UNIVERSIDAD DEL AZUAY
ESCUELA DE CONTABILIDAD SUPERIOR
“AU A”
Trabajo de Grad ión del título de:
INGENIERO UDITORIA
ORLANDO ESPINOZA.
ECON. CPA. TEODORO CUBERO A.
CUENCA – ECUADOR
2007
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
DITORIA A LA GESTION DE LA CLINICA ESPAÑ
uación previo a la obtenc
EN CONTABILIDAD Y A
Autor:
IVAN CALDERON Q.
Director:
l presente trabajo lo dedico a Silvana, por su
ondicional, a mis padres por su
omprensión, enseñanza y valores que han sabido
ste trabajo esta dedicado a Mónica y mi familia por
oyarme de manera absoluta en cada
eta trazada; y especialmente a Dios por permitirme
oncluir una etapa exitosa de mi vida.
án Calderón Q.
DEDICATORIA
E
paciencia y apoyo inc
c
inculcarme, durante toda mi vida.
Orlando Espinoza F.
E
confiar en mí y ap
m
c
Iv
ii
han participado de una u otra
rma en la elaboración de esta investigación; así
mbién al Econ. Teodoro Cubero por su confianza,
aciencia y constante apoyo, antes, durante y después
e la investigación.
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a la Clínica España S.A. y a todas
aquellas personas que
fo
ta
p
d
iii
INDICE DE CONTENIDOS
DEDICATORIA………………………………………………………………… ii
AGRADECIMIENTO………………………………………………………….. iii
INDICE DE CONTENIDOS……………………………………………. …….. iv
INDICE DE ILUSTRACIONES Y CUADROS……………………………… vii
RESUMEN……………………………………………………………………… ix
CAP
1.1
1.2
1.3
.5 Marco Legal…………………………………………………………………. 11
CAP
2.1 u
2.2
INDICE DE ANEXOS…………………………………………………………. viii
ABSTRACT…………………………………………………………………….. x
INTRODUCCION……………………………………………………………...... 1
ITULO I: Clínica España S.A.…………………………………………….. 2
Introducción………………………………………………………………… 2
Antecedentes Históricos de la Clínica España……………………………… 3
Actividad Económica de la Organización…………………………………... 5
1.3.1 Misión……………………………………………………………….. 5
1.3.2 Visión………………………………………………………………... 5
1.3.3 Objetivos…………………………………………………………….. 5
1.3.4 Análisis FODA………………………………………………………. 7
1.3.5 Cinco Fuerzas de Porter……………………………………………... 8
1.4 Estructura Organizacional y Funcional……………………………………… 10
1
1.5.1 Reglamento Orgánico Funciona…………………………………….. 11
1.5.2 Reglamento Interno de Trabajo……………………………………... 13
1.6 Análisis de la Estructura Económica y Financiera………………………….. 14
ITULO II: Fundamentos de la Auditoria.………………………………… 16
Introd cción………………………………………………………………..... 16
Auditoria de Gestión………………………………………………………… 17
2.2.1 Definición y Alcance……………………………………………........ 17
iv
2.2.2 Enfoque Integral de la Auditoria de Gestión……………………….. 18
2.2.3 Similitudes y Diferencias con Otras Auditorias…………………...... 21
2.2.4 Objetivos de la Auditoria de Gestión……………………………...... 23
2.3. Control……………………………………………………………………… 24
2.4. Control de Gestión…………………………………………………………. 24
2.5. Indicadores de Gestión…………………………………………………...... 26
2.6. Riesgos de Auditoria de Gestión………………………………………....... 28
CAP
3.1
3.2 .
2.7. Control de Recursos y los Riesgos-Ecuador (CORRE)………………….... 31
2.8. Código de Ética de Auditor……………………………………………….. 54
2.9. Fases de la Auditoria de Gestión………………………………………….. 56
ITULO III: Aplicación de las Fases de Auditoria……………………….. 61
Introducción……………………………………………………………….. 61
Fase I - Conocimiento Preliminar………………………………………..... 62
3.2.1 Información de la entidad………………………………………...... 67
3.2.2 Estructura Organizacional………………………………………..... 69
3.2.3 Indicadores de Gestión…………………………………………….. 70
3.2.4 Análisis FODA…………………………………………………...... 75
3.2.5 Cinco Fuerzas de Porter………………………………………........ 76
3.2.6 Evaluación Preliminar del Control Interno……………………....... 77
3.3 Fase II.- Planificación……………………………………………………… 104
3.3.1 Análisis FODA por Subcomponente…………………………….... 106
3.3.2 Evaluación del Control Interno por Subcomponente……………… 117
3.3.3 Memorando de Planificación………………………………........... 127
3.4 Fase III.- Ejecución………………………………………………….......... 138
3.4.1 Papeles de Trabajo del Componente.- Clínica España S.A.…….... 139
3.4.2 Hojas de Hallazgos del Componente.- Clínica España S.A.…....... 145
3.4.3 Programa de Trabajo (Subcomponente.- Hospitalización)……...... 149
3.4.4 Papeles de Trabajo (Subcomponente.- Hospitalización)…………. 154
3.4.5 Hojas de Hallazgos (Subcomponente.- Hospitalización)…............. 167
3.4.6 Programa de Trabajo (Subcomponente.- Inventario de Farmacia)…172
3.4.7 Papeles de Trabajo (Subcomponente.- Inventario de Farmacia)....... 176
3.4.8 Hoja de Hallazgos (Subcomponente.- Inventario de Farmacia)....... 182
v
3.4.9 Estructura del Informe…………………………………………….. 184
.1 Introducción……………………………………………………………..... 221
.2 Conclusiones………………..…………………………………………….. 222
.3 Recomendaciones………….……………………………………………… 224
.4 Bibliografía……………………………………………………………….. 226
3.5 Fase IV.- Comunicación de Resultados…………………………………... 187
3.6 Fase V.- Seguimiento y Monitoreo……………………………………….. 212
3.6.1 Cronograma de Cumplimiento de Recomendaciones……………… 213
CAPITULO IV: Conclusiones y Recomendaciones…………………………. 221
4
4
4
4
vi
uadro 3.8: FODA de Inventario de Farmacia…………………………………….112
Cuadro 3.9: Áreas críticas de Invent ia……………………………..113
Cuadro 3.10: Matriz de ponderación de Inventario de Farmacia…………………. 114
ráfico 2.6: Relación entre objetivos y componentes del CORRE……………….. 41
ráfico 2.7: Fases de auditoria en diferentes países………………………………. 56
Gráfico 2.8: Fases de auditoria en Ecuador……………………………………….. 57
Gráfico 3.1: Diagnostico de las Cinco Fuerzas de Porter…………………………. 76
INDICE DE ILUSTRACIONES Y CUADROS
CUADROS
Cuadro 1.1: Análisis FODA de la Clínica España S.A.…………………………....... 7
Cuadro 1.2: Estructura organizacional y funcional………………………………… 10
Cuadro 2.1: Similitudes y diferencias con otras auditorias………………………… 22
Cuadro 2.2: Diferencias entre el COSO y MISIL………………………………….. 31
Cuadro 3.1: Misión, visión y objetivos de la Clínica España S.A…………………. 67
Cuadro 3.2: Estructura organizacional de la Clínica España S.A…..……………… 69
Cuadro 3.3: Análisis FODA de la Clínica España S.A…………………………….. 75
Cuadro 3.4: FODA del Servicio de Hospitalización……………………………….106
Cuadro 3.5: Áreas críticas del Servicio de Hospitalización………………………..107
Cuadro 3.6: Matriz de ponderación del Servicio de Hospitalización....................... 108
Cuadro 3.7: Determinación del nivel de confianza de Hospitalización…….……...109
C
ario de Farmac
Cuadro 3.11: Determinación del nivel de confianza de Inventario……………….. 115
GRAFICOS
Gráfico 2.1: Enfoque de Auditoria de Gestión…………………………………….. 20
Gráfico 2.2: Origen del CORRE…………………………………………………... 32
Gráfico 2.3: Componentes del Corre………………………………………………. 33
Gráfico 2.4: Factores del componente Ambiente Interno de Control……………... 35
Gráfico 2.5: Factores del componente Establecimiento de Objetivos…………….. 39
G
G
vii
FOTOGRAFIAS
Fotografía A.1: Fotografías de las habitaciones………………………………….. 240
Fotografía A.2: Fotografías de las habitaciones………………………………….. 240
Fotografía A.3: Fotografías de la estación de enfermería……………………….... 241
Fotografía A.4: Fotografías de la estación de enfermería……………………….... 241
Fotografía A.5: Fotografías de ……………………….. 242
otografía A.6: Fotografías de las instalaciones………………………………….. 242
NEXO 2………………………………………………………………………… 230
NEXO 3………………………………………………………………………… 231
NEXO 4……………………………………………………………………........ 233
NEXO 5………………………………………………………………………… 240
las instalaciones…………
F
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1………………………………………………………………………… 229
A
A
A
A
viii
ordial de medir el grado de eficiencia, eficacia y
conomía en las operaciones y en la utilización de los recursos que dispone la
stitución, el cumplimiento de metas y objetivos trazados por la administración
, establecer si se han cumplido con las leyes, reglamentos, estatutos y demás
ormas bajo las cuales se rige.
RESUMEN
La presente investigación consiste en la auditoria a la gestión de la Clínica
España .S.A. durante el periodo del 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de
2006, donde se avalúa el control interno a través del marco referencial
C.O.R.R.E; con el objetivo prim
e
in
y
n
ix
frame C.O.R.R.E. The main objectives are the
llowing: to measure the degree of
perations and the utilization of the institution’s resources; to fulfill the goals and
objectives proposed by the administration; and to establish if the laws, rules, and
norms have been respected.
ABSTRACT
This research work consists in an auditing to the management of “Clínica España
S.A.” from January 1st, 2006 to December 31st, 2006, which appraises the internal
control through the referential
fa efficiency, efficacy, and economy in the
o
x
Las ideas y opiniones vertidas en la presen
________________________ _________________________
Iván Calderón Q. Orlando Espinoza F.
te tesis son de exclusiva responsabilidad
de sus autores:
_
xi
INTRODUCCION
Hoy en día, la organización es concebida como un conjunto de procesos y sistemas,
en la cual todos sus componentes, humanos y materiales, deben estar debidamente
sincronizados para el correcto desenvolvimiento de la misma, de tal manera que se
alcancen los objetivos planteados por la dirección ya sean estos operativos o
estratégicos. Por lo tanto, la búsqueda del desarrollo y mejoramiento de una empresa
obliga a la dirección, hoy más que nunca a realizar la planificación, organización,
dirección y control; en el corto, mediano y largo plazo, para así asegurar la
supervivencia de la empresa en un entorno globalizado y de crecimiento vertiginoso.
Para lograr el desarrollo y mejoramiento organizacional ya mencionado, es
fundamental determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía en las diversas
acciones practicadas por una entidad; tomando en este caso, la Auditoria de Gestión
una figura trascendente para evaluar el desempeño de las actividades ejecutadas y
compararlas con las metas trazadas. La evaluación de dicho desempeño, considera la
detección de problemas y la identificación de oportunidades de mejora que pueden
tomar forma a través de las recomendaciones que un auditor puede proponer a la
dirección.
Por lo tanto, hemos decidido desarrollar la Auditoria a la Gestión de la Clínica
España S.A., considerando que a través de nuestra investigación ayudaremos a
optimizar las acciones y decisiones que ejecute la dirección, y que nuestro trabajo se
convierta en una herramienta de apoyo para el cumplimiento de metas y objetivos.
1
CAPITULO I
1. CLINICA ESPAÑA S.A.
1.1. Introducción.
El objetivo del primer capitulo es el conocimiento de la entidad sujeta a estudio, la
Clínica España S.A., sus antecedentes históricos, su fecha de constitución, los
principales motivos que condujeron a la conformación de esta entidad, sus inicios,
los cambios más significativos; aspecto que ha sido posible gracias a la colaboración
de los funcionarios de la entidad, al relatarnos su historia, y al facilitarnos el
documento de constitución de la clínica.
Se expondrán las principales actividades de la entidad, en donde contaremos con una
revisión de la misión, visión, los principales objetivos, el análisis FODA, en donde
descubriremos las principales fortalezas y debilidades que tiene la clínica, así como
sus principales oportunidades y amenazas a las que se enfrenta con su entorno. De
igual manera presentamos el análisis de las cinco fuerzas de Porter.
Mediante el estudio del Reglamento Interno de la institución iremos desarrollando su
estructura organizacional y funcional, la descripción de cada uno de los puestos juega
un papel importante a la hora de establecer responsables del cumplimiento de las
metas y objetivos planteados, adicionalmente la participación de todos los empleados
de la clínica en la elaboración de los planes estratégicos, permite a la organización y
cumplimiento cabal y comprometido.
Finalmente se estudiaran las principales leyes y regulaciones a las cuales esta sujeta
nuestra entidad en estudio.
2
1.2. Antecedentes históricos de la Clínica España
La Clínica España es una compañía de sociedad anónima fundada el 20 de marzo
1986 según escritura publica de constitución registrada en la Notaría Tercera, del
cantón Cuenca, con un capital social de 2’100.000 sucres, dividido en 210 acciones
ordinarias, nominativas de 10.000 sucres cada una. La institución se encuentra
ubicada en su local propio, en la Ave. Gil Ramírez Dávalos 1.33 y Sebastián de
Benalcázar; en la ciudad de Cuenca provincia del Azuay, Ecuador. Como tal
comprende un sistema integral en servicios de salud, destinado a la colectividad.
Constituyendo a esto, en su vocación y política primordial, considera compromiso
ineludible la actualización, lo más cercano posible en relación a los avances
científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual. Todo esto tiene como mira
satisfacer los requerimientos de salud del usuario en un concepto integral.
Es estrategia de la empresa, establecer un compromiso serio y formal de respeto al
medio ambiente y no practicar discrimen alguno por razones de edad, sexo, raza,
procedencia, bajo ningún concepto.
La clínica nace por iniciativa de un grupo de médicos de la ciudad de Cuenca, que
ante la imperante necesidad de contar con centros de salud modernos, en donde se
atienda de manera eficiente, oportuna y bajo la convicción de servicio a la sociedad,
deciden juntar sus capitales y dar origen a esta reconocida clínica.
Inicialmente el local donde funcionó la Clínica España S.A. fue un inmueble
arrendado, que se encontraba ubicado en la Av. Hurtado de Mendoza; en el mismo se
prestaban los servicios de consultorios y hospitalización con un total de 12
habitaciones, donde se puede señalar que las actividades de servicio clínico fueron
llevadas a cabo en estas instalaciones, aproximadamente durante 5 años.
3
Posteriormente y ante la creciente demanda de sus servicios, sus socios decidieron
buscar un local más apropiado para desarrollar sus actividades, con las comodidades
apropiadas para sus clientes. En esta búsqueda la decisión más acertada fue la
adquisición del local ubicado en las calles Gil Ramírez Dávalos y Sebastián de
Benalcazar, en donde actualmente viene funcionando de manera normal la clínica.
Durante su permanencia en este local el número de habitaciones para hospitalización
se incremento de 12 a 16, siempre bajo el principio de brindar comodidades y
servicios de calidad a los pacientes de la Clínica.
La última adecuación de las instalaciones fue la implementación de un parqueadero
amplio, con el objetivo de brindar bienestar para los pacientes que acuden a la
clínica, el mismo tiene una capacidad que cubre la demanda de automotores, y se
espera que cumpla con los requerimientos actuales de la clínica.
Actualmente la Clínica España cuenta con los servicios: de Consultorios, en donde
cada uno de los médicos prestan sus servicios; Laboratorio, Rayos X, Farmacia entre
otros servicios.
4
1.3. Actividad económica de la organización.
1.3.1. Misión
Prestar servicios médicos de calidad, garantizando el total respeto a los pacientes y a
la ética profesional; comprometiendo a nuestros profesionales a participar en el
desarrollo científico y de la institución.
1.3.2. Visión
Preservar y mejorar la eficiencia en la prestación de servicios médicos, así como
proyectar nuestro servicio profesional a nivel regional de manera ética y humana.
1.3.3. Objetivos
Objetivo general:
Brindar un sistema integral en servicios de salud, destinado a la colectividad sin
practicar discrimen alguno, por razones de edad, sexo, raza, procedencia, bajo
ningún concepto; con el compromiso de actualización en relación a los avances
científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual, así como el compromiso
formal de respeto al medio ambiente.
Objetivos específicos:
Garantizar que todos los pacientes que son tratados en la institución, reciban
servicios médicos de calidad sin prejuicio alguno.
Atender de manera gratuita las emergencias médicas como dispone la
constitución vigente.
Participar y promover actividades científicas y académicas, en pro del desarrollo
profesional del equipo medico para elevar el nivel de los servicios de salud que
se prestan.
5
6
Ofrecer servicios médicos a costos razonables, así como también, controlar el
cumplimiento de los honorarios médicos establecidos.
Utilizar de los recursos disponibles dentro de la institución de manera
responsable y profesional, para alcanzar la eficiencia y eficacia.
Asegurar un alto nivel en la práctica profesional, definiendo de manera clara
deberes y obligaciones, desde el punto de vista científico y ético.
Financiamiento: De acuerdo a la información que consta en los Estados
Financieros, los recursos con los que cuenta la clínica para su funcionamiento son los
siguientes:
Ingresos Operacionales $ 212,667.15
Medicamentos $ 103,030.55
Hospitalización $ 80,552.04
Quirófano $ 21,793.02
Laboratorio $ 7,291.54
Parqueaderos $ 4,685.06
Otros Ingresos No Operacionales $ 4,466.69
TOTAL $ 221,818.90
7
1.3.4. Análisis de los factores internos y externos (FODA) Cuadro 1.1
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
Profesionales especializados en las diferentes áreas.
Buen ambiente laboral en las diferentes áreas.
Colaboración y coordinación entre departamentos.
Áreas de parqueos para los clientes de propiedad de la clínica.
Compromiso por parte de la gerencia para la prestación de servicios de calidad.
Honorarios y precios de servicios médicos justos.
Infraestructura que cubre la demanda.
Carencia de un departamento de RRHH para la selección y reclutamiento de personal.
Falta de una base de datos que permita obtenerinformación oportuna y competente.
No existe un departamento de auditoria interna, así como tampoco un manual de control interno.
Existencia de un solo conserje que no permite el mantenimiento correcto y oportuno del edificio.
Inexistencia de una política publicitaria.
Señalización interna ineficiente.
Implementación en el corto plazo de un nuevo sistema informático para obtener información oportuna y competente.
Capacidad de expansión física e infraestructura para servir mejor y cubrir la demanda.
Firmar convenios con instituciones para la prestación de servicios médicos.
Actualización y capacitación del personal medico con la finalidad de ser competitivos.
Reciente nombramiento de una nueva gerencia, la cual aporta con nueva ideas y perspectivas para mejorar la institución.
Incursión de nuevos competidores y crecimiento continuo de la competencia.
Retraso tecnológico en cuanto a equipos médicos de punta.
Poder adquisitivo limitado de la población.
Tendencia de los pacientes por la medicina alternativa.
Competencia con hospitales públicos.
Farmacia de ayuda solidaria del estado que ofrecen precios más bajos.
1.3.5. Cinco fuerzas de Porter.
COMPETIDORES EXISTENTES
Prestigio en lo que corresponde a la calidad de los servicios médicos.
Rivalidad intensa por sector fragmentado.
Existencia de diferenciación en cuanto al costo del servicio.
Consultorios independientes de médicos reconocidos.
Instituciones de salud pública que ofrecen servicios gratuitos.
Consultorios de medicina alternativa.
POSIBLES COMPETIDORES
Médicos Especializados en el exterior.
Capacidad de inversión alta para incursionar en el mercado.
Alta especialización de activos y adquisición del los mismos.
Demanda de servicios médicos en crecimiento.
No existen barreras legales por parte del gobierno.
Rendimientos económicos altos por servicios médicos.
8
9
COMPRADORES
La carencia de poder de negociación, sin diferenciación del servicio.
La carencia de poder de negociación, si el costo es alto.
Compradores fragmentados.
Servicio profesionales que requieren especialización.
Poder de negociación de los compradores si poseen información
en cuanto al costo del servicio.
PROVEEDORES
Proveedores Fragmentados en medicamentos e insumos.
Concentración de alta tecnología en equipos que suministran nuestros
proveedores.
Perdida de negociación por ser suministros de vital utilización
Para prestar el servicio.
Altos costos por cambio de proveedor, por lo tanto se pierde poder de
negociación.
No hay amenaza de integración
SUSTITUTOS
Shamanes y brujería.
Acupuntura.
Medicina Natural alternativa.
Yoga.
10
1.4. Estructura organizacional y funcional. Cuadro 1.2
JUNTA GENERAL
DIRECTORIO
PRESIDENTE
GERENTE
AREA TECNICA AREA ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
MANTENIMIENTO
SERV. GENERALES
LAVANDERIA
COCINA
LIMPIEZA
CONSERJERIA
DIRECTOR MEDICO
AREA MEDICA SERVICIO DE DX Y TTO
MEDICINA INTERNA
CARDIOLOGIA
GASTROENTEROLOGIA
SERVICIO DE APOYO
LABORATORIO ENFERMERIA
IMAGENOLOGIA NUTRICION
BOTIQUIN
DIABETOLOGIA
NEUROLOGIA
CIRUGIA GENERAL
OTORRINOLARINGOLOGIA
OFTALMOLOGIA
TRAUMATOLOGIA
UROLOGIA
PEDIATRIA
GINECO-OBSTETRICIA
EMERGENCIA
ENDOSCOPIA DIGESTIVA
ANESTESIA
ELECTROCARDIOLOGIA
ELECTROENCEFALOGRAFIA
AUDIOLOGIA
ANATOMO PATOLOGIA
ENDOSCOPIA NASAL
CIRUGIA LAPAROSCOPICA
ESTADISTICA
RESIDENCIA
AUDITORIA MEDICA AUDITORIA MEDICA
COMISION ECONOMICA
RELACIONES PUBLICAS
SECRETARIA
1.5. Marco legal.
Todos los servicios que prestan las instituciones de salud, requieren la mayor
responsabilidad y profesionalismo por parte de su personal, bajo el compromiso de
preservar vidas humanas y mejorar la calidad de vida de la población; motivo por el
cual el personal de la Clínica España S.A. trabaja en función de un reglamento
orgánico funcional, el que dicta las responsabilidades de cada uno de los integrantes
de la clínica, así como también la asignación de las tareas.
Además, la existencia de un reglamento interno de trabajo permite a la clínica regular
las relaciones obrero-patronales, con la finalidad de garantizar la estabilidad del
trabajador dentro del marco legal, fijando obligaciones y derechos por una y otra
parte.
1.5.1 Reglamento Orgánico Funcional.
El reglamento orgánico funcional establece que la máxima autoridad de la institución
es la Junta General de Accionistas, y ésta designa un directorio que debe encargarse
de la administración.
Serán considerados socios aquellos profesionales calificados y que hayan cumplido
con los requisitos señalados por los estatutos y reglamentos de la compañía, quienes
podrán ejercer libremente su especialidad gozando de sus derechos y cumpliendo los
deberes que les corresponden.
La Clínica España S.A. es una institución de modalidad abierta, donde se permite a
los médicos no socios usar la infraestructura existente, previa autorización del
Director Médico o el Medico Residente.
El Gerente es el representante judicial y extrajudicial de la compañía; además es el
encargado de ejecutar las políticas económicas impartidas por la Junta General de
Accionistas y el Directorio.
11
El Director Médico es el encargado de normar el funcionamiento medico – técnico
en coordinación con la gerencia; será nombrado por el directorio por un periodo de
dos años, pudiendo ser reelegido indefinidamente; quien podrá ser removido de sus
funciones por incumplimiento a los estatutos.
Además, el Directorio procederá a designar a los integrantes de las comisiones,
quienes deben presentar en el lapso de cuatro semanas su plan de actividades, el cual
será controlado por la comisión de disciplina.
Siendo las comisiones las siguientes:
• Comisión Económica: Será de su responsabilidad la asesoria y control del
movimiento económico-contable de la sociedad, así también la adquisición de
enseres, equipos, insumos y medicamentos necesarios para cumplir la
prestación de sus servicios; estará presidida por el presidente e integrada por
el gerente y otro miembro designado por el Directorio.
• Comisión Científica: Presidida por el Director Médico y dos socios de la
institución, nombrados por el Directorio, tendrá a su cargo la organización de
eventos científicos.
• Comisión de Relaciones Públicas: La dirigirá el gerente y estará bajo su
responsabilidad la publicidad y todos los procedimientos que permitan
enaltecer el buen nombre de la institución.
• Comisión de Disciplina: Es responsable de velar por el cumplimiento de los
reglamentos estatutarios, disposiciones de la Junta General de Accionistas y
estará integrada por el presidente del directorio, el director médico y un socio
activo.
En el caso de incumplimiento a los reglamentos y disposiciones se impondrá
las siguientes sanciones:
1. Amonestación verbal
2. Amonestación escrita
3. Suspensión temporal de la condición de miembro del cuerpo medico.
4. Cancelación definitiva de miembro del cuerpo médico.
12
La aprobación y reformas al reglamento orgánico funcional de la institución, la
realizará la Junta General de Accionistas en una sesión ordinaria o extraordinaria.
Los casos no determinados en los estatutos de la sociedad y en el presente
reglamento serán resueltos por la Junta General o el Directorio.
Todos los miembros de la clínica renuncian a cualquier acción en contra de
decisiones tomadas por el cuerpo médico y el Directorio como consecuencia de una
acción disciplinaria. Además se obliga a mantener indemne a la clínica, al Gerente o
a los Directivos, de cualquier acción que pueda ser iniciada por pacientes o por
terceros como consecuencia de su práctica profesional.
1.5.2 Reglamento interno de trabajo de la Clínica España S.A.
El reglamento interno de trabajo permite regular las relaciones obrero-patronales, de
la “Clínica España S.A.” y el personal que labora en la institución; con la finalidad
de garantizar estabilidad laboral al trabajador, así como también exigir a cada una de
las partes el fiel cumplimiento de las disposiciones que constan en el mismo.
En dicho reglamento se encuentran establecidos los deberes y derechos que deben ser
cumplidos de manera obligatoria por cada una de las partes involucradas, entre los
aspectos más importantes podemos destacar:
• Requisitos para la admisión de personal.
• Asistencia al trabajo.
• Obligaciones de la Clínica España S.A.
• Obligaciones de los trabajadores
• Prohibiciones de los trabajadores.
• Reglas de acceso a las áreas de la empresa.
• Procedimientos disciplinarios y sanciones.
• Puntualidad y asistencia.
• Atraso en las tareas.
13
Es muy importante señalar que el reglamento interno de trabajo de la Clínica España
S.A. no ha sido debidamente actualizado, siendo este aprobado por la Subdirección
Regional de Trabajo el 08 de Diciembre de 1986, fecha desde la cual el documento a
permanecido sin alteración alguna.
1.6. Análisis de la estructura económica y financiera.
En la estructura del activo, el rubro mas importante lo constituyen las construcciones
en curso, que significa un 67% del total del activo, básicamente por las
construcciones que se llevaron a cabo en el periodo y que sirvieron para el
incremento de números de consultorios, habitaciones para el servicio de
hospitalización y la adecuación de un parqueadero para los pacientes de la clínica.
La clínica no mantiene niveles de financiamiento elevados, la mayor parte de sus
inversiones son cubiertas por sus socios, existen valores pendientes de pago por
concepto de medicamentos y otros servicios, los mismos que no constituyen un
riesgo de operación por endeudamiento.
El financiamiento para la construcción mencionada se dio por los aportes que hacían
los socios para futuras capitalizaciones, lo que significara un acrecentamiento del
patrimonio de la clínica cuando las construcciones hayan sido concluidas.
El principal ingreso de la clínica lo constituye los medicamentos, los que representan
casi el 50% del total de los Ingresos Operacionales, el segundo rubro mas importante
lo constituye el servicio de hospitalización, que constituye alrededor de un 40% del
total de los ingresos, razones fundamentales para que el alcance de esta auditoria
sean los componentes mencionados.
En la estructura de los gastos y siendo consecuentes con los ingresos generados, los
más significativos son los correspondientes al costo de los medicamentos que
alcanzan un 31% del total de los costos y gastos; valor similar al que alcanza el total
de los gastos por hospitalización(31%), dentro de los cuales el mas importante lo
constituyen los gastos por concepto de sueldos y beneficios sociales (14% del total).
14
Algo que llama la atención en la estructura del estado de resultados de la empresa es
el 15.41% que representan el total de los gastos administrativos de la empresa, del
total de los gastos, lo que puede darnos una idea de que existen algunos gastos que
pueden estar mal clasificados, o existe un mal manejo por parte del área
administrativa en los manejos de recursos de esa área, debido a que el total de
ingresos no operacionales es apenas un 6% del total de los ingresos.
15
CAPITULO II
2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA.
2.1. Introducción.
En este segundo capitulo de nuestro trabajo realizamos un análisis sobre los
principales fundamentos y herramientas de la auditoria, los aspectos claves sobre la
cual se basa la Auditoria de Gestión, la parte metodológica fundamental que permite
la correcta comprensión y desarrollo de la auditoria.
El objetivo de este capitulo, es conocer los fundamentos teóricos que sustentan una
auditoria de gestión, se analizará la definición y alcance de la auditoria de gestión, se
la comparará con otros tipos de auditoria, la operacional, la financiera, etc.
destacando las diferencias más significativas de cada una de estas con respecto a la
de gestión.
Uno de los puntos importantes que desarrollaremos en este capitulo, es todo lo
relacionado al control dentro de una auditoria de gestión, le definición, tipos, y
grados de riesgos que existen, así como los indicadores de gestión, que permiten una
medición de las principales actividades de la entidad. Luego se expondrá un breve
resumen del Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador (CORRE),
desagregándolo por cada uno de sus componentes y sus factores.
Se realiza un análisis de las normas que rigen la profesión de los auditores, los
Principios contenidos en el Código de Ética del auditor, los mismos que sirven de
base para cualquier auditoria de gestión que se lleve a cabo.
Finalmente abordamos las fases de la Auditoria de Gestión, con una breve
descripción de cada una, las mismas que irán siendo desarrolladas en el siguiente
capitulo.
16
2.2. Auditoria de gestión.
2.2.1. Definición y alcance.
La Contraloría General del Estado define a la auditoria de gestión como “el examen
sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el
propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u
operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía
y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los
servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus
actividades.”1
Tomando en cuenta el concepto anterior podemos concluir entonces, que la auditoria
de gestión es un examen que tiene como finalidad determinar el grado de economía y
eficiencia en cuanto a la utilización de los recursos de los cuales se dispone, así como
la eficacia con la que se cumple los objetivos y metas planteadas; y que al ser una
auditoria que no se limita únicamente al ámbito financiero, necesita de un equipo
multidisciplinario para su ejecución.
Por lo tanto, desde el punto de vista directivo, la auditoria de gestión es en una
importante herramienta de apoyo que utiliza la administración de una entidad para
corregir errores y buscar oportunidades de mejoramiento.
La Auditoria de Gestión esta dirigida hacia el análisis de la empresa como una
unidad o a parte de ella tomando en cuenta cada aspecto operativo, financiero y
administrativo de la organización, es por eso que el alcance de una auditoria de
gestión debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:
• Cumplimiento de la misión, visión, objetivos institucionales y demás metas
planteadas por la administración.
1 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, Pág. 28
17
• La estructura organizacional de la entidad y los niveles jerárquicos a los que
se rige.
• Acatamiento de las normas de cumplimiento general y específico.
• Evaluación de la eficiencia y economía con la que se utilizan los recursos
disponibles; y la eficacia con la que se cumple con los objetivos y metas.
• Identificación de procedimientos ineficaces, costosos y que no generen los
resultados esperados.
• Identificar y controlar los riesgos para adoptar las medidas que permitan
reducir el riesgo o eliminarlo.
• Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos.
2.2.2. Enfoque integral de la auditoria de gestión
Como se ha señalo anteriormente, la auditoria de gestión esta enfocada a la ejecución
de un examen integral de la organización, por lo tanto, se concibe como una
Auditoría de Economía y Eficiencia, una Auditoría de Eficacia, y una Auditoría de
tipo Gerencial-Operativo y de Resultados.
• Auditoría de economía y eficiencia: Porque la Auditoria de Gestión está
orientada hacia la adquisición económica de los recursos y su utilización
eficiente o provechosa en la producción de bienes o servicios. Es decir
maximizar la producción en cantidad y calidad producida con el uso mínimo
de recursos.
• Auditoría de eficacia: Porque está enfocada a determinar el grado de
cumplimiento de objetivos, metas y resultados de una entidad, programa o
proyecto, expresados en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.
• Auditoría con enfoque gerencial-operativo y de resultados: Porque es una
herramienta para evaluar la gestión en base al cumplimiento de objetivos y
metas, a través de planes, proyectos, programas, actividades y operaciones.
18
19
Además de los aspectos mencionados, la auditoria de gestión también se enfoca en
aspectos importantes como son:
• El impacto en el entorno social, económico y medioambiental del bien o
servicio que presta la empresa.
• La equidad en cuanto a la distribución de recursos, bienes o servicios
destinados a la población.
• El cumplimiento de normas de conducta institucional y principios éticos.
• La calidad del bien o servicio, en cuanto a la satisfacción del cliente, la
cantidad y el grado de oportunidad de los productos o servicios.
Es decir que la auditoria de gestión es una herramienta administrativa que evalúa a
una institución de manera global, como se puede observar en el cuadro que se expone
a continuación.
20
Gráfico 2.1
2
G R A F I C O D E E N F O Q U E I N T E G R A L D E A U D I T O R Í A D E G E S T I Ó N
A U D I T O R Í A G E R E N C I A L O P E R A T I V A Y D E R E S U L T A D O S
A U D I T O R Í A H A C I A L A E F I C I E N C I AY E C O N O M Í A
A U D I T O R Í A H A C I A L A E F I C A C I A
E F I C I E N C I A
R e la c ió n e n t r e lo s b ie n e s y s e r v ic io s e n t r e g a d o s y
e l m a n e jo d e lo s r e c u r s o s
E F I C A C I AR e la c ió n e n t r e lo s
s e r v ic io s o p r o d u c t o s g e n e r a d o s y lo s o b je t iv o s
y m e t a s p r o g r a m a d o s
I M P A C T O
D e lo s p r o d u c t o s o s e r v ic io s p r e s t a d o s
E C O N O M Í AU s o o p o r t u n o d e lo s
r e c u r s o s e n c a n t id a d y c a l id a d a d e c u a d a s y a l
m e n o r c o s t o p o s ib le
C A L I D A D
C a n t id a d , g r a d o y o p o r t u n id a d d e p r o d u c t o s
o s e r v ic io s
E C O L O G I AC o n d ic io n e s , o p e r a c io n e s
y p r á c t ic a s r e la t iv a s a r e q u is it o s a m b ie n t a le s y
s u im p a c t o
E T I C AC o n d u c t a in s t it u c io n a l
v s . N o r m a s p r o fe s io n a le s , l e g a le s y
c o n s e t u d in a r ia s
E Q U I D A DE q u id a d e n la s
p a r t ic ip a c io n e s , s u b v e n c io n e s y t r a n s f e r e n c ia s
R e p e r c u s ió n a m e d ia n o y la r g o
p la z o e n e l e n t o r n o s o c ia l ,e c o n ó m ic o o
a m b ie n t a le s
D is t r ib u c ió n y a s ig n a c ió n
d e r e c u r s o s a t o d a la
p o b la c ió n
C ó d ig o d e é t ic aN o r m a s y
C o s t u m b r e .
P o l í t ic a ,g e s t ió n y c o n t r o l
a m b ie n t a l
E n t r e g a d e b ie n e s ,
s e r v ic io s y o b r a s a lac o m u n id a d y
s a t is f a c c ió n d ec l ie n t e s
R e c u r s o s h u m a n o s ,
f in a n c ie r o s ,m a t e r ia le s ,
T e c n o ló g ic o s .
P r o d u c c ió nd e b ie n e s , s e r v ic io s y
o b r a s .
O b je t iv o s y m e t a s
in s t i t u c io n a le sP r o g r a m a d a s .
G R A F I C O D E E N F O Q U E I N T E G R A L D E A U D I T O R Í A D E G E S T I Ó N
A U D I T O R Í A G E R E N C I A L O P E R A T I V A Y D E R E S U L T A D O S
A U D I T O R Í A H A C I A L A E F I C I E N C I AY E C O N O M Í A
A U D I T O R Í A H A C I A L A E F I C A C I A
E F I C I E N C I A
R e la c ió n e n t r e lo s b ie n e s y s e r v ic io s e n t r e g a d o s y
e l m a n e jo d e lo s r e c u r s o s
E F I C A C I AR e la c ió n e n t r e lo s
s e r v ic io s o p r o d u c t o s g e n e r a d o s y lo s o b je t iv o s
y m e t a s p r o g r a m a d o s
I M P A C T O
D e lo s p r o d u c t o s o s e r v ic io s p r e s t a d o s
E C O N O M Í AU s o o p o r t u n o d e lo s
r e c u r s o s e n c a n t id a d y c a l id a d a d e c u a d a s y a l
m e n o r c o s t o p o s ib le
C A L I D A D
C a n t id a d , g r a d o y o p o r t u n id a d d e p r o d u c t o s
o s e r v ic io s
E C O L O G I AC o n d ic io n e s , o p e r a c io n e s
y p r á c t ic a s r e la t iv a s a r e q u is it o s a m b ie n t a le s y
s u im p a c t o
E T I C AC o n d u c t a in s t it u c io n a l
v s . N o r m a s p r o fe s io n a le s , l e g a le s y
c o n s e t u d in a r ia s
E Q U I D A DE q u id a d e n la s
p a r t ic ip a c io n e s , s u b v e n c io n e s y t r a n s f e r e n c ia s
R e p e r c u s ió n a m e d ia n o y la r g o
p la z o e n e l e n t o r n o s o c ia l ,e c o n ó m ic o o
a m b ie n t a le s
D is t r ib u c ió n y a s ig n a c ió n
d e r e c u r s o s a t o d a la
p o b la c ió n
C ó d ig o d e é t ic aN o r m a s y
C o s t u m b r e .
P o l í t ic a ,g e s t ió n y c o n t r o l
a m b ie n t a l
E n t r e g a d e b ie n e s ,
s e r v ic io s y o b r a s a lac o m u n id a d y
s a t is f a c c ió n d ec l ie n t e s
R e c u r s o s h u m a n o s ,
f in a n c ie r o s ,m a t e r ia le s ,
T e c n o ló g ic o s .
P r o d u c c ió nd e b ie n e s , s e r v ic io s y
o b r a s .
O b je t iv o s y m e t a s
in s t i t u c io n a le sP r o g r a m a d a s .
2 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, Pág. 31
21
2.2.3. Similitudes y diferencias con otras auditorias.
La auditoría de gestión se origina y fundamenta en la auditoría operacional,
constituye una auditoría integral y perfeccionada, respecto de quien se basa, no
obstante si existen diferencias entre ellas, aunque mayores diferencias existen con
respecto a la auditoría financiera, como se puede apreciar en el siguiente cuadro:
22
Cuadro 2.1
Elemento Auditoria de Gestión Auditoria Operacional Auditoria Financiera
Objetivo Evaluar la eficacia en objetivos y metas propuestas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de recurso; medir la calidad de servicios,
bienes u obras; y establecer el impacto socio-económico.
Evaluar las actividades para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de sus
operaciones.
Dictaminar los estados financieros de un período.
Alcance Examina a una entidad o a parte de ella; a una actividad, programa, o proyecto.
Se interesa en los resultados positivos y negativos de los componentes que hayan sido escogidos.
Examina a una entidad o a parte de ella; a una actividad, programa, o proyecto. Se centra
únicamente en áreas críticas.
Examina registros, documentos e informes contables, y los estados financieros.
Enfoque Auditoría orientada hacia la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones; de la gestión gerencial-operativa y sus resultados.
Auditoría orientada hacia la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones.
Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de un año calendario.
Interés sobre la administración.
Además del proceso administrativo, la planificación estratégica, el análisis FODA y la rendición de cuentas de la Gerencia.
En los elementos del proceso administrativo: planificación, organización, integración del personal,
dirección y control _________
Fases
I Conocimiento Preliminar II Planificación III Ejecución IV Comunicación de Resultados V Seguimiento
I Estudio Preliminar II Revisión de la legislación, objetivos, políticas y normas III Revisión y evaluación del Control Interno IV Examen profundo de áreas críticas. V Comunicación de Resultados
_________
Participantes Equipo Multidisciplinario, integrado por auditores y otros profesionales que participan desde la primera hasta cuarta fase.
Auditores, aunque pueden participar otros especialistas de áreas técnicas, únicamente por el
tiempo indispensable y en la cuarta fase.
Solo profesionales auditores con experiencia y conocimiento contable.
Parámetros e indicadores de
gestión
Usados para medir la eficiencia, economía, eficacia, calidad y satisfacción de los usuarios, e impacto. _________ _________
Control Interno En la segunda fase “planificación” se evalúa la estructura de control interno; y en la tercera fase se realiza evaluación específica por cada componente.
Se cumple en la tercera fase “revisión y evaluación de control interno”. _________
Forma de Trabajo
No numérica, con orientación al presente y futuro, y el trabajo se realiza en forma detallada. _________ Numérica, con orientación al pasado y a través
de pruebas selectivas.
Propósito Emitir un informe que contenga: comentarios, conclusiones y recomendaciones. Emitir un informe sobre las áreas críticas que necesitan de atención.
Emitir un informe que incluye el dictamen sobre los Estados Financieros
Informe
Se revelan tanto aspectos positivos (con mayor énfasis) como negativos (deficiencias) más importantes. Comentario y conclusiones sobre la entidad y
componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles gerenciales
Se revelan únicamente los aspectos negativos, es decir las deficiencias más importantes.
Relativo a la razonabilidad de los estados financieros y sobre la situación financiera,
resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo.
2.2.4. Objetivos de la auditoria de gestión
Entre los objetivos más relevantes se pueden señalar los siguientes:
• Convertirse en una herramienta que apoye la gestión que realiza la
administración de una entidad a través de recomendaciones para el
mejoramiento institucional.
• Establecer el grado de cumplimiento de la misión, visión y objetivos
institucionales y procedimientos mediante indicadores y estándares.
• Evaluar la productividad que genera la organización, es decir, la obtención
del mayor beneficio con costos más bajos, procurando la correcta
administración de los recursos disponibles.
• Verificar el manejo eficiente de los recursos disponibles; y determinar
medidas para salvaguardar e evitar desperdicios de dichos recursos.
• Determinar la racionalidad y confiabilidad del sistema de control interno.
• Detectar deficiencias e identificar oportunidades de mejora que pueden tomar
forma a través de las sugerencias que se viertan en el informe que realiza el
auditor y su equipo de especialistas.
2.2.5. Importancia de la auditoria de gestión
En la actualidad la organización es concebida como un conjunto de procesos y
sistemas, en la cual todos sus componentes, humanos y materiales, deben estar
debidamente sincronizados para el correcto desenvolvimiento de la misma y la
consecución de objetivos.
La búsqueda de desarrollo y mejoramiento de una empresa, hoy más que nunca
obliga a la alta dirección a realizar la planificación, organización, dirección y control;
en el corto, mediano y largo plazo, para así asegurar la supervivencia de la empresa
en un entorno globalizado y de crecimiento vertiginoso.
23
Son entonces, los nuevos y mayores desafíos que presenta la sociedad los que han
hecho que la labor gerencial sea más compleja cada día; y donde es fundamental la
ejecución de la planeación estratégica, a través de la determinación de la misión,
visión, objetivos, metas, estrategias, políticas; formulación de las distintas fortalezas,
oportunidad, debilidades y amenazas; y de conducir a la organización hacia la
ejecución de las mismas.
Para lograr el desarrollo y mejoramiento organizacional ya mencionado, es
fundamental determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía de las diversas
acciones practicadas por la entidad; tomando en este caso, la Auditoria de Gestión
una figura de vital importancia para evaluar el desempeño de las actividades
ejecutadas y compararlas con las metas trazadas. La evaluación de dicho desempeño,
considera la detección de problemas y la identificación de oportunidades de mejora
que pueden tomar forma a través de las recomendaciones que un auditor puede
proponer a la dirección.
2.3. Control.
El control dentro de todo ámbito se puede definir como: “Un conjunto de
mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y
planes diseñados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas legales
y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades
humanas dentro de la organización”3. En lo que a nuestro trabajo de investigación se
refiere, estos mecanismos nos van a permitir un análisis de la gestión que se han
venido efectuando dentro de los distintos departamentos de la Clínica España S.A.
2.4. Control de Gestión.
Mediante el control de gestión se busca evaluar los procesos administrativos de cada
una de las instituciones, a través de la utilización de diferentes indicadores y control
de desempeños, así como los beneficios de la actividad.
3 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, pág. 11.
24
Tal como se dispone en el acta de constitución de la entidad, el propósito de la
misma es el de proporcionar de manera eficiente y oportuna los servicios de salud,
tales como consultas, hospitalización, farmacia, laboratorios, parqueadero, etc. por lo
tanto es primordial para la administración que los servicios prestados sean de calidad,
y que los pacientes sean atendidos de manera oportuna, optimizando al máximo los
recursos y logrando el mayor beneficio para la entidad.
El control de gestión permite la medición oportuna de la eficiencia, eficacia,
economía, equidad y ecología de las actividades que realiza la entidad, es
indispensable la evaluación de los sistemas de control interno, debiendo establecerse
además una evaluación periódica y sistemática sobre los controles, para cumplir de
con los principios que rigen a la entidad, con el mejor uso de los recursos disponibles
y la identificación y cubrimiento de los riesgos. Los mismos deben contribuir y estar
alineados a la obtención de metas y objetivos determinados por la administración.
“El control de gestión tiene ciertos instrumentos para entenderlo, manejarlo y
evaluarlo, entre los principales tenemos: índices, permiten detectar variaciones con
relación a metas o normas, indicadores, permiten analizar rendimientos, cuadros de
mandos, permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos, gráficas,
representación de información, análisis comparativo, la comparación con lo mejor,
control integral, participación sistemática de cada área organizacional en el logro de
los objetivos, flujogramas, representación simbólica o pictórica de un procedimiento
administrativo.”4
La orientación del control de gestión debe ser hacia el cliente o usuario final, sean
internos o externos, lo que se logra mediante el compromiso efectivo de la
administración para adoptar las medidas correctivas tendientes a mejorar el servicio y
brindar la mayor satisfacción de sus clientes.
Dentro de la ejecución de las actividades diarias de la entidad, el factor humano es el
más importante, debido a que con su colaboración, compromiso y desempeño, se
4 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, pág. 14
25
logran los objetivos planteados. Es importante además, considerar indicadores de
gestión, con el objetivo de medir el cumplimiento efectivo de los objetivos
planteados y tomar en consideración las medidas correctivas necesarias para
cumplirlos.
2.5. Indicadores de Gestión.
Para que el control sea integral dentro de una entidad es necesario el complemento de
la medición y evaluación del control de gestión, a través de la implementación de
indicadores de gestión, los mimos que sirven para medir, analizar, observar o
corregir el cumplimiento de los objetivos y metas.5
Al momento de efectuar el control de las actividades que se realizan en una entidad,
es necesario efectuarse las siguientes preguntas: ¿qué medir?, ¿dónde medir?,
¿cuándo medir?, ¿contra qué medir?, las mismas que deben relacionarse con la
misión de la organización. Mediante los indicadores se puede medir: la eficiencia y
economía en el manejo de los recursos, las cualidades y características de los bienes
o servicios prestados, el grado de satisfacción de las necesidades de los clientes a
quienes van dirigidos.6
Un indicador se define como: “la referencia numérica generada a partir de una o
varias variable, que muestra aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa
referencia, al ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la
organización, podrá indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la
administración deberá tomar acciones.”7
5 Ver: CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, pág. 69. 6 Ídem. 7 Ídem.
26
Los indicadores de gestión se clasifican en:
1. Cuantitativos, son los valores y cifras que se establecen periódicamente de los
resultados de las operaciones, y cualitativos, permiten tener en cuenta la
heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional.
2. De uso universal, los mismos miden la eficiencia, eficacia, las metas, los
objetivos y en general el cumplimiento de la misión; se clasifican en: indicadores de
resultados por área y desarrollo de información, indicadores estructurales,
indicadores de recursos, indicadores de proceso, indicadores de personal, indicadores
interfásicos e indicadores de aprendizaje y adaptación; en general estos indicadores
permiten una medición de la principales actividades que se llevan a cabo en una
entidad y que nos permiten tener un parámetro de medición para un control efectivo.
3. Globales, miden los resultados en el ámbito de la institución y la calidad del
servicio que proporciona a los clientes, funcionales o particulares, cada función o
actividad, debe ser medida de acuerdo a sus características, tomando en
consideración el tipo de entidad en donde se desarrollan las actividades, y,
específicos, los mismos que se refieren a una función determinada, una área o
proceso particular.
A continuación se presentan algunos ejemplos de indicadores de gestión:
Indicador del tiempo promedio de atención a quejas
= Número de días reales, o fecha de salida o respuesta a la queja Número total de días estimados para dar respuesta a la queja
Calculo del indicador de atención a quejas
= Número de quejas atendidas en el mes _ Número total de quejas recepcionadas en el mes
27
Promedio días de estadía
= Total días estadía _ Total Egresos
Promedio de días paciente
= Total días paciente en el periodo _ No de días del mismo periodo
Porcentaje de Ocupación
= Total días paciente _ x 100 Días cama disponible
Giro de camas
= Total egresos del periodo __________ Promedio camas disponibles del mismo periodo
Intervalo de giro
= Total días cama desocupada _ No de egresos
2.6. Riesgos de auditoria de gestión.
En lo referente al control de los riesgos, es importante señalar que ninguna auditoria
de gestión estará exenta de errores o desatenciones significativas que puedan afectar
los resultados de la auditoria, así como las conclusiones y recomendaciones
expresadas en le informe.
Para poder prevenir y controlar la presencia de errores durante la auditoria, es
importante que la misma sea debidamente planificada, de tal modo que se presenten
posibilidades razonables de detectar los diversos errores de importancia relativa, a
partir de:
28
• Criterio profesional del auditor.
• Regulaciones legales y profesionales.
• Identificar errores con efectos significativos.
La ocurrencia de errores significativos durante la ejecución de la auditoria de gestión,
tiene sus componentes de riesgo que pueden ser generados por diferentes aspectos,
dichos componentes son señalados a continuación:
• Riesgo inherente: Es decir, que ocurran errores importantes generados por
las características propias de la entidad u organismo
• Riesgo de control: Se refiere a aquellos errores que el Sistema de Control
Interno prevenga o corrija.
• Riesgo de detección: Es el riesgo que se genera cuando los errores no
identificados por el Sistema de Control Interno, tampoco son detectados por
el auditor.
“Además sería importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de
auditoría siendo los que a continuación detallamos:
1. Determinar la confianza que tiene la dirección respecto al funcionamiento del
Sistema de Control Interno suponiendo que no se den:
• Incumplimientos en los procedimientos normalizados
• Detección tardía o no detección de los errores o desvíos
• Poca experiencia en el personal
• Sistemas de información no confiables
2. Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen
pública adversa considerando:
• Probabilidad de ocurrencia de fraudes
• Quejas del público
29
• Errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones
• Barreras externas que afectan al accionar de la empresa
3. Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y
los sistemas, atendiendo principalmente:
• Rotación del personal
• Reorganizaciones en el funcionamiento del personal
• Crecimiento o reducción del personal
• Implantación de nuevos sistemas
• Alteraciones de tipo cultural
4. Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar inadvertidos
debido a un ambiente de complejidad, originado fundamentalmente por:
• La naturaleza de las actividades
• El alcance de la automatización
• La dispersión geográfica
5. Medir la importancia del tamaño de la auditoría haciendo referencia al número
de personas, tanto de la Empresa auditada como de los auditores, volumen físico
de la documentación e impacto social reconociendo que a mayor tamaño
mayores riesgos.
6. Determinar la importancia que la alta dirección le asigna a la auditoría
otorgándoles por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los
auditores y su equipo.
7. Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, según el tiempo
de preparación y ejecución de la auditoría que se haya planificado y utilizado
verdaderamente.” 8
8 Ver: CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, pág. 52,53.
30
`
2.7. Control de recursos y los riesgos – Ecuador (CORRE)
El control de los recursos y los riesgos (CORRE) es una herramienta destinada al
control interno, cuya función es promover la adopción de estrategias que permitan
alcanzar los objetivos institucionales en un ambiente de transparencia y honestidad; y
que tiene su origen en el COSO II “Committee of Sponsoring Organizations”,
denominado también, Gestión de Riesgos Empresariales – Marco Integrado.
Los aspectos más relevantes de esta nueva propuesta técnica frente al informe COSO
y al MICIL, radica en los siguientes aspectos:
a) Incorpora objetivos estratégicos, pero mantiene objetivos que contiene el
COSO; esto es: objetivos operativos; de información; y, de cumplimiento.
b) Incrementa a ocho los componentes al incluir: establecimiento de objetivos;
identificación de eventos; y, respuesta a los riesgos.
c) Pone énfasis en el establecimiento de estrategias y en la administración de los
riesgos con la participación permanente de todos los miembros de la
organización, mediante el uso de herramientas que permitan evitarlos,
disminuirlos, compartirlos o aceptarlos. Cuadro 2.2
9
9 FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, Control de los Recursos y los Recursos - Ecuador, 2006, pág 13.
31
`
El CORRE toma como base los tres informes enunciados anteriormente; sin
embargo, su presentación se fundamente en el COSO II, porque incluye a los dos
anteriores COSO y MICIL. Gráfico 2.2
10
Es importante enton control interno es “Un proceso efectuado
por el o dirección y el resto del personal de una
entida c seguridad razonable en cuanto a la
nsecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
sabilidad,
• Eficacia y eficiencia de las operaciones,
ormas.”11
Componentes del CORRE.
Para el desarrollo y correcto funcionamiento del CORRE, tomamos en cuenta los
siguientes com
3. Identificación de Eventos
4. Evaluación de Riesgos
ces, conocer que el
c nsejo de la administración, la
d, on el objeto de proporcionar un grado de
co
• Honestidad y respon
• Fiabilidad de la información,
• Salvaguarda de los recursos; y,
• Cumplimiento de las leyes y n
ponentes:
1. Ambiente Interno de Control
2. Establecimiento de Objetivos
10 Ídem 11 FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, Control de los Recursos y los Recursos - Ecuador, 2006, pág 14.
32
`
5. Respuesta a los Riesgos
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Supervisión y Monitoreo
X Gráfico 2.3
12
or sus características, el componente información y comunicación, permite una
mplia relación entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el
. Los supervisores de todos los niveles de la
rganización están en condiciones de adoptar las decisiones para disminuir los
Se logrará eficiencia y eficacia en el CORRE, si los componentes funcionan de
manera integrada en toda la organización, bajo el liderazgo de la máxima autoridad,
como principal responsable de su diseño, aplicación y actualización.
P
a
elemento integrador del sistema
o
riesgos en todas sus categorías.
1) Ambiente interno de control. 12 FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, Control de los Recursos y los Recursos - Ecuador, 2006, pág 17.
33
`
El Ambiente de Control Interno marca las pautas del comportamiento de una
organización y constituye la base de todos los demás elementos del control interno,
aportando disciplina y estructura. Este es un elemento que debe ser cuidado en forma
ermanente, dentro y fuera de la organización, principalmente con el ejemplo de las
valores
stitucionales, sino también, es indispensable que el personal de la entidad, los
client y das los conozcan y se identifiquen con ellos,
para q s
Los si i omponente Ambiente Interno de Control:
ón
Consejo de Administración y Comités
• Estructura Organizativa
Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida
Gestión del Capital Humano
Respondabilidad y Transparencia.
p
más altas autoridades. No es suficiente la emisión de un código de ética y los
in
es terceras personas relaciona
ue e logren los objetivos.
gu entes factores integran el c
• Integridad y Valores Éticos
• Filosofía y Estilo de la Alta Direcci
•
•
•
•
34
`
X Gráfico 2.4
13
Integridad y valores éticos.
Fundamentos.- La integridad de la dirección es un requisito para la conducta ética
ación. Los valores éticos no solo deben ser
omunicados, sino también acompañados por una orientación de lo que está bien y
ismos que animen denunciar
resuntas violaciones y las acciones disciplinarias contra quienes conscientemente no
en todas las actividades de una organiz
c
mal. Centrarse en los intereses personales, a menudo generan ilícitos y actos que
perjudican a la sociedad en su conjunto y fomentan un ambiente de control
inadecuado.
La existencia de un código escrito de conducta y un adecuado canal de
comunicaciones no aseguran que el código se esté cumpliendo. Para su cumplimiento
es necesario que se contemplen sanciones resultantes para directivos y empleados
que violen el código, acompañado de los mecan
p
denuncien las infracciones.
Filosofía y estilo de la alta dirección.
13 FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, CoRecursos - Ecuador, 2006, pág 20.
ntrol de los Recursos y los
35
`
Fundamentos.- La filosofía y estilo se reflejan en aspectos como: la forma en que
establece las políticas, objetivos, estrategias, su difusión y la responsabilidad de
informar sobre su cumplimiento; el compromiso hacia el cumplimiento de leyes,
orma; los niveles de riesgos que acepta, (los directivos pueden estar preparados para
ción amplia con el personal y con terceros.
y comités.
Auditoría esté integrado por miembros del
directorio, junta directiva, que no asuman funciones administrativas, también se debe
es profesionales en finanzas y
uditoría.
nto de observaciones y recomendaciones
rmuladas. Con este mecanismo la posibilidad de fortalecer los controles internos
marco para planificar, ejecutar, controlar y supervisar
us actividades. Una estructura organizativa incluye la definición de autoridad y
n
asumir un mayor riesgo, mientras que otros pueden ser más conservadores, de
acuerdo con su filosofía y estilo de dirección); presentación amplia de la información
financiera y de gestión; la prudencia en la determinación de las estimaciones; y, la
comunica
Consejo de administración
Fundamentos.- El consejo tiene que estar preparado para cuestionar y evaluar las
actividades de la dirección, presentar enfoques alternativos y actuar frente a práctica
ilícitas. La función de auditoría interna y otros comités apoyan al Consejo de
Administración frente a los controles y la gestión de riesgos.
Es conveniente que el Comité de
integrar miembros externos, con altas calificacion
a
El Comité de Auditoría es el nexo de control entre auditores internos y externos, y el
directorio para asegurar el cumplimie
fo
crecerá.
Estructura organizativa.
Fundamentos.- Proporciona el
s
responsabilidad y líneas adecuadas de información y comunicación para facilitar la
coordinación. Sobre la base de la estructura orgánica se deben establecer los
manuales de funciones y de procesos.
36
`
Autoridad asignada y responsabilidad asumida.
Fundamentos.- La responsabilidad que asume un funcionario o empleado siempre
de mayor responsabilidad puede fomentar la creatividad, la toma de
iciativas, dando como resultado la competitividad y la satisfacción del cliente.
estión del capital humano.
así como también, el establecimiento de
anciones disciplinaria cuando el caso lo amerite.
jetivos
e la entidad.
espondabilidad y transparencia.
te una autoridad superior, por recursos
cibidos y administrados. Esto se logra mediante la presentación de informes
estará relacionada con la autoridad asignada, es decir, a mayor grado de autoridad
mayor será el grado de responsabilidad.
Un reto será delegar la autoridad sólo en la cuantía requerida para alcanzar objetivos.
La asignación
in
G
Fundamentos.- El ambiente de control estará totalmente fortalecido si se administra
de manera eficiente y eficaz este recurso. Las normas de operación en la
administración del recurso humano están relacionadas con la clasificación,
valoración, reclutamiento, selección, contratación, formación, evaluación,
remuneración y estímulos del personal;
s
El funcionamiento de un Comité de Recursos Humanos es importante para
administrar este recurso, ya que el proceso formativo del personal debe ser continuo;
evaluando el desempeño individual de los empleados, para contribuir a que el
ambiente de control se constituya en una garantía para la obtención de los ob
d
R
Fundamentos.- Respondabilidad significa la obligación de los funcionarios de:
responder, reportar, explicar o justificar an
re
periódicos dirigidos a dicha autoridad superior. En estos informes fundamentalmente
37
`
se busca informar sobre el cumplimiento de objetivos y explicar las variaciones que
existe entre lo planificado y lo ejecutado.
En el c estinatario del proceso de respondabilidad es la
ciudad í la responsabilidad se aplica por parte del consejo de
admin r para con el consejo
de ad nistración y, desde todos los niveles inferiores, hacia la dirección. Las
empre es públicas reguladoras.
) Establecimiento de objetivos.
se tor público, el principal d
an a. En el sector privado
ist ación para con los accionistas; la dirección o gerencia
mi
sas, por su parte, deberán informar a institucion
2
l consejo de administración debe asegurarse que se ha establecido un proceso para
jar objetivos y que estos están en línea con la misión y visión de la entidad, además
e ser consecuentes con el riesgo aceptado.
s a partir del establecimiento de los objetivos que se facilita la gestión de los riesgos
internos; la
evaluación de los riesgos; la respuesta a los riesgos; y, el diseño de actividades de
control. Los siguientes factores integran este componente:
• Objetivos Estratégicos
• Objetivos Específicos
• Relación entre Objetivos y Componentes del CORRE
• Consecución de Objetivos
• Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia
E
fi
d
E
empresariales mediante la identificación de los eventos externos e
38
`
X Gráfico 2.5
14
estrategia y muchos objetivos relacionados con ella son más dinámicos y
biantes condiciones internas y externas.
oración de planes estratégicos es muy utilizado por las
isión, visión, objetivos, estrategias, valores y
otros elem
Objetivos específicos.
Fundamentos.- Luego de establecer los objetivos estratégicos y la estrategia, una
ent
objetivos para los distintos ni ríticos
de éxito. Los objetivos deben ser fácilmente entendibles y medibles, ya que la
Objetivos estratégicos. Fundamentos.- Es importante que la dirección establezca la misión y a partir de
esto, se fija los objetivos estratégicos, formula las estrategias y establece los
objetivos operativos, de información y de cumplimiento para la organización.
Aunque la misión de una entidad y sus objetivos estratégicos sean generalmente
estables, su
se adecuan a las cam
En la actualidad, la elab
organizaciones para establecer la m
entos.
idad está en posición de establecer objetivos de menor jerarquía. Al fijar los
veles, la organización puede identificar factores c
14 FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, Control de los Recursos y los Recursos - Ecuador, 2006, pág 32.
39
`
ges
obj
A pesar que toda organización tienen objetivos distintos a otras, el CORRE establece
conómico en los que actúa la entidad.
yes y normas. El
historial de cumplimientos de una entidad puede afectar de modo significativo a
su reputación.
elación entre objetivos y componentes del CORRE.
Fundamentos.- El logro de los objetivos estratégicos y operativos, pueden estar
ujeto a acontecimientos externos no siempre bajo control, lo que obliga a establecer
ecanismos para que la dirección estén siendo informados oportunamente sobre
se puede observar en el grafico
n la parte inferior, donde se destaca que los componentes deben ser considerados de
tión de riesgos exige que el personal alcance el entendimiento suficiente de los
etivos.
las siguientes categorías:
Objetivos operativos.- Representan la eficacia y eficiencia de las operaciones,
incluyendo los objetivos de rendimiento y rentabilidad y de salvaguardia de
recursos. Los objetivos operativos deben reflejar los entornos empresarial,
sectorial y e
Objetivos de información.- Relativos a la fiabilidad de la información. Incluyen
información interna y externa, tanto financiera como no financiera.
Objetivos de cumplimiento.- Se refieren al cumplimiento de le
R
s
m
estos eventos.
Existe una relación directa entre los objetivos que la organización desea lograr y los
componentes del CORRE que facilitan su logro; esto
e
manera integral en toda la organización para alcanzar los objetivos.
40
`
X Gráfico 2.6
15
ados
para alcanzar los objetivos
Consecución de objetivos.
Fundamentos.- El Consejo de Administración y todos los niveles de la organización,
asumen la responsabilidad de alcanzar los objetivos.
El CORRE proporciona una seguridad razonable de que estén inform
oportunamente del progreso hacia el logro de dichos objetivos. Quienes dirigen las
unidades deben estar seguros de que se están cumpliendo las políticas, las técnicas y
los procesos establecidos con eficiencia, ética y diligencia
específicos.
Actuando así, todos los miembros de la organización apuntan hacia el cumplimiento
de los objetivos. Para asegurarse de su cumplimiento, la supervisión oportuna, es de
vital importancia.
15
Recursos - FEDERACION DE CONTADORES PROFECIONALES DEL ECUADOR, Control de los Recursos y los
Ecuador, 2006, pág 36.
41
`
Los objetivos de información y cumplimiento tienen un entorno altamente interno,
por tal razón dependen del compromiso del consejo de administración y de todos los
miembros la organización para que se cumplan.
Riesgo aceptado y niveles de tolerancia.
puede ser establecido de manera subjetiva o con mayor precisión,
depen n ue se utilice. El rendimiento deseado de la
estrate a riesgo aceptado de la entidad.
as entidades pueden considerar el riesgo aceptado de un modo cualitativo, usando
o o bajo, o bien optar por un enfoque cuantitativo,
ue refleje los objetivos de crecimiento y rendimiento.
sus entregas, con un riesgo de error entre el 1% y el 3%; y espera
ue el personal responda a todos los reclamos de los clientes en un plazo de 24 horas,
dan entre 24 y 26 horas.
3) Identificación de ev
Fundamentos.- El riesgo aceptado es el volumen de riesgo que una entidad está
dispuesta a aceptar en su búsqueda de valor. Refleja la filosofía de gestión de riesgo
de la entidad e impacta a su ves en su cultura.
El riesgo aceptado
die do del grado de tecnología q
gi deber estar alineado con el
L
categorías como alto, moderad
q
Las tolerancias al riesgo son los niveles aceptables de desviación relativa a la
consecución de objetivos. Por ejemplo, una empresa fija un objetivo del 98% de
puntualidad para
q
pero acepta que hasta un 25% de ellos se atien
entos.
La
dirección y personal restante, diseñado para identificar eventos potenciales que
pue
pro c tivos.
e entiende por riesgo a la posibilidad de que un evento ocurra y afecte
bién siempre se
gestión de riesgos es un proceso efectuado por el consejo de administración, su
dan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y
por ionar una seguridad razonable sobre el logro de los obje
S
adversamente el cumplimiento de los objetivos. Los riesgos tam
42
`
clasifican de alguna manera; en general, en cuatro grandes tipos: el riesgo de
rep go operacional. Para
ide i afectan a esta
com
•
• Categorías de Eventos
actores externos e internos.
de precios, disponibilidad de capital, nuevos
o
s.
o
uevos medios de comercio electrónico.
egún el mismo estudio, los factores internos, son los siguientes:
rocesos.- Modificación de procesos sin adecuadas estrategias de
comunicación para la gestión de los cambios.
ento de recursos para gestionar fallas de seguridad.
utación, el riesgo de mercado, el riesgo de crédito y el ries
ntif car eventos es importante conocer que los elementos que
ponente son:
Factores Externos e Internos
• Identificación de Eventos
F
Fundamentos.- Son muchos los factores externos e internos que provocan eventos
que afectan o interfieren en la implantación de la estrategia y la consecución de los
objetivos de la organización, sin embargo a continuación se mencionan los factores
más relevantes.
Los factores externos más importantes son:
o Económicos.- cambios
competidores.
Medioambientales.- Incluyen las inundaciones, sequías, incendios y
terremoto
o Políticos.- Incluyen la elección de gobiernos con nuevos programas políticos.
Sociales.- Costumbres sociales, estructuras familiares.
o Tecnológicos.- Relativos a los n
S
o Infraestructura.- Incremento de asignación de capital.
o Personal.- Accidentes laborales, las actividades fraudulentas.
o P
o Tecnología.- Aum
43
`
Identificación de eventos.
Fundamentos.- La metodología de identificación de eventos puede comprender una
combinación de experiencias y técnicas al pasado como el futuro. Aquellas centradas
en eventos pasados consideran historiales de créditos incobrables. Las técnicas que
se centran en los riesgos futuros consideran temas tales como cambios demográficos,
uevas condiciones de mercado.
l COSO II cita las siguientes técnicas para la identificación de eventos:
o Talleres de trabajo y entrevistas.- Aprovechando la experiencia acumulada
de datos.
contecimiento puede hacer que se
desen e r de forma concurrente. En la
identi cción debería entender cómo éstos se relacionan
entre
ategorías de eventos.
undamentos.- Algunas entidades desarrollan categorías de eventos basadas en la
a la evaluación de los
esgos.
n
E
o Inventario de eventos.
o Análisis interno.- utiliza la información procedente de grupos de interés de
dicha unidad (clientes, proveedores) o de expertos ajenos a ella (la auditoría
interna).
de la dirección, el personal y los grupos de interés, a través de discusiones.
o Análisis del flujo del proceso.
o Identificar eventos con pérdidas.- Los archivos
Los eventos no ocurren de forma aislada. Un a
cad ne otro, por lo que pueden ocurri
ficación de eventos, la dire
sí.
C
F
clasificación de sus objetivos por categorías, usando la jerarquía que empieza con los
objetivos de alto nivel y luego, en cascada hacia las diferentes objetivos de las
unidades operativas, de esta manera se logra un entendimiento de las relaciones entre
eventos, obteniendo información que sirve como base par
ri
44
`
4) Evaluación de riesgos.
La evaluación de los riesgos permite considerar la forma en que los eventos impactan
en la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos acontecimientos desde una
oble perspectiva probabilidad e impacto. Los impactos deben examinarse,
dividualmente o por categoría. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo
herente y riesgo residual.
aquél que siempre existirá haya o no controles, debido a la
aturaleza de las operaciones. El riesgo residual es el que permanece después de
imación de Probabilidad e Impacto.
• Evaluación de Riesgos.
Est
Fundamentos.- La primera representa la posibilidad de que ocurra un evento
refleja su efecto. Es importante que el análisis
ea más profundo y se utilicen herramientas tecnológicas apropiadas para los riesgos
proporcionan una base más objetiva, pero
quí se debe ser cauto, ya que los factores que influyen en los eventos pueden
cam
d
in
in
El Riesgos Inherente es
n
que la dirección desarrolle sus respuestas a los riesgos.
Los factores que afectan a este componente son:
• Est
• Riesgos Originados por los Cambios.
imación de probabilidad e impacto.
determinado, mientras que la segunda
s
de mayor impacto potencial y alta posibilidad de ocurrencia.
A menudo, las estimaciones de la probabilidad del riesgo y su impacto se determinan
usando datos de eventos anteriores, que
a
biar.
45
`
Eva
Fun binación de técnicas cualitativas y cuantitativas.
ualitativas cuando los riesgos no se prestan a la cuantificación y cuantitativas se
san en actividades más complejas y sofisticadas. Dentro de las técnicas cuantitativas
e destacan:
o Benchmarking.- Es un proceso comparativo entre entidades.
icas.- Sobre la base de ciertas hipótesis, relacionan una
gama de eventos con su probabilidad de ocurrencia e impacto resultante.
Riesgos originados por los cambios.
a organización debe contar con mecanismos apropiados de investigación e
inform
prepara
requier
o
o
o
o
o
o el extranjero.
luación de riesgos.
damentos.- Consiste en una com
C
u
s
o Modelos probabilíst
o Modelos no probabilísticas.- Aplican hipótesis subjetivas para estimar el
impacto de eventos sin una probabilidad cuantificada.
L
ación sobre los cambios que se operan en el mundo y en sus operaciones para
r los niveles de respuesta que disminuyan el riesgo. Los elementos que
en de una atención especial son:
Cambios en el entorno operacional (Contexto económico, legal y social).
Nuevo personal.
o Sistemas de información nuevos.
Rápido crecimiento de la organización.
Tecnologías modernas.
o Nuevos servicios y actividades.
Reestructuraciones internas.
Actividades en
46
`
5) R pes uesta a los riesgos.
Para decidir la respuesta a los riesgos se evalúa el efecto sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el
riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecida.
ategorías de respuestas.
- Salir de las actividades que generen riesgos porque no
se identificó alguna opción de respuesta que redujera el impacto y
o compartiendo una parte del riesgo. Las técnicas comunes
incluyen la contratación de seguros, la tercerización de una actividad.
ninguna acción que afecte la
go. (Los riesgos se aceptarán como se
o Las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos de la entidad.
e tienen en cuenta todos los costos directos relacionados con la implantación de una
C
o Evitar (los riesgos).
probabilidad hasta un nivel aceptable.
o Reducir (los riesgos).- Llevar a cabo acciones para reducir la probabilidad o
el impacto del riesgo y así, reducir el riesgo residual para ubicarle en la
tolerancia de riesgo deseada.
o Compartir (los riesgos).- La probabilidad o el impacto del riesgo se reduce
trasladando
o Aceptar (los riesgos).- No se emprende
probabilidad o el impacto del ries
identificaron).
Decisión de respuestas.
Fundamentos.- Para decidir la respuesta a los riesgos se debería tener en cuenta:
o Los costos y beneficios de las respuestas potenciales.
S
respuesta y los costos indirectos. Algunas entidades incluyen los costos de
oportunidad.
47
`
6) Actividades de control.
Son s lecidos por la dirección, como respuesta a los
ries hacerse y los procedimientos la forma para
llevarla a cabo. Las actividades de control pueden ser clasificadas por la naturaleza
de los objetivos de la entidad con la que están relacionadas: estrategia, operaciones,
inform iento. El componente actividades de control establece los
siguien
s sobre Riesgos
Control
Controles sobre los Sistemas de Información
ntegración con las decisiones sobre riesgos.
rincipales actividades de control.
as actividades de control combinan controles informáticos y manuales. A
con es de control:
Procesamiento de la información.
o Especialización funcional.
la políticas y procedimientos estab
gos. La política establece lo que debe
ación y cumplim
tes factores:
o Integración con las Decisione
o Principales Actividades de
o
I
Fundamentos.- Después de haber seleccionado las respuestas al riesgo, se establece
actividades de control necesarias para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos.
P
Fundamentos.- Incluyen controles preventivos, para detener ciertas transacciones
riesgosas antes de su ejecución, y, controles de detección, para identificar aquellas
que tienen posibles errores o irregularidades.
L
tinuación se presentan las siguientes actividad
o Revisiones y supervisiones.
o Gestión directa de actividades.
o
o Validación
o Repetición.
o Aseguramiento.
48
`
o Controles físicos.
o Indicadores de rendimiento.
Co o mas de información.
undamentos.- Dentro de los controles que se establecen para los sistemas de
formación, se toman en cuenta los controles generales y los controles de
s dos con controles manuales de proceso, operan
ntos para asegurar la integridad, exactitud y validez de la información.
odemos destacar:
o Adquisición, desarrollo y mantenimiento del software.
Co o os controles es prevenir que los
errores se introduzcan en el sistema, así como detectarlos y corregirlos una vez
intr ción más comunes son:
o Equilibrar las actividades de control.
Listados predefinidos de datos.
o Segregación de funciones.
ntr les sobre los siste
F
in
aplicación; y que combinados esto
ju
Controles Generales.- Los controles generales son aquellos sobre la gestión de la
tecnología, su infraestructura, seguridad, adquisición y mantenimiento de software,
es decir aquellos que son necesarios para asegurar el funcionamiento continuo y
adecuado del mismo. Entre estos p
o Gestión de la tecnología de información.
o Infraestructura de la tecnología de información. (adquisición, instalación).
o Gestión de la seguridad (contraseñas).
ntr les de Aplicación.- El objetivo básico de est
oducidos en él. Los controles de aplica
o Dígitos de control.
o
o Pruebas de razonabilidad de datos.
o Pruebas lógicas.
49
`
7) I o n.nf rmación y comunicació
omunica el ambiente de control
terno (base) con la supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las
s necesario procesar y comunicar la información relevante en la forma y en el plazo
nes. La dirección superior debe transmitir un
eben reunir los siguientes atributos:
o Los datos incluidos son correctos.
ilmente por las personas autorizadas.
• Confiabilidad de la Información
• Comunicación Externa
undida en forma sistemática a todos
s niveles; esto sensibiliza al personal sobre la necesidad de contribuir en el
etivos de sus unidades y en forma acumulada, los objetivos
e la organización.
Es el componente dinámico del CORRE, que c
in
actividades de control. Es decir, la información ya sea formal o informal es necesaria
en todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y responder a los
riesgos y conseguir los objetivos.
E
adecuado para la toma de decisio
mensaje claro a todo el personal. Los informes d
o Cantidad suficiente para la toma de decisiones.
o Información disponible en tiempo oportuno.
o Datos actualizados.
o La información es obtenida fác
Los principales factores que integran el componente información y comunicación
son:
• Cultura de Información en todos los Niveles
• Herramienta para la Supervisión
• Sistemas Estratégicos e Integrados
• Comunicación Interna
.
Cultura de la información en todos los niveles.
Fundamentos.- La información relevante es dif
lo
cumplimiento de los obj
d
50
`
Herramienta para la supervisión.
Fun la información y la comunicación es
con u que la información
es se han
log o .
ción debe ser
uficientemente flexible y ágil como para integrarse eficazmente con los terceros
eedores) para que la división sea más tenue.
os sistemas de información están totalmente integrados en la mayoría de las
en la información disponible,
or ello la información deber ser oportuna y confiable; asegurando el flujo de la
forma adecuada, al nivel de detalle adecuado, a las
ersonas adecuadas y en el momento adecuado.
undamentos.- La comunicación sobre procesos y procedimientos debe expresar
tancia del control interno.
o El riesgo aceptado y la tolerancia al riesgo de la entidad.
.
damentos.- El principal objetivo de
stit irse en una herramienta oportuna para la supervisión, ya
la pauta para conocer la forma en que se han ejecutado las actividades,
rad los objetivos, se han alcanzado las metas y se han utilizado los recursos
Sistemas estratégicos e integrados.
Fundamentos.- Los sistemas de información de una organiza
s
vinculados (clientes, prov
L
operaciones para controlar de forma más eficaz las actividades del negocio.
Confiabilidad de la información.
Fundamentos.- Las decisiones se adoptan con base
p
información adecuada, en la
p
Comunicaron interna.
F
eficazmente:
o Los objetivos de la entidad.
o La impor
o Un lenguaje común de los controles frente a los riesgos identificados.
o Los papeles y responsabilidades del personal al desarrollar el CORRE
51
`
El persona s actividades se relacionan con el trabajo de
los demás, retenden conocer los problemas a través de la
informació cilitar para tratarlos eficazmente.
omunicación externa.
undamentos.- La comunicación con los clientes, proveedores, grupos de interés y
tros les proporciona información relevante, pues pueden comprender rápidamente.
ser significativa, pertinente y oportuna.
a comunicación puede ser con un manual de políticas, escritos internos, correos
8) S
l también debe saber cómo su
y que sus superiores p
n que estos les pueden fa
C
F
o
Esta comunicación debería
L
electrónicos, anuncios, videos y mensajes en la Web.
upervisión y monitoreo.
Res a terno,
eva n ma de
acti
Las f
de la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al consejo de
dministración.
a supervisión y monitoreo permite evaluar si el CORRE está funcionando de
1. Supervisión permanente
ult necesario realizar una supervisión de los sistemas de control in
lua do la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la for
vidades de supervisión continua y de evaluaciones periódicas.
de iciencias en el sistema de control interno deberán ser puestas en conocimiento
a
L
manera adecuada o es necesario introducir cambios. Los siguientes factores:
2. Supervisión interna
3. Evaluación externa
52
`
Supervisión permanente.
Fundamentos.- Son los directivos quienes llevan a cabo las actividades de
supervisión, los siguientes son ejemplos de actividades de supervisión:
o Los directivos que revisan los informes operativos.
o Las comunicaciones de terceros, Los reguladores
o Los auditores y asesores internos y externos facilitan recomendaciones.
o Los seminarios y otras reuniones proporcionan una retroalimentación.
o Directivos comentan con el personal su entendimiento del código de
o Una declaración periódica del personal sobre cumplimiento del código de
evaluaciones del CORRE ejecutadas por la Auditoría Interna es
importancia, porque de manera independiente puede evaluar la calidad de su
l funcionamiento del Comité de Auditoría es importante para apoyar la gestión del
es
xternas realizadas en forma periódica y sirve para dos importantes propósitos: (i)
conducta.
conducta.
Supervisión interna.
Fundamentos.- las
de
diseño.
E
la Auditoría Interna y para que se implementen, de manera eficaz, las acciones
correctivas.
Evaluación Externa.
Fundamentos.- El diseño del CORRE debe incorporar la necesidad de evaluacion
e
para el diseño de las pruebas y el alcance con el que deben aplicar los auditores; y,
(ii) para informar a la alta dirección sobre la existencia de riesgos de errores o
irregularidades.
53
`
2.8. Código de ética del auditor.
Es necesario contar con un Código de Ética para el auditor que realice labores de
que su profesión se basa en la confianza. Dentro de este
arco son dos los componentes esenciales: Principios importantes para la profesión
to de los
tor
obre el componente examinado.
) Objetividad, el reunir, evaluar y comunicar información sobre el componente
los criterios vertidos,
algún mandato legal que los obligue.
ofesionales
pliquen su conocimiento, aptitudes y experiencia al desempeñar sus servicios.
as Reglas de conducta que rigen el comportamiento del auditor interno son las
rán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
) Respetarán las leyes y divulgaran lo que corresponda de acuerdo con la ley y la
auditoria interna, debido a
m
y práctica y reglas de conducta que describen las normas de comportamien
auditores internos.
Los principios que deben cumplir los auditores son:
a) Integridad, el mismo que establece confianza sobre el juicio que emite el audi
s
b
auditado permiten obtener un alto grado de objetividad sobre
así como el emitir un criterio sin influencia de sus propios intereses o de terceros.
c) Confidencialidad, los auditores deben respetar el valor y la propiedad de la
información que reciben, y no divulgar la misma sin la debida autorización u
obedeciendo
d) Competencia, la ejecución del trabajo de auditoria implica que los pr
a
L
siguientes:
En cuanto a la integridad:
“a) Desempeña
b
profesión.
54
`
c) No participaran a sabiendas de una actividad ilegal o de actos que vayan en
detrimento de la profesión de auditoria interna o de la organización.
) No participaran en ninguna actividad o relación que pueda
o relación que pueda perjudicar o aparente
erjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o
) Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados,
En cuanto a la confidencialidad:
a) Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el
transcurso de su trabajo.
b) No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera
contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la
organización.
En cuanto a la competencia:
a) Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes
conocimientos, aptitudes y experiencia.
b) Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas
para la Práctica Profesional de Auditoría Interna.
c) Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus
servicios.” 16
d) Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.
En cuanto a la objetividad:
a
b) No participarán en ninguna actividad
p
relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.
c) No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio
profesional.
d
pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
16 THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS, Código de Etica.
55
`
2.9. Fases de la auditoria de gestión.
Las fases son los pasos o procedimientos que se deben cumplir para realizar de una
manera ordenada y eficiente la auditoria de gestión. Estas fases pueden variar
dependiendo de cada país como se puede observar en la siguiente grafico:
C Gráfico 2.7
PERU
I Planeamiento II Ejecución III Informe
ARGENTINA
I Planificación II Ejecución III Conclusiones IV Informe
MEXICO
I Análisis general II Planificación específica III Ejecución IV Informe V D
de resultados iseño, implantación y
evaluación
COLOMBIA
I Planeación II Examen III Elaboración del
informe IV Seguimiento
ECUADOR
I Conocimiento preliminar II Planificación III Ejecución IV Comunicación de resultados V Seguimiento
FASES DE LA AUDITORIA DE
GESTION
ediante el siguiente cuadro se evidencia el proceso que sigue la Auditoria de
estión, el mismo puede ser aplicado tanto en la parte publica como en la privada,
ara nuestro caso las fases serán desarrolladas en la aplicación practica a la Auditoria
la Clínica España S.A, entidad objeto de la auditoria.
M
G
p
a
56
`
Gráfico 2.8
Fuente: Manual de Auditoria de Gestión, Contraloría General del Estado
FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de
auditoría.
FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas
FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.
FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de
antecedentes.
FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de
la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.
Memorando de Planificación
Programas de Trabajo
Papeles de Trabajo
Archivo ArchivoPerm.
Borrador del InformeBorrador
Informe Final
Conferencia Final
INICIO
FIN
FASE I Conocimiento Preliminar• Visita de observación entidad• Revisión archivos papeles de trabajo• Determinar indicadores • Detectar el FODA• Evaluación estructura control interno• Definición de objetivo y estrategia de
auditoría.
FASE II Planificación• Análisis información y documentación• Evaluación de control interno por componentes• Elaboración Plan y Programas
FASE III Ejecución• Aplicación de programas• Preparación de papeles de trabajo• Hojas resumen hallazgos por componente• Definición estructura del informe.
FASE IV Comunicación de Resultados• Redacción Borrador de Informe• Conferencia final, para lectura de informe• Obtención criterios entidad• Emisión informe final, síntesis y memorando de
antecedentes.
FASE V Seguimiento• De hallazgos y recomendaciones al término de
la auditoría.• Recomprobación después de uno o dos años.
Memorando de Planificación
Programas de Trabajo
Papeles de Trabajo
Archivo ArchivoPerm.
Borrador del InformeBorrador
Informe Final
Conferencia Final
INICIO
FIN
57
`
Fase I: Conocimiento preliminar. El principal objetivo de esta fase es el
conocimiento integral de la institución sujeta a estudio, el análisis y revisión de sus
principales actividades, su misión, visión, objetivos, metas, políticas, planes
estratégicos, la interrelación de la institución con su ambiente interno y externo.
Existen algunos procedimientos que se deben llevar a cabo en esta primera fase: 17
Emisión de una orden de trabajo preliminar.
Obtener información general de la organización, Misión, Visión, Objetivos,
Metas, Políticas, Estrategias, Acciones.
Análisis de los principales estados financieros.
Evaluar el ambiente de control y trabajo.
Evaluación de Riesgos.
Revisión de Informes anteriores.
Observación detallada de las principales operaciones.
Determinar componentes a base de la información recopilada, establecer en
forma preliminar los riesgos inherentes y de control.
Lo que permite esta fase de conocimiento es obtener la mayor cantidad de
información necesaria para la planificación del trabajo que se va a llevar a cabo en la
institución auditada.
Fase II: Planificación. Concluida la fase de conocimiento preliminar se debe diseñar
una estrategia de trabajo que se adapte a la realidad de la organización. En esta etapa
se incluyen algunos procedimientos relacionados con una lógica conceptual.
El trabajo debe estar fundamentado en programas de trabajo detallados para cada uno
de los componentes sujetos a examen, con la finalidad de obtener información para
identificar los controles claves, verificar su cumplimiento y ejecutar una evaluación
de control interno, mediante la aplicación de los respectivos programas y
procedimientos de auditoria. 17 Ver CUBERO ABRIL, Teodoro, La Auditoria de Gestión en el Sector Público, págs. 26 y 27. / UTPL, VELÁSQUEZ NAVAS, Marcelo, Marco Normativo de la Auditoria y Sistemas de la Gestión de la Calidad, 2005, págs. 24 y 25.
58
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Con la aplicación de esta fase podemos determinar la naturaleza y el alcance del
examen, el personal requerido, el plazo de ejecución y los principales componentes,
finalmente contar con la elaboración del plan y programas de trabajo.
Fase III: Ejecución. En esta fase se deben aplicar los programas de trabajo
elaborados en la planificación de la auditoria que se realiza.
El resultado de esta aplicación, permite sustentar los hallazgos, cuyos atributos son:
la condición, situación actual encontrada, criterio, lo que debió haber sido, de
acuerdo a bases legales, especificaciones técnicas, etc., causa, lo que condujo a la
situación actual, y efecto, los resultados obtenidos por la falta de aplicación de los
criterios. Un buen resultado en el desarrollo del trabajo nos permitirá contar con
evidencia suficiente, pertinente y competente para cada componente auditado.
La evaluación de la gestión en esta etapa, se le realiza mediante la aplicación de
indicadores, que permitan la detección de situaciones no deseadas y que deben ser
corregidas en forma oportuna, la corrección inmediata de estas irregularidades con
respecto a lo planificado, permitirá a la organización cumplir sus objetivos
primordiales.
18“Los principales resultados o productos que se obtienen en esta fase son los
siguientes:
• El archivo de los papeles de trabajo debidamente supervisados.
• Estructura del informe de auditoria referenciado a los papeles de trabajo.
• Programa para comunicar los resultados de auditoria a los ejecutivos de la
entidad.
• Borrador del informe de auditoria, cuyos principales resultados serán
comunicados a los directivos.
• Archivo de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes
examinados e informados.
• Informe de supervisión técnica de la auditoria. 18 Ver: CUBERO ABRIL, Teodoro, La Auditoria de Gestión en el Sector Público, pág. 48.
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Fase IV: Comunicación de resultados. Este proceso debe darse en todas las etapas
del trabajo, con el objetivo de tomar medidas correctivas inmediatas, y al final se
debe preparar un informe final en donde a mas de contener las deficiencias
detectadas, contendrá los hallazgos positivos, así como las causas y condiciones para
el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de los
recursos de la institución.19
Fase IV: Seguimiento. Luego de concluido la auditoria de gestión a la entidad, se
debe elaborar un plan de trabajo para la implementación de recomendaciones, en
donde deben incluirse un seguimiento para verificar el correcto cumplimiento de los
correctivos y sugerencias incluidas en el informe final de auditoria.
19 Ver: CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión, 2002, pág. 198.
60
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CAPITULO III
3. APLICACIÓN DE LAS FASES DE AUDITORIA.
3.1. Introducción.
En este capitulo se describe el proceso de la auditoria, el cumplimiento de sus fases,
elaboración de los papeles de trabajo, hojas de hallazgos, y todos aquellos elementos
que han sido necesarios para sustentar nuestra investigación.
En la fase de conocimiento preliminar, se exponen las principales actividades que
cumple la Clínica España, su estructura orgánica, sus antecedentes, la misión, visión
y los objetivos, indicadores de gestión, análisis FODA, las fuerzas de Porter, así
como también el cuestionario de evaluación general del control interno (CORRE).
La fase de planificación, tiene como objetivo programar las tareas que se desarrolla
durante la investigación, es por eso que en esta fase se presenta: el memorando de
planificación, los programas de trabajo y la evaluación específica del control interno
de las áreas de Hospitalización e Inventario de Farmacia.
En la fase de ejecución, se dará cumplimiento a lo planificado y dentro de esta fase
se encuentra: la estructura del informe, los papeles de trabajo y las hojas de
hallazgos, elementos que sustentarán las conclusiones sobre las áreas auditadas.
La fase de comunicación de resultados, estará constituida por el informe final, donde
se expondrán los resultados de la investigación, así como las conclusiones y
recomendaciones que servirán para realizar una gestión más eficiente y eficaz a la
Clínica España.
Finalmente, en la fase de seguimiento, se elaborará el cronograma de cumplimiento
de las recomendaciones realizadas y la matriz de seguimiento de estas tareas.
61
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3.2. Fase I.- Conocimiento preliminar.
A través del conocimiento preliminar se pretende analizar y estar al tanto de las
actividades que ejerce de institución y de que manera se las realiza, con el objeto
crear el ambiente de trabajo adecuado para el desarrollo nuestra labor de auditoria en
cada una de sus etapas, de manera eficiente y eficaz.
Dentro de esta etapa, las actividades de auditoria que se llevaran a cabo son las
dispuestas a continuación:
• Visita a las instalaciones con el propósito de observar el funcionamiento
global de la entidad y la ejecución de las actividades en los distintos
departamentos.
• Revisión de archivos y documentos como son escritura de constitución,
reglamento interno orgánico funcional, planes, presupuestos y otros
documentos que nos han permitido conocer y comprender a la institución.
• Efectuar un análisis FODA, con el propósito de identificar correctamente los
factores internos como son las fuerzas y debilidades, y de la misma manera
los factores externos son las oportunidades y amenazas que influyen en el
funcionamiento de la clínica.
• Desarrollar los indicadores de gestión, que nos permiten medir y comparar el
cumplimiento de los objetivos planificados y resultados reales obtenidos por
la clínica; así como mantener un control permanente de las actividades de la
institución.
• Evaluar de la Estructura de Control Interno y de esta manera realizar un
análisis de los controles que se encuentran vigentes en la institución y
acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes
para identificar a los componentes relevantes que necesitan ser avaluados.
62
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Cuenca, 28 de Agosto de 2007
OFICIO # 001
ASUNTO: Orden de trabajo provisional.
Señores Econ. Orlando Espinoza F. Supervisor de equipo. Ing. Iván Calderón Q Jefe de Equipo. Ing. Franklin Ordóñez O. Auditor. Ciudad
De mis consideraciones:
Según lo establecido dentro de la planificación de la institución para el periodo
económico 2007, dispongo a ustedes la realización de la auditoria a la Gestión de la
Clínica España S.A. en sus subcomponentes más importantes.
El alcance del examen cubre el período desde 01 de enero de 2006 al 31 de
diciembre de 2006, este se relaciona con el análisis del entorno del componente
Clínica España S.A. clima organizacional, conocimiento general del proceso
administrativo, el cumplimiento de disposiciones legales, la misión, visión,
objetivos, metas, estrategias, políticas y acciones realizadas por la entidad.
A esta fase corresponde el conocimiento general de la empresa, y un diagnostico de
la institución para reconocer y determinar las áreas claves y poder sustentar la
primera etapa de la auditoria.
Atentamente,
CPA. Enrique Nauta. AUDITOR GENERAL
63
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P/T # 001
CEDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Luego de ser aprobada la solicitud efectuada para llevar a cabo la auditoria a la
Clínica España S.A. fue emitida la orden de trabajo, y de manera posterior fueron
presentados los requerimientos iniciales necesarios para el inicio de la auditoria. El
trabajo se llevara a cabo en el Área de Hospitalización, y en el Área de Inventario de
Farmacia.
Una vez aceptado y para coordinar de mejor manera el trabajo a efectuarse se
considero necesario enviar un comunicado formal al personal de la Clínica por parte
del Presidente Dr. Rubén Duque y el Gerente Dr. Romeo Bravo, los mismos que
mediante oficio #001 de fecha 28 de Agosto de 2007, procedieron a informar al
personal que brinden las facilidades necesarias para la ejecución de la auditoria,
logrando mediante este documento un compromiso por parte los funcionarios
respectivos responsables y que laboran en cada una de las áreas de la clínica.
Como dato importante el encargado del departamento administrativo Ing. Enrique
Ñauta nos informo que no se ha realizado ningún tipo de auditoria a la gestión de la
clínica en periodos anteriores, por lo tanto nuestra labor como auditores contribuirá
para que las actividades de la entidad se desarrollen dentro de un marco de
eficiencia, eficacia y economía
Supervisor: Orlando Espinoza. Elaborado por: Iván Calderón. Fecha: 28 de Agosto de 2007
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P/T # 002
CEDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
De la visita realizada a la Clínica de España S.A. acompañados del Ing. Enrique
Ñauta encargado del departamento administrativo de la entidad, se observó que la
actividad principal de la institución es brindar servicios relacionados con la salud en
general, contando con distintas especialidades, siendo el servicio hospitalario y
farmacia interna sus principales fuentes de ingreso financiero; además vale
mencionar que otro ingreso que percibe la clínica es producto del arrendamiento de
los consultorios médicos y parqueaderos.
Clínica España S.A. está conformada por el área de Administración, Hospitalización,
Emergencia, Quirófano, Cuidados Intensivos, Rayos X, Laboratorio, Parqueadero,
entre otros. Además cuenta con una bodega de farmacia, la sección de lavandería y
de cocina.
Es importante señalar que la institución cuenta con la infraestructura, el instrumental
médico y el equipo técnico necesario, sin embargo los equipos médicos no son
última generación.
Supervisor: Orlando Espinoza. Elaborado por: Iván Calderón. Fecha: 28 de Agosto de 2007
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P/T # 003
CEDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Para la iniciación de la investigación se nos facilito documentos tales como: la
Escritura de Constitución, Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Orgánico
Funcional donde se puede resumir brevemente los siguientes aspectos importantes:
La Clínica España SA, es constituida en la ciudad de Cuenca, el 20 de Marzo
de 1986, con un capital Social de 2’100.000 Sucres, constando en la escritura
de constitución un plazo de 25 años de duración de la compañía.
Objeto social: La prestación de servicios relacionados con la salud en
general, y principalmente en los servicios medico-quirúrgicos y de
especialidades.
La institución podrá realizar actos o contratos afines al objeto social; y podrá
invertir en otras sociedades, así como, podrá realizar operaciones en otros
lugares del país.
El gobierno y administración de la empresa tiene lo siguientes organismos y
dignatarios: Junta General de Accionistas, Directorio, Gerente General y
presidente.
Las relaciones obrero-patronales están regidas por el reglamento interno de
trabajo de la clínica, cuyas normas son de cumplimiento obligatorio para
cada una de las partes.
Supervisor: Iván Calderón. Elaborado por: Orlando Espinoza. Fecha: 30 de Agosto de 2007
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3.2.1. Información de la entidad.
La Clínica España es una compañía de sociedad anónima fundada el 20 de marzo
1986 según escritura publica de constitución registrada en la Notaria Tercera, del
cantón Cuenca, con un capital social de 2’100.000 sucres, dividido en 210 acciones
ordinarias, nominativas de 10.000 sucres cada una. La institución inicialmente se
encuentra ubicada en su local propio, en la Ave. Gil Ramírez Dávalos 1.33 y
Sebastián de Benalcázar; en la ciudad de Cuenca provincia del Azuay Ecuador.
Como tal comprende un sistema integral en servicios de salud, destinado a la
colectividad. Constituyendo a esto, en su vocación y política primordial, considera
compromiso ineludible la actualización, lo más cercano posible en relación a los
avances científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual. Todo esto tiene
como mira satisfacer los requerimientos de salud del usuario en un concepto integral.
D C Cuadro 3.1
Prestar servicios médicos de calida
y a la ética profesional; comprome
el desarrollo científico y de la insti
O
Preservar y mejorar la eficiencia e
proyectar nuestro servicio profesio
MISION
d, garantizando el total respeto a los pacientes
tiendo a nuestros profesionales a participar en
tución.
n
n
VISION
la prestación de servicios médicos, así como
al a nivel regional de manera ética y humana.
BJETIVOS
Objetivo general: Brindar un sistema integral en servicios de salud, destinado a la colectividad sin practicar discrimen alguno, por razones de edad, sexo, raza, procedencia, bajo ningún concepto; con el compromiso de actualización en relación a los avances científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual, así como el compromiso formal de respeto al medio ambiente.
67
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68
Financiamiento: De acuerdo a la información que consta en los Estados
Financieros, los recursos con los que cuenta la Clínica para su funcionamiento son
los siguientes:
Ingresos Operacionales $ 212,667.15
Medicamentos $ 103,030.55
Hospitalización $ 80,552.04
Quirófano $ 21,793.02
Laboratorio $ 7,291.54
Parqueaderos $ 4,685.06
Otros Ingresos No Operacionales $ 4,466.69
TOTAL $ 221,818.90
Objetivos específicos:
o Garantizar que todos los pacientes que son tratados en la institución, reciban servicios médicos de calidad sin prejuicio alguno.
o Atender de manera gratuita las emergencias médicas como dispone la constitución vigente.
o Participar y promover actividades científicas y académicas, en pro del desarrollo profesional del equipo medico para elevar el nivel de los servicios de salud que se prestan.
o Ofrecer servicios médicos a costos razonables, así como también, controlar el cumplimiento de los honorarios médicos establecidos.
o Utilizar los recursos disponibles dentro de la institución de manera responsable y profesional, para alcanzar la eficiencia y eficacia.
o Asegurar un alto nivel en la práctica profesional, definiendo de manera clara deberes y obligaciones, desde el punto de vista científico y ético.
`
69
3.2.2. Estructura organizacional de la Clínica España S.A. Cuadro 3.2
JUNTA GENERAL
DIRECTORIO
PRESIDENTE
GERENTE
AREA TECNICA AREA ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACION
CONTABILIDAD
MANTENIMIENTO
SERV. GENERALES
LAVANDERIA
COCINA
LIMPIEZA
CONSERJERIA
DIRECTOR MEDICO
AREA MEDICA SERVICIO DE DX Y TTO
MEDICINA INTERNA
CARDIOLOGIA
GASTROENTEROLOGIA
SERVICIO DE APOYO
LABORATORIO ENFERMERIA
IMAGENOLOGIA NUTRICION
BOTIQUIN
DIABETOLOGIA
NEUROLOGIA
CIRUGIA GENERAL
OTORRINOLARINGOLOGIA
OFTALMOLOGIA
TRAUMATOLOGIA
UROLOGIA
PEDIATRIA
GINECO-OBSTETRICIA
EMERGENCIA
ENDOSCOPIA DIGESTIVA
ANESTESIA
ELECTROCARDIOLOGIA
ELECTROENCEFALOGRAFIA
AUDIOLOGIA
ANATOMO PATOLOGIA
ENDOSCOPIA NASAL
CIRUGIA LAPAROSCOPICA
ESTADISTICA
RESIDENCIA
AUDITORIA MEDICA AUDITORIA MEDICA
COMISION ECONOMICA
RELACIONES PUBLICAS
SECRETARIA
`
3.2.3. Indicadores de Gestión.
Indicadores de Gestión
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Financiamiento de la Actividad de Hospitalización
Este indicador pretende medir en que nivel los ingresos percibidos, cubren los
gastos en los que se incurren para prestar este servicio.
Ingresos de Hospitalización
Financiamiento de Servicio = ------------------------------------------------- Gastos Operacionales de hospitalización
Atención de Quejas Este indicador tiene como objeto medir la atención y solución de quejas de los
pacientes.
Número de quejas atendidas en el mes
Numero de Quejas = ----------------------------------------------------- Número total de quejas recibidas en el mes
70
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Indicadores de Gestión
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Indicadores de Eficiencia Hospitalaria
Porcentaje de Ocupación de Camas Propósito: Indicador de Eficiencia Hospitalaria su control permite optimizar y
maximizar la utilización de las camas.
Interpretación: Expresa en términos porcentuales el número de días que en el
periodo estuvo realmente ocupada una cama.
Patrón de Comparación: Se considerará como mínimo aceptable 60% y como
optimo de 80 – 90%, siendo crítico mas de 90%.
Definición Operacional y Datos Requeridos:
Días cama ocupados % ocupacional = ----------------------------------- x 100
Días cama disponibles
Camas disponibles: El número de camas disponibles es igual a la suma de camas
ocupadas y camas desocupadas pero habilitadas
Días cama disponibles: Corresponde al número total de días que estuvieron
disponibles las camas en un servicio en el periodo.
Días cama ocupados: Es el número de días que estuvieron ocupadas las camas
disponibles de cada servicio durante el periodo correspondiente.
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Indicadores de Gestión
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Promedio de días estancia
Propósito: Permite conocer por periodo, el tiempo promedio de permanencia de los
pacientes que egresaron durante ese periodo.
Interpretación: Es un indicador que cambia de acuerdo con el nivel de complejidad
de la institución y al tipo de servicio de hospitalización. La variación de este
indicador tiene que ver con la gestión.
Patrón de Comparación: El nivel de comparación del promedio día estancia para
el caso de la Clínica estará de acuerdo con la complejidad de los pacientes a atender
y las especialidades que se maneje en el periodo. El promedio aceptable es de 5.5.
Definición Operacional y Datos Requeridos:
Número total de días estancia de los egresos del periodo Promedio día estancia = --------------------------------------------------------------------- Número total de egresos en el periodo
Número total de egresos en el periodo: Corresponde al total de egresos
presentados en el periodo evaluado (mes). La fuente es el censo diario.
72
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Indicadores de Gestión
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Giro cama o promedio de rotación de camas
Propósito: Permite conocer la productividad de las camas de un Hospital durante
un periodo de tiempo. Indica el número de pacientes que pasaron por cada cama
disponible en el periodo.
Interpretación: El giro cama es un indicador de productividad de la cama
hospitalaria, e indica el número de pacientes que en promedio utilizan una cama en
un periodo de tiempo. El giro cama varía en forma directamente proporcional a la
variación del número de egresos, siendo menor en servicios de estancia prolongada.
Patrón de Comparación: El nivel de comparación depende del promedio de días
estancia que requieran los pacientes de acuerdo con cada especialidad. Es aceptable
un giro cama de 46 durante el año o 3.8 mensual.
Definición Operacional y Datos Requeridos:
Nro. Egresos en el periodo
Giro cama = ------------------------------------------- Nro. Camas disponibles en el periodo
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74
Indicadores de Gestión
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Subcomponente: Inventario de Farmacia Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
INDICADORES DE LIQUIDEZ
1. Liquidez del Activo Corriente = Inventarios ___ Activo Corriente
2. Rotación de Cuentas por Pagar = Compras Anuales a Crédito__ Promedio de Cuentas por Pagar
3. Rotación de Productos = Costo De Ventas______ Inv. Promedio De Productos
4. Plazo Medio de Productos = _ 360 Días_______ Rotación De Productos
`
3.2.4. Análisis FODA de la Clínica España S.A. Cuadro 3.3
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
Profesionales especializados en las diferentes áreas.
Buen ambiente laboral en las diferentes áreas.
Colaboración y coordinación entre departamentos.
Áreas de parqueos para los clientes de propiedad de la clínica.
Compromiso por parte de la gerencia para la prestación de servicios de calidad.
Honorarios y precios de servicios médicos justos.
Infraestructura que cubre la demanda.
Carencia de un departamento de RRHH para la selección y reclutamiento de personal.
Falta de una base de datos que permita obtenerinformación oportuna y competente.
No existe un departamento de auditoria interna, así como tampoco un manual de control interno.
Existencia de un solo conserje que no permite el mantenimiento correcto y oportuno del edificio.
Inexistencia de una política publicitaria.
Señalización interna deficiente.
Implementación en el corto plazo de un nuevo sistema informático para obtener información oportuna y competente.
Capacidad de expansión física e infraestructura para servir mejor y cubrir la demanda.
Firmar Convenios con instituciones para la prestación de servicios médicos.
Actualización y capacitación del personal medico con la finalidad de ser competitivos.
Reciente nombramiento de una nueva gerencia, la cual aporta con nueva ideas y perspectivas para mejorar la institución.
Incursión de nuevos competidores y crecimiento continuo de la competencia.
Retraso tecnológico en cuanto a equipos médicos de punta.
Poder adquisitivo limitado de la población.
Tendencia de los pacientes por la medicina alternativa.
Competencia con hospitales públicos.
Farmacia de ayuda solidaria del estado que ofrecen precios más bajos.
75
76
COMPRADORES
♦ La carencia de poder de negociación, sin diferenciación del servicio.
♦ La carencia de poder de negociación, si el costo es alto.
♦ Compradores fragmentados. ♦ Servicio profesionales que
requieren especialización. ♦ Poder de negociación de los
compradores si poseen información en cuanto al costo del servicio.
SUSTITUTOS ♦ Medicina Natural alternativa. ♦ Acupuntura. ♦ Shamanes y brujería. ♦ Yoga.
PROVEEDORES
♦ Proveedores Fragmentados en medicamentos e insumos.
♦ Concentración de alta tecnología en equipos que suministran nuestros proveedores.
♦ Perdida de negociación por ser suministros de vital utilización
♦ Para prestar el servicio. ♦ Altos costos por cambio de
proveedor, por lo tanto se pierde poder de negociación.
♦ No hay amenaza de integración
POSIBLES COMPETIDORES
♦ Médicos Especializados en el exterior. ♦ Capacidad de inversión alta para .incursionar en el mercado. ♦ Alta especialización de activos y adquisición del los mismos. ♦ Demanda de servicios médicos en crecimiento. ♦ No existen barreras legales por parte del gobierno. ♦ Rendimientos económicos altos por servicios médicos.
COMPETIDORES EXISTENTES
♦ Prestigio en lo que corresponde a la calidad de los servicios médicos
♦ Rivalidad intensa por sector fragmentado. ♦ Existencia de diferenciación en cuanto al costo del
servicio. ♦ Consultorios independientes de médicos reconocidos ♦ Instituciones de salud públicos que ofrecen servicios
gratuitos. ♦ Consultorios de medicina alternativa.
`
3.2.5. Diagnóstico de las cinco fuerzas de Porter. Gráfico 3.1
`
3.2.6. Evaluación preliminar del control interno.
EVALUACION PRELIMINAR ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
GESTION INSTITUCIONAL
1
Los fines y las actividades principales de la entidad corresponden a: • Prestación de servicios? • Entrega de bienes?
X
2
¿En la entidad se ha implantado y se encuentra en aplicación la Planificación Estratégica?
X
3
En la institución se encuentra definido: • Las Metas? • La Misión? • La Visión? • Objetivos?
X X X X
4
¿La entidad cuenta con parámetros e indicadores de gestión para medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficacia y eficiencia?
X
5
Para medir la calidad y oportunidad de si el servicio prestado satisface la necesidad del usuario, se realiza: • Comparación del servicio con
estándares establecidos por los usuarios?
• Comparación del servicio con estándares reconocidos?
• Encuestas o cuestionarios.
X
X
X
77
`
EVALUACION PRELIMINAR
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
No. PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
GESTION INSTITUCIONAL
6
Para evaluar la gestión institucional se prepara los siguientes documentos: • Planes operativos? • Informe de actividades en
cumplimiento de metas? • Planes direccionales y estratégicos.
X
X
X
7
¿La entidad cuenta con un departamento de relaciones públicas, u otra entidad que se encarga de medir el impacto a mediano o largo plazo en el entorno social o ambiental de los servicios prestados?
X
8
¿En la institución se encuentran detectadas las fuerzas y debilidades; así como las oportunidades y amenazas en el ambiente de la organización y, determinar las acciones para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas?
X
78
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 1
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
1. ¿La Dirección muestra interés por la
integridad y los valores éticos de los empleados?
X
2. ¿Existe un código de ética aprobado por la
entidad?
X
3. ¿La Administración predica con el ejemplo e indica claramente lo que está bien y mal en cuanto al comportamiento organizacional?
X
4. ¿Se conocen hechos de abuso de autoridad por parte de los ejecutivos que afecten la dignidad de los funcionarios?
X
5. ¿Los empleados responden adecuadamente a la integridad y valores éticos propiciados por la entidad?
X
6. ¿Existe una cultura de rendición de cuentas?
X
INTEGRIDAD Y VALORES
ETICOS
7. ¿Se conoce de actos fraudulentos que
involucren a los empleados que ejecutan las operaciones?
X
79
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 2
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
8. ¿Existe procedimientos para inducir a todos
los empleados sobre el comportamiento ético pretendido, independientemente de su jerarquía?
X
9. ¿Se ha propiciado la creación de un Comité
de Etica?
X
10. ¿Se induce a los nuevos empleados sobre cuestiones éticas?
X
11. ¿Existe presión para cumplir con objetivos de gestión poco realistas?
X
12. ¿Se cuenta con mecanismos para la protección del denunciante sobre posibles hechos fraudulentos?
X
13. ¿La Dirección toma acciones disciplinarias en respuesta a violaciones de la ética?
X
14. ¿Se investigan y documentan las posibles
violaciones a la ética?
X
INTEGRIDAD Y VALORES
ETICOS
15. ¿Se comunica al personal de las acciones que
se toman sobre actos no éticos?
X
80
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 3
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
16. ¿Existen evidencias de un estilo
participativo desarrollado por la máxima autoridad de la entidad?
X
17. ¿Se ha propiciado la creación de Comités
para el tratamiento de problemas de gestión institucional?
X
18. ¿La Dirección fomenta la realización de actividades para la integración de las diversas áreas organizacionales?
X
19. ¿Se verifica que las promociones consideren los méritos de los empleados?
X
20. ¿Existen evidencias que la Dirección desarrolla controles sobre la ejecución presupuestaria haciendo comparaciones con el cumplimiento de objetivos?
X
21. ¿Se exige el cumplimiento de objetivos así como la observancia de los controles internos?
X
FILOSOFIA Y ESTILO
DE LA ALTA DIRECCION
22. ¿Se toma acciones oportunas procurando
corregir las deficiencias del control interno?
X
81
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 4
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
23. ¿Se establece objetivos realizables de
acuerdo con los medios disponibles?
X
24. ¿La gestión de la Dirección está orientada
hacia el cumplimiento de los objetivos bajos los criterios de economía, eficacia y eficiencia?
X
25. ¿La Dirección desarrolla su estilo de gestión considerando los riesgos internos y externos?
X
26. ¿Se identifican y evalúan los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos que se han establecido?
X
27. ¿Existen evidencias de la preocupación de la Dirección por la confiabilidad y la oportunidad de la información financiera?
X
28. ¿Se exige el cumplimiento de plazos para la presentación de la información financiera de la entidad?
X
FILOSOFIA Y ESTILO
DE LA ALTA DIRECCION
29. ¿Existen políticas formales que constituyan
guías para el desarrollo de las operaciones?
X
82
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 5
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
30. ¿Los miembros del Consejo de
Administración y de Comités son independientes de la Gerencia?
X
31. ¿El Consejo de Administración cuenta con
consejeros externos?
X
32. ¿Cuales son los Comités que se han conformado en la Entidad?
33. ¿La Junta Directiva y los Comités cuenta con un documento que defina sus deberes y responsabilidades?
X
34. ¿La Junta Directiva y los Comités realizan sesiones con frecuencia?
X
35. ¿Se proporciona en forma oportuna y suficiente información a los miembros del Consejo que permita supervisar los resultados alcanzados?
X
CONSEJO DE ADMINISTRA
CION Y COMITES
36. ¿Se comunica a la Junta y a los Comités
sobre alguna información confidencial, investigaciones realizadas y actuaciones incorrectas?
X
83
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 6
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
37. ¿Considera usted que la estructura
organizacional es adecuada para el tamaño de la entidad y sus actividades?
X
38. ¿La entidad revisa y modifica la estructura
organizacional de acuerdo con cambios significativos ocurridos?
X
39. ¿Existe procedimientos administrativos y éstos están incluidos en los reglamentos?
X
40. ¿Existen procedimientos operativos y éstos están incluidos en el manual?
X
41. ¿Existen mecanismos para la revisión y actualización de los procedimientos?
X
42. ¿Se ha elaborado el manual de funciones?
X
43. ¿Se ha elaborado el manual de puestos y el reglamento interno?
X
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
44. ¿Existen medios de comunicación para
informar a los empleados sobre los reglamentos específicos y manuales?
X
84
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 7
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
45. ¿Se ha establecido un manual que describa
las funciones específicas de cada puesto?
X
46. ¿Se ha elaborado un Plan Operativo Anual
Individual para todos los empleados?
X
47. ¿Este plan determina la denominación del puesto, la dependencia, la supervisión ejercida y la ubicación dentro de la estructura organizacional?
X
48. ¿Los empleados que toman decisiones administrativas y operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente?
X
49. ¿Se evalúa el desempeño de los empleados, con el fin de tomar medidas correctivas?
X
50. ¿El personal tiene la capacidad y el entrenamiento necesario para el nivel de responsabilidad asignado?
X
AUTORIDAD ASIGNADA
Y RESPONSAB
ILIDAD ASUMIDA
51. ¿Se dispone del personal suficiente para el desarrollo de las funciones de cada una de las unidades?
X
85
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CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 8
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
52. ¿La institución cuenta con un Departamento
de Recursos Humanos?
X
53. ¿Existe un reglamento específico de
Gestión del Personal?
X
54. ¿Se actualiza dicho reglamento de acuerdo a los cambios ocurridos?
X
55. ¿Se comunican a los empleados las políticas de manejo del personal?
X
56. ¿Se ha determinado formalmente quién o quienes deben aplicar las distintas políticas para el manejo del personal?
X
57. ¿Se analiza frecuentemente los conocimientos y las habilidades del personal de la entidad?
X
58. ¿Existen procedimientos para la selección, contratación y capacitación del personal?
X
GESTION DEL
RECURSO HUMANO
59. ¿Se procura la estabilidad de los empleados que muestran desempeños adecuados?
X
86
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 9
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO NA
60. ¿La entidad promueve una cultura dirigida
a la respondabilidad?
X
61. ¿Se establece objetivos con indicadores de
rendimiento?
X
62. ¿Existen políticas de responsabilidad en todos los niveles de la organización?
X
63. ¿Se incluye mecanismos de responsabilidad en todos los procesos?
X
64. ¿Se elaboran informes comparativos entre lo planificado y lo ejecutado?
X
65. ¿La Dirección muestra interés para analizar las variaciones relativas al cumplimiento de objetivos y aplicación del CORRE?
X
66. ¿Se realiza revisiones internas y externas a los informes financieros y de gestión?
X
RESPONDABILIDAD Y
TRANSPARENCIA
67. ¿La entidad suministra toda la información requerida, con el fin de demostrar su respondabilidad?
X
87
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CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 10
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
68. ¿La entidad cuenta con una misión formal
aprobada por el consejo de administración?
X
69. ¿Se ha formulado objetivos que expresen
claramente lo que la entidad desea conseguir?
X
70. ¿Existe vinculación entre los diferentes niveles de la organización en el establecimiento de objetivos y de estrategias?
X
71. ¿Existe información oportuna y confiable sobre le cumplimento de objetivos?
X
72. ¿Las estrategias establecidas son consistentes con los objetivos?
X
73. ¿Se han fijado indicadores de rendimiento que permitan evaluar el cumplimiento de objetivos?
X
OBJETIVOS ESTRATEGIC
OS
74. ¿Se disponen de medios de comunicación para informar a los empleados sobre los objetivos y estrategias de la entidad?
X
88
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 11
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
75. ¿La entidad ha formulado objetivos
específicos?
X
76. ¿Los objetivos específicos tienen una fuerte
conexión con los objetivos y planes estratégicos?
X
77. ¿Considera usted, que los objetivos específicos han facilitado la coordinación y han evitado la duplicación de esfuerzos?
X
78. ¿Los recursos son suficientes en cantidad y calidad para el logro de los objetivos?
X
79. ¿Se han identificado factores críticos de éxito, indicadores de gestión y medios de verificación objetiva?
X
80. ¿La entidad promueve la participación de los empleados en la determinación de objetivos?
X
OBJETIVOS ESPECIFICOS
81. ¿Se ha motivado a los empleados para que se sientan comprometidos con la consecución de objetivos?
X
89
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CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 12
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
82. ¿La alta dirección demuestra compromiso
para alcanzar los objetivos cumpliendo los controles?
X
83. ¿Los miembros de la organización tienen conocimiento de los elemento del CORRE?
X
RELACION ENTRE
OBJETIVOS Y COMPONENT
ES DEL CORRE
84. ¿La estructura orgánica está relacionada con los componentes del CORRE?
X
85. ¿La alta dirección analiza los informes de cumplimiento de objetivos?
X
86. ¿Existe una adecuada supervisión en todos los niveles de la organización?
X
87. ¿Se ha incorporado controles en los procesos para asegurar el logro de objetivos?
X
88. ¿Se actualiza con frecuencia las políticas, normas y procedimiento?
X
CONSECUCION DE
OBJETIVOS
89. ¿Se elaboran informes de cumplimiento de indicadores?
X
90
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 13
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
90. ¿La entidad ha fijado el riesgo aceptado
para alcanzar el logro de sus objetivos?
X
91. ¿La alta dirección considera que es
necesario determinar el nivel de riesgo aceptado y su tolerancia?
X
92. ¿Existe evidencias de las acciones realizadas por la organización para determinar el nivel de riesgo aceptado y su tolerancia?
X
93. ¿Se realizan evaluaciones internas para medir la razonabilidad de los niveles de riesgo y su tolerancia?
X
94. ¿Se dispone de un sistema de información para medir la forma en que se alcanzan los estándares?
X
95. ¿La administración presta atención a los cambios ocurridos entre el riesgo aceptado y los resultados?
X
RIESGO ACEPTADO Y NIVELES
DE TOLERANC
IA
96. ¿Los directivos realizan ajustes a los niveles de riesgo aceptado y su tolerancia?
X
91
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 14
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
IDENTIFICACION DE EVENTOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
97. ¿La alta dirección apoya las acciones para
la determinación de factores de riesgo externos e internos?
X
98. ¿Se han establecido mecanismos para
identificar eventos de riesgos externos e internos?
X
99. ¿Aquellos mecanismos han resultado ser idóneos?
X
100. ¿Se tienen evidencias de las acciones efectuadas para conocer los factores de riesgo?
X
101. ¿Los empleados han participado en la determinación de los factores de riesgo?
X
102. ¿Existe un canal de comunicación adecuado que permita informar a los miembros de la organización sobre los estudios realizados?
X
FACTORES EXTERNOS
E INTERNOS
103. ¿Los resultados obtenidos de los estudios realizados, sirven de base para la toma de decisiones respecto a los factores de riesgo?
X
92
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CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 15
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
IDENTIFICACION DE EVENTOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
104. ¿Existen mecanismos para identificar
eventos relacionados con los objetivos?
X
105. ¿La alta dirección apoya las acciones
orientadas a identificar dichos eventos?
X
106. ¿El personal participa en la identificación de eventos?
X
IDENTIFICACI
ON DE EVENTOS
107. ¿Se dispone de mecanismos de actualización e investigación de nuevos eventos?
X
108. ¿Dentro de la entidad se categoriza los eventos?
X
109. ¿La administración muestra apoyo a las acciones orientadas a categorizar eventos?
X
110. ¿Se cuenta con una metodología específica para ordenar los eventos identificados?
X
CATEGORIA DE EVENTOS
111. ¿Existen procedimientos para informar al personal sobre la categoría de eventos y su relación con los objetivos?
X
93
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 16
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
EVALUACION DE RIESGOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
112. ¿Existe una metodología para establecer las
probabilidades e impactos de los eventos?
X
ESTIMACION DE
PROBABILIDAD E
IMPACTO
113. ¿La dirección apoya la planeación y
ejecución de los estudios de impactos?
X
114. ¿Se dispone de información confiable y oportuna para evaluar los riesgos?
X
115. ¿Son suficientes los recursos utilizados para evaluar los riesgos?
X
EVALUACION DE RIESGOS
116. ¿Se elabora un informe sobre los resultados de la evaluación del riesgo?
X
117. ¿Se promueve la investigación de posibles eventos que puedan afectar a la entidad?
X
118. ¿Considera usted que la entidad esta preparada para responder eficaz y eficientemente ante los cambios?
X
RIESGOS ORIGINADOS
POR LOS CAMBIOS
119. ¿La información interna y externa permite identificar hechos que puedan generar cambios?
X
94
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 17
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
RESPUESTA A LOS RIESGOS
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
120. ¿Se dispone de mecanismos para analizar
las alternativas de evitar, reducir compartir, aceptar los riesgos?
X
121. ¿La evidencia que respalda dicho análisis es
confiable y de calidad?
X
122. ¿Existe apoyo a las acciones orientadas al estudio de las alternativas?
X
CATEGORIAS DE
RESPUESTAS
123. ¿Se comunica a los miembros de la entidad los resultados obtenidos?
X
124. ¿Existen mecanismos para apoyar las decisiones?
X
125. La evidencia que respalda las decisiones tomadas ¿Es confiable?
X
126. ¿Se propicia la participación de los niveles de la organización, para que sugieran sobre la decisión que consideran más adecuada?
X
DECISION DE RESPUESTAS
127. ¿Se comunica al personal sobre las decisiones adoptadas?
X
95
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 18
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ACTIVIDADES DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
128. ¿Las actividades de control, han sido fijadas
considerando las decisiones adoptadas sobre los riesgos?
X
INTEGRACION CON LAS
DECISIONES SOBRE
RIESGOS
129. ¿Se ha establecido algún medio de
comunicación para informar sobre las decisiones adoptadas sobre los riesgos?
X
130. ¿La Dirección apoya el diseño y la aplicación de los controles?
X
131. ¿Se busca incorporar los controles a los distintos procesos?
X
132. ¿Existen mecanismos para analizar las alternativas de controles a seleccionar?
X
133. ¿Los empleados se encuentran involucrados en la incorporación de controles?
X
134. ¿Los controles establecidos guardan una relación adecuada de costo con beneficio?
X
PRINCIPALES ACTIVIDADE
S DE CONTROL
135. ¿Existen sistemas de comunicación para informar sobre las actividades de control?
X
96
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 19
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
ACTIVIDADES DE CONTROL
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
136. ¿La entidad ha elaborado un plan
estratégico de tecnología de información?
X
137. ¿Dicho plan guarda relación con los
objetivos institucionales y la gestión de los riesgos?
X
138. ¿La administración promueve el desarrollo de tecnología de información?
X
139. ¿Las mejoras de tecnología se las realiza considerando los controles y la gestión de riesgos?
X
140. ¿La alta dirección apoya la implantación de planes estratégicos de tecnología de información?
X
141. ¿Se busca integrar las estrategias, las operaciones y el cumplimiento de normas con el desarrollo tecnológico de la entidad?
X
CONTROL
SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIO
N
142. ¿Se comunica eficientemente a los empleados sobre los planes y avances de la tecnología de información?
X
97
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 20
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
143. ¿Existen políticas relativas a la información
y comunicación?
X
144. ¿La alta dirección muestra compromiso para
cumplir con dichas políticas y normas?
X
CULTURA DE INFORMACIÓN EN TODOS
LOS NIVELES
145. ¿Se realizan supervisiones internas y evaluaciones externas para verificar el cumplimiento de dichas normas?
X
146. ¿Las políticas permiten el establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad?
X
147. ¿La alta dirección analiza la información recibida?
X
148. ¿La información es suministrada con el suficiente detalle y oportunidad?
X
149. ¿Se revisan con frecuencia los sistemas de información?
X
HERRAMIENTAS PARA
LA SUPERVISIO
N
150. ¿Los niveles directivos prestan atención a los informes que les presentan las unidades a su cargo?
X
98
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 21
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
151. ¿Los sistemas de información han sido
elaborados considerando la integración de todas las unidades de la entidad?
X
152. ¿Se cuentan con políticas que permitan la
integración de la información?
X
SISTEMAS
ESTRATEGICOS E
INTEGRADOS
153. ¿Se proporciona los recursos necesarios para el desarrollo de los sistemas de información?
X
154. ¿Se ha identificado irregularidades o errores en la producción de informes?
X
155. ¿Los sistemas de información aseguran la confiabilidad de los datos e informe?
X
156. ¿Existe evidencia de que los controles son aplicados por toda la organización?
X
157. ¿Se supervisa frecuentemente los procesos y sistemas de información?
X
CONFIABILIDAD DE LA
INFORMACION
158. ¿Se lleva a cabo auditorias internas?
X
99
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 22
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
159. ¿Existe un medio de comunicación que
informe al personal sobre sus responsabilidades respecto al CORRE?
X
160. ¿Se ha fijado líneas de comunicación para
denunciar actos indebidos?
X
161. ¿La alta dirección atiende las propuestas del personal respecto de mejoraras del servicio?
X
COMUNICACIÓN INTERNA
162. ¿Existen canales de comunicación para la captación de información sobre las necesidades de los clientes?
X
163. ¿Se promueve una cultura de transparencia en la información?
X
164. ¿El personal está conciente de que la información entregada a las entidades reguladoras debe ser fidedigna?
X
165. ¿Hay procedimientos para comunicar a terceros sobre normas éticas de la entidad?
X
COMUNICACIÓN EXTERNA
166. ¿Se da seguimiento a las informaciones obtenidas por parte de terceros?
X
100
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 23
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
SUPERVISION Y MONITOREO
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
167. ¿Se ha informado a todo el personal sobre
las políticas de comunicación?
X
168. ¿Se dispone de evidencia fidedigna de que el
CORRE está funcionando adecuadamente?
X
169. ¿Existe un procedimiento que nos permita verificar que la información de terceros concuerda con la información interna?
X
170. ¿Se efectúan seminarios, sesiones u otras reuniones para recopilar información?
X
171. ¿Dichas reuniones han suministrado información respecto a que el CORRE está operando eficazmente?
X
172. ¿Se llevan a cabo comparaciones periódicas entre los importes registrados con los activos físicos?
X
SUPERVISION PERMANENT
E
173. ¿Se toma en consideración las recomendaciones de los auditores respecto de la forma de mejorar el CORRE?
X
101
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 24
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
SUPERVISION Y MONITOREO
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
174. ¿Se efectúan evaluaciones frecuentes del
CORRE?
X
175. ¿El proceso de evaluación permite detectar
deficiencias del CORRE?
X
176. ¿Se cuenta con algún mecanismo para comunicar las deficiencias detectadas del CORRE?
X
177. ¿Dichos canales de comunicación permiten informar a cada uno de los empleados de la entidad?
X
178. ¿Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para eliminar las deficiencias del CORRE?
X
179. ¿Se llevan a cabo auditorias internas?
X
180. ¿La alta Dirección muestra interés en los resultados de las auditorias aplicadas?
X
EVALUACION
INTERNA
181. ¿El Consejo de Administración ha conformado un Comité de Auditoria?
X
102
`
CUESTIONARIO DE
EVALUACION DEL CORRE
Hoja No. 25
ENTIDAD: CLINICA ESPAÑA S.A. TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION ELABORADO POR: Orlando Espinoza. REVISADO POR: Iván Calderón.
SUPERVISION Y MONITOREO
FACTOR PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO N/A
182. ¿En la entidad se efectúan auditorias
externas?
X
183. ¿Los informes de auditoria externa son
remitidos a todos los niveles correspondientes?
X
184. ¿La entidad proporciona toda la información requerida por los auditores externos?
X
185. ¿Responde la administración en forma oportuna y apropiada a las observaciones y recomendaciones de los auditores independientes?
X
186. ¿Existen planes de acción correctiva para corregir deficiencias reportadas por la auditoria?
X
187. ¿Recibe la entidad hallazgos y recomendaciones de los organismos reguladores?
X
EVALUACION
EXTERNA
188. ¿Existen procedimientos específicos para comunicar a todos los miembros de la entidad sobre los informes de auditoria?
X
103
`
3.3. Fase II.- Planificación.
La fase de planificación, busca orientar la auditoria hacia los objetivos establecidos,
para lo cual debe fijarse los pasos a seguir en la presente fase y en las fases
siguientes. En esta etapa se programarán las actividades a desarrollar a lo largo de la
investigación, haciendo constar quienes ejecutarán las actividades de auditoria, la
designación de responsabilidades, los días necesarios para cada tarea y las fechas en
que se realizarán.
Para el caso de nuestra investigación, durante la fase de conocimiento preliminar se
ha podido determinar, que los subcomponentes de resultado clave y que deben ser
evaluados dentro de la auditoria son: Servicios Médicos de Hospitalización e
Inventario de Farmacia, no solamente por su importancia en el financiamiento de la
institución, sino porque cumplen un papel preponderante en la prestación del servicio
medico que ofrece la clínica.
Por lo tanto, para planificar de manera óptima las tareas en cada uno de los
subcomponentes mencionados, se llevaran a cavo las siguientes actividades:
• Revisión y análisis de la documentación obtenida en la fase anterior, para
obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la
actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación de
control interno y para la planificación de la auditoria de gestión.
• Evaluación de Control Interno de los subcomponentes que son objeto del
estudio, que permita acumular información sobre el funcionamiento de los
controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y
esfuerzos adicionales en la fase de “Ejecución”.
104
`
105
• Elaborar el Memorando de Planificación, donde constaran: los miembros
encargados de la auditoria, días laborables necesarios para la investigación,
materiales, enfoque de la auditoria y otros aspectos importantes que deben
constar dentro del mismo.
• Elaboración de los programas de trabajo por cada subcomponente objeto de
estudio, donde se detallaran: las tareas a realizar, la fecha de ejecución, el
papel de trabajo correspondiente a la tarea y la persona encargada de cumplir
con tal responsabilidad.
`
3.3.1 Análisis FODA por subcomponente. Cuadro 3.4
106
Cuadro 3.4 DIAGNOSTICO FODA
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A. SUBCOMPONENTE: SERVICIO MÉDICO DE HOSPITALIZACION
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
♦ Médicos Tratantes
especializados en el exterior. ♦ Falta de capacitación del
personal de enfermería en lo referente a atención al paciente.
♦ Se cuenta con Médicos
residentes con una adecuada preparación académica y experiencia
♦ Se dispone de personal de
enfermería con años de experiencia.
♦ Existe una adecuada
infraestructura y capacidad instalada en esta área.
♦ Alto grado de compañerismo.
♦ Falta de estación de enfermería
en la planta baja de la clínica. ♦ Inadecuada infraestructura de
la unidad de enfermería. ♦ Falta de personal de enfermería
cuando existe exceso de pacientes.
♦ Deficiencias y quejas en lo que
se refiere a la atención y cuidado del paciente.
♦ Capacidad para extensión de la
infraestructura, lo que permitirá brindar mejores servicios.
♦ Competencia con hospitales
públicos.
♦ Adquirir tecnología de punta en
los equipos médicos. ♦ Posibilidad de que el personal
médico asista a cursos de capacitación.
♦ Contratar a un profesional
director médico especializado en servicios de salud, con el propósito de superar deficiencias.
♦ Incursión en el mercado de la
medicina naturista, acupunturista, shamanes, etc.
♦ Crecimiento constante de la
competencia. ♦ Ingresos económicos de la
población limitados, que en muchos casos no permiten acceder a centros de salud privados.
`
107
CLINICA DE ESPAÑA S.A. Cuadro 3.5 EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSPITALIZACIÓN
NIVEL PERIOD. IMPLAN
SITUACIÓN ACTUAL
NORMA
EFECTO
RIE
SG.
CO
NF.
ACCION CORRECTIVA
RESPONS.
RECURSOS A UTILIZAR
INIC
IO
FINA
L
SEG
UIM
.
♦ Falta de capacitación del
personal de enfermería en lo referente a atención al paciente.
Que no se evalué
la gestión
Programar el
plan de capacitación
♦ Falta de una estación de enfermería en la planta baja de la clínica.
No cubrir las exigencias del
servicio médico
Diseñar la evaluación de la atención médica.
♦ Inadecuada infraestructura de la unidad de enfermería.
Servicio médico deficiente
Compra del instrumental
necesario
♦ Falta de personal de enfermería cuando existe exceso de pacientes.
No atender los requerimientos oportunamente
Planificación en turnos extras y fines de semana
♦ Deficiencias y quejas en lo que se refiere a la atención y cuidado del paciente.
Lo dispuesto
en el Reglamen. Organico Funcional
y
Lo dispuesto
en el Reglamen. Interno de Trabajo
Disminución de la demanda y
perdidas monetarias
72% M
oderado
72% M
oderado
Aplicar encuestas para
medir la calidad del servicio
Director
Médico, Jefe de
Residentes y Jefe de
Enfermería
Humanos Económicos Materiales
Tecnológico
01 de Enero 2008
En adelante
A
partir de 04 Abril 2008
`
B
Cuadro 3.6
CLINICA ESPAÑA S.A.
Matriz de Ponderación Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización
COMPONENTE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
1. Programar el plan de capacitación
del personal de enfermería en
atención al paciente.
10
6
2. Implementar una estación de
enfermería en la planta baja para
prestar un mejor servicio.
10
8
3. Reestructurar las instalaciones
dentro de la unidad de enfermería
en funcionamiento.
10
6
4. Planificación oportuna en turnos
extras y fines de semana.
10
7
5. Aplicación de encuestas a los
pacientes para medir la calidad del
servicio prestado.
10
9
TOTAL 50 36
108
`
s Cuadro 3.7
CLINICA ESPAÑA S.A.
Determinación del Nivel de Confianza Subcomponente: Servicio Médico de Hospitalización
CP: Confianza Ponderada
CT: Calificación Total
PT: Ponderación Total
CP = CT x 100 PT
CP = 36 x 100 = 72% Riesgo y confianza: moderado (medio)
50
Determinación del Nivel de Riesgo
CONFIANZA
PORCENTAJE
RIESGO
Baja Moderada Alta
15%-50% 51% - 75% 76% - 95%
Alto Moderado Bajo
El subcomponente Servicio Médico de Hospitalización se ubica en el rango de 51%
y 75%, lo que significa que su nivel riesgo y de confianza es moderado.
109
`
P/T # 004
CEDULA NARRATIVA
Sub-componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización
Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Visita a las instalaciones del área de hospitalización
Después de realizar la visita en el área de hospitalización de la Clínica España se ha
podido observar que básicamente las actividades realizadas en este departamento
son el ingreso, control de habitación, traslado. Además el área de hospitalización se
encuentra estrechamente relacionada con el área de servicio de farmacia interna
siendo esta un complemento importante para ofrecer los medicamentos adecuados
en el momento oportuno en las habitaciones y de esta manera alcanzar un servicio
optimo para con los pacientes.
El personal que labora en esta área corresponde a los médicos residentes, médicos
tratantes, enfermeras, también se podría incluir al personal de provee de
alimentación a los pacientes y personal de limpieza, quienes se encargan de ver que
las habitaciones estén en condiciones óptimas para ser ocupadas.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 28 de Agosto de 2007
110
`
111
P/T # 005
CEDULA NARRATIVA
Sub-componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización
Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
En cuanto a la infraestructura, los equipos y el personal de hospitalización se puede
señalar que la institución cuenta con las instalaciones y equipos adecuados, y el
personal suficiente y competente, para ofrecer un buen servicio hospitalario, que
permite cubrir la demanda, es importante señalar que existen cuartos vacíos que
están proyectados a ser ocupados según el crecimiento de la cantidad de pacientes.
Las instalaciones en las que actualmente funciona la unidad de enfermería
requieren de una remodelación, debido a que se pudo apreciar que instalaciones
eléctricas estaban junto a instalaciones de agua.
Otro aspecto que se recogió de la visita fue la necesidad manifestada por el personal
de enfermería, de contar con una unidad de enfermería en la planta baja de la
clínica, con el objeto de prestar mejor servicio.
Finalmente, durante la visita se pudo observar que el trato, que el personal de
enfermería tiene para con los pacientes, es amable y correcto siendo este un aspecto
importante porque se logra una buena relación con las personas que hacen uso de
los servicios que brinda la clínica.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 28 de Agosto de 2007
`
112
c Cuadro 3.8 DIAGNOSTICO F.O.D.A.
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A. SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
♦ El encargado de farmacia tiene
experiencia en administración de inventarios de farmacia.
♦ Se dispone de un software que
permite obtener reportes actualizados de inventarios, así como también lasrequisiciones.
♦ No se dispone de un sistema de control que permita detectar oportunamente la caducidad de los inventarios.
♦ Se cuenta con la infraestructura
adecuada para el almacenamiento de losinventarios.
♦ Falta de un manual de procedimientos para el descargo de medicamentos.
♦ Los medicamentos son receptados directamente por la persona encargada de farmacia.
♦ La entrega de medicamentos a
las sub-bodegas lo realiza el encargado de inventario de farmacia.
♦ No existe políticas de stock
máximos y mínimos de medicamentos.
♦ No existen políticas para la
adquisición de medicamentos.
♦ No se realizan provisiones de
medicamentos en caso de que existiere un exceso de solicitudes.
♦ Realizar convenios con
laboratorios farmacéuticos para adquirir los productos en mejores condiciones.
♦ Acceso a un sistema de
control que permita detectar la caducidad de inventarios.
♦ Obtener descuentos
significativos en los precios de compra debido a la cantidad de medicamentos adquiridos.
♦ La escasez de medicamentos
en el mercado. ♦ Incumplimiento de las casas
médicas en el abastecimiento de los productos.
♦ Existencia en el mercado de
medicamentos genéricos.
113
CLINICA DE ESPAÑA S.A. Cuadro 3.9 EVALUACION DE AREAS CRITICAS (DEBILIDADES)
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
NIVEL PERIOD. IMPLAN
SITUACIÓN ACTUAL
NORMA
EFECTO
RIE
SG.
CO
NF.
ACCION CORRECTIVA
RESPONS.
RECURSOS A UTILIZAR
INIC
IO
FINA
L
SEG
UIM
.
♦ No existe políticas de stock
máximos y mínimos de medicamentos.
Que no se evalué
la gestión
Definir políticas para manejo de
inventarios
♦ No existen políticas para la adquisición de medicamentos.
No se cumple con las políticas
del directorio
Realizar la constatación
física semanal
♦ No se dispone de un sistema de control que permita detectar oportunamente la caducidad de los inventarios.
Uso ineficiente de los recursos
Software que indique la fecha
de caducidad
♦ Falta de un manual de procedimientos para el descargo de medicamentos.
No cumplir las normas de
facturación.
Elaboración de un manual que sirva de guía
♦ Falta de un encargado especifico para el manejo y control de inventarios en sub-bodegas.
Lo dispuesto
en el Reglamen. Organico Funcional
y
Lo dispuesto
en el Reglamen. Interno de Trabajo
Control deficiente de
inventarios en sub-bodegas
74% M
oderado
74% M
oderado
Analizar la posibilidad de
contratar al encargado
Jefe de
Farmacia y otros
directivos relacionado
Humanos Económicos Materiales
Tecnológico
01 de Enero 2008
En adelante
A
partir de 04 Abril 2008
`
`
Cuadro 3.10
CLINICA ESPAÑA S.A.
Matriz de Ponderación Subcomponente: Inventario de Farmacia
COMPONENTE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN
1. Definición de políticas específicas
para el stock de inventarios.
10
9
2. Establecer procedimientos y
políticas para la compra de
medicamentos.
10
6
3. Implantación de un software, el
cual indique la fecha de caducidad
de los medicamentos.
10
6
4. Elaboración de un manual de
procedimientos para el adecuado
descargo de los medicamentos.
10
8
5. Realizar un estudio de los
medicamentos con mayor rotación
para efectuar una provisión
adecuada.
10
8
TOTAL 50 37
114
`
x Cuadro 3.11
CLINICA ESPAÑA S.A.
Determinación del Nivel de Confianza Subcomponente: Inventario de Farmacia
CP: Confianza Ponderada
CT: Calificación Total
PT: Ponderación Total
CP = CT x 100 PT
CP = 37 x 100 = 74% Riesgo y confianza: moderado (medio)
50
Determinación del Nivel de Riesgo
CONFIANZA
PORCENTAJE
RIESGO
Baja Moderada Alta
15%-50% 51% - 75% 76% - 95%
Alto Moderado Bajo
El subcomponente de Farmacia se ubica en el rango de 51% y 75%, lo que significa
que su nivel riesgo y de confianza es moderado.
115
`
P/T # 006
CEDULA NARRATIVA
Sub-componente sujeto a examen: Inventario de Farmacia.
Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Visita a las instalaciones del Inventario de Farmacia.
El inventario de farmacia dentro de la Clínica España S.A. es un área
fundamental ya que en esta se maneja y almacena los medicamentos que son
suministros de vital importancia en instituciones de este tipo.
La función principal del área de bodega de farmacia es el se suministrar
medicamentos a las áreas de Hospitalización, Emergencia, Quirófano etc. Las
mismas que poseen una sub-bodega de medicamentos para cumplir con sus
actividades. A pesar de que se dispone de un software para el control de los
fármacos en cuanto a las entradas y salidas, registros de las personas que
hacen uso de las medicinas, este no detecta la fecha de caducidad de los
medicamentos, por lo tanto se puede concluir que se debería implementar un
sistema que realice esta tarea.
Además se puede señalar la inexistencia de políticas para la adquisición y
manejo del inventario de fármacos, así como políticas para el control de stock
máximo y mínimo.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 10 de Septiembre de 2007 3.3.2 Evaluación del control interno por subcomponente.
116
`
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 1
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSPITALIZACIÓN
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
1
¿Está área gestiona en función de planes y programas; es decir:
• Ha establecido objetivos? • Los objetivos planteados son de
conocimiento del personal?
X X
2
¿La estructura organizativa de esta área está definida en el Reglamento Orgánico?
X
3
¿Se ha determinado parámetros que permitan evaluar el impacto del servicio que presta?
• Se cuenta con datos estadísticos.
X
A través de las encuestas realizadas a los pacientes.
4
¿Se hacen previsiones de personal cuando se supera el límite de pacientes?
X
5
¿Existe control de gestión en la unidad?
X
Lo realiza el medico residente.
6
¿Se cuenta con un plan de acción para corregir desviaciones en los objetivos, políticas y procedimientos?
X
7
¿ El área de hospitalización cuenta con:
• Espacio físico adecuado? • Señalización suficiente? • Comodidad y seguridad?
X X X
117
`
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 2
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSPITALIZACIÓN
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
8
¿En caso de ausencia de los médicos tratantes, se los localiza a través de medios de telefonía celular, beepers u otros?
X
9
¿Se ha dispuesto a médicos especialistas como responsables, en forma rotativa, para cubrir las necesidades emergentes?
X
10
¿Se controlan las guardias de 24 horas a los médicos residentes y a las enfermeras?
X
Registros y visitas no programadas.
11
¿Las condiciones de seguridad e higiene de la unidad son adecuadas?
X
12
¿El área de hospitalización está dotada de los equipos e instrumentales necesarios para prestar un servicio de calidad?
X
13
¿Son evaluadas las funciones del personal que de está área? ¿Con qué frecuencia?
X
Se realizan controles
informales.
14
¿Se lleva un censo diario de los pacientes hospitalizados? ¿Quién es el encargado?
X
Se lo lleva a través de un sistema informático.
15
¿Se preparan reportes para tener conocer:
• Producción por médico tratante. • Producción por especialidad.
X X
118
`
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 3
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSPITALIZACIÓN
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
16
¿Dichos reportes con que frecuencia se los realiza y quién es el encargado?
X
17
¿Se realizan visitas frecuentes por parte del Médico de Guardia y el Jefe de Enfermería a cada uno de los pacientes?
X
18
¿La estación de enfermería de hospitalización se encuentra vigilante sobre cualquier situación anormal de los pacientes?
X
19
¿Los equipos médicos mantienen tecnología actualizada y se realiza un mantenimiento preventivo de los mismos?
X
20
¿Se efectúa una selección especial del personal médico como de enfermería para la atención?
X
21
¿El archivo de historias clínicas se encuentra organizado y es de fácil ubicación?
X
22
¿Se mantiene información relativa a mortalidad, natalidad, días estancia de paciente?
X
Son datos que dispone el
departamento de administración.
23
¿Se dispone de un sistema informático? ¿Este cuenta con la capacidad necesaria para el almacenamiento de datos?
X
119
`
120
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 4
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSPITALIZACIÓN
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
24
¿La visita por parte del médico y la enfermera se programa?
X
25
¿Se promueve las relaciones interpersonales entre el personal de hospitalización y el paciente?
X
26
¿Se han definido indicadores para medir la calidad del servicio, además de la ocupación hospitalaria? ¿Cuáles son?
X
27
¿La unidad cuenta con un sistema de monitoreo para el control de la eficiencia hospitalaria?
X
28
¿Se ha establecido algún sistema de comunicación para conocer las expectativas y necesidades de los pacientes?
X
Son datos que los maneja el personal de administración.
29
¿La entidad cuenta con un Directo Médico que ayude a coordinar las actividades de la unidad de hospitalización?
X
30
¿En está unidad se cuenta con personal encargado del servicio de hotelería, para garantizar la comodidad y buena atención?
X
31
Análisis del F.O.D.A.
X
`
121
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 1
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
1
¿Ingresan a bodega todos los medicamentos o algunas se trasladan directamente al lugar donde se utilizarán?
X
Todos se trasladan a la bodega general
2
¿Están todas las existencias centralizadas en una sola bodega o existen varias?
X
3
¿Están las existencias custodias en compartimientos bajo llave y se permite el acceso solo al personal autorizado?
X
4
¿Está claramente fijada la responsabilidad de cada uno de los encargados de bodega?
X
5
¿Se efectúan entregas mediante requisiciones firmadas, y en las que se establece el destino de las mercaderías?
X
No son realizados informativamente.
6
¿Están aseguradas las mercaderías y vigentes las pólizas correspondientes?
X
7
¿Se lleva un adecuado control de las mercaderías a fin de no tener volúmenes inadecuados que lleven a la caducidad?
X
8
¿Existen políticas establecidas para dar de baja a los inventarios que han caducado? ¿Lo aprueba un funcionario responsable?
X
`
122
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 2
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIOS DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
9
¿Son sometidas las existencias a recuentos periódicos, para verificar su veracidad?
X
Se los realiza cada
3 meses.
10
¿Se aclaran y se concilian correctamente las diferencias de inventarios? ¿Con quién?
X
Presidente de la
Clínica
11
¿Se preparan informes gerenciales para controlar, lo siguiente:
• Cantidades en existencia. • Existencias de poco movimiento. • Existencias caducadas. • Ajustes por conteo de inventario.
X X X X
No son entregados
informes gerenciales sobre
estos datos.
12
¿Existe una adecuada segregación de funciones en las áreas de subbodegas?
X
13
¿El sobre-stock es un problema?
X
14
¿Con qué frecuencia sucede una situación de falta de stock?
Se da por falta del
proveedor.
15 ¿Están los artículos colocados en orden y con espacio adecuado de almacenamiento?
X
16
¿Resultan satisfactorios los registros para determinar la existencia de la mayoría de los productos?
X
`
123
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 3
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIOS DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
17
¿Utiliza la unidad el método de valuación de inventario promedio?
X
18
¿Resultan satisfactorios los controles sobre el proceso de recepción para garantizar que la mercancía es contada e inspeccionada antes de almacenarla?
X
19
¿Son marcadas las mercancías con la fecha de recepción, con el objetivo de determinar el periodo de tiempo entre la recepción y el suministro a los usuarios finales?
X
20
¿Existen procedimientos establecidos para asegurar que las sub-bodegas notifiquen cuando la mercadería está en mal estado?
X
21
¿Existe un sistema de control de inventarios adecuado, el cual incluya:
• Niveles de venta. • Rotación de inventarios. • Niveles actuales de inventarios
X X X
22
¿Existen problemas originados por compras realizadas en exceso?
X
Anteriormente existieron sobre
stock.
23
¿Existen límites de compra establecidos y son respetados?
X
`
124
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 4
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIOS DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
24
¿Existen políticas específicas para evitar pedidos de emergencia?
X
25
¿Las facturas de los proveedores son adecuadamente salvaguardadas?
X
26
¿Son mantenidos registros eficientes de las facturas entregadas a contabilidad?
X
27
¿Se busca siempre el mejor precio y disponibilidad de las mercancías requeridas?
X
28
¿Los requerimientos de compra son ejecutados oportunamente?
X
29
¿Se trata de adquirir productos genéricos en lugar de productos de marca?
X
30
¿Está usted consciente del monto invertido en inventario, de manera que no se mantenga dinero inmovilizado por períodos excesivos?
X
31
¿Existen reglas que protejan contra:
• Aceptación de regalos por parte de los proveedores
• Compras a empresas las cuales el empleado posea inversión de capital
X
X
`
125
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 5
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
32
¿Se trata de mantener un inventario mínimo y minimizar la falta de existencia?
X
33
¿Toma la empresa ventajas de los descuentos cuando están disponibles?
X
34
¿Son obtenidas cotizaciones de varios proveedores antes de realizar la compra?
X
Por contactos telefónicos, sin documentos.
35
¿Se asegura que las cantidades compradas sean consistentes con las requeridas?
X
36
¿Se establece un índice de uso para mantener inventarios apropiados?
X
37
¿Son depurados los archivos para no mantener registros viejos?
X
38
¿Se dispone de procedimientos para evaluar a los nuevos proveedores considerando:
• Cantidad y calidad de la mercancía.
• Disponibilidad y de crédito que ofrece.
• Reputación del proveedor.
X
X
X
La evaluación de la calidad y cantidad y lo referente a
medicamentos lo realizan los
doctores.
39
¿Se tiene adecuado conocimiento de los productos que se manejan?
X
`
126
EVALUACION ESPECIFICA DE
CONTROL INTERNO
Hoja No. 6
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO N/A
40
¿Los empleados se esfuerzan para mantenerse informado acerca de los nuevos medicamentos?
X
Los médicos se mantienen al día a cerca del tema.
41
¿Provee la empresa una capacitación continua a los empleados relacionados con inventarios?
X
42
¿Se asegura que los proveedores garanticen sus productos antes de realizar la compra?
X
43
¿Se actualiza el listado de los proveedores con una frecuencia razonable?
X
44
¿Mantiene el sistema un registro sobre las siguientes transacciones:
• Traslado de medicamentos a las distintas sub-bodegas.
• Devolución de artículos a bodega
X
X
Todo se lo
realiza a través del sistema informático.
45
¿Se preparan mensualmente informes de compras? ¿Es revisado por un directivo?
X
Revisión de facturas o registros.
`
3.3.3 Memorando de Planificación.
C
MEMORANDO DE PLANIFICACION
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
1.- Requerimiento de la auditoria. Informe de Auditoria y Síntesis del Informe 2.- Fecha de Intervención.
Fecha Estimada
• Orden de Trabajo. 28-08-2007.
• Inicio del Trabajo en el Campo. 30-08-2007.
• Finalización del Trabajo en el Campo 08-01-2008.
• Discusión del Borrador del Informe. 11-01-2008.
• Presentación del Informe a la Dirección. 16-01-2008.
Emisión del Informe Final de Auditoria. 22-01-2008
•
3.- Equipo Multidisciplinario.
Nombres
• Coordinador Ing. Enrique Ñauta.
• Supervisor Orlando Espinoza.
• Jefe de Equipo Iván Calderón
• Técnico informático. Ing. Juan Pesantez.
127
`
4.- Días presupuestados.
102 Días laborables, distribuidos en las siguientes fases:
• FASE I, Conocimiento Preliminar 7 días
• FASE II, Planificación 10 días
• FASE III, Ejecución 75 días
• FASE IV, Comunicación de Resultados 10 días 5.- Recursos financieros y materiales
• Materiales $ 40.00
• Viáticos y Pasajes $ 250.00
6.- Enfoque de la auditoria. 6.1.- Información de la entidad. Misión.- Prestar servicios médicos de calidad, garantizando el total respeto a los
pacientes y a la ética profesional; comprometiendo a nuestros profesionales a
participar en el desarrollo científico y de la institución.
Visión.- Preservar y mejorar la eficiencia en la prestación de servicios médicos, así
como proyectar nuestro servicio profesional a nivel regional de manera ética y
humana.
Objetivo general.- Brindar un sistema integral en servicios de salud, destinado a
la colectividad sin practicar discrimen alguno, por razones de edad, sexo, raza,
procedencia, bajo ningún concepto; con el compromiso de actualización en
relación a los avances científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual, así
como el compromiso formal de respeto al medio ambiente.
128
`
Objetivos específicos:
• Garantizar que todos los pacientes que son tratados en la institución,
reciban servicios médicos de calidad sin prejuicio alguno.
• Atender de manera gratuita las emergencias médicas como dispone la
constitución vigente.
• Participar y promover actividades científicas y académicas, en pro del
desarrollo profesional del equipo medico para elevar el nivel de los
servicios de salud que se prestan.
• Ofrecer servicios médicos a costos razonables, así como también, controlar
el cumplimiento de los honorarios médicos establecidos.
• Utilizar de los recursos disponibles dentro de la institución de manera
responsable y profesional, para alcanzar la eficiencia y eficacia.
• Asegurar un alto nivel en la práctica profesional, definiendo de manera
clara deberes y obligaciones, desde el punto de vista científico y ético.
Actividad principal.- Prestar servicios de hospitalización y de consulta externa en
general, así como también la venta de medicamentos.
Estructura organizacional.- La estructura orgánica de la Clínica España esta
diseñada de tal manera que ejecute las directrices y políticas emanadas por
directorio, siendo este el máximo organismo de la institución; su autoridad
ejecutiva es el Presidente, quién tiene como asesor al gerente cuyos departamentos
directamente a su cargo son: el departamento de hospitalización, quirófano,
emergencia y administración; cualquier otra área o departamento que se creare se
encuentran estructurada jerárquicamente bajo estos departamentos.
129
`
Financiamiento.- De acuerdo a la información que consta en los Estados
Financieros, los recursos con los que cuenta la Clínica para su funcionamiento son
los siguientes:
Ingresos Operacionales $ 212,667.15
Medicamentos $ 103,030.55
Hospitalización $ 80,552.04
Quirófano $ 21,793.02
Laboratorio $ 7,291.54
Parqueaderos $ 4,685.06
Otros Ingresos No Operacionales $ 4,466.69
TOTAL $ 221,818.90
Principales fortalezas:
• Profesionales especializados en las diferentes áreas.
• Buen ambiente laboral en las diferentes áreas.
• Colaboración y coordinación entre departamentos.
• Áreas de parqueos para los clientes de propiedad de la clínica.
• Compromiso por parte de la gerencia para la prestación de servicios de
calidad.
• Honorarios y precios de servicios médicos justos.
• Infraestructura que cubre la demanda.
Principales debilidades:
• Carencia de un departamento de RRHH para la selección y reclutamiento
de personal.
• Falta de una base de datos que permita obtener información oportuna y
competente.
• No existe un departamento de auditoria interna, así como tampoco un
manual de control interno.
130
`
• Existencia de un solo conserje que no permite el mantenimiento correcto y
oportuno del edificio.
• Inexistencia de una política publicitaria.
• Señalización interna ineficiente.
Principales oportunidades:
• Implementación en el corto plazo de un nuevo sistema informático para
obtener información oportuna y competente.
• Capacidad de expansión física e infraestructura para servir mejor y cubrir
la demanda.
• Firmar Convenios con instituciones para la prestación de servicios
médicos.
• Actualización y capacitación del personal medico con la finalidad de ser
competitivos.
• Reciente nombramiento de una nueva gerencia, la cual aporta con nueva
ideas y perspectivas para mejorar la institución.
Principales amenazas:
• Incursión de nuevos competidores y crecimiento continuo de la
competencia.
• Retraso tecnológico en cuanto a equipos médicos de punta.
• Poder adquisitivo limitado de la población.
• Tendencia de los pacientes por la medicina alternativa.
• Competencia con hospitales públicos.
• Farmacia de ayuda solidaria del estado que ofrecen precios mas bajos.
Subcomponentes auditados:
Servicio medico de hospitalización.
Inventario de farmacia.
131
`
6.2.- Enfoque. La Auditoria que se realizará a la Clínica España S.A., estará orientada hacia la
eficacia en el logro de los objetivos y actividades que ejecuta ésta y también estará
orientada hacia la eficiencia y economía en el uso de recursos con el objetivo de
lograr la mayor satisfacción del cliente.
6.3.- Objetivos.
Objetivo general de la auditoria.
Evaluar las actividades que desarrolla la Clínica España S.A. en relación
con los objetivos planeados.
Evaluar el sistema de control interno relacionado con las operaciones que
realiza la Clínica España S.A.
Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y más normatividad aplicable al área examinada.
Objetivos específicos de servicio médico hospitalización.
• Verificar el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por la
Clínica.
• Evaluar la calidad del servicio que se presta.
• Determinar si se cuenta con los equipos e instrumental suficiente.
• Establecer si el personal médico tiene la preparación académica necesaria.
• Evaluar el nivel de producción hospitalaria.
Objetivos específicos de servicio médico hospitalización.
• Verificar el cumplimiento de los objetivos y políticas de inventarios
establecidas.
• Realizar controles periódicos de los medicamentos mediante muestreo.
• Revisar el adecuado registro, control y manejo de los inventarios.
• Supervisar y controlar el manejo de los medicamentos en las bodegas.
• Verificar que se encuentre en orden toda la documentación de inventario.
132
`
6.4.- Alcance de la auditoria.- La Auditoria a la Gestión de la Clínica España
S.A., comprende la evaluación de las actividades que desarrolla en beneficio de la
comunidad, del sistema de control interno y el cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentos y más normatividad aplicable al área examinada.
El examen cubrió las operaciones comprendidas entre el 1o. de enero de 2006 al
31 de diciembre de 2006.
6.5.- Indicadores de Gestión
Subcomponente Servicios de Hospitalización
• Índices financieros presupuestarios
Índice de autofinanciamiento del servicio
• Indicador de eficiencia - utilización
Indicador porcentaje de ocupación
• Indicador de productividad
Giro de cama
Subcomponente Inventario de Farmacia
• Indicador Financiero Básico
Indicador de Liquidez del Activo Corriente
Rotación de Cuentas por Pagar
Rotación de Productos
Plazo Medio de Productos
6.6.- Resultados de la evaluación de control interno.
Subcomponente Servicios de Hospitalización. De la aplicación del cuestionario de control interno, detallamos lo siguiente:
El área no trabaja en base a planes, programas ni objetivos, por lo tanto se dificulta
la medición de la gestión que se realiza en el mismo.
133
`
• No se dispone de herramientas que permitan detectar errores, o
desviaciones del servicio que prestan, al no existir planes, programas ni
objetivos, la detección y corrección de los problemas no responde a una
planificación, sino más bien a una necesidad inmediata.
• No cuentan con una planificación, para que médicos especialistas roten en
turnos y puedan brindar la colaboración y soporte a los médicos residentes
y enfermería, sus visitas no son programadas, por lo que se dificulta la
evaluación de su gestión.
• No existen registros que permitan conocer el número de casos de atención
por médico, ni tampoco por rama de especialización.
• Las visitas a los pacientes no son programadas, sin embargo, se realizan de
manera frecuente
• No disponen de indicadores de gestión para evaluar la calidad del servicio,
así como los niveles de ocupación hospitalario.
• Las personas encargadas del aseo y mantenimiento de las habitaciones, son
las mismas enfermeras y el conserje, no se cuenta con personal
especializado para esta tarea.
• El departamento no cuenta con una análisis FODA.
• Al igual que en el cuestionario general de control interno, no se encuentran
objetivos ambiciosos, por lo que el cumplimiento de sus labores cotidianas
es rutinaria Subcomponente inventario de farmacia.
• No existen requisiciones firmadas de medicamentos al momento de la
entrega, los mismos disminuyen y se incrementan en la bodega y sub –
bodegas, respectivamente, a través del software que se tiene para el efecto,
las firmas de recepción y entrega son posteriores, es decir, son de
verificación.
134
`
• No se cuenta con un seguro que cubra los posibles riesgos por pérdida,
deterioro, hurto o robo, de los medicamentos, de acuerdo al criterio de la
encargada no es necesario.
• No se efectúan informes gerenciales en donde se especifiquen las
cantidades en existencia, los niveles de rotación, existencias caducadas, sin
embargo, de manera informal se da a conocer a la gerencia sobre el tema.
• No se cuenta con políticas para evitar pedidos de emergencia.
• Siempre se adquieren productos de marca y laboratorios conocidos, no se
ha analizado la adquisición de productos genéricos.
• No existen prohibiciones para recibir regalos de proveedores.
• Cuando existen nuevos proveedores, los mismos no son evaluados con
respecto a los créditos que otorgan, ni a su reputación en el mercado.
• No se han desarrollado ni implementado políticas de capacitación a los
empleados con respecto al tratamiento que se debe dar a los inventarios.
• El listado de los proveedores no es actualizado con frecuencia, debido a
que generalmente el análisis se basa en el que ofrece el menor precio de
mercado por el producto disponible.
6.7.- Calificación de los factores de riesgo de auditoria.
Subcomponente servicios de hospitalización.
COMPONENTE PONDERACION CALIFICACION
1. Programar el plan de capacitación del personal
de enfermería en atención al paciente.
10
6
2. Implementar una estación de enfermería en la
planta baja para prestar un mejor servicio.
10
8
3. Reestructurar las instalaciones dentro de la
unidad de enfermería en funcionamiento.
10
6
4. Planificación oportuna en turnos extras y fines
de semana.
10
7
5. Aplicación de encuestas a los pacientes para
medir la calidad del servicio prestado.
10
9
TOTAL 50 36
135
`
Determinación del riesgo de auditoria.
CP = CT x 100 PT
CP = 36 x 100 = 72% Riesgo moderado (medio) 50
• El subcomponente Servicio Médico de Hospitalización se ubica en el rango de
51% y 75%, lo que significa que su nivel de riesgo es moderado.
mponente inventario de farmacia.
Determinación del riesgo de auditoria.
CP = CT x 100 PT
CP = 37 x 100 = 74% Riesgo y confianza: moderado (medio) 50 • El subcomponente inventario de farmacia se ubica en el rango de 51% y 75%,
lo que significa que su nivel de riesgo es moderado.
COMPONENTE PONDERACION CALIFICACION
1. Definición de políticas específicas para el stock
de inventarios.
10
9
2. Establecer procedimientos y políticas para la
compra de medicamentos.
10
6
3. Implantación de un software, el cual indique la
fecha de caducidad de los medicamentos.
10
6
4. Elaboración de un manual de procedimientos
para el adecuado descargo de los medicamentos.
10
8
5. Realizar un estudio de los medicamentos con
mayor rotación para efectuar una provisión adecuada.
10
8
TOTAL 50 37
136
`
6.8.- Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución.
Servicio medico de hospitalización.
• Evaluación del Control Interno.
• Establecimiento y Aplicación de los Indicadores de Gestión.
• Entrevistas con el Jefe de Residentes y Jefe de Enfermería.
• Revisión de documentos relacionados con el subcomponente.
• Visita al área de Hospitalización.
• Aplicación de un Cuestionario para medir la calidad del servicio.
• Verificación del Nivel de Producción Hospitalaria Anual.
Inventario de farmacia.
• Evaluación del Control Interno.
• Establecimiento y Aplicación de los Indicadores de Gestión.
• Entrevistas con el Jefe de Farmacia.
• Revisión de documentos e informes relacionados con el subcomponente.
• Visita a la bodega y sub-bodegas
• Constatación Física del Inventario.
• Revisión del Sistema Informático utilizado para el control y registro.
7.- Colaboración de la entidad auditada.
7.1 Auditores Internos
No se ha contado con la colaboración de este personal, debido a que la entidad
auditada no cuenta con un Departamento de Auditoria Interna.
7.2 Otros Profesionales
Hemos recibido la colaboración de: el Jefe Administrativo Financiero, de
Farmacia, de Enfermería y de Médicos Residentes, quienes están relacionados
estrechamente con los subcomponentes sujetos a examen.
137
`
3.4. Fase III.- Ejecución
Objetivos.
Desarrollar los hallazgos y obtener toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad
apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoria y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y
recomendaciones de los informes.
Actividades.
En esta etapa se realizaron las siguientes tareas:
a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente
significativo y escogido para examinarse, tales como: inspección física,
observación, cálculo, indagación, análisis, etc. Además se utilizaron estadísticas
de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones
extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
b) Aplicación de parámetros de eficiencia y eficacia.
c) Preparación de los papeles de trabajo.
d) Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
examinado.
e) Se estableció la estructura del informe de auditoria, con la necesaria referencia a
los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
138
`
3.4.1. Papeles de Trabajo del componente Clínica España S.A.
P/T # 007
CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Evaluación del Control Interno
Mediante el correspondiente cuestionario de control interno aplicado a la Clínica
España S.A. se pudo detectar las siguientes deficiencias en cuanto a la gestión
realizada por la Administración.
• La entidad no cuenta una Planificación Estratégica.
• A pesar de que la entidad cuenta con una misión, visión y objetivos, los
mismos no se encuentran plasmados en un documento formal.
• Los indicadores de gestión que tiene la clínica no permiten establecer la
gestión en términos de eficacia y eficiencia.
• No se disponen de instrumentos de evaluación de la gestión por la carencia
de planes operativos y estratégicos, que permitan medir la gestión a partir de
objetivos y metas, por lo tanto no se pueden elaborar informes que
determinen el cumplimiento de las metas.
• No se cuenta con un departamento de Relaciones Publicas que se encargue
de medir el impacto del servicio prestado.
• La gerencia no ha desarrollado un análisis FODA, para detectar los factores
internos y externos que influyen en el desarrollo de sus actividades.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
139
`
140
P/T # 008
CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO
Detalle de la forma en que la entidad desarrolla sus actividades tomando en
consideración los componentes del CORRE.
Ambiente de Control Interno
Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• La entidad no cuenta con procedimientos para detectar posibles de abusos
de autoridad.
• No se ha conocido de actos fraudulentos por parte de los empleados, por lo
que se desconoce si los procedimientos para su control son efectivos.
• En la entidad no se han establecido objetivos ambiciosos, por esta razón la
consecución de los que poseen son alcanzables.
• La entidad no cuenta con asesoría externa, de acuerdo a la normativa legal
no están obligados y no han considerado necesaria su contratación.
• La estructura organizacional de la clínica no es la adecuada para los
requerimientos actuales, debido al crecimiento acelerado de la organización
en estos últimos años.
• No existe una revisión periódica ni continua de los cambios significativos
que ocurren en la clínica, lo que no ha permitido una modificación de la
estructura organizacional que responda a sus necesidades actuales.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
`
141
P/T # 009 CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
• Cuando los procedimientos sufren modificaciones, los mismos no son
revisados debido a la falta de mecanismos que permitan un control
adecuado.
• No existe un Plan Operativo Individual que permita establecer objetivos a
nivel de funcionario.
• El nivel de responsabilidad no se asigna de acuerdo a las capacidades y
conocimientos del personal, lo que se da debido a la dificultad de conseguir
profesionales con atributos suficientes en el medio.
• La entidad no cuenta con un departamento de Recursos Humanos, estas
funciones han sido asumidas por el departamento Administrativo –
Financiero, con las consecuentes limitaciones.
• Las únicas definiciones sobre los derechos y obligaciones del personal se
encuentran en el Reglamento Interno de Trabajo de la Clínica.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
`
142
P/T # 010
CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO Detalle de la forma en que la entidad desarrolla sus actividades tomando en
consideración los componentes del CORRE.
Identificación de Eventos
Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• La administración no se ha preocupado por la investigación y el desarrollo
de nuevas técnicas, aplicaciones, etc. que permitan estar a la par de los
cambios e innovaciones tecnológicas.
Evaluación y Respuesta a los Riesgos Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• En la entidad no se ha definido una metodología que permita obtener datos
estadísticos, relativos a la probabilidad de ocurrencia de eventos y sus
impactos posteriores.
• La información con la que cuenta la clínica no permite una evaluación
oportuna de los riesgos.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
`
143
P/T # 011
CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO Detalle de la forma en que la entidad desarrolla sus actividades tomando en
consideración los componentes del CORRE.
Actividades de Control
Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• En la entidad nunca se ha elaborado un plan estratégico de tecnología de
información, que permita un control integral de la organización.
• No se promueve el desarrollo de tecnología de la información, sin embargo
se dispone de evidencia que nos permite establecer que la administración
esta interesada en realizar este cambio.
Información y Comunicación
Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• No se han efectuado ni solicitado la elaboración de auditorias internas dentro
de la entidad, han existido controles aislados.
• La comunicación con la que cuenta la administración se realiza de mayor
forma mediante la elaboración de memorandos internos dirigidos al personal
para su conocimiento y aplicación.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
`
144
P/T # 012
CLINICA ESPAÑA S.A.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO Detalle de la forma en que la entidad desarrolla sus actividades tomando en
consideración los componentes del CORRE.
Supervisión y Monitoreo
Del análisis de este factor, se detallan a continuación los siguientes hallazgos:
• La organización no promueve reuniones en donde se expongan necesidades
del personal que permitan levantar información al respecto de los principales
inconvenientes que se presentan en cada departamento de la entidad.
• En la Clínica España S.A., nunca se han contratado servicios de auditoria
externa que evalúa la gestión administrativa, financiera, etc. de la
institución.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 01 de Octubre de 2007
`
145
3.4.2. Hojas de Hallazgo del componente Clínica España S.A.
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Gestión Institucional Condición: No existe ningún instrumento de evaluación de la gestión institucional
de la Clínica, ya que está no desarrolla sus actividades tomando en consideración
planes operativos, direccionales y estratégicos.
Criterio: Será obligación y responsabilidad de los jefes inmediatos el control de las
actividades de cada área, en base a planes operativos e indicadores que determinen
su grado de cumplimiento.
Causa: No existe una adecuada supervisión por parte de la alta dirección que
garantice el desarrollo eficiente y efectivo de la Gestión Administrativa de la
Clínica en base a Planes Estratégicos.
Efecto: Por lo tanto, no se pueden elaborar informes entre lo planeado y ejecutado
para poder determinar el cumplimiento de las metas.
Conclusión: Los Directivos de la Clínica no han determinado Planes Operativos y
Estratégicos que les permitan un adecuado desarrollo, control y cumplimiento de
actividades de todos los Organismos que integran la entidad.
Recomendación: El Director Médico, debe ordenar a quien corresponda, realizar el
Plan Operativo y Estratégico para el desarrollo de las actividades durante el período
y así también establecer controles que garanticen su cumplimiento.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
146
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Evaluación y Respuesta a los Riesgos
Condición: La administración no ha determinado ningún tipo de evaluación de los
riesgos que les permitan realizar un análisis acerca del cumplimiento de obligaciones
que pueden afectar al logro de los objetivos.
Criterio: Una de las disposiciones establecidas por el Directorio de la Clínica,
determina que se deberán fijar mecanismos para la evaluación de los riesgos y una
respuesta de decisión a los mismos.
Causa: Falta de actualización en las nuevas herramientas para la gestión
administrativa que les permita tener un control interno adecuado.
Efecto: Al no realizar la evaluación del riesgo, no se puede categorizar ni decidir
sobre la respuesta más adecuada que nos permita disminuir el riesgo y alcanzar los
objetivos.
Conclusión: No se han fijado medios para la evaluar los riesgos que pueden afectar
en el logro de objetivos y tomar una decisión adecuada para minimizar los mismos.
Recomendación: El administrador, conjuntamente con los jefes de cada área de la
Clínica, deberá fijar procedimientos que les permitan evaluar los riesgos que pueden
afectar al cumplimiento de objetivos y realizar su control respectivo.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
147
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Ausencia de Políticas y Programas Específicos
Condición: Luego de haber aplicado el cuestionario de Control Interno a la clínica,
hemos constatado que no se encuentran definidos políticas, ni programas de trabajo
que permitan el adecuado desarrollo de sus actividades.
Criterio: La clínica en cumplimiento al Art. 64 del Código de Trabajo, determina
que todos los departamentos de la entidad, deberán establecer políticas y realizar
programas de trabajo como instrumento para una adecuada gestión.
Causa: Situación que se origina debido a la falta de conocimiento de las actividades
que se deben cumplir y desarrollar de igual manera, por la falta de control al proceso
administrativo por parte de los organismos superiores.
Efecto: Esto trae como consecuencia la falta de efectividad en lo referente a la
gestión administrativa de los departamentos.
Conclusión: La falta de planificación y determinación de objetivos, impide que las
actividades que se desarrollan en esta área se realicen con efectividad y eficiencia.
Recomendación: Recomendamos al Jefe Administrativo, se informe de las
actividades que se han establecido en el Reglamento Orgánico Funcional con las que
debe cumplir y proceda a realizar su planificación correspondiente.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
148
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Incumplimiento del Reglamento Orgánico Funcional
Condición: Una vez realizadas las averiguaciones respectivas, se determino que las
disposiciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional no se cumplen a
cabalidad.
Criterio: La clínica, establece en el Art. 63 del Reglamento Orgánico Funcional que
el presidente de cada comisión debe presentar al Directorio en el tiempo de cuatro
semanas su plan de actividades, el mismo que será controlado por el Directorio y la
Comisión de Disciplina.
Causa: Esta deficiencia se da debido a que cada uno de los presidentes no acata la
disposición pertinente, sin tener conocimiento suficiente para desarrollar
instrumentos de control para cada uno de estas comisiones.
Efecto: La falta de conocimiento de las tareas que se deben cumplir, ocasiona que
algunas personas ejecuten labores que no les competen mientras que otras ni siquiera
las cumplen.
Conclusión: Al no tener una definición clara de las tareas, es imposible mantener un
control que garantice el cumplimiento de actividades.
Recomendación: Recomendamos al Directorio realizar las aclaraciones respectivas
al Reglamento Orgánico Funcional y poner a consideración de todos y cada uno de
los empleados que trabajan en la Clínica.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
149
3.4.3. Programa de Trabajo del subcomponente Servicio de Hospitalización.
PRG # 001 PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSTIPALIZACIÓN
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
1
2
3
4
5
OBJETIVOS:
• Determinar el nivel de productividad
de los servicios prestados en el área
de hospitalización.
• Medir los resultados de eficiencia,
eficacia y economía a base de
indicadores desarrollados en lo
posible con los servidores encargados
de Hospitalización
• Evaluar la calidad del servicio
prestado y determinar su impacto.
PROCEDIMIENTOS GENERALES
• Evalúe el Control Interno Específico
del subcomponente a evaluarse.
• Aplique los indicadores y parámetros
de gestión previstos para el
subcomponente.
P/T # 14P/T # 15 P/T # 16
I. C. I. C.
`
150
PRG # 001
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSTIPALIZACIÓN
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
6
7
8
9
• Realice los procedimientos necesarios
para obtener evidencia suficiente y
competente sobre el cumplimiento de
la eficiencia, eficacia y economía.
• Medir en Términos de Porcentaje la
calidad del servicio prestado y
establezca el impacto generado.
Controles Generales
• Determine si el área de
hospitalización cuenta con una base
de datos estadísticos de los
pacientes hospitalizados.
• Evalúe si el área de hospitalización
trabaja en coordinación con las
demás secciones.
P/T # 21 P/T # 17 P/T # 18
I. C. I. C. I. C.
`
151
PRG # 001
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSTIPALIZACIÓN
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
10 11 12 13 14
• Verificar si el área de
hospitalización cuenta con el
instrumental, medicamentos y
materiales necesarios para la
prestación del servicio.
• Evaluar si se cuenta con el Personal
de enfermería y médico necesario
cuando se sobrepasa el límite de
pacientes.
• Establezca la cobertura de atención
y calidad de los servicios brindados
a los pacientes ingresados
• Determinar si el área de
Hospitalización cuenta con una
sección de Hotelería para brindar
una mayor comodidad y mejor
servicio.
• Determine el grado de preparación
del personal que labora en el área de
hospitalización.
P/T # 19 P/T # 20 P/T # 21 P/T # 22 P/T # 23
I. C. I. C. I. C. I. C. I. C.
`
152
PRG # 001
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSTIPALIZACIÓN
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
15 16 17
Controles Específicos
• Realice una entrevista con el Jefe
encargado del manejo de ésta área
para conocer si se maneja un
manual de procedimientos para el
registro, ingreso y atención del
paciente.
• Verifique las condiciones de
registro, organización, acceso, y
actualización del historial clínico de
los pacientes hospitalizados.
• Aplique una encuesta a un grupo de
pacientes hospitalizados con la
finalidad de conocer más a fondo las
deficiencias de esta área.
P/T # 24 P/T # 17 P/T # 21
I. C. I. C. I. C.
`
153
PRG # 001
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: SERVICIO MEDICO DE HOSTIPALIZACIÓN
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
18 19
• Realice una visita a la unidad de
hospitalización, con la finalidad de
verificar que las condiciones de
seguridad e higiene sean las
apropiadas.
• Verifique si se garantiza una
atención mínima adecuada por parte
del Personal de Enfermería.
P/T # 25 P/T # 21
I. C. I. C.
`
154
3.4.4. Papeles de Trabajo del subcomponente Servicio de Hospitalización.
P/T # 013
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO Entrevista con el personal encargado del subcomponente a ser auditado, con la
finalidad de conocer e identificar hechos, datos, actividades e información relevante
sobre esta área.
Entrevista con los responsables de Hospitalización.
De la entrevista con la Jefa de Enfermería, Marisol Chavarria, obtuvimos datos
referentes al proceso de hospitalización, desde el ingreso del paciente, mediante la
orden del médico tratante o luego de ser atendido en emergencia. La modalidad de
trabajo en esta área, es mediante turnos, en cada uno de ellos, se cuenta con el
personal necesario, ya sea enfermeras, médicos residentes.
Nos manifestó que los historiales clínicos, son llevados en orden cronológico, y se
encuentran debidamente archivados, una preocupación que se tiene, es la falta de
una unidad de enfermería en la parte baja de la clínica, en donde se cuenta también
con habitaciones, al momento no han tenido dificultades, sin embargo, en caso de
llegar a una ocupación total, esto seria necesario, para un adecuado servicio a los
pacientes.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 15 de Octubre de 2007
`
155
P/T # 014
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Evaluación Específica de Control Interno
De la aplicación del cuestionario de control interno, detallamos lo siguiente:
• El área no trabaja en base a planes, programas ni objetivos, por lo tanto se
dificulta la medición de la gestión que se realiza en el mismo.
• No se dispone de herramientas que permitan detectar errores, o desviaciones
del servicio que prestan, al no existir planes, programas ni objetivos, la
detección y corrección de los problemas no responde a una planificación,
sino mas bien a una necesidad inmediata.
• No cuentan con una planificación, para que médicos especialistas roten en
turnos y puedan brindar la colaboración y soporte a los médicos residentes y
enfermería, sus visitas no son programadas, por lo que se dificulta la
evaluación de su gestión.
• No existen registros que permitan conocer el número de casos de atención
por médico, ni tampoco por rama de especialización.
• Las visitas a los pacientes no son programadas, sin embargo, se realizan de
manera frecuente.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 17 de Octubre de 2007
`
156
P/T # 015
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
• No disponen de indicadores de gestión para evaluar la calidad del servicio,
así como los niveles de ocupación hospitalaria.
• Las personas encargadas del aseo y mantenimiento de las habitaciones, son
las mismas enfermeras y el conserje, no se cuenta con personal especializado
para esta tarea.
• El departamento no cuenta con un análisis FODA.
• Al igual que en el cuestionario general de control interno, no se encuentran
objetivos ambiciosos, por lo que el cumplimiento de sus labores cotidianas
es rutinaria.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 17 de Octubre de 2007
`
157
P/T # 016
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Indicador de financiamiento de actividad hospitalaria.
1.Permite verificar si con el producto de la gestión, se puede financiar su proceso.
Autofinanciamiento del servicio = Ingresos propios del servicio . Gastos totales de operación del servicio
Autofinanciamiento del servicio = 80,552.04 = 1.25.
64,711.27
R/. La Clínica esta en la capacidad de financiar su proceso.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 22 de Octubre de 2007
`
158
P/T # 017
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Base de datos de pacientes hospitalizados.
La encargada de el área de Hospitalización, Marisol Chavarria nos informó que la
Clínica cuenta con una base de datos de todos los pacientes que han sido
hospitalizado y el correspondiente historial clínico incluyendo: datos personales del
paciente, el número de días que ha permanecido hospitalizado, los medicamentos
suministrados, la causa de la hospitalización y las acciones medicas que se tomaron.
Además, pudimos constatar que esta base de datos no ha sido utilizada con fines
estadísticos ya que ha sido llevada mediante archivo físico y no en medios
informáticos.
Sin embargo, recientemente se ha implementado un sistema informático que les
permitirá tener una mejor visión del promedio de pacientes atendidos por área y por
mes y registrar el historial clínico correspondiente, con el objetivo de obtener
informes que sirvan para planificar las actividades en esta área con el objetivo de
mejorar el servicio de hospitalización.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 29 de Octubre de 2007
`
159
P/T # 018
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Interrelación entre áreas.
Durante la visita realizada a las instalaciones de la Clínica España S.A., pudimos
observar que existen algunas interrelaciones entre áreas, por ejemplo el área
auditada de servicio médico de hospitalización cuentan con una sub-bodega de
medicamentos, la misma que esta conformada con un stock básico, de acuerdo a las
necesidades de los pacientes hospitalizados, los medicamentos entregados a esta
sub-bodega son suministrados de manera oportuna por el departamento de
Inventario de Farmacia (Bodega General).
Otra área que trabaja conjuntamente con el área de hospitalización es el servicio de
alimentación o conocida como área de cocina, ésta provee de la alimentación a los
pacientes según la prescripción medica e indicación del medico en cuanto a la
alimentación.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 12 de Noviembre de 2007
`
160
P/T # 019
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Equipos clínicos y medicamentos.
Para verificar si el área de hospitalización dispone del instrumental, equipos,
medicamentos y materiales necesarios para la prestación del servicio, se realizo una
observación sobre la disponibilidad y estado de los mismos.
Hemos podido determinar que los equipos de los que dispone la clínica en el área de
hospitalización no son equipos de última generaron, sin embargo estos equipos son
suficientes y adecuados, ya que se adaptan sin ningún inconveniente a las
necesidades de los pacientes.
En lo referente a medicamentos, no existe ningún inconveniente ya que se realiza
una provisión de los medicamentos más utilizados dentro del área de
hospitalización; como ya se indico en el P/T # 18 estos medicamentos son provistos
por el Inventario de Farmacia a la sub-bodega del área de hospitalización.
Es importante señalar que el Jefe Administrativo, Ing. Enrique Ñauta nos dio a
conocer que la administración pretende adquirir equipos de mejor tecnología en el
mediano plazo para ofrecer un mejor servicio hospitalario.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 12 de Noviembre de 2007
`
161
P/T # 020
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Limite de servicio hospitalario.
Se pudo verificar que en el área de hospitalización laboran mínimo 2 enfermeras
auxiliares, según el turno establecido, la Lcda. Marisol Chavarria que ocupa el
cargo de Jefe de Enfermeras y 2 Médicos Residentes que se encargan del control de
los pacientes con previas indicaciones del médico tratante.
Además, pudimos conocer a través de la Lcda. Chavarria que la clínica nunca ha
sobrepasado el limite de su capacidad hospitalaria, sin embargo consideró que están
preparados en caso de que esto sucediera, acotando además que la clínica presenta
un crecimiento en la cantidad de pacientes, es por eso que se están adecuando
nuevas habitaciones para hospitalización como medida preventiva y preparándose
para la creciente demanda y eventualidades futuras.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 12 de Noviembre de 2007
`
162
P/T # 021
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Cobertura y calidad de servicio hospitalario.
En cuanto a la cobertura y calidad del servicio hospitalario y enfermaría se nos
facilito las encuestas que se realiza a los pacientes al final de su estadía en la clínica,
donde se ha podido analizar y concluir que:
• El 95% de los pacientes fueron recibidos de manera amable por el personal
de enfermería el momento de su ingreso y el 100% considera que la
atención durante su estadía fue buena.
• El 100% de los pacientes considero que las habitaciones se encontraban
limpias y en buen estado.
• Que los servicios solicitados por los pacientes fueron atendidos en un 95%
de los casos.
• El 89% de los pacientes considero que la calidad de la comida era buena y
el 11% regular.
Sin embargo la gente considero cierta deficiencia que se puede mejorar en el
siguiente caso:
• El 37% de los pacientes se mostró inconforme en cuanto a que no fueron
informados adecuadamente acerca del sistema de llamadas a la estación de
enfermería, servicio telefónico y agua caliente.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 15 de Noviembre de 2007
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P/T # 022
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Servicio de hotelería y cocina.
En lo referente al tema de servicios de hotelería, la Clínica España S.A. no cuenta
con una sección independiente de hotelería, ya que son las mismas enfermeras las
encargadas de mantener limpias las habitaciones y, de proveer y prever que todas
las habitaciones dispongan de los materiales necesarios, como son cobijas, sábanas,
toallas, jaboncillos y papel higiénico.
Se pudo verificar la existencia del área independiente de cocina, la cual funciona de
manera coordinada con el área de hospitalización en el tratamiento de los pacientes,
por cuanto se encarga de la alimentación de los mismos, tomando en consideración
las indicaciones específicas de los médicos con respecto a tipos de alimentos,
bebidas y los horarios en los que cada persona deberá alimentarse.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: bre de 2007
15 de Noviem
163
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164
P/T # 023
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Grado de preparación del personal.
En el área de hospitalización la modalidad de trabajo es mediante turnos, en cada
uno de ellos se cuenta con el personal necesario, ya sean médicos residentes o
enfermeras.
De la entrevista realizada al Ing. Enrique Ñauta se nos dio a conocer que el personal
de hospitalización en su totalidad tiene preparación profesional, donde los médicos
residentes son los principales encargados del área de hospitalización, quienes tienen
su correspondiente titulo de doctores, los mismos se disponen a continuación:
• Dr. Milton Pérez
• Dr. Álvaro Calle
De igual manera de la entrevista realizada a la Jefa de Enfermería, Marisol
Chavarria, se pudo conocer que el personal de enfermería tiene también preparación
profesional con el correspondiente titulo de Licenciadas en Enfermería, sin embargo
la administración no tiene planes de capacitación para el personal, especto que es
importante para el desarrollo profesional y laboral.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 21 de Noviembre de 2007
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165
P/T # 024
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Registro e ingreso de los pacientes.
De la entrevista que se mantuvo con el Ing. Enrique Ñauta y Lcda. Marisol
Chavarria, Jefe Administrativo y Jefe de Enfermería respectivamente, se pudo
verificar que no existe un manual de procedimiento para el registro, ingreso y
atención al paciente, a pesar de la carencia de dicho manual el personal de ésta
área lleva a cabo sus tareas de ingreso y atención al paciente de manera empírica,
cumplimiento básicamente los siguientes procedimientos:
1. El médico tratante emite una orden que especifica el ingreso del paciente.
2. Luego una Enfermera traslada al paciente hacia una de las habitaciones.
3. Cuando el paciente ya ha sido ingresado se procede a tomarle sus datos
personales para iniciar o continuar un historial clínico.
4. El médico tratante, realiza un diagnostico dando indicaciones al personal de
enfermería sobre los medicamentos que se deberán suministrar y el
horario respectivo.
5. Tanto enfermeras como el médico tratante realizarán visitas periódicas al
paciente para verificar la evolución del paciente.
6. Si el medico tratante considera que el paciente a mejorado notablemente,
emitirá el Alta del paciente, realizando los registros necesarios.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 21 de Noviembre de 2007
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166
P/T # 025
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Condiciones de seguridad e higiene. Hemos realizado un recorrido por las instalaciones de la clínica para verificar si la
entidad cuenta con sistemas de seguridad apropiados para proteger y salvaguardar
todos los activos que se poseen en bien de la entidad.
Podemos establecer que los directivos de la clínica han puesto énfasis en esta
actividad por cuanto se pudo constatar que el sistema de seguridad en la
infraestructura que maneja la clínica es el adecuado. De igual manera han
contratado guardias de seguridad para que cuiden y proteja tanto a la entidad como a
las personas que allí acuden.
En lo referente a la limpieza e higiene pudimos verificar, que la presencia de un solo
conserje es insuficiente ya que durante la observación de las instalaciones,
determinamos que la áreas comunes como pasillos o áreas de uso general tenían
cierto descuido en cuanto a la limpieza, sin embargo las habitaciones que son
instalaciones que están a cargo de las enfermeras se encontraban limpias y listas
para la adecuada atención hospitalaria.
Supervisor: Orlando Espinoza Elaborado por: Iván Calderón Fecha: 21 de Noviembre de 2007
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167
3.4.5. Hojas de Hallazgo del subcomponente Servicio de Hospitalización.
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Ausencia de Planes de Capacitación
Condición: Luego del análisis respectivo acerca de Planes de Capacitación para
mejorar el nivel de preparación de los empleados; hemos verificado que no se han
establecido ni manejado ningún sistema que determine un Plan de Capacitación.
Criterio: El Reglamento Orgánico Funcional, en su compendio dispone que es
compromiso de la clínica “la actualización, lo más cercano posible, en reilación a los
avances científicos y tecnológicos”.
Causa: Esta situación se origina debido a que no existe un área de Recursos
Humanos para determinar las necesidades de Capacitación y elaborar el plan
respectivo.
Efecto: Esto trae como consecuencia un bajo nivel de preparación y actualización en
materia medica por parte de los empleados, provocando desconfianza de los
pacientes y falta de motivación en los integrantes del área medica.
Conclusión: La falta de capacitación a los empleados origina un desconocimiento de
los avances que se han dado en la medicina, limitando a la Clínica en los servicios
que ofrece.
Recomendación: Recomendamos al directorio crear un área de Recursos Humanos
que conjuntamente con la comisión científica elaboren un Plan de Capacitación que
satisfaga las aspiraciones del personal de la institución.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
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168
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Proceso y Calidad de Atención
Condición: En una encuesta aplicada a los pacientes que se encontraban
Hospitalizados, acerca de la atención brindada por las enfermeras, hemos podido
llegar a la conclusión que este servicio es excelente.
Criterio: El Reglamento Interno de Trabajo dispone “Guardar las consideraciones y
respeto a los pacientes y familiares de éstos...”
Causa: Esta situación se da debido a que la Jefe de Enfermeras, efectúa visitas a los
pacientes para supervisar su trato y cuidado y verificar que las disposiciones de este
reglamento, se cumplan eficientemente.
Efecto: El cumplimiento de estas disposiciones crea un escenario de confianza por
parte de las personas hacia la Clínica debido a su excelente calidad de servicio, por
lo tanto la imagen de la Clínica no se verá afectada.
Conclusión: Los pacientes reportaron sentirse satisfechos de la atención recibida por
parte de las enfermeras, las mismas que cumplen con las disposiciones emitidas en el
Reglamento Interno de Trabajo.
Recomendación: Las Enfermeras deberán seguir cumpliendo sus obligaciones con
la misma responsabilidad que han tenido, sin embargo cabe recalcar que deberán
cumplir con las órdenes que le sean impartidas por sus jerárquicamente superiores.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
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169
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Equipos clínicos.
Condición: De la observación en el área de hospitalización, hemos determinado que
los equipos, instrumental y materiales de los que dispone la clínica, no están
actualizados, sin embargo, presentan las condiciones adecuadas para su uso y
satisfacción de las necesidades de los pacientes.
Criterio: El Reglamento Interno dicta que es obligación del personal a cargo de los
equipos de propiedad de la clínica, procurar el mantenimiento oportuno y
permanente del equipo, que garantice la mayor economía para la institución.
Causa: El estado optimo de los equipos es consecuencia de el buen manejo de los
mismo, así como también del mantenimiento respectivo por parte del personal
encargado.
Conclusión: En la Clínica España S.A., se ha determinado que el instrumental,
equipos y demás implementos hospitalarios, se encuentran en las condiciones
adecuadas para la prestación de servicios hospitalarios, a pesar que los mismos no
son de última generación.
Recomendación: El Director Médico, conjuntamente con los Médicos Residentes y
las Enfermeras deberán mantener la supervisión continua de los equipos y constatar
que los equipos clínicos, se encuentren en condiciones óptimas, además de analizar
que equipos médicos de ultima tecnología pueden ser adquiridos en el futuro.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
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170
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Producción Hospitalaria
Condición: Luego de solicitar a la encargada del Servicio de Hospitalización, un
reporte de la producción hospitalaria, la misma nos supo manifestar que no se lleva
un registro estadístico sobre la cantidad de pacientes que han sido atendidos.
Criterio: La clínica en cumplimiento de sus obligaciones, debe tener presente que
con su trabajo contribuye al logro de un objetivo de extraordinaria importancia,
como es la “prestación de servicios médicos-quirúrgicos” a todas aquellas personas
que lo requieran.
Causa: Falta de planificación por parte del personal administrativo en la búsqueda
de alternativas para atraer a un mayor número de pacientes y de esta manera
optimizar la producción hospitalaria.
Efecto: Esta situación origina que las instalaciones de la Clínica no sean ocupadas
en su totalidad.
Conclusión: No se tiene un dato exacto sobre el numero de pacientes que concurren
a la clínica y si la capacidad actual es la suficiente para cubrir con las necesidades de
clientes actuales y potenciales.
Recomendación: Se recomienda al Jefe Administrativo Financiero la utilización de
indicadores que permitan medir de manera eficiente, efectiva y eficaz la cantidad de
pacientes y la capacidad hospitalaria de la Clínica.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
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171
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Servicio Médico de Hospitalización. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Encuesta Mal Estructurada
Condición: Luego de revisado el cuestionario de preguntas para conocer la calidad
del servicio de la Clínica, se detecto que la misma no esta correctamente estructurada
y dentro de sus respuestas no se busca la excelencia.
Criterio: El principal objetivo que tiene la clínica es el de satisfacer de manera
oportuna y con servicio de calidad a todos los pacientes que hacen uso de sus
instalaciones.
Causa: Esto se da debido a que no existe una relación coherente entre lo que se
pretende realizar, brindar un excelente servicio, y la estructura de las preguntas en el
cuestionario.
Efecto: La falta de sentido del cuestionario no permite que el mismo sea una
herramienta de control y análisis por los servicios prestados.
Conclusión: Al no tener una encuesta que mida efectivamente la satisfacción de los
clientes, no se puede tener una certeza de si la atención hospitalaria es oportuna,
eficiente y eficaz en satisfacer las necesidades de los pacientes.
Recomendación: Recomendamos al personal administrativo una evaluación de la
estructura de la encuesta, analizando y elaborando preguntas que midan de manera
objetiva las necesidades de los pacientes y la calida del servicio.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
172
3.4.6. Programa de trabajo del subcomponente Inventario de Farmacia. PRG # 002
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
1
2
3
4
5
6
OBJETIVOS:
• Evaluar que el Sistema de inventarios
cumple con los procedimientos y
políticas establecidas en la empresa de
manera eficiente, eficaz y económica.
• Verificar la exactitud e integridad de
los inventarios.
• Medir a través de la aplicación de
indicadores de gestión, el nivel de
rotación de los inventarios
PROCEDIMIENTOS GENERALES.
• Realizar una entrevista con el Jefe de
Bodega para conocer si la entidad
dispone de un sistema de control
específico de inventarios.
• Evalúe el Control Interno Específico
del subcomponente a evaluarse.
• Aplique los indicadores y parámetros
de gestión previstos para el
subcomponente.
P/T # 26 P/T # 27 P/T # 28 P/T # 29
O. E. O. E. O. E.
`
173
PRG # 002
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
7 8 9
10
11
Controles Generales
• Determinar si la Bodega de Farmacia
cuenta con un sistema informático que
le permita un manejo y control
adecuado de inventarios.
• Verifique que los procedimientos y
políticas diseñados en cuanto al
manejo de inventarios se cumplen.
• Observar las medidas de control y
seguridad física con que cuenta las
instalaciones con la finalidad de
salvaguardar la integridad del
inventario y la seguridad de las
personas que laboran en Bodega.
• Verificar si existe un plan de
capacitación para el personal
encargado del control de inventarios.
• Determinar si la entidad cuenta con
un manual de procedimientos que
defina el proceso de adquisición de
los medicamentos.
P/T # 26 P/T # 27 P/T # 30 P/T # 28 P/T # 27
O. E. O. E. O. E. O. E. O. E.
`
174
PRG # 002
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
12
13
14
15
• Determine si el Departamento de
Bodegas, maneja un política de
establezca un stock de máximos y
mínimos de medicamentos.
Controles Específicos
• Verificar que los reportes de los
inventarios concuerden con el
conteo físico de los mismos.
• Evaluar si el control físico de los
inventarios se realizan
adecuadamente con la finalidad de
establecer la exactitud y el estado de
los mismos.
• Comprobar que todos los
movimientos de inventarios, como
son las entradas, salidas y traslados;
estén adecuadamente soportados; es
decir con su respectivo documento
P/T # 27 P/T # 26 P/T # 27 P/T # 27
O. E. O. E. O. E. O. E.
`
175
PRG # 002
PROGRAMA DE TRABAJO
TIPO DE EXAMEN: AUDITORIA DE GESTION
COMPONENTE: CLINICA ESPAÑA S.A.
SUBCOMPONENTE: INVENTARIO DE FARMACIA
No DESCRIPCION REF: P/T FECHA ELAB.POR
16
17
18
• Mediante la Observación,
Compruebe que exista una correcta
identificación de los medicamentos.
• Verifique por medio de una
Observación que los medicamentos
sean almacenados en un lugar
limpio, desinfectado y de manera
ordenada.
• Determine si las entregas de
medicamentos a las diferentes sub-
bodegas de la institución son
oportunas.
P/T # 30 P/T # 30 P/T # 31
O. E. O. E. O. E.
`
176
3.4.7. Papeles de trabajo del subcomponente Inventario de Farmacia.
P/T # 026 CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
CONTENIDO Entrevista con el personal encargado del subcomponente a ser auditado, con la
finalidad de conocer e identificar hechos, datos, actividades e información relevante
sobre esta área.
Entrevista con la Encargada de Inventario de Farmacia.
De la entrevista con el Jefe Administrativo, Ing. Enrique Ñauta quien esta a cargo
del Inventario de Farmacia, nos indico que se dispone de un software especifico
para el control de inventarios de la clínica, en el que se realiza la transferencia de los
medicamentos a las sub-bodegas, de hospitalización, emergencia, quirófano, de
manera automática, luego cada uno de los responsables, firma un documento, en
donde constan los medicamentos transferidos y la cantidad de los mismos.
Se efectúan controles de inventarios de manera física, sin embargo, este
procedimiento no se encuentra documentado. El departamento no ha tenido
problemas de sobre stock, razón por la cual no es frecuente que los medicamentos
se encuentren expirados.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 18 de Diciembre de 2007
`
177
P/T # 027
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Evaluación Específica de Control Interno
De la aplicación del cuestionario de control interno, detallamos lo siguiente:
• No existen requisiciones firmadas de medicamentos al momento de la
entrega, los mismos disminuyen y se incrementan en la bodega y sub –
bodegas, respectivamente, a través del software que se tiene para el efecto,
las firmas de recepción y entrega son posteriores, es decir, son de
verificación.
• No se cuenta con un seguro que cubra los posibles riesgos por pérdida,
deterioro, hurto o robo, de los medicamentos, de acuerdo al criterio de la
encargada no es necesario.
• No se efectúan informes gerenciales en donde se especifiquen las cantidades
en existencia, los niveles de rotación, existencias caducadas, ajustes por
conteo de inventarios, sin embargo, de manera informal se da a conocer a la
gerencia sobre estos aspectos.
• No se cuenta con políticas de stock y establecer un inventario promedio que
permita evitar pedidos de emergencia y tampoco tienen políticas de
adquisición de medicamentos.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 18 de Diciembre de 2007
`
178
P/T # 028
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
• Siempre se adquieren productos de marca y laboratorios conocidos, no se ha
analizado la adquisición de productos genéricos.
• No existen prohibiciones para recibir regalos de proveedores.
• Cuando existen nuevos proveedores, los mismos no son evaluados con
respecto a los créditos que otorgan, ni a su reputación en el mercado.
• No se han desarrollado ni implementado políticas de capacitación a los
empleados con respecto al tratamiento que se debe dar a los inventarios.
• El listado de los proveedores no es actualizado con frecuencia, debido a que
generalmente el análisis se basa en el que ofrece el menor precio de mercado
por el producto disponible.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 18 de Diciembre de 2007
`
179
P/T # 029
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Indicadores del periodo 2006.
1. Liquidez del Activo Corriente = Inventarios . Activo Corriente
Liquidez del Activo Corriente = 31,827.86 = 79.96% 41,357.82 2. Rotación de Cuentas por Pagar = Cuentas por Pagar Compras
Rotación de Cuentas por Pagar = 6,059.53 = 0.096 62,902.85
3. Rotación de Productos = Costo De Ventas . Inv. Promedio De Productos
Rotación de Productos = 62,902.85 = 1.98 31,827.86
Plazo Medio de Productos = 365 Días = 185 días. 1.98
R/. Podemos concluir que la mercadería permanece demasiado tiempo en bodega.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 20 de Diciembre de 2007
`
180
P/T # 030
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Seguridad física de las instalaciones.
Luego de haber realizado una visita a las instalaciones del área de bodega de la
clínica, se pudo observar que la misma cuenta con la seguridad adecuada y
necesaria para salvaguardar la integridad del inventario y de la misma manera
brindar protección a las personas que allí laboran.
También se constató que la bodega cumple con las condiciones necesarias para
lograr mantener los medicamentos en un correcto estado de conservación, es decir
se verificó que los productos están siendo almacenados en un lugar limpio,
desinfectado y de manera ordenada, ya que al ser utilizados para la administración
de pacientes, estos deben tener los cuidados adecuados porque caso contrario se
estaría atentando contra la vida de un ser humano y esto ocasionaría serios
problemas para la entidad.
Observamos también que existe una correcta identificación de los medicamentos
pues todos tienen su nombre específico y están ubicados alfabéticamente.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 02 de Enero de 2008
`
181
P/T # 031
CLINICA ESPAÑA S.A.
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Provisión a sub-bodegas.
Como información adicional de la entrevista obtenida con el Jefe Administrativo,
Ing. Enrique Ñauta que consta en el P/T # 026, se nos dio a conocer que el software
especifico para el control de inventarios de la clínica, permite realizar la
transferencia de los medicamentos a las sub-bodegas, de hospitalización,
emergencia y quirófano, de manera automática y oportuna; y como se indico
anteriormente, no existen requisiciones firmadas al momento de la entrega del
medicamento, sino se realizan firmas de recepción y entrega posterior a la
transacción, es decir, son de verificación.
Supervisor: Iván Calderón Elaborado por: Orlando Espinoza Fecha: 02 de Enero de 2008
`
182
3.4.8. Hojas de hallazgo del subcomponente Inventario de Farmacia.
Hoja de Hallazgos
Subcomponente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Políticas de Stock
Condición: De acuerdo a conversación mantenida con el Ing. Enrique Ñauta, Jefe
Administrativo podemos establecer que en la Bodega no se manejan políticas que
definan específicamente un stock de inventarios de medicamentos.
Criterio: Una de las obligaciones establecidas en el Art. 65 del Reglamento
Orgánico Funcional, dispone que la Comisión Económica “elaborara un cuadro
básico de medicamentos” para la clínica de acuerdo a sus necesidades, así como
recomendar los medicamentos que deben existir en cada unidad.
Causa: Esta situación se ha originado debido a que no se cuenta con un reglamento
que establezca políticas de stock de inventarios que permitan realizar las compras.
Efecto: No se puede generar el cuadro básico de medicamentos ya que sin políticas
de stock se carece de un control del inventario máximo y mínimo, que ayude a
atender los pedidos de emergencia oportunamente.
Conclusión: En la Bodega de Farmacia no se han definido políticas de Stock de
inventarios que permitan un mejor control y por ende evite la falta de atención
oportuna de los pacientes.
Recomendación: La Comisión Económica, dispondrá a la Jefe de Farmacia realizar
los trámites correspondientes para fijar políticas de stock de inventarios, dejando
constancia formal y por escrito.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
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183
Hoja de Hallazgos
Componente sujeto a examen: Inventario de Farmacia. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Políticas de Adquisición de Medicamentos
Condición: De acuerdo a la entrevista realizada al Ing. Enrique Ñauta, Jefe
Administrativo y encargado de farmacia interna, podemos establecer que esta área
carece políticas de adquisición de medicamentos y selección de proveedores.
Criterio: El Art. 65 del Reglamento Orgánico Funcional dispone que será
responsabilidad de la Comisión Económica “la adquisición de enseres y todos los
elementos necesarios para las labores propias de la institución”.
Causa: Esta situación ha sido originada porque no se cuenta con un reglamento que
establezca políticas sobre la adquisición de medicamentos y selección de
proveedores.
Efecto: No se elaboran proformas que permitan seleccionar medicamentos al precio
más conveniente, así como también seleccionar adecuadamente proveedores que
ofrezcan promociones, bonificaciones y descuentos.
Conclusión: No se han definido políticas de adquisición de medicamentos que
ayuden a seleccionar eficiente, efectiva y económicamente al proveedor.
Recomendación: La Comisión Económica, dispondrá al encargado de farmacia
realizar los trámites correspondientes para fijar políticas de adquisición de
medicamentos, dejando constancia formal y por escrito.
Elaborado por: Orlando Espinoza
Supervisado por: Iván Calderón
`
184
3.4.9. Estructura del Informe
Estructura del Informe
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Introducción.
• Carátula
• Índice y abreviaturas
• Carta de presentación
Capitulo I
Enfoque de la auditoria
• Motivo
• Objetivo
• Alcance
• Enfoque
• Componentes auditados
• Indicadores utilizados
Capitulo II
Información de la entidad
• Misión
• Visión
• Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
• Base Legal
• Estructura Orgánica
• Objetivo
• Financiamiento
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185
Capitulo III
Resultados Generales
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones sobre la entidad, relacionados con
la evaluación de la Estructura de Control Interno del cumplimiento de objetivos y
metas institucionales.
Capitulo IV
Resultados Específicos por componente
Presentación por cada uno de los subcomponentes, lo siguiente:
a) Comentarios
• Sobre aspectos positivos de la gestión gerencial-operativa y de resultados,
que determinen el grado de cumplimiento de la efectividad, eficacia y
economía teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y causa;
• Sobre las deficiencias determinando la condición, criterio, efecto y causa;
también cuantificando los perjuicios económicos ocasionados, los
desperdicios existentes, daños materiales producidos.
b) Conclusiones
• Conclusión del auditor sobre los aspectos positivos de la gestión gerencial-
operativa y sus resultados, así como del cumplimiento de la efectividad,
eficacia y economía de las operaciones.
`
• Conclusión del auditor sobre el efecto económico y social producido por los
perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias,
prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general; y a las
causas y condiciones que incidieron en el incumplimiento de las 3 “E”.
c) Recomendaciones
Prácticas proponiendo mejoras relacionadas con la gestión de la Entidad auditada,
para que emplee sus recursos de manera eficiente y económica, se realicen con
eficiencia sus actividades y funciones; ofrezca servicios de calidad con la
oportunidad y a un costo accesible al usuario; y que permita obtener resultados
favorables en su impacto.
Capitulo V
Anexos
Constaran como anexos:
• Detalles o información que requiere anexos, similar a la auditoria
tradicional.
• Cronograma acordado con los funcionarios de la entidad para la aplicación
de recomendaciones y correctivos.
186
`
3.5. Fase IV.- Comunicación de Resultados
Objetivo.
La preparación del informe de resultados, tiene como fin revelar las deficiencias
existentes en cuanto al manejo eficiente y eficaz de los recursos, así como también
del uso económico de los mismos. En esta etapa se pretende crear un abstracto de
todos los hallazgos positivos y negativos que se suman a los informes parciales
obtenidos de la avaluación del control interno.
Tal como se menciona en el párrafo anterior el presente trabajo pretende disminuir
los puntos negativos, así como reforzar los puntos positivos, diferenciándose así de
otras auditorias en buscar soluciones integrales a los procesos de la clínica.
Actividades.- El equipo de auditoria encabezado por el supervisor llevaran a cabo
las siguientes actividades:
1. Redacción del informe de auditoría, conjuntamente con el equipo
multidisciplinario y los especialistas en las áreas requeridas.
2. Comunicación de resultados; elaborando un borrador del informe antes de su
emisión el cual deba ser discutido en una Conferencia Final con los
responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados
con el examen. Aquí se pretende reforzar los comentarios, conclusiones,
recomendaciones expresando los puntos de vista de lo analizado.
187
`
CLINICA ESPAÑA S.A.
INFORME:
“AUDITORIA A LA GESTION DE LA
CLINICA ESPAÑA S.A.”
PERIODO:
01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006
188
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189
INDICE
Abreviaturas utilizadas……………………………………………………….191
Carta de presentación………………………………………………………...192
Capitulo I: Enfoque de la auditoria.
Alcance……………………………………………………………………… 194
Enfoque………………………………………………………………………194
Subcomponentes auditados…………………………………………………..195
Indicadores utilizados…………………………………………………….......195
Capitulo II: Información de la entidad.
Misión………………………………………………………………………...196
Visión………………………………………………………………………....196
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas…………………………..196
Objetivos………………………………………………………………….......198
Base legal……………………………………………………………………..199
Estructura orgánica…………………………………………………………...199
Financiamiento……………………………………………………………......200
Capitulo III: Resultados generales.
Gestión institucional…………………………………………………………. 201
Conclusión…………………………………………………………………… 201
Recomendación Nº 1………………………………………………………… 201
Evaluación y respuesta a los riesgos………………………………………… 202
Conclusión…………………………………………………………………… 202
Recomendación Nº 2………………………………………………………… 202
Motivo………………………………………………………………………..194
Objetivo………………………………………………………………………194
`
Ausencia de políticas y programas específicos……………………………… 203 Conclusión………………………………………………………………….... 203
Recomendación Nº 3……………………………………………………….... 203
Incumplimiento del reglamento orgánico funcional……………………….... 204
Conclusión………………………………………………………………....... 204
Recomendación Nº 4……………………………………………………….... 204
Sistemas de información…………………………………………………….. 205
Conclusión…………………………………………………………………... 205
Recomendación Nº 5…………………………………………………............ 205
Capitulo IV: Resultados específicos.
Subcomponente: Servicio Medico de Hospitalización………………………. 206
Ausencia de planes de capacitación………………………………………...... 206
Conclusión…………………………………………………………………… 206
Recomendación Nº 6………………………………………………………… 206
Proceso de atención y calidad……………………………………………….. 207
Conclusión………………………………………………………………….... 207
Recomendación Nº 7……………………………………………………........ 207
Equipos clínicos……………………………………………………………... 208
Conclusión………………………………………………………………….... 208
Recomendación Nº 8………………………………………………………..... 208
Encuesta mal estructurada……………………………………………………. 209 Conclusión…………………………………………………………………..... 209
Recomendación Nº 9…………………………………………………………. 209
Subcomponente: Inventario de Farmacia…………………………………….. 210
Políticas de stock……………………………………………………………... 210
Conclusión……………………………………………………………………. 210
Recomendación Nº 10………………………………………………………... 210
Políticas de adquisición de medicamentos, registro y control………………... 211
Conclusión……………………………………………………………………. 211
Recomendación Nº 11…………………………………………………...….... 211
190
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AVREVIATURAS UTILIZADAS
C.E.S.A Clínica España S.A. CORRE Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador. COSO Committee of Sponsoring Organizations. (Gestión de Riesgos Empresariales – Marco Integrado) MICIL Marco Integrado de Control Interno. P.O.A Plan Operativo Anual. NIA Normas Internacionales de Auditoria. NEA Normas Ecuatorianas de Auditoria. FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. RRHH Recursos Humanos.
191
`
192
Cuenca, 21 de Diciembre de 2007
OFICIO # 002
ASUNTO: Carta de Presentación del Informe
Señores
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Ciudad
De mis consideraciones:
El objeto de la presente es el de dar a conocer que la auditoria a la gestión de la
Clínica España S.A. por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de 2006 ha sido realizada de acuerdo a la propuesta efectuada por los
Sres. Orlando Espinoza e Iván Calderón.
El examen se ha realizado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria
las cuales establecen que toda auditoria debe ser previamente planificada y
ejecutada para obtener certeza razonable de que la información y documentación
examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo y que las
operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las
disposiciones legales y reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.
A través de este examen de auditoria se pueden detallar que la clínica no cuenta
con ningún instrumento de evaluación de la gestión institucional de la entidad,
como planes operativos y estratégicos; no se ha determinado un mecanismo de
evaluación de los riesgos; de igual forma carece de un sistema de información
gerencial, que favorezca el proceso de toma de decisiones.
`
Dentro del proceso de auditoria se analizaron los como subcomponentes como son
el departamento de hospitalización y el inventario de farmacia obteniendo los
resultados que detallamos a continuación:
En el área de Hospitalización se pudo constatar que los equipos no se encuentran
en un nivel de tecnológico de punta a pesar de que son de suma utilidad. Además,
que no se posee un manual de procedimientos, que es fundamental para áreas de
este tipo.
En el subcomponente de Inventarios de Farmacia, no están definidas políticas para
el registro, control, stock y compras de medicamentos, si no que se basan en el
criterio y experiencia de la persona encargada de esta área. Otro aspecto
importante es que a pesar de tener un control informático, no se realizan revisiones
físicas de la entrega de medicamento a cada una de las sub-bodegas de manera
oportuna.
Los resultados del examen son expresados en los comentarios, conclusiones y
recomendaciones, que constan en el presente informe. Con la obligación por parte
de la administración de cumplir con las recomendaciones emitidas.
Atentamente,
CPA. Enrique Nauta AUDITOR GENERAL
193
`
AUDITORIA A LA GESTION DE LA CLINICA ESPAÑA S.A.
Capitulo I
Enfoque de la auditoría
Motivos de la Auditoria.
La Auditoria a la gestión de C.E.S.A. se llevo a cabo como parte del trabajo de
investigación previa a la obtención del titulo de Ingenieros en Contabilidad y
Auditoria, con el objeto de evaluar la gestión administrativa del ejercicio 2006,
mediante el estudio de las áreas consideradas críticas.
Objetivos de la Auditoria:
• Evaluar las actividades que desarrolla la Clínica España S.A. en relación
con los objetivos planeados.
• Evaluar el sistema de control interno relacionado con las operaciones que
realiza la Clínica España S.A.
• Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentos y más normatividad aplicable al área examinada.
Alcance:
La Auditoria a la Gestión de C.E.S.A. comprende la evaluación de las actividades
que desarrolla en beneficio de la comunidad, del sistema de control interno y el
cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentos y más normatividad
aplicable al área examinada. El examen cubrió las operaciones comprendidas entre
el 1o. de enero de 2006 al 31 de diciembre de 2006.
Enfoque: La Auditoria que se realizada a la C.E.S.A., estará orientada hacia la eficacia en el
logro de los objetivos y actividades que ejecuta ésta y también estar orientada
hacia la eficiencia y economía en el uso de recursos con el objetivo de lograr la
mayor satisfacción del cliente.
194
`
Subcomponentes Auditados:
• Servicio Médico Hospitalización.
• Inventarios Farmacia.
Indicadores de gestión:
La institución no tiene definido los indicadores de gestión debido a que las
actividades que se cumplen no son producto de una planificación estratégica
específica. Sin embargo, identificamos en algunos casos los siguientes indicadores
de gestión:
Subcomponente Servicios de Hospitalización
• Índices Financieros Presupuestarios
Índice de Autofinanciamiento del Servicio
• Indicador de Eficiencia - Utilización
Indicador Porcentaje de Ocupación
• Indicador de Productividad
Giro de Cama
Subcomponente Inventario de Farmacia
• Indicador Financiero Básico
Indicador de Liquidez del Activo Corriente
Rotación de Cuentas por Pagar
Rotación de Productos
Plazo Medio de Productos
195
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Capitulo II
Información de la entidad
Misión.
Prestar servicios médicos de calidad, garantizando el total respeto a los pacientes y
a la ética profesional; comprometiendo a nuestros profesionales a participar en el
desarrollo científico y de la institución.
Visión.
Preservar y mejorar la eficiencia en la prestación de servicios médicos, así como
proyectar nuestro servicio profesional a nivel regional de manera ética y humana.
Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (F.O.D.A)
Debilidades:
• Carencia de un departamento de RRHH para la selección y reclutamiento
del personal.
• Falta de una base de datos que permita obtener información oportuna y
competente.
• No existe un departamento de auditoria, así como también un manual de
control interno.
• Existencia de un solo conserje que no permite el mantenimiento correcto
del edificio.
• Inexistencia de una política publicitaria.
• Señalización interna deficiente.
196
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Oportunidades:
• Implementación en el corto plazo de un nuevo sistema informático.
• Capacidad de expansión física e infraestructura.
• Firmar convenios con instituciones para la prestación de servicios médicos.
• Actualización y capacitación del personal médico, con la finalidad de ser
competitivos.
• Reciente nombramiento de una nueva gerencia, la cual aporta con nuevas
ideas.
Fortalezas:
• Profesionales especializados en las diferentes áreas.
• Buen ambiente laboral.
• Colaboración y coordinación entre departamentos.
• Área de parqueos para los clientes de propiedad de la clínica.
• Honorarios y precios de servicios médicos justos.
• Infraestructura suficiente para cubrir la demanda.
Amenazas:
• Incursión de nuevos competidores y crecimiento continuo de la
competencia.
• Retraso tecnológico en cuanto a equipos médicos de punta.
• Poder adquisitivo limitado de la población.
• Tendencia de los pacientes por la medicina alternativa.
• Competencia con hospitales públicos.
197
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Objetivos.
La Clínica España S.A. presta sus servicios fundamentándose en los siguientes
objetivos:
Objetivo general.
Brindar un sistema integral en servicios de salud, destinado a la colectividad sin
practicar discrimen alguno, por razones de edad, sexo, raza, procedencia, bajo
ningún concepto; con el compromiso de actualización en relación a los avances
científicos y tecnológicos del mundo globalizado actual, así como el compromiso
formal de respeto al medio ambiente.
Objetivos específicos.
• Garantizar que todos los pacientes que son tratados en la institución,
reciban servicios médicos de calidad sin prejuicio alguno.
• Atender de manera gratuita las emergencias médicas como dispone la
constitución vigente.
• Participar y promover actividades científicas y académicas, en pro del
desarrollo profesional del equipo medico para elevar el nivel de los
servicios de salud que se prestan.
• Ofrecer servicios médicos a costos razonables, así como también, controlar
el cumplimiento de los honorarios médicos establecidos.
• Utilizar de los recursos disponibles dentro de la institución de manera
responsable y profesional, para alcanzar la eficiencia y eficacia.
• Asegurar un alto nivel en la práctica profesional, definiendo de manera
clara deberes y obligaciones, desde el punto de vista científico y ético.
198
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Base Legal.
• Ley de Compañías.
• Código Civil.
• Código de Comercio.
• Código Laboral.
• Código Tributario.
• Normas Ecuatorianas de Auditoria.
• Normas Internacionales de Auditoria.
• Escritura Pública de Constitución y,
• Demás leyes que norman la actividad empresarial.
Estructura organizacional.
Ejecuta las directrices y políticas emanadas del directorio, su autoridad ejecutiva es
el Presidente, quién tiene como asesor al gerente general y tiene como organismos
directamente a su cargo: Departamento Hospitalización, Departamento de
Quirófano, Departamento de Administración y el Parqueadero, cualquier otra que
se creare se encuentran estructurada jerárquicamente bajo estos departamentos.
199
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Financiamiento.- De acuerdo a la información que consta en los Estados
Financieros, los recursos con los que cuenta la Clínica para su funcionamiento son
los siguientes:
Ingresos Operacionales $ 212,667.15
Medicamentos $ 103,030.55
Hospitalización $ 80,552.04
Quirófano $ 21,793.02
Laboratorio $ 7,291.54
Parqueaderos $ 4,685.06
Otros Ingresos No Operacionales $ 4,466.69
TOTAL $ 221,818.90
200
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Capitulo III
Resultados generales
Gestión Institucional.
La Clínica España S.A. a pesar de contar con una estructura orgánica-funcional
definida en su Escritura de Constitución y Reglamento Orgánico Funcional, no
dispone de instrumentos de evaluación de gestión, ya que ésta no desarrolla sus
actividades tomando en consideración, planes operativos y estratégicos. Al
respecto una de los artículos del Reglamento Orgánico Funcional dispone que los
jefes de cada área, deberán controlar y gestionar, en base a planes operativos que
especifiquen las actividades y objetivos a cumplir.
Esta situación surge debido a que la alta dirección y los jefes inmediatos realizan
un control inadecuado, que garantice el desarrollo eficiente y efectivo de las
actividades en base a un plan estratégico y planes operativos, donde se planteen
objetivos claros que puedan ser evaluados y medidos. Por lo tanto, al no poder
elaborar controles que permitan medir el cumplimiento entre los objetivos
planeados y los ejecutados, no se pueden elaborar informes de gestión.
Conclusión.
Los Directivos de la Clínica no han determinado Planes Operativos y Estratégicos
que les permitan un adecuado desarrollo, control y cumplimiento de actividades de
todos los departamentos que integran la entidad.
Recomendación Nº 1.
El Gerente de la clínica y demás directivos, elaborarán un plan estratégico de la
clínica, a base del cual, se formulen los planes operativos anuales y sus
correspondientes presupuestos, incluyendo indicadores de gestión para la
evaluación de los objetivos y su monitoreo permanente.
201
`
Evaluación y Respuesta a los Riesgos.
La administración de la clínica no ha determinado ningún tipo de evaluación de los
riesgos, que permita realizar un análisis de aquellos factores que puedan afectar al
logro de los objetivos y metas; esto ocurre a pesar que una de las disposiciones del
directorio de la clínica, establece se deberán fijar mecanismos de evaluación de
riesgos y mecanismo de respuesta en el caso de qu
Este incumplimiento es consecuencia de la falta de actualización en las nuevas
herramientas de gestión administrativa, las cuales pueden generar un control
interno eficiente, en consecuencia no se puede categorizar los riesgos, ni decidir
sobre la respuesta más adecuada para eliminar o disminuir los mismos..
Conclusión.
No se han fijado medios para la evaluar los riesgos que pueden afectar en el logro
de objetivos y tomar una decisión adecuada para minimizar los mismos.
Recomendación Nº 2.
El gerente, conjuntamente con los jefes de cada área de la clínica, deberá fijar
procedimientos que les permitan identificar y evaluar los riesgos que pueden
afectar al cumplimiento de objetivos y realizar su control respectivo.
e ocurriesen.
202
`
Ausencia de Políticas y Programas Específicos.
Mediante la aplicación del cuestionario de control interno a la clínica, hemos
constatado que no se encuentran definidas políticas, ni programas de trabajo que
ayuden al adecuado desarrollo de sus actividades, incumpliendo el Art. 64 del
Código de Trabajo, donde se determina que todos los departamentos de la entidad,
deberán establecer políticas y realizar programas de trabajo como instrumento
para una adecuada gestión.
Esta situación se origina debido a la falta de conocimiento de las actividades que
se deben cumplir y desarrollar, y por la falta de control al proceso administrativo
por parte de los organismos superiores, generando como consecuencia falta de
eficacia y eficiencia en la gestión administrativa de cada uno de los departamentos
de la clínica.
Conclusión.
La falta de planificación y determinación de objetivos, impide que las actividades
que se desarrollan en la clínica, sean ejecutadas con efectividad y eficiencia.
Recomendación Nº 3.
Recomendamos al gerente y los jefes de cada área, se informen de las actividades
que se han establecido en el Reglamento Orgánico Funcional con las que debe
umplir y proceda a realizar su planificación correspondiente.
c
203
`
Incumplimiento del Reglamento Orgánico Funcional.
Existe incumplimiento por parte de la administración en el Art. 63 del Reglamento
Orgánico Funcional, donde se establece que el presidente de cada comisión debe
presentar al directorio en el tiempo de cuatro semanas de iniciado el año su plan de
actividades, el mismo que será controlado por el Directorio y la Comisión de
Disciplina. Esta deficiencia se da debido a que cada uno de los presidentes no
acata la disposición pertinente, sin tener conocimiento suficiente para desarrollar
instrumentos de control para cada uno de estas comisione, esto ocasiona que
algunas personas ejecuten labores que no les competen mientras que otras ni
siquiera las cumplen.
Conclusión.
Al no tener una definición clara de las tareas que se deben ejecutar de manera
específica en cada área, es difícil mantener un control que garantice el
cumplimiento de actividades de manera efectiva.
Recomendación Nº 4.
Recomendamos al Directorio realizar las aclaraciones respectivas al Reglamento
Orgánico Funcional y poner a consideración de todos y cada uno de los empleados
que trabajan en la Clínica.
204
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Sistemas de Información.
La entidad, no cuenta con un sistema de información gerencial, que integre los
componentes de los subsistemas de información médico y administrativo y que
favorezca el proceso de toma de decisiones.
Según el Reglamento Orgánico Funcional, será obligación de los niveles
jerárquicos superiores establecer mecanismos de información para integrar e
informar a la administración de la Clínica las violaciones y la falta de
cumplimiento de las disposiciones de este reglamento.
onclusión.
No se han establecido sistemas de información para que los administrativos
tengan un control adecuado de las situaciones que se presentan en el desarrollo de
las actividades de la clínica y que les permitan tomar las decisiones más acertadas.
Recomendación Nº 5.
El Director Médico, conjuntamente con el Presidente, deberá diseñar un sistema
de información gerencial que contemple la integración de los subsistemas
administrativo y médico.
C
205
`
Capitulo IV
Resultados específicos.
Subcomponente: Servicio Medico de Hospitalización.
Ausencia de Planes de Capacitación
Luego del análisis respectivo acerca de Planes de Capacitación para mejorar el
nivel de preparación de los empleados del área de hospitalización; hemos
verificado que no se ha establecido ningún programa o plan de capacitación,
siendo uno de los compromisos principales de la clínica “la actualización, lo más
cercano posible, en relación a los avances científicos y tecnológicos”.
La carencia de un departamento de RRHH, origina que no se pueda determinar con
exactitud las necesidades de capacitación, trayendo como consecuencia un bajo
nivel de preparación y actualización en materia medica y falta de motivación en
los integrantes de esta área.
Conclusión.
La falta de capacitación a los empleados origina un desconocimiento de los
avances que se han dado en la medicina, limitando a la clínica en los la calidad de
los servicios que ofrece.
Recomendación Nº 6.
Recomendamos al directorio crear un área de Recursos Humanos que
conjuntamente con la comisión científica elaboren un Plan de Capacitación que
satisfaga las aspiraciones del personal de la institución.
206
`
Proceso de Atención y Calidad.
De la encuesta que se aplica a cada uno de los pacientes hospitalizados, se obtuvo
los siguientes resultados acerca de la atención brindada por el personal de
hospitalización:
Médico Tratante: El 100% de los pacientes consideran que la atención fue buena.
Enfermería: El 100% de los pacientes opinan que la atención fue buena.
Servicios generales: El 95% de los pacientes consideran que fueron atendidos
inmediatamente en los servicios solicitados.
El Reglamento Interno de Trabajo dispone “Guardar el mayor respeto y
compostura en relación con los pacientes y los familiares de estos”. Esta norma se
cumple debido a que la Jefe de Enfermeras, efectúa visitas a los pacientes para
supervisar su trato y cuidado, creando un escenario de confianza por parte de las
personas hacia la clínica debido a su excelente calidad de servicio, por lo tanto la
imagen de la entidad no se verá afectada.
Conclusión.
Los pacientes reportaron sentirse satisfechos de la atención recibida por parte del
personal médico, el cual cumple con las disposiciones emitidas en el reglamento
interno de trabajo.
Recomendación Nº 7.
Seguir cumpliendo las obligaciones con la misma responsabilidad que han tenido
hasta la fecha, sin embargo cabe recalcar que deberán cumplir con las órdenes que
le sean impartidas por sus jerárquicamente superiores.
207
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Equipos Clínicos.
Durante la observación y visita al departamento de hospitalización, se pudo
determinar equipos, instrumental y materiales de los que dispone la clínica, no
están actualizados, sin embargo, presentan las condiciones adecuadas para su uso y
son los suficientes para satisfacer las necesidades de los pacientes.
El buen estado de los equipos se da en cumplimiento del reglamento interno que
dispone, que es obligación del personal a cargo de los equipos de propiedad de la
clínica, procurar el mantenimiento oportuno y permanente del equipo, que
garantice la mayor economía para la institución. Norma que se cumple con gran
eficiencia por parte del personal de esta área.
Conclusión.
En la Clínica España S.A., se ha determinado que el instrumental, equipos y demás
implementos hospitalarios, se encuentran en las condiciones adecuadas para la
prestación de servicios hospitalarios, a pesar que los mismos no son de última
generación.
Recomendación Nº 8. El Director Médico, conjuntamente con los Médicos
Residentes y las Enfermeras deberán mantener la supervisión continua de los
equipos y constatar que los equipos clínicos, se encuentren en condiciones
óptimas, además de analizar que equipos médicos de ultima tecnología pueden ser
adquiridos en el futuro.
208
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Encuesta Mal Estructurada.
A pesar que la encuesta que realiza la institución es una buena herramienta para
conocer la satisfacción en cuanto al servicio hospitalario, se pudo revisar y analizar
que la misma no esta correctamente estructurada y dentro de sus respuestas no se
busca la excelencia, sabiendo que el principal objetivo que tiene la clínica es el de
satisfacer de manera oportuna y con servicio de calidad a todos los pacientes que
hacen uso de sus instalaciones.
Esto se da debido a que no existe una relación coherente entre lo que se pretende
realizar, brindar un excelente servicio, y la estructura de las preguntas en el
cuestionario; originando que la misma no se convierta en una herramienta eficiente
para el control y análisis de los servicios prestados.
Conclusión.
Al no tener una encuesta que mida efectivamente la satisfacción de los clientes, no
se puede tener una certeza de si la atención hospitalaria es oportuna, eficiente y
eficaz en satisfacer las necesidades de los pacientes.
Recomendación Nº 9.
Recomendamos al personal administrativo una evaluación de la estructura de la
encuesta, analizando y elaborando preguntas que midan de manera objetiva las
necesidades de los pacientes y la calida del servicio.
209
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Subcomponente: Inventario de Farmacia
Políticas de Stock.
Se ha determinado que en la bodega no se manejan políticas que definan
específicamente un stock máximo y mínimo de inventario de medicamentos, a
pesar que una de las obligaciones establecidas en el Reglamento Orgánico
Funcional, determina que el Jefe de Farmacia deberá elaborar un cuadro básico de
medicamentos para uso de la clínica, que establezca o defina políticas de stock de
inventarios. Esta situación se ha originado debido a que no se cuenta con un
reglamento que establezca políticas de stock de inventarios que permitan realizar
las compras.
Conclusión.
En la bodega de farmacia no se han definido políticas de stock de inventarios que
permitan un mejor control y por ende evite pérdidas por mantener almacenados los
productos hasta que se cumplan su fecha de expiración.
Recomendación Nº 10.
El Director Médico, dispondrá al Jefe de Farmacia realizar el trámite respectivo
para fijar políticas de stock de inventarios, dejando constancia formal y por escrito.
210
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Políticas de Adquisición de Medicamentos, Registro y Control.
De la revisión se encontró que los procesos de registro y control se llevan de
manera adecuada mediante la aplicación del sistema informático; sin embargo, el
proceso de adquisiciones se maneja de una forma tradicional mediante la solicitud
de productos a proveedores permanentes, esto como consecuencia carencia de
políticas de adquisición de medicamentos y selección de proveedores, políticas que
deben ser tomadas en cuenta por la Comisión Económica ya que según el
Reglamento Orgánico Funcional, esta comisión es responsable de “la adquisición
de enseres y todos los elementos necesarios para las labores propias de la
institución”. Esta carencia de políticas ha provocado que no se elaboren proformas
que permitan seleccionar medicamentos al precio más conveniente, así como
también seleccionar adecuadamente proveedores que ofrezcan promociones,
bonificaciones y descuentos.
Conclusión.
No se han definido políticas de adquisición de medicamentos que ayuden a
seleccionar eficiente, efectiva y económicamente al proveedor.
Recomendación Nº 11.
La Comisión Económica, dispondrá al encargado de farmacia realizar los trámites
correspondientes para fijar políticas de adquisición de medicamentos, dejando
constancia formal y por escrito.
211
`
3.6. Fase V.- Seguimiento y Monitoreo.
Objetivo.
Con posterioridad y como consecuencia de la auditoria de gestión realizada, los
auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditoria,
deberán realizar el seguimiento correspondiente:
Actividades.
Los auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones
correctivas y determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad con el
siguiente propósito:
a) Para comprobar hasta que punto la administración fue receptiva sobre los
comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas
en el informe, efectúa el seguimiento de inmediato a la terminación de la
auditoria, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada
el informe aprobado.
b) De acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E” y de la importancia de los
resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una
recomprobación de lo cursado entre uno y dos años de haberse concluido la
auditoria.
c) Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio
económico causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o
recuperación de los activos.
212
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3.6.1 Cronograma de cumplimiento de recomendaciones.
Matriz de Cumplimiento de Recomendaciones
CLINICA ESPAÑA S.A.
RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO RESPONSABLE –
TIEMPO A CUMPLIR
Al Gerente:
El Gerente trabajara en la elaboración de un plan estratégico, mediante la colaboración de todo el grupo de trabajo, así como la definición de una nueva misión y visión.
El cumplimiento de las recomendaciones, permitirá un conocimiento claro de objetivos, y el compromiso del equipo para cumplirlos.
Gerente Ing. Romeo Bravo cumplirá en 90 días laborables.
Al Director Médico:
El Director Médico, debe ordenar a quien corresponda, realizar el Plan Operativo y Estratégico para el desarrollo de las actividades durante el período.
El cumplimiento de las recomendaciones, permitirá un conocimiento claro de objetivos, y el compromiso del equipo para cumplirlos.
Director Médico cumplirá en 90 días laborables.
Al Gerente:
El administrador con los jefes de cada área de la Clínica, deberá fijar procedimientos específicos que detallen el desarrollo de las actividades de cada departamento.
Los procedimientos específicos, permiten evaluar los riesgos que pueden afectar al cumplimiento de objetivos y realizar su control
Gerente Ing. Romeo Bravo cumplirá en 60 días laborables.
213
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214
Al Director Médico: El Director Médico, con el Presidente, deberá diseñar un
a de información ple la
integración de los subsistemas administrativo y médico.
La Integración de los subsistemas administrativo y médico permitirá que la Clínica logre uno de sus objetivos primordiales que es prestar sus servicios médicos a quienes lo requieran.
Director Médico, Dr. cumplirá en 30 días laborables.
sistemgerencial que contem
Al Director Médico: El Director Médico de la Clínica, dispondrá contratar o designar a un encargado específico para el manejo, registro y control de los medicamentos existentes en Bodega.
Al tener un adecuado manejo y control de los inventarios, le permite que no registre pérdidas por este motivo.
Director Médico, Dr. cumplirá en 30 días laborables.
Al Director Médico: El Director Médico, con los Médicos Residentes y las Enfermeras deberán establecer mecanismos que ayuden a supervisar que los equipos clínicos, se encuentren en condiciones óptimas.
Al disponer de nuevos implementos Clínicos, es factible brindar una atención adecuada.
Director Médico, Dr. cumplirá en 30 días laborables.
Quienes al pie suscribimos, certificamos que las recomendaciones que constan en el
cuadro que antecede han sido analizadas y discutidas, las cuales consideramos
aplicables puesto que ayudarán a mejorar los procedimientos administrativos y
financieros, situación que nos permite cumplir con las metas y objetivos
institucionales. Por lo que, al haber suscrito los funcionarios involucrados nos
comprometemos a cumplirlas en las condiciones y plazos previstos, de ser necesario
se dotarán los recursos pertinentes:
Dr. Romeo Bravo Dr. Rubén Duque GERENTE GENERAL DIRECTOR MEDICO
`
Encuesta sobre el servicio de Auditoria de Gestión.
Componente sujeto a examen: Clínica España S.A. Periodo Examinado: 01 de Enero de 2006 al 31 de Diciembre de 2006.
Subcomponentes auditados:
• Servicio Medico de Hospitalización.
• Inventario de Farmacia.
Por favor consigne su respuesta, marcando con una x, y si requiere
fundamentar la misma, utilice hojas adicionales referenciando con la pregunta.
1.- Respecto a la auditoria de Gestión conoce usted lo siguiente:
¿Que en este tipo de auditoria interesa conocer que la entidad auditada haya
definido su visión, misión, objetivos, metas, planes direccionales y
estratégicos?
SI………… NO…………
¿Que esta actividad de control debe ser ejecutada por un equipo
multidisciplinario, conformado por auditores y otros profesionales
requeridos?
SI………… NO…………
215
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216
Encuesta sobre el servicio de Auditoria de Gestión.
¿Que la auditoria de gestión requiere que la entidad auditada cuente con
indicadores y parámetros cuyo desarrollo es de competencia de la máxima
autoridad ejecutiva, por su obligación de rendir cuentas sobre su gestión y
resultados?
SI………… NO…………
¿Que esta auditoria se interesa en saber si la alta dirección esta consciente de
los factores externos (oportunidades y amenazas) y de los factores internos
(fortalezas y debilidades) que tiene su entidad?
SI………… NO…………
2.- Opine si el equipo multidisciplinario cumplió las siguientes formalidades:
Notificación de inicio de auditoria
SI………… NO…………
Comunicación verbal y escrita de resultados parciales
SI………… NO…………
Convocatoria a la conferencia final de resultados
SI………… NO…………
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217
Encuesta sobre el servicio de Auditoria de Gestión.
3. Opine sobre la ejecución de la auditoria y respecto a los beneficios
recibidos.
¿La auditoria fue ejecutada por un equipo multidisciplinario integrado por
auditores y otros profesionales?
SI………… NO…………
¿Al inicio de la ejecución de la auditoria, los miembros del equipo
multidisciplinario le expusieron con claridad los motivos, objetivos y
alcance de la auditoria de gestión, para distinguir de otro tipo de actividades
de control?
SI………… NO…………
¿Durante la ejecución de la auditoria pudo conocer si el equipo de trabajo
coadyuvo con la administración en el desarrollo de los indicadores básicos y
específicos de la entidad?
SI………… NO…………
¿Durante el trabajo y su finalización recibió del equipo multidisciplinario,
resultados de la evaluación utilizando los indicadores de gestión?
SI………… NO…………
¿Las recomendaciones efectuadas en la auditoria de gestión, durante su
ejecución y en el informe, fueron prácticas, posibles de aplicación y
tendientes a mejorar la gestión operativa y los resultados institucionales?
SI………… NO…………
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218
Encuesta sobre el servicio de Auditoria de Gestión.
¿Las recomendaciones formuladas por el equipo multidisciplinario,
ayudaron para que los bienes y servicios se adquieran en forma económica,
se los utilice en forma eficiente y sirvan para lograr con eficacia los
objetivos?
SI………… NO…………
¿Durante la ejecución de la auditoria de gestión, pudo comprobar si el
equipo de trabajo realizó una evaluación general en la fase “conocimiento
preliminar” y una evaluación específica por subcomponente en la fase
“ejecución”?
SI………… NO…………
¿Conoce usted que al finalizar la auditoria de gestión, miembros del equipo
de trabajo y auditores suscribieron el cronograma de cumplimiento de
recomendaciones y acciones correctivas?
SI………… NO…………
¿Conoce usted que en la última fase “seguimiento” de la auditoria de
gestión, se realiza el seguimiento de las recomendaciones y acciones
correctivas?
SI………… NO…………
Datos del encuestado.
Nombre: Ing. Enrique Ñauta.
Cargo: Jefe Administrativo.
`
219
Información Sumaria.
A través de la encuesta realizada sobre el servicio de auditoria al Dr. Rubén Duque,
presidente, Dr. Romeo Bravo, gerente e Ing. Enrique Ñauta, jefe administrativo, se
pudo establecer que la alta dirección tiene conocimiento que la auditoria de gestión
debe ser realizada por un equipo multidisciplinario, y que para la ejecución de la
misma es importante la definición clara de objetivos, misión, visión, planes
direccionales y estratégicos por parte de la institución, así como también la
presencia de indicadores y el análisis de los factores internos y externos que
influyen en las actividades de la clínica.
Corroboraron que el equipo multidisciplinario les notificó oportunamente sobre el
inicio de la auditoria, ayudándolos también en la elaboración de indicadores;
además de mantenerlos informados sobre los resultados parciales obtenidos en la
etapa de conocimiento preliminar mediante la evaluación general de control interno
del componente y la evaluación especifica de control interno de cada
subcomponente.
Además, los directivos entrevistados consideran que las recomendaciones realizadas
son prácticas y que su aplicación es factible dentro de las posibilidades de la
institución; tales recomendaciones han sido suscritas en el cronograma de
cumplimiento de recomendaciones y acciones correctivas; cronograma en el cual los
directivos se comprometen a la consecución de las recomendaciones, las cuales
serán verificadas y controladas en la etapa de seguimiento.
`
220
Acta de Conferencia Final.
ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA
AUDITORIA DE GESTION A LA CLÍNICA
ESPAÑA S.A. DE LA CIUDAD DE CUENCA,
POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE
EL. 1 DE ENERO DEL 2006 Y EL 31 DE
DICIEMBRE DEL 2006.
En la ciudad de Cuenca provincia del Azuay a los 22 días del mes de Enero de dos
mil ocho, siendo las 1OHOO horas, en el local de la Clínica España S.A. se
constituyen los suscritos: Ing. Enrique Ñauta, Auditor General, Sr. Orlando
Espinoza, Supervisor y Sr. Iván Calderón, Jefe de Equipo; con el objeto de dejar
constancia de la Conferencia Final y comunicación de resultados obtenidos en la
auditoria a la Gestión de la Clínica España S.A. que fue realizado de conformidad
con la orden de trabajo del 28 de Agosto de dos mil siete, suscrita por el Auditor
General. En cumplimiento a los dispuesto en los Estatutos que rigen esta entidad.
`
221
CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
4.1. Introducción.
Cumpliendo con el examen de auditoria a la gestión de la Clínica España S.A.
finalmente nos encontramos en el IV capitulo de la auditoria, en el cual exponemos
las conclusiones a las que se ha llegado y las recomendaciones necesarias para el
mejoramiento de la gestión en las áreas auditadas, como son: Servicio de
Hospitalización e Inventario de Farmacia.
Toda la información obtenida a través de los diferentes: hallazgos de auditoria,
papeles de trabajo, observaciones físicas, entrevistas y otras actividades de auditoria;
son la base sobre la cual se fundamentan las conclusiones que exponemos en este
capítulo final. Es también, esta información la que nos permite tener un pensamiento
crítico para detectar las debilidades y proponer cambios de mejoramiento a través de
las recomendaciones.
`
4.2. Conclusiones.
De la investigación realizada a la Clínica España S.A. podemos concluir los
siguientes puntos:
• La clínica al contar con un plan estratégico, tendría la capacidad de establecer
objetivos que puedan ser medidos en términos cuantitativos y cualitativos, así
también monitorear el cumplimiento de los mismos en el tiempo. Como
consecuencia, la entidad podría determinar planes operativos, en los cuales
las actividades se describirían con mayor precisión, con el propósito de
alcanzar eficiencia, eficacia y economía.
• Mediante una entrevista el gerente de la institución pudimos conocer que no
se ha realizado un análisis de los factores internos y externos que afectan el
funcionamiento de la institución, es decir las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas no fueron estudiadas en años anteriores, a pesar de
la creciente competencia que se ha generado en la actualidad, siendo este otro
aspecto perjudicial para el desarrollo institucional.
• La aplicación de indicadores permitiría sintetizar e interpretar la información
proporcionada por las distintas áreas, sirviendo como guía en la toma de
decisiones y acciones correctivas dentro de la gestión.
• Al disponer de políticas y reglamentos bien definidos, la asignación de
responsabilidades y delegación de tareas por parte de la administración, se
enmarcaría en un contexto formal que defina derechos y obligaciones del
personal y que a la vez sirva como base para el manejo, control y evaluación
del recurso humano.
222
`
• La creación de medios para evaluar los riesgos que puedan afectar el logro de
los objetivos, permitiría minimizar los mismos en la toma de decisiones.
• A pesar de la carencia de los elementos mencionados anteriormente, el
ambiente laboral en la institución es adecuado, ya que a través del análisis
FODA realizado en la auditoria, se constató que los integrantes de la
institución se sienten muy a gusto formando parte de la clínica, demostrando
compañerismo y colaboración en las diferentes áreas.
• De las entrevistas a los distintos integrantes de la clínica y las observaciones
físicas logramos determinar, que los empleados tienen conocimiento de cual
es el objetivo fundamental de la clínica; sin embargo, al no tener un plan
estratégico, no se tiene definida de manera escrita la misión y visión de la
institución. Por lo tanto, podemos corroborar que al no existir objetivos bien
definidos que puedan ser medidos, a través de estándares o indicadores que
ayuden a un control continuo, no se podrán lograr mejoras significativas en
las actividades de la institución auditada, en cuanto a la eficiencia, eficacia y
economía con la que se realizan las mismas.
• No se han establecido sistemas de información para que los administrativos
tengan un control adecuado de las situaciones que se presentan en el
desarrollo de las actividades de la clínica y que les permitan tomar las
decisiones más acertadas.
• Según la información obtenida en la visita al personal de enfermería, se pudo
concluir que la existencia de una segunda estación de enfermería en la planta
baja de la clínica es necesaria, y sería de gran beneficio para el mejoramiento
de los servicios de hospitalización.
223
`
4.3. Recomendaciones
Partiendo de las conclusiones obtenidas, nos permitimos recomendar los siguientes
puntos a las autoridades de la Clínica España S.A.:
• Para cumplir con una gestión exitosa en el corto, mediano y largo plazo,
consideramos necesario que se elabore un plan estratégico por parte de los
directivos, y que el mismo se convierta en el eje fundamental para alcanzar la
eficacia, eficiencia y economía a través del tiempo.
• Es importante que las autoridades de la clínica estudien detenidamente los
factores internos y externos que afecten el cumplimiento de los objetivos
propuestos mediante un análisis FODA, con la finalidad de tomar decisiones
acertadas y oportunas.
• Medir y monitorear el cumplimiento los objetivos que se propone la
institución en el tiempo, es de vital importancia; es por ésta razón que
sugerimos la aplicación de los indicadores de gestión propuestos en la
auditoria realizada. Además, dichos indicadores funcionarían como
mecanismos de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos
mencionados.
• A pesar de existir un reglamento orgánico funcional de la clínica, creemos
necesarios que los directivos conjuntamente con los encargados de cada
departamento, deben fijar políticas y planes operativos de manera formal y
escrita para cada área.
• La dirección, conjuntamente con los jefes de cada área de la clínica, deberán
fijar procedimientos que les permitan evaluar los riesgos que pueden afectar
al cumplimiento de objetivos y realizar su control respectivo.
224
`
• El ambiente laboral de la institución es bien vista por cada uno de sus
integrantes, demostrando colaboración y respeto mutuo; sin embargo la
implementación de planes de capacitación debería efectuarse para mejorar
mucho más en este especto de gran importancia.
• Como se nos dio a conocer, recientemente se ha implementado un sistema de
información contable que funciona de manera eficiente, dentro de este
aspecto únicamente recomendamos que este sistema se convierta en una
herramienta de gestión que no se destine solamente a obtener información
contable, sino también obtener información que ayude a tomar decisiones
administrativas.
• Es trascendental y necesaria la creación de una segunda estación de
enfermería en la planta baja de las instalaciones, ya que fue el mismo
personal de enfermería, el que considero, que la construcción de esta segunda
estación ayudaría a mejorar el servicio hospitalario.
225
`
4.4. Bibliografía.
CLINICA ESPAÑA S.A., Reglamento Interno Orgánico Funcional de la Clínica España S.A. CLINICA ESPAÑA S.A., Reglamento Interno de Trabajo de la Clínica España S.A.
CLINICA ESPAÑA S.A., Escritura de Constitución de la Clínica España S.A.
CONTADURIA MAYOR DE HACIENDA DEL DISTRITO FEDERAL, México
D.F., Manual General de Auditoria.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Control de Gestión de la
Administración Pública, 2004.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoria de Gestión.
Quito – Ecuador.
CUBERO ABRIL, Teodoro. La Auditoría de Gestión en el Sector Público,
Universidad del Azuay, Cuenca-Ecuador, (s.a).
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE CUENCA, Informe de Auditoria a la Gestión de
la Fundación del Niño y la Mujer (UAI-01-05-06-01-2005/2).
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE CUENCA, Informe de Auditoria a la Gestión de
la Dirección de Gestión Ambiental (UAI-01-02-2004/09).
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, Normas
Internacionales de Auditoria. Documento Microsoft Word, Corporación Edi-Ábaco
Cia. Ltda., 2002.
226
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ORDOÑEZ VINTIMILLA, Jaime. Material Didáctico Auditoría de Gestión I.
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, Control de los Recursos y los Riesgos –
Ecuador, Síntesis para el SRI, Auditoria Interna-Agosto-2006.
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS, Código de Ética. 247 Maitland
Avenue, Altamonte Springs, Florida 32701-4201(USA) 2000.
WHITTINGTON, O. Ray y PANY, Kurt, Auditoria: Un enfoque Integral 12ª.
Edición.
www.theiia.org/guidence/standards-and-practices/professional-practices-framework/code-of-ethics---spanish/ www.eumed.net/libros/2006a/jcmn www.eca.europa.eu/presentation/audit_procedure
227
`
ANEXOS
228
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ANEXO 1: Balance General de la Clínica España S.A.
ACTIVO CORRIENTE: % PASIVO CORTO PLAZO: 46,156.11 %DISPONIBLE: 3,083.76CAJA CHICA 194.43 0.04 PROVEEDORES MEDICAMENTOS 8,674.68 1.73BANCO GUAYAQUIL 400.41 0.08 PROVEEDORES VARIOS 5,373.59 1.07LIBRETA AHORROS AUSTRO 195.80 0.04 CUENTAS POR PAGAR 6,059.53 1.21BANCO DEL PICHINCHA -947.24 -0.19 RETENCION FUENTE 131.22 0.03INVERSIONES EN RAYOS X 3,240.36 0.65 RETENCION IVA 539.06 0.11EXIGIBLE: 6,446.20 EMPLEADOS 3,455.10 0.69CLIENTES 3,144.57 0.63 CUENTA SOCIOS CLINICA 0.00 0.00DOCTORES 623.16 0.12 PROVISION BENEFICIOS SOCIALES 3,508.51 0.70CHEQUES PROTESTADOS 0.00 0.00 RAYOS X 0.00 0.00IMPUESTOS ANTICIPADOS 2,003.40 0.40 ECOGRAFIAS 182.68 0.04SEGUROS 440.31 0.09 LABORATORIO 0.00 0.00ANTICIPO TRABAJADORES 160.00 0.03 BANCO GUAYAQUIL 1,107.95 0.22ANTICIPO PROVEEDORES 350.00 0.07 CORPORACIN FINANCIERA NACIONAL 14,545.44 2.90PROVICION CUENTAS INCOBRABLES -275.24 -0.05 BANCO DEL PICHINCHA 1,263.55 0.25REALIZABLE: 31,827.86 AMERICAN EXPRESS 1,314.80 0.26MEDICAMENTOS 31,827.86 6.36 PASIVO LARGO PLAZO: 30,303.06ACTIVO FIJO: 127,009.38 CORPORACIN FINANCIERA NACIONAL 30,303.06 6.05TERRENO 8,419.74 1.68 SEÑORES ACCIONISTAS 0.00 0.00EDIFICIO 53,319.39 10.65DEPRE.ACUMU.EDIFICIO -43,894.67 -8.76MUEBLES Y ENSERES 56,740.48 11.33 CONSTRUCCIONES EN CURSO - DEPRE.ACUMU.MUEBLES Y ENSERES -35,289.97 -7.05 APORTACIONES ACCIONISTAS 0.00MOBILIARIO Y EQUIPO 69,132.58 13.80DEPRE.ACUMU.MOBILIARIO Y EQUIPO -52,542.98 -10.49 PATRIMONIO 424,338.39INTRUMENTAL 2,523.37 0.50 CAPITAL SOCIAL 2,748.00 0.55DEPRE.ACUMU.INTRUMENTAL -1,162.48 -0.23 RESERVA LEGAL 1,562.13 0.31INSTALACIONES Y ADECUACIONES 4,567.98 0.91 RESERVA VOLUNTARIA 739.75 0.15DEPRE.ACUMU.INSTALA. Y ADECUACIO -3,299.26 -0.66 APORTE FUTURA CAPITALIZACION 65,000.30 12.98VALOR REAL EQUIPO COMPUTACION 3,125.60 0.62 UTILIDAD EJERCICIO ANTERIOR 14,975.04 2.99VALOR PROGRAMA COMPUTACION 1,876.60 0.37 RESERVA DE CAPITAL 323,310.39 64.56DEPRE.ACUMU.EQUIPOS COMPUTACION -2,197.59 -0.44 UTILIDAD PRESENTE EJERCICIO 16,002.78 3.20AUDITORIO 69,147.99 13.81DEPRE.ACUMU.AUDITORIO -3,457.40 -0.69
CONSTRUCCIONES EN CURSO PARQUEADERO 332,430.36ANTICIPO CONTRATISTA 149,064.80 29.77TERRENO 130,109.08 25.98INTERESES PAGADOS 40,663.10 8.12GASTOS CONSTRUCCION 6,993.38 1.40FISCALIZACION 5,600.00 1.12
TOTAL ACTIVO 500,797.56 100.00 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 500,797.56 100.00
Ing. Enrique Ñauta GonzalezCONTADOR
BALANCE GENERAL ALCLINICA ESPAÑA S.A.
31 DE DICIEMBRE DEL 2006
GERENTE GENERALDr. Ramiro Ordoñez V.
ACTIVO PASIVO
229
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ANEXO 2: Estado de Perdidas y Ganancias de la Clínica España S.A.
GERENTE GENERAL CONTADOR
INGRESOS: %INGRESOS OPERACIONALES: 212,667.15MEDICAMENTOS 103,030.55 46.45HOSPITALIZACION 80,552.04 36.31LABORATORIO 7,291.54 3.29QUIROFANO 21,793.02 9.82INGRESOS NO OPERACIONALES: 9,151.75INGRESOS VARIOS 4,466.69 2.01CONSULTORIOS 0.00 0.00PARQUEADEROS 4,685.06 2.11TOTAL INGRESOS 221,818.90 100.00
EGRESOS:COSTOS VENTAS 62,902.85COSTOS DE MEDICAMENTOS 62,902.85 30.56GASTOS DE HOSPITALIZACIONSUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 28,385.46 64,711.27 13.79MANTENIMIENTO 7,355.60 3.57DIETAS 10,278.33 4.99AGUA-LUZ 10,761.31 5.23LAVADO 1,972.30 0.96VARIOS GASTOS HOSPITALIZACION 2,392.73 1.16DEPRECIACIONES DE ACTIVOS 3,565.54 1.73GASTOS DEL QUIROFANOSUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 5,131.32 9,030.82 2.49LAVADO 1,101.73 0.54VARIOS GASTOS QUIROFANO 919.37 0.45DEPRECIACIONES DE ACTIVOS 1,878.40 0.91GASTOS AREA MEDICAS 9,665.68SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 1,325.34 0.64MANTENIMIENTO 1,137.34 0.55TELELFONO 5,703.20 2.77DEPRECIACIONES DE ACTIVOS 1,499.80 0.73GASTOS ADIMINISTRATIVOS: 31,721.52SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 16,763.46 8.14MANTENIMIENTO 741.80 0.36HONORARIOS PROFECIONALES 1,510.50 0.73PUBLICACION Y CONVOCATORIA 523.64 0.25CONTRIBUCIONES 1,836.29 0.89DEPRECIACIONES DE ACTIVOS 1,509.14 0.73VARIOS GASTOS ADMINISTRATIVOS 8,836.69 4.29
PROPIEDAD HORIZONTAL 9,461.71 9,461.71 4.60
GASTOS NO OPERACIONALES 18,322.27GASTOS FINANCIEROS 9,846.44 4.78CUENTAS INCOBRABLES 8,475.83TOTAL EGRESOS 205,816.12 95.88UTILIDAD OPERACIONAL 16,002.78 15% PARTICIPACION TRABAJADORES 2,400.42 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 13,602.36 25% IMPUESTO A LA RENTA 3,400.59 UTILIDAD ANTES DE RESERVAS 10,201.77 10% RESERVA LEGAL 1,020.18 UTILIDAD PARA ACCIONISTAS 9,181.60
Dr. Ramiro Ordoñez V. Ing. Enrique Ñauta Gonzalez
CLINICA ESPAÑA S.A.ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
PERIODO ECONOMICO 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2006
230
ANEXO 3: Encuesta de Servicio Hospitalario.
231
232
ANEXO 4: Resultados del cuestionario sobre el servicio hospitalario.
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
1) Como conoció sobre la existencia de la Clínica España?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEPor su medico 18 47%Por Amigos 18 47%Por publicidad 2 5%TOTAL 38 100%
48%
47%
5%
1
2
3
2) Que diario lee regularmente?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEEl Mercurio 24 63%El Comercio 4 11%El Extra 6 16%Otros 0 0%Ninguno 4 11%TOTAL 38 100%
62%
11%16%0%11%
1
2
3
4
5
233
234
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
3) ¿Como fue usted recibido/a por el personal de enfermería al momento de su ingreso?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE
Amablemente 36 95%Con indiferencia 2 5%Descortesmente 0 0%TOTAL 38 100%
95%
5%0%
1
2
3
4) Le explicaron sobre el uso del sistema de llamada de enfermeras, teléfono y agua caliente?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJESi 24 63%No 8 21%A medias 6 16%TOTAL 38 100%
63%21%
16%1
2
3
235
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
5) Como encontró el estado de su habitación?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJELimpia 38 100%Sucia 0 0%Desarreglada 0 0%TOTAL 38 100%
100%
0%
1
2
3
6) Durante su estadía cómo fue atendido por el personal de enfermería?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJE
Bien 38 100%Regular 0 0%Mal 0 0%TOTAL 38 100%
100%
0%0%
1
2
3
236
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
7) Durante su estadía se mantuvo limpia su habitación?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJESi 38 100%No 0 0%A medias 0 0%TOTAL 38 100%
100%
0%0%
1
2
3
8) Como estuvo la calidad de la comida?
TOTAL 38 100%
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEBuena 34 89%Regular 4 11%Mala 0 0%
89%
11%0%
1
2
3
237
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
9) Los diferentes servicios por usted solicitados fueron atendidos?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEInmedietamente 36 95%Despues de un lar 2 5No fueron atendid
%o 0 0
TOTAL 38 100% %
95%
5%0%
1
2
3
10) Estuvieron sus visitas y acompañantes cómodos?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJESi 36 95%No 0 0%A medias 2 5%TOTAL 38 100%
95%
0%5%
1
2
3
238
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
11) Como calificaría usted la actuación de su medico y/o del equipo quirúrgico?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEBuena 38 100%Regular 0 0%Mala 0 0%TOTAL 38 100%
100%
0%0%
1
2
3
12) Conoce usted que Clínica España cuanta con servicios de Emergencia, Rayos X, Farmacia y Laboratorio las 24 horas del día?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJESi 34 89%No 4 11%TOTAL 38 100%
89%
11%
1
2
239
Cuestionario de Servicios Hospitalarios
13) En general como calificaría usted la atención recibida durante su estadía?
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJEBuena 38 100%Regular 0 0%Mala 0 0%TOTAL 38 100%
100%
0%0%
1
2
3
14) Recomendaría usted los servicios de Clínica España y sus familiares y amigos?
TOTAL 38 100%
RESPUESTAS FRECUENCIA PORCENTAJESi 38 100%No 0 0%Talvez 0 0%
100%
0%0%
1
2
3
240
ANEXO 5: Fotografías de las instalaciones de la Clínica España S.A.
Fotografías de las habitaciones
Fotografía A.1
Fotografía A.2
241
Fotografías de la estación de enfermería
Fotografía A.3
Fotografía A.4
242
Fotografías de las instalaciones
Fotografía A.5
Fotografía A.6
243
