Date post: | 06-Dec-2014 |
Category: |
Documents |
Upload: | cristina-elena-marcano-larez |
View: | 78,305 times |
Download: | 1 times |
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-EVENTO
EVENTO
POST-EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del
proceso gerencial:
Eventos y Banquetes
• Pre- Event
o
•Investigación•Planificación•Organización•Eve
nto
•Desarrollo y Dirección • Post-
Evento
•Evaluación
• Etapas de un Evento
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
PRE - EVENTOIN
VES
TIG
AC
IÓN
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe
coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
•P
LA
NIF
ICA
CIÓ
NPRE - EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
6.- Definir:Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.•
PLA
NIF
ICA
CIÓ
NPRE - EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
7- Nombrar al Comité Organizador
Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
PRE - EVENTO•
org
an
izA
CIÓ
NEventos y
Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
9.-Seleccionar el temario, temas o
puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
PLA
NIF
ICA
CIÓ
NPRE - EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
OR
GA
NIZ
AC
IÓN
11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).
PRE - EVENTOEventos y
Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
Desarrollo y Dirección
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
• Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
• Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
• Se cancelan los pagos pendientes.
• Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
POST - EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
• Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
• Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
• Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
POST - EVENTO
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
BIBLIOGRAFIA
• FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.
• GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.
• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
• GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc