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Gestión basada en la evidencia:más allá de los
datos
Maribel Alvarado y Marcela Rivera
7 y 8 de junio de 2017
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Manifiesto Estadísticas de Bibliotecas (IFLA 2010)
Los datos pueden marcar la diferencia ypueden hacer visibles una gran cantidadde historias de éxito en las que lasbibliotecas han abierto y garantizado elacceso a información relevante para todoslos grupos de la población.
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¿Qué es la Gestión de datos?
Trabajo en equipo Dato como recurso Aportar información
relevante
Toma de decisiones
estratégicas
Gestión
Datos
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Gestión de datos
Integraciones RecursosDatos para la
Gestión Gubernamental
Sistemas de Administración
de Bases de Datos
Inteligencia de Negocios
Gestión de la Información
que genera la empresa
Almacenes de datos
Master Data Management
Verticales
Data Management/Data Warehousing information, news and tips - SearchDataManagement. (n.d.). Retrieved June 5, 2017, from http://searchdatamanagement.techtarget.com/
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Gestión de datos en Bibliotecas UC
Integracio-nes
Banner
TUC
Nuevos títulos
BI
Oracle BI
Google Analytic
s
Recursos
Módulos estadísti-
cos
MDM
Sitio SVOT
Sistemas adm. de bases de
datos
Infomaker
Gestión de la inf. de la empresa
Sistema de BM
Control de acceso
Portales
Verticales
Codex
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¿Para qué necesitamos hacer Gestión de datos?
• Gestión y Planificación Estratégica del Sistema de Bibliotecas: • Impacto de la biblioteca en el desempeño de la universidad y en el éxito
académico de los alumnos.• Planificación estratégica para definir sus objetivos a corto, mediano y largo
plazo.• Toma de decisiones: detección temprana de nuevas necesidades, compra de
recursos, evaluación y reorganización de servicios, elaboración de presupuestos que permitan su continuidad y desarrollo.
• Recursos de información: gestión y desarrollo de colecciones en distintos formatos, nuevas formas de adquisición basadas en el uso.
• Difusión interna y externa.
• Demanda de información estadística: • Unidad de Análisis Institucional: rankings, anuarios, memorias. • Unidades Académicas: acreditaciones.
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Metodología
ReportesBackoffice
Sistema 1
[Estadísticas del sistema]
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Metodología
Backoffice
[ Herramientas de otros proveedores]
Sistema 1 Herramientas de reporte (SQL)
Reportes[Estadísticas del sistema]
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Metodología
Backoffice
Sistema 1
Google analytics
Herramientas de reportes SQL
[ Herramientas de otros proveedores ]
[Estadísticas del sistema]
[ Paquetes de reportes]
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Metodología
Backoffice
Sistema 1
[ Herramientas de otros proveedores ]
[Estadísticas del sistema]
[ Paquetes de reportes WidgetsSuscripciones]
Google analytics
Herramientas de reportes SQL
Herramientas BI
Reportes
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Herramientas
Generación de reportes:
• Herramientas del sistema: Ex Libris, Springshare, Dspace, OCLC Questionpoint, portales, sitios locales
• Google Analytics
• Infomaker
• Oracle BI
Análisis y visualización de los datos:
• Excel
• Rapid Miner
• R
• Sitio web
Otras
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Productos
Piezas de diseño para
difusiónMemorias Informes Estudios
Paquetes de reportes
Paneles con reportes
estadísticos Widgets
Informesprogramados
Acredita-ciones
Sitio web de gestión
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Infografía
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Memorias
Datos que dan cuenta del uso de los recursos de información.
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Informes
Informes que permiten conocer cómo usan las salas de estudio nuestros usuarios.
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Informes
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Informes
Estudios que permiten conocer el tráfico en nuestro sitio web.
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Estudio de minería de datos
Estudios que permiten relacionar el uso de los recursos de información electrónicos con el rendimiento académico.
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Estudios bibliométricos
Productividad académica.
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Consultas SQL a tablas Oracle a través de formularios.
Reportes
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Reportes
Paquetes de reportes.
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BI de ALMA que permite la “integración” en una vista única de los reportes anteriores.
Reportes
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BI ALMA tendencias que podrían generar cambios en catalogación: búsqueda por materias.
Reportes
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Widgets
Para tener sus consultas frecuentes a la vista.
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Nuestro SVOT (Single View of Truth)
Sitio Web
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¿Qué hemos aprendido?
• Dinamismo en la información solicitada.
• Demanda creciente de reportes.
• Múltiples fuentes de datos que requieren conocer las herramientas y tener experiencia en los reportes que generan.
• Es necesario un acceso restringido a los ambientes de backoffice y a las herramientas de otros proveedores.
• Flexibilidad en la gestión.
Es necesario:▪ Conocimiento de la estructura de las bases de datos.
▪ Conocimiento de SQL.
▪ Conocimiento de estadística.
▪ Conocimiento de herramientas para visualización de los datos.
▪ Conocimiento de los datos y del negocio.
▪ Utilizar las mismas definiciones y los mismos métodos para la toma
de datos.
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Beneficios
•La visualización de los datos en sitio web democratiza el acceso a la información.
•La facilidad de uso permite el análisis compartido de la información para responder en forma oportuna a solicitudes.
•Permite mostrar resultados para obtener recursos humanos y financieros.
•Tomar decisiones estratégicas con información actualizada de manera de adelantarse a las tendencias.
•Mejorar la gestión al tener información (datos), es decir, realizar una gestión basada en la evidencia.
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Conclusiones
• El valor informativo de las datos depende de su completitud, calidad y rapidez en la obtención de ellos.
• Usar los datos para promocionar los servicios de las bibliotecas entre los diferentes tipos de usuarios.
• Se requiere tener datos fidedignos para poder realizar comparaciones relevantes que contribuyan a tomar decisiones.
• Bibliotecólogos debemos conocer la estructura de datos de nuestros sistemas automatizados para poder relacionar datos con servicios.
• Reemplazar paulatinamente la toma de datos manuales.
• Aprender a presentar los datos de manera que ellos se transformen en información estratégica.
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Reflexión Final
•Se hace necesario medir en forma constante nuestro rendimiento para lograr la mejora continua (Peter Drucker)
•Las herramientas permiten recolectar los datos, esencial es la interpretación de estos y las decisiones que se puedan tomar con ellos.
•Disponer de datos nos “obliga” a ser flexibles en nuestra gestión
•La presentación final de los datos requiere conocer el negocio, tener las habilidades para interpretarlos en forma correcta y entregar la información relevante para la toma de decisiones.