FICHA TÉCNICA DEL SOFTWARE PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS OCTUBRE 2011 1. ESPECIFICACIONES DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE REQUERIMIENTOS CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO) Análisis y Diseño de Requerimientos: El Oferente debe ofrecer un software para el apoyo y manejo de la gestión de costos a través del análisis, diseño, desarrollo y/o personalización de la aplicación, con que cuente, e implementación de la solución ajustada a las necesidades de la Procuraduría General de la Nación, teniendo en cuenta que permita el manejo del Sistema de Gestión de Costos, así como determinar los costos que causa la Entidad en el desarrollo de sus funciones. El proyecto debe basarse en los resultados de la consultoría que en el año 2007 fue realizada, en la P.G.N., con el fin de diseñar el Sistema de Gestión de Costos, para la entidad, para lo cual deberá actualizarse el modelo allí propuesto y tenerse en cuenta la normatividad vigente en el manejo de Gestión de Costos y las siguientes actividades: 1. Línea Base El proveedor debe tomar como base la consultoría realizada en el año de 2007 por la firma JAHV McGregor S.A. relacionada con el sistema de Gestión de Costos de la entidad, que incluya como mínimo: La delimitación inicialmente de los macro procesos misional y de apoyo. La delimitación inicialmente de los procesos de Intervención, Prevención y Disciplinario dentro del tema misional y los de gestión de apoyo (Talento Humano y Administrativo y Financiero) La delimitación inicial de 170 actividades las cuales serán definidas por la PGN con el apoyo del contratista. 2. Integración con Sistemas de la Entidad El proveedor debe garantizar la conexión del Software hacia los sistemas de la entidad (SIAF, SIM y STRATEGOS) para el manejo del sistema de gestión de costos, de manera que sea posible extraer los datos de entrada para el software y así generar los reportes, indicadores y demás necesarios para la determinación de los diferentes costos que causa la Entidad. 3. Documentos entregables El proveedor deberá entregar como mínimo en esta etapa; antes del proceso de implementación; un documento que contenga los casos de uso, con el modelo básico de costos de la PGN, basados en el ítem 1. Línea base, la solución técnica desarrollada para atender el requerimiento (análisis y diseño), con la aprobación de usuarios funcionales y técnicos, para el manejo del sistema de gestión de costos. 2. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ESENCIALES CARACTERÍSTICAS REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO) El software debe apoyar a la PGN en la medición de su gestión. El software debe permitir la definición de centros de costos, recursos, actividades, inductores y objetos de costos como elementos del sistema. El software debe permitir el cálculo, administración y análisis de los costos. El software debe permitir establecer la estructura del flujo de costo, acumulación y asignación El software debe permitir la definición de las unidades de medida.
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FICHA TÉCNICA DEL SOFTWARE PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS
OCTUBRE 2011
1. ESPECIFICACIONES DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE REQUERIMIENTOS
CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO)
Análisis y Diseño de Requerimientos:El Oferente debe ofrecer un software para el apoyo y manejo de la gestión de costos a través del análisis, diseño, desarrollo y/o personalización de la aplicación, con que cuente, e implementación de la solución ajustada a las necesidades de la Procuraduría General de la Nación, teniendo en cuenta que permita el manejo del Sistema de Gestión de Costos, así como determinar los costos que causa la Entidad en el desarrollo de sus funciones. El proyecto debe basarse en los resultados de la consultoría que en el año 2007 fue realizada, en la P.G.N., con el fin de diseñar el Sistema de Gestión de Costos, para la entidad, para lo cual deberá actualizarse el modelo allí propuesto y tenerse en cuenta la normatividad vigente en el manejo de Gestión de Costos y las siguientes actividades:
1. Línea Base
El proveedor debe tomar como base la consultoría realizada en el año de 2007 por la firma JAHV McGregor S.A. relacionada con el sistema de Gestión de Costos de la entidad, que incluya como mínimo: La delimitación inicialmente de los macro procesos misional y
de apoyo. La delimitación inicialmente de los procesos de Intervención,
Prevención y Disciplinario dentro del tema misional y los de gestión de apoyo (Talento Humano y Administrativo y Financiero)
La delimitación inicial de 170 actividades las cuales serán definidas por la PGN con el apoyo del contratista.
2. Integración con Sistemas de la Entidad
El proveedor debe garantizar la conexión del Software hacia los sistemas de la entidad (SIAF, SIM y STRATEGOS) para el manejo del sistema de gestión de costos, de manera que sea posible extraer los datos de entrada para el software y así generar los reportes, indicadores y demás necesarios para la determinación de los diferentes costos que causa la Entidad.
3. Documentos entregables
El proveedor deberá entregar como mínimo en esta etapa; antes del proceso de implementación; un documento que contenga los casos de uso, con el modelo básico de costos de la PGN, basados en el ítem 1. Línea base, la solución técnica desarrollada para atender el requerimiento (análisis y diseño), con la aprobación de usuarios funcionales y técnicos, para el manejo del sistema de gestión de costos.
2. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES ESENCIALES
CARACTERÍSTICAS REQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
El software debe apoyar a la PGN en la medición de su gestión.El software debe permitir la definición de centros de costos, recursos, actividades, inductores y objetos de costos como elementos del sistema.El software debe permitir el cálculo, administración y análisis de los costos.El software debe permitir establecer la estructura del flujo de costo, acumulación y asignaciónEl software debe permitir la definición de las unidades de medida.El software debe permitir definir y formular los indicadoresEl software debe permitir la creación, adición, modificación, eliminación y cambio de orden de las etapas del software de gestión de costos de la PGN:
Las cuales deben ser parametrizables e integrables entre ellas (cuando se requiera adicionar, modificar o eliminar etapas).
El software debe permitir identificar, clasificar y dar atributos a los recursos de la PGN:
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CARACTERÍSTICAS REQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
El software debe permitir la asignación de los recursos económicos a cada uno de los centros de costos. El software debe permitir la elaboración y definición de los centros de costos, teniendo en cuenta la estructura de centros de costos de 6 niveles jerárquicos a nueve dígitos:
La estructura de los centros de costos del sistema SIAF es a 13 dígitos, propia del sistema de información. El software debe permitir la interrelación de las dos estructuras de los centros de costos, así como la modificación de dicha estructura en caso de ser necesaria. El software debe permitir la identificación y asociación de los centros de costo cuyas actividades están
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CARACTERÍSTICAS REQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
al servicio de varios procesos. El software debe permitir la generación de costos por funcionario, los cuales se encuentran vinculados a un centro de costo.El software debe permitir la generación de costos por actividades.El software debe permitir la creación, modificación, cambio de orden y eliminación de macro procesos, procesos, subprocesos, procedimientos, actividades e inductores. El software debe identificar la composición de los costos de cada uno de los procesos y macro procesos, en función de la asignación de los recursos a las actividades y procesos que se realizan para la producción de los productos finales.El software debe permitir la creación de costos por procesos y costos por actividades, teniendo en cuenta el peso de las actividades que se realizan.El software debe permitir determinar los costos de los productos y/o servicios finales.El software debe permitir la generación de costo por producto final que corresponden a los macro procesos y procesos definidos por la entidad.El software debe permitir la elaboración y definición de los macro procesos, procesos, subprocesos y procedimientos o actividades, teniendo en cuenta la estructura y codificación de procesos de 5 niveles jerárquicos a nueve dígitos:
NIVEL DÍGITOS JERARQUÍA DEL PROCESOUno Uno (1) Macro procesosDos Dos(2) ProcesosTres Dos(2) Especialidad por temaCuatro Dos(2) Subprocesos o Etapas Cinco Dos(2) Procedimientos o Actividades
El software debe permitir incorporar a un proceso los recursos de otros procesos. El software debe permitir la elaboración, definición y uso de los diferentes tipos de inductores, teniendo en cuenta la estructura y codificación de dos niveles y cuatro dígitos:
El software debe permitir la elaboración, definición y uso de los diferentes tipos de indicadores: de costos para centros de costos, de costo para actividades, para productos objetos de costo, de productividad y los demás que defina la Entidad.El software debe permitir el uso de los inductores para llevar costos de los recursos económicos al centro de costo, del centro de costos a los procesos y de los procesos no misionales a los procesos misionales.
Búsquedas:
CARACTERÍSTICAREQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
El software de gestión de costos debe permitir la realización de búsqueda sobre la información ingresada.El software de gestión de costos debe permitir visualizar los resultados de una búsqueda en una lista.El software de gestión de costos debe permitir búsquedas en diferentes campos utilizando operadores lógicos y de conexión (ejemplo: MAYOR QUE, MENOR QUE, Y, O, ENTRE, IGUAL, CONTIENE, entre otros.)
Reportes:
CARACTERÍSTICAREQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
El software debe permitir el análisis y la generación de diversos reportes, orientados para ser generados por usuario final. Establecer vistas de información por defecto, especiales para aquellos usuarios que necesitan ver información operativa e indicadores de gestión resumida para toma de decisiones.Exportar información resultado de las consultas diseñadas a otros formatos tales como Word, Excel, PDF y/o Archivos XML.Debe permitir al usuario generar reportes a través de diferentes filtros, eligiendo los campos de la base de datos.Debe tener unos reportes o informes base que hagan referencia al modelo de costos que quede implementado, los cuales serán definidos por la PGN, junto con apoyo del proveedor.Proveer una interfaz gráfica amigable para la construcción de reportes a partir de las consultas base.
Dígito1 Dígito2 Dígito3 Dígito4
Tipo Inductor
Consecutivo
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CARACTERÍSTICAREQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
Permitir asignar un nombre a cada consulta nueva.Permitir seleccionar los campos que conforman la consulta base, para la creación del reporte.Permitir hacer uso de condiciones de los datos y variables relativas al usuario que se encuentra en sesión.Permitir seleccionar los campos que van a nivel de filas, columnas, filtros y datos.Permitir establecer formatos a los datos (decimales, separadores de miles, porcentajes)Permitir realizar cálculos sobre los datos incluidos en el reporte (contar, sumar, promediar, el valor mínimo, el valor máximo, entre otros).Permitir incluir gráficas al reporte tipo tabla dinámica.Permitir predeterminar el reporte, publicarlo y establecer los usuarios que pueden visualizar el reporte.
Administración centralizada:
CARACTERÍSTICAREQUISITO MÍNIMO
LO OFRECE (SI/NO)
El software debe permitir la administración centralizada por parte de los funcionarios de la PGN, que le de autonomía en la parametrización del modelo de costos institucional o la modificación del mismo o de los que se requirieran por la función del software de gestión de costos.Debe permitir administrar el modelo de seguridad donde se establecen los permisos sobre las consultas, formatos, acciones disponibles para cada rol y perfil registrado en el software. Debe permitir la administración de usuarios del sistema en el establecimiento de contraseñas, permitir la activación o inactivación del usuario. Debe permitir la administración de la seguridad en cuanto al manejo de contraseñas encriptadas, administración de eventos de auditoría tales como los ingreso de los usuarios, fecha, hora, tipo de evento, descripción del evento.
Seguridad
CARACTERÍSTICAREQUISITO MINIMO
LO OFRECE (SI/NO)
Debe incluir la funcionalidad o un módulo específico de seguridad.Debe tener su propio sistema de control de acceso.Debe validar usuario y clave de acceso encriptada, la clave de acceso debe tener una vigencia y debe permitir parametrizar el número de intentos por usuario permitidos antes de bloquearlo.Debe permitir la definición y modificación de perfiles y permisos de usuarios.Debe permitir la creación de grupos de usuarios con sus respectivos permisos.El sistema debe dejar un rastro (log de auditoría) de las transacciones por usuario, fecha, hora y tipo de transacción.
3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ESENCIALES
CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO)
Arquitectura El sistema de gestión debe estar desarrollado sobre arquitectura WEB de múltiples capas ó un sistema Cliente/Servidor
ClientePara arquitectura WEB, el cliente no solo debe permitir la visualización de datos, sino el procesamiento de los mismos a través de WEB. Para sistema Cliente/Servidor el cliente debe poder ejecutarse en Windows 2000, 7, XP, Vista.
NavegadoresEl sistema debe permitir el acceso desde los navegadores conocidos en el mercado, que sea de distribución libre y no tenga costo para la entidad (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Ópera, safari, Chrome, etc.). No aplica para sistemas Cliente/Servidor
Integración con motores de base de datos
El sistema debe permitir trabajar con cualquiera de los motores de bases de datos: MySQL, SQL Server y/o POSTGRES por ser estos los que ya tiene la PGN.
Plataforma de Aplicaciones
El sistema debe permitir trabajar con las plataformas de aplicaciones Java EE Compliant ó .NET, el proveedor debe indicar en qué servidor APP ejecuta. Para sistemas Cliente/Servidor indicar si lo maneja.
CoberturaLa cobertura del software de gestión de costos debe contemplar un cubrimiento geográfico en todo el territorio nacional, disponible de forma ilimitada para todos los funcionarios de la PGN. No aplica para Cliente/Servidor.
ConcurrenciaPara aplicaciones WEB, el sistema debe permitir la concurrencia de al menos 20 usuarios internos a nivel nacional, sin que esto degrade los tiempos de respuesta en el sistema. Para sistema Cliente/Servidor la concurrencia de 20 usuarios internos.
Idioma El software de gestión de costos, las ayudas, herramientas,
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CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO)
documentación y los sitios de soporte deben operar y entregarse en idioma español, utilizando términos ajustados al sector (órganos de Control).
Logs Realizar un registro de las transacciones de los usuarios.Integridad de la información
El software debe proveer información integral, real, confiable y oportuna de los datos registrados en él.
Administración El software debe ser administrado y mantenido de manera centralizada.
ConectividadSer totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, el software debe poder funcionar en múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN o WAN, y todas las combinaciones.
Protocolos y estándares
La solución en caso de requerirse debe poder incluir los protocolos necesarios para integrarse con la arquitectura actual de la PGN No aplica para sistemas Cliente/Servidor. Los cuales son:
WSDL: WebServices Description LanguageXML: Extensible Markup LanguageBINARY: Formato BINARIO de documentosWS Security: Seguridad en Servicios WebUDDI: Universal Description, Discovery and IntegrationSAOP/HTTP: Simple Object Access Protocol/Hypertex Transfer ProtocolSOAP/JMS: Simple Object Access Protocol/Java Message Services HTTPS: Hypertex Transfer Protocol SecurityLDAP: Lighweight Directory Access ProtocolJAX-RPC Aplicaciones Java con XMLGEL XMLJBI: Java Business integrator
ComponentesEl software de gestión de costo debe cumplir con una arquitectura por componentes para su implementación o actualización por fases y deberá permitir la integración de futuros componentes. No aplica para sistema Cliente/Servidor
Administración
El software de gestión de costos deber tener facilidades de administrador de los logs de la base de datos, en donde se registren los tipos de transacciones realizadas por un usuario, fecha y hora, tipo de usuario; logs de auditoría y realizar la administración general del sistema.
Seguridad
Debe proveer cifrado para los passwords, incluso al ser transmitidos por laRed o almacenados en el aplicativo (servidor).Debe proveer el uso de protocolos seguros que transmitan datos cifrados (por ejemplo SSl, SSH, etc.) para cualquier tipo de acceso (por ejemplo desde Internet) de cualquier tipo de usuario (por ejemplo administrador, funcional, consulta, etc.). Garantizar la no modificación de la información una vez este guardada.Debe proveer un mecanismo de aseguramiento de integridad de la información registrada en la base de datos. Esta integridad debe ser estructural, referencial y de restricción funcional.Debe implementar encriptación de datos y administración de llaves encriptadas.
Integración
La autenticación de usuarios en el sistema, debe ser directa y automática con el directorio activo de la PGN. No aplica para sistema Cliente/Servidor.El software de gestión de costos debe permitir la integración con el Directorio Activo de la PGN No aplica para sistema Cliente/Servidor.Debe cumplir/desarrollarse o soportar estos protocolos y/o lenguajes de programación: GEL-XML, AJAX, CSS, DHTLM, Java, JavaScript, HTML, XHTML, XML, ASP y Lotus notes entre otros. No aplica para sistema Cliente/Servidor.Debe proporcionar un soporte para seguridad SSL y/o TLS o los que indique el proveedor.El software deberá poderse soportar en una arquitectura de servicios. No aplica para sistema Cliente/Servidor.
ConexiónEl software debe garantizar la conexión con los sistemas STRATEGOS, SIM y SIAF de la entidad a través de una interface creada por el mismo sistema.
Usabilidad Debe proveer una capa de presentación mediante un entorno grafico amigable.
Instalación Debe proveer un asistente de instalación que permita configurar el sistemade forma fácil y entendible para personal de sistemas que sea
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CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO LO OFRECE (SI/NO)
capacitado para tal fin.Si es necesario instalar componentes locales en las máquinas cliente de la PGN, su instalación debe ser automática y funcional.
Usabilidad Permitir el uso de teclas para desplazamiento en formularios y menús del sistema.
Licencias para servidores
CARACTERÍSTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
Sistema Operativo (Un sistema operativo excluye al otro, diligenciar solamente una opción)
El proveedor debe proporcionar a nombre de la Procuraduría General de la Nación la(s) licencias Windows Server 2008 para el(los) servidores de aplicaciones y de bases de datos que deben correr en servidor virtual VSphere 4.0, 4.1, acorde con la arquitectura propuesta y soporte por un año mínimo con el fabricante o su respectivo partner para el sistema operativo ó El proveedor debe proporcionar a nombre de la Procuraduría General de la Nación la(s) licencias Linux Suse Enterprise v11 para el(los) servidores de aplicaciones y de bases de datos que deben correr en servidor virtual VSphere 4.0, 4.1 acorde con la arquitectura propuesta y soporte por un año mínimo con el fabricante o su respectivo partner para el sistema operativo.
Base de Datos (Un sistema operativo excluye al otro, diligenciar solamente una opción)
El proveedor debe proporcionar a nombre de la Procuraduría General de la Nación la(s) licencias MySQL acorde con la arquitectura propuesta con la suscripción y soporte por un año mínimo con el fabricante o su respectivo partner para los servidores de bases de datos. El proveedor debe proporcionar a nombre de la Procuraduría General de la Nación la(s) licencias POSTGRESQL v9 acorde con la arquitectura propuesta con la suscripción y soporte por un año mínimo con el fabricante o su respectivo partner para los servidores de bases de datos. El proveedor debe proporcionar a nombre de la Procuraduría General de la Nación la(s) licencias SQL Server 2000 ó 2005 acorde con la arquitectura propuesta con la suscripcióny soporte por un año mínimo con el fabricante o su respectivo partner para los servidores de bases de datos
Si el proveedor estima conveniente que para el correcto funcionamiento de la solución ofrecida se requiere de más licenciamiento para los servidores de aplicaciones y de bases de datos, deberá incluirlos en el licenciamiento, sin generar costo adicional para la Procuraduría General de la Nación: Sistema Operativo Escribir aquí, número de licencias adicionales: Base de Datos Escribir aquí, número de licencias adicionales:
4. SERVICIOS CONEXOS
Implantación y soporte:
CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
CronogramaUna vez se firme el Acta de Inicio, el contratista debe realizar y entregar un cronograma detallado del proyecto, aprobado por el (los) supervisor (es) del contrato.
Metodología
Se deben utilizar las siguientes metodologías: El proceso de software debe ser iterativo e incremental basado en
UP para el diseño, desarrollo (en caso de ser requerido) e implantación de software o su personalización, tal proceso debe ser sometido a aprobación por parte del interventor para hacer los ajustes necesarios para personalizarlo con las necesidades de la entidad.
UML para el diseño de los casos de uso y para todos los entregables del proceso de modelamiento.
Garantía Duración de la garantía: Un (1) año, contado a partir de la fecha de recibo a satisfacción. El contratista debe informar permanentemente a la entidad de las vulnerabilidades que afecten la plataforma base y la solución ofrecida y/o implementada, aplicando los correctivos necesarios, durante la ejecución y garantía del contrato. Durante la ejecución del contrato y el periodo de garantía el Contratista deberá ofrecer el soporte a las licencias del Sistema Operativo y Base de datos seleccionados a las últimas versiones estables vigentes en el mercado, con su respectivo soporte, actualización de versionamiento y mantenimiento por un periodo de un (1) año.Durante la vigencia del contrato y de la garantía ofrecida, el contratista deberá realizar la actualización de la plataforma base y de la solución ofrecida y/o implementada en horarios que deberán ser previamente acordados con el (los) supervisor (es) del contrato.
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CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
Actualización del software
Durante la ejecución del contrato y el periodo de garantía el Contratista deberá actualizar las licencias del Sistema Operativo y Base de datos seleccionados a las últimas versiones estables vigentes en el mercado, con su respectivo soporte y mantenimiento por un periodo de un (1) año.
Transferencia de conocimiento
Cada vez que se requiera instalar una actualización de la plataforma base y/o de la solución ofrecida y/o implementada, el contratista debe realizar la transferencia de conocimiento a mínimo dos (2) funcionarios de la entidad, durante la ejecución y garantía de plataforma base y de la solución ofrecida y/o implementada, previo acuerdo entre las partes.
Documentación
El contratista debe entregar en medio digital, un juego de manuales técnicos de la solución, un juego de instaladores, entre ellos los manuales que relacionen los temas de guía de usuario, guía de referencia y guía de configuración y administración de la solución ofrecida y/o implementada y de la plataforma base, modelo (indicando nombre de la clase, atributos, relaciones, llaves y tipos de datos.), diccionario de datos, respuestas a preguntas frecuentes para errores. Entregar las guías y el plan de pruebas funcionales y no funcionales, las cuales deberán ser validadas en conjunto con la PGN, el plan de pruebas debe incluir pruebas funcionales, de disponibilidad, rendimiento (carga, estrés, picos y resistencia) y seguridad (tests de intrusión, validación, integridad), pruebas de integración con los sistemas de información SIAF, SIM y STRATEGOS de la PGN. El cronograma del proyecto debe prever los tiempos para las pruebas que realizará la Entidad y el Contratista.Suministrar los procedimientos documentados de mantenimiento periódico del software de gestión de costosEl software debe incluir el manual para usuarios finales en formato electrónico.El software de gestión de costos debe incluir ayuda en línea con ilustraciones de pantalla.
Período de garantía, soporte, mantenimiento y entrega de actualizaciones
La garantía, las actualizaciones ofrecidas para la plataforma base y la solución ofrecida y/o implementada, el período de soporte y mantenimiento, deben ser de un (1) año, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción.
Licenciamiento
Sin importar la herramienta de desarrollo (software licenciado o libre), los productos generados a partir de la misma (solución ofrecida y/o implementada) para el software de gestión de costos de la Entidad (ejecutables) serán propiedad de la Procuraduría General de la Nación. En caso de utilizar software licenciado o requerir algún tipo de licenciamiento, éste será a favor de la Procuraduría General de la Nación, a perpetuidad.
Diseño, instalación, configuración, migración, implantación y entrega a satisfacción de la solución ofrecida.
El contratista deberá realizar las siguientes actividades:
Tomar como insumo base, para el desarrollo del software de gestión de costos, el resultado de la consultoría que sobre costos, en el año 2007, se hizo en la P.G.N.Realizar el análisis y diseño de acuerdo a la metodología especificaciones de casos de uso, basados en las mejores prácticas.Definir, documentar y ejecutar un plan de pruebas para corroborar las bondades del diseño propuesto, el cual deberá ser aprobado por el (los) supervisor(es) del contrato y el gerente del proyecto por parte de la PGN para iniciar la implementación.Realizar la instalación de plataforma base y de la solución ofrecida. Si durante el período de instalación de la plataforma base o de la solución ofrecida se presentan defectos de software, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos. Implementar el diseño y la configuración aprobados por el (los) Supervisor (es) y el Gerente del Proyecto por parte de la PGN, ejecutando las políticas de seguridad necesarias que garanticen el correcto funcionamiento de la plataforma base y de la solución adquirida. Entregar toda la solución en correcto funcionamiento y a satisfacción del (los) Supervisor(es) del contrato y del Gerente del Proyecto por parte de la PGN.Documentar plenamente el proceso de análisis, diseño, desarrollo, Implementación, pruebas, configuración e instalación.
Personal calificadoEl contratista deberá tener el siguiente grupo de trabajo para realizar el análisis, diseño,
Gerencia de Proyecto:
Profesional con alta calidad para el óptimo desempeño de funciones y responsabilidades propias de la realización de planes, programas y proyectos que permita satisfacer los requerimientos de la PGN.
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CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
desarrollo y/o personalización de la aplicación con que cuente el proveedor, instalación, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en funcionamiento de la solución ofrecida.
Con experiencia comprobada en la gerencia, dirección o coordinación en el desarrollo de proyectos similares al objeto contratado.
Deberá contar con la experiencia en al menos tres proyectos de implantación de la solución de gestión de costos ofrecida, con una participación mínima de cuatro meses en cada uno de ellos.
Consultores de proyectos:
Profesionales en diversas disciplinas como Ingeniería, Contabilidad, Administración de Empresas que asesore a la PGN en los diferentes temas relacionados con el proyecto y con experiencia en el manejo de proyectos similares al objeto contratado.
En cualquier momento de la ejecución del contrato los supervisores podrán solicitar cambio de las personas que considere no satisfacen los requerimientos necesarios para desarrollar adecuadamente el objeto contratado. Dentro de las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, el grupo de trabajo del contratista deberá portar su carné en un lugar visible.
Si alguna de las personas que realizarán la implementación de la solución se retira del proyecto por causas debidamente sustentadas ante el supervisor del contrato, el contratista deberá presentar las nuevas personas previa validación de los requisitos aquí solicitados.
El equipo de trabajo propuesto estará conformado por al menos tres profesionales en los que se estipulará el rol y la dedicación en el proyecto. Deberán certificar una experiencia, cada uno, en al menos dos proyectos similares al objeto de esta contratación, desempeñando el rol ofrecido y con una participación mínima de cuatro meses. Nota: La gerencia del proyecto por parte del contratista estará bajo la supervisión y coordinación de la administración del Proyecto de la PGN. La dirección del Proyecto en la PGN será asumida por el (los) supervisor (es) del contrato. Para este proyecto la PGN conformará un grupo de trabajo técnico y funcional.
Representación
El Contratista debe ser el fabricante de la solución o representante del fabricante para distribuir, soportar y ajustar la solución ofrecida. En todo caso, deberá adjuntar la respectiva certificación vigente que lo acredite como fabricante o como distribuidor autorizado.
Durante la vigencia del contrato la P.G.N. debe poder contar con el soporte que brinde el fabricante a la solución adquirida. Oferente
El oferente deberá contar con la experiencia en al menos tres proyectos de implantación de la solución de gestión de costos ofrecida, cada proyecto debió contar con una duración mínima, de ejecución, de cuatro meses y por un valor de al menos el 25% del actual proceso de contratación.
En todos los casos, las certificaciones deben ser expedidas por la firma contratante estipulando:
Número del Contrato, Empresa Contratante, Persona que expide la Certificación, Cargo, Teléfono, Dirección, Email, Empresa contratista, objeto del contrato, alcance, fecha de inicio, fecha final, valor, cumplimiento del contrato (Bueno, Malo o Regular). Para las certificaciones de cada profesional, deben indicar además: Nombre de la persona a certificar, rol desempeñado, funciones, duración en el proyecto.
Para todos los efectos, los contratos deben haber finalizado antes del inicio del presente proceso de contratación.
Capacitación
El contratista deberá
Capacitación funcional sobre el software de gestión de costos a doce (12) funcionarios de la PGN, con una intensidad de cuarenta (40) horas.
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CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
dictar los siguientes cursos:
Capacitación técnica sobre la plataforma base, para diez (10) funcionarios de la Procuraduría General de la Nación de mínimo veinte (20) horas.
Capacitación técnica sobre la solución ofrecida del software de gestión de costos, para diez (10) funcionarios de la Procuraduría General de la Nación de mínimo veinte (20) horas.
Nota: Si el proveedor tiene otra oferta de acuerdo a su experiencia para el tema de las capacitaciones, la misma debe ser manifestada a la PGN, para su revisión y aprobación.
Para todos los cursos de capacitación, se deberán entregar los respectivos certificados de asistencia, material de estudio y refrigerios.
Las capacitaciones deben ser realizadas por uno o varios instructores certificados por el fabricante; deben ser impartidas en un centro autorizado, en instalaciones del proveedor o en las instalaciones de la PGN dotadas con los elementos necesarios y convenientes que apoyen de manera efectiva el proceso enseñanza/aprendizaje. En todo caso, el Contratista debe garantizar la infraestructura para la respectiva capacitación.
El contratista debe entregar al (los) supervisor(es) del contrato la documentación que registre el desarrollo de la capacitación, en la que se incluyan la agenda, los temas, los asistentes y las presentaciones de los temas en medio magnético.
Si durante la prestación del servicio, se presenta una situación que amerite el cambio de las personas del equipo de trabajo, sustentada por alguna de las partes, el contratista se obliga a cambiar el personal, cumpliendo con los perfiles mínimos exigidos por la Entidad
El horario de instrucción será acordado para su realización en jornada diurna de 8:00 AM a 12:00 M y de ser posible en instalaciones cercanas a la Entidad.
Garantía El contratista deberá anexar certificación del fabricante donde conste que garantiza la plataforma base y la solución implementada contra defectos de fabricación, por un término no inferior a un (1) año y en la modalidad ON SITE. Se exige que los tiempos de garantía sean contabilizados a partir del recibido a satisfacción de la totalidad de los bienes y servicios conexos, por parte del supervisor del contrato.
Soporte Técnico
• Disponibilidad: La disponibilidad de soporte y mantenimiento para los productos debe
ser de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 M y de 1:00 PM a 5:00 PMNiveles de atención y tiempos de respuesta: • El contratista debe contar con un servicio que permita la atención y
recepción de los requerimientos solicitados por la Entidad. Para ello debe indicar el número telefónico de atención en Bogotá.
• Ante un requerimiento de soporte por parte de la Entidad, el proveedor se obliga a atender y diagnosticar este requerimiento en un tiempo de respuesta no superior a 4 horas y solucionarlo (dejar en estado operativo normal la plataforma base y la solución implementada) dentro de las 4 horas siguientes. La atención inicial puede ser telefónica, pero si lo amerita según concepto de la supervisión, el soporte debe ser On Site y en un tiempo no superior a 2 horas una vez se le haga el requerimiento.
• El contratista deberá prestar el servicio de soporte telefónico o a través de la Web o por correo electrónico en la administración, configuración, resolución de problemas de software para la plataforma base y la solución implementada, de manera ilimitada durante el tiempo de garantía de la solución implementada.
• Todo soporte técnico que requiera apagado del equipo donde se encuentre instalada la solución implementada deberá ser coordinado previamente con el supervisor del contrato, con el fin de no generar traumatismos en la normal prestación de los servicios de la entidad.
• Los costos en que incurra el contratista para atender cualquier solicitud de soporte, mantenimiento correctivo o preventivo, ya sea mano de obra, traslados, e insumos necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma base y la solución implementada, durante la ejecución y el período de soporte y garantía de estos software, correrán por cuenta del contratista, por lo tanto, no tendrá costo adicional para la Procuraduría General de la Nación.
El contratista deberá informar oportunamente sobre las vulnerabilidades que afecten la plataforma base y la solución implementada, aplicando
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CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
los correctivos necesarios ajustándose al modelo de seguridad implementado en la entidad, durante el periodo de ejecución del contrato y el tiempo de garantía ofrecido.
Características de los mantenimientos correctivos
Durante el período de garantía el contratista deberá realizar todos los mantenimientos correctivos que sean necesarios para mantener en funcionamiento la plataforma base y la solución implementada.Proveer e instalar las actualizaciones del software, cada vez que se liberen nuevas versiones, durante el tiempo de ejecución del contrato y el tiempo de garantía ofrecido de la plataforma base y de la solución implementada. Entregar en medio magnético las versiones completas de la plataforma base y de la solución implementada para el uso, administración y monitoreo de la solución ofrecida.
Características de los mantenimientos preventivos
El contratista deberá realizar por lo menos dos (2) visitas en el año de mantenimiento preventivo, durante la vigencia del contrato y su garantía.Las fechas de mantenimientos preventivos deberán ser acordadas previamente con el supervisor del contrato, garantizando el normal funcionamiento y aseguramiento de la continuidad de la prestación de los servicios. Para fijar las fechas de los mantenimientos preventivos debe entregar un plan de trabajo, donde especifique todas las tareas a realizar y los recursos requeridos por parte del contratista, así como los recursos que deben ser provistos por la Procuraduría General de la Nación.Proveer todos los traslados, insumos, mano de obra, y herramientas necesarias para prestar el servicio de mantenimiento preventivo requeridos para este servicio para el diagnósticos respectivo. Verificar la correcta operación del software antes de iniciar el mantenimiento preventivo. El contratista debe realizar el diagnóstico del software, que garanticen su normal funcionamiento. El contratista debe suministrar un reporte escrito de cada visita, consignando las recomendaciones para obtener el mejor desempeño de la plataforma base y la solución implementada, el cual debe ser firmado de aceptación por la persona encargada o al supervisor del contrato. Si detecta alguna anomalía debe ser informada inmediatamente al (los) supervisor(es) del contrato. Garantizar que los ajustes se realicen en un horario donde no se interrumpa la normal prestación del software de gestión de costos. Revisar la configuración, parametrización y correcto funcionamiento de la plataforma base y la solución implementada. Verificar e implementar la actualización de la plataforma base y la solución implementada, y cuando sean liberadas nuevas versiones durante la vigencia y garantía del contrato, y coordinar con el supervisor del contrato que la instalación de las mismas no implique traumatismos en la normal prestación de servicios de la entidad.
Características de la garantía
La garantía ofrecida para la plataforma base y la solución implementada a la Entidad debe ser de un (1) año, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción. Todos los insumos, herramientas, mano de obra, traslados correrán por cuenta del contratista, para hacer efectivas las garantías del software ofrecido.
Personalización del Software
Se requiere una bolsa de 100 horas para personalización del software, en caso de que durante el periodo de garantía se llegasen a presentar nuevos requerimientos, por parte de la PGN.
Mejoras tecnológicas
Sí al momento de la entrega de los bienes adjudicados han sido liberados nuevos productos con características superiores a los ofrecidos, ellos podrán ser entregados, previo visto bueno del (los) supervisor (es) del contrato, sin costo adicional alguno.
Actualizaciones El contratista deberá proporcionar todas las actualizaciones que se liberen de la plataforma base y de la solución implementada, garantizando que permanezcan actualizados a la última versión, con todos sus parches (si así se requiere) durante el período de garantía.
Catálogos El oferente deberá suministrar junto con la oferta los catálogos correspondientes a la plataforma base y la solución implementada, los cuales se requieren para precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto de este proceso contractual. Dichos catálogos deberán estar en idioma español o inglés.
Los oferentes deben indicar el número de la página del catálogo donde se puede verificar la información, la que además deberá ser resaltada o subrayada en el catálogo.
Centros de servicio El proponente deberá allegar la información del centro de servicio que en la Sabana de Bogotá D.C. pertenezca al fabricante, propio o de
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CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO LO OFRECE (SI/NO)
terceros, debidamente certificado o avalado por escrito por el fabricante, que ofrezca para la atención de la garantía ON SITE de la plataforma base y de la solución ofrecida. Para esto debe relacionar la dirección, teléfono, nombre del contacto y nombre del centro de servicio.
La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el oferente. De igual manera, debe informar el procedimiento para el reporte y atención a la solicitud de garantía y servicios, el cual deberá ajustarse a lo señalado en el numeral Garantía, anteriormente enunciado.
Plan de Entrega y Cumplimiento:
CARACTERÍSTICAS Folio(s) de la propuestaLO OFRECE
(SI/NO)
Nota: Los plazos estipulados son expresados en días calendarioInstalación y entrega de licencias
A partir de la suscripción del Acta de Inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días para entregar las licencias e instalarlas en servidores de pruebas (servidores de la Procuraduría General de la Nación), en la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación, carrera 5 No. 15 – 80 piso 5º de la ciudad de Bogotá D.C. Si durante el período de instalación de las licencias, se llegaren a presentar fallas en el funcionamiento de las mismas, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos.
Análisis y Diseño de requerimientos
A partir de la firma del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de ciento veinte (120) días para realizar el análisis, diseño de requerimientos y modelo de centro de costos y entregar toda la documentación relacionada a la misma, junto con el diseño propuesto.
Desarrollo, Configuración, Implementación, y Entrega a satisfacción de la solución
A partir de la firma del acta de Inicio, el contratista contará con un plazo máximo de sesenta (60) días calendario para realizar la parametrización e implementar en ambiente de pruebas el software de gestión de costos, en la Procuraduría General de la Nación (nivel central – Bogotá). Si durante el período de instalación de la herramienta, se llegaren a presentar fallas en el funcionamiento de la misma, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos.
El plazo para realizar la implementación y capacitación es de ciento veinte (120) días, contados a partir de los ciento veinte (120) días después de la firma del acta de inicio.
El cronograma será el siguiente:
De 1 a 120 días: análisis y diseño de requerimientos y entrega del modelo de costos de la PGN.
De 121 a 180 días: Desarrollo y/o adecuación a la aplicación con que cuenta el proveedor.
De 181 a 210 días: Pruebas por parte de la PGN y verificación de las incidencias en el software y correcciones y ajustes por parte del contratista de dichas incidencias.
De 211 a 240 días: Puesta en producción de la solución implementada.
Una vez realizada la entrega por parte del contratista en ambiente de pruebas, la PGN hará las respectivas pruebas técnicas y funcionales sobre los cambios efectuados por el contratista y también verificará que lo ya instalado y en correcto funcionamiento continúe igual.
Con la aprobación de las pruebas técnicas y funcionales y aprobación de la supervisión del contrato, el contratista procederá a instalar los cambios implementados en ambiente de producción. En ningún caso el plazo máximo de ejecución del contrato superará los doscientos cuarenta (240) días contados a partir del día siguiente a la fecha de firma del acta de inicio del contrato.El proponente sin costo adicional para la Procuraduría General de la Nación, realizará todas las pruebas necesarias para comprobar el correcto montaje, conexión y condiciones para el adecuado funcionamiento de los elementos de la solución. Estas pruebas serán coordinadas por el supervisor, quien elaborará junto con el contratista los informes correspondientes. Dichas pruebas no eximen al contratista
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CARACTERÍSTICAS Folio(s) de la propuestaLO OFRECE
(SI/NO)
de las garantías que se exigen para los elementos de toda la solución.La Entidad podrá rechazar los bienes o la parte de ellos que no hubieren pasado alguna prueba o inspección o que no se ajusten a las especificaciones. En estos casos, el contratista reemplazará los bienes o la parte rechazada y llevará a cabo las modificaciones necesarias para que los bienes suministrados se ajusten a las especificaciones ofrecidas, todo ello sin costo alguno para la Procuraduría General de la Nación. El contratista deberá, además, efectuar nuevamente y sin costo alguno para la Procuraduría General de la Nación las pruebas y/o inspecciones requeridas
Capacitación La capacitación debe ser dictada en la intensidad horaria contratada y a los funcionarios que señale la Procuraduría General de la Nación, dentro de los doscientos cuarenta (240) días, siguientes a la fecha de firma del acta de inicio y no podrá superar el tiempo de ejecución del contrato. Para iniciar la respectiva capacitación se debe entregar una propuesta con cronograma al respectivo supervisor del contrato, la cual debe ser aprobada por el supervisor.
Confidencialidad:
CARACTERÍSTICA Folio(s) de la propuesta LO OFRECE (SI/NO)
Confidencialidad sobre el manejo de la información
Dada la naturaleza de las actividades a realizar en desarrollo del objeto contractual, el Contratista debe garantizar la preservación de la integridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida y suscribirá con la Entidad el documento “ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN” junto con el acta de inicio.
5. PROPUESTA ECONOMICA:
ITEM Valor IVA Valor Total1. Licenciamiento de sistema operativo seleccionado.
2. Licenciamiento de bases de datos seleccionado
3. Licenciamiento del software de gestión de costos,
4. Licencias solución de reportes
5. Análisis y Diseño incluyendo procedimientos, requerimientos, casos de uso, documentos entregables.
6. Implementación del software de gestión de costos
7. Capacitación.
8. Servicios Conexos (sin garantía)
9. Costo 100 horas de personalización
10. Garantía
a. Garantía de las licencias de sistema operativo
b. Garantía de las licencias de bases de datos
c. Garantía del software de costos
VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA CON TODOS LOS ÍTEMS
ELABORÓ
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