•1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL”

Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía esta de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. Son todas las cosas donde se expresa, por medio de signos, una manifestación de pensamiento".

"Todo escrito en que se consigna un hecho".

•2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.”

ACTIVIDADES LLEVADAS A CABO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

IMAGÉN DE LOS ARCHIVOS

•3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

DOCUMENTO

DOCUMENTO

DOCUMENTO

DOCUMENTO

QUE ES UN DOCUMENTO?

"Son todas las cosas donde se expresa, por medio de signos, una manifestación de pensamiento".

"Todo escrito en que se consigna un hecho".

UNIVERSIDAD D E LA SA LLE V ICER RECTO RÍA ACADÉM ICA

DIVISIÓ N DE FO RM ACIÓ N AVANZADA ESPECIALIZACIÓN EN S ISTEM AS DE INFO RM ACIÓN Y G ER EN CIA DE DO CUM EN TO S.

Bogotá, 26 de enero de 2006 Señores: Sociedad C olombiana de Archiv istas C iudad. Asunto: Postgrado Sistemas de Información Cordia l sa ludo A continuación presentamos un resumen del programa de la referencia. 1. OBJETIVO D EL PROGRA MA : Brindar a los profesionales de todas las áreas del conocim iento vinculados a Centros de Administración de información, Archivo y Correspondencia, Centros de Documentación, D irección de Proyectos de Información y Documentación, un espacio de actualización a través del cual adquieran herramientas y destrezas gerencia les para el mejoram iento de su gestión, acorde con las exigencias de los tiempos de hoy. 2. CARAC TERÍSTIC AS DEL PR OGRA MA

Duración: Dos (2) semestres académicos Franja horaria: viernes de 6:00 a 10:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m . Plan de estudios:

3. COSTOS D EL PROGR AMA:

- Inscripción: $ 58.000 - Valor del formulario: $ 16.000 - Matricula semestral: $ 2.824.000 - Financiación: Los interesados en tomar este programa pueden acceder a excelentes planes de

financiación que ofrece la Universidad de la Salle a través del Banco de Bogotá, Banco Superior e Inversora Pichincha. .

Atentamente , PED RO IG NACIO GA LEANO M. Coordinador Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de docum entos

El Documento...

1. Informaciónregistrada1. Informaciónregistrada

2. Cualquiersoporte2. Cualquiersoporte

3. Formato yfecha3. Formato yfecha

4. Medio olenguaje4. Medio olenguaje

Un únicoASUNTOUn únicoASUNTO

6. Se conserva paratestimonio, prueba ycontinuidad de gestión.

6. Se conserva paratestimonio, prueba ycontinuidad de gestión.

5. Recibido o expedido enejercicio de funciones5. Recibido o expedido enejercicio de funciones

DOCUMENTO

•4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

•El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. LEY 80 DE 1989. (Diciembre 22). por la cual se crea el Archivo General de la Nación 

•5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

• 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

• Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

•  7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

•  8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como lenguaje natural de la administración pública.

• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.

• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que ayuden al medio ambiente.

• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia.

• Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos.

• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias.

• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

•   9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Consideraciones básicas. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:

Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia.

Económicos: reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios.

Archivísticos: concepto, de archivo total, ciclo vital del documento principios de procedencia y de orden original.

   

•   10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?

PROCESOS DEL PROGRAMA PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALDE GESTIÓN DOCUMENTAL

Disposición final

Preservación yprotección

Recuperación

Almacenamiento Retención

Organización

Trámite

Distribución

Producción y/o recepción

GESTIÓNDOCUMENTAL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DE GESTION

Generación y/o

Recepción de documentos

Radicación / Registro

Trámite

Almacenamiento en archivo de

gestión

Clasificación / Ordenación

Transferencia Primaria

VALORES PRIMARIOSLegales

AdministrativosContables

Fiscal

ARCHIVO CENTRAL

Almacenamiento en Archivo Central

Descripción y Consulta

Selección

Conservación/Restauración

Transferencia Secundaria

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

VALORES PRIMARIOSLegales

AdministrativosContables

Fiscal

Disposición Final

ARCHIVO HISTORICO

Conservación Total

Eliminación

Selección

Microfilmación

VALORES SECUNDARIOSHistóricos

TestimonialesInformativos

•11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

AHORA UNA REFLEXION SOBRE LA INFORMACIÓN….

Un cura va conduciendo cuando ve una monja parada a un lado de la carretera, esperando el autobús.

El cura se detiene y le ofrece llevarla hasta el pueblo más próximo. La monja acepta y pone el equipaje en el asiento trasero. Al sentarse, su hábito se abre un poco y deja ver una hermosa pierna.

Estar bien informado

Cuando el cura lo advierte casi ocurre un accidente. Consigue controlar el coche, aunque no resiste la tentación y pone la mano en la pierna de ella.

La monja mira al cura y le dice:-Padre, recuerde el Salmo 129.

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

Estar bien informado

El cura retira rápidamente su mano y pide disculpas, pero sus ojos se resisten a dejar de mirar la pierna, por lo que, poco después, su mano salta de la palanca del cambio esta vez a la rodilla de la monja:

- Padre, recuerde el salmo 129, reitera la monja.

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

Estar bien informado

El cura, contrariado, retira la mano y trata de disculparse:

- La carne es débil, hermana…Llegan a su destino y ella mira al

cura significativamente y le agradece el favor de haberla acercado a su destino.

El cura prosigue su viaje y cuando llega a su destino corre a ver lo que dice el salmo 129.

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

Estar bien informado

Salmo 129: "Sigue adelante e inténtalo. Alcanzarás la gloria".

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

Estar bien informado

Esté informado al máximo sobre temas relacionados con su trabajo o se expone a perder grandes oportunidades.

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

Conclusión:

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

La Tabla de Retención Documental es una herramienta de carácter administrativo la

cual mediante series y subseries documentales nos indica los tipos de

documentos producidos o recibidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna un

tiempode retención en cada fase del archivo

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

Serie Documental

Subserie Documental

Tipologias

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTALImplementación:

SERIE: OPERACIONES

SUBSERIE:

OPERACIONES CAJA RAPIDA

2007/09/01-2007/12/31

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

GESTIÒN DOCUMENTAL 2008

TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

Ventajas de las TRD en la organización:•Controlar los documentos y expedientes físicos de la organización y permitir su rápida ubicación tanto en el archivo de gestión como en el archivo central.

•Permite realizar los traslados documentales correspondientes en forma oportuna.

•Organiza y clasifica los expedientes de acuerdo a las tablas de retención documental.

•Permite el acceso a los expedientes de forma rápida y oportuna.

h Oficina de PersonalHistoria Laboral

Formato único de hoja de vidaHoja de vida con anexosDecreto o Resolución de nombramientoActa de posesiónAntecedentes DisciplinariosFotocopia de pasado judicialCertificado de antecedentes fiscalesDeclaración de bienes y rentasActuaciones administrativas(vacaciones, licencias, ascensos, investigaciones, evaluación)Acto administrativo de aceptación de renuncia

IMPORTANCIA DE LAS TRDIMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:

Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados.

SERIE : Conjunto de documentos relacionados con un mismo tema (objeto) SUB-SERIE: Subdivision de la serie (asunto)

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Hace referencia al contenido y a la estructura física del documento.

Nivel Documental

245-NEGOCIACIONES

Serie

245.1 - Negociación en moneda extranjera

245.2 - Negociación en moneda nacional.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES1. Por la Estructura Orgánico - Funcional

Subserie

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

VIGENCIA.

Es el TIEMPO en que el documento tiene fuerza para:

• Ordenar• Testimoniar• Informar

Es decir: cumple el objetivo para el cual fue creado

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Permite establecer los tiempos de retención

Permite definir la disposición final de los documentos

La VIGENCIA de los documentos en las TRDTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

La VALORACIÓN de los documentos en las TRD

Apoya el análisis de la disposición final de los documentos

Toma en cuenta en principio de procedencia y las funciones.

Permite definir las transferencias de documentos

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ETAPAS TRD

1.ESTRUCTURACIÓN

2.AVAL COMITÉ DE ARCHIVO

3.IMPLEMENTACIÓN

4.AJUSTES IMPLEMENTACIÓN

5.APLICACIÓN

6.AJUSTES COMITÉ DE ARCHIVO

Toma De Decisiones

Fuentes De La Historia

Patrimonio Cultural

LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA

ESTRUCTURACIÓN

1. QUIÉN 2. GENERA?3. FIRMA?4. TRAMITA?5.CUSTODIA?

InformacionInvestigacion

EducacionCultura

Garantiza Promueve

Excepto

Restricciones

C.N.Legales

Conservación

CLASIFICACIONInformación de entrada

Los órganos de la institución

Las funciones de la institución

•Las actividades derivadas de cada• función

TRD

•12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

VENTAJAS Y BENEFICIOS 1.Minimiza costos

2.Se libera de traumatismos y tramitología

3.Todos los integrantes de la organización tendrán conocimiento respecto a la información que se gestiona.

4.Evitar pérdida de información.

5.Garantiza la conservación memoria institucional.

•13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

•.

NORMA CONCEPTO EXPLICACIÓN

Acuerdo AGN 11 de 1996

Criterios de conservación y organización de documentos.

Los documentos deben ser conservados de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentren. Criterios de Conservación

Acuerdo AGN 056 de 2000

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo

Derecho fundamental de los ciudadanos, a recibir información pública

Código penal.Articulo 218 a 228.Articulo 231.

Responsabilidad de los Documentos en manos de los funcionarios públicos

Norma que obliga a un buen quehacer documental en las oficinas públicas por parte de los Servidores Públicos

Decreto 2649 de 1993

Se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

La Contabilidad se basa en documentos, estos tiene unos años de conservación y posterior una disposición final.

Acuerdo 060 AGN Correspondecia Ventanilla Única

El ingreso de las comunicaciones públicas en una entidad se debe asegurar desde el promer paso, osea la ofcina de correspondencia.

•14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

El Artículo 15 de la Constitución Política quedará así: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.  De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.  Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley..