Gestión de recursos electrónicos en la Biblioteca de la Universidad

Complutense de Madrid

Inmaculada FernándezÁngeles Morillas

Servicio de Tecnologías de la Información y Sistemas Bibliotecarios

Universidad Complutense de Madrid. Biblioteca

2

13.938

18.205 18.324

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

18.000

20.000

Suscripciones enpapel

Suscripcioneselectrónicas

Total recursoselectrónicos

Gráfico comparativo de recursos electrónicos e impresos (Datos de 2004)

BUC: situación actual (1)

3

BUC: situación actual (2)

9.093

920

8.192

78 41

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

Revistas depago

Revistas gratiscon papel

RevistasMadroño

BD en línea BD locales

Número de recursos electrónicos

4

BUC: situación actual (3)

Automatización de la gestión y el acceso a los recursos electrónicos:

• FICERO: aplicación basada en MySQL y PERL para el seguimiento y control de los trámites de las revistas electrónicas.

• Dos aplicaciones internas basadas en Microsoft SQL y ASP para la descripción y consulta pública de revistas electrónicas y bases de datos.

• Millennium: módulo de adquisiciones y control de publicaciones periódicas, para la gestión, y el opac para el acceso.

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BUC: situación actual (4)

Papel

Millennium

Bases de datos

Agendas

Biblioteca

Datos de licencias

AdquisiciónDatos financieros

Datos de recursos

Contactos

Información al usuario

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BUC: situación actual (5)

Servicios implicados en la gestión y el mantenimiento de los recursos electrónicos:

• Servicio de Gestión de las Colecciones: adquisición de recursos en Millennium y mantenimiento de FICERO.

• Servicio de Tecnologías de la Información y Sistemas Bibliotecarios: mantenimiento de las bases de datos en SQL.

• Servicio de Normalización y Proceso Técnico: mantenimiento de los recursos en Millennium.

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BUC: situación actual (6)

GESTIÓN DE LAS COLECCIONES FICERO

Da de alta y activa el recurso

TECNOLOGÍA Y SISTEMAS

Aplicaciones SQL

Consulta

NORMALIZACIÓN Y PROCESO TÉCNICO

ConsultaMillennium

Millennium

ConsultaActualiza

Actualiza

Actualiza

Gestiona los pedidos

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BUC: problemas (1)

Duplicación de tareas: introducción de los mismos datos en las distintas aplicaciones por parte de los distintos servicios.

Dificultad en el mantenimiento de todas las aplicaciones.

Carga innecesaria de trabajo.

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BUC: problemas (2)

Duplicación de las formas de acceso a los recursos para los usuarios.

Disparidad en los resultados obtenidos en función de la forma de acceso a los recursos.

En resumen: falta de integración de la gestión de los recursos electrónicos en las colecciones y servicios de la biblioteca.

Gestor de recursos electrónicos Millennium

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GRE: ventajas (1)

Gestiona los recursos electrónicos y está integrado en el sistema de gestión de bibliotecas Millennium.

Optimiza el flujo de trabajo de los servicios implicados.

Posibilita realizar en un único sistema todas las tareas de selección, adquisición, control de licencias, eliminando la necesidad de mantener aplicaciones locales separadas.

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GRE: ventajas (2)

Facilita el mantenimiento del catálogo mediante cargas de datos de cobertura, que, al mismo tiempo, permiten la creación automática de registros bibliográficos y de fondos.

Proporciona una total transparencia informativa a los usuarios.

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GRE Millennium: rasgos principales

1. Estructura de la base de datos y configuración.

2. Mantenimiento del catálogo mediante la carga de datos de cobertura.

3. Visualización en el opac web.

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GRE: estructura de la base de datos (1)

Tipos de registros: Registro de recurso: información sobre el periodo en pruebas,

periodo de cobertura, dirección url, información sobre el acceso, tipo de recurso, requerimientos de hardware y software, enlace a datos estadísticos de uso.

Registro de licencia: información detallada sobre las condiciones del contrato (número de usuarios simultáneos, método de validación, permisos y restricciones de uso) y datos que permiten su seguimiento.

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GRE: estructura de la base de datos (2)

Registro de contacto: datos de cualquier institución o empresa que pueda estar relacionada con los recursos electrónicos (proveedores de accesos electrónicos, propietarios de los derechos, proveedores de datos, editores, consorcio a través del cual se ha adquirido el recurso).

Otros registros: a su vez, todos los anteriores están relacionados con otros tipos de registros de Millennium: bibliográficos, fondos y pedidos (que pueden estar asociados a un bibliográfico o directamente al recurso).

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GRE: estructura de la base de datos (2)

Registro bibliográfico

Circulation

Registro bibliográfico

Advances in Nursing Science

Registro de fondos1999 - 2005

Registro de fondos1998 - 2005

Registro de fondos1976 – 2005

Registro bibliográfico

Nature

Registro de fondos2002 - 2005

RecursoEbsco. Academic Search Premier

Registro de licenciaDatos

Registro de contactoDatos

RecursoOvid

Registro de pedidoPagos

Proveedor

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GRE: configuración (1)

Facilidad de adaptación del módulo a las necesidades de cada institución.

Idénticas posibilidades de configuración que el resto de los módulos de Millennium.

Creación en campos de longitud variable de listas de valores posibles que podrán seleccionarse de un menú desplegable.

Posibilidad de proteger con usuario y contraseña campos de longitud variable contra la modificación o la visualización.

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GRE: configuración (2)

Generación y envío automáticos de avisos de alerta que facilitan el seguimiento del estado de los contratos, las licencias, los periodos de prueba.

Creación de registros de contactos, necesarios para aportar la información de ciertos campos del recurso.

El contenido de algunos campos de longitud variable está estructurado en varias líneas etiquetadas para organizar la información que se introduce en ellos.

Datos de cobertura

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Gestión de datos de cobertura (1)

Utilización de los datos con distintos objetivos:• Actualización únicamente de datos de cobertura: WebBridge.

• Actualización en el catálogo tanto de datos de cobertura como de registros bibliográficos y de fondos.

Obtención de los datos:• Proporcionados por los proveedores.

• Mediante un tratamiento previo en aplicaciones locales.

Los datos deben tener un formato compatible, lo cual puede conseguirse gracias a la tabla de reglas de conversión.

Para que los registros de fondos sean actualizados, el contenido del campo Proveedor del fichero de entrada debe coincidir con el campo “Resource ID” de los registros de fondos.

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Utilización de plantillas definidas por la biblioteca para la creación de registros nuevos.

Plantilla para registros bibliográficos

Plantilla para registros de fondos

Gestión de datos de cobertura (2)

Posibilidad de definir el contenido de distintos campos como valores de coincidencia.

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Posibilidad de proteger diversos campos (ISSN, título, etc.) para que no sean modificados durante la actualización.

Gestión de datos de cobertura (3)

Aunque los datos de distintos proveedores estén almacenados en un único fichero, se pueden cargar los de cada proveedor individualmente.

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Registros gestionados en GRE

Registro de recurso

Carga de datos (1)

Datos proporcionados por el proveedor

•ISSN•Título de revista-e•Datos de cobertura•URL•De: Proveedor (recurso)

Registro bibliográfico

Registro de fondos

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Datos poveedor

•Advances in Nursing Science•V. 21, 1999 – Vol. 26, 2004•http:// search.epnet.com/NP•De: EBSCO. Academic Search Premier

NatureVol. 385, 1997 –http://search.epnet.com/NAEDe: EBSCO. Academic Search Premier

Carga de datos (2)

GRE

Advances in Nursing Science

Vol. 21, 1999 – Vol. 25, 2003

EBSCOhost : EJS

Vol. 385, 1997 –

Nature

Vol. 21, 1999 – Vol. 26, 2004

25

Resultado del proceso de carga (1)

Creación de registros bibliográficos básicos y de fondos si es necesario.

Enlace de los registros de fondos a los recursos.

Actualización de los datos de cobertura y de direcciones url.

Información sobre operaciones realizadas

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Identificación mediante un fichero de revisión de los registros susceptibles de ser eliminados del catálogo.

Especificación de los registros no actualizados, que podrán ser borrados de la base de datos de cobertura.

Resultado del proceso de carga (2)

27

EBSCO. Academic Search Premier

Registros MARC (ISO 2709)

Fichero Excel

Aplicación en SQL

Registros MARC bibliográficos

CISNE

Registros bibliográficos nuevos / modificados

Tabla de carga.

Valor de coincidencia: ISSN

Introducción de la etiqueta MARC 035 con un identificador del título, distinto del ISSN

Fichero de texto con datos de cobertura y URL

CISNERegistros de fondos

nuevos / modificados

Procesamiento a través de GRE, con el contenido de la etiqueta MARC 035 como valor de coincidencia

Carga de datos en la BUC

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Los datos de cobertura que se cargan en los registros de fondos no pueden modificarse desde dichos registros.

Estos datos sólo pueden modificarse desde la opción Editar Cobertura.

Gestión de datos de cobertura (4)

Visualización en el opac

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Visualización en el opac (1)

Desde el registro bibliográfico se puede acceder al registro de recurso y a las condiciones de uso contenidas en la licencia.

La biblioteca decide qué campos del recurso y de la licencia deben mostrarse al público.

Se puede establecer una denominación de los campos visibles de la licencia que sea comprensible para el usuario.

Es posible mantener al usuario al tanto de cualquier problema relacionado con el acceso al recurso electrónico.

31

La biblioteca puede crear una página de búsqueda de recursos electrónicos en la que éstos se pueden recuperar por nombre o por materia.

Visualización en el opac (7)

Muchas gracias

Inmaculada Fernández

Ángeles Morillas

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Visualización en el opac (2)

Datos del bibliográfico

Datos del recurso

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Campos del recurso Campos de la licencia

Visualización en el opac (3)

35

Visualización en el opac (4)

36

Visualización en el opac (5)

37

Visualización en el opac (6)

38

FICERO

Campos del bibliográfico

Campos de pedido y de fondos

Campos de la licencia

Campos del recurso y los contactos

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Aplicación en SQL

Campos del bibliográfico

Campos de fondos

Campos de licencia ycontacto

40

GRE: registro de recurso

Campos de longitud variable

Campos de longitud fija

41

GRE: registro de licencia

Campos de longitud variable

Campos de longitud fija

42

Tabla de reglas de conversión (1)

PROVIDER|ISSN|TITLE|START_DATE|END_DATE|URL

43

Tabla de reglas de conversión (2)