GERENCIA FINANCIE Unidad de Tesorería Caja
Cobranza Centro Atención a UsuariosAdministración CentralCodigo: GF-FL-01-00Fecha de Emisión: 05/05/2011Fecha de Revisión:
Origen/Destino detallado
Origen/Destino a ser desarrollado
Descripción de actividad
Cualquier documento
Documento originado en el momento
Documento que puede existir o no
Decisión
Archivo definitivo en orden cronológico
Archivo provisorio
Sentido del fllujo de un documento u objeto
Sentido del fllujo de una información
Varias copias de un documento
Conector en la misma pagina
Consultas o comparación de información
Caja registradora (Pos)
Ticket
1
1
FC - Factura CapitalFI-Factura Interior
1
1
RDI-Recibo D. Int.RDC-Recibo DineroCapital
1
1
RDC-Recibo D. Int.
1
RDC-Recibo D. Cap.
(anexo 03)
Leyenda
Generalidades
Leyenda
Dinero en efectivo
Usuario
----- Final de tarea desarrollada en otro sector
Bolsa de Valores Precintada
Antena satelital
01 Fact. 02 BR 03 RD04 Rp X-C05 LAG-C06 LAG-D 07 LAI08 AC09 LCh/NB 10 LCh/OB11 RAC12 BDCh 13 BDE14 RTV
- Facturas (anexo 01)- Boleta de Retención (anexo 02)- Recibo de Dinero (anexo 03)- Reporte "X" para Conciliación (anexo 04)- Listado Analítico General para Conciliación (anexo 05)- Listado Analítico General Definitivo (anexo 06)- Listado Analítico Interior (anexo 07)- Arqueo de Caja (anexo 08)- Listado Cheques Nuestro Banco (anexo 09)- Listado Cheques Otros Bancos (anexo10) - Resumen Arqueo de Caja (anexo11)- Boleta de Depósito Cheques (anexo12)- Boleta de Depósitos Efectivo (anexo13)- Recibo Transporte de Valores (anexo 14)
* Los números que se encuentran en la parte inferior de los documentos, indican
números de ejemplares.
Observaciones
REVISADO POR RESPONSABLES DE LOS SECTORES INTERVINIENTES
Jefe de Departamento de CajasSeñor José Mendoza..…………………………………...….Fecha……./……../……......
Jefe de Departamento de IngresosSeñor José Bogado..………………………..........…..….…....Fecha……./……../……….
Jefe de Unidad de TesoreríaLic. Carlos Zárate..………………………..........…..….…....Fecha……./……../……….
APROBADO POR:
Gerente FinancieroLic. Zacarias Chaparro………………………………....…....Fecha…..../……../……..…
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y O&M
Elaborado por: Analista de Unidad de Procedimientos y O&MLic. Pablina Díaz Maciel………………..…………………...Fecha……./……../……....
Verificado por:Jefe de Unidad de Procedimientos y O&MLic. Juan Marcelo Cuevas…..……………………….….…...Fecha……./……../……....
Validado por:Asesor de Planeamiento y GestiónIng. Félix Yegros………………………………….…….…....Fecha…..../……../…...…..
15 RDC 16 RDC17 RDI18 TFC19 TFI20 TRDC21 TRDI
- Resumen Diario de Cobranza (anexo 15)- Recibo de Dinero Capital - Recibo de Dinero Interior - Talones Facturas Capital - Talones Facturas Interior - Talones de Recibos de Dinero Capital - Talones de Recibos de Dinero Interior
ERA
2
Rp X-C
DineroCheque
BR (anexo 02)
1
FI-Factura Interior
1
Concilia total sumatoria con
Rp X
N¿OK?
S
N
S
¿Fact Vencida ofalta factura?
Recibe importe en efectivo o cheque, valida factura o recibo y talón, emite tick
Rutina EmisiónRec. Dinero
Acumula
FC-Factura Cap.
(anexo 01) 1
ImprimeLAG-D, LAI y RpZ
PostAl final de la jornada,
retira dinero en efectivo, cheques e imprime
Cuenta dinero, verif monto total cheques, la sumatoria de los dos mas BR, debe ser igual a (Rp X-C)
TFC
1
TFI
1
1
BRTRDCapital
1
TRDInt.
1
Ticket
1
Imp LAGtilda de atalones cidentif d
Interviene para correprovidenccaso
Pos
Usuario
1
Rp X- Cpara Conciliación
(Ane o 05)
LAG-Definitivo
LAG-D (anexo 06)
*
3
Procesadora
La cobranza es transmitida inmediatamente al realizarse la transacción (On line), a la Procesadora.
*
*
(anexo 04)
AC
2
Destruye
Elabora(manualmente)
Destruye Rp X
Tilda LAG de acuerdo a los
talones cobrados
AC - Arqueo deCaja
(Anexo 08)1
Imprime nRpX-C ecoteja co
(Anexo 05)
2
1
2
LAI
1
LAI (anexo 07)
(Anexo 05)
2
Rp-Z
1
Rp-Z
Rp X-CRp X-C
LAG-CLAG-C
¿S(Anexo 05)
2
LAG-DD
1
LAG-D
RpX-C
RpX-C
Rp X-C
2
Rp X-C
1
Destruye
Jefe Departamento de Caja
LAG-C
2
DineroCheques
TFCap.
1
1
TFInt.TRDCapital
1
TRDInt.
1
1
BR
S
¿OK?
Toma providencias según el caso
N
Elabora, imprime y firma
Consolida los movimientos de todas las Cajas
Excel
Prepara(manualmente)
3
BDE - Efectivo
2
BDE
1
BDE (anexo 13)
3
BDCh
2
BDCh
1
BDCh – Boleta de Depósito Cheque
(anexo 12)
Analiza y coteja entre sí (Rp-Z, AC) y confiere con total de valores.
Recibe de cada Cajero
LCh
LCh/N
LCh/NB
LCh/NB -LCheques N(Anexo 09
G en el Pos,acuerd a los cobrado e diferencia
e Jefe de caja egir o tomar cia según el
2
LAI
1
LAI
2
LAG-D
1
LAG-D
2
Rp Z
1
Rp Z
2
AC
1
AC - Arqueo de Caja
1
LAG-Cpara Conciliación
(anexo 05)
0
Dinero
Jefe de Caja se traslada a la Unidad
de Tesorería
1
LAnuevamente en el Pos y
con valores
Rp X-C
2
Rp X-C
1
ChBR
1
TFC
11
TFInt.TRDCap
1
TRDInt
12
LAG-D
2
Rp ZLAI
2
LAI
1
1
21
21
¿OK? 3N
21
AC
2
1
AC - Arq de CajaRAC
12
RACLCh/OB
3
LCh/OB
2
LCh/OB
1
LCh/NB
3
LCh/NB
2
LCh/NB
1
3
BDE
2
BDE
1
BDE
3
BDCh
2
BDCh
1
BDCh
Unidad de Tesorería Departamento de Pagos
Dinero
3
BDE
2
BDE
1
BDE
2
RAC – (anexo 11)
1
RAC - Resumen AC
3
LCh/OB
2
LCh/OB
1
Ch/OB (anexo 10)
3
NB
2
Listado de N/Banco
)
1
B
1
Jefe de Caja entrega al resp de la recaudadora acompañado de un func. de Tes.
Ch
LCh/OB
3
LCh/OB
2
LCh/OB
1
LCh/NB
3
LCh/NB
2
LCh/NB
13
BDCh
2
BDCh
1
BDCh
---------------------------Hasta aquí funciones realizada por el Jefe de Caja
Jefe de Caja recibe del respons. de la recaud la bolsa precintada con los valores y doc.
Jefe de Cajaentrega al funcionario
de Tesorería
Funcionario de Tes. deja en resguardo hasta que otro encarg retire la bolsa valores
Recibe 2 o 3 días después
1
bolsa devalores precintada
LCh/OB
3
LCh/NB
3
RTV-Recibo deTransp. de Valores
(anexo 14)
LCh/OB
3
LCh/NB
3
Con cargo de recepción
bolsa devalores precintada
RTV-Recibo deTransp. de Valores
(anexo 14)
bolsa devalores precintada
RTV-Recibo deTransp. de Valores
4
LCh/OB
2
LCh/NB
2
C
AG-D
C
2
LCh/NB
2
LCh/OBAC
1
1
Rp Z
1
Funcionario de U.T entrega al respons. de la Recaud. previa firma de ambos en el RTV
RTV
1
BDCh
3
BDE (validado por el banco)
3
Recaudadora
Dinero
3
BDE
2
BDEBDE
RTV
bolsa devalores precintada
RTV-Recibo deTransp. de Valores
(anexo 14)
Func. de UT, recibe del personal de la recaudadora con cargo de receo.
bolsa devalores precintada
RTV-Recibo deTransp. de Valores
4
1
RAC
RTV
1
Unidad Control de Cobranzas
TFC
1
BR (fotocopia)BDE (fotocopia)
BDCh (fotocopia)
BR
1
Hace fotocopia, l
2
RDC
RDC - ResumenDiario Cobranzas(Anexo 15)
1
Elabora RDC e imprime, firma el
Jefe Dpto y Unidad
1
TFI TRDC
1
TRD
1
2
LA
BRAC
1
RAC
1
Exel
1
Jefe de Caja entrega al funcionario del Dpto C. de Pagos
2
RAC
AC
2
1
AC - Arq de Caja
2
RACRAC
1
Func. De Control de Pagos recibe y registra
sello de recepción por la copia y devuelv al Jefe de
Caja
BR (fotocopia)
BDE (fotocopia)
BDCh (fotocopia)
LCh/NB (fotocopia)
LCh/OB (fotocopia)
AC
2
Recepciona
BR
1
BDCh
3
BDE
3
RDC
1
Sella con cargo de recepción y devuelve
BR
1
BDCh
3
BDE
3
RDC
2
RDC
1
BR (fotocopia)BDE (fotocopia)
BDCh (fotocopia)
RDC
2
separa los documentos y
distribuye
BR
1
BDCh
3
BDE
3
LCh/NB (fotocopia)LCh/OB (fotocopia)
1
RDC
2
RDC
1
BR (fotocopia)BDE (fotocopia)
BDCh (fotocopia)