Guía básica de gestión financiera para los beneficiarios de los ...

GUÍA BÁSICA DE GESTIÓN FINANCIERA

PARA LOS BENEFICIARIOS DE LOS FONDOS DE LA UE EN EL MARCO DE LAS ACCIONES EXTERIORES

Versión 15 de noviembre de 2010COMISIÓN EUROPEA

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Página

► Introducción y resumen.............................................................................................................................................. 2

► Módulo 1 – Controles internos ................................................................................................................................. 10

► Módulo 2 – Documentación, archivo y registro...................................................................................................... 20

► Módulo 3 – Contratación............................................................................................................................................ 36

► Módulo 4 – Gestión de activos.................................................................................................................................. 48

► Módulo 5 – Gestión de nóminas y presencias........................................................................................................ 62

► Módulo 6 – Gestión bancaria y de efectivo …………………………………………………………………………………………… 76

► Módulo 7 - Contabilidad ............................................................................................................................................. 86

► Módulo 8 – Informe financiero ................................................................................................................................. 104

► Anexo – Glosario de términos .................................................................................................................................. 115

Los instrumentos y modelos de este documento están disponibles enhttp://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

ÍNDICEÍNDICE

GUÍA BÁSICA DE GESTIÓN FINANCIERA PARA LOS BENEFICIARIOS DE LOS FONDOS DE LA UE EN EL MARCO DE LAS ACCIONES EXTERIORES

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INTRODUCCIÓN Y RESUMEN


INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN

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PROPÓSITO DE LOS INSTRUMENTOS

El objetivo de este conjunto de instrumentos es ayudar a los Beneficiarios de los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores a cumplir los requisitos para la gestión financiera establecidos en los contratos para acciones exteriores financiadas por la Unión Europea.

Sus objetivos específicos son:

► Proporcionar una guía básica y práctica con un formato fácil de usar;

► Dar a conocer las Condiciones Contractuales de la CE;

► Identificar áreas de riesgo importantes, indicar qué es lo que podría salir mal y explicar cómo se pueden evitar esos riesgos;

► Proporcionar buenas prácticas, instrumentos y modelos.

LO QUE NO SON LOS INSTRUMENTOS:

► No son un conjunto de normas que se añaden al marco regulador y a las guías contractuales legales existentes;

► No son un manual general de instrucciones de gestión financiera; no garantizan una cobertura completa y precisa de todas las Condiciones Contractuales existentes para la gestión financiera;

► No son una interpretación de las Condiciones Contractuales de la CE vigentes;

► No sustituyen la lectura de las Condiciones Contractuales y guías e instrucciones de la CE vigentes.

► La CE no queda obligada jurídicamente por la información proporcionada u omitida en este documento y no asume ninguna responsabilidad a este respecto.

► Las Condiciones Contractuales y el marco regulador y legal pertinentes que rigen la ejecución de una determinada acción exterior financiada con fondos de la UE son vinculantes. Los beneficiarios deben adquirir una comprensión suficiente de éstas.

► Los nombres y descripciones en las historias de la vida real se han cambiado para evitar revelar las identidades de la entidad o las personas implicadas. Cualquier similitud con las entidades o personas reales es accidental.

► Toda la información contenida en el presente documento se basa en la publicación de la Comisión en 2009 de los modelos y guías de contratación. Debe procederse con cautela a la hora de aplicarla a proyectos basados en modelos de contratos anteriores.

ADVERTENCIAS

INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


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Los Beneficiarios de los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores se refieren a organizaciones que han firmado un contrato para recibir fondos de la UE.

El Beneficiario de los fondos de la UE será responsable de la ejecución del contrato, la gestión y el uso de los fondos de la UE y la información sobre el uso de los fondos.

Los Beneficiarios de los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores pueden ser:

► Organizaciones (con frecuencia ONG) adjudicatarias de un contrato de subvención con fondos de la UE;

► Contratistas de contratos de servicios financiados por la UE (a menudo empresas consultoras y de asistencia técnica);

► Contratistas de contratos de obras y suministro financiados por la UE;

► Gobiernos de Estados beneficiarios que han firmado un acuerdo financiero con la UE para la financiación de acciones exteriores (donde el acuerdo financiero puede incluir presupuestos-programa), y que pueden convertirse ellos mismos en el Órgano de Contratación.

USO DE LOS INSTRUMENTOS Y TÉRMINOS BÁSICOS

Estos instrumentos deberán ser utilizados por los Beneficiarios de los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores.

► El Órgano de Contratación se refiere a la autoridad que ha firmado el contrato con un beneficiario de fondos de la UE.

Dependiendo del “modo de gestión” (por ejemplo, la ayuda puede ser centralizada, descentralizada o gestionada conjuntamente con organizaciones internacionales), el Órgano de Contratación puede ser la Comisión Europea (“CE”), un país socio o una organización en la que la CE haya delegado su ejecución.

Cuando el Órgano de Contratación es la CE, suele estar representada por EuropeAid o una Delegación de la UE.

INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


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► El “contrato” puede referirse a cualquier documento convencional o contractual firmado por el Órgano de Contratación y un Beneficiario que constituye la base legal específica para una acción exterior financiada por la UE. Los anexos del Contrato también forman parte del Contrato.

► Los contratos de servicios y subvenciones son los tipos más comunes de contratos para la concesión de fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores.

► Los presupuestos-programa son otro modo común de ejecutar la ayuda exterior, pero no son contratos en un sentido estrictamente legal.

► Estas tres maneras de ejecutar la acción exterior serán mencionadas con frecuencia en este documento. Otros tipos de contrato no se incluyen explícitamente (por ejemplo, los contratos de obras y suministro, los acuerdos de contribución con organizaciones internacionales y los acuerdos de delegación con agencias nacionales).

► Las Condiciones Contractuales se refieren aquí a las condiciones, normas y criterios que se expresan en un Contrato de Fondos de la UE para acciones exteriores.

USO DE LOS INSTRUMENTOS Y TÉRMINOS BÁSICOS (continuación)

Los términos “Beneficiario de fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores” (o “Beneficiario”), “Contrato”, “Condiciones Contractuales” y “Órgano de Contratación” son términos básicos usados en el presente documento.

La razón fundamental de ello es que el objeto del presente documento es ofrecer una guía básica para la gestión financiera a disposición de cualquier Beneficiario o para cualquier tipo de Contrato, al margen de quién sea el Órgano de Contratación.

INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


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RENDICIÓN DE CUENTAS

Al firmar un Contrato, los Beneficiarios aceptan la rendición de cuentas y la responsabilidad de:

► Llevar a cabo la acción y gestionar y usar los fondos de la UE de acuerdo con las Condiciones Contractuales;

► Realizar una gestión financiera responsable;

► Informar al Órgano de Contratación sobre la acción y el uso de los fondos de la UE.

La CE se reserva el derecho a comprobar que los beneficiarios cumplen sus obligaciones con auditorias y controles realizados por su propio personal o empresas auditoras profesionales. El Tribunal de Cuentas Europeo y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) también podrán llevar a cabo estas auditorías o investigaciones.

Los Beneficiarios serán también responsables de cualquier contrato relativo a acciones exteriores financiadas por la UE que firmen con una Órgano de Contratación diferente de la CE. En estas situaciones, la cadena de responsabilidad implica a lasdos partes, el Beneficiario y el Órgano de Contratación, que deben informar a la CE.

POSIBLES CONSECUENCIAS DE NO CUMPLIR LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Si un Beneficiario no cumple las Condiciones Contractuales se enfrenta a consecuencias graves como:

► La recuperación por parte del Órgano de Contratación de los fondos relacionados con un gasto injustificado o no subvencionable;

► Auditorías y controles adicionales de otras acciones financiadas por la UE de las que es responsable, o la extrapolación de los errores a esas acciones, si sus errores son sistémicos;

► Sanciones, que pueden adoptar la forma de penalizaciones pecuniarias y/o la resolución del contrato.

Si se hallaran falsas declaraciones, errores sustanciales, irregularidades o fraude, al Beneficiario se le podrá prohibir la firma de cualquier contrato para la recepción de fondos de la UE durante un periodo de hasta 5 años. Este periodo puede extenderse a 10 años por una infracción repetida.

INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


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ÍNDICE DEL DOCUMENTO

Este documento abarca ocho áreas de gestión financiera:

► Módulo 1 – Controles internos

► Módulo 2 – Documentación, archivo y registro

► Módulo 3 – Contratación

► Módulo 4 – Gestión de activos

► Módulo 5 – Gestión de nóminas y presencias

► Módulo 6 – Gestión bancaria y de efectivo

► Módulo 7 - Contabilidad

► Módulo 8 – Informe financiero

INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

http://ec.europa.eu/europeaid/contact/contact_es.htm

http://eeas.europa.eu/delegations/web_en.htm


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Este documento está disponible en forma impresa (“libro de bolsillo” A5) y en MS PowerPoint.

► Las copias impresas del documento se pueden obtener en la Oficina de Desarrollo y Cooperación EuropeAid de Bruselas, Bélgica y en las Delegaciones de la UE.

- Para contactar con la Oficina de Desarrollo y Cooperación EuropeAid, véasehttp://ec.europa.eu/europeaid/contact/contact_es.htm

- Para contactar con una Delegación de la UE, véase:http://eeas.europa.eu/delegations/web_en.htm

► Este documento también se puede descargar del sitio web de EuropaAid: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

CÓMO OBTENER UNA COPIA DE ESTE DOCUMENTO

INSTRUMENTOS Y MODELOS

Los instrumentos (principalmente listas de control) y los modelos (por ej., el registro de activos, etc.) que se van a usar en este documento están disponibles en:


INTRODUCCCIÓN

Y RESUMEN


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MÓDULO 1 – CONTROLES INTERNOS

Historia de la vida real

Como Director del Proyecto de Desarrollo Forestal de Syldavia, estuve dirigiendo un equipo de agrónomos responsable de las actividades financiadas por la UE.

El registro contable de nuestro proyecto lo llevaba el contable del proyecto con un ayudante administrativo principiante. Mi Director Adjunto y yo confiábamos plenamente en nuestro contable. Era un individuo muy eficiente y motivado. Entregaba sus informes siempre a tiempo y apenas requería mi supervisión o la de mi Director Adjunto.

Sus tareas consistían en llevar el registro contable del proyecto y preparar las órdenes de pago. También se ocupaba de los gastos menores y controlaba los cheques y pagos. A la vista de su elevada competencia y fiabilidad, también le otorgamos poder de firma en la cuenta bancaria. Era un contable muy concienzudo que realizaba todas las conciliaciones de caja chica y bancarias semanalmente.

Tras aproximadamente 18 meses de buen servicio, pidió unos días de vacaciones. Se marchó y no regresó. Contratamos a un contable sustituto, quien descubrió cuando llegó que faltaba una suma elevada de dinero de nuestra cuenta. Informamos del asunto a la policía, pero todavía no han podido encontrarlo.

Moraleja: Si hubiéramos separado las tareas financieras básicas, lo más probable es que el robo no se hubiera producido…

MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS


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El objetivo del Control Interno es asegurar de manera razonable la eficiencia y eficacia de las operaciones, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las Condiciones Contractuales.

Si no se ponen los controles adecuados, existe el riesgo de que los fondos de la UE no se gasten de forma eficiente y como se acordó en el Contrato. Se pueden perder los activos del Proyecto y no se podrá dar debida cuenta del uso de los fondos.

¿POR QUÉ EL CONTROL INTERNO ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

Ausencia de controles internos adecuados: un riesgo clave

Es esencial tener un sistema de control interno que proporcione una seguridad razonable de que se alcanzan los objetivos.

Contenido de este módulo

► Condiciones Contractuales Mínimas.

► Consejos básicos.

► Cuestión específica – Importancia del entorno del control interno.

► Cuestión específica – Proyectos multilocales/multisocios.

► Instrumentos y modelos.

Mensaje clave:

Más vale prevenir que curar: establezcacontrolesinternos.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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Los Contratos para acciones exteriores con fondos de la UE no incluyen requisitos de control interno exhaustivos. Sin embargo, sí contienen ciertos requisitos específicos que están relacionados con el control interno.

Los principales son:

CONDICIONES CONTRACTUALES MÍNIMAS

• Segregación de obligaciones entre el ordenador y el contable

Para presupuestos-programa, la Guía Práctica para los Presupuestos-Programa:

► Requiere que se mantengan separadas las obligaciones del administrador de anticipos y las del administrador contable (véase “Roles y responsabilidades” - Sección 2.5);

► Define los roles y las responsabilidades de estos dos agentes (véase “El administrador de anticipos” y “El administrador contable de anticipos”) - Secciones 2.5.1 y 2.5.2).

Estos requisitos tienen como objetivo separar las obligaciones de la autorización del gasto y la gestión del pago (se conoce por el principio de “los cuatro ojos”).

La Guía Práctica para los Presupuestos-Programa se puede encontrar en inglés en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_es.htm

La mayoría de Acuerdos Financieros y Disposiciones Administrativas y Técnicas requieren la separación entre las obligaciones de la autorización y el pago.

• Prohibición de conflictos de intereses y pagos confidenciales

Todos los Contratos para los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores prohíben conflictos de intereses, pagos confidenciales (por ej. comisiones secretas, sobornos) y otras prácticas poco éticas.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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CONDICIONES CONTRACTUALES MÍNIMAS (CONTINUACIÓN)

• Controles regulares En acciones ejecutadas mediante una “cooperación delegada” (por ejemplo, contribuciones a organizaciones internacionales o acuerdos de delegación con organismos del sector público), el Contrato requerirá por lo general que el delegado realice controles regulares para garantizar de este modo que la acción ha sido ejecutada correctamente.

• Medidas para impedir irregularidades, fraude y corrupción

En acciones ejecutadas mediante una “cooperación delegada”, el Contrato requerirá por lo general que el delegado establezca medidas para impedir las irregularidades, el fraude y la corrupción.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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El Control Interno es un proceso continuo que requiere la atención constante de la dirección. Esta sección se ocupa de importantes medidas básicas concernientes a las actividades de control.

CONSEJOS BÁSICOS

Una medida clave es asegurarse de que ninguna transacción o cadena de transacciones está en manos de una única persona.

Una transacción o cadena de transacciones suele implicar varias tareas diferentes. Mediante la asignación de estas tareas a diferentes personas, los Beneficiarios reducirán el riesgo de que los individuos estén en una situación que les facilite cometer fraude u ocultar errores en el transcurso normal de sus deberes.

Mensaje clave:

Garantice una separación suficiente de las obligaciones.


Entre otros ejemplos de actividades que se pueden separar provechosamente están:

► El control material de los activos frente a las tareas de verificación (por ejemplo, la custodia del efectivo frente a tareas de conciliación);

► Las tareas de gestión frente a las tareas de autorización (por ejemplo, el seguimiento de los procedimientos de contratación pública frente a la autorización de un contrato con el proveedor);

► Las tareas de gestión frente a las tareas de contabilidad (por ejemplo, la aprobación de la factura de compra frente a su asiento contable);

► Tareas de contabilidad frente a tareas de pago (por ejemplo, la preparación del pago frente a la firma de la orden de transferencia bancaria).

MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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CONSEJOS BÁSICOS (continuación)

Puede haber varias maneras de separar las tareas, y algunas de ellas pueden ser más efectivas que otras.

Se podrían organizar las tareas de forma que los individuos que las realizan se controlen entre sí. Esto aumentaría los controles y mitigaría los riesgos.

Los Beneficiarios deben tomarse el tiempo necesario para pensar el modo más efectivo de separar las tareas, dependiendo de la naturaleza del proyecto.

Unos procedimientos de autorización apropiados aumentan los controles. Identifique los puntos de aprobación que son relevantes para el proyecto y asigne de la responsabilidad de realizar esas tareas a los individuos más adecuados.

Estos individuos deben comprender que son responsables del control de todo lo que ellos aprueban.

Por ejemplo, en un contrato de servicios, al jefe del equipo se le puede pedir que apruebe las fichas de presencia del personal que trabaja en el proyecto.

La aprobación se manifestará, con frecuencia, por la firma del jefe del equipo en la tarjeta de registro horario. Sin embargo, para garantizar un control efectivo, el jefe del equipo debe controlar efectivamente las fichas de presencia antes de firmarlas.

Mensaje clave:

Considere la manera más efectiva de separar las obligaciones.

Mensaje clave:

Prevea puntos de aprobaciónefectivos.La aprobación también implica supervisión.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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Para que la separación de obligaciones funcione como se pretende, toda persona implicada debe comprender cuáles son, exactamente, sus responsabilidades.

Para evitar malentendidos es importante describir todas las responsabilidades y tareas por escrito, por ejemplo, por medio de:

► Descripciones escritas del trabajo;

► Un organigrama que exponga con claridad cuáles son las responsabilidades y las tareas;

► Descripciones (o diagramas de flujos) del flujo previsto de transacciones,indicando los puntos de control y la frecuencia de los controles.

Una manera efectiva de abarcar estos temas es el confeccionar un manual especialmente diseñado para el proyecto o programa.

Las organizaciones con poco personal pueden encontrar dificultades para separar las obligaciones. Sin embargo, se requiere un nivel mínimo de separación (por ejemplo, la separación entre las funciones más importantes, como la autorización y la contabilidad).

En algunas ocasiones sólo es posible y económicamente factible una separación limitada de las obligaciones. Los Beneficiarios deben compensar esto introduciendo un sistema riguroso de control y revisión operado por la dirección.

Mensaje clave:

El personal tieneque entender sus responsa-bilidades

Mensaje clave:

Las organizaciones pequeñas también tienen queseparar obligaciones y controles.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

http://www.coso.org/

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CUESTIÓN ESPECÍFICA – IMPORTANCIA DEL ENTORNO DE CONTROL INTERNO

La base fundamental de un buen sistema de control interno es el propio entorno interno del Beneficiario, establecido por los gestores del Beneficiario.

Este entorno de control incluye:

► la integridad, los valores éticos y el comportamiento de los principales directivos;

► el modus operandi de los directivos;

► el compromiso y la competencia de los directivos;

► la estructura organizativa y la asignación de responsabilidad y autoridad;

► las políticas y prácticas de recursos humanos.

Al establecer el entorno de control, la dirección “da el tono” de toda la organización, influyendo en la conciencia de control de su equipo. Promoviendo valores clave como la integridad, la ética, la transparencia, la competencia y la dedicación a las buenas prácticas de gestión, la dirección suministra un marco para la disciplina y la estructura.

El marco de control interno ideado por el “Comitéde Organizaciones Patrocinadoras” de la Comisión Treadway es en la actualidad el marco de control interno más aceptado.

Este marco identifica varios niveles y dimensiones de control interno:

► el entorno de control interno

► la fijación de objetivos

► la valoración y gestión del riesgo

► las actividades de control

► las comunicaciones

► la supervisión.

Se puede obtener información sobre el marco de control interno COSO en: www.coso.org


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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CUESTIÓN ESPECÍFICA – PROYECTOS MULTILOCALES/MULTISOCIOS

En proyectos multilocales, el proyecto suelen llevarlo a cabo varios socios independientes, cada uno con su propia estructura de control interno.

En estos casos, por lo general, una sola entidad dirigirá y coordinará todo el proyecto.

En los contratos para acciones externas con fondos de la UE, la entidad directora será, por lo general, el principal Beneficiario, que es considerado responsable de todo el proyecto.

La entidad directora (coordinadora) en tal proyecto será por lo general considerada responsable de la ejecución deficiente de las actividades realizadas por los socios del proyecto.

Con el fin de mitigar este riesgo, el Beneficiario director (coordinador) debe tener en cuenta las siguientes medidas básicas: ► En la fase de diseño del proyecto, valorar si las entidades

que participan en el proyecto tienen controles internos adecuados vigentes, en sintonía con los principios generales esbozados en este Módulo;

► Durante la ejecución del proyecto, supervisar rigurosamente la actuación de los socios del proyecto para asegurarse de que sus controles internos son siempre adecuados y de que la ejecución está siempre bajo control;

► Durante el proyecto, obtener copias y/o revisar a intervalos regulares los registros contables y justificantes de las actividades dirigidas por las entidades participantes con el fin de asegurarse de que cumplen las Condiciones Contractuales.


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS


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Se insta a los Beneficiarios a que usen la Lista de Control Interno aquí presentada.

Como el control interno es un proceso continuado, se recomienda encarecidamente que los Beneficiarios actualicen a intervalos regulares sus respuestas a la Lista de Control Interno.


El siguiente instrumento se puede descargar del sitio web de EuropeAid en:


GBGF- MÓDULO 1 – LISTA DE CONTROL INTERNO


MÓDULO 1

CONTROLES

INTERNOS

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MÓDULO 2 - DOCUMENTACIÓN, ARCHIVO Y REGISTRO


El propósito del proyecto “Desarrollo agrícola en la Provincia de San Teodoro” era construir silos para almacenar grano en aproximadamente 250 pueblos de la provincia.

En una auditoría ordenada por el Órgano de Contratación, los auditores descubrieron que los registros contables del proyecto, guardados en las oficinas del Beneficiario, en la capital de la provincia, se basaban en listas de gastos enviadas por los pueblos en las que se resumían las cantidades y el coste de los materiales utilizados. Los justificantes, sin embargo, se guardaban en cada uno de los 250 pueblos.

Los auditores descubrieron también que los justificantes se habían archivado en bolsas (varias bolsas en cada pueblo). Los documentos de cada bolsa no se correspondían con las listas de gastos enviadas por los pueblos, ni se habían archivado de ninguna manera. Muchos justificantes para la compra de materiales se habían obtenido de proveedores locales, la mayoría de los cuales eran proveedores rurales muy pequeños que no emitían facturas o recibos válidos.

Lo que ocurrió: Los auditores enviaron un informe de advertencias al Órgano de Contratación, indicando que el informe financiero del proyecto no se prestaba a verificación, que no podía pasar una auditoria adecuada y carecía de la documentación acreditativa apropiada. Como consecuencia de ello, el Órgano de Contratación decidió resolver el contrato.

MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO


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Para un Beneficiario, guardar una documentación clara y relevante es vital. Sin la adecuada documentación escrita, es imposible demostrar que los costes reclamados al Órgano de Contratación cumplen las condiciones del Contrato.

Aproximadamente 4 de cada 10 cuestiones que afectan a la financiación del proyecto durante las auditorías bajo el Plan de Auditoria de EuropeAid guardan relación con el registro adecuado de la documentación.

¿POR QUÉ LA DOCUMENTACIÓN ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

La ausencia de documentación adecuada, un riesgo clave

Si el Beneficiario no puede aportar documentación que demuestre que los fondos han sido usados de acuerdo con las Condiciones Contractuales, el Órgano de Contratación puede decidir recuperar el gasto no justificado.


► Condiciones Contractuales mínimas.

► ¿Qué podría salir mal? Medidas fundamentales de control.


► Cuestión específica – Proyectos multilocales/multisocios

► Cuestión específica – Entornos locales difíciles

► Cuestión específica – Documentación electrónica


Mensaje clave:

¡Si no hay documentación,no se es elegible!

MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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El texto siguiente resume los requisitos contractuales mínimos para la documentación y el registro en acciones exteriores financiadas por la UE gestionadas a través de contratos de servicios y subvenciones y presupuestos-programa.


• Contratos de subvención Las Condiciones Generales de los contratos de subvención especifican que:

► Para ser elegible, los costes tienen que ser identificables y verificables (Artículo 14).

• Esto implica que tiene que haber documentación adecuada que demuestre que cualquier gasto está relacionado con el proyecto.

► El Beneficiario tiene que permitir al Órgano de Contratación llevar a cabo controles y auditorías y examinar los documentos justificativos, documentos contables y cualquier otro documento relevante para la financiación del proyecto (Artículo 16(2)).

► Los documentos y registros acreditativos deben estar disponibles para la inspección del Órgano de Contratación hasta siete años después de pagado el saldo final de la subvención (Artículo 16(2)).

► Los documentos y registros acreditativos deben ser fácilmente accesibles y estar archivados adecuadamente para facilitar su inspección (Artículo 16(2)).

► Hay determinados documentos que es preciso guardar (Artículo 16(3)): se proporciona una lista de este tipo de documentos.

Mensaje clave:

Entienda las Condiciones Contractuales.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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CONDICIONES CONTRACTUALES MÍNIMAS (continuación)

• Contratos de servicios Las Condiciones Generales de los contratos de servicios establecen que:

► Es necesario guardar todos los registros y documentos contables con sistema y precisión con el fin de demostrar los días trabajados y los gastos menores en que se ha incurrido para proporcionar los servicios (Artículo 24.1).

► En el caso de los contratos de servicios basados en honorarios, es necesario guardar fichas de presencia donde se especifiquen los días u horas trabajadas (Artículo 24.2).

► Los registros y documentos deben estar disponibles para la inspección por parte del Órgano de Contratación durante siete años después del pago final del Contrato (Artículos 24.3 y 25.1).

► La documentación que debe guardarse tiene que incluir cualquier documento necesario para controlar el gasto, como fichas de presencia, billetes de transporte, tarjetas de embarque, facturas y hojas de pago o recibos de gastos menores (Artículo 24.3).

► Los documentos tienen que estar fácilmente accesibles y archivados de forma que resulte fácil inspeccionarlos (Artículo 25.2).


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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• Presupuestos-programa La Guía Práctica para los Presupuestos-programa ofrece:

► Una lista de los justificantes requeridos para el registro de un gasto. (véase “Documentos que componen el registro de un gasto”, Sección 4.1.3);

► Una lista indicativa de los documentos requeridos para el archivo de los pagos(véase el anexo 11, “Ejemplos de documentos acreditativos por tipo de gasto que hay que incluir en el archivo de los pagos”).

La Guía Práctica para los Presupuestos-programa está disponible en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_es.htm

El Convenio de Financiación requiere normalmente que todos los justificantes estén disponibles para su inspección por parte del Órgano de Contratación durante siete años después del pago final.

Los Beneficiarios deben consultar el Convenio de Financiación y las Disposiciones Administrativas y Técnicas pertinentes para averiguar si contienen algún requisito específico o adicional.

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia mediante otro tipo de contrato, el Beneficiario debe atenerse a sus disposiciones.

La mayoría de los contratos incluyen el requisito general de que los justificantes y registro deben estar disponibles para la inspección por parte del Órgano de Contratación durante siete años después del pago final.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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¿Qué podría salir mal? Medidas de control clave

• Ciertos documentos pueden no estar redactados o guardados.

•Por ejemplo, los procedimientos internos del Beneficiario pueden no incluir ciertos documentos exigidos en el Contrato.

• Asegurarse de que el personal del proyecto conoce y entiende las Condiciones Contractuales (estas incluyen las Condiciones Particulares, las Condiciones Generales y cualquier otra condición incluida en el Contrato).

• Los documentos guardados no demuestran de manera suficiente que las Condiciones Contractuales se han cumplido.

• Asegurarse de que la documentación del proyecto proporciona una prueba sólida y pertinente (por ejemplo, los documentos son documentos oficiales procedentes de una fuente externa).

• Los documentos del proyecto se han guardado, pero más tarde no pueden recuperarse.

• Tener un sistema de numeración, archivo y registro que se pueda seguir fácilmente y permita una recuperación inmediata de los documentos.

• Los documentos del proyecto pueden ser desechados prematuramente.

•Esto puede ocurrir si las reglas del Beneficiario no requieren que se guarde un documento durante todo el periodo previsto en el Contrato del proyecto.

• Establecer claramente la fecha hasta la cual es preciso guardar los documentos en el sistema de archivo y registro.

• Apuntar también esta fecha en las cajas que contienen los documentos del proyecto.

• Los documentos del proyecto pueden deteriorarse con el tiempo.

•Esto puede ocurrir si los documentos no se protegen convenientemente del calor o la humedad.

• Disponer que los documentos sean archivados en condiciones seguras.

¿QUÉ PODRÍA SALIR MAL? MEDIDAS DE CONTROL CLAVE.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

Página 26

El personal del proyecto puede no estar disponible cuando el Órgano de Contratación decida realizar una auditoría. Esto suele ocurrir si el personal ha sido contratado específicamente para el proyecto.

En este caso, la documentación del proyecto será la única prueba fiable.

Con esto en mente, no hay que olvidar que la mayoría de los contratos para la asignación de fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores permiten al Órgano de Contratación realizar auditorías y controles hasta siete años después del pago final.

CONSEJOS BÁSICOS

Por estas razones, los Beneficiarios deben mantener un registro completo de forma que posteriormente puedan siempre demostrar cómo se gestionó el proyecto.

Se aconseja a los Beneficiarios guardar más documentos que los mínimos que figuran en el Contrato.

Los consejos ofrecidos a continuación pueden constituir una orientación útil.

Mensaje clave:

La prudencianunca es perjudicial.¡Más vale prevenir quecurar!


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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Revisar toda la documentación con ojo crítico para asegurarse de que proporciona una prueba suficiente de la elegibilidad.

He aquí algunos principios básicos:


► Un documento emitido por una fuente externa es una prueba mejor que un documento interno.

Por ejemplo, para la contratación pública bajo un contrato de subvención, una oferta o carta enviada por el licitador es una prueba mejor de consulta competitiva que una nota procedente del Beneficiario indicando que el licitador ha sido contactado.

En el caso de un contrato de servicios, una hoja de registro horario convenientemente rellenada y firmada por la persona que ha hecho el trabajo es una prueba mejor que un resumen redactado por el departamento administrativo del Beneficiario.

► Un documento original es más fiable que una copia, porque es difícil de cambiar y ofrece una mejor protección contra el registro doble del mismo gasto.

Por esta razón, durante los controles o las auditorías, los auditores, en general, pedirán ver los documentos originales.

► Un documento oficial es más fiable que uno no oficial.

Por ejemplo, un extracto de cuenta bancario oficial proporciona una prueba más fiable de pago que un justificante de pago en efectivo emitido por el cajero del Beneficiario.

Mensaje clave:

¿Proporciona la Documentacióndel proyecto unaprueba losuficientemente sólida?


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

Página 28

Hay varios documentos que pueden ser necesarios para probar que los gastos son elegibles. Por ejemplo, la factura de un proveedor puede probar que un artículo se compró a un precio dado, pero no que el gasto fuese elegible en otros sentidos como:


► Relación con el proyecto: la factura del proveedor muestra que se compraron bienes, pero no necesariamente que se usaron para el proyecto. La vinculación con el proyecto tiene que documentarse mediante, por ejemplo, recibos firmados por el beneficiario último. En el caso de vehículos, puede llevarse un libro de registro para probar que el vehículo se ha usado para el proyecto y no para otros propósitos.

► Realidad: la documentación del proyecto debe probar que ha habido costes. Por ejemplo, la factura del proveedor puede demostrar que al proveedor se le debía dinero del proyecto. Pero no necesariamente prueba que el proyecto hizo la transacción al aceptar los bienes y pagarlos. Por lo tanto, puede ser necesario guardar la factura del proveedor Y el albarán Y el extracto de cuenta bancario (o recibo) que demuestre que el pago se ha realizado.

► Dentro del periodo de vigencia del proyecto: los Contratos para fondos de la UE destinados a acciones exteriores especifican, por lo general, el periodo durante el cual la acción debe ejecutarse. Cabe la posibilidad de que la factura de compra no muestre que los costes se sufragaron durante el periodo de vigencia del contrato. Un albarán o un documento de transporte que demuestre cuándo se recibieron los bienes puede ser útil.

► Condiciones contractuales específicas: el Contrato puede incluir condiciones específicas, por ejemplo, la realización de procedimientos de contratación pública competitiva o alguna forma de visibilidad de la UE. En estos casos, la documentación del proyecto habrá de incluir no sólo la factura del proveedor, sino también una prueba de que se han cumplido esas Condiciones Contractuales.

Mensaje clave:

¿Muestra la documentacióndel proyecto que los gastos son elegibles?


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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Revisar los dispositivos de documentación con ojo crítico para asegurarse de que son totalmente transparentes o carecen de elementos ambiguos.

A primera vista, algunos dispositivos del proyecto pueden parecer prácticos, pero si no están totalmente claros pueden causar problemas más adelante.


Primer ejemplo

Un proyecto tiene varias oficinas descentralizadas con personal radicado en pueblos remotos. Por carecer de un sistema bancario adecuado en la región, el proyecto tiene que pagar sus salarios en efectivo.

Por razones prácticas, el personal radicado en ciertos pueblos decide enviar a uno de sus residentes a la oficina central del proyecto para que recoja sus salarios.

Este residente, con buena fe, se ofrece a firmar el justificante de recibo del efectivo en nombre de los receptores de los salarios, el personal. Al mismo tiempo, el personal puede creer que este proceder es el más rápido y fácil para documentar el pago.

Sin embargo, este dispositivo puede hacer que el Beneficiario más tarde no sea capaz de probar que el personal ha sido remunerado realmente. Un auditor que examine los documentos varios años después de los hechos podría creer que el cupón del pago era fraudulento.

Segundo ejemplo

Un Beneficiario gestiona varios proyectos de desarrollo sanitario, unos financiados con subvenciones de la UE y otros con subvenciones de otros donantes internacionales (por ej. USAid).

Con el fin de conseguir precios más ventajosos, el Beneficiario podría decidir adquirir algunos suministros para los diferentes proyectos en una sola transacción.

Pero si todos los bienes están incluidos en una sóla factura, esta factura tendrá que dividirse entre los diferentes proyectos. La misma factura se tendrá que usar también como justificante en los diferentes proyectos.

Este proceder puede generar un riesgo de errores de división. También puede causar que la documentación sea más difícil de seguir.

El Beneficiario debe pedir al proveedor que emita facturas específicas para cada proyecto.

Mensaje clave:

¡Evite acuerdos poco claros o ambiguos!


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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Si el Beneficiario no puede recuperar la documentación del proyecto durante una auditoría, las consecuencias podrían ser las mismas que si no se hubiera guardado ningún documento, especialmente si el proyecto ya ha terminado y no se puede contactar fácilmente con el personal. ¿Cómo se puede impedir esto?


► Sistema de referencias simple y fácil de usar: Utilizar un sistema de referencias y numeración que todo el mundo pueda seguir, incluso las personas que no están familiarizadas con el proyecto.

Asegurarse de que el sistema permite que los documentos se puedan encontrar rápida y fácilmente.

Las referencias del proyecto pueden seguir un sistema cronológico, numérico, temático, geográfico o de otro tipo. El Beneficiario debe decidir el sistema más apropiado en función de las circunstancias.

Un índice de archivo claro puede ahorrar muchos problemas.

► Archivo ordenado: usar métodos físicos ordenados para archivar los documentos.

Por ejemplo, archivar los documentos en carpetas para poder recuperarlos fácilmente en lugar de rodearlos con una goma o guardarlos en bolsas o apilados. Si se archivan en cajas, una medida simple y eficaz es etiquetar la caja con su contenido.

► Condiciones materiales de archivo seguras: asegurarse de que los documentos están materialmente protegidos y no pueden deteriorarse mientras están almacenados o a la espera de estarlo.

Los documentos no deben guardarse en condiciones de humedad o cerca de productos químicos o inflamables. Deben almacenarse en lugares cerrados a salvo de roedores y otros animales

Mensaje clave:

¿Se pueden recuperar fácilmente los justificantes?


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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CUESTIÓN ESPECÍFICA- PROYECTOS MULTISOCIOS/MULTILOCALES

El socio principal de un proyecto de múltiples socios o múltiples lugares tiene que conciliar varios requisitos.

► Como socio principal, tiene que reconocer que los socios locales pueden estar obligados a guardar localmente la documentación local para cumplir el régimen fiscal y las normas contables locales.

► Como Beneficiario de fondos de la UE, el socio principal es el responsable ante el Órgano de Contratación de la ejecución del contrato por parte de los socios locales. Tiene que:

• presentar justificantes cuando el Órgano de Contratación realice auditorías y controles;

• tener en cuenta que los auditores exigirán normalmente justificantes originales como prueba;

• facilitar las auditorías y controles teniendo en mente que podría ser un obstáculo el hecho de que la documentación esté dispersa en varias localidades.

El socio principal tendrá que buscar maneras prácticas de conciliar estos diferentes objetivos. He aquí algunas maneras posibles.► Para las subvenciones, en la fase de propuestas del proyecto,

cuestionar si la documentación/ejecución del proyecto necesita realmente dispersarse entre tantos actoreslocales. Si fuese posible organizar el proyecto de forma que no esté tan disperso, este proceder facilitaría las auditorías y los controles.

► Considerar si la documentación se puede agrupar en menos localidades (por ejemplo, toda la documentación de un país determinado podría agruparse en una sola localidad de ese país).

► Considerar si la documentación se puede trasladar temporalmente a una localidad central cuando se realice una auditoría.

► Averiguar si se puede pedir a los socios locales que envíen una copia de su documentación junto a sus informes de financiación. Esto facilitaría al socio principal el control del trabajo de los socios locales.

Este proceder también facilitaría las auditorías, y los auditores podrían así inspeccionar las copias centralmente. Pero los auditores pueden querer además verificar que las copias se corresponden con los originales.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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CUESTIÓN ESPECÍFICA – ENTORNOS LOCALES DIFÍCILES

Ciertos proyectos pueden presentar dificultades específicas relacionadas con el entorno regional. Por ejemplo:

► Algunos actores locales pueden ser analfabetos. Puede ocurrir que los proveedores no sepan leer, escribir o firmar documentos.

► Puede no haber en el mercado proveedores alternativos fiables, lo que complica los procedimientos de contratación pública competitiva.

► Puede no existir un sistema bancario eficaz, por lo que los actores locales piden recibir su remuneración en efectivo, y no a través de un banco.

► La lejanía de las operaciones sobre el terreno, junto con otros obstáculos, puede dificultar la preparación de justificantes.

En estas circunstancias, es importante buscar maneras prácticas de adaptarse a las circunstancias locales para proporcionar justificantes aceptables. Por ejemplo: ► Si se tienen que tomar huellas digitales en lugar de

firmas, considérese hacer una copia del carnet de identidad del firmante así como anotar su nombre al lado de su huella.

► Evitar prácticas poco claras. Por ejemplo, si una persona firma la recepción de fondos en el lugar de otra persona, posteriormente puede resultar imposible probar que la transacción ha sido regular.

► Si no se puede evitar hacer pagos en efectivo, hay que ser sumamente estricto sobre el modo en que se documentan los pagos.

► SI las circunstancias del proyecto son tan complicadas que es imposible obtener documentación suficiente, se aconseja a los Beneficiarios que informen por escrito y lo antes posible al Órgano de Contratación sugierendo medidas para reducir los riesgos, y recaben su autorización previa por escrito.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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CUESTIÓN ESPECÍFICA – DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

El uso de documentación electrónica es cada vez más frecuente.

Las Condiciones Contractuales para la documentación, el archivo y el registro son aplicables igualmente a la documentación electrónica.

Para evitar el riesgo de que los documentos electrónicos no sean considerados fiables se aconseja a los Beneficiarios que sigan los principios que se expresan a continuación:

► La documentación electrónica debe usarse sólo si lo permiten las leyes del país Beneficiario sobre la contabilidad y el registro de documentación.

► Si un Beneficiario usa documentación electrónica, lo debe hacer en todas sus operaciones y no exclusivamente en el proyecto con fondos de la UE.

► El sistema de control interno se diseñará de forma que garantice que los documentos electrónicos sean genuinos, válidos y apropiados y estén sujetos a procedimientos de aprobación adecuados.

► Si los documentos originales se recibieran o redactaran en papel, el Beneficiario debería tenerlos disponibles para una inspección por parte del Órgano de Contratación.

Se aconseja a los Beneficiarios que usen sistemas procesadores de imágenes o de archivo electrónico (lo que implica que los documentos originales son escaneados y almacenados electrónicamente) organicen su sistema de control interno de forma que garantice que:► Cada documento escaneado sea idéntico al documento

original.

► Sea imposible escanear el mismo documento en papel para producir varios documentos electrónicos diferentes.

► Cada documento electrónico sea único y no se pueda reutilizar para otros fines diferentes de su propósito inicial.

► El procedimiento de aprobación, contabilidad y pago de cada documento electrónico sea único. No debe ser posible aprobar, contabilizar o pagar dos veces el mismo documento electrónico.

► Una vez escaneados, resulte imposible enmendar o crear copias alteradas de los documentos electrónicos.


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO


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Se insta a los Beneficiarios a que usen la Lista de Control de documentos aquí presentada. Como cada proyecto es específico,cada Beneficiario tiene que determinar qué cuestiones de la lista son aplicables a su proyecto.




GBGF- MÓDULO 2 – LISTA DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS


MÓDULO 2

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

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MÓDULO 3 – CONTRATACIÓN


La ONG “ALTERNOVI” gestionó una serie de proyectos en África, Asia y Latinoamérica con subvenciones de fondos de la UE. La mayoría de estos proyectos implicaban un gasto considerable en suministros y equipamiento.

Los auditores contratados por el Órgano de Contratación advirtieron que en una serie de proyectos muchos contratos públicos para suministro y equipamiento habían sido adjudicados a la misma empresa. Cuando revisaron una muestra de contratos públicos adjudicados a este proveedor particular, los auditores hallaron una serie de problemas, como contratos firmados antes de la fecha establecida para valorar las ofertas, falta de documentos en los procedimientos de la licitación, etc. Se comunicaron estos problemas al Órgano de Contratación.

El Órgano de Contratación decidió investigar más y descubrió que un pariente cercano del Director de la ONG tenía una participación en con el proveedor en cuestión.

Lo que sucedió: El Órgano de Contratación decidió recuperar los fondos entregados para todos los contratos públicos de la ONG. Como la cantidad que debía devolverse superaba la capacidad económica de la ONG, ésta tuvo que cesar su actividad.

MÓDULO 3

CONTRATACIÓN


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La gestión financiera responsable es un principio clave del Reglamento financiero de la UE y requiere que los fondos de la UE se usen conforme a los principios de economía, eficiencia y eficacia.

Una contratación pública adecuada es vital para alcanzar estos objetivos.

¿POR QUÉ LA CONTRATACIÓN ES UN ÁREA CLAVE DE LA GESTIÓN FINANCIERA?

La Comisión Europea presta mucha atención a la contratación pública.

Si no se cumplen totalmente las obligaciones contractuales en materia de contratación pública, el gasto del proyecto podría no ser elegible, lo que puede dar lugar a que el Órgano de Contratación recupere los fondos.


► Condiciones contractuales mínimas.

► ¿Qué podría salir mal? Medidas fundamentales de control.



Mensaje clave:

La contratación escrucial: si no se ajusta a las normas, el Órgano de Contratación podría recuperar los fondos.

MÓDULO 3

CONTRATACIÓN


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Las reglas de la contratación pública se exponen en los modelos de contrato para los fondos de la UE en el marco de las acciones exteriores.

Se resumen a continuación.


• Contratos de subvención Las normas de contratación pública para los contratos de subvención se presentan en un anexo normalizado del contrato (anexo IV). La “Confederación Europea de ONG de Emergencia y Desarrollo” (CONCORD) ha publicado interpretaciones útiles de estas normas. Estas interpretaciones se pueden encontrar en el sitio web de CONCORD: http://www.concordeurope.org

• Contratos de servicios Los contratos de servicios normalmente no implican una contratación pública.

Si así fuese, ello debe especificarse en el Pliego de Condiciones para la acción y los costes relevantes se financiarán con la partida de gastos menores del presupuesto.

En estos casos, si el Órgano de Contratación requiere que el Contratista siga un procedimiento de contratación pública específico, lo expresará claramente en el Pliegode Condiciones aplicable a la acción.

Mensaje clave:



MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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• Presupuestos-Programa Las normas de contratación pública para proyectos gestionados mediantePresupuestos-Programa se establecen en la “Guía Práctica para Procedimientos de Contratación de Acciones Exteriores de la UE” (“PRAG”) redactada por la Comisión Europea. La PRAG, junto a los documentos de los distintos modelos, se puede encontrar en inglés en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm

Los Contratos que implican Presupuestos-Programa suelen requerir que los Beneficiarios se ajusten a la PRAG.

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia por medio de otro tipo de contrato, los beneficiarios deben atenerse a sus disposiciones.

Las organizaciones internacionales y organismos del sector público tendrán que consultar las Condiciones Contractuales Especiales con el fin de determinar si tienen que seguir los procedimientos de la contratación pública de la organización/país u otros procedimientos especificados por el Órgano de Contratación.


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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• El proceso de contratación pública puede no ser transparente.

•Este problema puede darse si los criterios de selección y adjudicación que se aplican no son claros o si las razones para la decisión de la selección no están documentadas apropiadamente.

• Asegurarse de que los documentos de la licitación/convocatoria son claros.

• Establecer criterios claros de selección con antelación y asegurarse de que los conocen todas las partes interesadas.

• Asegurarse de que todo el proceso de contratación pública está claramente documentado. Guardar las actas de las sesiones de evaluación explicando las decisiones de la selección.

• El proceso de contratación pública puede no obedecer los principios de la no discriminación e igualdad de trato.

• Por ejemplo, los anuncios y convocatorias de la licitación, pueden no estar adecuadamente redactados o haberse publicado sin la suficiente antelación. O las especificaciones de la licitación pueden ser tan restrictivas que limiten el acceso a algunos proveedores potenciales.

• Asegurarse de que el proceso de licitación es lo más abierto posible y accesible a todos los proveedores potenciales.

• Enviar convocatorias / publicar anuncios con la antelación necesaria, para dar a los proveedores interesados suficiente tiempo para responder. Asegurarse de que las convocatorias cubren en la mayor medida posible el conjunto del mercado.

• Asegurarse de que se da la misma información a todos los participantes y al mismo tiempo.

• Asegurarse de que todas las ofertas se abren al mismo tiempo en un entorno controlado.

• El proceso de evaluación puede no ser objetivo o imparcial.

• Por ejemplo, la evaluación de ofertas puede no haberse hecho conforme a los criterios predeterminados de selección y adjudicación, o los evaluadores pueden no haber sido imparciales.

• Asegurarse de que ninguno de los evaluadores tiene un conflicto de intereses.

• Asegurarse de que los criterios de selección y adjudicación se aplican correctamente.

• Asegurarse de que las ofertas se evalúan sólo después de la fecha establecida para su presentación.

¿QUÉ PRODRÍA SALIR MAL? MEDIDAS DE CONTROL CLAVE.


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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• Puede ocurrir que se aplique un procedimiento de contratación pública equivocado.

•Por ejemplo, podrían aplicarse procedimientos de contratación pública del Beneficiario o del país beneficiario en lugar del procedimiento establecido en el Contrato.

• Asegurarse de que el procedimiento aplicado proporciona al menos el mismo nivel de competencia que el que establece el Contrato firmado con el Órgano de Contratación.

• Verificar que el procedimiento aplicado es el correcto conforme a los umbrales monetarios especificados en el Contrato.

• Puede haber irregularidades en la aplicación de los procedimientos competitivos requeridos.

• Por ejemplo, las necesidades de la contratación pueden dividirse en cantidades más pequeñas, lo que permitiría el uso de un procedimiento negociado en lugar de un procedimiento de licitación abierto.

• Planificar la contratación pública con mucha antelación para limitar el riesgo de irregularidades.

• Asegurarse de que todos los bienes/servicios de naturaleza semejante que se requieren en el mismo marco temporal se consideran juntos a la hora de calcular si superan el umbral monetario que determina el tipo de procedimiento de contratación pública que debe utilizarse.

• Pueden surgir conflictos de intereses. • Solicitar a los evaluadores que firmen una declaración donde hagan constar que no tienen ningún conflicto de intereses

• Asegurarse de que los licitadores no están relacionados entre sí.

• El contrato puede no adjudicarse conforme a los criterios adecuados.

• Establecer, justificándolos, criterios de adjudicación que tengan en cuenta el tipo de contrato y el tipo de artículo que se debe obtener.

¿QUÉ PRODRÍA SALIR MAL? MEDIDAS DE CONTROL CLAVE (continuación).


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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CONSEJOS BÁSICOS

Se debe contar con tiempo suficiente para ejecutar la contratación pública adecuadamente y de acuerdo con las normas.

Si no se realiza la planificación de la contratación con suficiente antelación, se puede caer en la tentación de “tomar atajos” para ganar tiempo.

Esto aumenta el riesgo de cometer irregularidades.

Para documentar con claridad el proceso de contratación pública, no es suficiente conservar archivadas las copias de tres ofertas. Los beneficiarios deben poder demostrar cómo gestionaron todo el proceso.

Se considera una buena práctica redactar un documento que describa los pasos que se han dado, desde la identificación inicial de los proveedores hasta la decisión final de contratación. No se requiere un documento exhaustivo; podría adoptar la forma de breve “anotación para el archivo”’.

Será útil para poder demostrar la gestión de todo el proceso en una fecha posterior.

Mensaje clave:

¡Planifique la contratación con mucha antelación!

Mensaje clave:

Todo el proceso debe estar documentado.


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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Certificado de origen:

El origen de los bienes se debe acreditar con un “certificado de origen”, es decir, un documento oficial emitido por las autoridades competentes del país de origen de los suministros (por ejemplo, la Cámara de Comercio).En el caso de los Presupuestos-programa, siempre se requiere un certificado de origen.► En el caso de los contratos de subvención,

solo se requiere un certificado de origen para el equipamiento o los vehículos con un coste por unidad superior a los 5 000 EUR (pero téngase en cuenta, por favor, que las normas sobre el origen deben respetarse incluso cuando se trata de gastos inferiores a esa cantidad).

Sin un certificado de origen, el Órgano de Contratación puede considerar que el gasto no es elegible.

Antes de suscribir un contracto con un proveedor, es recomendable manifestarle con claridad que se requiere un certificado de origen oficial.Es aconsejable aceptar la entrega del proveedor sólo en el caso de que éste haya presentado debidamente un certificado oficial de origen.

Mensaje clave:

¡No olvide las normas sobre el origen! Su incumplimiento es una causa frecuente de inelegibilidad.

Principio básico:

De conformidad con las normas de la UE, los suministros tienen que originarse en Estados y Territorios elegibles. Estos se establecen en la base jurídica que regula el instrumento financiero de acuerdo con el que se financia la acción.

Se puede disponer de una lista de los países elegibles para cada instrumento financiero en el anexo 2 de la PRAG.

¿Qué significa “origen”?

De acuerdo con las normas, los bienes “se originan” no en el país del proveedor, sino en el país en el que los bienes se produjeron o se montaron en última instancia. Esto es lo que significa su “país de orígen”.

¿Cuáles son las normas?

En el caso de las acciones gestionadas conforme a contratos de subvención, las normas están especificadas en el anexo IV del Contrato.

En el caso de las acciones gestionadas mediante presupuestos-programa, las normas se explicitan en la PRAG bajo el encabezamiento “Reglas sobre la nacionalidad y el origen” y “Excepciones a la norma sobre la nacionalidad y el origen”(Secciones 2.3.1 y 2.3.2).


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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Esto también significa que los contratos nodeben firmarse antes de que el proceso de contratación finalice.

Por la misma razón, si se empieza a trabajar con el proveedor/consultor/contratista antes de que finalice la contratación, el gasto será no elegible.

Toda la información contenida en el contrato con el contratista/consultor/proveedor debe ser igual que la ofrecida durante el proceso de contratación pública.

Cualquier desviación de los documentos de contratación en la redacción del contrato (por ejemplo, incluir cantidades superiores o precios más altos) puede plantear dudas sobre si el procedimiento se ha seguido correctamente.

Mensaje clave:

Asegúrese de que el contrato se ajusta a los procedimientos de contratación.

Mensaje clave:

Asegúrese de queel contrato

se firma en el plazo fijado.

Los beneficiarios pueden preparar el procedimiento de contratación pública con la antelación que deseen (incluso antes de que se inicie el periodo oficial para ejecutar la acción). Sin embargo, el contrato no puede ser adjudicado fuera del periodode ejecución oficial.

► En el caso de las subvenciones, el Beneficiario debe adjudicar (firmar) los contratos públicos durante el periodo de ejecución establecido en las Condiciones Particulares del Contrato de Subvención.

► En el caso de acciones gestionadas bajo presupuestos-programa, los contratos públicos deben adjudicarse (firmarse) antes de que termine la fase de ejecución operativa de los acuerdos financieros correspondientes (véase la Guía Práctica para Presupuestos-Programa, bajo “Finalización del plazo para ejecutar contratos”).


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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Las normas de la contratación pública no deben considerarse simplemente como un conjunto de formalidades administrativas. Las normas están ahí para garantizar un proceso de igualdad de oportunidades transparente, competitivo y eficiente.

En los siguientes ejemplos, el personal del proyecto ignoró estos objetivos básicos y se centró sóloen las formalidades:


Primer ejemploEn ciertas regiones, los proveedores locales puden ser analfabetos o incapaces de redactar ofertas por escrito. El personal del proyecto puede tener como única alternativa dirigir verbalmente el proceso de contratación local. Sin embargo, puede plantearse un problema si el personal del proyecto escribe él mismo las ofertas, “como si” estuvieran redactadas por los proveedores locales con el fin de tener documentación aparentemente formal para sus archivos del proyecto. En una auditoría, las ofertas “redactadas para la ocasión” podrían considerarse fraudulentas, porque la manera en la que están redactadas en realidad disfrazan la verdadera naturaleza del proceso.

En tal situación, el personal del proyecto debe documentar tanto la incapacidad de los proveedores locales para proporcionar ofertas escritas como cualesquiera negociaciones llevadas a cabo, y hacerlo de forma que refleje adecuadamente la realidad.

Segundo ejemploSi no se dispone de mucho tiempo, el personal del proyecto puede tener la tentación de dividir una contratación amplia en varios contratos de menor cuantía individual con el fin de usar un procedimiento simplificado en lugar de un procedimiento competitivo más largo.

Al hacer esto, el personal del proyecto puede creer que está cumpliendo las formalidades, porque tienen una documentación archivada que muestra que se ha aplicado un procedimiento de negociación simplificado.

Pero en realidad, al dividir la contratación, no han obedecido los principios fundamentales de contratación adecuada y transparente.

Mensaje clave:

¡No permita que las formalidades oscurezcan lo fundamental!


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm


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Mensaje clave:

En caso de duda, contacte con el Órgano de Contratación.

En algunas ocasiones, durante un procedimiento de contratación, los Beneficiarios pueden encontrarse en una situación específica no incluida en el Contrato.

Cuando surge alguna duda, los Beneficiarios no deben vacilar en contactar por escrito con el Órgano de Contratación para obtener aclaraciones sobre el procedimiento a seguir.

Los Beneficiarios también pueden usar procedimientos más elaborados, aunque no sean preceptivos para el Contrato. Consúltese La “Guía Práctica para los Procedimientos de Contrato para Acciones Exteriores Comunitarias”(PRAG), que se puede encontrar en inglés en:


En los anexos de la PRAG figuran los modelos usados para las declaraciones de imparcialidad, las actas de los comités de evaluación y las notificaciones.


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN


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Se insta a los Beneficiarios a que usen la Lista de Control de la Contratación Pública aquí presentada. Esta lista de control se ha realizado con el fin de ayudar a los Beneficiarios a que se aseguren de que su procedimiento es transparente, imparcial, no discriminatorio y eficiente.




GBGF- MÓDULO 3 – LISTA DE CONTROL DE LA CONTRATACIÓN


MÓDULO 3

CONTRATACIÓN

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MÓDULO 4 – GESTIÓN DE ACTIVOS


Yo trabajé en la ONG “DALITMUNDIA” como jefe de equipo de varios proyectos localizados en un pequeño país de África. Durante algunos años, la ONG gestionó una serie de proyectos sucesivos financiados con fondos de la UE que requerían un elevado número de vehículos.

Para reducir los costes, la mayoría de los vehículos necesarios para el proyecto se adquirieron localmente, algunos de segunda mano.

En un control de uno de nuestros proyectos, los auditores contratados por el Órgano de Contratación descubrieron que algunos vehículos de segunda mano habían sido financiados con fondos de la UE de proyectos anteriores y gestionados por la ONG. Se trataba de vehículos que habían sido donados a beneficiarios locales que posteriormente nos los habían revendido sin justificante alguno. La auditoría descubrió que algunos conductores locales que trabajaban para el proyecto estaban usando, de hecho, los vehículos del proyecto como taxi fuera de sus horas de trabajo. Esta cuestión no se detectó porque los libros de registro usados en los vehículos no eran precisos.

Los auditores informaron de sus hallazgos, que causaron mucha turbación entre los gestores de la ONG.

Moraleja: el equipo de nuestro proyecto no había detectado estas irregularidades debido al uso de unos procedimientos deficientes de gestión de activos. Si nuestros procedimientos hubieran sido mejores, estos problemas no se habrían planteado.

MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS


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En los proyectos que implican subvenciones y presupuestos-programa se pueden adquirir activos valiosos.

Es importante para los beneficiarios últimos del proyecto que estos activos se usen para los propósitos previstos y se mantengan a buen recaudo para que puedan seguir produciendo beneficios durante mucho tiempo.

¿POR QUÉ LA GESTIÓN DE ACTIVOS ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

Es esencial gestionar adecuadamente los activos del proyecto, tanto para garantizar una gestión financiera responsable como para impedir irregularidades o fraude.

Este módulo explica las medidas específicas utilizadas para gestionar los activos. Los procedimientos para adquirir estos activos (contratación pública) se examinan en el Módulo 3.



► ¿Qué podría salir mal? Medidas de control clave.



Mensaje clave:

Los activos del proyecto deben mantenerse a buen recaudo y usarsepara los fines previstos.

MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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A continuación se resumen los requisitos contractuales principales de la gestión de activos en acciones exteriores financiadas con fondos de la UE por medio de contratos de subvención, contratos de servicios y presupuestos-programa.


• Contratos de Subvención Las Condiciones Generales de los contratos de subvención especifican lo siguiente:

► Si el Beneficiario no tiene su base de operaciones radicada en el país donde el proyecto se ejecuta, el equipamiento, los vehículos y los suministros financiados con cargo al presupuesto del proyecto deben transferirse a socios locales y/o a los beneficiarios al final del proyecto. Debe guardarse un justificante de esta transferencia (Artículo 7).

► Para ser elegibles, los costes deben cumplir los requisitos de una gestión financiera responsable, en particular los relativos a economía y eficiencia (Artículo 14.1.e)).

• Si un Beneficiario no comprueba que sus activos del proyecto se guardan a buen recaudo y se usan adecuadamente, es posible que no se estén cumpliendo las citadas condiciones.

► La compra de tierra o de edificios no es elegible, salvo que lo requiera la ejecución del proyecto. En ese caso, la propiedad tiene que transferirse a los beneficiarios finales o a los socios locales al término de la acción (Artículo 14.6).

► Debe mantenerse un registro de los activos fijos. En el caso de los vehículos, debe mantenerse un registro del kilometraje y el consumo de combustible (Artículo 16.3).

• Contratos de Servicios Los contratos de servicios no suelen implicar activos. Sin embargo, si éste fuera el caso, el Contratista tendrá que consultar el Contrato para conocer las normas a seguir.

Mensaje clave:



MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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• Presupuestos-Programa La Guía Práctica para Presupuestos-Programa requiere que los beneficiarios:

► mantengan un inventario permanente de los bienes de inversión y de capital (véase “Documentos de supervisión financiera”, sección 4.1.4);

► mantengan los registros que prueban los gastos corrientes de los vehículos ysupervisen el coste de cada vehículo, por medio, por ejemplo, de libros de registro(véase el anexo 11, bajo “Coste de los vehículos”);

► transfieran el material y el equipamiento a la administración pertinente en el país beneficiario una vez que termine el programa; hay que documentar esta transferencia (véase “Transferencias de material y equipamiento”, sección 4.1.10);

► usen el material y el equipamiento exclusivamente para llevar a cabo las actividades del programa (la misma sección).

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia por medio de otro tipo de contrato, el Beneficiario debe atenerse a sus disposiciones.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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• El registro de activos puede ser inadecuado o no existir.

Sin un registro de activos adecuado, puede ser imposible saber dónde están localizados los activos del proyecto, si existen todavía, y para qué se usan.

• Guardar y mantener un registro de activos claro y actualizado que coincida con los registros contables y que permita la identificación fácil de los activos físicos de que se trate.

• Puede que no se realice regularmente un control material de los activos.

• Como consecuencia, puede resultar imposible saber si los activos siguen existiendo y están en buen estado. Además, los robos o pérdidas pueden pasar desapercibidos.

• Inspeccionar los activos con regularidad.

Es una práctica ampliamente aceptada realizar un inventario material completo de todos los activos al menos una vez al año.

• Puede que los activos no estén claramente identificados como activos del proyecto.

• Como consecuencia, los activos del proyecto pueden acabar mezclados con otros activos que no lo son, de tal forma que puede resultar imposible recuperarlos.

• Asegurarse de que todos los activos del proyecto son debida y materialmente identificados (p.ej. con etiquetas adhesivas o numeradas, etc.).

• El uso de los activos puede no estar adecuadamente supervisado.

• Por ejemplo, puede que los libros de registro de los vehículos no se mantengan adecuadamente o que el uso de los bienes fungibles no esté supervisado. Esto significa que los activos podrían usarse incorrectamente o ser robados.

• Asegurarse de que existen instrumentos adecuados para supervisar el uso de los activos del proyecto, incluyendo los bienes fungibles (véase Instrumentos y Modelos para una sugerencia de instrumentos fáciles de usar).



MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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Los riesgos con los activos del proyecto pueden ser elevados o reducidos, dependiendo de la clase de activos. Por lo tanto, los Beneficiarios tienen que identificar los principales riesgos que afectan a sus activos para determinar la mejor manera de protegerlos.

He aquí algunos ejemplos de los diferentes riesgos por clase de activos:

CONSEJOS BÁSICOS

► Equipamiento móvil. Por ejemplo, los ordenadores, el material de oficina y los vehículos presentan un riesgo elevado de uso incorrecto.

Para protegerse de este tipo de riesgo, establecer un registro de inversión actualizado. En el caso de los vehículos, proporcionar un libro de registro de kilometraje.

► Bienes fungibles. Por ejemplo, la gasolina, el aceite, las semillas, las herramientas pequeñas y las piezas de repuesto, presentan un riesgo elevado de robo. Para protegerlos, utilícese un sistema de inventario estricto.

► Infraestructura (normalmente sólo estáincluida en los Presupuestos-Programa). Por ejemplo, los edificios, las carreteras y un sistema de riego tienen menor riesgo de ser robados. Si embargo, corren el riesgo de deteriorarse si no se mantienen. También corren el riesgo de ser mal utilizados o de no ser utilizados por los beneficiarios finales.

Para proteger este tipo de activo, establecer un buen sistema de mantenimiento y un sistema de inspección material.

Mensaje clave:

Los diferentes tipos de activos requieren medidas de control diferentes.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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En aras de la eficacia, un registro de los activos de inversión debe contener información suficiente de modo que cada activo enumerado pueda identificarse en los registros contables y se corresponda con el activo material en cuestión.


Esta información incluye:

► El número de identificación y la descripción del activo (por ejemplo, el tipo, el modelo y el número de serie).

► El coste del activo, que debe corresponderse con las cuentas del proyecto.

► La fecha de adquisición y la referencia a su entrada correspondiente en los registros de contabilidad (por ej., el número de referencia de la factura del vendedor).

► El número de identificación del activo en los registros del proyecto (este número debe figurar también en una etiqueta pegada al activo para poder identificarlo).

► La localización del activo (y, en el caso del equipamiento móvil, el lugar donde estáubicado).

► La persona y/o departamento responsable del activo.

Un modelo ad hoc para el registro de activos se proporciona en los Instrumentos y Modelos de uso en el presente documento.

Para asegurarse de que el registro es fiable, los Beneficiarios deben comprobar con regularidad que se corresponde tanto con los registros contables como con los activos materiales de que se trate.

Mensaje clave:

Un registro de los activos de inversión es un instrumento de control vital.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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En general, se considera práctica adecuada el control total del inventario de todos los activos del proyecto al menos una vez al año.

Los bienes fungibles, más expuestos a errores, requieren una inspección más frecuente.

Para su recuperación, se asignará a cada activo un número de identificación (interno del proyecto).

Este número de identificación debe anotarse en una etiqueta pegada materialmente al activo. Debe quedar también constancia en el registro de activos.

Mensaje clave:

El control de los bienes implica una inspección regular.

Mensaje clave:

Los activos de inversión tienen que poder identificarse materialmente a efectos de comprobación.

Esto contribuirá a conciliar el registro con el activo material y viceversa.

También facilitará los controles materiales posteriores.


Inspeccionar con regularidad todos los activos del proyecto para asegurarse de que siguen existiendo, están en buenas condiciones de funcionamiento y siguen utilizándose para el proyecto.

MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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Determinados proyectos pueden incluir grandes cantidades de bienes fungibles, como la gasolina, las piezas de repuesto y las pequeñas herramientas.

Como estos artículos son fungibles, el registro de de la inversión es menos apropiado. La mejor manera de controlar los bienes fungibles es mantener un inventario permanente.

Mensaje clave:

Para controlar los bienes fungibles se requierenregistros de inventario permanentes.

Para permitir controles apropiados, los registros de inventario permanentes tienen que proporcionar una descripción de cada artículo, y registrar la cantidad y los movimientos de entrada (compra) o salida (uso o distribución).

Se ofrece un modelo ad hoc para los registros de inventario permanentes en el apartado de Instrumentos y Modelos.

Para asegurarse de que los registros de inventario permanentes son fiables, deben realizarse inspecciones regulares.

Mensaje clave:

¡Las divergencias deben investigarse y resolverse inmediatamente!

Las inspecciones de los activos de inversión y/o el inventario de bienes fungibles pueden revelar divergencias.

Se insta encarecidamente a los Beneficiarios a investigar inmediatamente cualquier divergencia.

Esto aumentará la posibilidad de identificar la causa y recuperar el activo en cuestión.

Si la investigación resulta infructuosa, el Beneficiario tendrá que ajustar los registros del proyecto para reflejar la pérdida de activos.

Se insta a los Beneficiarios a que registren las pérdidas/robos de activos en una relación ad hoc y a reflejarlos en el informe financiero.

Estas bajas en los libros contables deben ser aprobadas por la autoridad correspondiente del proyecto.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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La buena gestión requiere que los Beneficiarios tomen medidas para asegurarse de que los activos se usan efectivamente y sólo para el proyecto.

La falta de control del uso efectivo de los activos puede exponer el proyecto al riesgo de un uso fraudulento de sus activos.

Si los activos se utilizan para un fin que no guarda relación con el proyecto, los costes soportados pueden ser declarados no elegibles.

Mensaje clave:

El control del uso de los activos es vital.

Los posibles controles del uso de activos incluyen:

► En el caso de vehículos, se puede mantener un libro de registro para cada vehículo que refleje el kilometraje y se revise con regularidad.

► El apartado Instrumentos y Modelos contiene un modelo de libro de registro ad hoc.

► En el caso de productos destinados a la distribución, se pueden obtener recibos de los beneficiarios últimos para asegurarse de que los bienes se han usado sólo para el propósito previsto.

► En el caso de activos de infraestructura en Presupuestos-Programa, se pueden hacer inspecciones regulares para comprobar que se están usando realmente.

Determinados proyectos arriendan activos en lugar de comprarlos. Por ejemplo, pueden arrendar vehículos, equipamiento o instalaciones.

Si el proyecto es responsable del uso de estos activos, se considera una buena práctica supervisar su uso de la misma manera que el proyecto supervisa el uso de sus propios activos.

Los controles del uso de activos arrendados incluyen:

► Para vehículos arrendados, se puede mantener un libro de registro donde consten los viajes para los que se han usado los vehículos.

► Para un gran proyecto que requiera el alquiler de varios edificios para alojar al personal temporal, se puede mantener un registro de los edificios alquilados y del emplazamiento y uso de esos edificios, junto con las fechas exactas de la duración del alquiler.

Mensaje clave:

¡Es necesario controlar también los activos arrendados!


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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Un Beneficiario que participa en una transacción sospechosa puede estar expuesto al fraude. Por lo tanto, la prudencia aconseja evitar las transacciones que no son totalmente razonables.

He aquí algunos ejemplos de aspectos que requieren atención:


Productos de segunda mano: si se compra equipamiento de segunda mano para el proyecto, se debe consultar su historial de propiedad para evitar adquirir equipamiento que fue financiado originalmente con fondos de la UE en el marco de un proyecto previo para acciones exteriores.

Esta precaución tiene especial importancia en el caso de compras locales de vehículos de segunda mano.

Siempre es mejor consultar la hoja de vida de los vehículos de segunda mano alquilados.

Activos del Beneficiario alquilados para el proyecto: Debido al conflicto inherente de intereses, el equipamiento que pertenece a un Beneficiario no se debe alquilar para el proyecto. El Órgano de Contratación considerará, por lo general, que el coste de uso de este equipamiento estácubierto por el tanto alzado acordado de los costes indirectos de las subvenciones o por la cuota para los servicios.

En las subvenciones, en casos excepcionales, los costes de depreciación de la utilización de un equipamiento perteneciente al Beneficiario pueden calificarse de costes elegibles. Es necesario reflejar debidamente esta excepción en el contrato.

En este caso, el Beneficiario tiene que poder demostrar que el alquiler no le reporta ganancia alguna.

Mensaje clave:

Deben evitarse acuerdosconfusos o defectuosos.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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En determinados casos, el Contrato dispone que el Beneficiario transfiera equipamiento, vehículos y suministros financiados con cargo al presupuesto del proyecto a socios locales u otros beneficiarios del país beneficiario.

Estas transferencias han de hacerse, a mástardar, cuando termine el plazo de realización del proyecto.

En estos casos, las transferencias deben documentarse y es necesario conservar los justificantes junto a la documentación general del proyecto.

En el caso de las subvenciones, deben adjuntarse al informe final copias de los justificantes de la transferencia de activos, equipamiento y vehículos cuyo coste sea superior a 5 000 EUR por unidad.

En el apartado Instrumentos y Modelos se ofrece un ejemplo de modelo para la transfencia de activos.

Mensaje clave:

Las transferencias de activos tienen que demostrarse adecuadamente.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS


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Los siguientes instrumentos se pueden descargar del sitio web de EuropeAid en:


GBGF- MÓDULO 4 – MODELO PARA TRANSFERENCIA DE ACTIVOS

GBGF- MÓDULO 4 – MODELO PARA EL REGISTRO DE ACTIVOS

GBGF- MÓDULO 4 – MODELO PARA EL REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE

GBGF- MÓDULO 4 – MODELO PARA LIBROS DE REGISTRO DE VEHÍCULOS

Se trata de modelos indicativos, ejemplos no obligatorios que los Beneficiarios podrán adaptar como consideren oportuno.


MÓDULO 4

GESTIÓN DE

ACTIVOS

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MÓDULO 5 – GESTIÓN DE NÓMINAS Y PRESENCIAS


La empresa “AIDCONSULT” gestionó un contrato (de servicio) de asistencia técnica para un proyecto financiado con fondos de la UE. El contrato de servicios lo ejecutó en Borduras, Latinoamérica, un equipo de expertos expatriados y un equipo de personal local.

Los auditores nombrados por el Órgano de Contratación para que auditara el contrato advirtieron que una cantidad elevada de fichas de presencia del personal internacional había sido rellenada antes de que el trabajo se realizara.

Los auditores advirtieron también que las fichas de presencia de algunos trabajadores locales contenían errores obvios (como por ejemplo que un mismo día habían entrado dos veces o habían trabajado 33 días del mismo mes). Como los trabajadores locales en cuestión eran remunerados por día trabajado, esto significaba que se les había pagado de más.

También descubrieron que algunos trabajadores habían cobrado día tras día, incluyendo sábados y domingos, durante todo el periodo de vigencia del proyecto (hasta un periodo in interrumpido de cuatro meses).

Lo que ocurrió: Estos problemas no fueron detectados por la empresa porque no había controlado eficazmente las fichas de presencia. Como resultado, el Órgano de Contratación pidió a la empresa que rectificara sus facturas. La empresa no pudo recuperar las cantidades pagadas en exceso al personal local del proyecto, de forma que tuvo que asumir ella el pago de la diferencia.

MÓDULO 5


GESTIÓN DE NÓMINAS

Y PRESENCIAS

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Los recursos humanos constituyen un componente principal del coste en muchos proyectos, particularmente en los contratos de servicios.

En tales proyectos, es esencial controlar y explicar adecuadamente los costes.

¿POR QUÉ LA NÓMINA ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

Los aspectos críticos de los costes de la nómina incluyen:

► un cálculo adecuado del pago y el cumplimiento de las normas de la seguridad social nacional y otras normativas aplicables;

► la contratación de personal apropiado;

► sistemas convenientes de asignar costes de personal a los proyectos;

► un oportuno control de presencias;

► Prácticas de remuneración responsables.





► Cuestión específica – Compensación por permiso.


Mensaje clave:

La nómina es un coste significativo que debe controlarse adecuadamente.

MÓDULO 5


Y PRESENCIAS

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A continuación se resumen los principales requisitos contractuales concernientes a la gestión de las nóminas y presencias en las acciones exteriores financiadas con fondos de la UE mediante contratos de servicios, subvenciones y presupuestos-programa.


• Contratos de subvención Las Condiciones Generales de los contratos de subvención:

► Definen los costes de nómina ELEGIBLES como “el salario bruto real del personal contratado para la acción, incluyendo las cotizaciones a la seguridad social y otros costes relacionados con la remuneración”. Estos costes de nómina no pueden exceder de los asumidos normalmente por el Beneficiario o sus socios (Artículo 14(2)).

► Especifican que los justificantes que hay que aportar son registros salariales como contratos, fichas de presencia y nóminas (divididos en salario bruto, cotizaciones a la seguridad social, seguros y salario neto (Artículo 16.3).

Mensaje clave:



MÓDULO 5


Y PRESENCIAS

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• Contratos de Servicios Las Condiciones Generales de los contratos de servicios incluyen muchas normas sobre la gestión del personal. A continuación se resumen las más importantes.► En el caso de un contrato de servicios basado en honorarios, deben mantenerse

fichas de presencia que registren los días u horas trabajadas por el personal del Consultor. Estas fichas de control deben ser aprobadas mensualmente por el director del proyecto o cualquier persona autorizada por el Órgano de Contratación (Artículo 24.2).

► El Consultor tiene que informar al Órgano de Contratación acerca de todo el personal designado para llevar a cabo las tareas, además de los expertos clave que figuran en el contrato (Artículo 16.1).

► El Consultor no puede cambiar el personal acordado sin la aprobación previa del Órgano de Contratación (Artículo 17).

► Los días y las horas de trabajo del personal del Consultor deberán cumplir las leyes, reglamentos y costumbres del país beneficiario y los requisitos del trabajo (Artículo 21).

► En los contratos de servicios basados en honorarios, los importes han de tener en cuenta el permiso anual. Los días tomados como permiso anual no se consideran jornadas laborales (Artículo 22).

► El Consultor debe respetar las normas laborales básicas internacionalmente acordadas como, por ejemplo, la legislación laboral básica de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), las convenciones sobre la libertad de asociación y de negociación colectiva, la eliminación del trabajo obligatorio, la eliminación de la discriminación en el empleo y la ocupación, y la abolición del trabajo infantil (Artículo 8.2).

► No es posible contratar como expertos para contratos en el país beneficiario a funcionarios o agentes públicos de ese país, a menos que el Órgano de Contratación lo haya aprobado (Artículo 9.5).


MÓDULO 5


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• Presupuestos-Programa La Guía práctica de los Presupuestos-Programa, bajo el encabezamiento “Gestión del Personal”, Sección 4.1.9, establece que:► Las normas para gestionar las diversas categorías del personal deben exponerse

en las disposiciones administrativas de los presupuestos-programa. Deben incluirlos procedimientos para reclutar personal, la legislación nacional aplicable, el tipo de contrato usado y los derechos sociales pertinentes.

► Los procedimientos de reclutamiento y remuneración para gestionar el personal deben ser aprobados por el Jefe de la Delegación de la UE.

► A efectos de la contratación del personal se deberán redactar los pliegos de condiciones y contratos pertinentes. Estos contratos normalmente se harán por un plazo fijo coincidiendo con el del presupuesto-programa. Deberá adjuntarse a los presupuestos-programa la lista de los miembros del personal, sus escalas salariales y sus dietas adicionales.

► El administrador de anticipos y el contable de anticipos deben llevar un registro actualizado del personal y las nóminas con cuadros mensuales que muestren los detalles del gasto en personal. Cada año debe redactar también una lista de los miembros del personal con sus nombres y funciones, explicitando los costes de su sueldo y las contribuciones pertinentes.

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia por medio de otros tipos de contrato, es necesario atenerse a sus disposiciones.


MÓDULO 5


Y PRESENCIAS

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• Podría ser imposible mostrar la cantidad de tiempo que el personal ha dedicado al proyecto.

• Establecer un sistema de fichas de presencia para registrar y controlar el tiempo que dedica el personal al proyecto. Mantenerlas fichas de presencia de todo el personal bajo el control de una persona responsable.

• Además, guardar justificantes y tarjetas de embarque del personal expatriado que trabaja en los países beneficiarios, que indiquen las fechas de llegada y salida relacionadas con el proyecto.

• El tiempo indicado por el personal en las fichas de presencia puede no ser fiable.

• Asegurarse de que las fichas de presencia son revisadas por un individuo responsable que pertenezca al proyecto (por ejemplo, el jefe del equipo o el jefe de la unidad de apoyo del proyecto).

• En el caso de los contratos de servicios, el Consultor puede asignar personal al proyecto sin informar al Órgano de Contratación.

• Informar al Órgano de Contratación de cualquier nueva incorporación antes de que la persona en cuestión empiece a trabajar en el proyecto.

• Los costes salariales reales pueden no determinarse correctamente o la cuantía puede resultar inasumible.

• Guardar registros de la nómina de acuerdo con la legislación nacional aplicable. Redactar nóminas por persona y en conjunto.

• Asegurarse de que las escalas salariales se ajustan a los niveles de mercado.

• Puede que no se observe el reglamento de la seguridad social y/o la legislación laboral nacional pertinente.

• Contemplar la posibilidad del recurso a una oficina especializada en gestión de nóminas.

• Es posible que se paguen dietas indebidas al personal (por día, etc.) y se carguen al proyecto.

• Asegurarse de que se justifica cualquier dieta pagada al personal.



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Y PRESENCIAS

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CONSEJOS BÁSICOS

Un sistema efectivo de fichas de presencia puede ayudar a lograr varios objetivos importantes:► Asignar los costes de personal al proyecto en

función del tiempo real dedicado al proyecto.

► Asignar el trabajo a la actividad correcta en el proyecto.

► Comprobar que el personal está realmente presente.

► Documentar el trabajo del personal en el proyecto.

► Se insta a los beneficiarios a establecer un sistema de fichas de presencia para gestionar el tiempo del personal, aun cuando las Condiciones Contractuales no lo requieran.

Mensaje clave:

Contemple el uso de fichasde presencia aun en el caso deque el contratono las requiera.

Los requisitos de las fichas de presenciapueden ser más o menos estrictos en función de los objetivos.

Por ejemplo, si el personal trabaja en varios proyectos diferentes durante un mismo periodo, se necesitará un sistema más estricto que si el personal es contratado para trabajar exclusivamente en un solo proyecto.

La siguiente página presenta las medidas básicas que se pueden tomar para hacer más riguroso el sistema de fichas de presencia.


MÓDULO 5


Y PRESENCIAS

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Entre otras medidas adecuadas para hacer que un sistema de fichas de presencia sea más eficaz, se incluyen:


► Preparación por parte del personal implicado: acordar que las fichas de presencia sean rellenadas por las personas que realizan el trabajo. Que firmen sus fichas para admitir la responsabilidad del tiempo que han dedicado.

► Preparación puntual: exigir al personal del proyecto que entregue sus fichas no más tarde de uno o dos días después del término del plazo establecido. Para fomentar la fiabilidad, controlar este plazo.

► Periodicidad: la regularidad de las fichas de presencia ha de ser suficientemente breve (semanalmente, bisemanalmente o, como mucho, mensualmente).

► Integridad de los datos: una vez que la ficha se ha rellenado y aprobado, el miembro del personal no debe poder enmendarla.

► Formato normalizado: establecer un formato de ficha de presencia normalizada de uso obligatorio para todo el personal. Esto mejorará la disciplina del personal.

► Revisión y aprobación: que las fichas del personal sean revisadas y aprobadas por un superior directo (por ejemplo, el jefe del equipo, en el caso de un contrato de servicios).

Si el objetivo de las fichas requeridas es evitar el absentismo, contemplar la posibilidad de pedir al personal que entregue sus fichas a su superior diariamente (de otro modo, la revisión del superior puede ser menos efectiva).

► Conciliación del tiempo total trabajado: Si el personal trabaja en varios proyectos simultáneamente, tener una idea general del tiempo que dedica cada individuo a los diferentes proyectos, que debe coincidir con el tiempo total que ha trabajado el individuo en cuestión. Esta práctica evitará que un mismotiempo trabajado se cargue dos veces.

► Uso de un programa informático para registrar el tiempo: (esto es importante principalmente en el caso de los contratos de servicios). Si un Beneficiario tiene su propio sistema interno de registro de presencias, asegurar que las fichas entregadas al Órgano de Contratación del proyecto coinciden con su sistema interno de registro de presencias.

Mensaje clave:

Considere en qué consiste un buen sistema de fichas de presencia.


MÓDULO 5


Y PRESENCIAS

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Si se ha nombrado a un miembro del personal en el presupuesto del proyecto o en la propuesta del proyecto, recabar siempre la aprobación por escrito del Órgano de Contratación antes dehacer un cambio.

El presupuesto del proyecto y la propuesta del proyecto forman parte del acuerdo contractual entre el Beneficiario y el Órgano de Contratación. Los cambios en los términos del Contrato requieren una cláusula adicional o enmienda.

Mensaje clave:

Asegúrese de que se utiliza al personal acordado en el proyecto.

Los Beneficiarios no deben sustituir nunca a un miembro del personal que haya sido aprobado por el Órgano de Contratación sin obtener su autorización previa por escrito.

En el caso de los contratos de servicios, se debe notificar por escrito al Órgano de Contratación la inclusión de cualquier experto no clave que no haya sido nombrado en el Contrato.

Mensaje clave:

Asegúrese de que el personal del proyecto trabaja durante el periodo de vigenciadel contrato.

Los contratos para acciones exteriores con fondos de la UE fijan por lo general un plazo para ejecutar la acción.

Los costes de personal por un trabajo realizado fuera de ese plazo son no elegibles.

Los Beneficiarios deben informar a los miembros del personal del inicio y término del plazo de ejecución del proyecto, que es el único periodo durante el cual pueden trabajar en el proyecto.


MÓDULO 5


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Los Beneficiarios nunca deben “eludir” las cotizaciones a la seguridad social y los impuestos sobre la renta para reducir los costes del proyecto. Tampoco se debe permitir al personal del proyecto evadir esas cotizaciones para incrementar la cuantía de su salario neto.

Como consecuencia de ello, el Beneficiario o su personal podrían tener que hacer frente a penalizaciones impuestas por las autoridades nacionales.

Esto implicaría el riesgo inaceptable de perjudicar la reputación de los proyectos financiados con fondos de la UE en el país en cuestión.

Mensaje clave:

Asegúrese del riguroso cumplimiento de las leyes tributarias y sociales.

Guardar suficiente documentación que demuestre el cumplimento de las legislaciones social y tributaria. Por ejemplo:► contratos de trabajo correctamente redactados;

► nóminas que muestren que el salario bruto y el neto se corresponden para cada miembro del personal y para la entidad en su conjunto;

► copias de las declaraciones de impuestos cuando las requiera la legislación nacional;

► declaraciones de impuestos presentadas a las autoridades nacionales relativas a la seguridad social y al impuesto sobre la renta, conciliadas con la nómina y el comprobante de pago a las autoridades;

► posiblemente, el comprobante de pago por parte del miembro del personal, cuando la persona en cuestión sea responsable, de conformidad con el reglamento nacional, de cotizar a la seguridad social y hacer una declaración de impuestos (considerar pedir al personal que aporte ese comprobante);

► como la legislación social de algunos países puede ser compleja, si el contable del proyecto no estáfamiliarizado con las normas del país, sería aconsejable obtener la ayuda de una oficina especializada en nóminas.


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Recordar que el objetivo básico del pago de las dietas al personal del proyecto o a otras personas es el evitar el tener que reembolsar los gastos efectivos.El pago de dietas que no sean proporcionales al reembolso razonable puede causar varios problemas. Por ejemplo:► Unas dietas excesivas para la asistencia

a una formación determinada podrían atraer participantes no motivados que solo asisten por la dieta y no por la formación en sí.

► Unas dietas de misión excesivas pueden inducir al personal del proyecto a realizar misiones innecesarias que no favorecen los intereses del proyecto.

Mensaje clave:

En el caso de las dietas, use siempre prácticas responsables.

Los Beneficiarios deberían tener en cuenta lo siguiente:

► En el caso de dietas de asistencia a formación, fijar la dieta en un nivel compatible con el reembolso razonable de los gastos. Documentar la base para fijar la dieta. Evitar pagar “honorarios” o “remuneración” por asistir a cursos de formación.

► Mantener listas de asistencia. Exigir a los participantes que aporten información sobre los cursos de formación.

► En el caso de las dietas de misión (per diem) , recordar que las cantidades que publica la CE son las máximas aplicables. Los Beneficiarios siempre pueden pagar cantidades inferiores (por ejemplo, si la misión se realiza en regiones del país más baratas o si los costes reales son menores).

► En el caso de las dietas de misión, guardar documentación apropiada que demuestre que la misión se ha realizado efectivamente (órdenes de misión, informes de misión, tarjetas de embarque en misiones internacionales, copias de las facturas de hotel en las que se indiquen las fechas de llegada y salida, etc.)


MÓDULO 5


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Las modalidades poco claras constituyen una fuente de riesgo potencial. Se aconseja a los Beneficiarios que revisen la modalidades de remuneración para asegurarse de su absoluta transparencia.

A continuación se ofrecen algunos ejemplos de modalidades potencialmente arriesgadas:


Donaciones del personal: en proyectos con contenido humanitario o social, algunos miembros del personal del proyecto podrían querer donar parte de su salario al proyecto. Aunque realicen su donación de buena fe, esto podría causar, desde el punto de vista de la gestión financiera, los siguientes problemas:

► En el caso de contratos de reembolso de costes, la donación puede reducir efectivamente los costes de nómina del proyecto, reduciendo asílos costes elegibles en proporción a la cuantía de la donación.

► Si la donación se hace mediante una deducción del salario, podría ser difícil demostrar más tarde que el acuerdo no fue ideado para inflar la base de los costes del proyecto.

Por estas razones, los Beneficiarios deben ser muy prudentes con este tipo de transacciones. Se aconseja a los Beneficiarios que quieran acordar donaciones del personal que antes de proceder se lo comuniquen al Órgano de Contratación.

Salarios adicionales : En determinados proyectos, puede ser necesario pagar salarios adicionales (complementos) a, por ejemplo, miembros del personal enviados por las autoridades nacionales en comisión de servicio, con el fin de animarlos a trabajar para el proyecto financiado por la UE.

Sin embargo, estos podrían suscitar la crítica de otros actores nacionales, lo que podría traducirse en una publicidad negativa. Si los complementos se financian mediante una reducción de los salarios de otros miembros del personal, esto podría constituir un semillero de irregularidades y conflictos sociales.

Si el proyecto paga complementos, los Beneficiarios deben asegurarse de que la cuantía, los criterios de asignación y los medios de financiación son totalmente transparentes. Se recomienda recabar la autorización de la Delegación correspondiente de la UE antes de llegar a este tipo de acuerdo.

Mensaje clave:

¡Evite siempre modalidades ambigüas o poco claras!


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CUESTIÓN ESPECÍFICA – COMPENSACIÓN POR PERMISO

En el caso de las subvenciones o presupuestos-programa, las condiciones de la mayoría de los contratos aplican los siguientes principios:

► base real: el Órgano de Contratación reembolsa el coste del salario real del empleado, es decir, su sueldo bruto más la seguridad social y el seguro social.

► principios de contabilidad generalmente aceptados: los registros de contabilidad del proyecto deben guardarse de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en el país del Beneficiario.

Como la mayoría de los países se adhieren al principio de contabilidad por devengo, éste es el método que los Beneficiarios tendrán que aplicar normalmente.

En el recuadro de la derecha se exponen algunos ejemplos del principio de contabilidad por devengo para pagar la compensación por permiso.

EJEMPLOS

► El empleado de un proyecto tiene derecho, de acuerdo con la legislación nacional, a 30 días de permiso de vacaciones pagadas por año trabajado. El proyecto dura 10 meses y el empleado coge sus 30 días de vacaciones durante el periodo de vigencia del proyecto.De acuerdo con el principio de contabilidad por devengo, la proporción del coste salarial del permiso correspondiente al proyecto es 30 días x 10/12, es decir, 25 días de remuneración (y no 30 días durante el periodo de vigencia del proyecto).

► Si ese mismo empleado no se toma el permiso durante el periodo de vigencia del proyecto y prefiere cogérselo al término de éste, la proporción del coste salarial del permiso correspondiente al proyecto sigue siendo de 25 días de remuneración (y no cero).


MÓDULO 5


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GBGF- MÓDULO 5 – MODELO PARA NÓMINAS(Se incluyen 2 modelos)

GBGF- MÓDULO 5 – MODELOS DE FICHAS DE PRESENCIA(Se incluyen 2 modelos)


MÓDULO 5


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MÓDULO 6 – GESTIÓN BANCARIA Y DE EFECTIVO


Nuestra ONG “Cruz Verde”, estaba radicada en el Reino Unido y gestionaba varios proyectos financiados con subvenciones de la UE. Uno de nuestros proyectos se realizaba en varios países latinoamericanos con la ayuda de socios locales. Además de los fondos de la UE, el proyecto estaba cofinanciado por nosotros y por la “Cruz Azul Estadounidense”, una organización benéfica radicada en EE.UU. (un socio regular de nuestra ONG del Reino Unido), así como por nuestros socios locales.

Conforme a la práctica usual de nuestra organización, los fondos en EUR recibidos del Órgano de Contratación se convertían inmediatamente en libras esterlinas. Dependiendo de los requisitos de los socios locales, traspasábamos los fondos necesarios a nuestro socio de EE.UU., que los convertía en dólares estadounidenses y los traspasaba en dólares a nuestros socios latinoamericanos junto a su propia contribución.

Cada socio local preparaba un informe financiero en su moneda nacional y luego nos lo presentaba. Luego nuestro departamento de contabilidad en Londres los reorganizaba en un informe financiero general del proyecto en libras esterlinas, presentado junto a su equivalente en EUR.

Lo que sucedió: En una auditoría de nuestro proyecto a instancias del Órgano de Contratación, nuestro departamento financiero fue incapaz de facilitar una cantidad exacta del interés que generaron los anticipos de la UE. Tampoco fue capaz de conciliar los adelantos pagados por el Órgano de Contratación, las contribuciones de nuestro socio estadounidense, nuestros socios locales y nuestra ONG con los gastos del proyectos declarados en nuestro informe financiero final. Tampoco pudo conciliar las fluctuaciones en el tipo de cambio que se produjeron en el ínterin.

Por consiguiente, los auditores plantearon objeciones en el informe que presentaron al Órgano de Contratación.

Moraleja: Estos problemas se podían haber evitado si se hubieran usado técnicas bancarias más rigurosas, como las que se describen en este módulo.

MÓDULO 6

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GESTIÓN BANCARIA


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Este módulo es particularmente importante para los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa y subvenciones.

Estos proyectos dependen de los fondos aportados por el Órgano de Contratación y podrían tener que cerrarse si no disponen de ellos.

¿POR QUÉ LA GESTIÓN BANCARIA Y DE EFECTIVO ES UN ÁREA FINANCIERA CLAVE?

La buena gestión de los recursos financieros es crítica para estos proyectos.

El Órgano de Contratación querrá saber, por lo general, cómo se han empleado sus fondos.






Mensaje clave:

El efectivo tiene que guardarse en un lugar seguro y debe hacerse un uso adecuado de los bancos. De otro modo, el proyecto correrá peligro.

MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA

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A continuación se resumen los requisitos contractuales principales para la gestión bancaria y de efectivo en acciones exteriores financiadas con fondos de la UE por medio de contratos de servicios, subvenciones y presupuestos-programa.


• Apertura de una cuenta bancaria

Por lo general, todos los contratos requieren que el Beneficiario abra al principio del contrato una cuenta bancaria en la que el Órgano de Contratación pueda ingresar los pagos.

• Cuentas bancarias dedicadas exclusivamente al proyecto

En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, las disposiciones administrativas y técnicas anejas al acuerdo financiero requieren por lo general la apertura de una o más cuentas bancarias con el único propósito de gestionar los fondos del proyecto. La Guía Práctica para Presupuestos-Programa proporciona más detalles a este respecto en el apartado “Cuentas Bancarias”, Sección 3.3.7.

Las disposiciones técnicas y administrativas por lo general explicitan el reglamento para esas cuentas bancarias (por ejemplo, la moneda que se debe usar, cómo hacer transferencias entre ellas, y la cuenta bancaria asignada al gasto del proyecto).

• Gastos Menores En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, la Guía Práctica para Presupuestos-Programa establece que el balance de gastos menores debe mantenerse en un mínimo riguroso y seguro (Guía Práctica para Presupuestos-Programa en el apartado Gastos Menores”, Sección 3.3.8).

• Conciliación del flujo de caja y conciliación bancaria

En proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, los anexos 9 y 10 de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa proporcionan formatos de muestra para la conciliación del flujo de caja y la conciliación bancaria que deben presentarse para solicitudes de reposición y en los registros del gasto.


MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA

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• Los fondos abonados por el Órgano de Contratación pueden no ser recibidos por la unidad responsable de la ejecución del proyecto con tiempo suficiente para llevarlo a cabo.

• Asegurarse de que los fondos se canalizan de la forma más directa posible, sin pasos intermedios.

• Redactar solicitudes de reposición con antelación suficiente (en el caso de los presupuestos-programa).

• Los fondos abonados por el Órgano de Contratación pueden utilizarse para financiar actividades diferentes de las del proyecto.

• Esto puede ocurrir, por ejemplo, si la entidad de ejecución experimenta falta de efectivo y usa fondos del proyecto destinados a otras necesidades urgentes de efectivo.

• Usar cuentas bancarias específicas dedicadas al proyecto, aunque ello no sea obligatorio.

• Conciliar el flujo de caja.

• Se emiten vales de pago no autorizados. • Separar las tareas de la preparación del pago, la autorización del pago y la firma del pago.

• Separar las tareas de la contabilidad y la custodia del efectivo.• Contrastar los documentos de pago y los justificantes.• Utilizar dos firmas para las cuentas bancarias.

• Puede producirse una apropiación indebida de efectivo.• Los fondos puede no recibirlos el beneficiario

destinatario.

• Realizar conciliaciones bancarias y de caja chica frecuentes.• Hacer los pagos preferiblemente mediante transferencia bancaria.• Asegurarse de que las conciliaciones bancarias /de efectivo

corren a cargo de personas que no tienen la custodia de los fondos bancarios /de efectivo.

• Los fondos en otras monedas pueden no convertirse a un tipo de cambio correcto.

• Garantizar que se cumplen las normas monetarias recogidas en las Condiciones Contractuales. En el Módulo 7 (Contabilidad) se ofrecen detalles al respecto en el apartado Consejos Básicos.



MÓDULO 6

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GESTIÓN BANCARIA

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CONSEJOS BÁSICOS

Si la canalización de los fondos hacia el proyecto es ineficaz pueden plantearse varios problemas:

► los fondos pueden tardar mucho en llegar a la unidad (unidades) de ejecución del proyecto, obstaculizando su realización;

► parte de los fondos pueden ser desviados por intermediarios;

► en proyectos con múltiples paises/múltiples monedas, pueden darse pérdidas de moneda inexplicadas;

► puede resultar imposible especificar cuánto interés generaron los fondos de la UE.

Mensaje clave:

Asegúrese siempre de que los fondos siguen el caminomás corto.

Lograr que los fondos destinados a la unidad de ejecución del proyecto se envíen por el camino más directo posible.Por ejemplo:

► Evitar el envío de fondos a través de entidades o monedas intermediarias (por ej. de Europa a Latinoamérica vía EE.UU. o dólares estadounidenses).

► Considerar el uso de la técnica del anticipo, por la que una cantidad fija de dinero se envía a la unidad de ejecución y se repone en la cantidad exacta del gasto real demostrado por esa unidad de ejecución.

► Considerar la apertura de cuentas bancarias específicas del proyecto aun en el caso de que ello no sea obligatorio. La apertura de cuentas exclusivas es obligatoria sólo en el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa. Sin embargo, esto puede ser también útil en el caso de las subvenciones, porque permite separar los fondos del proyecto de otros fondos.


MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA

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Mensaje clave:

De ser posible, abra cuentas bancarias dedicadas al proyecto.

En el caso de los presupuestos-programa,las disposiciones administrativas y técnicas correspondientes normalmente requieren que se abran cuentas bancarias exclusivas para el proyecto.

En el caso de las subvenciones, el uso de cuentas bancarias exclusivas no es obligatorio.

Sin embargo, debido a sus ventajas, se invita a los Beneficiarios a utilizarlas.

Las cuentas bancarias específicas aúnan los fondos del proyecto en una o más cuentas exclusivamente utilizadas para el proyecto. Esta es una manera muy efectiva de gestionar el efectivo del proyecto. Tiene muchas ventajas:

► permite que los fondos se puedan seguir claramente desde su fuente hasta su uso;

► facilita su control y las conciliaciones;

► minimiza el riesgo de que los fondos destinados a financiar el proyecto se usen para financiar otras actividades;

► contribuye a minimizar el riesgo de la doble financiación;

► si las Condiciones Contractuales previeran contribuciones procedentes de varias partes (cofinanciación), contribuye a mostar que todas las partes han hecho la contribución financiera estipulada y que esas contribuciones se han usado para el proyecto.


MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA

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Es fácil apropiarse indebidamente de efectivo. Se precisan, por lo tanto, unas medidas de control estrictas. He aquí algunos ejemplos:


► Conciliar/supervisar los balances: hacer regularmente arqueos de caja chica. Verificar que el arqueo se corresponde con los registros contables y el registro de gastos de efectivo.

Comprobar con frecuencia que los saldos en los extractos de cuenta bancarios se corresponden con los registros contables.

► Conciliar los flujos de caja: realizar conciliaciones de flujo de caja para asegurarse de que las transacciones bancarias/de efectivo se corresponden con los saldos bancarios.

► Garantizar la separación de tareas: hay que hacer lo posible para separar:

las personas con acceso a la caja (por ejemplo, las que preparan las transferencias bancarias/las que firman las transferencias bancarias/las que custodian la caja chica) y las personas responsables de la contabilidad;

las personas con acceso a la caja y los recursos bancarios y las personas que realizan controles y conciliaciones.

► Requerir dos firmas: asegurarse de que se requieren dos firmas diferentes para los pagos bancarios.

Mensaje clave:

Realice frecuentes ejercicios de conciliación y verificación.


MÓDULO 6

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GESTIÓN BANCARIA

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El efectivo se puede robar fácilmente, por ejemplo, falsificando recibos. Mensaje clave:

Minimice los fondos y transacciones de gastos menores.

Mantener el pago en efectivo en un nivel mínimo y limitar el fondo de la caja chica.

Las transferencias bancarias tienen varias ventajas sobre otros métodos de pago:► permiten el control de las dos firmas;

► limitan el riesgo de robo;

► aseguran que el pago llega al beneficiario si el número de cuenta bancaria ha sido adecuadamente verificado;

► garantizan el rastreo de los fondos mediante extractos de cuenta bancarios.

Estas ventajas explican por qué la transferencia bancaria es mucho más segura que el pago en efectivo.

La transferencia bancaria es también más segura que el pago con cheque. Los cheques se pueden perder o no cobrarse durante algún tiempo.

Puede también ser difícil demostrar el pago, porque el nombre del receptor no aparece normalmente en el extracto de cuentas bancario.

Mensaje clave:

Pague mediante transferenciabancaria siempre que sea posible.


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GESTIÓN BANCARIA

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Sería imprudente asumir riesgos para maximizar los ingresos financieros del proyecto.

Los Beneficiarios sólo deben utilizar dispositivos financieros seguros que no pongan en peligro los fondos del proyecto.

Mensaje clave:

Use sólo soluciones seguras para proteger los fondos del proyecto.

Se aconseja a los Beneficiarios:

► abrir cuentas bancarias para el proyecto sólo en instituciones financieras conocidas que ofrezcan garantías suficientes de solidez financiera;

► abstenerse de mantener los fondos en monedas diferentes de la del contrato o diferentes de la moneda en la que los fondos se gastan;

► abstenerse de invertir fondos del proyecto en productos financieros agresivos o instrumentos financieros que suponen un riesgo de contraparte.

Los fondos de la UE sólo para pueden utilizarse para la acción cubierta por el acuerdo de que se trate.

Los Beneficiarios no deben dar anticipos temporales o préstamos de los fondos del proyecto a otros proyectos, ni siquiera a otros proyectos financiados con fondos de la UE.

En el caso de los presupuestos-programa, si un Beneficiario tiene intención de dar anticipos temporales procedentes de los fondos del proyecto a otro proyecto financiado con fondos de la UE, debe obtener previamente la aprobación de la Delegación correspondiente de la UE.

Mensaje clave:

No haga préstamos entre proyectos.


MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA


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GBGF- MÓDULO 6 – MODELO PARA CONCILIACIÓN BANCARIA

GBGF- MÓDULO 6 – MODELO PARA CONCILIACIÓN DE FLUJO DE CAJA

(Se incluyen 2 modelos)

GBGF- MÓDULO 6 – MODELO PARA CAJA CHICA

(Se incluyen 2 modelos)


MÓDULO 6

Y DE EFECTIVO

GESTIÓN BANCARIA

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MÓDULO 7 - CONTABILIDAD


El proyecto “Ayuda Humanitaria y Derechos Humanos” fue dirigido por una organización del sector público que tenía su propio sistema de contabilidad. Sin embargo, la organización Beneficiaria no abrió un cógido específico en sus registros contables para las actividades del proyecto, porque su sistema de contabilidad sólo permitía la clasificación de gastos por tipo y no por proyecto.

Los Beneficiarios decidieron por tanto llevar los registros contables del proyecto reescribiendo cada vale de gastos relacionado con el proyecto en una larga serie de hojas de cálculo.

En una auditoría intermedia del proyecto, los auditores descubrieron muchos errores en estas hojas de cálculo como, por ejemplo, errores manuales (como dígitos invertidos), vales de gastos incluidos dos veces bajo diferentes partidas presupuestarias y fórmulas incorrectas en las hojas de cálculo (que generaban errores contables).

Algunas anotaciones de los registros del proyecto se correspondían con asignaciones de costes, pero eran estimaciones que la organización no podía apoyar con datos precisos y verificables.

Los auditores informaron de estos problemas.

Lo que sucedió: cuando recibió el informe de la auditoría, la Delegación de la UE decidió pedir al Beneficiario que presentara un informe financiero corregido y suspendió sus pagos al proyecto. El Beneficiario reconstruyó los registros, lo que se tradujo en una corrección material del informe financiero intermedio y en el pago de la UE.

MÓDULO 7

CONTABILIDAD


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La contabilidad tiene dos propósitos básicos:

• mostrar los ingresos, los gastos, los activos y los pasivos del proyecto a efectos de gestión financiera;

• proporcionar los datos necesarios para redactar unos informes financieros precisos.

Para cumplir estos dos objetivos básicos, los registros de contabilidad tienen que:• estar actualizados• ser precisos y fiables• estar redactados de acuerdo con métodos,

políticas y normas contables normalizadas.

¿POR QUÉ LA CONTABILIDAD ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

El contable del proyecto debe ser una persona experimentada, competente y disciplinada, con formación en contabilidad y técnicas contables.

Es esencial mantener unos registros contables completos. Sin registros contables fiables y actualizados, es imposible conocer la situación del proyecto por lo que se refiere a su utilización de los recursos financieros.





► Cuestión específica – Contribuciones en especie.

Mensaje clave:

Una contabilidad fiable es vital para la gestión y la informaciónfinancieras.

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CONTABILIDAD

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A continuación se resumen los principales requisitos contables para acciones exteriores financiadas con fondos de la UE que se gestionan mediante contratos de servicios, subvenciones y presupuestos-programa.



► Debe mantenerse una contabilidad regular y precisa de la ejecución de una acción utilizando un sistema de contabilidad apropiado de doble entrada (Artículo 16.1).

► Las cuentas y el gasto deben ser identificables y verificables, bien llevando cuentas separadas para el proyecto, bien asegurando que los gastos e ingresos del proyecto son fácilmente identificables y fáciles de ubicar en el sistema de contabilidad del Beneficiario. Las cuentas deben proporcionar detalles específicos sobre los intereses generados por los fondos adelantados por el Órgano de Contratación (Artículo 16.1).

► Para que sean elegibles, los costes deben registrarse en los registros contables del Beneficiario y determinarse en consonancia con las normas contables del país dondeestá radicado el Beneficiario y con las prácticas contables usuales del Beneficiario.(Artículo 14.1.d).

► Las Condiciones Generales de los contratos de subvención incluyen las condiciones de elegibilidad de los costes, y proporcionan una lista de costes considerados elegibles (Artículo 14). Esta información permitirá que los Beneficiarios puedan distinguir entre gastos elegibles y gastos no elegibles en sus registros contables.

► Los beneficiarios puedan mantener sus registros contables en su moneda local, pero en sus informes financieros deberán usar la moneda especificada en las Condiciones Particulares (Artículo 3.1 del Contrato), normalmente el euro. El Artículo 15.8 exige que el gasto en otras monedas se convierta al tipo medio, durante el periodo cubierto, de los tipos mensuales publicados en el sitio web de InfoEuro http://ec.europa.eu/budget/inforeuro

Mensaje clave:



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• Contratos de servicios Las Condiciones Generales de los contratos de servicios especifican que:

► El contratista debe manenter unos registros contables completos, precisos y sistemáticos en un formato adecuado y con detalle suficiente como para establecer que el número de días y el gasto reembolsable indicados en la factura se han gastado y dedicado debidamente a la prestación de servicios (Artículo 24.1).

► El Órgano de Contratación tiene el derecho de realizar una auditoría completa si lo considera necesario, comprobando los justificantes de las cuentas, documentos contables y cualquier otro documento importante para la financiación de la acción (Artículo 15.1).


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• Presupuestos-Programa La Guía Práctica para Presupuestos-Programa, en el apartado “Registros y cuentas”(Sección 4.1.6) establece que:

► El Beneficiario debe mantener registros contables de todas las actividades del programa.

► Los registros contables deben incluir cuentas de doble entrada. Deben atenerse a los principios contables generalmente aceptados y cumplir las normas contables del país beneficiario.

► Las cuentas deben incluir todas las fuentes de financiación del programa, incluyendo los recursos generados por el propio programa. El sistema de contabilidad debe estar diseñado de tal forma que vincule el gasto y la fuente de los fondos que lo financian.

► El sistema de contabilidad debe usar un programa informático que garantice fiabilidad y seguridad.

► El Beneficiario habrá de adherirse al anexo 7 de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa, que establece las normas sobre moneda en cada tipo de proyecto y sobre la apertura de cuentas bancarias en el caso de presupuestos-programa.

Los Beneficiarios deberán consultar también el Acuerdo Financiero y las Disposiciones Administrativas y Técnicas para verificar si contienen otros requisitos específicos.

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia mediante otro tipo de contrato, es necesario atenerse a sus disposiciones.


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• El sistema de contabilidad puede ser inadecuado.

• Por ejemplo, puede no ser un sistema de doble entrada.

• Practicar la contabilidad de doble entrada. • Considerar el uso de programas de contabilidad

especializados.

• Los registros contables pueden no ajustarse a las normas contables generalmente aceptadas.

• Por ejemplo, activos (por ejemplo, anticipos reembolsables) que se registran directamente como gastos.

• Asegurarse de que el personal de la contabilidad del proyecto está cualificado y tiene experiencia en contabilidad.

• En el caso de las subvenciones, el Beneficiario puede no llevar los registros contables del proyecto según sus prácticas contables usuales.

• Por ejemplo, el Beneficiario puede usar un sistema de contabilidad por devengo para sus operaciones normales, pero uno de caja para el proyecto financiado con fondos de la UE.

• En el caso de las subvenciones, cerciorarse de que las prácticas y políticas contables utilizadas en los proyectos financiados con fondos de la UE son las mismas que las utilizadas en el resto de las operaciones.

• El sistema de contabilidad puede no manejar correctamente las monedas extranjeras.

• Si la entidad del proyecto opera en varias monedas, considerar usar un programa informático multi-divisas.

• El método de conversión de moneda o los tipos de cambio usados pueden no ser los correctos.

• Asegurarse de que toda conversión de moneda cumple las Condiciones Contractuales. El módulo Consejos Básicos proporciona más detalles.

• Usar los tipos de InforEuro en caso necesario.



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• Se pueden hacer asientos contables incorrectos.• Entre otros ejemplos de asientos contables incorrectos

figuran las clasificaciones erróneas o la consignación de gastos no elegibles en las cuentas de gastos elegibles.

• Asegurarse de que los vales se verifican y revisan adecuadamente por personas autorizadas.

• Las cuentas no están actualizadas o los balances llevan mucho tiempo hechos y no se pueden conciliar dentro de plazo.

• Conciliar las cuentas regularmente. Asegurarse de que todas las transacciones se registran sin demora.

• El gasto real puede no contrastarse regularmente con el presupuesto, lo que genera infracostes y sobrecostes.

• Comparar regularmente el gasto real con el presupuesto.

• El presupuesto puede ser inadecuado debido a que las actividades y los recursos requeridos no han sido analizados minuciosamente.

• Redactar minuciosamente los presupuestos (se ofrece más información a este respecto en el apartado de Consejos Básicos de este módulo).

• Los presupuestos pueden ser poco realistas o no basarse en supuestos plausibles.

• Redactar minuciosamente los presupuestos (se ofrece más información a este respecto en el apartado de Consejos Básicos de este módulo).

¿QUÉ PODRÍA SALIR MAL? MEDIDAS DE CONTROL CLAVE (continuación).


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CONTABILIDAD

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Para poder llevar unos registros contables adecuados, los Beneficiarios deben prestar atención a lo que se expone a continuación:

CONSEJOS BÁSICOS

► Principios fundamentales de contabilidad: Si no se respetan los principios enumerados a continuación, no es posible llevar una contabilidad adecuada:

• los registros contables deben ser de doble entrada (débito/crédito);

• los registros contables deben basarse en un plan contable adecuadamente definido;

• los métodos utilizados deben garantizar que una vez que el asiento se ha anotado, éste ya no se pueda alterar.

► Conocimiento de técnicas contables: La persona designada para llevar las cuentas del proyecto debe tener los conocimientos necesarios para hacer bien su trabajo.

Esto es vital. La contabilidad requiere el uso de instrumentos y técnicas específicas. Una persona que no esté familiarizada con estas técnicas no podrá llevar los registros de forma adecuada.

► Métodos manuales frente a métodos informáticos: Si el contable es competente y cumple los principios fundamentales de la contabilidad, no siempre es necesario el uso de métodos informáticos.

Sin embargo, los programas de contabilidad especializados permiten por lo general un control más riguroso que un sistema manual, por lo que es preferible usar un programa informático de contabilidad.

► Registros separados frente a integrados: Los Beneficiarios pueden optar por mantener separadas las cuentas específicas del proyecto, o incluirlas en su propio sistema contable.

En este último caso, deben disponer de un método que asegure que los registros del proyecto son fácilmente identificables.

Por ejemplo, si el Beneficiario tiene un sistema PRE (“Planificación de Recursos Empresariales”), puede identificar las operaciones del proyecto mediante códigos de contabilidad analíticos.

Mensaje clave:

¡Utilice técnicasde contabilidad apropiadas!


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CONTABILIDAD

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En el caso de las subvenciones, el Contrato estipula que los registros contables del proyecto deben llevarse de acuerdo con los principios y normas contables del país del Beneficiario.

En el caso de los proyectos gestionados con presupuestos-programa , la Guía Práctica para Presupuestos-Programa establece que los registros contables del proyecto deben cumplir las reglas contables del país beneficiario.

Estos principios y normas exigen, por lo general, una contabilidad basada en el devengo.

Conforme a la contabilidad por devengo, no toda transacción debe registrarse en los gastos. Algunas transacciones deben registrarse en las cuentas de activos o pasivos del balance. Por ejemplo:


Ejemplos de activos:

► Garantías recuperables: por ejemplo, una garantía de alquiler pagada al propietario de la oficina del proyecto se registra como un activo y no como un gasto porque el propietario devolverá finalmente esa cantidad al proyecto.

► Anticipos pagados a los proveedores: estos son activos del proyecto porque son propiedad del proyecto hasta que el proveedor adquiere el derecho al pago por cumplir el contrato.

► Anticipos pagados a los receptores de subvenciones o subvenciones en cascada: estos son activos de proyecto porque los pagos siguen siendo propiedad del proyecto hasta que el receptor de la subvención adquiere el derecho a ella tras ejecutar el contrato.

Ejemplos de pasivos:

► Retenciones a cuenta en trabajos de construcción. Estas son pasivos porque tienen que pagarse al contratista de obras al término del periodo de garantía.

► Cantidades adeudadas a los proveedores por contratos realizados, pero aún pendientes de pago.

Mensaje clave:

Use políticas y principios contables apropiados.


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Las hojas de cálculo son útiles para una serie de propósitos, por ejemplo:► preparar conciliaciones contables;

► preparar análisis contables;

► preparar registros de activos fijos, registros inventaríales, seguimiento presupuestario y otros instrumentos de seguimiento;

► preparar informes financieros.

Mensaje clave:

¡Use las hojas de cálculo sólo para lo que sirven!

Las aplicaciones de hojas de cálculo no están diseñadas para llevar registros contables de doble entrada. Las hojas de cálculo se pueden cambiar fácilmente y por lo tanto no cumplen el requisito de que los asientos contables deben ser inalterables.

Por estas razones, los Beneficiarios no deben usar hojas de cálculo para llevar los registros contables, salvo si las usan junto a instrumentos de control adicionales que garanticen el respeto a los principios de la contabilidad de doble entrada y la inalterabilidad de los asientos contables.

Mensaje clave:

Las cuentas deben registrar los intereses por los adelantos.

Para las subvenciones y los presupuestos-programa, todo interés generado por los anticipos pagados por el Órgano de Contratación debe registrarse en los registros contables y reflejarse en los informes financieros.

Esta obligación implica la apertura de una cuenta específica en los libros del proyecto para registrar el interés.

► En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, contabilizar los intereses no plantea ningún problema especial porque los proyectos usan cuentas bancarias ad hoc.

► En el caso de las subvenciones, el uso de cuentas bancarias dedicadas al proyecto no es obligatorio y el Órgano de Contratación puede ingresar sus pagos en la cuenta bancaria general del Beneficiario.

Los beneficiarios deben hacer, por lo tanto, un análisis detallado del interés de la cuenta bancaria general y calcular la proporción que corresponde al proyecto. Deben conservar este análisis por si después se les somete a un control.


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Los registros contables deben incluir todos los costes del proyecto, con independencia de si han sido financiados con fondos de la UE o con fondos procedentes de otras partes.

Todos los costes deben reflejarse en el informe financiero.


► En el caso de los contratos de subvención, los registros contables y el informe financiero del proyecto deben incluir no sólo las actividades del proyecto financiadas con fondos de la UE, sino también cualquier actividad financiada con fondos de otros donantes o con los recursos financieros propios del Beneficiario (por ejemplo, en caso de cofinanciación).

La razón de esta norma es que, en el caso de las subvenciones, la contribución de la UE se calcula como una parte del gasto total elegible del proyecto.

Esto significa que el Órgano de Contratación tiene derecho a auditar todo el gasto del proyecto y no sólo el que financia con sus fondos.

► En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, los registros contables y el informe financiero deben incluir no sólo las actividades del proyecto financiadas con fondos de la UE, sino también todas las financiadas con contribuciones nacionales o por beneficiarios locales.

► Los registros contables deben también clasificar el gasto de acuerdo con la fuente de los fondos que lo financian.

Mensaje clave:

Los registros contables deben incluir todas las transacciones.


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http://ec.europa.eu/budget/inforeuro

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Al principio del proyecto, los Beneficiarios deben revisar las Condiciones Contractuales para determinar:

i) La moneda que hay que usar para redactar el o los informes financieros del proyecto;

ii) Las normas que deben seguirse para la conversión monetaria.


► En el caso de los contratos de subvenciónlos Beneficiarios generalmente registrarán los gastos del proyecto en la moneda corriente local. Pero el informe financiero tendrá que redactarse utilizando la moneda estipulada por las Condiciones Particulares del Contrato, normalmente el euro.

En el informe financiero, los gastos en moneda local tendrán que convertirse a euros utilizando el promedio de los tipos publicados en InforEuro durante los meses incluidos en el informe financiero pertinente. Estos se pueden encontrar en: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro(Artículo 15.8 de las Condiciones Generales).

La pérdidas por cambio de divisas no son costes elegibles en los contratos de subvención (Artículo 14.6 de las Condiciones Generales).

► En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, las normas se exponen en el anexo 7 de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa.

El anexo 7 de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa indica que los pagosen monedas distintas de la del presupuesto-programa deben convertirse al tipo aplicado por el banco en el momento de la transacción.

► En el caso de los contratos de servicios, si el contrato está redactado en la moneda nacional del Beneficiario, el gasto reembolsable expresado en otras monedas debe convertirse al tipo InforEuro del mes en que se produce el gasto.

Si el contrato está en EUR y el euro no es la moneda nacional del Beneficiario, el gasto reembolsable expresado en otras monedas debe convertirse al tipo publicado en InforEuro el primer día laborable del mes de la fecha indicada en la factura.

Mensaje clave:

Preste atención a las normas monetarias.


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Codificar apropiadamente los asientos contables en los registros contables facilita la redacción del informe financiero final. Se aconseja a los Beneficiarios que presten atención a los siguientes aspectos:


► Clasificaciones contables:

Las Condiciones Contractuales exigen siempre que los informes financieros del proyecto usen las mismas clasificaciones que el presupuesto del proyecto.

Los Beneficiarios deben diseñar el plan contable del proyecto para cumplir este requisito.

► Separación de costes elegibles y costes no elegibles:

No cualquier tipo de coste es elegible. Para ser elegibles, los costes del proyecto tienen que (i) cumplir todos los criterios de elegibilidad establecidos en el contrato y (ii) no estar excluidos específicamente según las Condiciones Contractuales (por ej. el IVA y los derechos de importación).

Los Beneficiarios deben diseñar un plan contable del proyecto que permita separar los costes elegibles y los no elegibles.

► Clasificación analítica por fuente de financiación(sólo para presupuestos-programa)

La Guía de Procedimientos para Presupuestos-Programa requiere que el gasto se vincule con cada fuente de financiación y cada actividad concreta.

Los Beneficiarios deben diseñar un plan contable para el proyecto que permita que cada partida de gasto se codifique de acuerdo con la fuente de financiación correspondiente.

► Controlar los códigos contables:

Para que las cuentas se puedan clasificarde forma lógica, establecer un método para garantizar que cada entrada contable se incluye en la cuenta correcta.

Por ejemplo, lograr que las entradas contables del proyecto sean aprobadas por el director o gestor financiero del proyecto.

Mensaje clave:

Utilice un plan contable y un sistema de codificación adecuados.


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CONTABILIDAD

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Propósitos del presupuesto

El presupuesto para una acción exterior financiada con fondos de la UE es una proyección de los costes de los objetivosy las actividades establecidas en el Contrato. Por lo tanto, el presupuesto es una parte esencial del Contrato. Es una herramienta para supervisar la ejecución, y una parte esencial del informe financiero.Posibles problemas

Un Beneficiario que no elabora bien su presupuesto puede experimentar los siguientes problemas:► sobregastos presupuestarios, considerados

no elegibles por el Órgano de Contratación;

► infragastos presupuestarios, que sugieren que el presupuesto era incorrecto y que los fondos comprometidos con el proyecto podrían haberse usado mejor de otra forma;

► problemas de interpretación, que pueden incitar al Órgano de Contratación a desautorizar algún gasto en la fase de cierre financiero;

► la necesidad de modificar al presupuesto en el transcurso del proyecto (véase más adelante).

Mensaje clave:

El presupuesto esun instrumento financiero esencial.

Principios presupuestarios clave

Al elaborar el presupuesto, los Beneficiarios no deben olvidar los siguientes principios clave: ► El presupuesto es un instrumento para el

cumplimiento de las normas financieras.En las acciones financiadas con fondos de la UE,el presupuesto aprobado en el Contrato es una herramienta de cumplimiento financiero. Esto significa que las cantidades para las categorías y líneas presupuestarias constituyen límites de gasto.

► El presupuesto es un instrumento de planificación y control. Un presupuesto ayuda a controlar el gasto estableciendo orientaciones de gasto, referencias, estimaciones y criterios. Es esencial que el presupuesto refleje adecuadamente todo el gasto previsto en consonancia con las actividades financiadas por el Contrato.

► El presupuesto es un reflejo del informe financiero. El gasto real de la realización de los objetivos y actividades planificadas y aprobadas se presentaráen el informe financiero y se comparará con los gastos previstos en el presupuesto.

Consejos básicos para un buen presupuesto

Para elaborar buenos presupuestos, pueden seguirse los consejos que se recogen en la página siguiente.


MÓDULO 7

CONTABILIDAD

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Consejos para hacer un buen presupuesto:

► Examinar con minuciosidad los vínculos causales entre las actividades planificadas y los costes estimados. Empezar por identificar las actividades y luego enumerar todos los recursos necesarios para identificar los datos financieros y cualitativos correspondientes.

► En un documento narrativo anejo al presupuesto, documentar cómo se han calculado los costes estimados del proyecto.

► Asegurarse de que el presupuesto es claro, transparente y completo.

► Asegurarse de que el presupuesto es realista. Si incluye demasiadas estimaciones generales, no servirá para la planificación y el control, y generará un riesgo elevado de sobreestimación o infraestimación.

► Asegurarse de que las estimaciones de los costes se han hecho adecuadamente y de que los supuestos son plausibles.

► Asegurarse de que el gasto presupuestado está adecuadamente clasificado de acuerdo con las actividades que se contemplan en el Contrato. De otro modo, pueden producirse sobreestimaciones en algunas partidas, lo que puede desembocar en un gasto no elegible.

Mensaje clave:

Hay que elaborar cuidadosamente los presupuestos.

► Asegurarse de que todos los costes están claramente definidos y no pueden dar lugar a confusión o interpretaciones erróneas de su relación con la partida o línea correspondiente. Evitar el solapamiento entre las diferentes partidas y líneas de presupuesto.

► Cuantificar siempre que sea necesario; por ejemplo, indicar el tipo y número de artículos o productos que hay que comprar (vehículos, equipos, herramientas, etc.), número de efectivos, tiempo estimado (horas, semanas, meses) y medidas (peso, distancia, contenido, etc.) de los recursos que van a ser consumidos.

► Usar datos de coste y precio adecuados(precios y costes por unidad).

► Asegurarse de que los datos cuantitativos presupuestados están definidos con claridad. Deben usarse las mismas medidas utilizadas durante la ejecución.

► Asegurarse de que el presupuesto aplica principios coherentes con las políticas contables usadas en los registros contables (por ejemplo, una contabilidad de caja frente a una contabilidad por devengo).

► Asignar los costes correctamente (por ejemplo, evitar incluir partidas de gastos generales en las líneas de gastos directos).


MÓDULO 7

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He aquí algunas normas para introducir cambios en los presupuestos previstos:► El Beneficiario debe presentar una

propuesta de modificación del presupuesto por escrito al Órgano de Contratación. Luego el Órgano de Contratación decide si acepta o no la introducción del cambio en el Contrato (la alteración del presupuesto requiere normalmente la introducción de una cláusula adicional en el contrato).

► Algunas transferencias presupuestarias no requieren la introducción de una cláusula adicional en el contrato (encontrarámás detalles sobre esta cuestión en el recuadro de la derecha).

► La modificación de los contratos no puede ser retroactiva, y estásujeta a plazos.

► La reserva para imprevistos no se puede usar sin la aprobación previa por escrito del Órgano de Contratación.

Mensaje clave:

Cumpla las normas sobre la modificación del presupuesto.

Casos que no requieren una modificación del contrato

► En el caso de las subvenciones, salvo excepciones, el Beneficiario puede hacer una transferencia (i) entre partidas bajo la misma línea presupuestaria o (ii) entre las principales líneas presupuestarias, hasta un límite del 15 % de la cantidad inicial para esa línea presupuestaria.

El Beneficiario puede hacer directamente estos cambios, pero tiene que informar de ellos al Órgano de Contratación por escrito y sin demora.

Las excepciones son cambios de los gastos generales e imprevistos que requieren una modificación del contrato.

► En el caso de los contratos de servicios, el Órgano de Contratación puede autorizar trasferencias bajo la línea de “Honorarios” y entre Honorarios y Gastos Varios que impliquen una variación no superior al 15 % mediante una decisión administrativa simple.

► En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, las transferencias entre líneas presupuestarias puede decidirlas el representante pertinente del país beneficiario (a propuesta del administrador de anticipos y el contable encargado de los anticipos). La Delegación de la UE debe ser informada de los cambios por escrito y sin demora.


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CUESTIÓN ESPECÍFICA – CONTRIBUCIONES EN ESPECIE

Los siguientes puntos son importantes si el presupuesto permite contribuciones no en efectivo (“contribuciones en especie”):

► Las contribuciones en especie pueden no considerarse en el gasto del proyecto y pueden no ser financiadas con fondos de la UE , salvo, en el caso de los contratos de subvención, para el coste del personal del Beneficiario asignado al proyecto (véase el artículo 14.5 de las Condiciones Generales de los contratos de subvención).

► Cualquier contribución en especie incluida en el presupuesto debe recogerse asimismo en el informe financiero.

Si el proyecto cuenta con contribuciones en especie, el beneficiario tiene que:► Cuantificar el valor real de las contribuciones en especie

de forma que se pueda informar de su valor. Esta valoración debe documentarse adecuadamente. El Beneficiario debe detallar las partidas y cantidades recibidas y su valor real de forma que las contribuciones en especie puedan ser objeto de control.

► Registrar el valor real de la contribución en especie en los registros contables del proyecto y separarla del gasto del proyecto.

► Informar del valor real de las contribuciones en especie de forma separada del gasto del proyecto en el informe financiero.


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MÓDULO 8 – INFORME FINANCIERO

Historia de la vida real:

El proyecto “Cultivar el desierto” lo ejecutó un organismo del sector público en un país del Medio Oriente.

En un control del primer informe financiero intermedio del proyecto, la Delegación de la UE descubrió que éste se había elaborado en dólares norteamericanos en lugar de en euros, como estipulaban las Condiciones Contractuales. El informe financiero también usaba las clasificaciones contables utilizadas internamente por el Beneficiario en lugar de seguir las líneas y partidas y usadas en el presupuesto del proyecto. Por lo tanto, resultaba imposible la comparación entre el informe financiero y el presupuesto.

Además, el Contrato estipulaba que el proyecto estaría financiado al 40 % por el gobierno del país. Sin embargo, el informe financiero intermedio reflejaba sólo el gasto financiado con fondos de la UE, omitiendo información sobre el empleo de los fondos del gobierno.

Lo que sucedió: La Delegación de la UE pidió al Beneficiario que volviera a hacer su informe financiero y suspendió mientras tanto los pagos al proyecto. Transcurrieron cerca de seis meses hasta que el informe financiero se presentó nuevamente y fue revisado por auditores externos. En ese tiempo, como los fondos de la UE se habían suspendido, también el proyecto tuvo que “suspenderse temporalmente”.

MÓDULO 8

INFORME

FINANCIERO


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MÓDULO 8 - INFORME FINANCIERO

Todos los contratos para acciones exteriores financiadas con fondos de la UE requieren que el Beneficiario presente informes financieros sobre el proyecto al Órgano de Contratación. Estos informes tienen varios objetivos:

• permitir que el Órgano de Contratación compruebe que los fondos se han usado de acuerdo con los objetivos, las actividades y el presupuesto aprobado del Contrato;

• en los informes financieros intermedios, informar al Órgano de Contratación del progreso de las actividades;

• facilitar al Órgano de Contratación la información que necesita para determinarla cantidad final de la contribución de la UE al proyecto.

¿POR QUÉ LA INFORMACIÓN FINANCIERA ES UN ÁREA DE GESTIÓN FINANCIERA CLAVE?

En todos los casos, se requiere un informe financiero final que cubra todo el periodo. En algunos casos se exigen también informes financieros intermedios.

La no presentación de los informes requeridos puede implicar la resolución del contrato por parte del Órgano de Contratación y la recuperación de las cantidades ya pagadas pero no informadas.






MÓDULO 8

INFORME

FINANCIERO

Mensaje clave:

La información financiera es una Condición Contractual fundamental.

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A continuación se resumen los principales requisitos contractuales de la información financiera para las acciones exteriores financiadas con fondos de la UE gestionadas mediante subvenciones, contratos de servicios y presupuestos-programa.



► El Beneficiario debe presentar un informe financiero. Este informe tiene que abarcar toda la acción, no sólo de las partes financiadas por el Órgano de Contratación (Artículo 2.1).

► El informe financiero final tiene que presentarse dentro de los tres meses siguientes al término del periodo de ejecución, de acuerdo con el Artículo 2 de las Condiciones Particulares del contrato (Artículo 2.3).

• Este plazo se extenderá hasta los seis meses si las oficinas centrales del Beneficiario se encuentran fuera del país en el que el proyecto se ejecuta.

► En el caso de las subvenciones con un periodo de ejecución superior a 12 meses y cuando la financiación comunitaria supere los 100 000 EUR, es necesario presentar un informe financiero intermedio cada 12 de meses y con cualquiera de las solicitudes de pago intermedio (Artículo 2.3).

► Los informes financieros (intermedios y finales) deben elaborarse de acuerdo con los modelos que se incluyen en el anexo VI del contrato (Artículo 2.1).

► Cuando no se exija un informe de verificación del gasto realizado por un auditor externo (es decir, en el caso de las subvenciones inferiores a 100 000 EUR), el informe final deberá ir acompañado de una lista que detalle cada partida de gastos (Artículo 2.1).

► Los informes finales deben conciliarse con los registros contables correspondientes. El Beneficiario debe redactar y conservar estas conciliaciones (Artículo 16.1).

Mensaje clave:

Entienda las Condiciones Contractuales


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• Contratos de servicios Las Condiciones Generales de los contratos de servicios establecen que:

► Todas las facturas para contratos basados en honorarios deben ir acompañadas de un informe financiero actualizado. La estructura de los informes finales e intermedios debe corresponderse con la del presupuesto, que figura en el anexo V del Contrato.El informe financiero debe indicar al menos el gasto del periodo declarado, el gasto acumulado y el saldo del presupuesto, es decir, la cantidad remanente (Artículo 26.2).

► No existe un modelo normalizado para los informes financieros. Sin embargo, el formato de los informes financieros finales e intermedios debe atenerse a las instrucciones del Órgano de Contratación (Artículo 26.1).


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• Presupuestos-Programa La Guía Práctica para Presupuestos-Programa establece los siguientes requisitos para los informes financieros:

► El administrador de anticipos y el contable de anticipos deben presentar informes financieros con regularidad. Los informes financieros deben reflejar al menos la situación financiera, incluido un resumen del gasto realizado en el periodo en cuestión y el saldo para cada partida presupuestaria (véase “Informes de ejecución”, Sección 4.3).

► El informe financiero final deberá presentarse dentro de los 30 días siguientes al término del periodo cubierto por el presupuesto (“Informes de ejecución”, Sección 4.3).

► En el caso de solicitudes de reposición, la solicitud debe ir acompañada de un “registro de gasto”, que es una declaración del gasto realizado en el periodo en cuestión (para saber qué información es necesario adjuntar a la solicitud, véase “Reposición en el presupuesto-programa”, Sección 4.1.2, y “Documentos que conforman un registro de gasto”, Sección 4.1.3).

► No existe un modelo obligatorio para los informes financieros, pero los anexos 9 y 10 proporcionan ejemplos de modelos para las solicitudes de reposición y los registros de gastos.

• Además de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa, los Beneficiarios tienen que consultar el Acuerdo Financiero y las Disposiciones Administrativas y Técnicas para verificar si contienen otros requisitos específicos.

• Otros tipos de contrato Si la acción se financia mediante otro tipo de contrato, los Beneficiarios deben atenerse a sus disposiciones.


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• Los informes financieros pueden no hacerse de acuerdo con las Condiciones Contractuales, o no redactarse.

• Esto puede provocar que el Órgano de Contratación rescinda el Contrato y recupere todos los pagos ya realizados.

• Asegurarse de que los registros contables se mantienen actualizados y que los informes financieros se redactan en el plazo establecido por el Contrato.

• Puede no existir vinculación entre el informe financiero y los registros contables y/o los justificantes correspondientes.

• Esto podría inducir al Órgano de Contratación a recuperar los gastos que no se han confirmado.

• Asegurarse de que los informes financieros concuerdan con los registros contables correspondientes.

• Asegurarse de que hay una vinculación apropiada entre los registros contables y los justificantes.

• El informe financiero puede no reflejar la clasificación utilizada en el presupuesto.

• Esto podría inducir al Órgano de Contratación a rechazar el informe financiero.

• Asegurarse de que los informes financieros reflejan la clasificación utilizada en el presupuesto y permiten la comparación entre gastos presupuestados y gastos efectivos.

• El informe financiero puede no haberse redactado en la moneda adecuada.

• Esto podría inducir al Órgano de Contratación a rechazar el informe financiero.

• Verificar qué moneda estipula el Contrato.

• Asegurarse de que la conversión de divisas sigue las normas establecidas en el Contrato. El apartado Consejos Básicos del Módulo 7 (Contabilidad) ofrece más detalles sobre este asunto.

• El informe financiero puede no incluir todas las fuentes de financiación del proyecto.

Esto podría inducir al Órgano de Contratación a rechazar el informe financiero.

• Asegurarse de que el informe financiero incluye todas las fuentes de financiación.



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CONSEJOS BÁSICOS

Todos los contratos para acciones exteriores financiadas con fondos de la UE (salvo los contratos de obras y suministro) exigen que el Beneficiario presente informes financieros al Órgano de Contratación.

La no presentación de estos informes puede inducir al Órgano de Contratación a rescindir el Contrato y recuperar las cantidades ya pagadas y no confirmadas.

Mensaje clave:

¡Es imprescindible hacer informes financieros!

En una auditoría del proyecto, la falta de informes financieros puede inducir a los auditores a emitir un informe de descargo de responsabilidad (en el que declaran que es imposible emitir una opinión acerca del informe financiero del proyecto)

Esto podría inducir al Órgano de Contratación a recuperar los fondos ya pagados.

Los Beneficiarios tienen que lograr establecer una pista de auditoría clara entre el informe financiero y los registros contables y los justificantes pertinentes.

Si no se proporciona una pista de auditoría apropiada, los auditores podrían calificar el informe de no auditable. Las consecuencias para el Beneficiario podrían ser las mismas que si no hubiese presentado ningún informe financiero.

Mensaje clave:

El informe financiero tiene que corresponderse con los registroscontables.

Lo ideal es que el informe financiero case directamente con los registros contables, cuenta por cuenta, partida por partida, sin adición, agrupamiento, ajuste u omisión algunos.

Si esto no es posible, el Beneficiario debe hacer al menos una conciliación clara entre ambas cosas. Esta conciliación debe guardarse junto con la documentación del proyecto.


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Es esencial hacer el informe financiero usando las mismas clasificaciones del presupuesto aprobado.

Este presupuesto, anejo al Contrato, es la única versión del presupuesto que cuenta.

Para mayor información, consulte el Módulo 7.

Mensaje clave:

Los informes financieros deben reflejar la clasificación utilizada en el presupuesto.

Este requisito es vital para poder comparar el gasto presupuestado y el gasto real.

Es esencial hacer el informe financiero en la misma moneda expresada en el presupuesto aprobado, que suele ser el euro.

La moneda se especifica en las Condiciones Particulares del Contrato. Es la moneda en la que se expresa la contribución de la UE.

Mensaje clave:

Los informes financieros se deben elaborar en la moneda correcta.

Este requisito es vital para poder comparar el gasto presupuestado y el gasto real.

Los Beneficiarios deben seguir las normas estipuladas en el Contrato para la conversión del gasto en moneda local a la moneda del informe.


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Las contribuciones en especie pueden no ser financiadas por la UE (salvo el coste del personal del Beneficiario asignado a los proyectos adjudicatarios de una subvención de la UE). Sin embargo, si se incluyen en el presupuesto del proyecto, deben incluirse en el informe financiero.

Mensaje clave:

Las contribuciones reales en especie tienen que declararse de forma separada del gasto del proyecto.

Si el proyecto incluye contribuciones en especie, el Beneficiario debe:► cuantificar su valor;

► registrar su valor en el informe financiero separándolo del gasto del proyecto.


El informe financiero debe abarcar todo el proyecto, no sólo la parte financiada por la UE.

En el caso de los contratos de subvención, las Condiciones Generales exigen que “el informe financiero abarque la acción en su conjunto, con independencia de qué parte de ella estáfinanciada por el Órgano de Contratación”(Artículo 2.1).

Es esencial cumplir esta norma, porque la subvención de la UE se calcula como una parte de los costes elegibles totales del proyecto.

En el caso de Presupuestos-Programa, la Guía Práctica para Presupuestos-Programa explicita que las cuentas deberán cubrir todas las actividades financiadas por todas las fuentes de financiación. También establece que se vincule el gasto a la fuente que lo financia (véase la sección “Registros y Cuentas”).

Esto implica que los informes financieros deben incluir una declaración de ingresos y gastos por fuente de financiación, así como en su conjunto.

Mensaje clave:

Los informes financieros deben incluir todas las fuentes de financiación del proyecto.

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http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm

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A continuación se resumen, por tipo de contrato, los requisitos relativos al formato de los informes financieros.


► En el caso de los contratos de subvención, elaborar los informes financieros con el formato que se ofrece en el anexo VI del Contrato. El modelo electrónico está disponible en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_es.htm

► En el caso de los proyectos gestionados mediante presupuestos-programa, no hay un formato obligatorio, pero puede consultarse el ejemplo del anexo 10 de la Guía Práctica para Presupuestos-Programa (“ejemplo no exhaustivo de documentos para hacer un registro de gastos”).

► En el caso de los contratos de servicios, el Contrato no prescribe un modelo determinado, pero el Órgano de Contratación puede emitir instrucciones relativas al formato para un caso específico.

► Si no se prescribe un formato específico de informe financiero, los Beneficiarios deben seguir, por lo menos, la orientación básica que se ofrece en este módulo,y en particular:

• El informe financiero debe reflejar la clasificación utilizada en el presupuesto aprobado y debe permitir la comparación entre el gasto presupuestado y el gasto real.

• El informe financiero debe utilizar la misma moneda que el presupuesto aprobado.

• El informe financiero debe incluir todas las fuentes de financiacióndel proyecto.

Mensaje clave:

Los informes financieros deben seguir un formato adecuado.

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Se invita a los Beneficiarios a que usen la Lista de Control del Informe Financiero presentada en este documento.

Como cada proyecto es específico, cada Beneficiario tiene que determinar qué puntos de la lista son aplicables a su proyecto.




GBGF- MÓDULO 8 – LISTA DE CONTROL DEL INFORME FINANCIERO

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

País Beneficiario País o Estado no perteneciente a la Unión Europea con el que la Unión Europea tiene suscrito un programa de cooperación.

Procedimiento negociado sujeto a competencia

Procedimiento sin publicación previa de notificación de contratación pública, en el que sólo los candidatos invitados por el Órgano de Contratación pueden presentar ofertas.

Contrato El término “Contrato” hace referencia a cualquier documento convencional o contractual (compromiso legal) firmado entre el Órgano de Contratación y un Beneficiario, que constituye la base legal específica para una acción exterior financiada con fondos de la UE. Los anexos del Contrato también forman parte integrante del mismo.

Hay varios tipos de contratos para las acciones exteriores financiadas por la UE: Contratos de Subvención, de Servicios, de Suministro y Obras, Acuerdos Financieros con los gobiernos de los países beneficiarios, Acuerdos de Contribución con Organizaciones Internacionalesy Acuerdos de Delegación con las agencias nacionales.

Conflicto de intereses Cualquier situación que influya en la capacidad de un candidato, licitador, contratista o beneficiario para dar una opinión profesional imparcial y objetiva, o le impida, en un momento dado, dar prioridad a los intereses del Órgano de Contratación. Cualquier consideración relacionada con posibles contratos futuros o con conflictos con otros compromisos, pasados o presentes, de un candidato, licitador, contratista o beneficiario. Estas restricciones son también aplicables a los sucontratistas y empleados del candidato, licitador, contratista o beneficiario.

Órgano de Contratación La autoridad que firma un contrato de asignación de fondos de la UE con un Beneficiario. Dependiendo del modo de gestión de la ayuda exterior (por ej., gestión centralizada, descentralizada, gestión conjunta con organizaciones internacionales, etc.), el Órgano de Contratación será, bien la Comisión Europea (“CE”), bien un país socio o una organización en los que la CE ha delegado la ejecución de las acciones exteriores.Cuando el Órgano de Contratación es la CE, suele estar representada por EuropeAid o por una Delegación de la Unión Europea (“Delegación de la UE”).

GLOSARIO

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Condiciones contractuales Las condiciones, normas y criterios que se establecen en un Contrato para acciones exteriores financiadas con fondos de la UE. Estas Condiciones abarcan asimismo el conjunto de los documentos que regulan la acción, programa o proyecto mencionados en el Contrato. Pueden incluir, en particular, las bases legales que regulan el instrumento financiero que financia la acción (el Acuerdo de Cotonú, el Instrumento Europeo de Vecindad y Asociación, etc.), el Acuerdo Financiero y las Disposiciones Técnicas y Administrativas firmados entre la UE y un país beneficiario, y las guías publicadas por la CE como la PRAG y la Guía Práctica para Presupuestos-Programa.

CE Comisión Europea, la Comisión de la Unión Europea.

UE Unión Europea.

EuropeAid Oficina de Desarrollo y Cooperación EuropeAid, es decir, la Dirección General de la Comisión Europea responsable de la ejecución de los programas de la Comisión para la ayuda exterior a nivel mundial.

Acuerdo financiero El acuerdo entre la UE y el país beneficiario que establece los objetivos y el alcance de un programa de cooperación futuro.

GLOSARIO

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GLOSARIO DE TÉRMINOS (continuación)

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ( “PCGA”)

Término usado en contabilidad para designar un conjunto de prescripciones, normas y prácticas contables. He aquí algunos ejemplos de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:- NIIF (“Norma Internacional de Información Financiera”): un conjunto de prescripciones

contables publicado por la Federación Internacional de Contables (FIC) para uso de las empresas privadas. La NIIF es la norma que utilizan normalmente las empresas que cotizan en bolsa.

- NCISP (“ Normas Contables Internacionales para el Sector Público”): un conjunto de prescripciones contables publicadas por la Federación Internacional de Contables (FIC) para uso específico del sector público.

- PCGA “Nombre del País”: conjunto de prescripciones contables aplicables a empresas y otras entidades domiciliadas en el país en cuestión (por ejemplo, PCGA Reino Unido, PCGA EE.UU., PCGA Francia, etc.).

InforEuro Páginas web de la Comisión Europea donde se publican mensualmente los tipos de cambiohttp://ec.europa.eu/budget/inforeuro

Experto clave En contratos de servicios, un experto que se define como instrumental en el Pliego de Condiciones y que está sujeto a evaluación como parte de la oferta. El cambio del experto clave requiere la modificación del contrato.

ONG Organización No Gubernamental.

Experto no clave En los contratos de servicios, un experto que no se define como instrumental en el Pliego de Condiciones y que puede ser aprobado por el Órgano de Contratación con una orden administrativa.

Per diem Dieta diaria fija que cubre el alojamiento, la comida, los viajes locales y los gastos menores en el lugar de misión. La lista oficial de dietas está disponible en:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

GLOSARIO

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PRAG “Guía Práctica para los Procedimientos Contractuales en Acciones Exteriores de la UE”. Esta Guía, publicada por la Comisión Europea, establece y explica los procedimientos contractuales y de contratación pública aplicables a los contratos de ayuda exterior financiados con cargo al presupuesto general (presupuesto) y el Fondo Europeo de Desarrollo (FED). La Guía está disponible en inglés en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htmLa introducción de la PRAG fija su propio alcance, es decir, lo que incluye y lo que no incluye.

Guía Práctica para Presupuestos-Programa

“Guía para los Procedimientos para Presupuestos-Programa Financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo (FED) y el Presupuesto General (Presupuesto) de las Comunidades Europeas (Enfoque por proyecto)”. Esta Guía, publicada por la Comisión Europea, establece y explica el procedimiento aplicable a proyectos y programas gestionados mediante presupuestos-programa. Esta Guía estádisponible en:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_es.htm

La introducción de la Guía fija su propio alcance, es decir, lo que incluye y lo que no incluye.

Beneficiario Beneficiario de los fondos de la UE para acciones exteriores. Los Beneficiarios son organizaciones y entidades que han firmado un contrato para recibir fondos de la UE.

El Beneficiario de los fondos de la UE es responsable de la ejecución de las actividades contractualmente acordadas y de la gestión y el uso de los fondos de la UE. Es asimismo responsable de informar sobre el uso de dichos fondos.

GLOSARIO

GLOSARIO DE TÉRMINOS (continuación)

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Guía básica de gestión financiera para los beneficiarios de los ...

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