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| Date post: | 11-Jul-2015 |
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Número de la factura y, en su caso, serie.
Las series implican identificar la “facturación prestada por terceros”
Fecha de expedición
Nombre, apellido y razón social
Número de Identificación Fiscal: (Directiva 2001/115/CE) Letras ES antes del CIF
Domicilio físico de los obligados tributarios
Descripción de las operaciones y señalando de forma destacada: Fecha de entrega o prestación delservicio
Aportando y conservando el albarán si es el caso: (Mismas obligaciones que en factura)
Tipo o tipos impositivos aplicables a las operaciones
La cuota repercutida
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1. Justificante digital de la entrega de un bien o prestación de servicio que afecta al emisor y al receptor:
(Vendedor y comprador)
2. Al incorporar la firma digital, se garantiza integridad (no manipulable) y nivel de trazabilidad
(seguimiento y automatización)
3. Judicialmente considerado documento vinculante y válido medio de prueba de las operaciones firmadas
digitalmente4
4. Se almacena en fichero de datos
5. Se firma con certificado digital que cifra el contenido y añado el sello digital
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Clases:
*Firma electrónica avanzada: La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite
identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al
firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el
firmante puede mantener bajo su exclusivo control
*Firma electrónica reconocida o también denominada cualificada: Se considera firma
electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada
mediante un dispositivo seguro de creación de firma
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¿PARA QUÉ?
Por si existen personas AUTORIZADAS A PAGAR, que puedan realizar PAGOS NO AUTORIZADOS
(Responsables de compras, personal administrativo, gestores, apoderados, socio administrador
etc…)
Por si es necesario demostrar quién efectuó un pago no autorizado sin haberse transferido las claves
de uso
Para determinar el momento exacto en que se pagó una factura electrónicamente
Para DELIMITAR RESPONSABILIDADES tanto a nivel OPERATIVO, FUNCIONAL Y/O LEGALES
Para certificar la seguridad de un servidor
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TIPOLOGÍAS:
1. Certificado de Pertenencia a empresa
El titular se deberá identificar como trabajador perteneciente a una empresa.Utilizado generalmente para los procesos de autenticación y acceso a los sistemas deinformación de la empresa.Este tipo de certificad puede disponer de atribuciones para uso interno en la empresa
2. Certificado de Representante
Su titular actúa en nombre de la empresa (Administradores o apoderados generales o conatribuciones especiales)Utilizado generalmente por los de tipo de representación voluntario (Servicios de facturaciónpara terceros
3. Certificado de Apoderado
El titular se identificará como representante voluntario, apoderado general o conatribuciones especiales, aportando o el Certificado del Registro Mercantil o la Escritura deconstitución de la entidad y nombramiento.
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TIPOLOGÍAS:
4- Certificado de Persona jurídica
Emitido a favor de una entidad jurídica para las relaciones que mantenga la persona jurídica con las Administraciones públicas o en la contratación de bienes o servicios, que sean propios o concernientes a su actividad.
Lo solicita: Los administradores de la entidad o por representación voluntaria ( los apoderados generales o especiales)
Como prevención se recomienda no utilizarse para los procesos de facturación
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TIPOLOGÍAS:
5- Certificados de Facturación electrónica
Su titular tendrá la atribución exclusiva de facturación electrónica
6- Certificado de servidor seguro
Utilizado para identificar una sede electrónica, perteneciente a una entidad (previene la suplantación de identidad y garantiza la confidencialidad de las comunicaciones entre el cliente y el servidor).
No previene las posibles intercepciones por parte del cliente.
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TIPOLOGÍAS:
7- Certificado de firma de código
Garantiza la identidad del autor y la integridad de contenido de una aplicación informática, utilizado generalmente para firmar código ejecutable.
8- Certificado de sello de empresa
Para realizar firmas desatendidas de forma automática, dotando de garantía de autenticidad e integridad a los documentos ante terceros sobre los que se aplica dentro de una empresa. (Servicios de certificación digitalizada, recibos electrónicos, evidencias electrónicas del sistema)
9- Certificado de sello de tiempo
Realizado, por Autoridades de Sellado de Tiempo en los que se requiera constancia del momento exacto en el tiempo en el cual tuvo lugar un acto.Permite reducir la posibilidad de fraude
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Se admite la certificación digitalizada de las facturas utilizando un software de digitalización certificado
Debe garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y firmada
electrónicamente en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado
por el software de digitalización certificada
El certificado corresponderá:
Al obligado tributario cuando la digitalización certificada la realice él mismo o
Al prestador de servicios de digitalización. garantizando la fidelidad del proceso dedigitalización certificada.
El software de certificación debe ser homologado por el Departamento de Informática Tributaria de laAEAT.
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Plazo de conservación: 5 años
Según la ley General Tributaria, los documentos que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Verificar la firma reconocida y la validez de los certificados
para advertir si están caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición
¿Como se realiza la conservación?:
En el formato y soporte original en las que fueron remitidas.
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Formatos admitidos:
Mismo formato de remisión junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido.
De forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417
Garantizar su legibilidad y disponibilidad para las actuaciones de control fiscal.
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Plazo de conservación: 5 años
Según la ley General Tributaria, los documentos que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Persona que realiza la conservación:
El propio obligado tributario o un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, con quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios.
Qué se entiende por copia:
Un fichero idéntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al fichero firmado y deberá indicarse “copia” preferible junto a un código de verificación de copia.
¿Es necesario guardar la matriz de una factura? Si
Accesibilidad y custodia:
Con acceso completo de consulta durante el plazo de prescripción según la Ley General Tributaria y disponible para las actuaciones de control fiscal.
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CONSERVACIÓN:
Disponibilidad:
Deberán estar disponibles y custodiados, con acceso completo de consulta y disponible para las actuaciones de control fiscal.
Cumplimiento de:
Las obligaciones de conservación anteriormente mencionadas
Disponer de:
Aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos orecibidos, junto con la firma electrónica generada o verificada proporcionando un código deautenticación de mensajes asociado a cada documento.
Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden.
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CONSERVACIÓN
Validez del documento impreso a papel con código de autenticación de mensajes:
Siempre que se mantenga el mencionado repositorio en que se encuentra el documento y su firmaelectrónica, exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda acceder de formacompleta al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.
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¿Cómo se realiza?
Mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso completo al sistema informático dealmacenamiento remoto y sin demora injustificada.
¿Se pueden almacenar facturas fuera del territorio español? No, cuando los documentos estén ensoporte papel.
¿Cabe la conversión en terceros países no perteneciente a la UE?
Cuando la conservación sea realizada de forma directa por el propio obligado tributario previacomunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, pudiendo requerir la Administracióntributaria compromiso escrito de la Administración fiscal donde reside el sistema de datos remoto decolaboración.
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OBLIGACION FORMAL
“Las aplicaciones informáticas utilizadas por el contribuyente en la generación de los datos deberándisponer de la adecuada funcionalidad de exportación de datos que garantice, en su caso, suimportación por otros sistemas y aplicaciones informáticas distintas a las utilizadas por el contribuyenteen el momento de su generación y que sean accesibles en el mercado en el momento en que laAdministración tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente”.
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Debe cumplirse entre otros que sea expedido por una autoridad de servicios de certificación searesidente en algún de los países de la Unión Europea:
Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado cualificado oreconocido según Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 deDiciembre de 1999
Que la entidad de certificación expedidora sea residente en algún país de la Unión Europea
Que se halle inscrita en algún registro público controlado por la autoridad competente delEstado miembro en materia de firma electrónica o por una autoridad competente en materiade control fiscal de dicho país, en materia de IVA (VAT) o Impuestos directos.
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9. FACTURAS ELECTRÓNICAS RECIBIDAS DE TERCEROS PAÍSES (2/2)
Los certificados expedidos por una autoridad de servicios de certificación no residentes en alguno de lospaíses de la Unión europea, deberá cumplir:
1º Los requisitos establecidos en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13de Diciembre de 1999
2º Que un proveedor de servicios de certificación establecido y reconocido en la Unión Europea, avale elcertificado.
3º Que el certificado o el proveedor de servicios de certificación estén reconocidos en virtud de unacuerdo bilateral o multilateral entre la Unión Europea y terceros Países u organizacionesinternacionales.
4º El destinatario de la factura electrónica deberá disponer del software de verificación de firma y delprocedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados extranjeros
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