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Gestión del correo electrónico (y del tiempo) Josep Vilalta Business Productivity Advisor [email protected] Miembro de: Parc Tecnològic del Vallés 10 de Juny del 2011
| Date post: | 02-Jun-2015 |
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Technology |
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Gestión del correo electrónico
(y del tiempo)
Josep Vilalta
Business Productivity Advisor
Miembro de:
Parc Tecnològic del Vallés
10 de Juny del 2011
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
# Correos
Electrónicos
Diarios:
• Menos de 50?
• Entre 50 y 100?
• Entre 100 y 150?
• Más de 150?
Tiempo incurrido en «procesar»
los correos electrónicos
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
¿Son importantes todos los correos electrónicos?
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
Viajes y
desplazamientos.
¿Dónde está mi
correo?
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
Reuniones ineficientes:
Preparación,
convocatoria,
ejecución, tareas,
documentación,
seguimiento…
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
99,6%
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
80%
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
Más datos:
Estresados por el mail
• 33% de los trabajadores
estresados por la cantidad de
correo electrónico recibido
• 28% cree que el volumen
de correo electrónico es
fuente de presión
• Solamente el 38% se
manifestó despreocupado (1) (1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
Más datos:
Dependientes del mail
• Un 50% de los empleados
lo revisa una vez cada hora
• Otro 35% cada cuarto de
hora
• Algunos trabajadores
entre 40 – 60 veces cada
hora (1)
□ 4 de cada diez empleados consultan el correo
electrónico corporativo durante sus vacaciones (2)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
(2) Estudio Visto Corporation
Mal uso del correo electrónico
• 70% de los trabajadores
utiliza mal el correo
electrónico
• Pérdida de tiempo en todos
los trabajadores
• 4.000 Millones de dólares
anuales
¿Productividad?
¿La herramienta me hace más productivo?
Funcionalidades de la herramienta
Potencial de uso (en mi compañía, departamento…)
Uso real
100%
0%
50%
- Cultura corporativa
- Hábitos personales
- Aprendizaje previo
- Usos específicos
- Perfil de usuario
- Formación
- …
¡Pongámoslo en práctica!
Barra de Tareas Pendientes
Barra Tareas Pendientes:
-Calendario que marca en negrita los días con citas
-Próximas citas en el calendario
-Tareas y mensajes marcados como tareas
Marcar los e-mails como tareas
Haciendo clic sobre la „bandera‟
de un mensaje lo convierte en
tarea y se muestra en la Barra de
Tareas Pendientes.
Opciones de Fecha de
Vencimiento realizando clic
con el botón derecho
Generar una cita a partir
de un correo
Arrastrando el correo hacia el calendario de la
«Barra de Tareas Pendientes» se generará una
cita para ese día con el texto del correo
electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la cita.
Generar tarea a partir
de correo electrónico
Arrastrando el correo hacia la cinta de
Tareas se generará una nueva tarea con el
texto del correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho
aparecerán opciones para generar la tarea.
Barra de tareas en el calendario
Permite visualizar las tareas
con su fecha de finalización
en los días de las semana.
Reservar espacio en el calendario
para la realización de una tarea
Arrastrando desde la lista de
tareas hacia el calendario
se genera una cita en el
calendario con la misma
información que tenía la tarea.
Mostrar dos husos horarios
en el calendario
Clic con el botón derecho sobre
la zona horaria del calendario.
Asistente de planificación
de reuniones
Visualización de las mejores
horas para mantener una cita
con todos los asistentes.
Enviar calendario como
correo electrónico
Se genera automáticamente un
correo electrónico formateado
con la información seleccionada.
Se indica el nivel deseado
de información a enviar.
En la vista de Calendario se
selecciona «Calendario de correo
electrónico»
Crear reglas a partir
de correos electrónicos
Clic con el botón derecho en el
correo electrónico a partir del
cual queremos generar la regla
para mover correos de la misma
fuente a una carpeta.
Mostrar los correos de una persona
con un color diferente al resto
Se selecciona el correo de la
persona a partir de la cual se
desean ver sus correos de un
color determinado y en la
pestaña «Vista» selecciona «Ver
configuración»
Selecciona la opción
«Formato condicional»
Crea un nuevo formato
condicional y escoge el
formato en «Fuente»
Escoge las condiciones
que debe cumplir para
que los correos de esta
persona aparezcan de
otro color
Búsqueda
Escribe las palabras
que desees buscar
Se remarcan los resultados
en todos los elementos del
correo
No olvides que dispones de una pestaña
contextual para continuar refinando los
resultados de la búsqueda
Búsqueda avanzada
Dispones de los criterios de refiltrado
más habituales en la pestaña contextual
«Herramientas de búsqueda»
… o bien de una «Búsqueda
avanzada» si las condiciones
de la búsqueda son más
complejas
Utiliza las carpetas favoritas
Puedes arrastrar las carpetas que de correo
que desees al área de «Favoritos», para así
tener a mano las carpetas de correo que
más utilices.
Carpetas de búsqueda
Las carpetas de búsqueda permiten tener
previamente los filtros que más utilices.
Haciendo „clic‟ con el botón derecho sobre
«Carpetas de Búsqueda» se abre el
asistente.
Aunque ya existen filtros preestablecidos
podrás especificar los criterios y las fuentes
de correo electrónico a mostrar en la
“Carpeta de Búsqueda”
Asistente «Fuera de la oficina»
El acceso al asistente
(en Outlook 2010) se
encuentra en la
pestaña «Archivo»
(„backstage‟).
Puedes indicar el intervalo de
fechas entre las que se enviará
el mensaje de fuera de la
oficina.
Tienes la posibilidad de enviar
mensajes diferentes a
personas de dentro y fuera de
tu organización y dar formato
al mensaje.
Buenas Prácticas
Buenas prácticas
El correo electrónico es un canal de comunicación
muy potente… ¡pero no es el único!
Utiliza diferentes canales de comunicación dependiendo del mensaje que quieras
comunicar: mensajería instantánea, correo electrónico, llamada de teléfono, conferencia de audio,
videoconferencia, reuniones presenciales, reuniones virtuales…
Buenas prácticas
• Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los
más antiguos
De esta forma habrá
correos / conversaciones
que no tendrás que leer
de nuevo al estar
enlazados
O bien, prueba la nueva
«Vista por conversación»
(Outlook 2010)
Buenas prácticas
Usa colores para marcar: los colores (usados con criterio)
te ayudarán a mejorar la capacidad de tu memoria (hasta un 78%, según Stabilo – www.stabilo.es y www.flipaencolores.es )
Regla de los minutos.
Si puedes procesar una acción en menos
de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo.
Buenas prácticas
David Allen, Getting Things Done
• Bórralo
• Hazlo (2 min)
• Delégalo
• Planifícalo
4 D’s
Buenas prácticas
David Allen, Getting Things Done
¿Necesitan estar en copia todos estos contactos?
Ellos también gestionan muchos correos.
Buenas prácticas
(6MB x 7 = 42MB (+ 6MB en mis Elementos Enviados)
El correo electrónico no es un sistema de archivo
ni un gestor documental. Extrae los documentos anexos en cuanto puedas y organízalos en un
lugar adecuado (y seguro): disco duro, unidad de red, repositorio
corporativo, document sets, gestor documental, intranet…
Buenas prácticas
El título es muy
importante,
ayudará a la
persona que lo
recibe a saber el
tema del mensaje y
podrá priorizarlo.
(*) EOM
Buenas prácticas
El “Para:” es lo
último que hay que
escribir
Intenta dar información «extra»
de la acción que debe realizar el
contacto que reciba el correo
electrónico:
- FYI / PTI
- URGENT
- READ ONLY / SÓLO LEER
- AR
No utilices emoticonos
en tus mensajes corporativos.
Buenas prácticas
Pregunta antes
de enviar un
archivo adjunto
pesado
Buenas prácticas
Revisa el correo electrónico antes de enviarlo
Buenas prácticas
Sé breve en tus correos
electrónicos:
ten en cuenta que el
destinatario no podrá
dedicar mucho tiempo
a leerlo.
Buenas prácticas
No utilices acrónimos si
no estás seguro de que
todos los destinatarios
son capaces de
entenderlos.
Buenas prácticas
Buenas prácticas
No olvides poner un texto „fuera de la oficina‟
Buenas prácticas
Deja que el gestor de correo te ayude a organizar
Buenas prácticas
No olvides el teléfono
Buenas prácticas
No escribas nada que no dirías cara a cara
Buenas prácticas
Relee lo que… …has escrito
Buenas prácticas
Hechos
• Reducción de un 32% del tiempo en el correo
electrónico
• Reducción de un 33% buscando información
• Reducción del número de interrupciones de
hasta un 61%
¡GRACIAS!
Josep Vilalta
Miembro de:
MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010
Avda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Tel: 93 877 21 00 | www.micproductivity.com | [email protected]
Blog: www.iproductividad.com | http://www.twitter.com/MICProductivity
2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity | http://www.youtube.com/MICProductivity
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