Proyecto de continuidadpara las fases de transformacióny democracia de la Estrategia de GELT

CONTENIDOS DE LA SESIÓN

1. Identificación de cambios organizacionales para la implementación de trámites en línea.

2. Estándares de Calidad para la prestación de los trámites y servicios.

3. Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trámites y el servicio por medios electrónicos.

4. Documentar las prácticas y experiencias generadas a partir de la implementación de la Fase de Transacción.

CONTENIDOS DE LA SESIÓN

Identificación de cambios organizacionales para la

implementación de trámites en línea

Es importante la identificación y definición de compromisos de las entidades territoriales, con la cual será óptima la implementación de trámites en línea.

Cambios organizacionales para la implementación de trámites en línea

* Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)

Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de una estrategia de modernización de la

Entidad que aplique otras acciones

Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de una estrategia de modernización de la

Entidad que aplique otras acciones

Debido a que el uso de las TIC* no

determina en sí misma una mejora de

los procesos o una mayor facilidad

para la generalización de servicios en

forma electrónica.

¿Por qué se requieren cambios organizacionales para la implementación de trámites en línea?

Se debe identificar

Procesos y

procedimientos

administrativos

Intervención de

terceros

Tareas

Dependencias implicadas Roles respectivos

Recursos que consume

la entidad

¿Que acciones debemos tomar dentro de la entidad para implementar un trámite en línea?

Cambios Organizacionales

Se debe identificar las actividades necesarias para ajustar:

A la propuesta final de rediseño y la implementación del trámite por medios electrónicos.

•La organización•Las funciones•Los procesos y procedimientos

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Detallar las actividades a realizar para implementar el procedimiento administrativo asociado a la propuesta final de optimización del trámite.

Para ello se debe definir un responsable para cada actividad o paso del proceso.

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Definir los cambios que deben asumir las dependencias responsables de la prestación de los trámites en línea.

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Especificar las competencias y características de las personas que prestan el servicio y las tareas que deben asumirse para la implementación del trámite en línea.

Deben ser personas que tengan conocimiento en el uso de

computadores

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Determinar los recursos tecnológicos y físicos necesarios para la prestación del trámite en línea:

• Computadores.• Acceso a internet.• Etc.

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

En caso que sea necesario establecer los mecanismos de coordinación con otras entidades públicas que intervengan en la prestación del trámite o servicio en línea.

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Elaboración de procedimientos de trabajo, que aseguren la coexistencia de los canales de prestación presencial y electrónica y la coherencia entre ellos.

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Definir los cambios que se deben realizar a los manuales de procesos, procedimientos y funciones para ajustar el trámite presencial a tramite en línea según el estándar propuesto por el Programa Gobierno en línea.

Eficiente y oportuna disponibilidad del tramite en línea

OK

Identificación de funciones

Adición de cambios en

procedimientos

Validación de funciones

Acciones a tomar para generar cambios organizacionales

Implementación de los Cambios Organizacionales

Línea Base del MunicipioDefinir estándares de Calidad para la prestación de

los trámites y servicios intervenidos (presencial y en línea)

GENERALEstablecer un estándar o nivel de calidad que debe cumplir la administración municipal o departamental en la prestación de los trámites rediseñados y automatizados.

ESPECIFICOAnalizar y verificar los resultados de la aplicación de estándares e indicadores, con el propósito de optimizar las alternativas de servicio, su calidad y cuantificación del trámite intervenido.

Objetivos

1. Identificación de trámites o servicios.

2. Definición de estándares. *Método subjetivo.

3. Levantamiento de información y medición.

*Método subjetivo: consiste en el levantamiento de una información, a partir de una o pocas fuentes, sin posibilidades de verificación con

estadísticas objetivas

Metodología

1. Identificación de trámites o servicios

Se debe identificar el trámite o servicio al cual se le aplicará el estándar de calidad, con el fin de mejorar los tiempos de respuesta.

Es importante que la entidad tenga en cuenta que para implementar un trámite o servicio se debe contemplar las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

Metodología

Inscripción de registro de Industria y comercio Municipal

Trámite identificado:

Apoyo para el crecimiento de nuestros Municipios

Metodología

1. Identificación de trámites o servicios

El trámite sugerido para la aplicación del estándar de calidad, es:

2. Definición de estándares

Con el fin de determinar el mejor promedio de tiempo de respuesta del trámite o servicio intervenido, se implementará la siguiente formula: Formato-pestaña Indicador:

T= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts

FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de Bogotá. Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc

Metodología

T= Tiempo estándar de respuesta.

TM= Tiempo Máximo.

4Tp = 4 veces el tiempo promedio, para que la tendencia del estándar se aproxime a este.

Tp= Tiempo promedio.

Tm= Tiempo mínimo.

6= Toda la suma se divide por 6 (promedio de seis tiempos; un (1) tiempo máximo, cuatro (4) veces el tiempo promedio y un (1) tiempo mínimo).

Ts= 7%. Porcentaje estimado del tiempo suplementario.

2. Definición de estándares

Ejemplo: : Formato-pestaña Indicador:Trámite “Expedición de Licencia de Salud Ocupacional para Persona Jurídica” Se determinan los tiempos máximo, mínimo y promedio, así:

TM= 90 días Tp= 75 díasTm= 60 díasT= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts

Estos tiempos son subjetivos y se determinan de la experiencia de los servidores, por tal razón el tiempo promedio no necesariamente es la suma de los tiempos máximo y mínimo.

FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de Bogotá. Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc

Metodología

T= (90+ (4*75)+60)/6+7% = 75 días

3. Levantamiento de información y medición

El nivel de uso del tramite será evidenciado en el Formato-pestaña Información y medición:

Metodología

Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trámites y servicios por medios electrónicos

Sabemos que cada municipio tiene sus mecanismos para realizar el trámite.

Y para que el trámite se logre prestar por medios electrónicos, se debe identificar la normatividad nacional y local para ajustarla de acuerdo la necesidad de cada entidad.

Marco Normativo

El ajuste normativo y el no cobro del trámite de Inscripción de Registro de Industria y Comercio en los municipios de Antioquia, tiene los siguientes fundamentos normativos:

Marco Normativo

Decreto 1879 de 2008: Decreto 1879 de 2008: Reglamentan los requisitos para Reglamentan los requisitos para la ejecución del trámite por parte la ejecución del trámite por parte de las entidades de las entidades y no exige y no exige pago por parte de los usuarios pago por parte de los usuarios para su expediciónpara su expedición

Ley 527 Artículos del 10 al 12: Por medio de la cual se define y se define y reglamenta el acceso y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de uso de los mensajes de datos,datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación

Ley 232 de 1995: Por medioLey 232 de 1995: Por mediode la cual de la cual se dictan normas se dictan normas para el funcionamiento para el funcionamiento de losde losEstablecimientos comercialesEstablecimientos comerciales.

Marco Normativo

Disposición para su implementación

Disposición para su implementación

Propuesta de proyecto de acuerdo Municipal: para superar barreras normativas que no permitan la implementación del trámite en línea.

Se propone el siguiente formato para que sea evaluado y propuesto para la próxima sesión del Concejo Municipal.

Marco Normativo

Documentar las prácticas y experiencias generadas a partir de la

implementación de la Fase de Transacción

DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS

Es importante que la administración municipal muestre las buenas experiencias generadas en la implementación de la Estrategia GEL, con el fin de ofrecer más y mejores servicios y de paso resaltar los resultados alcanzados.

Para ello cada entidad debe reportar cual ha sido el impacto en su municipio con la implementación del trámite en línea a través del formato de documentación de prácticas y experiencias.

Las buenas prácticas se deben documentar diligenciando el formato dispuesto para esta actividad.

Publicarlo en el sitio Web y enviarlo al correo electrónico gobiernoenlinea@antioquia.gov.co

DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS

El documento recibido en el correo electrónico gobiernoenlinea@antioquia.gov.co se publicará en la plataforma de capacitación y acompañamiento, con el ánimo de socializarlas y compartirlas entre todos los municipios y así generar retroalimentación y ajustes.

DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS

A su vez las entidades también deberán publicarlas en sus Sitios Web en la sección “Documentos del Municipio”, dando a conocer su impacto en el municipio.

DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS