SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA
COLECCIÓN FONOGRÁFICA DE LOS EVENTOS
DEL CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN,
DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL
“CARLOS CHÁVEZ” (CENIDIM)
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
Y E S E N I A F L O R E S G E R Ó N I M O
DIRECTORA: Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal
MÉXICO, D. F. 2014
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio ………………………………...………………………....………………………………I
Introducción………………………….…………………………………………………………..III
CAPÍTULO 1
El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
“Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca
1.1 El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos
Chávez” CENIDIM………….…………………………………………………………......1
1.1.1 Antecedentes…………….………………………………………………………..….1
1.1.2 Organización Administrativa………………….…………………………….…..….13
1.1.3 Objetivo y Atribuciones…………………………..…………………….…………..15
1.1.4 Funciones………………………………………...………………………….………17
1.1.5 Fondos y Colecciones Documentales……………………..…………………….23
1.2 La fonoteca del CENIDIM...………………………...………………………………….26
1.2.1 Antecedentes…………………………………...………………………………… 26
1.2.2 Servicios…………………………………………………………………………….27
1.2.3 Usuarios…………………………………………………………………………….27
1.2.4 Publicaciones ……………………………………………………………………..27
CAPÍTULO 2
El proceso de organización en el archivo sonoro
2.1 Organización y administración de un archivo sonoro …...…………………………….29
2.1.1 Identificación………………………………………...………………………….. 31
2.1.2 Clasificación………………………………………...…………………………... 32
2.1.3 Ordenación…………………………………………...…………………………. 34
2.2 Registro y creación del inventario………………………………………………………..36
2.3 Control físico…………………………………………………....………………………… 39
2.4 Organización del local……………………………………………..………………………40
CAPÍTULO 3
Organización de la colección fonográfica del CENIDIM
3.1 Diagnóstico …………………………………………………….…………………………..44
3.2 Proceso de Organización……………………………………….……………………….. 46
3.2.1 Identificación ………………………………………..………………………...47
3.2.2 Clave de Clasificación ……………………………..………………………...53
3.2.3 Método de ordenación……..............................................………………. 55
3.3 Propuesta del Diseño y elaboración del Inventario general ………………..…………59
Conclusiones……………………………………………………………………...…………. 67
Bibliografía…………………………………………………………………….……………….70
Anexos
Anexo 1 Cuadro General de Clasificación Archivística INBA 2012…….…..……... 74
I
Prefacio
Las fonotecas son centros donde se resguardan y conservan documentos sonoros para
que puedan ser consultados como grabaciones sonoras y audiovisuales, entre las que se
encuentran: Cd´s, casetes, Dats, videocasetes, discos de corte directo, entre otros, y a
pesar de su existencia en algunos archivos se mantiene muy poco contacto con estos
soportes, ya sea por falta de conocimientos o por no contar con los recursos necesarios,
algunas veces también es porque no se le da la importancia a este tipo de materiales y
no saber cómo manipularlos, se mantienen apartados de los archivos y no se organizan
para su consulta y difusión, como es el caso de la fonoteca del Centro Nacional de
Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM)
Es por ello que surge mi interés por realizar el presente trabajo, debido a la poca
importancia que se les presta a estos soportes que conforman una fonoteca y también
para conocer más sobre las instituciones que tienen este tipo de materiales, además de
ser un reto para mí, ya que el objetivo de esta investigación es brindar información de los
fonogramas y demostrar que el proceso de organización en estos soportes es el mismo
que se emplean en el soporte tradicional y poder obtener el título de Licenciado en
Archivonomía por la ENBA.
El poder trabajar con una fonoteca me deja una gran satisfacción y la experiencia de
organizar estos materiales que no son impresos y de comprobar que tiene la misma
importancia que los soportes en papel ya que los valores que contiene son los mismos,
aunado a esto se deben difundir para que los investigadores y personas interesadas los
consulten, enriquezcan sus investigaciones y puedan tener el libre acceso a su consulta.
Considero oportuno mencionar que una de las dificultades que tuve, fue que no fue fácil
encontrar a un profesor que quisiera apoyarme con la realización de este trabajo, ya que
en el turno vespertino desconocía de profesores que tuvieran conocimientos en estos
soportes y con los que acudía me mencionaron que no eran expertos que mejor acudiera
a la coordinación para que me dieran informes sobre las líneas de investigación, es por
ello que decidí integrarme a la línea de investigación Archivos Sonoros y Audiovisuales
II
que está a cargo de la Maestra María Mercedes Fernández Carbajal a la cual le doy las
gracias por su apoyo y el tiempo que me brindo.
Me quedo con una gran satisfacción porque el coordinador de documentación y el
encargado de la fonoteca siempre me brindaron la información necesaria para realizar el
proyecto de organización y no me queda más que agradecer al Mtro. Alejandro Gonzales
Castillo y al Ing. Martin Audelo Chicharo por abrirme las puestas de la fonoteca del Centro
Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez”
(CENIDIM) y por todo su apoyo.
III
Introducción
Un documento fonográfico no contiene las mismas características físicas que un
documento en soporte tradicional, para su adecuada conservación es indispensable tener
conocimientos básicos y especializados en los diferentes soportes de la información.
La organización permitirá tener múltiples beneficios, como la accesibilidad a los
documentos, tener un mejor control de ellos y permitir la localización expedita de cada
uno y así poder satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
El presente trabajo fue realizado en la fonoteca del Centro Nacional de Investigación,
Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM), con el propósito de
dar a conocer el proceso de organización aplicado en la colección de los eventos del
CENIDIM.
Una fonoteca es un lugar donde se conservan documentos sonoros para que puedan ser
consultados, por eso se debe de llevar a cabo la organización en la colección fonográfica
de los eventos del CENIDIM para facilitar su búsqueda y consulta expedita de cada una
de las piezas documentales y así poder difundir este acervo a todo público en general.
El CENIDIM resguarda varias colecciones en su fonoteca y algunas de ellas son: Raúl
Hellmer, Henrietta Yurchenco, Gerónimo Baqueiro Fóster, Jesús Bal y Gay, Raúl
Guerrero, entre otros, y en la Sección de Investigaciones musicales del INBA que abarca
el período 1950–2006 se conserva una gran cantidad de grabaciones de música de
concierto y tradicional, así como la de eventos del CENIDIM.
El proceso de organización aplicado a la colección fonográfica de los eventos del
CENIDIM permitirá la elaboración de instrumentos de descripción para que se tenga el
control del acervo además de la elaboración del catálogo en donde se realice la
descripción precisa de cada una de las piezas que conforman la colección.
La presente tesina de integra de tres capítulos, siendo estos:
En el primer capítulo titulado “El Centro Nacional de Investigación, Documentación e
Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca”, se abordan los
IV
antecedentes del CENIDIM, su estructura orgánica, objetivos, atribuciones, funciones, los
fondos y colecciones documentales con los que cuenta la institución, también se
menciona la fonoteca, sus antecedentes y los servicios que proporciona.
En el segundo capítulo denominado “El proceso de organización en el archivo sonoro”
se menciona la teoría que se aplica en el proceso de organización, con el fin de sustentar
la propuesta de organización en la colección de los fonogramas de los eventos del
CENIDIM.
En el tercer capítulo denominado “Organización de la colección fonográfica del CENIDIM”
se incluyen cada una de las actividades que se realizarán para llevar a cabo el proceso
de organización en la colección de fonogramas de los eventos del CENIDIM, de la misma
manera, se dan a conocer las propuestas para la elaboración del inventario general
aplicado a cada uno de los soportes.
También se incluyen las conclusiones a las que se llegó con la elaboración de la presente
investigación, así como la bibliografía que las sustenta y los anexos que la
complementan.
1
CAPÍTULO 1
El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
“Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca
En el presente capítulo se describen los antecedentes del Centro Nacional de
Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) y su
Fonoteca, la estructura orgánica, objetivo, funciones así como sus acervos.
1.1 El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
“Carlos Chávez” CENIDIM
A continuación se dará a conocer de una manera breve la forma en que El Centro
Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez”
CENIDIM fue evolucionando hasta llegar a lo que es el día de hoy.
1.1.1 Antecedentes
Para entender que es el CENIDIM y su procedencia, es necesario conocer su historia.
Los orígenes del Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
Carlos Chávez (CENIDIM) se encuentran desde que:
El Presidente Álvaro Obregón fundó en 1921 la Secretaría de Educación Pública.
Su primer titular fue el escritor José Vasconcelos. La Secretaría se organizó en tres
departamentos: Escolar, Bibliotecas y Bellas Artes, dirigido éste último por el
compositor Carlos Chávez. Vasconcelos propuso la creación del Departamento de
Cultura Indígena y organizó las Misiones Culturales, dos instancias que colaboraron
en el rescate de las manifestaciones artísticas del folklore nacional. Se generó
entonces un gran volumen de documentos sobre música de diversas regiones del
país y se comenzó a transcribir música folklórica. Así, el Departamento de Bellas
Artes publicó, en 1926, el primer trabajo de recopilación de dicha música, que estuvo
a cargo de Concepción Michel1.
1 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. México [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
2
Con lo citado anteriormente se rescata que el CENIDIM es una institución que surge
de la SEP y del departamento de Bellas Artes el cual promovió la creación de archivos
con material recabado en expedientes etnográficas compuesto por documentos
etnográficos, entendemos por Documento etnográfico a aquel:
Generado en el transcurso de una investigación etnográfica. La Etnografía como
modalidad de investigación utiliza múltiples métodos y estrategias y se suele poner
mayor énfasis en las estrategias interactivas: la observación participante, las
entrevistas formales e informales, los instrumentos diseñados por el investigador y
el análisis de toda clase de documento. Los documentos etnográficos generados en
el transcurso de una investigación pueden corresponder a grabaciones sonoras y
audiovisuales, fotografías, cuadernos de campo, cuaderno de notas, entrevistas,
entre otros2.
De acuerdo al concepto se puede entender por un Documento etnográfico como un
documento histórico, ya que por sus características es único y sirve de testimonio y
expresión en el tiempo y espacio de la producción de un investigador o de una institución.
Como tal es susceptible de ser descrito, conservado, difundido y consultado en un
archivo.
Para la creación de estos archivos intervinieron varios compositores de los cuales se
mencionan los siguientes:
“El Departamento de Bellas Artes también promovió la creación de archivos con material
recabado en expediciones etnográficas. En dichas expediciones participaron, entre otros,
el compositor Luis Sandi, Francisco Domínguez, Raúl Guerrero y Roberto Téllez Girón.”3
El departamento de Bellas Artes es una de las Instituciones que le dio origen al CENIDIM
ya que en dicha Institución se resguardó documentación en cuanto a acervos
2ASTUOILLO ROJAS, Cecilia. Manual de procedimiento para la catalogación de documentos patrimoniales históricos y
etnográficos. Red de Archivos y Museos Patrimoniales. 2010. ISBN 978-956-17-0454-1. Pág. 14
3 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
3
fonográficos, Luis Sandi fue un músico, profesor y compositor mexicano del ámbito de la
música clásica.
A Vasconcelos lo sucedió en 1924 Manuel Puig Casauranc. El nuevo secretario
encargó al escritor y músico Rubén M. Campos, la elaboración de textos que
guiaran las investigaciones folklóricas comenzadas en esa década. Publicó entre
varias más, tres obras de gran valor histórico: El folklore y la música mexicana
(1928), El folklore literario de México (1929) y El folklore musical de las ciudades
(1930).
Al comenzar la década de 1930, Higinio Vázquez Santana publicó Historia de la
canción mexicana (1931), que reúne información de distintos estados de la
República. En esa misma época, Carlos Chávez —a la sazón director del
Conservatorio Nacional de Música—, fundó en ese plantel tres academias de
investigación: Música Popular, Historia y Bibliografía y Nuevas Posibilidades
Musicales, a las que invitó a jóvenes investigadores cuyos frutos guiarían en
diversos terrenos el quehacer de la musicología mexicana. Cabe mencionar a Luis
Sandi, a Eduardo Hernández Moncada, a Jesús C. Romero, a Gerónimo Baqueiro
Fóster y a Vicente T. Mendoza, autor de Romance y corrido (1939), de Folklore de
San Pedro Sierra Gorda (1952) y de Panorama de la música tradicional de México
(1956), entre muchas obras4.
Es importante mencionar que hoy en día en la fonoteca del CENIDIM aún se resguardan
las colecciones de los investigadores Carlos Chávez y Gerónimo Baqueiro Fóster, los
cuales colaboraron con el proyecto en musicología mexicana y el acervo fue donado al
CENIDIM y poder ser consultada por los investigadores.
De los trabajos más relevantes que se pueden encontrar es del compositor Gabriel
Saldívar, ya que tiene que ver con la investigación de la música en México.
“Uno más de los trabajos significativos sobre investigación musical fue publicado en 1934:
Historia de la música en México, de Gabriel Saldívar, edición patrocinada por el
Departamento de Música de Bellas Artes.”5
4 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm 5 Ibídem
4
Gabriel Saldívar fue un director coral durante más de cuatro décadas, él se dedicó a la
música, “en su libro Historia de la música en México, publicado en 1934, Gabriel Saldívar
dedica algunas observaciones sobre la incidencia africana en géneros tradicionales
coloniales y postcoloniales presentes hasta nuestros días, como el son, el jarabe y el
huapango, entre otros”.6 Este libro tuvo gran relevancia, ya que en él se encuentra toda
la historia en cuanto al surgimiento de la música en México desde la época colonial y de
los instrumentos musicales utilizados por las culturas prehispánicas.
El interés hacia la investigación musical en otra vertiente, tuvo al finalizar la década
de 1930 a la ciudad de Morelia, Michoacán, como su principal eje. El compositor,
director y organista Miguel Bernal Jiménez —después de estudiar música sacra en
Roma—, incursionó por vez primera de forma sistemática en el mundo de la música
colonial de México. Así, descubrió en 1934 el Archivo Musical del Colegio de Santa
Rosa de Santa María de Valladolid, y con parte de ese material transcrito por él y
varios de sus alumnos, organizó en 1939 el primer concierto de música novohispana
en México. Cobijó esta investigación la Escuela de Música Sagrada de Morelia, de
la que el compositor era director artístico. Curiosamente, el Dr. Francisco Curt Lange
estaba en nuestro país durante aquel año. Él y Bernal Jiménez fueron pioneros en
Latinoamérica: ambos llevaron a cabo las primeras investigaciones sobre música
en la "época de la dominación española". Junto con Bernal Jiménez, otros dos
compositores se deleitaron con la música virreinal: Manuel M. Ponce y Jesús
Estrada, tres músicos católicos que reivindicaron a un tiempo la música antigua y la
vertiente hispana del nacionalismo mexicano7.
Durante esta década la investigación en música y archivos fonográficos se comienza a
dar a conocer ya que en la actualidad tenemos la idea errónea de pensar que estos
acervos especiales por así mencionarlos apenas se están contemplando o es tema
nuevo, pero en realidad no es así.
6 COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ. Gabriel Saldívar, el primer lazo de
México con la influencia africana. México [En Línea]. consultado [13-octubre 2013] disponible web en:
http://www.comsocialver.gob.mx/2012/08/10/gabriel-saldivar-el-primer-lazo-de-mexico-con-la-influencia-africana/ 7 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
5
Durante la década de 1940, la Secretaría de Educación Pública siguió
enriqueciendo sus funciones. En 1945, la Dirección General de Educación Estética
organizó la Comisión de Folklore, que estuvo a cargo del músico español Baltasar
Samper y, al comenzar el año siguiente y por iniciativa del compositor Luis Sandi,
se creó en el seno del Departamento de Música la Sección de Investigaciones
Musicales. Ésta tuvo dos ramas: Investigación folklórica y Música Culta. 1946
terminó felizmente al crearse, por Decreto Presidencial, el Instituto Nacional de
Bellas Artes8.
Durante la década de 1940, la Secretaría de Educación Pública enriqueció sus funciones
y es en donde por decreto se da a conocer al INBA (Instituto Nacional de Bellas Artes),
esta parte es importante ya que el CENIDIM depende del INBA.
“La anterior Sección de Investigaciones Musicales de la Secretaría de Educación Pública
continuó sus labores, pero ahora estando al frente de ella el compositor español Jesús
Bal y Gay”.9
Jesús Bal y Gay, además de ser un compositor Español en México se constituyó en uno
de los pilares de la cultura musical y desarrolló una labor como musicólogo, ensayista,
traductor, colaborador en prensa y compositor, entre muchas otras actividades, que le
convirtieron en referente de la vida musical mexicana, además participó en la radio y en
el departamento de investigaciones musicales de la Universidad Autónoma, y colabora
como crítico musical en El Universal y en el Excélsior.
Entre las funciones de la Sección de Investigaciones Musicales del Instituto
Nacional de Bellas Artes, y de acuerdo con el Informe de Labores 1947-1948, están
las siguientes: 1. Hacer investigación sobre la música folklórica mexicana. 2. Hacer
investigación sobre la música culta mexicana antigua. 3. Formar los archivos
correspondientes. 4. Difundir ambos géneros de música, a través de la publicación
de los trabajos producidos en cada Subsección10.
8 Ibídem
9 Ibídem
10 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
6
Dichas funciones realizadas por el INBA en la actualidad son las que realiza el CENIDIM,
ya que es el Centro que se encarga de la investigación musical, no solo mexicana sino
también internacional.
Baltasar Samper fue jefe de la Subsección de Folklore; Jesús Bal y Gay asumió
también la responsabilidad de la Subsección de Música Culta; el organista y
compositor Julián Zúñiga (en un tiempo organista de la Basílica de Guadalupe) fue
transcriptor; Raúl Hellmer, folklorista; el director de orquesta Luis Herrera de la
Fuente revisó la música para el archivo de folklore y Braulio Muñoz fue copista11.
En cuanto a la investigación musical siempre han estado al frente los musicólogos más
destacados o mejor documentados para la elaboración de investigaciones en cuanto la
música folklore.
La Subsección de Folklore organizó un rico archivo folklórico musical, creó un
laboratorio de grabaciones, un departamento de audiotranscripciones y una
fonoteca, que, además de resguardar las colecciones del Instituto, conservó copias
de los 97 discos grabados por Henrietta Yurchenco al comenzar la década de 1940.
Durante ese periodo se publicó: Investigación folklórica de México. En 1962 se
comenzó a editar la colección "Materiales", con información y transcripciones
realizadas en trabajos de campo llevados a cabo entre 1931 y 193812.
Cabe señalar que en la fonoteca del CENIDIM aún se cuenta con una colección del
Henrietta Yurchenco, es interesante lo mencionado en el párrafo anterior ya que se
refiere a la organización de un archivo Folklórico desde hace años atrás y lo que hoy en
día se encuentra en la fonoteca del CENIDIM no cuenta con ningún tipo de organización.
11 Ibídem
12 Ibídem
7
Del archivo de la Subsección de Música Culta se desconoce el paradero. Sin
embargo, se conserva un testimonio del trabajo realizado en ella: el primer volumen
del Tesoro de la Música Polifónica en México: El códice del Convento del Carmen,
publicado en 1952. Las transcripciones y notas son de Jesús Bal y Gay y la
introducción de Carlos Chávez. Ese mismo año se publicó Música folklórica
mexicana: Inventario de discos grabados por la Sección de Investigaciones
Musicales del INBA, que da cuenta del vasto trabajo realizado entre 1947 y 1952
por Raúl Hellmer, es decir, durante el gobierno del Presidente Miguel Alemán.
Para 1966 la percusionista Carmen Sordo Sodi era Jefe de la Sección de
Investigaciones Musicales, institución en la que permaneció un poco más de una
década. Durante aquel año, organizó la Primera Exposición de Instrumentos
Musicales Mexicanos; en 1969, la Primera Exposición Internacional de Instrumentos
Musicales y entre 1968 y 1971, cuatro Cursos de Folklore Internacional13.
Durante este tiempo se recabó información musical que comprende a lo que es
actualmente el CENIDIM, en ese entonces ella apenas iba a considerar la creación de
esta institución el cual sólo se encargaría de documentación e información musical.
Además de lo anterior, ella también contribuyó al rescate de la Colección Jesús Sánchez
Garza cuando estaba a punto de ser embarcada y vendida en el extranjero; es otro hecho
que la liga a la historia de la Colección y de la musicología mexicana. Gracias a su audaz
intervención (pues logró el apoyo gubernamental para detener al avión en el que los
manuscritos dejarían el territorio mexicano), en 1968 el Instituto Nacional de Bellas Artes
adquirió la mitad de los mismos, ya que el resto fue vendido en dólares. La Ley de
Defensa de Obras Artísticas de Patrimonio Nacional, tuvo que hacer aparición para
detener a tiempo la total pérdida de esos papeles de música provenientes de la época
virreinal, que pertenecieron al Convento de Monjas Concepcionistas de la Santísima
Trinidad, en la ciudad de Puebla de los Ángeles14.
Como se puede apreciar, la investigación en cuanto a documentación fonográfica desde
años atrás ha sido poco valorada, no sólo como patrimonio nacional sino también como
historia de la música mexicana, lamentablemente muchos ciudadanos ni siquiera saben
que existen estos acervos en nuestro país.
13 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
14 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
8
Después de casi treinta años de labor constante en la Sección de Investigaciones
Musicales del Instituto Nacional de Bellas Artes, este trabajo fue asumido en 1974 por el
Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical (CENIDIM),
adscrito al mismo Instituto.
Fundado en 1974 por Decreto Presidencial, Carmen Sordo Sodi había propuesto su
creación un año antes (el 16 de agosto de 1973), durante el Congreso Nacional
Extraordinario de Música celebrado en la ciudad de México15.
El CENIDIM surge a partir de 1974 para tomar las funciones de investigación y
documentación musical las cuales realizaba el Instituto Nacional de Bellas Artes y desde
esta fecha surge el Archivo Histórico como también algunas colecciones fonográfica, ya
que la percusionista Carmen Sordo Sodi realiza varias investigaciones y son donadas a
los fonogramas del CENIDIM.
No se ha ponderado suficientemente ese Congreso Extraordinario ni la ponencia
oficial que presentó Carmen Sordo Sodi, titulada "Para la creación del Centro
Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical". Sin embargo,
alcanzar los objetivos propuestos por ella en 1973 ha significado para la música
mexicana un avance incuestionable.
A partir de entonces la misión del CENIDIM, heredada en gran medida de la Sección
de Investigaciones Musicales, es el conocimiento de las músicas de México y su
rescate, conservación y divulgación16.
El CENIDIM es la institución encargada de salvaguardar el patrimonio musical de México,
es por ello que debería contar con los mejores recursos para poder lograr sus objetivos
de rescate documental en los distintos soportes que conforman una fonoteca para poder
conservarlos y difundirlos a toda la sociedad y no sólo a investigadores.
“La primera Directora del Centro fue Carmen Sordo Sodi (1974-1978). Ella comenzó un
arduo trabajo de ordenamiento e incrementó la Colección de Instrumentos Musicales,
15 Ibídem
16 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
9
mediante donaciones de embajadas en México, entre otras actividades. Con poquísimos
recursos económicos y escaso personal, hizo frente al magno reto de dirigir el primer
centro de investigación nacional.”17
En realidad hasta le fecha de hoy se cuenta con poco personal y muy escasos recursos
económicos, además de que el acervo fonográfico no se encuentra organizado.
“El segundo Director del CENIDIM fue el compositor y violinista Manuel Enríquez (1978-
1985). Organizó el Taller de Composición, el Laboratorio de Música Electroacústica, el
Foro de Música Nueva, el Festival de Música y Danzas Autóctonas y el Ciclo de
Conferencias y Conciertos Panorama de la Música Virreinal en Latinoamérica. En esta
época el CENIDIM recibió el nombre de Carlos Chávez.”18
En estas fechas es cuando el centro adquiere su nombre completo como lo tiene hasta
el día de hoy Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
“Carlos Chávez” (CENIDIM).
“La oboísta y musicóloga Leonora Saavedra fue la tercera Directora (1985-1988). Durante
su gestión, el Taller de Composición, el Laboratorio de Música Electroacústica y el Área
de Investigación Experimental fueron transferidos al Conservatorio Nacional de Música.
El CENIDIM participó en congresos y proyectos de documentación internacionales. En
este periodo se publicó el Boletín CENIDIM, que alcanzó ocho números.”19
Dichos boletines se conservan para la consulta que realizan investigadores y personal
del mismo Centro.
El cuarto Director del Centro fue el compositor e historiador Luis Jaime Cortéz
(1988-1994). Impulsó las investigaciones sobre los diferentes periodos de la historia
de la música mexicana y la impartición de cursos para el fortalecimiento académico
de los investigadores. Coadyuvó a la construcción de nuestra memoria musical a
través de un gran número de publicaciones. Destacan las ediciones facsimilares de
libros, revistas y partituras.
17 Ibídem
18 Ibídem
19 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
10
José Antonio Robles Cahero, historiador y guitarrista, fue el quinto director del
CENIDIM (1994-2002). Su gestión se caracterizó por haber llevado a cabo un
reordenamiento académico y una vinculación con instituciones extranjeras.
Organizó el Encuentro Internacional de Músicas del Mundo. Instituyó en 1996 la
Cátedra Jesús C. Romero, que anualmente ha estado a cargo de un reconocido
investigador. El primero en impartirla fue Robert Stevenson20.
Durante este tiempo el CENIDIM se fue desenvolviendo más en investigaciones y
difusión, además de realizar convenios con instituciones extranjeras y de esta manera,
lograr que el Centro se diera a conocer de manera nacional e internacionalmente.
La historiadora y flautista Lorena Díaz Núñez fue la sexta directora (2002-2006).
Instituyó en 2004 el Foro Nacional sobre Música Mexicana, que se realiza en
distintas ciudades de la República. Asimismo, el ciclo de charlas "Los compositores
y su música: audiciones guiadas" y las mesas redondas "Vida y obra de nuestros
compositores". Dio un especial cuidado a la conservación y organización de los
acervos que custodia el CENIDIM. Dirigió el proyecto del Museo Virtual de la
Colección de Instrumentos Musicales del CENIDIM, el séptimo director, para el
periodo 2006-2010, es el compositor y pianista Eugenio Delgado Parra21.
Mientras estuvo en la dirección la Maestra Lorena Díaz Núñez se sugiere la parte de
organización y conservación de los acervos que resguarda el CENIDIM, debido a los
cambios de inmuebles que ha tenido el Centro no se puede mantener Organizado los
acervos, es por eso que siempre se tiene que iniciar desde un principio con el proceso
de organización
“A partir de 1994 se ocupa los pisos séptimo y octavo de la Torre de Investigación del
Centro Nacional de las Artes (CENART), una gran obra cultural organizada con proyectos
20 Ibídem
21 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
11
de renombrados arquitectos y artistas mexicanos, entre los cuales Ricardo Legorreta fue
el autor de la mencionada Torre.”22
Desde entonces el CENIDIM cuenta con estas instalaciones físicas hasta el día de hoy
las cuales fueron adaptadas para conservación de este material fonográfico.
El CENART está ubicado al sur de la ciudad de México en Río Churubusco No.79, Col.
Country Club, delegación Coyoacán, México, D.F. en la Torre de investigación. “En la
misma Torre se localizan los otros tres centros nacionales de investigación artística del
Instituto Nacional de Bellas Artes y el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes:”23
Estos son los centros de Danza, Teatro y Artes Plásticas. El CENART alberga también a
cinco escuelas superiores de arte: música, pintura, danza, cine y teatro; un centro
multimedia, teatros, foros, una galería y la teatros, foros, una galería y la Biblioteca de las
Artes.
El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical Carlos
Chávez, cuenta con una plantilla de académicos, personal administrativo y directivo,
organizado en tres Coordinaciones: de Investigación, Documentación e Información, el
Departamento Administrativo, la Subdirección, y la Dirección.
“El CENIDIM custodia los siguientes acervos: el Archivo Baqueiro Fóster, el Archivo
Histórico, la Colección Jesús Sánchez Garza, la Colección de Instrumentos Musicales, la
Colección Martínez del Villar y Masson y la Fonoteca, así como los otros acervos del
centro depositados en comodato en la Biblioteca de las Artes.”24
Más adelante se mencionará de manera detallada cada uno de los acervos.
“El CENIDIM ha realizado numerosas publicaciones y producido grabaciones en varios
soportes como grabaciones en cintas magnéticas, cd´s, DVD, entre otros más.”25
22 Ibídem
23 Ibídem
24 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del
CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
25 Ibídem
12
Estas grabaciones son parte de las colecciones que conforma el Archivo Fonográfico del
CENIDIM.
También se ocupa del resguardo, conservación y mantenimiento de varios acervos,
entre los cuales destacan: Archivo Baqueiro Fóster, Archivo Histórico del CENIDIM,
Colección Jesús Sánchez Garza, Colección del Jazz del CENIDIM, Colección de
Instrumentos Musicales y Colección de Cintas Magnetofónicas del CENIDIM.
Dichos acervos, de gran valor para el estudio de la música en México, están
integrados por documentos en varios soportes: correspondencia personal,
manuscritos y partituras originales, programas de mano, fotografías, grabaciones
inéditas, etcétera26.
Como bien se puede apreciar, el CENIDIM cuenta con varias colecciones en distintos
soportes, de los cuales se desconocen su estado de organización, conservación,
volumen documental, tipología, ni tampoco de las cintas magnéticas.
En el CENIDIM se realizan diversos proyectos para conservar, preservar y clasificar los
fondos, y por el momento se encuentra en proceso de elaboración los instrumentos de
consulta como catálogos, guías e inventarios para facilitar la búsqueda de información
que solicitan los investigadores y usuarios especializados.
Como bien se acaba de mencionar en este apartado de antecedentes del CENIDIM, el
Centro surge desde la Secretaria de Educación Pública y a su vez depende del Consejo
Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) y del Instituto Nacional de Bellas
Artes (INBA).
26 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”.
Documentación. México [en Línea]. consultado [02 julio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/documentacion.htm
13
1.1.2 Organización Administrativa
El organigrama del CENIDIM, se conforma de las siguientes áreas:
Subdirección General de Educación e Investigación Artísticas
Dirección del CENIDIM “Carlos Chávez
Subdirección
Coordinación de Investigación
Coordinación de Documentación (en esta área es en donde se encuentra el
Archivo Fonográfico del CENIDIM, como se puede apreciar el Archivo no se
encuentra incluido dentro del organigrama),
Coordinación de Información y Difusión
Departamento Administrativo
La estructura orgánica del CENIDIM se encuentra conformada por 1 Subdirección
General de Educación e Investigación Artísticas que es en donde se encuentra 1
Dirección, 1 Subdirección, 3 Coordinaciones y 1 Departamento Administrativo, cada área
administrativa tiene sus propias funciones.
14
“Organigrama funcional
Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical
(CENIDIM) “Carlos Chávez”27
Se le considera organigrama funcional porque muestra además de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de cada departamento
27 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. Organigrama del CENIDIM. pág.29
Subdirección General de Educación e Investigación
Artísticas
Dirección del CENIDIM"Carlos
Chavez"
Subdirección
Coordinación de I
nvestigación
Coordinación de Documentación
Fonoteca del CENIDIM
Coordinación de Información y Difusión
Departamento Administrativo
15
1.1.3 Objetivo y Atribuciones
Cada institución tiene uno o varios objetivos por cumplir, el objetivo es todo aquello que
hace referencia al objeto en sí mismo, es decir, es una meta o finalidad a cumplir para
la que se disponen medios determinados.
A continuación se mencionará el objetivo general y las atribuciones que tienen el
CENIDIM.
Objetivo General: “Impulsar desde una perspectiva nacional la investigación,
documentación e información de y sobre la música de México en todas sus
manifestaciones, procurando la formación, organización y preservación de su memoria
documental, proporcionando asesoría e información especializadas y difundiendo
mediante actividades académicas los resultados de sus investigaciones.”28
El objetivo del CENIDIM consiste en poder realizar nuevas investigaciones en cuanto a
música en forma general, además de organizar la fonoteca para poder conservar la
memoria musical y de esta forma proporcionar el mejor servicio a los investigadores y
usuarios considerando que se deben contemplar los instrumentos de descripción para
una consulta más expedita.
Las atribuciones que le corresponden al Centro Nacional de Investigación,
Documentación e Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez” son:
Artículo 2° de la Ley que crea el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.- El
Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura dependerá de la Secretaría de
Educación Pública y tendrá las siguientes finalidades:
I.- El cultivo, fomento, estímulo, creación e investigación de las bellas artes en las
ramas de la música, las artes plásticas, las artes dramáticas y la danza, las bellas
letras en todos sus géneros y la arquitectura.
II.- La organización y desarrollo de la educación profesional en todas las ramas de
las Bellas Artes; de la educación artística y literaria comprendida en la educación
28
CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. pág. 9
16
general que se imparte en los establecimientos de enseñanza preescolar, primaria
y de segunda enseñanza y normal.
Para la coordinación, planeación, organización y funcionamiento de la finalidad a
que se contrae el presente inciso, se creará un Consejo técnico Pedagógico como
órgano del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, que bajo la presidencia de
su director se integrará con representantes de las dependencias técnicas
correspondientes de la Secretaría de Educación Pública y con representantes de
las dependencias también técnicas del propio Instituto.
III.- El fomento, la organización y la difusión de las Bellas Artes, inclusive las bellas
letras, por todos los medios posibles y orientadas esta última hacia el público en
general y en especial hacia las clases populares y la población escolar.
V.- Las demás que en forma directa o derivada le correspondan en los términos de
esta Ley y de las que resultaren aplicables.
Artículo 182 de las Bases Generales que Regulan la Educación y la Investigación
Artísticas del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.- El personal de cada
Centro deberá cumplir con las disposiciones contenidas en este ordenamiento sin
perjuicio de las establecidas en la normatividad vigente para el Instituto en cada uno
de su ámbitos29.
Como bien se acaba de mencionar, las atribuciones del CENIDIM consisten en
fomentar el desarrollo en las investigaciones en todo lo que tenga que ver con el
arte incluyendo a la música, esto mediante la difusión de las artes a todo público en
general principalmente al escolar desde el nivel básico hasta nivel superior.
29 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. Pág. 17
17
1.1.4 Funciones
Las funciones que tiene asignadas la Dirección del Centro Nacional De Investigación,
Documentación E Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez” son las siguientes:
Dirigir la realización de las labores académicas técnicas y administrativas del
Centro de trabajo, en concordancia con la políticas establecidas por las
instancias correspondientes y de establecer vínculos entre la comunidad
artística y de investigación
Autorizar y proponer los proyectos y líneas de investigación para asegurar que
se proporcione información actualizada y de interés a la comunidad
Autorizar y supervisar los procesos administrativos que respaldan las
actividades académicas, para el adecuado funcionamiento del Centro de
Investigación
Proponer al Comité Editorial los productos de investigación que pudieran ser
publicados, tantos los realizados por el Instituto Nacional de Bellas Artes y
Literatura (INBAL) como a través de coediciones con otras instancias públicas o
privadas para incrementar el acervo documental del Centro
Presidir las sesiones del Consejo Académico, a fin de autorizar los proyectos y
actividades de investigación
Proponer y supervisar el desarrollo de diplomados, seminarios y cursos de
actualización, con la finalidad de estimular la vida colegiada y continuar elevando
el nivel de los resultados de investigación
Dirigir y supervisar las actividades concernientes a la documentación y la
conservación del acervo documental del Centro de Investigación y salvaguardar
las investigaciones del patrimonio documental, garantizando las condiciones
idóneas para su uso y archivo
Controlar y supervisar que el presupuesto autorizado para el Centro de
Investigación se ejerza de acuerdo con los lineamientos establecidos
Elaborar el programa operativo anual, a fin de garantizar el cumplimiento de las
funciones del Centro y controlar el ejercicio del presupuesto para comprobar
gastos
Coordinar y supervisar las actividades que desarrollan las áreas que dependen
de esta Dirección en línea directa
Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
que sean acordes con las antes descritas30.
30 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. Págs.19-20
18
Las funciones son las actividades que realiza la institución y las del CENIDIM se resumen
en la elaboración de nuevas investigaciones para poder brindar a los usuarios
información actualizada, fortalecer las actividades administrativas para el adecuado
funcionamiento del centro, incrementar el acervo documental mediante las
investigaciones y publicaciones, conservar y salvaguardar el acervo documental con el
que se cuenta y administrar el presupuesto para la elaboración de sus propias funciones.
Las funciones que le corresponden a la Subdirección son las siguientes:
1. Informar al coordinador de investigación y al personal académico sobre la
normatividad vigente que regula al Centro de Investigación.
2. Coadyuvar con las Coordinaciones en la supervisión del estado que guardan las
investigaciones, para que los textos finales y resultados parciales se obtengan
en tiempo conforme a la normatividad.
3. Coadyuvar con la Dirección del Centro en la supervisión de las investigaciones
que se llevan a cabo en el Centro, así como la publicación y difusión de los
resultados de las mismas entre la comunidad interesada.
4. Coadyuvar con la Dirección del Centro los proyectos y actividades de
documentación, para crear e incrementar el acervo cultural del Centro.
5. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan las Coordinaciones y el
Departamento adscrito a esta Subdirección.
6. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
y que sean acordes con las antes descritas31.
La subdirección es la que se encarga de informar la normatividad vigente con la que se
debe regular el CENIDIM además de supervisar cada una de las investigaciones para
que se obtengan en tiempo y forma y de esta manera contribuir al incremento del acervo
documental del Centro de investigación.
31 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. pág. 21
19
La Coordinación de Investigación tiene las siguientes funciones:
1. Asegurar la aplicación y cumplimiento de los lineamientos para los procesos de
investigación del Centro
2. Asegurar la aplicación de los lineamientos vigentes en cuanto a la definición de
anteproyectos de investigación
3. Revisar que los anteproyectos cumplan con los siguientes puntos observados
en los lineamientos :objetivo, metas, metodología, técnica, etapas, cronogramas,
tipo de producto, fuentes y factibilidad institucional, hacer las observaciones
necesarias a los anteproyectos y una vez aprobados, turnarlos al Consejo
Académico.
4. Dar seguimiento a las investigaciones en curso a través de los informes
trimestrales y los cronogramas establecidos por el investigador.
5. Realizar entrevistas trimestrales con los investigadores a fin de conocer el
avance de sus proyectos.
6. Asesorar y apoyar permanentemente cada proyecto de investigación, al Director
del Centro y a las instancias del INBAL que así lo soliciten.
7. Coordinar las actividades académicas de los investigadores asignados.
8. Informar regularmente a los investigadores sobre las invitaciones recibidas en
este Centro a participar en diversas actividades académicas.
9. Proponer a la Dirección del Centro, acciones de capacitación y extensión para
el fortalecimiento de la vida académica (cursos, talleres, conferencias,
seminarios, coloquios, congresos).
10. Asistir a las reuniones del Consejo Académico con voz y voto y fungir como
Secretario Técnico del Consejo: levantar las actas de las sesiones y mantener
actualizado el archivo correspondiente y realizar el seguimiento de los acuerdos
del consejo académico.
11. Presentar anualmente propuesta de plan de trabajo para su integración al
programa operativo anual del Centro.
12. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y personal adscrito
al área.
13. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
y que sean acordes con las antes descritas32.
32 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. págs. 22-23
20
La coordinación de investigación se encarga de supervisar cada una de las
investigaciones y proyectos que se realizan con el fin de cumplir con los lineamientos
establecidos en el Centro y la supervisión de cada uno de los investigadores con el fin de
ver los avances que se obtienen de los proyectos.
Las funciones que le corresponden a la Coordinación de Documentación son las
siguientes:
1. Coordinar las estrategias y mecanismos que favorezcan la conservación de las
colecciones con que cuenta el Centro para la correcta salvaguarda de los
materiales que conforman el patrimonio documental.
2. Gestionar los recursos y acciones necesarias para la adquisición, estabilidad,
catalogación y uso del patrimonio documental del Centro.
3. Aplicar las normas, políticas y criterios establecidos por especialistas para la
conservación física e integridad del patrimonio documental del Centro.
4. Elaborar propuestas de plan de trabajo para su integración dentro del programa
operativo anual del Centro.
5. Supervisar el cumplimiento de las metas establecidas por la coordinación de
documentación en el Programa Operativo Anual y planear los tiempos y
recursos asignados para el logro de resultados en tiempo y forma.
6. Coordinar, evaluar y supervisar las funciones del personal que custodia y maneja
las colecciones del Centro para el puntual cumplimiento de sus actividades y
tareas asignadas.
7. Coordinar y programar actividades y tareas conjuntamente con el personal de
documentación de acuerdo al plan de trabajo anual y revisar de forma ordenada
y oportuna, cada uno de los proyectos permanentes y temporales.
8. Promover de acuerdo a las necesidades específicas del área, la capacitación del
personal a través cursos y talleres que permitan el fortalecimiento académico y
técnico del área de documentación.
9. Sugerir a través de propuestas específicas la adquisición de material
bibliohemerográfico actualizado.
10. Promover el conocimiento de nuevas técnicas, estrategias y herramientas en el
campo de la documentación musical y propiciar la discusión sobre temas de
documentación musical entre el personal de la coordinación de documentación
y el resto de los investigadores del Centro.
11. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y el personal
adscrito al área.
21
12. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
y que sean acordes con las antes descritas33.
La fonoteca del CENIDIM se encuentra a cargo de la Coordinación de documentación la
cual tiene por funciones la conservación de cada una de las colecciones con las que
cuenta para una adecuada organización y difusión de los mismos, también es la
encargada de la elaboración de los instrumentos de descripción para su posterior
consulta.
Esta coordinación es la que se encarga de todo lo relacionado a la documentación e
investigación y de aplicar las normas, políticas y todos los criterios existentes para la
conservación de la documentación con la que cuenta, también supervisa al personal
encargado de la salvaguarda de estos acervos y de su actualización en cursos, talleres,
entre otros.
Las funciones de la Coordinación de Información y Difusión son las siguientes:
1. Resguardar y distribuir las publicaciones del Centro de Investigación (libros,
revistas, partituras y grabaciones).
2. Apoyar en la organización de cursos, talleres, seminarios, cátedras, congresos,
coloquios y conferencias para investigadores, músicos, maestros y estudiantes
de música.
3. Supervisar la actualización del inventario de publicaciones del Centro.
4. Administrar la venta, donaciones e intercambios de las publicaciones editadas
por el Centro de Investigación.
5. Control y envió de donaciones e intercambios con instituciones académicas y
culturales de nivel medio superior a nivel nacional e internacional de las
publicaciones del Centro de Investigación.
6. Elaboración de carteles, volantes y programas de mano de las actividades
académicas organizadas por el Centro de Investigación.
7. Elaboración y envío de boletines de prensa a los medios de comunicación para
la difusión de las actividades académicas.
33 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. págs. 24.25
22
8. Atención personalizada, vía correo electrónico y telefónico a músicos,
investigadores estudiantes de música y profesionales de disciplinas afines.
9. Brindar informes a investigadores, docentes, estudiantes y público en general
interesados en música y publicaciones sobre música mexicana.
10. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y personal adscrito
al área.
11. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
y que sean acordes con las antes descritas34.
La coordinación de información y difusión es la que se encarga del resguardo y difusión
de las publicaciones que realiza el CENIDIM en cuanto a partituras, revistas, libros,
grabaciones, etc.; a su vez organiza los eventos que se llevan a cabo y de la difusión de
los mismos, de la elaboración de los programas de mano y carteles de las actividades
que se elaboran en el Centro y lo más importante da atención a los usuarios para la
consulta de cualquiera de estos materiales.
El Departamento administrativo tiene las siguientes funciones:
1. Administrar los recursos humanos para optimizar su rendimiento en el Centro de
Investigación, asimismo los trámites relativos al ingreso, permanencia y egreso
del personal de investigación, administrativo o de servicios profesionales que
permita el control de recurso humano.
2. Elaborar y tramitar solicitudes de recursos materiales ante las instancias
correspondientes para el cumplimiento de los programas del Centro de
Investigación.
3. Programar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las
instalaciones, mobiliario y equipo del Centro de Investigación, para optimizar su
funcionamiento.
4. Elaborar el programa Operativo anual de gato financiero para el Centro de
Investigación así como optimizar los recursos para elaborar las metas
programadas.
5. Realizar las comprobaciones de presupuesto para la rendición de cuentas en el
manejo de los recursos financieros.
34 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. págs. 26-27
23
6. Controlar el inventario de los bienes asignados al Centro de Investigación en lo
referente a altas y bajas de los bienes muebles del Centro.
7. Asegurar que las altas, bajas o transferencias de bienes muebles se sujeten a
los procesos establecidos para su reporte a la Dirección de Recursos materiales.
8. Requisitar las células censales para asignar el resguardo de los bienes muebles
al personal.
9. Asegurar que se dé cumplimiento a las leyes, normas y lineamientos en materia
de administración de recursos para la administración pública federal.
10. Asegurar la aplicación de la legislación vigente en cuanto a movimientos de
personal para su ingreso, permanecía o egreso con forme al tipo de contratación.
11. Asegurar la aplicación de la legislación vigente para las adquisiciones,
arrendamientos y servicios del sector público.
12. Asegurar la aplicación de la legislación vigente referente al presupuesto,
contabilidad y gasto público para el manejo del recurso financiero.
13. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y personal adscrito
al área.
14. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior
y que sean acordes con las antes descritas35.
Por último se encuentra el departamento administrativo el cual se encarga de la
supervisión de los recursos con los que cuenta el Centro para su mejor funcionamiento.
1.1.5 Fondos y Colecciones Documentales
El CENIDIM cuenta con el área de coordinación documental la cual se encarga de
supervisar todo lo que tenga que ver con la documentación musical:
Partituras
Música (folclórica, regional, clásica, opera, entre otras más)
No cuenta con catálogos, bibliografías o instrumento de consulta para las colecciones de
fonogramas, esto porque carecen personal especializado para elaborar estos
instrumentos.
Entre los acervos que resguarda el Centro Nacional de Investigación, Documentación e
Información Musical “Carlos Chávez” CENIDIM, se encuentran:
35 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Manual de Funciones Específicas. págs. 28-29
24
Archivo Baqueiro Fóster:
Está conformado por gran parte del archivo personal del investigador mexicano
Gerónimo Baqueiro Fóster. Fue donado al CENIDIM por la maestra Eloísa Ruiz
viuda de Baqueiro Fóster en 1983. Su documentación se concentra básicamente
entre los años 1854–1985, y está integrado por correspondencia, oficios,
fotografías, programas de mano, recortes hemerográficos, textos, partituras y otros
documentos reunidos por Gerónimo Baqueiro Fóster y Eloísa Ruiz. Se encuentra
en proceso de catalogación36.
Es un archivo personal y su acervo está conformado por diferentes soportes y tipologías,
se encuentra organizado y actualmente está en proceso de catalogación.
Archivo Histórico del CENIDIM:
Reúne documentación proveniente del Departamento de Música de Bellas Artes, de
la Sección de Investigaciones Musicales de la SEP y del CENIDIM concentrada
entre los años 1930 y 1985. Contiene diversos documentos sobre folklore musical
en México, entre ellos: oficios, correspondencia, fotografías, partituras, diarios e
informes de investigaciones de campo, grabaciones, artículos. El archivo se
encuentra en proceso de catalogación y conservación preventiva37.
El archivo histórico del CENIDIM en realidad es una colección, ya que la encargada del
Archivo menciona que la documentación no sólo es del CENIDIM, sino de algunos
músicos, biografía de compositores, la mayoría de los soportes que lo integran se ha
obtenido por donación, la mayor parte son fotografías y también cuenta con documentos
de investigadores, toda esta documentación no presenta alguna organización de acuerdo
al principio de procedencia ni de orden original.
36 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Acervos del
CENIDIM. México [en Línea] consultado [20 junio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#baqueiro
37 Ibídem.
25
Colección de instrumentos musicales.
Reúne más de 300 instrumentos musicales, mexicanos básicamente, algunos
juguetes y otros elementos relacionados con la danza en México. La colección se
inició con los instrumentos que en un principio pertenecieron al Departamento de
Música de Bellas Artes y de la Sección de Investigaciones Musicales, colección a la
cual se han ido añadiendo por donación otros instrumentos. La colección se
encuentra en proceso de catalogación38.
Estos instrumentos (violines, maracas, repicador, bongos, congas, mandolinas,
clarinetes, entre otras más); actualmente se encuentran en proceso de digitalización, no
están organizados de acuerdo a los procesos archivísticos, es decir, no cuenta con
ninguna organización sólo están resguardados en un espacio pequeño que da la
impresión de bodega.
Colección del jazz en México.
La colección reúne materiales documentales bibliohemerográficos, fonográficos y
videográficos sobre el desarrollo del jazz en México. Con más de 4000 documentos,
es uno de los acervos más importantes del país en su materia. Esta colección fue
reunida, organizada y catalogada por la maestra Géraldine Célérier Eguiluz desde
1995. Actualmente se encuentra catalogada y a disposición del público para su
consulta en la Biblioteca de las Artes del CENART39.
Cabe señalar que el jazz se define a sí mismo como una dialéctica permanente entre la
tradición y la vanguardia. El conocimiento del jazz implica el de su propia tradición.
Los documentos que integran esta colección son únicos en su carácter de acervo ofrecen
información de una gran variedad. La Colección del jazz en México pretende estar
plenamente vinculada con la enseñanza, la investigación y la creación del jazz, la música
38 Ibíd.
39 Ibíd.
26
y el arte. Géraldine Célérier Eguiluz es una investigadora y musicóloga que ha publicado
diversos artículos en cuanto a la historia del jazz en México.
1.2 La fonoteca del CENIDIM
Está conformada por las grabaciones hechas por Raúl Hellmer, Henrietta
Yurchenco, Gerónimo Baqueiro Fóster, Jesús Bal y Gay, Raúl Guerrero, entre otros
para la Sección de Investigaciones musicales del INBA. Abarca el período 1950–
2006 y conserva una gran cantidad de grabaciones música de concierto y
tradicional, así como Conferencias y charlas. La integran más de 700 cintas
magnetofónicas, gran cantidad de casetes, DAT’s, discos de acetato y compactos.
El fondo está totalmente inventariado y el material conservado en formatos antiguos
se encuentra en proceso de transferencia digital. Este acervo se encuentra a cargo
del Ingeniero Martín Audelo Chicharo40.
La fonoteca del CENIDIM reúne un rico acervo documental conformado por diversas
colecciones de diferentes compositores e investigadores que colaboraron en el Centro
de investigación, los cuales están en diferentes soportes como: cintas magnéticas,
casetes, DAT´s, discos de acetatos, discos de corte directo, discos compactos y
grabaciones hechas para la Sección de Investigaciones musicales del INBA, dicho acervo
no se encuentra organizado y es aquí en donde se pretende realizar el presente trabajo
de investigación para la propuesta de organización de los fonogramas de los eventos del
CENIDIM.
1.2.1 Antecedentes
Se sabe muy poco en cuanto los antecedentes de la fonoteca, ya que sólo han existido
dos encargados, el primer encargado fue Mario González el cual estuvo desde que se
creó el CENIDIM hasta el día que se jubiló después de su retiro la fonoteca se quedó sin
encargado hasta que llego el ingeniero Martin Audelo Chicharo el cual tiene cinco años
en la fonoteca.
La fonoteca ha existido desde la fundación del CENIDIM en 1974, la cual fue organizada
y se realizó una catalogación del acervo, pero debido a los cambios del inmueble la
40 Ibíd.
27
organización se perdió por que el material sólo fue trasladado sin ningún orden y las
fichas fueron entregadas a la biblioteca de bellas artes.
1.2.2 Servicios
Sólo cuenta con el servicio de reprografía mediante la digitalización de la pieza para no
ser manipulada, el material que se encuentra digitalizada sólo es del material que se
requiere, por la falta de organización del acervo no cuenta con servicio de consulta.
1.2.3 Usuarios
Los usuarios de la fonoteca sólo son internos y se encuentra restringido el servicio a
usuarios externos, debido a que no se tiene un control del material y por miedo a perder
una pieza el encargado tomó la decisión de que no consulten el acervo, incluso hay
material del cual se desconoce su existencia, como la colección fonográfica de los
eventos del CENIDIM.
1.2.4 Publicaciones
El CENIDIM cuenta con diversas publicaciones en investigación y proyectos relacionados
con la música.
“Desde 1974 el CENIDIM ha publicado más de 130 títulos, correspondientes a libros
sobre compositores y otros temas de la música de México. Igualmente ha editado
diversas publicaciones periódicas (Tono, Pauta, Heterofonía y Bibliomúsica), y revistas
musicales históricas (en ediciones facsimilares), partituras de compositores de la época
virreinal (serie "Tesoro de la música polifónica en México") y de los siglos XIX y XX.41
Estas publicaciones pueden ser consultadas mediante la coordinación de información y
difusión que es la que se encarga de los préstamos de estas revistas, periódicos y libros
que el Centro ha realizado mediante investigaciones.
41 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Publicaciones
del CENIDIM. México [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/publicaciones.htm
28
Las líneas editoriales básicas del Centro Nacional de Investigación, Documentación e
Información Musical “Carlos Chávez” CENIDIM, son cuatro:
1. Difundir los productos de las investigaciones realizadas en el centro
(musicológicas, etnomusicológicas, documentales, etc.), mediante el soporte
editorial más conveniente (libro, revista, partitura o grabación).
2. Divulgar los productos de investigaciones realizadas fuera del centro, cuando su
aporte se considere relevante para el estudio, la documentación y la difusión de
la música mexicana.
3. Reproducir en forma facsimilar libros y revistas históricos que ya no están
disponibles, pero aún son considerados importantes para el estudio de la historia
de la música y la investigación musical de México.
4. Acercar la música mexicana a intérpretes, maestros, estudiantes y oyentes en
general, desde la época virreinal hasta el momento actual, a través de la edición
de partituras y la producción de grabaciones42.
Estas cuatro líneas editoriales tienen la finalidad de difundir las investigaciones que
se encuentran en los diferentes soportes o el que más le convenga al usuario, y no
sólo lo que se realiza dentro del Centro sino también lo que se hace fuera de él,
siempre y cuando tenga que estar relacionada con la investigación en música en
México, toda las investigaciones que se realizan fuera del centro son supervisadas
por la Coordinación de Documentación y se hacen convenimos con el CENIDIM, una
vez que han sido concluidas las investigaciones se les dona un ejemplar y es difundida
por la Coordinación de información y difusión para difundir este material a público en
general y a estudiantes mediante la grabación.
42 ibídem
29
CAPÍTULO 2
El proceso de organización en el archivo sonoro
En este capítulo se analizan los aspectos teóricos que se aplican en los documentos
sonoros para realizar su adecuada organización, además de mencionar las medidas de
preservación y conservación que se deben tomar en cuenta para consultar este tipo de
acervos, dado que por el tipo de soporte en el que se encuentra se consideran como
especiales.
2.1 Organización y administración de un archivo sonoro
En este apartado se menciona la organización documental aplicada a las grabaciones
sonoras y el proceso de administración que se requiere, un documento sonoro o
fonográfico es:
El soporte físico donde se toma registro de cualquier sonido (música, voz humana
y otros) mediante un procedimiento analógico o digital reconocido como un producto
cultural que trasmite conocimientos, ideas, emociones, y da testimonio de hechos.
El documento fonográfico o fonograma está integrado por dos partes principales: el
contenido sonoro y la presentación, y entre otros aspectos incluye el soporte, el
formato y el diseño43.
El documento sonoro es aquel que contiene información auditiva, registrada en algún
soporte; el cual debe ser organizado, clasificado y catalogado, para su conservación y
oportuna difusión. Cabe mencionar que para la recuperación de los documentos es
necesario un medio de reproducción, para que se puedan escuchar y difundir.
43 COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN NACIONAL DE DOCUMENTACIÓN, MNX-R-002-SCFI-2007. Norma Mexicana de
Catalogación de Documentos Fonográficos. México: ILCE, 2008. ISBN: 970-792-007-6. Pág. 19
30
Es importante señalar que la organización es básica para la localización de los materiales,
ya que además permitirá mantener en orden las colecciones, asignar un lugar en el
archivo y sobre todo, conocer el contenido de los documentos sonoros.
La organización no sólo se aplica en documentos en soporte tradicional como lo es el
papel, sino que también en aquellos soportes considerados como especiales, como los
sonoros, audiovisuales, fotográficos. Para efectos de esta investigación sólo se retoman
los soportes sonoros.
Antonia Heredia Herrera enuncia que. “La organización en un archivo es el reflejo de un
sistema planificado de información. Los documentos y la información siguen los flujos del
procedimiento administrativo y es plasmada a través de un esquema de clasificación y
mediante los diferentes tipos de ordenación en las distintas series documentales”44.
Esta autora expone que la organización comienza con la clasificación de un fondo
documental y de las divisiones (sección y serie), y termina cuando se aplica un método
de ordenación a los documentos.
Gustavo Villanueva Bazán define la Organización Documental como: “El proceso que
evidencia y reconstruye en lo posible la estructura orgánica de un Archivo, mediante la
asignación del lugar definitivo del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo
componen, de manera que represente la naturaleza de los organismos que generaron el
acervo.”45
Esta cita señala que en el proceso de organización también se le asigna un lugar
específico al documento y de esta manera se facilita su localización y consulta.
Si se lleva a cabo la organización de forma adecuada esta permitirá dar una estructura
lógica a cada fondo documental, así como su localización, control y manejo de los
documentos.
44
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 5ª ed. Sevilla: Servicios de publicaciones de la Diputación
Provincial de Sevilla, 1991. Pág. 260
45 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La Archivística: Objeto e identidad. Pág. 97
31
2.1.1 Identificación
La identificación es el primer proceso que se realiza para llevar a cabo la organización
esto es mediante los caracteres que posee los documentos, para ello se realiza la
agrupación y separación de características según sea el soporte y tipología documental.
El Diccionario de Terminología Archivística define la identificación como: “la fase del
tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”46
La identificación es por tanto la primera fase de la metodología archivística; que consiste
en la investigación del productor y del tipo documental. “Su objetivo será el conocimiento
exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica,
competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan,
procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos
imprescindibles para la delimitación de la serie documental.”47
Por lo tanto, la identificación es el análisis de las características de los documentos de
un fondo o una colección a fin de establecer series, esta identificación debería comenzar
en los archivos de trámite, cuando no se ha realizado este proceso y la documentación
se encuentra en el archivo histórico está obligado a aplicar el Principio de orden original
y de Procedencia, dicho análisis lo llamaremos estudio preliminar.
Los objetivos de la identificación son: reunir los elementos para organizar un fondo o
colección, distinguir o reconocer las series documentales y coadyuvar con los procesos
de registro y control de documentos.
El análisis tendrá dos apartados principales: caracterización archivística en la cual
deberá explicarse su tipología y su contenido informativo. Este a su vez se divide en
Estado de organización y Antecedentes del acervo. Y el otro punto es el análisis histórico-
46
LA TORRE MERINO y MARTIN PALOMINO. Escuela Iberoamericana de archivos, experiencias y materiales. Metodología para la
identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación Cultura y Deporte, S.G. de Información y
Publicaciones. 2000, pág. 14
47 Ibídem. Pág. 14
32
normativo que destaca las actividades sustantivas y darle seguimiento a su estructura
orgánica-funcional pero cuando ha habido variaciones conviene darles seguimiento
cronológico. Seriación en este caso deberán enumerarse las series resultantes del
proceso de identificación las cuales son el resultado de dos elementos esenciales: el
elemento que se identifica como la entidad productora y la tipología documental.
2.1.2 Clasificación
Para dar coherencia y estructura de forma organizada al volumen documental, y poder
recuperar la información de algún documento (en este caso fonograma) y con ello prestar
el servicio que tienen encomendado un archivo, es necesario establecer una clasificación.
Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere. Hacer clases pero
desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en
agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases,
desde los más amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original dentro de la fase de tratamiento archivístico
denominado identificación.”48 Mientras para Arévalo la Clasificación “constituye una
destacada técnica documental escalonando desde las grandes agrupaciones de
documentos hasta la pieza simple, constituida por la misma unidad documental, el
documento, expediente, o la pieza documental en algunas cosas, unidad
indivisible49.
Para Cesar Gutiérrez Muñoz, Clasificar es “separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo
estableciendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el
número.”50
Entonces la Clasificación es la agrupación de la Documentación la cual se realiza por
Series, Expedientes o Documento, este proceso divide o separa un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que estos grupos queden
48CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid. Pirámide, 1996. Pág. 239
49 AREVALO JORDAN, Victor Hugo. Teoria, Fundamentos y Practica de la Archivologia. E-libro.net. Abril. 2002 pág. 175.
50 GUTIÉRREZ MUÑOZ, Cesar. Archivística. Materiales de enseñanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas. Perú, 1991.
Pág. 109
33
organizados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y
distinto de los demás, con características propias que lo diferencia de los otros.
Para llevar a cabo esta tarea archivística se necesita el cuadro de clasificación, siendo
un gráfico de la estructura del organismo productor, la clasificación debe realizarse de
acuerdo con el cuadro de clasificación elaborado para cada entidad, si el sistema de
clasificación funciona adecuadamente se mantendrá durante toda la vida de los
documentos.
La clasificación es fundamental para la administración efectiva de los registros corrientes.
El método de clasificación proporciona la base para preservar o distribuir los documentos
o registros selectivamente.
Tres elementos principales son los que deben considerarse en la clasificación de los
registros o documentos públicos: las acciones a que estos se refieren, la estructura
orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias.
Los métodos de clasificación se pueden determinar cómo funcionales, organizativos y
por asuntos.
Clasificación funcional: deben tomarse en cuenta en la división sucesiva de los
documentos en clases o subclases.
Clasificación de organización: la estructura orgánica proporciona la base para el
más grande o mayor agrupamiento de los documentos. Ya sea en la clasificación
del mismo esquema, o en la descentralización física de los registros o
documentos. Si la estructura orgánica se refleja en un esquema de clasificación,
las clases o clasificaciones primarias representan usualmente los elementos
primordiales de organización de la dependencia.
Clasificación por asuntos: cuando los documentos no surgen o vinculan una
acción oficial positiva51.
51SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos: Principios y técnicas. 2ª ed. Habana: Archivo Nacional, 1958, Publicaciones
del Comité de Archivos de la Comisión de Historia. Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 4. Pág. 358
34
2.1.3 Ordenación
Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que
puede ser el alfabeto, el tamaño o el número. Es el paso siguiente después de la
clasificación, consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de
acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas, que ha de aplicarse con
independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección de archivo
o bien a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por su tipología.
No sólo basta con tener la Documentación en un Archivo, la Ordenación es algo esencial
para poder facilitar la búsqueda de un Expediente o de algún Documento en específico,
Cruz Mundet menciona que “La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en
diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.”52
“Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del
abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los
números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico).”53
Existen dos tipos de Ordenación.
Método Directo. Son los que no requieren el empleo de Instrumento de Descripción
para su consulta y localización, estos pueden ser:
“Método Alfabético: El criterio establecido para emplearla se fundamenta en la utilización
de las letras del alfabeto. Los Expedientes pueden ordenarse de la A hasta la Z, y
presenta el método más conocido y empleado por el personal administrativo
(regularmente, las secretarias) para identificar los expedientes.”54
“Método Onomástico: Es el método que se aplica a los nombres de personas y apellidos
entre otros.”55
52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 2° edición. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996. Pág. 250.
53 Ibíd.
54 NÚÑEZ CHÁVEZ, Jorge. Manual de organización de archivos de trámite y manejo de correspondencia. 2a. ed. México: ADABI de
México, 2010. pág. 35
55 ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Editorial Santa Fe. Argentina. 200. Pág. 260
35
“Método Geográfico: Se basa de en ir de lo general a lo particular yendo de la división
continental (en orden alfabético), países, por continentes y dentro de cada país de
acuerdo a su división política (estados, provincias, departamentos) en orden alfabético
Método por Asunto o Materia: La ordenación por asuntos o materias, exige una relación
sumamente cuidadosa de los asuntos que contienen los documentos, toda vez que puede
realizarse de manera subjetiva, al quedar bajo la interpretación de cada archivista”56
“Método Cronológico: En el método de ordenación cronológico “la fecha de los
documentos es el criterio ordenador empleado por este método.”57
Métodos Indirectos: Son aquellos que necesariamente requieren instrumentos
para su localización y/o consulta.
Método Topográfico: El método topográfico está constituido por series numéricas con
diferente representación, sin embargo, se encuentran ligadas de manera estrecha, y
acompañadas de la numeración progresiva, conformando una clave de clasificación y
ordenación.
“Método Numérico: Con esta, lo que se pretende es dar un número consecutivo a los
documentos y expedientes, de tal manera que sean fácilmente localizables en el contexto
del archivo organizado.”58
Método Decimal: En este sistema se aplica el principio decimal a la subdivisión de los
conocimientos en las colecciones de la biblioteca la primera división la forma en diez
clases principales que abarcan todo el conocimiento y el trabajo intelectual.
Método Cromático: En el método de ordenación cromático, la base la forman los colores,
es decir, para organizar un archivo las series documentales, se diferencian de otras por
56
SCHELLENBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958. Pág. 135.
57 SCHELLENBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación.
México, 1958. Pág. 140
58 Óp. Cit., NÚÑEZ Chávez, Jorge… pág. 35
36
el color utilizado. Cabe señalar, que dicho método es empleado en algunas entidades
para diferenciar las series que contiene un archivo.
Una vez que se tiene seleccionada la Ordenación se procede a la Archivación de los
Expedientes o cajas. Aquí se transportan las cajas Archivadoras debidamente
identificadas al local de depósito de la Unidad, y se coloca cada caja en el sitio donde le
corresponde de acuerdo al sistema de Archivación establecido, agrupando físicamente
los volúmenes según el Fondo, Sección y Serie respectivo.
2.2 Registro y creación del inventario
Los registros y la creación de inventarios permiten tener el control de la documentación
que se encuentra en un archivo, ya que dan cuenta del volumen documental, tipología,
fechas de ingreso, fechas extremas, las transferencias y el contenido de los soportes.
La Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:
El registro y la creación del inventario son dos tareas que se llevan a cabo en el
momento en que un documento o colección ingresa al archivo. El registro se realiza
con la apertura de un expediente donde deberá incorporarse la documentación que
ampara la adquisición del ítem o colección (factura, carta de donación, memorando
de transferencia, convenio de adquisición, intercambio o de la figura que se trate
para cada caso). Además, a cada fonoregistro se le coloca en el lomo una clave
alfanumérica única e irrepetible59.
La cita se refiere a la elaboración de inventarios, cuando ingresan los soportes al archivo,
puede ser por trasferencia, donación o compra, una vez que la documentación es
recibida y revisada por los responsables del archivo, se coteja expediente por expediente
para verificar que la documentación consignada este completa de acuerdo a un inventario
y que los datos de identificación sean correctos, el registro se lleva a cabo cuando entra
la documentación por primera vez y se elabora para tener el control de la documentación
que ingresa al archivo.
59 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca. Óp. Cit. Pág. 106
37
Los inventarios que se manejan en un archivo pueden ser de transferencia, baja
documental o generales, Aurelio Tanodi se refiere al inventario como “una descripción
exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo.”60 Y de acuerdo a los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los Inventarios
documentales son “instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de
un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario
de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).”61
Antonia Heredia menciona que “es el instrumento de consulta que describe un fondo o
una colección mediante la reseña de sus series”62
Para Cruz Mundet existen dos tipos de Inventarios:
Inventario somero:
Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad… su
utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las
existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo pues le ofrece una
información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la
documentación que pueden encontrar, es un primer procedimiento válido para la
descripción de grandes volúmenes documentales63.
Inventario Analítico: “Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta
los expedientes, logra la mejor relación costos/beneficios porque permiten describir
uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios
para los usuarios”64
60
TANODI, Aurelio. Inventario, Catálogos e índices, CIDA: Córdoba, 1978. pág. 9. 61
MÉXICO. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. México: AGN, 20 de febrero de 2004. [En Línea] Disponible en:
http;//www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html
62HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Provincial de Sevilla, 1991.
63 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2a ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996.Pág. 276
64 Ibíd.
38
Los inventarios son instrumentos de descripción que permiten identificar, describir, y
localizar las series documentales, de la misma manera nos ayuda a identificar la
documentación que se encuentra en el archivo y permite la conservación y recuperación
de la información en la organización de los documentos.
Cabe mencionar que el control se lleva mediante los inventarios y algo muy importante
que menciona la Dra. Perla Olivia Rodríguez es en cuanto a la formula clasificadora ya
que es mediante esta clave por el cual se facilitará la búsqueda porque es único e
irrepetible y se asienta en el inventario.
Ahora bien, los datos que se deben asentar en el inventario son esenciales y se realiza
según sean las necesidades del archivo o colección, de acuerdo con la Norma
Internacional de Descripción Archivística ISAG (G), el inventario debe consignar seis
elementos obligatorios:
1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para
identificarlos en el contexto internacional.
2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.
3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se cita año,
mes y día o sólo los años inicial y final de la documentación.
4. Nivel de descripción. Se explica si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas
secciones o sólo a las series documentales, incluso a la unidad y/ pieza documental.
5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de
material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel,
películas, discos compactos, etc. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de
medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean
documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el material con que
están fabricadas), por ser las más comunes.
39
6. Nombre del productor. Es cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha
producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o
institucional.
Una vez enumerados estos elementos se evidencia que la utilidad del inventario es doble:
informar acerca del documento y localizar el mismo. Además de que el inventario es
también un instrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en
dónde está. Si se desea se pueden poner más elementos de la Norma, pero ya
dependerá de las necesidades de la institución, archivo o colección.
Considerando que la documentación a inventariar es sonoro requiere datos de acuerdo
al soporte, la revista de políticas y código de ética para el manejo de soportes sonoros
menciona que se debe “realizar el instrumento de descripción basado en las reglas de
catalogación estipuladas en la Norma Mexicana de Catalogación de Acervos
Videográficos, (Comité Técnico de Normalización de documentos 2008, 17) respetando
los lineamientos señalados para obras sonoras: o videográficas cuyo soporte físico es el
casete, cintas magnéticas, discos flexibles, duros y compactos”65
La cita es referente a la catalogación pero algunos datos se pueden adaptar para
inventario y basarnos en esta norma para retomar datos importantes que no deben faltar
en el inventario.
2.3 Control físico
El control físico es muy importante en la documentación, sin este no se podría realizar
una manipulación adecuada de los soportes lo que ocasionaría confusiones o perdida de
la documentación.
La Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:
El Control físico de un archivo se basa en la propuesta de organización y
administración de los fonoregistros en una bóveda de almacenamiento analógico.
No obstante que en muchas fonotecas el crecimiento de las colecciones ha sido
65 BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS. Órgano de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. 4° época, Volumen 1, Número
1. Noviembre 2013. Pág. 50
40
arbitrario y los materiales se han ido acomodando conforme ingresan al archivo, lo
recomendable es contar con una propuesta clara de cómo organizar los
fonoregistros, considerando el tamaño de los soportes, el crecimiento del acervo y
los alcances del mismo. Con el propósito de tener un adecuado control físico,
presente y futuro del archivo sonoro66.
Por lo tanto, el control en los documentos (no sólo en los sonoros) permitirá el adecuado
manejo, así como también por medio de la elaboración de inventarios, los cuales pueden
ser de transferencia, baja documental o generales, siempre y cuando se encuentre
organizada la documentación y en un local, de lo contrario sería imposible identificar lo
que se tiene, asimismo contemplar la elaboración de vales de préstamo para tener el
control de la documentación consultada.
2.4 Organización del local
El local es importante para poder realizar la organización, ya que si no se cuenta con las
instalaciones correctas y adecuadas para el resguardo de la documentación, se corre el
riesgo de una mala preservación y conservación.
La autora Vicenta Cortés Alonso menciona algo muy interesante sobre el local, equipo y
material de instalación. “En la definición de archivo se establece que la conservación de
la documentación de todo tiempo tiene como fin un servicio. Tanto la conservación como
el servicio requieren, como bien se entiende, unos locales que tiene que reunir las
condiciones que permitan desempeñar estas dos funciones cabalmente.”67
Como bien se menciona, el local es algo esencial para poder brindar un mejor servicio al
usuario, en este la documentación se encontrará organizada de la mejor manera y
permitirá la localización de los expedientes y con ello evitar pérdida de tiempo y por
consiguiente una mejor conservación del documento.
Por otra parte, la Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:
66
RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca
Nacional.1ª.edición.México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: Library Outsourcing. ISBN: 978607-8024-06-3,
pág. 106.
67 CORTÉS ALONSO, Vicenta. Instalación: local, equipo y material. Pág. 51
41
La organización de los fonoregistros en las bóvedas de almacenamiento es una
actividad que, como se ha mencionado anteriormente, deberá ser planeada
tomando en consideración el crecimiento futuro de las colecciones. La forma más
recomendable de organización de un acervo es en función del tipo de soportes que
se resguardan, es decir tomando en cuenta el tamaño de los soportes. En este
sentido, es fundamental que en el momento de la adquisición de la estantería para
el almacenamiento se lleve a cabo un ejercicio de proyección del crecimiento de los
soportes, de acuerdo con el universo de documentos sonoros por tipo de soporte68.
Uno de los mayores problemas en las instituciones es que no cuentan con un inmueble
apropiado para la instalación de los documentos, ya que en ocasiones no se considera
el volumen documental que se tiene y el que se espera en un futuro además de tener en
cuenta el soporte que se maneja ( sonoro, fotográfico, papel, entre otros más) para
adquirirlo de acuerdo a las necesidades del acervo, ahora bien hay otro factor importante
a considerar no siempre se cuenta con el presupuesto para adquirir el mejor local así que
también es necesario adaptar el local de acuerdo a las necesidades del acervo para un
mejor resguardo de la documentación y sobre todo para una mejor organización del
archivo.
Ya que cada soporte ha sido identificado con una clave alfanumérica única e
irrepetible, la organización del archivo en función del tamaño de los soportes será
una tarea sencilla, siempre y cuando, se cuente con un control puntual, a través de
la base de datos que administre la información de cada documento y su ubicación
dentro de la bóveda. Para cumplir con este fin es recomendable que cada bóveda
cuente con un plano general que permita ubicar por coordenadas los
fonoregistros69.
68 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca. Óp. Cit. Pág. 107
69 Ibídem.
42
Una vez que se cuente con el local adecuado es necesario que la documentación se
organice y elabore un inventario y de esta manera poder realizar la ubicación topográfica
para cada documento o expediente, además de la elaboración de un instrumento de
apoyo (mapa topográfico) para saber cómo se encuentra organizada dentro del local y
evitar pérdida de tiempo al realizar la búsqueda.
“Es recomendable que las colecciones sonoras de un mismo formato que lleguen al
acervo traten de tener una ubicación física de manera conjunta. No obstante, podrán
presentarse situaciones en las cuales las colecciones ingresen en un momento
determinado y más adelante, incluso años después, se incorporen otros documentos de
la misma; en este caso se deberá continuar con la lógica de organización del archivo.”70
Antes de instalar la documentación en el local es importante conocer el volumen
documental y la tipología y con ello dejar constancia de la documentación que ingresa y
del crecimiento de la misma, esto permitirá dejar los espacios y con ello evitar que se
encuentre separada de la colección o del fondo.
El local de almacenamiento va hacer el inmueble en donde será resguardada la
documentación y se le dará una ubicación al documento, primeramente el lugar debe
estar libre de polvo, gases, solventes, telarañas y otras sustancias que puedan afectar
los materiales sonoros, esto es para almacenar y conservar adecuadamente los
fonogramas.
Por lo anterior, el área se deberá asear únicamente con trapos apenas húmedos, sin
jabón ni productos de limpieza, y que no produzcan pelusa, el piso debe limpiarse
preferentemente con un mopo cepillo seco, o cuando mucho un trapeador apenas
húmedo y sin líquido limpiador; nunca debe meterse una cubeta con agua a la fonoteca
y suprimir el consumo de alimentos y bebidas al interior del inmueble.
70 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca Nacional. Óp. Cit. Pág.
107
43
La Dra. Perla Olivia menciona que existen dos tipos de locales o bóvedas los cuales son
“las bóvedas de almacenamiento analógico que conservan los fonoregistros y las de
herencia digital que resguardan el Sistema de Almacenamiento Masivo Digital.”71
Las bóvedas de almacenamiento a su vez están divididas en dos partes que son de
almacenamiento definitivo y las de tránsito, las primeras se refieren a la bóveda en donde
estará resguardada la documentación de una forma permanente, es decir, se le asignará
al documento un lugar de resguardo definitivo y las segunda como bien su nombre lo
menciona son de tránsito, es decir, sólo estará el documento resguardado en esa bóveda
de una forma temporal, ya sea durante la recepción, préstamo, área de consulta.
El local del archivo debe garantizar la conservación de los documentos al igual que
contemplar el crecimiento del archivo en un futuro y ser un lugar seguro para la salva
guarda de los documentos.
71 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca Nacional. Óp. Cit.
Pág. 133
44
CAPÍTULO 3
Organización de la colección fonográfica del CENIDIM
En este capítulo se desarrolla el proceso de organización aplicado a la colección
fonográfica del CENIDIM, misma que se integra por fonogramas que contienen
información de los diversos eventos que se han realizado en la institución.
Se inicia presentando un diagnóstico que tiene como finalidad identificar la situación en
la cual se encuentra la colección, para ello se retoman datos relacionados con los fondos
y colecciones a los cuales pertenecen los fonogramas, fechas extremas, tipología,
volumen y condiciones de los soportes, una vez identificados se procede con el proceso
de identificación, clasificación y ordenación y se finaliza con el diseño y elaboración de
los formatos de inventario general para cada uno de los soportes que componen la
colección.
3.1 Diagnóstico
En este apartado se darán a conocer los datos relacionados con los fondos y colecciones
a las que pertenecen los soportes que conforman la colección de los eventos del
CENIDIM, las fechas extremas, tipología, volumen y condiciones en que se encuentra.
Fondos y colecciones a las que pertenece. Estos soportes fueron grabados conforme
se realizaban eventos en el CENIDIM, estas grabaciones pertenecen a las siguientes
Instituciones: Instituto Nacional de Bellas Artes (INBA), Centro Nacional de las Artes
(CNART), Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) o del mismo
CENIDIM.
Fechas extremas. Estas se refieren a la fecha de apertura y cierre de un expediente, en
este caso al documento o pieza documental más antigua a la más actual. Las fechas
extremas de la colección corresponden a los años de 1995 a 2009.
Tipología y Volumen. La colección fonográfica de los eventos del CENIDIM se encuentra
integrada por los siguientes soportes y volumen:
45
Soporte Volumen
Casetes 476
Dats 27
Cds 384
Videocasetes 19
TOTAL 906
El volumen de la colección es de 906 soportes, esto sin contar las copias existentes de
algunos de ellos, este material se integra por los siguientes temas:
Conferencias: Las cuales están relacionadas con músicos y compositores.
Entrevistas realizadas a grandes figuras que han contribuido en la investigación
musical tales como: Carmen Sordo Sodi, entrevista con Hernrietta Yurchenco y
Eduardo Contreras Soto.
Cursos y Talleres: Los cuales se imparten al personal que labora en el CENIDIM
y personas que participan con su servicio social, algunos talleres también se
ofrecen al público en general, todo depende del tema.
Música: Este material está relacionada con los compositores y su música,
audiciones guiadas, compositores e investigadores extranjeros.
Investigaciones relacionadas con la música mexicana tales como: Investigaciones
nacionales, constructores y restauradores, intérpretes y directores, fiestas y
tradiciones, música popular urbana, entre algunos títulos podemos encontrar las
mujeres rockeras mexicas, la casa de la música mexicana, la conservación de
instrumentos musicales en la Escuela Nacional de Conservación, la organización
delos acervos musicales de la Escuela Nacional de música.
Estos materiales se encuentran ubicados en los fondos especiales del CENIDIM (nombre
que tienen asignado por la misma institución las colecciones de fonogramas), estos
soportes se encuentran en 37 cajas.
46
Condiciones. Se observa que estos documentos fueron acumulados sin ningún orden y
depositados en cajas de polipropileno de 31.5 cm largo x 14 de ancho x 32 cm de alto,
las cajas se encuentran en buenas condiciones y con una etiqueta que indican el número
de caja siendo estas del 1 al 37 y están instaladas en dos anaqueles de metal de 6
charolas cada uno, los soportes a simple vista se observan en buenas condiciones.
Ubicación. La colección se encuentra ubicada en el octavo piso de la torre de
investigación del Centro Nacional de las Artes (CENART) en un cuarto muy pequeño de
9 m2 aproximadamente, en el cual también se encuentran instrumentos de música como
violines, maracas, repicador, bongos, congas, mandolinas, clarinetes, entre otros; y
aparatos para digitalización, además de otro acervo documental el cual tampoco se
encuentra organizado.
Proceso de organización. La colección de los eventos del CENIDIM sólo cuenta con un
listado, el cual contiene los títulos de los fonogramas, tipo de soporte, copias existentes
y las fecha de grabación. Los soportes no están organizados y carecen de una clave de
clasificación, la desorganización del acervo provoca que no se tenga un adecuado control
de las piezas y se desconoce el contenido de los soportes.
El proceso de organización no se ha realizado debido a diversos factores como la falta
de conocimiento en la materia archivística, la falta de personal especializado en estos
soportes y con conocimientos en materia de archivos, la Coordinación de Documentación
informa que tampoco se contrata personal por falta de recursos financieros, por el
momento sólo se encuentra una sola persona a cargo de este acervo siendo un Ingeniero
en música, mismo que desconoce la teoría archivística para llevar a cabo los procesos a
los cuales se debe de someter la documentación, tampoco se cuenta con las
instalaciones adecuadas para su conservación.
3.2 Proceso de Organización
Para poder llevar a cabo la organización en estos fonogramas, se aplicarán los procesos
archivísticos como: la identificación, clasificación y ordenación de los fonogramas que
contiene dicha colección.
47
Una vez realizados estos procesos en los fonogramas es posible tener una adecuada
organización del material así como su recuperación, control y posterior consulta.
A continuación se presentan cada uno de los procesos de organización que se aplicaron
en la colección.
3.2.1 Identificación
En la fonoteca del CENIDIM existen diferentes colecciones en distintos formatos y
soportes, como su nombre lo indica es un archivo sonoro.
La colección de los eventos del CENIDIM se integra por los siguientes soportes: casetes,
dats, Cd´s y videocasetes, mismos que corresponden a los años 2005 al 2009 y contienen
información relacionada con conferencias, talleres, seminarios, entrevistas y actividades
concernientes a la investigación musical.
Dicha colección se encuentra desorganizada y lo primero a realizar es la identificación,
ya que es la primera fase dentro de las actividades que se desarrollaron, para esto fue
necesario tener conocimiento de la institución que genera la documentación.
Durante esta etapa se realizaron reuniones con el coordinador del proyecto y con el
responsable de la fonoteca, con el fin de tener datos más precisos de la institución,
quienes informaron el marco normativo por el cual se rige la institución, siendo este:
Marco Normativo. El CENIDIM cuenta con una Base Legal por la cual guía todas
sus actividades.
Ley que Crea el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.
(Artículo 2) publicada en el D.O.F. del 31 de diciembre de 1946 y Reformada
el 11 de diciembre de 1950.
ARTICULO 2°.- El Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura dependerá
de la Secretaría de Educación Pública y tendrá las finalidades siguientes:
48
I.- El cultivo, fomento, estímulo, creación e investigación de las bellas artes en
las ramas de la música, las artes plásticas, las artes dramáticas y la danza,
las bellas letras en todos sus géneros y la arquitectura.
II.- La organización y desarrollo de la educación profesional en todas las
ramas de las Bellas Artes; de la educación artística y literaria comprendida en
la educación general que se imparte en los establecimientos de enseñanza
preescolar, primaria, de segunda enseñanza y normal.
Para la coordinación, planeación, organización y funcionamiento de la
finalidad a que se contrae el presente inciso, se creará un Consejo Técnico
Pedagógico como órgano del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura,
que bajo la presidencia de su director se integrará con representantes de las
dependencias técnicas correspondientes de la Secretaría de Educación
Pública y con representantes de las dependencias también técnicas del propio
Instituto.
III.- El fomento, la organización y la difusión de las Bellas Artes, inclusive las
bellas letras, por todos los medios posibles y orientada esta última hacia el
público en general y en especial hacia las clases populares y la población
escolar.
IV.- El estudio y fomento de la televisión aplicada a la realización, en lo
conducente, de las finalidades del Instituto.
V.- Las demás que en forma directa o derivada le correspondan en los
términos de esta Ley y de las que resultaren aplicables.
Bases Generales que Regulan la Educación y la Investigación Artísticas del
Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura. Título séptimo de los Centros
de Investigación, Capítulo I al VII 1° de enero de 2006. Publicadas en el portal
www.bellasartes.gob.mx
Estos capítulos hacen referencia a las Disposiciones Generales que tienen
los Centros de Investigación además de las funciones de los directivos, de los
49
Coordinadores de Investigación, Documentación, Información y Difusión, del
personal académico de investigación, del Consejo Académico, de las
academias y del Colegio de investigadores.
Manual General de Organización del Instituto Nacional de Bellas Artes y
Literatura. Apartado Centro Nacional de Investigación Documentación e
Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez”.
Publicado en el portal www.bellasartes.gob.mx
El cual menciona el objetivo y funciones que tiene el CENIDIM, que consiste
en impulsar la creación musical a través de la investigación experimental, y la
educación artística, con una perspectiva nacional para procurar la formación,
organización y preservación de la memoria documental del centro;
proporcionar asesorías e información especializadas; así como la difusión de
las diversas técnicas y recursos utilizables para el desarrollo de las artes y de
los resultados de sus investigaciones.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Artículo 19) publicada en
el D.O.F. del 29 de diciembre de 1976 y Reformada el 28 de noviembre de
2008.
Artículo 19. El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de
organización, de procedimientos y de servicios al público necesarios para su
funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura
orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas,
así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales
procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás
instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán mantenerse
permanentemente actualizados. Los manuales de organización general
deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación. En cada una de las
dependencias y entidades de la administración pública federal, se
mantendrán al corriente los escalafones de los trabajadores, y se
50
establecerán los sistemas de estímulos y recompensas que determinen la ley
y las condiciones generales de trabajo respectivas.
El Centro Nacional de Investigación Documentación e Información Musical
(CENIDIM) “Carlos Chávez”. Cuenta con los siguientes Instrumentos:
Cuadro General de Clasificación Archivística. El CENIDIM, utiliza el Cuadro de
Clasificación del Instituto Nacional de Bellas Artes (INBA). (ver anexo 1) y está
conformado por:
Sección 4: Educación e investigación artística.
Descripción: Integrada por dos subsecciones; Administración de Asuntos
Académicos y de Investigación y Administración de los Servicios Educativos.
Subsección 1: Administración de asuntos académicos y de investigación.
Descripción: esta subsección se compone de 11 series documentales:
Realización de proyectos académicos; de proyectos de investigación; de
proyectos de documentación; aplicación de planes de trabajo docentes;
aplicación de evaluaciones académicas; integración de órganos colegiados
educativos y de investigación; Emisión de dictámenes académicos; Programa
Nacional de Carrera Magisterial; Operación de Planes y Programas de Estudios;
Receso escolar y acopio de curricula de expertos.
Serie 3: Realización de proyectos de documentación
Descripción: Contiene los expedientes de los proyectos especializados de los
centros de documentación para registrar la memoria histórica – cultural en las
diferentes disciplinas artísticas en México.
Valor: Administrativo.
Vigencia en el archivo de Trámite: 2 años
Vigencia en el archivo de Concentración: 20 años.
51
Catálogo de Disposición Documental. El Cuadro General de Clasificación
Archivística del INBA contiene un apartado de valoración documental y
Vigencia.
En el siguiente cuadro se presenta información relacionada con el volumen documental
por tema.
Colección Fonográfica de los Eventos del CENIDIM
Tema Volumen documental
1 Coloquios 41
2 Conferencias 110
3 Cursos y talleres 68
4 Entrevistas 86
5 Investigaciones 89
6 Mesas redondas 28
7 Música 169
8 Presentaciones 12
9 Seminarios 79
10 *Sin información escrita en el soporte 224
Total 906
52
*los fonogramas que no contienen datos en el soporte o en los estuches es necesario
escucharlos para identificar el tema.
De acuerdo al cuadro anterior, se observa que existen 12 sopores con el tema de
presentaciones, seguidos de 28 que contienen temas de mesas redondas, 41 con el tema
de coloquios, 68 soportes con el tema de cursos y talleres, seguidos de 79 relacionados
con seminarios, 86 soportes con el tema de entrevistas, 89 soportes con el tema de
investigaciones, 110 soportes de conferencias, 169 soportes con el tema de música y por
ultimo con el mayor volumen documental de 224 soportes los cuales aún no han sido
identificados siendo un total de 906 soportes.
En esta gráfica se muestran los datos que se obtuvieron en el proceso de identificación
realizado en cada uno de los soportes, mismos que se tomaron de las etiquetas que tiene
cada uno de los soportes.
Una vez realizada la identificación se procede con el siguiente proceso de clasificación.
53
3.2.2 Clave de Clasificación
Para realizar este proceso fue necesario conocer el Cuadro General de Clasificación con
el que cuenta la institución, mismo que fue validado por el Archivo General de la Nación
y se solicitó al encargado del acervo información relacionada con la fonoteca y su
ubicación dentro de este instrumento.
Una vez revisado el instrumento e identificadas las claves que le corresponden a la
fonoteca y a la colección, se realizó la siguiente clasificación.
4.1.3: Corresponde a la serie en el cual recae las funciones del CENIDIM dentro
del Cuadro de Clasificación del INBA
CFEC: Debido a que la fonoteca maneja diversas colecciones es necesario
señalar a que colección se refiere, por ello se le asignaron estas siglas mismas
que corresponden a las iniciales de la Colección Fonográfica de los Eventos del
CENIDIM.
Tema: Este permitirá identificar el tema por medio de las siguientes abreviaturas.
Tema
1 Coloquios Colo
2 Conferencias Conf
3 Cursos y talleres CyTa
4 Entrevistas Entr
5 Investigaciones Invs
6 Mesas redondas Mere
7 Música Musc
8 Presentaciones Pres
9 Seminarios Semi
54
Las abreviaturas se conformaron por cuatro letras, iniciando por una letra
mayúscula y las tres restantes minúsculas.
Soporte. Para identificar el tipo de soporte se toma en cuenta el siguiente cuadro
en donde se señala el soporte y su abreviatura.
Soporte Abreviatura
Casetes Cast
Dats Dat
Cds Cds
Videocasetes Vica
Estas abreviaturas se conforman al inicio por una letra mayúscula que indica la
primera letra del soporte seguido de letras minúsculas que dan referencia al tipo
de soporte.
Número consecutivo: Tomando como base el orden físico que tendrán los soportes
en los anaqueles se le asignó un número consecutivo, para facilitar su búsqueda.
La numeración se realizará por separado, según corresponda el formato, es decir,
los casetes iniciarán con el 001 al 476, ya que es el volumen documental que se
tiene hasta estos momentos y más lo que pueden ingresar a futuro, los Cd´s del
001 al 384 ya que es el número de Cd´s que se tienen, esto permitirá la integración
de nuevos fonogramas sin tener que moverlos.
Número de tomos: algunos temas son conformados por dos o tres partes o tomos,
es por ello que se consideró indispensable este elemento para identificar el
número de casetes o Cd´s conforman un asunto.
Considerando lo anterior, la formula clasificadora y las etiquetas se conforman de la
siguiente manera:
55
Una vez que sea aprobada la clave de clasificación se procederá a la rotulación de los
fonogramas, y para ello se utilizarán etiquetas libre de ácido con capa de aluminio para
evitar la migración de la tinta al casete.
3.2.3 Método de ordenación
El método que se asignó a la colección es el numérico, ya que se contempla el
crecimiento del acervo y se puede realizar conforme va ingresando la documentación a
la fonoteca y de esta forma identificar cada pieza documental con un número progresivo
y único el cual permitirá localizarlo de forma expedita.
Este método de ordenación es indirecto a lo que se refiere que necesariamente requiere
de un instrumento para su localización y/o consulta, esto puede ser un manual que
especifique la secuencia numérica y de cómo están organizados y de un inventario para
saber el contenido de cada pieza documental, con este método lo que se pretende es dar
un número consecutivo a los documentos y expedientes, de tal manera que sean
fácilmente localizables en el contexto del archivo organizado.
Este método se propuso porque es el que más de apega a las necesidades de la
fonoteca, ya que el coordinador de documentación y el encargado de la fonoteca
56
señalaron que es la forma más rápida y fácil de localizar el fonograma con la ayuda del
inventario.
Debido a las condiciones del local, se propone utilizar cajas de polipropileno, para los
casetes y Dats mismas que son ideales para el archivo y conservación de la colección.
La ordenación al interior de la caja se realizara de arriba a abajo, de izquierda a derecha
como lo muestra el siguiente ejemplo:
57
Para los Videocasetes se empleará el mismo modelo de caja, solo que la capacidad es
para doce documentos.
Para los Cds, como primer paso se elaboraran nuevas fundas debido que con las que
cuentan tienen una gran cantidad de polvo y son de cartón, lo que daña al soporte por
ello se modificaran por otras de papel libre de ácido y con reserva alcalina de carbonato
de calcio, que actúa como barrera para neutralizar los gases del ambiente. Una vez
realizada esta actividad se colocan en una caja de polipropileno que está diseñada con
solapa superior para evitar el polvo, como lo muestra la imagen.
58
En la siguiente imagen se muestra la manera en que se organizarán las cajas en el
anaquel, se inicia por colocar el número que indica la forma de colocarlas, siendo esta de
arriba hacia abajo, posteriormente se continuarán como las letras iniciando de derecha a
izquierda, se decidió colocarlas en este anaquel ya que es el más apropiado que tiene la
institución para la adecuada organización del material.
Cajas ordenadas en el anaquel
59
3.3 Propuesta del Diseño y elaboración del Inventario general
El último proceso que se realizó fue la propuesta del diseño y elaboración de un inventario
general para la colección de los eventos del CENIDIM, mismo que se propone para cada
uno de los soportes, es decir, se obtendrán cuatro inventarios diferentes uno para cada
tipo de soporte, casetes, Dats, Cds y videocasetes, esto permite nuevos ingresos al
acervo, se evita que se mueva la numeración y se da una continuidad a los números
progresivos.
El inventario General está conformado por trece elementos, siendo estos:
60
En el siguiente cuadro se explica de forma precisa el llenado de este instrumento.
Identificación Concepto Descripción
1. Subsección Se anota el nombre de la Subsección a la que
pertenece la colección, siendo esta.
Administración de Asuntos Académicos y de
Investigación
2. Serie Se anota el nombre de la serie a que pertenece
la colección, siendo esta. Realización de
Proyectos de Documentación
3. Colección Se anota el nombre de la colección a la que
pertenece el acervo fonográfico, siendo esta.
Eventos del CENIDIM
4. N°. consecutivo Se anota el número consecutivo de cada uno de
los documentos que se están describiendo.
5. Clasificación Se anota la clasificación documental que haya
sido asignada al fonograma. Ejemplo:
4.1.3/CFEC/Musc/Vica/001/1-2
6. Asunto o título Se anota el asunto de que trata el fonograma o
bien el título asignado que se le ha dado.
Ejemplo: 3er encuentro de la Canción Infantil
7. Descripción Se anota una breve descripción sobre el
contenido del documento.
61
8. Fechas Se anota la fecha(s) en la cual fue creado el
fonograma y de contener la fecha de cierre del
tema también se incluye
9. Tipo de soporte Se anota el tipo de soporte, siendo estos: casete,
Dats, Cd´s o videocasetes
10. Tomos Se anota el número de fonogramas que
conforman un mismo asunto
11. Original Se anota una X si el documento es original
12. Copia Se anota el número de copias en caso de existir
13. Observaciones Se anotan datos adicionales que no fueron
contemplados, como por ejemplo; fonograma
roto o dañado, que incluye fotografías u otro tipo
de soporte, etc.
La información incluida en este cuadro permite que las personas que realicen el llenado
del formato de inventario cuenten con toda la información necesaria para el adecuado
vaciado de la información.
66
Los inventarios se realizarán por separado debido a que son cuatro soportes diferentes
y se esperan nuevos ingresos al acervo, es por ello que se realiza un inventario para:
casetes, Dats, Cd´s y videocasetes, y con esta, cuando ingresen nuevos soportes no se
altere la numeración, además que se pretende que ya se encuentren inventariados e
identificados para cuando se disponga ser llevado el material a la Fonoteca Nacional se
identifiquen de una manera más fácil.
Los inventarios Generales para la colección de los eventos del CENIDIM, permitirán tener
un mejor control de la documentación así como la recuperación de la información y con
ello también se podrá evitar la pérdida de soportes y del tiempo de consulta de algún
material.
67
Conclusiones
Para lograr está investigación acerca de organización y realización de inventarios en
fonogramas, surge a partir de llevar a cabo la recopilación y consulta de las diversas
fuentes bibliográficas que se encuentran dispersas, para lo cual se procedió a ordenarla,
analizarla y comprenderla para manifestarla dentro del trabajo de investigación.
En la elaboración fue necesario recordar notas de las asignaturas que se imparten en la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), como Introducción a la
Archivonomía, Soportes de la Información, Clasificación, Catalogación, Descripción de
Archivos, Acervos Especiales, Archivo de Trámite, Concentración e Histórico,
Diagnóstico, Organización de Archivos I y II y Lenguajes documentales, por mencionar
algunas, esto me permitió tener una base teórica para sustentar esta investigación y
poder llevar a cabo la identificación, clasificación, ordenación y elaboración de inventario
general.
La realización de este trabajo me dejó una gran experiencia debido a que pude comprobar
que la práctica es lo que nos ayuda a reforzar los conocimientos adquiridos en las aulas
de la ENBA.
El trabajo del archivista es esencial en cada Institución y aún más cuando no existe una
organización de la documentación, ya que es el que se encarga de la administración
documental y organizarla de acuerdo a las normas y leyes establecidas sin perder en
cuenta la difusión de la información.
Cuando un archivo no se encuentra organizado, implica pérdida de tiempo al querer
localizar un documento y evita brindar un buen servicio como puede ser la consulta
interna de documentos o el préstamo para su reproducción, además impide la
elaboración de los instrumentos de descripción como las guías, inventarios y catálogos.
Por lo mencionado en el párrafo anterior, es necesario el proceso de organización, en
este trabajo se demostró que para organizar una fonoteca se aplica los mismos procesos
de organización como en los soportes tradicionales como es el papel, procede en la
68
identificación del material, la clasificación y ordenación, pero también es necesario
investigar sobre los fonogramas a trabajar para contar con una manipulación correcta del
material además de saber con qué se está trabajando.
Fue interesante haber trabajado con documentación que no se encuentra en soporte
tradicional como lo es el papel, pero a la vez se dificultó, ya que lamentablemente se
cuenta con muy poco material de consulta sobre la organización de fonogramas, ya que
en la ENBA sólo se imparte dos materias que tratan el tema sin profundizar, una de ellas
es soportes de la información, en esta signatura sólo nos mencionan los diferentes
soportes que existen para plasmar la información y la otra es acervos especiales, en la
cual sólo nos explican de una manera breve las características de los archivos que son
diferentes a los de soporte papel, como las fotografías, las fonotecas, cinetecas,
planotecas, entre otras más.
Para la elaboración de este trabajo fue necesario incorpórame a la línea de investigación
que tiene la ENBA a cargo de la Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal, la cual
permite que los alumnos interesados en este tema se les proporcione la base teórica y
práctica para que realicen su trabajo de titulación, esto me permitió ampliar más mi visión
y conocer cosas nuevas que desconocía de los archivos sonoros.
Los soportes sonoros son materiales que requieren de un cuidado y manejo especial para
su adecuada manipulación y conservación, ya que son muy valiosos porque en ellos se
encuentra información que no está escrita en un soporte tradicional, sino que es audible
y esto permite conocer los sonidos, las voces, los testimonios de los involucrados en
estos soportes.
Al inicio del servicio social desconocía como trabajar con estos materiales, pero aplicando
los conocimientos adquiridos durante estos 9 semestres de la Licenciatura y con la ayuda
de mi asesora de tesina, la cual me brindo todo su apoyo para la elaboración de mi trabajo
proporcionándome algunas fuentes bibliográficas, su experiencia en el tema, su tiempo
incondicional y paciencia para explicarme, lo cual ha sido de mucha ayuda y sin su apoyo
no hubiera sido posible realizar este proyecto.
69
La organización documental de la fonoteca del Centro Nacional de Investigación,
Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) se llevó a cabo de
manera satisfactoria, logrando el objetivo establecido en el proyecto realizar la Propuesta
de organización de la Colección Fonográfica de los Eventos del CENIDIM.
Para ello se realizó el proceso de identificación en cada fonograma que conforma esta
colección y así poder integrarlos en los temas a los que corresponde.
La clasificación se elaboró mediante el análisis del Cuadro General de Clasificación y de
acuerdo a las necesidades de la institución para poder asignar una clave de clasificación
que se propone se implemente en la Institución.
El proceso de ordenación también se realizó de acuerdo a las necesidades de la
institución y al método numérico que se asignó al material de tal manera que fuera fácil
y rápido identificarlo sin la necesidad de revisar varias cajas.
70
Bibliografía
- ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Editorial
Santa Fe. Argentina. 2000. 260 págs.
- AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Teoría, Fundamentos y Practica de la Archivología.
Buenos Aires. E-libro.net. Abril. 2002. 400 págs.
- ASTUOILLO ROJAS, Cecilia. Manual de procedimiento para la catalogación de
documentos patrimoniales históricos y etnográficos. Red de Archivos y Museos
Patrimoniales. 2010. ISBN 978-956-17-0454-1. 102 págs.
- CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”. Manual de Funciones Específicas.
Organigrama del CENIDIM. 29 págs.
- COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN NACIONAL DE DOCUMENTACIÓN,
MNX-R-002-SCFI-2007. Norma Mexicana de Catalogación de Documentos
Fonográficos. México: ILCE, 2008. ISBN: 970-792-007-6. 73 págs.
- CORTÉS ALONSO, Vicenta. Manual de archivos municipales. 2a ed. Madrid: Anabad,
1989 159 págs.
- CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2a ed. Madrid. Pirámide,
1996. 400 págs.
- ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Bibliotecas y
Archivos. Órgano de la. 4° época, Volumen 1, Número 1. Noviembre 2013. 58 Págs.
- GOODE, William J. y HATT, Paul, Métodos de Investigación Social. México, Trillas.
1972. 148 págs
- GUTIÉRREZ MUÑOZ, Cesar. Archivística. Materiales de enseñanza de la Facultad
de Letras y Ciencias Humanas. Perú, 1991. 224 págs.
- GUTIÉRREZ PANTOJA, Gabriel. Metodología de las ciencias sociales 1. México. Ed.
Harla. 1984. 153 págs.
71
- HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 5ª ed. Sevilla:
Servicios de publicaciones de la Diputación Provincial de Sevilla, 1991. 389 págs.
- LA TORRE MERINO y MARTIN PALOMINO. Escuela Iberoamericana de archivos,
experiencias y materiales. Metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales. Madrid: Ministerio de Educación Cultura y Deporte, S.G. de
Información y Publicaciones. 2000, 107 págs.
MÜNCH GALINDO, Lourdes y ANGELES, Ernesto. Métodos y técnicas de
Investigación. México. Ed. Trillas. 1990. 166 págs.
- NÚÑEZ CHÁVEZ, Jorge. Manual de organización de archivos de trámite y manejo de
correspondencia. 2a. ed. México: ADABI de México, 2010. 48 págs.
- RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la
creación de una Fonoteca Nacional.1ª.edición.México: Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía: Library Outsourcing. ISBN: 978607-8024-06-3. 254
págs.
- SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos: Principios y técnicas. 2ª ed.
Habana: Archivo Nacional, 1958, Publicaciones del Comité de Archivos de la
Comisión de Historia. Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 4. 358 págs.
- VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La Archivística: Objeto e identidad. México: Renaies:
BUAP, Archivo Histórico, 2007. ISBN: 968-863-931-1. 156 págs.
Documentos Electrónicos
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización
y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal. México: AGN, 20 de febrero de 2004. [En Línea] Disponible en:
http;//www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html
- CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Acervos del CENIDIM. México [en Línea] consultado
[20 junio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#baqueiro
72
- CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Documentación. México [en Línea]. consultado [02
julio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/documentacion.htm
- CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del CENIDIM. México [en Línea]. Consultado
[20 junio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm
- CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Publicaciones del CENIDIM. México [en Línea].
Consultado [20 junio 2013] disponible web en:
http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/publicaciones.htm
- COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL ESTADO DE
VERACRUZ. Gabriel Saldívar, el primer lazo de México con la influencia africana.
México [En Línea]. Consultado [13-octubre 2013] disponible web en:
http://www.comsocialver.gob.mx/2012/08/10/gabriel-saldivar-el-primer-lazo-de-
mexico-con-la-influencia-africana/
74
Anexo 1
Cuadro General de Clasificación Archivística INBA 2012
Se marca con círculos la sección, subsección y serie a la que pertenece el CENIDIM