DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Definido como un documento que sus soportes son por medio de dispositivos electronicos que su contenido hace parte de un sifrado o un codigo digital.Basados en la Gestión Documental o área de archivo estos documentos proceden un ciclo vital de igual manera que un documento fisico dicho proceso realizado por dispositivos electronicos controlados por una persona o entidad, este tipo de documentos son manejados bajo la norvatividad respectiva.

CLASES

Documento Electronico Nativo: este documento es aquel que es originado en dispositivos electrónicos y sus soportes hacen parte netamente de estos estos pueden ser creados por una entidad o una persona natural y equivalentes a cualquier fin .

Documento Electronico digital: es referente a documentos los cuales sus soportes no son netos electrónicos y que además pudo ser originado físicamente pero por medio de un proceso pasar a un documento electrónico.

CLASIFICACIÓN

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Se maneja mas de cinco tipologías para los documentos electrónicos esto para ayuda en la clasificación documental de estos entre los cuales se puede encontrar:

Ofimaticos: Documentos de procesadores de texto Cartografico: Mapas planos estos poseen valores históricos o

artísticos Comunicaciones Oficiales: considerados de

igual manera como los correos electrónicos Fotografias, audios videos: Considerado

como documento probatorio Formatos electrónicos: proporciona al usuario

un tipo de formato el cual puede ser diligenciado online

Bases de Datos: Programas que administran la información para beneficio

Pagina web: este puede contener mas de una

tipología en su plataforma

Para poseer un documento electrónico se debe tener en cuentra una estructura el cual aporta al buen ciclo este tipo de documento es basado en tres partes características Datos o contenido informativo: contenido como un fichero donde

se pude encontrar la informcion de dicho documento Firma electrónica: basado en la ley 527 de 1999 en el articulo 7

donde se exige que cualquier documento que sea necesario la aprobación con algunas exepciones

Bloque de metadatos: considerado como una acumulación de datos referentes al documento o expediente que corresponda destinados a la identificación evaluación modo de identificación y demás acciones donde se necesite la intereccion de la información estos a su vez contenidos en dos grandes grupos cada tipo de metadato identifica una característica extrategica del documento

Metadatos de contenido: descripitivos, conceptuales,relación.control acceso

Metadatos administrativos:conservación, trazabilidad, administrativos de firma, copia,digitalización

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"los metadatos son básicos en los documentos electrónicos ya que contienen la información necesaria para que el documento sea inteligible y utilizable para su utilización se bebe tener un vocabulario estándar el colombia se reconoce METS (Metada Encoding and Transmission Standard) "

PROPIEDADES

Entre las propiedades primordiales o su estructura el documento debe poseer un conjunto de metadatos entre los que si incluye los metadatos de formato del documento el contexto enel cual el documento fue creado he información de trazabilidad del mismo y la posible vinculación con otros documentos los cuales son parte de los soportyes del mismo

Este tipo de documentación debe prevalecer en propiedades de cualquier tipo de documento como lo es: Autenticidad: todo documento debe prevalecer su atenticidad y

esto solo se puede conseguir en el momento que pueda ser demostrado que su contenido es avalado por su creador y que su trazabilidad es completamente transparente para esto se crea un amanul de procedimientos donde se plantea como se debe tratar el documento en la entidad

Flabilidad: en pocas palabras es identificado por ser preciso, concreto y eficiente ya que la flabilidad es proyectada a que el documento de a conocer el mesaje y que sea fiel testimonio de la actividad o proceso que se ejecuta

Integridad: según el manual de procedimientos que la entidad maneja se debe aclarar que dichoqs documentos están abierto a posibleqs modificación este tipo de acciones se deben realizar

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por medio de una trazabilidad que el mismo manual describe y este debe ser espuesto en un tipo de anexo al documento

Disponibilidad:todo documento es consultable pero esto debe ser procedido por una perfecta clasificación de los mismo esto contenido en las tablas de restencion documental un documento además de ser acesible de ser fácil su búsqueda

CICLO DE UN DOCUMENTO ELECTRONICO

De igual forma que un documento físico los documentos electrónicos deben manejar un ciclo que esta dispuesto desde su origen o creación ahasta su disposición final para esto se debe tomar como referencia los 8 pasos para la realizacion de un PGD reflejado en el decreto 2609 este tipos de procedimientos son realizados por una persona natural la cua desempeña las labores de archivo en este ciclo se encuentra.

Planeación: en este primer paso son realizados los formatos los cuales serán luego distribuidos para que las diferente areas realicen sobre este el documento que desean esto permite tener una buena organización y una facilidad para la identificación

Producción: en la producción las personas que son encargadas de realizar documentación según su manual de funciones tiene la carateristica de seguir los pasos ya antes planteados en la planeación

Gestión y tramite: se considera como la trazabilidad que se realiza con el documento desde su registro a su entrega o cumplimiento de objetivo

Organización: como claro ejemplo de este paso es la tabla de retención documental el documento creado debe ser organizado y guardado

Transferencias: es un conjunto de operación encargados de la transferncia de los documentos durante las fases de archivo donde se pretende la verificación de los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos de descriptivos

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Disposición de documento: la selección del documento en cualquiera de sus fases para poroceder con la conservación temporal o permanente

Preservación de documentos: conjunto de acciones que pretenden la conservavion del documento independiente de su forma de registro

Valoración: proceso continuo a lo largo de del ciclo para plantear y dar los valores primarios y secundarios al documento

FIRMA ELECTRONICA

Ya anteriormente nombrado la firma electrónica proporciona a el documento electrónico auntenticidad he identificación de tanto el contenido como su origen, la firma electonica es sustentada por la ley 527 de 1999 y para ser completamente valida ante cualquier actividad

se debe tomar en cuenta 3 aspectos: Identificación: la firma debe identificar ala persona a la que se le

infiere la responsabilidad de este documento e igual manera la identificación de su punto de

origen. Integridad: el documento

que sea firmado electrónicamente da a conocer que este no ha sido modificado que la información contenida es verídica y efiere la información que se quería dar a conocer

No repudio: al ser una firma legitima de una persona jurídica da el aval para que la información contenida en el documento es aceptada por lo tanto no debe ser negada de igual manera se cono el caso de no repudio a el destinatario ya que el documento afectivamente paso por la transferencia

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IDENTIFICACIÓN DE LA FIRMA

Este proceso se basa en identificar el origen de la firma para ellos se identifica la forma de la firma es decir si la firma es a base de codificación, bandas magenticas consederados elementos o si es considerada como una firma biométrica la cual sebasa en la geometría facial, la huella dactilar

etc.

PROCEDIMIENTO DE UNA FIRMA ELECTRONICA

Luego de la creación del documento deseaso este debe ser entregado a la persona que firma, esto con el fin de verificar la información contenida ya que al firmarse el documento la información será verídica luego de la verificación se firma o cifra con la clave privada luego se dirige a la entidad la cual se encarga de decifrar esta clave para esto se utiliza HASH que es considerado como un algoritmo que transfoma la secuencia de bits en otro con menos luego de eso la comunicación es enviada junto la clave desifrada al llegar al destinatario se realiza un procedimiento de verificación donde nuevamente se cifra la clave y se realiza una comparación si conside se da la certeza de que el documento es legitimo.

FIRMA DIGITAL

Es una derivación de las firmas electrónica pero con un nivel mas alto de seguridad esta es a base de valores numéricos asociados a la clave deliniciador y e texto del mensaje esto según la ley 527 de 1999, es creada por medio de un dispositivo tiene el mismo valor que la firma manoscrita.

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ENTIDADES EMISORAS

Estas entidade son las encargadas de elaborar, generar y gestionar l documento de política de firma estas políticas de firma son las que permite la autenticidad también puede

considerarse como el proceso de identificación y autencidad de las firmas electrónicas en las diferentes comunicaciones, entre las entidades la reguladora es la cámara de comercio esta se en carga de la certificación de todas las firmas electrónicas que son realizadas:

Firmante: es la persona que se encuentra registrada y tiene una certificación de la firma que repretenta a una persona natural o jurídica

Verificador: es la entidad o persona que se encargade de por medio de hash la verificación de la firma y según las políticas de las firmas

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