DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCION.-

Los documentos mercantiles llegaron de la mano de la complejización de las actividades de este sector.

En un principio los acuerdos se sellaban en forma verbal, pero los pactos firmados y establecidos por escrito suplantaron a esta costumbre y hoy en día toda transacción que se lleve a cabo se debe reflejar en un documento.

Tal es la importancia de este tipo de documentos, que se han creado normas específicas, leyes y disposiciones técnicas particulares para el manejo de los documentos mercantiles. Se han dispuesto reglas para su impresión, archivo y conservación.

Según algunas definiciones, los documentos mercantiles son los documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad.

Los documentos mercantiles se dividen en: negociables y no negociables. Los primeros sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar por él. Dentro de esta categoría están las Letras de Cambio, Pagarés y Cheques.

Veamos aquí algunas definiciones de los documentos mercantiles negociables:

LETRA DE CAMBIO: en este documento mercantil figura una suma de dinero que debe ser pagada por un tercero a quien se designe en la propia letra de cambio. En este caso, la persona que libra el documento otorga un crédito a quien lo recibe y este se compromete a pagar el importe señalado antes de la fecha de vencimiento acordada.

La propiedad de la letra de cambio se puede transferir a un tercero, por lo cual el librador no tiene por qué ser la persona que entregue el documento.

Además, este tipo de documento mercantil se puede presentar ante una entidad financiera para descontar. De esta forma, la entidad pagará al tenedor el importe determinado en la letra y cobrará al librador una vez que se cumpla la fecha de vencimiento.

EL CHEQUE: Por medio de un cheque el librador autoriza a otra persona a extraer dinero de una cuenta bancaria. La función del cheque es ordenar a la institución

financiera que pague (con el dinero de la cuenta del emisor) una determinada suma de dinero expresada en el documento.

En este documento mercantil debe figurar:

- La denominación del cheque inserta en el título.

- El nombre del que ha de pagar, que necesariamente habrá de ser un banco o entidad financiera.

- La cantidad que se ha de pagar, expresada en números y letras. En caso de que ambas expresiones no coincidan, predominará la cantidad en letra.

- También debe estar expresado el lugar de pago. Si se designan varios lugares, será válido el primero mencionado.

- Fecha y lugar de emisión del cheque.

- Firma del librador o del que emite el cheque.

El cheque puede ser emitido para que se pague a cualquier persona que lo presente ante la institución financiera (al portador) o para que sea pago a una persona determinada (no a la orden), para lo cual se efectúa un endoso.

EL PAGARÉ: Con este documento una persona establece formalmente que promete el pago de una deuda determinada en una fecha posterior, que será acordada entre las partes y figurará en el documento.

Al igual que los cheques, los pagarés pueden ser “al portador” o “endosables” y pueden ser emitidos por empresas, por el Estado o por particulares.

Entre los documentos mercantiles no negociables encontramos los recibos y las facturas. Estos documentos son aquellos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

DOCUMENTOS MERCANTILES

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. 

Factura de Venta.

Requisitos de la factura.

Diseño de Factura.

Nota de Crédito.

Dónde Utilizar la Nota de Crédito.

Diseño de Nota de crédito.

Nota de débito.

Formalidades de la nota de débito.

Diseño de la nota de débito.

Guía de despacho.

Requisitos de la guía de despacho.

Diseño de guía de despacho.

Boleta de Honorarios.

Requisitos de la boleta de honorarios.

Ejemplo: de la boleta.

Diseño de la boleta de honorarios.

Factura de Compra.

Requisitos de la factura.

Diseño de la factura de compra.

Boleta de prestación.

Requisitos y características de la boleta de prestación.

Orden de Compra

Liquidación Factura

Cheques

Tipos de Cheques.

Letra de Cambio

Endoso de la letra de cambio.

El pagaré

Requisitos del pagaré

Importancia de la Documentación Mercantil

La documentación mercantil es muy importante porque se han creado normas especiales

de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de

los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o

exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser

la de reclamar al Departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de

una solicitud del que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES.

Letra de cambio: Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus características son: 

1.- Es una orden de pago. 2.- En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario) 3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 4.- Cantidad en número. 

Pagare: Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus características son: 

1.- Es una promesa de pago. 2.- Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario) 3.- Debe de levar la firma del suscriptor. 

Cheque: Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus características son: 

1.- Es un orden de pago. 2.- Posee un número que lo identifica. 3.- Cantidad en número. 

DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES. 

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil. Estos son: 

Recibo: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus características son: 

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo. 2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo. 5.- Cantidad en números. 6.- Firma de quien emite el recibo. 

Factura: Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas. Sus características son: 

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación. 3.- Condiciones de pago. 4.- Mencionar los descuentos si los hay 5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías. 6.- Firma del comprador.

Concepto

Debemos tener en cuenta, que en la actualidad, nuestro mundo esta lleno de actividades y negocios, que nos comprometen a cada una de las personas a realizar diferentes tipos de transacciones a nuestro alrededor, y no tan solo en nuestros tiempos, si no que también desde tiempos muy remotos en los cuales las transacciones quedaban en acuerdos de palabras, pero hoy en día tenemos la necesidad de convertir esos acuerdos verbales a escrituras de documentos que nos acrediten la adquisición de productos o bienes, y tras esta necesidad nacen los documentos mercantiles que nos permiten comprobar las operaciones de compras y ventas, entre empresas y personas naturales.

Pero además de tener esos documentos, surgió la necesidad de establecer reglas para el mejor funcionamiento de un país, de una empresa o una comunidad, y así se constituyeron las diversas leyes y códigos actualmente existentes en nuestro país, que rigen las actividades de comercio y tributarias, especifican las reglas de pago de impuestos y detallan las penalidades al cometer infracciones contra ellos. También mencionaremos la institución pública que ayuda en la fiscalización de los tributos, es el caso del Servicio de Impuestos Internos (SII) y la encargada de la recaudación de estos, la Tesorería General de la República (TGR).

Documentación Mercantil.-

Es importante, en el mundo de los negocios, hacer constar de algún documento, que pueda justificar las transacciones que se realizan en el diario vivir, es por eso que los documentos mercantiles, son todos aquellos papeles, denominados registros de actividades de compra venta, que son dependientes de empresas u organizaciones, ya sean comercializadoras o de otros giros.

De esta manera teniendo el concepto de lo que significan los documentos y la importancia que estos tiene en nuestro mundo, procedemos a conocer los diferentes tipos de documentos, tales como: factura, nota de crédito, nota de débito, cheques, entre otros.

- Factura de Venta: La factura de venta, es un documento tributario que permite registrar una transacción comercial, la cual es obligatoria por la ley, en el artículo 160 del código de comercio, lo que permite regular el contrato de compra venta. Se puede señalar a través de un ejemplo, que el comprador tiene el derecho y la obligación de exigir al vendedor que efectué y le entregue una factura de las mercaderías vendidas, detallando los artículos o materiales. De esta manera este tipo de documento tiene la finalidad de ser comprobante, ante la transacción.

Además se debe conocer que las facturas sólo podrán ser emitidas a favor de los usuarios que posean número de registro único de contribuyente, de acuerdo al D.L. Nº 830.

>Requisitos de la Factura: La factura, al ser un documento de acreditación de compra venta, debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Debe emitirse un duplicado y el original. El cual el original será entregado al cliente, debiendo conservarse el duplicado como copia en poder del prestador del servicio, para luego ser entregado ante SII cuando corresponda su revisión.

2. También existe el triplicado de la factura, que se da para la utilización de control tributario para el cliente, como respaldo de haber efectuado una compra mercantil. Por lo cual la factura deberá ser entregada, para ser exigido durante el traslado de las mercaderías junto con la factura original y la guía de despacho, la cual será entregada a los funcionarios del SII, cuando sea requerida en una inspección

3. El cuadriplicado quedara en poder del vendedor como respaldo de haber efectuado una operación mercantil, la que asegura al establecimiento haber efectuado una venta, en casos de carácter judicial, ante el no pago de la factura.

4. Cualquier otra copia que las empresas deseen incorporar deberán llevar un escrito de su destino, como por ejemplo: Quintuplicado, que es para control de la empresa como registro interno de existencia.

>La Factura y su relación con el SII:

La Factura, permite controlar las operaciones de compra venta realizada por los vendedores y así fiscalizar el pago de los impuestos. Es por eso que el SII, para mantener una mejor fiscalización, comenzó a exigir desde los años 1974 y 1977 los siguientes requisitos:

1. Todas las empresas y profesionales, que realicen labores de primera y segunda categoría, deberán efectuar una factura

2. Se exige el sello de agua oficial del SII, en cada una de las facturas y las copias, para controlar su facturación.

3. La factura en su formato, debe llevar el número de folio de manera correlativa impreso y el R.U.T, que serán ubicados y encuadrados en un cuadro rojo en el borde superior derecho.

4. Los ejemplares llevarán impreso el giro de la empresa, la razón social, dirección, Nº de teléfono y en algunos casos en nombre de fantasía de la empresa.

>Formalidades de la Factura de venta:

Existe el artículo 69 del decreto reglamentario Nº 55, el cual fijo el reglamento de la ley sobre impuestos a la venta y servicios, por lo cual la factura debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Este documento debe indicar principalmente el nombre completo del contribuyente emisor, número de rol único tributario, dirección del establecimiento, comuna o nombre del lugar, giro del negocio, señalar la fecha de emisión.

2. Los mismos datos deben escribirse para saber la identificación del comprador, señalando lo anterior.

3. Además de los datos de identificación, se debe detallar la mercadería transferida, precio unitario y monto de la operación. También se debe indicar el impuesto valor agregado.

4. Se debe agregar las condiciones de venta; que pueden ser al contado o crédito.

-Nota de Crédito:

La nota de crédito es un documento complementario de la factura, que esta exigida en el artículo 57 de decreto de ley Nº 825 de 1974, con la finalidad de modificar los valores que se presentan en el caso de un error en su digitación, anulando la factura, o agregando los descuentos que no se han digitado, en otras ocasiones se presenta la anulación de la operación o cambio del producto adquirido por el cliente.

1. Cuando se debe utilizar la nota de crédito:

Es por eso que a continuación, se presentan casos en los cuales corresponde emitir una nota de crédito.

1. Realizar disminuciones del valor de la factura, por diferencia de precios.2. Sumas que se deben devolver al cliente, por devolución de las mercaderías.3. En casos de una mal emisión de una nota de débito, se debe solucionar emitiendo

una nota de crédito.4. En general se deben efectuar notas de créditos, ante cualquier valor que se

disminuya, luego de haber efectuado la facturación.5. También es importante recalcar, que ante el error de una factura, este se puede

corregir ante una nota de crédito.6. Los datos que se pueden corregir son los siguientes: Rol Único Tributario,

domicilio, giro, comuna, por lo cual no se pueden corregir otros errores por este procedimiento.

La nota de Crédito y su relación con SII:

También se debe tener en cuenta que este documento debe ser timbrado por el SII y debe tener una numeración única nacional. Por lo cual lleva el sello de agua del SII

>Formalidades de la Nota de Crédito:

Existe un formato adecuado para la creación de este tipo de documento que consiste en los siguientes puntos.

1. Debe llevar el Nombre o razón social del emisor, Número de Rut.2. Domicilio de la casa matriz y sucursales, como así mismo la comuna.3. giro del negocio y teléfono y casilla, si el emisor presenta estos datos.

Además este documento debe ser llenado por datos del consumidor como los siguientes:

1. Identificación del cliente con el nombre o razón social, RUT, giro. Comuna y teléfono.

2. Conjunto a los datos de identificación debe emitirse la fecha de emisión del documento.

3. Y como último paso y el más importante, se debe detallar el concepto por el cual se esta emitiendo la nota de crédito, ya sea tardándose de mercaderías, deben detallarse igualmente en la factura, para tener un respaldo de este.

-Nota de débito:

La nota de débito, es un documento emitido por las empresas, que esta exigido en el artículo 57º del decreto de ley nº 825, de 1974, realizado por el aumento del impuesto que se ha facturado. De acuerdo a lo que exige el artículo 71º del reglamento, la nota de débito tiene que cumplir los mismos requisitos que el de una factura, a diferencia que este tipo de documento tiene la finalidad de cobrar los valores no notificados en la factura, por lo cual el vendedor del servicio, deberá indicar ante este documento la modificación de la nueva cobranza que se puede dar por los siguientes conceptos:

1. El olvido o no cobro de intereses, para aumentar el valor de una factura.2. El cobro de Fletes, por traslado de mercaderías.3. Aumento por diferencias en los precios de los productos o servicios.4. Por gastos de cobranza de una factura.5. Para dejar sin efecto, la emisión de una nota de crédito.6. El cobro a efectuar por moras, que son algunos de los casos más frecuentes, por

los que las empresas deben efectuar este tipo de documento.

La Nota de débito y su relación con el SII:

Este tipo de documento al igual que la Nota de Crédito, deben tener como requisitos, estar timbrados por el Servicio de Impuestos Internos, por lo cual debe tener una numeración única nacional.

> Formalidades de la Nota de Débito:

Existe un formato adecuado para la creación de este tipo de documento que consiste en los siguientes puntos y es igual a las formalidades de la nota de crédito.

1. Debe llevar el Nombre o razón social del emisor, número de Rut2. Domicilio de la casa matriz y sucursales, como así mismo la comuna.3. giro del negocio y teléfono y casilla, si el emisor presenta estos datos.

Además este documento debe ser llenado por datos del consumidor como los siguientes:

1. Identificación del cliente con el nombre o razón social, RUT, giro. Comuna y teléfono.

2. Conjunto a los datos de identificación debe emitirse la fecha de emisión del documento.

3. Y como último paso y el más importante, se debe detallar el concepto por el cual se esta emitiendo la nota de crédito, ya sea tardándose de mercaderías, deben detallarse igualmente en la factura, para tener un respaldo de este.

-Guía de Despacho:

La guía de despacho, es un documento obligatorio, exigido en el artículo nº 55 del decreto de ley nº 825, desde 1974, el cual acompaña la entrega de mercaderías solicitadas por el comprador, según la nota de pedido, esta se utiliza para acreditar la salida, cantidad, condiciones de pago y el destino de los productos.

> Requisitos de la guía de despacho:

La guía de despacho es un documento, que acompaña las mercaderías durante el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien lo adquiere, por lo tanto es importante conocer los requisitos de esta, los cuales son:

1. La efectuación de una emisión de guía de despacho se divide en dos documentos una es la original y la otra el triplicado, las cuales serán entregadas a la empresa o comprador por motivo de una venta de prestaciones de servicios, la que acompañara a los bienes, en el traslado de las mercaderías por motivo de la venta realizada o como puede ser por traslados de mercaderías que no constituyan una venta o prestación, para lo cual deben realizar una guía de despacho con precios unitarios de las especies, aproximando los valores reales de los bienes . Se debe tener en cuenta que este tipo de documento, sirve para comprobar que las mercaderías recibidas son realmente las que aparecen de referencia en la guía de despacho y en la copia de pedido, en el caso que las mercaderías no correspondan a las que aparecen en la guía, la orden podrá ser devuelta al lugar de proveniencia en donde se podrá ratificar nuevamente la entrega de mercaderías.

2. El duplicado, deberá ser conservado por la persona que emite la guía de despacho, a modo de poder realizar la factura de venta cuando corresponda.

>Formalidades de la Guía de despacho:

Este tipo de documento, tiene un formato el cual permite conocer la identificación de la empresa vendedora o prestadora de servicios, las cuales son:

1. Nombre y dirección del vendedor o la empresa prestadora del servicio.

2. Número de Rut de la empresa y giro del negocio.

También es importante conocer la información de identificación que debe llevar este documento, por parte de la empresa o persona que adquiere las mercaderías, los cuales se definen como:

1. Nombre y dirección del comprador o empresa y fecha de envío de las mercaderías.

2. Y el detalle completo de las mercaderías que se trasladan, con indicaciones de las unidades, el peso, nombre, características y valor unitario.

La guía de despacho y su relación con el SII:

Debemos conocer que los documentos tributarios, deben cumplir con requisitos básicos reglamentados por el servicio de impuestos internos los cuales son:

1. la Guía de despacho debe contar con el sello de agua oficial del SII, antes de ser enviadas a su destino.

2. Además que una guía de despacho puede convertirse en factura, siempre y cuando se realice un desglose del IVA, valor neto y precio total

- Boleta de Honorarios:

Se llama honorario al valor que se le paga a una persona por prestación de servicios profesionales o técnicos, como por ejemplo: atención medica, asesoras, servicios técnicos de repartición o mantención, servicios de jardinería, etc.

> Requisitos:

1. Numeración correlativa impresa y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos.

2. Emisión en duplicado con el siguiente destino impreso: Original, Cliente y Copia: Archivo contribuyente para su posterior revisión por el Servicio de Impuestos Internos.

3. Se podrá agregar un mayor número de copias para fines de control interno, caso en el cual en cada una de ellas deberá indicarse su destino en forma impresa y la frase "COPIA NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS";

4. Información del contribuyente emisor:

• Nombre completo.

• Número de RUT.

• Dirección (calle, Nº, casilla, teléfono y comuna).

• Profesión o actividad.

5. Información del cliente:

• Nombre completo.

• Numero de RUT.

• Dirección (calle, Nº y comuna).

• Actividad.

La boleta de honorarios están afectas a retención del 10%, como Impuesto a la Renta de Segunda Categoría que se debe declarar y pagar.

> Ejemplo de retención de impuestos por honorario:

- Se contratan los servicios de un técnico electricista para la manutención del sistema eléctrico de una empresa, el técnico fija sus honorarios en $675.000.-

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| |Honorarios brutos | |675.000 | |

| |10% |Retención Impuesto a la Renta |(-) |67.500 | |

| |Honorario neto a pagar |(=) |607.500 | |

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-Factura de Compra:

La factura de compra es un documento mercantil ordenada por la resolución Nos.551 y 1496, la cual fue constituida con el fin de que una empresa pueda realizar una factura de compra, la cual se emite por el comprador, como se puede apreciar en las siguientes ocasiones:

• Cuando el Vendedor es un particular, y en este caos esta operación no se ve cobrado el IVA.

• Cuando el vendedor no tiene facturas de ventas.

> Requisitos de la Factura de Compra:

Este tipo de factura de compra, debe cumplir con los mismos requisitos de las facturas, pero con las siguientes exigencias:

Debe indicar en el recuadro rojo el RUT del emisor y el nombre del documento “Factura de Compra”.

La emisión que corresponde al triplicado, es obligatoria, y tiene la necesidad de entregarse el duplicado al vendedor, quien debe firmar el original, que quedará en poder del adquiriente con el triplicado, para control tributario, para luego ser fiscalizada por el SII.

- Boleta Prestación Servicios a Terceros:

Este documento, es creado por las empresas, para llevar la contabilidad, que reciban servicios de personas de escasos conocimientos, que no se encuentren en las condiciones de poder emitir una boleta de honorarios, y por lo tanto de acuerdo a las formalidades, se debe efectuar una “Boleta de prestaciones de servicios a terceros”. Estos documentos deben cumplir los siguientes requisitos:

> Requisitos y Características:

• Las boletas deben emitirse de acuerdo a la resolución Nº 551.

• Deben timbrarse previamente en el SII.

• Debe emitirse un duplicado: la copia va dirigida al prestador de servicio y el original apara el emisor.

• El impuesto del 10% retenido, corresponde al impuesto de segunda categoría de la ley de renta.

• No corresponde emitir estas boletas de servicios a terceros, cuando el prestador del servicio es contribuyente de primera categoría, eso quiere decir a talleres, artesanales, entre otros.

- Orden de compra:

Es un documento de carácter formal en el cual se solicitan las mercaderías a un proveedor indicando los detalles específicos requeridos, el original va dirigido al proveedor y la copia queda en manos de la empresa que solicita la mercadería.

- Liquidaciones- Factura:

• Son documentos autorizados por circular Nº 126, de 1977, las liquidaciones de factura es un documento mixto ya que maneja la liquidación por mandato y la comisión pactada

• Ejemplo: si la viña santa Rita tiene una empresa productora de vino y una distribuidora, la distribuidora gana una comisión por entregar el vino a todos sus consumidores de esta forma entrega la factura a la productora de vino cobrando la comisión acordada.

-El Cheque:

El cheque es un documento de pago inmediato en el cual la persona que emite el cheque (librador) debe tener los fondos suficientes en su cuenta corriente para que el banco pague cantidad indicada de dinero al beneficiario o portador que le fue extendido el documento.

> Tipos de cheques:

• Cheque al Portador: El cheque puede ser girado a beneficio de quien lo presente al banco. Cualquier persona puede cobrarlo, lo que significa un riesgo si el cheque se pierde. Por eso, la mayor parte de los cheques se giran tachando las palabras “al portador” que aparecen impresas en el mismo cheque. Cuando se tachan esas palabras, solo el beneficiario puede cobrar el cheque y, para hacerlo, debe identificarse en el banco mediante algún medio de identificación aceptable. Se usa para ese efecto la cédula de identidad.

• Cheque a la orden: cuando se tachan las palabras "al portador", el documento sólo puede ser cobrado por la persona cuyo nombre aparece escrito a continuación de las palabras "páguese a la orden de". No obstante, éste tipo de documento puede entregarlo en pago a otra persona, para lo cual debe endosarlo (escribir su firma en el dorso del cheque). En este caso, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador.

• Cheque Nominativo: si al momento en que se llena, se tachan las palabras "a la orden de" y "al portador", el cheque será nominativo y solo podrá pagarse al beneficiario indicado en el documento. Este tipo de cheque no puede ser endosado a otra persona.

• Cheque Cruzado: La persona que gira un cheque (el girador) puede, ordenar que el cheque no pueda ser cobrado, sino solo depositado. Para ello, basta que ponga dos rayas paralelas que crucen el cheque de arriba abajo. Esto se llama cruzar el cheque. Un cheque cruzado no puede cobrarse en el banco, sino solo depositarse en otra cuenta (en el mismo banco o en otro).

• Cheque Endosado: El beneficiario de un cheque puede usarlo para pagar a otros, sin llevar el cheque al banco. Para ello, simplemente pone su firma en el respaldo del

cheque. Esto significa que otra persona cualquiera puede cobrar el cheque, como si fuera al portador. Este es un cheque endosado. La firma en el respaldo se llama endoso.

-Letra de cambio:

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la cual contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero dentro de un plazo de tiempo. Constituye una orden escrita, mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

> Endoso de una letra de cambio:

La letra de cambio es un titulo creado para circular y para servir como instrumento de pago, por esta razón este impreso cuenta en su reverso con una cláusula de endoso, mediante la cual el tomador puede transmitir la propiedad del documento a otra persona, a su vez esta persona podría transmitirla a otra y así sucesivamente. Quien transmite la letra se llama endosante y quien la recibe endosatario.

El primer endoso se realiza en la casilla que aparece en el dorso del documento "páguese a..."; y los siguientes en los espacios vacíos.

La transmisión del efecto se debe realizar por la cantidad total y de forma incondicional.

Para llevar a cabo el endoso, el endosante deberá firmar e indicar los datos del endosatario. Si esto no figura nos encontramos ante un endoso en banco, que podrá ser cumplimentado en cualquier momento, con objeto de ceder la propiedad de la letra a la persona que se determine en ese instante, quien figura como endosatario final, recibe el nombre de último tenedor. Los anteriores son simplemente tenedores, salvo la persona que recibió la letra del librador que se conoce como tomador. El ultimo tenedor o el tomador si no hay endosos es quien en el momento del vencimiento debe presentar la letra al librado para que la haga efectiva

Si el librador escribió en el titulo "no a la orden" la letra no se puede endosar.

- El Pagaré

Definición:

El pagaré es un documento de crédito al igual que la letra de cambio en el cual se establece una promesa de pago escrita que determina el dinero y plazo de tiempo en el que la persona suscriptora (quien realiza la promesa) deberá pagar al beneficiario.

> Requisitos esenciales del pagaré

· Firma del otorgante (creador)

· Compromiso cantidad de dinero que se compromete a pagar.

· Forma de vencimiento.

· Nombre completo del beneficiario.

> Diferencia entre Letra de Cambio y Pagaré

La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio, es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación.

Por ello la preferencia que tienen por el pagaré las instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.

ORGANISMOS REGULADORES.-

Los organismos reguladores, constituyen parte importante en el funcionamiento de las empresas, por que estos se encargan de verificar que las empresas cumplan con las normas requeridas y establecidas de acuerdo a los procesos que deben efectuar en su desarrollo.

-Servicios de Impuestos Internos: El Servicio de Impuestos Internos es una de las instituciones fiscalizadoras del Estado. Según la Ley, sus funciones son la aplicación y fiscalización de todos los impuestos internos actualmente establecidos o que se establezcan a futuro, fiscales o de otro carácter en que tenga interés el Fisco y cuyo control no esté especialmente encomendado por la ley a alguna autoridad diferente.

Al SII le corresponde:

• Interpretar administrativamente las disposiciones tributarias, fijar normas, impartir instrucciones y dictar órdenes a fin de asegurar su aplicación y fiscalización.

• Tiene que súper vigilar el cumplimiento de las leyes tributarias que le han sido encomendadas; conocer y fallar como tribunal de primera instancia los reclamos que presenten los contribuyentes y asumir la defensa del Fisco ante los Tribunales de Justicia en los juicios sobre aplicación e interpretación de leyes tributarias.

En lo que se refiere a los contribuyentes, tiene que crear conciencia tributaria, informarlos sobre el destino de los impuestos y las sanciones a que se exponen por el no cumplimiento de sus deberes.

- La Municipalidad: es uno de los organismos regularizadores de las empresas y esta encargada de otorgar las patenten comerciales, de este modo autoriza la realización de una actividad lucrativa dentro de los limites de una comuna. Esté tramite se debe realizar antes de instalar el local, y no después.

La solicitud de la patente es un trámite que debe realizarse en el departamento de patentes municipales antes de instalar un local, previa revisión del plano regulador de la municipalidad respectiva, y cuya obtención permite llevar a cabo la actividad comercial dentro de los límites de una comuna.

Documentos requeridos

Los documentos más comunes solicitados en las municipalidades, para todos los rubros, son:

- Fotocopia de la cédula de identidad y/o RUT de la sociedad.

- Fotocopia legalizada de la escritura de constitución de sociedad (Si la patente la solicita una persona jurídica)

Otros documentos solicitados son:

• Fotocopia de las modificaciones de la escritura, protocolización del extracto, publicación en Diario Oficial.

• Inscripción en el Conservador de Bienes Raíces y/o acta de sesión de directorio del nombramiento del representante legal (En el caso de las sociedades anónimas).

• Fotocopia declaración de inicio de actividades del Servicio de Impuestos Internos (SII)

• Fotocopia legalizada de certificado de dominio vigente, contrato de arriendo, escritura de la propiedad, fotocopia de la escritura de compraventa y/o autorización notarial.

• Declaración simple de capital inicial, generalmente incluida en el formulario.

• Croquis o plano de la distribución interna del local u oficina.

• Permiso de edificación del inmueble donde se realizará la actividad comercial (si va a construir).

• Resolución favorable de la Autoridad Sanitaria (ex Sesma) o aprobación del programa del ambiente del

• Servicio de Salud respectivo (relacionado con actividades que involucran expendio de alimentos, industrias, y actividades que pudiesen producir contaminación y lugares de reunión pública, entre otras)

Pasos para obtener patente municipal:

1. El formulario debe ser retirado en la municipalidad respectiva2. Entregar el formulario con los antecedentes requeridos y la documentación

necesaria adjunta.3. El inspector municipal realiza una visita al lugar y puede requerir nuevos

trámites o documentos.4. Se puede obtener más información sobre permisos en la Guía para la Creación

de Empresas de la Cámara de Comercio.

-Tesorería General de la República: Servicio Público responsable de recaudar y cobrar los tributos y créditos del sector público; pagar las obligaciones fiscales y administrar los recursos financieros para el funcionamiento del Estado, como asimismo, conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies valoradas y demás valores a cargo del Servicio.

Funciones de la TGR

Cobranza de:

1. Los impuestos fiscales en mora, con sus intereses y sanciones.2. Las multas aplicadas por autoridades administrativas.3. Los créditos fiscales que tengan carácter de impuesto para los efectos de su

recaudación.4. Los créditos ejecutivos o de cualquier naturaleza que tengan que cumplir con

obligaciones tributarias cuya cobranza se encomiende a la TGR por Decreto Supremo.

5. Autorizar el cobro a domicilio de los tributos y demás entradas con el personal de su dependencia; determinando las condiciones en que dicha cobranza deberá llevarse a efecto.

Efectuar el pago de las obligaciones fiscales, y, en general, las de entidades del Sector Público que las leyes le encomienden.

Delegar, previa autorización por decreto supremo, la facultad de recaudar tributos en otros Servicios del Estado o Instituciones Bancarias.

Establecer oficinas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que sea necesario, bajo la dependencia de las respectivas Tesorerías Regionales o Provinciales, según corresponda.

Centralizar los fondos de los Servicios e Instituciones en la Cuenta Única del Servicio de Tesorerías, el Banco del Estado.

Distribuir los fondos fiscales entre las diversas oficinas pagadoras del Servicio, de acuerdo con las necesidades y en conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias.

Recaudar las divisas que le encomienden las leyes y distribuirlas conforme a las necesidades internas y externas del Estado. Además, comprar y vender divisas en cualquier banco del país.

Mantener bajo su custodia las especies valoradas fiscales para su venta al público.

Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantía extendidos a favor del Fisco, para lo cual emitirá los correspondientes certificados de custodia pudiendo, a su vez, depositar dichos instrumentos en el Banco Central.

Suspender la entrega de fondos a funcionarios públicos afectados por reparos de la Contraloría General de la República, mientras se pronuncia este Organismo.

Retener mientras resuelve la Contraloría General de la República o la Justicia Ordinaria, el pago de las remuneraciones a funcionarios públicos, desahucios o pensiones, cuando existan cargos en contra de ellos que afecten a fondos fiscales.

-Inspección del trabajo: La inspección del trabajo es otro organismo regulador de empresas, este tiene como fin fiscalizar que se cumplan las leyes estipuladas en el código del trabajo, para ello cuenta con profesionales altamente especializados, encargados de:

1. Fiscalizar en terreno el cumplimiento de las leyes laborales y previsionales.2. Actuar como ministros de fe en los actos propios de las organizaciones sindicales y

en el proceso de negociación colectiva.3. Intervenir en los procesos de Conciliación Individual (comparendos), cuando ha

concluido la relación laboral y se ha presentado un reclamo.4. Actuar como Mediadores en los conflictos colectivos entre los actores del mundo

laboral.5. Realizar capacitación tanto a trabajadores como a empleadores, y hacer difusión de

la normativa laboral.

- Superintendencia de Valores: La Superintendencia de Valores y Seguros (SVS) es una institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Tiene por objeto la fiscalización de las actividades y entidades que participan de los mercados de valores y de seguros. Así, a la SVS le corresponde velar porque las personas o instituciones supervisadas, desde su iniciación hasta el término de su liquidación, cumplan con las leyes, reglamentos, estatutos y otras disposiciones que rijan el funcionamiento de estos mercados.

Funciones de la SVS

Para cumplir con su objetivo, esta Superintendencia desarrolla, entre otras, las siguientes funciones principales:

Función supervisora: Corresponde al control y vigilancia del cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y administrativas.

Función normativa: Corresponde a la capacidad de la SVS, de efectuar una función reguladora, mediante la dictación de normas o instrucciones propias para el mercado y las entidades que lo integran. Es decir, establecer el marco regulador para el mercado.

Función sancionadora: corresponde a la facultad de la SVS para aplicar sanciones frente al incumplimiento o violación del marco regulador como consecuencia de una investigación.

Función de desarrollo y promoción de los mercados: Corresponde a la capacidad de promover diversas iniciativas para el desarrollo del mercado, mediante la elaboración y colaboración para la creación de nuevos productos e instrumentos, mediante la difusión de los mismos.

Estas funciones se reflejan a través de las facultades que señala el artículo 4º de su ley orgánica, sin perjuicio de otras existentes en el mismo estatuto y en otras leyes reguladoras del mercado.

LEYES.-

Precepto establecido por una autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia, y para el bien de los gobernados.

-Ley de Renta: Esta ley se basa en las definiciones establecidas en el Código Tributario. La Ley de Renta obliga a los ciudadanos domiciliados o residentes a declarar el sueldo y rentas percibidas durante un año tributario. La obligación de pagar los impuestos la tienen las personas naturales y jurídicas, sin que sea posible que un ser de capacidad limitada a participar en ciertas relaciones jurídico-tributarias pueda asumir la calidad de contribuyente.

El Impuesto a la Renta se divide en las siguientes dos categorías:

▪ Impuesto de Primera Categoría: se refiere a las rentas obtenidas por actividad comercial o industrial, es decir, por las ganancias de toda empresa.

▪ Impuesto de Segunda Categoría: se refiere a las rentas provenientes de la prestación de servicios personales, ya sea como trabajador, técnico o profesional independiente (Impuesto Único).

-Ley de IVA: Esta ley regula el impuesto que grava la venta de bienes muebles e inmuebles, ubicados en el territorio nacional, independientemente del lugar en que se realice la respectiva transacción. Los impuestos establecidos afectan también al Fisco, instituciones semifiscales, organismos de administración autónoma, municipalidades y a las empresas de todos ellos, o en que ellos tengan participación, por tanto, este impuesto afecta las ventas y servicios.

El Servicio de Impuestos Internos tiene diversas herramientas, que le proporciona la propia ley, para realizar su función fiscalizadora apoyada, además, en otras tales como Tesorería, Municipalidades y Carabineros. Motivo por el cual es de vital importancia conocer las atribuciones y la función que cumple este organismo.

En términos simples, El Servicio de Impuestos Internos se relaciona con las sociedades, ya que es éste quien autoriza a realizar actividades que generen renta y controla el destino de estas utilidades y su correspondiente tributación.

-Código Tributario: El tributo nace por la necesidad de que cada componente de un grupo social organizado aporta a ese grupo para financiar los gastos comunes en beneficio de la comunidad.

En los países modernos, los tributos están obligados por ley, dando paso a los impuestos.

De lo anterior, se desprende que existe desde tiempos primitivos una ética del cumplimiento tributario: “si yo pertenezco a un sociedad organizada, tengo la obligación moral de contribuir con una parte de mis beneficios a dicha sociedad”.

La legislación tributaria establece en el Código Tributario los “Tribunales Tributarios”, encargados de juzgar las infracciones realizadas por los contribuyentes, que van desde las faltas menores hasta los delitos en materia de impuestos.

Es así que, de acuerdo con la menor o mayor gravedad de la infracción, el Código señala sanciones que van desde lo pecuniario (sanciones en dinero y/o especies) hasta las penas corporales.

Las sanciones pecuniarias se aplican en reajustes (variación del IPC), intereses (tasa aplicada sobre el monto ya reajustado) y multas (expresadas en UTM). Para la aplicación de sanciones corporales, el Código se basa en el Derecho Penal.

Las leyes tributarias se clasifican en:

▪ Leyes Impositivas: obliga a declarar y/o pagar el impuesto.

▪ Leyes de Franquicia: rebaja o incluso libera totalmente de impuesto.

▪ Leyes Administrativas: establecen la organización de todo sistema tributario.

-Código de Comercio: es una ley administrativa que establece la organización de todo sistema tributario, establece sus autoridades, determina los derechos y deberes de los contribuyentes, señala las infracciones tributarias y sus correspondientes penalidades, ya sea en impuestos de carácter interno como aquellos derivados del comercio exterior.

Además es conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de Derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles, estos cuerpos legislativos son sistemáticos e individuales, han sido redactados con la técnica legislativa mas depurada y regulan principalmente el derecho bancario, seguros y reaseguros, concurso de acreedores y quiebra, valores negociables, sociedades, mercado de valores, entre otros, es decir, no regulan todo el derecho mercantil, pero regulan gran parte del mismo.

-Ley de valores: Esta ley regula básicamente la emisión y oferta publica de instrumentos financieros. En el articulo Nº habla sobre que esta ley esta sometida a la oferta publica de valores los respectivos mercados e intermediarios que comprenden a la bolsa de valores los corredores de bolsa y los agentes de valores; los emisores e instrumentos de oferta publica y los mercados secundarios de dichos valores que tengan su origen en ofertas publicas de los mismos o que se efectúen con intermediación por parte de los corredores y/o agentes de valores.

-Ley sobre las sociedades anónimas: La sociedad anónima es una persona jurídica que ejerce en el comercio. Con el patrimonio aportado por los socios y sus utilidades acumuladas. Lo socios que aportan con su patrimonio se les denomina accionistas y son responsables por las obligaciones sociales hasta la concurrencia de sus respectivos aportes y es suministrado por un directorio integrado por miembros esencialmente revocables, la sociedad anónima es siempre mercantil, aun cuando se forme por la realización de negocios de carácter civil, para que pueda existir una empresa de sociedad anónima se le debe denominar S.A.

Existen dos tipos de sociedades anónimas la sociedad anónima abierta y la sociedad anónima cerrada

La sociedad anónima cerrada:

• No cuenta con más de veinte accionistas

• No tiene acciones inscritas en el registro público del mercado de valores de acuerdo con el artículo nº 234 de la Ley General de Sociedades.

• Cuanta con un directorio facultativo que establezca si es necesario hacer una auditoria externa anual

En estas se encuentran las sociedades colectivas, las sociedades de hecho y las sociedades de en comandita

Sociedad anónima abierta:

• Aquellas que tienen 500 o mas accionistas

• Aquellas en las que a lo menos el 10% de su capital suscrito pertenece a un mínimo de 100 accionistas

• Todos los accionistas tienen derecho a voto y pueden aprobar resoluciones en la empresa

• Existe un control que regula las actividades de la sociedad y cuenta con la facultad de exigir la información financiera CONASEV

• Todos los años es obligación hacer una auditoria externa anual

- Ley de Cheques: Los cheques son representativos de dinero al crédito, por lo cual estos documentos bancarios deben estar regulados por leyes, es por eso, que se desde tiempos remotos se creo la ley sobre cuentas corrientes bancarias y Cheques, que se encarga principalmente de informar acerca del tratamiento y procesos por los cuales deben pasar los cheques.

Esta ley sobre cheques, estipula cada uno de los procedimientos a los cuales esta obligado a seguir este tipo de documento, es por eso que en los artículos de esta ley, se pueden encontrar de forma detallada las normas con respecto a la utilización y la importancia que se le debe entregar a los cheques y cuentas bancarias, en esos artículos se puede encontrar los detalles correspondientes a hurtos y robos de cheques, lo que sucede con las firmas, la importancia que se le entrega a las transferencias, entre otros temas de gran importancia.

CONCLUSION.-

Podemos concluir que al terminar el trabajo, aprendimos diferentes conceptos y términos de la Documentación Mercantil, como se utiliza en nuestra actualidad, incluyendo el diseño y su relación con el Servicio de Impuestos Internos.

Además logramos conocer los organismos que regulan el funcionamiento de las empresas y la importancia del cumplimiento de leyes que rigen al sistema. Especialmente como estos documentos mercantiles surgen por la necesidad de las empresas de conservar la información y esto lleva a la creación de las leyes y códigos que son guiadas y fiscalizadas por los organismos que el gobierno ha designado, para evitar las situaciones fraudulentas dentro de las empresas.

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES:

TICKET

Sustentarán gastos y/o costos para efectos tributarios cuando se identifique el comprador consignando su número de RUC y se emitan como mínimo en original y una copia los que se entregarán al comprador.

FACTURA

En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros.

BOLETA DE VENTA

La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.

LIQUIDACIÓN DE COMPRA

Es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros.

ORDEN DE COMPRA

Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita.

NOTA DE CRÉDITO

Sirve para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

GUIA DE REMISIÓN

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa.

RECIBOS

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

EL VALE

Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.

LOS GIROS

Es un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.

CARTA DE CRÉDITO

Son aquellas que los comerciantes dirigen a otros corresponsales o clientes suyos. Las personas que necesitan viajar y llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos entregan a un comerciante o banquero cierta cantidad de una carta de crédito a su favor.

PAGARÉ

Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

NOTA DE PEDIDO

Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno.

CHEQUE

El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.

CARTAS DE CRÉDITOS DOCUMENTARIOS

El crédito constituye una transacción u operación totalmente independiente, diferente y distinta de las compra-ventas de las mercaderías y de los contratos sobre los cuales suelen estar basados pero que le son del todo ajenos y extraños.

FIANZA

La fianza puede constituirse no solo a favor del deudor sino de otro fiador.

CERTIFICADO DE DEPOSITO EN ADUANAS O WARRANT

La Aduana que es la oficina que administra y controla los derechos y le entrega un certificado de depósito por duplicado que se conoce con el nombre de Warrant.

NOTA DE DÉBITO

Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado.