Date post: | 11-Oct-2018 |
Category: |
Documents |
Upload: | dinhkhuong |
View: | 216 times |
Download: | 0 times |
COFL02 Página 1 de 39
INFORME
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
SUPERSALUD 2016
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA – SECRETARIA GENERAL
Bogotá, D.C., Junio de 2016
COFL02 Página 2 de 39
Contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 4
1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS ....... 5
1.1 ALCANCE ................................................................................................................ 5
1.2 OBJETIVO ............................................................................................................... 5
1.3 METODOLOGÍA ...................................................................................................... 5
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA. ...................... 7
2.1 PLANEACIÓN: ......................................................................................................... 8
2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN ........................................................................ 9
2.3 TRANSFERENCIA ................................................................................................. 15
2.4 DISPOSICIÓN FINAL ............................................................................................ 16
2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO .............................................. 18
3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................. 18
3.1 PLANEACIÓN ........................................................................................................ 19
3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 23
3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL:............................................................... 23
3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 24
3.5 TRANSFERENCIA ................................................................................................ 25
3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 25
3.7 PRESERVACIÓN ................................................................................................... 26
3.8 VALORACIÓN ...................................................................................................... 27
3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS ........................................................................ 27
4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................................ 28
4.1 CAMPAÑA SOL: MARATÓN DE ARCHIVOS 1- FOTOGRAFÍAS. ...................... 28
COFL02 Página 3 de 39
4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS ........... 29
4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS ............ 32
4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA .................................................................. 34
5. COMPARATIVO DEL DIAGNOSTICO CON LO INFORMADO EN EL FURAG Y EL
INFORME DE CONTROL INTERNO ............................................................................................. 37
6. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 38
COFL02 Página 4 de 39
INTRODUCCIÓN
Con relación a la nueva normatividad archivística emitida por el Archivo General de la
Nación, el Ministerio de Cultura y especialmente lo dispuesto en el Decreto 1080 de 2015
donde se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, en la cual se definen
los instrumentos mínimos de Gestión Documental y la estructura que los mismos deben
contener en concordancia con las funciones asignadas en la Resolución No.180 de 2014,
artículo 26, se hace necesario la revisión continua de la administración documental en toda
la entidad de acuerdo con las normas archivísticas vigentes, con el fin de garantizar la
adecuada administración, conservación y preservación del patrimonio documental de la
Entidad de conformidad con la estructura adoptada mediante el Decreto 2462 de 2013.
En este sentido, se determinó realizar el seguimiento al estado actual de la administración
documental en todos los Archivos de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, con
la iniciativa del Grupo de Gestión Documental liderado por la Ingeniera Lina Isabel Centeno
Dávila y con el Apoyo de la Secretaría General.
Por lo anterior, se radicó el NURC 3-2016-003824 del día 26 de febrero de 2016 informando
que entre los días del 7 de marzo al 29 de abril del año en curso, se llevaría a cabo la
recopilación de información con las encuestas y las visitas de verificación en todas las
oficinas / dependencias de la entidad para la recopilación de los datos por parte de tres
funcionarios del Grupo de Gestión Documental:
Profesional Especializado Luis Jorge Moreno Feo, Ingeniero Industrial
Profesional Especializado Diana Carolina Sánchez Sepúlveda, Archivista
Profesional Especializado Vianney Lucía Garzón, Archivista
En quienes estuvo la responsabilidad sobre la captura y análisis de toda la información.
COFL02 Página 5 de 39
1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
1.1 ALCANCE
Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al
cumplimiento normativo y procedimental.
1.2 OBJETIVO
Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de
Salud, frente a las últimas actualizaciones normativas para definir las estrategias sobre la
planeación en los instrumentos Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de
Gestión Documental-PGD.
1.3 METODOLOGÍA
Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se recolectó información de
varias fuentes como:
1. Diligenciamiento de la encuesta
Diagnóstico
* En cada una de las Oficinas o Dependencias de la
Entidad (se tomaron 36 dependencias, las enunciadas
en el organigrama y los Grupos de la Secretaria
General con los de la Oficina Asesora Jurídica)
2. Realización de la campaña SOL
* Maratón de Archivos 1. Toma de Fotografías.
*Maratón de Archivos 2. Capacitación y calificación de
puestos de trabajo.
* Maratón de Archivos 3. Laboratorio de archivos.
3. Revisión de informes * Reporte de avance del FURAG
* Informe de la Oficina de Control Interno
Así mismo, se tomó información con base en la herramienta de recolección de información
para el análisis normativo y metodológico en lo referente a los requerimientos de la Gestión
COFL02 Página 6 de 39
Documental encontrando como resultado, la encuesta aplicada para el Diagnóstico Integral
de Archivos.
Esta actividad se realizó según el cronograma planteado, dejando como evidencias registros
de asistencia, correos electrónicos, aplicación de encuestas y memorandos respondidos por
las oficinas requeridas. Es importante anotar que el análisis de la información pudo
realizarse, una vez fueron respondidos los requerimientos por las dependencias mediante el
memorando NURC 3-2016-003824.
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 28 29 30 31 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN 2016
MESES M A R Z O A B R IL
DIAS
OF IC IN A D E C ON T R OL IN T ER N O
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E N A C ION A L D E SA LUD
OF IC IN A A SESOR A JUR ID IC A
Grupo de Apoyo Jurídico,
Grupo de Tutelas,
Grupo de Cobro,
Grupo de Conceptos
Grupo de Defensa Judicial.
OF IC IN A A SESOR A D E P LA N EA C IÓN
OF IC IN A D E M ET OD OLOGÍ A S D E SUP ER VISIÓN Y A N A LISIS D E
R IESGOS
OF IC IN A A SESOR A D E C OM UN IC A C ION ES EST R A T ÉGIC A S E
IM A GEN IN ST IT UC ION A L
OF IC IN A D E T EC N OLOGÍ A S D E LA IN F OR M A C IÓN
DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN
TERRITORIAL
OF IC IN A D E C ON T R OL IN T ER N O D ISC IP LIN A R IO IN T ER N O
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA
SUP ER VISIÓN D E R IESGOS
DIRECCIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS ECONÓM ICOS
DIRECCIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS EN SALUD
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA
P R OT EC C IÓN A L USUA R IO
DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL USUSARIO
DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA
SUP ER VISIÓN IN ST IT UC ION A L
DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES
ADM INISTRADORAS DE PLANES DE BENEFIFICIOS
DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA PRESTADORES DE
SERVICIOS DE SALUD
DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN
NACIONAL
Grupo de Contratación
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA S
M ED ID A S ESP EC IA LES
DIRECCIÓN DE M EDIDAS ESPECIALES PARA ENTIDADES
ADM INISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS
DIRECCIÓN DE M EDIDAS ESPECIALES PARA PRESTADORES DE
SERVICIOS Y LAS ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O D E P R OC ESOS
A D M IN IST R A T IVOS
D ESP A C H O D EL SUP ER IT EN D EN T E D ELEGA D O P A R A LA
F UN C IÓN JUR ISD IC C ION A L D E C ON C ILIA C IÓN
GR UP O D E C ON C ILIA C IÓN
SEC R ET A R Í A GEN ER A L
Grupo de Notificaciones
Grupo de Talento Humano
Grupo de Nomina
SUB D IR EC C IÓN A D M IN IST R A T IVA
Grupo de Presupuesto
Grupo de Cartera.
Grupo Gestión Documental
Correspondencia
Grupo de Recursos Físicos
SUB D IR EC C IÓN F IN A N C IER A :
Grupo de Tesorería,
Grupo de Contabilidad
COFL02 Página 7 de 39
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA
Con base en el marco normativo archivístico y del análisis a las respuestas registradas en la
encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos.
Algunas preguntas correspondieron a preguntas cerradas, de acuerdo al siguiente ejemplo:
PONDERACIÓN
SI 1
NO 0
Por lo tanto, el análisis de los ítems establecidos en la encuesta presentó unas condiciones
según el resultado de cumplimiento identificado como:
El porcentaje más alto como positivo
El porcentaje más bajo como negativo.
A continuación se registra el estado en que se encuentran cada proceso de la Gestión
Documental.
COFL02 Página 8 de 39
2.1 PLANEACIÓN
De las 36 dependencias encuestadas, el 47% informa que conoce el Programa de Gestión
Documental (PGD), y el 53% manifiesta conocer la Política de Gestión Documental, lo que
se demuestra una participación media en las diferentes dependencias, y mediano interés de
los responsables, en aplicar las directrices de la administración frente a la Política y del
Programa de Gestión Documental.
El listado de las dependencias que manifiestan no conocer los dos aspectos antes
enunciados, son:
Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental
1 Despacho del Superintendencia Delegada para la
Supervisión Institucional 1
Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión
Institucional
2 Dirección de Inspección y Vigilancia para Prestadores de
Servicios de Salud 2
Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades
Administradoras de Planes de Beneficios
3 Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del
Orden Territorial 3
Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden
Territorial
4 Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales
(Despacho y las dos Direcciones) 4
Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales
(Despacho y las dos Direcciones)
Política Gestión
Documental53%
Programa de Gestión
Documental 47%
GRÁFICO 1. CONOCIMIENTO PROGRAMA VS POLITICA GESTIÓN
DOCUMENTAL
COFL02 Página 9 de 39
Programa de Gestión Documental Política de Gestión Documental
1 Despacho del Superintendencia Delegada para la
Supervisión Institucional 1
Despacho del Superintendencia Delegada para la Supervisión
Institucional
5 Despacho Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos 5
Despacho Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos
6 Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y
Conciliación - Grupo De Conciliación 6 Secretaria General - Grupo de Notificaciones
7 Secretaria General - Grupo de Notificaciones 7 Oficina de Control Disciplinario Interno (no informa)
8 Secretaria General - Grupo de Talento Humano
9 Subdirección Administrativa - Grupo De Contratación
10 Subdirección Administrativa - Grupo de Recursos Físicos
Como se observa en el cuadro anterior, la Superintendencia Delegada para la Supervisión
Institucional, la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, la
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos y los Grupos de Talento Humano,
Notificaciones, Recursos Físicos y Contratación, son las dependencias que manifiestan
desconocer la Política y el Programa de Gestión Documental.
Se recomienda respetuosamente,
Incluir en nuestros planes de gestión y estratégicos, acciones para fortalecer el conocimiento
de la Política y el Programa de Gestión Documental en las áreas que manifestaron no
conocerlo.
2.2 PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN
Este proceso archivístico se evidencia en la gráfica 2 con la ponderación de los interrogantes
que a continuación se enuncian:
1. ¿La documentación que se encuentra en el Archivo de Gestión está organizada de
acuerdo al procedimiento organización de archivos?
2. ¿Conoce las 3 versiones de TRD de la Superintendencia?
3. ¿Aplica la TRD?
4. ¿Diligencia el formato de Inventario Documental GDFT011?
5. ¿El inventario documental de todo su archivo de gestión está actualizado?
COFL02 Página 10 de 39
6. ¿La documentación que administra es proporcional a los estantes asignados?
7. ¿En los estantes para archivo de documentos de gestión se almacenan otros
elementos?
8. ¿El jefe de la dependencia participó en la elaboración de la última versión TRD de la
dependencia?
9. ¿La documentación producida originalmente en medio físico (papel), se digitaliza o
escanea para su utilización en sistemas electrónicos?, ¿El documento escaneado
queda como imagen?.
10. ¿El documento escaneado queda como imagen?
11. ¿La documentación que se publica en la página web puede ser impresa, editada,
ensamblada, copiada, permite la extracción de páginas, realizar comentarios, rellenar
campos de formularios, entre otros?
12. ¿La apertura de carpetas en los Archivos de Gestión obedece estrictamente a la
aplicación de la tabla de retención documental -TRD?
13. ¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentan con inventarios documentales?
8%
8%
9%
9%
7%
4%
6%
11%
8%
7%
7%
6%
8%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
¿La documentación que se encuentra en elArchivo de Gestión esta organizada de acuerdo al
procedimento organización de archivos ?
¿Conoce las 3 versiones de TRD de laSuperientendencia ?
¿Aplica la TRD ?
¿Diligencia el formato de Inventario DocumentalGDFT011?
¿El inventario documental de todo su archivo degestión está actualizado?
¿La documentación que administra esproporcional a los estantes asignados?
¿En los estantes para archivo de documentos degestión se almacenan otros elementos ?
¿El jefe de la dependencia participó en laelaboración de la última versión TRD de la
dependencia?
¿La documentación producida originalmente enmedio físico (papel), se digitaliza o escanea para
su utilización en sistemas electrónicos? Eldocumento escaneado queda como imagen?
¿El documento escaneado queda como imagen?
¿La documentación que se publica en la páginaweb puede ser impresa, editada, ensamblada,
copiada, permite la extracción de páginas, realizarcomentarios, rellenar campos de formularios,
entre otros?
¿La apertura de carpetas en los Archivos deGestión obedece estrictamente a la aplicación de
la tabla de retención documental -TRD?
¿Los archivos de la dependencia /oficina cuentancon inventarios documentales?
GRAFICA 2. ESTADO DE LA PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN
COFL02 Página 11 de 39
De la anterior gráfica, concluimos que:
El 69% de las dependencias manifiestan que están organizando los archivos de
acuerdo con el procedimiento adoptado por la administración.
Frente a si las dependencias conocen las versiones de TRD publicadas en la página
web en el micrositio de Gestión Documental, el 69% informa que sí conoce los
instrumentos archivísticos; para el caso de la aplicación de las directrices que se han
establecido en las TRD, el 78% confirma que si lo hace y las aplica.
Con relación a las preguntas sobre inventarios documentales, el 69% de las
dependencias afirman que sus archivos cuentan con inventarios documentales, el
72% los tienen registrados en el formato de inventario único GDFT011, y sólo el 56%
de las dependencias pueden disponer de estos de manera actualizada. Sin embargo,
es importante recordar que en el año 2015, el Grupo de Gestión Documental adelantó
en las oficinas productoras, el proceso de levantamiento de inventarios en estado
natural, gestión que fue finalizada y entregada a cada una de las dependencias
mediante memorando, con el siguiente modelo de texto:
COFL02 Página 12 de 39
Es menester que los responsables de cada una de las Dependencias adelanten la
gestión que sea necesaria con el fin de mantener los inventarios actualizados
conforme a los procedimientos establecidos para garantizar la disponibilidad y acceso
oportuna a la información.
El 36% de las dependencias manifiestan que la documentación que administra es
proporcional a la estantería que tiene asignada, entre otros factores porque según el
50% utilizan la estantería para almacenar otros elementos diferentes a los archivos,
al no contar con otros espacios que funcionen como almacén para lo demás que
deben administrar.
El 94% de los jefes de la Superintendencia Nacional de Salud participaron en la
elaboración de la última versión de Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4,
mediante la participación en la socialización de la metodología del proyecto, respuesta
a la entrevista de producción documental, revisión de información obtenida, validación
de la propuesta de su TRD, preguntas y respuestas a los requerimientos realizados.
De la documentación que se produce en medio físico (papel), el 64% de las
dependencias los digitaliza o escanea para su utilización en sistemas electrónicos; el
58 % de la información digitalizada se escanea como imagen, lo que significa que el
43% de la información digitalizada permite un navegación y búsqueda en su
contenido, y de la información publicada en la página web solo el 61% permite ser
impresa, editada, ensamblada o copiada, ajustándose a algunos de los criterios que
planeta la política de Datos Abiertos.
El 50% de las dependencias están aplicando las Tablas de Retención Documental
(TRD) como instrumento de apertura e identificación de las unidades documentales
de archivo que se entregan para el almacenamiento de la documentación.
El 78% de las dependencias manifiestan que recibido apoyo en la organización del
Archivo de Gestión y las dependencias Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, Superintendencia Delegada
para la Supervisión de Riesgos, la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis
de Riesgo, la Secretaria General el despacho y Grupo Administración Recursos
Físicos y la Oficina Asesora Jurídica el despacho y el Grupo de Segunda Instancia,
no se le ha prestado apoyo porte del Grupo de Gestión Documental.
COFL02 Página 13 de 39
Solo el 36% de las dependencias informan que la cantidad de estantes asignados es
proporcional a la documentación que administra, y las dependencias que a
continuación se nombran, manifiestan que no es proporcional:
1. Oficina Asesora Jurídica,
2. Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional,
3. Oficina de Control Disciplinario Interno,
4. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y sus Direcciones (2),
5. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y sus Direcciones (4),
6. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales y sus Direcciones (2),
7. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos,
8. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación,
9. Secretaria General – Grupo Notificaciones.
En la entidad existen 87 entrepaños utilizados con elementos diferentes a documentos
de archivo como papelería, publicidad entre otros de acuerdo a lo manifestado por las
dependencias, lo que equivale a 87 metros lineales discriminados así según la
encuesta:
Dependencias Entrepaños
1. Despacho Superintendente 12
2. Oficina Asesora Jurídica 2
3. Oficina Asesora de Planeación 4
4. Oficina de Tecnologías de la Información 8
5. Oficina de Control Interno 3
6. Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos 4
7. Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario 12
8. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional 6 y 12 - piezas lúdicas
Archivo de Gestión
9. Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales 3
10. Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos 1
11. Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación - Grupo
Conciliaciones 21
12. Secretaria General 1
13. Secretaria General - Grupo de Notificaciones 2
14. Secretaria General - Grupo de Talento Humano 6
COFL02 Página 14 de 39
Dependencias Entrepaños
15. Secretaria General - Grupo Administración Recursos Físicos 2
TOTAL (1 entrepaño = 1 metro lineal) 87
Respecto a cómo se ordena los expedientes internamente, se utiliza el orden
cronológico en el 97% de las dependencias y el 3% restante corresponde al Grupo de
Correspondencia, lo hace numéricamente por consecutivo.
Frente a las unidades documentales, se tiene que el Archivo de Gestión cuenta
actualmente con un aproximado de 8.674 cajas en su mayoría en referencia de cajas
X-200 y una producción mensual promedio de 2.742 carpetas, para un total anual de
22.499 carpetas aproximadamente.
Así mismo, como información útil para el estudio documental de la información que
puede ser potencialmente transferida al archivo central como se ilustra en la gráfica 3,
tenemos que 16 dependencias administran archivos entre los años 2013 a 2016, las
demás en menores proporciones, administrando información entre los años 1985 al
2016.
1 1 1 12
43
1 1
9
1
7
4
GRÁFICA 3. ¿LA DOCUMENTACIÓN QUE CUSTIODIA CORRESPONDE A QUÉ
PERÍODOS?
COFL02 Página 15 de 39
Como se observa en la gráfica, el 42% de las dependencias tienen documentos de
años anteriores al 2012 extendiéndose hasta el año 1985 y 58% el restante de las
dependencias tienen documentos posteriores al año 2013.
2.3 TRANSFERENCIA
En la gráfica se puede observar que de las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, 17
de ellas conoce el cronograma de transferencias documentales primarias. El 89% de las
oficinas manifiestan estar aplicando en un los lineamientos para transferir los documentos,
de acuerdo a la Guía de Transferencias Documentales del Sistema de Gestión de la Calidad.
El incremento en las transferencias documentales, se observa de un año para otro en
algunas dependencias que tenían herencias documentales por intervenir y que con el apoyo
técnico del personal de archivo del Grupo de Gestión Documental, se ha logrado
descongestionar espacios de archivo.
15%
29%
23%
11%
22%
GRAFICA 4. ESTADO TRANSFERENCIAS
¿Conoce el cronograma detransferencias documentales primarias?
Las transferencias documentalesprimarias, se entrega al Archivo Centralen unidades de almacenamiento(carpetas, cajas)
¿Al realizar una transferencia, laDependencia realiza el cotejodocumental de los archivos contra elinventario?
¿Todos los años realiza entregadocumental al Archivo Central entransferencia primaria?
COFL02 Página 16 de 39
Por lo anterior, la organización de los Archivos de Gestión ha mejorado en el año 2016,
encontrando que de las 36 dependencias y oficinas, 25 de ellas tienen la documentación
custodiada y organizada, y tan solo 9, están en proceso de organización.
Como resultado de la culturización archivística, cada vez son más los funcionarios que están
organizando sus documentos desde el momento que se producen aplicando los parámetros
normados y procedimentados.
2.4 DISPOSICIÓN FINAL
De las 36 dependencias y oficinas de la Supersalud, tan solo el 17% que corresponde a las
siguientes seis (6) dependencias, han realizado eliminación documental:
1) Despacho del Superintendente Nacional De Salud
2) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de
Beneficios
3) Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades del Orden Nacional
¿En el Archivo de Gestión se ha realizado eliminación
documental? 24%
¿Ha desarrollado procesos de
reprografía o migración de
información a medios tecnológicos?
23%
¿La documentación que se encuentra almacenada en otro soporte diferente al
papel esta registrada en la TRD ? 53%
GRAFICA 5. DISPOSICION DOCUMENTOS
COFL02 Página 17 de 39
4) Despacho del Superintendente Delegado de Procesos Administrativos
5) Grupo de Notificaciones
6) Subdirección Financiera
No obstante, es importante aclarar que las eliminaciones deben realizarse conforme al
procedimiento establecido, dejando constancia de la selección para eliminación documental
en el inventario, previamente aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo.
Asimismo, se han desarrollado procesos de reprografía o migración de información a medios
tecnológicos. De acuerdo a lo informado en la encuesta, 6 oficinas de las 36 de la Entidad
llevan a cabo esta actividad:
1) Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva,
2) Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional
3) Secretaría General
4) Grupo de Talento Humano
5) Grupo de Contratación
6) Subdirección Financiera
De lo reportado por las 36 dependencias, 14 informan que la documentación almacenada en
otros soportes diferentes al papel, está registrada en la Tabla de Retención Documental, no
obstante, para la versión de Tabla de Retención versión 4 elaborada y aprobada por el CIDA,
fue un aspecto fundamental tenido en cuenta desde la etapa de las entrevistas de producción
documental.
COFL02 Página 18 de 39
2.5 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO
De acuerdo con la gráfica, se observa que el 72% de los responsables del Archivo de Gestión
han recibido capacitación en el manejo de los documentos, pero llamamos la atención en el
sentido que no se están aplicando los controles establecidos para el préstamo de los
documentos; esto puede generar a futuro, pérdida de archivos teniendo en cuenta que ya
existen antecedentes de pérdidas documentales en 2 oficinas de la Entidad, sobre las cuales
cursan las respectivas investigaciones.
Se recuerda que la aplicación del control del préstamos mediante la utilización del formato
Testigo código GDFT06, minimizando con ellos los riesgos de pérdida sobre la memoria
documental.
3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación se evalúan al cumplimiento de los procesos archivísticos de acuerdo de las
fases de archivo y el ciclo vital de los documentos frente a lo establecido en la Ley 594 del
2000, Decreto 1080 del 2015, el Programa de Gestión Documental y el FURAG.
0% 20% 40% 60% 80%
¿Cuenta con un procedimiento para el acceso a losdocumentos de archivo?
¿El responsable del Archivo de Gestión ha recibidocapacitación para el manejo de los documentos?
¿Cuándo se hacen prestamos documentales sediligencia el formato de testigo y el formato de
control?
¿La dependencia /oficina ha enfrentadosituaciones de pérdida o extravío de documentos
de archivo?
19%
72%
47%
6%
G R Á F I C A 6 . A C C ES O A L A D O C U M E N TAC I Ó N D E A RC H I VO
COFL02 Página 19 de 39
3.1 PLANEACIÓN
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
La entidad tiene actualizado el Programa de Gestión Documental, publicado en la
página web como instrumento de la gestión pública y socializado a nivel institucional.
Las fuentes de financiación para el desarrollo de labores para la presente vigencia,
corresponden a inversión y funcionamiento.
Se realizó la contratación en el año 2013 del servicio de almacenamiento, guarda,
custodia, consulta, préstamo y transporte, así como la organización de los documentos
del Archivo Central y del Archivo de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud,
incluyendo la conformación de los expedientes físicos, digitalización de los
documentos y la microfilmación de los archivos históricos con la Compañía
Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P.;
por un valor aproximado de $2.678.559.294,oo., con vigencia al mes de diciembre del
año 2015.
A partir del mes de octubre del año 2015, cambia el modelo de administración
mediante el arriendo de una bodega especializada con la firma Informática
Documental S.A.S para custodiar y administrar directamente por la Superintendencia
Nacional De Salud, el Fondo Documental de la entidad particularmente el Archivo
Central.
La entidad cuenta con procedimientos orientados a la aplicación de la normativa
archivística, los cuales se están actualizando periódicamente y aplicando en las
dependencias de la entidad.
Se ha contado con el respaldo de la Secretaría General y de algunos directivos, para
la sostenibilidad y continuidad del mejoramiento continuo sobre la administración
documental en la entidad. Hacemos la invitación a los demás para que se mejoren los
aspectos previamente mencionados lo cual redundará en la gestión institucional frente
a los criterios de evaluación en transparencia y acceso a la información.
Teniendo en cuenta que uno de los requisitos para la entrega de las Tablas de
Retención versión 4 al Archivo General de la Nación era el Normograma de la Entidad
COFL02 Página 20 de 39
y coyunturalmente el Grupo de Gestión Documental se encontraba en la elaboración
del Diagnóstico Integral de Archivos, fue necesario revisar el Marco Legal que rige a
la Entidad desde el Normograma publicado en la Ruta Página Web: Superintendencia
/ Sistema Integrado de Gestión / Subsistema de Gestión de Calidad / Normograma.
En dicho ejercicio de verificación del mes de junio del 2016, encontramos:
- Que no existe un repositorio de normas externas e internas actualizado
permanentemente.
- El Normograma tiene faltantes de 35 normas internas, entre las cuales
podemos citar: la Resolución 321 del 2016, Resolución 658 de 2015, Resolución
957 de 2014.
- El Normograma tiene faltantes de normas externas, entre las cuales están:
Decreto 780 de 2016, Decreto 1068 de 2015, Resolución 2715 de 2014 del
Ministerio de Salud y de Protección Social y del Ministerio de Comercio, Industria
y Turismo.
El Equipo de trabajo del Grupo de Documental está conformado de acuerdo a la
siguiente tabla:
No. Nombre Servidor Cargo Código -
Grado Profesión Vinculación
1 Lina Isabel Centeno Davila
Profesional Especializado -
Coordinador Grupo 2028-21 Ingeniería de Sistemas Provisional
2 Luis Jorge Moreno Feo Profesional
Especializado 2028-22 Ingeniería Industrial
Carrera Administrativa
3 Vianney Lucia Garzon Carreño
Profesional Especializado
2028-20 Ciencias de la Información y la
Documentación Provisional
4 Diana Carolina Sanchez Sepulveda
Profesional Especializado
2028-16
Profesional en Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística
Provisional
5 Bladimir Gomez Ortiz Profesional
Universitario 2044-11
Administración Pública Territorial
Provisional
6 Sergio Emilio Sarmiento Bautista
Profesional Universitario
2044-08 Administración Publico Carrera
Administrativa
7 Jesus Antonio Romero Ortega
Analista de Sistemas 3003-18 Ingeniería de Sistemas Carrera
Administrativa
COFL02 Página 21 de 39
No. Nombre Servidor Cargo Código -
Grado Profesión Vinculación
8 Dayra Ingrid Franco Linares
Técnico Administrativo
3124-13 Técnico en Contabilización en Operaciones Comerciales y
Financieras
Carrera Administrativa
9 Eduardo Baquero Lemus Secretario Ejecutivo 4210-20 Básica Secundaria Carrera
Administrativa
10 Edgar Romero Tautiva Operario Calificado 4169-13 Básica Secundaria Provisional
11 Karen Margith Riasco Castro
Auxiliar Administrativo
4044-13 Técnica Profesional
Administrativa Provisional
12 Maria Susana Martinez Abril
Auxiliar Administrativo
4044-13 Tecnología en Gestión
Documental Provisional
13 Edgardo Avelino Perilla Neira
Auxiliar Administrativo
4044-11 Básica Secundaria Provisional
Así mismo, para la vigencia del año 2016 en desarrollo del Proyecto de Inversión, se
contrataron 35 personas entre auxiliares, técnicos, tecnólogos y profesional en
archivística para las actividades de conformación de expedientes en el archivo de
gestión y la organización del remanente del fondo documental acumulado.
Vale la pena aclarar, que mediante la Resolución 200 del 2009 de la Superintendencia
Nacional de Salud y los Acuerdos 038 de 2002 y el Acuerdo 042 de 2002, los archivos
de gestión son responsabilidad del Jefe de cada una de las Dependencias, situación
por la que la Entidad en su Planta de Personal tiene a nivel asistencial, asignados 69
cargos con labores específicas relacionadas con la organización de archivos, así:
Denominación del Empleo
Código-Grado
Número cargos
Funciones asociadas a Gestión Documental
Secretario Ejecutivo
4210-24 1 2. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.
3. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.
Secretario Ejecutivo
4210-20 7 2. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.
3. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.
COFL02 Página 22 de 39
Denominación del Empleo
Código-Grado
Número cargos
Funciones asociadas a Gestión Documental
Secretario Ejecutivo
4210-18 7 2. Contribuir en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.
3. Cooperar con el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones.
Secretario Ejecutivo
4210-16 2 2. Coadyuvar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.
Secretario Ejecutivo
4210-15 18 2. Administrar el Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes
Secretario 4178-13 6 2. Recibir, clasificar, distribuir, contralar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
3. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de a la dependencia de acuerdo con los documentos establecidos
Secretario 4178-12 3 3. Mantener actualizado el registro y controlar de los documentos y archivos de a la dependencia de acuerdo con los documentos establecidos.
Auxiliar Administrativo
4044-23 1 3. Participar en la administración del Sistema de Gestión Documental, de archivo y de inventarios de la dependencia de conformidad con los lineamientos internos, las normas legales y reglamentarias vigentes.
5. Responder por el buen uso, conservación, seguridad y mantenimiento de los documentos, equipos y demás materiales y elementos asignados para el desempeño de sus funciones
Auxiliar Administrativo
4044-13 20 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos
Auxiliar Administrativo
4044-12 4 3. Apoyar en la actualización del archivo y la correspondencia de la dependencia, dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidos
COFL02 Página 23 de 39
Por lo anterior, es menester que cada uno de los Jefes de las Dependencias optimicen
el Talento Humano de planta y contratista asignado para las labores de organización
de sus archivos, conformando expedientes con la información producida o recibida
cumplimiento de sus funciones.
En relación con el funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
y la Gestión Documental, las decisiones que han requerido ser elevadas ante dicha
instancia han recibido apoyo.
3.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
La producción de comunicaciones, corresponde a documentación generada a través
de sistemas ofimáticos e impresa en soporte papel.
La gestión de comunicaciones oficiales se controla centralizadamente por el Grupo de
Correspondencia y la administración del aplicativo SUPERCOR.
Está implementada una estrategia liderada por el Grupo de Recursos Físicos para la
reducción del consumo de papel en las oficinas mediante un número de control de
código de usuario- al momento de imprimir, que permite llevar indicadores e identificar
y hacer seguimiento a las dependencias, usuarios con mayor número de impresiones
en soporte papel.
3.3 GESTIÓN Y TRÁMITE DOCUMENTAL
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
En términos generales, la administración de comunicaciones oficiales cumple con los
procedimientos relacionados con recepción, radicación y distribución de
correspondencia definido en el Acuerdo No. 060 del Archivo General de la Nación.
COFL02 Página 24 de 39
A nivel de disposición de la ventanilla única de radicación cuenta un punto principal
de recepción de correspondencia, a cargo del Grupo de Correspondencia de la
Subdirección Administrativa de la Secretaría General que cumple con sus funciones
principales desde el primer piso de la Sede Central de la Superintendencia y sus
respectivos puntos en las demás sedes de las regionales.
No obstante, se recomienda analizar algunas actividades del procedimiento de
Correspondencia como el de escaneo de comunicaciones, la radicación de correos
electrónicos y el envío/ recibido de comunicaciones físicas con el objetivo de mejorar
la confiabilidad de la información que queda registrada en el aplicativo Supercor por
cuanto lo que allí quede registrado es considerado como oficial para los distintos
trámites y procedimientos de la Entidad.
3.4 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
Avance en la organización documental en los Archivos de Gestión con el apoyo de
contratación directa de personal de archivo por parte de la entidad para la gestión de
los archivos en estado crítico.
En la organización de los archivos de gestión, se están utilizando las Tablas de
Retención Documental –TRD versión 3 y las anteriores versiones según el periodo de
la documentación. En este punto es importante señalar que todas las dependencias
participaron en la actualización y elaboración de la versión 4 de TRD.
La Superintendencia envió en junio de 2016 la Tabla de Retención Documental-TRD
versión 4 para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
En algunos Archivos de Gestión se almacena todavía documentos AZ y carpetas,
afectando seguridad y conservación de la información allí contenida.
Durante el año 2015, se asignaron archivadores a las dependencias con alta
producción de documentos y a aquellas que manifestaron la necesidad, sin embargo
no son suficientes los estantes ante el volumen documental recibido.
COFL02 Página 25 de 39
Existe aplicación del Formato Único de Inventario Documental – FUID, establecido en
el Acuerdo 042 de 2002 del AGN, pero se hace necesario recordar su obligatoria
aplicación en los archivos de gestión.
El Archivo Central está administrado directamente por el Grupo de Gestión
Documental en Bodega Especializada arrendada para tal fin.
3.5 TRANSFERENCIA
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
Que desde el año 2013 a la fecha, se está realizando transferencias primarias de
todas las dependencias de la Supersalud a las bodegas externas contratadas para el
manejo del Archivo Central y otros, cifras que se encuentran controladas en una base
de datos que administra el Grupo de Gestión Documental.
Teniendo en cuenta que en las TRD están establecidos periodos de 1 y 2 años los
tiempos de retención para los archivos de gestión, se hace necesario que las
Dependencias revisen y depuren sus archivadores haciendo las respectivas
transferencias al Archivo Central de aquellos documentos que hayan cumplido su
tiempo de retención, especialmente aquellas evidenciadas en las visitas de
seguimiento que administran documentación cerrada de años 2013 y 2014.
3.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
Se aplican los instrumentos de valoración documental primaria para la disposición final
de los documentos según las TRD en sus distintas versiones.
Se han realizado eliminaciones documentales en el archivo de gestión sobre
documentos de apoyo y copias resultantes de intervenciones realizadas por el Grupo
de Gestión Documental a través de entidad contratista Colvatel. Ahora bien, aunque
COFL02 Página 26 de 39
se tienen propuestas de eliminación en el Archivo Central que suman un aproximado
de 1000 ML, la propuesta será presentada de manera escalonada dando prioridad a
la documentación identificada como de apoyo para evacuar espacios y ser más
eficiente en la utilización de los recursos.
La Entidad ha desarrollado procesos de reprografía en aproximadamente 375.000
folios microfilmados.
Digitalización se adelantada desde el año 2012 a la documentación que ingresa
físicamente desde el registro en el aplicativo de gestión de correspondencia.
La documentación que se encuentra almacenada en otro soporte diferente al papel,
fue identificada en las entrevistas de producción documental para la actualización y
elaboración de la TRD versión 4, mediante el campo llamado EL (electrónica),
fortaleza del instrumento archivístico construido de acuerdo a la Auditoria Externa del
2015 realizada por la firma Bureau Veritas.
Se hace necesaria procedimental y normalizar técnicamente los procesos de
migración, refreshing y emulación de la información en los medios tecnológicos.
3.7 PRESERVACIÓN
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
El Grupo de Gestión Documental está elaborando el Sistema Integrado de
Conservación – SIC-, como parte integral del Programa de Gestión Documental.
La entidad se encuentra actualizando los riesgos en las áreas de Archivos de Gestión
y en el depósito Archivo Central.
La entidad dentro del Subsistema de Gestión Ambiental, se encuentra levantando el
plan de prevención y atención de desastres, donde se incluyen los depósitos de
archivo.
COFL02 Página 27 de 39
Se observa que existen documentos en soportes diferentes al papel administrados en
los Archivos de Gestión y el Archivo Central, en los cuales se debe mejorar las
condiciones básicas para la preservación de documentos, desde el mobiliario y
unidades de almacenamiento.
Se deben propiciar brigadas de organización de Archivos de Gestión con personal de
las dependencias apoyados por el Grupo de Gestión Documental como plan de
mejoramiento.
3.8 VALORACIÓN
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
Se actualizaron las Tablas de Retención Documental a versión 4 y fueron enviadas
para el proceso de convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
Las Tablas de Valoración Documental están en proceso de convalidación por parte
del Archivo General de la Nación.
3.9 ACCESO A LOS DOCUMENTOS
Frente a los resultados del seguimiento se observa:
Para el acceso a los documentos que se encuentran en los Archivos de Gestión, se
han establecido en algunas oficinas instrumentos para el control del préstamo pero
deben aplicarse los instrumentos técnicamente aprobados por el Sistema Integrado
de Gestión como lo es el Formato de Testigo GDFT06.
Se recomienda realizar seguimiento continuo a las devoluciones documentales de los
archivos que estén en calidad de préstamo, para dar cumplimiento a las directrices
que desde las normativas archivísticas, civiles penales y disciplinarias se han
impartido para prevenir la pérdida de documentos públicos.
COFL02 Página 28 de 39
4. CAMPAÑAS DE INTEGRACIÓN CON OTROS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
4.1 CAMPAÑA SOL (SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA): MARATÓN DE ARCHIVOS
1- FOTOGRAFÍAS
Esta campaña surgió como mecanismo para fomentar espacios mediante actividades que
nos permitan reconocer, mejorar los puestos de trabajo y hacerlos más seguros, buscando
con esto, disminuir los incidentes y accidentes laborales, así como los riesgos de pérdida de
archivos o utilización indebida de la información contenida en los mismos, todo lo anterior en
razón al diagnóstico y gestión del cambio que estamos trabajando para lograr metas
institucionales de certificación en Sistemas de Seguridad de la Información, Seguridad y
Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental. Para llevarla a cabo, se construyó cronograma que
abarca los meses de marzo a diciembre, con gestores de los Subsistemas y Líderes de la
campaña SOL (funcionarios de Secretaria General-Despacho, Grupo de Talento Humano y
Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnología de la Información y Oficina Asesora
de Planeación.
CAMPAÑA SUBSISTEMAS 1-6 7-13 14-20 21-27 28-3 4-10 11-17 18-24 25-1 2-8 9-15 16-22 23-29 30-5 6-12 13-19 20-26 27-3 4-10 11-17 18-24 25-31 1-7 8-14 15-21 22-28 29-4 5-11 12-18 19-25 26-2 3-9 10-16 17-23 24-30 31-6 7-13 14-20 21-27 28-4 5-11 12-18 19-25 26-1
Lanzamiento - Políticas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1 1
Auditoría Interna (SGC-SST-SGA) SGC-SST-SGA 1 1
Preauditoría (SST-SGA) SST-SGA 1
Certificación (SST-SGA) SST-SGA 1
Auditoría Interna (SSI) SSI 1
Preauditoría (SSI) SSI 1
Certificación (SSI) SSI 1
Auditoría de Seguimiento (SGC) SGC 1
Aspectos e impactos SGA 1
SOL - Seguridad, orden y limpieza (5S) - Guía contraseñas seguras - Errores y aciertos en los puesto de trabajo SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1 1 1 1
Simulacro Ambiental - Plan de Emergencias - Continuidad de Negocios SGA-SST-SSI-SGD 1
Ahorro de recursos SGA 1
Manejo de residuos (ecoladrillos - residuos electrónicos - Final ciclo de vida GD) SGA-SSI-SGD 1
Entorno saludable (Tarjeta cuentame - Áreas circulación seguras) SGA-SST-SGD 1
Concurso reta-genios de Subsistemas SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
Herramientas para mejoramiento SGC-SGA-SST-SSI 1
Medir nuestro trabajo proporciona una cultura de excelencia SGC-SGA-SST-SSI 1
Ruta de excelencia SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
Si algo no está de acuerdo a lo planeado ¡Arreglalo¡ SGC-SGA-SST-SSI-SGD 1
El buen trato - Prev. de conductas de acoso laboral SST 1
Tu seguridad es lo primero - Bioseguridad SST-SGD 1
Prevenir el consumo de sustancias Psicoactivas y tábaco SST 1 1
Principios básicos de seguridad de la info e ingeniería social SSI 1
Top 10 - Kit concienzación SSI 1
ABC de las TRD SGD 1
Socialización del PGD SGD 1
Archivos de gestión & Importacia inventarios (lúdicas) SGD 1
No de papaya. No asuma riesgos SGC-SST-SSI 1
Nuestros usuarios nuestra razón de ser SGC 1
TOTAL x SEMANA 0 0 0 0 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1 2 0 0 0 0 1 1 0 0 0
TOTAL x MES 3 3 1 152 5 6 5 4
COFL02 Página 29 de 39
Para la actividad específica de apertura sobre motivación y toma de fotografías a los puestos
de trabajo, se adelantó de manera integrada el Grupo de Talento Humano, el Grupo de
Gestión Documental y representantes de ARL POSITIVA quienes con una obra lúdica, el
día martes 2 de mayo, interpretaron el papel de esposos inspectores promoviendo seguridad,
orden y limpieza en los puestos de trabajo, resaltando los puntos positivos y/o negativos
sobre el uso de los recursos, seguridad de la información, documentos que reposan en los
puestos de trabajo, entre otros; la obra fue rotada por todas las dependencias del piso 2, 6
y 7 del Edificio World Business Center. Durante su desarrollo, los funcionarios tomaron las
fotografías a los puestos de trabajo de las dependencias visitadas.
4.2 CAMPAÑA SOL - MARATÓN DE ARCHIVOS 2 VISITAS INSPECTIVAS
La maratón No. 2 fue liderada por la Profesional Diana Carolina Sánchez Sepúlveda con
apoyo de la Coordinadora de Gestión Documental, la Ingeniera Lina Isabel Centeno Dávila.
En dicha actividad, participaron todos los funcionarios de Gestión Documental, los
contratistas de conformación de expedientes del Archivo de Gestión y los tecnólogos del
Archivo Central, con quienes se conformó grupos de trabajo para realizar visitas inspectivas
a todas las dependencias de la Supersalud con la dirección y el acompañamiento de las dos
archivistas Diana Carolina Sánchez Sepúlveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.
Durante las visitas a cada una de las dependencias, se informó a los funcionarios los
aspectos a revisar para establecer el diagnóstico e identificar de manera precisa, falencias y
necesidades sobre la Gestión Documental, teniendo en cuenta la siguiente herramienta de
verificación la cual nos permitió además, asignar un puntaje a cada aspecto a evaluar:
Cuadro Maratón de Archivos
DEPENDENCIA:
CUM P LECUM P LE
P ARCI AL
NO
CUM P LE
1Las oficinas están libres de elementos
almacenados debajo de escritorios y mesas.
2Los puestos de trabajo están libres de cajas y
carpetas almacenadas debajo de escritorios y
mesas.
3El escritorio está libre de archivos
acumulados.
4La oficina está libre de afiches, papeles o
cronogramas pegados en paredes.
5Los archivos y carpetas están organizadas,
en buen estado e identif icados
6Los archivos se encuentran debidamente
clasif icados (incluye estantes, detrás de
mesas).
7Existen archivos que ya cumplieron su tiempo
y estàn listos para hacer transferencia al
Archivo Central
8Existen cajas y carpetas que son documentos
de apoyo y asi mismo estàn identif icados
9Los documentos estàn inventariados con el
FUID
FIRMA SERVIDOR PUBLICO DE GESTION DOCUMENTAL: ______________________________
ORD
1. OFICINAS
MARATON DE ARCHIVO ÀREAS DE TRABAJOCAMPAÑA SOL
FECHA: DD/MM/AAAA
NOMBRE SERVIDOR PÚBLICO:
ASPECTO A EVALUAR PLAN DE TRABAJOCALIFICACIÓN
SEGUIMIENTO TOTAL SUGERENCIAS
COFL02 Página 30 de 39
Del diligenciamiento del anterior formato, el equipo de trabajo compiló la información sobre
la cual se elaboró un análisis a los registros del formato de calificación, mediante caritas
felices y tristes, con el fin de valorar los aspectos que van directamente relacionados con los
procesos de la Gestión Documental para incluirlos en el Diagnóstico Integral de Archivos. El
producto de la jornada fue la base de datos de los elementos consolidados para su fácil
lectura, utilizada como insumo para la siguiente maratón de archivos.
Adicionalmente, el Ingeniero Jesús Antonio Romero Ortega elaboró la siguiente grafica
estadística:
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
4,5
3,5 3,5
9,5
5 5
4
3
9
77,5
9 9
5
77,5 7,5
4 4
5
9
8
1,5
9,5
8
6,5 6,5
5,5
GRÁFICA 7. DIAGNOSTICO ESTADO ARCHIVOS DOCUMENTALES, PUNTAJE POSICIÓN POR
ÁREAS
Las oficinas están libres de elementos almacenados debajo de escritorios y mesas.
Los puestos de trabajo están libres de cajas y carpetas almacenadas debajo de escritorios y mesas.
El escritorio está libre de archivos acumulados.
La oficina está libre de afiches, papeles o cronogramas pegados en paredes.
Los archivos y carpetas están organizadas, en buen estado e identificados
Los archivos se encuentran debidamente clasificados (incluye estantes, detrás de mesas).
Los archivos se encuentran debidamente identificados (incluye estantes, detrás de mesas).
Existen archivos que ya cumplieron su tiempo y estàn listos para hacer transferencia al Archivo Central
Existen cajas y carpetas que son documentos de apoyo y asi mismo estàn identificados
Los documentos estàn inventariados con el FUID
Total Cumple
COFL02 Página 31 de 39
Grafica sobre la cual se concluyó que:
Las dependencias con mayor riesgo según los criterios evaluados en el Cuadro
Maratón de Archivos, son: la Delegada de Función Jurisdiccional y de Conciliación, la
Delegada de Procesos Administrativos y la Dirección de IPS de la Delegada de
Supervisión Institucional.
Con base en la tabla y el gráfico anterior, se identificaron las dependencias con necesidad
de apoyo más urgente para evacuación de archivos, el estado general de la documentación,
y asimismo, dicha información permitió seleccionar las dos dependencias con mejor
puntuación para premiarlos como ganadores del reconocimiento gestionado por el Grupo de
Talento Humano, con una sesión de masajes para 20 funcionarios.
COFL02 Página 32 de 39
4.3 MARATÓN DE ARCHIVOS 3: LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS
Teniendo en cuenta la Campaña General SOL y la actividad anterior sobre la que se
consolidaron las necesidades sobre la observación realizada, la Maratón de Archivos No. 3
Laboratorio de Transferencias, se enfocó a la verificación de cajas y carpetas de las
dependencias con mayor criticidad sobre la urgencia de descongestionar espacios mediante
la modalidad de transferencia o traslado.
En esta, participaron sólo los funcionarios de Gestión Documental que estaban relacionados
con la verificación sobre requisitos para transferencias y algunos de los tecnólogos
contratistas, quienes contaron con la dirección y el acompañamiento de las dos archivistas
Diana Carolina Sanchez Sepulveda y Vianney Lucía Garzón Carreño.
Para las visitas inspectivas y de verificación de cifras y/o del estado actual de la
documentación sobre el cumplimiento de requisitos para transferencia o traslados, se elaboró
una lista de chequeo tomando como referencia, los criterios definidos por el AGN, el
cronograma de transferencias de la Supersalud y las necesidades de transferencia o
traslados manifestadas en la primera maratón.
CAMPAÑA SOL : 2a. MARATÓN DE ARCHIVOS
LABORATORIO DE TRANSFERENCIAS
Oficina Productora:
Nombre de la persona que atiende la visita de verificación para transferencias:
_____________________________________________________________________________________
¿La documentación ya cumplió los tiempos de retención por TRD (revisar series y subseries)?
Si _________________ No: _________________
Observaciones:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
¿Los documentos se encuentran organizados?
Parcial Completo Observaciones
- Clasificación
- Ordenación
COFL02 Página 33 de 39
- Perfilación
- Retiro material abrasivo
- Foliación
- Rotulación
- Inventario
¿Cuántas cajas en total están listas para ser transferidas? No.
Cajas: ________________
Observaciones: _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
¿Realizó la solicitud de transferencias al archivo central?
Si _________________ No: _________________
Mediante memorando: Si _________________ No: ___________
Como resultado se observa en las oficinas y dependencias dos grandes aspectos registrados
en la siguiente gráfica de resultado.
Cantidad de cajas para transferir.
Cumplen requisitos; 516;
51%
Cantidad de cajas para transferir.
Requieren intervención total o parcial, incluidos los
inventarios; 494; 49%
GRAFICA 8. ESTADO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN PARA TRANSFERIR -CONSOLIDADO Y POR ÁREAS
COFL02 Página 34 de 39
4.4 ACCIÓN DE MEJORA ARCHIVÍSTICA
Por lo anterior, se realiza una acción de mejora inmediata conformando grupos de trabajo
con funcionarios pertenecientes a las oficinas y personal del Grupo de Gestión Documental
COFL02 Página 35 de 39
para contribuir en el descongestionamiento en los Archivos de Gestión realizando el
alistamiento de las transferencias documentales primarias o traslados urgentes por espacio.
Por tanto, se establece un plan piloto para desarrollarse desde el día 16 de mayo al 10 de
junio del año en curso, para controlar el cumplimiento de las metas según el número de cajas
encontradas en las oficinas, como se registra en el siguiente cuadro:
CRONOGRAMA PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016
DEPENDENCIAS MAYO JUNIO
SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 1 SEMANA 2
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Oficina de Control Interno
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
De la aplicación se obtiene el siguiente resultado:
INFORME DE RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO
DEPENDENCIAS NO. TOTAL DE
DÍAS DE APOYO NO. TOTAL
DE CAJAS
NO. UNIDADES
DOCUMENTALES
(CARPETAS)
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
9 246 3.698
Oficina de Control Interno 3 15 63
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
17 140 2.145
TOTAL 401 5.906
Como consecuencia de la actividad, se logró un avance significativo en la organización
documental de las dependencias apoyadas en los 17 días programados como se observa en
la Gráfica 9:
COFL02 Página 36 de 39
A la intervención realizada se aplicaron criterios de control de calidad para formalizar la
transferencia documental primaria en algunas dependencias, finalizando el ejercicio con el
envío de los documentos al Archivo Central, logrando de esta manera descongestionar
algunos Archivos de Gestión.
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
NO. TOTAL DE DÍAS DE APOYO NO. TOTAL DE CAJAS NO. UNIDADES
DOCUMENTALES (CARPETAS)
9246
3.698
3 15 6317140
2.145
GRÁFICO 9. RESULTADO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO
NO. TOTAL DE CAJAS - 401NO. TOTAL DE CARPETAS - 5.906
Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva
Oficina de Control Interno
Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos
COFL02 Página 37 de 39
5. COMPARATIVO ENTRE EL DIAGNOSTICO, EL FURAG Y EL INFORME DE
CONTROL INTERNO
La información recopilada mediante la encuesta se comparó con los aspectos críticos del
Informe Control Interno y del Formato FURAG para los Archivos de Gestión:
Es de resaltar, que se evidencia un cambio en el manejo archivístico de la entidad año tras
año sobre las condiciones adecuadas en la administración de los Archivos de Gestión y
Central, teniendo:
DIAGNOSTICO FURAG INFORME CONTROL INTERNO
* Realizar campaña masivas de capacitación en
puestos de trabajo sobre organización
documental.
* Elaborar el PINAR
* Hay oficinas que tenen espacios pequeños
para el almacenamiento de archivos de
gestión(archivadores) relacionado con la
documentaciónque actualmente está en
trámite administrativo.
* Es importante establecer filtros de control
cuando se hace los traslados de unidades
documentales entre oficinas.
*Se debe gestionar la autenticación de firmas
autorizadas (físicas y digitales)
* Suministro de archivadores para las
oficinas que comparten espacios de
estantes.
* Se hace nesesario suministrar mobiliario para
los elementos de papelería.
* Falta establecer la generación de datos
abiertos
*Revisar las funciones de personal de platan con
relación a la organización de Archivos de
Gestión
* Elaborar el Sistema Integrado de
Conservación (incluye: Plan de
conservación y Plan de preservación a largo
plazo)
* Gestionar el apoyo de digitalización de las
unidades documentales para facilitar la consulta
y evitar el deterioro de los documentos
* Establecer las técnicas de preservación de
documentos digitales o electrónicos
(emulación, migración, refreshing)
* Mejorar el sistema de correspondencia y
gestión documental
ASPECTOS COMPARATIVOS A MEJORAR
EN LA GESTION DOCUMENTAL DE LA SUPERSALUD
COFL02 Página 38 de 39
El apoyo constante por parte de la Secretaría General y las Directivas.
El fortalecimiento del Grupo de Gestión Documental en aspectos como:
- Contratación del recurso humano especializado
- Administración directa del Archivo Central
- Suministro de elementos
- Implementación de proceso de reprografía
Como se registra a continuación ,
6. CONCLUSIONES
En desarrollo del Programa de Gestión Documental 2015-2018 y de los resultados del
presente Diagnostico, se concluye lo siguiente:
Año Valor
2016 $ 158.400.000,00
2016 $ 70.438.500,00
2016 $ 228.800.000,00
2016 $ 146.300.000,00
2016 $ 55.000.000,00
2015 $ 386.580.133,00
$ 1.045.518.633
Objeto
Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en las actividades de organización,
ordenación, clasificación, selección natural, foliación, digitación, embalaje y transferencias de la documentación
en las áreas que sean asignadas especialmente en lo relacionado con la conformación de expedientes en
archivo de gestión dentro de la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes
establecidas por el Archivo General de la Nación y la Entidad. (9 técnicos) Contratos 006 al 011, 013 al 015 de
2016
Prestar sus servicios como auxiliar operativo de las actividades de archivo como: Recibir y verificar, foliar, rotular
e identificar cajas o carpetas, embalar, trasladar, consultar y recuperar, reinsertar en el archivo de gestión de la
Superintendencia Nacional de Salud.” (5 auxiliares); Contratos 002 al 005, 012 de 2016
“Prestar servicios apoyo técnico y operativo en las actividades de gestión documental en el fondo acumulado de
la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo
General de la Nación y la Entidad. (13 técnicos); Contratos 024 al 035, 039 de 2016
Arrendamiento de la Bodega No. 44 ubicada en la Transversal 93 No. 51-98, Parque Empresarial Puerta del Sol
de la ciudad de Bogotá, para el almacenamiento y custodia de los documentos de archivo del Fondo
Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, que incluye el transporte de la documentación y demás
servicios conexos, de conformidad con el Anexo 1. “Especificaciones Técnicas Mínimas” del presente
documento y la propuesta presentada por el Arrendador. Cto 218 de 2015
“Prestar servicios de apoyo a la gestión al Grupo de Gestión Documental en la planeación de los procesos de
organización y análisis sobre el fondo para la clasificación de los archivos cuando se requiera, así como en las
actividades de control de calidad de la organización de archivos y fondos documentales acumulados de la
Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo
General de la Nación y la entidad. (7 tecnólogos); Contratos 017 al 023 de 2016
Prestación de servicios profesionales para apoyar el Proceso de Administración de Gestión Documental y las
actividades de organización de archivos y los fondos documentales acumulados de la Superintendencia
Nacional de Salud, cumpliendo las normas legales vigentes establecidas por el Archivo General de la Nación y
la Entidad; así como el apoyo a la supervisión del grupo de técnicos y tecnólogos a cargo de las actividades de
organización del Fondo Documental Acumulado. (1 profesional); Cto 041 de 2016
TOTAL
COFL02 Página 39 de 39
La necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la
aplicación del modelo del ciclo de vida de los documentos así como su uso,
disponibilidad, conservación, preservación, la disposición final de la información,
autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital
de los documentos.
Se requiere que los demás sistemas de la Entidad sean interoperables con el sistema
de Gestión Documental Supercor o el que lo reemplace, con el fin de garantizar la
aplicación del ciclo de vida y por ende, la integridad, disponibilidad y acceso a la
información.
Proyectar en el Plan Institucional de Archivos-PINAR, el archivo de la entidad como
un acervo centralizado incluyendo los Archivos de Gestión, dotando de los recursos
necesarios tanto físicos, tecnológicos y de Talento Humano al Grupo de Gestión
Documental.
Re-socializar los procesos, procedimientos, guías, manuales y formatos, etc. Que
componen el proceso de Gestión Documental, con los funcionarios de la Supersalud.
Incentivar la participación de los funcionarios en las jornadas de capacitación que
periódicamente realiza el Grupo sobre los aspectos de aplicación de Tablas de
Retención y los demás de la Gestión Documental o, solicitar capacitación en los
aspectos especiales que el área considere necesarios.
Utilizar adecuadamente los espacios asignados para el almacenamiento de los
Archivos de Gestión (estantes) acorde a los parámetros dados por el Grupo de
Gestión Documental.
Realizar las transferencias documentales primarias, una vez se cumplan los tiempos
de retención definidos en las Tablas de Retención Documental-TRD y los
procedimientos aprobados para el Proceso de la Administración de la Gestión
Documental del Sistema Integrado de Gestión.