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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-. Facultad de Estudios a Distancia
Pamplona Facultad de Estudios a Distancia
Programas de Educación a Distancia
Ricardo Iván Guerrero Ragua
Para una Sociedad Inteligente e
Interconectada
Universidad de
Auditoria II
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Tabla de Contenido
Presentación
Introducción
Horizontes
UNIDAD 1: UNIDAD 1 ORGANIZACIÓN FIRMA DE AUDITORIA.
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Metodología
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
1.1 IMPORTANCIA
1.2 MANUAL PROCEDIMIENTOS
1.3 ORGANIZACION BASICA
1.4 OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y A DMINISTRACION
1.4.1 Acondicionamiento oficina
1.4.2 Asignaciones
1.4.3 Informe de tiempo
1.4.4 facturación y cobranza
1.4.5 manejo d el tiempo
1.4.5.1Tiempo no cargable
1.4.5.2 Tiempo en día festivo
1.4.5.3 Presupuesto d el tiempo
1.4.6 determinación y cobro de honorarios
1.4.6.1 factores
1.4.6.2 clasificación
1.4.6.2.1 honorarios por trabajo especifico
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1.4.6.2.2 en base a un monto
1.4.6.2.3 cantidades mínimas y máximas
1.4.6.3convenio sobre honorarios
1.4.7 Archivo
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
UNIDAD 2:SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA FIRMA DE AUDITORIA
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Síntesis de la Unidad
Proceso de Información
2.1 AUDITOR JEFE
2.1.1 Funciones
2.1.1.1 preparación auxiliares e inicio trabajo
2.1.1.2 examen balance prueba
2.1.1.3 chequeo y revisión
2.1.1.4 detalles usualmente preparados
2.1.2 Acciones cuando se descubre fraude
2.2 AUDITOR INTERMEDIO
2.3 AUDITOR AUXILIAR
2.3.1 Aspectos a tener en cuenta
2.3.2 hábitos en el trabajo que deben ser cultivados.
2.3.3 conductas para con los empleados de la empresa auditada
2.4 SELECCIÓN Y ENTENAMIENTO D EL PERSONAL
2.4.1 Tipos d e actividades
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2.4.2 aspectos
2.5 PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO
2.5.1 En el trabajo
2.5.2 Dentro d e la firma
2.6 DESIGNACION E QUIPO D E TRABAJO
2.7 MECANICA Y ADMINISTRACION DE TRABAJSO
2.7.1 Supervisión
2.7.2 Reuniones con el cliente
2.7.3 papeles de trabajo
2.7.4 revisiones
2.7.5 discusión con el cliente
2.7.6 emisión d e informe
2.7.7 trabajos especiales
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
3. CLASES DE AUDITORIA
3.1 AUDITORIA EXTERNA Y AUDITORIA INTERNA
3.1.1 definición auditoria externa
3.1.2 definición auditoria interna
3.1.3 diferencias auditoria interna y auditoria externa
3.2 AUDITORIA OPERACIONAL
3.2.1 Origen auditoria operacional
3.2.2 Definición
3.2.3 Relación con auditoria interna
3.2.4 Relación con auditoria operacional
3.2.5 Contraste con la auditoria financiera
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3.2.6 Objetivos
3.2.6.1Evaluacion control interno
3.2.6.2 Evaluación rendimiento
3.2.6.3Asistencia a la dirección
3.2.7 Estatus en la organización
3.2.8 Relación con auditores independientes
3.2.9 Alcance y aplicación
3.2.10 Parámetros de la auditoria operacional
3.2.10.1 directrices
3.2.10.2 operaciones
3.2.10.3 metodología
3.3AUDITORIA DE GESTION
3.3.1 Definición
3.3.2 importancia
3.3.3 objetivos
3.3.4 beneficio
3.3.5 control de gestión
3.3.6 características
3.3.7 principios fundamentales
3.3.8 alcance y enfoque del trabajo
3.3.9 herramienta a la dirección
3.3.10 relación con la auditoria interna
3.3.11 normas
3.3.12 alcance del trabajo
3.3.13 resultado d e la auditoria d e gestión
3.3.14 metodología auditoria de gestión
3.4. AUDITORIA TRIBUTARIA
3.4.1 Importancia
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3.4.2 objetivos
3.4.3 indicadores
3.4.3.1tasa efectiva d e contribución
3.4.3.2absorcion del nivel d e ingresos por carga d e operación
3.4.3.3rotacion relación costo venta
3.4.3.4rotacion deducción interés
3.4.3.5relacion impuesto sobre la renta
3.4.3.6relacion salario prestaciones
3.4.3.7relacion descuentos tributarios impuesto de renta
3.4.4 relación declaración
3.4.5 anexo a la d declaración
3.4.6 corrección y modificaciones
3.5 AUDITORIA AMBIENTAL
3.5.1 Importancia
3.5.2 Definición
3.5.3 Objetivos
3.5.4 Ventajas
3.5.5 Etapas auditorias ambientales
3.5.5.1Definicion objetivos
3.5.5.2preauditoria
3.5.5.3auditoria
3.5.5.4postauditoria
3.5.5.5 resumen y conclusiones d e la auditoria
3.6 AUDITORIA FORENSE
3.6.1 Definición
3.6.2 objetivos
3.6.3 historia
3.6.4 campos de acción auditoria forense
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3.6.4.1investigacion
3.6.4.2peritazgo
3.6.4.3procesos tributarios
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Auto evaluación
Repaso Significativo
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
BLANCO LUNA. Yanel
Manual d e auditoria y revisoría fiscal
ESTUPIÑÁN Rodrigo.
Papeles DE trabajo en la auditoria financiera
Ed. Roesga
COOK Jhon
AUDITORIA
Enciclopedia de la auditoria
Grupo editorial Océano / Centrum
Enciclopedia de la Auditoria
Ed Océano
www.gerencie.com
www.temasdeclase.com
www.actualicese.com.co
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Presentación
La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno
Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación
y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región
para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las
actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares
de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la
Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia
es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales
se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio
temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y
el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.
La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa
ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra
población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las
oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con
actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes.
La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con
calidad a las diferentes regiones, y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la
Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos
esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad
universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del
aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de
nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que
queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión .
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Introducción
Colombia debe hoy en día debería estar a la vanguardia de la auditoria
por la gran experiencia que ha tenido en esta la profesión , enfocándose
hacia los nuevos sistemas de revisión , atestación y aseguramiento , la
internacionalización de las normas y la globalización.
Teniendo en cuenta no solo el conocimiento del la actividad del cliente ,la
vigilancia permanente de los controles internos y de los procesos del ente
examinados sino además teniendo la suficiente destreza para reconocer y
aplicar dentro de la auditoria integral los diferentes tipos de auditorias como:
la externa, interna, financiera, cumplimiento, gestión, operativa, de sistemas,
tributaria, forense, ambiental; cumpliendo ante todo con gran cuidado las
Normas de ética profesional y en especial aquellas que tienen que ver con
la amenaza d e al independencia d el auditor.
Además de lo anterior se debe tener en cuenta que la auditoria moderna
debe estar al tanto del direccionamiento estratégico de las entidades y la
administración de riesgos y que el auditor moderno debe estar al tanto no
solamente de la auditoria financiera ya que la empresa abarca mas factores.
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Horizontes
Desarrollar la habilidad y destreza de asociarse y ejercer la auditoria
por medio de una firma.
Reconocer los diferentes tipos de auditoria y las forma de ejercer las
ofreciendo herramientas de juicio para el desarrollo del Criterio.
Reconocer las diferentes etapas para constituir una firma de auditoria,
Identificar la organización y administración d e una firma de auditoria.
Reconocer los organismos de vigilancia y control de una firma de
auditoria.
Identificar la auditoria interna y sus diferentes etapas
Entender el papel de la auditoria interna como herramienta de la
administración en cuanto a la vigilancia de la adecuación y efectividad de
los sistemas de contabilidad y control interno.
Conocer el alcance de la auditoria operacional
Identificar las diferentes técnicas y procesos contables en busca de la
eficiencia efectividad y economía.
Identificar la forma de evaluar los procedimientos de operación con el
objeto de introducir mejoras en las mismas.
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Identificar la metodología y objetivos e instrumentos modernos
utilizados en la auditoria de gestión.
Identificar al auditoria de cumplimiento y la responsabilidad de la
aplicación de leyes y reglamentos, sus principales usuarios y
procedimientos.
Identificar y evaluar las auditorias de sistemas, tributaria, forense y del
medio ambiente
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UNIDAD 1: ORGANIZACIÓN FIRMA DE AUDITORIA.
Descripción Temática
Al organizar una firma de auditores se deben de considerar factores
financieros, de mercado, legales y de administración, y funcionamiento;
teniendo en cuenta que en cuanto al servicio que se presta deberá de
considerarse el tipo de servicio y la calidad , manteniendo altos estándares
de calidad, servicio oportuno y atención a los clientes, teniendo en cuenta
que además de tener recursos financieros se debe de tener el recurso
humano capacitado y que para mantener la calidad d el servicio se debe de
tener un entrenamiento continuo y la disponibilidad de los últimos adelantos
en los campos en que se desarrolla la firma.
Al iniciar una firma d e auditores debe de tomarse en consideración los
recursos financieros con que debería contar para cubrir los gastos de ella
mínimo por un periodo determinado, además de elegir el tipo d e asociación
legal adecuada de acuerdo a la responsabilidad que se desee asumir
teniendo en cuenta que nuestra profesión independiente nos otorga la fe
publica en cuanto al dictamen de los estados financieros
Horizontes
• Reconocer los diferentes aspectos a tener en cuenta al constituir una
firma de auditoria
Identificar la organización y administración de una firma de auditoria.
Identificar como s e asigna el trabajo en una firma de auditoria
Reconocer las formas de facturación y cobranza de honorarios en una
firma de auditoria
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Núcleos Temáticos y Problemáticos
IMPORTANCIA
MANUAL PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACION BASICA
OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y A DMINISTRACION
Acondicionamiento oficina
Asignaciones
Informe de tiempo
Facturación y cobranza
Manejo del tiempo
Determinación y cobro d e honorarios
Archivo
Metodología
En el siguiente módulo trataremos acerca de la organización de una firma de
auditoria, la importancia que se genera como organización y que se orienta
hacia metas formadas por gente que trabaja en grupos Utilizando conocimientos y
técnicas. Teniendo en cuenta que para que el esfuerzo total de la organización
contribuya al logro de esas metas se requiere integrar los elementos diversos de la
organización humana y material, es decir se requiere administrarlos.
Del establecimiento de un buen sistema de organización y administración para el
funcionamiento de la firma de auditoria depende en mucho el éxito en la
prestación de los servicios profesionales a los clientes , Mediante el acoplamiento
de un buen manual de procedimientos. Una certera distribución de funciones,
el adecuado a condicionamiento de la oficina, el manejo de los trabajos
asignados y el eficiente control mediante informes de tiempo y una organizada
facturación y archivo d e los clientes.
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El desarrollo del siguiente modulo se llevará a cabo por parte de los estudiantes,
con asesoría del tutor y se realizarán trabajos coordinados para el aprendizaje del
tema.
El estudiante complementara el aprendizaje mediante el desarrollo de la
implementación y organización d e una supuesta firma d e auditoria en el
territorio d el cual es oriundo.
Síntesis de la Unidad
En la primera unidad trataremos acerca d e la importancia de organizarse como
profesionales en auditoria , la implementación del manual d e
procedimientos, el acondicionamiento de la oficina, las asignaciones y de
legación del trabajo y el manejo de este por medio de informes de tiempo y
la adecuada facturación y archivo de la información de los clientes.
Proceso de Información
UNIDAD 1 . ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA FIRMA O SOCIEDAD DE
AUDITORES
1.1. IMPORTANCIA
Las organizaciones se orientan hacia metas y están formadas por gente que
trabajan en grupos Utilizando conocimientos y técnicas. Para que el esfuerzo total
de la organización contribuya al logro de esas metas se requiere integrar los
elementos diversos de la organización humana y material, es decir se requiere
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administrarlos.
Del establecimiento de un buen sistema de organización y administración para el
funcionamiento de la oficina depende en mucho el éxito en la prestación de los
servicios profesionales a los clientes. Gran parte del tiempo del personal
profesional de una firma de Contadores Públicos se emplea fuera de las oficinas,
por lo tanto el socio o los socios no están en condiciones de supervisar los trabajos
internos que se ejecutan dentro de las oficinas así como las actividades del
personal administrativo y de empleados de oficina.
Los socios no deben concentrarse únicamente en el trabajo profesional y olvidarse
de la administración de sus propias oficinas, porque esto iría en detrimento de los
mismos servicios profesionales. Se debe tener en cuenta que se hace necesario
efectuar cambios dentro de la organización de acuerdo con el volumen de los
negocios que maneje la firma y con el número de personas que la integran.
Los socios deberán dedicar cierta parte de su tiempo a supervisar el trabajo
rutinario de la oficina si esperan que la organización funcione adecuadamente.
Sería ideal asignar estas funciones a uno de los socios con interés especial en la
parte administrativa de las misma. Generalmente hay un empleado principal, bajo
cuya responsabilidad está el manejo de la oficina.
1.2. Manual de procedimientos
Las Sociedades de Contadores como cualquier compañía organizada debe tener un
manual de procedimientos, el cual para el caso de los Contadores Públicos debe
dividirse en dos grandes secciones: Una sección para el manejo interno de la
oficina la cual debe comprender: procedimientos relacionados con la organización
administrativa con una gráfica clara de la organización; funciones del personal y
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delimitaciones de responsabilidades; manejo de archivos; recepción del despacho,
control de fondos; trabajos mecanográficos y asuntos relacionados con la
biblioteca.
La otra parte del manual debe dedicarse exclusivamente al funcionamiento de las
actividades técnicas de los profesionales y debe comprender puntos tales como la
filosofía de la firma, antecedentes y proyecciones futuras; organigrama del
funcionamiento; generalidades; procedimientos de Auditoría de la firma;
procedimientos para atender los asuntos fiscales; procedimiento para atender las
consultorías relacionadas con servicios administrativos y otro tipo de consultaría y
los procedimientos y sistemas para elaborar los informes y los estados financieros
que se emitan.
1.3 ORGANIZACIÓN BASICA
La estructura organizacional de cualquier empresa debe responder al soporte
necesario para la ejecución de las tareas que se requieran realizar para la
consecución de los objetivos trazados por la organización. Es el patrón establecido
en el cual se enmarcan las relaciones entre los componentes de la organización. La
estructura organizacional es el elemento estático de la organización de la misma .
Pero si la estructura organizacional debe responder a los objetivos de la
organización y algunos de estos pueden cambiar en el tiempo se pueden producir
modificaciones en la estructura organizacional, por lo que en el tiempo ésta asume
un carácter dinámico aunque los cambios que se operan son usualmente bastantes
lentos. Por ejemplo, una Sociedad de Contadores Públicos es probable que se inicie
realizando labores de Auditoría y se amplíe luego a servicios de asesoría tributaria
y consultaría y requerirá contar, dependiendo del volumen de operaciones en ese
tipo de servicios, con la estructura organizacional que soporte la actividad de esas
divisiones.
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La estructura organizacional que usualmente se encuentra en una firma de
Contadores Públicos muestra una organización de tipo funcional, con divisiones o
departamentos de acuerdo con el tipo de servicios que presta.
Una firma de Contadores Públicos que presta servicios de Auditoría y
asesoramiento tributario podría tener le siguiente organigrama funcional:
Administracion
Asistentes
Encargados
División Auditoría
Gerente
Asistentes
Encargados
División Impuestos
Gerente
Socio
Sin embargo, si como consecuencia del incremento en la cantidad y la calidad de
servicios a los que se ha diversificado la actividad de las firmas de Contadores
Públicos sería conveniente que las firmas de contadores se organicen conjugando
la organización funcional con una organización por proyectos, que agrupa personas
de disciplinas diferentes asignadas a la ejecución de proyectos específicos. Este
tipo de organización se denomina matricial. Si a la organización funcional mostrada
anteriormente se le agrega una división de consultaría y se asume la ejecución de
un proyecto compartido por todas las divisiones, se tendría el siguiente
organigrama:
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Lider Auditor
División Auditoría
Especialista de
Impuestos
División Impuestos
Consultor
División Consultoría
Socio
PROYECTO “A”
El líder del proyecto puede ser el gerente de la especialidad de mayor incidencia en
el proyecto.
Cualquiera de los organigramas mostrados puede ser ampliado para incorporar los
socios que requiera la organización. Como se verá adelante, al describir las
funciones en cada nivel de la organización de una firma de Contadores Públicos,
con el crecimiento de la firma ( o inclusive para lograr su crecimiento) suelen
requerirse socios a cargo de cada división pero siempre deberá existir una sola
Dirección General de la organización que se suele llamar socio principal. Inclusive
el conjunto de socios puede constituirse en órgano de apoyo denominado Comité
de Socios que se mostraría en el organigrama de la siguiente manera:
Comité de Socios
División de Auditoría
Socios
División Impuestos
Socio
División Consultoría
Socio
Socio Principal
Las funciones técnicas en una firma de Contadores Públicos responden al tipo de
servicio que presta ya una estructura jerárquica de diferentes niveles
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profesionales, que a su vez depende de la experiencia acumulada y preparación
académica. A cada nivel corresponde funciones técnicas específicas. La
categorización común puede ser resumida como sigue:
Socios y asociados
Gerentes
Encargados
Asistentes
Socios y Asociados
Los socios y asociados conforman el más alto nivel de la firma. Sus funciones
responden en el plano interno al planeamiento de toda la actividad de la
organización, a la fijación de sus políticas y objetivos y a la administración general
tanto del personal, educación, finanzas etc. Profesionalmente constituyen el último
nivel de control y supervisión de la calidad del trabajo ejecutado. En el plano
externo constituye el nivel más representativo de la firma entre los clientes y la
comunidad académica y empresarial. En este sentido, su función de relaciones
públicas es vital. El aspecto más importante en el plano externo reside en que el
socio o asociado es responsable ante la comunidad de los servicios que presta la
firma y de los informes que firma como profesional, lo cual responde a una de las
características de la función de control en cualquier sistema administrativo, cual es
la responsabilidad que nunca se delega en forma total.
Con el crecimiento de una firma de Contadores Públicos, o inclusive para favorecer
su crecimiento, se puede requerir contar con más socios, con el objeto de distribuir
la labor de administración y la carga de trabajo profesional que se tenga. La
necesidad de contar con un mayor número de socios suele establecerse en función
de las horas de trabajo contratadas y de carácter (en volumen) más o menos
permanente pues los socios no deberían promoverse hoy y despedirse mañana.
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Existen otros factores que pueden llevar a la necesidad de contar con un mayor
número de socios, tales como especialización y diversificación de servicios, carga
administrativa muy alta, etc. Puede resultar conveniente, además, asignar cargas
administrativas específicas a cada socio, tales como administración de personal,
educación, finanzas, etc.
En todo caso, cuando una firma de contadores tiene más de un socio, es
conveniente desde un punto de vista de la organización que se designe a uno de
ellos como socio principal, que tenga la autoridad final en la administración general
de la organización.
El socio principal debe ser el funcionario ejecutivo de la firma. Es el responsable de
la supervisión y dirección de las políticas y operaciones de la sociedad. Debe tener
la autoridad para interpretar y también permitir excepciones de las exigencias
contempladas en los manuales y documentos de la firma que sirven como guías en
el ejercicio del debido cuidado profesional.
Gerentes
Los gerentes son aquellos profesionales o Contadores Públicos en los que se
delega la responsabilidad hada el interior de la firma de la calidad y oportunidad en
la ejecución de los trabajos; son los encargados del planeamiento de los trabajos a
su cargo, reportando en todos los casos al socio a cargo. En el plano externo
suelen constituir el nexo más importante con los clientes en el plano operativo.
Encargados o Supervisores
Los encargados constituyen el nivel operativo de ejecución de los trabajos. Tienen
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a su cargo el personal asistente, a quien debe entrenar y cuyo número varía de
acuerdo con la envergadura del trabajo, y con el que conforma el “equipo de
trabajo en el campo”. Pueden también actuar en forma aislada.
Por lo tanto, administran al personal a su cargo y es el responsable ante el gerente
por la ejecución del trabajo. Sus responsabilidades incluyen también la preparación
de los programas de trabajo para su aprobación. Están en continuo contacto con el
nivel operativo del cliente durante la ejecución del compromiso y tal vez sean el
portador más constante de la imagen de la firma ante los clientes.
Asistentes o Auxiliares
Los asistentes constituyen el nivel de apoyo a los encargados. Ejecutan las labores
operativas básicas que les asigna el encargado y trabajan bajo la estrecha
supervisión del encargado. Deben estar familiarizados con los procedimientos
contables. Conforme adquieren experiencia se les pueden asignar porciones del
trabajo y ya no sólo tareas específicas. En algunos casos podrían estar a cargo de
trabajos de campo en clientes de menor envergadura o trabajos de difícil
ejecución.
1.4. OTROS ASPECTOS DE LA ORGANIZACION Y ADMINISTRACION
1.4.1. Acondicionamiento de las Oficinas
El acondicionamiento de las oficinas dependerá lógicamente del espacio disponible.
La oficina para una firma de Contadores Públicos de tamaño mediano, deberá
tener espacio para dar cabida a las siguientes dependencias: la recepcionista la
cual debe ocupar un escritorio cerca a la puerta para que atienda a los visitantes;
se debe tener una oficina para las personas encargadas de la digitación y las
comparaciones y revisiones de los informes; los socios deben tener sus oficinas
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individuales y haber un salón con suficiente espacio para el personal profesional,
asistentes y supervisores, además se debe mantener una oficina con suficiente
espacio para conferencias o reuniones con los clientes, debido a que los
Contadores Públicos tienen que tratar asuntos confidenciales con sus clientes, esta
oficina debe estar lo suficientemente acondicionada para no permitir la audición a
las oficinas vecinas y con espacio suficiente para reuniones de varias personas.
Esta oficina se podría combinar para mantener en la misma la biblioteca de la
firma.
1.4.2 Asignaciones
En una firma pequeña los socios o el socio encargado de la misma puede
supervisar en forma adecuada al personal profesional en cuanto a sus asignaciones
de trabajo. Pero en una firma de 15 o más personas es necesario formular un plan
concreto el cual debe ser revisado por alguna persona encargada de la
administración de la oficina sobre las asignaciones que se le han hecho a los
diferentes miembros de la firma. La firma debe tener una forma en la cual se
notifique al personal su asignación para los próximos 15 o 30 días.
1.4.3 Informes de Tiempo
Los socios deben estar al tanto del adelanto del trabajo para cada uno de los
clientes y los procedimientos que han seguido los miembros de la firma asignado a
los mismos.
La forma como se controla esto es a través de los informes de tiempo quincenal o
mensual que deben hacer cada uno de los miembros profesionales de la firma.
Estos informes una vez revisados por el socio y comentados con el personal
profesional le da idea con relación a la forma como se es manejando el trabajo de
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los clientes. Una vez que esto ha sido supervisado y aprobado por los socios debe
pasarse a contabilidad ya que estos informes serán la base del registro para cargar
el tiempo a los trabajos. No se profundiza sobre este aspecto porque será objeto
de un capítulo especial.
1.4.4. Facturación a los clientes
La facturación a los clientes no debe tener ningún problema especial en las
sociedades de Contadores ya que la misma ha quedado plenamente definida en la
carta convenio que se envió al cliente sobre el trabajo a realizar. En esta carta se
debe mencionar la forma como se irán a cobrar estos honorarios. Debido a que el
departamento de contabilidad podría descuidar la parte de la facturación sería
conveniente que cada socio encargado del trabajo sea quien elabore las facturas y
las envíe a los clientes.
La Oficina debe manejar cuidadosamente un registro de las cuentas por cobrar
para cada uno de los clientes, el cual se debe llevar al día, pues es necesario evitar
que la contabilidad le permita a los clientes formarse una idea desfavorable con
relación a la forma como están administrando sus cuentas. El cobro de las facturas
no deberá presentar ninguna dificultad ya que como lo anotábamos anteriormente
el mismo debe hacerse de acuerdo con la carta de arreglo.
La contabilidad de la firma debe llevar un sistema apropiado para controlar los
ingresos por otros conceptos diferentes a los honorarios que deben cobrarse a los
clientes, tales como gastos de viaje, llamadas telefónicas, estampillas y otro tipo
de gastos similares. Estos gastos inicialmente los hace la firma y obtiene su
reembolso de los clientes junto con la factura de los honorarios.
En cuanto a la frecuencia de presentar las cuentas de cobro o facturas la
costumbre es variable.
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Normalmente, dependiendo de la importancia del monto involucrado, la
presentación de las facturas pueden ser al término del compromiso o mediante
cuotas parciales en la medida que avance el trabajo.
Cuando el convenio por servicios abarque un período determinado por ejemplo un
año, se acostumbra enviar facturas mensualmente.
La decisión acerca de cuándo enviar las facturas y los términos de éstas, depende
de circunstancias variables, tales como:
Que el cliente sea nuevo o antiguo
La cuantía de los honorarios
La situación económica del cliente
Que los servicios prestados sean eventuales o periódicos
El grado de amistad que existe con el cliente.
Cuentas Periódicas
Esta forma consiste en que la firma acuerda pasar facturas periódicas bien sea
fijas o variables. Por ejemplo se arregla con el cliente que un trabajo determinado
cuesta $1.000.000 y que se facturaría en cinco cuotas periódicas cada una de
$200.000 en cinco meses o en cinco quincenas a partir de la fecha en que empieza
el trabajo.
Cobros a Través del Tiempo Real Incurrido
Esta forma de cobro consiste en facturar periódicamente al cliente bien sea
quincenal o mensualmente el costo real en que haya incurrido la firma por la
prestación del servicio de acuerdo con los costos acumulados que tenga en su
contabilidad.
Otras Bases
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Las principales bases diferentes a las anteriores consistirían en cobrar un
porcentaje determinado sobre el monto total al principio del trabajo o al iniciar el
trabajo y otro porcentaje a la culminación o en otra fecha diferente.
Gastos Cobrables a los Clientes
Todos los costos directos incurridos en la prestación del servicio deben cobrarse al
cliente y así debe quedar estipulado en los convenios tales como tiquetes aéreos,
hoteles, viáticos, taxis etc.
1.4.5 manejo del tiempo
El único factor que limita la aplicación de la habilidad del profesional es el tiempo.
En vista de la importancia del tiempo, el activo de trabajo más preciado de una
firma, es apropiado que se constituyan controles razonables sobre su disposición.
Las facturaciones a clientes por servicios se relacionan, por lo general, con las
horas requeridas para realizar tales servicios.
Con el fin de establecer una base para la factura, las horas cargadas por el
personal profesional son por lo general acumuladas y valuadas a diversas tarifas
estándares de facturación por hora. El total de las horas reales expresadas en
términos de tarifas de facturación es luego usada como elemento principal para
preparar las facturas a los clientes. Estas también proporcionan un criterio o punto
de referencia con el cual se puede juzgar la rentabilidad de un trabajo en
particular.
Todas las horas trabajadas deben ser cargadas, ya sea a una categoría facturable
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o no facturable. Este requerimiento tiene la tendencia de estimular el registro de
tiempo facturable.
Es de suma importancia que el total del tiempo cargable y las categorías
significativas del tiempo no cargable sean resumidas periódicamente para
propósitos de información administrativa. Al hacer esto es posible lograr lo
siguiente:
Aprovechar al máximo el tiempo disponible del personal
En resúmenes confiables de tiempo se puede determinar de manera más
precisa los requerimientos del personal.
Se puede remunerar de manera más justa el rendimiento sobre una base
objetiva.
El establecimiento de tarifas de facturación estándares sólidas
Cada empleado funcionario o socio debe anotar diariamente el tiempo gastado
para cada cliente y la clase de trabajo efectuado, según el formato “Hoja de
Asignación y Control de Tiempo”.
Los informes de tiempo deberán prepararse quincenalmente, en los formularios
especiales que la oficina posee para tal efecto (Ver modelo adjunto). Estos
informes serán entregados al departamento de contabilidad a más tardar los días
quince y treinta de cada mes.
El tiempo menor de un cuarto de hora no debe cargarse al cliente. Más de un
cuarto de hora pero menos de tres cuartos debe considerarse como media hora
cargable al cliente. Cuando pase de tres cuartos de hora se considerará como una
hora completa. Debe informarse como horas trabajadas el tiempo transcurrido
entre la entrada al lugar asignado y la salida del mismo.
El sitio donde normalmente debe presentarse el empleado o funcionario para
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empezar a trabajar, es la oficina del cliente cuya revisión le ha sido encomendada.
Así pues, cuando aquella quede a una distancia apreciable de las oficinas de la
firma, el tiempo gastado en el viaje no se debe incluir como horas trabajadas; en
este caso se considerará que el trabajo empieza al llegar a la oficina del cliente y
termina al salir de ella. Cuando en el viaje a la oficina del cliente se gaste un
tiempo fuera de lo normal, el empleado deberá dar aviso al coordinador encargado
o a la oficina, para resolver lo que sea del caso.
El tiempo gastado en viajes fuera de la ciudad, y el trabajo en domingos y días
feriados, deberá cargarse al cliente. Las horas extras incluidas en el informe de
tiempo deberá llevar la aprobación del Administrador de la firma.
El tiempo gastado en viajar de la oficina de un cliente a la de otro deberá
distribuirse razonablemente entre los dos clientes.
Los asistentes deben averiguar con el coordinador del trabajo los pormenores
requeridos para la distribución del tiempo cargable al cliente. Generalmente en el
informe de tiempo se relacionan no solo el nombre del cliente, sino también la
clase de trabajo ejecutado. El tiempo trabajado en la oficina anotando referencias,
sumas comparativas o labores similares, también deben cargarse al cliente.
1.4.5.1 Tiempo No Cargable al Cliente
El tiempo que razonablemente pueda ser atribuido a un cliente debe cargarse a
éste y no relacionarse como “no cargable”. El tiempo no cargable ha de indicarse
detalladamente. Los siguientes son ejemplos de tiempo no cargable:
Actividades profesionales o relacionadas con asuntos internos de la firma.
Asistencia a seminarios, curso de entrenamiento ofrecidos o autorizados por
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la firma.
Otras actividades autorizadas o auspiciadas por la firma.
El tiempo disponible incluirá las horas durante las cuales el empleado permanece
en la oficina, sin estar asignado a trabajos de un cliente. Lógicamente, no podrá
incluir horas extras, a menos que un funcionario autorizado le haya solicitado
expresamente permanecer en la oficina fuera del horario reglamentario.
1.4.5.2 Trabajos en Días Festivos
La oficina dará a conocer oportunamente los días de fiesta reconocidos por la
firma. A veces será necesario que el personal preste sus servicios en días de fiesta,
especialmente en los meses de mucho trabajo.
Los coordinadores pueden autorizar permisos de ausencia a sus subalternos, por
tiempo reducido. Sin embargo, la firma se reserva el derecho de no pagar el
sueldo aun empleado cuya ausencia se prolongue por más de un día sin haber
avisado a la oficina.
Si por cualquier circunstancia no se puede trabajar el horario oficial en las oficinas
de un cliente por tener éste un horario corto o por haber cerrado sus oficinas en
un día de fiesta no reconocido por la firma, debe darse a la oficina el aviso
correspondiente. Si por las razones antes mencionadas quedare tiempo libre que
no se pueda llenar con otro trabajo, en el renglón “fuera de trabajo” del informe
de tiempo se indicarán las horas no trabajadas por esta causa con la anotación
“cierre oficina del cliente”.
Cualquier otra clase de tiempo no cargable deberá describirse detalladamente.
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1.4.5.3 Presupuesto del Tiempo
En la planeación del trabajo debe hacerse un presupuesto del tiempo necesario
para su desarrollo, el cual es útil no solo como base en la estimación de los
honorarios, sino para la planeación general del trabajo y para la utilización del
personal que participará en el mismo
Preparación de la Hoja de Asignación de Trabajo y Control de Tiempo.
Los programas de trabajos son la fuente de información para la elaboración de la
hoja de asignación de trabajo y control de tiempo. Esta hoja debe ser elaborada
por el profesional encargado del trabajo y se debe preparar una para cada persona
que intervenga en el trabajo y su contenido se explica a continuación:
– El nombre del empleado se incluye en el encabezamiento de la hoja junto con
el nombre del cliente y la clase de trabajo que se le practique.
– La primera columna de la hoja se usa para indicar la fecha en que se ha
planeado el trabajo. No se trata de la fecha calendario sino el orden de días en
que se planea ejecutarlas, o sea que se pondrán números como: primer día,
segundo día. tercer día etc.
– En la columna de descripción se anota mediante una explicación breve, los
pasos del trabajo asignados. Esta descripción por lo general cubre varios pasos
del programa de trabajo. Ej.: Arqueo de fondos; confirmaciones bancarias;
confirmaciones de cuentas por cobrar; observación de inventarios etc.
– La columna de pasos del programa se usa para referenciar los pasos del
programa de trabajo resumidos en la columna anterior.
– La columna tiempo estimado, es para indicar el tiempo que se asigna para
completar los pasos del programa. Esta asignación detallada de tiempo debe
ser hecha por el profesional responsable.
– La fecha en que se ejecuta el trabajo se anota en los encabezamientos de la
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columnas restantes y el tiempo realmente empleado en completar los pasos del
programa se anota bajo la fecha apropiada, en la línea correspondiente.
– El total real será la sumatoria de las horas trabajadas cada día en los diferentes
programas.
– La siguiente columna se usa para mostrar la variación, ya sea demás o menos
entre el tiempo estimado y el tiempo real. Desde luego esta columna se debe
llenar cuando se vayan completando los pasos del programa.
Usos de las Hojas de Asignación de Trabajo y Control de Tiempo.
Al comenzar el trabajo el encargado entregará a cada una de las personas que
intervendrán en dicho trabajo, una copia de su hoja de asignación. El encargado
debe explicar a los ayudantes la función de las hojas.
Al finalizar cada día de trabajo cada persona debe llenar en su hoja las horas
reales empleadas en los pasos ejecutados, debiendo sacar para los pasos
terminados en este día la diferencia entre el tiempo real y el tiempo estimado.
Como el objetivo principal de esta hoja es señalar los procedimientos del trabajo
en el orden más lógico de su ejecución, el trabajo debe ejecutarse, hasta donde
sea posible, en el orden planeado.
Al prepararse las hojas de asignación deben dejarse espacios entre un día y otro
para posibles cambios o adiciones en el programa. Este procedimiento permite
agregar pasos del programa de trabajo no incluidos inicialmente en el programa
general y hacer otros cambios necesarios tales como reasignaciones de una
persona en lugar de otra, etc.
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Cuando se requieran procedimientos de trabajo adicionales que no se planearon
inicialmente, estos pasos se deben incluir en los programas de trabajo puesto que,
como se indicó anteriormente, los programas son las fuentes de elaboración de las
“hojas de asignación de trabajo y control de tiempo”.
1.4.6 Determinación y cobro de honorarios
Los honorarios son la compensación por los servicios profesionales que presta
Auditor. Los honorarios son uno de los factores que inciden en la continuidad de
los servicios a los clientes; generalmente un cliente continúa usando los servicios
de un Auditor si los honorarios son equitativos.
Si bien es cierto que unos honorarios altos pueden estar compensados por los
servicios eficientes que se prestan a los clientes, en gran número de casos los
honorarios son un factor decisivo en los clientes para contratar o no a su Auditor o
firma de Auditores. Al Auditor no le resulta fácil la determinación de sus
honorarios como ocurre con otros profesionales; por ejemplo, los médicos que
pueden establecer sumas fijas por cada visita de sus pacientes o los abogados que
pueden establecer sumas fijas por la preparación de un testamento sencillo, de un
contrato o de una escritura de constitución. Por lo general Auditor no tiene dos
trabajos iguales o con tal semejanza que pudiera tener una tarifa para este tipo de
trabajo; se exceptúan casos como la elaboración de una declaración de renta
sencilla para personas naturales.
En la mayoría de los casos, el Auditor cobra sus honorarios de acuerdo con el
tiempo que emplee en el trabajo requerido. También un factor importante en la
determinación de los honorarios Auditor son las normas de ética que le rigen y le
marcan la pauta sobre su actuación en este sentido. Estas normas de ética
establecen que:
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a- En ningún caso el monto de los honorarios podrá depender del resultado que
se obtenga del trabajo realizado por Auditor. Puede haber excepción a esta
regla en las asesorías tributarias.
b- Ningún Auditor podrá aceptar participaciones, cobrar comisiones o corretajes
sobre honorarios que en el ejercicio de la profesión correspondan a otro Auditor
, salvo el caso en que haya actuado conjuntamente en su ejecución y en tal
evento no podrá percibir sino la parte proporcional que le corresponda.
El tiempo que el personal dedica a cada trabajo es un factor importante para la
determinación de los honorarios, pero también se toman en cuenta otros factores.
1.4.6.1 Factores
Los siguientes factores deben tomarse en consideración al determinar los
honorarios:
Tiempo del personal dedicado al trabajo.
Dificultad técnica del trabajo y grado de responsabilidad asumida.
Experiencia y habilidad profesional o de la firma.
Grado de supervisión mínimo que requiere el trabajo.
Características del medio en que se realiza la actividad.
Costo del personal y costos indirectos que deben absorberse.
1.4.6.2 Clasificacion
Por otro lado, existen diversos tipos de honorarios que pueden clasificarse, como
sigue:
Honorarios por trabajos específicos
Por día
Fijos
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Contingentes
Por contrato con base en un monto.
Presupuestos que establecen cantidades mínimas y máximas.
1.4.6.2.1 HONORARIOS POR TRABAJOS ESPECIFICOS
Honorarios por día
Se toma como base el tiempo que realmente se dedica al trabajo. La tasa diaria
o por hora varía de acuerdo con la categoría del personal empleado.
Hay dos métodos generales para determinar los honorarios por día. Uno de ellos
consiste en calcular o fijar una cuota o sueldo promedio, por hora o por día
(basado en tiempo productivo) para cada clase o categoría del personal,
incluyendo a los socios; aumentar en cada clasificación, un factor o cuota por
gastos indirectos y otro factor por concepto de utilidad; la cuota o tasa de cobro
así obtenida para cada clasificación, multiplicada por el número de horas o días
trabajados por las personas correspondientes, da el total por clase de personal y
la suma del total de todas las clasificaciones producirá el total de los honorarios
a cobrar.
El segundo método requiere que la cuota efectiva de sueldo (basada en el
tiempo productivo) sea calculada para cada empleado ocupado en el trabajo y
se agrega a cada cuota individual una parte de gastos indirectos y para otra
utilidad. Como las cuotas de sueldos determinados por este procedimiento se
refieren sólo a empleados, debe tomarse también una provisión razonable para
compensación de socios.
Esta es la forma más conveniente aunque no es la más frecuente en la que la
firma cobra sus servicios; para ello la sociedad tiene dividido su personal en
diferentes categorías y a cada una de las categorías les asigna una tarifa por
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horas o por días. Para cada uno de los trabajos que la firma piense realizar le
hace un presupuesto del tiempo estimado y con esa base se discute con el
cliente las cifras aproximadas que van a costar los servicios. Se establece con el
cliente de que el tiempo que se va a facturar es el tiempo real que empleen los
diferentes miembros de la firma o del personal profesional. La firma en la
determinación de estas tarifas tiene en cuenta todos los costos y gastos y
prestaciones sociales de su personal profesional por lo que debe hacer un
presupuesto de gastos como cualquier compañía dedicada a otra actividad.
Este sistema de fijar los honorarios tiene la gran ventaja para la firma de que
nunca va a tener que asumir costos adicionales por un presupuesto que resultó
desviado con relación al tiempo real incurrido. También puede tener como
ventaja para el cliente de que con una buena colaboración del personal suyo
pudiera reducir el tiempo presupuestado por la firma y por lo tanto pagar menor
valor. Otra ventaja es que el cliente tiene la oportunidad de controlar el tiempo
que estén empleado los miembros de la firma en el desarrollo de su trabajo.
Como desventaja se le pudiera anotar que puede suceder que los miembros de
la firma no trabajen con la eficiencia requerida debido a que están conscientes
que van a recibir todo el costo del tiempo en que se vaya a incurrir.
Honorarios Fijos.
Es la cantidad que se cobra por un trabajo completo en contraste con los
honorarios por hora o por día. Cuando se adopta este tipo de honorarios, la
cantidad es acordada con el cliente con anticipación a la ejecución del trabajo.
Las ventajas de los honorarios fijos son: que permiten al cliente saber de
antemano el costo del trabajo; que el cliente puede relacionarlos más
directamente con la calidad de los servicios que con el tiempo empleado, y que
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están en consonancia con la actitud profesional.
Este tipo de honorarios se ajusta al caso en que el cliente quiere con
anticipación saber el monto que deba pagar por los servicios que la sociedad de
Auditores le va a prestar. Desea una suma determinada con el objeto de no
esperar ningún recargo adicional. Normalmente el cliente desea saber
anticipadamente cuanto tendrá que pagar. Sin embargo esto no quiere decir
que el cliente vaya a fijar un monto arbitrario de honorados; es la sociedad de
Auditores quien de acuerdo con sus tarifas y el tiempo empleado va a asignar
un valor determinado a sus honorarios corriendo con el riesgo de que en el
evento de que su tiempo sea mayor que el presupuestado tendrá que asumir
esta carga adicional pues al cliente se le han estipulado honorarios fijos. Por
otra parte, si la firma el despacho emplea menos tiempo que el presupuestado
esa utilidad adicional digámoslo así será en su beneficio. Una mayoría de
clientes desea este tipo de honorarios porque entre otras ventajas tienen la de
que el cliente puede incluir en su presupuesto una suma que no va a estar
sujeta a cambios posteriores. Sin embargo, para el Auditor o la firma puede
tener desventajas en el sentido de que el tiempo adicional que se incurra por
problemas que se presenten dentro del trabajo, que no es responsabilidad de la
firma, tendrá que asumirse.
Honorarios Contingentes
Son aquellos que se pagarán únicamente en el caso de que ocurra determinado
acontecimiento; puede consistir en una cantidad fija o en un tanto por ciento
sobre las cantidades que el cliente espera recibir, como resultado del trabajo Del
Auditor.
Los honorarios contingentes son permitidos solamente cuando se trate de
asuntos relativos a impuestos y deben estar sujetos a:
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Las reglas de ética profesional.
Las disposiciones de los organismos gubernamentales o profesionales
correspondientes.
Generalmente Auditor no estipula esta clase de honorarios, pero para algún tipo
de trabajo en el cual el cliente lo requiera, puede que Auditor acepte cobrar una
suma que guarde relación con lo que suceda en el futuro. Se presenta más a
menudo este caso en los reclamos para el impuesto sobre la renta, en el que la
compañía ha recibido una sanción o impuestos adicionales no estipulados y en
el que Auditor corre el riesgo de no cobrar nada si el fallo es en contra de la
compañía y en cobrar un monto determinado o porcentaje sobre el fallo si es a
favor. En principio este sistema se opone a nuestro Código de Etica, pero se
explica acá porque en la práctica se encuentra este tipo de arreglo sobre todo
en los casos en que dentro de la sociedad de Auditores hayan empleados
diferentes de Auditores Públicos, como son los abogados o administradores de
empresas.
1.4.6.2.2 CONTRATOS CON BASE EN UN MONTO
Es un honorario pagado por todos los servicios, de cualquier naturaleza que se
haga o por servicios específicos prestados durante un período determinando. Los
contratos son generalmente sobre la base anual, con mensualidades iguales
vencidas, independientemente de los servicios realmente prestados en cada mes.
1.4.6.2.3 PRESUPUESTOS QUE ESTABLECEN CANTIDADES MÍNIMAS Y MAXIMAS
Mediante este procedimiento Auditor hace su presupuesto de manera normal y en
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la forma indicada anteriormente pero fija montos máximos y montos mínimos en la
ejecución del trabajo. Por ejemplo el presupuesto del Auditor Público pudiera ser
$1.000.000; sin embargo, el cliente puede exigir que va a pagar el tiempo real
incurrido por Auditor en la prestación del servicio pero que de ninguna manera
pagaría más de $1.100.000. A su vez Auditor puede decirle al cliente que le va a
cobrar el tiempo incurrido en el trabajo pero nunca le facturaría menos de
$900.000. Con este sistema tanto Auditor como el cliente están asumiendo un
riesgo en cuanto a los valores máximos o mínimos que se deben pagar y por lo
tanto puede ser un sistema que elimine en parte las ventajas y desventajas de los
métodos anteriores.
1.4.6.3 Convenio sobre honorarios
Es aconsejable tener por escrito las condiciones esenciales de los convenios
discutidos o en proyecto. Estos documentos deben expresar, clara y totalmente,
los servicios acordados, el lugar donde serán ejecutados y el monto base de la
compensación.
En todos los convenios relativos a servicios que deban prestarse en que se
especifique la cuantía y método de compensación, debe incluir un cláusula
específica sobre ajustes o variación del monto de los honorarios, en el evento de
que ocurran circunstancias que afecten la duración del trabajo, el alcance o la
naturaleza de los servicios y otras circunstancias como, por ejemplo, ajustes
derivados por efectos de la inflación.
Además, cuando los convenios por servicios no contengan alguna cláusula sobre
servicios adicionales o sobre cambios en el alcance de aquellos, y sean
susceptibles de arreglos especiales futuros, y se presente y acepten sugerencias
respecto a servicios de esa naturaleza, tales sugerencias irán siempre
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acompañadas de la referencia al hecho de que estarán sujetas a convenios por
separado y a una compensación adicional.
En resumen la carta propuesta o carta convenio debe incluir la clase de trabajo
que se le va a efectuar al cliente, el tipo de informe que se va a emitir, el monto
de los honorarios, el reembolso de los gastos que se incurran y la responsabilidad
que está asumiendo la firma por el trabajo. Todos estos aspectos son muy
importantes y es lo que hace que la firma tenga un respaldo escrito sobre el
convenio que tiene firmado con el cliente con relación a sus servicios. Esta carta
convenio se debe enviar antes de iniciar el trabajo y se debe exigir a la compañía
que confirme los términos de la misma.
1.4.7. Archivo
La organización y el buen manejo del archivo de la oficina facilita enormemente la
localización oportuna y sin pérdida de tiempo de lo que se busca.
lal firma maneja un gran número de papeles de trabajo ya que es la materia prima
o evidencia de cada uno de los trabajos. Debe haber un archivo especial para
estos papeles de trabajo los cuales se podrían archivar bien sea por orden
alfabético o mediante la asignación de un número a cada uno de los clientes a los
que se les hace trabajo normalmente. En el archivo se debe tener en cuenta que
es necesario y aconsejable conservar papeles de trabajo por varios años
anteriores, los cuales deben segregarse de los papeles de trabajo del año corriente
en el cual se está efectuando el trabajo al cliente.
Algunas firmas de contadores siguen la práctica de enviar su archivo inactivo a
bodegas alquiladas a costos bajos para ahorrar espacio en las oficinas.
Otra parte importante del archivo es la relacionada con los informes y
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correspondencia. Los archivos para este tipo de información deben estar
segregados de los papeles de trabajo. Igual que los papeles de trabajo, los
informes de clientes anteriores o a los cuales no estamos haciéndole trabajos se
enviarán al archivo inactivo de que se habló anteriormente.
La firma recibe un gran número de correspondencia relacionado con los trabajos
que está efectuando, por lo tanto se requiere que se tenga un espacio especial
para esta correspondencia en el cual se debe archivar provisionalmente ya que su
destino final van a ser los papeles de trabajo. Se le debe asignar a una persona el
manejo de esta correspondencia y su inclusión en el archivo respectivo; y el
personal profesional al momento de iniciar su trabajo, debe revisar estos archivos
a efecto de incluir la información que se encuentra en los correspondiente papeles
de trabajo.
La firma también debe tener un archivo especial de informes o casos para que le
sirva de base al personal profesional en la elaboración de su s informes. Además
del manual de procedimientos con las pautas que se deben seguir en la
elaboración de sus informes, se debe mantener una biblioteca o archivo de casos
que sirven de consulta en la elaboración de los informes. Estos archivos de caso
consisten en una historia de problemas importantes donde se indica la solución
que se le dio al mismo y por qué se optó por esa solución. Este tipo de archivo es
una gran fuente de consulta para los miembros de la firma cuando tengan casos
similares.
Estos archivos de casos o bien podrían guardarse en sitios especiales por tener
información confidencial o formar parte de la biblioteca de la firma si esta
biblioteca está disponible únicamente a los miembros de la firma.
Cada socio debe tener en su oficina particular un archivo de la correspondencia
principal que se ha tenido con los clientes y el material o correspondencia de tipo
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confidencial. Con frecuencia los clientes suministran material confidencial que no
desean que sea conocido por todos los miembros de la firma y por lo tanto no
debe incluirse en los papeles de trabajo normales. Este tipo de correspondencia
debe ser manejada bajo al dirección del socio y mediante archivos confidenciales
del cliente.
Proceso de Comprensión y Análisis
Individual y grupalmente analice las siguientes preguntas:
Cual cree que sea la importancia de una firma d e auditoria
Cual es la diferencia básica de las dos secciones en que se divide
un manual d e procedimientos en una firma d e auditoria
Cual cree sea la adecuada forma de constituir una firma d e
auditoria limitada, colectiva, unipersonal, simplificada, anónima ? De
sus razones ya halle las ventajas y desventajas de la misma.
Cual cree u sea el organigrama adecuado de una firma d e auditoria
cuyo objeto social no sea solamente a la auditoria financiera
En cuanto a facturación y cobranza cual cree sea la forma adecuada
del cobro de honorarios y su posterior facturación, identifique ventajas
desventajas de las mismas.
Solución de Problemas
Como considera sea el archivo adecuado de una firma de auditoria
cuando hoy se manejan los sistemas modernos de información y
aplicaciones de auditoria?
Cuando en una firma de auditoria se están manejando gran cantidad
de clientes al tiempo y a su vez se practican varias clases de
auditoria, como cree UD que seria adecuado manejar dichas
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actividades en cuanto al seguimiento de las mismas? busque y
aplique la herramienta adecuada.
Si en una firma se están realizando gran cantidad de auditorias al
tiempo y la están realizando los mismos auditores como cree que s e
debe manejar el tiempo en cada uno d e los clientes , teniendo en
cuenta que los clientes están a una distancia considerable y que se
esta trabajando los domingos y festivos. Busque y aplique la
herramienta adecuada.
Teniendo en cuenta que no todas las empresas requieren el mismo
tipo de auditoria y a su vez de acuerdo a la complejidad de la
auditoria se requiere cierto perfil de profesional como cree que se
debería de pagar a los auditores y como se debería cobrar a los
clientes?
Autoevaluación
En que s e diferencia la organización de una firma de auditoria que
hasta ahora comienza con otra que se halla especializado .
Cual e s la diferencia en una firma d e auditoria de los asociados,
gerente, encargados y los asistentes?
Cuales son las dependencias a tener en cuenta en el
acondicionamiento de una firma de auditoria?
En que consiste la asignación d e trabajo en una firma d e auditoria?
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Cual es la estructura de un informe de tiempo?
Cuales son las formas de facturar un trabajo en una firma de
auditoria?
En que consiste el archivo de los papeles d e trabajo e n una
firma?
Que tipo d e tiempo es cargable y cual no al cliente de una
auditoria?
Que factores han d e tenerse en cuenta en al determinación y
cobro d e honorarios?
Repaso Significativo
Consulte en empresas de tu región la importancia que para ellos tiene
el hecho d e que los servicios de auditoria o revisoría sean prestados
por una firma y no por una persona natural.
En la Web consulta cuales son los honorarios sugeridos por el
gremio de contadores para la prestación de los servicios de auditoria
en Colombia
En la Web consulta diferentes firmas de auditoria que presten sus
servicios d e forma virtual y como están estructuradas dichas paginas
Investiga ante la Junta central d e contadores cuales son los requisitos
que deben d e tener las firmas de auditoria para poder constituirse y
cuales son los derechos a cancelar ante los diferentes entes d e control
de la profesión
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Investiga ante al realidad económica de hoy que requisitos le exigen a
una firma de auditoria que desee prestar sus servicios virtualmente y
cuales seria su estructura básica
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UNIDAD 2: SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA FIRMA D E
AUDITORIA
Descripción Temática
En la segunda parte abarcaremos la jerarquía ha tener en cuenta en una
firma de auditoria, los requisitos y responsabilidades de cada nivel. Teniendo
en cuenta la importancia de la selección del personal y su mantenimiento
con la adecuada capacitación que se requiera en el perfil de la firma .
Además de como cualquier trabajo de auditoria que le sea encomendado a
la firma debe de pasar por una serie d e etapas par a la prestación de un
optimo servicio.
Horizontes
identificar la jerarquía en una firma de auditoria
identificar los requisitos y deberes que tiene cada nivel en la firma de
auditoria
Establecer las condiciones ha tener en cuenta en la selección y
mantenimiento del Personal en una firma de auditoria.
Conocer las diferentes etapas por las que tiene que pasar cualquier
trabajo de auditoria.
Definir las áreas d e conocimiento especificas ha tener en cuenta en la
capacitación y entrenamiento d el personal.
Núcleos Temáticos y Problemáticos
AUDITOR JEFE
Funciones
Preparación auxiliares e inicio trabajo
Examen balance prueba
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Chequeo y revisión
Detalles usualmente preparados
Acciones cuando se descubre fraude
AUDITOR INTERMEDIO
AUDITOR AUXILIAR
Aspectos a tener en cuenta
hábitos en el trabajo que deben ser cultivados
conductas para con los empleados de la empresa auditada
SELECCIÓN Y ENTENAMIENTO D EL PERSONAL
Tipos d e actividades
aspectos
PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO
En el trabajo
Dentro d e la firma
DESIGNACION E QUIPO D E TRABAJO
MECANICA Y ADMINISTRACION DE TRABAJSO
Supervisión
Reuniones con el cliente
papeles de trabajo
revisiones
discusión con el cliente
emisión de informe
trabajos especiales
Síntesis de la Unidad
En la segunda unidad abarcaremos los diferentes niveles ha tener en cuenta
en una firma d e auditoria , su selección entrenamiento , capacitación y las
diferentes etapas ha seguir en el d desarrollo d e una auditoria.
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Proceso de Información
2. 2. SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA AUDITORIA:
2.1. AUDITOR JEFE
Básicamente, la labor del AUDITOR JEFE a cargo, es la de conducir el
examen con competencia profesional y de acuerdo con la polític a del
equipo de Auditoria. Comienza con el planteamiento del programa de
Auditoria; y la preparación y asignación del trabajo para producir el
máximo de ejecución con el mínimo del tiempo gastado.
Adecuada supervisión del compromiso es lo más esencial. El Auditor
Jefe debe asegurarse de que los procedimientos planeados en el
programa de Auditoría son seguidos y que sus auxil iares están alertas
para reconocer e informar sobre irregularidades. Una fase importante
de la supervisión es la de entrenamientos de l os auxil iares.
El ejercicio de un buen juicio es también esencial. El juicio del
Auditor Jefe aplicado a las prácticas contables y de auditoría y
principios de Contabil idad significa el suceso en el compromiso. Se
espera que el Auxi l iar transmita en el Aud itor Jefe a cargo todos los
asuntos que requieran su decisión. El Auditor Jefe hace la decisión
después de que todos los factores han sido discutidos con los
auxil iares y cualquier investigación necesaria se ha hecho. Si la
decisión es importante, el Auditor Jefe debe consultar con su
supervisor para evitar la perdida de tiempo en revisiones posteriores
en donde puntos de vista contrarios pueden ser sostenidos por el
supervisor. Si el asunto no es de mayor importancia, las decisiones
hechas pueden ser revisadas con el supervisor al fin del compromiso.
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Las explicaciones de una importancia mayor puede obtenerlas de la
empresa auditada por el Auditor Jefe. Posiblemente, las preguntas
menos importantes pueden hacerse a los empleados, pero las
explicaciones sobre los principios de contabil idad y pol íticas pueden
obtenerse del Director de Contabil idad y las preguntas mayores o
errores, referidas a él.
El Auditor Jefe Es responsable por el control de los papeles de trabajo
durante el examen, con el fin de observar que no caigan en las manos
de personas no autorizadas y para ver que los mismos estén
adecuadamente archivados e indicados para pronta referencia.
2.1.1 FUNCIONES:
2.1.1.1 preparando a los auxiliares para iniciar el trabajo.
Tan pronto como el personal l lega a las empresas a auditar, el
Auditor Jefe, asignará los auxil iares a las diferentes fases de
procedimientos a seguir y la forma y contenido de los papeles de
trabajo a prepararse. Al personal experimentado se le asignarán
labores que no requieren supervisión inmediata, dejando tiempo al
Auditor Jefe para dirigir a los nuevos experimentados.
Mostrará al auxil iar como enfrentarse a su compromiso, posiblemente
trabajando con el hasta que el modelo de examen sea desarrol lado y
el carácter de la información se establezca. Entonces estará en mejor
posición para instruir al auxi l iar sobre que irregularidades pueden
esperarse, la información que sea aceptable y cual debe ser
preguntada.
Si hay un programa de auditoría predeterminado, el Auditor Jefe dará
a cada auxil iar la sección apl icable a su trabajo. Si existe control
interior relacionado con el trabajo asignado al auxil iar, el Auditor Jefe
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le dará la sección indicada de control interno o cuestionario, con
instrucciones para observar si el control indicado ha sido ejercido o
no.
A través del examen, el Auditor Jefe debe satisfacerse observando si
sus instrucciones han sido seguidas y si el trabajo ha sido realizado
adecuadamente.
2.1.1.2 exámenes del balance de prueba
El Auditor Jefe usualmente comienza su aporte del examen con el
balance de prueba. Si ha sido preparado por la empresa auditada o
un auxil iar, el Auditor Jefe dedicará algún tiempo a revisarlo. Lo
verificará contra las cuentas del mayor, escudriñando las cuentas,
para observar el origen de las entradas y para descubrir aquellas
poco usuales.
Existen muchas ventajas para el Auditor Jefe en este temprano
reconocimiento, incluyendo las siguientes:
1. Familiarización con las cuentas y la manera como operan
2. Obtención de una visión general del sistema de contabil idad y la
operación del negocio
3. Podrá seleccionar cualquier cuenta que necesite atención
especial
4. Notará la naturaleza de las cuentas cerradas que también
pueden necesitar atención
5. Observará fluctuaciones mayores o siguientes
6. Comparando los balances iniciales con el informe anterior,
observará si los ajustes hechos en el examen anterior han sido
anotados.
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7. Obtendrá una pronta información que puede tener influencia en
la revisión del programa de auditoria
8. Por el anális is comparativo de figuras, proporciones, la relación
de inventarios a costo de ventas, etc., puede ocasionar
preguntas en el examen que requiera discusión con de la
empresa auditada
2.1.1.3. Chequeo y revisión.
El Auditor Jefe debe revisar rápidamente a medida que se vayan
terminando de preparar por los asistentes, los papeles de trabajo.
Debe determinar si han sido bien preparados y adecuados en
conformidad con los métodos del equipo de auditoria, y si los mismos
indican un examen adecuado. Están encabezados apropiadamente y
firmados por el auxil iar. Existe una hoja para clase de información o
tópico?. Se anota la fuente de información y se incluye la información
verbal obtenida? Qué diferencias se anotan y cuales son las razones
dadas? Se indican las correcciones? Está el total de acuerdo con el
balance de prueba? Indica consistencia el contenido de la cuenta?
Existen errores en principios de contabil idad que pueden haber
pasado desapercibidos por el auxil iar? Se han seguido los
procedimientos indicados en el programa de auditoria?
La segunda etapa en la revisión del trabajo en progreso es la
investigación por el Auditor Jefe. El mejor acercamiento consiste en
discutir el cuadro con el auxil iar preguntándole sobre el trabajo
real izado y sus hallazgos. Si el auxil iar no puede dar respuestas a
todas las preguntas es posible que su trabajo no llene los requisitos,
haciéndose necesario un examen mas a fondo, Atención especial
deberá darse a las preguntas y determinar que acción mayor pueda
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ser requerida. Si se indican irregularidades deben ser ampliamente
investigadas para ver si actualmente existen y si existen, son errores
de oficina o si son una implicación de engaño o fraude.
El último paso en la revisión es el de arreglar las preguntas que
puedan haberse presentado. Si la investigación indica que se
requieren ajustes, las entradas de ajuste deben hacerse y asentarse a
las hojas de trabajo del balance de prueba. La política equipo de
auditoria puede necesitar que un ajuste mayor deberá
primero ser aprobado por el principal. El Auditor Jefe o su principal
deberá discutir los ajustes con el Director de Contabil idad de la
empresa auditada, explicando los errores o principios que han sido
efectuados. Los libros solamente pueden ajustarse con la aprobación
de la empresa auditada, por cuanto los informes f inancieros son
primeramente la representación de la compañía y no del auditor. Si
los ajustes necesarios no pueden hacerse por objeción de la empresa
auditada, el Auditor Jefe debe evaluar su efecto en los estados
financieros Puede ser necesario identificar o clasificar la cuenta en
los estados de modo que los hechos queden claramente indicados.
Una opinión cal if icada sobre los estados financieros puede
posiblemente necesitarse o al efecto puede ser tan serio como para
quitar el valor a cualquier opinión y por lo tanto deberá presentarse
en el informe “No hay opinión”.
2.1.1.4 Detalles usualmente preparados por el auditor jefe.
Los detalles que deben ser preparados por el Auditor Jefe a cargo son
aquellos que requieren un juicio especia l y conocimiento técnico. En
la mayoría de los casos, incluirán lo siguiente:
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Examen de la estructura de la Compañía - Los artículos de
incorporación y sus enmiendas, estatutos y minutas de las reuniones
de directores -.
Examen de las cuentas de capital (acciones) y util idades por
repartir.
Examen de los contratos, arrendamientos, documentos de bonos
y otros.
Evaluación de la cobrabil idad de las cuentas por recibir, la
suficiente provisión para perdidas, la propiedad de los cargos y
el control ejercido sobre las cuentas que han sido eliminados,
también las excepciones en variaciones importantes;
comunicaciones para letras y cuentas por cobrar.
Examen de las bases de valuación e inventarios, el método de
manejar y evaluar las devoluciones en ventas, posibil idades de
obsolescencia, la racionalidad de las cantidades y factores
similares.
Determinación de la propiedad de las adiciones a las cuentas de
planta y equipo, las bases de valuación y la consistencia y
propiedad de la provisión para depreciación. (El Auditor Jefe
debe visitar la planta con un empleado de operaciones en algún
tiempo durante el examen, con esto adquiere información sobre
pol ít ica o renovaciones, adiciones y disposición, y tal vez gane
conocimiento sobre lo adecuado en la pol ít ica de deprec iación).
Análisis y evaluación de las restricciones en los documentos de
bonos, o contratos de crédito, tales como restricciones sobre el
capital de trabajo, declaratorias de dividendos o sueldos de
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directivos y altos empleados y revisión de cuentas para e l sobre
precio o descuento sobre los bonos emitidos y para fondos de
amortización.
Determinación acerca de los pasivos contingentes que pueden
existir, por medio de revisión de las actas, discusiones con
personal de la empresa auditada y correspondencia con el
asesor Jurídico, investigación de los acuerdos con compañías
financieras con respecto a documentos y la obtención de las
confirmaciones de las compañías financieras.
Investigación de los arreglos sobre bonificaciones, si los hay,
para ver si éstos han sido apropiadamente administrados y si los
correspondientes pasivos han sido registrados. Las actas
usualmente suministran evidencias del plan general.
Escudriñamiento de los asientos de diario hechos por la empresa
auditada para determinar la evidencia y propiedad de las
entradas.
Examen del amparo de seguro en relación con el valor del activo.
Si las declaraciones de renta deben ser preparadas por firma de
contadores, preparación o supervisión de la elaboración de las
declaraciones de renta. Las bases y el calculo de las partidas
acumuladas para pago de impuestos deben examinarse.
Preparación o revisión de todas las concil iaciones importantes.
En revisiones pequeñas o de tamaño mediano, el Auditor Jefe a
cargo deberá efectuar ciertas pruebas al programa p reparado.
En exámenes mayores, muchas de estas tareas deben ser
delegadas a otro Auditor Jefe que asiste en la revisión, y el
Auditor Jefe a cargo dedicará su tiempo enteramente a
supervisar.
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2.1.2 acción cuando hay descubrimiento de fraude.
El auditaje usual no puede confiarse en descubrir desfalcos menores y
tal no es su propósito. El Auditor confía primeramente en un control
interno efectivo para prevenir y descubrir desfalcos o
irregularidades. Los desfalcos no se encuentran frecuentemente, pero
suficientes casos se presentan cada año como para llamar la atención
del Auditor para que este alerta sobre su existencia.
El fraude se define comúnmente como una falsa representación de un
hecho, efectuado con la intención de engañar a otro, de modo que el
actúe al sentirse injuriado. Aplicando a la contabil idad, existen dos
fases:
Falsificación de los registros para cubrir malversación del dinero u
otra propiedad.
Falsificación de los registros con el propósito de exponer falsamente
la situación financiera o las operaciones.
Si el fraude existe en los registros contables de tal manera que sea
descubierto durante el curso de una Auditoría, aparecerá al principio
como una clase de irregularidad. Consecuentemente es el deber del
Auditor Jefe investigar todas las anormalidades. Una vez examinadas
las irregularidades pueden determinarse si se tratan de errores no
intencionales, resultantes de falta de cuidado o conocimiento
inadecuados por los principios de contabil idad o de su aplicación. Si
existe esto, no hay fraude, porque el requisito primero para que
exista es el que haya la intención del que lo comete. Como un error,
la irregularidad puede ser corregida por el Auditor Jefe como parte de
sus ajustes rutinarios.
Sin embargo, si la investigación indica la probabilidad de fraude, el
Auditor Jefe debe informar este hecho inmediatamente a su principal.
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No hay una práctica universal para el manejo de un fraude
sospechoso. Algunas firmas instruyen al Auditor Jefe para que siga la
investigación hasta su terminación, después se informa a la empresa
auditada, generalmente por el principal. Otros equipos de Auditoria
informan sobre el particular inmediatamente a la Gerencia
manifestando que las irregularidades fueron descubiertas que
posiblemente puedan llevar a un des falco y que una mayor
investigación es la indicada. Es recomendable que la empresa
auditada sea notif icada tan pronto como pueda determinarse que
existen bases razonables de sospecha de la existencia del fraude. Por
cuanto el juicio es tan importante para determinar si existen o no
bases razonables para sospechar fraude. El Auditor Jefe y su principal
deben ordinariamente tener la oportunidad de estudiar juntos las
condiciones que lleven a sospechar sobre un posible fraude.
Frecuentemente existen algunas preguntas acerca de sobre cual
empleado de la empresa auditada debe ser notificado de la evidencia
descubierta, ningún cargo debe hacerse contra un empleado, pero los
hechos deben ponerse de presente a la empresa auditada. La empresa
auditada puede autorizar al Auditor para que amplié sus
procedimientos de auditoría o pueda efectuar su propia investigación
bajo la dirección del Auditor. En cualquier caso, es aconsejable dejar
a la empresa auditada que obtenga las explicaciones necesarias de su
empleado.
Relativamente pocos casos del segundo tipo de fraude, envolviendo
manipulación de cuentas por la Gerencia para exponer falsamente los
asuntos financieros, se encuentra. En pequeños negocios con un
personal de contabil idad poco preparado se encuentran muchos
errores de principios de contabil idad, algunos de los cuales
toscamente falsean los estados financieros. No hay fraude cuando no
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existe la intensión de engañar. La Gerencia usualmente esta dispuesta
a aceptar las correcciones recomendadas después de que los
principios son explicados.
No debe esperarse que con los procedimientos ordinarios de Auditoría
puedan descubrirse engaños cuidadosamente planeados, tales como
falsificación de los registros o colusión en escala mayor. Sin embargo,
si el Auditor Jefe sospecha este tipo de fraude debe informarlo a su
principal inmediatamente. El principal decidirá si los procedimientos
de Auditoría son estándares hasta que la sospecha se elimine o
confirme. Aun en casos en donde el fraude es casi evidente, el
principal no al legará a la empresa auditada o al alto empleado de la
empresa auditada una acusación pero con tacto obtendrá las
explicaciones y lo animará para que presente su posición. Puede
encontrarse que una situación aparentemente poco usual tiene una
explicación satisfactoria.
Si se establece intento fraudulento por parte de la empresa auditada,
el principal puede considerar conveniente retirarse del compromiso.
La aplicación de los procedimientos que puedan ser necesarios para
expresar una opinión sobre los estados financieros, después de que
tal situación es descubierta, puede ser costosa para la empresa
auditada, y muy grande el riesgo moral para el auditor.
2.2 AUDITOR INTERMEDIO
De la experiencia anterior, usted está familiarizado con las
responsabil idades del Auditor Auxil iar, así como también sobre la
conducta general que debe esperarse de una persona dedicada a la
Contaduría Pública. Es de uti l idad dirigir sus esfuerzos hacia la
obtención de una alta posición del Auditor Intermedio, que debe
esperarse de la persona en ésta categoría. La siguiente descripción es
apropiada:
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“Un Auditor Intermedio es aquel calif icado por educación y
experiencia para llevar a cabo auditorias pequeñas o medianas bajo la
dirección de un Auditor Jefe o Supervisor”
“La persona en esta clasificación debe tener un conocimiento de
principios de contabil idad y normas de auditoría, y haber servido
como Auditor Auxil iar o haber tenido la experiencia contable
equivalente. No es de esperarse que un Auditor Intermedio, sin una
experiencia substancial como tal, este cal if icado para emplear
efectivamente a algún auxil iar para preparar el borrador de un
programa completo de auditoría a seguir en un compromiso inicial, o
para preparar un informe sobre una auditoría inicial sin la experiencia
de un Auditor Jefe o Supervisor. Por otra parte un Auditor Intermedio
experimentado se espera que emplee efectivamente uno o más
asistentes y prepare un borrador bastante completo del programa de
auditoría y del informe sobre auditorias reanudadas.”
“Los varios grados dentro de ésta clasificación se miden por lo
siguiente: tamaño y dificultad de la auditoría terminada calidad de
trabajo hecho; número de asistentes, si los hay, efectivamente
empleados; frecuencia y extensión de la supervisión requerida; y el
tiempo consumido”.
“Se espera de él que muestre respeto por la habil idad de sus
superiores, y por los métodos del equipo de auditoría para realizar el
trabajo; se espera también que sea lo suficientemente inteligente
para conocer qué ayuda requiere si él estuviera en el puesto de
auditor jefe a cargo de la revisión”.
Mientras estuvo desempañando las funciones de auditor auxil iar, se le
dio la oportunidad de desarrollar su conocimiento en procedimientos
prácticos de auditoría y demostrar su aptitud y adaptabil idad a los
requerimientos de la Contaduría Pública. Se esperó de usted que se
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confiara hasta cierto punto en la guía de instrucciones de los
auditores más experimentados en el desempeño de sus funciones. El
énfasis en la posición de auditor intermedio es tá basada en un mayor
desarrollo de su competencia técnica, particularmente con respecto a
los procedimientos de auditoría. Mayores responsabil idades se le
asignarán en compromisos futuros, que ampliarán su experiencia y
desarrollarán en usted el buen juicio.
La calidad del trabajo hecho por un auditor intermedio se juega
grandemente por lo siguiente: (1) aptitud y conocimiento demostrado
con respecto a la aplicación de los procedimientos de auditoría; (2)
la incorporación de los procedimientos de audito ría, desarrol lados en
forma de papeles de trabajo nítidos, informativos e intel igentes y (3)
la expresión del resultado del trabajo de auditoría por medio del
informe del auditor, informe detallado, u otros comentarios escritos.
Al pasar a la posición de auditor intermedio o semisenior, no debe
usted esperar un cambio inmediato o drástico en la naturaleza de su
trabajo. Usted se encontrará aún trabajando bajo la supervisión
menos estrecha de un auditor jefe, pero notará que se le asignan
partes más importantes y difíci les del programa para su realización.
A medida que usted progresa se le l lamará para tomar parte en
algunas fases de la auditoría en ausencia del auditor jefe. Por
ejemplo, usted será responsable por el trabajo de una sucursal o
planta de la empresa auditada, o se le pedirá que asuma la
responsabil idad por la observación de un inventario físico o la
confirmación de las cuentas por cobrar.
Una cosa buena que usted debe recordar es que su progreso será
acelerado en vez de retardado si tiene la aptitud propia hacia su
auditor jefe. Debe acordarse que el auditor jefe es responsable por
lo que usted haga y no debe titubear en dirigir a él las preguntas
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importantes. Las sugerencias sobre el mejoramiento de los sistemas
contables de las empresas auditadas y las críticas acerca de los
empleados de la empresa auditada, deben ser siempre discutidos con
su auditor jefe. Puede a veces existir una tentación fuerte a tratar de
jugar un papel mayor; o usted puede temer que no recibe crédito por
sus ideas. Después de un poco de pensamiento, sin embargo,
probablemente aceptará que usted tiene más que ganar que perder
con una cooperación estrecha con su auditor jefe. Su progreso está
grandemente en manos del últ imo ya que está basado en gran parte
en lo que él informe sobre usted.
Al referir los problemas a su jefe, es siempre buena práctica estar
l isto con una sugerencia de respuesta, no abandone un problema
simplemente porque usted reconozca que el mismo finalmente será
resuelto por el auditor jefe. Imag ínese usted en su lugar y trate de
decidir cuál puede ser la respuesta. Al hacerlo, usted está
desarrollando su propia habil idad de al legar todos los hechos
pertinentes, avaluarlos y l legar a una decisión.
A medida que usted gana experiencia como auditor intermedio,
eventualmente recibirá comisiones para hacerse cargo de ciertos
compromisos pequeños y menos difíci les y se le dará una oportunidad
para emplear uno o más asistentes. Desde este punto la valuación de
su progreso está casi enteramente en sus manos.
2.3 AUDITOR AUXILIAR
De la experiencia pasada, hemos encontrado que los nuevos
empleados están inclinados a la aprehensión a su primer trabajo.
Quisieran conocer específicamente por cuáles deberes serán
responsables y de cómo deben prepararse mejor para asumir esas
responsabil idades. Hasta tanto el empleado no haya adquirido la
experiencia en varios trabajos, no comienza a darse cuenta de lo
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difíci l que se habla en otra cosa que no sea en términos generales
sobre las responsabilidades y deberes de l auditor auxil iar (junior).
Lo que sigue es una reseña de los puntos que deben tenerse en
cuenta durante el curso de su trabajo. Buena parte de ellos
representan trampas en las cuales muchos asistentes imprudentes
han caído en el pasado.
2.3.1. Que se puede esperar de un asistente:
Un Auditor Auxil iar es aquel cuyas capacidades se limitan a prestar
asistencia solo bajo una casi constante dirección de un auditor más
experimentado.
No debe esperarse de un auditor auxil iar, aún en los niveles más
altos, pueda hacerse cargo de un trabajo, no importa su tamaño,
hasta tanto no esté listo para su ascenso a la categoría de auditor
intermedio.
Los diferentes grados en esta clasificación se miden por lo siguiente:
frecuencia y alcance de la dirección requerida; cali dad de trabajo
desarrollado, y el tiempo util izado.
Las observaciones generales acerca de lo que debe expresarse del
auditor auxil iar, se pueden expresar así:
El aprenderá a ser impersonal en su trabajo y en sus relaciones, tanto
con otros miembros del personal como con los empleados de la
empresa auditada.
Será conducido en su trabajo enteramente por su auditor jefe u otros
supervisores, y aprenderá a que nunca tratará sus críticas sobre la
contabil idad de la empresa auditada o el personal, excepto con sus
propios asociados.
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Se espera de él, realizar la dignidad de la profesión, el equipo de
Auditoría y sus asociados, por su conducta y por la aptitud que exhibe
hacia las partes más rutinarias del trabajo.
Se espera de él que apoye la posición de sus superio res aún cuando
pueda parecer que sea a su propia cuenta y nunca deberá ocultar a
ellos cualquier conocimiento que haya ganado acerca del trabajo o los
empleados de la empresa auditada.
Se espera de él un interés en todo tiempo, complacencia y
dependibil idad acerca de su trabajo, y hasta la extensión en que
tenga éxito en efectuarlo, será solicitado por sus superiores.
Sobre un estudio sobre rasgos de la personalidad efectuado por
Robert N. McMurry, PH.D.), los siguientes siete atributos se anotan
como los más importantes para el éxito en la Contaduría Pública:
Estabil idad ocupacional
Desagrado cuando se está ocioso
Hábito de la escrupulosidad
Ser un buen miembro del equipo de trabajo
Capacitación para apartarse de sí mismo
Habilidad para llevarse bien con ot ros
Disciplina, imaginación y buen juicio.
Todos los que han alcanzado una alta posición con nuestro equipo de
Auditoría han l legado a el la por ser, en primer lugar, los hombres con
buen conocimiento de todas las fases en contabil idad. Algunos tienen
talento para cierta clase de trabajo especializado y trataremos de dar
a su poseedor las mayores oportunidades para su desarrollo. De aquí
que sea recomendable que usted aprenda todo lo que pueda acerca
del arte y ciencia de la contabil idad profesional y aún ahora, al
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comienzo de sus carreras, resuélvanse y hagan la determinación
ustedes, mismos de convertirse en expertos en alguna de las fases de
la profesión. Trate de hacer el trabajo asignado en mejor forma que
el realizado por su antecesor, y no deje de hacer sugerencias sobre el
mismo que los que pueden realizarse serán tenidas en cuenta.
(Algunos de ustedes alcanzarán un alto rango en el equipo de
Auditoría, colóquense ustedes en posición prepárense para ese día.
2.3.2 Hábitos en el trabajo que deben ser cultivados:
Es muy importante una programación anticipada; esté seguro de
que entiende las instrucciones del auditor jefe.
Emplee el sentido común en todo su trabajo.
Esfuércese a hacer las cosas con precisión, rapidez y nitidez.
Trabaje metódicamente y no salte de una cosa a otra
Arregle los papeles y documentos para evitar pérdida de tiempo
Mantenga los ojos abiertos y a su auditor jefe informado. Hechos
importantes antes no registrados en los l ibros han sido algunas
veces descubiertos por una actitud despierta.
No considere su trabajo como rutinario solamente porque pueda
repetirse. Recuerde que buena parte de él, se realiza con
materiales originales, muchos de los cuales su auditor jefe nunca
verá.
Algunos auditores piensan que el auditor jefe los considera como
incompetentes si le hacen preguntas. Para evitar ésto algunas
veces tratan de encontrar subrepticiamente de los empleados de la
empresa auditada que trabajo se realizó anteriormente. Tales
preguntas tarde o temprano se presentarán y son pe ligrosas bajo
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cualquier circunstancia. Su auditor jefe espera que usted tenga
preguntas o vaya a él con las mismas.
Mantenga una lista de todos los ítems que en su auditaje son
materia de preguntas, anotándolas a medida que se vayan
presentando durante el desarrollo del auditaje, de esta manera se
evita tener que interrumpir a su auditor jefe con preguntas
individuales, amenos que por alguna razón, usted no pueda
continuar con su trabajo sin una respuesta. Se podrá ahorrar
tiempo discutiendo en una sola operación la l ista de preguntas.
Elimine las preguntas innecesarias, las respuestas son obvias si se
piensan un poco.
Esté alerta contra los empleados de la empresa auditada que
tratan de dictarle sus procedimientos de auditoría. Oirá algunas
veces que dicen “Ustedes no hicieron ésto anteriormente”, esta
bien, sin embargo, el consultar bajo éstas circunstancias a su
Auditor Jefe, ya que algunas veces es cierto que los
representantes de la empresa auditada están generalmente más
familiarizado con los procedimientos de Auditoría Empleados por su
predecesor. También con frecuencia, tienen una mayor experiencia
que Usted en Contaduría Pública, y por lo tanto esté prevenido
para no efectuar trabajo innecesario de su parte.
Para evitar confusión con la empresa aud itada, aprenda a usar la
terminología a la cual esta acostumbrado; al hablar con los
empleados use el mismo nombre que ellos emplean para los
diferentes libros.
2.3.3. Conducta para con los empleados de la empresa auditada:
Reconozca la importancia de causar una impresión favorable en cada
uno de los empleados de la empresa auditada. Recuerde que para
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algunos de ellos usted es el único contacto directo con el equipo de
Auditoría. Los siguientes puntos están entre los que de la empresa
auditada se basa para su juicio:
La primera impresión es muy importante -Nitidez, vestido, voz y
observación del Reglamento de Oficina de la empresa auditada.
Util ice el teléfono de la empresa auditada en la menor forma
posible y mantenga las l lamadas personales en un mínimo
absoluto.
Evite solicitar favores -Comprando a precios al por mayor, o
comprando artículos escasos.
Sea puntual, particularmente en el caso de citas hechas con los
empleados de la empresa auditada.
Nunca olvide que los negocios de la empresa auditada son a suntos
confidenciales.
Aplicación y dil igencia -Mantenga la discusión de materias que no
vienen al caso a un mínimo.
Tacto (sea humilde, no dogmático); reserve el criticismo para el
oído de los auditores jefe solamente.
Seriedad versus sentido del humor es usualmente el campo más
seguro.
Acomode el uso de los registros y máquinas de la empresa
auditada a su conveniencia.
Siempre devuélvalos al mismo individuo, o al mismo sitio de
donde usted los tomó.
Sea cuidadoso con sus libros - no ensuciarlos ni arrugarlos, ni
hacerles marcas, etc.
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Sea consiente del hecho de que muchas empresas auditadas
consideran que los auditores auxil iares aprendan su trabajo a costa
de la empresa auditada y tenga presente lo siguiente:
Su tiempo esta generalmente bien medido por su trabajo corriente
el cual esta usualmente relacionado con la recolección de
información contable, más bien que el análisis y revisión.
El personal de la empresa auditada esta probablemente más
familiarizado que usted con los detalles de su trabajo y reg istros, y
pueden tener una mayor facil idad en la realización de cálculos
aritméticas.
Frecuentemente se siente orgullosos por la manera como llevan
sus libros y registros.
Lo miran a usted como un revisor de su trabajo y pueden
ofenderse con las crít icas aún si son justificadas.
Algunos de el los han tenido una mayor experiencia que usted en
Contaduría Pública
Esté seguro de que está familiarizado con las instrucciones
especiales de la empresa auditada (si las hay) con respecto al
trato con sus empleados. Los siguientes puntos son algunos en los
que ciertos clientes han insistido en el pasado:
Los auditores deben dir igir todas sus preguntas inicialmente al
individuo delegado para éste fin por el contralor
Ningún libro o registro debe sacarse de la caja de caudales
directamente por nosotros, solamente deben ser sacados y
entregados a nosotros por su custodio.
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Todas las preguntas deben dirigirse inicialmente al jefe de
departamento (cuentas por cobrar, nómina, etc.) y no a un
subalterno.
Otros que deben cumplirse, que son bien solicitados
específ icamente por la empresa auditada, o que se han convertido
en prácticas establecida en las auditorias anteriores.
Evite hacer sugerencias o responder preguntas en conexión con su
trabajo de auditoria, a menos que usted lo haya discutido con su
auditor jefe y tenga su permiso e instrucciones para ello.
Evite en toda forma cualquier acto que refleje desfavorablemente
sobre usted su jefe o el equipo de Auditoria.
2.4 SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
La cuidadosa selección del personal es sólo el primer paso en el logro de
empleados competentes. Lo mismo un joven que acaba de adquirir el título
profesional que un Auditor experimentado reclutado en una empresa privada,
necesita adiestramiento en las áreas fundamentales de la práctica profesional.
En una firma de Auditores Públicos que recién se inicia, la selección y contratación
de personal seguramente será efectuada por el o los fundadores de la firma y
usualmente se contratará personal con experiencia previa en las áreas de actividad
en que presta servicios la firma. Es a través de la ejecución de trabajos y de
proporcionar material básico de la firma, si es que no hubiera, que se adiestrará a
ese personal en el enfoque y estilo de trabajos propios de la firma. Esa será
básicamente la naturaleza del entrenamiento que se de, en el sitio de trabajo,
mediante una relación directa con los empleados.
Se sabe que en un mundo precedido por el cambio, que se evidencia con fuerza
especialmente en el campo de la tecnología profesional, se debe actuar con
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dinamismo apropiado. Se debe estar en armonía con el avance científico y
tecnológico, lo cual conduce a la acción permanente respecto de la capacitación y
desarrollo de los recursos humanos.
En las universidades o los centros superiores de enseñanza preparan a sus
estudiantes en áreas profesionales consideradas como un todo: economista,
Auditores, administradores, abogados, etc. No se forman profesionales para
desarrollar trabajos determinados en una empresa determinada, se forman
generalistas. De allí la importancia de la capacitación y del entrenamiento interno
en la empresa; de allí también la responsabilidad que tienen los supervisores, los
profesionales con jerarquía de mando, para ejercer una función de docencia hacia
sus dirigidos. Pero así mismo, la trascendencia de ir formando una fuerza de
capacitación interna que llene el vacío de la educación universitaria generalista o
de la enseñanza en servicio o en lugar de trabajo.
2.4.1 Tipos de actividades
Un programa integral de entrenamiento en la firma debe incluir tres tipos de
actividades:
Enseñanza y adiestramiento en el lugar de trabajo.
Programas mediante clases organizadas o grupos de discusión.
Estudio individual.
Durante su carrera profesional, Auditor debe ampliar continuamente su educación.
Puede hacerlo ocupándose, de actividades profesionales en instituciones contables,
concurriendo a reuniones técnicas, tomando cursos académicos en centros de
estudios superiores y leyendo libros sobre la profesión.
Por pequeña que sea una oficina de Auditores debe tener su biblioteca, aún
cuando sólo sea un estante para libros. Hay que seleccionar cuidadosamente las
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obras y tenerlas a disposición del personal, para que las lea en la oficina o las
tome prestadas. Los libros y revistas sobre temas especiales que reciba la firma,
deben ser puestos en manos de los miembros del personal que estén interesados o
que se desempeñen en la rama de que traten los libros y revistas.
El entrenamiento del personal debe significar también cierta rotación, a efecto de
que los empleados desempeñen distintas labores. Los Auditores asistentes deben
rotar y no permanecer siempre bajo el mismo superior. Tanto los trabajos cuanto
los encargados de hacerlos se benefician con los cambios.
2.4.2 Aspectos
El desarrollo de los recursos significa también tomar en consideración los
siguientes aspectos:
La solidificación de la moral del personal
La formación de la lealtad del personal
La participación del personal en actividades sociales
La evaluación de los procesos del personal.
La identificación con los más altos ideales de la firma contribuye al fortalecimiento
de los valores éticos y morales del personal, el orgullo de permanecer a ella y el
entusiasmo por trabajar en el logro de sus objetivos. Para que una firma cuente
con el respeto de sus empleados, éstos deben tener razones para creer,
firmemente, que los trabajos que la firma ejecuta son efectuados de manera
profesional y que la firma busca lograr o afianzar una posición reconocida
profesionalmente con el medio.
El estado de satisfacción del empleado como resultado de sus labores con respecto
a la firma, puede ser descrito como “lealtad”, que debe ser desarrollada
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apropiadamente. La lealtad debe ser recíproca. La firma ha de demostrar interés
por sus empleados si quiere ganarse su lealtad.
Las reuniones sociales del personal debidamente organizadas y dirigidas,
promueven la lealtad; contribuyen al mejor conocimiento entre el personal y
alimenta la satisfacción del sentido de permanencia e identificación con el centro
del trabajo.
Es por lo tanto necesario verificar y estimar periódicamente el progreso de cada
miembro del personal. Esto se hace normalmente cuando se estudian las
promociones.
Tratándose de una pequeña firma, es posible observar el progreso de cada
empleado sin necesidad de evaluaciones por escrito.
En las grandes firmas donde hay relativamente muchos empleados en relación con
el número de socios o gerentes, conviene que se preparen evaluaciones por escrito
de cada miembro del personal. Informes que deberán ser preparados por el jefe
inmediato.
Las evaluaciones sobre el personal proporcionan magnífica oportunidad para el
entrenamiento del mismo. Deben tenerse entrevistas periódicas con cada
empleado para discutir sobre sus puntos débiles, pero también para destacar sus
puntos fuertes.
El desarrollo de los recursos humanos es la función que comprende el
reclutamiento, la selección, el adiestramiento, la promoción y el retiro de los
miembros del personal.
Debe establecerse una clara política para la administración del personal en cada
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firma, al margen de su tamaño, y ella debe ser parte del plan de desarrollo global
de la misma. Consideramos que deben tomarse en consideración los siguientes
aspectos:
Establecer objetivo a mediano y largo plazo en cuanto al tamaño y
naturaleza de la firma.
Planear la ejecución de las metas. Dividir las metas en segmentos anuales y
decidir si la competencia necesaria del personal puede ser desarrollada dentro
de la firma o en su defecto debería reclutarse personal de experiencia.
Establecer procedimientos que atraigan a las personas necesarias y
proporcionarles entrenamiento. Los empleados deben recibir remuneraciones
y beneficios adicionales en armonía con aquellos proporcionados por otras
firmas colegas y deben ofrecerse oportunidades de desarrollo.
Preparar un plan e reclutamiento y decidir dónde y cuándo se concentrará el
esfuerzo de reclutamiento. No es aconsejable buscar en el mercado de
empleados simplemente para satisfacer necesidades inmediatas, personal de
talento debe ser buscado continuamente.
Proporcionar programas de orientación para el personal, tanto de
adiestramiento en el lugar de trabajo como de entrenamiento académico. .
Informar a los nuevos miembros del personal sobre su desarrollo. Efectuar
revisiones de remuneraciones y progresos en forma regular, ya sea al final de
un compromiso prolongado o en fechas anuales o semestrales. Considerar no
solo lo que la firma piensa de su nuevo personal sino también lo que el nuevo
personal piensa acerca de su propio progreso.
Proporcionar incentivos de “posición” tales como áreas de trabajo, tarjetas
de crédito y miembros en asociaciones profesionales.
Establecer procedimientos en cuanto a promoción, y retiros
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2.5 PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO
El programa de adiestramiento del personal profesional de la firma comprende los
siguientes tipos de adiestramiento:
Adiestramiento en el trabajo
Adiestramiento dentro de la firma
Adiestramiento externo, asistiendo a cursos y seminarios
Adiestramiento individual o por cuenta propia mediante lectura de libros.
2.5.1 Adiestramiento en el Trabajo.
Esta clase de adiestramiento proporciona la mejor forma de capacitar a los recién
integrados a la firma, y particularmente en los procedimientos prácticos de
Auditoría y de revisoría fiscal. No puede haber un mejor método para el
principiante que ejecutar una tarea real bajo la guía de un supervisor competente
que se preocupe por enseñarle o ayudarle a dominar el trabajo. Esta clase de
adiestramiento puede ser:
Sentar en la misma mesa de trabajó al supervisor con el principiante antes
de empezar las labores y revisar los papeles de trabajo del año anterior y el
programa de trabajo del año en curso.
Esto da al principiante una idea del trabajo en conjunto y le proporciona la
oportunidad de prever los problemas inherentes al trabajo. Para facilitar la revisión
es conveniente que el principiante estudie los papeles antes de reunirse con el jefe
encargado del trabajo.
Si se procede con inteligencia, la revisión previa del trabajo antes de
efectuarlo realmente en la oficina del cliente, tiende a estimular el interés y el
entusiasmo de la persona. Además, el tiempo que se emplea en la revisión previa
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queda más que compensado con el que posteriormente se ahorrará al hacer el
trabajo real.
Dejar que el ayudante aprenda haciendo, en lugar de memorizar lo que
dicen que debe hacer. Se cree que la instrucción implica muchas conversaciones y
explicaciones sobre cada uno de los detalles. La mejor forma de enseñar a un
principiante es ponerle problemas que casi no pueda resolver y al mismo tiempo se
le estimula para que se interese en el problema y saque la solución correcta.
Distribuir las labores entre los principiantes explicando la razón de cada
procedimiento, puesto que limitarse a señalar el detalle de lo que debe hacer sin
darle las razones por las cuales debe hacerse, es provocar la torpeza en la
ejecución de la tarea.
El encargado obtendrá mejor trabajo del auxiliar, si al entregarle los programas de
trabajo explica los motivos por los cuales se debe ejecutar en la forma
programada.
No se puede enseñar al empleado a pensar si no se le da oportunidad ni el
estímulo para que descubra por la reflexión, las razones de la tarea que se le
encomienda.
Explicándoles unas cuantas razones por las cuales los procedimientos son útiles, se
estimula al empleado a trabajar más eficazmente.
En resumen, se puede asegurar que se imparten instrucciones eficaces por medio
de la práctica en el lugar de trabajo, siempre que el supervisor a cuyo cargo está
la tarea, haga participar en ella a los auxiliares. Hasta una pequeña participación
en la planeación, en el desarrollo del programa y en los problemas especiales que
se presenten, dará por resultado no solo valioso adiestramiento, sino también
mejor ejecución del trabajo. Este sistema de adiestrar en el lugar del trabajo es
uno de los más efectivos en las firmas de Auditores.
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2.5.2 Adiestramiento dentro de la firma
La firma de Auditores deberá disponer de cursos de adiestramiento para todos los
profesionales, dentro de su programa general así:
Inducción
Normas técnicas y normas legales sobre contabilidad
Legislación comercial y laboral
Normas y procedimientos de Auditoría
Papeles de trabajo de la Auditoría
Preparación de estados financieros
Legislación tributaria
Auditoría de sistemas
2.5.2.1 Normas técnicas y normas legales sobre contabilidad
Este curso tiene por objeto unificar conceptos sobre la teoría fundamental de la
contabilidad en relación con las normas de contabilidad aceptadas en Colombia
y la aplicación de dichas normas a través del proceso de clasificación y registros
contables. Como las leyes colombianas incluyen normas que tienen relación con
la contabilidad, en este caso se estudiará la forma de cumplir con dichas
exigencias y de armonizarlas con las normas técnicas resumidas en el Decreto
2649 de 1993.
2.5.2.2 Legislación comercial y laboral
La importancia que tiene el conocimiento de la legislación comercial es evidente
para los profesionales de la firma. Este curso persigue mantener actualizados en
estos conocimientos.
La actualización en asuntos laborales, formará parte del temario de este curso
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para dar una formación integral a los supervisores y asistentes.
2.5.2.3 Normas y procedimientos de Auditoría y de Revisoría Fiscal
El objetivo fundamental de este curso es repasar la teoría fundamental sobre
Auditoría y el enfoque que la firma tiene establecido para el desarrollo de los
procedimientos y aplicación de las diferentes técnicas de Auditoría. Los
programas de Auditoría y de Revisoría Fiscal de la firma son el material básico
de este curso, así como los pronunciamientos del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública.
2.5.2.4 Papeles de trabajo de la Auditoría y de la Revisoría Fiscal
Por medio de este curso se persigue poner en conocimiento de los auxiliares, las
técnicas de elaboración de papeles que soportan o evidencian el trabajo de
Auditoría o Revisoría Fiscal. Este curso se caracteriza por su desarrollo
eminentemente práctico.
2.5.2.5 Preparación de estados financieros
En la preparación de estados financieros intervienen diferentes factores de
orden técnico y legal. Este curso tiene como objetivo familiarizar a los
profesionales con las normas de presentación de estados financieros, redacción
de las notas correspondientes y preparación de la información exigida por las
entidades de control gubernamental.
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2.5.2.6 . Legislación Tributaria
El objetivo básico de este curso es mantener actualizado al personal profesional
respecto a las normas sobre impuesto de renta, impuesto a las ventas,
retención en la fuente, impuesto de industria y comercio, impuesto predial etc.
En cuanto tenga relación directa con los usuarios de los servicios de la firma.
2.5.2.7 Auditoría de Sistemas
Cada día aumenta el empleo de computadores para el procesamiento de datos
que tienen relación con las transacciones de las empresas que utilizan los
servicios de las firmas de Auditores. Aún cuando las normas técnicas de
Auditoría no cambian fundamentalmente, la aplicación de algunos
procedimientos y la extensión del trabajo de Auditoría en empresas con
procesamiento electrónico de datos requiere conocimientos especiales sobre las
características de los equipos y de los programas. Este curso tiene como
objetivo mantener actualizados a los profesionales sobre la forma de llevar a
cabo su trabajo en estos casos.
2.6 DESIGNACION EQUIPO D E TRABAJO
Para cada trabajo es necesario la asignación del equipo que tiene la
responsabilidad de su ejecución y administración.
Normalmente el equipo de trabajo consiste en uno o más asistentes, un encargado
y un gerente o socio. Dentro del manual de procedimientos de la firma se debe
indicar las responsabilidades que tienen dentro de la sociedad, las categorías de
los auxiliares o asistentes, de los supervisores o encargados y de los socios o
gerentes; por lo que cada uno de los miembros del personal deben de conocer sus
funciones y responsabilidades.
En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la experiencia de
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las personas asignada en negocios o industrias similares, con el objeto de que el
trabajo tenga la calidad que sobre el mismo espera el cliente. Si se trata de una
industria
nueva es necesario que el equipo tome un adiestramiento previo a la iniciación del
trabajo.
Es posible que el memorando de la primera visita que se hizo al cliente sea base
suficiente para la elaboración del programa de trabajo. Sin embargo, en algunos
casos se requiere una visita adicional para obtener más información con el objeto
de hacer los programas de trabajo.
Los programas de trabajo serán la guía del mismo y estos programas deben ser
preparados en primera instancia por una persona con experiencia en la firma; la
persona más indicada para la elaboración de los programas de trabajo es el
supervisor o encargado. El encargado debe elaborar el borrador de los programas
de trabajo los cuales posteriormente deben ser revisados y aprobados por el socio
o el gerente encargado.
Estos programas de trabajo son una guía para desarrollar el trabajo por parte del
asistente y del supervisor, por lo tanto deben estar lo suficientemente claros y
detallados para que cumpla con el fin que se proponen.
Los programas de trabajo deben responder a los objetivos que se están
persiguiendo en el trabajo que se está desarrollando.
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2.7 MECANICA DE LA ADMINISTRACION DEL TRABAJO
Todo trabajo debe ser revisado por la persona superior en experiencia, es decidir
que el trabajo desarrollado por el asistente debe ser revisado por el supervisor en
detalle y por el gerente con menos detalles, de acuerdo con la confianza que tenga
en el supervisor. A su vez el trabajo efectuado por el supervisor debe ser revisado
por el gerente. La distribución del trabajo se debe hacer de acuerdo con la
complejidad del mismo y la experiencia del personal asignado a dicho trabajo.
El trabajo más sencillo debe ser asignado a los asistentes. Trabajos que tengan
cierta complejidad se les debe asignar a los supervisores y los trabajo que
requieran de cuidados especiales por su complejidad debe ser desarrollado
directamente por el gerente o socio.
2.7.1 Supervisión
Todas las personas asignadas al trabajo requieren supervisión por parte de la
persona con más experiencia para determinar si el trabajo se está desarrollando de
acuerdo con el programa y si se ha dejado la suficiente evidencia en los papeles de
trabajo elaborados. El encargado debe supervisar el trabajo del asistente y el
gerente o socio, el trabajo total, pero en forma directa al supervisor del trabajo.
Esta supervisión es una etapa muy importante dentro del trabajo la cual si se
descuida trae como consecuencia posible exceso de tiempo o desenfoque de la
persona que hace el trabajo con relación a lo que se ha programado hacer.
2.7.2 Reuniones Con El Cliente
En el curso del trabajo es necesario tener algunas charlas o conferencias con el
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cliente para tratar asuntos importantes relacionados con lo que se ha encontrado
en el curso de la revisión. En estas conferencias con el cliente deben estar por
parte de la firma presentes todo el personal asignado al trabajo puesto que ellos lo
han desarrollado y es posible que el auxiliar conozca cierta información que el
supervisor por no haber desarrollado el trabajo no la tenga tan clara o no la
conozca en detalle como el asistente; lo mismo puede ocurrir para cierta
información o etapa hecha por el supervisor que el gerente no tenga el suficiente
detalle. Es necesario que para estas reuniones se esté adecuadamente preparados
a fin de discutir objetivamente lo que se vaya encontrando.
Para cada una de las reuniones que se tengan con los clientes se debe preparar un
resumen de los asuntos tratados en la misma el cual debe formar parte de los
papeles que soportan el trabajo. Las conferencias o reuniones son distintas alas
preguntas que se estén haciendo en el curso del trabajo en el cual se esté
laborando.
2.7.3 Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son la evidencia del trabajo efectuado y por lo tanto deben
ser preparados de manera completa, clara y ordenada para facilitar la supervisión
y revisión de los encargados o gerentes según sea le caso. Cuando se emplean
asistentes o asistentes nuevos que no tengan experiencia en trabajos de Auditoría,
o en firmas de Auditores, debe hacérsele un adiestramiento previo sobre el manejo
de estos papeles de trabajo. La firma debe tener índices estándares para
desarrollar su trabajo con el objeto de facilitar la localización de la información y su
revisión. Debe ser un objetivo de la firma que los papeles de trabajo se preparen
en tal forma que puedan ser entendidos por cualquier miembro de la firma. Dentro
de este libro se le ha asignado un capítulo exclusivo a los papeles de trabajo, el
cual complementa este tema.
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2.7.4 Revisiones de los papeles de trabajo
El encargado o supervisor debe revisar los papeles de trabajo antes de
presentárselos al gerente para su revisión. A su vez el gerente debe revisar estos
papeles de trabajo antes de la emisión del informe.
2.7.5 Discusión con el cliente antes de empezar el informe
Antes de la emisión del informe final se debe tener una reunión con el cliente con
el objeto de discutirlo y escuchar sus sugerencias a fin de que, al hacer su emisión
final se tenga la aprobación del cliente sobre lo que se vaya a decir en él.
La discusión de este informe puede tener diferentes formas. Una de las formas, en
el caso de un trabajo pequeño podría ser discutirlo verbalmente. Pero en los casos
de informes largos se hace necesario que la firma emita un borrador previo y se lo
envíe al cliente indicándole que se trata de un borrador para su estudio y que una
vez que haya hecho el estudio se le informe a la firma obtener una discusión final
sobre el mismo y oír sus comentarios y observaciones.
2.7.6 Emisión del informe
La parte final del trabajo y su objetivo es emitir el informe sobre el resultado del
mismo. Para la emisión de los informes en la sociedad de Auditores también se
deben tener procedimientos uniformes con el fin de entregarle al cliente un
documento que ha sido preparado con el mayor cuidado y evitar errores que
podrían dañar la imagen del informe. Se debe tener en cuenta que por lo general,
lo único que conoce el cliente de la firma es el informe final, por lo que no se debe
ahorrar tiempo en la preparación cuidadosa de este informe.
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2.7.7 Trabajos especiales
Es posible que todos los trabajos de la firma de Auditores no vayan a seguir o
contener todos los pasos que se han indicado anteriormente. Se puede presentar
el caso de trabajos muy específicos en los cuales hay que seguir en la parte de
manejo y en la parte de administración un procedimiento un poco diferente al que
se ha indicado en los comentarios anteriores. Por ejemplo, se presentarán trabajos
en que no se requiera del equipo completo, pueden ser trabajos tan sencillos que
con la participación del asistente es suficiente o tan complejos que únicamente
intervenga en el mismo un socio o gerente de la firma de Auditores Públicos.
Proceso de Comprensión y Análisis
Individual y grupalmente analice
Cuales cree que sean los requisitos mas importantes ha tener
en cuenta en los diferentes niveles de jerarquía en una firma de
auditoria.
Dentro de las responsabilidades o funciones ha tener en cuenta
en los diferentes niveles d e jerarquía en una firma de auditoria
cuales cree que sean los mas importantes y porque?
Cree ud que las pautas ha tener en cuenta para la selección y
entrenamiento d e personal d e una firma de auditoria siempre
son las mismas o estas pueden variar?, de las razones.
Necesariamente todas las auditorias deben de seguir las etapas
propuestas en esta unidad?
Solución de Problemas
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Si su firma fuera contratada para realizar una auditoria
interna considera que el auditor jefe necesariamente debería de tener
tarjeta profesional ? por que?
Considera que una firma debe de concentrar todos sus
esfuerzos solamente en la adecuada selección del personal para poder
cumplir sus expectativas?
Si en el transcurso de una auditoria el auditor auxiliar
descubre que hay fraude y que en el hace parte la administración cual
cree ud sea la conducta a seguir por la firma?
De acuerdo a la diferente transformación que ha tenido el
sector económico en cuanto a avances de sistemas de información¿ que
áreas considera que deberían ser reforzadas por los integrantes de una
firma de auditoria y cual sería el entrenamiento adecuado?
Síntesis Creativa
Mediante mapas conceptuales identifique las diferentes etapas por las
que tiene que pasar un trabajo de auditoria
Mediante un mapa conceptual identifique el proceso adecuado para la
selección y mantenimiento del personal en una firma de auditoria.
Autoevaluación
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Cuales son las tres jerarquías que existen en una firma d e
auditoria
En que consiste la preparación de auxiliares al inicio d e un
trabajo de auditoria y quien es el responsable?
En que consiste el chequeo y revisión d e los apeles de trabajo en
una firma d e auditoria?
Cuales son las funciones del auditor intermedio?
Cuales son los hábitos que debe d e cultivar el auditor auxiliar en
al realización d e una auditoria?
Cuales son las conductas a seguir por parte d e los auditores con
los empleados del cliente auditado?
Cuales son las actividades a tener en cuenta en la selección y
entrenamiento del Personal?
Como pueden ser los programas de adiestramiento d e lso
funcionarios d e una firma y en que consiste cada uno d e ellos?
Cual e s la forma d e designar los diferentes casos d e auditoria
entre los funcionarios d e una firma
Cuales son las etapas a tener en cuenta en la realización d e un
trabajo de auditoria?
Repaso Significativo
Investiga en la Web si las firmas de auditoria virtuales tienen
demarcados los diferentes niveles o si existen otros a tener en
cuenta.
En empresas de tu región identifica cual es la mecánica seguida por
los auditores en el transcurso del desarrollo d e un trabajo de
auditoria y en que difiere de la propuesta.
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Con el desarrollo de las tecnologías de información como cree UD que
podría variar la capacitación y entrenamiento d el personal de una
firma d e auditoria?
Diseñe una metodología a seguir en una supuesta firma d e auditoria
par a la selección y entrenamiento d el personal
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UNIDAD 3: CLASES DE AUDITORIA
Descripción Temática
En esta tercera parte abarcaremos los conceptos básicos y metodología de
cada una d e las auditorias que existen hoy en día además d e la financiera,
ya que con la basta experiencia que los contadores públicos tenemos como
consecuencia de la revisoría fiscal , estamos hoy en día obligados a
desempeñarnos en la evaluación de cualquier tipo d e información que genere
la empresa enfocándonos hacia la auditoria integral e identificando la
esencia propia d e cada auditoria como tal
Horizontes
Identificar las diferentes clases de auditoria.
Identificar la metodología a seguir en cada clase de auditoria
Diferenciar la auditoria externa con la interna
Conocer los diferentes tipos de auditoria operacional
Relacionar la auditoria operacional con la interna
Reconocer la auditoria de gestión
Conocer las diferentes clases de auditoria d e cumplimiento
Identificar la esencia de la auditoria forense.
Núcleos Temáticos y Problemáticos
AUDITORIA EXTERNA Y AUDITORIA INTERNA
definición auditoria externa
definición auditoria interna
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diferencias auditoria interna y auditoria externa
AUDITORIA OPERACIONAL
Origen auditoria operacional
Definición
Relación con auditoria interna
Relación con auditoria operacional
Contraste con la auditoria financiera
Objetivos
Evaluación control interno
Evaluación rendimiento
Asistencia a la dirección
Estatus en la organización
Relación con auditores independientes
Alcance y aplicación
Parámetros de la auditoria operacional
directrices
operaciones
metodología
AUDITORIA DE GESTION
Definición
importancia
objetivos
beneficio
control de gestión
características
principios fundamentales
alcance y enfoque del trabajo
herramienta a la dirección
relación con la auditoria interna
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normas
alcance del trabajo
resultado d e la auditoria d e gestión
metodología auditoria de gestión
AUDITORIA TRIBUTARIA
Importancia
objetivos
indicadores
efectiva d e contribución
absorción del nivel d e ingresos por carga d e operación
rotación relación costo venta
rotación deducción interés
relación impuesto sobre la renta
relación salario prestaciones
relación descuentos tributarios impuesto de renta
relación declaración
anexo a la d declaración
corrección y modificaciones
AUDITORIA AMBIENTAL
Importancia
Definición
Objetivos
Ventajas
Etapas auditorias ambientales
Definición objetivos
preauditoria
auditoria
postauditoria
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resumen y conclusiones d e la auditoria
AUDITORIA FORENSE
Definición
objetivos
historia
campos de acción auditoria forense
investigación
peritazo
procesos tributarios
Síntesis de la Unidad
En esta unidad estudiaremos todo lo relacionado con las diferentes clases de
auditoria, su definición , características propias , metodología , importancia y
comparación con la s otras auditorias.
Proceso de Información
3. CLASES DE AUDITORIA
3.1. AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA INTERNA
3.1.1. Definición auditoria externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoria Externa es el
examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una
unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la
misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo
y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente
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tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada
por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los
mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información
de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las
empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información
financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del
producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoria
Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de
Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información
Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.
La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,
integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
información producida por los sistemas de la organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el
producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo
una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha
información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una
opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de
auditoria, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe
presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una
opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y
en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
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Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por
una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos
contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad
mental imparcial y razonable.
3.1.2. Definición auditoria interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.
Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros
pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz. Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses
de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia
absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede
divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque
mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada
ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no
solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del
Público.
La auditoria interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de
la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no
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puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a
excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna, ni
debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los
sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos,
para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor
funcionamiento. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y
decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la
organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función
asesora.
3.1.3. Diferencias entre auditoria interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa,
algunas de las cuales se pueden detallar así:
· En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,
mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.
· En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la
empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina
generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
· La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación
contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe
Pública.
3.2. AUDITORIA OPERACIONAL
3.2.1. Origen de la auditoria operacional
La Auditoria Operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y por
la habilidad del Auditor Interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas
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crecieron. El trabajo de los Directivos Ejecutivos fue trasladándose desde las
actividades no financieras de las que provenían hacia sectores concretos de los
registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y
validez de los informes operativos como de los informes financieros.
3.2.2. Definición
La Auditoria Operacional debe entenderse el servicio que presta el Contador
Público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.
Por ejemplo una valoración independiente de las diversas operaciones y controles
dentro de una organización para determinar si se llevan a cabo políticas y
procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los
recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han
alcanzado.
3.2.3. Relación con la Auditoria Interna
La Auditoria Operativa no es diferente de la Interna; es una mera aplicación de las
técnicas modernas de Auditoria Interna a todas las actividades de una Empresa, y
se caracteriza (en ambas áreas, financiera y operativa) por el enfoque y la
orientación auditora.
La Auditoria Operativa lógicamente evoluciona hacia el Auditor por la delegación
inicial de la responsabilidad de la protección de los intereses de la Empresa. Esto
se aproxima a la aplicación de técnicas de análisis y evaluación de actividades no
financieras por parte de los Auditores Internos. Dado que éstos empiezan a poder
evaluar los controles de cualquier segmento de una entidad, se van
profesionalizando en la elaboración de información no financiera, basándose en
formas y métodos a los que están acostumbrados, examinando los resultados
desde el punto de vista de la dirección. Este conocimiento puede volverse a
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utilizar luego en las áreas financieras tradicionales, pudiendo así la dirección
general estudiar directamente los controles financieros, sin necesidad de hacerlo a
través de los Auditores.
3.2.4. La Auditoria Operativa se define por estas Reglas:
Primera: los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como lo haría un
gerente si dispusiera de tiempo.
Segunda: Los Auditores deben suponer que ellos son los dueños de los beneficios,
y antes de recomendar un cambio o criticar una operación, deben preguntarse qué
harían si el negocio fuere realmente suyo.
La Auditoria Operacional es, por lo tanto, una forma a través de la cual los
Auditores Internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y
consideran los resultados. Para ello deben adoptar las técnicas y enfoques desde
la perspectiva de un Director.
3.2.5. Contraste con la Auditoria Financiera
La Auditoria Financiera se interesa principalmente en la verificación de los Estados
Financieros. Trata de la veracidad de ciertas cuentas, pues está restringida a los
controles contables. Se practica mayormente en las áreas financieras de la
Empresa. Se interesa esencialmente en el Historial de la información financiera.
La Auditoria Operativa se interesa en los Controles Operativos y administrativos.
Puede aplicarse a todas las partes de la Empresa. Es igual para las áreas
financieras que para las que no lo son. Interpreta tanto los usos operativos como
la información financiera. Analiza el Historial de la información como medio para
encontrar caminos que conduzcan a mejorar las operaciones futuras del negocio.
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3.2.6 objetivos
Evaluación del Control
Evaluación del rendimiento
Asistencia a la Dirección
3.2.6.1 Evaluación del Control :Un punto de vista ampliamente aceptado
sobre la Auditoría Operativa es que está dirigida hacia el control en vez de hacia el
rendimiento, en el que evita la implicación técnica.
Se ocupa de los controles administrativos que se ejercen sobre todas las fases del
negocio, y su propósito es determinar si los controles establecidos son los
adecuados y si están cumpliendo efectivamente con los objetivos de la dirección y
con sus planes operativos.
El Auditor debe estar seguro de que los controles establecidos por el
departamento o por la dirección están operando conforme a las normas y controles
establecidos, o a aquellas que en general se acordaron como aplicables en esas
operaciones.
El Auditor pretende proporcionar información y seguridad a la dirección sobre lo
adecuado y efectivo de los controles, no sólo durante el tiempo de la Auditoría,
sino también en el futuro, suponiendo que no habrá un cambio significativo en el
sistema de control.
Su interés principal será saber si la dirección, a través de la instalación de un
sistema de control satisfactorio, tiene la seguridad de que el comprador tomara
todas las medidas necesarias previstas para que el resultado sea una compra
satisfactoria (es decir, ofertas competitivas, un sistema de supervisión de
aprobaciones, análisis de costos y precios, etc). Si el Auditor ve que tales costos
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se han establecido y están funcionando, considerará adecuados los controles. Si
comprueba, a través de las pruebas apropiadas sobre las transacciones, que los
compradores siguen los procedimientos establecidos, considerará efectivos los
controles.
3.2.6.2. Evaluación del Rendimiento :Los Auditores Internos se han considerado
tradicionalmente Auditores de los controles.
Como tales, están familiarizados con los controles sobre cualquier operación de la
Empresa.
La base de la evaluación del rendimiento es el desarrollo y aplicación de las
normas de ejecución.
El desarrollo de las normas para actividades profesionales o técnicas puede
requerir imaginación y consideración. Los Auditores han demostrado que pueden
desarrollarse normas cuantitativas y cualitativas y que el objetivo de medir el
rendimiento puede cumplirse en tales actividades.
Las normas válidas se comentan con la dirección auditada y se aceptan. Entonces
se autoriza a los auditores internos a utilizarlas, con la confianza de que realizarán
una buena evaluación del Rendimiento.
La Auditoría pretende determinar si el personal en la empresa está realmente
cumpliendo estas normas. El informe final explica las bases de la Auditoría, las
normas que se han cumplido y las que no. Cuando éstas no se han cumplido, el
Rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva.
El Auditor comentará las normas de ejecución con el director antes de llevar a
cabo su trabajo y, si es posible, llegará a un acuerdo sobre la validez y legitimidad
de estas normas como medida de rendimiento.
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Al evaluar el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la
información cuantitativa que contiene para medir la Efectividad, Eficacia y
Economía con la que el trabajo se ha efectuado. Se ocupará del rendimiento en
áreas como personal, trabajo, productividad y calidad de trabajo y costo.
3.2.6.3 Asistencia a la Dirección :El objetivo principal de la Auditoria Operativa --
Auditoria orientada a la dirección-- es el de ayudar a los Gerentes y Directores de
todos los niveles de la Empresa. Es menos importante la crítica a la dirección que
la ayuda para mejorarla.
Los auditores para ayudar a la dirección deben entender las funciones de la
dirección y los principios de la dirección como los propios directores.
El auditor orientado hacia la dirección debe estar preparado para asistir a los
directores en sus cuatro funciones primordiales: Planificación, Organización,
Dirección y Control.
o PLANIFICACION: La Planificación es la principal función de la dirección, la
selección de las líneas de acción entre las distintas opciones posibles.
Comprende todas las acciones que orientadas al futuro deben tomar los
directores: objetivos, metas, principios, políticas, procedimientos, reglas,
métodos, normas, programas y presupuestos.
El Auditor puede proporcionar al Director una evaluación objetiva de la
información para que desarrollen sus políticas, objetivos, procedimientos y otros
planes, también puede evaluar los planes vigentes.
Puede determinar si:
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* Si se comunicaron las premisas de la planificación.
* Si las normas y metas se han establecido y puesto al día.
* Existen sistemas de revisión y autorización.
* Se han establecido controles centrales.
* Los planes son compatibles con los objetivos.
* Si se coordinan los objetivos a través de la empresa.
* Los planes están justificados con los recursos adecuados.
* Los planes son realizables y razonables.
o ORGANIZACION: La Organización es el establecimiento de las relaciones
entre el personal asignado para realizar las tareas que conducirán al logro
de los objetivos de la Empresa. Implica el establecimiento de medidas
razonables de control que aseguren la compatibilidad entre auditoridad y
responsabilidad, instituyendo sistemas que posibiliten la responsabilización,
creando demarcaciones de criterio lógico entre el personal de línea y el
resto, y asegurando una unidad de mando.
Los Auditores pueden constatar defectos de la organización determinando si:
* La relación entre el personal es clara.
* La delegación es efectiva debido a que se hace en personal competente, a quien
se ha dado las instrucciones adecuadas, y que comunicará lo que se haya logrado.
* Las líneas de autoridad son claras.
* Los conflictos entre directivos y personal son los mínimos.
* El personal clave no tiene tareas poco importantes.
* Los organigramas están al día.
* Existe un equilibrio ente el número de especialistas y el de generalistas.
* Existe un seguimiento del personal clave.
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o DIRECCION: La Dirección debe motivar a sus subordinados para que
contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos de la empresa.
Dirigir comprende el liderazgo, la comunicación y la motivación.
El liderazgo es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y
confianza. Los líderes lo logran satisfaciendo las necesidades del personal y
entrenándolos para que se sientan seguros de sus habilidades. La comunicación
es el arte de transmitir ideas a otros de tal manera que se cree un entendimiento y
se promueva la acción. La motivación es la habilidad de inducir al personal a
realizar más acciones de las que creen que pueden hacer.
Dirigir es probablemente la función más difícil de la dirección de Auditoría.
Los Auditores pueden contribuir determinando si:
* Los directores están utilizando sus recursos apropiadamente.
* Los directores están realizando todas sus funciones, y no solo controlando.
* El personal está realizando las funciones específicas de trabajo.
* El beneficio está en un radio razonable.
* Se realizan programas de entrenamiento adecuado.
* Las comunicaciones son claras y comprensibles.
o CONTROL: El Control es el proceso de vigilar que la acción directa sea
llevada a cabo según lo planificado para completar los objetivos y metas
deseados. Los controles son las medidas establecidas para determinar el
logro de los objetivos y metas.
El control y la Planificación están estrechamente relacionados. Un control no tiene
ningún valor si no está diseñado para realizar un plan. Establecerlo simplemente
porque sí, supone una pérdida de tiempo. Algunas funciones incluyen ambos:
Controles y Planes.
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Los presupuestos, por ejemplo, son planes cuando se desarrollan, y controles
cuando se utilizan para determinar si las actividades presupuestadas se han
realizado según lo planeado.
El control comprende tres elementos: Normas, Comparaciones y Acción.
Un Auditor puede evaluar un sistema de control determinando si los controles son:
* Apropiados :Deben ser relevantes de la actividad que se controle.
* Oportunos :Deben ser rápidos cuando es necesario .
* Preventivos :Deben anticipar defectos, no sólo detectarlos.
* Significativos :Deben cubrir solamente los elementos significativos de un sistema.
* Flexibles: Deben ser capaces de ajustarse a las circunstancias cambiantes.
* Económico :Debe no exceder el valor de lo que controla.
* Simple: Debe ser fácilmente comprensible, o de lo contrario el personal no lo
utilizará.
* Operativo :Debe conducir a una acción correctiva.
3.2.7.Estatus en la organización
Es esencial que el Auditor de operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a
igual al director de operaciones (no como un subordinado que trata de persuadirlo
de que es capaz de ayudarle). Como regla general, la función de Auditoría se
asigna organizativamente a la división financiera bajo la directa supervisión de un
alto ejecutivo (como el vicepresidente, el contralor o el tesorero).
Esta posición en la empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al
que la Auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no
es el supervisor inmediato de las operaciones contables.
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Un estatus inadecuado crea grandes problemas para lograr una acción correctiva
de las deficiencias descritas en el informe de auditoría. Si se ignoran los hallazgos
del auditor, éste no puede funcionar eficazmente
3.2.8.Relación con los auditores independientes
El Auditor interno de Operaciones y el Auditor independiente utilizan técnicas
similares para comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los
controles protectores.
Ambos pretenden comprobar que los activos están apropiadamente protegidos y
contabilizados.
Las responsabilidades son diferentes:
* El auditor Independiente es delegado por el Consejo de administración como
responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público de la
adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de
los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período
específico. Examina y realiza pruebas sobre los registros y los controles internos
(incluyendo la auditoría interna) hasta que llega a la convicción de que los estados
financieros que está examinando están adecuadamente presentados.
* El Auditor interno de Operaciones, por el contrario, es responsable ante la
dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la
organización. Se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido
generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener
operaciones con beneficios.
3.2.9. alcance y aplicación de la auditoria operacional
Alcance : La Auditoria Operacional persigue:
* Detectar Problemas y proporcionar bases para solucionarlos.
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* Preveer obstáculos a la eficiencia.
* Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo.
* Informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones
que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las
entidades.
En la práctica de una Auditoría Operacional, el Contador Público se circuscribirá al
primer nivel de apoyo, ya que su participación en los demás niveles queda fuera
de la práctica de Auditoría Operacional.
Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce
como trabajos de reorganización y desarrollo de sistemas y consultoría
administrativa.
Aplicación :Aunque no existen reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse
la Auditoría Operacional, sí se puede mencionar aquellas que habitualmente los
administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han
determinado como más frecuentes:
Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.
Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el
sano crecimiento de las entidades.
La Auditoría Operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier
frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que
rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones,
en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un
examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del
monto de recursos invertidos en ellas por su criticidad.
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3.2.10 parámetros de la auditoria operacional:
3.2.10.1 Directrices de Actuación
La Auditoria Operacional no es privativa del Contador Público, ni tiene que ser
desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de
mantener una actitud objetiva es válido.
Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a
informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del
examen. En este sentido la importancia de la independencia del Contador Público,
como Auditor o Consultor externo, aunque no es requisito, si resulta conveniente.
El Contador Público antes de aceptar su designación como auditor operacional,
debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso
particular.
Por la naturaleza de la Auditoria Operacional. el Contador Público en ocasiones
trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos,
podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la
responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla.
Además, debe indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo
de otros profesionales.
Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuadas por parte del contador público a fin de que
esté en posibilidades de llevar a cabo Auditorias Operacionales.
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El Contador Público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y
experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de labores.
El Contador Público debe obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o
sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente
documentada en los papeles de trabajo del Auditor Operacional.
3.2.10.2 Operaciones
En Auditoria Operacional se define a una operación como al conjunto de
actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa,
tales como vender, comprar, producir, etc.
Las operaciones que realiza una Empresa deben considerarse de manera integral,
independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una
operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o
dependencias.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y
no del personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal
encargado de la operación tiene capacidad para ejecutarla.
Convencionalmente se usará la siguiente clasificación:
OPERACIONES GENERALES OPERACIONES ESPECIFICAS
COMERCIALIZACION -Investigación de mercadeo
-Ventas
-Publicidad
-Distribución
COMPRAS -Compras
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PRODUCCION -Programación y control de la
producción
-Administración de Inventarios
-Mantenimiento
-Almacenaje
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS -Reclutamiento y selección
-Capacitación y desarrollo
-Administración de sueldos y
salarios
FINANZAS -Administración del efectivo
-Admón. de inversiones de capital
-Otorgamiento de crédito
-Cobranzas
-Obtención de financiamiento
SISTEMAS -Organización y métodos
-Procesamiento electrónico de
iinformación.
3.2.10.3 Metodología
Familiarización -Investigación y Análisis-Diagnóstico-Informe
o FAMILIARIZACIÓN : El auditor debe familiarizarse con la operación u
operaciones que revisará dentro del contexto de la Empresa que está
auditando a través del estudio de:
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Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad
económica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la
administración de la operación que se revisa.
La infraestructura específica establecida para hacer frente a la
administración de la operación (Planeación, Organización, Dirección y
Control).
Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de
cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por
auditores internos, externos o consultores.
Entre los lineamientos que permitirán al Auditor sistematizar sus esfuerzos para
familiarizarse con la Empresa en general y con la operación que se revisará en lo
particular:
estudio ambiental :En esta fase puede obtenerse información orientadora de gran
valía que permita al Auditor diagnosticar las áreas críticas.
Entre los aspectos importantes a investigar serán:
* La importancia que para la Empresa representa la operación que se audita,
medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su
eficiencia.
* Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.
* Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa.
* Reglamentación federal, estatal y municipal que rigen las prácticas de manejo
de la operación.
* Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una
operación similar.
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estudio de la gestion administrativa :El Auditor respecto a la gestión
administrativa de la empresa Planeación, Organización, Dirección y Control debe
estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer, en términos generales sus
características y posibles deficiencias.
visita a las instalaciones :Tiene por objeto observar directamente cómo se
efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.
Durante el proceso de familiarización es lógico que el Auditor entre en contacto
con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operación
y que, mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto características
específicas como problemas de la operación misma.
Una vez dado el proceso de familiarización, el Auditor estará en posibilidad de dar
orden a sus ideas y con fundamento en los hechos que haya observado,
estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a la
siguiente fase de la metodología
o INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS : El objetivo de la segunda fase de la
metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa
para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.
En esta fase se realizan las pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
pruebas selectivas a juicio del Auditor o por medio de muestreo estadístico.
El Auditor debe cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal
manera que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva
posible.
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El Auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e
inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios
para formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo más
objetivo posible.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas como:
ENTREVISTAS :Las entrevistas formales son una de las técnicas de
mayor uso en la Auditoría Operacional, toda vez que a través de ellas
se obtiene la primera información respecto a la operación.
Al utilizar esta herramienta se debe tener en cuenta:
* Planear las entrevistas para obtener mayor información sobre la ejecución
práctica de las políticas y procedimientos.
* Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuenta más apropiadas
al tipo de evidencia que se desea recopilar, determinando el tamaño de la muestra
y la oportunidad de la entrevista.
EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA :En la fase de
familiarización se realiza un estudio preliminar de Planeación,
Organización, Dirección y Control de la operación, bajo esta fase se
procederá a evaluar en detalle su efectividad y eficacia, asi:
* De la Planeación: Debe estudiarse el grado de efectividad logrado para anticipar
problemas y programar actividades eficientemente.
* De la Organización: Es importante la crítica detallada de la estructura de la
organización, la definición clara de líneas de autoridad y responsabilidad, la
coordinación del o de los departamentos encargados de la operación entre sí y con
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otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de
los empleados y funcionarios encargados de la operación.
* De la Dirección:Es importante los indicios que hablen de la calidad directiva de
los ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las
decisiones de la dirección y la oportunidad de éstas.
* Del Control: Es la comparación de lo planeado con lo ejecutado, especial interés
tiene para el Auditor Operacional los mecanismos de programación y
presupuestación así como su contenido y oportunidad como instrumentos de
evaluación.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACION :La finalidad de esta técnica es
coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis
o bien la obtención de algunos datos específicos.
o DIAGNÓSTICO : Una vez estudiada y evaluada la infraestructura
administrativa se sumarizarán los hallazgos y se señalará la interpretación
que se hace de ellos, reportandose aquéllos que sean indicios de notorias
fallas de eficiencia.
El Auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos,
ensayar el resumen de los de mayor relevancia.
El siguiente método resulta de utilidad a este propósito:
a. FASE CREATIVA: En esta fase se precisará si los problemas detectados son
congruentes con la realidad de la empresa.
Sumarizados los hallazgos se procederá:
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* Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga
a la empresa de acuerdo a la operación y a las circunstancias que le rodean, o
bien, compararlos con modelos ya establecidos.
* Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior.
* Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.
b. REVERIFICACION DE HALLAZGOS :El modelo desarrollado en la fase creativa se
sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión de los hechos
de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo como sigue:
* Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias
son importantes.
* Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que
habían listado al iniciarse la fase creativa.
* Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con
las personas directamente involucradas.
* Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen
técnicas disponibles para ello.
* Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado
en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no
generan mayores o más complejos problemas o agravarán los existentes.
o ELABORACION DEL INFORME :Elaborado el borrador del informe, el Auditor
debe proceder a:
* Discusión del borrador con los involucrados: Discutir el borrador del informe
con los involucrados persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de
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hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente
en la forma en que se describe en el borrador.
Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de
que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo a la
alta Gerencia.
* Informe definitivo :Es el informe de la Auditoría Operacional .
Informe :
a. CONCEPTO E IMPORTANCIA :El informe es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la
Empresa de la labor del Auditor.
Su contenido debe mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación
con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales
establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen
realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos
problemas.
Para que la Auditoría Operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y
orientado hacia la acción, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y
de los posibles cambios.
b. NATURALEZA :El informe debe tener la naturaleza equivalente a un
diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados
con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas
detectados.
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El informe de Auditoría Operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultoría
en administración a cargo de consultores externos e internos.
c. ESTRUCTURA: El contenido básico del informe normalmente debe incluir los
tres elementos siguientes:
(1) Alcance y limitaciones del trabajo : Debe identificarse los objetivos del trabajo
realizado, las operaciones sujetas a examen, el criterio de prioridades establecido,
las limitaciones, la participación de otros profesionales si la hubo y la
responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.
-(2) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional :Se debe
presentar un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más
significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a una descripción más
extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados,
sus causas y consecuencias.
(3) Sugerencias para mejorar la eficiencia : Es conveniente que las sugerencias se
incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia de operación, deben ser específicas en los casos
que tenga elementos para ello.
Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando
casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,
cuantificando en los posible los resultados previsibles de un cambio.
d. EVALUACION Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS :El enfoque que conviene dar al
informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto
cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y
consecuencias.
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A fin de motivar la toma de las medidas correctivas conducentes conviene
presentar muy claramente a los administradores de la Empresa el efecto de la
ineficiencia existente, cuánto le cuesta o dejan de ganar.
e. RESPONSABILIDAD :La responsabilidad del Auditor Operacional consiste en
informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones.
La solución de los problemas es responsabilidad directa de la empresa, la que
podrá recurrir a consultores externos para este objetivo.
f. FORMA :Los hallazgos de la Auditoría pueden irse comunicando en el curso del
examen o su término, dependiendo de la trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Si se
detecta un probleama grave, que requiera una solución urgente, será necesario
informarlo de inmediato sin esperar el término de la Auditoría.
El resultado de la Auditoría Operacional debe presentarse invariablemente por
escrito. Para que el informe cumpla con su cometido el Auditor deberá pensar en
la persona a quien se dirige, en su preparación, su posición dentro de la
organización, etc., y de acuerdo a las circunstancias decidir la forma en que debe
presentarse.
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El Auditor debe considerar la utilización de recursos audiovisuales tales como
pizarrones, láminas, proyecciones, etc., teniendo en cuenta cuál va ser el auditorio
y el tiempo con que cuenta. El informe audiovisual presenta varias ventajas como
son:
- Se centra la atención
- Se obliga a leerlo
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- Se logra un cambio de impresiones automático
- El auditor se percata de las reacciones
- Invita a la inmediata solución de los problemas
g. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION :
* Definir cuál es el propósito del informe (final, parcial, de detalle)
* A quien se dirige
* Qué le interesa al o a los lectores ( no decir lo que ya se conoce)
* Seccionar y utilizar índices
* Utilizar subtítulos ( fijar ideas, ayudan a memorizar)
3.3. AUDITORIA DE GESTIÓN
3.3.1.Definición
la auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito
de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos
disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente.
El término Auditoria de gestión, se utilizó inicialmente con otros términos para
distinguir entre la Auditoria financiera y de la dirección y administración. Los
términos utilizados para describirla, más o menos intercambiables son auditoria
para la dirección, auditoria de rendimiento, auditorias comprensivas, auditoria
operativa y auditoria interna.
Actualmente, la auditoria de gestión se ha definido como una técnica o enfoque
que comprende tanto la auditoria económica como la eficacia y resultados, o
auditoria de la efectividad. La auditoria de la eficacia y economía, como su propio
nombre lo indica, trata de cómo son manejados y consumidos los recursos,
también incluye revisiones para evaluar los incrementos y decrementos de la
productividad, las auditorias de resultados, de programas, se refieren a la
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investigación de los resultados y de beneficios logrados para una organización y a
la evaluación de si los programas y actividades lograron los objetivos establecidos
por la ley, accionistas, consejo de administración, dirección o cualquier otro ente
autorizado.
La Auditoría de Gestión, que permite poner en relevancia el comportamiento de
las diferentes variables organizacionales comprometidas en el que hacer del
especialista en Auditoria, Revisoría Fiscal y en general del contador Público.
La Auditoría de Gestión, es una forma amplia y complementaria de evaluación del
administrador y su integración a todas las estructuras y procesos a cargo, e
identifica el devenir de las organizaciones mediante métodos confiables de
desarrollo y ejecución en el cumplimiento de políticas, estrategias y planes
operativos.
3.3.2. Importancia
Concierne a la estructura interna y personal de una empresa dada, pretende
mejorar la capacidad de ésta para hacer frente con éxito a los cambios, apunta a
la evaluación de las fortalezas y debilidades de una organización, su equipo
directivo y espíritu corporativo, los objetivos estratégicos constituyen el punto
central de esta auditoria.
Es una técnica de asesoramiento que prestan como servicio independiente algunos
consultores experimentados. es apropiada en los siguientes casos:
Compra, Fusión
Reorganizaciones
Emisiones u ofertas públicas
Reestructuraciones
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Modificaciones legislativas
Fluctuaciones del Mercado
Problemas de recursos humanos
3.3.3 Objetivos
Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar como
objetivos principales:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de
operación y la
eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
3.3.4.Beneficios
Identifica los puntos débiles y fuertes de cada ejecutivo.
Identifica los factores claves estratégicos, organizativos y de política general y
reconoce los defectos de la dirección.
Constituye un elemento amplio y esencial para el análisis de las fuerzas
actuantes en la estructura de una compañía y sus directivas.
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3.3.5. Control de gestión
Es el examen de la eficiencia, eficacia, economía y equidad en la administración de
los recursos públicos por medio de información, tanto interna como externa de tipo
contable, comercial, estadística y operativa, esta información al ser analizada
permite evaluar resultados históricos, detectar desviaciones, establecer tendencias
y producir rendimientos de otra parte, evalúa el cumplimiento de objetivos y
metas.
El resultado obtenido sirve de herramienta en la toma de decisiones.
3.3.6 . Características
Corrobora el cumplimiento de los planes y programas en un período de
tiempo determinado.
Concentra su esfuerzo hacia la actividad productiva.
Identifica las potencialidades de la Empresa para generar riqueza o
beneficio , mide la contribución económica y social al detectar puntos
críticos de la Gestión.
Se calculan índices específicos de precios y cantidades, con el fin de
determinar la incidencia de las variables endógenas de la Gestión.
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Diseño de indicadores y tablero de diagnóstico complementarios al indicador
principal.
Metodología flexible y cambiante, la cual permite ajustarse a los diferentes
cambios internos y externos
3.3.7. Principios fundamentales
EFICIENCIA
Se entiende por eficiencia, el examen de los costos - costo mínimo - con los cuales
la entidad alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones y calidad.
ECONOMÍA
Es el estudio de la asignación de recursos humanos, físicos y financieros hecho por
las entidades públicas entre las diferentes actividades, con el fin de determinar si
dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.
EFICACIA
Es el resultado del cumplimiento de las metas, en términos de cantidad, calidad y
oportunidad de los bienes y/o servicios producidos.
EQUIDAD
Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su
actuación económica con el propósito de determinar cómo la distribución de los
costos y beneficios se da entre los seis (6) diferentes agentes económicos que
intervienen en su acción.
o Verifica tendencias y desviaciones, así como aporta acciones correctivas.
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o La búsqueda permanente de una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución
del control fiscal.
o Mide el grado de cumplimiento de objetivos y metas predeterminadas para
cada entidad.
o Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia financiera y
Administrativa en el manejo de los recursos.
o Corrobora a que las entidades cumplan la misión para la cual fueron
constituidas.
o Vela para que la delegación que hace el estado de las funciones, se cumpla
y llegue a los beneficiarios del bien o servicio.
o Verifica que el máximo de productividad se logre con el mínimo costo, al
hacer un uso adecuado de la capacidad instalada.
3.3.8. Alcance y enfoque del trabajo
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo
depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se
señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un
plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:
A) Auditoria de la gestión global de la empresa:
- Evaluación de la posición competitiva.
- Evaluación de la estructura organizativa
- Balance social
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- Evaluación del proceso de la dirección estratégica.
- Evaluación de los cuadros directivos.
B) Auditoría de Gestión del sistema comercial:
- Análisis de la estrategia comercial
- Oferta de bienes y servicios.
- Sistema de distribución física
- Política de precios
- Función publicitaria
- Función de ventas
- Promoción de ventas.
C) Auditoría de gestión del sistema financiero:
- Capital de trabajo
- Inversiones
- Financiación a largo plazo
- Planificación financiera
- Área internacional.
D) Auditoría de Gestión del sistema de producción:
- Diseño del sistema
- Programación de la producción
- Control de calidad
- Almacén e inventarios
- Productividad técnica y económica
- Diseño y desarrollo de productos
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E) Auditoría de Gestión de los recursos humanos:
- Productividad
- Clima laboral
- Políticas de promoción e incentivos
- Políticas de selección y formación
- Diseño de tareas y puestos de trabajo
F) Auditoría de gestión de sistemas administrativos:
- Análisis de proyectos y programas
- Auditoria de la función de procesamiento de datos
- Auditoria de procesamientos administrativos y formas de control interponen
las áreas funcionales.
3.3.9 Una herramienta de la dirección
Esta Auditoria es una herramienta para proporcionar a la dirección a otras
personas interesadas y a las empresas, una evaluación independiente y objetiva de
las operaciones, como tal sirve para dos importantes funciones: ayuda a asegurar
la responsabilidad y puede identificar medios para mejorar la operatividad.
A parte de ayudar a proporcionar responsabilidad, puede ofrecer sugerencias para
mejorar la economía, eficacia y efectividad de las operaciones y para proporcionar
soluciones y corregir los problemas previamente identificados. La popularidad
creciente de este tipo de Auditoría, tanto en los negocios como en la
administración, es atribuirle en gran parte a su contribución positiva para mejorar
las operaciones.
3.3.10. Relación con la auditoria interna
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Se ha propuesto sobre todo por los que practican la Auditoría interna que la
auditoría de gestión, sea una extensión del trabajo o constructivo del auditor
interno para mejorar los controles y el rendimiento puesto que bien mirado, la
auditoría de gestión no es otra cosa que una auditoría interna realizada a fondo.
3.3.11.Normas
No existen normas autorizadas que regulen la Auditoría de Gestión (al menos el
consejo técnico de la contaduría pública no las ha precisado), aunque la Ley 42 de
1993 hace diferencia entre la Auditoría de Gestión y la de Control Interno,
considero que la Ley 87 de 1993 en su enfoque global involucra la Auditoría como
parte integrante del trabajo del Auditor Interno. La Ley 142 de 1994 (Ley de
servicios públicos), involucra la constitución de firmas de Auditoría Externa para
evaluar la Gestión de este Tipo de Empresas.
Como puede observarse actualmente la mayor regulación en Auditoría de Gestión
en Colombia se ha enfocado hacia el Sector Publico.
3.3.12. Alcance del trabajo
Debido a que el término Auditoría de Gestión no está definida en forma precisa,
tampoco lo está el alcance de su trabajo. Como se describió al explicar su
definición, el alcance de su trabajo abarca auditorías de resultado de programas de
economía y eficacia del cumplimiento con las leyes, reguladores y políticas
administrativas que estén directamente relacionadas con el logro efectivo, eficaz y
económico del programa y de los objetivos de las actividades.
Las Auditorías de economía y eficacia operativa se ocupan si la dirección ha
controlado adecuadamente o si fue superficial en la utilización de los recursos que
recibió para llevar a cabo las actividades programadas de las que es responsable.
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Puede determinarse dentro del alcance de la Auditoría de Gestión el desarrollo de
las siguientes actividades;
Determinación de:
- Procedimientos que son ineficaces o más costosos de lo justificable
- Duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones
- Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización
de procesos
- Pobre administración de procesos sistematizados
- Exceso de personal con relación al trabajo de efectuar
- Fallas en el sistema de compra, materiales o suministros
3.3.13.Resultados de la auditoria de gestión
Se citan a continuación algunos ejemplos del resultado de una auditoria de
gestión:
a) Procedimientos de Compras:
b) Efectividad en programas de entrenamiento y capacitación.
CONTROL DE GESTIÓN
Las organizaciones en la década del 90 deben estar preparadas para sobrevivir y
responder a los cambios complejos del ambiente que las rodean. Cada día
estamos inmersos en un medio más difícil que cambia aceleradamente.
Algunos indicadores para juzgar el éxito futuro de la Empresa podrían darnos
respuesta a preguntas como las siguientes:
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-Qué efectividad muestra la Dirección cuando se obtiene un beneficio del negocio,
en comparación con los competidores?
-Qué tendencia señala el margen de beneficio de la Empresa?
-Es la Gerencia complaciente o agresiva, en la mejora de la posición de la
Empresa?
-Ha habido recientes cambios directivos?
-Es la Empresa pionera o rezagada en explorar campos nuevos, en introducir
nuevos productos con éxito?
-Es líder en el producto o no?
-Con qué rentabilidad hace la Gerencia las inversiones de los accionistas?
-Qué tan adecuada es la Gerencia en hacer que los accionistas participen de los
beneficios?
La gestión debe permitir una mejor y más rápida información, actuar y decidir con
un mejor conocimiento y con mayor capacidad de medir los riesgos posibles y
aceptables.
El control está íntimamente ligado con la planeación. La planeación proporciona el
armazón o esqueleto con el cual trabaja el proceso de control. Un sistema de
control centra su atención en verificar si lo que se planeó se está o no cumpliendo
en el tiempo señalado. Por Ej.: un trabajo productivo requiere controles
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apropiados al proceso de producción en cuanto a su dirección, su calidad, la
cantidad unitaria y total, su eficiencia y eficacia.
Lo importante es definir los indicadores que permitan hacer el seguimiento en la
ejecución de cada actividad determinando cuándo hacerlo y qué medida debe
usarse. El control se ejercerá donde pueda manifestarse la variación en el
cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado en el el tiempo. Por medio de un
análisis de sensibilidades y simulaciones es posible recomendar acciones
correctivas y anticipar desviaciones antes que éstas se presenten.
Los indicadores son medidas de desempeño relevantes en cualquier operación
organizacional. La medición de la productividad en la Organización puede ser
controlada a través de indicadores como: porcentajes, factores deflacionarios,
relaciones de costo/beneficio o costo/efectividad, recuperación de precios, cálculos
predictivos y diferentes cifras.
Se determinan dos tipos de indicadores: cuantitativos y cualitativos. El avance en
los indicadores cualitativos obedece a la ubicación en el tiempo dentro del proceso
lógico y secuencial en su realización. Va desde el diseño, la implantación y el
mantenimiento. Cada indicador pasa por las tres etapas y es posible que a corto
plazo se den tres, dos o una de ellas según el caso. El avance se mide en
términos de si se ejecuta o no la etapa en el tiempo de acuerdo al estimativo
planeado y al porcentaje de su ejecución.
El avance en los indicadores cuantitativos obedece a los estimativos cuantificables
de las actividades en el tiempo correspondiente (mes, trimestre, semestre, año).
En este caso el avance se mide por lo que se ha logrado ejecutar del logro en el
tiempo. La comparación entre lo planeado y lo ejecutado produce un porcentaje
sobre la ejecución.
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La Auditoria de gestión debe ser un medio para evaluar la eficiencia y efectividad
en la utilización de los recursos que están a disposición en la Organización. Se
debe hablar de una Auditoría integral enfocada a evaluar indicadores de control.
3.3.14. Metodología para el desarrollo del trabajo de auditoria de gestión
Determinación de los objetivos o fines de la auditoria
Los objetivos serán aquellos que establezca el auditor conforme al plan general
que se haya diseñado y aprobado.
Así mismo, serán considerados aquellos objetivos que haya establecido la dirección
o la gerencia en la recomendación de trabajos particulares. Los objetivos,
claramente definidos y conocidos por los responsables del trabajo, constituyen en
todo instante el fundamento de la auditoria y condicionarán su alcance,
programación de procedimientos, ejecución, responsabilidades, etc.
Dado el amplio campo de la actuación posible, los objetivos pueden ir desde el
diagnóstico de la organización, a la evaluación de un área funcional o
administrativa, verificando la confiabilidad de la información, protección de activos,
cumplimiento de los planes, detección de errores, diseño eficaz de sistemas,
utilización eficiente de los recursos.
Una correcta identificación del área, sistema u operación objeto del trabajo
Es imprescindible que los auditores estén familiarizados con el área, sistema u
operación a auditar, llegando a tener un conocimiento de la misma que garantice
un desarrollo eficaz del trabajo.
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Para obtener este conocimiento el auditor debe acudir tanto a las fuentes externas
como internas, que le proporcionen información no solo del área en sí, sino de
todos los aspectos que directa o indirectamente afecten los objetivos que se
persiguen.
Las fuentes principales para enriquecer el conocimiento de la entidad o el área,
son las siguientes:
- Publicaciones sobre los aspectos gerenciales, económicos, financieros, técnicos,
etc., en general, del sector y del negocio en particular.
- Manuales de procedimientos y reglamentos de la entidad.
-Entrevistas con la dirección, el personal de la empresa y con los especialistas
externos en los temas objeto del trabajo.
- Lectura de informes que se hayan podido elaborar sobre el tema.
- Análisis de los estados financieros y demás informes.
El conocimiento del área permitirá al auditor determinar el riesgo y valorar la
materialidad, pudiendo en esta forma diseñar acertadamente la planeación y
programación del trabajo, poniendo mayor énfasis en los aspectos que requieran
atención especial.
Programación, ejecución del trabajo y obtención de evidencia
Esta etapa supone el establecimiento por escrito de los pasos específicos de los
procedimientos y pruebas a desarrollar en el trabajo; las técnicas que se deben
aplicar y los recursos materiales y humanos necesarios para conseguir la evidencia
suficiente y competente que permita la evaluación del área, sistema u operación
auditada y la determinación de las acciones de mejora que se estimen pertinentes.
Las actividades o programas de trabajo a desarrollar serán:
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- Examinar y apreciar la rectitud, la suficiencia y la aplicación de los controles
contables, financieros y operacionales, y promover un control eficaz a un costo
razonable.
- Verificar la conformidad con las políticas, los planes y los procedimientos
establecidos.
- Verificar hasta qué punto los activos de la empresa o entidad están justificados y
protegidos en forma razonable de pérdidas.
- Verificar la confianza de los datos que produce el sistema.
- Recomendar las mejoras operacionales.
Las técnicas de auditoria tales como la observación, rastreo, entrevista,
confirmación, análisis, verificación documental, revisiones analíticas, etc., son las
herramientas principales que se encuentran a disposición de los auditores de
gestión para desarrollar su trabajo.
El adecuado diseño de las pruebas, la correcta ejecución de las mismas y su
cuidada documentación a través de los papeles de trabajo, debidamente
organizados y archivados, señalando los objetivos de cada prueba, el trabajo
realizado, las conclusiones obtenidas, las recomendaciones a realizar para
introducir mejoras, etc., constituye una clave de éxito muy importante para la
auditoria de gestión.
Los informes de auditoría de gestión y su seguimiento.
La culminación del trabajo y la comunicación de los resultados conseguidos
conforman la elaboración del informe de la auditoría de gestión que presenta
diferencias importantes con el informe tradicional de auditoría financiera tanto en
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la estructura, como en la forma de comunicar los hechos. Existen dos enfoques en
relación con la forma de comunicar el trabajo efectuado:
A) El enfoque negativo
B) El enfoque positivo
El enfoque negativo consiste en elaborar un informe único para la dirección, sin
discusiones y comentarios con los responsables del área auditada y sin que éstos
tengan conocimiento del mismo a través del auditor.
El enfoque positivo consiste en realizar reuniones con los responsables del área
auditada a lo largo del desarrollo del trabajo, a fin de presentarles los hallazgos
preliminares para su discusión, ver soluciones posibles para las debilidades
encontradas. Elaborar un proyecto de informe con conclusiones generales a la
terminación del trabajo, que pueden ir acompañadas de las recomendaciones
posibles; entrega del proyecto para su conocimiento y posterior discusión con los
responsables del área auditada, buscando su aceptación; elaboración del informe
definitivo solicitando respuesta a las recomendaciones y su envío a la dirección o
gerencia.
Las características o requisitos de los informes de gestión se señalan a
continuación:
a. Exactitud: Debe ser completo y exacto en cuanto a los hechos o datos.
b. Claridad: Debe abordar tanto las observaciones como las conclusiones y
recomendaciones de un modo directo, sin rodeos innecesarios.
c. Concisión: Tratando de enviar una dispersión de informaciones que limiten la
comprensión de los aspectos sustanciales.
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d. Oportunidad: Proporcionando respuestas adecuadas a las necesidades de la
dirección o gerencia en el momento adecuado, para que sean considerados
verdaderamente útiles.
e. Objetividad: Se recogerán realidades objetivas en lo que respecta a las
observaciones, lo que no resulta contradictorio con la necesidad de aportar ideas y
enfoques personales en lo que respecta a las opiniones, conclusiones y
recomendaciones. INFORMES - CONTENIDO
Seguimiento de los informes : como parte final del trabajo de auditoría, se debe
establecer un adecuado seguimiento a los informes mediante la revisión de las
conclusiones con los responsables de las diferentes áreas auditadas, las que
deberán aplicar las recomendaciones y sugerencias para corregir las deficiencias y
conseguir mayores eficiencias.
3.4 AUDITORIA TRIBUTARIA
3.4.1 Importancia.
Por el alto nivel impositivo que presenta nuestro país, algunas empresas, en busca
de disminuir los montos pagados por impuestos recurren a la elusión y en el peor
de los casos a la evasión tributaria.
Debido a estos, las empresas presentan un alto riesgo de ser objeto de
investigación y posibles sanciones por parte de la administración de impuestos,
entidad que en los últimos años ha realizado una gran inversión en tecnología que
el permite realizar un control casi total de sus contribuyentes lo que hace muy
difícil que una empresa logre disminuir sus Impuestos mediante maniobras
fraudulentas o no muy ortodoxas, si que sea advertido por la administración
tributaria.
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En vista que el remedio puede resultar mas costoso que la enfermedad, ya que si
una empresa durante un periodo gravable mediante actos fraudulentos o
desfigurados logra disminuir el pago de sus impuestos, es muy posible que en el
futuro su declaración sea revisada y corregida, teniendo como consecuencia pagar
lo no pagado mas intereses y adicionalmente una sanción, se ha convertido en
objetivo de algunas empresas la realización de una auditoria tributaria con el fin de
identificar las posibles irregularidades o comportamientos no adecuados en
relación con impuestos, para tomar medidas antes que ese descubrimiento lo
realice la administración tributaria, porque en tal caso el costo seria alto.
3.4.2 Objetivo
Brindar la tranquilidad a las directivas de la empresa de que el manejo que se le
han dado a sus impuestos es el correcto y que no tendrá ningún problema legal
con el estado por este concepto.
Son variadas las maniobras que las empresas utilizan para disminuir su impuesto a
pagar, entre estas se tienen las que buscan omitir u ocultar ingresos y las que su
objetivo es incrementar los costos y las deducciones.
En teoría es relativamente fácil ocultar ingresos, pero como casi todos los
contribuyentes están obligados a declarar, los que le compran a la empresa si los
declaran, es decir que declaran como costos o gastos la ventas que la empresa
realice, por lo que al hacer cruce de información le resulta muy sencillo a la DIAN
determinar que personas o empresas están declarando o no todos sus ingresos.
Esto mismo se aplica para cada una de las muchas formas de omitir ingresos o
incluir costos y deducciones inexistentes.
3.4.3 Indicadores
Generalmente la elusión o evasión es política de la empresa por lo que una
auditoria no es determinante para identificar la situación de la empresa, pero
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cuando los hechos que configuran la elusión o evasión no son política de esta, sino
producto de errores, de malas practicas contables o de decisiones del personal o
mandos medios y bajos de las empresas, si se requiere de la auditoria tributaria
con el fin de identificar cualquier conducta que puede generarle problemas a la
empresa en un futuro.
Para el caso anterior se debe aplicar un programa de auditoria como cualquier
otro, por lo que aquí no se profundizara sobre el tema de la auditoria como tal. Lo
que aquí se pretende ofrecer son unas herramientas que permitan identificar las
posibles conductas incorrectas y posibles indicios de evasión y elusión.
Para esto existen una serie de indicadores que como los indicadores financieros
logran una visión sobre la situación real y el comportamiento de la empresa, que
en este caso será el comportamiento tributario.
Es importante anotar que algunos de estos indicadores son utilizados por la DIAN
para realizar sus investigaciones.
Entre los indicadores mas importantes existen:
3.4.3.1 Tasa efectiva de contribución.
Nos indica el nivel de contribución de la empresa sobre la renta liquida o neta.
Se calcula dividiendo el impuesto a cargo por los ingresos brutos
3.4.3.2 Absorción del nivel de ingresos por las cargas de la operación.
Indica la eficiencia operativa de la empresa.
Se calcula dividiendo el total de deducciones (Costos + deducciones) por los
ingresos netos.
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3.4.3.3 Rotación o relación costos de venta-ingresos.
Indica el comportamiento de los márgenes de operación los que posteriormente se
compara con otras empresas del mismo sector económico.
Se calcula dividiendo los costos de venta por los ingresos brutos.
3.4.3.4 Relación deducciones-ingresos.
Representa la proporción de deducciones diferentes a los costos de venta o
producción frente a las ventas o ingresos.
Se calcula dividiendo las deducciones por los ingresos brutos, este indicador
también es comparado con contribuyentes del mismo sector.
3.4.3.5 Relación impuesto sobre renta liquida gravable.
Este indicador los que permite es determinar su hubo o no un error aritmético que
es una de las causas de sanción.
Se calcula dividiendo impuesto de renta sobre la renta liquida gravable, lo cual
tiene que ser igual a la tarifa del impuesto sobre la renta.
3.4.3.6 Relación salarios-prestaciones y parafiscales-ingresos.
Busca determinar el nivel de contribución o aportes tanto en seguridad social como
en parafiscalidad, lo que es comparado con contribuyentes del mismo sector. Esto
es importante en la medida en que los gastos de nomina son deducibles siempre y
cuando se acredite el pago de la seguridad social y los parafiscales. Dependiendo
del comportamiento de este indicador existe una mayor o menor riesgo de ser
visitados por la DIAN.
Para calcularlo se dividen los salarios, prestaciones y parafiscales por los ingresos
netos.
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3.4.3.7 Relación descuentos tributarios-impuesto de renta.
Determina la proporción o utilización de los descuentos tributarios, en la medida
que el indicador sea mayor, existe mayor riesgo de visita. En este punto es
importante tener en cuenta las limitaciones que tienen los pocos descuentos
tributarios que aun quedan.
Para calcularlo se dividen los descuentos tributarios por el impuesto de renta
Estos son algunos de los indicadores tributarios que se deben evaluar a la hora de
medir el riesgo de ser visitados por la administración tributaria.
3.4.4.Relacion declaraciones tributarias
Es importante igualmente determinar la relación que existe en entre ingresos,
compras y retenciones en la fuente. Entre ventas, compras e impuesto descontable
(IVA), ya que esto puede dar un indicio comportamientos anormales.
No resulta de más, hacer un análisis comparativo de las declaraciones tributarias
de los últimos periodos, mediante un análisis horizontal para hallar las variaciones
y compararlas con el comportamiento financiero de la empresa, ya que los
impuestos en teoría deben aumentar o disminuir en la misma proporción que lo
hagan los ingresos de la empresa, teniendo en cuenta claro esta, el
comportamiento de los costos y las deducciones.
Una auditoria tributaria es el primer paso para normalizar la situación contributiva
de una empresa; el segundo paso es la planeación tributaria, con lo que se
consigue una disminución de la carga impositiva sin recurrir a actos fraudulentos o
dudosos que le conlleven dificultades posteriores a la empresa.
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Es importante tener en cuenta que la ley siempre deja espacios que se pueden
aprovechar a favor del contribuyente sin necesidad de hacer nada ilícito o
prohibido.
Los ingresos que se consignen en la declaración de renta deben coincidir con los
consignados en las respectivas declaraciones de Iva.
Auque el impuesto a las venta y el impuesto de renta son diferentes, los ingresos
declarados en uno y otro deben coincidir, puesto que el ingreso es el mismo,
independientemente de que se le apliquen impuestos diferentes.
Una forma muy sencilla para identificar posibles inconsistencias en una declaración
de renta, es precisamente comparar los ingresos consignados en las 6
declaraciones de Iva con los consignados en la declaración de renta, algo que muy
pocos contribuyentes hacen.
Si de la comparación de ingresos surge alguna diferencia, la única posible
justificación puede ser la existencia del algún contrato de cuentas en participación,
en el cual, los ingresos para efectos del Iva son declarados en su totalidad por el
socio gestor, mientras que en renta son declarados por los diferentes socios según
so participación.
Es por eso que se debe prestar atención especial a los valores declarados en Iva,
puesto que estos mismos serán los que se deben declarar en renta.
Por lo general el contribuyente se preocupa mucho más por la declaración de
renta, y es al realizar esta que hace la mayor cantidad de ajustes, y todo esto sin
tener en cuenta lo declarado en Iva, por lo que es muy posible que se presenten
inconsistencias entre unos y otros.
En Iva se deben declarar todos los ingresos, los gravados y no gravados, y en
renta se deben declarar también todos los ingresos, bien sean gravados, no
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constitutivos de renta o ganancia ocasional o aquellos que forman parte de las
rentas exentas, por lo que no debería existir diferencia alguna.
Las diferencias se presentan, como se anotó con anterioridad, por los ajustes que
se suelen hacer al momento de realizar la declaración de renta, ajustes a los que
no se les prestó atención a la hora de realizar la declaración de Iva, porque a esta
última no se la da la misma importancia que a la de renta.
Otra causa se debe a que los contribuyentes suelen hacer planeación tributaria
pero sólo enfocada al impuesto de renta, olvidando el impuesto a las ventas, y es
allí cuando se pueden originar algunas diferencias en el tratamiento de los ingresos
que conllevan a que al final no cuadren los ingresos declarados en Iva con los
ingresos declarados en renta.
Esas pequeñas inconsistencias, que en apariencia no son tan importantes, hay que
evitarlas debido a que representan un riesgo de auditoria por parte de la Dian, y lo
peor que puede hacer un contribuyente es invitar a la Dian a que lo investigue, por
lo que en lo posible, hay que evitar este tipo de errores puesto que a la Dian no se
el escapan y menos con su creciente capacidad logística para administrar los
impuestos y las obligaciones del contribuyente.
Cuando se elabora una declaración tributaria es muy importante realizar también
sus respectivos anexos explicativos, para posteriormente poder analizarla y
comprenderla a profundidad.
La declaración de renta por ejemplo, en sí no es mucho lo que puede decir, puesto
que muestra unos datos globales, en exceso resumidos, por tanto resulta
imposible hacer una correcta y útil interpretación en esas condiciones.
Para poder entender como se ha llegado a los valores declarados, es necesario
contar con los documentos que sirvieron de base para llegar a esos valores, puesto
que cada valor debió ser analizado individualmente para decidir como declararlo.
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La contabilidad si bien sirve como base para la elaboración de las declaraciones,
tampoco es herramienta suficiente para analizar profundamente una declaración
puesto que los valores existentes en la contabilidad y los declarados difieren en
mucho.
Aquí es donde los anexos entran a jugar un papel importante, pues en ellos se
muestra el tratamiento fiscal dado a cada concepto. En ellos se muestran los
ajustes que fueron realizados sobre los valores contables para llegar a los valores
declarados.
Es importante por ejemplo el anexo en el cual se consigna el procedimiento
seguido para declarar los valores relacionados con la nómina, puesto que en este
anexo debe figurar el estudio que se realizó para determinar el nivel de aportes a
seguridad social y parafiscales, y según su nivel de aportación, así mismo realizar
los ajustes del caso.
Igual sucede con la depuración de las cuentas por cobrar, en donde debe quedar
constancia sobre los criterios seguidos para determinar el monto de la provisión de
cartera a solicitar como deducción.
Los anexos a las declaraciones tributarias se hacen más necesarios e importantes
en el caso de las personas naturales que no llevan contabilidad, puesto que los
anexos constituirán la única prueba documental que nos manifieste que fue lo que
se declaró, cómo y porqué, algo muy importante cuando la administración de
impuestos solicite información, para después hacer planeación tributaria o
simplemente para realizar la declaración de un próximo periodo.
Uno de los anexos más importantes son las famosas conciliaciones contables y
fiscales, las cuales tienen por objetivo consignar la razón de las diferencias entre
los valores declarados y la contabilidad.
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Entre más documentación y evidencia quede de cómo se realizó una declaración,
tanto más sencilla resultará una revisión o evaluación posterior
Cuando se elabora una declaración tributaria es muy importante realizar también
sus respectivos anexos explicativos, para posteriormente poder analizarla y
comprenderla a profundidad.
La declaración de renta por ejemplo, en sí no es mucho lo que puede decir, puesto
que muestra unos datos globales, en exceso resumidos, por tanto resulta
imposible hacer una correcta y útil interpretación en esas condiciones.
Para poder entender como se ha llegado a los valores declarados, es necesario
contar con los documentos que sirvieron de base para llegar a esos valores, puesto
que cada valor debió ser analizado individualmente para decidir como declararlo.
La contabilidad si bien sirve como base para la elaboración de las declaraciones,
tampoco es herramienta suficiente para analizar profundamente una declaración
puesto que los valores existentes en la contabilidad y los declarados difieren en
mucho.
Aquí es donde los anexos entran a jugar un papel importante, pues en ellos se
muestra el tratamiento fiscal dado a cada concepto. En ellos se muestran los
ajustes que fueron realizados sobre los valores contables para llegar a los valores
declarados.
Es importante por ejemplo el anexo en el cual se consigna el procedimiento
seguido para declarar los valores relacionados con la nómina, puesto que en este
anexo debe figurar el estudio que se realizó para determinar el nivel de aportes a
seguridad social y parafiscales, y según su nivel de aportación, así mismo realizar
los ajustes del caso.
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Igual sucede con la depuración de las cuentas por cobrar, en donde debe quedar
constancia sobre los criterios seguidos para determinar el monto de la provisión de
cartera a solicitar como deducción.
3.4.5 Anexo a declaraciones tributarias
Los anexos a las declaraciones tributarias se hacen más necesarios e importantes
en el caso de las personas naturales que no llevan contabilidad, puesto que los
anexos constituirán la única prueba documental que nos manifieste que fue lo que
se declaró, cómo y porqué, algo muy importante cuando la administración de
impuestos solicite información, para después hacer planeación tributaria o
simplemente para realizar la declaración de un próximo periodo.
Uno de los anexos más importantes son las famosas conciliaciones contables y
fiscales, las cuales tienen por objetivo consignar la razón de las diferencias entre
los valores declarados y la contabilidad.
Entre más documentación y evidencia quede de cómo se realizó una declaración,
tanto más sencilla resultará una revisión o evaluación posterior
Así como en la mayoría de las veces los contribuyentes hacen lo posible por
disminuir su impuesto a pagar, hay ocasiones en que deben incrementar ese
impuesto, aunque sea de forma artificial.
3.4.6. Correcciones y modificaciones usuales
Un caso es cuando el contribuyente quiere acogerse al beneficio de auditoria. Para
ello, el contribuyente debe incrementar su impuesto ya sea no incluyendo costos y
deducciones que son procedentes fiscalmente, o hasta incurriendo en un error
aritmético con el único objetivo de lograr el incremento exigido por el artículo 689-
1 del estatuto tributario y así poderse acoger al beneficio de auditoria.
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Otro caso en el que un contribuyente debe incrementar intencionalmente su
impuesto por encima de la exigencia legal, es cuando se presenta una declaración
extemporánea.
Las declaraciones que se presentan extemporáneamente, están sujetas al pago de
la sanción por extemporaneidad, sanción que en primer lugar se debe calcular
sobre el impuesto a cargo, pero si no hay impuesto a cargo se debe calcular sobre
los ingresos o el patrimonio si no hubieren ingresos.
Cuando la declaración tributaria no presenta impuesto alguno, la sanción se debe
calcular sobre los ingresos o el patrimonio, según corresponda, y cuando estos son
elevados, la sanción por extemporaneidad puede resultar en extremo onerosa.
Para evitar pagar una sanción por extemporaneidad elevada calculada sobre
ingresos o patrimonio, el contribuyente debe de alguna forma determinar algún
monto de impuestos a cargo para que haya una base menor sobre la cual calcular
la sanción por extemporaneidad.
De esta forma, una sanción por extemporaneidad que calculada sobre ingresos o
patrimonio puede resultar millonaria, puede reducirse a la sanción mínima si de
forma intencional se declara alguna renta líquida que determine un impuesto bajo.
Esta estrategia es muy común entre los contribuyentes que por alguna razón
deben declarar extemporáneamente, y es completamente válida.
Si no hay impuesto, este se puede determinar o bien omitiendo costos y
deducciones, o declarando ingresos inexistentes, prácticas que no son
sancionables puesto que no constituyen hechos considerados por la ley como
irregulares o inexactos.
En ocasiones los contribuyentes cometen diferentes errores en las declaraciones
tributarias, errores a los que les corresponde una sanción diferente, por lo que
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asalta la duda respecto a la posibilidad de corregir todos los errores en una misma
corrección.
Se puede dar por ejemplo, que la declaración presenta algunas inconsistencias que
la hacen considerar como no presentada, y a la vez se han omitido ingresos, se
han incluido costos y deducciones improcedentes, se ha cometido algún error
aritmético y además no se calculan las sanciones respetivas.
Cada uno de estos errores merece una sanción diferente, errores que pueden ser
corregidos en una sola corrección presentada, caso en el cual el contribuyente
calculará las sanciones que le corresponde autoliquidar.
Así las cosas, se pueden corregir las inconsistencias que hacen que la declaración
sea considerada como no presentada, calculando la sanción prevista por el artículo
588 del estatuto tributario y se pueden corregir también las inconsistencias en los
ingresos, costos y deducciones, calculando la sanción de que trata el artículo 644.
El único caso en que no se puede aplicar al anterior procedimiento, es cuando la
corrección que se hacen en ocasión de la corrección de una declaración que se
tiene por no presentada, implica también la disminución del impuesto a pagar o el
aumento del saldo a favor.
De presentarse esta situación, primero se debe corregir la declaración para
subsanar las inconsistencias que la hacen considerar como no presentada.
Una vez la declaración esté correctamente presentada, debe procederse según el
artículo 589 del estatuto tributario, puesto que en este caso, no le corresponde al
contribuyente corregir, sino que debe presentar un proyecto de corrección a la
Dian, para que esta evalúe si acepta o no la corrección.
En las demás situaciones, sólo basta con hacer una única corrección en la que se
incluyan todos las inconsistencias posibles, y se liquide únicamente las sanciones
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que el contribuyente puede autoliquidarse, debido a que no todas las sanciones
son auto liquidadas por el contribuyente, sino que son liquidadas por la Dian
mediante actuación administrativa, como es el caso de la sanción por
extemporaneidad o la sanción por corrección de sanciones
3.5. AUDITORIA AMBIENTAL:
3.5.1. Importancia
La preocupación por la protección del medio ambiente ha alcanzado una
considerable importancia en los últimos años, convirtiéndose en tema de
interés para las empresas y gobiernos, así como para los ciudadanos y la
opinión pública en general.
En forma paralela a este fenómeno de creciente concienciación por parte de
la sociedad y de los poderes públicos, se va desarrollando en los diferentes
países una legislación medioambiental que, en algunos casos, supone un
gran esfuerzo de adaptación por parte de las empresas.
De hecho, la normativa medioambiental existente ha ido adquiriendo
paulatinamente un mayor grado de complejidad y su incumplimiento puede
llegar a suponer, en determinados casos, fuertes multas y/o sanciones.
Este fenómeno ha impulsado a la reflexión en el ámbito empresarial, de
forma que se ha comenzado a valorar la posibilidad de que las actividades
desarrolladas por las empresas no ocasionen daño al medio ambiente.
Esta toma de conciencia coincide con la de los diferentes estamentos que
intervienen en el proceso productivo, razón por la cual se ha ido haciendo
necesario introducir la problemática del medio ambiente en el proceso diario
de toma de decisiones.
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Así, la responsabilidad presente y futura por los temas
medioambientales se ha convertido, hoy en día, en algo
imprescindible::Desarrollo sostenible, preservación d e los recursos naturales,
exenta del habitad
3.5.2. Definición
Es una herramienta de gestión que comprende la evaluación sistemática ,
documentada periódica y objetiva del funcionamiento de la organización
ambiental , prevé la organización la implantación de gestión , así como los
equipos de control necesarios para facilitar el control de practicas ambientales, y
declarar las leyes de protección del medio ambiente.
Con el fin de potenciar la mejora continua de los resultados de las
actividades industriales o empresariales en relación con el medio ambiente,
las empresas responsables se fijan objetivos a alcanzar en todos los niveles
de la compañía, los cuales deben ser realistas. La realización de auditorias
les permiten alcanzar estos objetivos a través del establecimiento y
aplicación de políticas, programas y sistemas de gestión medioambiental;
de la evaluación periódica de esta acción medioambiental, así como
mediante la información proporcionada al público acerca del
comportamiento de la empresa en materia medioambiental, ya que las
exigencias de transparencia en cuanto a los posibles riesgos y daños que
pudiera ocasionar el funcionamiento de la misma van cada día en aumento.
La auditoria es una herramienta de gestión que comprende una evaluación
sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento de la
organización ambiental. Prevé la implantación de gestión, así como los
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equipos de control necesarios con objeto de:
Facilitar el control de gestión de las prácticas medioambientales.
Declarar el cumplimiento de la política de la compañía de acuerdo con
la normativa medio ambiental.
3.5.3 Objetivo.
Un objetivo general básico a cumplir por las auditorias de este tipo es el de
conseguir que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia
medio ambiental.
Éste es uno de los principales problemas que plantean las industrias cuando
deciden solicitar la asistencia técnica necesaria para solucionar el conflicto,
puesto que incumplen las normas. En estos casos, una vez realizada la
investigación pertinente y redactado el informe correspondiente a cada
situación particular, la auditoria debe ser capaz de proporcionar los medios
para salvar esta situación.
A través de un plan de actuación especial preparado para el ente, la
auditoria debe asegurar que no se volverá a incurrir en el incumplimiento de
la normativa, lo cual implica un conocimiento profundo de la legislación
nacional, sectorial, territorial, comunitario, internacional, etc., que sea capaz
de otorgar a la empresa la cobertura legal que necesita.
Por otra parte, desde un punto de vista técnico, la auditoria debe
proporcionar, sobre todo si la situación así lo requiere por su grado de
complejidad, la mejor tecnología disponible. Esto implica la disposición por
parte del equipo auditor de los medios necesarios para poder ofrecer esta
credibilidad y fiabilidad, lo que se traduce en que necesita contar con
especialistas destacados en cada materia.
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En la etapa de fijación de objetivos es importante lograr un acuerdo
económico, ajustando el proyecto a las necesidades de la empresa. Se
pueden presentar, tal como ocurre en el resto de las auditorias, proyectos
alternativos a diferentes costes, de manera que se cumplan los objetivos
legales, pero se puedan mejorar tecnológicamente con mayores inversiones
en el futuro.
Posteriormente se pueden presentar objetivos específicos a cubrir en las
diferentes áreas o departamentos, como puede ser el desarrollo de planes
de integración del personal dentro de los objetivos generales, de modo que
se comprenda la importancia del tema en cuestión y la necesidad de
cumplir con los objetivos fijados. En este sentido, la formación continua
debe considerarse prioritaria, por lo que el reciclaje a través de cursos,
seminarios, conferencias, etc., resulta vital para poder lograr un desempeño
efectivo.
En otro orden de cosas se debe considerar la posibilidad de contar con la
colaboración de otras empresas, para lo cual se definirán cuáles deberán
ser y en qué grado o medida se establecerá la cooperación. Además de
efectuar los contactos pertinentes, se debe contar con el apoyo de un
sistema de gestión integrado y un programa comercial adecuado que facilite
la actividad auditora.
conseguir que las empresas cumplan con la legislación vigente en materia de
medio
Tal vez la principal diferencia entre otros tipos de auditorias de empresa
que se han venido desarrollando es la auditoria medioambiental (también
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llamada ecoauditoría), sea el carácter multidisciplinario de esta última, que
permite aunar el esfuerzo de gran cantidad de profesionales, entre ellos
juristas, técnicos y científicos.
3.5.4. Ventajas de la auditoría medioambiental
La auditoria medioambiental proporciona grandes ventajas y posibilidades a
las empresas como:
La mejora del rendimiento y la utilización de los recursos, con lo cual se
produce un incremento en el ahorro.
La posibilidad de utilizar una valiosa información ambiental en la toma de
decisiones continua que permita, ante cualquier cambio, efectuar las
mediciones de impacto ambiental que provocaría la nueva estrategia a
poner en práctica. Del mismo modo, ante cualquier situación de emergencia
que pudiera producirse, supone contar con un apoyo informativo seguro y
eficaz que permite dirigir los esfuerzos en la dirección acertada.
La facilidad que proporciona para obtener seguros que cubren riesgos
ambientales, así como para la obtención de licencias, permisos, ayudas o
subvenciones, contratos públicos, etc.
Ayuda tanto a directivos como empleados en el conocimiento de la situación
y política medioambiental de la empresa, facilitando además el intercambio
de información entre los diversos sectores productivos. Esto es posible
gracias a la elaboración de un informe final, documente que se entrega a la
dirección y que ésta utilizará como herramienta de control interno. Este.
información, además, podrá ser manejada por todo el personal de la
empresa, los organismos oficiales correspondientes y, en general, por
cualquier interesado en conocer la situación: medio ambiental de la
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empresa.
3.5.5 Etapas de la auditoría medio ambiental
Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditoria, los objetivos
perseguidos o la situación y/o características de la empresa, es posible en
general distinguir cuatro etapas:
3.5.5.1 Definición de objetivos
Se trata en esta etapa de definir la misión, de concretar los objetivos,
seleccionar criterios y prioridades y fijar el método, todo ello dependiendo del
tipo de auditoria que se vaya a realizar.
La definición de objetivos permite también fijar el alcance y extensión de la
auditoria, debiendo poseer por otra parte la flexibilidad suficiente para
adaptarse y aceptar modificaciones si fuese necesario.
Es en esta etapa en la que se establecen los primeros contactos con la
empresa, se realizan las visitas preliminares para obtener los primeros
antecedentes y se seleccionan las actividades a considerar, escogiendo
también el método a utilizar.
Una vez realizado todo ello se planifica el trabajo de auditoria mediante
el establecimiento de un programa calendario y la elaboración de los
cuestionarios.
3.5.5.2 Preauditoría
Corresponde a la fase anterior a la auditoria en sí, conocida como del
diagnóstico previo. Sirve de preparación y en ella se persigue minimizar
tiempo y gastos, así como maximizar la productividad del equipo auditor. Se
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destacan en esta etapa las actividades de:
Planificación y toma de decisiones sobre la forma en que se ejecutará la
auditoria. Desarrollo del plan de auditorias: definición del alcance en su
totalidad (técnico, temporal, geográfico, etc.), identificación de las fuentes de
información y gestión de cuestionarios, discusión del programa de auditorias
y asignación de prioridades. Elección de los criterios de evaluación
Selección del equipo auditor, asignación de tareas y responsabilidades del
mismo comprobación de su competencia y cualidades.
En esta etapa es imprescindible la cooperación de la empresa, facilitando la
entrega de la información solicitada a través de conversaciones, entrevistas,
documentación, cuestionarios, etc., de tal modo que permita la confección
del diagnóstico previo.
En cuanto a las fuentes de información seleccionadas, tratarán
fundamentalmente de: información general sobre la empresa, permisos y
autorizaciones, documentación de la planta, aspectos generales de la planta,
descripción de los procesos e identificación de las emisiones y de la pro-
ducción de residuos y efluentes, así como gestión de los residuos.
A partir de estos datos se confeccionan las preguntas de los cuestionarios
destinados al personal técnico, científico, directivo, productivo, etc., del que
se intentará obtener respuestas que permitan conocer la situación de la
empresa, su sistema productivo, mecanismos de control interno, asignación
de tareas y responsabilidades, etc. Así se podrá elaborar un inventario para
la auditoria medioambiental.
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El programa de auditoria debe contener los objetivos y acciones
prioritarias, como son la revisión del antiguo plan de auditorias o planes de
gestión medioambiental, si existieran, la revisión de la normativa
medioambiental en el ámbito local, nacional, internacional, etc.; la revisión
de los planes de instalación; la revisión de los esquemas de procesos; la
adquisición de copias de los permisos, autorizaciones y planos; la
identificación de las fuentes de emisión, los tipos de vertido, los tipos de
tratamiento y almacenamiento o eliminación de residuos, etc.
La selección del personal auditor deberá hacerse teniendo en consideración
las características propias de un buen profesional de este campo:
conocimientos técnicos suficientes, objetividad, honestidad, competencia,
experiencia, capacidad de comunicación y diálogo, etc.
3.5.5.3.Auditoría
Las actividades propias de la auditoria como tal, encaminadas así mismo a la
búsqueda y recopilación de información, consisten en: visitas, cuestionarios,
estudio de los documentos de la empresa, entrevistas con el personal de la
empresa, observación por parte del auditor, toma de muestras y análisis de
las mismas, etc. Procesada toda esta información, se procede a su análisis
para conocer la situación medioambiental de la empresa, incluyendo aspectos
jurídicos y económicos afectados.
Se pueden distinguir las siguientes fases dentro de esta etapa:
Identificación de actividades. Establecido el diagnóstico previo, se tiene una
visión más o menos precisa del trabajo a realizar, pudiéndose concretar éste
a través de un contrato.
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El paso siguiente consistirá en definir el contrato, firmarlo y ejecutar lo
convenido. El contrato deberá contener: la misión y objetivos de los
auditores, los controles técnicos y científicos que se efectuarán, los
documentos necesarios, la cronología de las intervenciones y el presupuesto
necesario.
Ejecución de la auditoría. Implica la definición de los objetivos de la etapa,
metodología a utilizar y técnicas que se emplearán.
Objetivos de la etapa. En cuanto a los objetivos de la etapa, se persigue en
primer lugar la verificación de la situación técnica y medioambiental de la
empresa en función de la información recopilada, documentos, entrevistas,
cuestionarios, controles técnicos y de la normativa y reglamentación
existente. En segundo lugar se contempla el análisis y la discusión crítica de
los resultados en función de los objetivos planteados en un principio.
3.5.5.3.1 Estudio de la información recopilada. El análisis de toda la información
obtenida a través de documentos, entrevistas y conversaciones,
cuestionarios, normativas, controles técnicos, visitas e inspecciones, antiguos
planes de gestión ambiental, etc., debe ser profundo y completo a fin de
conocer el funcionamiento de la empresa y su control interno. Los resultados
de los análisis deben apoyarse en una sólida base constituida por pruebas
irrefutables, tanto si se trata de aspectos positivos de la empresa como si son
negativos, deficiencias, incumplimientos de la normativa, etc.
3.5.5.3.2 Estudio de los puntos fuertes y puntos débiles de la empresa. Se
persigue en esta fase la verificación del cumplimiento por parte de la
empresa de la normativa y reglamentación existentes, por lo que el auditor
deberá ser riguroso, evaluando objetivamente, sector por sector, los riesgos,
fallos y deficiencias detectadas. La Cámara Internacional de Comercio
aconseja los siguientes criterios de evaluación:
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Formación y experiencia del personal.
Definición clara y precisa del reparto de tareas y responsabilidades.
División de las funciones para minimizar los conflictos de poder.
Sistema de autorización eficaz.
Existencia de control interno.
Existencia de medidas de seguridad.
Existencia de documentos que determinen las gestiones a seguir.
El trabajo del auditor deberá seguir dos criterios: el riesgo que corre la
empresa y la eficiencia del control interno.
3.5.5.3.3. Recopilación de pruebas. Las pruebas obtenidas constituyen el
material que determina la situación legal de la empresa y en las que se
apoya el informe final de auditoria. Por lo tanto, las deficiencias e
incumplimiento de la normativa detectados han de fundamentarse rigurosa-
mente sobre estas pruebas. Los métodos para la obtención de pruebas, en
general, son:
Cuestionarios, tests, entrevistas y reuniones, observaciones, visitas técnicas
o inspecciones, análisis de datos disponibles, análisis de muestras, de
emisiones, de residuos, etc.
técnicas: Las técnicas utilizadas en la auditoría son variadas y su elección
dependerá en general del tipo de auditoría, recayendo en el auditor la
responsabilidad de la decisión última, que se tomará en base a la información
captada en la etapa de preauditoría.
La adopción de técnicas de comunicación y diálogo por parte del auditor son
adecuadas en la relación con directivos, técnicos y trabajadores para lograr
recabar con mayor facilidad la información y conocer, por ende, la situación
medioambiental de la empresa. El logro de una buena comunicación depende
de una serie de cualidades humanas que debe aportar el auditor como son:
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ser educado y amable, saber escuchar y dialogar, conocer la metodología de
la auditoría y las características técnicas generales de la empresa a auditar.
El mismo entendimiento debe lograrse entre el jurista y el técnico o
científico. Para obtener datos sobre el funcionamiento de la planta se
pueden realizar controles técnicos más o menos rigurosos según sean
mayores o menores las deficiencias o riesgos posibles.
Para realizar estos controles se suelen utilizar cuestionarios, tests y
encuestas, observación por parte del auditor, inspecciones y visitas técnicas,
análisis de muestras (de emisiones, de efluentes, de vertidos o de residuos
sólidos), tests de verificación, etc.
Otro factor de éxito radica en el hecho de que el trabajo del equipo
auditor esté bien estructurado. Cada auditor debe tener sus propias notas de
trabajo, en las cuales se encuentren detalladas todas las observaciones y
pruebas, debidamente numeradas, fechadas y firmadas, de forma que
constituyan un buen soporte para las conclusiones y posterior seguimiento
de la auditoria.
3.5.5.3.4. Evaluación de las pruebas. Las pruebas obtenidas se analizan
cuidadosamente para detectar todos los fallos y deficiencias del
funcionamiento de la empresa y los riesgos que supone el no solucionar
dichos problemas.
3.5.5.3..5 Informe sobre los resultados de la auditoría o informe previo. Una
vez recopilada y analizada toda la información se está en condiciones de
redactar un preinforme dirigido en principio a los directivos de la empresa,
quienes decidirán si lo hacen extensivo a los técnicos y demás personal que
crean oportuno. En el preinforme se mostrarán todas las deficiencias
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encontradas en el funcionamiento interno, así como los riesgos
medioambientales, jurídicos y económicos que amenazan a la empresa.
Normalmente se realiza una reunión entre el equipo auditor y los directivos y
técnicos con el objeto de discutir los resultados, plantear y responder
interrogantes, formular dudas o realizar críticas.
3.5.5.4 Postauditoría
Esta etapa coincide con la elaboración del informe final, presentación de los
resultados, comparaciones, verificación del cumplimiento de la legislación
vigente, conclusiones y propuestas, recomendaciones y medidas correctoras.
Se puede dividir en las fases de:
Evaluación y presentación de los resultados. Los resultados se muestran en un
informe final escrito, basado en las conclusiones obtenidas, en las
deficiencias detectadas y en las medidas correctoras que se aconseja poner
en práctica. Además de constituir una valiosa herramienta de trabajo, el
informe final sirve para convencer a la dirección de la urgencia y necesidad
de poner en práctica cuanto antes las medidas correctoras señaladas.
Los resultados deben darse a conocer de forma clara y directa, con un
acertado grado de detalle y con la absoluta seguridad por parte del equipo
auditor de haber tenido en cuenta todos los objetivos previstos y de que las
técnicas y métodos empleados han sido correctos en cada caso. El informe
verificará la calidad, seriedad y fundamentos de las observaciones,
mediciones y estimaciones. En él se incluirán, por tanto, los resultados y las
conclusiones correspondientes. También contendrá las llamadas de atención
sobre situaciones que requieren atención urgente, tales como deficiencias
graves, violaciones de la normativa, negligencias, etc.
Finalmente se redactan las conclusiones del equipo auditor y las
sugerencias de cambios a corto o largo plazo, tendentes a mejorar la
situación ambiental o jurídica de la empresa.
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Contenido del informe. Su estructura y contenido dependen en principio de los
objetivos de la auditoria; no obstante, el informe debe ser un instrumento
claro, exacto, detallado y riguroso en la descripción de los resultados,
insuficiencias, deficiencias y riesgos de la organización y del sistema,
sólidamente argumentado y fundamentado en las pruebas obtenidas por el
auditor. Contendrá además la propuesta de mejora de la situación
incluyendo medidas correctoras a corto y a largo plazo. Así, el contenido del
informe será una exposición de los resultados materiales de la auditoria en
relación con la legislación vigente y de las pruebas obtenidas.
Los resultados se analizan por sectores (agua, aire y suelo), poniendo de
relieve las deficiencias o inconformidades del sistema respecto a la
normativa medio ambiental (desviaciones en los procesos, técnicas,
operaciones, etc.).
3.5.5.5. Resumen y conclusiones de la auditoria
El objetivo principal de la auditoria radica en conocer la situación
medioambiental de la empresa y en reflejar las medidas correctoras,
recomendaciones y soluciones jurídicas para mejorar dicha situación.
Estas medidas correctoras y soluciones jurídicas pueden ser formuladas,
simplemente, o puede establecerse un plan de seguimiento formalizado que
permita el cumplimiento de estas actuaciones y asegure su eficacia.
De ahí que en el apartado referido a las conclusiones que deberá integrarse
en el informe final, se acostumbre a añadir comentarios generales sobre
aspectos de importancia observados, de los que se sugieren cambios a
corto o largo plazo.
Entre las medidas a corto plazo pueden citarse:
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Impacto sobre la salud pública y la seguridad de los trabajadores.
Impacto sobre el medio ambiente.
Impacto sobre la propiedad.
Incumplimiento administrativo.
Entre las medidas a largo plazo, cabe destacar:
Mejorar el conocimiento de los procesos, así como las posibles fuentes
de contaminación.
Mejorar la calidad de los productos elaborados .
Mejorar la situación del personal, aplicando un plan de seguridad e
higiene.
Aumentar la productividad de la planta, etc.
3.6. AUDITORIA FORENSE:
3.6.1. Definición
La contaduría forense es una ciencia que permite reunir y presentar información
contable, financiera, legal, administrativa e impositiva, que provee de un análisis
contable que será aceptado por la corte, ya que formará parte de las bases de la
discusión, el debate y finalmente el dictamen de la sentencia contra los
perpetradores de un crimen económico.
La contaduría forense es una disciplina especializada que requiere un conocimiento
experto en teorías contables, auditoria, técnicas de investigación criminal. Es una
rama importante de contabilidad investigativa, utilizada en la reconstrucción de
hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y
rendimientos de proyecciones financieras.
La relación entre los términos contables y de auditoria con lo forense se hace
estrecha cuando se habla de pruebas y evidencias de tipo penal, por lo tanto, se
define inicialmente a la auditoria forense como una auditoria especializada en
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descubrir, divulgar y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las
funciones públicas y privadas. También estudia los efectos de hechos que pueden
ser delictivos o no, para aportar al juzgador las pruebas en donde se involucran
registros de contabilidad, pruebas eminentemente técnico científicas, de suma
importancia en la época actual de pleno desarrollo científico de la investigación
judicial
Esta disciplina es de carácter penal debido a su génesis de orden procesal y penal,
porque esta considerada en el marco de las disciplinas auxiliares penales y porque
su aplicación
científica contribuye para conocer los hechos y llegar a la penalidades
determinadas por los jueces. A la vez es auxiliar de la criminalistíca, no determina
responsabilidades ni señala directamente penalidades, sino que realiza
investigaciones para conocer los hechos y presentar pruebas respecto a su
ejecución, desarrollo y consumación.
3.6.2. Objetivos
-Establecer la participación y el valor agregado del Contador Público en la
aplicación de Justicia.
- Determinar los aspectos teóricos – legales que enmarcan la contaduría forense.
- Describir la importancia que tiene la contaduría forense en cuanto a la aplicación
de justicia.
- Señalar el desempeño que el contador publico tiene en el campo de la contaduría
forense.
- Determinar las cualidades y calidades profesionales que debe reunir el contador
publico para contribuir en la aplicación de justicia.
3.6.3. Historia
El término forense inicialmente se asocia con la medicina legal y con quienes la
practican, inclusive la mayoría de las personas identifican este vocablo con
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necroscopia (necro que significa muerto o muerte) patología (ciencia médica que
estudia las causas, síntomas y evolución de las enfermedades) y autopsia (examen
y disección de un cadáver, para determinar las causas de su muerte).
Observando su taxonomía, el término forense corresponde al latín forensis, que
significa público y su origen del latín forum que significa foro, plaza pública donde
se trataban las asambleas públicas y los juicios; por extensión, sitio en que los
tribunales oyen y determinan las causas; por lo tanto, lo forense se vincula con lo
relativo al derecho y la aplicación de la ley, en la medida en que se busca que un
profesional idóneo asista al juez en asuntos legales que le competan y para ello
aporte pruebas de carácter público para presentar en el foro, en la actualidad, la
corte.
La Contabilidad existe desde hace mucho tiempo, hoy su protagonismo es
indudable y la comunidad entera reconoce la importancia del papel que juega en la
sociedad y del largo camino que aún hay por recorrer, uno de estos caminos es la
Contaduría Forense (ó Auditoria Forense; llamada así por algunos autores) de la
cual su origen no es claro aún, pero se habla de que está puede ser tan antigua
que nace cuando se vincula lo legal con los registros y pruebas contables. El
Código de Hammurabi de Babilonia primer documento legal conocido por el
hombre en algunos de sus fragmentos da a entender el concepto básico de
contaduría forense: demostrar con documentación contable un fraude o una
mentira.
Está no tuvo trascendencia hasta el hecho histórico de los años 30 de apresar a Al
Capone, personaje dedicado a prácticas criminales y al lavado de dinero, cundo un
contador del departamento de impuesto se dedicó a buscar pruebas, encontrando
una gran cantidad de evidencia, como ejemplo el libro de pagos, con el cual se
pudo comprobar que el volumen de ventas superaba la capacidad teórica del
negocio de los lavadores, de hecho, el volumen de ventas real y el volumen de
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ventas declarado iban lejanos. Con lo cual la fiscalía pudo demostrar fraude en el
pago de impuestos en Al Capone y en sus lavadores y desmantelar la organización
Pero en esta época tampoco se dio el impulso suficiente a esta rama de las
ciencias contables el cual fue diferido hasta los años 70 y 80; cuando con el caso
Watergate en 1972 se dio inicio al análisis del fraude en los Estados Financieros,
tan pronto como esté escándalo salió a la luz, fueron reveladas una serie de
actividades ilegales paralelas que dieron como resultado la dimisión del presidente
Richard Nixon y la formulación de una acusación contra el presidente o algún alto
funcionario del gobierno de Estados Unidos. La Comisión Treadway de los Estados
Unidos (Comisión Nacional sobre Reportes Financieros Fraudulentos) dio un
impulso y direccionamiento importante frente al fraude administrativo y
revelaciones financieras engañosas y algunas de las Normas Internacionales de
Auditoría (NIA’s) emitidas por la Federación Internacional de Contadores IFAC, se
refieren al Fraude y error, a la evidencia de auditoria, las consideraciones
adicionales sobre partidas especificas, con respecto a las revelaciones de los
Estados Financieros, a la observación de inventarios físicos, confirmación de
cuentas por cobrar, indagación sobre litigios y reclamos.
La Declaración Estándar de Auditoria No. 53 (SAS 53/1988) Responsabilidad del
auditor por detectar y reportar errores e irregularidades, es el primer estándar
profesional de auditoría que identifica factores específicos de riesgo que deben ser
considerados por el auditor cuando valora el potencial del fraude administrativo, y
también es, la primera respuesta de la profesión contable americana frente a las
exigencias de la Comision Treadway, el cual fue reemplazado por el SAS No. 82 de
1.997 -Consideración del Fraude en una Auditoria de Estados Financieros-, que
considera veinticinco factores de riesgo divididos en tres categorías: característica
de la administración e influencia sobre el ambiente de control, condiciones de la
industria y características de operación y estabilidad financiera
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En los últimos años a raíz de las quiebras fraudulentas y escándalos contables en
Estados Unidos, como ejemplos el caso Enron, Worldcom y Tyco, dieron como
resultado que la Comisión de Valores de los Estados Unidos SEC investigará a
cientos de empresas, y que dentro de está se creara un organismo para supervisar
los aspectos contables y de conflictos de interés; la promulgación de la LEY USA
PATRIOT en octubre 26 de 2001 para unir y fortalecer a Norteamérica mediante
mediante la provisión de herramientas apropiadas para interceptar y destruir el
terrorismo, esta ley aumento el tipo de delitos que se consideran actos terroristas
incluyendo los delitos tipificados en los códigos penales y endurecen las penas por
su comisión e incluye un incremento de la capacidad para investigar los
movimientos de dinero de organizaciones terroristas enfocándose en la
importancia que tiene tanto el origen de los recursos como su destino; la
aprobación de la LEY SARBANES OXLEY en julio 30 de 2002, la cual establece
parámetros de auditoria como control de calidad e independencia, servicios fuera
del alcance de las prácticas del auditor (actividades prohibidas), normas de
contabilidad, responsabilidad corporativa, informes, lineamientos para tratar el
fraude corporativo y criminal, castiga con rigor los crímenes de cuello blanco, la
desconfianza del mercado bursátil a nivel mundial; hechos han dado como efecto
la especialización en cuestiones legales e investigativas de la profesión contable en
cuanto a Auditoria y el incremento de la Contaduría Forense en Estados Unidos.
El reciente caso de fraude de Parmalat, ha llevado a la Comisión Europea a
establecer una directiva sobre auditorias la cual incluirá un endurecimiento de la
supervisión a nivel nacional de los auditores e impulsará una estrecha colaboración
entre las autoridades nacionales, así como con terceros países. “Esencial para
prevenir operaciones fraudulentas en varios países como ha sido el caso Parmalat”,
irregularidades empresariales que pueden afectar a la economía europea y así
mismo a la recuperación de la eurozona.
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La contaduría forense entonces surge con los intentos de detectar y corregir los
fraudes en los estados financieros, su función inicial es estrictamente económico-
financiera, y los casos inmediatos se encuentran en las peritaciones judiciales y las
contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales; actualmente
ha ampliado su campo de acción en la medida que ha desarrollado técnicas
específicas para combatir el delito y trabajar estrechamente con la aplicación de
justicia, en la cual el funcionario de la Rama Jurisdiccional fundamenta sus
decisiones en pruebas aportadas por peritos pero estos
deben pasar a ser contadores forenses en el cual el producto de la contaduría
forense es la prueba pericial contable especializada.
Durante los últimos diez años la contaduría forense se ha desarrollado
significativamente, siendo su base el sector público en el cual se han desarrollado
las mejores prácticas de este campo y un ejemplo de estas son las Auditorias
Gubernamentales que articulan procesos de investigación con el de auditoria.
La contaduría forense es una de las áreas menos mencionada . Sin embargo en el
ambiente empresarial actual se está convirtiendo rápidamente en uno de los
campos más fascinantes y perentorios
3.6.4 .Campos de acción la auditoria forense
se consideraba exclusiva como campo de acción en el sector público, pero en el
sector privado, la sofisticación y velocidad que la globalización impone a los
negocios y obliga a las compañías a prepararse con nuevos procedimientos y con
la información adecuada para administrar los riesgos, utilizando para esto la
contaduría forense que se ha convertido en muy poco tiempo en la gran esperanza
para descubrir y para prevenir los más variados delitos
El rol principal de la contaduría forense hace relación a la aplicación del análisis de
hechos financieros a problemas legales, asistiendo a las compañías en la
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identificación de las áreas claves de vulnerabilidad e implicarse en las
investigaciones y en los procedimientos legales.
El contador forense va más allá de la evidencia de auditoría, de la seguridad
razonable, evalúa e investiga al ciento por ciento, centrándose en el hecho ilícito y
en la mala fe de las personas, involucra por lo menos: análisis, cuantificación de
perdidas, investigaciones, recolección de evidencia, mediación, arbitramento y
testimonio como un testigo experto. A diferencia de la auditoria tradicional que se
sustenta en la buena fe, en el negocio en marcha y en la evidencia para obtener
“seguridad razonable”. Por esto los campos de acción del auditor forense son
especializados y con objetivos muy precisos.
La contaduría forense esta orientada a las cortes (tribunales de justicia) y para
servir como fuente de evidencia para éstas, por lo cual lo forense es entendido
como la colectividad social en general; es de tipo reactivo y esta estrechamente
vinculado con las acciones penales, por lo cual el contador forense debe basarse
en los procesos judiciales determinados en la ley.
Para descubrir las irregularidades, el contador forense hace las deducciones y
relaciona las pistas descubiertas a los posibles motivos de las personas
comprometidas en el fraude, esta interesado en lo oculto o en revelar los aspectos
de la evidencia examinada, busca descubrir peculiaridades y modelos de actuación,
no siempre sabe lo que está buscando o por qué sendero particular debe seguir,
pero debe confiar en su intuición o sospecha.
Se trata el tema de Auditoria del Fraude ya que la auditoria forense inicialmente se
define como una auditoria especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre
fraudes.
Fraude
Para empezar a hablar sobre este tema hay que aclarar que forma parte de las
clases de crímenes, los cuales son
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1. Deslealtad o traición
2. Felonía (despojar al propietario de lo que por derecho le pertenece, sin su
consentimiento o conocimiento)
3. Mala conducta
El Fraude es un fenómeno económico, social y organizacional, aplicado a la
contabilidad el fraude consiste en cualquier acto u omisión de un acto de
naturaleza dolosa y por tanto de mala fe, o de negligencia grave. Entonces el
fraude puede clasificarse como felonía o mala conducta criminal.
El fraude contable es llamado por algunos autores fraude administrativo y se
clasifica en dos grupos
1. Revelaciones Financieras Engañosas; en este sentido el Fraude Administrativo es
definido como la presentación equivocada e intencional de cantidades o
revelaciones en los estados financieros, con el propósito de engañar a los usuarios
de los mismos.
2. Malversación de Activos; conjunto de practicas no éticas realizadas al interior de
las organizaciones por parte de los directivos o empleados, ya sea por presiones
financieras externas, inequidades en el lugar de trabajo ó laxitud moral general.
El fraude también se considera como las acciones impropias resultantes de una
declaración incorrecta o falsa de los estados financieros y que hace daño a los
accionistas o a los acreedores, las acciones impropias resultantes en la
defraudación del público consumidor, las malversaciones y desfalcos cometidos por
los empleados contra los empleadores y otras acciones impropias.
Las razones para cometer el fraude según el “triangulo del fraude” (denominado
así por los sicólogos) son:
- Oportunidad, surge cuando los controles son débiles y/o cuando los individuos se
encuentran en una posición de confianza.
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- Presión de tipo financiero, para cumplir con los objetivos
- Racionalización, como todos los demás lo hacen, por que yo no lo hago
La Norma Internacional de Auditoria (NIA) 240 tiene como propósito establecer
normas y proporcionar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de
considerar el fraude y error en una auditoria de estados financieros.
El auditor deberá documentar los factores de riesgo de fraude identificados como
presentes durante el proceso de evaluación así como documentar la respuesta a
cualquiera de dichos factores. Una auditoria esta sujeta al inevitable riesgo de que
algunas manifestaciones erróneas que afectan significativamente los estados
financieros no sean detectados, aun cuando la auditoria este planeada y
desarrollada adecuadamente de acuerdo a las normas internacionales de auditoria.
Varios autores afirman que el mejor método para evitar el fraude es detenerlo
antes de que ocurra, para lo cual es necesario crear controles no solo de alerta
sino en todos los niveles de la organización, el propósito del control es preservar la
existencia de cualquier organización, apoyar su desarrollo y contribuir con los
resultados esperados. Sin embargo hay que tener presente que las actividades de
prevención tienen que ser proporcionales al riesgo que conlleva.
En los últimos años se han ido introduciendo importantes cambios al concepto de
Control Interno ampliándose primero a “controles clave”, luego a “paquetes de
control” y recientemente a “sistemas de control” y ahora es toda una estructura y
no un conjunto de reglas
La influencia de la sistematización en todos los ámbitos de la vida humana, se ha
constituido en una técnica necesaria de control de extrema utilidad puesto que
permite manejar una gran cantidad de variables y sus relaciones, así como
tecnificar y aprovechar los flujos de información. El uso de tecnología de
información tiene que estar integrado con las estrategias organizacionales para
identificar, entender y evaluar los riesgos, supervisar y controlar el uso de esa
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tecnología dentro de la organización. El ambiente electrónico presenta un conjunto
diverso de sistemas complejos, discrepancias en tiempo real y aplicaciones de
alcance mundial por la Internet que es un fenómeno irreversible que a la larga
afectara en mayor o menor medida a todas las personas como lo hizó la
Revolución Industrial.
Pero a la vez la sistematización ofrece un rango de oportunidades para el uso de
software de auditoria interactivos y de técnicas de auditoria asistidas por
computador (TAAC) permitiendo ampliar la cobertura del examen, reducir tiempo y
costo de las pruebas, entonces, el problema radica en como utilizar exitosamente
estas técnicas, una base fundamental para su solución es la aplicación de NIA No.
15 que trata la auditoria en un ambiente de Procesamiento Electrónico de Datos
(PED) y la NIA No. 16 Uso de las TAAC; así como tener presente las
recomendaciones internacionales para optimizar el tiempo y el esfuerzo de
revisión, disminuir el nivel de trabajo y garantizar razonablemente la minimización
del riesgo y así monitorear controles, transacciones y analizar programas
aplicativos en un sistema de información.
El riesgo es inherente a la naturaleza de los negocios, son los factores, eventos o
exposiciones, internas y externas, que amenazan el logro de los objetivos. La
administración debe determinar el nivel del riesgo que es tolerable y esforzarse
para mantener el riesgo dentro de esos niveles a través de una genuina
reestructuración del sistema de control interno y tener presente que en todas las
actividades se deben incluir la mayoría de los riesgos probables como riesgos país,
riesgos generales, riesgo de negocio, riesgo de operación, riesgo de información,
riesgo tecnológicos entre otros, pero lo más importante es tipificar y medir el
riesgo para que no se presenten problemas con el control interno, ya que los
controles se establecen para reducir o eliminar las causas del riesgo.
El riesgo se agrega en una cadena de valor en términos negativos, directamente
relacionada con los índices de corrupción y además de los errores, de las fallas. El
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Fraude parece ganar terreno en una cibernética, facilita y permite universos
insospechados y desconocidos, pero también nuevos riesgos que se pueden
calificar como tecnológicos y con mayores daños.
El riesgo está expresado como la variabilidad que experimentan los beneficios
generados por la empresa como consecuencia de la incertidumbre asociada a la
actividad desarrollada por la misma.
El SAS 99 -Consideración del Fraude en un Resumen de la Intervención del Estado
Financiero-, reemplaza al estándar anterior del fraude SAS 82, el cual es eficaz
para los estados financieros que se presenten a partir de diciembre 15 de 2002 y
trata en su contenido la descripción y características del fraude, la importancia de
ejercitar escepticismo profesional, obtención de la información necesaria para
identificar los riesgos de la declaración errónea debido al fraude, evidencia y
documentación de la intervención, comunicación sobre el fraude a la gerencia y
uno de los cambios más grandes está en el área de desarrollar respuestas
apropiados a los riesgos identificados.
Pero la auditoria del fraude no es el único enfoque, porque la contaduría forense
ofrece una amplia gama de oportunidades dentro de la cual se pueden identificar
tres áreas que requieren profesionales especializados como son la Contaduría
investigativa, los peritajes y los procesos tributarios.
3.6.4. Enfoques de la contaduría forense
3.6.4.1. Investigativa
La investigación es un proceso creativo compuesto por distintas etapas
dinámicamente interrelacionadas, las cuales van desde la detección de una
situación problemática, hasta la modificación socialmente útil de dicha situación en
la práctica El punto de partida es la información que puede proceder de cualquier
lugar, los medios y los métodos para identificarla y obtenerla son tan diversos
como los aspectos que se investigan.
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Dadas las características de los delitos económicos, la participación del contador es
definitiva en la etapa previa, para realizar las investigaciones y los cálculos que
permitan determinar la existencia del delito y en lo posible su cuantía para definir
si se justifica el inicio de un proceso, de igual manera, está, vinculada con los
procesos penales. “El caso más común es quizá el que tiene que ver con los
fraudes basados en los registros y soportes contables. Aquí la intervención del
Contador Forense puede variar, desde la cuantificación del fraude y el acopio de
las pruebas, hasta la participación como testigo, pasando por actividades tan
diversas como el desarrollo de aplicaciones sistematizadas para presentar la
evidencia ante las cortes.”
Dentro de está área el profesional forense es llamado a participar en actividades
relacionada con:
] Investigaciones de crimen corporativo
Estas investigaciones se relacionan con fraude contable y corporativo ante la
presentación de información financiera inexacta por manipulación intencional.
- Fraudes empresariales
- Falsificación
- Lavado de Activos
- Perdidas económicas en los negocios
-
] Disputas comerciales
En este campo, el contador forense se puede desempeñar como investigador, para
recaudar evidencia destinada a probar o aclarar algunos hechos tales como:
- Reclamos por rompimiento o incumplimiento de contratos
- Disputas por compra y venta de compañías
- Reclamos por determinación de utilidades
- Reclamos por rompimiento de garantías
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- Disputas por propiedad intelectual
- Disputas por costos de proyectos
- Discrepancias entre socios y accionistas
- Medición y Arbitraje
] Reclamaciones de seguros Cuando la responsabilidad corresponde a la
administración de las compañías.
- Reclamos por devolución de productos defectuosos
- Reclamos por destrucción de propiedades
- Reclamos por organizaciones y procesos complejos
- Verificación de supuestos reclamos
] Negligencia Profesional relacionada con: - Auditoria
- Contabilidad
- Ética
- Cuantificación de pérdidas causadas por negligencia
- Cubre todas las profesiones incluyendo: Contaduría, Medicina, Derecho Ingeniería
- Evidencia de expertos en Normas de Auditoria y de Contabilidad
- Asesoría a demandantes y acusados
] Valoración de: - Marcas
- Propiedad intelectual
- Valoraciones de acciones y negocios en general, incluyendo las compañías de
Internet.
Investigaciones de Fraudes y de entidades de control. Dentro de estos podemos
destacar los siguientes: - Investigaciones de las entidades de control para verificar
conductas no éticas e imponer las sanciones pertinentes.
- Acusaciones civiles y criminales para demostrar la ocurrencia de hechos
criminales.
- Investigaciones de Lavado de dinero o Legitimación de Capitales.
- Seguimiento y recuperación de activos desaparecidos por actividades criminales.
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- Investigaciones de casos de corrupción y posterior comprobación de los hechos.
- Entrevista de testigos para determinar la veracidad de las pruebas o de los
testimonios.
- Verificación del uso de la tecnología de la información.
- Comprobación de la evidencia de los expertos.
3.6.4.2. Peritajes
La actuación como perito dado su especial conocimiento y experiencia en términos
contables, cubre no sólo los procesos ante la justicia ordinaria, en todas las ramas,
sino los que se adelantan ante la justicia alternativa y los de naturaleza especial,
como los procesos ante las autoridades tributarias.
El peritaje contable es un examen crítico y sistemático de hechos controvertidos de
índole económico-financiero, a indagarse a través de la contabilidad y de la
auditoria, circunscrito a las normas establecidas en el Código de Procedimiento
Penal y Civil. Para que la participación del perito contador sea pertinente y se
constituya en una ayuda, no basta con la preparación académica, también se
requiere que haya alcanzado un desarrollo profesional y experiencia en las
materias sobre las que deberá opinar,
PERITO CONTABLE:
Es la persona que posee conocimientos técnicos, científicos, prácticos y a la cual se
acude en busca de dictamen, para que como asesor, facilite al juzgador los
conocimientos que sean necesarios o convenientes para una mejor apreciación de
los hechos controvertidos.
Los elementos de juicio y evidencias contables, constituyen la base fundamental de
un peritaje contable, pues a través de su examen crítico y sistemático, el perito
contador llegará a conclusiones que serán de ayuda, a quien lo solicite, en la
compatibilización y evaluación de evidencias en torno a lo que investiga. Luego, en
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la medida que disponga de todos los elementos de juicio relacionados con el
peritaje, su opinión tendrá la validez que el caso requiera.
Entonces la contabilidad forense produce la prueba pericial contable especializada,
la cual se considera como un medio de aportar cierto tipo de datos y pruebas de
carácter público. El problema de la prueba (en general), así como el de la
evidencia (de auditoria) adquieren una dimensión completamente nueva dado que
son útiles en la medida que puedan ser aceptadas en los estrados judiciales.
Los Contadores Públicos, como auxiliares de la justicia, desarrollan peritazgos
sobre hechos o eventos financieros de incidencia económica que afectan los
fondos públicos o privados, determinan las actuaciones dolosas u omisiones de los
funcionarios públicos o ejecutivos en el ejercicio de sus responsabilidades, que
determinan una responsabilidad del actor culposo, aunque en esencia no esté
dando fe pública, su responsabilidad sigue siendo muy grande porque sus criterios
y estimaciones deben estar respaldados por la contabilidad y los hechos objetivos.
El Contador Público es auxiliar de la justicia en los casos en que señala la ley,
como perito expresamente designado para ello. También en esta condición el
Contador Público cumplirá con su deber teniendo las más altas miras de su
profesión, la importancia de la tarea que la sociedad le encomienda como experto
y la búsqueda de la verdad en forma totalmente objetiva.
En este caso hay que tener en cuenta una de las disciplinas que tiene
competitividad técnico científica en la investigación de los delitos, el estudio
científico de los indicios o evidencias materiales como lo es la Criminalistica, que
proporciona información de vital importancia para encausar de manera técnica
cualquier investigación de algún hecho presuntamente delictuoso, a efectos de
probar o desaprobar cualquier aspecto cuestionado sobre el autor, la victima, el
escenario del suceso, los agentes vulnerables utilizados, el propio
desenvolvimiento de los hechos y respecto a otros involucrados.
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PROCESOS JUDICIALES
La participación del Contador Forense en los procesos no se limita a la calidad de
Perito. También puede ser llamado por una de las partes (para que la asesore en
la preparación y presentación de las pruebas o en los cálculos destinados a
cuantificar los hechos demandados) o incluso a los jueces, en temas
especializados, hasta la participación directa en la recaudación de evidencia
destinada a probar delitos. En este caso el contador es requerido con base en su
experiencia, sus conocimientos en las materias especializadas que son objeto de
discusión en los procesos, y su imagen y trayectoria dentro de la comunidad.
.RECAUDACIÓN DE PRUEBAS
La prueba pericial emerge con su perfil científico para satisfacer y mostrar
técnicamente la verdad histórica de la causa penal que se sigue, cuando resulta
necesaria la intervención de los expertos en diversas ciencias, disciplinas, artes u
oficios. La prueba pericial es de fundamental importancia, ya que es útil a los
órganos investigador y jurisdiccional; mostrándole elementos útiles para tomar
nuevas decisiones de acción al inicio y durante el desarrollo de las investigaciones.
Testigo experto
El contador puede ser requerido para testificar sobre hechos que son de su
conocimiento o en los cuales ha tenido participación, así como para colaborar en la
interpretación de evidencia escrita o para tratar de obtener esa evidencia de otros
testigos.
3.6.4.3. Procesos tributarios
Uno de los principales objetivos de la actividad financiera es obtener los recursos
para aplicarlos en la satisfacción de las demandas de los servicios públicos hechas
por la sociedad. La Administración Tributaria no puede trabajar sola demostrando
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eficiencia si no cuenta con la participación de los profesionales quienes manejan
día a día las fuentes generadoras de ingresos como son los contadores.
Los contadores públicos participan activamente en los procesos tributarios, desde
el mismo momento en que se genera la información destinada a las entidades
impositivas en los registros contables. Pero su participación como Contador
Forense se da cuando existen diferencias entre el fisco y los contribuyentes sobre
el valor de las sumas a pagar por impuestos o sanciones.
Pero estas no serán las únicas áreas, ya que cada día se descubren nuevos
campos de trabajo donde el contador forense podrá desempeñarse.
Proceso de Comprensión y Análisis
Individual y grupalmente analice las siguientes preguntas:
Identifique la etapas de cada una de las auditorias planteadas y
encuentre la similitudes y diferencias en la metodología.
Que tipo de evaluación especifica realizo en cada una d e las
auditorias?
En que tipo d e auditoria tengo que dar dictamen y en cual
recomendaciones?
En una sola auditoria podría aplicar todas a la vez, como podría ser
la metodología a seguir?
Necesariamente para realizar cualquier auditoria se necesita de la l
figura del contador publico’ explique ?
Solución de Problemas
El hotel Corona s.a, es una entidad que lleva muchos años de trayectoria
en el sector del turismo. Debido a los cambios económicos del país su
nivel de ingresos han bajado de forma considerable, además tiene muchos
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costos fijos mensualmente. su gerente Rafael Méndez se encuentra
muy preocupado y solicito a unos profesionales la realización de una
auditoria.
¿que tipo de auditoria cree que utilizarían para que el gerente conozca la
realidad y situación de la empresa y que procedimiento aplicarían y porque.
El señor julio palacios es nombrado como auditor interno de la
empresa comercialicemos Ltda. en donde además existe un contador
publico y un revisor fiscal.
¿cual cree usted que seria el trabajo a realizar por el auditor nombrado
sin que llegue a existir una controversia con las funciones del contador y el
revisor fiscal. ¿
José Vargas , fue nombrado como gerente de una gran multinacional , al
llegar a la empresa observa que durante los últimos años han ocupando
el cargo de contador diferentes profesionales, José quiere saber con
claridad si la empresa ha llevado su contabilidad de acuerdo a los
principios generales y si los estados financieros que se le presentan tiene la
suficiente racionabilidad y respaldo para tomar decisiones inmediatas de
inversión y de endeudamiento que serán fundamentales para el futuro de la
empresa. para lo anterior contrato los servicios de un profesional para
realice una auditoria.
¿Usted como profesional que tipo auditoria realizaría?
¿Que evaluaría de los estados financieros?
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En un gran restaurante de cadena a nivel nacional, el gerente observo
que había muchos falencias en el proceso de compras y almacenaje de
la mercancía que se compraba para el procesamiento de los alimentos,
encontró constantemente que los productos se deterioraban o se pasaban
de la fecha de vencimiento, también que todos las compras que realizaba
la empresa no se reportaban a el almacén, que no existía una persona
especifica para realizar las compras, que en algunas ocasiones se compraban
insumos innecesarios y se acumulaban grandes cantidades.
¿Usted que recomendaría que este gerente para mejorar el proceso de
compras de la empresa.
¿Cómo podría detectar con más precisión las fallas que se viene presentando.
Síntesis Creativa
Mediante un mapa conceptual clasifique e identifique la metodología
de cada clase de auditoria.
En la Web investiga y posteriormente realiza un ensayo acerca de la
importancia d e la auditoria forense y como se aplica esta hoy en día
con los avances d e la información financiera.
En que s e puede diferenciar un informe final de auditoria dependiendo
del tipo de auditoria que se aplique?
Autoevaluación
4 diferencias de la auditoria externa y la interna
Cual es el origen d e la auditoria operacional?
En que se relaciona la auditoria operacional con la interna?
Cual e s el contraste d e la auditoria operacional con la financiera?
Cual es el origen de la auditoria d e gestión?
Cual e s la metodología a seguir en la auditoria de gestión?
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En que consiste la auditoria tributaria?
Cuales son los indicadores mas utilizados en la auditoria tributaria?
Cual es la importancia de la auditoria ambiental?
Metodología a aplicar en la a uditoria ambiental?
Cuales son los campos d e a ccion d e la auditoria forense
Repaso Significativo
En empresas de tu región de diferente objeto social desarrolle tres
tipos d e auditoria y aplique la metodología propuesta hasta llegar al
informe final.
En tu región identifica cuales son las auditorias mas usuales y porque
la necesidad de estas?
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
BLANCO LUNA, Yanel
Manual d e auditoria y revisoría fiscal
RODRIGO E STUPIÑAN GAITAN
Administración o gestión de riesgos y la auditoria interna
COOK Jhon
AUDITORIA
Enciclopedia de la auditoria
Grupo editorial Océano / Centrum
Enciclopedia de la Auditoria
Ed Océano
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www.gerencie.com
www.temasdeclase.com
www.actualicese.com.co