Fridays Seminars10 x 10Multiplica tu productividad implicando al equipo
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¿Productividad?- Es la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos (Wikipedia).
- No confundir con producción.
Beneficios
ReducciónCostes
Aumento Beneficios
Ahorro Tiempo
Reducción Tiempo entrega
Incremento satisfacción
personal y equipo
La productividad en equipo empieza por uno mismo.
Consejo
1No es cuestión de trabajar más sino de saber trabajar mejor
¿Cómo?-Evita multitareas. 3 veces + eficiente monotasking.-Póngame un kilo de pomodoro por favor.-Domina tu email-Evita las interrupciones-Imprevistos vs urgencias-Optimiza las reuniones-Conviértete en un knowledge worker!!!-Lee a los que realmente saben: albertopena.com
Recuerda…-Estar ocupado no implica ser productivo!!!
Consejo
2Ponga un Pomodoro en su vida.
Pomodoro- Crear lista de tareas- Decidir la tarea a realizar- Poner el pomodoro a 25 minutos- Trabajar en tarea hasta que el reloj suene- Pausa 5 minutos-Cada cuatro "pomodoros“, pausa más larga (15-20 minutos)
Consejo
3Cuidado. El email siempre acecha. Domínalo!!!
Email - Errores
Y un largo etc….
- Comprobamos de forma impulsiva y compulsiva. Interrupciones.- Abierto “en segundo plano” o aviso al móvil. Provoca Multitarea.- Acumulamos mensajes en bandeja de entrada sin decidir qué hacer con ellos. Relectura constante.
-Recibimos indistintamente mensajes personales y profesionales. Falta de organización.-Escribimos emails demasiado largos. Información irrelevante.-Redactamos mal el Asunto. Obligando lectura total.-Comunicamos urgencias. El email no es urgente.
Email - Soluciones
- Cuando revises el email, ¡¡¡evita cualquier otra distracción!!!
- Desactivar avisos a móvil o en segundo plano.- Fijar horas para revisar email.- ¿Contestar < 1 minuto? HAZLO ¿Contestar > 1 minuto? Apúntalo como tarea y archívalo. ¿Delegar? Reenvíalo- Crea cuentas personales y profesionales. Aplica filtros.- Al escribir, sintetiza. Sé directo.
- Define un asunto que resuma el mensaje y su importancia.
- No mandes ni esperes respuestas urgentes.
Consejo
4Evita las interrupciones!!!
“Disculpa, ¿estabas concentrado?”
Interrupciones- Quitan el tiempo para hacer tareas.
- Promueven multitarea al traer nuevas tareas.
- Interrumpen concentración. Hasta 15 minutos para recuperarla!!!
- Fomentan los errores tras “perder el hilo”
- Efecto multíplicamente negativo para el equipo
Interrupciones NecesariasInterrupciones que no pueden, por su urgencia, ser enviadas por email o comentadas en el próximo descanso:
- “Estoy bloqueado en una tarea y necesito ayuda para continuar.”
- “Llamada de cliente con avería / fallo que requiere acción inmediata.”
Interrupciones Innecesarias- Después de volver del baño, comento el partido de ayer- Leo un email de un cliente importante que quiere un cambio para el mes que viene y aviso de inmediato a los implicados.
- Como jefe, necesito controlar qué están haciendo mis operarios y les pregunto varias veces al día.
- Recibo por email el último vídeo de la Elsa Pataky y suelto fuerte exclamación.
Interrupciones Innecesarias
-¿Es tan urgente que no lo puedo enviar por email?-¿Puedo esperar a la próxima parada para el café?
- Identifica concentración con señales externas (cascos, pomodoro)
Análisis:
Acciones:
- Establecer momentos para la charla (café, paseo,..)- Establecer horarios para minireuniones- Agrupa varias consultas en una
¿Y las interrupciones externas?- Concentra las tareas de más concentración en momentos de menos actividad (primera hora, por la tarde,…)
- Si es posible, desconectar móvil para recuperar posteriormente llamadas perdidas.
- Anticipar potenciales llamadas programando las llamadas / reuniones.
-Procura que sea lo más breve posible. Cuanto más dura la interrupción, Más daño hace.
Consejo
5¿Es urgente o es un imprevisto? Diferéncialos.
“¿Es para hoy? Ah vale, pensaba que era urgente.”
Imprevistos vs Urgencias
- Imprevisto: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer próximamente.- Urgencia: Algo con lo que no contabas y tienes que hacer ya.
- Enfría tus emociones y analiza si es realmente urgente.
Definición:
Acciones:
- ¿Qué margen de tiempo tengo realmente?- Si es un imprevisto, reajusta tu plan de trabajo.- Si es urgente, hazlo.
Consejo
6¿Reuniones? Las justas!!!
“¿Y si hacemos una reunión para preparar la próxima reunión?”
Reuniones - Errores
- Demasiada “reunionitis”
- Objetivo y orden del día no definido- La conversación deriva- Duran demasiado- Material no preparado- Distracciones (móviles)
- Sin concretar próximas acciones
Reuniones - Soluciones
- Involucran a x personas, x tiempo que no serán productivos.
Recuerda:
- Mientras te reúnes, no haces; mientras te reúnes, no consigues
- Define tiempo de duración- Previamente, informa del motivo y orden del día a los asistentes- Prepara bien todo el material a presentar- Sigue escrupulosamente el orden del día- Móviles apagados!!!- Concreta acciones a realizar. “¿Todos tenemos claro lo que tenemos que hacer?”
- Evalúa si es realmente necesaria
Consejo
7No eres el único de tu equipo, pero en tu equipo eres único. (Dr. Gregory House)
Motivación - Errores- “Esto se hace así porque yo lo digo”- Tratar a las personas como “recursos”- Falta de cordialidad y respeto- Pensar que con compensación económica se compensa cualquier cosa
- No informar de los objetivos a cumplir
Motivación - Soluciones- El jefe es una pieza más del equipo, no el centro de todo
- No traspasar preocupaciones al equipo. - Educación y respeto. Gracias y por favor.- Celebra fiestas / comidas para fortalecer la relación de equipo.
-Informar del qué espera de ti la empresa y qué te ofrece.- Escuchar y compartir ideas con todo el equipo
- Reconoce en voz alta los logros del equipo
Consejo
8¿Trabajas en equipo para la creación de proyectos? Apadrina un Scrum!!!
Metodologías ágiles: Scrum
Daily Planning
- Máx. 5 min.- ¿Qué hiciste ayer?- ¿Qué vas a hacer hoy?- ¿Hay algo que lo impida?
BurnDown
Retrospectiva
¿Qué ha ido bien?¿Qué debemos mejorar?
NO ES UNA CAZA DE BRUJAS!!!
Beneficios
- Mayor productividad- Cumplimiento expectativas- Flexibilidad a cambios- Reducción Time To Market- Maximiza ROI gracias a priorización prestaciones. - Reducción riesgos evaluando avance proyecto.
Consejo 9Tu empresa tiene que ser profesional, no seria.
http://www.youtube.com/v/VR71iRkBpOs
“Somos conscientes que para lograr nuestra meta necesitamos un equipo de personas amables e íntegras, que transmitan alegría”.
- Un día al año, la dirección sirve a los operarios.- 1 Fisioterapeuta visita semanalmente para realizar ejercicios.- Realizan una fiesta al final de temporada.- Solicitaron voluntarios para limpieza hotel y se apuntaron todos.
Consejo
10Piensa en positivo y busca siempre la mejora continua
“Si es difícil lo hacemos enseguida,Si es imposible tardaremos un poco.”
GraciasSantiago Barro CaulesBinary Menorca S.L.Desarrollo de software
email: [email protected]: @tiagobarro
Nota: Muchas gracias a Alberto Penapor permitir indicar muchos de sus fantásticos
consejos en esta presentación. albertopena.com