GESTION DEL CONOCIMIENTOINTRODUCCION

A través de este trabajo se refieren y detallan los conceptos de: conocimiento, gestión del conocimiento, capital intelectual y sistemas de información. Se refleja con claridad la interrelación existente y la funcionalidad de cada cual.

De forma sintética y concisa se describe la aplicación de la gestión del conocimiento en los trabajos investigativos: Sistema para el reclutamiento de la reserva laboral en la oficina de empleo y su ubicación en las entidades de Gaviota Varadero y Sistema para el control y seguimiento de la reserva laboral y del personal ubicado en entidades de Gaviota Varadero.

Se analiza la aplicación de los temas referidos en el desarrollo de los trabajos, así como la influencia que tiene la gestión del conocimiento en los resultados a obtener mediante la implantación del sistema informático a desarrollar.

RESEÑA HISTORICA

El conocimiento en la etapa primitiva del hombre.

Cuando el hombre habitaba como ser independiente en la tierra, fue adquiriendo conocimiento a medida que acumulaba experiencia en su vida diaria, y a su vez lo transmitía a su sucesor de forma práctica como el resto de los animales les enseñan a sus descendientes mostrándoles cómo cazar, luchar, huir, evadir el peligro, etc.

El conocimiento en la etapa inicial del surgimiento de la vida en comunidad.

Al experimentar la comunicación, el hombre tiende a socializarse para poder subsistir en un medio hostil. En el proceso evolutivo del hombre, el conocimiento fue uno de los aspectos que definió y marcó a lo largo de la historia las características de cada grupo o etnia, en la que el hombre comenzó a agruparse dando lugar a diversas sociedades o grupos primitivos que se clasificaban en: recolectores, agricultores, pescadores, cazadores, etc. El conocimiento adquirido mediante experiencias vividas era transmitido de generación en generación mediante historias, pero aún así el hombre sintió la necesidad de buscar una forma más apropiada y segura donde no se perdiera este conocimiento, y olvidara la experiencia acumulada y transformada en sabiduría, ya que la historia podía desvirtuarse o bien perderse por el olvido. Es ahí donde nace la escritura; al principio muy rudimentaria, pero luego fue perfeccionándose según el desarrollo social.La escritura fue la segunda forma de perpetuar el conocimiento ya que la

primera fue la forma oral, repetida y divulgada por los más viejos de las poblaciones iniciales.

Siglo XVII. Sociedad interesada en promover difusión del conocimiento útil.

Inquietudes: Cómo generar conocimiento válido y útil?, cómo distribuirlo cómo mantenerlo actualizado siempre ?

En tiempos mercantilistas, el conocimiento contribuyó a la generación de riqueza nacional y a la creación de estados fuertes y competitivos. El estado fomentaba la creación de nuevo conocimiento.

La comunidad científica recompensaba la creación de conocimiento válido mediante su uso y el autor recibía el reconocimiento y estima de sus colegas.

Siglo XIX, empresas se interesan por la creación, explotación y comercio del conocimiento.

Las actividades de investigación y desarrollo aplicaban principios de la G.C.

CONCEPTO

Epistemología (del griego, episteme, 'conocimiento'; logos, 'teoría'), es la rama de la filosofía que trata de los problemas filosóficos que rodean a la denominada teoría del conocimiento. La epistemología se ocupa de la definición del saber y de los conceptos relacionados, de las fuentes, de los criterios, de los tipos de conocimiento posible y del grado con el que cada uno resulta cierto; así como de la relación exacta entre el que conoce y el objeto conocido.

Conocimiento. Una colección de información, no es conocimiento. Mientras que la información entrega las asociaciones necesarias para entender los datos, el conocimiento provee el fundamento de cómo cambiar. Representa El Cómo?. El conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia.

Conocimiento es la capacidad de resolver un determinado conjunto de problemas con una efectividad dada.

Información es la comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

Razonamiento es una serie de conceptos encaminados a demostrar algo o la acción de interrelacionar un conjunto de informaciones que se complementan entre sí.

Experiencia. Conocimiento de la vida adquirido en el tiempo por las circunstancias o situaciones vividas.

Conocimiento (sé) = Información (dicen)+ Razonamiento (pienso)+ Experiencia (hago)

OTRAS DEFINICIONES SEGÚN AUTORES

Sabin Azúa: “Conjunto de procesos que permiten utilizar el conocimiento como factor clave para añadir y generar valor. La G.C. Va mucho más allá del almacenamiento y manipulación de datos.”

Marshall, Prusak y Shpilberg: “Tarea de reconocer un activo humano enterrado en las mentes de la personas y convertirlo en un activo empresarial al que puedan acceder y que pueda ser utilizado por un mayor número de personas, de cuyas decisiones depende la empresa.”

G. Ponjuán D.: “Puede estar asociada con todo lo atinente a la organización centrada en procesos de aprendizaje, a la gestión de los recursos humanos, a la cultura organizacional, a la gestión de tecnologías de la información, a los procesos y a la reingeniería en sí”

EL CONOCIMIENTO, SU CLASIFICACIÓN Y FLUJO DE CONVERSIÓN

El conocimiento según la forma en que puede o no ser plasmado se clasifica en:

•Tácito: Es el conocimiento que está en las personas, el cual no se encuentra codificado, tales como experiencia de trabajo, habilidades, creencias, experiencias emocionales, etc.

•Explícito: Es el conocimiento que está codificado y soportado en algún soporte, como documentos, reportes, memorias digitales, etc.

El flujo de la conversión del conocimiento se refleja en los siguientes procesos:

1) De tácito a tácito: El paso de conocimiento de tácito a tácito se produce a través de procesos de socialización, es decir, a través de la adquisición de conocimientos e información mediante la interacción directa con el mundo exterior: con otras personas, con otras culturas, etc. Ejemplo: profesor y estudiantes.

2) De tácito a explícito: Se produce a través de la internalización, que podríamos definir como el proceso de expresar algo, el diálogo. Externalizar es convertir imágenes y/o palabras a través del diálogo. Ejemplo: Escritura de autobiografías.

3) De explícito a explícito: Este paso se denomina combinación. Como su propio nombre indica, se combinan diferentes formas de conocimiento explícito mediante documentos o bases de datos. Ejemplo: Un libro que se hace tomando ideas de varios libros.

4) De explícito a tácito: Es la internalización del conocimiento, y consiste en la incorporación del conocimiento tácito por parte de los individuos de cualquier organización. Ejemplo: Vivir experiencias, conocer otros países, Noticias, Etc.

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, PILARES, OBJETIVOS Y MODELO

La Gestión del Conocimiento es el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el Capital Intelectual aumente en forma significativa, con el objetivo de generar ventajas competitivas. Es la función que planifica, coordina y controla el flujo del conocimiento.

Es el proceso mediante el cual se adquiere, genera, almacena, comparte y utiliza el conocimiento, la información, ideas y experiencias para mejorar la calidad en el cumplimiento y desarrollo de la misión de la organización. Es Compartir para Aprender. Aprender y nuevamente Compartir. Compartir para volver a Aprender y alimentar, una y otra vez la espiral interminable del conocimiento.

Se sustentan en tres pilares:

Gestión de los Recurso Humanos. Gestión de la Información. Utilización de las Tecnología de la Información.

Objetivos:

•Generar conocimiento.

•Reunir y compartir el conocimiento.

•Aplicar el conocimiento para la gestión de la organización con acciones que crean valor

añadido y eleven la eficacia de todas las tareas.

ESTRATEGIAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La estrategia de la gestión del conocimiento se aplica según sea la clasificación del conocimiento, es decir, si es tácito o explícito.

•Conocimiento tácito: Requiere el contacto humano entre los que poseen el conocimiento y los que quieren acceder a él. Por ello las estrategias deberán ir encaminadas a fomentar el intercambio a través de comunidades de práctica (grupo especializado en una determinada materia), ferias de conocimiento o simplemente creando una cultura organizacional que facilite los contactos informales entre los empleados, aun así, las tecnologías de la información pueden ser también útiles para el conocimiento tácito. Un ejemplo es una base de datos de expertos, la cual se puede consultar y ponerse en contacto con ellos.

•Conocimiento explícito: Consiste en conseguir que los poseedores de ese conocimiento accedan a plasmarlo en documentos (electrónico o no). De esta manera puede ser almacenado y recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado. Aquí juegan un papel fundamental las tecnologías de la información.

SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

En los últimos años han ido emergiendo diferentes técnicas para representar y gestionar el conocimiento, codificado desde áreas diferentes: la inteligencia artificial, los sistemas de gestión de bases de datos, como text mining, la ingeniería del software, y otras técnicas empleadas desde la perspectiva del estudio de los sistemas de información. Esta tendencia ha dado en denominarse "orientación al conocimiento". Pero para poder construir tecnologías efectivas que permitan la gestión del conocimiento, es preciso comprender cómo los individuos, grupos y organizaciones lo utilizan.

En la actualidad está cada vez siendo codificada más información en formato digital, para que así resulte accesible mediante ordenador. Asimismo, están confeccionándose herramientas que permiten buscar de forma efectiva en bases de datos, ficheros, páginas web, data warehouse, repositorios, etc., y de ese modo extraer información de valor añadido, capturar su significado, organizarlo, hacerlo disponible y convertirlo finalmente en conocimiento.

La gestión del conocimiento cobra gran importancia en sectores como el de la Salud, donde los profesionales más veteranos pueden compartir sus experiencias con el resto del personal, indicándoles cómo resolver un problema o caso

concreto, en lo que puede considerarse una forma de gestionar el conocimiento. Como metodología de trabajo permite que las personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus conocimientos.

MODOS DE CONVERSIÓN Y ESPIRAL DEL CONOCIMIENTO SEGÚN MODELO DE NONAKA Y AKEUCHI

EL CAPITAL INTELECTUAL

Se define como el saber individual o colectivo que produce valor. Es la principal fuente de riqueza de los profesionales y las organizaciones en la sociedad del conocimiento. Es el conjunto de Activos Intangibles de una organización que, pese a no estar reflejados en los estados contables tradicionales, en la actualidad genera valor o tiene potencial de generarlo en el futuro.

En la nueva era, la riqueza es producto del conocimiento. Éste y la información se han convertido en las materias primas fundamentales de la economía y sus productos más importantes.

El concepto de Capital Intelectual se ha incorporado en los últimos años tanto al mundo académico como empresarial para definir el conjunto de aportaciones no materiales que en la era de la información se entienden como el principal activo de las empresas del tercer milenio.

Existen diferentes tipos de clasificaciones de categorías realizadas en el mundo, donde se trata de reflejar los diversos activos tangibles y no tangibles que repercuten en la economía de una empresa.

Por la importancia que tienen los activos intangibles es que en el mundo se han creado varios modelos para medirlos, de forma tal que se pueda conocer cual es su stock de conocimiento organizativo, y analizar los flujos entre los diferentes tipos de conocimiento que fluyen en la empresa.

Modelos existentes para medir los activos intangibles:

El modelo de Skandia. La empresa sueca Skandia propone el "Esquema Skandia de Valor", donde se muestra que el capital intelectual esta formado por: 1) capital humano, y 2) capital estructural, que se divide en capital de cliente y capital organizativo, es decir, todo aquello que permanece cuando los empleados se han ido a casa, sistemas de información, bases de datos, software de tecnologías de información, etc. El capital organizativo puede descomponerse en capital de procesos (procesos que crean valor y procesos que no crean valor), cultura y capital de innovación (derechos intangibles, marcas, patentes, receta de conocimiento y secretos empresariales).

El Cuadro de Mando Integral o Marcador Equilibrado. Como señala Kaplan y Norton (1992, 1993 y 1996) la premisa sobre la que se construye el Cuadro de Mando Integral es que para tener una organización con éxito se deben satisfacer los requisitos demandados por tres grupos de individuos:

1) Los inversores, que requieren rendimientos financieros, medidos a través de la rentabilidad económica, el valor de mercado y cash flow.

2) Los clientes, que exigen calidad, medida a través de la cuota de mercado, el compromiso y retención del cliente, por ejemplo.

3) Los empleados, que desean un lugar de trabajo próspero, que se puede medir como las acciones de los empleados y la organización.

El Cuadro de Mando Integral recoge las medidas del grupo de empleados, el más difícil de medir, a través la productividad, las personas, y los procesos.

• El Monitor de Activos Intangibles. Esta herramienta constituye una teoría de flujos y stocks (Sveiby, 1999) cuyo objetivo es guiar a los directivos en la utilización de activos intangibles, identificación de flujo y renovación de los mismos, así como evitar su pérdida. Se centra en tres activos intangibles (Activos de estructura externa, activos de estructura interna, y activos de capacidad de las personas), aceptando los indicadores financieros existentes.

• Brookin lo define : “La combinación de activos inmateriales que permiten funcionar a la empresa” y los clasifica en :

• Activos de Mercado

• Activos de propiedad intelectual

• Activos centrados en el individuo

• Activos de Infraestructura

ETAPAS DE LA EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

•Etapa inicial de adquisición de la primera computadora. Dicha etapa se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información.

•Etapa de contagio o expansión. Como consecuencia de la etapa anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo y jefe de soporte técnico. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma

Activos de Mercado-Marcas, clientes, canalesde distribución, licencias

franquicias, reserva de pedidos.

Activos de PropiedadIntelectual

- Know-how, secretos defabricación, copyright,patentes y derechos de

diseño, marcas defábrica y de servicio.

Activos centrados en elIndividuo:

- capacidad creativa,empresarial y de gestión,

para solucionar problemas, pericia

colectiva.

Activos de Infraestructura-Tecnologías, metodologías

y procesos que hacen funcionar la empresa.

(Sistemas de comunicación,bases de datos, estructura

financiera, cálculo de riesgos.

importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

•Etapa de control o formalización. Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación. Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

•Etapa de integración. La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. Aquí surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones.

•Etapa de administración de datos. El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

•Etapa de madurez. Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

CICLO DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

PRIMERA ETAPA: Diagnostico

Determinar el estado en que se encuentra el sistema de GC al interior de la organización, con lo cual se van a definir las necesidades de conocimiento y de su gestión (tecnología, en procesos, personas y valores).Dependiendo del grado de madurez que determina el dominio del lenguaje y categorías propias de la GC, así como las prácticas ya instaladas al interior de la organización es posible aplicar distintos tipos de diagnósticos, entre los cuales hemos seleccionado los siguientes:

Mapa de Conocimiento Organizacional. Diagnóstico de Prácticas Habituales. Evaluación de las Capacidades Dinámicas de la organización.

Los tres tipos mencionados tienen enfoques y buscan responder de distinta manera la pregunta sobre el estado actual del sistema de GC.

Sin embargo, puede que en algunos casos se justifique utilizar más de un planteamiento para tener un cuadro que permita abordar los proyectos de GC desde una base más completa

1. Mapa de Conocimiento Organizacional.Desde el punto de vista del diagnóstico, la pregunta que interesa responder en relación con el conocimiento organizacional es la siguiente: ¿Cuánto sabe de lo que sabe? Utilizando la metodología adecuada, se configura un diagrama que permite identificar:a) Lo que sabe que sabe: El conocimiento que la organización sabe que

conoce.El porcentaje de conocimiento que se identifica corresponde al que está o podría estar siendo utilizado efectivamente para resolver problemas en el entorno del diagnóstico.

b) Lo que sabe que no sabe: El conocimiento que la organización requiere pero que sabe que no posee.El conocimiento identificado puede ser incorporado, identificando las competencias requeridas y administrando los programas de aprendizaje adecuados.

c) Lo que no sabe que sabe: El conocimiento que la organización posee y que no está siendo utilizado.En el caso del conocimiento que se asocia al grupo C la, s prácticas de gestión del conocimiento relacionadas con la identificación, captura,

almacenamiento y difusión permiten que este recurso pueda ser utilizado y aprovechado por todos.

d) Lo que no sabe que no sabe: El conocimiento que la organización ignora que no conoce(pérdida o carencia no visualizada)El caso descrito, requiere de un análisis más exhaustivo para descubrir aquel conocimiento que falta o que se ha perdido lo que permite definir las estrategias para su recuperación o incorporación en la medida que siga siendo clave para el cumplimiento de los objetivos de la organización.

2. DIAGNOSTICO DE LA PRÁCTICA HABITUAL

En este tipo de diagnóstico se investigan los flujos de conocimientos y los procesos que se han implantado para facilitar su administración, desde la fuente (productor o proveedor de conocimientos) hasta el destino (cliente o usuario de conocimientos), considerando especialmente los mecanismos de retroalimentación e intercambio que aseguren un aprendizaje permanente.

Como resultado de la investigación, se configura una matriz de relación, que indica de qué manera están alineadas las necesidades reales de conocimientos para efectuar acciones concretas o las expectativas de contar con estos conocimientos, respecto de la utilidad de las fuentes que se están consultando. En esta matriz, las necesidades que se obtienen del análisis de los flujos de conocimientos pueden definirse según su nivel de utilidad, desde conocimiento sin valor hasta conocimiento estratégico, con una variedad de grados intermedios dependiendo de la profundidad que se quiera lograr con el diagnóstico. Por otra parte, se debe indicar si las fuentes proveedoras de conocimiento existen o no, con lo cual se obtiene la siguiente información respecto de la calidad de los flujos desconocimientos: MATRIZ

Alineación de necesidades versus fuente de conocimiento

Conocimiento estratégico imprescindible o muy útil cuya

fuente existe y se puede utilizar.

Conocimiento estratégica, imprescindible o muy utilcilla fuente no existe. Conocimiento sin valor, inútil o escasamente útil cuya fuente existe.

Grado optimo de alimentación.

Recursos que faltan, requiere de adquisición.

Recursos obsoletos, requiere actualización, modificación o reeliminación.

El resultado de este diagnóstico determina las formas en que se irá implementando el Sistema de GC, tomando en cuenta a su vez el estado de maduración de los procesos y a la intensidad de las necesidades. De esta forma, si existe mucha alineación entre las fuentes y las necesidades (caso a), el objetivo para la GC estará relacionado con aumentar la velocidad haciendo circular más rápido el conocimiento disponible y fomentar el aprendizaje. Si las fuentes y las necesidades no están mayoritariamente alineadas, el esfuerzo de la GC estará concentrado en adquirir el conocimiento faltante, ya sea vía la producción interna o por medio de los proveedores externos de conocimiento experto (caso b) o, transformar el conocimiento obsoleto en conocimiento actualizado (caso c) para lo cual existen mecanismos y herramientas variadas.

3. EVALUACION DE LAS CAPACIDADES DINAMICAS DE LA ORGANIZACION

La capacidad de absorción del conocimiento y su relación con la innovación en la organización, como ya se explicó anteriormente, ha permitido a los investigadores desarrollar modelos para evaluar estas capacidades dinámicas, en tanto éstas permitan absorber e integrar a la organización información y conocimiento disponible en las redes, permitiéndoles crear nuevas propuestas y soluciones, lo que a su vez tiene un impacto en el rendimiento de la organización. El diagnóstico basado en las capacidades dinámicas pretende, en definitiva, evaluar la calidad del aprendizaje organizacional, midiendo el comportamiento de los sistemas de gestión del conocimiento ya operativos. La evaluación se realiza tanto a nivel individual como colectivo. La capacidad de absorción individual examina los comportamientos relacionados al aprendizaje proactivo, en tanto que la capacidad de absorción organizacional se evalúa de acuerdo a la existencia de políticas o procedimientos formales o informales que fomentan dicho aprendizaje. Los efectos de la capacidad de absorción se miden tanto en los procesos de adquisición de información y know-how, como también en el proceso de creación de conocimiento nuevo y necesario para entregar las respuestas que el medio ambiente está demandando.

SEGUNDA ETAPA: Definición de los objetivos del conocimiento

Se definen como objetivos de conocimiento a aquellos que proporcionan una dirección a la GC en relación con la creación de conocimientos y de competencias claves para fortalecer el desarrollo de sus estrategias. Todas las iniciativas asociadas a la GC plantean ciertos objetivos a sus líderes y ciertos plazos de

cumplimiento de tales objetivos. En la práctica, los proyectos de GC se van implementando por etapas sucesivas en las cuales se pretende alcanzar algunos de los objetivos globales asociados a esta disciplina, lo que permite ir acomodando los pasos siguientes a la cultura predominante en el entorno sobre el cual se aplica.

Se ha encontrado tres tipos de objetivos de conocimientos:

a) Objetivos de conocimiento normativo: Están orientado a la toma de conciencia del valor del conocimiento por parte de la organización.

b) Objetivos estratégicos del conocimiento: Que definen el conocimiento clave para la organización y las necesidades de conocimiento nuevo.

c) Objetivos de conocimiento operativo: Los cuales se relacionan con la implementación de la administración del conocimiento, transformando los dos anteriores en metas concretas.

TERCERA ETAPA: Producción de Conocimiento Organizacional

La generación de conocimiento organizacional representa la base de sustentación de los procesos de aprendizaje organizacional que a su vez permiten el desarrollo de las capacidades de adaptación que requieren las organizaciones frente a los cambios en los entornos en los cuales se desenvuelven. Aprovechar el entusiasmo y la capacidad de aprendizaje de la gente en todos los niveles de la organización integrando la percepción, la creación de conocimiento y la toma de decisiones hacen posible el surgimiento de lo que los investigadores han denominado Organizaciones Inteligentes que se plantea como la alternativa más clara de supervivencia de las empresas en los contextos de competitividad actuales y futuros. En este punto es necesario diferenciar la generación o producción de conocimiento de la GC por cuanto en el primer caso mencionado, se trata del proceso a través del cual se incorpora conocimiento nuevo a una organización por medio de mecanismos de aprendizajes permanentes, en tanto que la GC se justifica y fundamenta en asegurar que los productos de conocimiento generados en cada etapa de la producción, sean capturados y almacenados de una determinada forma y se vuelvan a utilizar en un momento posterior. A partir de los modelos de aprendizaje individual propuestos por Charles Handy y DavidKolb entre otros, se ha definido dos modelos de creación de conocimiento organizacional (objetos de aprendizaje) que corresponden a: modelo occidental fundado en el racionalismo y modelo oriental fundado en el empirismo.

A. Modelo occidental de generación de conocimiento organizacional:El Modelo Occidental se construye sobre la idea de que la creación y aprendizaje de conocimiento nuevo tiene su origen en las Preguntas, Cuestionamientos, Problemas o Necesidades de las personas, grupos u

organizaciones, las cuales dan lugar a un conjunto de ideas en la búsqueda de las respuestas adecuadas. Estas ideas se ponen a prueba y mediante la reflexión se identifican las mejores soluciones, que son el conocimiento nuevo. La corriente humanista, de la cual proviene este enfoque de creación de conocimiento, combinada con la Teoría General de Sistemas y la Teoría de la Información, propició el desarrollo de la Teoría de Aprendizaje Organizacional formulada por Peter Senge en su famosa obra “La Quinta Disciplina”, que es el soporte de variados desarrollos conceptuales relacionados con las organizaciones inteligentes. Peter Senge, es el fundador del Centro para el Aprendizaje Organizacional, en el Sloan School of Management del Instituto Tecnológico de Massachussets (MIT) y que sustenta su modelo en el “pensamiento sistémico” como principio fundamental de una filosofía revolucionaria del management. El “sistema corporativo integral” presentado por Senge en 1990, gira alrededor de los conceptos de “dominio personal”, “modelos mentales”, “visión compartida” y “aprendizaje en equipo”.

Bajo este sistema corporativo integral, se da a los valores humanos el papel fundamenta que le corresponde en el lugar de trabajo, enfatizando que la visión, el propósito, la reflexión y el pensamiento sistémico son esenciales en aquellas organizaciones que quieran desarrollar toda su potencialidad.

B. Modelo oriental de generación de conocimiento organizacional

Así como el modelo occidental está basado en la capacidad intelectual de las organizaciones, el fundamento del Modelo Oriental está en las experiencias de los sujetos que conforman dichas organizaciones. Dado que estas experiencias provienen de conocimientos tácitos, el método de creación de conocimiento organizacional oriental busca la transformación del conocimiento tácito individual en conocimiento explícito colectivo. Para los investigadores Ikohiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi, existen cuatro formas de conversión de conocimiento, las que constituyen el motor del proceso de creación de conocimiento por medio de las etapas: Socialización, Externalización, Combinación e Internalización.En cada una de las etapas, se producen los efectos que se indican en el siguiente cuadro resumen:

CUARTA ETAPA: Almacenaje y actualización

Esta fase se caracteriza por el almacenamiento de los conocimientos previamente codificados, ubicándolos en repositorios desde los cuales los usuarios pueden acceder fácilmente aun conocimiento pertinente y en el momento que este lo necesiten. Uno de los factores determinantes de éxito de la función de almacenamiento, es la capacidad de navegabilidad que tiene dicho usuario en sus necesidades de estructurar conocimientos de cierta complejidad en tiempos más reducidos. Es clave la participación de especialistas de contenidos, que aseguran la calidad y pertinencia de los mismos en relación con las necesidades y el lenguaje del usuario, y de la seguridad del sistema. Así también son claves los

ingenieros en tecnologías de GC y en la selección de las herramientas más adecuadas al tipo de usuario y de conocimiento almacenado.

La fase de Almacenaje y Actualización de conocimientos, requiere la realización coordinada y sistemática de las siguientes labores: Codificación, Catalogación, Depuración y limpieza y Seguridad.

a) Codificación de conocimientos

La codificación es la representación del conocimiento tácito o explícito de modo que pueda ser accesado y distribuido, y corresponde al enlace entre la fase de Producción y la fase de Almacenaje cuando el productor ha decidido compartir lo que sabe o lo que ha creado. La forma de representación tiene que ver con el uso del lenguaje más apropiado al sistema-entorno que utilizará el conocimiento codificado con algún objetivo posterior. El resultado de este proceso se llama en forma genérica CONTENIDO.

En el siguiente cuadro se describen los tipos de depósitos o contenedores de conocimientos y los objetos que permiten almacenar:

b) Catalogación de los contenidos

Los contenidos codificados deben ser adecuadamente catalogados por especialistas que están habilitados para comprender el sentido y significado de los diversos elementos fuente y, por otra parte, especificar y resolver el lugar, descriptores, meta-datos y forma específica en que se producirá el almacenamiento, en concordancia con ciertos criterios estándares definidos para tales efectos. La definición de los criterios de catalogación es una de las primeras tareas que deben concretar quienes se hacen cargo de la administración de contenidos.

c) Depuración y limpieza de contenidos

La depuración de contenidos es una de las funciones más importantes de la fase de almacenaje y actualización. Representa, sin lugar a dudas, la única alternativa para que el conocimiento codificado, ya sea tácito o explícito, no pierda la vigencia y sirva a los propósitos de todos los integrantes de la organización en el momento en que éstos lo requieren. Del mismo modo, la apropiada limpieza de contenidos permite la liberación de espacio que redunda en una mayor eficiencia en los procesos de actualización de contenidos y mejores tiempos de respuesta frente a requerimientos de los usuarios. Esta función es típicamente realizada por los Administradores de la Memoria Organizacional.

d) Seguridad de los contenidos

Una las funciones más relevantes de los encargados de los Bancos de Conocimiento es proveer todos los mecanismos de seguridad necesarios para evitar que los contenidos sean dañados, casual o intencionadamente. Para esto, deben contar con las facilidades que les permitan establecer controles de acceso, filtros u otros procedimientos que puedan resultar poco amistosos en el contexto de una comunidad de usuarios.

QUINTA ETAPA: Circulación y utilización de conocimientos

La fase de Circulación tiene que ver con la creación de espacios de conversación e intercambio adecuados para que se produzca la circulación del conocimiento tácito y explícito de la organización. En conjunto con los espacios de aprendizaje, estos ambientes son los propicios para que los conocimientos puedan fluir de manera ininterrumpida, de manera que se logre el objetivo de la distribución y el uso de tal conocimiento. Los usuarios pueden participar de una manera pasiva o activa, sin embargo se fomenta la interacción para perfeccionar los servicios que se brindan. En ambientes de participación más activos, se generan redes de

colaboración comunitaria que tienden a dar respuestas más rápidas a los problemas comunes. En la forma más conocida, los sistemas de correo tradicionales permiten generar espacios de conversación. Con el advenimiento de las TIC´s y en particular del correo electrónico o e-mail (voz y datos), una buena parte de este proceso dejó de tener sentido, especialmente cuando el producto es una revista que puede llegar al lugar en que se encuentra el consumidor a través del cable telefónico. Si, además, esto se combina con alternativas de e-commerce, resulta aún mucho más atractivo. Las tecnologías Internet resultan ser el canal de comunicación para la distribución de contenidos por excelencia. Combinando software de navegación, motores de búsqueda y bancos de contenidos de todo el mundo, permiten llegar con cualquier dato, información o conocimiento a cualquier lugar y, por lo tanto, a cualquier usuario para el cual el acceso a Internet esté disponible.

SEXTA ETAPA: Medición del desempeño

Esta es una fase que está presente periódicamente y su objetivo es determinar en cada uno de los ciclos en que se produce la medición misma, la tendencia en los indicadores que se han seleccionado para visualizar de qué forma la GC está produciendo impactos en los resultados esperados de la organización, sea esta del ámbito privado o público. En líneas generales, los indicadores deben apuntar a medir la eficiencia y efectividad que se logra en los procesos principales que se han descrito aquí y que están presentes en la definición de la GC, esto es: Generar, Compartir y Utilizar conocimiento. En este sentido, los indicadores permitirán conocer: ¿(a) Qué capacidad de generación de conocimiento ha desarrollado la organización a partir de la instalación de las prácticas de GC?, (b) ¿Cómo se están compartiendo los conocimientos tácitos y explícitos existentes? y, (c) ¿Cuál es la tasa de utilización del conocimiento que está disponible en la organización?. Alrededor de estas preguntas se construyen los indicadores específicos que aplicarán en cada caso particular. Los instrumentos de medición permitirán “ver” la evolución de estos indicadores y tomar las acciones correctivas que sean necesarias para lograr los objetivos propuestos. La misión de la medición, consiste en evaluar periódicamente el valor de las iniciativas asociadas a las prácticas de GC respecto de su aporte al desarrollo organizacional, constatando en terreno los resultados asociados a las variables que se han establecido en los criterios de desempeño. Las herramientas de apoyo utilizadas se encuentran bajo la categoría de medición de capital intelectual. En la mayor parte de los casos de proyectos asociados a la medición del capital intelectual, los participantes comienzan definiendo los indicadores que se usarán en la medición y los criterios de desempeño esperados para estos indicadores. Posteriormente, se determina la fuente de información a partir de la cual se obtendrá la

retroalimentación necesaria para los procesos de medición y en último caso, se define y construyen las herramientas tecnológicas que apoyarán cada etapa.

CONCLUSIONES

Frente al panorama que plantea la Gestión del conocimiento, como proceso que involucra a la documentación como uno se sus procedimientos fundamentales, el profesional de la información, debe estar atento a los retos que le plantean estas nuevas perspectivas de desempeño profesional.

Dentro de la gestión del conocimiento la documentación se manifiesta como aquella herramienta mediante la cual se hace posible la adecuada transferencia de la información en una organización y el documentalista debe ser un líder en los procesos de aplicación de esta nueva tendencia de optimización del conocimiento.

La G.C., como nueva tendencia empresarial, debe aprovecharse para optimizar el capital intelectual de las organizaciones y estimular el uso y la generación de nuevo conocimiento que repercuta en el desarrollo de la innovación empresarial y por ende en el origen de nuevos productos y servicios que conduzcan finalmente a la generación de valor.