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Gua de Auditora para Entidades Pblicas
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP
Elizabeth Rodrguez Taylor Directora Mara Teresa Russell Garca Subdirectora Silvia Puente lvarez Correa Secretaria General (E)
Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica
Mara del Pilar Garca Gonzlez Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites
Claudia Patricia Molano Vargas Directora de Empleo Pblico
Jos Fernando Berro Berro Director de Desarrollo Organizacional
Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Luz Stella Patio Jurado Jefe de Control Interno
Victoria Eugenia Daz Acosta Jefe Oficina de Sistemas
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodrguez Taylor
Directora
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO:
Myrian Cubillos Benavides, Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites- DAFP Andrs Mndez Jimnez, Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites - DAFP Ana Cristina Zambrano Preciado, CIA, CCSA, CRMA. Presidenta - Directora Ejecutiva IIA Colombia Hctor Ricardo Parra Aguilar, CIA, CRMA, CFE, CISA, COBIT Snior Manager Ernst & Young Azucena Rodrguez Caballero, PMP, COBIT Manager EY (Ernst & Young) Ana Magnoly Rodrguez Prez, CISA, COBIT Snior EY (Ernst & Young)
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1
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ............................................................................................................................. 4
INTRODUCCIN .............................................................................................................................. 6
1. CAPITULO I CONCEPTUALIZACIN ............................................................................... 9
1.1 ANTECEDENTES Y CONCEPTUALIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO EN COLOMBIA. ......................................................................................................... 9
1.2 CARACTERIZACIN POR TIPO DE ENTIDADES ...................................................... 12
1.3 NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE
AUDITORIA ................................................................................................................................. 14
1.4 ROL DEL AUDITOR EN LA ENTIDADES DEL ESTADO ............................................ 16
2. CAPITULO II METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORA
INTERNA. ........................................................................................................................................ 21
2.1 FASE DE PROGRAMACIN GENERAL DE AUDITORAS. .................................. 22
2.1.1 CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD OBJETO DE LA AUDITORA. .......................... 22
2.1.1.1 Direccionamiento Estratgico ....................................................................... 23
i. Lineamientos de tica de la Entidad ....................................................................... 24
ii. Misin u objeto social ................................................................................................. 25
iii. Visin ............................................................................................................................ 25
iv. Objetivos Estratgicos ........................................................................................... 25
v. Plan Estratgico ......................................................................................................... 26
vi. Estructura Financiera y Presupuestal ................................................................. 26
vii. Partes interesadas .................................................................................................. 28
2.1.1.2 GESTIN INSTITUCIONAL ......................................................................... 28
i. Estructura organizacional de la Entidad ................................................................. 28
ii. Modelo de procesos de la Entidad........................................................................... 31
iii. Sistemas de Gestin y Control ................................................................................ 33
DEFINICIN DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL. 37
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2
iv. Infraestructura Tecnolgica ................................................................................. 47
v. Sistemas de Informacin ........................................................................................... 48
2.1.1.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOS EN LA ENTIDAD ............................... 48
2.1.2 ESTADO ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL DE LA
ENTIDAD. ................................................................................................................................ 50
2.1.3 ALINEACION CON LA PLANEACIN ESTRATEGICA DE LA ENTIDAD ... 53
2.1.4 FORMULACION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA. ....................... 54
2.1.4.1 Priorizacin de los procesos a incluir en el programa Anual de auditora
55
Anlisis de riesgos de los procesos en la Entidad. ............................................... 56
Evaluacin de otras fuentes de informacin .......................................................... 57
Ponderacin de las variables. .................................................................................. 59
Calificacin de los procesos. .................................................................................... 59
Registro de resultados. .............................................................................................. 61
2.2 FASE DE PLANEACIN DE LA AUDITORA POR PROCESOS. ........................ 62
2.2.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA. ........................................................................ 64
2.2.2 ALCANCE DE LA AUDITORA. ........................................................................... 65
2.2.3 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA. ................................................................... 65
2.2.4 TIEMPO DE EJECUCIN ..................................................................................... 67
2.2.5 ASIGNACIN DE RECURSOS. .......................................................................... 67
2.3 FASE DE EJECUCIN DE LA AUDITORA POR PROCESOS ............................. 67
2.3.1 REUNIN DE INICIO ............................................................................................ 68
2.3.2 SOLICITUD DE INFORMACIN ......................................................................... 68
2.3.3 DETERMINACIN DE LA MUESTRA DE AUDITORA. .................................. 69
2.3.4 DISEO DE PRUEBAS DE AUDITORIA ........................................................... 74
2.3.5 APLICACIN DE PRUEBAS DE AUDITORIA .................................................. 79
2.3.6 ANLISIS Y EVALUACIN DE DATOS ............................................................. 80
2.3.7 DESARROLLAR OBSERVACIONES ................................................................. 80
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3
2.3.8 COMUNICACIONES PRELIMINARES DEL TRABAJO DE AUDITORA ..... 81
2.3.9 REUNIN DE CIERRE .......................................................................................... 82
2.4 FASE DE COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORA ................... 82
2.4.1 INFORME DEFINITIVO ......................................................................................... 83
2.4.2 PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS .............................................. 84
2.5 FASE DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE
MEJORAMIENTO. ..................................................................................................................... 85
3. CAPITULO III - SOSTENIBILIDAD................................................................................... 86
3.1 Capacitacin .................................................................................................................... 86
3.2 Comunicacin ................................................................................................................. 87
3.3 Gestin del cambio hacia el autocontrol ..................................................................... 87
3.4 Desempeo de la actividad de auditora .................................................................... 88
4. CAPITULO IV - HERRAMIENTAS DE TRABAJO .......................................................... 90
5. CAPITULO V - RECOMENDACIONES GENERALES ................................................. 92
6. CAPITULO VI - BIBLIOGRAFIA ....................................................................................... 94
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4
PRESENTACIN
El concepto de Control Interno definido de manera global como un proceso efectuado por
la Alta Direccin y dems funcionarios de una organizacin, cuyo diseo proporciona una
seguridad razonable sobre la consecucin de los objetivos de una entidad, plantea de
manera concisa la importancia de la participacin de todos los funcionarios en todos los
niveles dentro de las organizaciones como elemento fundamental para la eficacia del
sistema.
Como parte de este proceso, la Ley 87 de 1993 determina para el Estado Colombiano que
el control interno lo conforma el esquema de la organizacin, el conjunto de los planes,
mtodos, principios, normas, procedimientos y los mecanismos de verificacin y
evaluacin1; este ltimo aspecto se materializa a travs de la evaluacin independiente
o auditora interna. De esta manera, se puede afirmar que las Oficinas de Control Interno
o Auditoria Interna o quien haga sus veces, en las entidades, se constituyen en un
elemento clave para el seguimiento y evaluacin de los controles establecidos por la
entidad, entregando, de manera razonable informacin acerca del funcionamiento de todo
el sistema, permitiendo con ello a la Alta Direccin la toma de decisiones en procura de la
mejora y cumplimiento objetivos institucionales.
En este sentido, el desarrollo de la auditora interna, requiere de un ejercicio profesional
independiente y de herramientas adecuadas y orientadas a las tendencias internacionales
que apoyen la gestin que debe cumplir el auditor interno. En la actualidad, las Oficinas
de Control Interno o quien haga sus veces no cuentan con herramientas que permitan
fortalecer el ejercicio de auditoria, convirtindose en una necesidad, dados los resultados
de las evaluaciones realizadas en cada vigencia al Modelo Estndar de Control Interno -
MECI, donde claramente se ha venido evidenciando una oportunidad de mejora sobre
todos los aspectos involucrados con la auditoria interna. Por esta razn el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica DAFP como lder la poltica de control interno,
considera necesario entregar una gua que le permita a las oficinas de control interno de
1
Negrilla fuera de texto
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
5
las entidades del Estado realizar su labor de auditora interna, buscando que se constituya
en una herramienta de evaluacin y seguimiento a la gestin pblica, fundamentada en la
cultura del control y el compromiso de la Alta Direccin.
La metodologa utilizada para su estructuracin est basada principalmente en las normas
internacionales para el ejercicio profesional de auditora interna. Las herramientas
incluidas dentro de la misma, brindarn elementos necesarios para una evaluacin y
seguimiento de forma estandarizada, en los diferentes tipos de entidades segn su
naturaleza, funciones, estructura y procesos. As mismo, est gua incluye aspectos
relevantes frente a la aplicacin de diferentes polticas pblicas, las cuales aportan
elementos para tener una visin estratgica dentro de las entidades.
ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR
Directora
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
6
INTRODUCCIN
En desarrollo de la Ley 87 de 1993 y teniendo en cuenta la estructura del Modelo
Estndar de Control Interno MECI, la auditora interna es definida como: un examen
sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de una Entidad Pblica. Precisa adems, que permite emitir juicios basados
en evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos
y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
Al respecto el Instituto de Auditores Internos IIA Global define la auditora interna como
una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para
agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Por lo anterior, las
actividades de auditora interna son vitales para el mantenimiento y mejora del Sistema de
Control Interno en las entidades, ya que permiten evaluar los mecanismos de control
establecidos en toda la entidad.
En desarrollo de estos conceptos el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DAFP presenta a continuacin la gua de auditora desarrollada en alianza estratgica
con el Instituto de Auditores Internos de Colombia IIA Colombia, afiliado a The Institute of
Internal Auditors Inc IIA Global, quien a su vez cont con el apoyo de Ernest & Young
S.A.S EY, dicha gua contiene en primera instancia una conceptualizacin bsica del
control interno, una descripcin sobre las normas internacionales para el ejercicio
The Institute of Internal Auditors Inc (Instituto de Auditores Internos -IIA Global-) es una asociacin profesional establecida en 1941
registrada en New York, NY, U.S.A. y con sede en Orlando, Florida, U.S.A. Cuenta con una red global de 185.000 miembros de todas las
industrias y sectores en casi 170 pases. IIA es reconocido en todo el mundo como la voz global de la profesin de auditoria interna,
constituye la principal asociacin profesional de magnitud internacional, con un liderazgo mundial en investigacin, educacin, gua
tecnolgica y certificacin de auditores internos.
Instituto de Auditores Internos de Colombia IIA Colombia es uno de los ms de 100 Institutos del IIA Global que colaboran para
fortalecer la profesin de auditoria interna, promover el Marco Internacional para la Prctica Profesional que incluye las Normas, el
Cdigo de tica, Consejos y Guas para la Practica as como otras publicaciones que son importantes para el desarrollo de la profesin
de auditoria interna. El IIA Colombia realiza actividades para servir a los miembros del IIA y fomentar el desarrollo de la auditoria
interna en todos los sectores de la industria, incluyendo actividades de promocin, consulta en la legislacin y educacin relevante en
Colombia a travs de programas locales elaborados en lnea con los requerimientos del programa de exmenes del IIA Global.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
7
profesional de auditora interna, las cuales harn parte de los documentos anexos para
una consulta ms especfica de ellas; as mismo se hace referencia a los cinco roles que
debe ejercer el jefe de la Unidad de la oficina de control interno, asesor, coordinador
o quien haga sus veces (artculo 8 de la Ley 1474 de 2011), quien para efectos de la
presente gua se denominar auditor interno.
El segundo captulo aborda la metodologa para la realizacin de la auditora interna,
donde se desarrollan cinco (5) fases que incluyen: Programacin general de las
auditoras, planeacin de la auditora, ejecucin de la auditora, comunicacin de
resultados de la auditora y seguimiento a cumplimiento de planes de mejoramiento, cabe
resaltar que en la fase de programacin general, se plantean actividades clave frente al
conocimiento de la entidad y del estado actual de los sistemas de gestin y control con los
que se cuenta, los cuales determinan la visin sistmica requerida y la alineacin del
proceso auditor con la planeacin estratgica de la entidad. Las dems fases como ejes
centrales de dicho proceso auditor, incluyen ejemplos y herramientas propias para su
ejecucin.
El captulo tres contiene informacin relevante frente a la sostenibilidad del proceso a
largo plazo, las acciones contempladas incluyen la capacitacin constante tanto del
auditor interno como de su equipo de trabajo; la comunicacin en todos los mbitos de la
organizacin y la gestin del cambio hacia el autocontrol.
El captulo cuatro recoge las herramientas de trabajo incluidas a lo largo de todo el
documento, donde se explica su funcionalidad y el link de acceso, as mismo se incluyen
las normas internacionales como base metodolgica de la gua y otros documentos de
inters relacionados como son guas desarrolladas por el Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica en temas como administracin del riesgo, indicadores de gestin,
modernizacin de las entidades pblicas, entre otros.
El captulo cinco recoge recomendaciones acerca las auditoras internas al Sistema de
Gestin de la Calidad y los puntos ms relevantes a tener en cuenta frente al rol del
auditor interno en actividades relacionadas con asesora y acompaamiento.
Finalmente el captulo seis recoge toda la base bibliogrfica base para el desarrollo de la
gua y que sirve de gua para ampliar los temas que puedan ser de inters para el lector.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
8
En consecuencia, se espera que esta herramienta permita un ejercicio del control ms
eficiente, y que como resultado las entidades del Estado Colombiano puedan alcanzar sus
objetivos y cumplan con los fines para los cuales han sido creadas, asegurando
razonablemente la realizacin de los fines esenciales del Estado, a travs de una
Administracin Pblica que cumpla con las expectativas de los ciudadanos y partes
interesadas.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
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1. CAPITULO I CONCEPTUALIZACIN
1.1 ANTECEDENTES Y CONCEPTUALIZACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN COLOMBIA.
Los sistemas de control interno adquieren importancia en el mundo, en razn a la
necesidad de las organizaciones de observar una serie de principios que les permita,
cualquiera que sea el sector donde desarrollen sus actividades, tener las suficientes
herramientas para manejar eficientemente sus recursos, mejorar su gestin y poder
contar con una sostenibilidad a futuro.
De acuerdo con el modelo COSO2, el Control Interno es un proceso ejecutado por la junta
directiva o consejo de administracin de una Entidad, por su grupo directivo, por su
gerencia y por el resto de personal, diseado para proporcionar seguridad razonable para
conseguir las siguientes categoras de objetivos: efectividad y eficiencia en las
operaciones, suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las
Leyes y regulaciones aplicables.
Este modelo determina que para reducir los diferentes riesgos y asegurar que las
estrategias y directrices del mbito administrativo y operativo se cumplan, la gerencia
debe implementar cinco (5) componentes:
Ambiente de control, que establece el sentir de la organizacin.
Evaluacin de riesgos, donde se realiza su identificacin y el anlisis respectivo.
Actividades de control, que incluyen las polticas y procedimientos que ayudan a
asegurar que las directrices se lleven a cabo.
Informacin y comunicacin.
Monitoreo, que permite evaluar el desempeo del sistema de control interno.
2 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO: Marco Estructurado de Control Interno 1992.
Disponible en: www.coso.org
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
10
De forma general el modelo COSO suministra marcos generales y orientaciones para la
gestin del riesgo, control interno y reduccin del fraude en las organizaciones3.
Se debe precisar que los principios y orientaciones del modelo COSO constituyen la base
para el desarrollo y aplicacin en Colombia del modelo estndar de control interno (MECI)
que actualmente se encuentra vigente.
CONTROL INTERNO EN COLOMBIA
La Constitucin de 1991 se constituye en el punto de partida para la normatividad
relacionada con el tema del control interno; as, en primera instancia, el artculo 209
establece que La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones4. Estos principios rigen la funcin administrativa,
entendida como el desarrollo de las actividades propias de cada Entidad pblica; en este
sentido, el control interno es el garante de la efectividad en la aplicacin de dichos
principios.
Al mismo tiempo, la Constitucin en su artculo 267 elimina el control previo realizado por
las Contraloras y lo convierte en un control posterior y selectivo, donde se pretende
evaluar la gestin fiscal de las Entidades del Estado y en el artculo 269 la Constitucin
Poltica establece:
ARTCULO 269. En las Entidades Pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a
disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control
interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar
la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas5.
Este mandato constitucional obliga a las Entidades Pblicas a disear y aplicar mtodos y
procedimientos de control interno, de donde surge la Ley 87 de 1993, encargada de
desarrollarlo de la siguiente manera: 3
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COSO. Misin. Disponible en: www.coso.org 4
Constitucin Poltica de Colombia. (04, julio, 1991). Gaceta Constitucional No. 116 de 20 de julio de 1991. Disponible en:
www.secretariasenado.gov.co 5
Constitucin Poltica de Colombia. (04, julio, 1991). Gaceta Constitucional No. 116 de 20 de julio de 1991. Disponible en:
www.secretariasenado.gov.co
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11
Artculo 1. DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO. Se entiende por control interno el sistema
integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una Entidad, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la
informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos
previstos6.
Esta Ley es reglamentada mediante el Decreto 1599 de 2005 a travs del cual se adopta
el Modelo Estndar de Control Interno MECI, y determina en su anexo tcnico los
siguientes aspectos para el modelo:
()
Proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin en las Entidades
del Estado, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la
contribucin de estos a los fines esenciales del Estado.
()
La orientacin de este Modelo promueve la adopcin de un enfoque de operacin basado en
procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades
relacionadas entre s. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los
vnculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos,
as como sobre su combinacin e interaccin7
.
Esta orientacin basada en procesos ha permitido ir armonizando otros sistemas,
producto de diferentes polticas pblicas como son:
- Sistema de Gestin de la Calidad NTC GP 1000
- Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA
- Sistema de gestin documental
- Estrategia de Gobierno en Lnea
- Estrategias en la lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano
- Estrategia Anti trmites
- Control Interno Contable.
6
Secretara Senado de la Repblica. Consulta antecedentes de la Ley 87 de 1993. Diario Oficial No. 41120, noviembre 29 de 1993 7
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Anexo Tcnico Decreto 1599 (20, mayo, 2005). Diario Oficial. Bogot D.C., 2005. No.
45.920
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
12
Los anteriores sistemas y otros que puedan ir vinculndose harn parte de lo que se
conoce como un Sistema Integrado de Gestin, en el cual se incluyen aspectos como la
cultura organizacional y el direccionamiento estratgico como base para su desarrollo, los
cuales en su conjunto apuntan al cumplimiento de los fines esenciales del Estado
establecidos en la Constitucin Poltica.
1.2 CARACTERIZACIN POR TIPO DE ENTIDADES
Teniendo en cuenta la diversidad de Entidades que conforman el Estado Colombiano,
cuyas caractersticas es necesario considerar frente al proceso auditor, a continuacin se
relacionan dos (2) herramientas que permiten realizar un anlisis de complejidad de la
Entidad. All se contemplan diferentes aspectos:
Sectoriales: Se tienen en cuenta las caractersticas propias de cada sector
administrativo, en el entendido que existen complejidades de acuerdo a las
polticas pblicas que se desarrollan en cada uno.
Territoriales: Se tienen en cuenta las caractersticas de cada departamento y la
categorizacin existente por municipios.
Relacin con los organismos de control: Se analizan los resultados de los
organismos de control frente a sus auditoras regulares.
Presupuestales: Se analizan las diferentes fuentes de ingresos y monto de los
recursos que manejan las entidades.
Riesgos: Se tienen en cuenta las caractersticas propias de cada sector
administrativo y los niveles de riesgo que manejan en las operaciones, la gestin,
el manejo de recursos
ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL
Especficamente para el Orden Nacional se parte de los siguientes factores8:
a) Riesgo Propio de la operacin: Con un peso del 40%. Este elemento est conformado
por los siguientes aspectos en orden de significacin: Presupuesto de inversin 12%;
8
KPMG ADVISORY SERVICES LTDA. Categorizacin de las entidades del orden nacional. Bogot. Febrero de 2012. p.5
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
13
Sector al que pertenece 10%; nmero de funcionarios de la Entidad 5%; nmero de
seccionales o regionales 5%; presupuesto de funcionamiento 4% y nmero de trmites
4%.
b) Riesgo de la Gestin: Con un peso del 60%, dentro del cual se incluyen los siguientes
aspectos en orden de significacin: Nivel de implementacin del MECI 20%; Evaluacin
del Control Interno realizado por la Contralora General de la Repblica CGR 20%;
dictamen integral de la CGR 10%; el ndice de transparencia 10%.
Para el orden nacional los sectores fueron ubicados en los tres niveles de complejidad
atendiendo los criterios anteriormente mencionados, como sigue:
Complejidad Baja: Entidades con calificacin final entre 0% y 33.33%
Complejidad Media: Entidades con calificacin final entre 33.34% y 66.66%
Complejidad Alta: Entidades con calificacin final entre 66.67% y 100%
A partir de esta informacin cada Entidad de manera individual podr realizar el anlisis.
La herramienta se puede consultar en el archivo listado en el captulo IV, numeral 2
Criterios para categorizar entidades del orden nacional.
ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL
Para el orden territorial se tom como base la informacin de categorizacin determinada
en la Ley 617 de 2000 Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el
Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el
Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin,
y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional y se incluyen
nuevos elementos de complejidad quedando como sigue9:
a) Tipo de servicio: 10%
b) Poblacin total de cada departamento y/o municipio 10%
c) Valor de los ingresos corrientes, incluido las regalas en las mismas jurisdicciones 50%
9
KPMG ADVISORY SERVICES LTDA. Categorizacin de las entidades del orden nacional. Bogot. Febrero de 2012. p.15
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
14
d) ndice de Gobierno Abierto IGA de la Procuradura General de la Nacin 30%
A partir de esta informacin cada Entidad de manera individual podr realizar el anlisis.
La herramienta se puede consultar en el archivo listado en el captulo IV, numeral 3
Criterios para categorizar entidades del orden territorial
De acuerdo a lo anterior, la prctica de auditora interna en las Entidades se encuentra
determinada por la naturaleza, tamao, sector al cual pertenece, metas estratgicas y de
gobierno. Estos aspectos deben tenerse en cuenta para la estructuracin de los
programas y planes de auditora.
1.3 NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO
PROFESIONAL DE AUDITORIA
El Instituto de Auditores Internos IIA Global ha desarrollado las Normas Internacionales
para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna esenciales para el ejercicio de las
responsabilidades de los auditores internos.
Estas normas de carcter internacional se basan en principios de obligatorio cumplimiento
y tienen como propsitos esenciales:
Definir los principios bsicos que determinen cmo debe practicarse la auditora
interna.
Proveer un marco para la realizacin y promocin de una amplia gama de actividades
de auditora interna con valor agregado.
Establecer las bases para evaluar el desempeo de la auditora interna.
Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organizacin.
Estos aspectos buscan que el proceso auditor tenga un valor agregado para las
Entidades, y que realmente la auditora interna aporte al logro de los objetivos
institucionales, al entregar elementos de juicio frente a la mejora continua de los sistemas.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
15
Al respecto existen tres (3) tipos de normas:
Normas sobre Atributos: Describen las caractersticas fundamentales que deben poseer
los individuos, equipos y organizaciones para brindar servicios eficaces de auditora
interna.
Normas sobre Desempeo: Describen la naturaleza de los servicios de auditora interna y
los criterios de calidad para la evaluacin de desempeo de los servicios.
Normas de Implementacin: Incluyen una gua ms especfica para la aplicacin de las
normas sobre atributos y desempeo a cada tipo principal de trabajo de auditora interna.
Dado el alcance de la presente gua se abordarn como anexos las Normas sobre
Atributos y las Normas sobre Desempeo, las cuales se esbozan a continuacin:
Las Normas sobre Atributos se enmarcan en cuatro caractersticas principales10
:
(i) Propsito, autoridad y responsabilidad.
(ii) Independencia dentro de la organizacin.
(iii) Aptitud y cuidado profesional
(iv) Programa de aseguramiento y mejora de la calidad.
Estas normas son aplicables para las oficinas o unidades de control interno de las
Entidades -o bien para aquellas que tienen tercerizado el servicio de auditoras internas-,
en los trminos establecidos en la Ley 87 de 1993, artculo 7, el cual expresa:
ARTICULO 7o. CONTRATACIN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON
EMPRESAS PRIVADAS. Las Entidades Pblicas podrn contratar con empresas privadas
Colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organizacin del
Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras internas. ()
En este sentido es importante mencionar que para las empresas industriales y comerciales
del Estado o aquellas descentralizadas con porcentaje de participacin del Estado, se
recomienda la creacin de un Consejo de Auditora, tal como lo define el marco
Internacional para la prctica profesional de la Auditora Interna:
El trmino consejo se refiere al cuerpo de gobierno de alto nivel de una organizacin, que
tiene la responsabilidad de dirigir y/o supervisar las actividades y la gestin de la
organizacin. Normalmente se compone de un grupo independiente de directores (por
ejemplo el consejo de administracin, un consejo supervisor o un consejo de
gobernadores). Si no existe este grupo, el consejo se referir a la parte superior de la
10
INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Prctica Profesional de la Auditora Interna. Actualizado Enero de 2013. p.30
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
16
organizacin. El consejo puede referirse a un comit de auditora en el cual el cuerpo de
gobierno ha delegado ciertas funciones11
.
Las Normas sobre Desempeo estn directamente relacionadas con el proceso auditor y los
criterios para su medicin. Su estructura es la siguiente12
:
(i) Administracin de la actividad de Auditora Interna.
(ii) Naturaleza del trabajo
(iii) Planificacin del trabajo.
(iv) Desempeo del trabajo.
(v) Comunicacin de Resultados.
(vi) Seguimiento del progreso.
(vii) Decisin de aceptacin de los riesgos por la Direccin
Dichas normas podrn consultarse el archivo listado en el captulo IV, numeral 1 Normas
Internacionales para el ejercicio profesional de Auditoria Interna, Cdigo de tica.
1.4 ROL DEL AUDITOR EN LA ENTIDADES DEL ESTADO
Teniendo en cuenta lo expresado inicialmente acerca del proceso de auditora interna y de
su ejercicio profesional como elemento esencial para un ptimo desarrollo de la actividad
en s misma, se puede establecer que la auditora interna requiere:
Independencia;
Entrenamiento tcnico y capacitacin profesional;
Cuidado y diligencia profesional;
Estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno;
Supervisin adecuada de las actividades por parte del auditor de mayor experiencia;
Informacin competente, suficiente en lo que respecta a la observacin, investigacin y
confirmacin13
.
11
INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Prctica Profesional de la Auditora Interna. Actualizado a Enero de 2013. p. 52 12
Ibid. p. 39 13
BERBIA, Patricia. Evaluacin Eficaz del Sistema de Control Interno. Fundacin de Investigaciones del Instituto de Auditores Internos
IIA Global. Bogot. 2008. p.213
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
17
Estas actividades requieren profesionales que no solamente conozcan las funciones de
control interno, sino que deben disponer de conocimientos en materia de herramientas de
gestin, control estadstico de los procesos, trabajo en equipo, tormenta de ideas,
planificacin, administracin, normativas legales, financieras, contables y de los sistemas
de informacin14
. Dichos conocimientos no tendrn la profundidad de quienes ejercen
tales funciones, pero con un conjunto de informacin suficiente relacionada con los
procesos y temas en mencin, sern esenciales frente al proceso auditor, ya que entrega
elementos suficientes de juicio para la priorizacin y preparacin de las auditoras.
Lo anterior, bajo los principios de integridad, objetividad, confidencialidad y competencia y
las reglas de conducta relacionadas.
En este sentido para el Estado Colombiano se ha determinado una serie de roles y
responsabilidades para la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en
cumplimiento del Decreto 1537 del 200115
as:
1- Valoracin de riesgos
2- Acompaamiento y asesora
3- Evaluacin y seguimiento
4- Fomento de la cultura de control
5- Relacin con entes externos.
La valoracin de riesgos busca garantizar de manera razonable el cumplimiento de
los objetivos institucionales, a travs de la identificacin, anlisis, valoracin y manejo
de los riesgos asociados a todos los procesos dentro de la Entidad. La participacin
del auditor interno involucra para su cumplimiento, tanto el rol de asesora y
acompaamiento como el rol evaluador, ya que debe acompaar a todos los procesos
en el levantamiento de los riesgos de los procesos, aportando desde su conocimiento
tcnico del tema, para luego en la -evaluacin determinar el cumplimiento frente al
seguimiento de los riesgos identificados y sus controles.
El rol evaluador y de seguimiento a la Gestin Institucional, tiene como propsito
emitir un juicio de valor acerca del grado de eficiencia y eficacia de la gestin, para
asegurar el adecuado cumplimiento de la misin, visin y objetivos institucionales.
14
BERBIA , Op. Cit. p.214 15
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Decreto 1537 (26, julio, 2001). Bogot D.C., 2001.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
18
Frente al rol de asesora y acompaamiento, su objetivo es promover el
mejoramiento continuo de los procesos de la Entidad, ayudando a la Alta Direccin,
en la bsqueda del cumplimiento de los objetivos institucionales.
La relacin con entes externos facilita el cumplimiento de las exigencias de Ley o
las solicitudes formales realizadas por los entes de control y otras Entidades con las
cuales sea necesaria una interaccin tcnica y profesional. Su funcin se centra en
servir de puente entre la Entidad y aquellos organismos que requieren informacin
sobre las actuaciones propias de la gestin institucional.
El rol del fomento de la Cultura del Control, tiene como objetivo lograr e
incrementar la toma de conciencia por parte de todos los funcionarios frente a los
sistemas de gestin de la Entidad, haciendo uso de herramientas e instrumentos
orientados al ejercicio del autocontrol y la autoevaluacin, como un hbito de
mejoramiento personal y organizacional.
De este modo la funcin de la Oficina de Control Interno debe ser considerada como un
proceso de retroalimentacin que contribuya al mejoramiento continuo de la
Administracin Pblica. Dado el alcance de la presente gua se hace nfasis en el rol de
evaluacin y seguimiento el cual contribuye de manera efectiva al mejoramiento continuo
de los procesos de Administracin del riesgo, Control y Gestin de la Entidad.
FORMACION Y EXPERIENCIA DEL AUDITOR INTERNO
La Ley 87 de 1993 determina la creacin de la unidad u oficina de coordinacin de control
interno, la cual en su artculo 9 la define como:
() Uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo,
encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando
a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de los planes establecidos
y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos
previstos.
Del mismo modo, en su artculo 10 establece la designacin del Jefe de la Unidad u
Oficina de Coordinacin del Control Interno, cuyo cargo debe estar adscrito al nivel
jerrquico superior dentro de la estructura organizacional de las Entidades, en el
entendido que dicho funcionario debe cumplir con roles de asesora y acompaamiento
frente al Representante Legal y a los lderes de proceso.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
19
Ahora bien, teniendo en cuenta las anteriores consideraciones la Ley 1474 de 2011 o
Estatuto Anticorrupcin entra a modificar el perfil del Jefe de la oficina o unidad de
coordinacin de control interno como sigue:
ARTCULO 8o. DESIGNACIN DE RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO. Modifquese el
artculo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedar as:
Para la verificacin y evaluacin permanente del Sistema de Control, el Presidente de la Repblica
designar en las Entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de
la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien ser de libre nombramiento y remocin.
Cuando se trate de Entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designacin se har por la
mxima autoridad administrativa de la respectiva Entidad territorial. Este funcionario ser designado
por un perodo fijo de cuatro aos, en la mitad del respectivo perodo del alcalde o gobernador.
PARGRAFO 1o. Para desempear el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deber
acreditar formacin profesional y experiencia mnima de tres (3) aos en asuntos del control interno.
PARGRAFO 2o. El auditor interno, o quien haga sus veces, contar con el personal
multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o Entidad, de acuerdo con la naturaleza de las
funciones del mismo. La seleccin de dicho personal no implicar necesariamente aumento en la
planta de cargos existente.
Los cambios que se introdujeron apuntan a que los Jefes de las oficinas o Unidades de
Control Interno tengan la suficiente independencia frente a las decisiones producto de sus
evaluaciones, dado su nombramiento pasa a estar en cabeza del Presidente de la
Repblica, Gobernadores y Alcaldes segn corresponda.
As mismo, ajust el perfil con el propsito de contar con funcionarios con las mayores
calidades y competencias para el desempeo del cargo, al requerir formacin profesional
y experiencia en asuntos de control interno, para este ltimo aspecto el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica expidi la Circular No. 100-02 de agosto 5 de 2011
donde seala que entre otros, se puede entender como asuntos de control interno los
siguientes:
Aquellos relacionados con la medicin y evaluacin permanente de la eficiencia, eficacia y
economa de los controles al interior de los Sistemas de Control Interno.
Asesora en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacin de planes e introduccin
de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Actividades de auditora.
Actividades relacionadas con el fomento de la cultura del control.
Evaluacin del proceso de planeacin, en toda su extensin; lo cual implica, entre otras cosas y
con base en los resultados obtenidos en la aplicacin de los indicadores definidos, un anlisis
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
20
objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados
logrados o en el desvo de avances.
Formulacin, evaluacin e implementacin de polticas de control interno.
Evaluaciones de los procesos misionales y de apoyo adoptadas y utilizadas por la Entidad, con
el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes inherentes a la
misin institucional.
Asesora y acompaamiento a las dependencias en la definicin y establecimiento de
mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada
proteccin de los recursos, la eficacia y la eficiencia en las actividades, la oportunidad y la
confiabilidad de la informacin y sus registros y el cumplimiento de funciones y objetivos
institucionales.
Valoracin de riesgos.
Cabe precisar en este punto que las entidades pertenecientes a los municipios de 3 a 6
categora, con fundamento el pargrafo 1, del artculo 75 de la Ley 617 de 2000, se
determina lo siguiente:
PARAGRAFO 1o. Las funciones de control interno y de contadura podrn ser ejercidas
por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3a,
4a, 5a. y 6a. categoras.
De acuerdo con la anterior disposicin, en los municipios de 3, 4, 5 y 6 categoras, las
funciones de control interno pueden ser ejercidas por dependencias afines dentro de la
respectiva entidad territorial. Al interior de dichas dependencias podr asignarse las
funciones de control interno al empleado que de acuerdo con el manual especfico de
funciones de la entidad, el nivel jerrquico, la naturaleza jerrquica y el rea funcional,
pueda ejercerlas sin que con ello se desvirte las finalidades para la cual se cre el
empleo del cual es titular.
Esta figura debe considerar los aspectos ya mencionados frente al desarrollo del control
interno, de acuerdo con lo sealado en el artculo 209 de la Constitucin Poltica, donde
establece que la Administracin Pblica en todos sus rdenes y niveles tendr un control
interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
21
2. CAPITULO II METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA.
El proceso de Auditora Interna adelantado por las Oficinas de Control Interno o quien
haga sus veces en la Entidades del Estado debe estar enfocado hacia una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y
mejorar las operaciones de la Entidad; que ayuda a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemtico y disciplinario para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
gestin de riesgos, control y gobierno.16
La propuesta metodolgica para ejecutar el proceso de auditora interna, se establece
partiendo de la programacin general, para posteriormente realizar la planeacin de la
Auditora sobre la base de anlisis de riesgos relevantes, la ejecucin, la comunicacin
de resultados y el seguimiento a las acciones de mejora.
Las fases definidas para el proceso de auditora son.
16
INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Prctica Profesional de Auditora Interna. Actualizado a Enero de 2013. p.17
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
22
2.1 FASE DE PROGRAMACIN GENERAL DE AUDITORAS.
Esta fase incluye un anlisis integral de todos los componentes internos y externos de la
Entidad, con el fin de determinar los procesos que cuentan con mayor relevancia para
cumplir con la misin y objetivos estratgicos y los que presentan un alto nivel de riesgo.
La fase de Programacin General comprende desde el conocimiento y comprensin de
la Entidad hasta la formulacin del Programa anual de Auditoras, el cual establece los
objetivos y metas a cumplir por el equipo auditor durante la vigencia.
El desarrollo de esta fase puede variar en cada Entidad, dependiendo entre otros, del
nivel de complejidad, tamao, control interno, sistemas de informacin y estructura
organizacional.
Para facilitar el desarrollo de la programacin general se proponen las siguientes
actividades:
Conocimiento de la Entidad objeto de la auditora
Estado actual de los Sistemas de Gestin y Control
Alineacin con la planeacin estratgica de la Entidad
Formulacin del programa anual de auditoras
2.1.1 CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD OBJETO DE LA
AUDITORA.
El conocimiento de la Entidad y su entorno implica comprender las caractersticas de la
Entidad considerando como mnimo los siguientes aspectos:
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
23
2.1.1.1 Direccionamiento Estratgico
El mandato legal se considera aquello que determina la razn de ser de la Entidad o lo
que se ha denominado la funcin administrativa, establecida a partir del artculo 209 de
la Constitucin Poltica de Colombia la cual al respecto expresa:
ARTICULO 209. La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa,
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
24
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones17.
Este precepto constitucional se formaliza mediante una norma (Ley, decreto, ordenanza,
acuerdo) a partir de la cual la Entidad define la misin, visin, objetivos institucionales y
las estrategias correspondientes. En tal sentido, la misin se identifica con las
necesidades a satisfacer, los usuarios a los que se quiere llegar con los productos y
servicios que atienden tales necesidades.
Como parte del direccionamiento estratgico de la Entidad se encuentran:
i. Lineamientos de tica de la Entidad
Define el estndar de conducta de la Entidad Pblica, es el producto final que
materializa un concepto ms amplio, como es el de la gestin tica de las Entidades
Pblicas, la cual se define como:
(..) la actuacin autorregulada de los agentes pblicos, orientada a asumir sus responsabilidades frente a los grupos con los que interactan, a encaminar sus acciones hacia el establecimiento de modelos de trabajo orientados por la tica pblica, y a ajustar los planes estratgicos y estructuras organizacionales hacia la bsqueda de los fines sociales que garanticen la aplicacin de los Derechos Humanos integrales y el
mejoramiento de las condiciones de vida de toda la poblacin18
.
La gestin tica implica pasar de una posicin en la que los intereses individuales y
privados se ponen en el centro de la gestin de las Entidades estatales, a otra en la que
es el inters general y la construccin de lo pblico, es lo que determina y orienta el
ejercicio de la funcin pblica y el control social de la ciudadana19
.
La aplicacin de estos conceptos frente a la construccin del cdigo de tica en las
instituciones pblicas implicar entonces el establecimiento de una serie de reglas y
criterios claros y precisos sobre cmo resolver conflictos entre el inters comn y el
privado, as como la necesidad de cubrir los cargos a travs de concursos pblicos y
transparentes.
17
COLOMBIA. Constitucin Poltica. (04, julio, 1991). Gaceta Constitucional No. 116 de 20 de julio de 1991
www.secretariasenado.gov.co 18
AGENCIA DE LOS ESTADOS UNIDOS PARA EL DESARROLLO INTERNACIONAL USAID. Programa Eficiencia y Rendicin de Cuentas en Colombia. Modelo de Gestin tica para Entidades del Estado. Bogot. 2006. p.48 19
PROGRAMA EFICIENCIA Y RENDICIN DE CUENTAS EN COLOMBIA. Op. Cit. p.49
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
25
ii. Misin u objeto social
Constituye la razn de ser de la Entidad; sintetiza los principales propsitos estratgicos y
los valores esenciales que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas
las personas que hacen parte de la Entidad.
En ese orden de ideas se debe establecer si la gestin que desarrolla la Entidad guarda
correspondencia con la misin encomendada, para potenciar la capacidad de respuesta
de la misma ante las oportunidades que se generan en su entorno, permitiendo orientar
sus programas en forma clara y mejorando el rendimiento y la productividad en la
administracin de los recursos humanos, financieros, tcnicos, materiales y de
informacin20
.
iii. Visin
La visin es la proyeccin de la Entidad a largo plazo que permite establecer su
direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo, la cual debe ser construida y
desarrollada por la Alta Direccin de manera participativa, en forma clara, amplia, positiva,
coherente, convincente, comunicada y compartida por todos los miembros de la
organizacin. La visin, requiere una alta direccin comprometida que promueva el
cambio y motive la participacin de los integrantes de la Entidad en el logro de los
objetivos y de las metas propuestas21
.
iv. Objetivos Estratgicos
Identifican la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar
cumplimiento al mandato legal aplicable a cada Entidad. El cumplimiento de estos
objetivos institucionales se materializa a travs de la ejecucin de la planeacin anual de
cada Entidad.
20
DAFP. Gua de modernizacin de entidades pblicas (3 versin ).Bogot.2012 p.25 21
Ibid. p.28
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
26
v. Plan Estratgico
Las estrategias de la Entidad, generalmente se definen por parte de la Alta Direccin y
obedecen a la razn de ser que desarrolla la Entidad, a los planes que traza el Sector al
cual pertenece, a polticas especficas que define el Gobierno Nacional, Departamental, o
Municipal y enmarcadas dentro del Plan Nacional de Desarrollo. Ejemplos de estrategias
son: la orientacin al usuario y de servicio al ciudadano, desarrollo del talento humano,
gestin de las tecnologas y la informacin, la eficiencia administrativa, la administracin
del riesgo, el control social y de participacin ciudadana, entre otras.
vi. Estructura Financiera y Presupuestal
Teniendo en cuenta que la planificacin se constituye en un eje transversal presente en
todas las Entidades del Estado, para su desarrollo es necesario plantear un uso razonable
de las diferentes fuentes de recursos, en tal sentido debe aplicar diferentes instrumentos
de gestin que les permita ser viables a largo plazo.
Algunos de estos instrumentos son: el Marco Fiscal de Mediano Plazo, el plan indicativo,
el Plan operativo anual de inversiones, el presupuesto, el plan de accin y programa anual
mensualizado de caja, los cuales son interdependientes, comparten informacin y se
interrelacionan constantemente22
.
Grficamente se expresa de la siguiente forma (ver siguiente pgina):
22 DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN -DNP/AGENCIA DE LOS ESTADOS UNIDOS PARA EL DESARROLLO INTERNACIONAL
USAID. Instrumentos para la ejecucin, seguimiento y evaluacin del Plan de Desarrollo Municipal. Bogot. 2007. p.8
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
27
Fuente: Departamento Nacional de Planeacin. Bogot. 2007. p.9
Estos conceptos y las metodologas que deben aplicarse para su correcta orientacin han
sido detalladas en diferentes guas y cartillas emitidas por parte del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, as como por parte del Departamento Nacional de Planeacin
-DNP, las cuales podrn ser consultadas en las pginas web de dichas Entidades, ya que
por el alcance de la presente gua solamente se esbozan algunos temas y de acuerdo a la
necesidad debern ser ampliados por la Entidad.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
28
vii. Partes interesadas
Personas y Entidades externas que interactan con la organizacin (usuarios o
beneficiarios, proveedores, entre otros) y proveen informacin relacionada con el logro de
los objetivos, hacen parte de stas los organismos de control.
2.1.1.2 GESTIN INSTITUCIONAL
i. Estructura organizacional de la Entidad
La Estructura Organizacional configura de manera integral y articuladamente los cargos,
sus relaciones, los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad Pblica,
permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su funcin
administrativa23, dichos niveles jerrquicos deben permitir un flujo de decisiones y
comunicacin ms directo entre todos los funcionarios de la Entidad y entre los
funcionarios y los ciudadanos.
Hacen parte de esta estructura los siguientes:
El organigrama de la Entidad: Describe la estructura de la organizacin, en
la cual se especifican las lneas de autoridad y toda aquella comunicacin
formal en la organizacin. Es una representacin grfica que muestra la
jerarqua e interrelacin de las distintas reas que la componen. El
organigrama es construido en forma piramidal, donde la posicin relativa de los
individuos dentro de las casillas indica relaciones de dependencia, mientras
que las lneas entre las casillas designan lneas formales de comunicacin y
subordinacin entre los cargos.
23
DAFP-ESAP. Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 (2
Versin). Bogot. 2009. p. 39
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
29
De especial importancia es que dentro de la estructura organizacional se tenga definida
la funcin de control interno en un nivel jerrquico superior, con el fin de facilitar la labor
de auditora. La independencia se ejercer de manera ms efectiva, entre mayor jerarqua
tenga el cargo del auditor.
Planta de personal: Es el conjunto de los empleos (cargos), requeridos
para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una Entidad;
identificados y ordenados jerrquicamente, acorde con el sistema de nomenclatura y
clasificacin vigente y aplicable a cada Entidad24
. Es importante que el auditor tambin
conozca cules son las personas que ocupan los cargos de la planta de personal.
Este conocimiento permite determinar contactos al interior de la organizacin,
responsables de reas y procesos, cargos vacantes.
24
DAFP. Gua de modernizacin de entidades pblicas. (3 versin ).Bogot.2012 p.63
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
30
Manual especfico de funciones y competencias laborales: Es un instrumento
de administracin de personal a travs del cual se establecen las funciones y las
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de
una Entidad y los requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos25
.
Permite integrar y articular los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de
responsabilidad y autoridad en la Entidad, lo que permite ejecutar los procesos y
actividades de conformidad con su funcin constitucional y legal.
El Normograma de la Entidad: Es una recopilacin de las normas que regulan
las actuaciones de la Entidad en desarrollo de su objeto misional. Se agrupa a
partir de los mandatos constitucionales aplicables y se desagrega a travs de
Leyes, decretos, acuerdos, circulares y resoluciones que establecen la gestin de
la Entidad.
Deber incluir normas internas como reglamentos, estatutos, manuales y, en
general, todos los actos administrativos de inters que permiten identificar las
competencias, responsabilidades y funciones de la Entidad.
La Entidad debe mantener actualizado cada uno de esos aspectos normativos,
con el propsito de dar cumplimiento y delimitar su mbito de responsabilidad,
tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus
actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras Entidades en el
desarrollo de la gestin.
Comits: Un comit es un grupo de trabajo que de acuerdo a un esquema
normativo o polticas de operacin de la Entidad, tienen establecidas determinadas
competencias y funciones.
Para las Entidades pertenecientes a la rama ejecutiva del orden nacional se debe
tener en cuenta lo dispuesto por el Decreto 2482 de 2012, por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracin de los comits frente a la
planeacin y la gestin. El artculo 6 establece que el Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo reunir los dems comits que tengan relacin con la
25
DAFP- Gua de modernizacin de entidades pblicas. Op. Cit. p.76
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
31
gestin institucional y que no sean obligatorios por mandato legal. Sin embargo, el
Comit de Coordinacin de Control Interno (Ley 87 de 1993-art. 13) se mantiene.
Para las Entidades pertenecientes al orden territorial se deben tener en cuenta los
comits establecidos por mandato legal o los que se decidan constituir dentro del
esquema operacional.
Infraestructura Fsica: Hace referencia a las instalaciones y equipos necesarios
para el funcionamiento de una Entidad. Estos se deben determinar, proporcionar y
mantener para generar su producto y/o servicio.
La infraestructura incluye26
:
a) edificios, maquinarias, vehculos, muebles, enseres y sus servicios asociados
(por ejemplo: redes internas de suministro de servicios pblicos o cableado
estructural, entre otros).
b) herramientas, equipos (hardware) para la gestin de los procesos
c) servicios de apoyo (tales como transporte y comunicacin).
ii. Modelo de procesos de la Entidad
El Modelo de operacin por procesos definido en el MECI, es el estndar organizacional
que soporta la operacin de la Entidad pblica, integrando las competencias
constitucionales y legales que rigen la Entidad con el conjunto de planes y programas
necesarios para el cumplimiento de su misin, pretende determinar la mejor y ms
eficiente forma de ejecutar las operaciones de la Entidad27
, considerando los siguientes
aspectos:
a) La interrelacin de los procesos misionales dirigidos a satisfacer las necesidades y
requisitos de los usuarios se denomina CADENA DE VALOR.
26
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP / INSTITUTO COLOMBINAO DE NORMAS TCNICAS Y
CERTIFICACIN ICONTEC. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP1000:2009. Bogot. 2009. Numeral 6.3 Infraestructura. 27
DAFP- ESAP. Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 (2
Versin). Bogot. 2009. p. 37
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
32
b) La representacin grfica de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de
evaluacin y sus interacciones conforman el MAPA DE PROCESOS.
c) La caracterizacin del proceso consiste en la determinacin de sus rasgos
distintivos; esto es, cuando se identifican sus interrelaciones frente a los dems
procesos de la Entidad determinando sus proveedores (procesos internos o
instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o
servicio.
Procesos estratgicos
Se determinan a partir del mandato constitucional y legal, sumado a la informacin sobre
necesidades de los usuarios y partes interesadas, incluyen procesos relacionados con el
establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, comunicacin, disposicin
de recursos necesarios y revisiones por la Direccin.
Procesos misionales
Se determinan de acuerdo a la naturaleza y razn de ser de la Entidad. Incluyen todos
aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la Entidad en el
cumplimiento del objeto social.
Procesos de apoyo
Se constituyen en el soporte y proveen los recursos necesarios para el normal desarrollo
de los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin.
Usualmente se pueden encontrar procesos Administrativos, Financieros, Jurdicos,
Talento Humano y de Tecnologa.
Procesos de evaluacin y control
Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo,
mejora de la eficacia y la eficiencia, los cuales son parte integral de los procesos
estratgicos, de apoyo y misionales.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
33
iii. Sistemas de Gestin y Control
Los Sistemas de Gestin y Control que se pueden encontrar en las Entidades son los
siguientes:
1. Sistema de Control Interno -Modelo Estndar de Control Interno MECI (Decreto
1599 de 200528
)
2. Sistema de Gestin de la Calidad NTC GP 1000 (Ley 872 de 200329
)
3. Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin (Decreto 2482 de 201230
)
4. Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano (La Ley 1474 de 201131
Estatuto
Anticorrupcin).
5. Estrategia de Gobierno en Lnea (Decreto 2693 de 201232
)
6. Estrategia Anti trmites (Ley 962 de 200533
/ Decreto 019 de 201234
)
7. Control Interno Contable (Resolucin 357 de 200835
)
8. Sistema de Gestin Documental36
. Lo contenido en la normatividad aplicada puede
ser complementado con las normas ISO 30301:2011 e ISO 30300:2011 sobre
Sistemas de Gestin para los documentos.
28
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Decreto 1599 (20, mayo, 2005). Diario Oficial. Bogot D.C., 2005. No. 45.920. Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano. 29
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 872 (30, diciembre, 2003). Diario Oficial. Bogot D.C., 2003. No. 45.418. Por la
cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios 30
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Decreto 2482 (03, diciembre, 2012). Diario Oficial. Bogot D.C., 2012. No. 48.634.
Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integracin de la planeacin y la gestin. 31
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011). Diario Oficial. Bogot D.C., 2011. No. 48.128. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad
del control de la gestin pblica. 32
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Decreto 2693 (21, diciembre, 2012). Diario Oficial. Bogot D.C., 2012. No. 48.651. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones
33 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 962 (08, julio, 2005). Diario Oficial. Bogot D.C., 2005. No. 45.963. Por la cual se
dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de
los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. 34
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Decreto 019 (10, enero, 2012). Diario Oficial. Bogot D.C., 2012. No. 48.308. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin
Pblica. 35
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Resolucin 357 (23, julio, 2008). Diario Oficial. Bogot D.C., 2008. No. 47.071. Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de
la Nacin.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
34
9. Sistema de Gestin Ambiental a travs de norma tcnica ISO 14001:200437
.
10. Sistema de Gestin de la Seguridad de la informacin a travs de la Norma
ISO27001:200538
11. Riesgos Laborales (Ley 1562 de 201239
). Lo contenido es esta Ley puede ser
armonizado con la Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:200740
.
12. Otros sistemas que pueden ser complementarios de la normatividad vigente
mencionada son:
La Norma internacional ISO 26000, Gua sobre responsabilidad social. Esta norma
ofrece armonizadamente una gua global pertinente para las organizaciones del
sector pblico y privado de todo tipo, basada en un consenso internacional entre
expertos representantes de las principales partes interesadas, por lo que alienta la
aplicacin de mejores prcticas en responsabilidad social en todo el mundo41
.
Para el proceso de revisin se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:
Las guas y manuales de implementacin tanto del Sistema de Control Interno, como
del Sistema de Gestin de la Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo y
estrategia antitrmites emitidos por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica DAFP, en sus diferentes versiones, que son base fundamental de la
metodologa descrita en este documento.
36
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594 (14, julio, 2000). Diario Oficial. Bogot D.C., 2000. No. 44.084. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. (Consultar tambin Decreto 2609 del 14 2012 y Decreto 2578 de 2012) 37
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION. ISO14001:2004. Actualizada por el Subcomit SC1 del Comit Tcnico ISO/TC 207.Sistemas de gestin medioambiental Requisitos y gua de uso.
38 INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION. ISO27001:2005. Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin
(SGSI). Fecha de la de la versin espaola 29 noviembre de 2007. 39
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1562 (11, julio, 2012). Diario Oficial. Bogot D.C., 2012. No. 48.488. Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. 40
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS18001 (Occupational Health and Safety Assessment Series). Sistemas de Gestin de seguridad y Salud Ocupacional. Consejo Directivo 2007-10-24. 41
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION. ISO 26000 visin general del proyecto. 2010. Consultado en Septiembre
05 de 2012. Disponible en: http://www.iso.org/iso/iso_26000_project_overview-es.pdf
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
35
Para el Modelo Estndar de Control Interno MECI al igual que para la Norma
Tcnica de la Calidad y el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP, viene desarrollando y
poniendo a disposicin de todas las Entidades mecanismos de medicin que les
permiten realizar la autoevaluacin de los sistemas asociados a tales herramientas.
Para la implementacin, gestin, seguimiento y evaluacin de la Estrategia
Anticorrupcin, la Estrategia de Gobierno en Lnea, cada Entidad deber tomar como
base los Manuales y guas desarrolladas por las Entidades lderes.
Para el Sistema de Control Interno Contable se tendrn en cuenta los lineamientos
establecidos por la Contadura General de la Nacin.
Para los dems sistemas que se sugieren ser necesario remitirse a las normas
tcnicas y otros documentos de apoyo, que permitan su implementacin y gestin.
Beneficios de implementar Sistemas de Gestin y control
Con la armonizacin de los diferentes sistemas implementados, la Entidad puede obtener:
Fortalecimiento de la comunicacin interna y externa, mejorando la percepcin y la
participacin del personal y encaminando las acciones a que toda la organizacin
hable un nico lenguaje de gestin y control.
Mayor eficacia, eficiencia y efectividad en la gestin de los sistemas que debe
implementar y en la consecucin de los objetivos y las metas propuestos.
Mejora de la confianza, participacin y comunicacin entre la Entidad y sus usuarios,
ciudadanos o beneficiarios.
Simplificacin y reduccin de la documentacin y los registros.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
36
Optimizacin de recursos y tiempo.
Proporciona una visin sistmica de la organizacin y determina mecanismos de
control unificados en toda la Entidad.
Los procesos de auditora pueden ser ajustados y unificados, de modo tal que con la
madurez de tales procesos es posible contar con un equipo auditor multidisciplinario,
lo que redundar en el manejo eficiente de los recursos con los que cuenta la Entidad
para estos fines.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
37
DEFINICIN DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE GESTIN Y CONTROL.
Sistema de Control Interno - Modelo Estndar de Control Interno - MECI.
El Modelo Estndar de Control Interno MECI, proporciona una estructura bsica para
evaluar la estrategia, la gestin y los propios mecanismos de evaluacin ()42
, as
mismo concibe que si bien el Representante Legal de la Entidad es el responsable del
Control Interno ante la Ley, para su ejecucin se requiere de la intervencin todos los
servidores de la Entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de
satisfaccin de los compromisos contrados con la ciudadana, garantiza la coordinacin
de las acciones y la fluidez de la informacin y comunicacin, y anticipa y corrige, de
manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.
El modelo se fundamenta en tres principios bsicos:
a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor pblico para controlar
su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, de
tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos
en la Constitucin Poltica.
b) Autorregulacin: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa
los mtodos y establecimientos en la normatividad, que permitan la
implementacin y el desarrollo del sistema de control interno, bajo un entorno
de integridad, eficiencia y transparencia en la actuacin pblica.
c) Autogestin: Capacidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de
manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin administrativa que le ha sido
asignada por la Constitucin y la Ley.
42
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP - USAID. Manual de Implementacin MECI 1000:2005 2 versin. Bogot. Mayo de 2009. Introduccin.
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38
Sistema de Gestin de la Calidad Norma Tcnica de Calidad
NTCGP1000:2009
El Sistema de Gestin de Calidad para el Sector Pblico Colombiano, establecido
mediante la Ley 872 de 2003 y reglamentado por el decreto 4110 de 2004, por el cual se
adopt la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP1000:2004, en esta
primera versin, se determinan las generalidades y los requisitos mnimos para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en
todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. En el ao 2009 dicha
norma es actualizada a la versin 2009, mediante el Decreto 4485 de 2009, donde se
pone de relieve su aplicacin de forma armonizada con otros sistemas de gestin, como
son el Sistema de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA,
as como otros sistemas de gestin que se han venido mencionando a lo largo del
presente documento.
La implementacin de esta norma se fundamenta en la adopcin de un enfoque basado
en procesos, lo cual permite identificar y gestionar actividades relacionadas entre s de
manera ms eficaz.
Sistema de Desarrollo Administrativo Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin
El Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, establecido en la Ley 489 de 1998,
captulo cuarto, lo define como:
Un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos, y financieros de las Entidades de la Administracin Pblica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de
conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional43
.
43
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 489 (29, diciembre, 1998). Diario Oficial. Bogot D.C., 1998. No. 43.464. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin
Poltica y se dictan otras disposiciones.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
39
Esta poltica ha sido reglamentada mediante el Decreto No. 2482 de 2012, (deroga el
Decreto 3622 de 2005), el mencionado decreto en su artculo 3 determina las siguientes
polticas para su estructuracin:
a) Gestin misional y de Gobierno: Orientada al logro de las metas establecidas,
para el cumplimiento de su misin y de las prioridades que el Gobierno defina.
Incluye, entre otros, para las Entidades de la Rama ejecutiva del orden nacional, los
indicadores y metas de Gobierno que se registran en el Sistema de Seguimiento a
Metas de Gobierno, administrado por el Departamento Nacional de Planeacin.
b) Transparencia, participacin y servicio al ciudadano: Orientada a acercar el
Estado al ciudadano y hacer visible la gestin pblica. Permite la participacin activa
de la ciudadana en la toma de decisiones y su acceso a la informacin, a los trmites
y servicios, para una atencin oportuna y efectiva. Incluye entre otros, el Plan
Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y los requerimientos asociados a la
participacin ciudadana, rendicin de cuentas y servicio al ciudadano.
c) Gestin del talento humano: Orientada al desarrollo y cualificacin de los
servidores pblicos buscando la observancia del principio de mrito para la provisin
de los empleos, el desarrollo de competencias, vocacin del servicio, la aplicacin de
estmulos y una gerencia pblica enfocada a la consecucin de resultados. Incluye,
entre otros el Plan Institucional de Capacitacin, el Plan de Bienestar e Incentivos, los
temas relacionados con Clima Organizacional y el Plan Anual de Vacantes.
d) Eficiencia administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y
automatizar trmites, procesos, procedimientos y servicios, as como optimizar el uso
de recursos, con el propsito de contar con organizaciones modernas, innovadoras,
flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y
responder en forma gil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad,
para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados
con gestin de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalizacin de
trmites, modernizacin institucional, gestin de tecnologas de informacin y gestin
documental.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
40
e) Gestin financiera: Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones
financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la Entidad. Integra las
actividades relacionadas con la adquisicin de bienes y servicios, la gestin de
proyectos de inversin y la programacin y ejecucin del presupuesto. Incluye, entre
otros, el Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC, programacin y ejecucin
presupuestal, formulacin y seguimiento a proyectos de inversin y el Plan Anual de
Adquisiciones.
Estrategia de Gobierno en Lnea
La estrategia de Gobierno en Lnea: permite potenciar los cambios que se han presentado
en la forma de operar de las naciones, aprovechando los avances de la tecnologa para
garantizar una mejor comunicacin e interaccin con la ciudadana, que permita adems la
prestacin de ms y mejores servicios por parte del Estado, dando respuesta satisfactoria
a los siguientes interrogantes44
:
Cmo hacer ms fcil la relacin del Estado con la ciudadana?
Cmo hacer ms eficiente la gestin pblica?
Cmo mejorar la satisfaccin de los usuarios?
Cmo proteger y optimizar los recursos pblicos?
Cmo innovar ante los retos institucionales?
Cmo promover y hacer ms y mejor control social?
El programa est conformado por los siguientes componentes:
a) Elementos transversales: Comprende las actividades que deben implementar las
Entidades para conocer sus diferentes grupos de usuarios, identificar sus
necesidades e investigar permanentemente sobre los cambios en las tendencias de
comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de
interaccin. De igual forma, se promueve que las Entidades cuenten con una
44
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones MinTIC. Manual 3.1 para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en las entidades del orden nacional de la Repblica de Colombia. Bogot. 2012.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
41
caracterizacin actualizada de la infraestructura tecnolgica y establezcan un plan
de ajuste permanente.
b) Informacin en lnea: Comprende todas las actividades a desarrollar para que las
Entidades dispongan para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrnico
a toda la informacin relativa a su misin, planeacin estratgica, trmites y
servicios, espacios de interaccin, ejecucin presupuestal, funcionamiento,
inversin, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada,
novedades y contratacin, observando las reservas constitucionales y de Ley,
cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estndares
de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fcil de ubicar, utilizar y reutilizar.
c) Interaccin en lnea: Comprende todas las actividades para que las Entidades
habiliten herramientas de comunicacin de doble va entre los servidores pblicos,
organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente, este componente promueve
la habilitacin de servicios de consulta en lnea y de otros mecanismos que
acerquen a los usuarios a la administracin pblica, que les posibiliten contactarla y
hacer uso de la informacin que proveen las Entidades por medios electrnicos.
d) Transaccin en lnea: Comprende todas las actividades para que las Entidades
dispongan sus trmites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales
podrn gestionarse por diversos canales electrnicos, permitindoles realizar desde
la solicitud hasta la obtencin del producto sin la necesidad de aportar documentos
que reposen en cualquier otra Entidad Pblica o Privada que cumpla funciones
pblicas. Lo anterior haciendo uso de autenticacin electrnica, firmas electrnicas
y digitales, estampado cronolgico, notificacin electrnica, pago por medios
electrnicos y actos administrativos electrnicos.
e) Transformacin: Comprende todas las actividades para que las Entidades realicen
cambios en la manera de operar para eliminar lmites entre sus dependencias y con
otras Entidades Pblicas, intercambiando informacin por medios electrnicos
haciendo uso del lenguaje comn de intercambio de informacin, liderando o
participando en cadenas de trmites en lnea. Asimismo, establece las pautas para
que la Entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la
poltica de Cero Papel.
Gua de Auditora para Entidades Pblicas
42
f) Democracia en lnea: comprende todas las actividades para que las Entidades
creen un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso
de toma de decisiones. Con estas actividades se propicia que el ciudadano
participe activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente
integrado en lnea. Igualmente, se promueve que las Entidades Pblicas incentiven
a la ciudadana a contribuir en la construccin y seguimiento de polticas, planes,
programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solucin de
problemas que involucren a la sociedad en un dilogo abierto de doble va.
Estrategia Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Gua Estrategias
para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano.
En cumplimiento del artculo 73 de la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupcin Por la
cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin
y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica, la
Secretara de Transparencia emite una gua para su construccin denominada Estrategias
para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, el cual se
constituye en es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestin, su
metodologa incluye cuatro componentes a