Aplicar, crear o quitar un estilo de celda

Para aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas presentan un formato coherente, se puede utilizar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de formato, como fuentes (fuente: diseo grfico aplicado a todos los nmeros, smbolos y caracteres alfabticos. Tambin se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaos, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.) y tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas especficas, tambin se puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas.

Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio personalizado.

IMPORTANTE Los estilos de celda se basan en el tema de documento que se haya aplicado a todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el tema del nuevo documento.

Aplicar un estilo de celda

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

3. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar.

Crear un estilo de celda personalizado

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

2. Haga clic en Nuevo estilo de celda. 3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de

celda. 4. Haga clic en Formato. 5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato

que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye (segn el ejemplo), desactive las

casillas de verificacin correspondientes al formato que no desea incluir en el estilo de celda.

javascript:AppendPopup(this,'offont_1')javascript:AppendPopup(this,'offont_1')javascript:AppendPopup(this,'offont_1')javascript:AppendPopup(this,'offont_1')

Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para modificar un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del

mouse (ratn) en ese estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Modificar. Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botn

secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Duplicar. 3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de

celda.

NOTA Se agregarn a la lista de estilos de celda personalizados un estilo de celda y un

estilo de celda con el nombre cambiado. Si no cambia el nombre de un estilo de celda integrado, ste se actualizar con los cambios realizados.

4. Para modificar el estilo de celda, haga clic en Formato. 5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato

que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye, active o desactive las casillas de

verificacin correspondientes al formato que desea o que no desea incluir en el estilo de celda.

Quitar un estilo de celda

1. Para quitar un estilo de celda de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de celda, seleccione las celdas que poseen el formato de dicho estilo de celda.

SUGERENCIA Para eliminar un estilo de celda y quitarlo de todas las celdas que poseen

su formato, no es necesario seleccionar las celdas en la hoja de clculo.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para quitar el estilo de celda de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de

celda, bajo Bueno, malo y neutral, haga clic en Normal. Para eliminar el estilo de celda y quitarlo de todas las celdas que poseen ese

formato, haga clic con el botn secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

NOTA El estilo de celda Normal no se puede eliminar.

Agregar o quitar un fondo a una hoja

En Microsoft Office Excel, puede utilizar una imagen slo a efectos de presentacin como fondo de hoja. Los fondos de hoja no se imprimen y no se conservan en las hojas de clculo individuales ni en los elementos guardados como pginas Web.

IMPORTANTE Puesto que los fondos de hoja no se imprimen, no se pueden utilizar como marcas de agua. Sin embargo, puede imitar una marca de agua insertando un grfico en un encabezado o pie de pgina.

Agregar un fondo de hoja

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea mostrar con un fondo de hoja. Asegrese de que slo selecciona una hoja.

2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Fondo.

3. Seleccione la imagen que desea utilizar para el fondo de hoja y, a continuacin, haga clic en Insertar.

La imagen seleccionada se repetir hasta rellenar la hoja.

NOTAS

Para facilitar la lectura, puede ocultar las lneas de divisin y aplicar a las celdas que contienen datos un sombreado de color slido.

Los fondos de hoja slo se guardan con los datos de la hoja de clculo cuando se guarda el libro.

Quitar un fondo de hoja

1. Haga clic en la hoja de clculo que se muestra con un fondo de hoja. Asegrese de que slo selecciona una hoja.

2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Fondo.

Imitar una marca de agua en Excel

En Excel no est disponible la funcionalidad de marcas de agua. Si desea mostrar un grfico en todas las pginas impresas (por ejemplo, para indicar que la informacin es confidencial), puede insertar el grfico en un encabezado o un pie de pgina. De esta manera, el grfico aparece detrs

del texto, empezando por la parte superior o inferior de todas las pginas. Tambin puede cambiar el tamao del grfico o aplicarle una escala para que rellene la pgina.

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea mostrar con una marca de agua. Asegrese de que slo selecciona una hoja.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

3. En Encabezado, haga clic en el cuadro Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha.

4. En la ficha Diseo de Herramientas para encabezado y pie de pgina, en el grupo

Elementos del encabezado y pie de pgina, haga clic en Imagen y, a continuacin, busque el grfico que desea insertar.

5. Haga doble clic en el grfico para insertarlo en el cuadro de seccin de encabezado. 6. Para cambiar el tamao del grfico o aplicarle una escala, haga clic en Formato de

imagen en el grupo Elementos del encabezado y pie de pgina y, a continuacin, en el cuadro de dilogo Formato de imagen, seleccione las opciones que desea aplicar en la ficha Tamao.

NOTAS

Los cambios realizados en el grfico o en el formato grfico se aplican inmediatamente y no pueden deshacerse.

Si desea agregar espacio en blanco por encima o por debajo de un grfico, haga clic antes o despus de &[Imagen] y presione ENTRAR para iniciar una nueva lnea.

Para reemplazar un grfico, seleccione &[Imagen], en el grupo Elementos del

encabezado y pie de pgina, haga clic en Imagen y, a continuacin, haga clic en Reemplazar.

Antes de imprimir, asegrese de que el margen del encabezado o pie de pgina deje suficiente espacio para el encabezado o pie de pgina personalizado.

Para eliminar un grfico, seleccione &[Imagen] y presione SUPR.

Formatos de nmero disponibles

Aplicando distintos formatos de nmero, es posible cambiar la apariencia de los nmeros sin modificarlos. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Office Excel para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas .

javascript:AppendPopup(this,'xldefFormulaBar_1')

Barra de frmulas y celda relacionada

A continuacin se muestra un resumen de los formatos de nmero que estn disponibles en la ficha Inicio, en el grupo Nmero. Para ver todos los formatos de nmero disponibles, haga clic en

el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

SUGERENCIA Para obtener informacin sobre cmo mostrar nmeros con estos formatos, haga

clic en los ttulos de los temas correspondientes en la seccin Vea tambin de este tema, disponible cuando hay una conexin activa a Internet.

Formato Descripcin

General Se trata del formato de nmero predeterminado que Excel aplica cuando se escribe un nmero. La mayor parte de los nmeros a los que se aplica el formato con la opcin General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con decimales. El formato General tambin utiliza la notacin cientfica (exponencial) para los nmeros grandes (12 o ms dgitos).

Nmero Este formato se utiliza para la presentacin de nmeros en general. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos.

Moneda Se utiliza con los valores monetarios y muestra el smbolo de moneda predeterminado junto a los nmeros. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los nmeros negativos.

Contabilidad Este formato tambin se utiliza para valores monetarios, pero alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha Muestra los nmeros de serie que representan fechas y horas como valores de fecha, segn el tipo y la configuracin regional (ubicacin) especificados. Los formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuracin regional de fecha y hora, que se especifican en el Panel de control de Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control.

Hora Muestra los nmeros de serie que representan fechas y horas como valores de hora, segn el tipo y la configuracin regional (ubicacin) especificados. Los formatos de hora que comienzan con un asterisco (*) responden a cambios de la configuracin regional de fecha y hora, que se especifica en el Panel de control de Windows. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control.

Porcentaje Este formato multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un smbolo de porcentaje. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se desea utilizar.

Fraccin Muestra un nmero como fraccin, segn el tipo de fraccin que se especifique.

Cientfico Muestra un nmero en notacin exponencial, reemplazando parte del nmero por E+n, donde E (exponente) multiplica el nmero anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un formato Cientfico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la dcima potencia. Se puede especificar el nmero de posiciones decimales que se desea utilizar.

Texto Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso si se escriben nmeros.

Especial Muestra un nmero como cdigo postal, nmero de telfono o nmero de la seguridad social.

Personalizado Permite modificar una copia de un cdigo de formato de nmero existente. Con esto se crea un formato personalizado que se agrega a la lista de cdigos de formato de nmero. Se pueden agregar entre 200 y 250 formatos personalizados, segn la versin de idioma de Excel que est instalada.

Convertir nmeros almacenados como texto a nmeros

A veces, a los nmeros se les puede dar formato de texto y almacenarlos en celdas, pero esto causa problemas posteriores a la hora de realizar clculos o produce ordenaciones confusas. Por ejemplo, puede ser que haya escrito un nmero en una celda que tena formato de texto, o es posible que los datos se hayan importado o copiado como texto de un origen de datos externo.

Los nmeros que tienen formato de texto se alinean a la izquierda en una celda en vez de a la derecha. Con la Comprobacin de errores activada, tambin se marcan con un indicador de error

. Puede convertirlos en nmeros en una celda o en un rango de celdas uno a uno, o en varias celdas o rangos de celdas no adyacentes todos a la vez.

Convertir nmeros en una celda o rango de celdas adyacentes

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.

2. Haga clic en la ficha Frmulas y, a continuacin, haga lo siguiente: 1. En Comprobacin de errores, asegrese de que la casilla de verificacin Habilitar

comprobacin de errores en segundo plano est activada. 2. En Reglas de verificacin de Excel, asegrese de que la casilla de verificacin

Nmeros con formato de texto o precedidos por un apstrofo est seleccionada. 3. Haga clic en Aceptar.

3. En la hoja de clculo, seleccione cualquier celda o rango de celdas adyacentes que

muestre un indicador de error en la esquina superior izquierda .

NOTA Todas las celdas de la seleccin deben ser adyacentes.

4. Junto a la celda o el rango de celdas seleccionados, haga clic en el botn de error que

aparece y, a continuacin, haga clic en Convertir en nmero.

javascript:AppendPopup(this,'xldefRange_1')

Convertir nmeros en varias celdas o rangos de celdas no adyacentes

1. Seleccione una celda en blanco y compruebe que su formato de nmero es General. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en la flecha situada junto al cuadro

Formato de nmero y, a continuacin, en General.

2. En la celda, escriba 1 y presione ENTRAR. 3. Seleccione la celda y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga

clic en Copiar.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+C.

4. Seleccione las celdas o rango de celdas no adyacentes que contienen los nmeros almacenados como texto que desea convertir.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuacin, haga clic en Pegado especial.

6. En Operacin, seleccione Multiplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. Para eliminar el contenido de la celda que escribi en el paso 2 despus de que todos los

nmeros se hayan convertido correctamente, seleccione la celda y, a continuacin, presione SUPR.

Convertir fechas almacenadas como texto en fechas

A veces, las fechas pueden adquirir formato de texto y almacenarse como texto en las celdas. Por ejemplo, puede ser que haya escrito una fecha en una celda que tena formato de texto, o es posible que los datos se hayan importado o pegado como texto de un origen de datos externo.

Las fechas que tienen formato de texto se alinean a la izquierda en una celda en vez de a la derecha. Con Comprobacin de errores activado las fechas de texto con aos de dos dgitos

tambin pueden estar marcadas con un indicador de error .

Puesto que Comprobacin de errores en Microsoft Office Excel puede identificar las fechas con formato de texto con aos de dos dgitos, puede utilizar las opciones automticas de correccin para convertirlas en fechas con formato de fecha. Puede utilizar la funcin FECHANUMERO para convertir la mayora de los dems tipos de fechas de texto en fechas.

Mostrar nmeros como porcentajes

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

javascript:AlterAllDivs('none');

3. En la lista Categora, haga clic en Porcentaje. 4. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que

desea mostrar.

Sugerencias

El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar.

Para que aparezcan rpidamente los nmeros como porcentajes, haga clic en la opcin

Porcentaje del cuadro Formato de nmero, o bien, haga clic en Porcentaje bajo Nmero en la ficha Inicio.

NOTAS

Los nmeros que se encuentran en las celdas antes de aplicar el formato Porcentaje se multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Los que se escriben en las celdas una vez aplicado el formato Porcentaje, se tratan de forma diferente. Los nmeros iguales o superiores a 1 se convierten en porcentajes de forma predeterminada; los nmeros inferiores a 1 se multiplican por 100 para convertirlos en porcentajes. Por ejemplo, si se indica 10, el resultado ser 10% y con ,1 el resultado ser el mismo.

Para restablecer el formato de nmero de las celdas seleccionadas, haga clic en General en la lista Categora. Las celdas con formato General no cuentan con ningn formato de nmero especfico.

Mostrar nmeros como fracciones

Utilice el formato Fraccin para mostrar o escribir nmeros como fracciones reales, en lugar de como decimales.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. En la lista Categora, haga clic en Fraccin en la lista Categora. 4. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de formato de fraccin que desee utilizar.

Formatos de fraccin disponibles

Formato de fraccin Este formato muestra 123,456 como

Fraccin con un solo dgito 123 1/2, redondeo al valor ms prximo de fraccin de un solo dgito

Fraccin con dos dgitos 123 26/57, redondeo al valor ms prximo de fraccin de dos

javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDAMSA5E')javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDAMSA5E')

dgitos

Fraccin con tres dgitos 123 57/125, redondeo al valor ms prximo de fraccin de tres dgitos

Fraccin como mitades 123 1/2

Fraccin como cuartos 123 2/4

Fraccin como octavos 123 4/8

Fraccin como dieciseisavos

123 7/16

Fraccin como dcimas 123 5/10

Fraccin como centsimas 123 46/100

SUGERENCIA El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el

cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar.

Mostrar nmeros como moneda

1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea mostrar con un smbolo de moneda.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

3. En el cuadro Categora, haga clic en Moneda o en Contabilidad. 4. En el cuadro Smbolo, haga clic en el smbolo de moneda que desee usar.

NOTA Si desea mostrar un valor monetario sin un smbolo de moneda, puede hacer

clic en Ninguno.

5. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desea mostrar.

6. En el cuadro Nmeros negativos, seleccione el estilo de presentacin para los nmeros negativos.

NOTA El cuadro Nmeros negativos no est disponible para el formato de nmero

Contabilidad.

Mostrar nmeros como fechas u horas

Cuando se escribe una fecha o una hora en una celda, sta aparece en el formato predeterminado de fecha y hora. Este formato se basa en la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control de Windows, y cambia cuando se modifica dicha configuracin. Los nmeros se pueden mostrar en otros formatos de fecha y hora, la mayora de los cuales no se ven afectados por la configuracin del Panel de control.

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

javascript:AlterAllDivs('none');

3. En la lista Categora, haga clic en Fecha o en Hora. 4. En la lista Tipo, haga clic en el formato de fecha u hora que desea utilizar.

NOTA Los formatos de fecha y hora que comienzan con un asterisco (*) responden a

cambios de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Los formatos sin asterisco no se ven afectados por la configuracin del Panel de control.

Las fechas u horas que escriba en las celdas con formato se mostrarn en el formato seleccionado.

5. Para mostrar las fechas y las horas con el formato de otros idiomas, haga clic en la configuracin de idioma que desea en el cuadro Configuracin regional (ubicacin).

Sugerencias

El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar.

Para aplicar formato rpidamente a una fecha o una hora, haga clic en el formato de fecha u hora que desee en el cuadro Formato de nmero, dentro el grupo Nmero de la ficha Inicio.

Si no encuentra el formato que busca en la lista Tipo, puede crear un formato de nmero personalizado. Para ello, haga clic en Personalizado en la lista Categora y, a continuacin, utilice los cdigos de formato correspondientes a las fechas y horas.

Obtener informacin acerca de los cdigos de fecha y hora

Para mostrar Use este cdigo

Los meses como 1-12 m

Los meses como 01-12 mm

Los meses como ene-dic mmm

Los meses como enero-diciembre mmmm

Los meses como la inicial de cada mes mmmmm

Los das como 1-31 d

Los das como 01-31 dd

Los das como dom-sb ddd

Los das como domingo-sbado dddd

Los aos como 00-99 aa

Los aos como 1900-9999 aaaa

Para mostrar Use este cdigo

Las horas como 0-23 H

Las horas como 00-23 hh

Los minutos como 0-59 m

javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDAJD3H')javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDAJD3H')

Los minutos como 00-59 mm

Los segundos como 0-59 s

Los segundos como 00-59 ss

Las horas como 4 a.m. h a.m./p.m.

La hora como 4:36 p.m. h:mm a.m./p.m.

La hora como 4:36:03 p. h:mm:ss a/p

El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 [h]:mm

El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 [mm]:ss

El tiempo transcurrido en segundos [ss]

Fracciones de segundo h:mm:ss.00

Si desea utilizar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene la fecha u hora y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+# o CTRL+MAYS+@.

NOTAS

Una celda puede mostrar ##### cuando contiene datos que tienen un formato de nmero ms largo que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la columna.

Cmo cambiar el ancho de columna

1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

3. En Tamao de celda, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna. Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna

y, a continuacin, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.

Al intentar deshacer un formato de fecha u hora mediante la opcin General de la lista Categora, Excel muestra un cdigo de nmero. Al volver a especificar una fecha u hora, Excel mostrar el formato de fecha u hora predeterminado. Para escribir un formato de fecha u hora especfico, como enero de 2005, es conveniente que le aplique formato de texto. Para ello, seleccione Texto en la lista Categora.

Mostrar u ocultar el separador de miles

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo situado junto a Nmero.

javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDA5Q3H')javascript:AlterAllDivs('none');javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDA5Q3H')

3. En la ficha Nmero, en la lista Categora haga clic en Nmero. 4. Para mostrar u ocultar el separador de miles, active o desactive la casilla de verificacin

Usar separador de miles (.).

Sugerencia Para mostrar rpidamente el separador de miles, puede hacer clic en Estilo millares

en el grupo Nmero de la ficha Inicio.

NOTA De forma predeterminada, Microsoft Office Excel muestra el separador de miles

configurado en el sistema. Sin embargo, se puede especificar un separador diferente para el sistema cambiando la configuracin regional en el Panel de control.

Cambiar la fuente o el tamao de fuente en Excel

Puede cambiar la fuente o el tamao de fuente de las celdas o los rangos seleccionados en una hoja de clculo. Tambin puede cambiar la fuente y el tamao de fuente predeterminados (valor predeterminado: configuracin predefinida. Puede aceptar las configuraciones predeterminadas o cambiarlas para ajustarlas a sus necesidades.) utilizados en los libros nuevos.

Cambiar la fuente o el tamao de fuente en una hoja de clculo

1. Seleccione la celda, el rango de celdas, el texto o los caracteres a los que desea aplicar formato.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga lo siguiente: Para cambiar la fuente, haga clic en la fuente que desea en el cuadro Fuente

. Para cambiar el tamao de fuente, haga clic en el tamao de fuente que desea en el

cuadro Tamao de fuente , o bien, haga clic en Aumentar tamao de

fuente o en Disminuir tamao de fuente hasta que en el cuadro Tamao de fuente aparezca el tamao que desea usar.

NOTAS

Las opciones de fuente versales (versales: formato con el que el texto en minsculas aparece en letras maysculas con un tamao de fuente reducido. Las versales no afectan a los nmeros, la puntuacin, los caracteres no alfabticos, ni a las letras en maysculas.) y maysculas no estn disponibles en Microsoft Office Excel. Para obtener un efecto similar, elija una fuente que incluya slo letras maysculas o presione BLOQ MAYS y elija una fuente pequea.

javascript:AppendPopup(this,'ofDefault_1')javascript:AppendPopup(this,'ofDefault_1')javascript:AppendPopup(this,'ofDefault_1')javascript:AppendPopup(this,'WdSmallCaps_2')javascript:AppendPopup(this,'WdSmallCaps_2')javascript:AppendPopup(this,'WdSmallCaps_2')

Si alguno de los datos que escribi en una celda no est visible y desea mostrar dichos datos sin especificar un tamao de fuente diferente, ajuste el texto en la celda. Si no est visible una pequea cantidad de texto, es posible que pueda contraer el texto para que se ajuste a la celda.

Cmo hacer visible todo el texto de una celda

1. Seleccione la celda cuyo texto est parcialmente visible. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ajustar el texto, haga clic en la opcin Ajustar texto del grupo Alineacin de la ficha Inicio.

Para reducir el texto para que se ajuste a la celda, haga clic en el iniciador del

cuadro de dilogo , situado junto a Alineacin en el ficha Inicio y, a continuacin, active la casilla de verificacin Reducir hasta ajustar situada debajo de Control del texto.

Cambiar la fuente o el tamao de fuente predeterminado de libros nuevos

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categora Personalizar, debajo de Al crear nuevos libros, haga clic en una fuente en el cuadro Usar esta fuente y, a continuacin, especifique un tamao de fuente en el cuadro Tamao de fuente.

NOTA Para comenzar a utilizar la nueva fuente y el nuevo tamao de fuente predeterminados,

deber reiniciar Microsoft Excel. La nueva fuente y el nuevo tamao predeterminados solamente se utilizarn en los libros que creados despus de reiniciar Microsoft Excel; no afectar a los libros creados anteriormente.

Inmovilizar o bloquear filas y columnas

Para ver dos reas de una hoja de clculo y bloquear filas y columnas de un rea se puede usar la inmovilizacin o la divisin de paneles. Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas especficas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de clculo.

Por ejemplo, la inmovilizacin de paneles permite mantener visibles los rtulos de las filas y columnas mientras se desplaza.

javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDALMSUF')javascript:AppendPopup(this,'ofdefPane_1')javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDALMSUF')

Ventana de hoja de clculo con la fila 1 inmovilizada

Al dividir paneles, se crean reas de hoja de clculo independientes dentro de las cuales es posible desplazarse, mientras que las filas o columnas del rea no desplazable permanecen visibles.

Inmovilizar paneles para bloquear filas o columnas especficas

1. En la hoja de clculo, siga uno de los procedimientos siguientes: Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que

aparezca la divisin. Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del punto en el

que desea que aparezca la divisin. Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y a la

derecha del punto en el que desea que aparezca la divisin. 2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a

continuacin, haga clic en la opcin que desea.

NOTA Al inmovilizar paneles, la opcin Inmovilizar paneles cambia a Movilizar

paneles para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

Dividir paneles para bloquear filas o columnas en reas de hoja de clculo independientes

1. Para dividir paneles, site el puntero sobre el cuadro de divisin que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal.

2. Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de divisin o , arrastre el cuadro de divisin hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posicin deseada.

3. Para quitar la divisin, haga doble clic en cualquier punto de la barra de divisin que divide los paneles.

Mostrar u ocultar filas y columnas

Aunque las filas y las columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, tambin se ocultan cuando se cambia a 0 (cero) el alto de las filas o el ancho de las columnas. Para volver a mostrarlas, puede utilizar el comando Mostrar.

Ocultar una fila o columna

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Formato.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes: En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuacin, haga clic en Ocultar filas

o en Ocultar columnas. En Tamao de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a

continuacin, escriba 0 en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una fila o

columna (o en una seleccin de varias filas o columnas) y, a continuacin, hacer clic en Ocultar.

Mostrar una fila o columna oculta

1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas

que desea mostrar. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado

de las columnas que desea mostrar. Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de clculo, seleccinela

escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

SUGERENCIA Tambin puede seleccionarla con el cuadro de dilogo Ir a. En la

ficha Inicio, en Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir a. En el cuadro Referencia, escriba A1 y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

2. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una nica celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, despus, arrastre hasta la ltima celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin.

javascript:AppendPopup(this,'xldefFormulaBar_1')javascript:AppendPopup(this,'xldefFormulaBar_1')javascript:AppendPopup(this,'xldefFormulaBar_1')javascript:AppendPopup(this,'xldefFormulaBar_1')javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDA4EA5E')javascript:ToggleDiv('divExpCollAsst_IDA4EA5E')

Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin.

Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de clculo

Haga clic en el botn Seleccionar todo.

Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo.

NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se

selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos.

Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez.

NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de

celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin.

Una fila o una columna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila

Encabezado de columna.

Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar

CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin.

La primera o la ltima celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la ltima fila de una hoja de clculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y despus presione CTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de clculo

Seleccione la primera celda y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo.

Ms o menos celdas que la seleccin activa

Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Slo una celda est activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Formato.

5. Siga uno de los procedimientos siguientes: En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuacin, haga clic en Mostrar filas

o en Mostrar columnas. En Tamao de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a

continuacin, escriba el valor que desee en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

Descripcin general de las tablas de Excel

Para simplificar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de clculo

javascript:AppendPopup(this,'xldefActiveCell_53')javascript:AppendPopup(this,'xldefActiveCell_53')javascript:AppendPopup(this,'xldefActiveCell_53')javascript:AppendPopup(this,'xldefActiveCell_53')javascript:AppendPopup(this,'xldefRange_1')javascript:AppendPopup(this,'xldefRange_1')javascript:AppendPopup(this,'xldefWorksheet_2')

De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rpidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una seleccin de funciones de agregado que son tiles para trabajar con datos numricos.) a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un controlador de tamao situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamao deseado.

Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de clculo. No puede crear tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los dems usuarios.).

Puede utilizar las siguientes caractersticas para administrar los datos de la tabla:

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automticamente listas desplegables (cuadro de lista desplegable: control de un men, una barra de herramientas o un cuadro de dilogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenacin personalizado. Puede filtrar las tablas para que slo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores. Para obtener ms informacin sobre cmo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rpidamente a los datos de

la tabla aplicando un estilo de tabla predefinido o personalizado. Puede elegir tambin opciones de estilos rpidos para mostrar una tabla con o sin una fila de encabezado o de totales, para aplicar bandas de filas o columnas con el fin de facilitar la lectura o para diferenciar la primera o ltima columna de otras columnas de la tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo aplicar formato a los datos de una tabla,

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y

columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. Tambin puede quitar rpidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla,

Usar una columna calculada Para usar una frmula que se adapte a cada fila de una

tabla, puede crear una columna calculada. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales de modo que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener ms informacin sobre cmo crear una columna calculada,

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rpidamente de

los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar y calcular totales de datos en una tabla.

javascript:AppendPopup(this,'xltotalrow_3')javascript:AppendPopup(this,'xltotalrow_3')javascript:AppendPopup(this,'xltotalrow_3')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefSharedWorkbook_4')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefSharedWorkbook_4')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefSharedWorkbook_4')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefDropdownListBox_5')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefDropdownListBox_5')javascript:AppendPopup(this,'IDH_xldefDropdownListBox_5')ms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HP10073941.htmms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HP10073947.htm

Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una frmula.

Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no estn vinculadas a listas de

SharePoint, puede utilizar las caractersticas de validacin de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir nicamente nmeros o fechas en una columna de una tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo garantizar la integridad de los datos,

Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint

para que otras personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.

Crear o eliminar una tabla de Excel

Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtindola de nuevo en un rango o puede eliminarla.

Crear una tabla

1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de datos o celdas vacas que desee convertir en una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.

Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente.

NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha

Diseo. Las herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.

Eliminar una tabla

1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla. 2. Presione SUPR.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de

acceso rpido para eliminar una tabla que acaba de crear.

Dar formato a una tabla de Excel

Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de estilos de tabla (o estilos rpidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rpidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque slo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos rpidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y la ltima columna, y las filas y columnas con bandas.

Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla

1. En la hoja de clculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rpidamente el formato de tabla.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Formatear como tabla.

3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

Aplicar un estilo de tabla a una tabla existente

1. En la hoja de clculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

SUGERENCIA Utilice los botones de flecha para desplazarse por los estilos de

tabla disponibles.

Haga clic en el botn Ms y, a continuacin, en Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

NOTA Cuando se reduzca el tamao de la ventana de Excel, los estilos de tabla

estarn disponibles en la galera Estilos rpidos de tabla del grupo Estilos de tabla.

Quitar un estilo de tabla

1. En la hoja de clculo, seleccione la tabla de la que desea quitar el estilo de tabla actual. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms.

3. Haga clic en Borrar.

Seleccionar opciones de estilos de tabla para dar formato a los elementos de una tabla

1. En la hoja de clculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar opciones de estilos de tabla.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla, siga uno de los procedimientos siguientes: Para activar o desactivar la fila de encabezado, active o desactive la casilla de

verificacin Fila de encabezado. Para activar o desactivar la fila de totales, active o desactive la casilla de verificacin

Fila Totales. Para mostrar un formato especial para la primera columna de la tabla, active la

casilla de verificacin Primera columna. Para mostrar un formato especial para la ltima columna de la tabla, active la casilla

de verificacin ltima columna. Para mostrar las filas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la

lectura, active la casilla de verificacin Filas con bandas. Para mostrar las columnas pares e impares de forma diferente con el fin de facilitar la

lectura, active la casilla de verificacin Columnas con bandas.

SUGERENCIA Para mantener un archivo en la lista Documentos recientes, haga clic en el

botn de Microsoft Office y, a continuacin, en Agregar este documento a la lista de

documentos recientes . Cuando un documento est agregado a la lista Documentos

recientes, el botn parece un alfiler visto desde arriba: .

Utilizar referencias estructuradas con las tablas de Excel

Las referencias estructuradas hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea ms fcil y ms intuitivo cuando se utilizan frmulas que hacen referencia a una tabla, ya sea a partes de una tabla o a toda la tabla. Son especialmente tiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las referencias de celda de referencias estructuradas se ajustan automticamente. De

este modo, se reduce de forma considerable la necesidad de volver a escribir frmulas cuando se agregan o eliminan filas y columnas de una tabla o se actualizan los datos externos.

Esta referencia estructurada es ms fcil: Que la referencia de celda:

=SUMA(VentasDept[ImptVentas]) =SUMA(C2:C7)

Ejemplo de la tabla del departamento de ventas

A continuacin, se muestra un ejemplo, al que se hace referencia a lo largo de todo este artculo, de una tabla basada en las ventas de un departamento formado por seis empleados, que incluye los importes y comisiones de ventas ms recientes.

Una tabla del departamento de ventas

La tabla completa (A1:E8)

Los datos de la tabla (A2:E8)

Una columna y un encabezado de columna (D1:D8)

Una columna calculada (E1:E8)

La fila Totales (A8:E8)

Componentes de una referencia estructurada

Para trabajar con tablas y referencias estructuradas de forma eficaz, es necesario comprender cmo se crea la sintaxis de las referencias estructuradas al crear las frmulas. Los componentes de una referencia estructurada se muestran en el ejemplo siguiente de una frmula que suma los importes y las comisiones totales de las ventas.

Un nombre de tabla es un nombre significativo que hace alusin a los datos reales de la tabla (excluidas la fila de encabezados y la fila de totales, si las hay).

Un especificador de columna se obtiene a partir del encabezado de columna, va encerrado entre corchetes y hace referencia a los datos de la columna (excluidos el encabezado de columna y el total, si los hay).

Un especificador de elemento especial es una forma de hacer referencia a partes especficas de la tabla, como la fila Totales.

El especificador de tabla es la parte externa de la referencia estructurada que va entre corchetes y a continuacin del nombre de la tabla.

Una referencia estructurada es toda la cadena que comienza con el nombre de la tabla y termina con el especificador de tabla.

Nombres de tabla y especificadores de columna

Cada vez que se inserta una tabla, Microsoft Office Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) en el nivel o mbito global del libro. Puede cambiar fcilmente este nombre con el fin de darle un mayor significado. Por ejemplo, para cambiar Tabla1 a VentasDept, puede utilizar el cuadro de dilogo Editar nombre (en la ficha Diseo, en el grupo Propiedades, edite el nombre de la tabla en el cuadro Nombre de la tabla).

El nombre de una tabla hace referencia a todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado y de totales. En el ejemplo de la tabla del departamento de ventas, el nombre de la tabla, VentasDept, hace referencia al rango de celdas A2:E7.

De forma similar a los nombres de tablas, los especificadores de columna representan referencias a los datos de toda la columna, a excepcin del encabezado de columna y el total. En el ejemplo de la tabla del departamento de ventas, el especificador de columna [Regin] hace referencia al rango de celdas B2:B7, y el especificador de columna [PctCom] hace referencia al rango de celdas D2:D7.

Total de datos de una tabla de Excel

Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rpidamente. Para ello, muestre una fila de totales al final de la tabla y, a continuacin, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificacin Fila Total.

ms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HA10155686.htm#refer to two or more adjacent columns by using the colon (:) range operatorms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HA10155686.htm#refer to two or more adjacent columns by using the colon (:) range operatorms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HA10155686.htm#refer to two or more adjacent columns by using the colon (:) range operator

NOTA La fila de totales aparece como la ltima fila de la tabla y muestra la palabra

Total en la celda situada ms a la izquierda.

3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a continuacin, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.

4. En la lista desplegable, seleccione la funcin que desea utilizar para calcular el total.

SUGERENCIA Las frmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las

funciones de la lista. Puede escribir cualquier frmula que desee en cualquier celda de fila de totales.

NOTAS

Cuando escriba una frmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de totales se mostrar con la frmula y sin la palabra Total.

Tambin puede escribir entradas de texto de la fila de totales.

Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel

En una tabla de Microsoft Office Excel, se puede crear rpidamente una columna calculada. Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Slo es necesario escribir una vez la frmula. No hace falta utilizar los comandos Rellenar o Copiar.

Se puede escribir frmulas adicionales en una columna calculada como excepciones pero, si es necesario, Excel notificar cualquier incoherencia para darle la oportunidad de resolverlas. Tambin puede actualizar la frmula de una columna calculada editando esta ltima.

Crear una columna calculada

1. Haga clic en una columna de tabla en blanco que desea convertir en una columna calculada.

SUGERENCIA Si es necesario, inserte una columna nueva en la tabla. Seleccione una

columna de tabla a la izquierda de la cual desea insertar una columna de tabla vaca. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una celda de la columna de tabla, hacer clic en Insertar y, a continuacin, hacer clic en Columnas de la tabla a la izquierda.

2. Escriba la frmula que desea utilizar.

La frmula escrita se rellena automticamente en todas las celdas de la columna, tanto por encima como por debajo de la celda activa.

NOTAS

Al copiar o rellenar una frmula en todas las celdas de una columna de tabla en blanco tambin se crea una columna calculada.

Si escribe una frmula en una columna debajo de la tabla, se crear una columna calculada, pero las filas que se encuentran fuera de la tabla no se podrn utilizar en una referencia de tabla.

Si escribe o mueve una frmula a una columna de tabla que ya contiene datos, no se crear automticamente una columna calculada. Sin embargo, se mostrar el botn Opciones de Autocorreccin para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir los datos y permitir la creacin de la columna calculada. Si copia una frmula en una columna de tabla que ya contiene datos, esta opcin no estar disponible.

Puede deshacer rpidamente una columna calculada. Si utiliz el comando Rellenar o CTRL+ENTRAR para rellenar una columna completa con la misma frmula, haga clic en el

botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido. Si escribi o copi una frmula en una celda de una columna en blanco, haga clic dos veces en el botn

Deshacer .

Incluir excepciones de columna calculada

Una columna calculada puede incluir frmulas que son diferentes de la frmula de columna, lo que crea una excepcin que aparecer claramente indicada en la tabla. De este modo, se pueden detectar y resolver fcilmente incoherencias involuntarias.

Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones siguientes:

Escribir datos que no son frmulas en una celda de columna calculada. Escribir una frmula en una celda de columna calculada y, a continuacin, hacer clic en el

botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido. Escribir una nueva frmula en una columna calculada que ya contiene una o varias

excepciones. Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la frmula de columna

calculada.

NOTA Si los datos copiados contienen una frmula, sta sobrescribir los datos de la

columna calculada.

Eliminar una frmula de una o varias celdas de la columna calculada.

NOTA Esta excepcin no se marca.

Mover o eliminar una celda de otra rea de hoja de clculo a la que hace referencia una de las filas de una columna calculada.

Modificar una columna calculada

En una columna calculada que no contenga excepciones, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en cualquier celda y, a continuacin, modifique la frmula de dicha celda. Copie otra frmula en cualquier celda de la columna calculada.

NOTAS

Si modifica o copia ms de una frmula, la columna no se actualizar, pero Excel notificar cualquier incoherencia para que pueda resolverla.

Si modifica una frmula en una columna calculada que contiene excepciones, Excel no podr actualizar automticamente la columna. Sin embargo, se mostrar el botn Opciones de Autocorrecin para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir todas las frmulas de dicha columna con la frmula modificada y permitir la creacin de la columna calculada.

Eliminar una columna calculada

1. Para eliminar una columna calculada entera, seleccione la columna calculada. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Eliminar.

SUGERENCIA Tambin puede presionar SUPRIMIR.

Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel

Despus de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de clculo, agregar columnas y filas es muy fcil. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas de la hoja de clculo adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee.

Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. Tambin puede quitar rpidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla.

Agregar una fila en blanco al final de la tabla

Seleccione cualquier celda de la ltima fila de la tabla y presione ENTRAR.

SUGERENCIA Al presionar la tecla TAB en la ltima celda de la ltima fila tambin se

agrega una fila en blanco al final de la tabla. Si en la tabla aparece una fila de totales, al presionar la tecla TAB en la ltima celda de esa fila no se agrega una nueva fila.

Incluir una fila o columna de la hoja de clculo en una tabla

Siga uno de los procedimientos siguientes: Para incluir una fila de hoja de clculo en la tabla, escriba un valor o texto en una

celda que est situada justo debajo de la tabla. Para incluir una columna de hoja de clculo en la tabla, escriba un valor o texto en

una celda que sea adyacente a la derecha de la tabla. Para incluir filas o columnas de la hoja de clculo usando el mouse (ratn), arrastre

el controlador de tamao de la esquina inferior derecha de la tabla hacia abajo para seleccionar filas y hacia la derecha para seleccionar columnas.

Cambiar el tamao de una tabla

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Propiedades, haga clic en Ajustar el tamao de la tabla.

3. En el cuadro Seleccionar el nuevo rango de datos para la tabla, escriba el rango que desea utilizar en la tabla.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo a la derecha

del cuadro Seleccionar el nuevo rango de datos para la tabla y, a continuacin, seleccionar el rango que desea usar en la tabla de la hoja de clculo. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo para mostrar todo el cuadro de dilogo.

SUGERENCIA Para cambiar el tamao de una tabla con el mouse, arrastre el controlador

triangular de tamao de la esquina inferior derecha de la tabla hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o a la izquierda para seleccionar el rango que desea usar en la tabla.

Insertar una fila o columna de tabla

1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar una o varias filas de tabla, seleccione las filas por encima de las cuales

desea insertar las filas en blanco.

SUGERENCIA Si selecciona la ltima fila, tambin puede insertar una fila por

encima o por debajo de la fila seleccionada.

Para insertar una o varias columnas de tabla, seleccione las columnas a la izquierda de las cuales desea insertar una o varias columnas en blanco.

SUGERENCIA Si selecciona la ltima columna, tambin puede insertar una

columna a la izquierda o a la derecha de la columna seleccionada.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar filas de tabla, haga clic en Insertar filas de tabla encima. Para insertar una fila de tabla debajo de la ltima fila, haga clic en Insertar fila de

tabla debajo. Para insertar columnas de tabla, haga clic en Insertar columnas de tabla a la

izquierda. Para insertar una columna de tabla a la derecha de la ltima columna, haga clic en

Insertar columna de tabla a la derecha.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en una o

ms filas o columnas y seleccionar Insertar en el men contextual y, despus, la accin que desee llevar a cabo en la lista de opciones. O bien, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en una o ms celdas de una fila o columna de tabla, seleccionar Insertar y, a continuacin, hacer clic en Filas de la tabla o en Columnas de la tabla.

Eliminar filas o columnas de una tabla

1. Seleccione las filas o columnas de tabla que desea eliminar.

SUGERENCIA Tambin puede seleccionar simplemente una o varias celdas en las filas

o en las columnas de tabla que desee eliminar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar filas de tabla o en Eliminar columnas de tabla.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse en una o

varias filas o columnas, elegir Eliminar en el men contextual y, a continuacin, hacer clic en Columnas de la tabla o en Filas de la tabla. O bien, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en una o varias celdas de una fila o columna de tabla, elegir Eliminar y, por ltimo, hacer clic en Filas de la tabla o en Columnas de la tabla.

Activar o desactivar los encabezados de tabla de Excel

Cuando se crea una tabla, los encabezados de la misma se agregan automticamente y se muestran de forma predeterminada. Los encabezados muestran los nombres predeterminados que se pueden cambiar en la hoja de clculo, o bien, si especific que la tabla contiene encabezado,

muestran los datos de encabezado presentes en la hoja de clculo. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al desplazarse por una tabla larga.

Si no desea ver los encabezados de la tabla, puede desactivarlos.

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En el grupo Opciones de estilo de la tabla de la ficha Diseo, desactive o active la casilla de verificacin Fila de encabezado para ocultar o mostrar los encabezados de tabla.

NOTAS

Al desactivar los encabezados de tabla, la funcin Autofiltro del encabezado de tabla y los filtros aplicados se quitan de la tabla.

Si se agrega una columna nueva cuando no se muestran los encabezados de tabla, el nombre del encabezado de tabla nuevo no se puede determinar por una serie de relleno basada en el valor del encabezado de tabla que se encuentra directamente a la izquierda de la nueva columna. Esto slo funciona cuando estn visibles los encabezados de tabla. En su lugar, se agrega un encabezado de tabla predeterminado que se puede cambiar cuando se muestren los encabezados de tabla.

Aunque es posible hacer referencia a encabezados de tabla que estn desactivados en frmulas, no podr hacerlo seleccionndolos. Las referencias de una tabla a un encabezado de tabla oculto devuelven valores cero (0). Sin embargo, los encabezados no cambian y, cuando se muestra de nuevo el encabezado de tabla oculto, se devuelven los valores de encabezado de tabla. El resto de referencias (como las referencias de estilo A1 o FC) realizadas en la hoja de clculo al encabezado de tabla se ajustan cuando el encabezado de tabla est desactivado y puede producir que las frmulas devuelvan resultados inesperados.

Qu ha ocurrido con las listas de Excel?

Sntomas

No encuentra la caracterstica Lista de Excel en la nueva cinta de opciones de Microsoft Office Excel 2007.

Causa

La caracterstica Lista de Excel sigue existiendo, pero ahora tiene otro nombre. Las listas de Excel ahora se llaman tablas de Excel.

Solucin

Para crear una tabla de Excel (anteriormente denominada lista de Excel), seleccione el rango que desea convertir en una tabla

Convertir una tabla de Excel en un rango de datos

Puede quitar una tabla de Excel convirtindola en un rango de datos.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.

2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn)

en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de

acceso rpido para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango.