UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA TEMA: “ESTUDIO Y ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL INTERNO DENTRO DE LA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD INTEGRAL INSEVIG CÍA. LTDA.” AUTORA: PALTÁN TORRES DANIELA STEPHANIA TUTOR DE TESIS: ECON. ESPÍN MARTÍNEZ JORGE GUAYAQUIL-ECUADOR 2015
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
TEMA:
“ESTUDIO Y ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DE LAS
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL INTERNO
DENTRO DE LA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD INTEGRAL
INSEVIG CÍA. LTDA.”
AUTORA:
PALTÁN TORRES DANIELA STEPHANIA
TUTOR DE TESIS:
ECON. ESPÍN MARTÍNEZ JORGE
GUAYAQUIL-ECUADOR
2015
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS TÍTULO Y SUBTÍTULO: “ANÁLISIS Y ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE LAS
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE
PROCESOS Y CONTROL INTERNO DENTRO DE LA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD
INTEGRAL INSEVIG CÍA. LTDA.”
AUTOR/AS: Paltán Torres Daniela Stephania
REVISORES:
Ing. Suraty Molestina Marco Ing. Acosta Povea Roberto
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS:
ÁREA TEMÁTICA: Campo: Administración Área: Contabilidad Aspecto: Administración de procesos contables Delimitación temporal: 2015
PALABRAS CLAVES: Empresa, Administración, Contabilidad, Control interno, Asiento contable, Partida doble, Debe, Haber, Saldo, Manual de procedimientos, Políticas.
RESUMEN: El fin de la presente investigación es implementar manuales de procesos en el departamento de contabilidad de la empresa INSEVIG CIA.LTDA., que permita generar información financiera oportuna y confiable tanto para el personal de la compañía como para los órganos de control. Para el desarrollo de este estudio se tomó información de la compañía, tanto financiera como teórica a través de análisis de los componentes de la contabilidad y del criterio de los empleados involucrados en el proceso. El resultado es el cumplimiento de la propuesta a través de la entrega de Manuales de políticas y procedimientos referentes al proceso contable.
AGRADECIMIENTO ................................................................................................ VII DEDICATORIA ....................................................................................................... VIII RESUMEN ................................................................................................................ IX
SUMMARY ............................................................................................................... XI ÍNDICE GENERAL .................................................................................................. XII ÍNDICE DE FIGURAS .............................................................................................. XV
ÍNDICE DE TABLAS .............................................................................................. XVI INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 1
CAPÍTULO I ............................................................................................................... 3
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN............................................................. 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 3 1.1.1 ANTECEDENTES ..................................................................................... 3
1.1.2 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA EN GENERAL ..................................... 3
1.1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS......................................................................... 4
1.1.4 RELACIÓN CAUSA EFECTO ................................................................... 5
1.1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................... 5
1.1.7 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA..................................................... 6
1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 6 1.2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 6
1.4 HIPÓTESIS Y VARIABLES ........................................................................... 9 CAPÍTULO II ........................................................................................................... 12
MARCO TEÓRICO ............................................................................................... 12 2.1 LA ADMINISTRACIÓN .............................................................................. 12
2.1.1 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA .............. 12
2.1.2 LA INFLUENCIA DE LA CONTABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN .. 13
2.2 EL CONTROL INTERNO ............................................................................ 13
2.2.1 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ............................................... 15
2.3 LA CONTABILIDAD ................................................................................... 16
2.3.1 ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD .................................................. 19
2.3.1.1 Elementos fundamentales de la contabilidad............................................. 20
2.3.1.2 Estructura de la cuenta contable .............................................................. 22
2.3.2 LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMO MEDIO DE
CONTROL EN LA EMPRESA ............................................................................. 26
2.4 EL PROCESO CONTABLE ......................................................................... 28
2.4.1 DEFINICIÓN DE PROCESO CONTABLE ................................................ 29
2.4.2 OBJETIVOS DEL PROCESO CONTABLE ............................................... 29
2.4.3 FASES DEL PROCESO CONTABLE ....................................................... 30
XIII
2.5 LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ......................... 35
2.5.1 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANEJO DE MANUALES DE
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ..................................................................... 36
2.6 POSICIÓN TEÓRICA QUE ASUME EL INVESTIGADOR.......................... 37
2.7 MARCO LEGAL .......................................................................................... 38
2.8 MARCO CONTEXTUAL ............................................................................. 40
CAPITULO III: ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA INSVIG CIA. LTDA. 41
INFORMACION Y DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA Y LOS PROCESOS
CONTABLES ........................................................................................................ 41 3.1 CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO ................................ 41
3.1.1 CONSTITUCIÓN, ESTATUTOS Y NORMAS QUE LA REGULAN ........... 41
3.1.2 ENTIDADES DE CONTROL ................................................................... 43
Figura 2: Relación operaciones, contabilidad, decisiones 17
Figura 3: Flujo de transacciones 27
Figura 4: Esquema del proceso contable 28
Figura 5: FODA del departamento contable 52
Figura 6: Manuales de políticas y procedimientos 55
Figura 7: Se limita a cumplir actividades 56
Figura 8: Satisfacción del usuario interno 57
Figura 9: Tiempo de procesos contables adecuado 58
Figura 10: Informes contables satisfacen necesidades 59
Figura 11: ¿Sistema contable es confiable? 60
Figura 12: ¿Necesario contar con manuales? 61
Figura 13: Manuales ayudan a desempeñar funciones 62
Figura 14: Manuales acortan tiempo de procesos contable 63
Figura 15: Implementación de manuales genera informes mejor estructurados
64
Figura 16: Sistema de procesos mejora el control interno 65
Figura 17: Empresa debe implementar sistema de procesos en el departamento de contabilidad
66
Figura 18: Dispone de manuales 67
Figura 19: Hace uso de informes de contabilidad 68
Figura 20: Recibe informes a tiempo 69
Figura 21: Implementación de manuales ayuda a desempeñar funciones
70
Figura 22: Informes en tiempos estipulados 71
Figura 23: Recibir informes mejor estructurados 72
Figura 24: Comprar nuevo sistema contable 73
Figura 25: Implementar sistema de procesos 74
Figura 26: Estructura Organizacional de INSEVIG CÍA.LTDA. 79
XVI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Usuarios de la contabilidad 18
Tabla 2: Clasificación de las cuentas 23
Tabla 3: Niveles de las cuentas 25
Tabla 4: El proceso contable 31
Tabla 5: El libro diario 32
Tabla 6: El libro mayor 33
Tabla 7: Balance de comprobación 34
Tabla 8: Cronograma de adopción de las NIIF en el Ecuador 38
Tabla 9: Personal administrativo 46
Tabla 10: Personal operativo 47
Tabla 11: Manuales de políticas y procedimientos 55
Tabla 12: Se limita a cumplir actividades 56
Tabla 13: Satisfacción del usuario interno 57
Tabla 14: Tiempo de procesos contables adecuado 58
Tabla 15: Informes contables satisfacen necesidades 59
Tabla 16: ¿Sistema contable es confiable? 60
Tabla 17: ¿Necesario contar con manuales? 61
Tabla 18: Manuales ayudan a desempeñar funciones 62
Tabla 19: Manuales acortan tiempo de procesos contable 63
Tabla 20: Implementación de manuales genera informes mejor estructurados
64
Tabla 21: Sistema de procesos mejora el control interno 65
Tabla 22: Empresa debe implementar sistema de procesos en el departamento de contabilidad
66
Tabla 23: Dispone de manuales 67
Tabla 24: Hace uso de informes de contabilidad 68
Tabla 25: Recibe informes a tiempo 69
Tabla 26: Implementación de manuales ayuda a desempeñar funciones
70
Tabla 27: Informes en tiempos estipulados 71
Tabla 28: Recibir informes mejor estructurados 72
Tabla 29: Comprar nuevo sistema contable 73
Tabla 30: Implementar sistema de procesos 74
1
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación se realizó en la Compañía de seguridad INSEVIG
de la ciudad de Guayaquil, en la que se identificó la falta de manuales de procesos
en el departamento de contabilidad, el que es considerado en la Compañía como un
puntal para la toma de decisiones económicas y administrativas por la información
que genera.
Se proyecta implantar un conjunto de procesos en el departamento de
contabilidad de la empresa INSEVIG, que contenga los manuales de políticas y
procedimientos contables, utilizando datos y teoría proporcionada por los ejecutivos
del departamento de contabilidad y las autoridades de la Compañía.
Se debe tomar en cuenta que el manual de políticas y procedimientos es un
instrumento que tiene como propósito primordial agrupar de forma ordenada las
reglas y actividades que se deben seguir y ejecutar para que la empresa funcione de
acuerdo a sus necesidades y la satisfacción del cliente externo y que además sirva
de guía a los colaboradores de la empresa.
Para elaborar el presente trabajo se estructuraron cuatro capítulos que se
describen a continuación:
El primer capítulo contiene la identificación y análisis del problema, así como
los objetivos, la justificación y el planteamiento de la hipótesis.
En el segundo capítulo se detalla el marco teórico consistente en conceptos
y teoría alusiva a la administración, el control interno, la contabilidad, los
procesos y el marco legal en el que su fundamenta el estudio.
En el capítulo tercero se resaltan los aspectos generales de la empresa que
se investiga como su visión, misión, organización funcional y los servicios
que proporciona. Se complementa este capítulo con el análisis de las
principales cuentas que se manejan en la contabilidad y un diagnóstico del
2
departamento y de los servicios que presta, en base a encuestas al personal
de la Compañía.
En el cuarto capítulo se desarrolla la propuesta consistente en el diseño de
manuales de políticas y procedimientos, para los procesos del
departamento contable.
Finalmente se presentan las conclusiones del estudio y se dan
recomendaciones apegadas al estudio realizado.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 ANTECEDENTES
Partiendo de que los procesos contables son esenciales en las empresas y que
además en la actualidad en nuestro país en los últimos cinco años se han
endurecido los controles por parte del estado a todo tipo de empresas, es
fundamental que estos procesos estén documentados ajustándose a estándares
internacionales, a normas generalmente aceptadas y a las leyes internas.
Analizando las empresas del campo de la provisión de seguridad a terceros,
podemos notar que en el último quinquenio estas se han modernizado tanto en la
implementación de tecnologías (sistemas y comunicaciones), instalaciones físicas y
capacitación efectiva del capital humano; todo esto influye directamente en la
competitividad empresarial y separa a las empresas líderes de las que no progresan
y se quedan rezagadas.
Por ello se torna indispensable que la empresa emprenda en un análisis de la
situación actual de sus procesos contables, los resultados de este estudio trazarán el
camino hacia la documentación de los procesos para administrar la contabilidad, esto
aportara a la mejora de la competitividad de la empresa y a la generación de
mayores ingresos que irán a beneficiar directamente a accionistas y empleados en
general.
1.1.2 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA EN GENERAL
INSEVIG tiene que invertir recursos en la documentación de los manuales de
políticas y procedimientos del proceso para administrar la contabilidad, estos no
están incluidos en el presupuesto anual.
4
El proceso contable está ligado directamente a la generación de información
financiera para uso de los altos funcionarios de la empresa y los organismos de
control, en la actualidad esta generación de información es deficiente.
La capacitación del personal del área contable es fundamental y necesaria,
pero en la actualidad no se la realiza, en parte por el costo que conlleva esta.
Los informes contables y financieros tienen que ser precisos y reflejar la
realidad a su debido tiempo, en la actualidad esto no pasa porque el sistema
contable es básico y obsoleto, la empresa no tiene presupuestado la mejora o
cambio del sistema.
1.1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS
No contar con manuales de políticas y procedimientos del proceso contable
genera una serie de problemas que afectan el flujo normal de las operaciones de la
empresa.
Figura 1
Árbol de problemas
Fuente: diseño de autora (2015), con información de INSEVIG CÍA.LTDA.
5
1.1.4 RELACIÓN CAUSA EFECTO
Finalizado el estudio de los problemas de la empresa, según el diagrama de
árbol de problemas podemos manifestar que la empresa INSEVIG presenta un
problema en lo referente a contar con un proceso deficiente para administrar la
contabilidad, las causas importantes son la ausencia de manuales de políticas y
procedimientos para el área contable, cuyo efecto son las sanciones de los
organismos de control, la aplicación errónea de registros y normas genera fallas e
insuficiencias en la información contable, de igual forma la falta de capacitación al
personal tiene como consecuencia el bajo rendimiento y la poca productividad del
personal del área contable, por otro lado el sistema básico para el registro contable
que posee la empresa genera retrasos en el registro contable y la emisión de
estados financieros.
1.1.5 PROGNOSIS
Si la empresa INSEVIG no documenta el proceso para administrar la
contabilidad orientada a contar con información financiera confiable, oportuna y de
calidad, se verá afectada ya que seguirán las observaciones de los organismos de
control tanto internos como la gerencia y externos como el SRI, y la
Superintendencia de Compañías. También se verá afectada la rentabilidad de la
empresa ya que la falta de información oportuna puede afectar la relación con los
principales clientes a los que entrega servicios de seguridad.
La disminución de los ingresos de la empresa puede generar un problema
social, afectando a sus accionistas, empleados y familias.
1.1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera puede incidir el análisis y estudio administrativo de las
políticas y procedimientos contables dentro de la Compañía de seguridad integral
INSEVIG CÍA. LTDA.?
6
1.1.7 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera podemos diagnosticar la situación actual del
departamento contable de la Compañía de seguridad integral INSEVIG
CIA. LTDA?
¿Cómo podemos determinar los procesos, procedimientos, normas y
políticas del funcionamiento del departamento de contabilidad de la
Compañía de seguridad integral INSEVIG CIA. LTDA.?
¿Cómo contribuye el análisis y estudio administrativo de los
procedimientos contables en la Compañía de seguridad integral INSEVIG
CIA. LTDA.?
1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.2.1 OBJETIVO GENERAL
Estructurar un sistema de procesos contables en la Compañía de seguridad
integral INSEVIG CIA. LTDA. en la ciudad de Guayaquil, para incrementar la
productividad, el rendimiento, el control interno y la optimización del tiempo en los
procesos internos de la empresa en el año 2015.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación actual del departamento contable de la Compañía
de seguridad integral INSEVIG CÍA. LTDA.
Establecer los procesos, procedimientos, normas y políticas para el
funcionamiento del departamento de contabilidad de INSEVIG CÍA.LTDA.
Determinar funciones y responsabilidades para los cargos del área
contable para que de esta manera se genere una información contable y
oportuna.
7
1.3 JUSTIFICACIÓN
1.3.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
El análisis realizado en el planteamiento del problema de la Compañía INSEVIG
CÍA.LTDA., nos lleva a concluir que la elaboración de esta investigación se justifica
por varios motivos; primero porque la falta de un sistema de procesos en el
departamento de contabilidad ha provocado retrasos en la ejecución del proceso
contable, lo que trae como consecuencias problemas en la generación de
información financiera.
Otro aspecto que justifica el presente trabajo es el análisis y estudio
administrativo de las políticas y procedimientos contables, mismo que permitirá a la
empresa, rediseñar el proceso contable existente, la sistematización de los registros
de documento fuente, verificar inmediatamente el registro de ingresos y egresos para
la presentación de información clara y confiable que muestre la situación real de la
Compañía a los accionistas, empleados y organismos de control.
Contar con manuales de políticas y procedimientos en el departamento de
contabilidad, le permitirá a la empresa ajustar los procesos a las normas contables
tanto nacionales como internacionales vigentes y a la vez evitar llamados de atención
y multas de los órganos de control. Además ayudará a que se incremente la
productividad, el rendimiento, la optimización del tiempo de proceso, y el control
interno.
Por último la presente investigación servirá para mejorar la gestión financiera
de la Compañía INSEVIG CÍA.LTDA., lo que beneficiará a la misma y a aquellas
empresas con similares dificultades.
8
1.3.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
El sistema de procesos a implementarse en el departamento de contabilidad de
la Compañía INSEVIG CÍA.LTDA., estará basado en modelos definidos por varios
autores como Díaz Jiménez quien dice que “un manual es un documento que
expone, en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre
políticas, organización y procedimientos de una empresa o institución. Las normas
que se incorporan en los manuales son aquellas que se consideran indispensables
para mejorar la ejecución del trabajo”, y al proceso lo define como “un conjunto de
elementos que interactúan para transformar insumos, en bienes o productos
terminados. Y dice que está formado por materiales, métodos y procedimientos,
recursos humanos, maquinaria y equipo y el medio ambiente” (Díaz J. , 2005).
El diseño del presente trabajo se sustentará en metodologías universales que
se detallan a continuación:
a) El marco teórico sobre los procesos y el control interno será realizado con la
técnica de “leer para investigar” en bibliotecas usando libros, revistas y
artículos de prensa referentes al tema.
b) El diagnóstico del desenvolvimiento del personal del departamento de
contabilidad y la ejecución del proceso contable, el análisis de las
principales cuentas, y la factibilidad de la implementación del sistema de
procesos contables se realizará aplicando la técnica de “recolección de
datos” mediante entrevistas, observación directa y cuestionarios.
c) Los resultados de las encuestas serán obtenidos aplicando técnicas de
tabulación, que nos permitan analizar e interpretar los datos finales.
Se acogen estas técnicas de investigación tomando en cuenta que la
investigación será realizada con recolección de datos directamente en la empresa
investigada y en contacto directo con los empleados de la Compañía INSEVIG
CÍA.LTDA.
9
1.3.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
La presente investigación está destinada a proporcionar a la Compañía un
conjunto de manuales de políticas y procedimientos del proceso contable que norme
el qué hacer y el cómo hacer las actividades en el departamento de contabilidad.
El desarrollo de este proyecto permitirá la adquisición de nuevos conocimientos
por parte de la autora, dotará a la Compañía de una nueva herramienta de gestión
financiera para la toma de decisiones, entregará a la universidad un documento de
investigación para sus estudiantes y maestros; y también permitirá que personas
particulares puedan enriquecerse intelectualmente con nuevos conocimientos.
1.4 HIPÓTESIS Y VARIABLES
“SI SE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE PROCESOS CONTABLE EN LA
COMPAÑÍA INSEVIG DE GUAYAQUIL EN EL AÑO 2015, ESTA MEJORARÍA SU
PRODUCTIVIDAD, EL RENDIMIENTO, EL CONTROL INTERNO Y LA
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO DE LOS PROCESOS DE LA COMPAÑÍA”.
Componentes de la hipótesis
Elementos de análisis
“Empresa INSEVIG Cía. Ltda.” y “procesos”.
Variable Independiente:
“Sistema de procesos contables”
Para que la empresa mejore su productividad, el rendimiento, el control
interno, y la optimización del tiempo de los procesos de la Compañía, es
necesaria la implementación del sistema de procesos contables.
10
Variable Dependiente:
“La productividad, el rendimiento, el control interno” y “el tiempo de los
procesos de la Compañía”
Para resumir, en este estudio queremos saber cómo se puede mejorar la
productividad, el rendimiento, el control interno y la optimización del tiempo de los
procesos de la Compañía con la implementación de un sistema de procesos
contables en la empresa INSEVIG Cía. Ltda.
Expresión lógica
La implementación…………, mejora………….., optimiza………”.
1.5 ASPECTOS METODOLÓGICOS
Las técnicas e instrumentos de investigación serán la entrevista y la encuesta,
tomando como muestra al personal que conforma el departamento de contabilidad y
aquel personal que recibe información contable; los datos de la muestra nos ayudará
a conocer en qué nivel de conocimiento respecto a la política departamental y los
procesos tiene el personal, se verificará por medio de encuestas; con los resultados
que se obtengan nos permitirá tomar decisiones e implementar el sistema de
procesos de contabilidad (manuales de políticas y procedimientos contables).
Otra técnica a utilizar en este trabajo es el estudio descriptivo, el que servirá
para realizar la descripción de las políticas y procedimientos del proceso contable.
El método a emplear será el método deductivo el cuál es un proceso sintético-
analítico contrario al inductivo, porque se presentan conceptos, principios,
definiciones, leyes o normas de la cual se extraen conclusiones o consecuencias
para el desarrollo. Los pasos que siguen este método son: aplicación, comprensión y
demostración.
11
Las técnicas utilizadas para la recolección de información de libros, documentos
electrónicos y la empresa fueron:
Investigación documental
Observación directa de las actividades
Entrevistas a funcionarios
Encuestas a empleados
Evidencias como documentos de la empresa
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El crecimiento de las economías a nivel mundial, hace que las empresas
productoras de bienes o prestadoras de servicios procuren cada día mejorar en todos
los aspectos, ya sea analizando el estado de sus procesos y mejorándolos o
haciendo énfasis en el desenvolvimiento de las personas. En este sentido todo tipo
de empresa necesita controlar bien sus ingresos y egresos de dinero y cumplir con
las normas establecidas entre otros factores, a través de tener procesos contables
bien delineados y que vayan acordes con las leyes y con las necesidades de la
empresa.
2.1 LA ADMINISTRACIÓN
Reyes Ponce (2004) dice que la administración “es la técnica que busca lograr
resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que
integran una empresa”.
La empresa moderna se caracteriza por tener una administración eficiente y
sumamente técnica, esto le permite asegurar su crecimiento, sostenibilidad en el
tiempo, utilidades, y empleados satisfechos.
2.1.1 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA
Díaz (2013) sobre la administración de empresas manifiesta que para que una
empresa alcance sus objetivos y su grupo de empleados desarrolle el trabajo de la
forma más eficiente se ha creado lo que hoy conocemos como administración de
empresas. Gracias a ella nuestro negocio tendrá la capacidad necesaria para poder
alcanzar todas aquellas metas que se proponga (Díaz J. , 2013).
Una administración de calidad garantiza el éxito de la empresa ya que esta le
permite manejarse con una correcta coordinación de recursos en el que se incluyen
los humanos. Esta coordinación de recursos optimiza las operaciones, los procesos y
13
el control de la empresa, dando como resultado el incremento de su productividad y
competitividad.
2.1.2 LA INFLUENCIA DE LA CONTABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN
La contabilidad genera información numérica en la que se muestra el estado
económico de la empresa, por esto dicha información tiene que ser exacta,
manejable y de cómoda interpretación, esta debe reflejar la realidad y además debe
servir de sustento para la toma de decisiones de la administración. La toma de
decisiones puede ser sobre nuevas inversiones, endeudamiento, compra de bienes,
materia prima, nuevas incorporaciones de personal, etc.
2.2 EL CONTROL INTERNO
Coopers & Lybrand (2006) dicen que el control interno es un proceso efectuado
por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución
de un fin, no un fin en sí mismo.
El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de
manuales de políticas e impresos sino de personas en cada nivel de la
organización.
El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la
seguridad total, a la dirección y al consejo de administración de la entidad.
14
El control interno está pensando para facilitar la consecución de objetivos en
una o más de las diferentes categorías que, al mismo tiempo, se solapan.
La mayoría de empresas deben hacer frente cada día a mercados competitivos,
a incremento de costos, a innovación en sistemas tecnológicos, a implementación de
nuevos procesos, a cambios en normativas y leyes tributarias y de regulación; por
todo esto la implementación de procesos de control interno les permite controlar el
desarrollo de los procesos que le llevarán a la disminución de costos de operación y
tiempos de respuesta; esto permitirá la consecución de los objetivos institucionales y
la satisfacción del cliente externo.
El control interno en las entidades es realizado por las personas que integran
los consejos de administración, los directorios, y los comités, ellos dictan las normas
de control y las ejecutan. La puesta en práctica del control interno afecta el
desenvolvimiento de las personas ya que unas son más eficientes que otras, unas
cometen más errores que otras, tienen conocimientos técnicos únicos, asimismo sus
necesidades difieren de las demás.
Cada entidad especifica una misión, esta define los objetivos y las estrategias
con las que los alcanzará. Estos objetivos son individuales de cada organización,
pero existen algunos que pueden ser comunes y por tanto adoptados y que además
están relacionados con el control interno. Estos de acuerdo a Coopers & Lybrand
(2006) se clasifican “en 3 categorías:
Operacionales.- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos
de la entidad.
Información financiera.- Referente a la preparación y publicación de estados
financieros fiables.
Cumplimiento.- Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las
leyes y normas que le sean aplicadas”.
15
2.2.1 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Coopers & Lybrand (2006) establecen cinco componentes del control interno
que están relacionados entre sí. Éstos se derivan del estilo de dirección del negocio y
están integrados en el proceso de gestión. Los componentes son los siguientes:
Entorno de control.- El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el
entorno en el que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa la entidad y
los cimientos sobre los que descansa todo.
Evaluación de los riesgos.- La entidad debe conocer y abordar los riesgos con
los que se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados en las actividades de
ventas, producción, comercialización, finanzas, etc., para que la organización
funcione de forma coordinada. Igualmente, debe establecer mecanismos para
identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes.
Actividades de control.- Deben establecerse y ejecutarse políticas y
procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se
llevan a cabo de forma eficaz las acciones consideradas necesarias para
afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la
entidad.
Información y comunicación.- Las actividades están rodeadas de sistemas de
información y comunicación. Éstos permiten que el personal de la entidad capte
e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar
sus operaciones.
Supervisión.- Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciéndose las
modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma el
sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con las
circunstancias.
16
Los sistemas de control interno no son, ni deben ser, iguales en todos los
casos. Las entidades y sus necesidades de control interno varían mucho
dependiendo del sector en el que operen, su tamaño, su cultura o su filosofía de
gestión. Así pues, aunque todas las entidades necesitan cada uno de los
componentes para lograr mantener el control sobre sus actividades, el sistema
de control interno de una entidad suele asemejarse muy poco al de otra.
2.3 LA CONTABILIDAD
La contabilidad es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para
ordenar, analizar y registrar todas las operaciones practicadas por unidades
económicas, ya sea de manera individual o bajo la forma de sociedades, siendo
estas mercantiles o civiles (Ávila, 2007).
Goxens (1995) dice que contabilidad es el nombre genérico de todas las
anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con
objeto de proporcionar:
a) Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la
actividad de la Empresa; es decir, conocer el patrimonio y sus
modificaciones.
b) Una base en cifras para orientar las actuaciones de la gerencia en su toma
de decisiones.
c) La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.
El siguiente esquema muestra la relación entre las operaciones de la empresa,
la contabilidad y las decisiones de la gerencia”.
17
Figura 2
Relación operaciones, contabilidad, decisiones
Fuente: Goxens (2003)
Resumiendo: Contabilidad, según el ilustre Catedrático italiano Dr. Fabio Besta
es la ciencia que estudia los principios y leyes del control económico en la empresa
de cualquier clase (Goxens & Goxens, 2003).
Juliá Igual & Server Izquierdo (2001) dicen que “la contabilidad se considera
como un instrumento capaz de suministrar información útil para la toma de
decisiones en función de las necesidades de sus usuarios”.
Se define a la contabilidad como una actividad de servicio. Su función es la de
proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad económica. Siendo esta
información primordialmente de naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la
mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la toma de decisiones”
(Peregrino, 2001).
18
Zapata Sánchez (2008) manifiesta que “en la actualidad la contabilidad se
constituye en una herramienta indispensable para la toma de decisiones. Es por ello
que la información que genera debe propender a:
Coordinar las actividades económicas y administrativas.
Captar, medir, planear y controlar las operaciones diarias.
Estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos.
Fowler (2011) define a la contabilidad como un elemento del sistema de
información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y su evolución,
destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que
interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo
(Fowler, Contabilidad básica , 2011).
Cashin & Lerner (1996) dicen que “la información financiera suministrada por la
contabilidad, puede usarse tanto directa como indirectamente, como aparece en el
cuadro siguiente”:
Tabla 1
Usuarios de la contabilidad
USUARIOS DIRECTOS USUARIOS INDIRECTOS
Propietarios Sindicatos
Gerentes Expertos financieros
Acreedores Mercados de valores
Proveedores Abogados
Autoridades de impuestos Autoridades gubernamentales
Empleados Prensa financiera
Clientes Asociaciones comerciales
Fuente: Cashin J.A. & Lerner J.J. (1996)
Peregrino (2001) dice que la contabilidad es una actividad de servicio. Su
función es la de proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad
económica. Siendo esta información primordialmente de naturaleza financiera y de
19
utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la
toma de decisiones.
2.3.1 ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD
El ente económico que realiza actividad económica (1) en el que se aplica la
contabilidad en todos sus ciclos es la empresa.
La empresa
La empresa es una entidad socioeconómica en la que se combinan y coordinan
los elementos del proceso de trabajo, con el fin de comprar y vender o comprar,
transformar y vender satisfactores.
En la actualidad pueden distinguirse diferentes tipos de empresas, dependiendo
del punto de vista que se utilice para identificarles:
a. Según el número de personas que la integran pueden ser individuales o
colectivas.
b. Según la procedencia de capital: privadas o públicas.
c. Según la actividad que desarrollan: industriales, comerciales o de servicio.
d. Según la finalidad que persiguen: lucrativas o no lucrativas (Ávila, 2007).
Zapata Sánchez (2008) dice que “la empresa es todo ente económico cuyo
esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos,
producirán una renta que beneficie al empresario, a los Estados y a la sociedad en
general”.
La empresa es una unidad económica que produce bienes y servicios” y
además dice que está integrada por diversos elementos personales y materiales,
coordinados. Las empresas, fundamentalmente, se dividen en industriales,
comerciales y de servicios. Las industriales transforman unas materias en productos
1 ACTIVIDAD ECONÓMICA: Es la serie de actos realizados por el hombre para la obtención de los bienes que
le son necesarios. Concepto tomado de Goxens (1979). Manual práctico de contabilidad. Pág.1
20
útiles para ser consumidos, esto es, aplicados a satisfacer necesidades humanas.
Las comerciales son intermediarias entre productores y consumidores, y las de
servicios facilitan las actividades de las anteriores, como ocurre con las que se
dedican a los seguros, a facilitar crédito, a transportes (Goxens & Goxens, 2003).
2.3.1.1 Elementos fundamentales de la contabilidad
Una vez definido el concepto y la utilidad de la contabilidad en la empresa, y el
concepto de empresa, desglosamos a continuación los elementos fundamentales de
la contabilidad.
a) “La ecuación contable
La condición financiera o la posición de un negocio o empresa se representan
por la relación de los activos con los pasivos más el capital.
Activo. Propiedades que se poseen y tienen valor monetario; por ejemplo,
dinero, existencias, edificios, equipo.
Pasivo. Sumas que se adeudan a terceros, obligaciones, cuentas y bonos por
pagar. El pasivo también puede incluir ciertos reglones diferidos, como reserva
para impuestos.
Capital. La participación de los propietarios en un negocio.
Los tres elementos básicos mencionados anteriormente están unidos por una
relación fundamental denominada ecuación contable. Dicha ecuación expresa el
equilibrio entre el activo, por una parte, y los derechos de los acreedores y
propietarios por la otra:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
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De acuerdo con la ecuación contable, una firma posee un activo sujeto a los
derechos de sus acreedores y propietarios” (2).
b) “Transacción. En contabilidad el intercambio de bienes y/o servicios
destinado a satisfacer las necesidades, persiguiendo con este hecho la
obtención de unidades monetarias, este evento es reconocido mediante los
denominados asientos contables, en un libro diario.
El momento para registrar una transacción dependerá del suceso en cuestión,
de la determinación de las cuentas afectadas y de la justificación” (3).
c) “Definición de cuentas y sus movimientos:
La cuenta. Es una clasificación metódica y ordenada de operaciones similares
bajo un título común y apropiado donde se registran los cargos y/o abonos de dicho
título.
Movimientos contables. Se basa en el concepto de partida doble, es decir no
existe un deudor sin acreedor o una entrada sin salida bajo las siguientes
denominaciones:
Debe: Es la columna que está a la izquierda de los registros contables en la
contabilidad. En el cual se registran todas las operaciones o usos de los recursos
que obtiene la empresa.
Deudor = Debe = Entrada
El haber: es la columna que está a la derecha de los registros contables, aquí
se registran las salidas o disminuciones cuando la cuenta es de activo, la creación o
aumentos si la cuenta es de pasivo, y las ganancias o benéficos si la cuenta es de
resultado.
Acreedor = Haber = Salida” (4)
2 Concepto y componentes de la ecuación contable tomado de Cashin James A. & Lerner Joel J. (1978).
Contabilidad I. Teoría y 275 problemas resueltos. Pag.2 3 Concepto tomado del portal Conceptos Básicos de Contabilidad. Julio 25 2009. “Elementos fundamentales de la
contabilidad”.
22
d) Ciclo contable
También llamado proceso contable, es el espacio de tiempo en que un ente
económico ejecuta de forma ordenada y gradual el registro contable de una forma
íntegra y mostrando la realidad de la actividad económica, este ciclo generalmente
es de un año”.
2.3.1.2 Estructura de la cuenta contable
Cuenta es un formato con término (nombre o denominación objetiva) usado en
contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y
disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales)
que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el
Patrimonio, la Rentas, los Costos y los Gastos (Zapata Sanchez, 2008).
Presentación de la cuenta
La cuenta contable tanto en libros como en los sistemas se muestra en forma
de T, y está compuesta por 4 partes:
1. El nombre o designación de la cuenta. Ejemplo: Bancos.
2. La parte izquierda se denomina Debe y se registran los débitos o cargos;
aquí se ingresan los montos que aumentan el activo, las pérdidas o gastos y
la baja del pasivo.
3. La parte derecha se denomina Haber y se registran los créditos o abonos;
aquí se ingresan los montos del capital (Patrimonio), las deudas adquiridas
(Pasivos), las ganancias y la baja del activo.
4. En la parte inferior se muestra el saldo que es la diferencia entre el debe y el
haber, este saldo puede ser deudor cuando el debe es mayor que el haber y
acreedor cuando el haber es mayor que el debe.
4 Ibid. Pág. # 20
23
Clases de cuentas
Cuentas reales.- Corresponden al balance general, no se cierran al finalizar un
ejercicio económico ya que su saldo final pasa a ser el inicial el siguiente año.
Ejemplos: Caja, obligaciones por pagar.
Cuentas temporales.- Se cierran al finalizar el ejercicio con el objetivo de
incrementar o disminuir el patrimonio de la empresa. Ejemplo: ingresos, gastos
generales, ventas.
Cuentas mixtas.- Son cuentas formadas por una parte real y una temporal,
como los cobros y pagos anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por
los efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un
ejercicio económico (Zapata Sanchez, 2008).
Clasificación de las cuentas
Las cuentas contables se clasifican de acuerdo a diferentes características,
las que se muestran a continuación:
Tabla 2
Clasificación de las cuentas
Fuente: Zapata Sánchez (2008)
24
Plan general de cuentas
Un plan general de cuentas en una empresa es denominado como la lista de
cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una
empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el
logro de sus fines (Aguayo, 1996).
El plan de cuentas es la base para la elaboración de estados financieros que
permitirán a los altos ejecutivos de una entidad tomar mejores decisiones financieras
y ejercer un control adecuado, este plan de cuentas se rige a las normas
internacionales de contabilidad vigentes.
Estructura
El plan de cuentas debe ser estructurado acorde con las necesidades presentes
y futuras de la entidad y estar alineado a las metas y objetivos, y alineado a las
políticas internas.
Características del plan de cuentas
Ordenado en la categorización y presentación
Apto para acoger nuevas cuentas
Uniforme en los agrupamientos realizados
Claro en la designación de las cuentas elegidas
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Niveles del plan de cuentas
Tabla 3
Niveles de las cuentas
Fuente: Zapata Sánchez (2008)
El código de cuentas
El código es la designación de la cuenta contable a través de la utilización de
números, letras y símbolos.
Para este estudio de investigación se adopta el método de decimal puntuado,
más utilizado en la práctica contable y por considerarlo más práctico y entendible.
26
Ejemplo:
2.3.2 LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMO MEDIO DE CONTROL
EN LA EMPRESA
Toda empresa cuenta con sistemas de controles administrativos, entre ellos
está la de hacerlo a través de una estructura de procesos que primero define los
tipos de procesos de la empresa que son tres: gobernantes o estratégicos,
productivos u operativos, y de apoyo o de soporte; esta división permite aplicar
normas subprocesos ordenados por tipo de proceso y describir procedimientos por
cada uno de estos subprocesos, esto sin duda le sirve a la administración establecer
controles para todas las áreas y todo el personal que integra la organización.
Insertado en el sistema de procesos descrito en el párrafo anterior está el
proceso contable que documentado adecuadamente está orientado al control de los
bienes y recursos financieros de la organización a través de la generación de
informes financieros de alta confiabilidad.
La contabilidad controla la elaboración adecuada de los documentos en los que
se sustentan las operaciones (transacciones) de la empresa como, órdenes de
ingreso, pagos y adquisiciones.
En la organización a través de la documentación de manuales de políticas y
procedimientos se asignan responsabilidades para cada una de las personas que
ocupan los cargos existentes, esto permite a la contabilidad ejercer un control
personalizado de errores, pérdida de documentos, alteración de cifras, cálculos mal
realizados, etc., de esta manera ninguna persona podrá evadir su responsabilidad
evitando conflictos internos que perjudiquen a la organización.
27
Las transacciones que se realizan diariamente en la empresa deberán pasar
varias etapas de control interno, emitida la transacción pasará inevitablemente el flujo
que se muestra a continuación.
Figura 3
Flujo de transacciones
Inicio
Autorización
Emisión
Aprobación
Registro
Fin
Fuente: diseño de autora 2015
Este flujo se ejecuta de acuerdo a niveles de autorización que será definido por
la administración de la organización, siempre enmarcado en las leyes pertinentes,
estatutos y reglamentos internos. El control se ejercerá al autorizar o aprobar
verificando formato de documentos, cifras, cálculos, cantidades, retención de
impuestos, etc.
Por todo lo descrito se concluye que la contabilidad es de suma importancia en
el control interno de la empresa y sus operaciones.
28
2.4 EL PROCESO CONTABLE
Todo ente contable recurrentemente efectúa operaciones o actos de comercio
como comprar bienes y servicios, vender las mercaderías o los servicios que genera,
cobrar las cuentas pendientes, pagar las deudas, depositar y retirar dinero de los
bancos , encargar y custodiar bienes devolver o aceptar devoluciones de bienes,
importar materiales, mercadería o activos fijos, exportar su producción, en fin, un
número muy amplio de transacciones que modifican dinámicamente la economía y
las finanzas de la empresa; precisamente estos actos son el objeto de la
contabilidad, es decir la materia prima del denominado proceso contable, el cual se
presenta en el gráfico que se desarrolla más adelante. Estas operaciones son el
resultado de las decisiones que toman los ejecutivos en base a los estados
financieros (Zapata Sanchez, 2008).
Figura 4
Esquema del proceso contable
Fuente: Zapata Sánchez (2008)
Para que los productos que genera el proceso contable sean de calidad será
necesario:
a. Contar con entradas (insumos) de calidad, es decir las transacciones
registradas deberán ser soportadas por documentos suficientes y
adecuados; y en línea con las normas legales.
b. Disponer de un proceso contable seguro y rápido.
29
2.4.1 DEFINICIÓN DE PROCESO CONTABLE
Varó Carbonell (2010), dice que “se entiende por proceso contable los pasos a
seguir en el registro de operaciones que realiza la empresa”.
Por los estudios recibidos y la experiencia laboral se puede decir que el proceso
contable es la cadena de los procedimientos contables que una persona natural o
jurídica utiliza para el registro, clasificación y obtención de información contable
resumida. El proceso contable comienza con el registro inicial de las operaciones
(transacciones) de negocios y finaliza con el desarrollo de los estados financieros
consecuentes.
2.4.2 OBJETIVOS DEL PROCESO CONTABLE
Ávila Macedo (2007) define 3 objetivos que persigue el proceso contable dentro
de las empresas:
1. Registrar, clasificar y resumir todas y cada una de las operaciones que
realiza la empresa y que tienen efectos financieros.
2. Obtener información financiera relativa a:
a. La situación en que se encuentra la empresa.
b. Los resultados de sus operaciones.
c. Otros aspectos financieros.
3. Elaborar estados financieros, como:
a. Balance general, en el que se presenta la situación financiera de la
empresa.
b. Estado de resultados, en el que se muestra el resultado de las
operaciones practicadas.
c. Otros, en los que se describen diferentes aspectos de carácter
financiero.
30
2.4.3 FASES DEL PROCESO CONTABLE
El proceso contable presenta la secuencia de los pasos que siguen las
transacciones que ejecutan las empresas, estos en la actualidad están
sistematizados, con lo cual se ahorra tiempo para que el contador invierta su tiempo
en otras actividades que antes estaban algo restringidas como tomas físicas de
mercadería, realizar arqueos más frecuentes, efectuar conciliaciones bancarias y de
cuentas, además permite que el contador se convierta en analista financiero, provea
información a los directorios de las empresas, al Servicio de Rentas Internas (SRI), y
otros organismos nacionales de control. De tal suerte que hoy más que nunca, la
contabilidad y la presencia del contador en una empresa es trascendente (Zapata
Sanchez, 2008).
31
Tabla 4
El proceso contable
Fuente: Zapata Sánchez (2008)
32
Reconocimiento de la operación
Es obtener todos los documentos que respaldan la operación como facturas,
notas de débito y crédito. Analizar los documentos permite identificar su procedencia,
la forma de entrada o salida de dinero, la numeración y las cuentas que afecta en la
contabilidad.
Jornalización
También denominado registro original, consiste en registrar la transacción en
forma de asiento, en el orden que ocurran y en los libros apropiados.
Asiento contable es anotar técnicamente la transacción bajo la modalidad de partida
doble.
El registro principal en el libro diario tiene por objeto recoger y reflejar todos los
hechos contables en forma cronológica, es decir según las fechas en que se
produzcan las diferentes operaciones (Goxens & Goxens, 2003).
Tabla 5
El libro diario
Fuente: diseño de autora de tesis (2015)
Mayorización
Es el traslado sistemático y clasificado de los valores que fueron jornalizados en
los diferentes diarios.
33
El libro mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las
operaciones inscritas anteriormente en el diario (Goxens & Goxens, 2003).
Tabla 6
El libro mayor
Fuente: diseño de autora de tesis
Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta
se pueden diferencias distintos aspectos. Ejemplo, en la cuenta de clientes se puede
desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, pudiéndose saber así cuanto ha
comprado cada uno de ellos (Elementos Fundamentales de la Contabilidad - Unidad
II).
Comprobación
Para comprobar el principio de partida doble, se elabora el Balance de
Comprobación de sumas y saldos, de la manera que se describe a continuación:
Luego de asentada la totalidad de las transacciones en el libro mayor, se
obtiene el saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas que han tenido
movimiento. La sumatoria de la totalidad de los saldos acreedores, debe ser
igual a la sumatoria de la totalidad de los saldos deudores, pero con signo
inverso, puesto que cada transacción que crea un crédito causa, en el mismo
34
momento, un débito de igual valor. Con este paso del proceso contable se
cierra el proceso de teneduría de libros.
Tabla 7
Balance de comprobación
Fuente: diseño de autora de tesis (2015)
Luego de la presentación del balance de comprobación, se procede a realizar
los ajustes contables con el propósito de corregir errores de registro, imprevistos, y
desactualizaciones. Ej.: Intereses por cobrar a terceros que todavía no se han hecho
efectivos, gastos pendientes de pago, etc.
Estructuración de informes
Todos los entes económicos obligados a llevar contabilidad deberán preparar y
presentar estados financieros contables, estos son informes económicos que reflejan
la situación de la empresa y proporcionan información a los administradores de la
empresa, así como a terceros como accionistas y organismos de control. Los
estados financieros se detallan a continuación:
a. Estado de situación financiera
b. Estado de resultado integral
c. Estado de flujo de efectivo
d. Estado de evolución del patrimonio
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e. Notas explicativas
2.5 LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Álvarez Torres (2006) define al “MANUAL como un libro que contiene lo más
sustancial de un tema, y en este sentido, los Manuales son vitales para incrementar y
aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y
organizaciones”.
Díaz Jiménez (2005) dice que “un manual es un documento que expone, en
forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre políticas,
organización y procedimientos de una empresa o institución. Las normas que se
incorporan en los manuales son aquellas que se consideran indispensables para
mejorar la ejecución del trabajo”.
Los Manuales constituyen herramientas administrativas puesto que permiten a
cualquier organización ordenar su operación. El ordenamiento es el escenario en el
que se sustenta el desarrollo y la mejora de una organización proporcionándole
crecimiento y estabilidad.
Álvarez Torres (2006) define al proceso como “un conjunto de elementos que
interactúan para transformar insumos, en bienes o productos terminados. Y dice que
está formado por materiales, métodos y procedimientos, recursos humanos,
maquinaria y equipo y el medio ambiente”.
Álvarez Torres (2006) dice que un procedimiento “es la guía detallada que
muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo.
Álvarez Torres (2006) define a la política mediante “un conjunto de conceptos
dirigidos a normar un proceso y poner límites a los componentes de la empresa que
son quienes las cumplen, por lo tanto “una política es:
Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
36
Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de
un mismo tipo.
La manera consistente de tratar a la gente.
Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida”.
2.5.1 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MANEJO DE MANUALES DE
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Los manuales sirven para que los mandos medios tomen decisiones aplicando
políticas y procedimientos cuando se enfrenten a una misma situación, esto libera a
los altos ejecutivos de tener que decidir reiteradamente sobre una misma situación.
Díaz Jiménez (2005) señala ventajas y desventajas del manejo de manuales de
políticas y procedimientos en la organización, estas son:
Ventajas
a. Aportan un marco de referencia uniforme que contribuye a eliminar la
confusión, la incertidumbre.
b. Disminuyen la necesidad y la frecuencia de supervisión.
c. Contribuyen a reducir el tiempo y otros recursos dedicados a la búsqueda de
información.
d. Sirven de base para el adiestramiento y la formación en servicio.
e. Evitan el uso de procedimientos incorrectos y facilitan la revisión y
producción de nuevos procedimientos.
f. Contribuyen al control de cumplimiento de las rutinas y evitan su alteración
arbitraria.
Desventajas
a. No son la solución definitiva ni la panacea en administración.
b. Es difícil mantenerlos al día.
37
c. No registran las relaciones informales que también contribuyen a la
administración.
d. No tienen todas las soluciones para las diversas situaciones que puedan
presentarse o plantearse.
e. Demandan un esfuerzo importante para que la presentación sea clara,
sencilla e inequívoca (Díaz J. , 2013).
2.6 POSICIÓN TEÓRICA QUE ASUME EL INVESTIGADOR
La autora de este trabajo, se identifica plenamente con los conceptos emitidos
por autores como Agustín Reyes Ponce, que entre otros criterios manifiesta que la
empresa moderna se sustenta en una administración eficiente y sumamente técnica.
También se manifiesta que la contabilidad ejerce un papel muy importante en la
administración ya que le provee de información relevante respecto a los aspectos
económicos y financieros de la empresa, este concepto es compartido por la autora
puesto que la contabilidad y la administración están estrechamente ligadas.
En cuanto a la contabilidad autores como Ávila Mancedo dice que la
contabilidad “es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para ordenar,
analizar y registrar todas las operaciones practicadas por unidades económicas”,
este concepto está en línea con el criterio de la autora de este trabajo, puesto que la
contabilidad en general es un proceso sistemático que permite analizar los
documentos, registrar las operaciones, y procesar la información con el fin de
generar reportes.
Otro de los aspectos relevantes son los criterios emitidos sobre los procesos y
su funcionamiento, así Álvarez Torres (2006) define al proceso como el conjunto de
elementos que interactúan para transformar insumos, en bienes o productos
terminados, además dice que un procedimiento es la guía detallada que muestra y
ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo. Estos conceptos son
de la complacencia de la autora puesto que definen de forma técnica lo que es un
proceso y un procedimiento.
38
2.7 MARCO LEGAL
El sistema de procesos contable a implementarse en la empresa, se regirá a los
fundamentos legales que se describen:
a. NIIF – Normas Internacionales de Información Financiera. EsRoBroos
(2011) dice que “las NIIF establecen los requisitos de reconocimiento,
medición, presentación, e información a revelar que se refieren a las
transacciones y sucesos económicos que son importantes en los estados
financieros con propósitos generales y sucesos que surgen en sectores
económicos específicos”.
Tabla 8
Cronograma de adopción de las NIIF en el Ecuador
Fuente: Superintendencia de Compañías (2010)
b. LRTI – Ley de Régimen Tributario Interno
Establece los impuestos que deben contribuir al Estado ecuatoriano las
personas naturales y personas jurídicas, en las fechas, porcentajes y montos
que establece esta ley.
39
Impuestos.- Son las contribuciones obligatorias instituidas en la Ley de
Régimen Tributario Interno, que deberán pagar las personas naturales y
personas jurídicas que realizan actividades económicas por las que generan
ganancias. Estos impuestos deberán ser presentados al SRI por las sociedades
y personas naturales, en las siguientes declaraciones:
Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)
Declaración del Impuesto a la Renta
Pago del Anticipo del Impuesto a la Renta
Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta
Anexo Transaccional Simplificado (ATS).
Anexo de Impuesto a la Renta en Relación de Dependencia (RDEP)
c. Ley de la superintendencia de compañías
Constituye el marco jurídico en el que se basa el funcionamiento de las
empresas legalmente constituidas en el Ecuador, esta ley regula y norma la
actividad empresarial dentro del territorio ecuatoriano.
La institución encargada de controlar que se cumpla cada una de las
normas de la Ley de Compañías es la Superintendencia de Compañías, en
donde se registran todas las empresas que operan legítimamente en el
Ecuador.
Entre las principales normas obligatorias que deben ser acatadas por las
compañías que funcionan en el Ecuador se destacan las siguientes:
No se reconoce la formación o funcionamiento de compañías que
atenten al orden público, a las leyes mercantiles y a las buenas
costumbres.
Toda empresa nacional o extranjera que opere dentro del territorio
nacional deberá tener un apoderado que haga cumplir las normas
de la ley y conteste aspectos legales.
40
Las infracciones que cometan las compañías regidas por la Ley de
Compañías serán sancionadas por la Superintendencia de
Compañías o el juez competente.
La Superintendencia de compañías recibirá los estados financieros
y otra información de las empresas que requiera, esto con el
propósito de ejercer control del funcionamiento de las empresas.
2.8 MARCO CONTEXTUAL
El escenario determinado para llevar adelante la investigación del problema
planteado es la empresa INSEVIG CÍA. LTDA., que se encuentra ubicada en la
ciudad de Guayaquil en todo el centro de la urbe porteña, en la zona bancaria, en
estas áreas la actividad comercial es muy fluida, y la mayoría de oficinas
administrativas se congregan para su desarrollo. La dirección del establecimiento
está ubicada en las calles Pedro Moncayo No. 1005 y Vélez (esquina), edificio
Centenario 4to. Piso, Oficina No. 17.
El área definida para la implementación de manuales de políticas y
procedimientos, es el departamento de contabilidad que está conformado por: el
gerente financiero, el contador y las asistentes contables, quienes voluntariamente
aportarán la información necesaria para poder implementar la propuesta.
41
CAPITULO III: ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
INSEVIG CIA. LTDA.
INFORMACION Y DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA Y LOS
PROCESOS CONTABLES
3.1 CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO
3.1.1 CONSTITUCIÓN, ESTATUTOS Y NORMAS QUE LA REGULAN
En la ciudad de Guayaquil a los veinte y nueve días del mes de marzo de 2005
se constituye la compañía de responsabilidad limitada denominada con el nombre de
“Compañía de Seguridad Integral INSEVIG CÍA.LTDA.”, como una empresa para la
prestación de servicios de seguridad integral.
Objetivo social.- “El objetivo exclusivo de la Compañía es la realización de
actividades complementarias en: vigilancia, seguridad y la prestación de servicios de
prevención del delito, vigilancia y seguridad a favor de las personas naturales y
jurídicas, instalaciones y bienes; depósito, custodia y transporte de valores;
investigación; seguridad en medios de transporte privado de personas naturales o
jurídicas y bienes; instalación, mantenimiento y reparación de aparatos, dispositivos y
sistemas de seguridad; y, el uso y monitoreo de centrales para recepción, verificación
y transmisión de señales de alarma. En consecuencia, a más de las actividades
señaladas, en su objetivo social, la compañía, podrá realizar, las actividades que
sean conexas y relacionadas al mismo”.
La Compañía será gobernada por la Junta general de socios y administrada por
un presidente, gerente general, y demás funcionarios de administración interna que
la junta general designe para la administración interna de la compañía.
La Junta general de socios para su constitución y funcionamiento deberá
cumplir con la Ley de compañías según sea el caso, y para sus sesiones ordinarias y
extraordinarias se convocara por la prensa.
42
El Presidente, socio de la compañía, ejerce la representación legal, judicial y
extrajudicial de la sociedad en subrogación del gerente general. Será elegido por la
Junta general de socios para un periodo de 2 años y puede ser reelegido
indefinidamente, sus atribuciones presidir la Junta general de socios, ejercer la
dirección de la compañía.
El Gerente General, ejerce la administración de la compañía, y la
representación legal, judicial y extrajudicial de la misma. Será elegido por la Junta
general de socios, pudiendo ser reelegido indefinidamente. Entre sus atribuciones se
destacan las siguientes: a) Convocar a la Junta general de socios; b) Actuar de
secretario en las Juntas generales; c) Presentar a consideración de la Junta general
el informe anual de labores, el estado de situación financiera, el estado de resultados
integral; d) Realizar todas las gestiones, actos y contratos afines con el objetivo
social de la compañía dentro de las limitaciones y deberes señalados en la Ley y los
Estatutos.
La fiscalización de la compañía es ejercida por un comisario designado por la
Junta general de socios.
Los estados de situación financiera de la empresa serán presentados por el
Gerente general en los plazos establecidos en la Ley de compañías y en los
estatutos internos.
La compañía se podrá disolver en los casos previstos en la Ley y además en
cualquier época cuando así acuerden los socios en resolución de la Junta general
tomada de conformidad con la Ley. La liquidación de la compañía se regirá a la Ley
de compañías.
Para su funcionamiento la compañía se cumplirá con lo normado en las
siguientes Leyes: a) Constitución de la República del Ecuador; (Art. 3 y 340) b) Ley
de Vigilancia y Seguridad Privada; c) Reglamento a la Ley de Vigilancia y Seguridad
Privada.
43
3.1.2 ENTIDADES DE CONTROL
La Compañía de seguridad integral INSEVIG Cía. Ltda., funciona regulada bajo
los siguientes órganos de control:
a. Ministerio de trabajo, por prestar servicios de actividades complementarias.
b. Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas del Ecuador, por manejar
personal armado y requerir entrenamiento técnico.
c. Ministerio del interior, por estar relacionado con la seguridad interna y
coordinar sus actividades con la Policía Nacional del Ecuador.
3.1.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL
En la investigación se determinó que la empresa no cuenta con un organigrama
funcional, es por esto que en el Capítulo IV de la propuesta se presenta un
organigrama ajustado a las características de la empresa.
3.2 MEDIOS EMPLEADOS PARA SU FUNCIONAMIENTO
La Compañía INSEVIG Cía. Ltda. cuenta con instalaciones, equipos, vehículos
y personal de alta capacidad para su funcionamiento dentro y fuera de la ciudad de
Guayaquil.
3.2.1 DETALLE DE INSTALACIONES (OFICINAS, VEHÍCULOS,
COMUNICACIÓN)
La empresa INSEVIG Cía. Ltda., realiza su actividad económica de servicios de
actividades complementarias en la ciudad de Guayaquil en las instalaciones que se
detallan:
a. Oficinas administrativas de 300 M2, ubicadas en el centro de la ciudad en las
calles Pedro Moncayo 1005 y Vélez Edificio Centenario 4to. Piso Oficina 17.
44
b. Instalaciones de entrenamiento del personal de seguridad con una superficie
de 1500 “M2”, ubicadas en ex oficinas de la Fuerzas Armadas y Policía
Nacional altamente calificadas, las que cuentan con un polígono de tiro y
pistas de ejercicios.
c. Entrenamiento del personal de seguridad, este es entrenado por oficiales de
la Fuerzas Armadas quienes imparten sus conocimientos de estrategias anti
delincuenciales, manteniendo de esta manera conocimientos actualizados,
respecto de las diversas maneras en que operan bandas organizadas en
nuestro medio, lo cual nos ha ubicado como el número uno en Seguridad y
bajo riesgo.
d. Comunicación, de acuerdo al contrato de concesión de uso de frecuencia
Móvil – Terrestre, suscrito con la Secretaria Nacional de
Telecomunicaciones del Ecuador, mantiene frecuencias de comunicación
propias, lo cual permite un enlace inmediato en los reportes del personal con
la central de radio, supervisores, fuerza de reacción y coordinadores de
seguridad, quienes se mantienen atentos en 3 turnos de 8 horas, las 24
horas de lunes a domingos y feriados a fin de acudir al llamado de
emergencia de cualquier punto de guardia. La empresa cuenta con los
siguientes equipos:
Estación de repetidora
Estación fija: Motorola, 5100
Estación móvil: Motorola, 5100
Estación portátil: Motorola EP-450
e. Armamento, la Compañía cuenta con armamento importado de calidad y
precisión que garantiza las tareas operativas en el campo de acción, cuando
los agentes de seguridad han tenido la necesidad y obligación de hacer uso
de las armas de fuego para disuadir y repeler acciones delictivas con
efectividad y precisión. Además el armamento con que cuenta la compañía
garantiza la seguridad de los agentes por ser de calidad y muy seguras, esto
ha evitado que en todos los años de actividades no se haya tenido
accidentes lamentables.
45
f. Flota de transporte, la empresa cuenta con una fuerza de reacción terrestre
y fluvial.
Terrestre, la Compañía mantiene una alta y renovada flota de
vehículos marca Toyota, con la cual se mantiene un bajo nivel de
interrupción de rutas por falla mecánica.
Cada vehículo opera con un conductor que cuenta con conocimientos
de maniobras evasivas de conducción y dos agentes protectores
debidamente armados, quienes permanecen en lugares estratégicos
de nuestra ciudad a fin de acudir en los siguientes casos:
Casos de emergencia
Respuesta armada inmediata
Reemplazos inmediatos
Pedidos ocasionales por parte del cliente
Fuerza de reacción armada
Vehículos sospechosos, etc.
Fluvial, la Compañía cuenta con lanchas rápidas y una embarcación
mediana para dar seguridad a empresas ubicadas a orillas del rio o el
mar, operan con un conductor y dos agentes debidamente armados.
3.2.2 COMPOSICIÓN DE SU FUERZA LABORAL
Personal administrativo.- Forman parte del personal administrativo de la
Compañía de seguridad integral INSEVIG CÍA.LTDA., los funcionarios y empleados
que se detallan en el siguiente cuadro:
46
Tabla 9
PERSONAL ADMINISTRATIVO
CARGO FUNCIONAL # DE
EMPLEADOS CÓDIGO
Gerente 1 ADM-001
Analista 1 ADM-002
Asistente administrativo 12 ADM-003
Asistente de mantenimiento 1 ADM-004
Contador 1 ADM-005
Coordinador 1 ADM-006
Enfermera 1 ADM-007
Jefe administrativo 1 ADM-008
Jefe financiero 1 ADM-009
Médico 1 ADM-010
Subgerente 1 ADM-011
Trabajador administrativo 1 ADM-012
Total de colaboradores: 23
Colaboradores para el estudio 23
Fuente: Rol general de pago de empleados de la compañía INSEVIG CIA.LTDA. (2015)
Personal operativo.- Forman parte del personal operativo de la Compañía de
seguridad integral INSEVIG CÍA.LTDA., Ex oficiales de las Fuerzas Armadas y
Policía Nacional, altamente calificados cada uno en su campo. No obstante, y gracias
al profesionalismo de la compañía, mantiene relaciones de camaradería con Oficiales
actualmente en servicio activo, quienes imparten sus conocimientos de estrategias
anti delincuenciales al grupo operativo de trabajo de la compañía, manteniendo de
esta manera conocimientos actualizados, respecto de las diversas maneras en que
operan bandas organizadas en nuestro medio, lo cual ha ubicado a la compañía
como la número uno en seguridad y con cero riesgo. La nómina del personal
operativo se detalla en el siguiente cuadro:
47
Tabla 10
PERSONAL OPERATIVO
CARGO FUNCIONAL # DE
EMPLEADOS CÓDIGO
Jefe operativo 1 OPE-001
Supervisor operativo 22 OPE-002
Agente 643 OPE-003
Total de colaboradores: 666
Colaboradores para el estudio 666
Fuente: Rol general de pago de empleados de la compañía INSEVIG CIA.LTDA.
El personal de seguridad que provee la Compañía de seguridad integral
“INSEVIG” Cía. Ltda. a las empresas públicas y privadas, es contratado luego de una
rigurosa selección y previa aprobación del curso de agente Privado, se lo designará
de acuerdo al lugar donde va a prestar sus servicios, siendo estos ex – miembros de
las Fuerzas Armadas. Además se realizan re-entrenamientos teóricos-prácticos
periódicamente en todos los campos de la seguridad.
Periódicamente se realizan reuniones entre los responsables operativos y la
administración con el objetivo de presentar recomendaciones e innovar y fortalecer el
dispositivo de seguridad.
La seguridad de nuestro personal está garantizada por pólizas de fidelidad y
responsabilidad civil contratadas con empresas de seguridad de prestigio.
3.2.3 SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA COMPAÑÍA
La Compañía proporciona a las personas naturales o jurídicas servicios de
seguridad normados en el Reglamento a la Ley de vigilancia y Seguridad privada.
Estos servicios se describen a continuación:
a. Seguridad física,
b. Seguridad integral,
c. Seguridad industrial,
48
d. Seguridad bancaria,
e. Seguridad aeroportuaria,
f. Seguridad marítima,
g. Seguridad residencial,
h. Seguridad VIP,
i. Investigaciones,
j. Agentes infiltrados.
La Compañía brinda servicios de seguridad a empresas muy importantes dentro
y fuera de la ciudad de Guayaquil, entre las más importantes se nombran las
siguientes:
Delta Delfini & CIA., S.A.
Edif. Torres del Norte “A"
Edif. Torres del Norte “B"
Administradora del Pacífico- ADEPASA (Centros Comerciales, Comisariatos,
Ferrisariatos y demás locales)
The Tesalia Springs Company
Omarsa S.A.
Proriosa S.A.
Asociación de Propietarios El Álamo
Improselec S.A.
Indualfa S.A.
Portrans S.A.
3.3 IMPORTANCIA DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA
EMPRESA
El sector de la provisión de seguridad a la empresa pública y privada a través
de terceros, tiene un carácter especial puesto que cuando se eliminaron las
49
tercerizadoras en el país, este sector quedo vigente porque el Gobierno Nacional
consideró que la seguridad es un punto estratégico para el funcionamiento de las
empresas en general.
La pérdida de valores éticos y morales, entorno familiar descuidado, la falta de
puestos de trabajo, la inestabilidad política, la falta de una educación adecuada entre
otras, han provocado un crecimiento considerable de la delincuencia común y
organizada, esto afecta directamente al sector productivo y a la seguridad de las
familias en general. La Policía Nacional por sus limitaciones económicas,
organizativas y de personal no puede garantizar la seguridad para todos, es por esto
que la empresa privada tomo la iniciativa de aumentar su oferta de seguridad con
personal capacitado convenientemente y a través de estrategias garantizadas y
vigiladas por la Fuerzas Armadas y por la Policía Nacional.
Las empresas de seguridad privadas son fundamentales en el funcionamiento
del sector productivo y de las personas naturales que ocupan sus servicios ya que
esto les garantiza llevar adelante sus operaciones y labores diarias convencidas de
que no serán blancos de la delincuencia común y organizada.
3.4 MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA INSEVIG CIA. LTDA.
El objetivo principal de la empresa es proporcionar a sus clientes
“SEGURIDAD” (no vigilancia), para prevenir y minimizar riesgos, actuando en forma
preventiva, dando una verdadera imagen de disuasión a posibles actos
delincuenciales.
Misión
Ser una Compañía eficiente y confiable, que satisfaga totalmente las
necesidades de los clientes que nos honran con su confianza y velando por el
bienestar de sus colaboradores y la seguridad de sus bienes.
50
Visión
Proveer servicios de seguridad integral privada con recursos de alta calidad y
profesionales muy bien preparados que se constituyan en el pilar de nuestro negocio.
Brindando a nuestros selectos clientes un servicio de confianza y de alta calidad.
3.5 DIAGNÓSTICO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y LA
INFORMACIÓN FINANCIERA QUE GENERA
El propósito es analizar la información de las cuentas financieras que maneja el
personal del departamento de contabilidad, con el fin de que esta información nos
lleve a determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazadas que tiene
este departamento frente a los procesos contables y a la vez buscar la solución más
conveniente para el personal, los procesos y la empresa.
Al momento del análisis de los procesos que maneja el departamento notamos
que existe una deficiencia en el manejo y control de las cuentas contables principales
de la empresa.
Como parte fundamental del estudio de los procesos contables, procedemos a
analizar las principales cuentas que maneja el departamento.
3.5.1 ADMINISTRACIÓN DE CAJA CUSTODIAS
La entrega de fondos a los responsables de áreas que serán destinados al pago
de servicios de seguridad, alimentación del personal, viáticos y otros, en muchos
casos les falta las respectivas facturas, entregando recibos manuales. Esto provoca
que el departamento de contabilidad no pueda sustentar el gasto.
Las facturas que soportan el gasto de los fondos en efectivo son entregadas
con retraso de hasta quince días, esto provoca que no se puedan registrar en el
sistema y por ende declaradas a tiempo.
51
3.5.2 ADMINISTRACIÓN DE CUENTA BANCOS
En la cuenta bancos no se realizan ingresos de caja, se maneja con copias de
los cheques en un archivo Excel, y al siguiente día se registran los depósitos en el
sistema en la cuenta bancos.
Las conciliaciones bancarias son realizadas con retraso de 3 a 4 días, lo que
genera información inexacta de los saldos de la cuenta bancos en el momento.
El manejo de transferencias bancarias es realizado con clave de seguridad que
solo la posee el gerente general, provocando retraso en el movimiento normal de las
transacciones bancarias como pagos al SRI, IESS y roles de pagos al personal.
3.5.3 ADMINISTRACIÓN DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR
La falta de confirmación de la recepción de la factura electrónica por parte del
cliente, provoca anulaciones de facturas y retrasos en el pago de los clientes.
Las facturas de los clientes no traen impresa la fecha de vencimiento, esto lleva
al retraso del pago.
El retraso en la provisión del 1% de la cartera total, puede llevar que la deuda
se quede impaga y afecte a la liquidez de la empresa.
El informe de cobranzas que arroja el sistema genera información equivocada
de lo que adeuda el cliente, por lo tanto se tiene que generar cuadros en Excel
ingresando el pago del cliente de forma manual.
3.5.4 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
La falta de un cronograma de pagos a proveedores en el departamento de
contabilidad, causa molestias al proveedor.
52
Las facturas de proveedores antes de llegar al departamento de contabilidad
pasan por revisión del gerente general, quien por sus múltiples funciones se retrasa
en la revisión lo cual hace que el ingreso de la factura en el sistema sea a destiempo.
El retraso en el ingreso de las facturas, lleva al incumplimiento del envió de los
comprobantes de retención en los cinco días posteriores a la fecha de emisión de la
factura.
La ausencia de un banco de proveedores calificados, impulsa a la compañía a
realizar las compras a cualquier proveedor, por esto tiene que hacer anticipos en
cualquier momento afectando los movimientos de la cuenta bancos.
3.5.5 ADMINISTRACIÓN SUELDOS POR PAGAR
La cuenta presenta mensualmente descuadres en el libro mayor, afectando a la
generación de los estados financieros mensuales.
Los pagos al personal saliente de días laborados y liquidaciones se realizan en
cualquier día, a disposición del jefe de recursos humanos. Esto afecta al control de la
cuenta y al movimiento de la cuenta bancos.
3.6 ANÁLISIS FODA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
La matriz FODA, representa una herramienta estratégica de análisis de la
situación actual del departamento de contabilidad. El objetivo de la aplicación de la
matriz FODA es detectar externamente las oportunidades y amenazas que nos
presenta la empresa y tambien las fortalezas y debilidades al interior del
departamento.
53
Figura 5
FODA del departamento contable
Fuente: Compañía INSEVIG CÍA.LTDA. (2015), diseño basado en modelo de Roberto Espinoza, Blog de
marketing y ventas.
Análisis:
La fortaleza más relevante del departamento de contabilidad es la experiencia
de su personal, esta debe ser reforzada con capacitación, aprovechando las
oportunidades entregadas por el sector público como el privado.
Contar con una infraestructura adecuada permite trabajar en un clima laboral
adecuado, lo que lleva a mejorar el desempeño de personal del departamento de
contabilidad.
En cuanto a las oportunidades, van enfocadas a aprovechar las capacitaciones
entregadas tanto por el sector público como privado para reforzar los conocimientos
del personal del departamento contable, así como la actualización en normas y leyes
nuevas.
54
Tener un sistema contable deficiente ha llevado a que el departamento de
contabilidad genere información financiera con retrasos y errores. Otra debilidad es
no contar con manuales de políticas y procedimientos en el departamento de
contabilidad, esto lleva a no tener información financiera oportuna y confiable 100%.
Las amenazas básicamente vienen de los organismos de control por el
constante cambio en leyes y reglamentos y del cliente externo por sus
requerimientos inesperados.
3.7 ENCUESTAS AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD Y FUNCIONARIOS QUE RECIBEN
INFORMACIÓN CONTABLE
3.7.1 ENCUESTAS AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Con el fin de establecer el estado actual del funcionamiento del proceso
contable en la Compañía INSEVIG CÍA.LTDA., se realizaron encuestas a los
integrantes el departamento de contabilidad. Para este estudio se tomaron a los 10
integrantes del departamento que constituye la población de estudio, por ser muy
pequeña esta se constituye en la muestra de análisis. (Formato definido en Anexo 1).
3.7.1.1 Análisis de encuestas del estado de desarrollo del proceso contable
Realizadas las encuestas al personal del departamento de contabilidad, se
muestran las preguntas y respuestas con la tabulación respectiva y la interpretación
individual:
55
Pregunta 1. Para cumplir sus actividades, ¿Cuenta con manuales de políticas y
procedimientos del proceso contable?
Tabla 11
Manuales de políticas y procedimientos
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 0 0%
No 10 100%
Otros 0 0%
Total: 10 100%
Figura 6
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
La totalidad de los encuestados, dice que no cuenta con manuales de políticas
y procedimientos para realizar sus actividades. Esto indica que no existen manuales
y que además estos son necesarios para cumplir de mejor manera las funciones
asignadas al personal del departamento de contabilidad.
0%
100%
0%
Manuales de políticas y procedimientos
Si
No
Otros
56
Pregunta 2. ¿Se limita a cumplir las actividades a Usted asignadas en el
departamento de contabilidad?
Tabla 12
Se limita a cumplir actividades
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 10 100%
Figura 7
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados manifiesta que se limita a cumplir las actividades
asignadas dentro del departamento de contabilidad. Esto refleja que trabaja a nivel
departamental, sin preocuparse por el cliente interno que recibe información del
departamento de contabilidad.
100%
0%0%
Se limita a cumplir actividades
Si
No
Otros
57
Pregunta 3. ¿Sabía que la satisfacción del usuario interno del departamento de
contabilidad, depende del buen cumplimiento de las funciones a su cargo?
Tabla 13
Satisfacción del usuario interno
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 8 80%
No 2 20%
Otros 0 0%
Total: 10 100%
Figura 8
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 80% de los encuestados dice que sabe que la satisfacción del usuario interno
de contabilidad, depende del buen cumplimiento de sus actividades, mientras que el
20% dice que no sabe. Esto refleja que la mayoría esta consiente que debe cumplir
sus funciones de forma eficiente.
0%0%
100%
Satisfacción del usuario interno
Tiempo deprocesos contablesadecuado
Si
58
Pregunta 4. ¿Considera usted que el tiempo de ejecución de los procesos contables
en la actualidad es el adecuado?
Tabla 14
Tiempo de procesos contables adecuado
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 2 20%
No 8 80%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 9
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 80% de los encuestados manifiesta que el tiempo del proceso contable no es
el adecuado, mientras que el 20% dice que sí. Esto demuestra que el tiempo que se
emplea en la operación del actual proceso contable no es el apropiado.
0%
100%
0%
Tiempo de procesos contables adecuado
Si
No
Otros
59
Pregunta 5. ¿Considera usted que los informes que genera el sistema contable,
satisfacen las necesidades de los ejecutivos de la empresa?
Tabla 15
Informes contables satisfacen necesidades
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 0 0%
No 10 100%
Otros 0 0%
Total: 10 100%
Figura 10
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
La totalidad de los encuestados, manifiesta que la información que genera el
sistema contable no satisface las necesidades de los ejecutivos de la empresa. Esto
indica que la información que se genera el sistema contable no es la adecuada para
los ejecutivos de la Compañía.
0%
100%
0%
Informes contables satisfacen necesidades
Si
No
Otros
60
Pregunta 6. El sistema que opera la contabilidad de la empresa, ¿Es confiable,
moderno y eficiente?
Tabla 16
¿Sistema contable es confiable?
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 0 0%
No 10 100%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 11
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que el sistema que opera la contabilidad
en la empresa no es confiable. Esto indica que es urgente modernizar el sistema
informático que opera la contabilidad en la empresa.
0%
100%
0%
¿Sistema contable es confiable?
Manuales ayudan adesempeñarfunciones
Si
No
61
Pregunta 7. Para efectuar las actividades del cargo que desempeña en el
departamento contable, ¿Considera necesario contar con manuales de políticas y
procedimientos?
Tabla 17
¿Necesario contar con manuales?
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 12
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que es necesario contar en el
departamento contable con manuales de políticas y procedimientos. Esto indica que
los manuales son indispensables para el personal del departamento.
100%
0%0%
¿Necesario contar con manuales?
Si
No
Otro
62
Pregunta 8. ¿Considera usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, le ayudará a desempeñar sus
funciones con mayor eficacia?
Tabla 18
Manuales ayudan a desempeñar funciones
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 13
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que tener manuales de políticas y
procedimientos en el departamento le ayudará a desempeñar sus funciones con
mayor eficacia. Esto indica que los manuales de políticas y procedimientos son
indispensables para el personal del departamento de contabilidad.
100%
0%0%
Manuales ayudan a desempeñar funciones
Si
No
Otro
63
Pregunta 9. ¿Piensa usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, acortará considerablemente el
tiempo de ejecución de los procesos de contabilidad?
Tabla 19
Manuales acortan tiempo de proceso contable
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Malo 0 0%
Total: 10 100%
Figura 14
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la implementación de manuales de
políticas y procedimientos en el departamento de contabilidad acortará el tiempo del
proceso contable. Esto refleja que el tiempo de duración del proceso contable
depende en gran medida de la realización de las actividades por parte de los
empleados de contabilidad.
100%
0%0%
Manuales acortan tiempo de procesos contable
Si
No
Malo
64
Pregunta 10. ¿Considera usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, permitirá generar informes
contables mejor estructurados para los ejecutivos de la empresa?
Tabla 20
Implementación de manuales genera informes mejor estructurados
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 15
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
La totalidad de los encuestados considera que la implementación de manuales
de políticas y procedimientos en el departamento de contabilidad permitirá generar
informes mejor estructurados. Esto indica que la definición clara de políticas y
procedimientos contribuyen a que los informes contables sean confiables.
100%
0%0%
Implementación de manuales genera informes mejor estructurados
Si
No
Otro
65
Pregunta 11. ¿Considera que la definición e implementación de un sistema de
procesos en el departamento de contabilidad, permitirá a la empresa mejorar su
sistema de control interno?
Tabla 21
Sistema de procesos mejora el control interno
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 16
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la implementación de un sistema de
procesos de contabilidad mejorará el control interno de la Compañía. Esto refleja que
el sistema de procesos es necesario para la ejecución del control interno.
100%
0%0%
Sistema de procesos mejora el control interno
Si
No
Otro
66
Pregunta 12. Basados en las respuestas de las anteriores preguntas, ¿considera
que la empresa debe implementar un sistema de procesos en el departamento de
contabilidad?
Tabla 22
Empresa debe implementar procesos contables
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 10 100%
No 0 0%
Otro 0 0%
Total: 10 100%
Figura 17
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la empresa debe implementar el
sistema de procesos en el departamento de contabilidad. Esto refleja que es
indispensable para la empresa contar con un sistema de procesos a nivel general.
100%
0%0%
Empresa debe implementar sistema de procesos en el departamento de contabilidad
Si
No
Otro
67
3.7.2 ENCUESTAS A FUNCIONARIOS QUE RECIBEN INFORMACIÓN
CONTABLE
3.7.2.1 Análisis de encuestas del estado de la generación de información contable
Realizadas las encuestas a funcionarios que reciben información contable, se
muestran las preguntas y respuestas con la tabulación respectiva y la interpretación
individual:
Pregunta 1. Para el desarrollo de sus actividades, ¿Dispone de manuales de
políticas y procedimientos de los procesos que maneja?
Tabla 23
Dispone de manuales de políticas y procedimientos
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 0 0%
No 4 100%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 18
Fuente: encuestas (2015)
0%
100%
0%
Dispone de manuales
Si
No
Otros
68
Análisis:
El 100% de los encuestados dice que no dispone de manuales de políticas y
procedimientos para él, desarrollo de sus actividades. Esto refleja la falta de
manuales a nivel general en la empresa.
Pregunta 2. Para cumplir sus actividades, ¿Hace uso permanente de informes de los
procesos de contabilidad?
Tabla 24
Hace uso de informes de contabilidad
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 19
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados manifiesta que para el desarrollo de sus
actividades hace uso de informes de los procesos contables. Esto indica que la
100%
0%0%
Hace uso de informes de contabilidad
Si
No
Otros
69
información contable es necesaria para el cumplimiento de las actividades de los
ejecutivos de la Compañía.
Pregunta 3. ¿Recibe los informes de los procesos contables, en los plazos
estipulados por los organismos de control?
Tabla 25
Recibe informes a tiempo Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 1 25%
No 3 75%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 20
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 75% de los encuestados dice que no recibe los informes contables a tiempo,
mientras que el 25% dice que sí. Esto refleja que la generación de informes
contables no se hace en el tiempo requerido.
25%
75%
0%
Recibe informes a tiempo
Si
No
Otros
70
Pregunta 4. ¿Estima usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, ayudará a desempeñar de mejor
manera las funciones a los empleados y mejorará el control interno en la empresa?
Tabla 26
Implementación de manuales ayuda a desempeñar funciones
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 21
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la implementación de manuales de
políticas y procedimientos ayudará a desempeñar de mejor manera las funciones a
los empleados de contabilidad. Esto refleja que los manuales son necesarios para el
personal de contabilidad.
100%
0%0%
Implementación de manuales ayuda a desempeñar funciones
Si
No
Otros
71
Pregunta 5. ¿Considera usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, le permitirá recibir los informes
de los procesos contables en los tiempos estipulados?
Tabla 27
Informes en tiempos estipulados
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 22
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
Del 100% de los encuestados considera que la implementación de los procesos
contables permitirá recibir los informes contables en los tiempos estipulados. Esto
demuestra que es necesario implantar un sistema de procesos en el departamento
contable.
100%
0%0%
Informes en tiempos estipulados
Si
No
Otros
72
Pregunta 6. ¿Piensa usted que la implementación de manuales de políticas y
procedimientos en el departamento de contabilidad, le permitirá recibir informes de
los procesos contables mejor estructurados?
Tabla 28
Recibir informes mejor estructurados
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 23
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la implementación del sistema de
procesos en el departamento contable permitirá recibir informes del proceso contable
mejor estructurados. Esto nos indica que es fundamental para la generación de
información contable la implementación de manuales de políticas y procedimientos.
100%
0%0%
Recibir informes mejor estructurados
Si
No
Otros
73
Pregunta 7. ¿Estaría usted dispuesto a invertir en la compra de un nuevo sistema
contable?
Tabla 29
Comprar nuevo sistema contable
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 24
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados considera que la empresa debe comprar un nuevo
sistema contable. Esto nos indica que para generar información confiable es
necesario un nuevo sistema contable.
100%
0%0%
Comprar nuevo sistema contable
Si
No
Otros
74
Pregunta 8. Basados en las respuestas de las anteriores preguntas, ¿Considera que
la empresa debe implementar un sistema de procesos en el departamento de
contabilidad?
Tabla 30
Implementar sistema de procesos
Valor Absoluto
Valor Relativo
Si 4 100%
No 0 0%
Otros 0 0%
Total: 4 100%
Figura 25
Fuente: encuestas (2015)
Análisis:
El 100% de los encuestados dice que la Compañía debe implementar un
sistema de procesos en el departamento de contabilidad. Esto refleja que el sistema
de procesos contables es fundamental para el buen funcionamiento de los procesos
de la Compañía.
100%
0%0%
Implementar sistema de procesos
Si
No
Otros
75
CAPITULO IV: LA PROPUESTA
IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES EN EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD DE LA COMPAÑÍA INSEVIG CIA. LTDA.
4.1 TEMA DE ESTUDIO
Estudio y análisis administrativo de las políticas y procedimientos contables
para la optimización de procesos y control interno dentro de la Compañía de
seguridad integral INSEVIG Cía. Ltda.
4.2 JUSTIFICACIÓN
El principal motivo de elaborar este proyecto es porque la empresa INSEVIG
CÍA.LTDA., se ha visto afectada en su funcionamiento, por la falta de generación
oportuna del proceso contable, por el incumplimiento en la presentación de los
informes contables en el tiempo estipulado previsto por la Ley.
El proceso contable constituye una herramienta fundamental en la compañía,
porque por medio de este se pueden verificar el correcto registro de las operaciones,
así como también la situación financiera indispensable para la toma de decisiones de
la Gerencia.
El poseer un proceso contable eficaz contribuye al cumplimiento de los
objetivos y metas definidos al inicio del periodo, además de contribuir a mantener un
control interno adecuado.
76
4.3 OBJETIVOS
4.3.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer manuales de políticas y procedimientos en el departamento de
contabilidad de la Compañía INSEVIG CÍA.LTDA., para mejorar el tiempo de
ejecución de los procesos y presentación de información financiera confiable,
apegados a las Leyes vigentes.
4.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Buscar eficiencia y eficacia en la ejecución del proceso contable basados en
políticas y procedimientos definidos adecuadamente.
Establecer manuales de políticas y procedimientos de los procesos de
contabilidad que sirvan de guía para el desarrollo de las actividades asignadas a
cada uno de los integrantes del departamento contable.
Evaluar el control interno dentro del departamento de contabilidad con la
implementación de manuales de políticas y procedimientos.
4.4 BENEFICIARIOS DEL PROYECTO
Personal del departamento de contabilidad, y ejecutivos de la Compañía de
seguridad integral INSEVIG Cía. Ltda., autora de tesis, y Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
4.5 FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
4.5.1 MANUALES DEL PROCESO CONTABLE
Constituyen un conjunto de manuales de políticas y procedimientos del proceso
contable de la compañía, que contienen el objetivo, las políticas y los procedimientos
77
de cada uno de los subprocesos del proceso contable. Están destinados a ser una
guía para los empleados del departamento de contabilidad y a la vez un medio de
control para la administración que le permitirá saber si los procesos contables están
ceñidos las normas vigentes y a las políticas definidas por la Compañía.
4.5.2 RESPONSABILIDAD DE LOS PROCESOS CONTABLES
Una de las finalidades de este proyecto es definir en cada uno de las etapas de
los procesos contables, un responsable general que velará por el cumplimiento de la
realización de cada una de las actividades y definir también responsables de su
ejecución (usuarios). También definir los proveedores de la información primaria
(Entradas) y destinatarios de la información generada (Salidas).
4.5.3 SEPARACIÓN DE FUNCIONES
La implementación de manuales de políticas y procedimientos en el
departamento de contabilidad, permitirá establecer separación de funciones de los
distintos usuarios que procesan la información contable a través de la realización del
proceso contable. Esto permitirá al responsable del departamento ejercer un control
más eficiente de las actividades de cada uno de los colaboradores a los que dirige y
supervisa.
4.5.4 ELIMINACIÓN DE MEMOS E INSTRUCTIVOS
La falta de manuales de políticas y procedimientos lleva al responsable del
departamento a emitir sus instrucciones al personal a su cargo a través de memos e
instructivos cada vez que necesita nueva información o alguna modificación. Al
definir políticas y procedimientos se norman las actividades de cada ejecutor del
proceso (usuario) y todas las clases de información financiera que se requiere
78
entregar internamente a los ejecutivos de la compañía o externamente a los
organismos de control
4.6 IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES EN EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Luego de haber analizado el estado actual de la Compañía INSEVIG Cía. Ltda.,
presentamos la restructuración de los aspectos más fundamentales de la empresa y
el nuevo conjunto de procesos para el departamento de contabilidad.
4.6.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
El organigrama que se define para la compañía, constituye la representación
gráfica de la estructura de la empresa, está representada por los cargos divididos por
jerarquía. El organigrama se visualiza en el siguiente gráfico.
79
Figura 31
Estructura Organizacional de INSEVIG CÍA.LTDA.
Fuente: Elaborado con información de la Compañía INSEVIG CÍA.LTDA.(2015).
GERENTE GENERAL
GERENTE FINANCIERO
CONTADOR
ASISTENTE DE FACTURACIÓN
ASISTENTE DE COBRANZAS
ASISTENTE DE CUENTAS POR
PAGAR
ASISTENTES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2
GERENTE DE OPERACIONES
JEFE DE OPERACIONES
SUPERVISORES DE CIUDAD
GUARDIAS
COORDINADOR DE OPERACIONES
SUPERVISOR DE PROVINCIAS
GUARDIAS
ASISTENTE DE OPERACIONES
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE 1
ASISTENTE 2
JEFE DE LOGÍSTICA
ASISTENTE DE GERENCIA
RECEPCIONISTA
MANUAL – ADMINISTRACION DE CAJA
CUSTODIA Aprobación:
80
4.6.2 DOCUMENTACIÓN DE MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
4.6.2.1 Administración de caja custodia
OBJETIVO
Implantar las medidas necesarias para la adecuada administración de fondos
de caja, con el fin de realizar una gestión eficaz en el manejo de los recursos
financieros de la compañía.
RESPONSABLES
Asistente contable
Contador
POLÍTICAS
El fondo de caja custodias deberá tener un valor $800,00 ochocientos dólares
00/100 que cubra los gastos de alimentación, movilización, viáticos, peajes, y
otros gastos menores.
Las facturas que sustentan el gasto de la caja se recibirán hasta el 5 de cada
mes.
El fondo de caja deberá ser manejado por una sola persona, quien será
responsable de la salvaguarda del mismo.
Las salidas de efectivo que se realicen con el fondo, deberán estar
respaldadas con sus respectivo soporte de gastos (comprobantes de venta
autorizados por el SRI).
MANUAL – ADMINISTRACION DE CAJA
CUSTODIA Aprobación:
81
En el caso de que no haya comprobantes de venta válidos para casos como
movilización, alimentación, la persona que solicita el dinero para realizar la
compra deberá llenar un “Vale de Caja”
El vale de caja deberá ser numerado y deberá tener la siguiente información:
1. Fecha Día, mes y año en que se elabora el vale
2. A favor de: Nombre de la persona que recibirá el efectivo del fondo de caja.
3. Vale por: Cantidad en números del efectivo solicitado
4. Importe con letra: Cantidad en letra del efectivo solicitado.
5. Concepto: Descripción del detalle en que se ejercerá el gasto.
6. Autoriza: Nombre y firma del responsable del fondo de caja que autoriza el
vale de caja provisional.
7. Recibí conforme: Nombre y firma del empleado que recibe el efectivo.
Se realizará la respectiva reposición cuando los gastos sumen el 75% del
fondo asignado.
Todo documento deberá ser archivado de forma cronológica en la caja donde
se encuentre el dinero en efectivo.
El contador realizará el arqueo de caja sorpresivamente, por lo menos una vez
a la semana.
El reporte de caja deberá ser revisado por el contador y pondrá su firma de
responsabilidad.
PROCEDIMIENTO
Asistente contable
1. Recibe la factura o nota de venta
2. Verifica que la factura contenga los requisitos fiscales
MANUAL – ADMINISTRACION DE CAJA
CUSTODIA Aprobación:
82
3. Ingresa al Sistema Asc Plus módulo bancos/Transacciones/Documentos por
pagar/Punto de emisión impreso o electrónico
4. Registra la factura o nota de venta, el sistema contabiliza y se imprime el asiento
contable.
5. Lleva un registro en Excel y en el Sistema As Plus de los gastos efectuados en el
día
6. Archiva cronológicamente las facturas
7. Cuando los gastos soporten el 75% del total del fondo, solicita su reposición
Contador
8. Realiza el arqueo sorpresivamente cualquier día de la semana
9. Revisa que las facturas que soportan el gasto sumen lo que refleja el registro de
caja
10. Firma el reporte y autoriza la reposición
Fin
MANUAL – ADMINISTRACION DE
CUENTA BANCOS Aprobación:
83
4.6.2.2 Administración de cuenta bancos
OBJETIVO
Establecer las actividades que permitan mejorar y controlar el manejo de las
cuentas bancarias que posee la Compañía.
RESPONSABLES
Asistente contable
Contador
POLÍTICAS
El asistente contable revisará los saldos de las cuentas por internet
diariamente (en la página web de cada banco)
Los movimientos bancarios deberán ser registrados en el momento que
ocurren.
Los pagos hechos en cheque deberán tener su respectivo comprobante de
ingreso generado por el Sistema Asc Plus.
Todo cheque deberá tener su respectivo comprobante de egreso con su
numeración secuencial.
Los cheques deberán ser emitidos por el Sistema Asc Plus, no se realizarán
cheques de forma manual.
El manejo de la chequera será de responsabilidad del contador de la
compañía.
MANUAL – ADMINISTRACION DE
CUENTA BANCOS Aprobación:
84
Los cheques anulados serán sellados con la palabra ANULADO, se mutilará la
firma y serán archivados con su comprobante de egreso.
Los cheques deberán ser archivados con su respectivo soporte de forma
cronológica y secuencial.
Al cierre del mes se verificará la secuencia numérica de los comprobantes
tanto de ingresos como de egresos de manera que no falten documentos en el
archivo.
Las conciliaciones bancarias se realizarán mensualmente, los 2 primeros días
del mes.
El contador deberá solicitar una tarjeta de coordenadas para facilitar el acceso
de transferencias en la cuenta bancaria virtual para realizar pagos.
Las conciliaciones deberán tener la firma de la persona que elabora y de un
responsable.
Las conciliaciones deberán ser archivadas con sus movimientos bancarios del
periodo, mayor general y el estado de cuenta del banco.
PROCEDIMIENTO
Asistente contable
1. Accede a través de internet a la página del banco respectivo, a la opción banca
empresas con su usuario y clave
2. Consulta los saldos y descarga los movimientos diarios efectuados, copiando los
datos de pantalla en una hoja de Word
3. Accede al Sistema Asc Plus/Módulo bancos y cuentas por
pagar/Transacciones/Débitos bancario/Créditos bancarios/Depósitos bancarios e
ingresa diariamente los débitos y créditos de cada una de las cuentas
MANUAL – ADMINISTRACION DE
CUENTA BANCOS Aprobación:
85
4. En la opción Modulo bancos y cuentas por pagar/Reportes/Movimientos
bancarios por periodo, ingresa la fecha desde-hasta y digita el código del banco.
Elije la opción consultar y genera el reporte de movimientos bancarios del periodo
5. En el Sistema modulo contabilidad/Reportes/Mayor general, ingresa la fecha
desde-hasta, digita el código de la cuenta del respectivo banco. Elije opción
consultar y se visualiza el mayor general.
6. Compara el reporte de movimientos bancarios del periodo con el mayor general
de cada cuenta bancaria.
7. Los informes deben contener el mismo saldo
8. En el sistema modulo bancos y cuentas por pagar /procesos/conciliar cuenta
bancaria, digita el código del banco que va a realizar la conciliación y la fecha en
la que se realiza
9. En el sistema modulo bancos y cuentas por pagar/proceso/recuperar, procede a
dar check a cada uno de los cheques que han sido cobrados, débitos y créditos
considerados en el banco.
10. Verifica si el saldo coincide con el movimiento bancario y el mayor general
11. Solicita al contador la revisión de los saldos en el sistema
Contador
12. Revisa los saldos de cada cuenta bancaria en el sistema
13. Si los saldos están correctos, aprueba las conciliaciones
Asistente contable
14. Imprime las conciliaciones y firma
Contador
15. Firma cada una de las conciliaciones
MANUAL – ADMINISTRACION DE
CUENTA BANCOS Aprobación:
86
Asistente contable
16. Archiva las conciliaciones con el reporte de movimientos bancarios del período,
mayor general y el estado de cuenta del banco.
Fin
MANUAL – ADMINISTRACION DE
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR
Aprobación:
87
4.6.2.3 Administración de facturación y cuentas por cobrar
OBJETIVO
Registrar todas las operaciones originadas por la prestación de servicios de
seguridad y establecer los lineamientos para la recuperación de cartera.
RESPONSABLES
Asistente de facturación
Asistente de cobranzas
Contador
POLÍTICAS
Se deberá solicitar a los clientes copia de RUC, nombramiento y cédula de
identidad del representante legal para su registro en el sistema.
En las facturas de venta deben constar los siguientes datos del cliente:
1. Razón social en el caso de una persona jurídica o nombres y apellidos
si es una persona natural.
2. Ruc o cédula de Identidad
3. Dirección
4. Teléfono
5. Fecha de emisión
6. E-mail de la persona que va a recibir la factura electrónica
7. Fecha de vencimiento
MANUAL – ADMINISTRACION DE
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR
Aprobación:
88
Se deberá confirmar la recepción de la factura electrónica con los clientes.
Las retenciones por parte del cliente deberán estar físicamente hasta el 30 de
cada mes.
Las facturas electrónicas se realizarán semanalmente o mensualmente
dependiendo de las especificaciones del cliente.
El asistente de facturación archivará toda información enviada como soporte
de la factura generada.
Se realizarán notas de créditos por errores u omisiones previa autorización del
contador.
El asistente de facturación deberá conocer el plazo máximo en el cual los
clientes reciben la factura para evitar anulaciones.
El contador supervisará el proceso de recuperación de cuentas por cobrar
El asistente de cobranzas llevará un control documental de cada uno de los
clientes
El plazo máximo de crédito que se conceda al cliente, será de 30 días
autorizado por el Gerente general.
Si el vencimiento de una factura supera los 60 días se considerará como
cartera de difícil recuperación.
El asistente de cobranzas realizará las llamadas vía telefónica a los clientes
con cartera vencida.
El asistente de cobranzas realizará el cuadre del reporte de cuenta por cobrar
con el mayor general de cada cliente en el sistema.
MANUAL – ADMINISTRACION DE
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR
Aprobación:
89
PROCEDIMIENTO
Asistente de facturación
1. Accede al Sistema Asc Plus módulo facturación/Transacciones/Facturas
2. Realiza la factura de acuerdo a las especificaciones del cliente y genera la factura
electrónica.
3. Confirma telefónicamente la recepción de la factura enviada al cliente
4. Realiza notas de crédito en el Sistema Asc Plus cuando haya un error u omisión
en la factura previa autorización del contador en módulo
