COMO PREPARAR LA DOCUMENTACIÓN

DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

MEDIOAMBIENTALBASADO EN LA ISO 14000

Realizado por:Julio Rodríguez

LOS TRES NIVELES DE DOCUMENTACIÓN

Los documentos de Nivel I

•Los documentos de Nivel 1 son declaraciones políticas para cada elemento de la Sección 4 en la ISO 14001. Estas declaraciones políticas explican por qué una compañía está conforme con un elemento en particular.•Cada declaración política debe nombrar una persona y título responsable de la implementación de la política. •La de una compañía típica debería ocupar una página o menos. Todas las manifestaciones políticas, la política medioambiental global de la compañía y un cuadro organizativo deben ser agrupados dentro de un manual de política medioambiental.

Los documentos de Nivel II

•Los documentos de Nivel II son los procedimientos operativos estándar que se utilizan dentro de la compañía. Los documentos de Nivel II relacionados con la norma de gestión medioambiental se agrupan en el manual de procedimiento medioambiental.•En algunos casos, estos mismos procedimientos pueden formar parte de un manual de procedimientos más extenso de la compañía. Los procedimientos de operación estándar describen un proceso en particular, generalmente llevado a cabo por una serie de gente diferente. Describirá cómo, cuando, quién, dónde y con qué equipamiento se llevará a cabo el cumplimiento de un proceso formado por una serie de tareas relacionadas con él.

Los documentos de Nivel III

•Los documentos de Nivel III son las instrucciones de trabajo escritas utilizadas por un individuo para completar una de las tareas listadas en el procedimiento de operación estándar. La tarea se descompone en pasos identificables. •En otras palabras, una instrucción de trabajo le dice exactamente a una persona lo que tiene que hacer. Una •buena instrucción de trabajo utiliza un mínimo de palabras para recopilar una cantidad máxima de información. Las ilustraciones, diagramas, tablas de referencia y otras ayudas, se recomiendan para respaldar las instrucciones de trabajo.

CÓMO UTILIZAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO PARA PREPARAR SU DOCUMENTACIÓN

Empieza por la comprensión de cómo representar gráficamente el flujo de un proceso.

En toda actividad empresarial un proceso tiene un inicio definido con sus correspondientes inputs y un final definido con sus correspondientes outputs.

Generalmente, un proceso es un conjunto determinado de actividades dirigidas a lograr un determinado final.

Cada proceso se puede descomponer en varias etapas.

A su vez, cada fase se puede descomponer en tareas identificables que se deben cumplir.

Cada tarea se puede descomponer en los pasos requeridos para completar la tarea.

Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más importantes del proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase de un proceso.

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ADECUADOS

No existe un único diseño de procedimientos operativos o de instrucciones de trabajo especificado por la ISO 9000 o por la ISO 14000. Hay diversidad de opiniones en cuanto al formato adecuado de estos documentos.

A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y reúnen mucha información, el diagrama de flujo básico se puede modificar para adecuarse a la necesidad específica de elaboración de un procedimiento operativo específico. Si se divide cada fase en las tareas específicas implicadas, conseguiremos la información necesaria para redactar el procedimiento. Para cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace, cuándo se hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace.

Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando sean requeridos.

Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran a continuación:

A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y reúnen mucha información, el diagrama de flujo básico se puede modificar para adecuarse a la necesidad específica de elaboración de un procedimiento operativo específico. Si se divide cada fase en las tareas específicas implicadas, conseguiremos la información necesaria para redactar el procedimiento. Para cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace, cuándo se hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace. Utilizando esta forma, podemos elaborar un diagrama de flujo y después añadir la información que necesitamos para redactar un procedimiento.

Sin embargo, hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación.

Estos incluyen el título del documento, su número, una firma que indique que el documento ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la compañía y un esquema de numeración de páginas.

Un buen formato para los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo es numerar los párrafos según su nivel de descripción.

Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar incluirían los siguientes:

· finalidad

· alcance y objetivos

· responsabilidades

· procedimientos definiciones

· documentos relacionados

· cuestiones de auditoría

Naturalmente, utilizará los temas que son adecuados al tipo de documentación que está intentando preparar y a su relevancia con el proceso que se está describiendo.

La sección «finalidad» del procedimiento debe revisar la declaración de política medioambiental (documento Nivel I), según la cual se desarrolla el procedimiento.

Generalmente sólo suele ocupar un párrafo. La sección «alcance y objetivos» explica lo que una compañía está intentando conseguir al utilizar este procedimiento. La sección «responsabilidad» nombra el título del trabajo de esa persona responsable última de asegurar que se va a implementar y mantener el procedimiento.El título se utiliza en lugar del nombre de la persona de tal modo que si una persona nueva pasa a ocupar esa posición, el procedimiento no tiene que ser actualizado.La sección «procedimientos» es una descomposición de las fases del proceso objeto de estudio. Utilizando la hoja del esquema de flujo de la discusión previa, puede redactar esta sección de su documento fácilmente. En primer lugar, todas las fases identificadas reciben una secuencia numérica. Después se describen las tareas de cada fase. La información que recogió sobre quién hace qué, cuándo y con qué equipamiento, se utiliza ahora para completar la descripción de actividades durante cada fase del procedimiento.

La sección «documentos relacionados» es la que recoge una lista de las instrucciones de trabajo y de las manifestaciones políticas relacionadas con el procedimiento. Ello posibilitaría que el usuario del procedimiento supiese rápidamente si se podría encontrar más información. Asimismo permite que los auditores comprendan rápidamente cómo se interrelaciona su documentación, lo que acelera el proceso de auditoría.

Una sección opcional en su procedimiento podría incluir las «cuestiones de auditoría» o una lista de comprobación para ser utilizada internamente a fin de confirmar la utilización efectiva de este procedimiento. Si decide incluir este tipo de sección en su procedimiento, debe reunirse con sus auditores internos para solicitar su ayuda para preparar las mejores cuestiones.

EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Y LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Cuando redacte sus procedimientos operativos tenga presente unas cuantas cosas.

Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma clara, concisa y utilizando un lenguaje sencillo. Sitúe su narrativa al nivel de inteligencia presente en su compañía.

Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o impresos en una impresora que tenga un tamaño mínimo de 12 puntos y que sea fácil de leer.

Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe estar organizado en torno a las siguientes líneas:

En primer lugar, el manual se debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de este modo se podrán actualizar fácilmente los procedimientos existentes.

En segundo lugar, la cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de procedimiento medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a cada manual un número de control como parte de su sistema de control de documentos.

La primera página del manual debe ser una copia de su política de calidad medioambiental global de la compañía. Debe ir seguida de un índice que enumere todos los procedimientos incluidos y sus correspondientes niveles de revisión.

Después del índice debe haber un prefacio que describa la finalidad general de su manual de procedimiento medioambiental.

Después seguirá una copia del cuadro organizativo.

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

A diferencia de los procedimientos operativos estándar, que tienden a agruparse en un mismo manual, las instrucciones de trabajo tienden a descentralizarse. Por ejemplo, las instrucciones de inspección se pueden encontrar repartidas por docenas de sitios en toda la compañía.

Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos operativos en cuanto a intención y presentación. En primer lugar, la intención de una instrucción de trabajo es informar a un individuo sobre cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada fase del proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en pasos identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una instrucción de trabajo variará en función de varios factores, como por ejemplo:

· la complejidad de la tarea

· el nivel de conocimiento que posean los trabajadores

· la posibilidad de que las tareas las complete un trabajador temporal

· el idioma que hablen los empleados

· la necesidad de ilustraciones o muestras

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

En segundo lugar, una instrucción de trabajo está presentada en un formato diferente. Al igual que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la instrucción, la fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización, el número de instrucción y el número de páginas. Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que se deben completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras palabras, dónde se va a utilizar esta instrucción.

Esto va seguido por una lista del equipamiento y de otros recursos necesarios para completar la tarea. Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las tareas. Después puede añadir información adicional, como listas de comprobación de defectos, criterios del profesional, precauciones de seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y otros .

Lo. que debe intentar es redactar una instrucción de trabajo que pueda ser seguida por una persona responsable de la actividad, incluso si esa persona tuviese un conocimiento limitado de su compañía producto y operaciones.

UN EJEMPLO DE INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

Tomemos el ejemplo de una compañía que está redactando una serie de instruccionesde trabajo para poder cumplir con la ISO 14000. En particular, examinaremos la redacción de la instrucción de trabajo relativa a cómo recibir comunicaciones externasrelacionadas con temas medioambientales.

CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO, DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO Y CUESTIONES

DE FORMACION AL MISMO TIEMPO

Para mostrar conformidad con la ISO 9000 y con la ISO 14000 debe ser capaz de demostrar la existencia y la efectividad de su sistema de gestión de calidad, y para ellonecesita documentación. En la mayoría de los casos también necesitará describir los puestos de trabajo, datos relativos a la calidad, datos medioambientales, planes de formación y otros documentos.Estos documentos, a su vez, se utilizan para conformar con elementos de la ISO 9000,como el 4.1. «Responsabilidad de la dirección», y Sección 4.3.2. en la ISO 14001.Parte del elemento 4.1. en la ISO 9001 dice que la dirección «proporcionará los recursos adecuados y asignará personal preparado». Las descripciones de los puestos de trabajo y las listas de aptitudes pueden ayudar a cumplir este requisito. De igual modo, el elemento 4.2, «sistema de calidad», dice que debe identificar las aptitudes requeridas para cumplir con los objetivos de nivel de calidad mediante un sistema de procedimientos y de instrucciones de trabajo. El elemento 4.18, «formación», dice que se debe identificar el conocimiento, la aptitud y la experiencia requerida para cada trabajo. La sección 4.3.2. de la ISO 14001 repite muchos de estos requisitos e incluye otros elementos como, por ejemplo, que los empleados deben conocer el impacto ocasionado por la desviación de las políticas y procedimientos establecidos.

¿QUÉ ES ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA?

La creación de un producto o la actividad primaria de una compañía se considera como

una serie de procesos relacionados.

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO OP-34W1Comunicaciones medioambientales

(externas) 21/12/95

1.0. Tareas a completar• Recepción y tratamiento de todas las comunicaciones que se

reciban en relación a temas medio ambientales. Distribución de estas comunicaciones a las partes afectadas puntualmente.

2.0. Alcance de aplicación• Cualquier correo, correo electrónico, fax, llamada telefónica, u

otro tipo de comunicación relacionada con un tema medioambiental

3.0. Equipamiento a utilizar• Terminal de ordenador, faxes, libro de registro de las

comunicaciones, sello de fechas y fotocopiadora.

4.0. Pasos a seguir para completar la tarea

4.1. Recepción de la comunicación

• La auxiliar administrativa dedica buena parte del día a abrir el correo, responder llamadas, enviar correo electrónico y otras tareas relacionadas. Cualquier comunicado relacionado con los temas medioambientales debe ir fechado (si es que no figura la fecha de recepción).

4.2. Registro de la comunicación. • Cada comunicación se debe registar en el libro de registro.

4.3. Determinar el tipo de comunicación

• Las quejas o requisitos se deben enviar inmediatamente al director medioambiental para que tome las medidas correctivas oportunas.

• Las comunicaciones electrónicas pueden seguir utilizando el sistema de red del correo electrónico.

4.4. Archivar las comunicaciones originales

• Se archiva una copia de la comunicación original en el archivo de comunicaciones medioambientales. Se hace el backup de las comunicaciones electrónicas utilizando la unidad externa de disco para hacer copias de seguridad.

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO OP-34W1Comunicaciones medioambientales

(externas) 21/12/95

4.5. El coordinador medioambiental •debe recibir semanalmente una copia de todas las comunicaciones medioambientales recibidas

5.0. Criterio del profesional •experto 100% precisión en la recepción, distribución y copia de las comunicaciones medioambientales.

6.0. Precauciones de seguridad •(y efectos medioambientales potenciales) Ninguno.

7.0. Para más información •Consultar la lista de distribución de las comunicaciones medioambientales o contactar con el director técnico.

Para cada proceso necesita un procedimiento escrito. Dentro de cada proceso se deberán desarrollar una serie de tareas. Las tareas desempeñadas por un individuo se pueden agrupar en una instrucción de trabajo. Para dar estructura al proceso de elaboración de procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, utilizaremos las técnicas del análisis del trabajo y de la tarea.

CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

Empezaremos estudiando un mismo proceso que utiliza ambos métodos. La comparación demostrará que cada método tiene sus ventajas particulares. Realizar el diagrama de flujo es más rápido, pero el análisis del trabajo y la tarea es más efectivo.Al mismo tiempo, los dos métodos se pueden combinar fácilmente de forma que el diagrama de flujo ayuda al equipo de análisis del trabajo y la tarea a comprender mejor el proceso implicado.

El análisis del trabajo y de la tarea es un método mucho más estructurado para examinar situaciones como la del área de perforación. Ello se consigue descomponiendo sistemáticamente una situación en sus componentes. Se suelen utilizar los cuatro niveles siguientes de complejidad:

1. Objetivo del trabajo2. Responsabilidades3. Obligaciones4. Tareas (con los pasos que se deben seguir para completar las tareasUn objetivo del trabajo es la descripción global, general del trabajo o de los procesos.

CÓMO CONSEGUIR CONOCIMIENTOS A TRAVÉSDEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

CÓMO REDACTARLOS PROCEDIMIENTOS 0 LAS INSTRUCCIONES DE

TRABAJO BASÁNDOSE EN LOS DATOS DEL ANÁLISISDEL TRABAJO Y DE LA TAREA

1. Lo primero que debe hacer es elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo que necesite.

2. A continuación se anota la información relativa a seguridad, condiciones, criterios del profesional, planes de reacción y equipamiento necesario.

Empecemos por la descripción de un

puesto de trabajo. El elemento 4.18

de laISO 9001, 9002 y 9003 dice que hay

que documentar las aptitudes, el

conocimiento y la experiencia para

cada trabajo que afecte a la calidad.

Lasección 4.3.2 de la ISO 14001 también

dice que debe documentar los mismos

elementos para cualquier trabajo que

tenga un impacto medioambiental

considerable. Nuestro análisis del

trabajo y de la tarea nos dio esa información.

CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO,UNA LISTA DE APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS

Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

Ahora podemos utilizar toda esta información recogida sobre un trabajo en particular para preparar material de formaciónPor ejemplo, el operador de la máquina perforadora debe aprender lo siguiente:

1. Lectura básica de plantillas.2. Utilización de herramientas pequeñas.3. Determinación de la alimentación yvelocidad de la máquina.4. Trabajar con fracciones.5. Comunicaciones.6. Control de procesos7. Procedimientos de8. Utilización básica de instrumentos de medición.9. Mantenimiento básico de la máquina.10. Respuesta de emergencia ante impactos medioambientales.

Casi todos los trabajos de fábrica requieren lo siguiente: · control estadístico de proceso · procedimientos de seguridad · mantenimiento básico de la máquina · matemáticas · capacidad para leer y · conocimiento de la política medioambiental

CÓMO SE PUEDE PREPARAR MATERIAL DE FORMACIÓN A PARTIR DE LA

INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

CUÁNDO UTILIZAR UN DIAGRAMA DE FLUJO EN EL ANÁLISISDEL TRABAJO Y DE LA TAREA

Los diagramas de flujo se pueden

utilizar en cualquier momento en un

procesode análisis de un trabajo o tareas

para ayudar a definir el proceso a

desarrollar.

Sin embargo, son particularmente

importantes cuando durante éste se

tienen que tomar decisiones con

mucha frecuencia.

El diagrama de flujo es un excelente instrumento para demostrar el punto dedecisión y los pasos a seguir para responder a cada test.Si incorporamos este tipo de diagrama

de flujo a nuestras instrucciones detrabajo, produciremos unas comunicaciones más claras y unos documentos másfáciles de utilizar.