Gestión de Proyectos
2
Agenda:
• Gestión de Proyectos• Técnicas y Herramientas de Planificación• Estimaciones de Tamaño, Esfuerzo, Costo y Duración• Métricas de Tamaño• Recursos Humanos y Organización• Evaluación de Factibilidad• Gestión de Riesgos• Gestión de la Calidad• Gestión de la Configuración• Comunicaciones entre los involucrados• Registro y Control de Avance
3
Qué es un Proyecto
Operaciones y Proyectos • Características Comunes:
llevados a cabo por personas sometidos a restricciones (recursos) se planifican, ejecutan, controlan
• Diferencias: Operaciones: Continuos y Repetitivos Proyectos: Temporales y Únicos
4
Proyecto
Un proyecto es un emprendimiento temporal para crear un producto o servicio único.
• Temporal: Tiene inicio y fin Termina cuando:
• se alcanzan los objetivos • o es claro que no se van a alcanzar• o la necesidad ya no existe y el proyecto es cancelado.
La oportunidad o ventana de mercado es temporal El equipo rara vez sobrevive al proyecto. Pe. campaña política El resultado permanece. Pe. monumento
5
Proyecto
• Singularidad - Producto o Servicio Único:
Es diferente en alguna forma distintiva de todos los productos/servicios similares.
Alcance bien definido / Elaboración progresiva.
6
Proyecto
• Forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización.
• Resultado de: demanda de mercado. Pe. central térmica necesidad de la organización solicitud de un cliente avance tecnológico requisito legal. Pe. IRPF
7
Emprendimientos Relacionados
Programa• Conjunto de proyectos manejados en forma coordinada
para obtener beneficios que no se obtendrían de manejarlos individualmente.
• A menudo incluyen elementos de Operación Continua
• Ejemplos: Programa de obtención de fondos
Publicación de un periódico
Subproyecto• Parte de un proyecto
• A menudo contratada a un proveedor
• Pe. La instalación eléctrica en un proyecto de construcción.
8
Gestión de Proyectos
• Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer los requisitos (las necesidades y expectativas) de un proyecto.
• Disciplina en sí misma• Incluye:
Identificar requisitos Establecer objetivos claros y factibles Equilibrar demandas de Q, alcance, t y costos Considerar expectativas de stakeholders
9
Stakeholders (accionistas o interesados)
• Personas u organizaciones que: están activamente involucrados en el proyecto o sus intereses pueden ser afectados positiva o
negativamente por la ejecución o el éxito del proyecto.
• Tiene diferentes intereses que pueden estar en conflicto.
• Ejemplos: crisis económica mundial papeleras
10
Alcance
• Alcance del producto (final): sus características Se mide contra requerimientos.
• Alcance del proyecto: trabajos incluidos (y no) Se mide contra el plan.
11
Alcance y Expectativas
Recur
sos
Tiempo
Alcance
Calidad
Balancear
Necesidades
Expectativas
NecesidadesExpectativas
Tecno
logía
Personas
Proceso
Restricciones
12
Relación con otras disciplinas
Administración GeneralComprende planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de una empresa de operación continua
Áreas de Aplicación•Categorías de proyectos donde hay prácticas generalmente aceptadas que no aplican a todo tipo de proyectos. •Definidas por:
Elementos Técnicos (Pe. desarrollo de SW)
Elementos Administrativos (Pe. licitaciones públicas)
Ramas de la Industria (Pe. automotriz)
Gestión de Proyectos
Administración General
Áreas deAplicación
13
Áreas de experiencia
• Fundamentos de Dirección de Proyectos• Conocimiento del área de aplicación• Comprensión del entorno del proyecto:
• cultural y social• internacional y político• físico
• Habilidades de dirección general• Habilidades interpersonales
14
Habilidades interpersonales
• Comunicación efectiva• Influencia en la organización• Liderazgo• Motivación• Negociación y gestión de conflictos• Resolución de problemas
15
Aspectos clave
• La naturaleza intangible del SW causa problemas de gestión.
• Las principales actividades de los gestores se centran en: la planificación la estimación control y seguimiento
Planificación
Bibliografía específica:•PMI Practice Standard for WBSs.
¿Es importante planificar?
17
Técnicas y Herramientas de Planificación
Técnica Herramienta
WBS Esquema numerado Word
CPM Project (y otros)
PERT “
Gantt “
Perfil de uso de Recursos “
Evolución de gastos Planilla Electrónica
Valor Ganado Project, Planilla Electrónica
18
WBS Work Breakdown Structure – EDT (estructura de desglose de trabajo)
• Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo necesario para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
• La descomposición de las tareas se basa en la subdivisión de los productos entregables en componentes más pequeños y fáciles de manejar.
• El proceso se repite mientras resulte necesario (y posible) hasta llegar al nivel de paquete de trabajo (=nivel más bajo, se puede estimar el costo y el cronograma de forma fiable).
• Organiza y define el alcance TOTAL del proyecto (del producto y del proyecto).
19
WBS Ejemplo: Casa
Casa
Diseño Terreno Materiales Construcción
Planos
Memoria Descript.
Delimitar
Acondicionar
Adquirir Cimientos
Muros
Techos
Sanitaria
Terminaciones
Notas: 1. No se representan relaciones de precedencia ni posible concurrencia. 2. Es usual presentarlo (en lo posible) en el orden de ejecución, de izquierda a derecha
Electricidad
20
WBS Work Breakdown Structure – EDT (estructura de desglose de trabajo)
• Puede que no sea posible – planificación gradual.
• Sólo representa relaciones composición-descomposición
• No representa relaciones de precedencia • Las ramas no tienen por qué ser simétricas• Cada elemento debe tener una persona responsable de
su realización
• Modelo de proceso implícito
21
WBS Contra-Ejemplo: Casa
Casa
Dormitorios Living Comedor Cocina
Notas: 1. En este caso hay una descomposición jerárquica del producto (no de las actividades), sin tener en cuenta los productos intermedios. 2. Considerado como WBS, ¿qué opina de la técnica constructiva implícita?
Baño
Principal
Niños
Huéspedes
22
WBSDescomposición
• Identificar productos entregables y trabajo relacionado: Analizar alcance y productos entregables de la gestión del
proyecto y del producto.
• Estructurar el WBS – Opciones: entregables subproyectos fases del ciclo de vida
• Descomponer en componentes detallados, que representan el trabajo necesario para generar productos, servicios o resultados verificables.
• Asignar códigos de identificación a componentes• Verificar que el grado de descomposición es necesario y
suficiente.
23
WBS Ejercicio (Ex. feb 2007)
Una empresa distribuidora mayorista desea implantar el paquete de software XYZ para soportar la gestión de inventarios de mercadería, pedidos a proveedores y entregas a clientes. Esta empresa cuenta actualmente con un sistema que funciona con tecnología obsoleta que soporta parcialmente estas funciones. Sus oficinas y depósito están ubicados en un mismo edificio. La empresa no cuenta con equipos informáticos con capacidad disponible como para implantar el paquete.El paquete XYZ tiene previsto un conjunto grande de parámetros para adaptarlo a las necesidades específicas de cada organización. Sin embargo, existe cierto riesgo de que resulte necesario incorporar modificaciones al software. Construya un WBS para el proyecto, considerando que el resultado esperado es contar con el paquete XYZ implantado y funcionando en la empresa, de forma de satisfacer sus necesidades.
24
WBS
• Modelo simplificador: Actividades no aparecen en el tiempo No hay relaciones de precedencia
• Ventaja: Permite revisar que no olvide nada Permite gestionar el alcance del proyecto:
actividades que no están no son responsabilidad del proyecto
25
Actividad e Hito
• Actividad es una parte de un proyecto que se lleva a cabo durante un período de tiempo.
• Un Hito es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad.
• Describir cada actividad precedentes duración producto
26
Grafo de Actividades (CPM)
• Modelo que introduce tiempo y precedencias.• Permite calcular la duración total del proyecto.• Se consideran:
las hojas del WBS (actividades) las relaciones de precedencia entre ellas no se admiten circuitos de precedencia
Critical Path Method
27
Grafo de actividades
• Hoy en día lo usual es representar: actividades por bloques (compatible con Diag. Gantt) las relaciones de precedencia por flechas (intuitivo) Hay un nodo Inicio y otro Fin (no se precisan
elementos ficticios)
• Modelo simplificador: duraciones fijas No permite indicar comienzo de una actividad en un
punto de la ejecución de otra. Solución:• Dividir actividades• Pe. Con Project poner que no comience hasta que
actividad precedente esté cumplida en un 90%
28
Grafo de Actividades
inicio fin
e.Cimientos
g.Muros
a.Planos
b.Memoria Descript.
c.Delimitar (Terreno)
f.Acondicionar (Terreno)
d.Adquirir (Materiales)
h.Techos
j.Sanitaria
i.Electricidad
k.Terminaciones
29
Grafo de Actividades – Conceptos Básicos
• Comienzo Temprano (lo antes que puede comenzar respetando las precedencias y las duraciones)
• Fin Temprano (la fecha de fin si la actividad comienza lo antes posible y dura lo previsto)
• Comienzo Tardío (lo más tarde que puede comenzar la actividad sin afectar la duración del proyecto)
• Fin Tardío (lo más tarde que puede terminar la actividad sin afectar la duración del proyecto)
• Holgura Total (cuanto se puede atrasar el comienzo de una actividad sin afectar la fecha de fin del proyecto)
• Camino Crítico: integrado por actividades que si se atrasan, atrasan el proyecto (Holgura Total=0)
30
Grafo de Actividades con Duraciones
inicio fin
e (7)
g (5)
a (3)
b (4)
d (5)
f (8)
c (5)h (7)
j (2)
i (1)
k (10)
0
Colores:•Temprano•Tardío
31
Grafo de Actividades con Duraciones
inicio fin
e (7)
g (5)
a (3)
b (4)
d (5)
f (8)
c (5)h (7)
j (2)
i (1)
k (10)
0 3
3 7
7 12
3 8
8 16 16 23
23 28
28 35
35 36
35 37
35 45
45
4535
35
4543
4544
28
2823
2316
1611
168
83
117
30
0
Colores:
•Temprano
•Tardío ¿Cuál es el Camino Crítico?
32
Camino Crítico
• ¿Interés de determinar el Camino Crítico?
• Atrasos se deben generalmente a: No se terminaron precedentes No están los recursos. Pe. huelga
33
Diagrama de Gantt
ACTIVIDAD
WBS 1.0 PLANEAR SISTEMA
WBS 2.0 DISEÑAR SISTEMA
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
1.1 Revisar especificación
1.2 Revisar presupuesto
1.3 Revisar calendario
1.4 Desarrollar plan
2.1 Diseño de alto nivel
2.2 Prototipar
2.3 Interfaz de usuario
2.4 Diseño detallado
Completada Duración Flotante Crítica Inicio TareaDeslizamiento Fin Ttarea
HOY
Especificación aprobada
Presupuesto aprobado
Calendario aprobado
Plan aprobado
Diseño aprobado
Diseño aprobado
34
Perfil de Uso de Recursos• Un diagrama de Gantt tiene asociado (de forma explícita o no) una
utilización de recursos (personas, maquinaria, etc.) para cumplir las actividades
• El Perfil de Uso permite evaluar si el plan del diagrama es factible (no hay sobre-utilización) y si hay sobre-costos derivados de períodos de ocio
• El plan final resulta de revisar y ajustar Gantt y Recursos
t
Nivel de uso
Recurso Ocioso
Sub-utilización Capacidad del Recurso
Sobre-utilización
35
Ajuste del plan - Técnicas
1. Nivelado y ajuste en la utilización de los recursos disponibles.
2. Si duración excesiva acortar duración total del proyecto:
• Camino crítico – para identificar qué ajustar.• Técnicas:
•Compresión de actividades– agregando recursos•Paralelizar – riesgo (plazo, costo, calidad)
36
Ajuste del Plan – Acortar Duración
Acortar la duración incrementa el esfuerzo:
• Más recursos – costo:– overhead de mayor coordinación y gestión
– más líneas de comunicación – malosentendidos, errores, corrección
• Paralelizar - en gral.:– costo por retrabajo
La “Zona Imposible”: 8 personas en 10 meses - ¿80 personas en un mes? ¿1.600 personas en 1 día?
No se puede comprimir más del 25%.
Extender el cronograma reduce el esfuerzo solo si se reduce el equipo, sino ley de Parkinson.
37
Niveles e Instancias de Planificación
• Instancias: ¿Cuándo se lleva a cabo la planificación? ¿Qué nivel de detalle se puede obtener antes de
detallar los requerimientos? ¿Tengo que esperar a tener requerimientos
detallados para planificar?
• Niveles: Macro, en donde se detallan fases Micro, con detalle de actividades y componentes