Date post: | 11-Aug-2015 |
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Objetivos:• Entregar conceptos básicos relativos a la gestión en el ámbito público.• Promover una visión global e integrada de los procedimientos administrativos en el ámbito
público.• Capacitar a las/os participantes en la identificación y resolución de puntos críticos presentes en
los procedimientos administrativos del ámbito público.
Contenidos:1. Introducción a la gestión de procesos
a) Warming-up: ¿Dónde nos ubicamos?b) Tendencia en la gestión de procesos.c) Modelo General del Cambio.
2. Aplicación de la gestión de procesos en el ámbito públicod) Concepto de procesos según las normas ISO.e) Clasificación de procesos.f) Mapa de Procesos.g) Procedimiento de Adquisiciones en el ámbito público.
3. Estandarización de Procedimientos: Propósito, experiencia y proyecciones en el ámbito público
h) Propósito y ventajas de la estandarización de procesos.i) Modelamiento de procesos.j) Proyecciones.
4. Monitoreo de Calidad y Puntos Críticos en el Procedimiento de Adquisicionesk) Presentación del Monitoreo de Calidad.l) Identificación de Puntos Críticos en el Procedimiento de Adquisiciones.m) Mejora continua.
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Módulo Unidad de Gestión Interna
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Gestión en la organizaciones públicas
Control
Flexibilidad
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• No existen reglas escritas• Decisiones concentradas en la
cúspide del poder• Soluciones diferentes para
problemas iguales
• Entrenamiento del medio/entorno
• Creación de visión• Creación del compromiso y
lealtad• Manejo de cambio• Excelencia de resultado• Curiosidad y búsqueda de
información• Captación y desarrollo de
talento• Concentración de autoridad• Verticalidad• Concentración de información• Alto conocimiento funcional• Foco local/hacia dentro
• Estándar de calidad mundial• Trabajo en equipo• Autoridad delegada• Ambiente participativo• Procedimientos documentados• Capacitación M
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Tendencia organización
exitosa
Control
Flexibilidad
Fuente: Howard, 1998, adaptación propia)
Gestión en la organizaciones públicas
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Creación de valor económico y social; rentabilidad socioeconómica
sostenida en el largo plazo
Vinculación con el cliente a través de una propuesta de valor para él
Creación del espíritu del éxito: atraer, desarrollar y satisfacer equipos de talentos
Modelo Delta General del Cambio
Nueva frontera
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lEntorno económico
Entorno social
Fuente: Arnoldo Hax; The Delta Project 2001
Soporte Teórico:• Planificación Estratégica• Tablero de mando Integral (balanced scorecard)
Soporte Teórico:• Modelo de Gestión por
competencias
Soporte teórico:• Sistemas de Gestión de Calidad
Normas ISO 9001:2008
Sistema de Gestión de Calidad: Normas ISO 9000Esta norma internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos.
Proceso:Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos y que se gestionan con el fin de transformar los elementos de entrada en resultados. Frecuentemente, el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
Enfoque basado en procesos:Aplicación de un sistema de procesos dentro de una organización y que consiste en identificar el conjunto de procesos existentes y su interacción, así como su gestión para producir un resultado deseado.
Ventaja del enfoque basado en procesos:Permite el control continuo sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.
Procesos estratégicos:Procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del entorno y de las necesidades ciudadanas. El análisis y el conocimiento de los recursos disponibles permiten establecer las referencias y las guías para los procesos de niveles inferiores de manera que se facilite el despliegue de los planes y las políticas de la organización. Ejemplos: planificación y el control financiero, definición de políticas generales de la organización y desarrollo de la política del equipo humano.
Procesos estratégicos
Procesos operativos
Procesos de soporte
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Procesos operativos:Procesos que componen el saber hacer de la organización y afectan de modo directo la prestación de los servicios y la satisfacción del usuario externo. Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente, es decir, el ciudadano. Ejemplos: prestación de cualquier servicio directo, atención ciudadana en oficinas públicas y sistemas de quejas y sugerencias.
Procesos de soporte o apoyo:Procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, tanto humanos, técnicos y materiales, a partir de los cuales es posible generar el valor añadido deseado por los usuarios. Ejemplos: gestión documental, sistemas de información, gestión de compras y gestión del conocimiento.
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Propuesta para un Mapa de Procesos
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os Planificación Estratégica
• Definición de misión, visión y valores institucionales
• Definición y seguimiento de estrategia de desarrollo institucional
Planificación Presupuestaria
• Diseño y monitoreo del flujo financiero
• Gestión de riesgos• Coordinación de información
y atención ciudadana
Política Cultural
• Elaboración, diseño, revisión y reformulación de la política cultural
Transferencia Corrientes
• Generación, monitoreo y reformulación de convenios institucionales
• Diseño, monitoreo y evaluación de programas • Control y supervisión de proyectos de fondos
concursables
Transferencias de Capital
• Generación, Monitoreo y Reformulación de Convenios Institucionales
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Gestión y Desarrollo de Personas
• Reclutamiento y selección• Remuneraciones• Capacitación• Descripción de cargos• Jornada laboral• Ambientes de trabajo• Cese de funciones
Control de Transferencias y Gestión de Cobranzas
• Revisión de rendición de cuentas
Gestión de Compras y Licitaciones
• Adquisiciones• Pago a proveedores• Contabilidad• Fondos fijos• Cuentas corrientes• Inventario
proceso • subproceso
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Sección de Logística e
Infraestructura
Ciudadanía y Cultura
Sección de Compras
Departamento Jurídico
Secretaría Administrativa y Documental
proceso de compras
proceso de tramitación de resoluciones
proceso de inventario
TICs
proceso de seguridad de la información
Interdependencia de Procesos10
proceso pago de proveedores
proceso devengo , pago y rendición de cuentas
Elaboración / Formalización de Procedimientos
Ejecución del Procedimiento
Monitoreo de Calidad
Implementación de Mejoras
Metodología de Trabajo para diseñar, implementar y monitorear procedimientos
Partes interesadas
Requisitos
Partes interesadas
Satisfacción
Elaboración / Formalización de ProcedimientosObjetivos:a) Implementar procedimientos que permitan contribuir en forma eficaz y eficiente al cumplimiento
de la misión institucional.b) Estandarizar los procedimientos administrativos en función de generar productos y servicios
con un alto y homogéneo estándar de calidad.c) Estandarizar los procedimientos con un enfoque en la gestión de procesos.d) Coadyuvar al levantamiento de las observaciones Auditoría y la Contraloría General de la
República.
Ventajas & Beneficios:e) Favorece una mejor gestión del conocimiento (preservación de conocimiento y la experiencia).f) Favorece el proceso de inducción de personas que inician labores en el ámbito público.g) Permite establecer responsables para cada actividad contenida en el procedimiento.h) Determina la mejor forma de hacer las cosas o la forma correcta de trabajar (en conformidad
con el marco legal).i) Entrega pautas uniformes para medir el desempeño.j) Suministra una base para el mantenimiento y mejoramiento de la forma como hacer el trabajo.k) Proporciona una base realizar diagnósticos y auditorías e identificar brechas de conocimiento y
no conformidades.l) Reduce el nivel de error.m) Reduce la variabilidad en la realización de las actividades.n) Unifica los formatos empleados para realizar tareas o actividades.
Metodología:o) Entrevistasp) Modelamiento de procedimientosq) Análisis documental y de base de datosr) Comparación del procedimiento con el equivalente en otras reparticiones públicas.
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Planificación Ejecución Seguimiento
Monitoreo de Calidad
Definir responsables, roles y atribuciones de las partes;
Definir objetivo y criterios del monitoreo, considerando: Observaciones Contraloría, Auditoría, sumarios, Matriz de Riesgo y Presupuesto Departamental.
Identificar conformidades y no conformidades.
Identificar necesidades correctivas y preventivas;
Elaborar:a) Informe de Monitoreob)Plan de Acción
Revisar cumplimiento Plan de Acción;
Elaborar y realizar seguimiento a:a) Informe de
Cumplimiento de Mejora.
Objetivos:a) Revisar, si un determinado procedimiento, se implementa en forma efectiva y eficiente
en conformidad con los requisitos establecidos.b) Apoyar a las/os funcionarias/os y/o trabajadoras/es en el cumplimiento adecuado de
sus funciones
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Informes Elemento utilizado Índice
Presupuesto ministerial 2012Ranking elaborado en base a datos del
SIGFE1+(Presupuesto
Departamental/Presupuesto Global)
Sumarios internos entre 01/2009 y 09/2012
Sumarios que indican errores de procedimiento
2*1+(Sumarios del Departamento/Total de Sumarios)
Matriz de Riesgo SimplificadaNivel de Exposición al Riesgo (NER) y su
número (x)(1*NER_1)+(1*NER_2)+(1*NER_3)+
(1*NER_4)+(1*NER_5)
Informes Contraloría General de la República
Observaciones a los procedimientos 0=sin; 1 con
Informes Unidad de Auditoría Interna Observaciones a los procedimientos 0=sin; 1 con
Índice de Prioridad de Monitoreo (IPM)
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ProcedimientoRanking
Presupuesto Departamental
invertido!
Sumarios2009-2012
Total 39
Matriz de Riego
Simplificada 2011
Niveles de Exposición al Riesgo
SUMA Nivel de Riesgo
Observada CGR y/o
UAI
IPM(Suma
Indicadores Prioridad de Monitoreo)
Procedimientos de Adquisiciones. 7 3,34 (67%) 10 5 10 2 22,34
Manual para el Control y Supervisión de Proyectos 9 2,16 (8%) 1 1 1 2 14,16
Procedimiento de pago de remuneraciones. 10 2,1 (5%) 1 2 2 0 14,10
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Plan Anual de Monitoreo de Calidad (extracto)
I. Promover la capacitación profesional: • Ampliar capacitación en sistema SIGFE.• Fortalecer uso Excel para mejorar reportabilidad.• Capacitar en uso del Portal de Adquisiciones
II. Identificar y precisar filtros y funciones de control:• Filtro de inhabilidad: precisar cuáles condiciones conllevan exactamente a inhabilidad.• Definir tipo de filtro, actividades involucradas, responsable de su aplicación, grado de
exhaustividad, periodicidad de aplicación y evitar duplicidad.• Mejorar calidad de filtro amarrando actualización del SIGFE a CDC.• Funciones de Control: Mejorar reportes de gestión transversales para identificar ajustes
necesarios.
III. Definir plazos para la ejecución de las actividades: • Calcular tiempos totales y promedios de actividades• Comparar tiempos con aquellos alcanzados/definidos en otras instituciones públicas
(benchmarking).
Unidad de Gestión Interna :Objetivos estratégicos
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IV. Implementar procedimientos en conformidad a la normativa• Coadyuvar al levantamiento de las observaciones de la Unidad de Auditoría Interna y la
Contraloría General de la República.• Prevenir faltas o errores administrativos.• Ajustar los procedimientos con los ya existentes, considerando su interdependencia.
V. Fortalecer el diálogo entre las partes involucradas en los procedimientos:• Formación de mesas de trabajo interdepartamentales (“función bisagra”)
Unidad de Gestión Interna :Objetivos estratégicos
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Unidad de Gestión Interna :Objetivos estratégicos
VIII. Identificar duplicación de labores, simplificar actividades y generar sinergias:
Actividad A Actividad B
Cambio Sugerido: Fusión de actividades A+B:
Actual: Realización secuencial de actividades:
tiempo & recursos
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VI. Promover el uso de recursos tecnológicos:• Notificación electrónica a proveedor• Firma electrónica• Transferencia electrónica en vez de Cheque.• Fomentar desarrollo y uso de plataforma digital (capacitación) de compras.
VII. Establecer responsabilidades:• Quién entrega qué producto. Permite mejorar labor gerencial de control y supervisión facilita
la identificación de ajustes necesarios.
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Bibliografía:• Ministerio de Fomento, Gobierno de España: La gestión por procesos, Madrid, 2007.• Galiano Ibarra, José Antonio (et.al), Análisis y mejora de procesos en organizaciones
públicas. Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas, Madrid, 2007.
• Hax, Arnoldo; Dean, Wilde: The Delta Project, 2001.