ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL Instituto de Ciencias Matemáticas "DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA LA MEJORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DE INDICADORES DE MEDICIÓN PARA UNA EMPRESA ENCARGADA DE LA ELABORACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE CERVEZAS Y BEBIDAS REFRESCANTES " TESINA DE GRADO Previa a la obtención del Título de: INGENIERÍA EN AUDITORÍA Y CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA Presentado por: STEFANIE VILLANUEVA SAMPÍN SAIDA LEMOS OLIVEROS Guayaquil - Ecuador 2011
Transcript
ESCUELA SUPERIOR POLITEacuteCNICA DEL LITORAL
Instituto de Ciencias Matemaacuteticas
DISENtildeO DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA LA MEJORA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA A TRAVEacuteS DEL ANAacuteLISIS DE
INDICADORES DE MEDICIOacuteN PARA UNA EMPRESA ENCARGADA DE LA
ELABORACIOacuteN Y COMERCIALIZACIOacuteN DE CERVEZAS Y BEBIDAS
REFRESCANTES
TESINA DE GRADO
Previa a la obtencioacuten del Tiacutetulo de
INGENIERIacuteA EN AUDITORIacuteA Y CONTADURIacuteA PUacuteBLICA AUTORIZADA
Presentado por
STEFANIE VILLANUEVA SAMPIacuteN
SAIDA LEMOS OLIVEROS
Guayaquil - Ecuador
2011
AGRADECIMIENTO
A nuestra tutora y directora de tesis MPC Diana
Montalvo por su paciencia disponibilidad motivacioacuten y
sobre todo por la ayuda que nos brindoacute en los momentos
maacutes difiacuteciles
A la empresa ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo (CN) por
habernos permitido desarrollar nuestra tesis en sus
instalaciones a todas aquellas personas que nos
brindaron la oportuna orientacioacuten para el desarrollo de
nuestro trabajo
Y a todos quienes hicieron posible la elaboracioacuten de este
proyecto
Saida Lemos
Stefanie Villanueva
DEDICATORIA
Yo Saida Lemos Oliveros le dedico este trabajo a Dios
quien me ha guiado en este difiacutecil camino y me ha dado
toda la fortaleza para terminar con eacutexito mi carrera
A mi madre Norma Oliveros Torres quien me ha dado
todo lo que soy como persona mis valores mis
principios mi perseverancia ha sido un pilar fundamental
en mi vida le doy las gracias por todos estos antildeos de
amor esfuerzo y sacrificio
A mis verdaderos amigos y a mi hermano quienes
estuvieron daacutendome su apoyo incondicional en todo
momento
A mi esposo Richard Rodriacuteguez Barros por su paciencia
comprensioacuten y por todo el amor que me ha brindado en
este tiempo
DEDICATORIA
Yo Stefanie Villanueva dedico este trabajo primero que
nada a Dios porque ha estado conmigo en cada paso
que doy cuidaacutendome y daacutendome fortaleza para continuar
y cumplir mis objetivos
A mi madre Elba Sampiacuten Candelario aunque no esteacute
fiacutesicamente en este mundo estoy segura que siempre
estaraacute a mi lado en mi mente y en mi corazoacuten
A mi padre Pedro Villanueva Loor por brindarme el
carintildeo la comprensioacuten y el apoyo para culminar mi
carrera profesional
A mi hermana Yarita por estar de manera incondicional
junto a miacute en todos los momentos de mi vida y a miacute
enamorado Argeni Vera Rodriacuteguez por su comprensioacuten
apoyo constante y por el amor que me ha demostrado a
lo largo de todo este tiempo
TRIBUNAL DE GRADUACIOacuteN
Ing Dalton Noboa M MPC Diana Montalvo
DELEGADO DIRECTOR DE TESIS
DECLARACIOacuteN EXPRESA
La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado nos corresponde
exclusivamente y el patrimonio intelectual de la misma a la Escuela Superior
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
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FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
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FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
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FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
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FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVI
IacuteNDICE DE TABLAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVII
IacuteNDICE DE FIGURAShelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellipVIII
INTRODUCCIOacuteN 1
CAPIacuteTULO 1 3
1 GENERALIDADES 3
11 Planteamiento del Problema y Justificacioacuten 3
12 Objetivos 4
121 Objetivo General 4
122 Objetivo Especiacutefico 4
13 Metodologiacutea 4
CAPIacuteTULO 2 6
2 MARCO TEOacuteRICO 6
21 Gestioacuten de Repuestos 6
211 Introduccioacuten 6
212 Objetivos de la Gestioacuten de repuestos 8
213 Importancia de Gestiograven de Repuestoshelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip9
214 Catalogacioacuten de los Repuestos 10
22 Clasificacioacuten de los Inventarios 13
221 Anaacutelisis ABC - Principio de Pareto 13
2211 Realizacioacuten 16
2212 Resultados 16
23 Planeacioacuten y Control de Inventarios 17
231 Poliacuteticas de Inventario 17
24 Diagrama de Causa-Efecto(Ishikawa) 18
241 Utilidades 19
CAPIacuteTULO 3 20
3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 20
31 Antecedentes Histoacutericos 20
32 Informacioacuten General de la Empresa 22
321 Actividad Econoacutemica 23
322 Misioacuten 23
323 Visioacuten 24
324 Valores 24
325 Descripcioacuten del Producto 24
326 Estructura Organizacional 26
327 Proceso de Produccioacuten 27
33 Poliacuteticas de la Empresa 30
331 Poliacuteticas de Gestioacuten 30
34 Certificaciones 30
341 Certificacioacuten ISO 9001 2000 Sistema de Gestioacuten de Calidad 31
342 Certificacioacuten ISO 14001 2004 Sistema de Gestioacuten Ambiental 31
343 OHSAS 18001 Sistemas de administracioacuten de seguridad y salud
ocupacional 32
344 ISO 22001 2005 Sistema de Gestioacuten de la Inocuidad de los
alimentos 32
345 BASCC - Sistema de Gestioacuten en Control y seguridad Fiacutesica 32
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CNhelliphelliphelliphelliphellip59
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados obsoletos por
grupos o familiashelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip64
Tabla No4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetariohelliphellip91
Tabla No 5 Asignacioacuten de letra por cada familia de
Tabla No 1 Clasificacioacuten por familia de repuestos con la cantidad que
poseen Fuente Sistema SAP
Graacutefico No 1 Distribucioacuten de las familias de repuestos
en Almaceacuten Fuente Sistema SAP Elaborado por Las Autoras
Repuestos Pasteurizadoras 97
Repuestos bombas 87
Repuestos Fechadora 68
Repuestos Dispensadores 59
Repuestos Planta de gas carboacutenico 47
Repuestos Equipos de tratamiento de agua
35
Repuestos Embotellado 30
Repuestos Plantas eleacutectricas 22
0
500
1000
1500
Can
tid
ad
Familias de Repuestos
Distribucioacuten de Repuestos
Etiquetadora MontacargasEquipos cocinascavas EnvasadorasRodamientos Maquinaria hidraacuteulicaneumaacuteticaDesempacadorasEmpacadoras Lavadoras de botellasEquipos de Malteriacuteas Inspector de botellascanastasEquipos de Refrigeracioacuten Equipos de aire comprimidoCalderos Transportadores de botellascanastasDepaletizadorasPaletizadoras Pasteurizadoras
38
En el graacutefico No1 se puede observar los diferentes grupos o familias
de repuestos que posee el almaceacuten con su correspondiente nuacutemero
de iacutetems
Entre las familias que mayor cantidad de repuestos tienen actualmente
se encuentran la etiquetadora montacargas equipos cocinas cavas y
la envasadora con una cantidad de 1050 738 667 y 562 repuestos
respectivamente
Lo que representa que se debe ejercer un mayor control del stock de
repuestos que se mantiene en almaceacuten de estas maquinarias ya que
por la gran cantidad de repuestos que posee cada una de ellas existe
una suma considerable de dinero invertido por lo que al no ejercer el
debido control se podriacutea ocasionar la peacuterdida del mismo
415 Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
Para tener una mejor organizacioacuten en el almaceacuten ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo ha distribuido sus capacidades de la siguiente manera
39
Graacutefico No 2 Distribucioacuten de las capacidades de Almaceacuten
Fuente Elaboracioacuten Propia
Como se puede apreciar en el graacutefico No 2 de la Distribucioacuten de
Capacidades del Almaceacuten los drive in tapas metaacutelicas ocupan el
mayor porcentaje con un 2375 mientras que los repuestos se
encuentran en segundo lugar con un porcentaje del 2015 siendo
estos las dos aacutereas que mayor capacidad poseen en almaceacuten ya que
en ellas se encuentra distribuida gran cantidad de productos por lo que
son las aacutereas en las que se debe llevar un mayor control de los
materiales para que no se acumulen de manera innecesaria y asiacute
poder disminuir las capacidades destinadas para otros materiales
Distribucioacuten de Capacidades de Almaceacuten
1188570
2375
16078551013
1520
2015
910 250 347
PackingMaltaazucarHarbolite Pegantes y aditivos
Drive inn tapas metalicas Tierras siliceas y diatomaceas
Drive inn etiquetas Selectivo etiquetas y mat De agua
Elementos promocionales Repuestos
Oficinas Cuarto de EPP
Cuarto frio
40
42 Actual Funcionamiento
421 Situacioacuten actual
El Almaceacuten controla su inventario por medio de un programa llamado
SAP6 en el cuaacutel se registran los ingresos y egresos de mercaderiacutea
para mantener actualizado el sistema por medio de este programa
los usuarios pueden acceder al mismo para ver la lista de materiales
que se tiene en stock y de esta manera hacer los requerimientos
necesarios para los respectivos mantenimientos preventivos
predictivos y correctivos que se llevan a cabo a las tres liacuteneas de
produccioacuten existentes en la empresa
Se realizan auditoriacuteas mensuales al inventario de materiales
internamente se verifica el inventario y de manera oficial lo realizan
con personal de contabilidad llegando la mayoriacutea de las veces al
9990 de eficiencia del inventario (sistema - constatacioacuten fiacutesica)
En esta constatacioacuten fiacutesica se revisa si existe faltante de las
existencias tomando una muestra al azar de dichos productos lo que
tampoco garantiza que los faltantes encontrados sean los uacutenicos que
haya La muestra no suele ser de dimensiones grandes
6 SAP Es un ERP o Enterprise Resource planning sirve para integrar los recursos de la empresa
brinda informacioacuten actualizada constantemente sobre inventarios de mercanciacutea pedidos proveedores ventas integra la parte financiera es decir todas las aacutereas de la empresa alimentan y consultan informacioacuten de una fuente comuacuten agilizando la toma de decisiones con informacioacuten actualizada y
confiable
41
Actualmente en las revisiones perioacutedicas que se realizan en la bodega
dan mantenimiento a los repuestos con peliacuteculas para evitar el oacutexido
almacenamiento en cuarto temperado y piezas en fundas inhibidoras
de corrosioacuten los cuales son realizados por los auxiliares de almaceacuten a
quienes se les asigna rutas de limpieza
Anteriormente existiacutean controles y actas de comiteacute las cuales
consistiacutean en que antes de ser aprobada la compra mandaban al
almaceacuten para ver si existiacutea o no lo teniacutean en existencia actualmente
ya no hay ese control cualquier usuario es decir los planificadores de
los mantenimientos pueden pedir los repuestos y estos son
comprados
Los repuestos se encuentran clasificados por familia de repuesto y
perchas de materiales fungibles (uso comuacuten) no es por valor ya que
se trata de que los repuestos que maacutes rotan esteacuten a la mano
422 Paraacutemetros para determinar los valores del Stock Maacuteximo y
Miacutenimo de los Repuestos
Para la fijacioacuten de stocks miacutenimos y maacuteximos cada duentildeo de los
repuestos planifica sus materiales Estos se determinan en base a
42
Criticidad del elemento o conjunto de un equipo (Es decir
analizan el impacto que puede producir la falta del elemento
en la eficiencia de las liacuteneas)
Tiempos de importacioacuten (Reposicioacuten del stock)
En base al consumo de elementos que son de
mantenimiento perioacutedico (Ejemplo chupas de las
encajonadoras retenes de pantallas de las envasadoras)
Los valores de maacuteximos y miacutenimos son establecidos por los
planificadores mecaacutenico y eleacutectrico estos son valores que se
mantienen fijos ellos pueden realizar las actualizaciones de estos
valores manualmente en el sistema SAP cuando lo consideren
conveniente
423 Materiales Inmovilizados
En almaceacuten mantienen una lista de material inmovilizado y de los
duentildeos de ese material son considerados inmovilizados aquellos
materiales que no tengan ninguacuten movimiento en el periacuteodo de dos
antildeos
43
Para obtener mejoras sustentables se inicioacute con un programa que les
permita hacer revisiones de todos aquellos materiales inmovilizados
para ver el estado en que se encuentran actualmente
El Inventario de repuestos inmovilizado hasta el mes abril del 2010
era aproximadamente de 3800000 doacutelares
En el mes de octubre del 2010 la cantidad de los repuestos
inmovilizados era de 3218000 doacutelares y este se encuentra
decreciendo seguacuten informacioacuten proporcionada por el coordinador de
almaceacuten
Se han establecido como meta bajar el inventario inmovilizado de los
repuestos a 2500000 doacutelares hasta el proacuteximo mes de abril 2011
424 Codificacioacuten de los repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo el departamento encargado de realizar
la codificacioacuten de los repuestos es el departamento llamado Maacutester
Data
Dicho departamento realiza la creacioacuten de los coacutedigos de manera
secuencial de acuerdo a como se vaya incorporando un nuevo
repuesto y sin importar que sean de diferente familia o grupo de
repuestos
44
La codificacioacuten no se realiza de manera conjunta con el departamento
de Almaceacuten lo que ocasiona que exista el problema de que algunos
repuestos tengan maacutes de un coacutedigo para su identificacioacuten lo cual
provoca un incremento en los inventarios
El inventario de materiales en almaceacuten se encuentra distribuido en
perchas que se encuentran plenamente identificadas con una
codificacioacuten alfanumeacuterica muy distinta a la del sistema SAP
Cada uno de los repuestos al ingresar al almaceacuten se les asigna un
marbete (Ver Figura No 7) con el nuacutemero de codificacioacuten las
unidades disponibles y la descripcioacuten del material
Figura No 7 Marbete utilizado en Almaceacuten para la codificacioacuten
Fuente Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
45
425 Inventario de repuestos obsoletos
En el almaceacuten se mantiene una percha destinada para aquellos
repuestos que han sido considerados como obsoletos seguacuten los
anaacutelisis realizados a los repuestos inmovilizados por el personal de
Almaceacuten para establecer el estado en que se encuentran (Ver Figura
No 8)
Figura No 8 Perchas de repuestos obsoletos en el almaceacuten
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
Como pueden observar el la figura No 8 existe gran cantidad de
repuestos que ya estaacuten en estado obsoleto
46
Luego de que se determina que el repuesto es obsoleto se evaluacutea que
tratamiento se le daraacute a los mismos ya sea su venta o su posterior
destruccioacuten
Actualmente almaceacuten estaacute analizando el inventario de repuestos
inmovilizados de manera conjunta con los duentildeos de dichos
repuestos verificando el estado en que se encuentran e
identificaacutendolos con tarjetas rojas aquellos repuestos obsoletos para
de esta manera ayudar a los auxiliares de almaceacuten a darles un
tratamiento especial
Figura No 9 Identificacioacuten con tarjetas rojas a repuestos obsoletos
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
47
426 Indicadores de Gestioacuten
El almaceacuten de ldquoCerveceriacutea Nacionalrdquo utiliza cuatro Indicadores para
controlar su gestioacuten los cuales son
Indicador de Reservas atendidas
Indicador de Exactitud del Inventario
Indicador de Proveedores Atendidos
Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados
A continuacioacuten se realiza una breve explicacioacuten de cada uno de ellos
4261 Indicador de Reservas atendidas-
Este indicador mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir
de las solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus
las solicitudes que han sido despachadas por almaceacuten es decir
cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas
El aacuterea de Almaceacuten cuenta con un margen del 96 que se considera
aceptable Se lo calcula semanalmente y se presenta el acumulado
por mes Ver Anexo No 1
En la siguiente figura se muestra el nivel del acumulado por mes que
actualmente se maneja en Almaceacuten
48
Graacutefico No 3 Indicador de Reservas Atendidas en Almaceacuten
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede apreciar en el graacutefico No 3 la liacutenea que se encuentra
en la parte superior representa los porcentajes acumulados efectivos
es decir las solicitudes que fueron atendidas durante el mes dando
como resultado un alto porcentaje de efectividad ya que la meta
establecida es del 96Mientras que la liacutenea azul que se encuentra en
la parte inferior representa el porcentaje sin retiro es decir las
unidades que fueron solicitadas y no retiradas en su respectivo
momento
96 96 96 96 96 96 96 96 96 96 96
06 07 05 11 033 005 004 024 027 032 007
994 993 995 9899967999599969976997399689993
0
50
100
150
200
250
00
500
1000
1500
2000
2500
Meta sin retiro efectivo Lineal (Meta)
49
En el mes de julio existioacute un mayor porcentaje sin retiro con un
porcentaje del 111 a diferencia del resto de los meses en que el
porcentaje fue entre 004 y 07
Significando que el margen se mantuvo constante durante el resto de
los meses a excepcioacuten de julio que debido a razones de trascendental
importancia se dio esa variacioacuten ocasionando que en ese mes existioacute
una cantidad considerable de materiales en almaceacuten repercutiendo en
el espacio destinado para la distribucioacuten de las mismas
4262 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario-
La voz oficial para medir la exactitud del inventario es la de
contabilidad estos realizan revisiones perioacutedicas para hacer la
constatacioacuten fiacutesica versus la informacioacuten que proporciona el
sistema SAP
Este indicador se calcula realizando una divisioacuten entre los iacutetems
inventariados y las diferencias encontradas
Constantemente se revisan los niveles de inventarios en el
almaceacuten por esta razoacuten sus niveles de exactitud son
considerablemente altos
50
Cabe recalcar que para realizar los caacutelculos de este indicador se
toma una muestra al azar del inventario total
En el graacutefico No 4 se presenta un detalle de este indicador
Graacutefico No 4 Indicador de Exactitud (Eficiencia) del Inventario
Fuente Departamento de Almaceacuten
Como se puede observar en el graacutefico el porcentaje acumulado de
exactitud del inventario entre los meses comprendidos desde abril
del 2010 hasta enero del 2011 es del 9983 lo que nos indica que
las diferencias existentes son miacutenimas
En los meses de Junio y Julio se registraron diferencias de 3 y 2
iacutetems respectivamente ya que en dichos meses la muestra tomada
383
116
874 810 51 207
0
105272
90
2908
0 0 3 2 00 0 0 0 0 5
10010099669975100 100 100100
100
1009983
80
85
90
95
100
105
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Items Inventariados Items con Diferencia Efectividad
51
fue mayor en comparacioacuten al resto de los meses en que no
existieron diferencias entre la constatacioacuten fiacutesica y el sistema SAP
La liacutenea en naranja representa el porcentaje de efectividad en el
inventario la cual en la mayoriacutea de los meses es del 100En el
anexo No 2 se muestra un detalle maacutes especiacutefico de este
indicador
Como mencionamos anteriormente en esta constatacioacuten fiacutesica que
se realiza para determinar la exactitud de inventario solamente se
analiza una pequentildea muestra en la cual no se evaluacutean sus
cualidades fiacutesicas sino si el material se encuentra o no en el
almaceacuten por lo que este indicador no sirve de mucha ayuda para
disminuir la cantidad de materiales obsoletos existentes en el
almaceacuten
4263 Indicador de Proveedores Atendidos-
Este indicador de proveedores atendidos permite un rango
tolerable de 32 proveedores diarios ya que se considera que este
es el nuacutemero oacuteptimo de clientes a los cuaacuteles se les puede dar una
buena calidad de recepcioacuten
52
Se mide diariamente (Ver anexo No 3) y a partir de esto se realiza
un promedio mensual de los proveedores al igual que de los iacutetems
que ingresaron al almaceacuten
Graacutefico No 5 Indicador de Proveedores Atendidos
Fuente Departamento de Almaceacuten
Observando el graacutefico No 5 se puede apreciar el promedio
mensual de proveedores atendidos y el de los iacutetems En los meses
comprendidos desde abril 2010 hasta enero del 2011 los
proveedores atendidos estuvieron dentro del rango tolerable
Aunque en los anaacutelisis que se realizan diariamente se puede
observar claramente que en varios diacuteas de algunos de los meses se
excede el liacutemite de 32 proveedores esto en la mayoriacutea de los casos
20 21 2124
20 20 20 1824
17
42
59
52 52
44 44
37 37
52
44
0
10
20
30
40
50
60
70
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
Promedio Proveedores Promedio Items
PROMEDIO MENSUAL PROVEEDORES
53
se debe a factores externos tales como la parada de planta que se
produjo por cinco diacuteas en el mes de diciembre del 2010 Ver anexo
No 3
4264 Indicador del Comportamiento de los Repuestos
Inmovilizados-
Este indicador empezoacute a llevarse desde el mes de junio del 2010
Consiste en mostrar de manera mensual el comportamiento que
han tenido los repuestos inmovilizados con la finalidad de analizar
la tendencia que han tenido y de esta manera realizar las gestiones
necesarias para disminuir dicho inventario
El almaceacuten se estaacute trabajando en la reduccioacuten de este valor de
repuestos enviando a los duentildeos de dichos materiales
notificaciones de la existencia de ese material en almaceacuten para
que realicen las gestiones pertinentes y puedan de esta manera
planificar dicho material en los mantenimientos que se llevan a
cabo
A continuacioacuten se presenta la tendencia de los repuestos
inmovilizados que han mantenido a lo largo del periacuteodo
comprendido desde abril del 2010 hasta enero del 2011
54
Graacutefico No 6 Tendencia de los Repuestos Inmovilizados
Fuente Departamento de Almaceacuten
Al observar el graacutefico No 6 se puede apreciar que el mes en que
existioacute la mayor cantidad de repuestos inmovilizados fue en el mes de
mayo del 2010 con un valor de $378249358 y en los meses
posteriores hasta el mes de agosto del 2010 los valores fueron
decreciendo considerablemente
A partir del mes de octubre del mismo antildeo se han registrados
constantes aumentos de repuestos inmovilizados llegando hasta el
mes de enero del 2011 a un valor de $ 331940600 En el anexo No
4 se puede apreciar el comportamiento de todo el inventario de los
37
39
17
61
0
37
82
49
35
8
37
24
94
09
6
35
04
88
38
1
32
66
70
84
1
33
39
52
24
6
32
18
45
40
7
32
78
51
81
9
33
08
59
40
0
33
19
40
60
0
280000000
300000000
320000000
340000000
360000000
380000000
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agost
o
Septie
mbre
Oct
ubre
Novi
embre
Dicie
mbre
Enero
Tendencia Repuestos Inmovilizados F11
55
diferentes tipos de materiales que se encuentran en el almaceacuten de la
CN
427 Poliacuteticas de Inventario de Repuestos
Se pudo constatar que el Departamento de Almaceacuten no posee
poliacuteticas de inventario de repuestos definidas formalmente por
ejemplo el tiempo para definir que alguacuten repuesto se encuentra
inmovilizado es de dos antildeos pero esto fue establecido en base a la
experiencia por lo que no existe alguacuten documento que establezca que
ese es el tiempo estipulado
Esto se debe a que no poseen un manual de poliacuteticas de inventario
que ayude a controlar los niveles de inversioacuten y la administracioacuten del
inventario de repuestos
En ldquoCerveceriacutea Nacional SArdquo soacutelo existen poliacuteticas definidas de las
bajas de inventario (Ver Anexo No 5)
428 Proceso para la realizacioacuten de pedido de compra de materiales
En la figura No10 se muestra el diagrama de flujo del proceso de
realizacioacuten de pedido de compra de material hasta su almacenamiento
que actualmente se realiza en las instalaciones de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
56
Figura No 10 Flujo de Proceso de realizacioacuten de pedido de compra de material
Fuente Elaboracioacuten propia
INICIO
11
Solicitud de Pedido de compra
12
Liberacioacuten de pedido
iquestEl pedido estaacute
liberado
No
Si
13
Generacioacuten de ofertas
14
Eleccioacuten de proveedor
15
Generacioacuten de pedido
16
Recepcioacuten de
pedido
17
Constatacioacuten fiacutesica del material entregado
Pedido de material
18
Verificar calidad de
material 19
Almacenamiento de material
Notificacioacuten de llegada de material
iquestEl material es
teacutecnico
FIN
No
Si
57
A continuacioacuten se presenta un detalle especiacutefico del proceso de la
realizacioacuten de pedido de compra de material7
1) El usuario genera un requerimiento que se llama solicitud de
pedido el cual tiene instancias de liberacioacuten desde jefes hasta
directores
2) Una vez que ha sido liberado se va por sistemas a
abastecimiento en abastecimiento tratan esa solicitud
generan peticiones de oferta (3 proveedores por solicitud) y se
escoge dependiendo calidad y valor
3) Escogido el proveedor generan un pedido que es diferente a la
solicitud de pedido
4) Ese pedido viacutea electroacutenica le sale al proveedor y este
despacha
5) Con ese documento se preparan los elementos y se traen a la
planta donde hay procedimientos internos para la recepcioacuten de
material tales como los de entrada proveedores etc
6) El auxiliar es quien revisa la factura con el fiacutesico cuando todo
estaacute completo se procede a realizar una transaccioacuten en el
sistema para ingresar al sistema de inventario
7) Una vez ingresado estaacute dispuesto para que el usuario lo use
8) El sistema emite un documento secuencial que es la
notificacioacuten de llegada del material
Cuando se tiene duda porque el material es muy teacutecnico se llama a
calidad o al teacutecnico para que apruebe las instancias de llegada del
material (manejan una matriz para efectos de auditoriacutea)
7 Proceso llevado a cabo seguacuten entrevista realizada al Coordinador del Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea
Nacional SArdquo
58
Y cuando se detecta periacuteodo prematuro se puede emitir un reclamo al
proveedor
429 Anaacutelisis FODA sobre la situacioacuten actual del almaceacuten
El objetivo del anaacutelisis de la Matriz FODA es el de identificar fortalezas
y debilidades que tiene el Departamento de Almaceacuten asiacute como
tambieacuten la existencia de amenazas y oportunidades en su entorno
A continuacioacuten en la tabla No 2 se muestra el anaacutelisis realizado
59
Tabla No 2 FODA del Departamento de Almaceacuten de la CN
Fuente Elaboracioacuten propia
FORTALEZAS
Tienen segmentados los
repuestos
Buena organizacioacuten del almaceacuten
Cuenta con el espacio fiacutesico
suficiente para la demanda
Administracioacuten adecuada del
inventario
Eficiencia en entrega de pedidos
Buena supervisioacuten de entrada y
salida de repuestos
OPORTUNIDADES
Con un mejor control se puede tener
niveles equilibrados de inventario
Contar con una excelente
comunicacioacuten con los sectores
involucrados (almaceacuten
abastecimiento mantenimiento)
Ahorro en inversioacuten de capital
Mejora del sistema de informacioacuten
DEBILIDADES
Inexistencia de poliacuteticas de
inventario de repuestos
Falta de coordinacioacuten entre aacutereas
Existe un porcentaje considerable
de repuestos inmovilizados
No poseen indicador de rotacioacuten
de inventarios
AMENAZAS
Tiempos de Importacioacuten
Aumento de los precios de repuestos
Subida de aranceles de importacioacuten
(FOB CIF etc)
60
43 Problemas y Anaacutelisis de Causas del Departamento de Almaceacuten
Con el objetivo de analizar cuaacuteles son las posibles causas y
problemas que se presentan en el Almaceacuten de la ldquoCerveceriacutea Nacional
SArdquo se procedioacute aplicar el Diagrama Causa ndash Efecto tambieacuten
conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de pescado
Esta herramienta seraacute de mucha ayuda para tener una mayor
comprensioacuten de los problemas visualizando las razones motivos o
factores que inciden en los problemas y poder asiacute determinar las
posibles soluciones a los mismos
En la Figura No11 se muestra un detalle general de los problemas
que se mantienen en el tratamiento de los repuestos en el
Departamento de Almaceacuten
61
Figura No 11 Diagrama Causa ndash Efecto del Alto iacutendice de Material Inmovilizado
Fuente Elaboracioacuten propia
62
A continuacioacuten se procede a realizar un anaacutelisis maacutes detallado de cada
uno de los principales problemas existentes en el departamento los
mismos que inciden en el tratamiento que actualmente se mantiene
para los repuestos
431 Problema No 1 Poliacuteticas de Inventario
Figura No 12 Diagrama Causa ndash Efecto de la Carencia de Poliacuteticas
Fuente Elaboracioacuten propia
63
Anaacutelisis Problema No 1
No se encuentran definidas formalmente las poliacuteticas para el inventario
de repuestos Es asiacute que el personal de Almaceacuten tiene establecido el
tiempo para considerar un repuesto obsoleto e inmovilizado seguacuten la
experiencia adquirida
Para poder declarar un material obsoleto realizan revisiones con el
duentildeo del material (planificadores de mantenimiento) mediante la
constatacioacuten fiacutesica pero no se tiene establecido formalmente
estaacutendares para empezar a darle un tratamiento especial y evitar que
este se torne obsoleto
Lo que ha ocasionado que exista una cantidad considerable de
inventario de repuestos obsoletos
A continuacioacuten se presenta la tabla No 3 con la cantidad estimada de
los repuestos obsoletos por familia hasta el mes de diciembre del
Tabla No 3 Cantidad estimada de repuestos declarados
obsoletos por grupos o familias Fuente Elaboracioacuten propia
A partir de esta tabla se procedioacute a realizar la graacutefica para tener una
mayor apreciacioacuten de las cantidades de los repuestos obsoletos
65
Graacutefico No 7 Valor total de repuestos obsoletos por familias
Fuente Elaboracioacuten propia
En la figura No 7 se observa la cantidad en doacutelares de repuestos
obsoletos que existen seguacuten las familias estos valores son una
estimacioacuten debido a que actualmente en el Almaceacuten de la CN se estaacute
haciendo una revisioacuten del inventario inmovilizado y asiacute poder declarar
cuaacuteles son obsoletos cabe recalcar que auacuten no ha sido concluida
dicha revisioacuten
Se puede apreciar claramente el porcentaje de repuestos
innecesarios que genera costos y peacuterdidas en un capital que no se
utiliza La familia de la etiquetadora es la que posee la mayor cantidad
0
50000
100000C
an
tid
ad
en
doacute
lare
s
Grupo o Familia
Repuestos Obsoletos
R Bombas R DepaletizadoraPaletizadoraR DesempacadorasEmpacadoras R EnvasadoraR Aire Comprimido R Equipo CocinasCavasR Equipo Malteriacutea R RefrigeracioacutenR Equipos de Tratamiento de Agua R EtiquetadorasR Inspector de Botellas R Lavadoras de BotellasR Maquinaria HidraacuteulicaNeumaacutetica R MontacargasR Pasteurizadora R Transportadoras de botellasCanastasRodamientos
66
de repuestos obsoletos con un valor de $ 9857978 en relacioacuten al
resto de familias Los repuestos de equipos de tratamiento de agua
son los que tienen el menor valor con $449836
432 Problema No 2 Codificacioacuten de Repuestos
Figura No 13 Diagrama Causa ndash Efecto de Ineficiente codificacioacuten de
Repuestos Fuente Elaboracioacuten propia
67
Anaacutelisis Problema No 2
Algunos de los repuestos mantienen dos o maacutes coacutedigos diferentes
para un mismo material (Ver figura No 14) ocasionando que el
inventario y el coacutedigo maestro de los repuestos se incrementen
Esto se debe a que al momento de realizar el pedido de compra del
repuesto se visualiza la cantidad existente con un determinado coacutedigo
ldquoXrdquo sin considerar la cantidad que puede existir con un coacutedigo ldquoYrdquo
perteneciente al repuesto de las mismas caracteriacutesticas requeridas
Figura No 14 Existencia de varios coacutedigos para un mismo repuesto
Fuente Sistema SAP
68
La codificacioacuten de los repuestos es numeacuterica y se la realiza de
acuerdo al tipo de material que pertenece en el caso de los repuestos
su clasificacioacuten de acuerdo al tipo de material es ERSA8
El programa SAP tiene una opcioacuten en la que se puede visualizar las
caracteriacutesticas del repuesto pero la mayoriacutea de las ocasiones no es
utilizada esta opcioacuten ya que se considera que el material posee una
codificacioacuten uacutenica pero es en el momento de almacenar el material en
que los auxiliares de Almaceacuten se dan cuenta que existe otro material
con las mismas caracteriacutesticas pero con codificaciones distintas
La creacioacuten de coacutedigos de repuestos se realiza de manera secuencial
sin ninguacuten tipo de especificacioacuten por subcategoriacuteas dificultando que se
pueda reconocer a queacute tipo de familia pertenece provocando que los
repuestos se mezclen unos con otros
8 ERSA Las piezas de recambio se utilizan para sustituir piezas defectuosas Se pueden gestionar
en stocks Un registro maestro de materiales de este tipo de material puede contener datos de compras pero no datos de ventas
69
433 Problema No3 Falta de control del Inventario
Figura No 15 Diagrama Causa ndash Efecto de Falta de control del
Inventario Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis Problema No 3
Actualmente Almaceacuten enviacutea una lista de los repuestos inmovilizados
para que los usuarios (planificadores jefes de mantenimiento etc)
que tienen acceso al sistema al momento de requerir los materiales
primero revisen dicha lista y corroboren que el material a pedirse se
encuentra disponible en almaceacuten
70
Pero no existe alguacuten filtro que asegure que los repuestos a pedirse
han sido revisados detalladamente por lo que si al usuario que realiza
el pedido de material por equivocacioacuten omite alguno de los materiales
que fueron proporcionados en la lista de inmovilizado traeraacute como
consecuencia que el inventario de los mismos se incremente
En almaceacuten no se posee un registro de las entradas y salidas de
materiales soacutelo existe un control en cuanto a la valorizacioacuten de dicho
inventario ya que ellos tienen como meta establecida no sobrepasar el
costo total de inventario (repuestos materia prima insumos y
materiales de produccioacuten combustibles papeleriacutea y dotacioacuten bobinas
polietileno y preformas) los $18000000 mensualmente
El control de inventario actual se lo lleva a traveacutes de un software
donde se registra el movimiento de los iacutetems que estaacuten registrados en
la base de datos de manera de kaacuterdex
La manera de llevar el control de los niveles de existencia es empiacuterica
porque no hay poliacuteticas de inventario definidas formalmente y estas
estaacuten basadas en la experiencia En las revisiones perioacutedicas que se
realizan en el almaceacuten dan mantenimiento a los repuestos con
peliacuteculas para evitar el oacutexido almacenamiento en cuarto temperado
piezas en fundas inhibidoras de corrosioacuten pero no se tiene establecida
71
formalmente la periodicidad con la que se estaacute dando el control de ese
mantenimiento
Los auxiliares de almaceacuten quienes se encargan de labores como
recepcioacuten y despacho de materiales tienen bajo su responsabilidad
realizar los mantenimientos a los mismos siguiendo rutas de limpieza
eacutestas no cuentan con una debida planificacioacuten por lo que son
realizadas en los tiempos libres (no tienen clientes internos a los que
despachen materiales o proveedores que atender) por lo que no se le
dedica el tiempo suficiente y necesario para darle un adecuado
mantenimiento lo que provoca que los repuestos se llenen de polvo
(Ver Figura No 16)
Figura No 16 Perchas de repuestos llenas de polvo
Fuente Fotografiacutea tomada al Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
72
El departamento de almaceacuten cuenta con un estaacutendar de limpieza ADO
para el cual utilizan unas tarjetas (Ver Figura No17) en las que se va
marcando la fecha en que se realiza la limpieza a los puntos de ADO 9
y las condiciones ADO en las que queda el material es decir sin
polvo limpio y seco etc
Figura No 17 Estaacutendar de limpieza ADO
Fuente Fotografiacutea tomada en el Dpto Almaceacuten Elaborado por Las Autoras
A pesar de contar con el estaacutendar no se le da el debido seguimiento al
mismo Esta fotografiacutea fue tomada a mediados del mes de febrero del
2011 y en la tarjeta de estaacutendar de limpieza ADO estaacuten registrados
soacutelo los primeros 3 diacuteas de dicho mes
9 Los puntos de ADO son Perchas Repuestos Empaques e Identificacioacuten
73
434 Problema No 4 Inconvenientes con el Sistema SAP
Figura No 18 Diagrama Causa ndash Efecto de Inconvenientes con
el Sistema SAP Fuente Elaboracioacuten propia
Anaacutelisis del Problema No 4
A pesar de utilizar un sistema de informacioacuten automatizado este no
satisface apropiadamente las necesidades de los usuarios En el
momento de realizar la planificacioacuten de mantenimientos suele
suceder que para hacer la lista de materiales utilizados se accede al
sistema y se ingresa el coacutedigo para visualizar si se encuentra en
existencia y en ciertos casos a pesar de que el material ya estaacute
74
inactivo sigue apareciendo en el sistema lo que provoca peacuterdida de
tiempo en volver a revisar que material puede ser el sustituto
inmediato
Existe desconocimiento de la utilizacioacuten de ciertas herramientas que
proporciona el sistema SAP para el control de los inventarios
Aunque el sistema provee de una guiacutea de ayuda para el correcto
manejo muchas veces los usuarios desconocen el manejo de estas
herramientas En la figura No 19 se muestra un detalle de una de
las herramientas que proporciona el sistema a los usuarios
Figura No 19 Herramienta de Ayuda del Sistema SAP
Fuente Sistema SAP
75
CAPIacuteTULO 5
5 PROPUESTA DE MEJORA
En este capiacutetulo se presentan los indicadores que podraacuten ser de
soporte a los encargados de la Administracioacuten de los repuestos y el
control adecuado para el cuidado de los repuestos
Se propone la Clasificacioacuten ABC a traveacutes del Anaacutelisis de Pareto que
permita identificar los repuestos que poseen alta valoracioacuten y darles
mejor tratamiento para un mayor control
Ademaacutes se establecen criterios que podriacutean tomarse en cuenta en la
catalogacioacuten de los repuestos para la creacioacuten de sus respectivos
coacutedigos y el uso de la Matriz de Priorizacioacuten y Programaacutetica
51 Indicadores
Actualmente Almaceacuten cuenta con cuatro indicadores de los cuales
dos estaacuten enfocados al control de los repuestos por lo cual se
proponen 7 nuevos indicadores que ayudaraacuten a la administracioacuten de
los repuestos
76
A continuacioacuten se muestra el formato de la ficha teacutecnica de los
indicadores a utilizarse con un respectivo instructivo para la
elaboracioacuten del mismo
77
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 1
NOMBRE DEL INDICADOR
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN
FECHA DE MEDICIOacuteN
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL
DEFINICIOacuteN
OBJETIVO
UNIDAD DE MEDICIOacuteN FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN
TIPO DE INDICADOR
MIacuteNIMA
OacutePTIMA
SATISFACTORIA
META
78
Descripcioacuten de los Componentes de la Ficha Teacutecnica
Nombre del Indicador
Establece cuaacutel es el nombre del Indicador a utilizarse
Cargo Responsable de Medicioacuten
Describe los cargos que se responsabilizan tanto en la recoleccioacuten
y tabulacioacuten de la informacioacuten como de anaacutelisis y presentacioacuten de
la informacioacuten
Fecha de Medicioacuten
Describe en formato MM AA la fecha de diligenciamiento de la
ficha teacutecnica del indicador
Definicioacuten
Establece una descripcioacuten del indicador para tener una mayor
comprensioacuten del mismo
Objetivo
Identifica la finalidad hacia la cual se dirige el indicador para dar
cumplimiento a los propoacutesitos
Descripcioacuten del indicador
Describe que va a medir con el indicador
Unidad de medicioacuten
Establece la unidad de medida del indicador
79
Frecuencia de Medicioacuten
Describe cada cuanto se va a realizar la medicioacuten del indicador y
su anaacutelisis
Valor Actual
Describe el resultado que arroje el indicador en el periodo actual o
periodo en el que se estaacute realizando la medicioacuten
Tipo de Indicador
Define si el indicador es de eficiencia eficacia efectividad
Meta Miacutenima
Describe el valor liacutemite inferior del resultado del indicador es decir
el valor miacutenimo que se debe obtener para cumplir el objetivo que
se ha fijado
Meta Satisfactoria
Describe el valor satisfactorio del indicador es decir el valor que
cumple las necesidades o expectativas
Meta Oacuteptima
Describe el valor liacutemite superior del resultado del indicador es
decir el valor ideal que se deseariacutea obtener para cumplir el
objetivo que se ha fijado
Foacutermula de Caacutelculo
Describe la foacutermula en forma de fraccioacuten con la cual se calcula el
indicador
80
Anaacutelisis de la Informacioacuten
Interpretacioacuten del resultado obtenido frente a la medicioacuten efectuada
a partir de las variables definidas para el indicador
Graacutefica de Comportamiento
Es donde se grafica el comportamiento del indicador en la fecha
de medicioacuten
En las siguientes fichas teacutecnicas se presentan cada uno de los
indicadores propuestos con su respectivo detalle
81
511 Indicador de Repuestos de Origen Nacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES Coacutedigo IA-001
Paacutegina 1 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen nacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Nacional = Total de Repuestos Nacionales x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Este indicador nos da un porcentaje de 3032 que indica que los repuestos nacionales estaacuten muy por debajo de lo que se considera aceptable es por aquello que se encuentra gran cantidad de capital invertido en el almaceacuten Se puede encontrar un detalle maacutes especiacutefico del estos valores en el Anexo No 6 de los repuestos nacionales e internacionales GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 3032
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del
inventario de repuestos que son de origen nacional OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia nacional UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 75
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 90
META
1795
4125
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Nacionales
Rptos Internacionales
(6968)
(3032)
82
512 Indicador de Repuestos de Origen Internacional
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-002
Paacutegina 2 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos de origen internacional
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos de origen Internacional = Total de Repuestos Internacionales x 100 Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
La tendencia de este indicador es mala ya que el porcentaje de repuestos de origen internacional es muy alta se encuentra alrededor de 6968 debido a los costos que repercute el traslado de este tipo de materiales del extranjero lo ideal es mantener un porcentaje muy reducido o implementar estrategia como buacutesqueda de nuevos proveedores nacionales para minimizar dichos costos En el anexo No 6 se encuentra un detalle de la cantidad de repuestos nacionales e internacionales
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6968
DEFINICIOacuteN Este indicador permite obtener un iacutendice de la cantidad del inventario
de repuestos que son de origen internacional
OBJETIVO Determinar el iacutendice de los repuestos existentes en almaceacuten que son
de procedencia internacional
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 50
OacutePTIMA 20
SATISFACTORIA 40
META
4125
1795
0
1000
2000
3000
4000
5000
Rptos Internacionales
Rptos Nacionales
(6968)
(3032)
83
513 Indicador de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-003
Paacutegina 3 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Repuestos Obsoletos = Total de Repuestos Obsoletos x 100
Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El porcentaje de repuestos obsoletos se encuentra cerca del miacutenimo aceptable ya que la cantidad del caacutelculo nos da 1878 lo ideal es no dejar que esta cantidad siga incrementaacutendose por lo que se debe tomar las respectivas medidas Se propone una revisioacuten del porcentaje de decrecimiento del inventario obsoleto anualmente ya que el actual inventario se encuentra fuera de la meta establecida
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 1878
DEFINICIOacuteN Permite obtener un iacutendice de los repuestos que estaacuten obsoletos y
luego realizar las gestiones pertinentes para la eliminacioacuten de los mismos OBJETIVO Mantener informado al aacuterea responsable del iacutendice de repuestos
obsoletos para que este realice gestiones para su respectiva reduccioacuten
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Anual
TIPO DE INDICADOR Eficiencia
MIacuteNIMA 15
OacutePTIMA 5
SATISFACTORIA 10
META
1112
4808
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
RepObsoletos RepCondNormales
(1878)
(8122)
84
514 Indicador de Valor de Repuestos Obsoletos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-004
Paacutegina 4 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Valor de Repuestos Obsoletos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Valor de Repuestos = Valor de Repuestos Obsoletos x 100 Obsoletos Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El indicador nos da un valor de 726 del total de la valorizacioacuten del inventario de repuestos que sobrepasa a la meta miacutenima aceptable aunque graacuteficamente no represente un valor alto este porcentaje convertido a doacutelares representa una gran inversioacuten que se pierde al declararlos como obsoletos GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 726
DEFINICIOacuteN Este indicador permite medir la valorizacioacuten del inventario de
repuestos obsoletos que se encuentran almacenados OBJETIVO Tener una medida del perjuicio econoacutemico que representa este iacutendice
de repuestos que se encuentran obsoletos
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficiencia
515 Indicador de Inmovilizacioacuten del Inventario
516 Indicador de Precisioacuten del conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-005
Paacutegina 5 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Inmovilizacioacuten del Inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Inmovilizacioacuten del = Valor de Repuestos Inmovilizados x 100 Inventario Valor Total de Repuestos
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en los meses de abril a noviembre del 2010 existe un porcentaje mayor al 55 lo que nos indica que existe en almaceacuten una gran cantidad de repuestos inmovilizados situacioacuten que es muy preocupante ya que un porcentaje de este inventario es considerado obsoleto significando que existe una peacuterdida de la inversioacuten realizada en estos repuestos En el anexo No 7 se
encuentran los caacutelculos realizados
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 6331
DEFINICIOacuteN Muestra el porcentaje del inventario de repuestos inmovilizado
existente en el almaceacuten del total de los repuestos OBJETIVO Mantener el inventario en con la menor cantidad de inmovilizado
posible permitiendo evitar que el inventario se torne obsoleto UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral TIPO DE INDICADOR Eficacia
MIacuteNIMA 20
OacutePTIMA 10
SATISFACTORIA 15
META
65
14
65
27
64
26
58
80
60
90
60
49
61
74
63
31
5600
5800
6000
6200
6400
6600
6800
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov
Po
rce
nta
jes
86
516 Indicador de Precisioacuten del Conteo del Inventario
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-006
Paacutegina 6 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Precisioacuten del conteo del inventario
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Precisioacuten del conteo = Conteo fiacutesico de Existencias x 100 de Inventario Conteo de existencias del SAP
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
El caacutelculo de este indicador no se ha podido realizar con valores reales debido a que como hemos mencionado anteriormente en el Almaceacuten se toma una pequentildea muestra al azar del inventario para realizar el conteo fiacutesico la misma que no es fija y variacutea de manera considerable mes a mes como se puede apreciar en el Graacutefico No 4 es por esto que se ha estimado los valores (Ver Anexo No 7) Dado que existe una gran variedad de repuestos se recomienda que el conteo se realice por familia
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 100
DEFINICIOacuteN Este indicador mide la precisioacuten de los datos como un porcentaje entre
un conteo fiacutesico de las existencias y el sistema SAP OBJETIVO Medir la precisioacuten de los datos relacionados con los niveles de existencias
del inventario UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Semestral
TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
99
70
10
00
0
99
61
10
00
0
99
90
99
22
10
00
0
99
81
10
00
0
90
92
94
96
98
100
Po
rce
nta
jes
87
517 Indicador de Pedidos Atendidos
FICHA TEacuteCNICA DE INDICADORES
Coacutedigo IA-007
Paacutegina 7 de 7
NOMBRE DEL INDICADOR Pedidos Atendidos
CARGO RESPONSABLE DE MEDICIOacuteN Coordinador de Almaceacuten
FECHA DE MEDICIOacuteN Marzo 2011
FOacuteRMULA DE CAacuteLCULO
Pedidos = Nuacutemero de pedidos atendidos x 100 Atendidos Nuacutemero de entregas solicitadas
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Como se puede apreciar en el graacutefico el valor actual del indicador es de 9357 lo que nos indica que el Almaceacuten satisface a los usuarios de manera aceptable ya que la meta de los meses se encuentra dentro del miacutenimo establecido Aunque el porcentaje sea positivo no se debe descuidar sino al contrario realizar mejoras continuas para llegar a la meta oacuteptima establecida Ver caacutelculos en Anexo No 7
GRAacuteFICA DE COMPORTAMIENTO
VALOR ACTUAL 9357
DEFINICIOacuteN Mide la satisfaccioacuten de los clientes se establece a partir de las
solicitudes que han realizado los usuarios del sistema versus las solicitudes del sistema OBJETIVO Establecer cuaacutentas solicitudes han sido satisfechas en un periacuteodo de
tiempo determinado
UNIDAD DE MEDICIOacuteN Porcentual
FRECUENCIA DE MEDICIOacuteN Mensual TIPO DE INDICADOR Efectividad
MIacuteNIMA 90
OacutePTIMA 100
SATISFACTORIA 95
META
95
20
92
61
92
99
93
13
93
91
94
61
93
54
92
47
93
57
9100
9200
9300
9400
9500
9600
Abril Mayo Junio Julio Agost Sept Octub Nov Dic
Po
rce
nta
jes
88
52 Anaacutelisis ldquoABCrdquo o de Pareto
La propuesta de mejora mediante la clasificacioacuten de materiales
utilizando el sistema ABC jerarquiza los repuestos en orden
descendente por valorizacioacuten anual en dinero tomando como
referencia los valores del antildeo 2010
Esta jerarquiacutea en forma tabular se llama distribucioacuten por valor Se
puede graficar el porcentaje de repuestos jerarquizados del valor total
seguacuten las familias contra el porcentaje acumulado correspondiente del
valor total del dinero representado por ese porcentaje de repuestos
jerarquizados En principio los repuestos jerarquizados se clasifican en
tres grupos
A = repuestos con ldquoalta valorizacioacutenrdquo
B = repuestos con ldquovalorizacioacuten mediardquo
C = artiacuteculos con ldquobaja valorizacioacutenrdquo
En forma maacutes detallada el procedimiento que se va a utilizar para la
clasificacioacuten ABC es
Paso 1 Se tabulan los valores de stock del inventario de
repuestos en orden descendente de acuerdo a la familia a la
que pertenecen
89
Paso 2 Se calculan los porcentajes de su valorizacioacuten que
representa cada una de las familias de repuestos
Paso 3 Se trabaja hacia abajo y se calcula el porcentaje
acumulado de repuestos de cada una de las familias basados
en la valorizacioacuten
Paso 4 Se realiza la clasificacioacuten ABC en base al porcentaje
acumulado de la valorizacioacuten del stock de repuestos
Conociendo la Clasificacioacuten ABC se debe plantear que sistema de
reabastecimiento o inventario se va a implementar El objetivo de un
efectivo sistema de reabastecimiento es mantener un balance
apropiado entre el costo de posesioacuten de stock y el especiacutefico
requerimiento de servicio para los clientes
Para el caacutelculo de la tabla que se muestra a continuacioacuten se
consideroacute la existencia acumulada del inventario de repuestos de la
CN hasta el antildeo 2010
Los repuestos clasificados como A representan el 7028 del valor
total para el inventario analizado son 6 familias de repuestos cuyo
valor es muy significativo esto indica que se debe considerar como
90
criacutetica la cantidad a solicitar y el stock miacutenimo que se almacena de
estos materiales los materiales clase A influyen directamente en los
costos acumulados de los inventarios los controles se deben aplicar
rigurosamente y no descuidar las existencias
El 2423 estaacute representado en la clase B constituyen aquellos
repuestos que su revisioacuten debe hacerse como miacutenimo cada 3 meses
ya que su valor representa casi la cuarta parte del total invertido en el
inventario
Los materiales de la clase C representan el 549 no tienen
significancia de valor para el inventario pero los voluacutemenes de estos
materiales pueden llegar a afectar el espacio fiacutesico de la bodega su
control debe ser programado en periodos prolongados de tiempo que
no excedan maacutes de un antildeo
En la tabla No 04 se pueden apreciar los porcentajes que representan
las distintas clasificaciones para el valor de los repuestos analizados
91
Nombre de Familia Valor de
Stock Valor total en
Stock
Acumulado Clase
Repuestos etiquetadoras 77188046 15 15 A
Repuestos equipos cocinas cavas 69259128 13 28 A
Repuestos lavadoras de botellas 58298267 11 38 A
Repuestos envasadoras 56921347 11 49 A
Repuestos inspector botellas canastas 56305147 11 60 A
Repuestos montacargas 55843382 10 70 A
Repuestos desempacadoras empacadoras 54368295 10 81 B
Repuestos transportadores de botellas canastas 27111776 5 86 B
Repuestos pasteurizadoras 13316060 3 88 B
Repuestos equipos refrigeracioacuten 10070486 2 90 B
Repuestos equipos Malteriacuteas 8339738 2 92 B
Rodamientos 7862601 1 93 B
Repuestos maquinaria hidraacuteulica neumaacutetica 7795527 1 95 B
Repuestos calderas 6436987 1 96 C
Repuestos depaletizadoras paletizadoras 5465376 1 97 C
Repuestos equipos aire comprimido 5053809 1 98 C
Repuestos planta gas carboacutenico 3419091 1 98 C
Repuestos dispensadores 2481827 0 99 C
Repuestos bombas 2197290 0 99 C
Repuestos fechadoras 1403685 0 99 C
Repuestos equipos tratamiento de agua 1205659 0 100 C
Repuestos Embotellado 1053993 0 100 C
Repuestos plantas eleacutectricas 505885 0 100 C
Total 531903400 100
Tabla No 4 Clasificacioacuten ABC de Repuestos por valor monetario
Fuente Elaboracioacuten propia
92
53 Catalogacioacuten de los Repuestos
La catalogacioacuten de materiales se entiende como la funcioacuten logiacutestica
que establece un lenguaje uniforme para la administracioacuten de
materiales imponiendo a eacutestos una uacutenica identificacioacuten
denominacioacuten clasificacioacuten y codificacioacuten de manera tal que los
administradores y usuarios puedan individualizarlos inequiacutevocamente
evitando tener una gran cantidad de repuestos almacenados
innecesariamente que generen alto capital invertido convirtieacutendose
con el pasar del tiempo en inmovilizado pudiendo llegar incluso a
tornarse en obsoleto
Es de vital importancia tener un buen proceso de catalogacioacuten que
permita obtener una correcta codificacioacuten de los repuestos ya que
existen situaciones que tuvimos la oportunidad de apreciar en CN
tales como
1) Coacutedigos duplicados de repuestos que generan una mayor
cantidad de inventario de materiales
2) Requerimientos pasados a Abastecimiento en los que se
solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto
coacutedigo descripcioacuten cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacioacuten incorrecta
93
3) Generacioacuten de nuevos coacutedigos para iacutetems ideacutenticos a otros que
anteriormente se habiacutean comprado habiacutean sido identificados
de manera incompleta imprecisa y ya se habiacutean agotado Pero
al generar un nuevo coacutedigo para repuestos en alguacuten momento
catalogado de manera incorrecta se agrandaba
innecesariamente el ldquoMaestro de Materialesrdquo obligando a
repetidas depuraciones del mismo
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econoacutemicos
innecesariamente generados con estas situaciones sin duda evitables
si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacioacuten
La catalogacioacuten de un material se denomina a la numeracioacuten
nominacioacuten y especificacioacuten del mismo de manera de poder
identificarlo mediante un coacutedigo un nombre y una descripcioacuten
El propoacutesito que persigue este proceso de catalogacioacuten es la
simplificacioacuten ya que mediante este se identifican los materiales
refirieacutendolos a normas o estaacutendares previamente establecidos para
luego clasificarlos y asignarles un coacutedigo Ademaacutes brinda una serie de
beneficios tales como
94
Eliminar la variedad innecesaria
Reducir los niveles de inventario
Mejorar el uso apropiado en los almacenes
Reducir el capital invertido en existencias
Reducir el nuacutemero de iacutetems duplicados
Identificar cada material plenamente a traveacutes de un solo
coacutedigo y una sola denominacioacuten etc
El proceso de la catalogacioacuten tiene 4 etapas las mismas que se
encuentra claramente establecidas
Normalizacioacuten
Es la primera etapa del proceso y tiene como finalidad disminuir las
variedades existentes en el almaceacuten de la CN sobre la base del
establecimiento de normas o pautas con las cuales seraacute posible
comparar las existencias que se guardan y utilizan en la empresa Las
normas que regiraacuten el mantenimiento y la renovacioacuten de los
inventarios deberaacuten ser elaborados por un comiteacute con la participacioacuten
de las principales aacutereas estas normas estableceraacuten criterios como
Cantidad proveedores Meta 32 Proveedores diarios Cantidad Items
ANEXO 4
COMPORTAMIENTO DEL INVENTARIO PLANTA GUAYAQUIL
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 132
1- Definiciones
El inventario es el conjunto de mercanciacuteas o artiacuteculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos permitiendo la compra y venta o la fabricacioacuten primero antes de venderlos en un periodo econoacutemico determinado Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccioacuten de bienes o servicios para su posterior comercializacioacuten Los inventarios comprenden Productos Terminados Productos en Proceso Materias Primas Envases No Retornables Repuestos ndash Accesorios - Otros Subproductos Materiales Publicitarios e Inventarios en Traacutensito
Inventario de Productos Terminados Comprende los iacutetems de cervezas maltas y aguas transferidos por el aacuterea de produccioacuten (Embotellado) a la Bodega de Productos Terminados por haber concluido su grado de terminacioacuten total y que a la hora de la toma fiacutesica de inventarios se encuentren aun en los almacenes es decir los que todaviacutea no han sido vendidos
Inventario de Productos en Proceso El inventario de productos en proceso comprende el proceso de mosto cerveza madura (fermentacioacuten) y cerveza filtrada los mismos que a una fecha intermedia de cierre estados financieros o cortes por inventarios fiacutesicos no han sido transferidos al aacuterea de envasado para su transformacioacuten como producto terminado Los productos en proceso comprende todos los elementos que se utilizan en el proceso de produccioacuten los mismos que se encuentran como productos parcialmente terminados y a los cuales se les aplico materias primas mano de obra directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccioacuten en un momento dado
Inventario de Materias Primas Comprende los elementos baacutesicos o principales que entran en la elaboracioacuten del producto En toda actividad industrial concurren una variedad de artiacuteculos (materia prima) y materiales los que seraacuten sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccioacuten se les considera Materia Prima ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto terminado La materia prima es aquel o aquellos artiacuteculos sometidos a un proceso de fabricacioacuten que al final se convertiraacute en un producto terminado
Inventario de Envases No Retornables Compuesto por botellas no retornables de vidrio y plaacutestico cajas de cartoacuten y demaacutes empaques destinados para el embalaje proteccioacuten y transporte de nuestro producto terminado hasta su lugar de destino y posterior consumo
Inventario de Repuestos ndash Accesorios - Otros El inventario de repuestos accesorios y otros comprende los artiacuteculos de consumo destinados para ser usados en la operacioacuten de la industria tales como los materiales de reparacioacuten y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos combustibles y lubricantes etc Estos materiales en la industria tienen gran relevancia
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 5 POLIacuteTICAS DE BAJA DE INVENTARIOS
Inventario de Subproductos Es un producto secundario generalmente uacutetil y comercializable derivado del proceso productivo que no corresponde al producto primario Estaacute compuesto por el afrecho huacutemedo barredura de malta licor de afrecho levadura germen de malta
Inventario de Materiales Publicitarios Comprende todos los artiacuteculos relacionados al impulso e imagen de nuestra empresa y productos hacia el mercado Estos iacutetems se encuentran como no valorados en el Balance General puesto que son enviados a resultados una vez que se adquieren el control es logiacutestico a cargo del aacuterea de Almaceacuten General y Marketing
Inventarios en Traacutensito Comprende todo tipo de mercanciacutea adquirido en el mercado extranjero y que por su condicioacuten de compra la mercanciacutea se encuentra en este status hasta que nos llegue a las instalaciones de la empresa
2- Criterios para la Baja de Inventarios
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 133
Tipo Criterio de Bajas Requisitos Observaciones
Pro
du
cto
s Te
rmin
ado
s
Producto no conforme Incumplimiento de paraacutemetros
de calidad Paraacutemetros legales no se
cumplen (etiquetas etc) Paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Retiro del mercado Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos terminados de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Pro
du
cto
s e
n P
roce
so
Producto no conforme Incumplimiento paraacutemetros de
calidad Con paraacutemetros fuera de
especificacioacuten Faltantes Sobrantes en tomas
fiacutesicas de inventarios
Informe Analista de Calidad
Aprobacioacuten Director de Calidad
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten Vp Manufactura
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de productos en proceso de cervezas maltas y aguas estaraacute soportada por el informe teacutecnico del aacuterea de calidad Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Mat
eri
as
Pri
mas
Faltantes Sobrantes en pedidos de importaciones
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Ajustes por vaciada de silos Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de materias primas seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Enva
ses
No
Re
torn
able
s
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
envases no retornables
Informe Jefe de Bodega de Productos Terminados
Aprobacioacuten Director de Distribucioacuten Primaria
Aprobacioacuten Vp Distribucioacuten
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de envases no retornables seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Re
pue
sto
s A
cces
ori
os
y O
tros
Faltantes Sobrantes en tomas fiacutesicas de inventarios
Obsolescencia de inventarios Dantildeos presentados en los
materiales
Informe Jefe de Almaceacuten Aprobacioacuten Director de
Planta Aprobacioacuten Vp
Manufactura Aprobacioacuten Vp
Financiero Aprobacioacuten Presidente
Ejecutivo
Toda baja de repuestos accesorios y otros seraacute soportada con la justificacioacuten del Director del Aacuterea Posteriormente se elabora Acta de Baja con las respectivas aprobaciones
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Poliacuteticas de Bajas de Inventarios Paacutegina 135
Tipo Tratamiento Requisitos Observaciones
Sub
pro
du
cto
s
No existe un control para este tipo de inventarios Los subproductos representan un aprovechamiento resultante del proceso productivo de la cerveza A estos materiales se les asigna un costo simboacutelico para costear el inventario En casos de desalojo del material no se realiza traslado de inventarios
Informe Jefe de Produccioacuten
Aprobacioacuten Director de Planta
Aprobacioacuten VP Manufactura
No es necesario realizar actas de baja
Mat
eri
al P
ub
licit
ario
No existe un control para este tipo de inventarios El material promocional no se encuentra valorado en cada compra su valor es enviado a resultados En casos de ajustes por faltantes su ajuste es a nivel logiacutestico
Informe Especialista Merchandising
Aprobacioacuten Director del Aacuterea
Aprobacioacuten del VP de Mercadeo
Aprobacioacuten del VP Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Se realiza ajuste por sobrante o faltante para ajustar las cantidades logiacutestica participa usuario contable en el registro por autorizaciones
En T
raacuten
sito
Faltantes en importaciones de inventarios
Sobrantes en importaciones de inventarios
Dantildeos presentados en los materiales
Informe Jefe de Abastecimientos
Aprobacioacuten Director de Abastecimientos
Aprobacioacuten Vp Financiero
Aprobacioacuten Presidente Ejecutivo
Toda baja de inventarios en traacutensito debe estar debidamente soportada No se registraraacute baja alguna hasta asegurar reclamo al proveedor oacute deducibilidad al seguro
Elaboroacute Harry Douglas Carpio Castro Revisoacute Aproboacute
Fecha Noviembre del 2010 Fecha Fecha
ANEXO 6 REPUESTOS NACIONALES E INTERNACIONALES
Clasificacioacuten de Repuestos Cantidad Nacionales Internacionales
