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GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE PAGO DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION
DE LA ESTRUCTURA TXT.
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INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder realizar un pago a proveedores.
CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan crear un archivo de pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto:
1. ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual?
2. Explicación de la estructura TXT de un archivo de pago de proveedores.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet (world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y amigable. Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus
proveedores.
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Contenido
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2
CONTENIDO ............................................................................................................................. 2
GLOSARIO DE TÉRMINOS ....................................................................................................... 2
¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de
forma manual? ........................................................................................................................... 4
Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. ................................................19
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¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual?
Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry:
1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón “Empresas”.
Figura 1.
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2. Haga clic en el botón “Ingresar” de Exterior NEXO Jurídico.
Figura 2.
3. En la sección “Usuario Registrado”, en el campo Usuario escriba el nombre de su
usuario y haga clic en el botón “Aceptar”.
Figura 3.
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4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón “Continuar”.
Figura 4
5. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, selecciona el botón “Descargar
Plantilla”.
Figura 4
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6. Seleccione el botón “Data Entry”.
Figura 5
7. Aparecerá una ventana que te indica “Abriendo DataEntry.exe”, seleccionar el botón
“Guardar archivo”.
Figura 6
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8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de
forma automática en la carpeta de Mis documentos/Descarga.
Figura 7
Figura 8
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9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry.
Figura 8
Tabla 1. Opciones del Data Entry.
Ventana Opciones
Archivo - Importar: Esta opción permite seleccionar
archivos en formato txt o Excel para importar la
información al data entry.
- Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data
Entry.
Pagos - Nómina: Despliega la estructura para pago de
nómina.
- Proveedores: Despliega la estructura para pago
de proveedores.
Afiliaciones - Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones
de beneficiarios pago de nómina.
- Proveedores: Despliega la estructura para
afiliaciones para pago de proveedores.
Ayuda - Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de Nómina.
- Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de Pago
de Proveedores.
Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo
llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina.
- Afiliación Proveedores: Contiene una guía de
cómo llenar un archivo para crear la estructura de
afiliación de beneficiarios para Pago de
Proveedores.
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10. Selecciona la ventana Pagos opción “Proveedores”.
Figura 9
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11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de pago de proveedores, el cual está
estructurado de la siguiente manera:
Encabezado: Se coloca los datos de la empresa. Campos de llenado automático: El data entry mientras van llenando el detalle del archivo va incrementando de forma automática la Cantidad de Pagos y el Monto Total de Pagos. Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para el pago de proveedores. Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o txt), Cancelar o Importar un archivo.
Figura 10
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Tabla 2. Descripción de los campos del Menú Pagos opción Proveedores.
Área Campos Descripción
Encabezado
Rif
• Selecciona el tipo de documento que identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno • Ingresa el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. • Completar con ceros (0) a la izquierda.
Cuenta • Ingresa los 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR de la empresa a la cual se debitará el monto.
Fecha de Pago • Fecha que se procesará el pago • Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA
Campos de Llenado Automático
Cantidad de Pagos • Se colocará de forma automática la cantidad de pagos.
Monto Total de Pagos • Se colocará de forma automática el monto total de los Pagos
Detalle
Nombre del beneficiario
• Ingresa el nombre del beneficiario • No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales).
Monto del pago • Ingresa el monto acreditar al beneficiario.
Detalle del pago • Ingresa la descripción del pago.
Email • Ingresa el email del beneficiario.
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Área Campos Descripción
Detalle
Referencia
• Ingresa la referencia del pago debe ser distinto para cada pago y numérico de 8. • Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio).
Tipo Doc.
• Seleccione los tipos de documentos, de acuerdo a: “N” Persona Natural Venezolana. “R” Firma Personal. “J” RIF Persona Jurídica.
Tipo Iden.
• Seleccione los tipos de identificaciones de acuerdo a: “V” Venezolana. “E” Extranjera. “P” Pasaporte. “J” Jurídica. “G” Gobierno
Nro. Documento • Ingresa el Nro. de cédula, pasaporte o Rif.
Nro. Cuenta a abonar • Ingresa los 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos.
Código del banco • Se colocara de forma automática el código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario).
Agregar • Al seleccionar el signo + se desplegar una nueva línea para incluir un nuevo beneficiario.
Eliminar • Al seleccionar el signo - se eliminara un beneficiario.
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Área Campos Descripción
Botones de Acción
Guardar • Permite que se exporte el archivo, puedes seleccionar formato Excel o txt.
Cancelar • Permite cancelar la ventana donde esta posicionado.
Importar • Permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry.
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12. Ingrese todos los datos, no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila
completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos +
“Agregar” ó – “Eliminar”, selecciona el botón “Guardar”.
Figura 11
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13. Aparecerá la pantalla que dice: “Seleccione el formato a exportar Excel TXT”, debes
seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar
archivo debe estar en formato TXT, haga clic en el botón “TXT”.
Figura 12
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14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón “Save”.
Figura 13
15. El sistema dice mensaje de confirmación: “Archivo Generado con éxito”, Selecciona el
botón “Ok”.
Figura 14
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16. Este es el data entry creado.
Figura 15
17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la
esquina derecha superior.
Figura 16
17 En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de
proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática.
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Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G). el Rif de la empresa, el número de cuenta donde se debitará el pago, la cantidad de beneficiarios, el monto total del archivo, y el código de servicio que para proveedores es Cero uno (01).
Estructura del encabezado
Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 76 caracteres
Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones
1 Tipo de identificación del
pagador Alfabético 01 1 al 1 Si
Es el tipo de documento identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno.
2 Número identificación del
Pagador Numérico 09 2 al 10 Si
Contiene el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago.
3 Número de cuenta a DEBITAR Numérico 20 11 a 30 Si 20 dígitos de la cuenta
EXTERIOR a la cual se debitará el monto.
4 Cantidad de Pagos Numérico 04 31 a 34 Si
Es la sumatoria de todos los beneficiarios que contiene el archivo
Completar con ceros a la izquierda.
5 Monto del Pago Numérico 13 35 a 47 Si
Indica el monto total a pagar.
Completar con ceros (0) a la izquierda.
6 Fecha de Pago Numérico 08 48 a 55 Si
Fecha que se procesará el pago
Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA
7 Código del servicio Numérico 02 56 a 57 Si
Es el código del servicio de pagos a proveedores, debe incorporarse las Siglas: 01 (cero uno)
8 Espacios en Blancos NA 19 58 al 76 SI Completar con 19
espacios en blanco a la derecha.
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Detalle: Contiene el nombre del beneficiario, el monto a pagar, el detalle del pago, el código de banco donde se abonara, la cuenta a abonar, el numero completo de la cuenta, la referencia y el tipo de identificador del beneficiario.
Estructura del detalle
Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 274 caracteres
Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones
1 Nombre del Cliente Alfabético 50 1 a 50 Si
Contiene el nombre del beneficiario
No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales)
Completar con espacios a la derecha.
2 Monto del pago Numérico 12 51 al 62 SI
Monto acreditar al beneficiario.
Completar con ceros a la izquierda.
3 Detalle del pago Alfanumérico 120 63 al 182 SI Descripción del pago
Completar con espacios a la derecha.
4 Código del banco de
la cuenta abonar Numérico 03 183 a 185 SI
Código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario)
Ubicado en los primeros 4 dígitos de la cuenta Sin el cero (0) inicial.
5 Número de Cuenta a
abonar Numérico 20 186 al 205 Si
20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos.
6 Email Beneficiario Numérico 50 206 al 255 Si E mail del beneficiario
Completar con espacios a la derecha.
7
Referencia
Numérico
08
256 al 263
Si
Debe ser distinto para cada pago
Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio)
Completar con ceros a la izquierda.
8 Identificación Beneficiario
Alfanumérico 11 264 al 274 SI
Contiene tipo de documentos, tipo y número de identificación de acuerdo a:
“NV6313520” Persona Natural Venezolana.
“NE81474878” Persona Natural Extranjera.
“NP894714” Persona Natural Pasaporte.
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Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones
“RV135992101” Firma Personal.
“JJ000484848” RIF Persona Jurídica.
“JG548484848” RIF Gobierno
Para pagos TEBCA, insertar el N° de RIF de TEBCA (campo obligatorio)