Date post: | 14-Apr-2017 |
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Gestión de los Interesados del ProyectoConstrucción Nueva Sede para el Sena
Centro de la Construcción, Regional Valle del Cauca
EstudiantesEval Román Mora
Carlos Eduardo Cardona BuitragoEddison Giovanny Olarte
Nelson David InfanteDavid Esteban Guerrero
MateriaGestión de Stakeholder 108001 - 289
Grupo108001-15
Universidad Nacional Abierta y a DistanciaEscuela ECAEN
Identificar a los Interesados. Acta de constitución del proyecto
Adquisiciones del proyecto
Registro de interesados del proyecto
Registro de interesados (Stakeholders)Elaborado por: www.pmoinformatica.com
Columna Instrucciones
Nombre Dilian Francisca ToroPuesto Gobernadora del ValleOrganización / Empresa Departamento del ValleUbicación CaliRol en el proyecto SponsorInformación de contacto Gobernación Información de evaluaciónRequisitos principalesExpectativas principalesGrado de influencia AltaGrado de interés Medio bajoFase de mayor interésClasificaciónInterno / Externo PartidarioPartidario / Neutral / Reticente
Información de identificación
Registro de interesados (Stakeholders)Elaborado por: www.pmoinformatica.com
Columna Instrucciones
Nombre Jairo Ortega SamboníPuesto Alcalde de PalmiraOrganización / Empresa Municipio de PalmiraUbicación PalmiraRol en el proyecto Gestionar cambio uso del sueloInformación de contacto Alcaldia Información de evaluaciónRequisitos principalesExpectativas principalesGrado de influencia mediaGrado de interés Medio bajoFase de mayor interésClasificaciónInterno / Externo PartidarioPartidario / Neutral / Reticente
Información de identificación
Planificar la gestión de los interesados. Plan para la dirección del proyectoCiclo de vida del proyecto
Procesos por cada fase
Figura. (Elaboración propia)
Primera fase
Grupo de procesos de inicio del pre dimensionamientoGrupo de procesos de planeación del pre dimensionamientoGrupo de procesos de ejecución del pre dimensionamientoGrupo de procesos de monitoreo y control del pre dimensionamientoGrupo de procesos de cierre
Segunda fase
Grupo de procesos de inicio de los estudios y diseñosGrupo de procesos de planeación de los estudios y diseñosGrupo de procesos de ejecución de los estudios y diseñosGrupo de procesos de monitoreo y control de los estudios y diseñosGrupo de procesos de cierre
Tercera faseGrupo de procesos de inicio de la construcciónGrupo de procesos de planeación de la construcciónGrupo de procesos de ejecución de la construcciónGrupo de procesos de monitoreo y control de la construcciónGrupo de procesos de cierre de la construcción
HerramientasTécnicas analíticas
Cuadro. Matriz de InteresadosGestionar la participación de los InteresadosRegistro de cambios
Cambio ImpactoCambio en el dólar SobrecostosClima Retrasos Orden público (bloqueos vías)
Retrasos
Personal con baja experiencia
Retrasos
Demora en la entrega de materiales
Retrasos
Cambio contratista Retrasos
Generar confianzaResolución de conflictosEscucha efectivaActitud hacia el cambioNegociaciónOratoriaBúsqueda de consensoManejo del tiempo
Activos de los procesos de la organizaciónModelo estándar de control interno MECISistema Integrado de Gestión y autocontrol SIGA
Habilidades de gestión → El conocimiento técnico → El conocimiento organizacional → La capacidad analítica → La capacidad de toma de decisiones → Habilidades sociales en la gestión → Las habilidades comunicativas → La asertividad → La habilidad de relaciones interpersonales → La empatía → La flexibilidad El trabajo en equipo → La creatividad → La gestión del tiempo → Los objetivos en la gestión del tiempo → Las pérdidas de tiempo
HerramientasHabilidades interpersonales
Tomado de (http://www.sena.edu.co/)
Tomado de (Guía integrada de aprendizaje
Tomado de(http://www.csintranet.org/competenciaslaborales/images/stories/descripciones/0.P.HABILIDADESGESTION.pdf)
Nro. control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio Área del solicitante
Lugar Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto
Datos de la solicitud de cambio
Categoría de cambio
Marcar todas las que apliquen:
Alcance____ Cronograma__X___ Costos_____ Calidad____ Recursos_____ Procedimiento____
Documentación_____
Causa / origen del cambio
Solicitud de cambio_____ Reparación por defecto_____ Acción correctiva____ Acción preventiva__X__ Actualización/Modificación_____
Descripción de la propuesta de cambio
Demora en el desembolso de los recursos
Justificación de la propuesta de cambio
No se puede firmar contrato
Impacto del cambio en la línea base
Alcance:
Ninguno Cronograma:
Un año
Costo:
Aumento
Calidad:
Ninguno
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
Dilatación de los contratos
Implicaciones para los interesados
Para el Sena representa algo negativo Firmas del Comité de cambios
Nombre Rol / Cargo Firma Juan Pérez
Gerente de Proyecto
Armando Casas Asesor Finanzas
Tomado de (http://www.pmoinformatica.com/2015/05/solicitud-de-cambios-en-proyectos.html)
Datos de desempeño del trabajo Documentos del proyectoActa del proyectoCronograma del proyectoReporte del estadoRegistro de riesgos Plan de comunicacionesLista entregables Cierre
http://blog.pmmasbim.com/2014/03/acerca-de-clcdatos-informacion-e.html
Flujograma de desempeño del trabajo
Registro de interesados
Comunicaciones del Proyecto
Tomado de:dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/xGGS/GGS_2014_05_23_acComunica.pptx
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
HERRAMIENTAS
Sistemas de gestión de la información
Sistema de Soporte a las decisiones (DSS)
Sistema de Planificación de Recursos (ERP)
Sistema de información Gerencial (SIG)
Sistema de evaluación de proyectos
JUICIO DE EXPERTOS
La alta dirección; Los miembros del equipo del proyecto; Otras unidades o individuos dentro de la
organización; Los interesados clave identificados; Los directores de proyecto que hayan trabajado en
otros proyectos en el mismo ámbito (de manera directa o a través de lecciones aprendidas);
Expertos en la materia, en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
Grupos de la industria y consultores, y Asociaciones profesionales y técnicas, organismos
reguladores y organizaciones no gubernamentales (ONGs/NGOs).
Tomado de(http://ppmci.com/projectmanagement/452/132-plan-de-gestion-de-los-interesados.html)
INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
DIA MES AÑO DIA MES AÑO DIA MES AÑO1 2 11 31 7 11 11 3 11
0%
0%
0%
0%
0%
0%
FECHA(dd/mm/aa)FIRMA DEL EVALUADO
MOTIVACIÓN DE LA DECISIÓN
Renuencia del Evaluado para firmar la fijación de compromisos
FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL FUNCIONARIO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN
Fecha Reclamación (dd/mm/aa)
FIRMA DEL TESTIGONOMBRE DEL TESTIGO
Número de Radicado
DECISIÓN DE LA COMISIÓN DE PERSONALRECLAMACIÓN EN ÚNICA INSTANCIA ANTE LA COMISIÓN DE PERSONAL (Num 5.8 Art. 5 Acuerdo 137 de 2010)
Evidencias
Porcentaje de Cumplimiento
PactadoCompromisos Laborales Pactados con sus
Condiciones de Resultado
ENTIDAD
EVALUACIÓN INICIAL
INFORMACIÓN GENERAL Y FIJACION DE COMPROMISOS LABORALES
Documento de Identidad
CÓDIGO: EDL - FT - 07
MARIA MEJIA
0%0%
EVALUACIÓN POR AJUSTES
RECTOR
PROPÓSITO DEL EMPLEO
INTE
RVI
NIE
NTE
S
TOTAL 0%0%
EVALUADOR(Funcionario de Libre Nombramiento y Remoción en caso
de constituir Comisión Evaluadora)EVALUADO
Nivel Jerárquico y Denominacion del Empleo
EVALUADOR(Jefe Inmediato)
CARLOS MEJIA
IDENTIFICACIÓN
Nombre Completo
PERÍODO DE EVALUACIÓN al FECHA FIJACION DE COMPROMISOS
Versión: 4,0FECHA EMISIÓN:
COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Gobernacion del Atlantico- Secretaria de Educacion Departamental
Rectoria
DIRECTIVO
22.666.444
ASISTENCIAL
Dependencia o Área Funcional
Metas de la Dependencia a las cuales contribuye el empleo
3.757.145
Evaluación Primer
Semestre
Evaluación Segundo Semestre
COMPROMISOS LABORALES
CALIFICACION
INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO
EN ESTA PRIMERA ETAPA DEL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES SE IDENTIFICAN LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN Y DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO, EL TIPO DE INFORMACIÓN QUE NECESITA Y QUIEN LA PROPORCIONA
ONSABLE FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA:
Factores Ambientales de la Empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:
• La cultura de la organización, • La infraestructura, • La gestión de personal, y • Las condiciones del mercado Factores Ambientales de la Empresa que pueden influir en el
proceso están: •El Estimar •La Duración de las Actividades •La estructura de la Organización •Las normas gubernamentales (normas de productos). Entre los factores ambientales de la empresa que pueden influir
en el proceso al Desarrollar el Cronograma: •Las herramientas de planificación que puede utilizarse para el
desarrollo del cronograma. Copiado:v© 2013 Project Management Institute. Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
•Registros de los interesados Los activos de los procesos de la organización que pueden
influir en el proceso Planificar la Gestión del Alcance incluyen, entre otros:
• Políticas y procedimientos, e • Información histórica y base de conocimientos de
lecciones aprendidas. Copiado:v© 2013 Project Management Institute.
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN
Las comunicaciones del proyecto combinaran métodos tradicionales como documentos generados en reuniones, plenarias, mesas de trabajo etc. y métodos apoyados por las TICs a través de medios virtuales oficiales
GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
Si los interesados están presentando inconformidad es porque sus expectativas no se están satisfaciendo. Este elemento “expectativas de los interesados” es objeto de una consideración trascendental para el éxito del proyecto; si se presenta inconformidad, algo en la expectativa no se está presentando. La Real Academia de la lengua, define expectativa como “Esperanza de realizar o conseguir algo”, esto nos indica que cada interesado identificado busca un beneficio en particular y es este el punto que se debe atacar.
Gestionar las expectativas de los interesados,
involucra establecer un plan de comunicaciones en el que se incluya la forma de mantener permanente control respecto a las inquietudes y dudas de los interesados previamente identificados.
Metodología para gestionar las expectativas:
RESPONSABLE: DIRECTOR DEL PROYECTO
Comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados
Actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto
Aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto
Abordar inquietudes Aclarar y resolver los incidentes identificados.
CUADRO DE GESTIÓN DE EXPECTATIVAS
TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN
Se apoya fundamentalmente en las Tecnologías de la información y las comunicaciones TICs para garantizar una información fluida, eficiente y eficaz.
La tecnologías de la comunicación incluyen páginas web, software y otras
herramientas para facilitar las comunicaciones virtuales y presenciales compartiendo información adecuada y documentos a cada uno de los recursos implicados con el proceso de comunicaciones dentro del proyecto que sea fácil, accequible y eficaz.
Sitio web del proyecto, herramientas como la mensajería instantánea, blogs,
memorandos, informes, correos electrónicos, fax, correos de voz, comunicados de prensa.
Software, team viewer, intranet, red de comunicaciones Snap comms para la comunicación interna entre los canales potenciales de la
comunicación Sistema de comunicaciones con estaciones de teléfono en ruta d emergencia, y de
transmisión de frecuencias moduladas de radio, pantallas de señalización, One drive, internet, correo corporativo, base de datos, oficinas virtuales,
presentaciones multimedia, Llamadas telefónicas, waspp, skipe, video conferencia, reuniones interactiva, o
bidireccional. Adaptado de Plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto "Doble Calzada Bogotá-
Villavicencio" PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO.Liz
Yaneth Prieto Sarmiento
MODELOS DE COMUNICACIÓN
HERRAMIENTAS Y TÉCNICASANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN
Tabla2. Matriz de Requisitos de Comunicaciones
http://www.pmoinformatica.com/p/plantillas-de-gerencia-de-proyectos.html
TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
SALIDA
REQUISITOS DE COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS
Controlar las ComunicacionesEste proceso monitorea y controla las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.
EntradasPlan para la Dirección del ProyectoEl plan para la dirección del proyecto describe el modo en que se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.Comunicaciones del ProyectoEl proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones, así como para liberarlas a los interesados.Registro de IncidentesDocumentan y monitorean la resolución de incidentes.Datos de Desempeño del TrabajoLos datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base para la medición del desempeño.Activos de los Procesos de la OrganizaciónEntre los que pueden influir se encuentran: las plantillas de informes; políticas, estándares y procedimientos que definen las comunicaciones; tecnologías específicas de comunicación disponibles; medios de comunicación permitidos; políticas de conservación de registros, y requisitos de seguridad.
Herramientas y técnicasSistemas de Gestión de la InformaciónUn sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.Juicio de ExpertosReuniones
SalidasInformación de Desempeño del TrabajoLa información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados.Solicitudes de CambioLas cuales se procesarán por medio del proceso "Realizar el Control Integrado de Cambios".Actualizaciones al Plan para la Dirección del ProyectoSe pueden actualizar: los planes de administración de los interesados y de gestión de recursos humanos.Actualizaciones a los Documentos del ProyectoSe pueden actualizar entre otros: los pronósticos, los informes de desempeño y los registros de incidentes.Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizaciónComo son: los formatos de informes, las lecciones aprendidas.
http://ppmci.com/projectmanagement/425/103-controlar-las-comunicaciones.html