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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAGERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL
GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.UNIDAD DE APOYO TÉCNICO
TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS
Nivel: Formación
Básica
GUÍA DE
Venezuela, 2002
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVAGERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL
GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA.UNIDAD DE APOYO TÉCNICO
TÉCNICAS MECANOGRÁFICAS
Nivel: Formación
Básica
Modo: Habilitación
Falcón, Mayo 2002
Elaborado por:
Lic. María Eugenia Figueroa
Especialistas en Contenido:Prof. Lilia Riera
Coordinación:
Lic. William Sánchez
Supervisión Técnica
División de Recursos para el Aprendizaje
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Copyright INCE 2002
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Qué es INCE 5
Presentación 6
INTRODUCCIÓN 7
Objetivo general8
Técnicas Básicas para mecanografiar 9
Bibliografía 22
¿QUÉ ES EL INCE?
El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un
organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio
propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley
el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11
de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto publicado en la
Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se
reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de
reorganizarlo y de acuerdo a los intereses del País y al
proceso de reconversión industrial.
El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en
Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a
la formación y capacitación de la fuerza laboral, en
consonancia con las necesidades de los sectores
productivos y con las políticas de desarrollo económico y
social del estado venezolano.
El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del
Estado y con la colaboración de los patronos y
trabajadores de los sectores productivos de bienes y
servicios, una eficiente formación y capacitación
continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal”.
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PRESENTACIÓN
Apreciado participante: Esta guía es el resultado del
esfuerzo de un trabajo arduo con el fin de ayudarle a
formarse en el oficio que ha seleccionado.
El contenido se justa a un programa de estudio diseñado
según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que,
además, investigue en otras fuentes para incrementar los
conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el
INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente
capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de
su área laboral y en un ser humano modelo.
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INTRODUCCIÓN
Las máquinas de escribir fueron, después del ábaco y
otros ingenios para el cálculo, elementos fundamentales en
el proceso de mecanización del trabajo de oficina. Sin
embargo, el uso de la máquina de escribir no adquirió
desarrollo e implantación extensa hasta las dos últimas
décadas del siglo XIX. Desde entonces, la mecanografía se
ha convertido en una técnica imprescindible para el trabajo
de oficina. La mecanógrafa debe dominar esta técnica a la
perfección para el desempeño de su trabajo, rápido y
pulcro. Además debe conocer muy bien todo tipo de
máquina de escribir familiriarizandose con su uso.
La máquina de escribir resulta muy importante debido
a que la mayor parte de los documentos con los que se
trabaja en la oficina, ya sea correspondencia comercial,
notas internas, contratos o planes de trabajo se escriben
mecanográficamente.
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OBJETIVO GENERAL
Suministrar información tecnológica sobre las
técnicas mecanográficas, con la finalidad de que
sean aplicadas en la ejecución de las tareas
relacionadas con el oficio.
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Técnicas Básicas para mecanografiar.
Para obtener un buen trabajo mecanográfico se
requiere:
Organización del escritorio:
La organización es fundamental para la eficiencia al
trabajar, debido a que facilita la ejecución de
movimientos adecuados al escribir. Por lo tanto
antes de comenzar a trabajar ordene su escritorio
cuidadosamente como sigue:
1. Mantenga la mesa despejada de artículos
innecesarios.
2. Coloque el libro a la derecha de la máquina.
3. Coloque el papel a la izquierda de la máquina.
4. Coloque otros artículos que necesite en sitios
accesibles y manténgalos siempre en el
mismo lugar.
Posición correcta del cuerpo:
La posición correcta es una técnica a la cual se debe
dar cuidadosa atención. Al sentarse correctamente
frente a la máquina de escribir, se disminuye la rigidez
de los músculos. Como consecuencia, se escribe con
mayor rapidez y exactitud y se reduce
considerablemente la fatiga.
Siéntese cómodamente en la silla, de manera que los
músculos queden laxos. Incline ligeramente la cabeza
y los hombros hacia delante y acerque el tronco al
respaldo inferior de la silla.
Descanse los pies firmemente en el piso y adelante
un poco el derecho o izquierdo para mantener mejor el
equilibrio.
Deje caer los brazos a lo largo de su cuerpo para
mantenerlos flojos y sin tensión.
Levántelos y coloque los dedos sobre las teclas guías
(ASDEF-JKLÑ), de manera que el dorso de las manos
quede paralelo a la inclinación del teclado.
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Mantenga los codos en posición natural cerca del
cuerpo y los dedos curvos sobre las teclas guías, sin
hacer presión sobre ellas.
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Posición correcta para mecanografiar
Cómo insertar el papel:
Colocar el papel perfectamente alineado de manera
que la orilla superior quede a igual distancia horizontal
de la
escala, en ambos lados. El filo izquierdo del papel
deberá quedar siempre a cero de la escala, para el fácil
centramiento de títulos, capítulos, etc; factor muy
importante para la buena presentación de los trabajos.
Cómo preparar la máquina para escribir.
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1.- Coloque la guía lateral en 0, o donde corresponda en su máquina.
2.- Coloque el regulador de espacios entre renglones en 1, 2 ó 3, según se vaya a escribir a espacio sencillo, doble o triple.
3.- Fije los topes marginales de acuerdo con la extensión de la línea de escritura a usarse.
4.- Liberte todos los topes del tabulador.
5.- Fije el primer tope del tabulador para sangrar los párrafos 5 espacios.
6.- Mueva hacia arriba o hacia usted la barra sujetadora del papel.
7.- Inserte el papel en la máquina.
8.- Nivele el papel.
9.- Coloque la barra sujetadora del papel en su sitio.
10.- Lleve el papel al sitio donde se va a empezar a escribir.
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Fijar topes marginales:
En las máquinas de escribir, los topes marginales
pueden estar localizados detrás de la plancha
sostenedora del papel, a ambos lados del carro o en la
escala indicadora de la posición del carro. Estos topes se
usan para marcar los límites de la línea de escritura. Se
fijan de acuerdo con el mecanismo de la máquina.
Mueva el carro hasta
que el indicador del
punto de escritura
marque el punto en la
escala donde debe
colocarse el tope marginal izquierdo. Fíjelo de acuerdo
con el mecanismo de su máquina. Para fijar el tope
marginal derecho, proceda en la misma forma.
Fijar los retenes marginales de manera que la carta
quede en el centro del papel, con espacios en blanco
iguales a ambos lados.
Colocar el primer tope del tabulador para la sangría o
espacio que debe dejarse al principio de cada párrafo; y
el segundo tope para comenzar la fecha, despedida,
antifirma.
Uso del teclado
Diagrama para memorizar el teclado.
Teclas guías:
Coloque invariablemente los dedos de la mano
izquierda sobre las letras “A”, “S”, “D”, “F” y la mano
derecha sobre las letras “J”, “K”, “L”, “Ñ” consérvese
esta posición para que sirva de guía a los demás dedos
cuando se vaya a trabajar con los alcances.
Por regla general el dedo pulgar de la mano derecha es
el que se usa para golpear la barra espaciadora.
Golpee las teclas en el mismo centro, con la punta de
los dedos y con un movimiento rápido y firme retirando el
dedo inmediatamente. El movimiento debe ser de los
dedos; la muñeca y las manos se mueven lo menos
posible.
Teclas de alcances:
Para realizar los alcances se debe colocar los dedos
siempre sobre las teclas guías y de ahí se mueven hacia
arriba y hacia abajo según las teclas que se vayan a usar.
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Al hacer el alcance a las teclas de abajo, los dedos se
mueven diagonalmente, según la inclinación natural del
teclado.
También se mueven diagonalmente al hacer el alcance
a las teclas de arriba.
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En cada una de las hileras del teclado, al dedo índice
de cada mano le corresponde golpear dos teclas.
Ejemplo del uso del teclado:
15 Centrado de título:
Cuando se usa papel estándar de 8½ x 11 pulgadas
(21.5 x 28 cms.), el centro del papel en una máquina tipo
pica es 43, en la máquina tipo élite es de 51.
Mueva el carro al centro del papel, de manera que el
indicador marque 43 ó 51, según el tipo de su máquina.
Ejemplo de centrado de título:
Una hoja de papel estándar y sus dimensiones
8½ ó 102 espacios
10 esp. Pica = 1 pulgada
12 esp. Elite = 1 pulgada
11´´ = 66 espacios
Alineación del papel:
Para aprender alinear se necesita observar la línea
escrita y la distancia que hay entre el borde superior de
la escala de alineación y la base de las letras.
La posición de las letras en relación con las rayitas
verticales de la escala de alineación. Use como base
para esta observación la letra i o la letra l.
Retire el papel de su máquina.
Inserte el papel nuevamente en la máquina.
Desconecte la palanca libertadora del papel para que
usted pueda mover éste de un lado a otro hasta
encontrar la posición correcta de las letras con relación
a las rayitas verticales de la escala de alineación. Tan
pronto lo haya conseguido fije la palanca libertadora del
papel.
Mueva el cilindro hasta que usted logre colocar el
papel, de manera que la distancia entre el borde
superior de la escala de alineación y la base de las
letras sea exactamente igual a la que usted observó
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antes de retirar el papel. Suelte es espaciador variable
para que vuelva a su posición natural.
Una vez alineado el papel, escriba de nuevo la
oración encima de la que escribió al empezar este
ejercicio, estas deben coincidir exactamente, sino debe
repetir nuevamente.
Modelo de alineación del papel
Cómo hacer tablas:
Medidas para hacer tablas:
6 espacios de línea equivalen a veinticinco milímetros,
medidos verticalmente.
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10 espacios de tipo pica equivalen a 2½ centímetros,
medidos horizontalmente.
12 espacios de tipo élite equivalen a 2½ centímetros,
medidos horizontalmente.
Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 85 espacios
de tipo pica en una línea horizontal.
Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 66 espacios
de línea verticalmente.
Distribución de las tablas:
Las tablas normalmente constan de tres partes: un
título, los encabezados de las columnas, y el espacio
(que se deja al lado izquierdo de cada encabezado), el
cual es equivalente a una columna al planear la
distribución.
Alinee las palabras a la izquierda y los números a la
derecha.
Centre el título de las columnas, sacando el centro
después de contar los espacios que ocupa la línea más
larga que irá dentro de cada columna.
Espacios verticales:
Deje tres líneas de espacio entre el título y el subtítulo,
si es que lo hay, o entre el título y los encabezados de
las columnas. Deje dos líneas de espacio entre el
subtítulo y los encabezados de las columnas, y dos
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líneas de espacio entre los encabezados de las
columnas y las partidas que irán en ellas. Por lo tanto,
una tabla que tenga subtítulo tendrá diez líneas de
espacio, además de las que ocuparán las partidas que
se enumerarán. Si la tabla es muy corta, haga a doble
espacio el contenido de la misma para darle a la página
una apariencia equilibrada.
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Encabezados de las tablas:
Centre los títulos y subtítulos de las tablas en la misma
forma que centraría cualquier otro encabezado.
Fijar tabuladores a las tablas:
Fije el margen izquierdo en el lugar que haya
multiplicado el número de espacios que vaya a dejar en
cada columna. Este es el punto donde comenzará la
columna de la izquierda.
Cuente cada una de las letras de la línea más larga de
la columna y los espacios de separación que desee y
después fije el tabulador donde empezará la siguiente
columna.
Empezando en el punto donde se colocó el primer
tabulador, cuente un espacio para cada uno de los
caracteres de la línea más larga de la segunda columna
y para los espacios que desee para separar ésta, y fije el
tabulador donde empezará la siguiente columna.
Siga el mismo procedimiento hasta que haya fijado
todos los tabuladores que necesitará al principio de
cada columna.
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Ejemplo de tablas mostrando la alineación y espacios
correctos
Clasificación de Accionistas
Accionistas Porcentaje Acciones poseídas
Porcentaje
Mujeres 31.402 41.60 2.254.582 24.07
Hombres 23.285 30.84 2.161.751 23.08
Fiduciarios 14.658 19.42 1.488.444 15.89
Ctas. conjuntas 3.024 4.00 96.898 1.03
Instituciones 1.164 1.54 230.773 2.46
Corporaciones y sociedades
829 1.10 237.124 2.53
Nominales 511 0.68 319.73
1
24.77
Agentes 266 0.35 2.319.73
1
3.16
Compañías aseguradoras
233 0.31 295.98
7
2.19
Sociedades de inversionistas
118 0.16 204.72
9
0.82
75.490 100.00 9.366.478
100.00
BIBLIOGRAFÍA
Enciclopedia de la Secretaria. Tomo II. Océano Grupo
Editorial.
INCE. Secretariado. Mecanografía. Formación Comercial.
1975. Caracas Venezuela.
Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la
Secretaria. Editorial continental. S.A., México.
Secretaria Ejecutiva. Tomo 1 y 2. Cultural de Ediciones.
Edición 1998. Madrid España.
21
Técnicas Mecanográficas Modernas. Cuarta Edición.
McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE MÉXICO, S.A.
Obregón, Carlos. Mecanografía al tacto. Editorial Trillas.
Uribe, Ardila. Secretariado Comercial. Segunda Edición.
Colección Bolivariana.
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