“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
Esp. Maisa Jobani
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“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
Esp. Maisa Jobani
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Universidad Nacional de Córdoba
Área de Recursos Humanos
Curso - taller “ Ceremonial y Protocolo, como herramientas para la
optimización de la imagen institucional”
Modalidad: Presencial
Días del Dictado : Viernes
Fecha Duración : desde el 27/07 hasta el 07/09 (7 encuentros de 2 hs. c/u)
Horario : 14:00 a 16:00 hs.
Carga horaria total : 14 hs.
Lugar : Aula 1º piso SPGI (artigas 160)
Docente a cargo: Esp. Maisa Jobani
JULIO – SEPTIEMBRE 2012
BIENVENIDOS
“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
Esp. Maisa Jobani
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FUNDAMENTACIÓN DEL CURSO
La Universidad Pública es un ámbito esencial para acercar conocimiento de
manera asequible y con calidad. El Ceremonial y Protocolo son un conjunto
básico de normas de convivencia que todos los que viven en sociedad deben
conocer. El manejo de estas normas aplicadas al ámbito laboral y
específicamente al ámbito institucional brinda a los empleados la capacidad de
utilizar estos aportes de manera cotidiana, tanto en el trato con distintos
públicos como en la organización de pequeños o grandes eventos
institucionales. Esto se traduce en una mejora de la imagen que una institución
proyecta tanto a sus públicos internos como externos. Por lo tanto, el impacto
de este proyecto, sería beneficiar a sus propios recursos humanos,
indispensables para una gestión eficiente que requieran este tipo de
conocimientos que puedan llevar a la práctica de manera inmediata.
OBJETIVOS
• Conocer e identificar los principios teóricos y prácticos del ceremonial y
protocolo vinculados a su desempeño laboral.
Entre ellos, los elementos básicos para colaborar en la organización de
reuniones o eventos aplicados al ámbito institucional y herramientas
vinculadas al ceremonial social: cortesía, vestimenta y formalidad en el
desenvolvimiento en el trabajo.
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CONTENIDOS
1) Comunicación e imagen insti tucional, Ceremonial y
Protocolo. Conceptos básicos
2) Conceptos generales de Ceremonial social e imagen
personal.
3) Elementos básicos del ceremonial y protocolo en la
organización de un evento insti tucional.
4) Trato con públicos. Incidencia de estos aspectos e n la
imagen institucional.
5) Órdenes de precedencia.
6) Ceremonial escri to.
7) Tipos de comidas en un evento.
8) Material extra
Examen Individual: (Obligatorio)
La evaluación de los asistentes se realizará a través de un examen escrito
individual con la resolución de un caso práctico donde se apliquen y
fundamenten elementos básicos del ceremonial y protocolo
vinculados al desempeño laboral.
Material provisto por: Esp. Maisa Jobani
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BIBLIOGRAFÍA PRINCIPAL
Apunte de cátedra confeccionado por la docente.
BIBLIOGRAFÍA GENERAL COMPLEMENTARIA
-Bellinzaghi, R. (2005). Manual de los buenos modales. Barcelona: De Vecchi.
-Berisso, M. (2006) Protocolo y ceremonial. Oficial, empresario y social (5ta
edición). Buenos Aires: Espasa.
-Blanco Villalta, J. (1999). Ceremonial. Editorial Espasa.
-Calera, A. M. (2005) La etiqueta en la mesa. Barcelona: De Vecchi.
-Capriotti, Paul. La imagen de la empresa. Estrategia para una comunicación
integrada. Consejo Superior de Relaciones Públicas de España. Madrid, 1998.
-Cortelezzi, E. (2009). Buenos modales, buenos negocios. Protocolo en la
empresa de hoy. Buenos Aires: Grijalbo.
-Costa, J. (2006)Imagen Corporativa en el siglo XXI. La Crujía Ediciones.
Buenos Aires.
-De Galvadá y Castro, R. (2010). Ceremonial. Un arte para comprender la vida.
Buenos Aires: Paidós.
- Jijena Sánchez, R.(2004). Organización de eventos. Buenos Aires: Ugerman.
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1) COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL,
CEREMONIAL Y PROTOCOLO. CONCEPTOS
BÁSICOS
CONCEPTOS GENERALES
La Comunicación Institucional es la que se realiza de modo planificado por
una institución y está dirigida a los públicos o grupos del entorno con el que
interactúa de acuerdo a sus actividades. Su objetivo es establecer relaciones
de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, dándose a
conocer socialmente y proyectando una imagen pública adecuada a sus fines y
actividades. Esta definición se vincula con las Relaciones Públicas y con lo que
es el manejo de la Imagen corporativa.
Según el autor Paul Capriotti los públicos son: “el conjunto de miembros de un
grupo social que, sin estar necesariamente unidos físicamente, reaccionan ante
un estímulo común o bien se encuentran unidos mediante vínculos mentales
por un interés común definido hacia determinados temas o aspectos de la vida
cotidiana”.
El concepto de público ha sido estudiado desde diferentes disciplinas como la
sociología, psicología social, etc. Y cada una de ellas lo ha enfocado de un
modo diferente en este caso tomaremos la que tiene su fundamento en el
concepto de grupo y lo define como “un número de individuos que se hallan en
situación de integración mutua (aunque sea mínima) y relativamente duradera”.
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Los grupos pueden ser primarios, que son aquellos en los que existen
relaciones estrechas e íntimas, en las que el componente afectivo es un
elemento fundamental (como la familia o el grupo de amigos); y secundarios,
los cuales se establecen en base a los intereses de cada individuo, siendo las
relaciones entre sus miembros menos estrechas.
El público puede ser catalogado, según Paul Capriotti, como un grupo
secundario, ya que su integración se deriva de la existencia de un interés en
común entre sus miembros, y no necesariamente existe una relación afectiva ni
una proximidad física de sus componentes.
A partir de esto, podemos definir más precisamente el público como “el
conjunto de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos
físicamente, reaccionan ante un estímulo común o bien se encuentran unidos
mediante vínculos mentales por un interés común definido hacia determinados
temas o aspectos de la vida cotidiana”.
Analizaremos lo subrayado arriba para decir que en una organización los
miembros del público tienen un interés hacia temas relacionados
específicamente con la institución de la cual son públicos. Y esto es válido
tanto para el público interno, que está constituido por los recursos humanos de
la empresa o institución; como así también, para los públicos externos (clientes,
proveedores, entidades financieras, prensa, etc.).
El tipo de público externo cambia de acuerdo a la actividad que realice la
organización.
Volviendo al concepto de la unión del público mediante vínculos mentales,
podemos resaltar que tanto el interés común, como la reacción, están
determinados por los lazos que generan los vínculos mentales de los que habla
la definición.
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¿Por qué hay que identificar a los tipos públicos de un evento?
Es importante identificar a los tipos de públicos que serán convocados a un
evento institucional (interno o externo) ya que esto nos permite trazar diferentes
estrategias de comunicación y difusión del mismo. El plan puede llevarse a
cabo a través de acciones pagas o gratuitas como las que se logran a través de
las relaciones con la prensa. De esto se encargará el área de Comunicación de
la UNC.
También es relevante que la organización de un evento, acto o ceremonia
contribuya a que los públicos adhieran de manera positiva a la Imagen
corporativa de la institución como instrumento estratégico.
CEREMONIAL Y PROTOCOLO: ALGUNAS DEFINICIONES
• Según el Diccionario de la Real Academia Española
• Ceremonial: conjunto de formalidades para los actos públicos y
solemnes
• Etiqueta: ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben
observar principalmente en las casas reales y en actos públicos
solemnes. Por extensión ceremonia en el trato entre las personas a
diferencia del trato familiar
• Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o
costumbre
¿Por qué aplicar el protocolo en una institución?
El protocolo es necesario porque ayuda a cuidar los detalles de las relaciones
humanas y corporativas. Si esto se extiende a todos los ámbitos de la
institución, se jerarquiza casa una de las tareas.
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El ceremonial, la etiqueta y el protocolo
• Siempre se aplican en una institución en diferentes actividades, pero
especialmente en los eventos que organiza la misma u otras
instituciones con la que se tiene relación
• Hay que estar preparado para desenvolverse cómodamente en estas
situaciones, conociendo cada una de las reglas.
2) CONCEPTOS GENERALES DE CEREMONIAL
SOCIAL E IMAGEN PERSONAL
Elementos que ayudan a generar una buena impresión
Imagen y arreglo personal
• El peinado prolijo, recogido si fuera necesario para las tareas que se
desempeñan. Si lo tiñe, sin crecimientos en las raíces
• Las manos cuidado de las uñas tanto en hombres y mujeres. En ellas el
largo depende del estilo, el esmalte.
• El artificio no es elegante.
• El maquillaje: no se hace en público ni siquiera los labios- esto se hace
en el toilette.
• Responden (como la vestimenta y joyas) a la regla de la hora y
circunstancia. Los excesos se consideran vulgares
• El perfume no debe incomodar a los demás- tener en cuenta la hora y la
circunstancia
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Vestimenta femenina
• La elegancia
• El traje toma la forma de quien lo lleva no es elegante en sí mismo , es
decir que se puede llevar con mayor o menor elegancia. Sentirse
cómodo con la ropa para saber llevarlo.
• Vestirse según la edad, la hora y la circunstancia
• Los accesorios: Son tan importantes como la ropa.
• La calidad de los zapatos es fundamental, los tacos y las puntas tienen
que estar impecables.
• Las carteras: acá también rige el principio de hora y de circunstancia
¿Cómo armar un vestuario básico femenino para el ám bito laboral?
� 2 trajes de corte clásico: sirven para la mayoría de las ocasiones
� 2 ó 3 faldas clásicas y a mitad de rodillapersonas que trabajan en una
institución, los eventos que se realicen en la misma ayudan a difundir la
identidad corporativa y establecen una imagen
� 3 ó 4 sweters para vestir más informal o de sport y que puedan ponerse
también para trabajar
� 3 ó 4 blusas que combinen con los trajes y con alguna de las faldas
(pueden tener mangas cortas o largas
� La musculosa o top pero con un blazer arriba, al no tener mangas da un
aire informal
� Varios pares de zapatos de vestir, colores neutros y que no tengan taco
muy fino. Altos para ocasiones más formales y bajo para sport
� 2 carteas cómodas y espaciosas
� 2 blazers, uno negro y otro natural
� 1 tapado de corte clásico y color oscuro
� 1 impermeable de buena marca y por debajo de la rodilla
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Vestirse para la ocasión
No existe la “Etiqueta” femenina en un término estricto como en la masculina,
pero hay equivalencias para establecer igualdad entre ambos y el código de
vestimenta se marca a través de la “Etiqueta” masculina
� Vestido largo: es el traje de noche, elegante y con telas de calidad (debe
cubrir las piernas en su totalidad)
� se acompaña con: zapatos altos de taco fino, cartera pequeña y de
mano
� Joyas pocas y de calidad
� Los colores suelen ser oscuros, el negro es el más clásico.
� El smoking y el frac de los caballeros les corresponde el traje largo de
las señoras
� Para cocktail, vestido a la rodilla o traje, colores claros, tonos pastel. El
hombre acompaña con traje.
� Si va en pareja, ambos deben estar en armonía. Es decir, o elegantes o
de sport.
Vestimenta masculina
� El ideal de elegancia masculina está ligado al estilo británico.
� Las medias deben llegar hasta la rodilla para que al cruzar las piernas
no se vea la piel con vellos porque pierde elegancia.
� Las medias deben ser del color de los zapatos o el pantalón
� Los zapatos deben estar impecablemente lustrados.
� Los zapatos tienen que tener los tacos y la punta sanos, sin desgaste, ni
raspones.
� El modelo de zapatos debe combinar con el estilo de la ropa.
� Los zapatos deben ser del color y el material del cinturón.
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Algunos consejos
� Evitar que la hebilla del cinturón tenga marcas, por más prestigiosas que
éstas sean.
� No se usa traje claro después de las 18hs
� El traje de noche es azul oscuro o negro
� El largo del saco debe cubrir el asiento de los pantalones
� El largo de las mangas de los sacos debe llegar a la muñeca
� Las únicas joyas del hombre son: la alianza, el reloj y los gemelos.
� Si usa pañuelo en el bolsillo del saco , no debe ser igual a la corbata,
será de uno de los colores del estampado con un diseño en composé.
� En el bolsillo eterno del traje no se colocan lapiceras
� Las mangas de las camisas sport se arremangan hasta los codos
Recordemos…
• Así como las personas que trabajan en una institución, los eventos
que se realicen en la misma ayudan a difundir la identidad
corporativa y establecen una imagen
• Siempre buscamos que esa imagen sea positiva
Uso de Netiquette: comportamiento en Internet.
Son normas no escritas pero sancionadas por el uso y el sentido común:
• Salude antes del mensaje y despídase con su nombre al igual que en
una carta
• Utilice mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYÚSCULAS
indican que está gritando.
• Utilice símbolos para dar énfasis (“**--”)
• Sea breve y conciso
• No abuse de los “smileys”.
• Si está reenviando un mensaje que ha recibido no cambie su texto
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• No contribuya al correo basura. No envíe mensajes en cadena.
• Organice las ideas y cuide la ortografía
• Cuidado con la privacidad: el correo que envíe será público y
permanente
• Muchas personas no están de acuerdo con el pedido de “confirmación
automática”
• Si alguien pide un archivo avísele de su tamaño
en un mensaje aparte y espere confirmación
• No confronte a nadie por correo, ni use lenguaje ofensivo. Evite el
lunfardo y las siglas locales
• Para el asunto, elija una línea corta y concreta, que permita priorizar y
ubicar rápido el mail
• Ponga al comienzo el logo de su institución
UN MAIL DEBE SER RESPONDIDO DENTRO DE LAS 24 HORAS DE
RECIBIDO, AUNQUE VAYA A ENVIARLE MÁS TARDE UN ARESPUESTA
COMPLETA
¿Cómo ser anfitrión en su oficina?
Para recibir gente en su oficina debe tener los mismos cuidados y
consideraciones que cuando lo hace en su casa
• Debe estar listo unos minutos antes
• Si tiene algún imprevisto: debe pedir a algún asistente que se presente
ante la visita con sus excusas, que lo invite a ponerse cómodo en una
sala de espera (no en la recepción) y le ofrezca algo de beber
• Si aguarda a más de una persona debe tener en su oficina tantas sillas
como visitantes espera
• Si es posible, salga usted a buscar a su visitante al lugar donde los está
esperando
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Recibiendo invitados
• Si debe indicarle el camino a su oficina y hay pasillo con salas a ambos
lados, camine delante y hacia la izquierda de su invitado. El concepto
“usted primero” no es para esta ocasión
• Tome el abrigo de su invitado y colóquelo usted en un perchero
• Si usted sabe que su invitado fma, reúnase en un lugar amplio donde
pueda hacerlo
• Debe avisar que no le pasen llamadas
• Apague su celular
• El té o café que se ofrecen deben ser de calidad
• La vajilla debe estar impecable y sin publicidades
• Aunque usted no desee tomar nada, igual tenga una taza servida
• Los tiempos son valiosos, después de los saludos aborde el tema por el
cual están reunidos
LA MESA : ELEMENTOS QUE LA COMPONEN
• La mesa es el escenario de comidas laborales, oficiales, sociales y
familiares que nos que nos pone a prueba con las reglas de etiqueta.
• Los franceses y los ingleses dejaron un fuerte legado en cuanto a
formas de vestir la mesa
• La mayoría de las tradiciones son comunes a ambas culturas, pero hay
pequeños detalles que marcan la diferencia entre una y otra
• Debe ser preparada con anticipación
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SECUENCIA PARA PONER LA MESA
BÁSICOS ACCESORIOS ACCESORIOS DE
LA MESA AUXILIAR
• Silla
• Moletón
• Mantel o
individuales
• Centro de mesa
• Plato de sitio
• Plato playo
• Cubiertos
• Plato de pan
• Copas
• Servilleta
Sólo se llevan a la mesa cuando se
necesitan. A diferencia de otros
accesorios que se colocan en mesa
auxiliar, éstos se ubican en la mesa
misma y se disponen: uno en cada
punta, uno cada dos comensales, o
bien, uno por comensal.
• Saleros y pimienteros
• Finger Bowls
• Salseras y queseras
• Señaladores de lugar
• Menú
• Velas
• Botellas
• Jarras
• Fuentes con
comida
• Aceiteras
• Vinagreras
• Pimienteros
de molinillos
• Paneras
• Hieleras
COMPORTAMIENTO EN EVENTO
El comportamiento en la mesa, la clave para generar una buena imagen
personal.
Tipos de platos:
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CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS
Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del plato
Cucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del plato
Cuchillo con el filo hacia adentro
Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso
Cómo usar los cubiertos
Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el
dibujo
El plato de pan no se comparte, es uno por comensal
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• Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos del plato y por
último, los que están más cerca.
CUBIERTOS DE POSTRE
Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postre
No se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, será el
cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia adentro
Uso de las copas
Se ubican en diagonal al extremo superior derecho al plato
La cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y
de su tipo
Las copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha
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Presentación mesa para comida formal
Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que se
encargue de servir
En una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de
cristal
También puede presentarse una mesa No formal, sin candelabro pero con
centro de mesa floral, sin plato de sitio, marcando los lugares de los invitados
con las servilletas, copas y plato de pan a la izquierda.
A continuación un ejemplo:
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Imagen cortesía d e: Tres Aguas- Espacio de Eventos
3) ELEMENTOS BÁSICOS DEL CEREMONIAL Y
PROTOCOLO EN LA ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO INSTITUCIONAL.
Un Evento es una acción que involucra: “Experienci as”
• Experiencias” que están comprendidas en las acciones de difusión de
los Valores, Misión y Visión de una institución
• Logran en el público:
• Un vínculo emocional con la institución Resaltando los atributos
(elementos objetivos) y beneficios (elementos subjetivos o emocionales)
de la institución
¿Cómo generar una imagen positiva con un evento?
¿Qué hace falta para recibir bien?
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� Organización: buena planificación
� Cálculo: para las compras
� Control: de los elementos a usar
� Cortesía: al invitar, al recibir, al despedir.
BRIEF DE UN EVENTO
Evento: nombre del mismo
Determinar su motivo/objetivo principal: Ej: inauguración, presentación,
aniversario de la institución, etc.
Día y Hora
Sede - Lugar.
Cantidad de Público
Descripción del tipo de público
Recursos Humanos: el personal afectado al evento
Recursos Materiales: Ej: salón, servicio de catering, decoración, pantalla de
video y proyector, escenario, equipos de sonido, invitaciones, folletos y afiches
de difusión. fotógrafos y camarógrafos para registrar el evento.
Recursos Financieros: manejo del presupuesto del evento
Definir un aspecto distintivo del evento: un aspecto artístico, conceptual,
merchandising, un aspecto comunicacional, algo original en el servicio, etc.
Definir cómo se llega a el público: Lista de invitados – Base de Datos –
Difusión en medios
Cronograma de Actividades Asignación de Roles y Funciones-
Responsables y Tiempos
Programa del Evento: según las actividades que impliquen el desarrollo del
evento.
Servicios a contratar (según los recursos materiales previstos)
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El tipo de Comida (si fuera necesario) que se llevará a cabo en el evento:
Ej: cocktail, Cena, Vino de Honor, etc.
Evaluación del Evento: Definir herramientas
Estrategia y soportes de difusión del evento
Merchandising para el evento
Algunos eventos de la institución
• Encuentros Internos
-Presentación de Programas: de capacitación, de planificación en
comunicación, de mejora del ámbito laboral, etc.
-Presentación de nuevos espacios físicos para trabajar
• Encuentros Culturales
-Pre-estrenos de películas y obras de teatro
-Entrega de Premios, Ayudas y Becas
-Conciertos
-Subastas
-Evento Contributivo
• Fechas Conmemorativas
-Celebraciones especiales
-Fechas Patrias
-Aniversarios institucionales, etc
• Encuentros Deportivos (Para público interno o externo)
-Maratones
-Competiciones
-Partidos y juegos
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Tipología Eventos
- Tamaño de la convocatoria
- Índole
(políticos, oficiales, internacionales, académicos, culturales, empresariales,
deportivos, sociales)
- Ámbito de realización
(Internos: dentro de la organización. Con o sin presencia de terceros. Externos)
- Convocatoria
(abiertos – cerrados)
- Organizadores - convocantes
Planificación
¿Qué es Planificar?
Coordinar objetivos, recursos, plazos, tareas
¿Cómo debe ser un Plan?
Claro
Concreto – Conciso
Flexible
Mensurable (objetivos – acciones o tareas – resultados)
Etapas en la organización de eventos
Creación
Planificación
Ejecución
Evaluación
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Evaluación del evento
Autoevaluación:
• Tiempos
• Coordinación
• Servicios contratados
• Imagen y trato
• Aspectos económicos,etc.
Público:
• Encuestas
• Cuándo
• Dónde
• Cómo
Medios de comunicación:
• Relevamiento medios internos y externos
• Espacios pagos y no pagos
Clientes o jefes:
• Informe
• Satisfacción
• Repercusión
• Datos relevantes y positivos
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RECURSOS DE UN EVENTO
Recursos Materiales:
Salas – servicios (sonido,
ilumin., limpieza, aire,
estrados, videos, carpas, etc.)
Seguridad - emergencia
Ambientación – decoración
Comidas – espectáculos –
actividades recreativas
Material de registro – posterior:
cd´s libros, publicaciones –
websites -
Material impreso:
invitaciones, afiches,
programas, folletería,
gigantografías, cartas de
agradecim.,
certificados/diplomas, etc
Comunicaciones – mkt - publicidad
Recursos Humanos:
Soporte técnico salas
(sonidista, iluminador,
ordenanzas, personal de
limpieza, seguridad. Servicio
de emergencia)
Personal de catering: cocina, mozos,
limpieza, etc. Personal de actividades
recreativas (espectáculos)
Asistentes de sala,
promotores, secretaría
(inscripciones, acreditaciones,
etc)
Personal especializado: prensa,
ceremonial, turismo, presupuestos, etc.
Equipo de organización,
confirmación de asistencias,
etc.
Locutores, ………………..
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Recursos Económicos:
Todos los ítems anteriores
que requieren erogaciones
(pagos)
Todos los ítems vinculados a la
obtención de fondos por medio de
SPONSORS y APOYOS
4) TRATO CON PÚBLICOS. INCIDENCIA DE
ESTOS ASPECTOS EN LA IMAGEN
INSTITUCIONAL.
Recordemos… que según el autor Paul Capriotti los públicos son: “el conjunto
de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos
físicamente, reaccionan ante un estímulo común o bien se encuentran unidos
mediante vínculos mentales por un interés común definido hacia determinados
temas o aspectos de la vida cotidiana”.
Volviendo al concepto de la unión del público mediante vínculos mentales,
podemos resaltar que tanto el interés común, como la reacción, están
determinados por los lazos que generan los vínculos mentales de los que habla
la definición.
Es decir llevando estos conceptos a la práctica, podríamos mencionar como
ejemplo la creación de un mensaje comunicativo hacia los públicos adaptado
específicamente a sus intereses y dirigido con determinadas características
que tienen en cuenta sus vínculos mentales. Y aquí es donde se aplican estos
conocimientos en el Ceremonial y protocolo aplicados a eventos o ceremonias
institucionales.
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Es relevante que la organización de un evento, acto o ceremonia contribuya a
que los públicos adhieran de manera positiva a la Imagen corporativa de la
institución como instrumento estratégico, para ello es necesario revisar cada
una de las 15 funciones que plantea el autor Joan Costa y pensarlas desde la
perspectiva de un evento, acto o ceremonia de la UNC.
¿Cuáles son sus funciones de la Imagen Corporativa ( o institucional) ?
Antes de explicar cuáles son las funciones de la imagen corporativa que
propone Joan Costa, debemos entender que para quienes se encarguen de la
comunicación, relaciones institucionales y públicas de cualquier tipo de
organización el conocimiento de cada una de estas será de mucha utilidad para
poder establecer un vínculo coherente con los públicos de la empresa o
institución, gestionando así su imagen a través de eventos, actos o
ceremonias.
En tanto podremos descubrir que, en las funciones que a continuación se
presentan, hay una necesidad estratégica, según Joan Costa, de las
instituciones (en este caso) en construir la imagen corporativa.
Al estar ligadas estas funciones a la comunicación, es un campo de acción en
el que un organizador de eventos institucionales puede tener cabida.
Para mencionar cada una de ellas nombraremos a la imagen corporativa de J.
Costa como la imagen institucional que pretendemos cuidar desde la UNC.
1- Destacar la identidad diferenciadora de la instituc ión: la identidad
corporativa tiene una acción directa y determinante sobre la conducta
social a través de la imagen de la institución. Según Joan Costa aquí se
fusionan identidad, creatividad y estrategia. Es por ello que a
través de las clases de este curso hacemos hincapié
desde distintos autores en la importancia de la
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construcción de esta identidad y el aporte que los eventos
(como herramientas de comunicación) contribuyen.
2- Definir el sentido de la cultura organizacional: sin la “base identitaria”
que subyace en la dinámica de la institución, la cultura sería
simplemente una cuestión organizativa, funcional y no estratégica, esto
es, sin valor generador de imagen. La identidad es lo que ayuda a
generar una imagen de la institución en los públicos.
3- Construir la personalidad y el estilo institucional es: para el autor
Joan Costa la identidad de una institución es la sustancia diferenciadora.
La “personalidad institucional” es un valor que singulariza las relaciones
y transacciones de la organización con sus diversos públicos. Esto se
relaciona con lo explicado en el punto 2. Al existir tanta
diversidad de marcas, empresas o instituciones, construir
la personalidad de la misma y su estilo es un paso
fundamental. Esto se puede trasladar en el concepto que
se transmite en un evento, acto o ceremonia.
4- Reforzar el “espíritu de cuerpo” y orientar el lide razgo: la identidad y
la cultura corporativa son generadoras de la personalidad sobre la que
se funda el liderazgo y las preferencias de los públicos. Es la percepción
de la “autoimagen” de la institución que tiene ella misma y por
extensión, la de su gente. Esto ayuda al sentido de pertenencia
del público interno de la institución. Lo cual ayuda mucho
cuando los recursos humanos de una organización
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colaboran en la planificación de un evento, antes, durante y
después del mismo ya que deberían ser los portadores de la
cultura corporativa.
5- Atraer a los mejores especialistas : según Joan Costa debemos
hacernos esta pregunta ¿Por qué un especialista o técnico reconocido
ante varias ofertas de trabajo se decide por una empresa o institución y
no por otra? Esto surge porque la empresa proyecta una “imagen” o
“valores” para el proyecto personal del futuro empleado. Además de ser
un aspecto importante para la persona que quiere emplearse
en una determinada institución, contar con los mejores
especialistas o profesionales representa un activo que las
organizaciones lo pueden traducir en beneficios ya que
pueden desarrollar un mejor desempeño en la sociedad de
acuerdo a los recursos humanos que posee. Para la
organización de eventos institucionales este es un punto
clave.
6- Motivar al mercado de capitales: es muy común que las instituciones
que cotizan en bolsa, deban cuida su imagen. Incluso una promesa
lucrativa se hace dudosa si la imagen de la empresa es ambigua o poco
fiable. Este punto no incumbe a la UNC.
7- Evitar situaciones críticas: la recomendación de Joan Costa es que
todo plan estratégico que contempla explotar la imagen eficaz de la
“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
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empresa implica tener un “plan de actuación” y “plan de comunicación”
como una guía de conducta que incluye las contingencias críticas ya sea
para cortarlas de raíz o para evitar que se produzcan y luego prosperen.
Además de evitar situaciones críticas deben disiparse
rumores a través de la comunicación formal de la
empresa. Hay que recordar siempre que los eventos
institucionales, para público interno o externo, son
excelentes herramientas de comunicación pero deben ser
bien organizados para evitar repercusiones críticas.
8- Impulsar nuevos productos y servicios: la imagen de una institución o
de una marca debe poseer valores que predisponga las decisiones
futuras en los públicos, ya sea acerca de compra, utilización de servicios
o incluso opiniones favorables. Aquí vemos de qué manera
incide la imagen de la institución en relación a los
servicios que puede ofrecer a la sociedad. Los eventos
institucionales son un buen canal para comunicar los
valores de la institución que inciden en las decisiones de
los públicos.
9- Relanzar la institución: es conveniente relanzar productos o servicios
que se encuentren estancados. También puede relanzarse la imagen de
laorganización, rejuvenecerla, amplificarla o darle nuevos significados
como estrategia institucional y corporativa. Esto se refiere a la
actualización constante de la imagen de la institución. El
evento, acto o ceremonia, es una buena vía para realizar
esta acción.
“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
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10- Generar una opinión pública razonable: la gestión de la
opinión pública es responsabilidad de quien gestiona la imagen, es decir,
de las comunicaciones corporativas. La conducta ética, la transparencia
informativa, la participación de la empresa en las causas cívicas y el
bien común, la promoción de la cultura, etc. Generan una opinión pública
favorable que trasciende para agregar valor a la institución. Esta
gestión de las comunicaciones corporativas, en muchos
casos, son llevadas a cabo por comunicadores o
relacionistas públicos quienes aprovechan al máximo las
instancias de comunicación presencial como son los
eventos, actos o ceremonias institucionales.
11- Reducir los mensajes involuntarios: todo aquello que reduce la
emisión involuntaria de mensajes y significados contradictorios con la
identidad, la personalidad y el estilo de la institución es la “planificación”
y el “control” de su imagen. La planificación y control de la
imagen de la organización deviene de su comunicación
que deberá estar planteada en esos términos.
12- Optimizar las inversiones en comunicación: hoy la tendencia
es concentrar las inversiones en comunicación y gestionar una sola
imagen general. Esto más económico y eficaz.. Para el público es más
fácil memorizar una marca identitaria fuerte, bien posicionada y
beneficiada por una imagen que le agregue valor. Este punto hace
referencia a que las inversiones en la organización de
eventos, como herramienta de comunicación, también
“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
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pueden estar contempladas de manera general a nivel
institucional. Respecto a las empresas esta función se
aplica de otra manera.
13- Acumular reputación y prestigio: para Joan Costa este es el
pasaporte para la expansión de una empresa y lo explica diciendo que la
imagen de una institución es como una moneda de dos caras. En una
está la “notoriedad” que es la dimensión cuantitativa y en la otra la
“notabilidad”: reputación, excelencia, prestigio que es la dimensión
cualitativa. Ambas dependen una de la otra porque la “notoriedad” sin
valores cualitativos se convierte en autodestructiva para la empresa ya
que el conocimiento negativo de una institución alcanza a distintos y
numerosos públicos. La notabilidad o calidad de la imagen respecto a
sus públicos siempre es positiva, aunque la empresa tenga un número
pequeño de públicos. Y, por el otro lado, la base cualitativa de la
imagen acompañará a la empresa en sus expansiones y contribuirá al
desarrollo y sostenimiento. Esto se presenta así porque la “notorierdad”
por sí misma no podrá acompañar sola a los proyectos de expansión.
En síntesis aquí se propone trabajar siempre con las
dimensiones cualitativas y cuantitativas de la institución
porque de esta manera se podrán obtener los mejores
resultados.
14- Atraer a los públicos y fidelizarlos: a través de la gestión de la
imagen corporativa puede conseguirse esto. Un ejemplo de ello en la
UNC serían los estudiantes, docentes , investigadores, personal
administrativo y de gestión que contribuyen a generar el prestigio que
se asocia a la imagen de esta institución que cumplirá 400 años. Este
punto es importante tenerlo en cuenta ya que de esta
“ Ceremonia l y Protocolo
como herramientas para la opt imizac ión de la imagen ins t i tuc ional ”
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manera se puede entender la gran importancia de la
imagen de la institución. Los eventos, actos o ceremonias
sirven para el propósito de esta función de la imagen
institucional.
15- Inventar el futuro de la institución: Joan Costa expresa que el
futuro de la organización es inseparable de la imagen. Si la institución
cuenta con trayectoria suficiente de calidad y satisfacción de los públicos
y si esta trayectoria está apoyada en una opinión pública favorable, el
conjunto de esos factores de base será la ganaría de éxito en nuevas
actividades y situaciones en nuevos emprendimientos. La imagen de
la institución incidirá directamente en su futuro y los
eventos son un buen medio para gestionar la
consolidación de una imagen positiva de la iorganización.
5) ÓRDENES DE PRECEDENCIA
Públicos de un evento
• Tipos de público
• Definición del público del evento
• Lista de invitados
• BD
PRINCIPIO FUNDAMENTAL: el público es nuestro objetivo, nuestro cliente,
debemos trabajar para que se sienta a gusto en nuestra casa
Cómo trabajarlos
• Defino público/s para mi evento (cantidad - lo describo)
“ Ceremonia l y Protocolo
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• Realizo lista de invitados por categorías. Luego detallo cargos,
jerarquías, instituciones etc.
• Le doy contenido: Base de Datos
• Confirmo asistencia – Aplico Orden de Precedencia
Según Rosario Jijena Sánchez:
La primera clasificación de públicos es:
– Selecto, ideal: invitado. Interesado en tema y evento
– Circunstancial: van en representación de… o a último momento
– Obligado: va por compromiso (político-social)
• La predisposición a disfrutar del evento es distinta según cada caso.
El público invitado
• El que asiste a una fiesta o reunión porque lo han convocado. Puede ser
un invitado común, de honor, o de compromiso.
• El invitado de honor es la persona que por alguna razón merece un trato
especial.
– Invitado
– Invitado de honor
– De compromiso
En un congreso, curso o seminario: Asistente, Participante (Disertantes)
En una feria o exposición
Visitante Dirigida a profesionales
Dirigida a público en general .
Expositores Quienes fueron convocados para mostrar sus productos y
servicios (y han pagado por el espacio y servicio).
“ Ceremonia l y Protocolo
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En un espectáculo , el público se denomina espectador (puede ser pago o
gratuito, y sus expectativas y reacciones están vinculadas a esto).
Cómo trabajar los Públicos de un evento
1. Defino público/s para mi evento-Lo describo
1. Realizo lista de invitados por categoría
2. Luego detallo cargos, jerarquías, instituciones, etc
3. Le doy contenido: Base de Datos
4. RECIEN CUANDO TENGO Base de Datos Y CONFIMRACIONES DE
ASISTENCIA PUEDO APLICAR Orden de Precedencia
Categorías:
• Institución anfitriona - autoridades
• Invitados autoridades
• Nación
• Provincia
• Municipalidad
• Invitados especiales – personalidades relevantes – Invitados de honor
• Invitados externos
• Medios
• Institución anfitriona resto
• Estudiantes…. Docentes……. Público en general
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Jerarquización de público
0 Institución anfitriona – autoridades- Presidente
Institución anfitriona – autoridades- VICE o
segundas líneas
00 ó 1 Nación
2 Provincia
3 Munic.
4 Invitados especiales – personalidades relevantes
– Invitados de honor (CRITERIOS)
5 a10 Institución anfitriona resto (CRITERIOS)
11 a
50
Docentes (CRITERIOS)
BASE DE DATOS p/ MAILING INVITACIONES (carta o tarjetas)
N° Nombre /
apellido
Cargo /Instituc. Tel. /mail Dirección p/
invit
PARA PÚBLICO EN GENERAL: MEDIOS DE DIFUSIÓN
ORDEN DE PRECEDENCIA
• Conjunto de criterios que sirven para ordenar – ubicar a los asistentes-
invitados de un evento o ceremonia en función de su rol-jerarquía.
• Criterios ordenadores
• Reconocen la jerarquía de las personas, no las crea.
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• ¿Cómo surgen? Convenciones
Orden de Precedencia. Distintos criterios de preced encia
• Orden de Antigüedad
• Orden Alfabético
• Prioridad de la Derecha / Prioridad Izquierda o Proximidad
• Orden Lateral
• Orden Lineal
• Orden Alternado
- Orden de Antigüedad: Congresos y convenciones de Viena
Antigüedad en el país – en el rol.
- Orden Alfabético: Determinar idioma
Prioridad de la Derecha - Prioridad Izquierda o Pr oximidad en un estrado
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Lateral
Lineal
Orden Alternado
• Para la firma de tratados y acuerdos institucionales –
empresariales, etc.
• El original para el de cada Estado
• Luego alternando por orden alfabético
Izq.(2) - Centro (3) Dcha. (1)
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Orden de precedencia en automóviles
Dec. 2072/93 – PRECEDENCIA PROTOCOLAR ARG.
EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA DECRETA:
Art.1º: En todos los actos, recepciones y ceremonias de carácter público y
oficial que se celebren en ámbitos de la Administración Pública Nacional o bajo
la jurisdicción del Poder Ejecutivo Nacional, sin la presencia del Cuerpo
Diplomático Extranjero, regirá el siguiente Orden de Precedencia Protocolar:
1. Presidente de la Nación.
2. Vicepresidente de la Nación.
3. Presidente Provisional del Senado.
4. Presidente de la Cámara de Diputados.
5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nación.
6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nación.
7. Gobernadores de Provincias. Jefe de Gabinete de Ministros. Ministros
del Poder Ejecutivo Nacional. Secretario General de la Presidencia de la
Nación e Intendente Municipal de la ciudad de Bs. As.
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8. Jefe del Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas Armadas y Jefes de los
Estados Mayores Generales de las Fuerzas Armadas.
9. Ministros de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. Procurador
General de la Nación y Fiscal Nacional de Investigaciones
Administrativas.
10. Secretarios de la Presidencia de la Nación y Jefe de la Casa Militar.
11. Secretarios de los Ministerios. Procurador del Tesoro de la Nación y
Síndico General de la Nación.
12. Vicepresidente de las Cámaras Legislativas.
13. Vicegobernadores.
14. Embajadores argentinos con funciones en el exterior.
15. Cardenales.
Art. 2º _ En todos los actos, recepciones y ceremonias de carácter público y
oficial que se celebren en ámbitos de la Administración Pública Nacional o bajo
la jurisdicción del Poder Ejecutivo Nacional, con la presencia del Cuerpo
Diplomático Extranjero, regirá el siguiente Orden d e precedencia
Protocolar:
1. Presidente de la Nación.
2. Vicepresidente de la Nación.
3. Presidente Provisional del Senado.
4. Presidente de la Cámara de Diputados.
5. Presidente de la Corte Suprema de Justicia de la Nación.
6. Ex Presidentes Constitucionales de la Nación.
7. Gobernadores de Provincias.
8. Jefe de Gabinete de Ministros.
9. a. Ministros de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.
b .Nuncio Apostólico.
c. Embajadores Extranjeros acreditados ante el Gobierno Argentino.
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Himnos:
Precedencias
Himnos nacionales – institucionales (Gaudeamus) – Canciones patrióticas
Himnos extranjeros: confirmar versiones oficiales y aceptadas por los
países visitantes.
Banderas:
Según Aníbal Gotelli
• Normas civiles de tratamiento de la Bandera Nacional
• Se colocan banderas siempre que se realice un acto protocolar en
ámbitos oficiales nacionales, provinciales, municipales y ceremonias
internacionales de carácter oficial.
• Si hay varias banderas nacionales: todas o sólo la nacional
• Chequear con organismos y consulados antes de la ceremonia para
contar con todas las banderas necesarias.
En nuestro país, la precedencia de las banderas extranjeras es por el orden
alfabético de los nombres de sus respectivos países, en castellano.
El orden puede ser desde el centro o lineal. En función del lugar/escenario o
estrado
En edificios
Bandera Nacional a la derecha la otra a la izquierda.
En Ceremonias
La Bandera Nacional entra con abanderados cuando ya están ubicados todos
y se ubican a la derecha. del estrado. La Bandera Nacional va sobre
hombro/cadera Dcha.
La Bandera Nacional sale antes que las autoridades.
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6) CEREMONIAL ESCRITO
Ceremonial Escrito - Concepto
• Conjunto de normas y pautas que regulan las comunicaciones escritas
(oficial, ceremonias eventos.
• De las normas del ámbito oficial se derivan las del empresario.
• Herramientas o aportes:
– Fórmulas de redacción, cortesía, tratamiento, jerarquías, etc.
– Dec. 333
• En Argentina: Decreto 333 y actualizaciones
• Tipos de comunicaciones que regula:
– Tarjetas (personales, profesionales, de invitación)
– Correspondencia
• Oficial (invitaciones - confirmaciones, agradecimientos, disculpas,
salutaciones, condolencias)
• Comercial (Objetivo comercial. Invitaciones-confirmaciones,
agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)
• Social (agradecimientos, disculpas, salutaciones, condolencias)
• Amistosas (ámbito privado)
Tener en cuenta:
• Redacción
• Partes. Frases Tratamiento, apertura, desarrollo, cierre
• Correspondencia: elementos, tipos
• Confirmaciones - RSVP
• Uso de Mayúsculas, “don”
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Lo importante es:
• Tener en cuenta destinatario (¿es una autoridad? Jerarquía y
tratamientos)
• Chequear con los decretos vigentes en la época y país
• Tener en cuenta el estilo de comunicación de la organización
Normas generales para redacción y tratamiento de autoridades
• Redacción:
– Clara, objetiva, concisa y uso correcto del español.
– Evitar frases rebuscadas y ambigüedades
– Frases de Tratamiento
– Frases de Apertura
– Frases de cierre o despedida
FÓRMULAS DE CORTESÍA / TRATAMIENTO
• ECLESIÁSTICOS
– Cardenales ---------------------------------- S. Ema.
– Nuncios, Arzob. y Obispos ------------- S. E. Rvdma.
– S.E. o S. Sa.
• Funcionarios, FFAA, etc.:
– Señor Comandante en Jefe de las FFAA
– Ing. D. Carlos Sánchez
ESQUELAS
Posee un tamaño especial –
Se escribe en tercera persona. Tiene estructura inversa
Comienza con f irma, sigue con el texto, termina con lugar y fecha
y datos de la persona a quien la dir igimos(ángulo inferior derecho).
– Redacción: en 3ra persona, comienza con firma y termina con día
y fecha.
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– Contenido
– Tamaño: 20 a 22 cm x 14cm.
– Formato: ver ejemplo a continuación.
– Papel fino, impresiones en relieve, al agua.
En clase se trabajarán desarrollo de casos prácticos de aplicación
del ceremonial escrito: esquelas , invitaciones y fórmulas de
cortesía.
Ejemplo: (recordar que va en formato y papel especial)
El Director del Museo Histórico de la UNC, Arq. …,
tiene el agrado de invitar a Ud. al acto inaugural del “Tour xxx”
,
El evento se llevará a cabo el día viernes 25 de noviembre,
a las 11 hs, en la sede del Museo, Ob. Trejo 242, Centro, Córdoba.
El Tour es organizado de manera conjunta por ------- y ……. en el marco
de las actividades programadas con motivo del día del No Docente
y su principal objetivo es acercar a la comunidad de la UNC ………….
Córdoba, octubre de 2010
RSVP
4332076
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7) TIPOS DE COMIDAS EN UN EVENTO.
Tipos de comidas en un evento
� Desayuno
� Coffee Break
� Té- Merienda
� Brunch- High Tea
� Lunch –Almuerzo
Recepciones:
� Recepción
� Cocktail
� Vino de Honor
� Buffet-Comida Americana
� Cena
• Desayuno de Trabajo
� Para comenzar el día de trabajo con un efecto motivador
� Puede ser para público: interno, externo o mixto
� Es una tendencia que viene de Estados Unidos
Temas:
• Específico entre las partes
• Informar una novedad a un grupo de personas a cargo
• Evaluar un negocio
• Presentar propuestas
• Una presentación a la prensa
Lugares:
• Dentro de la institución: en sala de reuniones
• Fuera de la institución: en sala de un hotel NUNCA en bar o
restaurante, para mantener la privacidad
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Horario:
• Inicio entre las 8 y las 10
• Duración: entre una a dos horas
• Si la invitación es a las 10 , la reunión debe ser breve
RESPETAR EL HORARIO HABITUAL DEL PERSONAL DE LA INSTITUCION
• Conviene servir el desayuno previamente y en otra sala
• Coffee Break
• Es un corte en el transcurso de una jornada de trabajo
• Sirve para tener unos minutos libres para distenderse, salir de la sala
beber algo, ir al baño, contestar llamadas
• Duración: depende de la cantidad de gente y del objetivo de
interrelación que tenga (nunca menos de 15 minutos, ni más de 40
minutos)
• Lugar: realizarlo en un espacio con luz natural, en especial cuando la
jornada transcurre en sala con iluminación artificial
• Té
• En Argentina el Té es una reunión social o familiar propia de los fines de
semana.
• En días laborales se toma entre mujeres
• Horario: se invita a las 17 y finaliza alrededor de las 19
• No tiene la formalidad de las comidas en cuanto a horarios, puntualidad,
vestimenta y distribución de los comensales ( a medida que llegan se
van ubicando)
• Brunch
• Es de origen anglo-americano
“ Ceremonia l y Protocolo
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• Es una combinación entre el desayuno y el almuerzo (en el ámbito
social, en las principales ciudades del mundo se organizan los domingos
, día en el que las familias se levantan más tarde)
• En Argentina se usa como evento ejecutivo en días laborables
• Horario: entre las 11 y las 15 y se presenta como un buffet sofisticado
• Duración: más que el desayuno por la variedad de comida, los invitados
se sirven varias veces
• Se presentan grandes mesas con comidas, los asistentes se sirven y
luego pasan a una mesa aparte.
• Almuerzo de trabajo
• Se realizan los días hábiles para tratar temas laborales
• Fuera del ámbito de la oficina
• Lugares: restaurantes exclusivos, hoteles o salones privados, deben
reservarse con anterioridad a nombre del anfitrión
• En casos excepcionales se realizan en la oficina en una sala privada, o
en el comedor del directorio, NUNCA en el comedor de la institución
• La puntualidad es rigurosa, porque el tiempo es acotado
• Duración: dos horas
• Constará de: primer palto, plato principal, postre y café. El menú será a
elección de cada comensal o establecido previamente por el anfitrión
• No incluye bebidas alcohólicas, ni comidas recargadas
• No es necesario tomar una copa previa porque alargaría los tiempos
• Corresponde retirarse después del café luego del homenajeado (si lo
hubiere)
• Cocktail - Recepción
� Los invitados están de pie (no hay precedencias ni ubicaciones
especiales)
� Favorece la interrelación entre los asistentes
“ Ceremonia l y Protocolo
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� Debe contratarse bastante personal, ya que se acercarán a los
invitados con bandejas y bebida.
Diferentes clasificaciones:
� Cocktail ámbito privado
� Se sirve antes de las comidas
� Hora de inicio: entre las 19 y las 20 ,
� Duración 2 horas
� Recepción ámbito oficial
� Algunos usan ese nombre para reunión antes del almuerzo.
� Se utiliza para lanzamiento de productos, exposiciones,
conferencias o celebraciones de aniversario o fin de año.
Lugares: en la institución, hoteles u otra locación menos habitual
� Luego del horario laboral, si es importante y formal después de
las 20
• Vino de Honor- Vernissage
• Celebración más sencilla que un cocktail
• Es de menor presupuesto y duración más corta (una hora)
• Luego de la presentación de un libro, una conferencia o al inaugurar una
exposición de arte
• Los invitados permanecen de pie
• Mesa central con mantel y arreglo floral
• Se ofrece vino o champagne, acompañado por pocos bocaditos salados
por persona
• Buffet
• Comida sentados en la mesa, pero se presenta la comida en fuentes
distribuidas en mesa auxiliar
“ Ceremonia l y Protocolo
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• Debemos calcular bien el espacio
• Las bebidas se presentan en jarras de vidrio o cristal que también se
colocan sobre una mesa
Horario: igual al de una comida pero por sus características puede prolongarse
• Se invita a las 21y si es con baile dura más de 4 horas
Tipos:
• Buffet Froid (sólo comida fría)
• Buffet Foid et Chaud (se le agregan platos calientes o cazuelas)
• Comida de negocios
• Se realizan de noche y se procede de la misma forma que para los
almuerzos
Horario: comienzan entre las 20.30 y las 22
Lugar: en restaurantes, salones, o en la casa de alguno de los
directivos
• Se reúnen pares de la misma o diferentes instituciones para afianzar
relaciones
• Al ser de noche , pueden servirse bebidas con alcohol
• En algunas ocasiones participan también los cónyuges
8) MATERIAL EXTRA
Difusión del evento:
Para que un evento sea convocante y logre el objetivo de difundir los valores,
misión y visión de la institución es fundamental:
� Tener en cuenta los canales o medios de comunicación disponibles
� Herramientas de comunicación que se utilizarán para llegar a los
diferentes públicos (internos y externos)
� Conocer el perfil del público meta para adaptar el mensaje y elegir el
canal correcto (su segmentación)
“ Ceremonia l y Protocolo
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En la Universidad Nacional de Córdoba, en cada una de sus áreas, existe un
departamento que se encarga de la Comunicación.
• Se debe establecer un vínculo con los responsables para indicarles:
• Qué es lo que quiero comunicar
• Cuándo
• A quién (el tipo de público determinará los medios)
• Dónde sugiero su publicación
Si trabajan en una dependencia que no posee un encargado de Comunicación
ustedes gestionan la difusión contactándose con el área de Prensa de la UNC
La importancia de la difusión de un evento
Recordemos que realizar un evento tiene un objetivo determinado. Algunos de
ellos pueden ser:
*Dar a conocer un proyecto, un servicio o un producto
*Transmitir los valores de la institución
*Celebrar una fecha especial
Ayudamos a cumplir el objetivo del evento si logramos la asistencia de la
cantidad de gente esperada.
¿Cómo lo hacemos?
Una buena difusión es la clave para que el evento sea convocante.
¿Qué medios o canales utilizará la institución?
� Medios de Comunicación Masiva
Según el tipo de público del evento:
� Herramientas de Comunicación Internas
� Externas
“ Ceremonia l y Protocolo
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Comunicaciones para gestionar auspicios o adhesione s
Si bien la UNC no trabaja con sponsors que aporten dinero en los eventos,
puede darse la situación de que se autorice a recurrir a un auspiciante que
colabore a través de una donación o apoyo.
En tal caso, la comunicación será la siguiente:
Carta para Auspiciante
Aspectos de interés:
• Tipo de público que asistirá al evento (características comunes)
• Cantidad de público
• Medios de comunicación que cubrirán el evento
• Canales de difusión del evento
Sugerencia:
� Adjuntar “Cuadro de espacios de participación”
� Dossier con información de la institución o eventos anteriores
Otras comunicaciones para el evento – las emite el área de
comunicación de la UNC
� Gacetillas de prensa (antes o después del mismo)
Lo que puede emitir el área organizadora del evento
� Cartas de agradecimiento (después del evento) para: auspiciantes,
expositores, colaboradores
“ Ceremonia l y Protocolo
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Ejemplo carta auspicio Chandon Argentina
Paseo Colón 746 P 2
Buenos Aires
Córdoba, abril de 2012.
Estimado Lic. Juan Pérez:
Tenemos el agrado de comunicarle que el día lunes 10 de mayo del corriente año se realizará a las 22hs. la
inauguración de la galería de arte Cerrito ubicada en calle Independencia 120 en el Centro de Córdoba Capital.
En dicho encuentro participarán 80 invitados provenientes de distintas escuelas de arte, curadores de muestras, y
autoridades de gobierno.
En tanto, existe una importante proyección del evento a través de su cobertura en medios locales y provinciales;
antes, durante y después del mismo.
Es por ello, que sería un orgullo contar con el apoyo a vuestra prestigiosa empresa, a través de un canje de servicios,
con la modalidad corporativa a coordinar oportunamente.
Adjuntamos material con un cuadro con opciones de participación. Además, lo invitamos a visitar el sitio web:
www.galeriadearte.com.ar
Desde ya, quedamos a su entera disposición por cualquier consulta al respecto.
Sin otro particular, agradecemos su tiempo y dedicación.
Atentamente,
Firma
Nombre
Cargo
“ Ceremonia l y Protocolo
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Ejemplo cuadro de espacios de participación que se adjunta a carta para
auspiciantes
Aunque la donación no sea en dinero puede reflejarse de esta manera para
obtener su equivalente en productos (como en este caso botellas de
champagne para el brindis).
Evento Fecha Público Inversión Participación
Inauguración
Galería de Arte
“Cerrito”
10 de mayo
de 2010
80 PERSONAS
aquí también se
puede describir el
tipo de público
según la
segmentación
$ 5000
Opción 1
-------------------
$ 3500
Opción 2
Presencia en acto
de apertura / Página
Web/
Merchandising /
Gigantografía
exterior/ Folleto del
evento/
-------------------
Gigantografía
exterior
Web/
Merchandising
“ Ceremonia l y Protocolo
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Ejemplo: Carta de agradecimiento
Chandon Argentina
Paseo Colón 746 P 2
Buenos Aires
Gerencia de Marketing Córdoba, 15 de mayo de 2012.
Estimado Lic. Juan Pérez:
Tengo el agrado de dirigirme a usted, a los fines de hacerle llegar mi agradecimiento por vuestra participación en la
inauguración de la Galería de Arte “Cerrito” de la ciudad de Córdoba.
Cabe destacar que esta importante iniciativa no hubiera alcanzado el éxito que tuvo sin el compromiso de todos los
que colaboraron como usted; esto es, aportando desde vuestra experiencia y visión de la gestión cultural.
Esperando que esta actividad nos encuentre juntos más adelante, le envío un cordial saludo.
Firma
Nombre
Cargo
Como docente del Curso - tal ler “Ceremonial y Protocolo, como
herramientas para la optimización de la imagen inst i tucional”
me despido agradeciendo su atención en cada clase y la participación en las
actividades propuestas.
Le deseo éxito en cada uno de sus proyectos!
Prof. Esp. Maisa Jobani