31
El término salida se usa para denotar cualquier información producida por un
sistema de información, ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los
usuarios.
Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente
juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida.
En el siguiente trabajo tratamos el tema sobre el Diseño de salidas del
sistema, como identificar las necesidades de salida del sistema, cómo presentar la
información y el diseño de salida impresa y salida de pantalla.
Que se usan para orientar al los analistas en el diseño que mejor se ajuste a las
necesidades de información de los usuarios finales.
Investigar y dar a conocer el diseño de salida en un Sistema de Información, las
características , los diferentes métodos de salida y su utilización.
Saber cuales son las distintas formas en que puede presentarse la información.
Identificar las salidas que produce un sistema de información.
Mostrar las salidas de información en formatos impresos y de pantallas.
Orientar a los analistas a través de cuestionarios, informes, etc. Que nos brinde
información para el diseño del nuevo sistema de salida.
Para identificar las necesidades de Salida del Sistema de
forma exitosa, el analista deberá primero investigar cuáles
serán las salidas del nuevo sistema diseñado, para esto
debe tener en cuenta los siguientes cuestionamientos:
¿Quién recibirá la salida?
Sirve para Identificar los usuarios (internos y/o externos), ya que
éstos traen aportes diferentes dependiendo de sus necesidades de
información las cuales son muy importantes y se deben tener en
cuenta.
¿Cuál es el uso planeado de la salida?
La información actual de salida (informes de cantidades,
renovación de licencia de manejo -solicita una respuesta-, aviso de
pago vencido –dispara una acción-), el tipo de uso determina el
contenido, la forma y el medio.
¿Cuánto detalle se necesita?
Se deben solicitar datos que le indiquen al usuario que debe
renovar su carné o licencia (nombre, dirección, fecha, sanciones-si
las hay-). El volumen de los datos sugiere también si se debe
utilizar el método de impresión o de despliegue.
¿Cuándo y con qué frecuencia se necesitan las salidas?
El tiempo y la oportunidad guían los diseños específicos, es decir, alguna salida se
producirá con poca frecuencia, y solamente cuando se presenten ciertas condiciones:
el aviso de la renovación, cuando esté por vencerse, o el aviso de sanciones cuando
esté vencido. Sin embargo, la organización debe requerir una salida cada mes, para la
renovación del material que necesitará en el siguiente mes.
¿Por cuáles métodos?
¿La salida debe ser impresa, desplegada o verbal?
Los ejemplos previos demuestran salidas para las cuales se utilizaron métodos impresos
con frecuencia. Sin embargo, si el sistema responde a consultas de sí/no, a menudo
una simple respuesta de despliegue es apropiada.
Las anteriores preguntas se
realizan con el fin de ayudar
en la selección de los métodos
de salida. Los analistas deben
decidir cuándo imprimir,
desplegar o presentar su
salida en forma audible. La
salida impresa puede utilizar
papel en blanco o formas pre-
impresas. La salida visual
puede utilizar una o múltiples
pantallas para desplegar
información.
Formatos tabulares
Gráficos
Íconos
Para la tabulación de datos, se deben tomar los siguientes aspectos:
• Categorías más importantes de actividades
• Resúmenes de categorías o actividades más importantes.
• Eventos que dependen del tiempo
• Excepciones a las expectativas normales.
Este formato se utiliza bajo las siguientes condiciones:
• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones
• Cuando cada categoría debe tener una etiqueta
• Cuando de deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes
• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones
En los sistemas de información basados en
computadora el formato gráfico constituye un área
en continuo crecimiento gracias a la existencias de
los software que produce diagramas y gráficas de
alta calidad, y que además permite usar datos
provenientes de las bases de datos.
Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de
video, elaborarse con varios colores en impresoras
de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse
transparencias de color por medio de cámaras
especiales que pueden conectarse a la
computadora.
DIAGRAMA DE BARRAS:
Es un tipo de gráfico estadístico que se utiliza para variables cualitativas y
discretas.
En el eje X se sitúan:
• Las modalidades de la variable cualitativa.
• Los valores de la variable cualitativa discreta.
y sobre ellos se levantan barras cuya altura sea proporcional a sus frecuencias. Si se unen los ex
tremos superiores de las barras con una línea poligonal se obtiene el polígono de frecuencias.
DIAGRAMA DE SECTORES
Es un gráfico empleado fundamentalmente para variables cualitativas.
Las modalidades se representan en un círculo dividido en sectores.
La amplitud de cada sector, en grados, se obtiene multiplicando la frecuencia
relativa de cada modalidad o valor por 360º.
CARTOGRAMAS
Son gráficos realizados sobre mapas, en los que aparecen indicados sobre las distintas zonas
cantidades o colores de acuerdo con el carácter que representan.
En el siguiente cartograma observamos la urbanización en el mundo atendiendo a la
industrialización.
DE AREAS
Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una
línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los valores se representan por el alto
de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X.
Los gráficos de áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
DE CURVAS:
Éstas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los
gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando
realce a la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría de gasto
es la que presenta el mayor cambio.
Facilidad para la presentación efectiva de datos: Las gráficas son más adecuadas para
detectar tendencias en el desempeño de la empresa y facilita las
comparaciones, además ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en
una serie de reportes.
Satisfacción de preferencias personales: Se debe preparar la información de acuerdo a
las necesidades de un campo determinado u ambiente específico. También es importante
utilizar formatos de presentación que resulten familiares
Manejo del volumen de información: Separa la información en grupos más
pequeños, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad. Por lo
tanto, la información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.
Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la
fecha en que se preparó.
Añadir números de páginas para una serie completa.
Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.
Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal
teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un
espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.
El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra
Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus
etiquetas.
Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases
o palabras importantes.
Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos
o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.
Emplear la misma tipografía.
ESTÁNDARES PARA EL DISEÑO DE GRÁFICAS
Los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por losdatos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando sonseleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las quelos usuarios están familiarizados.
Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendanabreviaturas, notaciones o nomenclatura especiales.
COMO Y CUANDO UTILIZAR ÍCONOS
LINEAMIENTOS
Seleccionar íconos que sean reconocidos y comprendidos por losusuarios.
Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puedeemplear etiquetas para que los usuarios la evidencien, aprendan yrecuerden
Utilizar el mismo ícono para representar los mismo conceptos a través dediferentes medios de salida.
Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debecomunicar su significado con claridad.
Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos
C O L O R
El color debe mejorar, no remplazar, el buen diseño de la salida. Dehecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salidaen la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color, por eso,recomendamos el uso de cuatro o menos colores en un reporte opantalla, además, mantener la consistencia en el uso del color a través detoda la salida en reportes de un sistema.
Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales. Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más
importante.
La salida impresa se especifica cuando ocurre la necesidad de enviar por correo un
documento ya sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o
notificar cierta información, o para hacer llegar al mismo tiempo un gran volumen de
información a varias personas..
La fuente de información que se incluye en
los informes es el diccionario de datos, los
informes entran en tres categorías:
detallado, excepción y resumen, Los
informes detallados imprimen una línea del
informe para cada registro en el archivo
maestro.
Estos se usan para enviar por correo a
clientes, enviar informes de calificación del
estudiante, imprimir catálogos, etc. Las
pantallas de consulta han reemplazado
muchos informes detallados.
Los informes de excepción imprimen una línea para todos los registros que cumplen
un conjunto de condiciones, tal como qué libros están retrasados en una biblioteca o
qué estudiantes están en el cuadro de honor. Normalmente éstos se usan para
ayudar a gerentes operacionales y al personal de oficina para poner en
funcionamiento un negocio.
Los informes de resumen imprimen una línea para un grupo de registros y se usan
para tomar decisiones, tal como qué artículos no están vendiendo y cuáles sí.
Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños de escritorio o
sobre grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida los cuales se clasifican en:
Impresión
Pantalla
Despliegue y audio
Salida Impresa: Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de
informes impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida impresa no debe ser
automática, debe haber alguna razón como la necesidad de enviar a un cliente o proveedor un
documento por correo, tener un registro impreso de los datos o circular una cantidad de
información a diferentes personas en forma simultánea. Un informe bien diseñado puede
reemplazar a otro elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la cual no ayuda
nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en papel, informes
filmados, formas especiales y formas para enviar por correo.
Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuenta
los siguientes aspectos:
Encabezados
Datos y detalles
Resúmenes
Lineamientos
Lineamientos :
Los reportes y documentos deben estar diseñados
para leerse de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo.
Los datos más importantes deben ser los más
fáciles de encontrar.
Todas las páginas deben tener un título y un
número de página además de mostrar la fecha en
que fue preparada la salida.
Todas las columnas deben estar etiquetadas.
Se deben evitar las abreviaturas.
El diseño de salida de pantalla se puede manejar de acuerdo al nivel tecnológico con
el que cuente cada empresa u organización y se puede mirar de acuerdo al formato
del sistema como por ejemplo: Tamaño del monitor, resolución del monitor, las
pantallas también pueden ser múltiples o los formatos que logremos tener impresos
como: fotocopiadoras, impresoras o el papel de carbón.
Un buen sistema de diseño de salida de pantalla debe tener los siguientes objetivos:
Seleccionar bien el método de uso.
Que se entregue la cantidad adecuada de salida.
Que se entregue a tiempo la salida.
Diseño de salida la que sea necesaria para la comodidad el usuario.
También se puede realizar según sea la necesidad de la empresa o
el sistema con el que la empresa desarrolle sus procesos, como veremos a
continuación.
Este es un diseño de salida de pantalla de una Unidad de Información (Biblioteca) donde se
maneja el Software SIABUC 8, este software comprende varios módulos y el que explicaremos
a continuación es el módulo de adquisiciones, iniciando desde la recepción de la factura hasta
su destino final.
1. Como primer punto debemos tener un usuario de entrada para lograr ingresar al sistema
SIABUC8.
2. Una vez iniciemos el programa nos vamos para el modulo de adquisiciones, donde en
este lugar ingresamos la solicitudes para la compra de material bibliográfico y
hemerografico nuevo.
3. Hasta que lleguemos al pago de la factura cuando se da el pago de la factura es porque
ya tenemos el material en nuestra biblioteca.
Ya con este último paso podemos mirar como es la salida de la pantalla, según sea los
programas que se contengan en las instituciones.
A través del Diseño se emplean los datos requeridos por el usuario, incluyendo el diccionario de
datos, que indica las características que se deben incluir en el nuevo sistema.
Para el usuario, la salida es una de las características más importantes, por lo que el analista
debe seleccionar los métodos de salida que comuniquen la información en forma efectiva.
La salida de la información se puede producir utilizando una variedad de dispositivos que
incluyen grabadoras de películas, impresoras, perforadoras e impresoras de distintivos.
La realización de este trabajo nos deja como satisfacción de como podemos utilizar las
interfaces necesarias para lograr cumplir con las necesidades de nuestros usuarios y la parte nos
encontremos laborando
KENDALL, Kenneth E. y KENDALL, Juliet . Análisis y diseño de sistemas. 6a. ed.
Editorial Pearson
James A. Senn. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Serie McGraw-Hill
sobre sistemas de información. Derechos reservados 1998.
Tomado el 1 de mayo de 2012, de
http://www.monografias.com/trabajos7/resi/resi.shtml
Tomado el 1 de mayo de 2012 de,
http://www.slideshare.net/cidbauniquindio/diseo-de-salidas-del-sistema
Tomado el 3 de mayo de 2012 de
http://www.slideshare.net/cidbauniquindio/diseo-de-salidas-del-sistema
Tomado el 4 de mayo de 2012 de
http://www.slideshare.net/jclo/salidas-delsistema
Tomado el 4 de mayo de 2012 de
http://siabuc.ucol.mx/
