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7/25/2019 Gestin del tiempo.pdf
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http://www.ucm.es/info/fgu/formacion/escuela_verano/index.php Escuela Complutense de Verano 2011
Gestin del tiempo
Miguel [email protected]
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- Analizar con qu grado de eficiencia se utiliza el tiempo.
- Elaborar planes diarios, semanales y anuales como
medio para utilizar mejor el tiempo.- Aumentar el tiempo dedicado a los asuntos de alto
rendimiento y reducir el dedicado a temas menores.
- Utilizar adecuadamente las tcnicas dirigidas a unabuena gestin del tiempo.
- Programar y planificar el tiempo de un modo realista.
- Conocer nuestros principales ladrones de tiempo yconseguir controlarlos.
- Aplicar diferentes tcnicas de autocontrol para controlar
el estrs y mejorar nuestra calidad de vida.
OBJETIVOS
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NDICE (CONTENIDOS)
1. Concepto del tiempo
3. Factores personales:3.1. Motivacin
3.2. Estilos de gente en el trabajo3.3. Gestin del estrs
2.1. Metas: Asignar prioridades. Planificar
4. Control: Ladrones de tiempo
2. Aprovechar el tiempo
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LA CALIDAD DE VIDADEPENDE EN GRAN MEDIDA
DEL USO QUE SE HAGADEL TIEMPO
1. Concepto del tiempo
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El tiempo transcurre a la misma velocidad para todos
pero cada persona lo aprovecha de manera diferente.
A algunos les da de s para hacer todo su trabajo e incluso disfrutan de tiempo libre !
Para otros es una carrera frentica contra reloj,una lucha contra programas rgidos e inflexibles,tratando de evitar continuas interrupciones,
sumergidos en una intrincada jungla de papeles
1. Concepto del tiempo
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Reflexin:Pocos son los que tienen tiempo
suficiente, pero cualquiera tienecasi todo el tiempo que hay.
1. Concepto del tiempo
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Dificultades de concepcin
Tenemos un sentido imperfecto del tiempo(Se manifiesta en errores en la percepcin,
en la medida y en la memoria del tiempo)
De confunde con el TIEMPO SUBJETIVO.(Esto da lugar a falacias como la de que el tiempose acelera, se para o que no tenemos tiempo)
1. Concepto del tiempo
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El tiempo como recurso
Es un recurso escaso, limitado y limitante.
NO es almacenable, acumulable ni intercambiable.Es factor determinante de oportunidades.
Es difcil medir el tiempo en funcin de resultados.Cada cultura tiene sus propios conceptos al respecto
1. Concepto del tiempo
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El tiempo es:
ATPICO.
IMPRESCINDIBLE.INEXORABLE.
INELSTICO.EQUITATIVO.
1. Concepto del tiempo
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Conceptos a debatir:
La trampa de la actividad
Eficacia vs eficiencia?
La cultura de las empresas( y la de la ma en particular)
Anlisis personal:(Lo que creo que hago
vs
lo que creo que debera hacer)
1. Concepto del tiempo
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PERDER EL TIEMPO:Darle un uso no acordecon nuestros objetivos
DOMINAR EL TIEMPO =DOMINARSE A UNO MISMO
1. Concepto del tiempo
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El tiempo como problema
En la actividad diaria podemos encontraralguno de los siguientes problemas:
1) INSUFICIENCIA: NO TENEMOS TIEMPO(si pretendemos que la solucin sea aumentarlo)
2) MALA ASIGNACIN DEL TIEMPO A LAS TAREAS
3) FRAGMENTACIN DEL TIEMPO
4) IRREGULARIDAD, CRISIS, PRDIDA
2. Aprovechar el tiempo
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Para aprovechar mejor el tiempo necesitamos:
METAS
MOTIVACIN
CONTROL
2. Aprovechar el tiempo
Un claro sentido de la direccinbasado en objetivos bien definidos
La energa y el compromisonecesarios para alcanzar losobjetivos
Aumento de la productividadbasado en nuestras propias
habilidades
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2. Aprovechar el tiempo
Autoinventario sobre el uso del tiempo
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2. Aprovechar el tiempo
Autoinventario sobre el uso del tiempo
Valoracin: Contar el n de respuestas SI
< 15 => Prdida de tiempo
15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino
Valoracin: Contar el n de respuestas SI
< 15 => Prdida de tiempo
15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino
INTERNAS EXTERNAS
METAS
MOTIVACIN
CONTROL
Asignar el Nde respuestasNO
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2. Aprovechar el tiempo
Crculos de preocupacin y de influencia
Crculo depreocupacin
Crculo deinfluencia
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No
hacer
Hacer
Planificar
Delegar
- Importante
- Urgente
+ Urgente
+ Importante
Lo urgente vs Io importante
2. Aprovechar el tiempo
Lo que dicen los libros
Cuadrantedel engao(Prioridad
de otros)
Cuadrante de
la prdida detiempo
Cuadrantesurgido porno planificar
bien
Cuadrante dela calidad
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No
prioritario
Area
de los
infartos
Actuar
Delegar
- Importante
- Urgente
+ Urgente
+ Importante
Lo urgente vs Io importante
2. Aprovechar el tiempo
Lo que deca W. Churchill
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2. Aprovechar el tiempo
Lo importante:Principio de Pareto (Ley del 80/20)
80%
20%
20%
80%
Tiempo Resultados
Los elementos crticos decualquier conjunto cons-
tituyen slo unaminora.
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2. Gestionar el tiempo
Aplicacin del Principio de Pareto
Tiempo / Esfuerzo
Calidad/ Valor
80%
20%
Cha
puza
Perfec
cin
El valor de una tarea no creceproporcionalmente al tiempoque se le dedica, sino que sigue
una curva en forma de S.
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2. Gestionar el tiempo
Anlisis del valor del empleo del tiempoAnlisis ABC
65% 20% 15%
65%20%15%
Valor de la tarea
Tiempo realmente empleado
Tarea AMuy importante
Tarea BImportante
Tarea CPequeeces
Cosas rutinarias
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2. Aprovechar el tiempo
Leyes de Murphy:
1)Nada es tan sencillo como parece.2)Todo lleva mas tiempo del que se pensabainicialmente.
Ley de Yerkes DodsonLa productividad crece con el estrs hasta un
cierto punto, a partir del cual comienza adescender
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2. Aprovechar el tiempo
Construir un sistema de planificacin del tiempo
Establecer metas (Objetivos vs Metas)
Fijar Prioridades
Desarrollar un Plan de Accin
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2. Aprovechar el tiempo
Cmo son los buenos objetivos:
Concretos y especficos.Pocos, pero importantes.
Compatibles.Difciles, pero alcanzables.
Medibles y con plazos.
Escritos y consultables.
Discutibles y modificables
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2. Gestionar el tiempo
Ejercicio sobre objetivos
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MAYOR IMPACTO- Satisf./ Fideliz. Cliente- Reduc. Costes Calidad- Rentabilidad Inversin- Demanda Cliente Interno
- Competitividad - Temas Clave para
el Cliente
MENOR
RESISTENCIA AL CAMBIO
MAYOR
OPORTUNIDADDE MEJORA
MAYOR URGENCIA
Criterios de Evaluacin y Seleccin
2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
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2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
Qu hacemos en realidad?:
Aquellas cosas que nos parecen:
- Cortas.
- Fciles.- Agradables.- Conocidas.
- Urgentes.- Interesantes.- Programadas.- Vinculadas a gente apreciada.
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2. Aprovechar el tiempo
Priorizacin de actividades
Ejercicio sobre sistematizacin
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2. Aprovechar el tiempo
Desarrollo de unplan de accin
Plan a largoplazo
----------------------------------
----------------------------------
Prioridad 1
1.Crtico2.Relacionadocon objetivos3.Debe hacersehoy
Prioridad 2
1.Importante2.Relacionadocon objetivos3.Debe hacersepronto, no hoy
Prioridad 3
1.Puede esperar2.Relacionado o nocon objetivos3.No corre granprisa
Plan diarioo semanal
---------------------------------
Elefantes Hormigas
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2. Aprovechar el tiempo
Elaborar un plan diario de cosas que hacerPlan diario de cosas que hacer
1. Debe quedar resuelto hoy 1. Reuniones programadasHora Nombre / Asunto
2. Asuntos aplazables 2. Otras visitas / llamadas
3. Personal 3. Correo
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2. Aprovechar el tiempo
Elaborar un plan diario de cosas que hacer
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2. Aprovechar el tiempo
Dnde se me ha ido el tiempo?
1.Ennumere actividades laborales diarias.
2.Realice un anlisis funcional: Prioricelas por orden de importanciaen relacin con su trabajo.
3.Determine cunto tiempo piensa que dedica a cada una
(Supuesto).
4.Determine cunto tiempo piensa que debe dedicar a cada una(Ideal). Esto puede cotejarlo con su jefe / socios.
5.Compruebe cunto tiempo dedica realmente a esas actividades(Real).
6.Identifique donde hay diferencias significativas entre 4 y 5 y extraiga
conclusiones
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2. Aprovechar el tiempo
Cmo saber dnde se me ha ido el tiempo
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2. Aprovechar el tiempo
Preguntas para obtener conclusiones
1.Tareas que NO contribuyen a objetivos.
2.Tareas con demasiado tiempo
3.Tareas delegables
4.Tareas prescindibles
5.Aparece desarrollo personal / desarrollo de mi equipo?
6.Necesito todas las reuniones?
2 G i l i
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2. Gestionar el tiempo
Normas para programar el tiempo
1.Organice el da / semana en torno a objetivos clave o dealto rendimiento.
2.Establezca fechas lmite y especifquelas.
3.Fraccione los grandes temas/proyectos. (Salchichn)
4.Consiga ayuda5.Aproveche sus horas de mximo rendimiento
2 G ti l ti
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2. Gestionar el tiempo
Normas para programar el tiempo6.Prmiese a s mismo: Auto-motvese.
7.Acabe con las hormigas (Delegue, sistematice, ignore,agrupe, rebaje normas de calidad, retrase, etc).
8.Mantenga a la vista su programa de actividad diario.
9.No vacile en tomarse largos perodos para los asuntosmas importantes.
10. Mantenga suficiente flexibilidad para poder abordarotros asuntos no previstos pero interesantes.
3 1 MOTIVACIN
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3.1. MOTIVACIN
3 1 MOTIVACIN
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Escala de importancia de los factores motivacionalesa. Promocin.
b. Trabajo interesante y agradable.
c. Empresa de la que enorgullecerse.
d. Seguridad de trabajo.
e. Un salario alto.f. Un supervisor justo y considerado.g. Compaeros de trabajo agradables.
h. Buenas prestaciones sociales.i. reas de trabajo limpias y cmodas.
j. Horas "apropiadas" para trabajarFuente: Estudios de la Minnesota Gas Co. durante 30 aos
3.1. MOTIVACIN
3 1 MOTIVACIN
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3.1. MOTIVACIN
Sobre el cuestionario de generacin de energapara alcanzar nuestros objetivos
1. Qu puede hacer para cerrar la brechaexistente entre ideal y realidad?
2. En qu debo cambiar para estar endisposicin de cerrar ese hueco?
Cmo marcar su propio ritmo para evitarquemarse y quemar a los dems
3 1 MOTIVACIN
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3.1. MOTIVACIN
Desarrollar una predisposicin para la accin
1. La gente que est a gusto consigo misma consiguebuenos resultados.
2. La clave para marcarse un ritmo efectivo es:Emplear el tiempo con inteligencia.
3. Su fuerza interior est determinada por su reloj
biolgico, de acuerdo con sus niveles de energa.- Cules son sus horas de mximo rendimiento?- Realice los trabajos mas difciles en esas horas.- Compare su reloj biolgico con el de los dems
3 1 MOTIVACIN
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La curva de la MORAL del Dr. Meninger
Tiempo
Moral
( = Motivacin )
-
Compromiso
+
Aceptacin
o .... ?
Llegada
Reingreso
3.1. MOTIVACIN
3 2 Estilos de gente en el trabajo
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3.2. Estilos de gente en el trabajo
Cmo trabajar con gente difcil1. La mayor dificultad en el trabajo provendr de las personas
2. La gente muestra comportamientos negativos cuando:1. No se sienten importantes2. Creen que han perdido el control
3. Para afrontar estas situaciones eficazmente, debemosentender que:
1. Los conflictos son normales2. Pueden conducir a soluciones mas productivas
3. Debemos ser gestores de conflictos4. La gente cambia su comportamiento cuando:
1. Ve en el cambio su propio inters2. Entiende claramente lo que se espera de ellos3. Tiene la oportunidad de participar en el cambio
Estilos de gente en el trabajo
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Estilos de gente en el trabajo
Dos tipos de CARACTERSTICAS en las personas:
RESPUESTA
- Capacidad de mostrar
emociones.- Demostrar sensibilidad.- Expresar sentimientos.- Mostrarse amistosos.- Gustarles la gente.
ASERTIVIDAD
- Capacidad de dirigir.
- Fuerza, energa.- Rapidez para actuar,decidir, moverse.- No temen el asumirriesgos.
Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton: "People styles at work". AMACOM Books. New York. 1996
Estilos de gente en el trabajo
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Estilos de gente en el trabajo
A S E R T I V I D A DMenos MasU
Menos
Mas
R
ESP
ESTA
Conductores( Drivers )
Amistosos( Amiable )
Expresivos( Expressive )
Analticos( Analytical )
Estilos de gente en el trabajo
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Estilos de gente en el trabajo
A S E R T I V I D A DMenos Mas
Menos
Mas
R
ESP
UESTA
ConductoresDecididosOrientados a la tarea
Quieren resultadosAl conversar, van al granoCon objetivos muy clarosSin tiempo para sentimiento
AmistososAmistosos
Generosos con su tiempoMagnficos jugadoresCreativos brillantesDiligentes
Hacen lo que se les dice
ExpresivosAmistosos y amables
Parcialmente reservadosLlenos de energaImpulsivos.Arrolladores
Extrovertidos
AnalticosLimitan sus emocionesNo hacen cumplidos
No se alteranOrganizados y sistemticosRecopilan informacinSon lentos decidiendo
Estilos de gente en el trabajo
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Su reaccin ante el ESTRES
Menos A S E R T I V I D A D Mas
Menos
Mas
RESP
UES
TA
Conductores( Drivers )
Amistosos
( Amiable )
Expresivos
( Expressive )
Analticos( Analytical )
HUIDA DICTADOR
ATAQUESUMISIN
Estilos de gente en el trabajo
Estilos de gente en el trabajo
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Menos A S E R T I V I D A D Mas
Menos
Mas
RESP
UES
TA
Conductores( Drivers )
Amistosos
( Amiable )
Expresivos
( Expressive )
Analticos( Analytical )
HUIDA DICTADOR
ATAQUE
SUMISIN
ante el ESTRESSu reaccin SECUNDARIA
Estilos de gente en el trabajo
3.3. El problema del estrs.
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3.3. El problema del estrs.
Qu es el estrs.- Viene del francs "dtresse" ( pena, aflicin => ahora es distrs)
y del ingls "strein" ( presin, tensin ).
- Quiz sea el mal mas extendido de nuestra poca (y el mas estudiadoMas de 200.000 publicaciones sobre el tema desde 1940 ).
- Hay dos clases de estrs:el "bueno" ( el "eustrs" ), yel "malo" ( el "distrs" ).
- Hacia 1930, Hans Seylle le llam "el mal de slo estar enfermo"
3.3. El problema del estrs
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p
Qu es.Algunas definiciones:
- "Una respuesta inespecfica del organismo ante cualquierexigencia" ( Seylle )
- "Incapacidad del organismo para mantenerse a los nivelesptimos squicos y conductuales" ( Valds )
- "Juicio cognitivo hecho por nuestra mente, que nos
produce temor al pensar que nuestros recursos personalesson incapaces de responder a las exigencias del entorno"( Lazarus )
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3.3. El problema del estrs
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- Preocupacin por una actuacin,( propia o de alguien que nosafecta)
- Meditar indefinidamente sobre posibles consecuencias de una malaaccin.- Meditar demasiado poco operativamente sobre comportamientosalternativos.
- Preocupacin por reacciones fsicas.- Pensamientos y ensaciones de falta de aptitud o habilidad.- Duda ntima.- Magnificar la gravedad del problema, ocupndose de contingencias
que casi nunca ocurren.- Pensamientos derivados de la "lista secreta de ideas amenazantes",casi siempre aprendidas, que tenemos en nuestra cabeza.- ........
Pensamientos que generan estrs.
p
3.3. El problema del estrs
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Pensamientos que generan estrs en el trabaj
p
- Ordenes sin la informacin adecuada.- Toma de decisiones rpida.
- Relaciones humans tensionantes.- La rutina, la desocupacin o el aburrimiento.- Paro previsible o inseguridad.- ........
...y lo que mas, en cualquier entorno:- El Miedo,
- La Clera y- La Culpabilidad.
...y TU, qu haces para estresarte ?
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3.3. El problema del estrs
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"Dame serenidad, Seor,
para aceptar lo que no puedo cambiar.Valor para abordar lo que s puedo cambiar
y sabidura para distinguir una realidad de la otra
Epcteto
3.3. El problema del estrs
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FISIOLGICOS:
- Dilatacin de la pupila.- Taquicardia.- Presin arterial.- Respiracin mas rpida.
- Sudoracin.- Tensin muscular.- Pilomotricidad..- Lentificacin del intestino.
- Mas azucar en sangre.- Reducccin del umbral del dolor.- Mas secrecin de jugos estomacales.- Debilitamiento del sistema inmunitario.
- ........
CONDUCTUALES:- Rigidez cadavrica.- Desaparicin del apetito o bulimia.- Respuesta sexual ( normalmente - ).- Trastornos del sistema cardiovascular.- Trastornos del sistema digestivo.- Trastornos del sistema muscular.- ........
El sufrimiento esuna elaboracin
insana del dolor.
Algunos signos del estrs.
3.3. El problema del estrs
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Cuestionario sobreel nivel de Estrs
Pensamientos que generan estrs en el trabaj
3.3. El problema del estrs
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...y TU, qu recursos tienes ante el distrs ?
Pensamientos que generan estrs en el trabaj
3.3. El problema del estrs
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Desaceleracin ante un estmulo estresantePreguntarse:- con qu estrategia vuelvo a los estmulos bioqumicos normales ?.
- recuerdo exactamente en qu momento me sent estresado ?- recuerdo exactamente qu ocurri ?
La relajacin pone en reposo el sistema nervioso simptico y activa el
parasimptico.
La respiracin abdominal es una via facil de llegar a un razonableestado de relajacin, incluso en momentos habituales de mi actividadcotidiana.
Los ejercicios dan la perfeccin.( El Dr. Tehuilica en "Los 5.000 dedos del Doctor T" )
3.3. El problema del estrs
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4 vas de desaceleracin ante un estmulo estresante1. Estrategias orientadas a la tarea.
- Solucionando el estmulo y sus consecuencias,
- Conociendo mas a fondo el problema. ( hacerlo por escrito: qu siento ?, qu hay detrs de esto ? )Para ello:
a. Emprender una accin investigadora inmediata.
b. Establecer prioridades.c. Tomas decisionespara evitar / reducir el pnico.d. Tratar de recobrar la confianza en s mismo.e. Tomarse un descanso.f. Ver el lado humorstico del problema.
2. Resolver la "Alexitimia", que es la incapacidad de leer o expresartus sentimientos mas profundos.=> Buscar un apoyo social sano.
3. Ocuparse de otras actividades, alejadas del entorno tensor.
4. Ignorar las causas del estrs, por el momento.
3.3. El problema del estrs
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Actitudes de autodominio1. Tendencia a no claudicar facilmente. ( En circunstancias de gran
tensin, la gente reacciona mucho mejor de lo que caba esperar ).
2. Cambiar la situacin que causa el estrs, o regular lasemociones que causan la angustia. ( relajacin / meditacin ).
3. Uso de tranquilizantes, ( 25% de la poblacin USA los consume )4. Adoptar un cierto fatalismo. ( Inch Allah ).
5. Cambiar el significado del hecho estresante. ( modificar la
interpretacin que yo le doy ).6. Tener un buen dominio / manejo del propio estrs. ( diferente
tiempo, intensidad o duracin de la crisis o del tiempo derecobrarse)
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3.3. El problema del estrs
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CONCLUSIONES sobre el estrs
Implicacin + Propiedad = Compromiso
Paradoja de la influencia:Cuanto mas controlas, menos influencia ejerces.
Es mucho mas fcil conseguir cambiar yoQue hacer que cambien los otros.
En esta vida, slo hay dos cosas inmutables:Dios y el Cambio
Significado de TQM TOTAL QUALITY MIND
4. Ladrones de tiempo
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Nuestro tiempo en parte nos lo roban,en parte nos lo quitan y el que quedalo perdemos sin darnos cuenta.
Sneca
4. Ladrones de tiempo
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Encuesta de Fortunesobre ladrones de tiempo
- El telfono.
- Correspondencia, papeleo, lecturas.- Las reuniones y conferencias.- Relaciones pblicas.
- Las visitas e interrupciones.- Los viajes de casa a la oficina.- Las comidas de negocio.
- Las personas incompetentes.- Exigencias familiares.
4. Ladrones de tiempo
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Cmo actan los ladrones de tiempo
- Derrochan nuestro tiempo, desequilibrando la
correcta asignacin de prioridades.
- Son interruptores o fragmentadores de tiempo:
100%
Interrupciones
Tiempo
4. Ladrones de tiempo
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Identificacindel ladrn
Tiempo queme consume
Alternativas Accin aemprender
1.
2.
3.
4.
5.
5. Conclusiones
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10 caractersticas claves de personas con xit
1. Orientado a objetivos
2. Flexible
3. Apasionado, entusiasta.
4. Resolutivo
5. Centrado en el presente
6. Con autoridad personal
7. Perseverante
8. Optimista
9. Creativo
10.Eficaz en la administracinde su tiempo
5. Conclusiones
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Dueo de su tiempo es aquel que:
1. Sabe en qu utilizarlo.
2. Conoce fallos y desviaciones (propios y
del entorno) y ha aprendido a dominarlos.
3. Concentra su atencin y reflexin sobre
sus actividades, en funcin de susobjetivos.
BIBLIOGRAFA
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Curso 2009-10 73
GESTION DEL TIEMPO: EL TIME MANAGEMENT Y SU APLICACION ENLA EMPR ESA ACTUAL de VV.AA. Ed. IDEASPROPIAS EDITORIAL 2005
GESTION DEL TIEMPO EN BUSCA DE LA EFICACIAde GUILLERMO BALLENATO PRIETO, Ed. PIRAMIDE 2007
GESTION DEL TIEMPO de JOSE ANTONIO PEREZ GONZALEZ , Ed.TORCULO EDICIONES S.L. 2009
GESTION DEL TIEMPO Y DEL ESTRS FOR ROOKIESde VV.AA. Ed. LID 2009
LA GESTION DEL TIEMPO: UN FACTOR COMPETITIVO EN EL
DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS de TOMAS M.BAALEGIL yFRANCISCO J.MIRANDA, Ed.PIRAMIDE, S.A. GRUPO ANAYA 2001
GESTION DEL TIEMPO PARA ABOGADOS 2 ED.de BENNO HEUSSEN, Ed. S.A. ARANZADI, TA LIBROS S.L. 2007
HISTORIA DEL TIEMPO. Del Big Bang a los Agujeros Negros. De StephenHawking. Ed. ESPASA-CALPE, 2007 y Alianza Editorial 2003
LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL XITO de JOSE MARIA VICEDOMENDIOLA, Ed.VS EDICIONES 2001
LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL XITO de JOSE MARIA VICEDOMENDIOLA, Ed. VS EDICIONES 2002