Excel 2007 Product Guide -...

Microsoft Febrero 2006

Tabla de contenido

Información general de Microsoft Office Excel 2007........................................................1 Analizar la información para tomar decisiones mejor informadas ................................2 Comunicar los análisis con mayor claridad.........................................................................3 Compartir información con clientes y socios ......................................................................4 Administrar la información con más eficacia......................................................................5

Analizar la información para tomar decisiones mejor informadas .............................6 Interfaz mejorada con más espacio para trabajar ...................................................................7

Interfaz de usuario orientada a resultados.........................................................................7 Hojas de cálculo con mayor capacidad de filas y columnas............................................8 Rendimiento más rápido .........................................................................................................8

Compatibilidad de tablas, fórmulas y filtrado............................................................................9 Herramientas de tabla mejoradas ........................................................................................9 Nuevas herramientas de fórmulas y administración de rangos ...................................11 Formato condicional con atractivas combinaciones de visualización de datos .........13 Ordenación y filtrado mejorados.........................................................................................15

Vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos fáciles de usar ........................................16 Herramientas accesibles y visualmente mejoradas ........................................................17 Filtros locales y externos ......................................................................................................19 Diseño y estilo mejorados ....................................................................................................19

Acceso rápido a los datos profesionales actuales...................................................................20 SQL Server 2005 Analysis Services ...................................................................................20 Función de las vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos en SQL Server 2005 Analysis Services..............................................................................20 Ventajas de la Lista de campos...........................................................................................21

Comunicar los análisis con mayor claridad.........................................................................23 Herramientas profesionales de gráficos ...................................................................................23

Motor de gráficos compartido para todo Microsoft Office System...............................23 Herramientas intuitivas en la interfaz................................................................................24

Herramientas personalizadas de salida de datos ...................................................................25 Formato más rápido con Estilos de celda .........................................................................25 Editar los encabezados y pies de página del informe.....................................................25 Experiencia de impresión mejorada ...................................................................................26 Espectaculares efectos visuales en los gráficos...............................................................26 Personalización con Microsoft Office Art y estilos ...........................................................26

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/excel/default.mspx i

Compartir información con clientes y socios .....................................................................27

Datos accesibles basados en los exploradores........................................................................27 Representar dinámicamente una hoja de cálculo en HTML ..........................................28 Alta fidelidad entre el cliente de Excel y las hojas de cálculo ......................................29 Paneles creados a partir de hojas de cálculo ...................................................................30 Interfaz API de Excel Services.............................................................................................30

Compatibilidad con nuevos formatos de archivo ....................................................................31 Formatos XML de Office ........................................................................................................31 Compatibilidad con los formatos XPS y PDF.....................................................................31

Administrar la información con más eficacia .....................................................................32 Control basado en servidor .........................................................................................................32

Biblioteca de conexiones de datos......................................................................................32 Características de administración de informes ................................................................34 Publicar en Office SharePoint Server 2007.......................................................................35 Crear un flujo de trabajo de revisión o de aprobación...................................................36

Administración de contenido con Office SharePoint Server 2007.......................................37 Information Rights Management ........................................................................................37 Administración de registros .................................................................................................37 Directivas de administración de información ...................................................................38 Mantener el contenido más seguro ....................................................................................38

Resumen ...........................................................................................................................................39 Recursos............................................................................................................................................40 Requisitos del sistema ................................................................................................................41

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/excel/default.mspx ii

Información general de Microsoft Office

Excel 2007

Bienvenido al software de hojas de cálculo Microsoft® Office Excel® 2007, incluido en la

versión 2007 de Microsoft Office System. Microsoft Office System, un sistema integrado

de programas, servidores y servicios para los profesionales de la información, proporciona

un conjunto completo de herramientas aún más accesible para las personas que centran

sus actividades en trabajar con información de una manera eficiente y productiva.

Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que ayuda a analizar, comunicar y

administrar información para tomar decisiones bien informadas. Cuando Office Excel

2007 se utiliza con Microsoft Office SharePoint® Server 2007, se pueden sacar partido a

Excel Services, una nueva versión de Excel basada en servidor que está optimizada para

administrar, utilizar y compartir hojas de cálculo. Excel Services saca el máximo partido

de las posibilidades de Microsoft Office SharePoint Server 2007, lo que ofrece nuevas

oportunidades de usar Office Excel 2007 para realizar labores de inteligencia empresarial.

Los formatos XML abiertos de Microsoft Office son el núcleo fundamental del nuevo

Microsoft Office System. Los formatos XML de Office, formatos de archivo compactos

y robustos, permiten una mejor integración de los datos entre los documentos y los

sistemas de servidor. Además, con los formatos XML de Excel, se reduce el tamaño de los

archivos, se mejora la capacidad de recuperación de datos y aumenta la interoperabilidad

de las hojas de cálculo con otros orígenes de datos como sistemas de unidad de negocio.

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/excel/default.mspx 1

Analizar la información para tomar decisiones mejor informadas

Extraiga tendencias de los datos complejos utilizando las herramientas analíticas

de Office Excel 2007, más eficaces y fáciles de usar.

• Nuevo: una interfaz de usuario orientada a resultados presenta las

herramientas adecuadas cuando las vaya a necesitar.

• Nuevo: la mayor capacidad de filas y columnas de las hojas de cálculo,

de un millón de filas y 16.000 columnas, permite importar y trabajar con grandes

cantidades de datos.

• Nuevo: rendimiento más rápido en hojas de cálculo grandes con muchas

fórmulas, gracias a la compatibilidad con procesadores dobles y conjuntos de

chips multiproceso.

• Mejora: la compatibilidad para trabajar con tablas de datos ayuda a crear o

extender tablas dentro de fórmulas, o a hacer referencia a ellas. Los encabezados

de columna permanecen a la vista mientras se desplaza la hoja, y la característica

de relleno automático expande cualquier tabla automáticamente.

• Mejora: la experiencia de creación de fórmulas incluye una barra de fórmulas

cuyo tamaño se puede cambiar y una característica de Autocompletar fórmulas

basada en el contexto, para que siempre pueda escribir fórmulas con la sintaxis

correcta a la primera. También puede hacer referencia a rangos con nombre

y tablas dentro de las fórmulas y funciones.

• Nuevo: el formato condicional con esquemas enriquecidos de visualización

de datos ayuda a establecer condiciones más fácilmente para detectar tendencias

o patrones en la información.

• Mejora: la capacidad de ordenación y filtrado, que ayudan a encontrar la

información que se necesita, rápida y fácilmente. Office Excel 2007 admite hasta

64 niveles de ordenación de datos, incluida la posibilidad de ordenar por colores.


• Mejora: crear más fácilmente tablas dinámicas PivotTable® o gráficos

dinámicos PivotChart® utilizando campos de datos para reorientar rápidamente

los datos y encontrar las respuestas que se buscan.

• Nuevo: total compatibilidad con Microsoft SQL Server™ 2005 Analysis

Services, que le permite consultar sus datos profesionales más actualizados

gracias a la flexibilidad de Office Excel 2007.

Comunicar los análisis con mayor claridad

Ya esté publicando una previsión financiera por su revisión por parte del grupo ejecutivo

o proporcionando un informe empresarial a un auditor externo, Office Excel 2007 le

ayuda a comunicar su análisis en informes y gráficos de aspecto profesional que son

mucho más fáciles de crear.

• Nuevo: la creación de diagramas y gráficos compartidos con Microsoft Office

Word 2007 y el programa de presentaciones gráficas Microsoft Office PowerPoint®

2007 contribuye a asegurar un aspecto coherente entre las hojas de cálculo, los

documentos y las presentaciones.

• Nuevo: las intuitivas herramientas de creación de gráficos ayudan a crear

gráficos de aspecto profesional con más facilidad y se puede aplicar formato a los

ejes, títulos, y otras etiquetas de gráficos con menos clics.

• Nuevo: el formato rápido con Estilos de celda ayuda a elaborar informes con

un magnífico aspecto, más rápidamente y con menos clics.

• Nuevo: editar fácilmente los encabezados y los pies de página con la nueva

vista Diseño de página, que muestra los encabezados y pies de página en la vista

normal.

• Mejora: una mejor experiencia de impresión ayuda a garantizar que lo que

se ve en la pantalla es el resultado que se obtendrá impreso.


• Nuevo: utilizar espectaculares efectos visuales en los gráficos, como 3D,

sombreado suave, suavizado y resplandor.

• Mejora: la personalización con gráficos de Microsoft Office, estilos

predefinidos y gráficos integrados contribuye a aplicar un aspecto coherente

y profesional a las hojas de cálculo, que se pueden colocar fácilmente en otros

documentos de Microsoft Office System.

Compartir información con clientes y socios

Con Excel Services se puede compartir más ampliamente y con más seguridad la

información empresarial confidencial con compañeros, clientes y socios empresariales.

• Nuevo: generar dinámicamente hojas de cálculo en HTML y, a continuación,

permitir a otras personas ver sólo las partes de una hoja de cálculo que se desee

que vean utilizando su explorador Web.

• Nuevo: la alta fidelidad entre el cliente de Office Excel 2007 y las hojas

de cálculo que se generan utilizando Excel Services ayuda a desplazarse,

ordenar, filtrar e interaccionar con las vistas de tablas dinámicas PivotTable

desde un explorador Web.

• Nuevo: se pueden crear con facilidad paneles empresariales a partir

de hojas de cálculo para realizar el seguimiento de los indicadores clave

de rendimiento (KPI) y, a continuación, compartirlos con un gran número

de personas que pueden consultarlos a través de un explorador Web.

• Nuevo: la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Excel

Services permite a los programadores utilizar el eficaz motor de cálculo de

Office Excel 2007 en otras aplicaciones, como una calculadora de hipotecas

a través del Web o un modelo de opciones de precios.

• Nuevo: los formatos XML de Office reducen los tamaños de archivo, mejoran

la recuperación de datos y hacen posible una mayor interoperabilidad con los

datos.

• Nuevo: la compatibilidad con los formatos de archivo PDF y XPS ayudan

a convertir las hojas de cálculo en un formato de archivo fijo para facilitar su uso

compartido.


Administrar la información con más eficacia

Utilice Excel Services para administrar y controlar más eficazmente la información

empresarial importante.

• Nuevo: con la Biblioteca de conexiones datos, puede importar datos externos

en una hoja de cálculo utilizando orígenes de datos externos, que contienen

información empresarial, previamente configurados.

• Nuevo: las características de administración de informes ayudan a proteger

la información empresarial confidencial al tiempo que garantizan que los usuarios

pueden consultar los datos necesitan.

• Nuevo: publicar en Office SharePoint Server 2007 para ayudar a impedir

la distribución por la organización de varias copias de hojas de cálculo con

información empresarial importante, proteger la información empresarial

confidencial y garantizar que los usuarios trabajan con los datos más actualizados.

• Nuevo: el control basado en permisos ayuda a administrar quién puede obtener

acceso, ver y realizar cambios en las hojas de cálculo almacenadas en el servidor.

Office Excel 2007 en acción

Sylvie Narp es la Directora de Finanzas de Fabrikam, Inc., una compañía industrial. Con

15 personas a su cargo, cada una de ellas responsable de una sección diferente de la

empresa, necesita una visibilidad completa en tiempo real de los datos financieros de la

compañía. Sus empleados necesitan una herramienta robusta y flexible para analizar los

datos y poder tomar decisiones mejor informadas. Office Excel 2007 ofrece una solución

completa.


Analizar la información para tomar decisiones

mejor informadas

Organizar y analizar grandes cantidades de datos puede ser una tarea ardua.

En versiones anteriores de Excel, las limitaciones en la capacidad de las filas y las

columnas dificultaban analizar grandes cantidades de datos. Algunas de las herramientas

y funciones más avanzadas se encontraban en menús y submenús, lo que obligaba a los

usuarios a buscar los comandos correspondientes. Crear y trabajar con tablas es uno de

los motivos fundamentales por los que se utiliza Excel, pero aun así, usar tablas puede

resultar complicado. Aparte de simplemente crear o aplicar formato a una tabla, no hay

ninguna forma de hacer referencia a los datos de la tabla de una manera inteligente.

Por último, resultaba difícil crear vistas PivotTable de tablas dinámicas (una eficaz

herramienta para reorganizar grandes cantidades de datos para responder distintas

preguntas), lo que las dejaba fuera del alcance de los usuarios que no tenían

conocimientos avanzados de Excel.

Las mejoras de Office Excel 2007 están dirigidas a superar estos retos. Office Excel 2007

ofrece herramientas analíticas eficaces para ayudarle a extraer las tendencias de datos

complejos. Analizando eficazmente la información, se puede obtener mayor conocimiento

empresarial y tomar decisiones mejor informadas.


Interfaz mejorada con más espacio para trabajar

Office Excel 2007 aprovecha de una nueva interfaz orientada a resultados para que las

eficaces herramientas de productividad sean fácilmente accesibles. También ofrece más

espacio para trabajar y más rapidez de rendimiento.

Interfaz de usuario orientada a resultados

Con la nueva interfaz de usuario de Microsoft Office System, Office Excel 2007 presenta

las herramientas adecuadas en el momento idóneo para que pueda realizar bien el

trabajo y con más rapidez. Las características importantes se organizan y se presentan

según el contexto. Por ejemplo, al escribir una fórmula para calcular un valor, Office

Excel 2007 muestra la ficha Fórmulas y el conjunto de herramientas necesario para

ayudarle a seleccionarla. O bien, cuando trabaje con una tabla y necesite ayuda para

elegir el formato adecuado, las intuitivas galerías de tablas de Office Excel 2007

muestran el aspecto que tendrá la tabla antes de realizar la selección definitiva.


Hojas de cálculo con mayor capacidad de filas y columnas

Office Excel 2007 ofrece una mayor capacidad para las hojas de cálculo, un millón de filas

por 16.000 columnas, para facilitar el trabajo con grandes cantidades de datos. Ya no es

necesario utilizar muchas hojas distintas para alojar los datos.

Figura 1. Mayor capacidad de filas y columnas

Rendimiento más rápido

Los cálculos en hojas grandes, con gran cantidad de fórmulas, ahora son más rápidos que

antes gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con los procesadores dobles y los

conjuntos de chips multiproceso.


Compatibilidad de tablas, fórmulas y filtrado

Office Excel 2007 facilita el uso de tablas, ecuaciones de cálculo y análisis de datos.

Herramientas de tabla mejoradas

Ahora es más fácil crear tablas. Las mejoras incluidas en Office Excel 2007 ayudan a

ensamblar los datos en una tabla con sólo hacer unos cuantos clics. Cuando es necesario

expandir la tabla para incluir más datos en ella, Office Excel 2007 la amplía rápidamente

utilizando el formato adecuado.

Simplemente haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en medio de los datos

y elija Crear tabla. Office Excel 2007 etiqueta automáticamente los encabezados de

columna, crea Autofiltros y muestra otras herramientas pertinentes. Los encabezados

de columna quedan a la vista mientras se desplaza por tablas grandes, de manera que

es más fácil que los integrantes del equipo, auditores o clientes puedan seguir su análisis

con menos esfuerzo.

Figura 2. Crear una tabla


Puede modificar rápidamente el formato y el aspecto de las tablas utilizando la

característica Galería de tablas de Office Excel 2007. Algunas de las opciones de formato

de calidad profesional filas y columnas diferenciadas con bandas para identificar los datos

clave o resaltar la última columna de una tabla. Puede ver una vista previa de su

selección antes de realizar los cambios finales.

Figura 3. Herramientas de tabla


Office Excel 2007 en acción Susan pertenece al equipo de analistas de Sylvie. Está preparando un informe de

rendimiento de ventas para los directivos. Aunque está trabajando con una gran cantidad

de datos, puede ensamblar con facilidad los datos en una tabla con sólo hacer clic unas

cuantas veces. Puede cambiar rápidamente el aspecto de la tabla utilizando la Galería de

tablas y obtener una vista previa de la selección antes de decidirse por el aspecto final.

Cuando necesita escribir fórmulas para los datos de la tabla, Office Excel 2007 ofrece una

manera inteligente de hacer referencia a esta información, por nombre de encabezado de

columna en lugar de mediante una referencia de celda arbitraria. Esto ayuda a Susan a

escribir más fácilmente las fórmulas y permite a otros seguir la lógica de su hoja de

cálculo cuando la comparte.

Nuevas herramientas de fórmulas y administración de rangos

Office Excel 2007 ofrece eficaces herramientas para trabajar con fórmulas y rangos,

entre las que se incluyen:

• Una barra de fórmulas de tamaño variable que evita que las fórmulas largas

y complejas tapen el contenido de la hoja de cálculo.

• Fórmula Autocompletar, que ayuda a escribir las fórmulas siempre con la sintaxis

correcta, a la primera.

• Sistema estructurado de referencias que ayuda a hacer referencia a tablas y

rangos mientras se escriben las fórmulas.

• Administrador de nombres, que ayuda a organizar, actualizar y administrar

varios rangos con nombre desde una ubicación central.


Figura 4. Herramientas de fórmulas


Formato condicional con atractivas combinaciones de visualización de datos

Ahora puede detectar e ilustrar las tendencias más relevantes y resaltar excepciones

en los datos utilizando el formato condicional con combinaciones de visualización

enriquecidas. Puede aplicar más fácilmente el formato condicional e identificar

las tendencias utilizando degradados coloreados, barras de datos e iconos.

Figura 5. Conjuntos de iconos de formato condicional


Al aplicar formato condicional, como por ejemplo un degradado de tres colores, puede

identificar los valores pertinentes dentro de los datos y puede obtener una mejor idea de

dónde se encuentran estos valores dentro del rango de datos en cuestión. A continuación

puede reorganizar estos datos usando opciones de ordenación, como Ordenar de menor

a mayor o Color de celda.

Figura 6. Formato condicional con colores y barras de datos


Ordenación y filtrado mejorados

Las nuevas opciones para ordenar y filtrar hacen de Office Excel 2007 la herramienta

ideal para trabajar con grandes cantidades de datos complejos. Puede:

• Ordenar por fecha, selección, o incluso por colores, para una mejor organización.

• Administrar hasta 64 niveles de ordenación desde una ubicación central.

• Utilice la característica de Autofiltro para simplificar el filtrado, como por ejemplo

para aplicar filtros personalizados a más de dos elementos. Con el menú

desplegable Autofiltro, puede seleccionar varios elementos con sólo marcarlos.

Figura 7. Filtrado y ordenación mejorados


Office Excel 2007 en acción Después de organizar sus datos en una tabla, Susan todavía está teniendo dificultades

para detectar las tendencias de las cifras. Utilizando el formato condicional, puede

mostrar estas condiciones de una manera más intuitiva. Por ejemplo, aplicando un

degradado de tres colores a los resultados del año 2005 de Fabrikam Inc, Susan crea

un "mapa de distribución" financiera que indica las áreas que exigen su atención, ya

que los valores más elevados se representan ahora en verde. Rápidamente se da cuenta

de que las ventas de productos fueron especialmente altas en la región noreste. Con la

capacidad de Office Excel 2007 para ordenar por colores, Susan puede identificar mejor

los estados donde se produjo un mayor volumen de ventas y, a continuación, compartir

esta información con Sylvie durante su próxima reunión.

Vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos fáciles

de usar

Office Excel 2007 ofrece nuevas herramientas para crear y trabajar con vistas de tablas

dinámicas PivotTable y de gráficos dinámicos PivotChart hacen que sea fácil realizar

varias preguntas sobre un conjunto de datos determinado. Con menús contextuales

mejorados, información contextual sobre herramientas y nuevas opciones de diseño

y estilo, estas características pueden poner esta herramienta avanzada a disposición

de más personas aún.


Herramientas accesibles y visualmente mejoradas

Los profesionales de la información de distintos niveles de cualificación ahora pueden

crear tablas o gráficos dinámicos en sólo unos pasos sencillos.

Figura 8. Crear una tabla dinámica


Utilizando la Lista de campos de tabla dinámica, puede seleccionar los campos que desea

incluir utilizando una vista clara, con paneles en paralelo. Si necesita proponer otra

pregunta sobre sus datos, puede arrastrar los campos en órdenes diferentes para modificar

la jerarquía de la información. De forma parecida a los gráficos, puede modificar

rápidamente la apariencia de las tablas dinámicas utilizando la galería de gráficos.

Figura 9. Lista de campos de tabla dinámica


Filtros locales y externos

Ahora es más fácil filtrar los datos en las vistas de tabla dinámica. Entre las amplias

mejoras de las funciones de filtrado se encuentran las siguientes:

• Puntos de entrada y cuadros de diálogo de filtro más visibles.

• Nuevos filtros de valores.

• Filtros de fechas y etiquetas.

• Selección de varios elementos.

Puede ordenar por varios campos, como por color o por eje compacto, y, a continuación,

ver los resultados. Utilice los "indicadores obtener detalles" para aumentar o reducir el

nivel de detalle de cualquier parte de los datos.

Y lo que es más importante, puede aprovechar estas características mientras trabaja

desde dentro de un explorador. Office Excel 2007 trabaja con Excel Services para que

pueda interaccionar sin problemas con las tablas dinámicas, independientemente de

que esté trabajando con Office Excel 2007 en un escritorio o en un explorador Web.

Diseño y estilo mejorados

Las mejoras realizadas en el diseño de las vistas de tablas dinámicas las hacen más

legibles y presentables. Algunas de las mejoras efectuadas en el diseño incluyen:

• Ejes de filas compactos que muestran varios campos en una sola columna.

• Un diseño flexible, directamente en la cuadrícula, que es adecuado para todos

los tipos de elaboración de informes.

• La Galería de tablas ahora incluye nuevas opciones de estilo, para que pueda

elegir un estilo coherente con la apariencia de la tabla y otros aspectos de la

hoja de cálculo.


Acceso rápido a los datos profesionales actuales

Ahora se puede consultar más rápidamente la información empresarial más reciente.

Office Excel 2007 ofrece una total compatibilidad con SQL Server 2005 Analysis Services,

lo que permite una gran variedad de opciones de consolidación, almacenamiento

y estructura de datos.

SQL Server 2005 Analysis Services

La integración sin problemas entre Office Excel 2007 y SQL Server 2005 Analysis Services

contribuye a hacer un mejor uso de las inversiones en sistemas de almacenamiento de

datos de su departamento de IT. Ahora se pueden “aislar” datos para crear informes

personalizados a partir de bases de datos relacionales y presentar información como,

por ejemplo:

• Comparaciones de año natural frente a año fiscal, como una manera de obtener

distintas vistas de los datos profesionales a lo largo del tiempo.

• “Mejores vendedores” como una selección siempre actualizada con un solo clic

en una hoja de cálculo que toma datos desde SQL Server 2005.

Función de las vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos en SQL Server 2005

Analysis Services

Las vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos desempeñan un papel fundamental

en la compatibilidad de Office Excel 2007 con SQL Server 2005 Analysis Services.

SQL Server 2005 Analysis Services proporciona un modelo semántico empresarial,

denominado Modelo dimensional unificado (UDM), que define lógica empresarial, cálculos

y métricas. El modelo UDM actúa como un origen de datos único para todos los informes,

hojas de cálculo, exploradores de procesamiento analítico en línea (OLAP) y e indicadores

clave de rendimiento (KPI).


Ventajas de la Lista de campos

Las vistas de tablas dinámicas y gráficos dinámicos que están conectadas al modelo

UDM en SQL Server 2005 Analysis Services, en lugar de a los datos de una hoja cálculo,

ofrecen ventajas adicionales que van más allá de la funcionalidad dinámica básica.

Más específicamente, se obtienen todas las ventajas de los “metadatos” integrados en

el UDM, de manera que se puede encontrar la información necesaria utilizando la Lista

de campos.

Las características de SQL Server 2005 Analysis Services presentadas por la Lista de

campos incluyen:

• Mediciones, dimensiones e indicadores clave de rendimiento independientes

que tienen distintos iconos.

• El selector de grupos de mediciones de la parte superior, para que pueda

centrarse en un grupo de mediciones dejando aparte todas las dimensiones

que no resultan útiles en ese grupo.

• Mostrar carpetas que evitan que la lista de campos de nivel superior quede

demasiado sobrecargada.

• Atributos, que son los campos únicos que constituyen las dimensiones.

Los atributos se exponen individualmente para una mayor flexibilidad.


Las características de SQL Server 2005 Analysis Services que no se exponen, pero que

posee la Lista de campos, incluyen conjuntos con nombre que el diseñador de UDM

puede usar para definir subconjuntos de elementos de una dimensión. Por ejemplo,

se pueden agregar clientes concretos dentro de la dimensión Cliente con un único clic

en la Lista de campos. Esto es eficaz en los casos en que sería tedioso seleccionar

manualmente los elementos individuales. También es útil cuando el conjunto está

definido por una regla empresarial. Por ejemplo, los Mejores vendedores pueden

cambiar diariamente.

Figura 10. Integración con SQL Server 2005 Analysis Services


Comunicar los análisis con mayor claridad

En el pasado, crear los informes con aspecto profesional podía ser un proceso difícil y

laborioso que exigía mucho tiempo. Para generar y aplicar formato a los gráficos había

que hacer clic muchas veces, e incluso las tareas más habituales, como cambiar el título

de los gráficos, podían ser difíciles. Cuando ya estaba en condiciones de imprimir la hoja

de cálculo, resultaba difícil saber qué aspecto tendría la copia impresa antes de enviarla

a la impresora. Además, era complicado saber dónde se situarían los saltos de página,

lo que hacía necesario hacer varias pruebas de impresión, que resultaban frustrantes

y malgastaban recursos.

Office Excel 2007 afronta estas dificultades ayudándole a comunicar la información

empresarial con claridad y facilidad. Los informes y gráficos con aspecto profesional

resultan ahora fáciles de crear, por lo que no es necesario encargar el trabajo a una

empresa de diseño externa para obtener la apariencia deseada. Cuando esté en

condiciones de imprimir, la vista Diseño de página de Office Excel 2007 ayuda

a asegurarse de que se obtendrán mejores resultados impresos.

Herramientas profesionales de gráficos

Cuando esté elaborando un informe para los auditores o representando los datos

profesionales internos en gráficos, Office Excel 2007 simplifica el proceso y le ayuda

a lograr más resultados de aspecto profesional.

Motor de gráficos compartido para todo Microsoft Office System

Las funciones mejoradas de elaboración de gráficos en Office Excel 2007 son compartidas

en todo Microsoft Office System, lo que significa que puede crear e interaccionar con

gráficos de la misma manera, independientemente del programa que esté utilizando.

Por ejemplo, si desea agregar un gráfico a un informe en Office Word 2007, puede

aprovechar las mismas herramientas que utilizaría en Office Excel 2007 para modificar

el gráfico y aplicarle formato.


Herramientas intuitivas en la interfaz

Con las herramientas accesibles de creación de gráficos disponibles en la interfaz

rediseñada de Microsoft Office System, puede:

• Crear gráficos de aspecto profesional con sólo hacer clic unas cuantas veces.

• Aplicar formato a los ejes, los títulos y otras etiquetas de los gráficos.

• Agregar mejoras visuales como efectos 3D, sombras y resplandores.

Figura 11. Herramientas de gráficos


Office Excel 2007 en acción Office Excel 2007 proporciona herramientas para realizar análisis de datos sofisticados y

plasmar esa información en gráficos fáciles de interpretar. Cuando Carol Philips, directora

de marketing de productos de Fabrikam Inc., necesita gráficos para una importante

presentación para los inversores, trabaja en colaboración con Sylvie y Susan. Susan

importa los datos financieros clave del anterior año fiscal en una hoja de cálculo, resalta

las secciones pertinentes y muestra los resultados en una serie de atractivos gráficos

tridimensionales que contienen sombreados y otros avanzados efectos. Todas las

herramientas de gráficos se pueden ver claramente en la interfaz de usuario, por lo que

todo el proceso requiere mucho menos tiempo. Susan no necesita desplazarse por varias

barras de herramientas o cuadros de diálogo para etiquetar correctamente el título o los

ejes del gráfico.

Herramientas personalizadas de salida de datos

Office Excel 2007 proporciona nuevas herramientas para crear efectos y estilos

personalizados. Esta característica, junto con las herramientas que puede utilizar

para ver las hojas de cálculo tal y como aparecerán una vez impresas, ayuda a los

trabajadores de todos los niveles de conocimientos a generar hojas de cálculo con

aspecto profesional.

Formato más rápido con Estilos de celda

Los Estilos de celda ofrecen vistas previas del aspecto que tendría una celda con las

mejoras de formato, de modo que se puede modificar el aspecto de un informe con

menos clics.

Editar los encabezados y pies de página del informe

Utilizando la nueva vista Diseño de página, que muestra los encabezados y pies de

página en la vista normal, puede cambiar rápidamente el título del informe o agregar

detalles adicionales en la parte inferior de cada página, en el pie de página.


Experiencia de impresión mejorada

Con la nueva vista Diseño de página, puede ver exactamente cómo se imprimirán las

hojas de cálculo. Cambiando la orientación de la hoja de cálculo de Vertical a Horizontal,

podría evitar que ésta se truncara al imprimirla.

Espectaculares efectos visuales en los gráficos

Agregar efectos especiales a los gráficos puede contribuir a comunicar sus análisis con

más claridad. Puede utilizar impresionantes efectos como 3D, sombreados suaves y

suavizados para identificar importantes tendencias en los datos y crear resúmenes

gráficos más atractivos.

Personalización con Microsoft Office Art y estilos

La personalización con Microsoft Office Art, estilos predefinidos y gráficos integrados

ayuda a aplicar rápidamente a sus hojas de cálculo un aspecto coherente y profesional

que se puede colocar rápidamente en otros documentos de Microsoft Office System.

Puede aplicar éstos u otros estilos predefinidos a cualquier hoja de cálculo para conseguir

una apariencia coherente y profesional.


Compartir información con clientes y socios

Compartir datos profesionales confidenciales, como planes financieros o informaciones

de ventas puede resultar delicado. Al enviar las hojas de cálculo en mensajes de correo

electrónico, se puede correr el riesgo de desvelar información confidencial y, en el caso

de los usuarios con limitaciones en el ancho de banda, es posible que les resulte difícil

abrir las hojas de cálculo de gran tamaño. Además, no se puede controlar quién podría

ver una hoja de cálculo, ni especificar que sólo se pueden ver determinadas secciones

de una hoja de cálculo de mayor tamaño.

Office Excel 2007, combinado con Excel Services, una nueva tecnología que acompañará

a Office SharePoint Server 2007, proporciona significativas mejoras para compartir

información con mayor seguridad. Puede compartir más ampliamente y con mayor

seguridad información empresarial confidencial con sus colaboradores, clientes y

asociados empresariales.

Datos accesibles basados en los exploradores

Proporcionar acceso general a la información de las hojas de cálculo en un explorador

ayuda a compartir datos con más facilidad y seguridad. Los usuarios externos, como

clientes o socios empresariales, pueden obtener acceso a la información e interaccionar

con ella sin poder ver las fórmulas, macros u otra lógica empresarial confidencial que

podría estar incluida en una hoja de cálculo.

Excel Services también ofrece un mayor control sobre los libros publicados. Puede

especificar las secciones concretas que se deberían presentar, como un gráfico

o una tabla, y ocultar otras secciones que contienen información confidencial.


Además, al publicar una hoja de cálculo en Office SharePoint Server 2007, puede

especificar las celdas determinadas de una hoja de cálculo que se van a utilizar como

celdas de entrada de datos o parámetros para realizar cálculos en una aplicación

personalizada dentro de un explorador Web. Esto ayuda los profesionales de cualquier

organización a aprovechar el mismo modelo de cálculo, simplemente escribiendo sus

propios valores para los parámetros.

Representar dinámicamente una hoja de cálculo en HTML

Con Excel Services, puede representar dinámicamente una hoja de cálculo en HTML su

visualización a través de un explorador. Puede permitir a otras personas ver toda la hoja

de cálculo o sólo partes de ella. Además, puede ayudar a:

• Tener la garantía de que cualquier cliente o socio pueda ver la información

adecuadamente, incluso aunque no dispongan de Office Excel 2007 o utilicen

una versión anterior del software.

• Proteja la propiedad intelectual de su compañía que podría estar incluida en

los datos, fórmulas o macros personalizadas.


Alta fidelidad entre el cliente de Excel y las hojas de cálculo

Excel Services representa una versión de alta fidelidad de una hoja de cálculo de Office

Excel 2007 para visualizarla en un explorador Web, por lo que puede desplazarse por las

vistas de tabla dinámica, filtrarlas, ordenarlas e interaccionar con ellas, incluso usando

un explorador Web.

Figura 12. Interactividad con tablas dinámicas en un explorador Web


Paneles creados a partir de hojas de cálculo

Los servicios de Excel Services también simplifican el proceso de crear paneles basados

en Web a partir de información empresarial. Se puede realizar un seguimiento de los

indicadores clave de rendimiento utilizando paneles creados a partir de hojas de cálculo

de Office Excel 2007, Excel Web Access y Office SharePoint Server 2007.

Servicios de Excel en acción Cuando el consejero delegado de la empresa pide a Sylvie que prepare a una serie de

paneles financieros para realizar el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento

de Fabrikam, los paneles basados en Web simplifican el trabajo. Sylvie puede crear

un panel accesible a muchas personas que presenta las ventas de las unidades y los

márgenes de los productos. Ahora, los ejecutivos de Fabrikam Inc. pueden supervisar

más estrechamente el estado del negocio utilizando un explorador Web. Sylvie también

publicó una parte del panel para sus clientes, dándoles acceso total a la información

al tiempo que mejoraba la protección de la información confidencial contenida en las

macros de la hoja de cálculo.

Interfaz API de Excel Services

Las ventajas de Excel Services van más allá de las pensadas para los usuarios finales. Con

la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Excel Services, los programadores

corporativos se pueden aprovechar en otras aplicaciones el eficaz motor de cálculo de

Excel. Utilizando la API de Excel Services, los programadores pueden controlar y realizar

otras funciones, como por ejemplo:

• Cargar una hoja de cálculo de Office Excel 2007 en el servidor.

• Cambiar los valores de una o más celdas de un hoja de cálculo (ya sea cambiando

el valor de una celda o actualizando una conexión de datos externos) y actualizando

la hoja en función de estos nuevos valores.

• Recuperar la totalidad o parte de una hoja de cálculo para verla o utilizarla dentro

de un proceso empresarial más amplio.


Compatibilidad con nuevos formatos de archivo

Office Excel 2007 proporciona compatibilidad con nuevos formatos de archivo que

mejoran la integración de datos, aumentan el rendimiento y facilitan compartir

información empresarial entre distintas plataformas.

Formatos XML de Office

Office Excel 2007 admite los nuevos formatos XML de Office. Los formatos XML de

Excel y el nuevo formato binario de Excel mejoran la integración de los datos entre

los documentos de Microsoft Office System y los sistemas de servidor. Los formatos

de archivo tienen especificaciones de formato abiertas y públicas que puede utilizar

cualquier proveedor de tecnología para integrar documentos de Microsoft Office System

en sus soluciones.

Dado que los formatos de archivo están comprimidos, el resultado es que los tamaños

de los archivos son significativamente menores que los de anteriores versiones de Excel,

Word y PowerPoint, reduciéndose así las necesidades de almacenamiento y ancho de

banda. El almacenamiento de datos segmentado dentro de los formatos de archivo ayuda

notablemente a recuperar documentos dañados, porque el que se produzcan daños en

alguna parte de un documento no impide abrir todo el documento.

Compatibilidad con los formatos XPS y PDF

Cuando necesite crear una versión fija de la hoja de cálculo, puede guardarla como

archivos con formato XPS o PDF. Esta operación “bloquea” los datos la tiempo que

constituye un informe muy pulido para los clientes.


Administrar la información con más eficacia

Las organizaciones suelen encontrar dificultades para administrar y controlar las hojas de

cálculo importantes para la empresa. En cualquier organización circulan muchas copias

de las hojas de cálculo y puede resultar complicado mantener un control de quién tiene

acceso a los datos profesionales confidenciales. También puede resultar difícil tener la

seguridad de que usted o sus compañeros están trabajando con la versión más

actualizada de esas hojas.

Office Excel 2007, en combinación con Excel Services y Office SharePoint Server 2007,

afronta estas dificultades para ayudarle a administrar más eficazmente la información

empresarial. Proporcionando acceso centralizado a una hoja de cálculo a una audiencia

o conjunto de usuarios específico, puede ayudar a proteger la información confidencial

controlando los derechos de visualización y contribuir a tener garantías de que todo el

mundo usa la información más actualizada y precisa.

Control basado en servidor

Office Excel 2007 proporciona un control basado en servidor que ayuda a garantizar

la coherencia en toda la organización, al tiempo que habilita la funcionalidad de

actualización y entrega automáticas que tan frecuentemente se solicita.

Biblioteca de conexiones de datos

Cuando usted y su equipo necesitan tener acceso a datos externos e importarlos en

una hoja de cálculo, ya no tendrán que conocer los nombres de los orígenes de datos

corporativos ni pedir la ayuda al departamento de IT. Una vez que el departamento de

IT de su organización haya establecido un conjunto de bases de datos comunes a las

que necesitará tener acceso, puede usar la Biblioteca de conexiones de datos para tener

acceso a estos orígenes e importar directamente información en su hoja de cálculo, sin

necesidad de autenticarse mediante contraseña.


En Office Excel 2007, las conexiones se publican para simplificar el proceso de crear un

nuevo objeto de datos externos, como una tabla dinámica o una fórmula de OLAP. A la

hoja de cálculo de Office Excel 2007 se agrega una referencia al archivo de conexión de

datos. Cuando la hoja de cálculo se ejecuta en Excel Services, el servidor comprueba la

conexión en la biblioteca para ver si se ha actualizado. Si es así, el servidor actualiza la

conexión en la hoja de cálculo antes de actualizar los datos externos.

Figura 13. Biblioteca de conexiones de datos

Las bibliotecas de conexión de datos también simplifica el mantenimiento de las

conexiones de datos. Si cambia una conexión, sólo es necesario actualizarla en la

biblioteca en lugar de en las hojas de cálculo individuales que están vinculadas al

origen de datos original.


Características de administración de informes

Office Excel 2007, en combinación con Excel Services y Office SharePoint Server 2007,

ofrece importantes características de administración de informes para ayudar a

garantizar que los usuarios pueden ver los datos que necesitan, al tiempo que mejora

la protección de la información confidencial subyacente.

• Crear una “instantánea” de una hoja de cálculo. Ahora los usuarios pueden

administrar las hojas de cálculo utilizando “instantáneas”. Las instantáneas tienen

el mismo aspecto que la hoja de cálculo original, pero sólo contienen los valores y

el formato de esa hoja de cálculo. Dentro de las instantáneas no se puede tener

acceso a otra información confidencial o sensible (como fórmulas, celdas ocultas

o propiedades de documento). Las instantáneas permiten compartir información

con clientes y compañías asociadas de una manera más segura, reduciendo la

preocupación de revelar información confidencial. También son una manera

ideal para que los analistas cree vistas históricas de informes para realizar

comparaciones de datos e identificar tendencias.

• Derecho de ver elementos. Una de las características más importantes de

Office Excel 2007 es el Derecho de ver elementos. Este derecho limita a los

usuarios a ejecutar un archivo en el servidor o a obtener acceso a una instantánea

de los valores incluidos en las partes visibles de una hoja de cálculo. El archivo de

la hoja de cálculo no se puede descargar en su totalidad ni abrirse en un equipo

cliente. Utilizando la Biblioteca de Informes en Office SharePoint Server 2007,

los administradores pueden controlar quién tiene acceso a la propiedad

intelectual, como fórmulas y orígenes de datos externos incluidos en un libro,

pero permitiéndoles ver e interaccionar con los datos a través de un explorador

Web y desde Office Excel 2007.


Publicar en Office SharePoint Server 2007

Office Excel 2007 trabaja con Excel Services y Office SharePoint Server 2007 para

proporcionar importantes ventajas que van más allá de simplemente guardar archivos

en una biblioteca de documentos de SharePoint.

• Publicar en las ubicaciones "de confianza". Excel Services sólo presenta

archivos almacenados en carpetas configuradas por el administrador. Excel se

comunica con Office SharePoint Server 2007 para publicar una lista de estas

ubicaciones especificada por el administrador de IT.

• Publicar fragmentos específicos de una hoja de cálculo. Al publicar un

documento en Office SharePoint Server 2007, puede controlar si el usuario

debe ver una hoja de cálculo completa, hojas específicas dentro de una hoja

de cálculo, o gráficos, tablas, vistas de tabla dinámica y rangos con nombre

de una hoja.

Figura 14. Acceso a una hoja de cálculo publicada utilizando un explorador Web


Crear un flujo de trabajo de revisión o de aprobación

Al crear hojas de cálculo, puede enviarlas por correo electrónico a sus compañeros

para que le devuelvan sus comentarios. Cuando necesite obtener sus impresiones

rápidamente, debe distribuir la hoja de cálculo a las personas adecuadas sin tener

que utilizar complicadas interfaces ni engorrosas herramientas. Para obtener más

rápidamente los comentarios, puede utilizar los flujos de trabajo de revisión o

aprobación disponibles en Office Excel 2007 y Office SharePoint Server 2007.

Para iniciar un proceso de revisión o aprobación, simplemente seleccione el flujo de

trabajo de Office SharePoint Server 2007 adecuado desde dentro de Office Excel 2007.

El flujo de trabajo crea una tarea para cada participante y les notifica mediante un

mensaje de correo electrónico que hay un nuevo documento disponible para revisión.

Cuando los participantes reciben la notificación y abren la hoja de cálculo, pueden

realizar su revisión e indicar su estado en un formulario de finalización del flujo

de trabajo.

Servicios de Excel en acción Excel Services ofrece al departamento financiero un mayor control sobre la información

empresarial importante y simplifica el proceso de obtener acceso a datos externos.

Cuando Susan necesita conectar con una base de datos externa para importar datos,

utiliza la Biblioteca de conexiones de datos, sin tener que solicitar la ayuda del

departamento técnico de Fabrikam. Al publicar Sylvie las hojas de cálculo en Office

SharePoint Server 2007, puede especificar qué secciones de la hoja de cálculo deben

estar visibles en el servidor. En un caso, Sylvie decide mostrar un gráfico de barras

importante que indica el margen de contribución de Fabrikam Inc. Antes de publicar esta

información para toda la compañía, la envía a Susan para su aprobación. Con el flujo de

trabajo de Office SharePoint Server 2007, Susan recibe rápidamente una notificación por

correo electrónico de que tiene una tarea de revisión. Cuando se publica la información,

Fabrikam Inc. obtiene un mejor conocimiento del rendimiento empresarial, de forma que

puede responder más rápidamente a las variaciones de las condiciones.


Administración de contenido con Office SharePoint

Server 2007

El cumplimiento de la normativa legal plantea cada vez más dificultades a las empresas.

Muchas compañías ya se han pasado a los procesos de negocio y administración de

documentos electrónica, pero pocas han dado los pasos necesarios para administrar

y auditar adecuadamente los registros electrónicos de la información empresarial.

Cuando una hoja de cálculo está terminada y lista para ser compartida con una

audiencia, debe tener confianza en que el documento no se comparta accidentalmente

con otras personas. La hoja de cálculo no debería incluir contenido no deseado

o contenido no reconocido por el diccionario del destinatario. También es posible que

desee indicar que esta hoja de cálculo es el documento de registro, señalar que se trata

de la directiva o procedimiento oficial de la compañía para un tema determinado.

Office Excel 2007 trabaja con Excel Services, Office SharePoint Server 2007 y Microsoft

Windows® Rights Management Services para ofrecer muchas más formas de que los

usuarios puedan proteger y administrar su información.

Information Rights Management

Puede ser necesario proteger y controlar quién puede tener acceso a la información

de la compañía, sobre todo si está creando las hojas de cálculo con información muy

confidencial. Mediante Windows Rights Management Services de Microsoft Windows

Server™ 2003 con Microsoft Office System, puede asignar permisos que impiden que

otras personas copien, impriman o editen su hoja de cálculo. El acceso a datos basado

en permisos también se puede aplicar a sólo determinadas partes de una hoja de cálculo.

Administración de registros

Office SharePoint Server 2007 proporciona un repositorio administrado de documentos

basado en Microsoft Windows SharePoint Services para almacenar el registro documentos

o el documento maestro en un Repositorio de registros. Con Office Excel 2007, puede

cargar documentos en este repositorio directamente desde la aplicación. Como resultado,

tiene un mayor control y administración sobre sus hojas de cálculo.


Directivas de administración de información

Con Office SharePoint Server 2007, las directivas de administración de información aplican

controles que obligan a realizar las tareas de etiquetado, auditoría y caducidad de las hojas

de cálculo. Puede configurar las directivas para una ubicación de almacenamiento o tipo de

contenido concretos. Por ejemplo, las organizaciones pueden trabajar para garantizar que

todas las hojas de cálculo se almacenan de la misma manera estableciendo las fechas de

caducidad según criterios comunes, como por ejemplo el fin del año fiscal.

Office SharePoint Server 2007 admite un conjunto de directivas de administración de la

información que se pueden definir para un sitio completo o una lista, biblioteca o tipo de

contenido específicos. También puede crear una declaración de directiva para informar

a los demás de por qué normas se rige el contenido. Para las hojas de cálculo de Office

Excel 2007, esta declaración de directiva se incrusta en las propias hojas. Por ejemplo,

la instrucción de directiva podría indicar que un documento caducará después de un

determinado período de tiempo o que contiene información confidencial que no se

debería divulgar fuera de la compañía. Incluso puede proporcionar un nombre de

contacto si el destinatario necesita más información.

Mantener el contenido más seguro

Puede resultar un reto implementar las directivas coherentes de administración de la

información en toda una gran organización que disponga de una gran variedad de sitios.

Para resolver este problema, Office SharePoint Server 2007 permite a las personas con

capacidad de decisión (como el personal de IT, los administradores de registros o los

responsables de velar por que se cumplan las normas) definir directivas de sitios que

pueden aplicar los usuarios sin preocuparse por los detalles concretos. Cada directiva de

sitio puede incluir cualquier número de ajustes, como etiquetado, caducidad o auditoría.

Como resultado, puede agregar una capa adicional de seguridad a sus hojas de cálculo

designando específicamente el acceso a ellos. Por ejemplo, si sólo desea permitir el

acceso a las hojas de cálculo a un determinado departamento, puede definir con

facilidad que las hojas de cálculo requieran las credenciales correctas.


Resumen

Office Excel 2007 ofrece a una amplia variedad de funciones para analizar, comunicar,

compartir y administrar la información y así tomar decisiones mejor fundamentadas.

Con una nueva interfaz, orientada a los resultados, tiene acceso a las herramientas

pertinentes cuando más las necesite. Con vistas de tabla dinámica mucho más fáciles

de ensamblar, Office Excel 2007 proporciona herramientas eficaces para ayudarle

a organizar y comprender los datos profesionales. Puede deducir de una ojeada las

tendencias clave aplicando formato condicional que ayude a visualizar el rendimiento

empresarial de una manera gráfica y atractiva. Resuma sus análisis en gráficos de

aspecto profesional utilizando las intuitivas galerías. Publique las hojas de cálculo en

Office SharePoint Server 2007 para compartir y administrar la información empresarial

sensible con más confianza y mayor control.


Recursos

Para obtener más información sobre Office Excel 2007, consulte las siguientes fuentes

de información:

Información general de Office Excel 2007

www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/excel/default.mspx

Demostración de Office Excel 2007

www.microsoft.com/office/preview/programs/excel/demo.mspx

Las diez ventajas principales de Office Excel 2007 (razones para actualizarse)

www.microsoft.com/office/preview/programs/excel/top10.mspx

Preguntas más frecuentes de Office Excel 2007

www.microsoft.com/office/preview/programs/excel/faq.mspx

Ficha Elementos destacados de Office Excel 2007

www.microsoft.com/office/preview/programs/excel/highlights.mspx

Ficha Nueva interfaz de Office Excel 2007

www.microsoft.com/office/preview/programs/excel/newui.mspx


Requisitos del sistema

Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx

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