1
EL CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Es un instrumento de control archivístico, que asegura el registro, valoración, selección y conservación de la documentación creada o recibida en el ejercicio de las facultades y actividades de las
unidades administrativas del Tribunal Estatal Electoral.
El cuadro general de disposición documental, se actualizará de manera anual (noviembre) y se llevara a cabo lo siguiente:
1.- Se solicitará a los enlaces de las unidades administrativas, lo revisen con base en el cuadro general de información archivística.
2.- Se recibirán las modificaciones al cuadro por escrito dentro de los primeros diez días posteriores a su actualización.
3.- Se solicitará a los titulares de la entidad la aprobación del cuadro.
4.- Se enviará copia al SEDA en soporte electrónico, a más tardar dentro de los primeros 20 días hábiles del mes de enero. Art.47LEDA
DEFINICIONES: Para efectos del presente documento, además de las definiciones de los artículos 2 y 39 de la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, se entenderá por:
CLAVE: La combinación de letras y números que identifican los expedientes y documentos.
SERIE: correspondiente a las atribuciones de cada unidad administrativas del TEE.
SUBSERIE: correspondiente al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de las atribuciones del TEE.
VALOR ADMINISTRATIVO: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido está directamente relacionado con la organización de la entidad pública.
VALOR LEGAL: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido está directamente relacionado con el funcionamiento de la entidad pública y sirven como testimonio ante la ley.
VALOR CONTABLE: es la condición que tienen los documentos para justificar las operaciones destinadas al control presupuestario.
VALOR HISTÓRICO: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido es relevante e importante que sirve como testimonio y su destino final será un Archivo Histórico
ARCHIVO DE TRÁMITE: Son los documentos activos cuya gestión sigue vigente en la unidad administrativa.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Son los documentos inactivos, pero que su contenido es de consulta esporádica y se conservan hasta su destino final.
ARCHIVO HISTORICO: Son los documentos dignos de memoria institucional y su conservación debe ser permanente.
PLAZO DE CONSERVACIÓN: Tiempo de guarda de un documento atendiendo a su vigencia en el archivo de tramite o concentración.
SELECCIÓN: Proceso práctico de valoración, que diferencia las series a conservar de las que deben eliminarse, o bien una selección parcial.
ELIMINACIÓN: Es la selección de los documentos que haya prescrito el valor de sus datos y registros de su contenido
MUESTREO: Es la selección parcial de determinados documentos en un expedientes de una serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación.
Para la clasificación se basara en lo estipulado por los artículos 5 y 9 del Reglamento Sobre la Clasificación de la Información Pública.
*Para el llenado del cuadro se marcara con una X la característica que corresponda al documento o en su caso la anotación de número u observación necesaria.
2
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: PR - PRESIDENCIA
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
3
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: SG SECRETARIA GENERAL
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
02 RECURSO DE REVISIÓN
03 RECURSO DE INCONFORMIDAD
04 RECURSO DE APELACIÓN
05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES
06 JUICIO LABORAL
SP SESIONES DE PLENO
01 ACTAS DE SESIÓN
02 LIBRO DE ACUERDOS PLENARIOS
03 CONSTANCIA DE SORTEOS
04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA
05 CONVENIOS
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
02 JURISPRUDENCIA
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
4
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
AR ARCHIVO
01 PERIODICOS OFICIALES
5
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: P1- PONENCIA UNO
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
02 RECURSO DE REVISIÓN
03 RECURSO DE INCONFORMIDAD
04 RECURSO DE APELACIÓN
05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES
06 JUICIO LABORAL
SP SESIONES DE PLENO
01 ACTAS DE SESIÓN
04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA
05 CONVENIOS
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
02 JURISPRUDENCIA
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
6
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
7
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: P2- PONENCIA DOS
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
02 RECURSO DE REVISIÓN
03 RECURSO DE INCONFORMIDAD
04 RECURSO DE APELACIÓN
05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES
06 JUICIO LABORAL
SP SESIONES DE PLENO
01 ACTAS DE SESIÓN
04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA
05 CONVENIOS
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
02 JURISPRUDENCIA
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
8
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
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CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: P3- PONENCIA TRES
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
02 RECURSO DE REVISIÓN
03 RECURSO DE INCONFORMIDAD
04 RECURSO DE APELACIÓN
05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES
06 JUICIO LABORAL
SP SESIONES DE PLENO
01 ACTAS DE SESIÓN
04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA
05 CONVENIOS
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
02 JURISPRUDENCIA
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
10
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
11
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: DA- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
02 VISITAS
03 LLAMADAS TELEFONICAS
RH RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES.
01 ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN
02 BITACORAS (AUTOMOVILES PARTICULARES Y OFICIALES)
03 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
12
SERVICIOS
04 CONTRATOS DE SERVICIOS (LUZ, TEL, AGUA, BANCOS)
05 CUENTA PÚBLICA
06 DECLARACIÓN ANUAL DE RIESGOS DE TRABAJO IMSS
07 DECLARACIÓN ANUAL DE SUELDOS Y SALARIOS
08 DOCUMENTOS AUTOMÓVILES
09 EXPEDIENTES DEL PERSONAL
10 ESTADOS FINANCIEROS
11 ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
12 EMISION MENSUAL DE REPORTES EN S.U.A. PARA SU REVISIÓN Y PAGO
13 INVENTARIOS (ALMACEN Y BIENES MUEBLES)
14 NOMBRAMIENTOS
15 NOMINAS (PENSIONADO Y PERSONAL ACTIVO)
16 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
17 PÓLIZAS (CHEQUE, DIARIO Y EGRESOS)
18 PRESUPUESTOS (EGRESOS)
19 RECEPCIÓN DE CÉDULAS DE CUOTAS OBRERO- OBRERO PATRONALES, QUE EMITE EL IMSS MENSUALMENTE
20 RESGUARDOS BIENES MUEBLES
21 VALES ( ALMACEN, GASOLINA)
13
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: IC- INSTITUTO ACADEMICO DEINVESTIGACIONES Y CAPACITACIÓN ELECTORAL
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
IC INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN
01 DIPLOMADOS
02 SEMINARIOS
03 TALLERES
04 CURSOS
05 FOROS
06 CONFERENCIAS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
01 CORRESPONDENCIA
15
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: UI- UNIDAD DE INFORMACIÓN PUBLICA
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
NO NORMATIVIDAD
01 CONSTITUCIONES
03 CÓDIGOS
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
TA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
01 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
02 CATÁLOGOS DE INFORMACIÓN CLASIFICADA
03 ACTAS DE SESIÓN CIC
16
CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: AC- ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
NO NORMATIVIDAD
04 LEYES
05 REGLAMENTOS
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
IG INSTRUMENTOS PARA GESTIÓN DE ARCHIVOS
01 CUADROS GENERALES
02 INVENTARIOS
03 CATÁLOGOS
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CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: AJ- ARCHIVO JUDICIAL ELECTORAL E HISTÓRICO
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN
01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
02 RECURSO DE REVISIÓN
03 RECURSO DE INCONFORMIDAD
04 RECURSO DE APELACIÓN
05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES
06 JUICIO LABORAL
CS COMUNICACIÓN SOCIAL
01 DESPACHOS INFORMATIVOS
02 NOTAS INFORMATIVAS
03 EVENTOS
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
01 TELEGRAMAS
02 TELEFONEMAS
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
06 FAXES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
AR ARCHIVO
01 PERIODICOS OFICIALES
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CUADRO GENERAL DE DISPOSICION DOCUMENTAL
TEE TRIBUNAL ESTATAL ELECTORAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: IN- INFORMATICA
CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
PLAZO DE CONSERVACIÓN VALOR HISTORICO
TECNICAS DE SELECCION OBSERVACIONES
ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO DE
TRAMITE
ARCHIVO CONCENTRACIÓN
TOTAL DE
AÑOS
ELIMINACION CONSERVACION MUESTREO
CG CORRESPONDENCIA GENERAL
03 OFICIOS
04 MEMORANDUMS
05 CIRCULARES
07 CORREOS ELECTRÓNICOS
08 INVITACIONES
LR LIBROS DE REGISTRO
03 LLAMADAS TELEFONICAS
05 PRESTAMOS DE BIBLIOTECA
IN INFORMÁTICA
01 VIDEOS
02 FOTOS
03 SITIO WEB
04 CATALOGO DE LIBROS