GTM.DC-02 EL ÁREA ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA MIGUEL LZO AGUIAR PÁGINA 1 DE 21 EL ÁREA ECONÓMICA-ADMINISTRATIVA DE LA RESTAURACIÓN 02 CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN 2. ¿QUÉ TAREAS SE REALIZAN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA? 2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD. 2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGÍA. 2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIÓN. 2.4. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES. 3. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: ¿POR QUÉ PRESUPUESTAR? 3.1. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE EXPLOTACIÓN. 3.2. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS. 3.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO. 4. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: CÁLCULO DE COSTES. 4.1. LOS COSTES EN RESTAURACIÓN Y EL UMBRAL DE RENTABILIDAD. 4.2. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: LA FICHA TÉCNICA. 4.3. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: EL ESCANDALLO. 4.4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DEL PRECIO DE VENTA. 5. LA GESTIÓN ECONÓMICA DEL ECONOMATO: STOCKS. 6. ANEXOS. 7. ACTIVIDADES. 1. INTRODUCCIÓN Sergio, junto con sus tres socios, le ha dado un giro bastante interesante a la gestión de su establecimiento de restauración. Están consiguiendo vencer los momentos difíciles gracias a los estudios e informes realizados sobre la clientela y la elección de nuevas fórmulas de restauración más adaptados al momento. Pero todos estos cambios, conllevan también una reestructuración del área económica- administrativa del establecimiento. Hasta el momento, toda la gestión del área económica-administrativa la había llevado Sergio, pero ahora, decide que los temas laborales y fiscales se los lleve una asesoría externa. De esta manera, Sergio y sus socios, podrán encargarse mejor de analizar y gestionar la información generada durante el día a día y, así, poder tomar decisiones más acertadas. A lo largo de esta unidad, podrás ir descubriendo lo que el cliente no ve de un establecimiento de restauración. Para que la prestación del servicio de las ofertas gastronómicas sea una realidad, el negocio debe contar con gran cantidad de información que ayude a desarrollar todas las tareas necesarios para la prestación del servicio de restauración al cliente; Pero además, esa correcta prestación del servicio, debe ir acompañada de la obtención de unos beneficios (más o menos elevados), sin los que el negocio, no podría seguir adelante.
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EL ÁREA ECONÓMICA-ADMINISTRATIVA
DE LA RESTAURACIÓN 02
CO
NT
EN
ID
OS
1. INTRODUCCIÓN
2. ¿QUÉ TAREAS SE REALIZAN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA?
2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD.
2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGÍA.
2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIÓN.
2.4. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES.
3. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: ¿POR QUÉ PRESUPUESTAR?
3.1. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE EXPLOTACIÓN.
3.2. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
3.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO.
4. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: CÁLCULO DE COSTES.
4.1. LOS COSTES EN RESTAURACIÓN Y EL UMBRAL DE RENTABILIDAD.
4.2. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: LA FICHA TÉCNICA.
4.3. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: EL ESCANDALLO.
4.4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DEL PRECIO DE VENTA.
5. LA GESTIÓN ECONÓMICA DEL ECONOMATO: STOCKS.
6. ANEXOS.
7. ACTIVIDADES.
1. INTRODUCCIÓN
Sergio, junto con sus tres socios, le ha dado un giro bastante interesante a la gestión de
su establecimiento de restauración. Están consiguiendo vencer los momentos difíciles gracias
a los estudios e informes realizados sobre la clientela y la elección de nuevas fórmulas de
restauración más adaptados al momento.
Pero todos estos cambios, conllevan también una reestructuración del área económica-
administrativa del establecimiento.
Hasta el momento, toda la gestión del área económica-administrativa la había llevado
Sergio, pero ahora, decide que los temas laborales y fiscales se los lleve una asesoría externa.
De esta manera, Sergio y sus socios, podrán encargarse mejor de analizar y gestionar la
información generada durante el día a día y, así, poder tomar decisiones más acertadas.
A lo largo de esta unidad, podrás ir descubriendo lo que el cliente no ve de un
establecimiento de restauración.
Para que la prestación del servicio de las ofertas gastronómicas sea una realidad, el
negocio debe contar con gran cantidad de información que ayude a desarrollar todas las tareas
necesarios para la prestación del servicio de restauración al cliente; Pero además, esa correcta
prestación del servicio, debe ir acompañada de la obtención de unos beneficios (más o menos
elevados), sin los que el negocio, no podría seguir adelante.
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2. ¿QUÉ TAREAS SE REALIZAN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA?
Sergio tiene gran cantidad de documentación archivada pero, al decidir que parte de la gestión administrativa va a ser llevada por una asesoría externa, debe recopilar toda la información que le ha solicitado la asesoría.
Esta decisión ayudará a Sergio y a sus socios a centrarse más en la documentación ligada al trabajo diario y así poder centrarse en tomar decisiones y fijar objetivos acordes a esa documentación.
Así que, para poder reorientar el área económica-administrativa del establecimiento una vez que Sergio y sus socios decidieron introducir esas nuevas fórmulas de restauración, Sergio, necesita recopilar cierta información y
decidir qué cambios deben producirse en relación con la misma.
¿Recuerdas lo que es la administración?
Si has recordado que la administración
concentra a un conjunto de tareas que realizan
personas de forma eficaz y eficiente,
¡Enhorabuena! Has acertado.
Intenta ahora extrapolar este significado, a
la palabra administrativa; Te darás cuenta de que
el área administrativa de un establecimiento de
restauración, no es más que el lugar dónde se
recogen, redactan y archivan, todos aquellos
documentos derivados de administrar el
establecimiento.
REFLEXIONA
Cuando en la unidad de trabajo anterior hablábamos de obtener información que nos ayudara a redactar objetivos y así poder desarrollar planes, o de organizar al personal del establecimiento, estábamos realizando tareas administrativas.
Esta gestión administrativa, se puede llevar a cabo en el propio establecimiento de
restauración, o bien, fuera del mismo, mediante la contratación de una empresa ajena que se
dedique a ello (asesorías fiscales, laborales o contables). Sin embargo, aunque se lleve fuera,
el establecimiento de restauración siempre tendrá un área administrativa por pequeña que ésta
sea, que nos ayude a poder archivar información, elaborar informes y otro tipo de documentos
administrativos, entre otras tareas.
Todo esto te parecerá muy bien, pero ¿de qué se ocupa el área administrativa en un
establecimiento de restauración?
Pues bien, te propongo el siguiente esquema donde podrás encontrar las tareas
administrativas que se realizan en un establecimiento de restauración:
Sin embargo, y tal y como se ha comentado anteriormente, en los establecimientos de
restauración este área no suele ser muy grande y no se llevan a cabo todas estas tareas en el
interior del mismo, sino que las tareas relacionadas con personal y contabilidad,
fundamentalmente, son externalizadas a una asesoría.
REFLEXIONA
¿Por qué crees que son importantes todas estas tareas administrativas?
Sin ellas, no podríamos desempeñar los procesos de administración del establecimiento, ya que nos ayudarán al desarrollo eficaz y eficiente de las tareas llevadas a cabo dentro del mismo.
2.1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OBJETIVOS, RELACIONES Y FINALIDAD.
Ya conoces cuáles son las principales tareas
administrativas y su importancia, pero ¿sabes en qué
tipo de documentos se materializan estas tareas?
¿Sabes cuál es su finalidad?
Pues bien, te propongo que antes de conocer los
distintos tipos de documentos que puedes encontrarte en
el área administrativa, hablemos del objetivo y de la
finalidad de los mismos, así como de las relaciones que
tienen entre ellos.
El objetivo de la documentación generada en el área administrativa es proveer a la
empresa de restauración de una información clara, precisa y ordenada; gracias a ella, la buena
gestión del negocio será una realidad.
Como ya habrás podido comprobar en el epígrafe anterior, existe una gran variedad de
tareas administrativas, de cada una de ellas se derivan un conjunto de documentos todos ellos
relacionados de alguna manera. En este esquema queda explicado todo más claro.
Todos estos documentos van a tener una doble
finalidad:
Por un lado, nos ayudarán a tomar decisiones en
base a la información y los datos contenidos en
ellos. De este modo, la realización de presupuestos o
la obtención de datos históricos del establecimiento,
te van a ayudar a tomar decisiones más acertadas.
Por otro lado, nos ayudarán a respetar las normas
referentes a ciertos tipos de documentos que verás
más adelante; Evitando así, cualquier tipo de
conflicto con otras empresas o entidades oficiales.
De momento, sólo vamos a ver los documentos que
están más relacionados con el área administrativa, en el resto
de epígrafes tendrás la oportunidad de conocer el resto. Pero
para todos ellos, siempre debe existir una correcta gestión
tanto en su registro como en su archivo, es decir, el área
administrativa del establecimiento deberá establecer de qué
manera deben archivarse y guardarse todos estos documentos,
y determinar en qué momento y cómo deben rellenarse.
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AUTOEVALUACIÓN
Rellena los huecos en la siguiente afirmación.
Si la gestión del área administrativa no deseamos llevarla al completo dentro de nuestro
establecimiento podemos ___________ el servicio a una __________, que nos ayudará
en la gestión contable, fiscal y laboral de nuestro establecimiento. Sin embargo, parte de
la gestión del área administrativa, siempre deberemos llevarla a cabo con el fin de
recabar ____________ útil que nos ayude a tomar decisiones. Para que esta gestión del
área administrativa sea adecuada para la toma de decisiones, es necesario que todos los
_______________ que se generen sean correctamente ____________ y debidamente
_______________ en el momento oportuno.
Externalizar, asesoría, información, documentos, archivados y registrados.
REFLEXIONA
Si uno de los fines de los documentos es poder obtener información y sacar datos
interesantes de los mismos, ¿cómo lo vamos a hacer si no sabemos dónde se
guardan esos documentos?
Por ello, el sistema de archivo y registro de la documentación es fundamental para la buena gestión del área administrativa del establecimiento.
2.2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: TIPOLOGÍA.
María es la persona responsable y encargada de la documentación laboral y fiscal de Sergio en la asesoría.
María revisa atentamente y de forma quincenal, toda la documentación referida al ámbito fiscal y laboral generada por el establecimiento de Sergio y sus socios, prestando especial atención a una serie de documentos que explica a Sergio para que no tenga ninguna duda a la hora de llevar a cabo una correcta gestión de los
mismos en el establecimiento.
Ya es hora de que conozcas con más
profundidad cuáles son las características más
específicas de cada uno de los documentos del área
administrativa de la empresa. En este caso, nos
vamos a centrar solamente en los documentos
administrativos que has podido observar
anteriormente en el esquema te he facilitado, el
resto, los irás descubriendo conforme avanzas en la
unidad. A continuación los vamos a ir enumerando:
a. Factura. Es el documento que refleja los servicios prestados al cliente con indicación
del precio, el IVA, el nombre del establecimiento que presta el servicio y el nombre de
la persona a la que se presta el servicio. Su expedición no es obligatoria y puede ser
sustituida por el recibo, aunque siempre que el cliente nos la solicite y nos facilite sus
datos fiscales, debemos emitirla.
b. Letra de cambio. También conocido como efecto comercial; consiste en un
documento en el que una empresa se obliga a pagar a otra una determinada cantidad de
dinero al vencimiento de un plazo concreto de tiempo.
c. Albarán. Documento que el proveedor proporciona al establecimiento de restauración
en el que se indican las mercancías que se entregan.
d. Orden de pedido. También llamado hoja de pedido; es el documento en el que se
realiza la petición de mercancías al proveedor.
e. Cheque. Es un documento que indica la obligación de pago de una empresa a otra
pero que se puede hacer efectivo en el mismo momento de su recepción, con lo que no
existe fecha de vencimiento.
f. Comanda. Documento que rellena el maître, de los alimentos y bebidas que tomará el
cliente. La comanda tiene una doble finalidad:
Por un lado, gracias a la comanda podremos posteriormente emitir el recibo o la
factura en función de los alimentos y bebidas anotados en la comanda.
Y por otro lado, gracias a la comanda la brigada de cocina podrá preparar los
alimentos y bebidas solicitados por el cliente.
g. Recibo. Documento similar a la factura utilizado para el consumidor final en el que se
especifican los servicios prestados y el importe total incluido el IVA. No especifica los
datos fiscales del consumidor final.
h. Nómina. Documento que refleja los pagos realizados al personal del establecimiento,
con las respectivas deducciones por IRPF y seguridad social.
Para saber más
Seguro que estás deseando conocer cómo son físicamente estos documentos de los que te he comentado, por ello, te propongo que consultes los siguientes enlaces en internet, donde podrás ir descubriendo las imágenes de cada uno de ellos:
Factura
Letra de cambio.
Albarán.
Cheque
Comanda
Recibo.
Nómina.
2.3. NORMATIVA Y NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICABLES A LA DOCUMENTACIÓN.
¿Por qué tenemos que plantearnos el usar todos estos documentos en nuestro
establecimiento de restauración?
Una de las razones principales de la que ya hemos estado hablando, se basa en la
correcta gestión y la necesidad de obtener información para poder desarrollar todas las tareas
que se llevan a cabo en el establecimiento.
REFLEXIONA
¿Cómo podría la brigada de cocina desempeñar sus tareas si no tuviéramos las comandas que nos indiquen qué es lo que el cliente ha pedido?
No olvides que la información es poder decidir, y sin que esta información esté adecuadamente registrada en documentos, nos sería muy difícil acceder a ella.
Otro de los principales motivos por los que debes utilizar esta documentación lo
encontramos en la normativa. Es decir, algunos documentos de los que hemos hablado
anteriormente, están sujetos a normas legales que debemos cumplir al dirigir un
establecimiento de restauración.
¿Sabrías cuáles de los documentos citados están sometidos a normativa legal?
a. La Factura: de entre los documentos administrativos, la factura es en el que más nos
vamos a centrar, por lo que es conveniente que conozcas algunas especificaciones
legales.
Existe una norma a nivel estatal que es un Real Decreto, del que te pongo a
continuación un enlace para que puedas leer.
Real Decreto sobre obligatoriedad de facturación.
Debes conocer
Pero además de esto, la propia normativa específica de los establecimientos de restauración también tiene apartados referentes a la importancia de la factura. Lee atentamente los artículos 11 y 15 de la normativa específica de establecimientos de restauración:
Normativa estatal de establecimientos de restauración
b. El Plan General de Contabilidad: de entre los documentos contables y fiscales, existe
lo que se conoce como el Plan General de Contabilidad, basado también en normativas
legales que hacen que debamos elaborar ciertos documentos específicos contables y
llevar a cabo un proceso contable claro y fiel a la realidad del establecimiento. Por su
parte, los documentos fiscales están mayoritariamente relacionados con el pago de
impuestos, uno de los más importantes para las empresas es el pago del IVA.
Para saber más
El IVA que se paga en los establecimientos de restauración ha subido del 7 % al 8 %, ¿consideras adecuada esta subida?
Noticia que comenta la subida del IVA
c. De entre los documentos económicos, no destacaremos ninguno por tener asociación a
normas legales, son opcionales pero que todos los establecimientos realizan a fin de
visualizar más claramente la información de otros documentos, tales como documentos
económicos, albaranes, órdenes de pedido, etc.
Debes conocer
Pero seguro que ya te lo habrás planteado, con tantos documentos ¿las nuevas
tecnologías no nos podrían ahorrar el trabajo de escribir tanto? Pues sí, también las nuevas tecnologías llegan a nuestro sector y la factura electrónica está a la orden del día. Pero quizá, de los sistemas que más nos podemos beneficiar son los TPV informatizados por red. Te ofrezco la posibilidad de conocer cómo funciona realmente un sistema informático de TPV, así que ahí te dejo el siguiente vídeo.
¿Cuál de los siguientes documentos están sometidos a normativa legal?
El albarán.
La factura.
La orden de pedido.
Los impuestos.
La segunda y la cuarta respuestas son correctas. No todos los documentos que se
utilizan en al área económica-administrativa de un establecimiento de restauración son
legalmente obligatorios, pero su utilización, facilita las tareas de recopilación y análisis
de la información para una correcta toma de decisiones.
2.4. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL ECONOMATO: PROVEEDORES.
Juan, presta ahora especial atención a la contratación de nuevos proveedores que se adapten a nuestras nuevas fórmulas de restauración -le dice Sergio a Juan-.
Perfecto, no hay problema, he estado preparando nuevos documentos para los nuevos proveedores con la indicación de las especificaciones necesarias -responde Juan-. Te iré informando de cómo van las nuevas contrataciones.
Juan debe explicar ahora a los nuevos proveedores qué tipo de requisitos deben cumplir. Así como, informar de los nuevos documentos que está preparando para
una mejor gestión del área administrativa del economato.
Para que puedas situarte, te diré que el área
de economato y bodega supone un elemento
esencial para la correcta gestión del
establecimiento, ya que es en este área donde se
almacenarán y gestionarán las materias primas con
las que posteriormente trabajarás en el diseño y
elaboración de ofertas gastronómicas. Sin
embargo, en lo que ahora nos vamos a centrar, es
en la gestión de este área desde el punto de vista
administrativo, con lo que, nos centraremos en los documentos y procesos más importantes de
su gestión administrativa.
En este sentido, la gestión administrativa del economato puede resumirse en el siguiente
esquema:
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Veamos poco a poco el desarrollo de ese esquema con sus documentos:
1. Elección de proveedores: buscaremos siempre aquellos proveedores que se adapten a
la calidad, precio, servicio y crédito acorde a las necesidades de nuestro
establecimiento.
Por norma general, trabajaremos con
proveedores habituales, es decir,
aquellos que cubran nuestras
necesidades diarias. Sin embargo,
también trabajaremos con proveedores
ocasionales, cuando dada una
situación imprevista para nuestro
proveedor habitual, éste no nos pueda
suministrar las materias primas
solicitadas, ya sea por enfermedad o
causa mayor de nuestro proveedor
habitual o por no tener el artículo que le estamos solicitando.
Una vez que hemos elegido a nuestros proveedores tanto habituales como ocasionales,
les realizaremos una ficha que archivaremos con todos sus datos para poder realizar los
pedidos. Aquí te dejo un ejemplo de ficha de proveedores:
2. Hoja de pedido: normalmente los pedidos se realizan telefónicamente, bien por el
Maître y/o Jefe de Cocina. Después, en el área administrativa, se confirmará el pedido
mediante correo electrónico o fax. Este puede ser un ejemplo de hoja de pedido:
3. Albarán de entrega: cuando llega la mercancía a nuestro establecimiento, el
transportista traerá un documento denominado albarán, que registrará toda la mercancía
que se va a entregar. Es importante comparar bien el albarán con la hoja de pedido
realizada anteriormente, así como el albarán con la mercancía realmente
recepcionada.De este proceso se encargará el responsable del economato o de compras
que informará al área administrativa para el pago posterior de la factura. Observa el
siguiente ejemplo de albarán de entrega:
4. Factura: la recepción de la factura del proveedor, implicará que la entrega se hizo
correctamente, por lo que al área administrativa del establecimiento, procederá a la
realización del pago, previa comparación de la factura con el albarán de entrega.
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AUTOEVALUACIÓN
¿Cuál de los siguientes documentos es esencial para la correcta coordinación entre
sala-comedor y cocina?
El recibo.
La comanda.
Hoja de pedido.
Factura.
¡Enhorabuena! Has sabido comprender el concepto de comanda.
3. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: ¿POR QUÉ PRESUPUESTAR?
Una vez que la documentación del área administrativa está revisada, Sergio debe actualizar la información económica. Gracias a ésta, las decisiones tomadas serán
más acertadas.
¿Recuerdas cuál es la finalidad del área
administrativa?
Si tu respuesta ha sido que el área administrativa
se encarga de gestionar, controlar, y archivar los
documentos derivados de las tareas de la
administración, te doy la enhorabuena, vas
comprendiendo todos estos conceptos.
REFLEXIONA
Pero vayamos un poco más allá. ¿Para qué queremos controlar y gestionar
todos estos documentos? La respuesta ya la habrás adivinado: conseguir información.
La información es poder, pero no sólo eso, para nuestro establecimiento será esencial
poder conocer diferentes informaciones que nos ayuden a marcar objetivos alcanzables, así
como que nos ayuden a poder controlar en qué medida logramos alcanzar esos objetivos.
Volviendo a lo aprendido en la unidad 1, te pido ahora que localices qué hacías una vez
teníamos formulados los objetivos de nuestro establecimiento. Si ya lo has localizado en tu
mente y has visualizado claramente que el siguiente paso es el presupuesto, te felicito, el
almacén de tus recuerdos funciona estupendamente.
Efectivamente, si queremos ver cumplidos
todos nuestros objetivos, se hace necesario poder
medirlos de alguna manera, y una de las más
importantes son los presupuestos.
Pero presupuestar no sólo nos ayuda a
controlar objetivos, sino que nos ayuda a prever
situaciones económicas y así, poder actuar en
consecuencia.
Aunque físicamente al área administrativa y
económica no van a estar separadas en una empresa
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de restauración, cada área se centra en tareas diferentes pero complementarias entre ellas, ya
que, si bien la primera se va a centrar en toda la gestión, registro y control de la
documentación derivada de las tareas administrativas, la segunda, se encarga de la producción
de los documentos presupuestarios y de controlar los costes en la empresa.
REFLEXIONA
Después de recordar todo esto, sabrías contestar a la pregunta. ¿Por qué
presupuestar?
El presupuestar es necesario porque nos ayuda a obtener información de las posibles situaciones económicas a las que nos podremos enfrentar y de la evolución de los objetivos relacionados con los gastos y los ingresos en la empresa de restauración.
3.1. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE EXPLOTACIÓN.
Como hemos dicho anteriormente, los presupuestos son una herramienta importante
para la gestión económica del establecimiento de restauración, ya que por un lado, nos
ayudarán a controlar en qué medida se cumplen los objetivos y, por otro lado, nos estarán
ayudando a prever situaciones económicas. En definitiva, nos van a aportar información útil
para gestionar el área económica de la empresa y complementar la gestión del área
administrativa.
Sin embargo, las empresas de restauración no trabajan con un único tipo de presupuesto,
sino que podemos hablar de muchas y variadas tipologías, nosotros nos vamos a quedar con
una tipología genérica utilizada por la empresa en general, que iremos poco a poco adaptando
y especificando para nuestra empresa de restauración.
A continuación te dejo la siguiente presentación para que veas los tipos de presupuestos
que vamos a estudiar:
Ahora que sabes los presupuestos que vas a
estudiar, ¿sabes qué es un presupuesto de
explotación?
La palabra explotación hace referencia a las
operaciones o tareas realizadas con motivo de la
actividad principal de la empresa.
REFLEXIONA
Después de lo aprendido acerca del sector de la restauración, ¿Qué tareas
principales son las que se realizan en un establecimiento de
restauración?
Seguro que has dicho, prestar el servicio de alimentación y bebidas, y llevas toda la razón. Pues bien, ese prestar el servicio, conlleva una serie de gastos e ingresos que son los que vamos a prever mediante los presupuestos de explotación.
Veamos los dos tipos de presupuestos:
A. Presupuesto de ingresos. Lo dividiremos en meses y por unidades de producción
(restaurante, bar, cafetería, etc.). O si no tenemos varias unidades de producción, lo
dividiremos en tipos de servicios (menú, carta, banquetes, etc.).
PRESUPUESTOS
DE EXPLOTACIÓN
INGRESOS GASTOS
FINANCIERO
DE CAJA
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B. Presupuesto de gastos. Lo dividiremos también en meses y consideraremos los
siguientes aspectos:
Costes variables:
o Coste de comida y bebida.
o Lavandería y limpieza de mantelerías y demás lencería del comedor y los
uniformes.
o Suministros, como el agua y la luz.
Costes fijos:
o Servicios exteriores: como el gasto de alquileres por el local o por maquinaria,
reparaciones o revisiones realizadas, gasto por seguros. Aquí tendremos en
cuenta la subida de precio que se ha originado en alguno de ellos.
o Impuestos: tendremos en cuenta el desembolso de dinero que tengamos que
realizar por el pago de los impuestos. Es sencillo de calcular porque todos
están prefijados.
o Personal: estimar el gasto derivado del pago de las nóminas. Habrá que tener
en cuenta nuevas contrataciones o subidas de sueldo.
¿Cómo crees que son en realidad estos documentos? Para que salgas de dudas, te
dejo aquí algunos ejemplos:
¿Cómo vamos a elaborar estos presupuestos? ¿De dónde sacamos los datos?
Pues muy sencillo, hay dos formas de obtener los datos para la elaboración de
presupuestos:
1. Utilizando la estadística.
2. Utilizando datos históricos.
Los establecimientos de restauración se inclinan por utilizar la segunda opción. Ésta
consiste en:
Obtener los datos del nuevo presupuesto basándonos en datos de los dos últimos años
de los presupuestos del establecimiento. De esta manera sólo tendremos que observar
una serie de variables para poder adaptar esos datos. ¿Qué variables observarías tú
para poder adaptar los datos de tu presupuesto? Seguro que algunas de éstas ya las
habías pensado:
Situación actual del mercado (competencia, tendencias de la demanda).
Situación de la economía en general (situaciones de crisis, situaciones de auge
económico, etc.)
El calendario y su estructura (días festivos, puentes, eventos especiales, etc.)
Incrementos en el precio de venta.
Incrementos en los costes/gastos de elaboración de las ofertas gastronómicas.
Los presupuestos son los objetivos de la empresa y por ello debemos presupuestar.
Las empresas de restauración sólo utilizan los presupuestos de explotación.
Los presupuestos no tienen nada que ver con la gestión administrativa del
establecimiento.
Los presupuestos se obtienen en una empresa de restauración en base a los datos
históricos.
Opción d. Muy bien, has comprendido en qué se basan las empresas de restauración a la
hora de confeccionar sus presupuestos.
3.2. TIPOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
¿Recuerdas el esquema con los tipos de presupuestos?
Seguro que sí, pero para que estés seguro, te doy
algunos minutos para que vuelvas a mirarlo y me cuentas.
¿Todo listo? Pues empezamos.
Si hasta ahora hemos hablado de los presupuestos que
registran las operaciones diarias realizadas en el
establecimiento de restauración, es decir, los presupuestos de
explotación, ahora vamos a ver uno de los presupuestos
financieros más importantes, el presupuesto de caja.
Reflexiona
Seguro que el concepto de presupuesto ya lo tienes claro, pero ¿y el de caja?
Seguramente que la palabra caja la habrás asociado a dinero, y no vas nada desencaminado o desencaminada.
El presupuesto de caja nos ayudará a determinar las necesidades y los excedentes de
dinero efectivo de nuestra empresa de restauración. ¿Y cómo nos va ayudar este presupuesto?
Pues de una manera muy sencilla: el área económica de tu empresa de restauración, sólo
tendrá que hacer las anotaciones correspondientes al dinero de los cobros que preveamos
realizar y a los pagos que debamos efectuar.
¿De dónde proceden los cobros y por qué se producen los pagos?
REFLEXIONA
¿Cuáles son los servicios por los que cobras en un establecimiento de
restauración?
Y ¿cuáles son los servicios por los que debemos pagar en un
establecimiento de restauración?
Efectivamente estás en lo cierto, en un establecimiento de restauración cobramos por la prestación del servicio de comida y bebida.
Pues por todo aquello que nos haga falta adquirir para poder ofrecer ese servicio de comida y bebida ¿se te ocurre algo?, seguro que sí, como los pagos a proveedores, los pagos al personal, etc.
Pero ten cuidado y no confundas los ingresos y los gastos de los presupuestos de
explotación, con los cobros y pagos del presupuesto de caja. Mientras que los cobros y pagos
están relacionados con el efectivo que te entra y sale, respectivamente, de tu dinero en caja, un
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ingreso no tiene por qué cobrarse en el mismo momento en el que se genera (un cliente que
paga a crédito en nuestro establecimiento y no le cobramos hasta final de mes);
Lo mismo ocurre con los gastos, que no tienen por qué pagarse en el mismo momento
que se producen (adquirimos materias primas para nuestro establecimiento pero no las
pagamos hasta dentro de un mes por un acuerdo comercial que tenemos con nuestro
proveedor).
Veamos en un ejemplo de presupuesto de caja qué ejemplos de cobros y pagos vamos a
registrar en un establecimiento de restauración.
¿Te acuerdas cómo se elaboran los presupuestos de explotación?
Seguro que has dicho, mediante la utilización de datos históricos, y estás en lo cierto.
Pues bien, en la elaboración del presupuesto de caja también nos basaremos, en su mayoría,
en datos históricos.
3.3. EL CONTROL PRESUPUESTARIO.
REFLEXIONA
¿Por qué tenemos la necesidad de controlar en nuestra empresa de restauración? La falta de control nos puede llevar a no saber si nuestro negocio se dirige hacia donde nosotros queremos que se dirija.
Debido a esta reflexión que acabas de hacer, es tan importante que llevemos a cabo un
control de los presupuestos que hemos elaborado.
Gracias a este control podremos saber:
Si hemos obtenido los ingresos que esperábamos.
Si los gastos han sido los apropiados o si hemos tenido gastos imprevistos que no
esperábamos.
Si nuestro dinero efectivo es el suficiente o si por el contrario, no hemos previsto bien los
pagos a realizar y necesitamos más efectivo.
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¿Cómo vamos a realizar este control?
¿Qué es lo que realmente tenemos que hacer para poder averiguar esos tres puntos
antes mencionados?
AUTOEVALUACIÓN
Gracias al control presupuestario que hagamos en el presupuesto de caja:
Podremos detectar si los ingresos conseguidos son los que marcamos previamente
en los objetivos.
Podremos conocer las necesidades de efectivo y tomar medidas correctoras.
Podremos controlar los gastos imprevistos.
Podremos destinar excedentes de efectivo a nuevas inversiones.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. No confundas los conceptos de ingresos y
gastos que son tenidos en cuenta para la elaboración de los presupuestos de
explotación, con los conceptos de cobros y pagos que generan el efectivo de tu empresa
de restauración.
4. TAREAS EN EL ÁREA ECONÓMICA: CÁLCULO DE COSTES
Uno de los pilares fundamentales para una buena gestión del negocio es fijar los precios correctamente, pero antes de eso, se hace necesario conocer los costes del establecimiento. Así que Sergio decide hablar con Ramón, para que entre los dos puedan concretar los costes de la elaboración de las ofertas gastronómicas que han introducido con el cambio de sus fórmulas de restauración. Para ello, Ramón
se reúne con su equipo para estudiar y calcular esos costes.
Tal y como ya te habrá quedado claro, el área
administrativa y el área económica de un
establecimiento de restauración están íntimamente
ligados y no podemos separarlos, ya que, mientras que
el primero registrará y archivará todo tipo de
documentación útil y necesaria para poder tomar
decisiones que nos ayuden a gestionar el negocio, el
segundo, se basará en esas informaciones a la hora de
poder realizar documentos que nos ayuden a poder
tomar la decisión más adecuada para nuestra empresa
de restauración.
¿Recuerdas cuáles son algunos de los documentos que se elaboran en el área
económica?
Si no lo tienes muy claro echa un vistazo al epígrafe anterior, ¿has recordado ya que uno
de esos documentos son los presupuestos?
Ahora que ya tienes claro esos documentos, el otro conjunto de documentos que elabora
el área económica son aquellos relacionados con el cálculo de costes.
REFLEXIONA
¿Para qué te puede servir calcular los costes en tu empresa de restauración?
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Fundamentalmente para conocer cuánto te cuesta producir cada una de las ofertas gastronómicas y así poder fijar los precios a los que las vas a vender.
DEBES CONOCER
A continuación, vas a conocer algunas de las técnicas utilizadas para el cálculo de costes en restauración, donde dos documentos, te serán de suma importancia.
4.1. LOS COSTES EN RESTAURACIÓN Y EL UMBRAL DE RENTABILIDAD.
Ahora que sabes la importancia de calcular los costes en tu establecimiento de
restauración, debes averiguar cómo se realiza el proceso para el cálculo de esos costes y, para
ello, antes necesitas adquirir unos conceptos básicos.
REFLEXIONA
Piensa en todos los aspectos que tenemos que tener en cuenta para producir, y finalmente servir, una oferta gastronómica. ¿Cuántos tipos de costes distintos
podrías diferenciar?
Pues sí, estás en lo cierto si habías pensado que para poder elaborar y después servir una oferta gastronómica, necesitamos fundamentalmente los ingredientes de esa oferta, pero también necesitamos a las personas que lo elaboran y posteriormente, a las que sirven la oferta al cliente.
DEBES CONOCER
En la siguiente presentación podrás descubrir cuáles son los tipos de costes más utilizados en restauración:
1. Costes Indirectos: son aquellos costes que se producen por el desarrollo
normal de la actividad del restaurante pero que no se pueden atribuir a un
único plato. Ejemplos de CI:
a. Los alquileres del local, de la maquinaria, etc.
b. Los gastos de gestión y de administración del negocio.
c. Los gastos de suministros en general: luz, agua, teléfono, etc.
FICHA TÉCNICA
• Documento que recoge el proceso de elaboración de una oferta gastronómica. Explicando cada uno de los procedimientos para una correcta elaboración, así como las cantidades necesarias de cada uno de los ingredientes, costes y precio final de la ración.
ESCANDALLO
• Documento que recoge el peso bruto y el peso neto de los ingredientes, obteniendo así las posibles mermas o desperdicios de los ingrediebntes que no podemos utilizar en la elaboración de las ofertas gastronómicas.
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2. Costes Directos: son aquellos costes que se generan por la elaboración de
un plato y que no son compartidos con ningún otro plato. Ejemplos de CD:
a. Materias primas: coste de los ingredientes del plato.
b. Mano de obra: coste del personal que elabora ese plato.
c. Gastos generales de elaboración: gas, electricidad, etc. que se utilizan
para elaborar ese plato.
3. Costes Variables: son aquellos costes que varían en función del volumen de
actividad del restaurante. Ejemplos de CV:
a. Materias primas: no se utilizarán los mismos ingredientes para
elaborar 10 platos que para 50.
b. Mano de obra: no se necesitará la misma cantidad de personal para
atender un banquete de 200 invitados que para una comida familiar
de 10 comensales.
c. Gastos generales: cuantos más platos se necesiten elaborar se
requerirá más luz, más agua, más electricidad, etc.
4. Costes Fijos: son aquellos costes normales de la actividad del restaurante
pero que no dependen del volumen de su actividad. Ejemplos de CF:
a. El alquiler del local.
b. Los sueldos del personal fijo.
Como se comentó anteriormente, gracias al cálculo de estos costes, nos será más
sencillo poder determinar los precios de venta de nuestras ofertas gastronómicas. Pero para
poder entender la importancia de fijar los precios que podrás averiguar en los siguientes
epígrafes, te hace falta conocer el concepto de umbral de rentabilidad, conocido también
como punto muerto o punto de equilibrio.
Para poder proceder a su cálculo necesitamos conocer dos elementos importantes:
a. El total de nuestros costes fijos para la elaboración de un plato de una oferta
gastronómica.
b. El margen de contribución que tiene ese plato de la oferta gastronómica.
Por último, para completar la fórmula del umbral de rentabilidad, debemos proceder de
la siguiente forma:
El umbral de rentabilidad será igual a:
𝑈𝑅 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑠𝑡𝑒𝑠 𝑓𝑖𝑗𝑜𝑠
𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑖𝑏𝑢𝑐𝑖ó𝑛 (*)
(*) Número total de platos de una oferta gastronómica que debemos vender para lograr igualar los
ingresos totales de esa oferta a los costes totales de la misma.
REFLEXIONA
¿Para qué nos sirve el umbral de rentabilidad?
¿Qué pasa si vendemos exactamente la misma cantidad de platos que nos indica el umbral de rentabilidad?
Gracias al umbral de rentabilidad podrás conocer si tus ofertas gastronómicas te
generan beneficios o pérdidas, ya que si vendemos más platos de los indicados en el resultado del umbral de rentabilidad, sabremos que esa oferta nos está generando beneficios, pero si vendemos menos platos de los indicados por el umbral, deberemos de tomar decisiones que hagan cambiar esta situación y evitar así las pérdidas producidas.
Que entonces, estaremos en nuestro punto de equilibrio, es decir, que ni obtendremos beneficios ni pérdidas en ese plato de la oferta.
Para que puedas ver un ejemplo real te propongo el siguiente ejercicio resuelto:
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EJERCICIO RESUELTO
Queremos averiguar cuál es el umbral de rentabilidad para una de nuestras ofertas gastronómicas denominada pollo con verduras.
Sabemos que los costes fijos totales de esta oferta son de 170 €, que el precio de venta al público actual de un planto es de 15 € y que el coste variable de ese plato es de 5 €.
4.2. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: LA FICHA TÉCNICA.
¿Recuerdas qué es una ficha técnica?
Si es así, estupendo, pero si no te acuerdas, vuélvete al epígrafe 3 y podrás ver el
concepto de ficha técnica.
Ahora que has aclarado tus dudas, estás preparado y preparada para conocer más acerca
de las fichas técnicas.
REFLEXIONA
Con lo que ya sabes acerca de los tipos de costes, ¿para qué nos puede
servir una ficha técnica?
Si has recordado que en una ficha técnica se recogen, entre otros elementos, el coste de cada uno de los ingredientes necesarios para la elaboración del plato de una oferta gastronómica determinada, te habrás dado cuenta de que ese dato nos es necesario si queremos determinar el umbral de rentabilidad de esa oferta gastronómica.
Por tanto, gracias a este instrumento, podremos determinar el coste directo o variable de
la producción de un plato de una oferta gastronómica, que también nos podrá servir de base
para la determinación del PVP del plato, dato necesario también para el estudio del umbral de
rentabilidad.
A continuación, te doy la posibilidad de que veas un ejemplo de ficha técnica.
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AUTOEVALUACIÓN
¿Cuáles son los costes que nos muestra una ficha técnica?
Los costes directos de las materias primas adquiridas para la elaboración de todas
las ofertas gastronómicas elaboradas por el establecimiento de restauración.
Los costes fijos totales de una determinada oferta gastronómica.
Los costes variables del personal que ha elaborado todas las ofertas gastronómicas
del establecimiento de restauración.
Los costes variables o costes directos de las materias primas necesarias para la
elaboración de un plato de una determinada oferta gastronómica.
Si has contestado la opción d. ¡Enhorabuena! Has entendido bien los conceptos que
engloba una ficha técnica.
4.3. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DE COSTES: EL ESCANDALLO.
¿Recuerdas qué es un escandallo?
Si es así, estupendo, pero si no te acuerdas, vuélvete al epígrafe 3 y podrás ver el
concepto de escandallo.
Ahora que has aclarado tus dudas, estás preparado y preparada para conocer más acerca
de los escandallos.
REFLEXIONA
¿Todos los ingredientes que empleamos en la elaboración de un plato, se pueden usar al ciento por ciento? Piensa en unos guisantes en sus vainas, ¿Podremos utilizar el peso total de ese ingrediente para la elaboración de un plato?
Seguramente habrás contestado que no. En primer lugar habrá que abrir las vainas que protegen a los guisantes para poder utilizarlos en nuestro plato, perdiendo así algo de peso.
¿Qué significa todo esto?
Que a la hora de elaborar la ficha técnica de ese plato, habrá que tener en cuenta el peso
total de los guisantes con su vaina para poder obtener el coste real, y así, poder calcular un
precio que cubra ese coste total y no solo el coste del peso de los guisantes ya pelados.
EJERCICIO RESUELTO
Tengo 500 gr. de guisantes en sus vainas y eso cuesta 2 euros. (Es lo que yo he pagado por ellos). Pelo los guisantes y me quedan 200gr. valorado a 0,80 euros.
Si en la ficha técnica me limito a anotar el peso de los guisantes limpios, estaré anotando también un coste que no es el real que yo he pagado, y por tanto, se calculará un precio que cubrirá el coste de los guisantes limpios pero no el coste real de los guisantes dentro de las vainas.
¿Qué se hace para evitar esta situación?
1. O bien anotamos en la ficha técnica el coste real del producto sin limpiar, es decir, sin eliminar sus mermas.
2. O bien realizamos un escandallo, con lo que nos indicará cuál es el rendimiento real del producto.
En el siguiente cuadro podrás ver un ejemplo de escandallo.
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AUTOEVALUACIÓN
Elige la opción correcta:
Las mermas, no deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya
que no influyen al ser desechadas como desperdicios.
Las mermas, sí deben ser tenidas en cuenta para calcular el precio de un plato, ya
que si no, no cubriría el coste total de los ingredientes utilizados.
Nunca olvides la importancia de las mermas para poder calcular precios adecuados al
coste total de los ingredientes sin limpiar.
4.4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA EL CÁLCULO DEL PRECIO DE VENTA.
REFLEXIONA
A la hora de fijar los precios hay que tener en cuenta diversos aspectos. ¿Cuáles
considerarías tú?
Seguro que has dicho la mayoría de los siguientes:
Tener en cuenta el coste de elaborar las ofertas gastronómicas.
Considerar los precios que pone la competencia.
Tener en cuenta cómo actuará el cliente ante esos precios.
De los tres aspectos a tener en cuenta para calcular el PVP, nos vamos a centrar en el
primero de ellos, ya que es el más relacionado con los costes, que es el tema que nos toca. El
resto, ya los conocerás en la siguiente unidad de trabajo.
¿En cuál de los instrumentos ya estudiados hemos analizado el coste de los
productos?
Estás en lo cierto si piensas en la ficha técnica. Si no lo tienes aún muy claro, échale un
vistazo al ejemplo que tienes anteriormente y refresca tu mente.
Perfecto, pues una vez que has podido comprobar cómo aparecen en la ficha técnica de
un plato los costes de cada uno de los ingredientes utilizados, nos será más sencillo estimar el
PVP en base a esos costes.
¿Recuerdas qué es el umbral de rentabilidad?
Seguro que sí, y que has contestado que es aquel
número de platos de una oferta que hay que vender para
que los costes de su elaboración sean igual a los
ingresos que genera ese plato por sus ventas.
Pues bien, para que esto suceda, el precio al que
vendamos el plato, debe ser un poco superior a lo que
nos cueste elaborarlo. ¿Cuánto más superior? Eso
dependerá de cada establecimiento de restauración.
Cada establecimiento determinará un porcentaje de
beneficios que desea obtener sobre los costes de
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elaboración de la oferta gastronómica.
Si vuelves a mirar la ficha técnica de un par de epígrafes anteriores, podrás observar en
la parte inferior derecha, un concepto que dice "beneficio bruto 65 %". Esto significa que este
establecimiento desea obtener un 65% de beneficio por la venta de ese plato pero, ¿cómo se
calcula el PVP que aparece justo debajo? Esta fórmula te ayudará a ello:
𝑃𝑉𝑃 =𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑑𝑒 𝑎𝑙𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑥 100
100 − 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑑𝑒𝑠𝑒𝑎𝑑𝑜
EJERCICIO RESUELTO
Apliquemos esta fórmula al PVP calculado en la ficha técnica del
Gazpacho.
Coste de alimentos = 0,94 €.
Porcentaje del beneficio deseado = 65%
Sustituimos por los datos de la fórmula:
𝑃𝑉𝑃 =0,94𝑥100
100 − 65=
94
35=
PVP = 2,68 €.
AUTOEVALUACIÓN
Para calcular el PVP de un plato, necesitas saber:
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar todos los platos de un día en
concreto.
El coste de los ingredientes utilizados en elaborar ese plato para una fecha
determinada de valoración.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de todos los platos.
El beneficio que el establecimiento desea obtener por la venta de ese plato.
La segunda y cuarta respuestas son correctas. Recuerda que para poder obtener el PVP
de un plato, necesitamos que los datos estén expresados por unidad, es decir, para un
plato.
5. LA GESTIÓN ECONÓMICA DEL ECONOMATO: STOCKS
Juan no sólo debe elegir cuidadosamente a sus proveedores, sino que, debe saber gestionar adecuadamente la cantidad de productos dentro del almacén y la bodega. Ya que este almacenamiento supone un coste elevado para el establecimiento, y los productos perecederos no van a durar siempre. Por lo que
una buena gestión se hace indispensable.
Ya hemos hablado del economato de un
establecimiento de restauración pero desde el punto de
vista de la gestión administrativa del mismo, ahora no
podemos olvidarnos de la importancia que tiene el
economato desde el punto de vista de la gestión
económica.
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REFLEXIONA
Si en la gestión administrativa del economato estuvimos hablando acerca de la selección de proveedores y los documentos que se derivaban de esta gestión, ¿de
qué crees que se ocupará la gestión económica del economato?
Efectivamente no podemos olvidar que la adquisición, conservación y mantenimiento de toda la mercancía que compres, conlleva una serie de costes que deben ser controlados con el fin de alcanzar los objetivos. De ese control de costes de las mercancías se encargará la gestión económica del economato.
Si fueras el encargado de compras del economato de un establecimiento de restauración:
¿cuánta mercancía comprarías? Pues esa es la cuestión, cuánto necesito para que mi
establecimiento funcione pero para que al mismo tiempo, pueda conservar todo correctamente
y al mínimo coste. El secreto está en la palabra stock.
Las cantidades de mercancías que tenemos almacenadas no suponen ningún ingreso
para el establecimiento, sino que por el contrario, el mantenimiento y conservación de las
mismas es un gran gasto al que debe hacer frente el establecimiento.
Por todo ello, debemos:
Tener siempre la cantidad de mercancías mínima necesaria. Es decir, aquella
cantidad lo más pequeña posible pero necesaria para que funcione cocina y pueda
atender las comandas de los clientes.
Evitar el coste excesivo de tener almacenadas existencias innecesarias.
Optimizar la rotación de mercancías. Controlando las entradas y salidas de las
