Sistema informático de gestión de ventas para la ferretería Tituana Espinoza
Investigación preliminar
HISTORIAL DE REVISIONES
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Introducción
La investigación preliminar o también conocida como planificación, es la primera
aproximación que tenemos nosotros como investigadores a la realidad del estudio de la
empresa, la cual nos permite reunir datos de primera mano para contextualizar y
delimitar el problema de investigación y así reunir suficiente información para hacer del
mismo un adecuado planteamiento.
La investigación preliminar consiste por lo general en la elaboración de entrevistas
informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, así como consulta
a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que
piensa abordar a través de la investigación para darle solución.
1.1. Propósito
El propósito de la investigación preliminar es recolectar toda la información necesaria
acerca de la empresa con el fin de conocer la verdadera situación de la empresa y
determinar cuáles son los diferentes problemas que aquejan a dicha organización.
La investigación preliminar durante la recopilación de datos nos puede ayudar revelar los
espacios vacíos en el orden y en el contexto del estudio de la empresa e indicar dónde se
deberían recoger más datos para completar los vacíos de información.
1.2. Definición, Siglas y Abreviaturas
S.I.G.V.F.T.E: Sistema Informático de Gestión de Ventas de la Ferretería Tituana Espinoza
es el nombre que le hemos decidido darle a nuestro sistema.
Software: Considerado como el producto que se compone de programas, datos y
documentos.
Ámbito: Espacio comprendido dentro de límites determinados definido como un pre-
requisito para la estimación.
Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus
principios o elementos.
1.3. Referencias
Los estándares, metodología, documentación que sirven de base para la elaboración de la
presente Investigación Preliminar se hacen referencia a continuación:
2. solicitud de servicios del sistema
3. Cometido de la empresa
3.1. Nombre de la empresa
Ferretería Tituana Espinoza.
Gerente: Mercy Espinoza.
3.2. Razón de la Empresa
Esta empresa se dedica a la venta de materiales de construcción, cuenta con todos
los permisos necesarios para su libre funcionamiento.
3.3. Antecedentes
El nombre de la empresa surgió con la ayuda de sus hijos, esta empresa se creó con la
finalidad de ayudar a solventar gastos económicos en el hogar. El negocio comenzó a
producir hace 3 años en la avenida Montgomery Sánchez. La Gerente General de esta
empresa es la Sra. Mercy Espinosa.
Esta empresa se dedica a la venta de materiales para la construcción, la idea de la
creación de esta empresa que actualmente es una de las más grandes de este sector
empezó , desde un comercial pequeño con productos básicos, hoy en día contamos con
un surtido amplio en lo que es materiales para la construcción.
El espacio geográfico comprende la avda. Montgomery Sánchez, ubicado en la ciudad
de Machala, en la dirección vía al cambio.
Se dedica a la venta de materiales para la construcción. Se origino a partir de la
necesidad en el medio no había en este sector de la ciudad de Machala un negocio de
materiales para la construcción y había alguien que ofrecía materiales pero lo era muy
pequeño el negocio y nosotros gracias a los compradores hemos salido adelante y lo
hemos hecho grande la empresa.
3.4. Localización
La ubicación de la Empresa es en la Avda. Montgomery Sánchez Km ½ via Machala
– El Cambio
Croquis
3.5. Misión
Es la de brindar a sus clientes una atención muy amena, espera además suplir las
necesidades de todos las personas que actualmente acuden a demandar sus productos,
y pues que más que con una tecnología de punta.
3.6. Visión
Su visión es contribuir a la venta de materiales de construcción a esa zona y a toda la
ciudad de Machala ya q es una de las ferreterías más grandes que tiene dicha ciudad.
El visón a futuro de su propietaria es que su empresa siga creciendo y abarque más
mercado tanto en dicha ciudad cono en el resto de partes de la provincia y de esta
manera siga siendo una de las ferreterías más exitosas de la ciudad.
3.7. Objetivos
Es seguir creciendo como empresa y también mejorar la atención al cliente por eso
desea q todas las ventas y ganancias sean controladas de manera automatizada.
Además que toda su mercadería sea controlada para sabes que materiales no más hay
en stop y saber lo q no tenemos para poder hacer pedidos.
3.8. Organigrama
4. Análisis de Áreas de Empresas
Actualmente la ferretería Tituana Espinoza cuenta con dos departamentos, el
departamento de ventas y el de administración, además de ello encontramos también
una bodega, equipos de mostrador para exhibir la mercadería, vehículos para poder
transportar los materiales e insumos.
El departamento de ventas actualmente está compuesto así:
Actualmente la empresa no cuenta con un sistema de facturación, este proceso es
manual, el principal inconveniente en este departamento es que se pierden los datos,
Mercy Espinoza
(Gerente)
Area de comercializacion
Santiago Tituana (Ventas)
Mercy Espinoza
(Departamento de compras)
Santiago Tituana
(Area de Bodega)
Mercy Espinoza
(Contabilidad)
Dertamento de ventas
Jefe de ventas
(Mercy Espinoza)
Personal de ventas
(Santiago Tituana)
Jefe de Bodega
(Santiago Tituana)
al no mantener un registro de sus clientes e inventario, no pueden controlar el flujo de
productos de entrada y salida de sus productos, además de que pierden tiempo al
realizar la misma, por lo cual se hace menester la adquisición de un sistema
automatizado que ayude a agilitar todos estos procesos.
5. Matriz de Estudio de Problemas/Oportunidades
Problemas/Oportunidades Urgencia Visibilidad Beneficio actual
Prioridad Solución
Perdida del registro de ventas
Seis meses
Alta Ninguno 2 Desarrollo aplicativo
No hay control de inventario
Arreglo inmediato
alta Ninguno 1 Desarrollo aplicativo
No hay control de flujo de caja
Tres meses
Alta Ninguno 1
Luego del desarrollo del inventario
5.1. Definición del Problema
Problema: Perdida del registro de ventas.
Causa: Control de las ventas diarias de manera manual.
Efecto: Pérdida de tiempo que afecta a los empleados y por ende a la empresa.
Pérdida de dinero para los empleados y a la empresa misma.
Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control
adecuado de las ventas realizadas día a día.
Problema: No hay control del inventario.
Causa: Control del stock de mercadería en bodega, por la pérdida de información.
Efecto: No hay control de stock, no se sabe la cantidad de productos existentes en
bodega
Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control
adecuado de las ventas realizadas día a día.
Problema: No hay control de flujo de caja.
Causa: Por el problema anterior, al no haber control del inventario no se puede
establecer un balance.
Efecto: no hay control de ingresos y egresos, no sabemos si está ganando o perdiendo
la empresa
Solución Exitosa: Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control
adecuado de las ventas realizadas día a día.
6. Ámbito del Proyecto
El sistema a implementarse deberá ser capaz de suplir esta necesidad la cual es la de
mantener sus productos ordenados, controlando el stock, y el inventario así mismo lo
registros de las ventas (facturas).
El sistema estará enfocado al área de ventas, en la plataforma de WINDOWS XP, ya que con
este sistema el usuario está totalmente familiarizado y de esta manera evitar posibles
inconvenientes en el uso del sistema.
Además la persona autorizada en manejar los procesos de ventas, será un usuario y el
encargado de la parte administrativa como contabilidad será la persona encargada del
negocio en este caso “La gerente”.
Facturacion
Inventario
Compras
Ventas
Clientes