Date post: | 21-Jan-2015 |
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FRANCISCO JAVIER MANCHA
• Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño.
• Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño.
• Como dice el dicho:
“No se puede mejorar lo que no se mide”
•Una premisa básica sobre el desempeño…
• El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional.
• ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA?
» ¿Los beneficiarios están satisfechos?» ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los
programas de gobierno?» ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y
servicios?» ¿Se es eficiente en el uso de los recursos?
•¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público?
Desempeño del gobierno
•Axioma: “No midas lo que no se pueda medir o no usarás”
• La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas.
• El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc.
• Aquí lo más importante es responderse la pregunta:
“Necesito información relacionada con el desempeño para…”
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Objetivos de
Políticas
Ejecución de
Programas
EficienciaOperativa
Eficienciaen el uso de los
recursos
Desempeño del Gobierno
Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor diseñada para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Administración de Gobernados
Establecer el Enfoque de Gobierno
Utilizar Presupuestos Estratégicos
Elaboración de políticas
Cumplimiento de Políticas
Análisis de las Politicas
Fortalecer el Desarrollo de las Políticas
Ejecutar las Políticas
Fortalecer la Planeación Estratégica
Enlace, Interacción y
Conexión de las Políticas
Planeación Estratégica
Medición Estratégica del
Desempeño
Administración de la Entidad
Formulación del Presupuesto
Desempeño Basado en el Presupuesto
Segmentación de la Población
Administración de las Relaciones
ResponsabilidadEstrategiaPolitica
Objetivos de
Políticas
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Servicios, Productos e
Ingresos
Administración de Costos
Administración de los Costos
de los Programas
Optimizar los Ingresos de
los Programas
Alinear las Metas de los Programas
con la Misión
Ingresos e Impuestos
Plan de Negocios
Alianzas Estratégicas
Eficiencia Efectividad
Mejorar el Impacto de
los Programas
Productos y Servicios
Innovación de los Programas
Desempeño de los Programas
Aumentar la Satisfacción
de la Población
Medición de las Necesidades y Satisfacción
Administración de las
Expectativas
Ejecución de
Programas
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Mejorar el Proceso de Procuración
Maximizar la Procuración Estratégicas
Compras Análisis de las Fuentes
Alianzas con Proveedores
Compras Administración Financiera
Mejorar la Administración
Financiera
Administración del Riesgo
Ejecución del Presupuesto
Mejorar la Información Financiera
Contabilidad e Informes
Contraloría y Rendición de
Cuentas
Tecnología
Administración Estratégica de TI
Administración Operativa de TI
Arquitectura de la Entidad
Crear TI de Valor
Comprender el Valor de TI
Administración del Programa de
TI
EficienciaOperativa
•Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental
Pago y Clasificación
Reclutamiento y Despliegue de la Fuerza
Laboral
Prioridades de Negocio
Mejorar la Estrategia
Reclutamiento y Administración
del Talento
Administración del Desempeño
Capital Humano
Administración del
Conocimiento y Aprendizaje
Activos Fijos
Optimizar la Propiedad y
los Inventarios de
la Entidad
Bienes RaícesPropiedad IntelectualEquipo Inventario
Activos Financieros
Mejorar la Administración de los Activos
Financieros
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Préstamos y Donaciones Adquiridos
Eficienciaen el uso de los
recursos
•¿Qué es la medición del desempeño?
La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo:
• Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios.
• Ahorrar costos a los gobernados.
•Una vista general del proceso de medición del desempeño
1. Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño “como está”
2. Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño
3. Determinar la brecha entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño
4. Rastrear el progreso 5. Comparar y hacer “benchmark” de los niveles de
desempeño de otras entidades similares vs los propios6. Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites
predeterminados7. Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas8. Mejorar la planeación para el futuro
¿Qué son los Indicadores de Desempeño?
Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio.
Características
• Objetivo
• Cuantificable
• Verificable
• Que agregue valor al proceso de toma de decisiones
• Comunicados y divulgados
• Establecidos en consenso
• Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron
En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno:
Nombre
Número
Siglas
Unidad Administrativa Responsable
Objetivo de la unidad administrativa responsable
Objetivo
Descripción
•Requisitos de los Indicadores
Fórmula
Variables que componen la fórmula
Fuentes de datos
Periodicidad
Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control
Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público
•Requisitos de los Indicadores
Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico
Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador
Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos
Definiciones del indicador
Abreviaturas a utilizar
Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial.
•Requisitos de los Indicadores
Indicadores (Corporativos)
Indicadores(Gerenciales)
Indicadores(Operacionales)
GobernadorPresidente
Secretarios de Gobierno o Directores Generales
Directores de Área
Eficien
ciaEfica
cia
Efectividad
•Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental
Se compara vs:
• Calidad de Gestión de años anteriores
• Gestión de Instituciones Similares
• Presupuesto Programado
En el enfoque se analizará :
• Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas
• Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas
• Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)
A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal y censo de población Mensual %
Ingresos por impuestos /Número de habitantes
Determinar la contribución impositiva por habitante
Recaudación impositiva por habitante
A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal y censo de población Anual %
Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes
Cuantificar el nivel de ingresos per-capita percibidos
Ingresos por habitante
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal Mensual %
Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
Eficiencia presupuestal - Global
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal Mensual %
(Egresos ejecutados/Egresos presupuestados)*100
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
Eficiencia presupuestal - Egresos
Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal Mensual %
(Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados)*100
Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo
Eficiencia presupuestal - Ingresos
SIGNIFICADO
UNIDAD RESPONSABLE
DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
PERIODO DE
MEDICIÓN
UNIDAD DE
MEDIDAFÓRMULA DE
CÁLCULOOBJETIVO NOMBRE
•Ejemplos de Indicadores
Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios
Obras públicas/ CatastroCatastro Anual %
(Superficie registrada / Superficie total) *100
Analizar la superficie registrada por catastro
Cobertura catastral
A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos
Planificación/Obras/ Ingeniería municipal
Plan operativo anual e información de otros organismos Mensual %
(Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100
Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles
Participación ciudadana
Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos
Plan operativo anual
Plan operativo anual Mensual %
(Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados)*100
Medir la capacidad de ejecución de proyectos
Capacidad de ejecución de proyectos
A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal/Censo de poblaciónMensual %
Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total
Medir la inversión de infraestructura por habitante
Inversión en infraestructura por habitante
Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente
Admón. y finanzas
Ejecución presupuestal Mensual %
Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados
Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado
Equilibrio financiero
SIGNIFICADO
UNIDAD RESPONSABLE
DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
PERIODO DE
MEDICIÓN
UNIDAD DE
MEDIDAFÓRMULA DE
CÁLCULOOBJETIVO NOMBRE
•Ejemplos de Indicadores
MÓ
DU
LO
S
Gente
FRENTES
Procesos
Normatividad
Tecnología
FASES
Actividades Preliminares
Planear y Dimensiona
r el Proyecto
Diagnóstico
y Evaluación
Diseño y Evaluación de
SolucionesImplementar Soluciones Probar
Administración
Del Proyecto
Seguimiento
MÓ
DU
LO
S
Gente
FRENTES
Procesos
Normatividad
Tecnología
FASES
Actividades Preliminares
Planear y
Dimensionar
el Proyec
to
Diagnósti
co y
Evaluación
Diseño y Evaluación
de Soluciones
Implementar
Soluciones
Comprender Leyes y Reglamentos
Análisis del Marco Legal y Normativo
Modificaciones al Marco Normativo
Presupuesto Preliminar
Planeación del Proyecto
Presupuesto Ajustado
Probar
Identificación del Equipo de Trabajo
Comprender mecanismos de
medición del Desempeño del
Personal
Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control
Diseño de Indic. de Desempeño del Personal
Diseño de Mecanismos de
Medición del Desempeño
Implem. Mec. e Indicadores de
Medición
Entrenamiento sobre Mecanismos de
Medición
Evaluaciones al personal
Organizar y Entrenar el Equipo de
Trabajo
Asignación de Actividades al
Equipo de Trabajo
Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan
de Gobierno y Programas de la
Entidad
Comprender los Procesos en las Áreas de Valor
Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del
Desempeño
Determinar Importancia
Relativa Planeada
Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas
Diseño de Controles para
Mitigar Riesgos y Brechas de
Gestión
Implementar de Controles para
Mitigar Riesgos y Brechas de
Gestión
Evaluación de Satisfacción de
Usuarios
Auditoría de Gestión
Certificaciones
Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño
de la Admón.
Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia
Análisis FODA
Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño-Entidad y Progr.
Identificar Herramientas del
Soporte de Medición
Impl. Políticas para la Medición
de la Gestión
Comprender la Tecnología de
Soporte de Procesos
Ident. Req. Funcionalidad
Selecc. Solución Tecnológica
Implementar Solución
Tecnológica
Pruebas y Remediación
Auditoría Post-Implementación
Soporte y Mantenimiento
Evaluaciones de la satisfacción al
personal
Administración
Del Proyecto
Seguimiento
Promover y llevar a cabo las Reformas
Realizar Pruebas a Controles y
HerramientasRemediar
Desviaciones
Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias,
Políticas y Responsabilidad
Ident. Activ. De Control para los Impulsores de
Gobierno
Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad
Información y Comunicación
Identificar los Req. de Información
Impl. Mec. de Medición de
GestiónImpl. Indicadores
de Medición
Implementar Herramientas de
Soporte
Programa de Monitoreo
Administración del Cambio
Encuestas de satisfacción de los usuarios y del
personal
•Balanced Scorecard (BSC)
Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.
Visión, Misión y
Estrategia
Visión, Misión y
Estrategia
La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos
La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos
La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad,
¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados?
La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad,
¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados?
La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo
La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo
La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados
La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados
•Perspectivas estratégicas del BSC
•Relación Causa-Efecto de la Estrategia
Habilidades de los
funcionarios
Calidad en los procesos internos
Tiempo de desarrollo de los
procesos
Resultado Social
Formación, Aprendizaje y Crecimiento
Procesos Internos
Gobernados / Usuarios
Finanzas
Conocimiento de los
funcionarios
Capacidad de crear
conocimiento nuevo
Aplicación tecnológica
Acreditación de los procesos
Satisfacción de los gobernados
Pertinencia del servicio
Valor agregado social
Fidelidad de los gobernados
Acreditación social
•Marco Conceptual
La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en:
• Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad
• Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y
• Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.
•Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión
• Eficacia en el logro de los objetivos y metas
• Eficiencia en el manejo de los recursos
• Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios
• Calidad en la información financiera
• Cumplimiento Regulatorio
• Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios
• Calidad o nivel de servicio
• Impacto en los ciudadanos
Enfoque de la auditoría de
gestión
RESULTADOS
Satisfacción de los
beneficiarios del bien o
servicio
OPERACIONES
Programas, Procesos
y Actividades
llevados a cabo
PRODUCT
OS
Bien
es y
Serv
icio
s
RECU
RSO
S
Hum
anos,
Fin
anci
eros,
Tecn
oló
gic
os
y Fís
icos
Examen de Controles y
Procedimientos de la
Administración
Evaluación del Uso Eficiente de
los Recursos
Evaluación del Logro de
Objetivos y Metas
Análisis de Controles y
Procedimientos de la
Administración
Eficiencia y Economía
Eficacia
•Enfoque de la Auditoría de Gestión
•Componentes de la Estructura del Control Interno
UNIDAD A
UNIDAD B
UNIDAD C
UNIDAD D
ESTRATEGIA
OPERACIONES
INFORM
ACIÓN
CUMPLI
MIE
NTO
AMBIENTE INTERNO
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
•Mapa de Riesgos
Posibilidad de Ocurrencia
Imp
ort
an
cia
Alto
Bajo
Bajo
Riesgo AltoRiesgo MedioRiesgo Bajo
1
3
4
2
5 6
7
Exposición = Riesgo- Control (E=R-C)
ExposiciónAceptable
Precaución Exposicióninaceptable
•Clasificación del Control Gerencial
Controles de Actividades del
Programa
Controles de Cumplimiento
Controles para la Protección de
Recursos
Controles de Confiabilidad de la
Información
El manejo de los indicadores de desempeño no es otra cosa sino una “rendición de cuentas” a la ciudadanía.....es medir lo que se hace....es programar lo que se hizo.....ES MEJORAR LA
FUNCIÓN DE GOBIERNO.
A PARTIR DE LAS BASES ANTERIORES, SE SUGIERE LA SIGUIENTE ESTRATEGIA CON LOS
MODELOS DE INDICADORES:
1. INDICADORES DE COBERTURA / EFICIENCIA2. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD3. INDICADORES DE IMPACTO SOCIAL4. INDICADORES COMPUESTOS
….PERO ESE ES …OTRO TEMA