Guía rápida y condensada para la construcción Archivos TXT para la carga en sistema de las
Retenciones de IVA utilizando EXCEL
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANAVICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADOPROYECTO DE CARRERA: CIENCIAS FISCALES
LCDO. JOSÉ F. MARQUÍS C.
ASIGNATURA: IVA II / SEMESTRE 5TO / CIVA 2015
AGOSTO 2015
[email protected]. 0412-0845758
PASO NRO. 01
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ABRA UN ARCHIVO DE EXCEL Y GUÁRDELO EN UNA DIRECCIÓN DE FÁCIL ACCESO.
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS
QUE UNA CELDA EN EXCELCORRESPONDE A LAINTERACCIÓN O CRUCE ENTREUNA COLUMNA Y UNA FILA, ESTACONDICIÓN TAMBIÉN SIRVE PARAIDENTIFICAR LA CELDA, EJEMPLO:
COLUMNAS (SE IDENTIFICAN
CON UNA LETRA)
EL CRUCE ENTRE LA COLUMNAA Y LA FILA 1 DA COMORESULTADO LA CELA A1 ASÍMISMO, EL CRUCE ENTRE LACOLUMNA C Y LA FILA 5 SERALA CELDA C5
PERO PRIMERO RECUERDE
FILA (SE IDENTIFICAN
CON UN NUMERO)
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA A1: RIF_Proveedor: Alfanumérico de 10 caracteres corresponde al número del Registro de Información Fiscal de
acuerdo a la naturaleza del Contribuyente.
FORMATO DE LA CELDA:«FORMATO GENERAL»
PARA LA CELDA B1: Período_Impositivo: Numérico de 6 caracteres, período para el cual se realiza la Declaración de Retención el cual deberá pertenecer al periodo de imposición definido para
el IVA (aaaamm) Ej. 201506.
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO GENERAL»
PARA DAR FORMATO A LA CELDA DEL RIF, COLÓQUESE DENTRO DE LA CELDA , EN ESTE CASO HAGA
CLIC CON EL BOTÓN SECUNDARIO DEL RATÓN EN A1, SE
DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE PESTAÑA:
LUEGO SELECCIÓN, HACIENDO CLIC CON EL BOTÓN PRIMARIO DEL RATÓN LA OPCIÓN
«FORMATO DE CELDA». SE DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE PESTAÑA:
LUEGO SELECCIÓN DE LA LISTA LA CATEGORÍA REQUERIDA, EN ESTE CASO «FORMATO
GENERAL» Y LUEGO SELECCIÓN ACEPTAR
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA C1: Fecha_Documento: Numérico de 10 caracteres, con separación de guiones (AAAA-MM-DD) y corresponde a fecha de la
factura, Nota de Crédito, Nota de Débito o Certificación, Ej. 2002-04-16.
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO FECHA: aaaa-mm-dd»
PARA LA CELDA D1: Tipo_Operación: Alfabético de 1 posición, identifica el tipo de operación, en
letra mayúscula bajo el siguiente esquema:V = VENTA
C = COMPRA
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO GENERAL»
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA E1: Tipo_ Documento: Numérico de 2 dígitos, coloque cero a la izquierda
01 = Factura ; 02 = Nota de Débito; 03 = Nota de Crédito ; 04 = Certificaciones;
05 = Forma Importación; 06 = Forma Exportación
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO DE TEXTO»
PARA LA CELDA F1: RIF _Proveedor: Alfanumérico con un máximo de diez (10) caracteres,corresponde al número de Registro de
Información Fiscal de la persona jurídica ó natural que genera la Factura, Nota de Crédito, Nota de
Débito o Certificación (vendedor).
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO GENERAL»
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA G1: Número_Documento:Alfanumérico (como acepción general se utilizanlos últimos seis dígitos del documento),corresponde al número de la Factura, Nota deCrédito, Nota de Débito o Certificación.
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO GENERAL»
PARA LA CELDA H1: Número_Control_Documento: Alfanumérico
como acepción general se utilizan los últimos seis dígitos del documento) al número de Control de
Factura, Nota de Crédito o Nota de Débito
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO GENERAL»
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA I1:Monto_ Documento:Numérico, corresponde al monto total defactura, Nota de Crédito, Nota de Débito oDeclaración, Ej. 31150.02
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO NUMÉRICO CON DOS
DECIMALES»
NOTA: EL SEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.»
PARA LA CELDA J1: Base_ Imponible: Numérico,Corresponde al monto total bruto de losrenglones facturados o precio de la operación,sin incluir el IVA y montos exentos. Ej. 27812.52
PARA LA CELDA K1: Monto_ IVA_Retenido:Numérico, corresponde al monto del iva retenido(75% o 100% según corresponda. Ej. 20859.39
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA L1: Número _Documento _Afectado (Ajustado): Alfanumérico, corresponde al número de documento que origina o soporta
una operación de Nota de Débito, Nota de Crédito, en caso de no aplicar completar con un cero (0)
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO DE TEXTO»
PARA LA CELDA M1: Número _Comprobante: Numérico de 14 caracteres identifica el comprobante que se le emitió al proveedor de bien o servicio al cual se le efectuó retención parcial o total del IVA. AAAAMMSSSSSSSS. EJE. 20150600000001
FORMATO DE LA CELDA: «NUMÉRICO SIN DECIMAL»
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA N1: Monto _Exento_ IVA: Numérico.Corresponde el monto exento del impuesto. ELSEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.»
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO NUMÉRICO CON
DOS DECIMALES» NOTA:
PARA LA CELDA O1: Alícuota: Numérico. Correspondeal porcentaje que comprende el monto del IVA enBolívares. EL SEPARADOR DECIMAL ES EL PUNTO «.»
PARA LA CELDA P1: Número_Expediente: Numérico. identifica el número de confrontación o expediente, asignado para la operación Aduanera. Sin caracteres especiales (guiones, puntos, barras9. En caso de no aplicar colocar un cero (0).
FORMATO DE LA CELDA: «NUMÉRICO SIN DECIMAL»
PASO NRO. 02
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CONFIGURE LAS CELDAS REQUERIDAS, ESTAS DEBEN CORRESPONDER CON LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.
PARA LA CELDA L1: Número _Documento _Afectado (Ajustado): Alfanumérico, corresponde al número de documento que origina o soporta
una operación de Nota de Débito, Nota de Crédito, en caso de no aplicar completar con un cero (0)
FORMATO DE LA CELDA: «FORMATO DE TEXTO»
PARA LA CELDA M1: Número _Comprobante: Numérico de 14 caracteres identifica el comprobante que se le emitió al proveedor de bien o servicio al cual se le efectuó retención parcial o total del IVA. AAAAMMSSSSSSSS. EJE. 20150600000001
FORMATO DE LA CELDA: «NUMÉRICO SIN DECIMAL»
PASO NRO. 02
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Vista del archivo de Excel con las celdas requeridas:
Antes de continuar con el paso 3 recuerde guardar los cambios, una forma rápida demantener actualizado el trabajo es presionar de forma frecuente, en intervalos detiempo corto (EJEMPLO: cada dos minutos) las teclas «CTRL+G», esta acción guardalos últimos cambios efectuados a la data y le permite EVITAR CONTRATIEMPOS.
PASO NRO. 03
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CONVIERTA EL ARCHIVO DE EXCEL EN TXT, PARA ELLO PRESIONE LA OPCIÓN «GUARDA COMO» Y EN «TIPO» ESCOJA LA OPCIÓN «TEXTO» Y LUEGO «GUARDAR»
PASO NRO. 03
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AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE GUARDAR SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE «ACEPTAR»:
AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE «ACEPTAR» SE DESPENDE LA SIGUIENTE VENTANA HAGA CLIC EN «SI»:
AL HACER CLIC EN LA OPCIÓN DE «GUARDAR» SE DESPRENDE LA SIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE «ACEPTAR». FINALIZADA ESTA OPCIÓN EL ARCHIVO ESTA GUARDADO Y LISTO PARA SER CARGADO EN EL SISTEMA.
PASO NRO. 04
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PRUEBA DEL ARCHIVO TXT. PARA ELLO DIRÍJASE AL PORTAL DE SENIATY EN LA OPCIÓN «SISTEMAS EN LÍNEA» SELECCIONE «RETENCIÓNIVA (PRUEBA CARGA DE ARCHIVO»
PASO NRO. 04
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AL HACER CLIC EN «RETENCIÓN IVA (PRUEBA CARGA DE ARCHIVO»,SE DESPRENDERÁ LA SIGUIENTE VENTANA, ESCOJA LA OPCIÓN«SELECCIONAR ARCHIVO»
PASO NRO. 04
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AL HACER CLIC EN «SELECCIONAR ARCHIVO», SE DESPRENDE LASIGUIENTE VENTANA, UBIQUE EL ARCHIVO TXT Y ESCOJA LA OPCIÓNABRIR .
PASO NRO. 04
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AL HACER CLIC EN «ABRIR» SE ABRE LA SIGUIENTE VENTANASELECCIONE «PROCESAR ARCHIVO».
PASO NRO. 04
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AL HACER CLIC EN «PROCESAR ARCHIVO» SE DESPRENDE LASIGUIENTE VENTANA:
FELICIDADESUSTED A GENERADO DE FORMA CORRECTA UN ARCHIVO TXT QUE SE
ENCUENTRA LISTO PARA SER PROCESADO FORMALMENTE ANTE LA ADMINISTRACIÓN
TRIBUTARIA
PASO NRO. 05
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SI AL HACER CLIC EN «PROCESAR ARCHIVO» SE DESPRENDE LASIGUIENTE VENTANA, SELECCIONE LA OPCIÓN «ERRORES»
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AL HACER CLIC EN «ERRORES», SE DESPRENDE UNA LISTA SEÑALADO DONDE SEENCUENTRA EL ERROR , VERIFIQUE EN EL ARCHIVO DE EXCEL Y CORRIJA CADA CELDAINDICADA EN LA LISTA DE ERRORES, GUARDE LOS CAMBIOS, GENERE UN NUEVOARCHIVO TXT Y CARGUE NUEVAMENTE EN EL PORTAL DEL SENIAT EL ARCHIVO, PROCEDAUNA Y OTRA VEZ HASTA QUE SE GENERE LA VENTA INDICADA EN EL PASO NRO. 4
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