realizar un diagnóstico que nos permita llevar a cabo un
análisis de los procesos de una empresa del sector educativo en Bucaramanga.
Estudio exploratorio. Es un estudio exploratorio por cuanto su contenido se construye dentro de
un marco de referencia teórico y práctico, partiendo de un problema previamente conocido por el
investigador, y se guía de trabajos realizados por otros investigadores, además, se conseguirá
información no escrita que poseen las personas que trabajan en la organización, por medio, de
sus relatos, que nos ayudaran a reunir y sintetizar sus experiencias laborales.
Estudio Descriptivo. Esta investigación es posible que se lleve a un conocimiento más profundo
de tipo descriptivo, porque, identifica características, conductas y actitudes de las personas que
se encuentran dentro de la investigación, establece comportamientos dentro de la institución,
procesos, bases de autocontrol, comportamientos concretos, se acude a técnicas específicas para
la recolección de información, como lo es la observación y las entrevistas, tomando en cuenta,
los objetivos y el objeto de estudio de la investigación.
Para desarrollar la investigación se abordará la información de forma metódica, procediendo a
describir la información, que se plasmará en un manual, de manera que la empresa y el personal
encuentre en ella una orientación y guía de manera clara, sintetizada para lograr un proceso
exitoso con todos los requerimientos procedimentales y documentales. (Hernández Sampieri,
2006) Las técnicas de recolección de información son:
• Ordenar las etapas de la investigación
• Aportar instrumentos para manejar la información.
• Llevar un control de los datos
• Orientar la obtención de conocimientos.
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8. Marco conceptual
8.1. Proceso
Es una totalidad que cumple un objetivo completo y que agrega valor para el cliente. Esta
unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina transacciones con los clientes en
un determinado período de tiempo. Cada activación del proceso corresponde al procesamiento de
una transacción, en forma irreversible, por eso se emplean los conceptos de temporalidad y de
“flecha del tiempo”. El período de tiempo es hoy el punto crítico de trabajo para incrementar la
productividad. Nótese que vamos mucho más allá de la definición clásica de “ciclo de
actividades que transforma entradas en salidas”, la cual no incorpora los conceptos de
intencionalidad, irreversibilidad, criticidad del tiempo, interacciones entre actividades y procesos
ni creación de riqueza social a través del énfasis en agregar valor para el cliente. En este sentido
y sin agotar la definición, mejor sería decir que un proceso es un conjunto de actividades,
interacciones y otros componentes que transforma entradas en salidas que agregan valor a los
clientes del proceso. Cada proceso es una competencia que tiene la organización. Un proceso
puede pasar por muchos cargos, por eso se dice que los procesos alcanzan a toda la organización
y la cruzan horizontalmente. Desde el punto de vista de segmentación se pueden distinguir macro
procesos y procesos operativos.
• Macro procesos: es una estructura de procesos con la característica de recursividad, es decir,
los procesos se desagregan en otros procesos. Un ejemplo de macro proceso es el que se
presentó en la figura 1.1. Es una estructura de alto nivel.
• Proceso operativo: es un proceso de bajo nivel que no se puede desagregar más como
proceso, sino que su descripción detallada da origen a un nuevo nivel de profundidad, donde
aparecen las actividades en el flujograma de información. En las figuras que veremos a
continuación, los macro procesos se representan con cajas en blanco y los procesos operativos
con gris.
Desde el punto de vista de los componentes, dice Philippe Lorino (1996, pp. 36-37): “En el
seno de una empresa no hay ninguna actividad aislada: las actividades se combinan en cadenas o
en redes de actividades dotadas de un objetivo común (desarrollar un nuevo producto, introducir
una modificación técnica, realizar una campaña de promoción, fabricar un producto, son «macro
tareas» que exigen el cumplimiento secuencial o simultáneo de un cierto número de actividades
distintas).
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Se llamarán procesos a los conjuntos de actividades destinadas a la consecución de un
objetivo global, a una salida global, tanto material como inmaterial”. (Juan Bravo Carrasco,
2008).
8.2 Manual
Los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se sabe a ciencia cierta qué es un
manual administrativo, cuántos tipos hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se
usan, etc. A continuación, se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual.
Según Miguel A. Duhalt Kraus, un documento que contiene, en una forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento
de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Para G. R. Terry, un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
G. Continolo define, una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Para mí, un manual es un documento en el que se encuentran de manera sistemática las
instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad con base en las anteriores
definiciones, un manual es un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero
también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura
organizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carácter nebuloso y abstracto para
convertirse en una serie de normas definidas. (Valencia, 2012).
8.3 Objetivos de los manuales de procedimientos
En la actualidad, una de las estrategias para el desarrollo de organizaciones de todo tipo
los manuales básicos (de organización, re procedimientos y de políticas) están
interrelacionados entre sí. Sin embargo, hay dos requisitos indispensables para asegurar su éxito.
El primero es una manifestación clara de los objetivos y planes generales de la empresa, y el
segundo, una comprensión total de la estructura de la empresa. Ahora es necesario tratar lo
referente a los objetivos que se pueden lograr con la preparación de manuales administrativos.
Existen diversos objetivos en éstos, entre los más sobresalientes se encuentran los siguientes:
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• Estimular la uniformidad.
• Eliminar la confusión.
• Reducir la incertidumbre y la duplicación de funciones.
• Disminuir la carga de supervisión.
• Servir de base para la capacitación del personal.
• Evitar la implantación de procedimientos incorrectos.
• Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está haciendo en cada departamento.
Con base en su clasificación y grado de detalle, con la elaboración e implantación de
manuales administrativos se pretenden lograr los objetivos siguientes:
• Instruir al personal acerca de aspectos básicos como: objetivos, funciones, relaciones de
trabajo, procedimientos, políticas, etc., para lograr una estandarización.
• Precisar la estructura orgánica de toda la empresa, de un área funcional para deslindar
responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones y detectar omisiones.
• Coadyuvar al personal de la empresa para la ejecución correcta de las tareas asignadas y
propiciar uniformidad en el trabajo.
• Servir como medio de integración a la empresa para el personal de nuevo ingreso.
• Proporcionar información básica para la planeación e implantación de un programa de
reorganización. (Ceja, 2012).
8.4 Tipos de manuales por función especifica
Con base en esta forma de clasificación, se pueden elaborar manuales según las funciones
operacionales. A continuación, se mencionan las características de estos tipos de manuales.
• Manual de producción: Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias para coordinar el
proceso de fabricación; es decir, la inspección, la ingeniería industrial y el control de producción.
• Manual de compras: su objetivo es definir las actividades que se relacionan con las compras,
de modo que este manual representa una útil fuente de referencia para los compradores,
especialmente cuando se presentan problemas fuera de lo común. Por ejemplo: un comprador
puede estar interesado en una válvula esférica de importación, pero no estar seguro de qué
condiciones específicas tendrá que considerar una fuente extranjera.
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• Manual de ventas: su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con el fin de darle al personal de ventas un
marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
• Manual de finanzas: su objetivo es determinar las responsabilidades financieras en todos los
niveles de la administración; contiene numerosas instrucciones específicas dirigidas al personal
de la organización que tengan que ver con manejo de dinero, protección de bienes y suministro
de información financiera.
• Manual de contabilidad: su propósito es señalar los principios y técnicas de la contabilidad
que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Este manual puede contener
aspectos como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable,
operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información
financiera, entre otros.
• Manual de crédito y cobranza: se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y
normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de
manual están las siguientes: operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las
operaciones de crédito, entre otros.
• Manual de personal: Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección
superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de
conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etcétera.
• Manual técnico: contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada.
Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la
actividad y como información general para el personal relacionado con esa función. Un ejemplo
de este tipo de manual es el manual técnico de sistemas y procedimientos.
• Manual de adiestramiento o instructivo: su objetivo es explicar los procesos, labores y
rutinas de un puesto en particular; por lo común es más detallado que un manual de
procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario sabe muy
poco o nada de los temas que en él se explican. Por ejemplo, un manual de adiestramiento
“explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal”,
mientras que un manual de procedimientos emitirá esta instrucción y comenzaría como el primer
paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también incluye técnicas programadas de
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aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para que el usuario compruebe su nivel de
comprensión. (Valencia, 2012)
8.5 Control
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El
control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control.
El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser
considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen
que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol,
Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño.
Además, incluiremos el estudio de 3 casos práctico que presenta la empresa “Bikesports C.A.”
en sus departamentos de administración, finanzas y mercadeo.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que
aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa” (p.654).
Sin embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el
proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas” (p.610).
Mientras que, para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios
administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repetición”. (p.62).
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Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que
son básicos o esenciales:
• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades
realizadas.
• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias. (Gaitan, 2006).
8.6 El control interno contable
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como
un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
• Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las
cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de
permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los
activos
• Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando
cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.
• Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas
de la administración.
• Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización
administrativa. (Gaitan, 2006)
8.7. Gestión Financiera
La gestión financiera es un proceso que involucra los ingresos y egresos atribuibles a la
realización del manejo racional del dinero en las organizaciones y, en consecuencia. La
rentabilidad financiera generada por el mismo. Esto nos permite definir el objetivo básico de la
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gestión financiera desde dos elementos :la generación de recursos o ingresos, incluyendo los
aportados por los asociados; y en segundo lugar, la eficiencia y eficacia o esfuerzos y exigencias
en el control de los recursos financieros, para obtener niveles aceptables y satisfactorios en su
manejo (Padilla, 2012) .
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9. Desarrollo de objetivos
Información general de la empresa
Reseña Histórica
MULTICÓMPUTO Ltda., es consecuencia de la apremiante necesidad de que Bucaramanga
contara con una compañía que suministrara el soporte técnico y el entrenamiento necesario en un
área que para entonces surgía como una herramienta de trabajo indispensable para los
profesionales y sus empresas. En 1986 inicia operaciones como una sucursal de COMPUCLUB –
Bogotá, bajo la denominación de COMPUMUNDO – COMPUCLUB BUCARAMANGA,
orientada al suministro de cursos de capacitación en sistemas informáticos. En el año de 1987 se
da inicio a las operaciones de soporte técnico de sistemas informáticos mediante la creación de la
División Técnica, al tiempo que se establece la División Equipos orientada al suministro de
computadores y componentes para los mismos.
En el año de 1990 se reforma la sociedad y la empresa adquiere la denominación de
MULTICOMPUTO Ltda. A partir de este momento se da paso a la consolidación de la nueva
imagen de la empresa mediante la ejecución de actividades como la ampliación del portafolio de
servicios, dando ello lugar a la creación de la División de Software orientada a la atención de los
requerimientos de los usuarios del software contable Comodín de Microsoft. En 1997
MULTICÓMPUTO Ltda. Inicia actividades como Centro Autorizado de Servicios de Hewlett
Packard y COMPAQ/ACER obteniendo reconocimiento en las listas de mejores distribuidores a
nivel nacional de equipos ACER/COMPAQ. En 1998 se inicia el proceso de certificación como
socio de negocios de Microsoft categoría especial con reconocimiento Mundial. En 1999
MULTICÓMPUTO es reconocida como única empresa certificada de Microsoft en el oriente
colombiano (Microsoft Certified Partner). Ese mismo año se crea el producto Millenium para
atender los requerimientos de los Clientes respecto al cambio de milenio, efecto Y2K.
En el año 2000 la compañía consolida las tres unidades de negocios asignando Gerentes
responsables por las operaciones de cada una de ellas, de igual manera se recibe reconocimiento
como los mejores vendedores de software para instituciones educativas en el oriente colombiano.
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En el 2001 se inician operaciones de importación de productos informáticos en asocio con la
oficina de Miami, Matrix Tech and Trade; en el mismo año se consolida la división capacitación
como líder en su área. En el 2002 MULTICÓMPUTO participa de manera activa en el proceso de
legalización de software promovido por el estado colombiano, obteniendo buenos resultados.
También se forma parte del proceso de capacitación a Jóvenes Menores de 21 años como parte del
Plan Colombia. En el año de 2003 se da inicio al proceso de consolidar la marca propia de
computadores (USPC), se suministra capacitación a jóvenes del Magdalena Medio en oficios
semicalificados y la División Técnica obtiene reconocimiento de compañías nacionales en la
prestación de soporte técnico. En el 2004, consciente de la necesidad de consolidarse en los
mercados existentes y dar lugar a la apertura de nuevos mercados, al tiempo que se identifica la
importancia de satisfacer los requisitos del cliente y proveer productos de calidad que se ajusten a
sus expectativas, MULTICOMPUTO Ltda. Inicia el proceso de certificación en la norma ISO
9001:2000, que se materializa en Junio de 2005 con el otorgamiento por parte del ICONTEC del
Certificado de Calidad ISO 9001:2008 para los procesos de Capacitación en Educación No Formal
(Cursos, Seminarios, Diplomados en Sistemas Informáticos), Mantenimiento Técnico y
Tecnológico y Comercialización de Equipos y Software.
MULTICOMPUTO, se dedicará a la educación y formación para el trabajo y el desarrollo
humano, antes educación no formal, en donde se impartirán programas, ciencias administrativas
y contables, sistemas, Internet, diseño gráfico y mercadeo, los programas que según estudio de
factibilidad y mercadeo sean pertinentes para el desarrollo del departamento de Santander
(Multicomputo Ltda, 2019)
Lineamientos estratégicos
Visión
En el 2023, MULTICOMPUTO LTDA., estará en el primer lugar de las instituciones de
Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano más reconocidas a nivel departamental por sus
altos estándares de calidad. (Multicomputo Ltda, 2019)
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En el 2023, MULTICOMPUTO LTDA., estará en el primer lugar de las instituciones de
Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano más reconocidas a nivel departamental por ser
la organización que más matriculados y egresados tiene.
En el 2020, MULTICOMPUTO LTDA, aumentará las ventas en el desarrollo humano
especializado y en el suministro de productos y servicios en el área de informática. (Multicomputo
Ltda, 2019)
Misión
MULTICOMPUTO LTDA., ofrece a la comunidad los servicios de Educación para el Trabajo
y Desarrollo Humano, capacitaciones para desempeño laboral y el desarrollo humano
especializado y en el suministro de productos y servicios en el área de la informática, formando
personas íntegras en las competencias laborales para responder a las necesidades de la demanda
laboral y contribuir al desarrollo del país con el enfoque tecnológico. (Multicomputo Ltda, 2019)
Principios corporativos
MULTICOMPUTO Ltda., ha adoptado los principios de Gestión de la Calidad como principios
corporativos, en razón a que los mismos conducen a la organización a la mejora en su desempeño.
Este hecho destaca el compromiso de la Alta Dirección con la mejora continua en consideración
de las necesidades de todas las partes interesadas, entendidas estas como los clientes, proveedores,
propietarios e inversores. Con lo anterior, los principios corporativos de MULTICOMPUTO Ltda.,
son los que a continuación se reseñan:
• Enfoque al Cliente
• Liderazgo
• Participación del Personal
• Enfoque basado en procesos
• Mejora continua
• Relaciones Mutuamente beneficiosas con los proveedores
28
Valores corporativos
Entre los valores corporativos con los que cuenta la empresa se encuentran:
• Integridad
• Confianza
• Respeto
• Honestidad
• Lealtad
• Responsabilidad Social
• Transparencia
• Eficiencia
• Espíritu Emprendedor.
(Multicomputo Ltda, 2019).
29
Organigrama
Figura 1. Organigrama de la empresa
Fuente :Archivo calidad Multicomputo Ltda.
30
Area Financiera y Contable
Figura 2: Area Financiera y contable
Fuente :Archivo calidad Multicomputo Ltda.
31
9.1. Identificar los procesos y procedimientos del área contable financiera de la empresa
Multicomputo Ltda.
MULTICOMPUTO LTDA, en la actualidad cuenta con un manual de funciones para la gran
mayoria de los cargos y actividades que hacen parte del área financiera y contable; dentro de las
funciones documentadas se encuentran las del Contador, auxiliar de contable,director de
tesoreria,Director de cartera,gestor de cartera, Este análisis es el resultado de la visualizacion de
como se desarrollan las actividades en el area. Dentro del area financiera y contable existe los
siguientes procesos:
*Proceso de contabilidad: El Proceso contabilidad es el ciclo mediante el cual las
transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención y, luego, la
elaboración de los Estados Financieros. Este proceso se diseña o se establece, debido a las
innumerables transacciones comerciales que han de darse en el transcurso de existencia de la
empresa, con el propósito de crear una estructura que sostenga y mantenga la información
contable al día, y siga el ritmo informativo de los datos generados por dichas actividades,
produciéndose desde el momento en que empieza el registro de los hechos económicos y
después de clasificar los datos en la medida de una traslación realizada.
De acuerdo a lo que se pudo observar en las actividades realizadas por los empleados
encargados de del proceso de contabilidad, es necesario establecer procedimientos que describan
las siguientes actividades.
✓ Causación Facturas Compras-Gastos
✓ Digitacion cuadres de caja
✓ Digitacion reembolso de caja menor
✓ Revision y liquidacion cuentas de cobro capacitadores
✓ Conciliaciones bancarias
32
✓ Revision de nomina
✓ Digitacion devolucion de facturas
✓ Elaboracion y preparacion de Impuestos mensuales-bimestral
✓ Elaboracion y preparacion de Impuestos anuales
✓ Elaboracion y preparacion de Estados Financieros
✓ Elaboracion y presentacion de informe RUP
*Proceso de tesoreria :Las actividades desarrolladas en el departamento de tesorería están
estrechamente asociadas al manejo y control de los recursos , manejo del dinero en efectivo o
por medio de transacciones electrónica y el registro de ingresos.
De acuerdo a lo que se pudo observar en las actvidades realizadas por el empleado encargado
de del proceso de tesorería, es necesario establecer procedimientos que describan y controlen las
siguientes actividades.
Pagos (efectivo-cheque-transferencia)
• Movimiento de caja menor
• Recaudo
*Proceso de cartera Es el que se encarga de realizar los cobros respectivos de los servicios
prestados por la empresahaciendo seguimiento y control de las cuentas por cobrar con el fin de
lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva. Esta actividad incluye el registro
y clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como son corriente , vencida y cuentas
de difícil cobro que regularmente se maneja con plazos de 1 a 30 dias,30 a 60 , 60 a 90 y mas de
90 días. De acuerdo a lo que se pudo observar en las actvidades realizadas por el empleado
33
encargado de del proceso de cartera, es necesario establecer procedimientos que describan y
controlen las siguientes actividades:
• Gestion de cobranza
• Acuerdo de pago
• Informe de cierre.
34
9.2. Diseñar los instrumentos recolectores de información de cada uno de los procesos
financieros y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Para la recolección de información y el levantamiento de los procesos y procedimientos, se
diseñaron dos instrumentos de recolección una entrevista y una planilla, para facilitar el
levantamiento de cómo se desarrollan cada una de las actividades en cada uno de los
departamentos que conforman el área financiera y contable, consistente en la aplicación de la una
entrevista y planillas de recolección que buscan describir el paso a paso de las actividades,
personas involucradas, responsables y formatos relacionados al área bajo una seria de preguntas.
Figura 3. Modelo de entrevista
Elaboracion :Leidy Paola Mesa Rico
Nombre
Cargo
¿Cuál es el objetivo del
proceso?
¿Quienes intervienen en el
proceso?
Responsables
¿Cuáles son las actividades
que involucra este proceso?¿Como se desarrollan actividades? Periodicidad de la actividad ¿Que formato utiliza ?
Observaciones
Firma entrevistado Firma entrevistadorFecha entrevista
ACTIVIDADES
PROCESO
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de MULTICOMPUTO LTDA.
ENTREVISTA
Datos del entrevistado:
35
|
Figura 4. Modelo planilla de recoleccion de informacion
Elaboracion :Leidy Paola Mesa Rico
36
9.3. Aplicar y tabular los instrumentos recolectores de información
Ilustración 1-Digitacion de costos y gastos
37
Ilustración 2 Digitación cuadres de caja
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Digitacion cuadres diarios de caja Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
¿Que modulos del Sistema
SIIGO usa?
Sistema Manuales
1.Recepcion de cuadres de caja
diario
Verificar que todas las
consignaciones esten firmadas
por Tesoreria.
Tesoreria N/A N/A N/A N/A Auxiliar contable
2Realiza cruce de informacion
con las consignaaciones
Se procede a descarga el
movimiento auxiliar de la
cuenta (Efectivo y equivalente
al efectivo o Tarjetas)teniendo
en cuenta el centro de costos.
1.1 Mantenimiento
4.1 Multicomputo
4.5 Multitech se
cruzan con los soportes de las
consignaciones y los bauchers
del cuadre.
Auxiliar contable
Contabilidad-Informe de
cuentas contable
general
N/A N/A N/A Auxiliar contable
5Revision y aprobacion de las
notas de cuadre de caja
Revisar las notas de cuadre de
caja verificando
1)El valor consignado con el
contabilizado 2)
Los formatos esten
debidamnete diligenciados
con las cuentas bancarias
Auxiliar contable N/A N/A N/A N/A Auxiliar contable
Fin.
Puntos de control:
Paso 6
Evidencia documental de formatos:
N32-Nota cuadre de caja
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE
Revision nota de cuadre caja por parte del contador.
Objetivo del procedimiento: Registrar diariamente los movimientos diarios de caja ,para verificar las consignaciones diarias .
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son automáticos (sistema) o
manuales (papel o excell)PASO No.¿Cuales actividades son sus
actividades?
¿Cómo desarrolla sus
actividades?
¿De quién recibe la
información?
¿Qué formatos o
documentos uso?Responsable
38
Ilustración 3-Digitación reembolso de caja menor
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reembolso de caja menor Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Responsable
Sistema Manuales
1.Recepcion de reembolso caja
menor
Recepcionar semanalmente los
reembolsos por parte de las cinco
caja menores de la empresa: -
Caja Multitech -Caja
Multicomputo -Caja
Mantenimiento -Caja
Cartera -Caja
Tesoreria
Asistente administrativo
Multitech -
Asistente administrativo
Multicomputo
-Director de
Mantenimiento
-Director de tesoreria
- Director de Cartera
N/A
Formato de
reembolso de
caja
N/A N/AAuxiliar
contable
2 Verificacion de los reembolsos
Verificar que los soportes del
reembolso tenga sus firmas
correspondientes firma de
autorizacion de las compras
realizadas.
Auxiliar contable N/A
formato de
reembolso de
caja menor
N/A N/A Tesorera
5Revision y aprobacion de las notas
de reembolso de caja menor.
El contador revisa las notas de
cuadre de caja verificando
1)Formato de reembolso de caja
menor este firmado.
2)Los soportes esten firmados o
autorizados.
3)La causacion y los centros de
costos esten en las cuentas
correspondiente.
Auxiliar contable N/AN32-Cuadres
de cajaN/A N/A
Auxiliar
contable
6Entrega del reembolso de caja
menor.
Una vez revisado el reembolso de
caja menor y si no se encuentra error
se entrega al area de tesoreria para su
respectivo pago, en caso que surjan
correcciones se devuelve a el auxiliar
contable para la respectiva
corrección.
Contador N/A N/A N/A N/AAuxiliar
contable
Fin.
Puntos de control:
Paso 6
Evidencia documental de formatos:
N32-Nota cuadre de caja
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Revision nota de reembolso de caja por parte del contador
CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: Auxiliar contable
Objetivo del procedimiento: Causar los gastos menores de la empresa ,para faciliar el normal funcionamiento .
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
automáticos (sistema) o
manuales (papel o excell)PASO No.¿Cuales actividades son sus
actividades?¿Cómo desarrolla sus actividades?
¿De quién recibe la
información?
¿Qué formatos
o documentos
uso?
¿Que modulos del Sistema
SIIGO usa?
39
Ilustración 4-Revision y liquidación de cuentas de capacitadores
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cuentas capacitadores Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Responsable
Sistema Manuales
1.Recepciona las cuentas de
cobro de los capacitadores
Se recibe en los cinco primeros dias del
mes,las cuentas de capacitadores de
Multicomputo y Multitech con los
siguientes soportes: 1)Cuenta de
cobro
2)Informe de horas del Q10,firmado por
coordinadoras,rector y lider de registro
control.
3)Soportes de habilitaciones,
supletorios,cursos remediales.
4)Soporte de reemplazos.
5)Seguridad social.
Lider de registro y control
CoordinacionN/A
*Formato de cuenta
de cobro
*Formato Informe
de horas
No PapelAuxiliar
contable
3
Digitacion de las horas en el
formato excel "Cuentas
capacitadores 2019"
Ingresar en el formato de excel "cuentas de
capacitadores 2019"y se ingresa
alfabeticamente por apellido el numero de
horas y el valor ,de acuerdo al valor a
pagar en la columna de descuentos por
ARL,retencion de ICA,Libranza u otro
descuento.
Auxiliar contable N/A
Extracto bancario y
Libro auxiliar por
cuenta en fisico
N/A N/AAuxiliar
contable 1
9Entrega de las notas de
capacitadores para pago
Una vez revisada las notas de los
capacitadores y si no se encuentra error o
que falta un soporte ,se entrega a tesoreria
para su respectivo pago, en caso que surjan
correcciones se devuelve a auxiliar
contable para la respectiva corrección.y se
archiva
Contador N/A N/A N/A PapelAuxiliar
contable
10
Recibe la nota de
capacitadores aprobada para
archivar
Se recepciona las notas de capacitadores
aprobadas y se archiva en la AZ de
capacitadores del mes XXX
Auxiliar contable N/A N/A N/A N/AAuxiliar
contable
Fin.
Puntos de control:
Paso 8
Evidencia documental de formatos:
Formato de informes de horas
Formato de Capacitadores
Formato documento equivalente
Revision de las cuentas de cobro
CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Objetivo del procedimiento: Auditar y causar las cuentas de cobro de los capacitadores para su respectivo pago.
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
automáticos (sistema) o
manuales (papel o excell)PASO No.¿Cuales actividades son sus
actividades?¿Cómo desarrolla sus actividades? ¿De quién recibe la información?
¿Que modulos del
Sistema SIIGO usa?
¿Qué formatos o
documentos uso?
40
Ilustración 5-Conciliacion bancaria
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conciliacion bancaria Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
¿Que modulos
del Sistema
SIIGO usa?
Sistema Manuales
1.Recepciona los extractos
bancarios
Recibir en los cinco primeros dias del
mes siguiente de teroreria los extractos de
las 14 cuentas de las diferentes entidades
bancarias donde la empresa mantine sus
cuentas y los extractos llegan fisicos.
Tesorería N/A N/A No PapelAuxiliar
contable
6 Impresión del conciliacion
Se imprime el formato de conciliacion , se
anexa el extracto original y el auxiliar de la
cuenta del banco .
Contador N/A
Formato de
conciliación
bancaria /
Anexos
N/A PapelAuxiliar
contable
7 Determina sumas iguales Sumar partidas conciliatorias Vs saldos
libro y extractoContador N/A
Formato de
conciliación
bancaria
N/A N/A Contador
8Recibe conciliación aprobada y
archivo
Se recepciona las conciliaciones
aprobadas y se archiva en la AZ de
conciliaciones bancarias.
Auxiliar
contableN/A
Formato de
conciliación
bancaria /
Anexos
N/A N/AAuxiliar
contable
Fin.
Puntos de control:
Paso 9
Evidencia documental de formatos:
Formato de conciliación bancaria.
Visto bueno de la conciliación por parte del jefe inmediato de contabilidad.
CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE
Objetivo del procedimiento: Conciliar los saldos de libro contable con relación al presentado en el extracto mediante la confrontación de la información tanto de libro como del extracto para reflejar una información más fiable sobre la realidad de la cuenta de Bancos.
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
automáticos (sistema) o
manuales (papel o excell) Responsable
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago?¿De quién recibo
la información?
¿Qué formatos o
documentos uso?
41
Ilustración 6-Revision de nomina
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revision nomina Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Sistema Manuales
1. Recepciona las nominas quincenalesSe recepciona quincenalmente las nominas de la empresa para
revision.Auxiliar de Nomina
Formato distribucion de
nomina en centro de
costos.
N/A N/A Contador
2 Revision planilla nomina
Verificar que la planilla de nomina generada por el programa SIIGO
NOMINA, contenga cada una de las novedades como el valor de las
horas extras reportadas, comisiones, bonificaciones, descuentos,
incrementos salariales, incapacidades, libranzas dentro del periodo de
pago.
Auxiliar de NominaFormatos reporte de
novedadesN/A SI Contador
3 Entrega de Nomina para pago
Una vez revisada la nomina y si no se encuentra error se entrega al
area de tesoreria para su respectivo pago, en caso que surjan
correcciones se devuelve al area de recurso humano para la respectiva
corrección.
Auxiliar de Nomina Formato de sistema SIIGO SI NO Contador
Fin.
Puntos de control:
Paso 2
Evidencia documental de formatos:
Formato de Nomina por centro de costos
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Revision planilla nomina
NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADOR
Objetivo del procedimiento: Revisar la nomina verificando que las novedades reportadas en el periodo esten incluidas en la misma
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019¿Esos formatos son automáticos
(sistema) o manuales (papel o excell)PASO No. ¿Cuales actividades son sus actividades? ¿Cómo desarrolla sus actividades?
¿De quién recibe la
información?
¿Qué formatos o documentos
uso?Responsable
42
Ilustración 7-Digitación devolución de facturas
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Digitacion devolucion facturas Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Sistema Manuales Si / No ¿Cuantas? ¿Para quien?
1. Recepcion de las facturas Recepciona diariamente las facturas en
proceso devulucion
La asistente
administrativas
Multicomputo
Asistente administrativa
Multitech
Factura N/A SI NO N/A N/AAuxiliar
contable
4Impresión de la nota de
devolucion
Se imprime la nota de devolucion
anexando.1) La factura a devolver sea la
original.
2)Carta del cliente donde exprese el
motivo de su devolucion.
Auxiliar contableC11-Acuerdo de
pasoSI N/A SI 1
Auxiliar
contable
Auxiliar
contable
5Revision y aprobacion de las
notas del acuerdo de pago
Una vez impresa las notas de devolucion
teniendo en cuenta: 1) La factura
a devolver sea la original este autorizada
por el Gerente Comercial
2)Carta del cliente donde exprese el
motivo de su devolucion.
3)El registro de la devolucion sea el de la
factura y del cliente.
Auxiliar contable N/A N/A N/A NO N/A N/AAuxiliar
contable
Fin.
Puntos de control:
Paso 5
Evidencia documental de formatos:
C11-Acuerdos de pago
Facturas
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Revision nota de acuerdo de pago por parte de la contadora
CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: AUXILIAR CONTABLE
Objetivo del procedimiento: Revisar la nomina verificando que las novedades reportadas en el periodo esten incluidas en la misma
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
¿Esos formatos son
automáticos (sistema) o
manuales (papel o excell)
¿Se reproducen copias? PASO No.
¿Cuales actividades son sus
actividades?¿Cómo desarrolla sus actividades?
¿De quién recibe la
información?
¿Qué formatos o
documentos uso?Responsable
43
Ilustración 8-Elaboracion y preparación de Estados Financieros
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACION IMPUESTOS ANUALES Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Sistema Manuales
1 Descargar un balance de comprobacionImprimo el balance de prueba completo del
sistema contable SIIGOContador Formato de sistema SIIGO SI NO Contadora
2 Se revisa el archivo "PROYECTO RENTA"
Abro la hoja de trabajo de excell "PROYECTO DE
RENTA" y empiezo a transcribir los datos del
balance de comprobacion ,ubicando los datos
donde corresponda sean deducibles o no
deducibles de renta
ContadorHoja de trabajo PROYECTO
RENTA excellNO SI Contadora
5 Presentacion de Impuesto de Renta
Una vez revisada la planilla del impuesto apor
parte del Revisor Fiscal se procede a montar el
formato en el portal de la DIAN para su
formalizacion, presentacion y expedicion de
recibos de pago.
ContadorFormato impuesto portal
DIANSI SI
Tesorera y
auxiliar
contable
Fin.
Puntos de control:
PASO No.5
Evidencia documental de formatos:
Formato de Balance de comprobacion.
Auxiliares de cuentas de impuestos
Formularios borradores de impuestos
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Revision Revisor Fiscal
NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA
Objetivo del procedimiento: Elaborar y presentar los impuestos anuales de la organización.
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019¿Esos formatos son automáticos
(sistema) o manuales (papel o excell)PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? ¿De quién recibo la información?¿Qué formatos o documentos
uso?Responsable
44
Ilustración 9-Elaboracion y preparación de impuestos mensuales-bimestral
Codigo:
Version:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACION IMPUESTOS MENUALES-BIMESTRAL Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Sistema Manuales
1 Revisar el balance de prueba
Realizar una revision en el balance de pruba
confirmando que no esten pendientes
movimientos por registrar
Contador Formato de sistema SIIGO
si no
Contadora
4 Revision Revisoria Fiscal
Se realiza una revision correspondiente por la
Revisoria Fiscal ,se devuelven si hay error para
su respectiva modificacion.
ContadorHoja de trabajo PROYECTO
RENTA excellNO SI
Revisor
Fiscal
5Diligencio formulario de impuestos en la
pagina de la DIAN
Una vez son revisados los impuestos y visados
por el Revisor Fiscal se montan directamente en
la pagina de la DIAN para su formalizacion e
imprimo los recibos de pago .
ContadorFormatos de impuestos
pagina DIANSI SI Tesorera
Fin.
Puntos de control:
PASO No.5
Evidencia documental de formatos:
Formato de Balance de comprobacion.
Auxiliares de cuentas de impuestos
Formularios borradores de impuestos
Responsable
Revision Revisor Fiscal
NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Objetivo del procedimiento: Elaborar y presentar los impuestos mensuales y bimestral de la organización.
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
PASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago? ¿De quién recibo la información?¿Qué formatos o documentos
uso?
¿Esos formatos son automáticos
(sistema) o manuales (papel o excell)
45
Ilustración 10-Elaboracion y preparación informe RU
Codigo:
Version
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Informe RUP Fecha:
DEPENDENCIA: Contabilidad
Sistema Manuales
1. Ingreso a la plataforma de la RUP
Me ubico en digilenciar formulario y actualizo la informacion
teniendo en cuenta los contratos que se tuvieron en el año con
entidades publicas
Contador N/A N/A N/A Contador
2 Envio de Estados financieros anuales
Una vez revisados y firmados los estados financieros el Contador
envia en fisico
-Tarjeta oprofesional de la Contadora y Revisor Fiscal
-Certificado de antecedentes del Contador y Revisor Fiscal expedidos
por la Junta Central de Contadores.
Contador N/A N/A N/A Contador
3 Correo certicacionDespues de enviado a los cinco dias envia la RUP,la eceptacion del
documento y previamente envian certificado.Contador N/A N/A N/A Gerencia
Fin.
Puntos de control:
Evidencia documental de formatos:
Formato de Balance de comprobacion.
NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE SUMINISTRA LA INFORMACIÓN: CONTADORA
Diseño del manual de procesos y procedimientos del area financiera y contable de la empresa Multicomputo Ltda.
Formato de caracterización de los procedimientos
Objetivo del procedimiento: Diligenciar los formularios en la plataforma para licitar con las entidades publicas
FECHA DE ENTREVISTA:ABRIL-2019
ResponsablePASO No. ¿Qué hagó? ¿Cómo lo hago?¿De quién recibo la
información?
¿Qué formatos o documentos
uso?
¿Esos formatos son automáticos
(sistema) o manuales (papel o excell)
46
Ilustración 11-Entrevista Tesorería
47
Ilustración 12-Entrevista Cartera
48
10.Conclusiones
• Los diseños del manual responden a una necesidad de la empresa por lograr sus objetivos
de una manera más eficiente y eficaz, generando compromiso en el personal
• Se identificaron los procesos que nos llevan a la generación de la información y las
funciones específicas para cada cargo,
Proceso Contabilidad: 11 procedimientos
Proceso Tesorería: 3 procedimientos
Proceso de Cartera: 3 procedimientos
• La elaboración de los Flujogramas no se desarrolló, debido a que la empresa en su actual
sistema de calidad ya tiene definido formatos institucionales, en los cuales no aplican los
flujogramas
• Se identificaron reproceso en los procesos de contabilidad.
49
11. Recomendaciones
• El manual de procesos y procedimientos deben distribuirse y difundirse en toda el área
Financiera y contable de la empresa MULTICOMPUTO LTDA, para el adecuado
funcionamiento de los procesos descritos.
• Los directivos del departamento del área deben dar orientaciones específicas sobre la
forma en que se debe manipular, conservar y emplear el manual y son responsables de su
difusión.
• Se realizó la recomendación de realizar un procedimiento diferente en el procedimiento
de la revisión y liquidación de las cuentas de capacitadores, pero por y prioridad de la
parte administrativa se concluyó que el procedimiento debía mantenerse igual, ya que
para la empresa es una necesidad primaria dejarla de ese modo
50
12. Bibliografía
Amat, O. (2012). Contabilidad y Finanzas. En O. Amat. Barcelona.
Carrasco, J. B. (2011). Gestion de procesos. Santiago de Chile: Evolucion S.A.
Ceja, G. G. (2012). Planeacion y organizacion de empresas. Mexico: MC GRAW HILL /
INTERAMERICANA MEXICO.
Duhalt, M. K. (1977). Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas. Programa
Editorial de la Coordinación de Humanidades.
Gaitan, R. E. (2006). Control interno y fraudes. Bogota: Ecoe ediciones .
Juan Bravo Carrasco, D. (2008). Gestion de procesos. Santiago Chile: Evolucion S.A.
Multicomputo Ltda. (06 de 2019). MULTICOMPUTO. Obtenido de MULTITECH:
https://multicomputo.edu.co
Padilla, M. C. (2012). Gestion Financiera. Bogota: Ecoe ediciones.
Valencia, J. R. (2012). Como elaborar y usar los manuales administrativos. Mexico,DF:
Cengage Learning Editores, S. A. de C. V.
