Date post: | 30-Jun-2015 |
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MEJORA DE PROCESOS Y GESTIÓN DE PROYECTOS
En Osuna, 23 y 24 de marzo de 2012
Docente: Paca Muñoz Donate
OBJETIVOS del alumnado
• Definir y consensuar conceptos GP, mapa de procesos,
rentabilidad, productividad, eficacia, eficiencia…
• Visibilizar la GP como un proceso (de procesos)
integral y sistémico
• Reflexionar sobre la rentabilidad y productividad
de nuestros procesos para la producción de
bienes y/o prestación de servicios
• Identificar los principales ámbitos y procesos de
la GP de nuestras empresas
• Mejorar nuestros procesos mediante el
intercambio de conocimientos y experiencias
• Compartir y conocer herramientas útiles para la
GP
¿Qué es la GP?
¿Y para qué sirve?
Técnica: el puzzle
La GESTIÓN DE PROYECTOS consiste en …
PROPONER, PLANIFICAR, DIRIGIRy CONTROLAR los elementos que conforman un Proyecto, siguiendo una filosofía determinada
Y sirve para …
Conseguir los resultados previstos (Eficacia), con relación a la producción de un bien o la prestación de un servicio, con el coste, tiempo, recursos y personas“disponibles” [Eficiencia]…
COSTE
DURACIÓN
RECURSOS
RESULTADOS FILOSOFÍA
CONTEXTUALIZACIÓN
DIAGNÓSTICO
PLANIFICACIÓN
ALTERNATIVAS
VALORACIÓN de alternativas
ELECCIÓN de la mejor opción
Elaboración del
PLAN DE
ACTUACIÓN
6
1
2
3
4
5
EJECUCIÓN del plan
CONTROL de la ejecución7 MAL
BIEN
8
REVISIÓN
EVALUACIÓN final y
JUSTIFICACIÓN
COMUNICACIÓN y ALMACENAMIENTO
9
10
DEFINICIÓN
PRONÓSTICO Y ESTRATEGIA
EJECUCIÓN Y CONTROL
APRENDIZAJE
El proceso de GP
Fidelizar y
Captar Clientes
Planificar y Desarrollar el
Modelo Organizativo y la
Estrategia
Modelo Organizativo
Feb 2010Ed. 0
Mapa de Procesos
Clientes
Elaborar
Ofertas y
Diseñar los
Servicios
Clientes
Realizar el
Control
Económico
Impartir
Acciones
Formativas
Prestar
Servicios de
Consultoría
Evaluar y
Mejorar
Oportunidade
s de Mejora
Plan Anual
Plan Anual
Plan de
Tesorería
Plan
Comercial
Pedidos,
Solicitudes
de Oferta y
Concursos
Pedidos y
Ofertas
aceptados
Pedidos y
Ofertas no
aceptados
Servicios de
Consultoría
Prestados
Acciones
Formativas
Impartidas
Resultados
Ingresos
Gastos
Gasto
s
Diseño del
PLAN DE
TRABAJO (1)
(1) El Plan de Trabajo contendrá: Plan de Actuación (según presupuesto incorporando las posibles modificaciones acordadas con cliente), presupuesto y la asignación de Recursos
(2) El Plan de Actuación contendrá: Enfoque Proyecto , Producto, Plazo, Seguimiento
(3) La Evaluación será de 3 tipos: análisis técnico de resultados y de la ejecución del proyecto; análisis de la encuesta de satisfacción y análisis económico frente al presupuesto.
(4) INDICADORES: Ventas en euros, Nº de servicios vendidos, Nº de clientes, Nº de Clientes nuevos, Satisfacción media de clientes, Productividad media de proyectos (en días,
en euros).
CONFORMIDAD
del Plan de
Actuación por
cliente (2)
¿CONTROL
TÉCNICO y
FINANCIERO
OK?
no
EJECUCIÓN y CONTROL
TÉCNICO
del Plan de Actuación
y CONTROL FINANCIERO
del proyecto
Pedidos y
Ofertas
Aceptados
fin
ENTREGA
del producto
sí
LIQUIDACIÓN
ECONÓMICA
CIERRE y
almacenamiento del
proyecto
EVALUACIÓN del
proyecto (3)
RED
TIMÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Prestar Servicios Consultoría
Programar
acción y
actualizar
contenidos
¿Existe ya la
acción
formativa?
Incorporar a
Catálogo
¿Validar la
Acción
Formativa di-
señada? (4)
Impartir la
Formación
¿La acción
formativa es
válida? (5)
sí
nono
sí
sí
no
Diseñar Acción
y contenidos
(3)
¿ha sido
eficaz la
Formación?
(1)
fin
Proporcionar
refuerzo
sí
no
(1) Se considerará eficaz cuando la satisfacción sea alta o muy alta en al menos el 80% de los asistentes
(2) Indicadores: % de satisfacción, Nº de Participantes, número de personas que ha superado la prueba de conocimiento, Nº de acciones diseñadas, Nº de acciones eficaces, Grado
de cumplimiento de objetivo de participantes, ventas en euros por formación, productividad (en euros) de la formación, Nº promedio de asistentes
(3) Las Acciones formativas se dividen en una o más Unidades Didácticas. Las UD contienen los ponentes capacitados para impartirlas, el contenido, la duración, los materiales de
apoyo, las metodologías, y son documentadas en la BD de UD.
(4) Se considerará validada si la media de la Valoración General es superior a 3
(5) No se considerará válida si la media de la Valoración General es inferior a 3
DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Impartir Acciones Formativas
Pedidos y
Ofertas
Aceptados
Análisis de
la Petición
¿Requiere
reunión con
cliente?
Incorporar a
Catálogo
(1) El presupuesto debe contener la estimación de la dedicación en días por fases y el desglose de los gastos estimados de alojamiento, manutención y transporte.
(2) INDICADORES: Ventas, Euros Ofertados vivos, % euros vendidos frente a ofertados, Nº de acciones comerciales proactivas, euros promedio vendidos consecuencia de
acciones comerciales proactivas, Nº de nuevos servicios, Margen promedio de las ofertas
Toma de
Datos en
cliente
Registrar
solicitud/entrada
sí
no
Diseño
de la propuesta
técnica
Demanda
Oferta
Licitación
fin
sí
Elaboración y
aprobación del
presupuesto (1)
Presentación
de la
Propuesta
¿Se
incorpora el
diseño al
Catálogo de
servicios?
no
¿Requiere
reunión de
confirmación
del alcance
con cliente?
no
síConfirmar
alcance con
cliente
DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso Elaborar Ofertas y Diseñar Servicios
¡COLGAR EN PLATAFORMA!
Acaban de “aprobarnos” un nuevo Proyecto …
¡Reconstruir la Torre de Pisa!
¿Cómo lo hacemos para alcanzar nuestra META?...
Definir la tecnología necesaria
Definir el equipo de trabajo
Definir los recursos necesarios
Presupuesto
Definir arquitectura del proyecto
Especificaciones funcionales del
proyecto
Asignación de recursos
Costes
Carga de
trabajo
Asignación de responsabilidad
es
La planificación del Proyecto
¿Cuál es la meta de cualquier empresa?
La planificación del Proyecto:
5 ámbitos de gestión
• Gestión de las TAREAS: Desglose del TRABAJO
• Gestión de las PERSONAS
• Gestión del TIEMPO
• Gestión de los COSTES y PRESUPUESTOS
• Gestión de los RECURSOS MATERIALES-
PROVEEDORES
Gestión de las TAREAS: descomposición del trabajo
ADECUADA estructura de “paquetes de
trabajo” y “tareas”: tipo y tamaño
Suficientemente grandes
Suficientemente pequeños
Piensa GLOBAL, actúa LOCAL
Proyecto.
Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las clientes
PT600Gestión del Proyecto
PT100
Análisis de necesidades
PT200
Especificaciones del Sistema
PT300
Implantación del Sistema
PT400
Demostración del Sistema
PT500
Evaluación del Sistema
PT110Requisitos de
los/las usuarios/as
PT120Concepto
genérico de CRM
PT130Plan de
Implantación Estratégico
PT210Especificaciones funcionales del
SistemaPT220
Arquitectura del Sistema
PT230Organización
Operativa
PT240Plan de
Implantación del Sistema
PT310Diseño de las
Bases de Datos
PT320Aplicaciones
Internet
PT330Aplicaciones cadenas de
Clientes
PT410Demostración del Sistema.
Banco de PruebasPT420
Demostración del Sistema.
Clientes grupo I
PT510Impacto actividad
económicaPT520
Impacto necesidades de
formaciónPT530
Impacto de actuaciones de
I+D+iPT540
Análisis Coste Beneficio
PT550Recomendacion
es
PT700Comunicación del Proyecto
Cuestión de CONOCIMIENTO TÉCNICO, SENTIDO COMÚN y EXPERIENCIA
Determinar la importancia (críticas) de cada tarea y la relación entre ellas
Tiempo MÁX. y MÍN. para cada tarea y para la
FINALIZACIÓN del proyecto
Tareas PUNTUALES y TRANSVERSALES
[control, gestión, comunicación …]
Quién, cómo y qué criterios de las
ESTIMACIONES
SECUENCIA TEMPORAL lógica de los
trabajos y tareas - RELACIONES DE
PRECEDENCIA
Tareas CRÍTICAS y con HOLGURA
INCERTIDUMBRE – el arte de prever -
PROACTIVIDAD
Gestión del TIEMPO
• Establecer “jerarquía funcional”: determinar roles y funciones
• Configuración de equipos diversos:
1. Estimar qué perfiles (no personas) y cuantas
personas son necesarios
2. Buscar personas con recursos [potencial] y
polivalentes [capacidad de carga]
3. Contemplar adaptación, capacitación y gestión
conflicto
• Reparto racional de las tareas: huir del “profesional orquesta”, “prisión del
experto” y “cuellos de botella ¡¡Saber DELEGAR!!
GESTIÓN DE LAS PERSONAS:
• DEMOCRATIZACIÓN del Proyecto:
Crear espacios y mecanismos, formales e informales, para la comunicación,
participación e interacción de los agentes intervinientes
- Definir los recursos necesarios y adecuados
GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES y PROVEEDORES:
- Identificar los disponibles y los posibles
- Buscar el mejor proveedor no siempre “más vale
mejor conocido …”, pero fidelizar a los mejores
- Nosotros somos “clientes” de nuestros proveedores
- Pedir, al menos, 3 presupuestos
• Buscar el equilibrio entre:
COSTES = RECURSOS (PERSONAS) = ó DURACIÓN
- Poderoso caballero es Don Dinero, pero no el único
• Utilizar un Modelo estandarizado (empresa) para elaborar
Presupuesto que contemple, al menos, las siguientes variables:
- Costes variables y fijos (directos e indirectos)
- Imprevistos
- Margen de beneficio
- Todo lo que no se contemple SE PIERDE
- Catálogo de precios
- Asignación de precio al valor
GESTIÓN DEL COSTE, GASTO Y PRESUPUESTO
• ¿Cuánto vale pintar una raya en el lugar adecuado?
Algunos ERRORES FRECUENTES
•No planificar o hacerlo mal ( 5 ámbitos principales)
•No definir bien las fases y tareas (PdT)
•No crear un equipo de trabajo adecuado (diverso) e
implicado
•No democratizar los procesos: crear departamentos
estancos (distinto de independientes)
•Actuar como “Juan Palomo”. No delegar
•Creer que nuestros proyectos son “pequeños” “de andar
por casa” y que no necesitan de tanta “parafernalia”
•No estimar bien los tiempos necesarios ni contabilizar los
tiempos reales de dedicación (la principal fuente de
pérdidas)
•No controlar los gastos reales… TODOS
•No calcular cuánto vale “abrir la persiana” o cuanto
cuesta “pintar una raya en el lugar adecuado”
•No apoyarnos en herramientas adecuadas
ESTO NO es un curso de
herramientas de gestión,
pero veamos algunas,
además de las vuestras …
Algunas herramientas útiles para la GP
Actividad / TareaDuración estimada
Actividades precedentes
PT110. Requisitos de usuarios 30 días No tiene
PT120. Concepto genérico CRM 10 días No tiene
PT130. Plan de ImplantaciónEstratégico
15 días PT110, PT120
PT210. Especificacionesfuncionales del Sistema
40 días PT130
PT220. Arquitectura del Sistema 30 días PT210
PT230. Organización Operativa 20 días PT130
Algunas herramientas para PLANIFICAR
Proyecto.
Diseño de un sistema CRM para la gestión de las relaciones con los/las clientes
PT600Gestión del Proyecto
PT100
Análisis de necesidades
PT200
Especificaciones del Sistema
PT300
Implantación del Sistema
PT400
Demostración del Sistema
PT500
Evaluación del Sistema
PT110Requisitos de
los/las usuarios/as
PT120Concepto
genérico de CRM
PT130Plan de
Implantación Estratégico
PT210Especificaciones
funcionales del
SistemaPT220
Arquitectura del Sistema
PT230Organización
Operativa
PT240Plan de
Implantación del Sistema
PT310Diseño de las
Bases de Datos
PT320Aplicaciones
Internet
PT330Aplicaciones cadenas de
Clientes
PT410Demostración del Sistema.
Banco de PruebasPT420
Demostración del Sistema.
Clientes grupo I
PT510Impacto actividad
económicaPT520
Impacto necesidades de
formaciónPT530
Impacto de actuaciones de
I+D+iPT540
Análisis Coste Beneficio
PT550Recomendacion
es
PT700Comunicación del Proyecto
Diagrama de PERT
Diagrama de RELACIÓN
Algunas herramientas para PLANIFICAR
Algunas herramientas para CONTROLAR
Diagrama de Gantt
Herramientas INTEGRALES de GP: Microsoft Project
http://www.impulsocamarasevilla.com/ProgramaListas.aspx?T=3
Herramientas INTEGRALES de GP
También son herramientas para gestionar nuestros proyectos …
• Las alertas Google
• Las alertas Móvil
• Las tradicionales agendas …
• Los sofisticados CRM de Gestión
DESDE …
HASTA …
Algunas herramientas de vuestros compañeros …
http://www.booking.com/hoteles/hotel/es/sangil.html?label=gog235jc;sid=d91e113ac2ef393019b4a04421fa62b1;checkin=2009
-03-25;checkout=2009-03-29;tab=4
Gestión de Tareas y tiempos
DISCAPARTE S. Coop. And.
SQS S. Coop. And. : Un recurso útil para el análisis del entorno
CITINTA: Una herramienta para la visión estratégica y el seguimiento del Proyecto
TINTA S. Coop. And.
HERRAMIENTAS DE GP
Algunas consideraciones generales:
• Son muy útiles (más de lo que creemos)
•Pocas veces le dedicamos el tiempo suficiente
• No siempre las visibilizamos y compartimos
•En general, somos poco creativos e innovadores
•Cada paso y ámbito precisa su herramienta adecuada
• Mejor pocas y aún mejor UNA integral
• Son una excelente inversión:
- Simplifican- Sistematizan (ordenan los procesos)- Crean sinergia- Emancipan los procesos de las personas- Nos enseñan y reciclan sobre nuestros procesos- Ahorran mucho tiempo (DINERO), etc.
¡Ah! ¡ OS ESPERO EN LA PLATAFORMA!
¡¡GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!!
Docencia: Paca Muñoz Donate